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Thema: Projektmanagement Dozent: Dipl.-Ök., Dipl.-Ing. (FH) Manfred Kranz Seite 1 von 9 Inhaltsverzeichnis: 1. Projektstrukturplan 2 1.1. Gliederung des Projektes in Strukturelemente 2 1.2. Zweck und Nutzen des Projektstrukturplanes 2 1.3. Projektstrukturplan (PSP) und Projektphasen 4 1.4. Grundsätze der Strukturierung 5 1.5. Darstellungsformen und Codierung 7 1.6. Erarbeitung eines Projektstrukturplanes 8 BAUAKADEMIE Gesellschaft für Forschung, Entwicklung und Bildung mbH Alte Rhinstraße 4 12681 Berlin Tel.: 030/549975-10 Fax: -19 eMail: [email protected] Web: www.bauakademie.de Thema: Projektmanagement Dozent: Dipl.-Ök., Dipl.-Ing. (FH) Manfred Kranz 1. Projektstrukturplan 1.1. Gliederung des Projektes in Strukturelemente Seite 2 von 9 Erfolgreiches Projektmanagement erfordert zur Vorbereitung der Projektbearbeitung eine Zerlegung der meist komplexen Gesamtaufgabe in übersichtliche, plan- und steuerbare Teilaufgaben. Die Ermittlung aller erforderlichen Teilaufgaben und nachfolgend die Ableitung der notwendigen Arbeitspakete ist das Ziel eines Projektstrukturplans (PSP). Für das Projektmanagement besitzt der Projektstrukturplan eine zentrale Bedeutung, da er die Basis für die nachfolgenden Planungsschritte und für die Projektsteuerung darstellt und die grundlegende Ordnung der Projektaufgaben schafft. Der Prozess der Strukturplanung dient der Entwicklung eines Handlungsmodells aller Projektbeteiligten mit den erforderlichen Aufgaben für die Bearbeitung eines Projektes. Ziel ist dabei der schrittweise Abbau der Umsetzungsbarrieren zwischen dem Projektbeginn als gegebenen Anfangszustand und dem Projektziel als angestrebten Zielzustand. Die Projektstruktur bildet hierfür den logischen Rahmen für die systematische Darstellung aller erforderlichen Aufgaben und der Kostenverursachung, die für das Erreichen des Zielzustandes notwendig und für alle Beteiligten transparent, verständlich und akzeptierbar sind. Eine Voraussetzung dafür bildet die Ableitung der Teilaufgaben und Arbeitspakete als Gemeinschaftsleistung des Projektteams. 1.2. Zweck und Nutzen des Projektstrukturplanes Projekte sind komplexe Vorhaben, die sich einer routinemäßigen Bearbeitung entziehen. Die hohe Komplexität bewirkt, dass derartige Systeme schwer durchschaubar sind. Eine erfolgreiche Abwicklung von Projekten erfordert daher ihre Zerlegung in getrennte kleine Einheiten, die überschaubar, planbar und steuerbar sind. Dazu kommt der im Projektalltag oft zu beobachtende Aspekt, dass jeder der am Projekt Beteiligten - eigene Vorstellungen von der Gesamtaufgabe, ihrer Umsetzung und den hierfür erforderlichen Bedingungen, wie Arbeitsschritte, Zeitbedarf, Zuordnung von Aufgabenträgern etc. hat. Um ein gemeinsames Verständnis zu bewirken, bilden die Projektstrukturierung und der Projektstrukturplan eine unabdingbare Voraussetzung. BAUAKADEMIE Gesellschaft für Forschung, Entwicklung und Bildung mbH Alte Rhinstraße 4 12681 Berlin Tel.: 030/549975-10 Fax: -19 eMail: [email protected] Web: www.bauakademie.de Thema: Projektmanagement Dozent: Dipl.-Ök., Dipl.-Ing. (FH) Manfred Kranz Seite 3 von 9 Somit kann sichergestellt werden, dass für die Gesamtaufgabe des Projektes ein gemeinsames Verständnis bei den Projektbeteiligten besteht, da die Zerlegung in Teilaufgaben und Arbeitspakete dies erfordert. Des weiteren können hierbei Unklarheiten in der Zieldefinition beseitigt und mögliche Risiken innerhalb der Teilaufgaben frühzeitig (d.h. vor oder zu Projektbeginn) aufgedeckt werden. Die wichtigsten Inhalts und Zweckbestimmungen des PSP sind: Darstellung des Projektgegenstandes in seiner Gesamtheit, Aufdeckung von Unklarheiten in der Zieldefinition, Bestimmung aller operrationalisierter und damit kontrollierbarer Arbeitseinheiten (Arbeitspakete, Teilaufgaben), Ordnen aller Arbeitspakete nach Zusammengehörigkeit, Schaffung von Transparenz im Projekt, Förderung einer gemeinsamen Sichtweise des Projektgegenstandes, Förderung eines durchgängigen Ordnungsprinzips, Verständigung im späteren Änderungsmanagement, Vergabe von Arbeitspaketen an Unterauftragnehmer. Jede Gliederung eines komplexen Zusammenhangs beinhaltet aber auch zugleich die Gefahr der Zerstörung der Ganzheit und der Reduktion auf wenige Punkte, wobei wichtige Beziehungen verloren gehen können. Art und Güte der Zerlegung eines Projektes und damit der Projektstrukturierung bestimmen die Zuverlässigkeit der Planung und die Wirksamkeit der Steuerung eines Projektes. Das Ergebnis der Projektstrukturierung ist eine vollständige und strukturierte Gliederung der Aufgaben eines Projektes und dessen Aufteilung in Arbeitspakete in Form eines Strukturplans. Die Arbeitspakete beschreiben Aufgaben mit eindeutigen Ergebnissen bzw. Ergebniserwartungen, die einer ausführenden Stelle zugeordnet werden. Formal werden die Arbeitspakete in Arbeitspaketbeschreibungen definiert. Bedauerlicherweise wird die Projektstrukturierung als erster wichtiger Schritt der Projektplanung in der Praxis noch häufig vernachlässigt. Termin und Kostenüberschreitungen oder Funktions- und Qualitätsmangel sind oft die Folge, Ursachen hierfür sind dann u.a. vergessene Arbeitspakete, die später zu Mehrarbeit führen oder das Projekt gefährden. Der Projektstrukturplan bildet das für alle Projektbereiche und Projektbeteiligte gemeinsame Rückgrat und dient i.w. der Aufteilung nach Arbeitspaketen für eine organisationsinterne und -externe Vergabe der Arbeitsaufgaben, Für die Vertragsgestaltung liefert der Projektstrukturplan klare und eindeutig definierte Angaben: Gliederung eines Projektdokumentationssystems durch eine eindeutige Zuordnung zum Projektstrukturplan, Damit können anhand des Projektstrukturplans Erfahrungswerte für zukünftige Projekte festgehalten werden. BAUAKADEMIE Gesellschaft für Forschung, Entwicklung und Bildung mbH Alte Rhinstraße 4 12681 Berlin Tel.: 030/549975-10 Fax: -19 eMail: [email protected] Web: www.bauakademie.de Thema: Projektmanagement Dozent: Dipl.-Ök., Dipl.-Ing. (FH) Manfred Kranz - Seite 4 von 9 für die Berichterstattung notwendige Informationsverdichtung anhand des Projektstrukturplans, Projekt-Fortschrittskontrolle basierend auf den Planungsunterlagen, da anhand des Strukturplans Ist-Daten zu den einzelnen Arbeitspaketen abgefragt werden können, Gliederung der technisch/administrativen Projektunterlagen, wie Erstellung der Projektspezifikationen in Übereinstimmung mit dem Projektstrukturplan, Strukturierung der Ablauf und Terminplane auf der Basis des Projektstrukturplans, Gliederung der Gesamtprojektkosten pro PSP-Element, zur eindeutigen und klaren Definition der Kosten pro Arbeitspaket, Vorbeugende Qualitätssicherung durch entsprechende Analysen für die einzelnen PSPElemente, Durchführen einer Risikoplanung anhand der einzelnen PSP-Elemente, Man muss jedoch davon ausgehen, dass auch dem Projektstrukturplan Grenzen gesetzt sind. Die Strukturplanung ist ein formales, statisches Hilfsmittel und geht zunächst von klaren Zusammenhängen der einzelnen Arbeitspakete aus. Arbeitspakete können jedoch in der Praxis vielfältige und mehrfache Verknüpfungen zu den anderen Arbeitspaketen aufweisen. Die Verknüpfungen der einzelnen Elemente können mit Hilfe der Strukturplanung nur ansatzweise erkannt und dargestellt werden. Der Projektstrukturplan ist demnach ein wesentliches Element der Projektplanung, er muss aber durch andere Methoden, die insbesondere den Aspekt der Vernetzung beschreiben, ergänzt werden. 1.3. Projektstrukturplan (PSP) und Projektphasen Der Projektstrukturplan kann auch als Arbeitsgliederungsstruktur angesehen werden. Er zeigt das Gesamtziel in der ersten Ebene und die Teilziele in den untergeordneten Ebenen. Entsprechend der fortschreitenden Planung und Realisierung des Projekts in den Projektphasen wird der Projektstrukturplan weiter detailliert. Zu Beginn der Planung stehen oft noch nicht genügend Informationen bereit, um etwa eine bestimmte Teilaufgabe sehr detailliert in all ihre Arbeitspakete zu unterteilen, sodass eine permanente Aktualisierung erforderlich wird. Das betrifft insbesondere in Beachtung der horizontalen und vertikalen Strukturen, die Präzisierung der Teilprojekte / Teilaufgaben und die Spezifizierung der Arbeitspakete und Vorgange incl. deren Zuordnungen. BAUAKADEMIE Gesellschaft für Forschung, Entwicklung und Bildung mbH Alte Rhinstraße 4 12681 Berlin Tel.: 030/549975-10 Fax: -19 eMail: [email protected] Web: www.bauakademie.de Thema: Projektmanagement Dozent: Dipl.-Ök., Dipl.-Ing. (FH) Manfred Kranz 1.3.1. Seite 5 von 9 Grundaufbau des PSP PROJEKT Arbeitspaket Vorgang Teilprojekt TP Arbeitspaket Arbeitspaket Teilprojekt TP Arbeitspaket Arbeitspaket Vorgang Vorgang Vorgang Vorgang Vorgang Vorgang Vorgang {Die Vorgänge sind die Planungseinheiten der Detailnetz- und Balkenpläne und werden im Projektstrukturplan nicht aufgeführt.} Bei kleineren Organisationsprojekten werden gelegentlich aus Gründen der Übersicht auch die Vorgänge unter die Arbeitspakete im PSP eingetragen. Ferner gibt es Vorgehensweisen, in denen dem Arbeitspaket nur ein Vorgang im Netzplan bzw. im Balkenplan entspricht. Werden zur Detail-Planung auch die Tätigkeiten formuliert, die zur Abarbeitung des Arbeitspaketes notwendig sind, beinhaltet die Arbeitspaket-Beschreibung auch eine Auflistung der im Arbeitspaket enthaltenen Vorgänge. Die Aufgaben eines Arbeitspaketes sollen möglichst komplett von einer Organisationseinheit (z.B. Abteilung oder Gruppe) bearbeitet werden können. Dazu sollte immer ein Arbeitspaketverantwortlicher benannt . 1.4. Grundsätze der Strukturierung Die Struktur von Projekten wird maßgeblich durch die Ausprägung folgender Projektmerkmale bestimmt: Projektart (Investitionsprojekte (Anlagen-/Bauprojekte), F&E-Projekte (Produkt und Softwareentwicklung , Organisations-/Personalentwicklungsprojekte ) , Projektgröße, Projektdauer, Komplexität (Problemkomplexität, soziale Komplexität), Selbstreferenz (Ergebnisbetroffenheit, Auswirkung auf Prozesse im Unternehmen). BAUAKADEMIE Gesellschaft für Forschung, Entwicklung und Bildung mbH Alte Rhinstraße 4 12681 Berlin Tel.: 030/549975-10 Fax: -19 eMail: [email protected] Web: www.bauakademie.de Thema: Projektmanagement Dozent: Dipl.-Ök., Dipl.-Ing. (FH) Manfred Kranz Seite 6 von 9 Unabhängig davon finden man für die unterschiedlichsten Projekte immer wieder die gleichen Struktureinteilungen: Einteilung des Gesamtprojektes in seine Bestandteile, Einteilung in logische Phasen der Projektbearbeitung, Zerlegung einer Phase in aufeinander aufbauende, konkret definierte Aufgaben und Setzen von Meilensteinen, Einteilung in die in jedem Projekt durchzuführenden Projektfunktionen (Projektplanung und -steuerung, Entwicklung bzw. Erstellung des Projektgegenstandes (Produkt, Problemlösung), Qualitätssicherung). Die Strukturierung eines Projektes wird grundsätzlich in 2 Richtungen betrieben: horizontal innerhalb einer Ebene nach den unterschiedlichsten Gesichtspunkten (z.B. nach Objekten, Funktionen, Phasen, Orten etc.), Die Elemente einer Ebene (Teilaufgabe, Arbeitspaket) sind eindeutig voneinander abzugrenzen. Besonderes Augenmerk ist auf die "Schnittstelle" zwischen zwei Ebenen zu achten. vertikal in verschiedenen Ebenen mit zunehmender Detaillierung, Unterstes Element sind die Arbeitspakete; die weitere Untersetzung erfolgt danach durch Vorgange. Es ist dabei darauf zu achten, dass beim Übergang von Ebene zu Ebene jeweils die Elemente der unteren Ebene alle Leistungen der obergeordneten Ebene komplett enthalten. Dies ist insbesondere wichtig, wenn die Arbeitspakete mit Kosten bewertet und anhand des Projektstrukturplanes die Projektkosten erfasst und von unten nach kumuliert werden. 1.4.1. Gliederungsprinzipien Eine objektorientierte Gliederung der Projektstruktur erzeugt einen auf den Projektgegenstand bezogenen Projektstrukturplan. Es entsteht ein Ergebnis oder erzeugnisorientierter Projektstrukturplan. Der Strukturplan beschreibt die Struktur (Teile, Baugruppen, Subsysteme) des zu erarbeitenden Projektgegenstandes, z.B. eines zu erstellenden (zu entwickelnden) Produktes und je nach Projektinhalt zusätzlich alle physischen Objekte (z.B. Entwurfsdokumente, Testdaten, Voruntersuchungen etc. ), die für die Erzeugung des Produktes notwendig sind. Basis der objektorientierten Projektstrukturierung ist der Projektgegenstand, der in seine Komponenten, Baugruppen und Einzelteile zerlegt wird. Eine objektorientierte Gliederung empfiehlt sich auch dann, wenn die Einhaltung der Kosten im Vordergrund steht (vgl. DIN 276, Kosten im Hochbau), bzw. wenn im Bereich der stationären Fertigung eine Stücklistenstruktur im Hintergrund gegeben ist und für eine Produktkalkulation herangezogen werden kann. BAUAKADEMIE Gesellschaft für Forschung, Entwicklung und Bildung mbH Alte Rhinstraße 4 12681 Berlin Tel.: 030/549975-10 Fax: -19 eMail: [email protected] Web: www.bauakademie.de Thema: Projektmanagement Dozent: Dipl.-Ök., Dipl.-Ing. (FH) Manfred Kranz Seite 7 von 9 Eine funktionsorientierte Gliederung strukturiert den Projektstrukturplan in eine tätigkeitsorientierte Darstellung ( d.h. nach der Verrichtung) der notwendigen Teilaufgaben für die vollständige Bearbeitung des Projektgegenstandes. Für jede Teilaufgabe müssen die notwendigen Tätigkeiten erarbeitet und dokumentiert werden. Übergeordnete Tätigkeiten wie Projektmanagement-Aktivitäten und eventuell erforderliche Qualifizierungsaktivitäten sind hinzuzufügen. Ausgangspunkt für eine funktionsorientierte Projektstrukturierung ist die funktionale Differenzierung der Gesamtaufgabe. Im Zentrum der Betrachtung liegen die Aufgaben eines Projektes. Es ist zu beachten, dass bei einer weiteren Zerlegung in Teilfunktionen die Möglichkeit besteht, organisatorische Gegebenheiten zu berücksichtigen. Der funktionsorientierte PSP ist besonders gut für die Aufwandskontrolle des Projektes geeignet. Neben den genannten Gliederungsprinzipien werden weitere Formen, wie - Gliederung nach Merkmalen des Projektes, Fach, Fachkompetenz, Gewerk ..., Aufgabenteilung, -Verantwortung, Umfeld, Zielgruppen, Standort Gliederung nach Merkmalen des Objektes I Projektgegenstandes Stoffliche Substanz, Standort, vorgenommen und ggfls. mit anderen Formen kombiniert. 1.5. Darstellungsformen und Codierung Für die Darstellung von Projektstrukturplanen unterscheidet man 3 Grundformen: Graphische Darstellung Abbildung in einer horizontal und vertikal gegliederten Baumstruktur, Textstrukturierte Darstellung Textliste mit Einzügen, Tabellarische Darstellung Liste mit Zuordnungsschlüsseln Für die Codierung verwendet man die (1) Identifizierende Codierung mittels numerischer, alphanumerischer oder gemischter Schlüssel (2) Klassifizierende Codierung mittels strukturierter Schlüsselelemente BAUAKADEMIE Gesellschaft für Forschung, Entwicklung und Bildung mbH Alte Rhinstraße 4 12681 Berlin Tel.: 030/549975-10 Fax: -19 eMail: [email protected] Web: www.bauakademie.de Thema: Projektmanagement Dozent: Dipl.-Ök., Dipl.-Ing. (FH) Manfred Kranz 1.6. Seite 8 von 9 Erarbeitung eines Projektstrukturplanes Von besonderer Bedeutung ist die Analyse der Gesamtaufgabe und die damit verbundene Zerlegung des Gesamtprojektes. Mit diesem 1. Arbeitsschritt wird die Grundstruktur des Projektes definiert, die nur in Ausnahmefällen auch bei späteren Detaillierungen geändert werden sollte, da damit die Gefahr des Verlustes von grundlegenden Zusammenhängen oder/und Teilaufgaben besteht. Für größere Projekte und Projekte mit langen Laufzeiten sollten Teilprojekte, Projektabschnitte oder Phasen gebildet und hierfür im Sinne einer realistischeren Planung eigene Strukturpläne aufgestellt werden. Die Gliederung eines Projektes sollte so detailliert vorgenommen werden, bis plan und kontrollierbare Einheiten, d.h. Arbeitspakete, entstehen, die einer organisatorischen Stelle (Arbeitsgruppe, Fachabteilung oder externer Auftragnehmer) insgesamt voll verantwortlich zur Realisierung übergeben werden können. Für den Projektstrukturplan einer frühen Phase (z.B. Vorstudie, Marktuntersuchung, Konzeptfindung) eignet sich eher eine funktionsorientierte Gliederung. In späteren Phasen (z.B. Konstruktion) ist es dagegen oftmals besser, die Teilaufgaben auf höheren Strukturebenen objektorientiert zu gliedern und erst auf tieferen Ebenen funktionsorientiert zu strukturieren. Eine zu feine Detaillierung des Projektgegenstandes verringert die Übersichtlichkeit und verschlechtert das Kosten-Nutzen-Verhältnis der Projektplanung. Für die Durchführung der Projektstrukturierung ist der Einsatz von Teamarbeit besonders wichtig, da die gemeinsame Konstruktion vor allem für die Projektverantwortlichen eine wichtige Basis für das spätere Handeln aller Beteiligten im Rahmen des Projektes darstellt. Die Projektstrukturierung ist nach der Vorlage und Konkretisierung der Projektzieldefinition der erste wichtige Schritt einer Projektplanung. Das Resultat, der Projektstrukturplan, ist eine Gliederung der Gesamtaufgabe in plan und kontrollierbare Teilaufgaben, die bis auf die untere Ebene als Arbeitspakete detailliert beschrieben werden können. Letztere bilden dann die Planungsgrundlage von Ablauf, Aufwand, Terminen, Einsatzmitteln, Kosten und Qualität eines Projektes. Gleichermaßen ist der Projektstrukturplan als Referenzdokument für die Projektsteuerung einzusetzen. Der Aufbau eines Projektstrukturplans muss jeweils zu Beginn der Projektstrukturierung festgelegt werden. Hierzu werden horizontale und vertikale Strukturierungsregeln für die einzelnen Strukturebenen definiert. Die Art der Strukturierung wird dabei maßgeblich durch die Ausprägung von Projektinhalt, Projektgröße und -dauer sowie Komplexität und Selbstreferentialität eines Projektes bestimmt. In der Praxis orientiert sich die Gliederung meist an Produktkomponenten, Phasen oder Projektfunktionen. Bewahrt hat sich eine gemischtorientierte Gliederung. BAUAKADEMIE Gesellschaft für Forschung, Entwicklung und Bildung mbH Alte Rhinstraße 4 12681 Berlin Tel.: 030/549975-10 Fax: -19 eMail: [email protected] Web: www.bauakademie.de Thema: Projektmanagement Dozent: Dipl.-Ök., Dipl.-Ing. (FH) Manfred Kranz Seite 9 von 9 Die eindeutige Zuordnung einzelner Strukturelemente im Projektstrukturplan wird neben einer graphischen Darstellung durch die Verwendung einer numerischen oder alphanumerischen Codierung unterstützt. Der Einsatz eines alpha-numerischen Schlüssels erhöht die Überschaubarkeit bei komplexen Projektstrukturen und kann zusätzlich als Klassifizierungsinstrument für wesentliche Eigenschaften der Strukturelemente genutzt werden. Die Entwicklung eines Projektstrukturplans lauft in der Praxis in mehreren Schritten ab. Ausgehend von einer ersten Zerlegung des Projektgegenstandes in überschaubare Bereiche wird zunächst die Gliederungsstruktur festgelegt, wobei auf vorliegende Erfahrungen und Standardstrukturplane zurückzugreifen ist. Anschließend werden in einem deduktiven oder induktiven Vorgehen die erforderlichen Strukturelemente gebildet und systematisch angeordnet. Nach einer zusätzlichen Überprüfung der Struktur und der Durchführung aller wesentlichen Projektplanungsschritte kann gegebenenfalls eine Optimierung des Projektstrukturplans erfolgen. Abschließend wird der Projektstrukturplan offiziell verabschiedet. Die Durchführung der Projektstrukturierung sollte in Teamarbeit von Vertretern aller relevanten Gruppen für das Projekt erfolgen und stets das Kosten-Nutzen-Verhältnis der Projektplanung im Visier haben. BAUAKADEMIE Gesellschaft für Forschung, Entwicklung und Bildung mbH Alte Rhinstraße 4 12681 Berlin Tel.: 030/549975-10 Fax: -19 eMail: [email protected] Web: www.bauakademie.de