Leistungszeiterfassung - IVM Institut für Verwaltungsmanagement

O
Organisation & Prozesse
Produktblatt
Leistungszeiterfassung
Basis für Planung, Steuerung und Verrechnung von Personalressourcen
Die Zeit fordert laufend Verbesserungen
Betrachtet man die öffentliche Ausgabenstruktur, so zeigt sich,
dass in sämtlichen Leistungsbereichen die Personalaufwendungen einen Großteil der Gesamtausgaben ausmachen.
Bisher ist es jedoch aufgrund einer fehlenden Zeiterfassung auf
Leistungsebene nicht möglich, Aussagen über die Verwendung
der Personalressourcen sowie in weiterer Folge über die Kosten
bestimmter Leistungen zu machen. Obwohl die meisten Verwaltungen bereits über ein EDV-gestütztes Zeiterfassungssystem
verfügen, beschränkt sich dieses in den meisten Fällen auf die
reine Aufzeichnung der Anwesenheitszeiten. Planungs- und
steuerungsrelevante Daten werden meist nicht erfasst bzw.
weiterverarbeitet.
Was passiert mit der Zeit? - eine Frage, die für die Bestimmung der
Kosten bestimmter Leistungen von zentraler Bedeutung ist.
Was leistet ein Zeiterfassungssystem?
Erst durch eine leistungsbezogene Zeiterfassung, welche die
Aufteilung der täglichen Arbeitszeit auf die einzelnen Leistungen
ermöglicht, können die notwendigen Daten für die folgenden
Funktionalitäten gewonnen werden:
•
•
•
•
•
Einfache und schnelle Übersicht über die Anwesenheits- und Leistungszeiten Ihrer Mitarbeiter
Daten einfach analysieren und Berichte abrufen
(Reporting z.B. mitarbeiterbezogener Arbeitszeit durch den
Mitarbeiter selbst oder durch Führungskräfte)
Präzise und zeitnahe Personal,- Zeit- und Kostenplanung: Aufwandsprognosen und systematisiertere
Personal- und Projektkalkulationen
Zeitersparnis durch eine Reduktion des manuellen
Aufwands in der Datengenerierung und -aufbereitung
Schaffung einer Datenbasis für Führungsinformationssysteme und strategische Entscheidungsfindung (siehe
Factbox).
Ein Zeiterfassungssystem ist mehr als nur die
Erfassung und Zuordnung von Leistungszeiten.
Es ist Basis für die Einführung weiterer betriebswirtschaftlicher Steuerungsinstrumente:
•
•
•
Die Aufteilung der Arbeitszeit auf einzelne
Leistungen bildet die Grundlage für eine
leistungsorientierte Steuerung Ihrer Organisation.
Die verursachungsgerechte Aufteilung
der Arbeitszeit ist Voraussetzung für eine
Einführung einer internen Leistungsverrechnung.
Auch die Möglichkeit der Ermittlung von
Kooperationspotenzialen wird durch Zeiterfassungssysteme ermöglicht. Im Rahmen
von bspw. Gemeindekooperationsprojekten
kann durch eine Zeiterfassung das Potenzial
für Kooperationen in einzelnen Aufgabenfeldern ermittelt werden.
O
Organisation & Prozesse
Wie funktioniert ein Zeiterfassungssystem?
Voraussetzung für die Einführung einer Zeiterfassung ist die
Erstellung eines Leistungsbaums, der sämtliche Leistungen
einer Organisation abbildet. Dabei ist es notwendig, für jeden
Mitarbeiter einen individuellen Leistungsbaum zu erstellen, um
gemeinsam Aufgaben zu definieren und die Akzeptanz für das
Zeiterfassungsprojekt zu erhöhen.
• Nach erfolgreicher Einführung des Systems erfolgt die Zeiterfassung mittels Web-Applikation, die es dem Mitarbeiter
ermöglicht, von jedem Rechner mit Internetzugang die
Zeiterfassung durchzuführen.
• Die Daten werden zentral auf einem Server gespeichert,
wobei natürlich sämtliche Richtlinien der Datensicherheit
erfüllt werden.
•
•
•
Auf Basis der erstellten Datenbank werden Standardberichte für die einzelnen Mitarbeiter generiert.
Zusätzlich können individuelle, je nach Interesse der Organisation gestaltete Auswertungen durchgeführt werden.
Eine automatisierte Berichtszustellung ist dabei ebenso
möglich, wie beispielsweise ein Export der Daten in das
Programm Microsoft Excel o.ä.
IVM als Lösungspartner
Seit mehr als einem Jahrzehnt ist das IVM ein verlässlicher Partner, Experte und Projektbegleiter.
Wichtigster Erfolgsfaktor eines Projektes zur Einführung einer
Zeiterfassung stellt die Akzeptanz von Seiten der Mitarbeiter dar.
Darüber hinaus ist der Leistungsbaum ein zentrales Projektergebnis, auf welchem in weiteren Projekten aufgebaut werden
kann. Deshalb legen wir großen Wert auf die Integration der
Mitarbeiter in das Projekt und die Erstellung des Konzepts. Wir
unterstützen Sie bei der Einführung eines auf Ihre Bedürfnisse
abgestimmten Zeiterfassungssystems, von der Planung bis zur
Umsetzung.
Unsere Leistungen im Überblick
•Beratung von der Idee bis zur Umsetzung
•Projektplanung und -begleitung
•Erstellung der Leistungsbäume auf Basis von Einzelinterviews
mit den Mitarbeitern
•Aufbau der Datenbank und Integration der Leistungsbäume
•Konfiguration der Web-Applikation
•Laufende Betreuung des Systems
•Servicehotline für die Mitarbeiter
•Hosting, Wartung und Sicherung der Datenbank
•Automatisierte Erstellung von Standardberichten
•Durchführung von individuellen Auswertungen
Referenzen (Auswahl)
•Gemeindekooperation HansBergLand (7 Gemeinden)
•Gemeinde Brixlegg
•Stadt Hallein
•Diverse Ministerien (Leistungskatalog & Leistungsorientierte
Steuerung)
Ihre Ansprechperson:
Dr. Christian Mayr
T +43 512 / 57 24 64-20
F +43 512 / 57 24 64-19
[email protected]
IVM – Institut für Verwaltungsmanagement GmbH
Bozner Platz 7 / 6020 Innsbruck
Teinfalstraße 4/I/B07 / 1010 Wien
Austria
www.verwaltungsmanagement.at