Planen von Sandkastenlösungen (SharePoint Server 2010)
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Planungshandbuch für Websites und Lösungen für Microsoft SharePoint Server 2010, Teil 1 Microsoft Corporation Veröffentlicht: Januar 2011 Autor: Microsoft Office System and Servers Team ([email protected]) Zusammenfassung Dieses Buch enthält Informationen zum Planen der Bereitstellung von Microsoft SharePoint Server 2010. Zu den Themen gehören Websitesicherheit, Steuerung und Enterprise Content Management. Zielgruppe sind Geschäftsanwendungsspezialisten, Branchenanwendungsspezialisten, Informationsarchitekten, IT-Universalisten, Programmverwalter und Infrastrukturspezialisten, die eine Lösung basierend auf SharePoint Server 2010 planen. Das Buch ist Teil einer Reihe aus vier Planungshandbüchern, die umfassende ITPlanungsinformationen für SharePoint Server enthalten. Weitere Informationen zum Planen von Websites und Lösungen, die mithilfe von SharePoint Server erstellt werden, finden Sie unter Planungshandbuch für Websites und Lösungen für Microsoft SharePoint Server 2010, Teil 2 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=208024&clcid=0x407). Zu den Themen in Teil 2 gehören Web Content Management, Websiteerstellung, Business Intelligence, Geschäftsdaten und Unternehmenssuche. Weitere Informationen zum Planen der Architektur einer SharePoint Server 2010Bereitstellung finden Sie unter Planungshandbuch für Serverfarmen und Umgebungen für Microsoft SharePoint Server 2010 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=189513&clcid=0x407). Weitere Informationen zum Planen der Kapazität und Leistung in SharePoint Server 2010 finden Sie unter Kapazitätsplanung für Microsoft SharePoint Server 2010 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=208221&clcid=0x407). Bei dem Inhalt dieses Buches handelt es sich um eine Kopie von ausgewählten Inhalten der technischen Bibliothek für SharePoint Server 2010 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=181463&clcid=0x407) zum Veröffentlichungsdatum. Der aktuelle Inhalt befindet sich in der technischen Bibliothek im Web. Dieses Dokument wird “wie besehen” bereitgestellt. Die in diesen Unterlagen enthaltenen Angaben und Daten, einschließlich URLs und anderen Verweisen auf Internetwebsites, können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Sie tragen das volle Risiko der Verwendung. Einige Beispiele sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Jede Ähnlichkeit mit der Realität ist rein zufällig. Mit diesem Dokument erhalten Sie keine Rechte an geistigem Eigentum in einem beliebigen Microsoft-Produkt. Sie können dieses Dokument als Kopie für eigene interne Referenzzwecke verwenden. © 2011 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Microsoft, Access, Active Directory, Backstage, Excel, Groove, Hotmail, InfoPath, Internet Explorer, Outlook, PerformancePoint, PowerPoint, SharePoint, Silverlight, Windows, Windows Live, Windows Mobile, Windows PowerShell, Windows Server und Windows Vista sind entweder eingetragene Marken oder Marken der Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten und/oder anderen Ländern. Inhalt Planungshandbuch für Websites und Lösungen für Microsoft SharePoint Server 2010, Teil 1 ............................................................................................................................. 1 Abrufen von Hilfe............................................................................................................... 17 Technische Diagramme (SharePoint Server 2010) .......................................................... 18 Modelle .......................................................................................................................... 18 Tipps zum Drucken von Postern ................................................................................... 33 Planen von Websites und Lösungen (SharePoint Server 2010) ...................................... 34 Siehe auch ..................................................................................................................... 36 Grundlegende Websiteplanung (SharePoint Server 2010) .............................................. 37 Websites und Websitesammlungen (Übersicht) (SharePoint Server 2010) ..................... 38 Übersicht über Websitesammlungen ............................................................................. 38 Übersicht über Websites................................................................................................ 39 In SharePoint Server 2010 enthaltene Websitevorlagen .............................................. 40 Siehe auch ..................................................................................................................... 49 Planen von Websites und Websitesammlungen (SharePoint Server 2010) .................... 50 Informationen zum Planen von Websites und Websitesammlungen ............................ 50 Bestimmen der Websitetypen ........................................................................................ 50 Bestimmen von Websitesammlungen ........................................................................... 53 Arbeitsblatt "Websiteplanungsdaten" ............................................................................ 54 Siehe auch ..................................................................................................................... 54 Übersicht über die Websitenavigation (SharePoint Server 2010) .................................... 56 Übersicht über Navigationssteuerelemente................................................................... 56 Navigationssteuerelemente auf Gestaltungsvorlagen ................................................... 57 Navigationssteuerelemente auf Seitenlayouts .............................................................. 59 Navigationswebparts ..................................................................................................... 61 Siehe auch ..................................................................................................................... 62 Planen der Websitenavigation (SharePoint Server 2010) ................................................ 63 Informationen zum Planen der Navigation .................................................................... 63 Planen der Benutzererfahrung ...................................................................................... 64 Planen der Navigation auf Webseiten ........................................................................... 64 Datenarbeitsblatt für die Planung von Websites ........................................................... 65 Siehe auch ..................................................................................................................... 65 Designs (Übersicht) (SharePoint Server 2010) ................................................................ 66 Informationen zum Verwenden von Designs ................................................................. 66 Verwendungsmöglichkeiten für Designs ....................................................................... 67 Siehe auch ..................................................................................................................... 67 Planen der Verwendung von Designs (SharePoint Server 2010) .................................... 68 Informationen zum Planen der Verwendung von Designs ............................................ 68 Entscheidung über die Verwendung von Designs ......................................................... 69 Ermitteln der Anzahl der benötigten Designs ................................................................ 69 Entscheidung über die Zuständigkeit für die Erstellung der Designs ............................ 70 Arbeitsblatt "Websiteplanungsdaten" ............................................................................ 70 Siehe auch ..................................................................................................................... 70 Planen mehrsprachiger Websites für die Zusammenarbeit (SharePoint Server 2010) .... 71 Informationen zum Planen mehrsprachiger Websites ................................................... 71 Ermitteln der Anforderungen für Sprachen und Gebietsschemas ................................. 72 Entscheidung für oder gegen Websitevariationen ......................................................... 73 Ermitteln der Anforderungen für Sprachpakete ............................................................. 74 Bestimmen der Anforderungen für die Wörtertrennung und Wortstammerkennung ..... 76 Siehe auch ..................................................................................................................... 76 Übersicht über die mehrsprachige Benutzeroberfläche (SharePoint Server 2010) ......... 77 Verwendung und Vorteile der mehrsprachigen Benutzeroberfläche ............................. 77 Funktionsweise der mehrsprachigen Benutzeroberfläche ............................................ 79 Elemente, die von der mehrsprachigen Benutzeroberfläche unterstützt werden.......... 79 Hinzufügen und Ändern von Anwendungsinhalten ....................................................... 80 Exportieren und Importieren von übersetzten Inhalten ................................................. 81 Verwenden der mehrsprachigen Benutzeroberfläche mit verwalteten Metadaten........ 82 Grenzen des Features für mehrsprachige Benutzeroberflächen .................................. 82 Siehe auch ..................................................................................................................... 82 Planen der mehrsprachigen Benutzeroberfläche (SharePoint Server 2010) ................... 83 Bestimmen der Sprachanforderungen Ihrer Websites .................................................. 83 Planen der Übersetzung von Inhalten ........................................................................... 84 Planen der Installation von Service Packs .................................................................... 84 Siehe auch ..................................................................................................................... 84 Planen der Sicherheit für Websites und Inhalte (SharePoint Server 2010) ...................... 85 Planen von Websiteberechtigungen (SharePoint Server 2010) ....................................... 86 Einführung ..................................................................................................................... 86 Informationen zu Websiteberechtigungen ..................................................................... 87 Informationen zum Zuweisen von Berechtigungen ....................................................... 88 Informationen zur Vererbung von Berechtigungen ........................................................ 90 Informationen zu effektiven Berechtigungen ................................................................. 91 Auswählen von Berechtigungsstufen ............................................................................ 91 Planen der Vererbung von Berechtigungen .................................................................. 92 Bestimmen der zu verwendenden Berechtigungsstufen und Gruppen (SharePoint Server 2010) .............................................................................................................................. 94 Überprüfen verfügbarer Standardgruppen .................................................................... 94 Überprüfen verfügbarer Berechtigungsstufen ............................................................... 96 Feststellen, ob zusätzliche Berechtigungsstufen oder Gruppen erforderlich sind ........ 97 Auswählen der Sicherheitsgruppen (SharePoint Server 2010) ...................................... 100 Einführung ................................................................................................................... 100 Bestimmen der Windows-Sicherheitsgruppen und -konten für das Gewähren des Zugriffs auf Websites................................................................................................ 101 Entscheiden über die Gewährung des Zugriffs für alle authentifizierten Benutzer ..... 101 Entscheiden über die Gewährung des Zugriffs für anonyme Benutzer ....................... 101 Auswählen von Administratoren und Besitzern für die Verwaltungshierarchie (SharePoint Server 2010) ................................................................................................................ 103 Einführung ................................................................................................................... 103 Verwaltungsebenen ..................................................................................................... 103 Bewährte Methoden für die Verwendung abgestimmter Berechtigungen (Whitepaper) (SharePoint Server 2010) ............................................................................................ 105 Website- und Lösungssteuerung (SharePoint Server 2010) .......................................... 106 Steuerung (Übersicht) (SharePoint Server 2010) ........................................................... 108 Informationen zur Steuerung ....................................................................................... 108 Was sollte gesteuert werden? ..................................................................................... 108 Wer sollte Steuerungsrichtlinien festlegen? ................................................................ 111 Wie sollte die Steuerung implementiert werden? ........................................................ 112 Siehe auch ................................................................................................................... 113 Steuerungsfeatures (SharePoint Server 2010) ............................................................... 114 Steuern der SharePoint-Installation in einem Unternehmen ....................................... 114 Features für den IT-Dienst ........................................................................................... 115 Informationsverwaltung................................................................................................ 119 Features für die Informationsarchitektur ...................................................................... 121 Siehe auch ................................................................................................................... 124 Einrichten und Steuern eines SharePoint-Diensts (SharePoint Server 2010)................ 125 Was ist ein SharePoint-Dienst? ................................................................................... 125 Elemente eines erfolgreichen Diensts ......................................................................... 125 Was in einem SharePoint-Dienst zu verwalten ist ....................................................... 126 Erstellen mehrerer Dienste .......................................................................................... 129 Vereinbarungen zum Servicelevel ............................................................................... 131 Siehe auch ................................................................................................................... 131 Implementieren und Steuern einer Informationsarchitektur (SharePoint Server 2010) .. 133 Was ist eine Informationsarchitektur? ......................................................................... 133 Steuern der Informationsarchitektur ............................................................................ 134 Ressourcen zum Planen einer Informationsarchitektur ............................................... 138 Fallstudie: Steuern einer Informationsarchitektur zum Ordnen von Inhalt .................. 139 Siehe auch ................................................................................................................... 144 Planen von Sandkastenlösungen (SharePoint Server 2010) ......................................... 146 Inhalt dieses Abschnitts: .............................................................................................. 146 Übersicht über Sandkastenlösungen (SharePoint Server 2010) .................................... 147 Bereitstellen und Ausführen einer Sandkastenlösung ................................................. 148 Isolieren von Sandkastenlösungen .............................................................................. 149 Elemente, die in einer Sandkastenlösung nicht enthalten sein können ...................... 149 Vergleich zwischen Sandkastenlösungen und Farmlösungen .................................... 150 Vorteile der Verwendung von Sandkastenlösungen ................................................... 151 Siehe auch ................................................................................................................... 152 Planen von Sandkastenlösungen (SharePoint Server 2010) ......................................... 153 Bestimmen, wann Sandkastenlösungen verwendet werden sollen ............................ 153 Planen des Lastenausgleichs für den Code von Sandkastenlösungen ...................... 154 Bestimmen, wo Sandkastenlösungen bereitgestellt werden sollen ............................ 155 Bestimmen, wer Sandkastenlösungen bereitstellen kann ........................................... 155 Bestimmen mithilfe von Kontingenten, in welchen Websitesammlungen Sandkastenlösungen ausgeführt werden sollen ...................................................... 156 Planen von Ressourcenverwendungskontingenten für Sandkastenlösungen ............ 156 Planen der Steuerung von Sandkastenlösungen ........................................................ 158 SharePoint 2010-Steuerungsplanung (Whitepaper) ....................................................... 159 Implementieren der Steuerung in SharePoint 2010 (Whitepaper) .................................. 160 Planen für die Kommunikation über soziale Netzwerke und die Zusammenarbeit (SharePoint Server 2010) ............................................................................................ 161 Übersicht über den Benutzerprofildienst ..................................................................... 162 Planen von Benutzerprofilen ....................................................................................... 162 Planen von Richtlinien für Benutzerprofile................................................................... 162 Planen der Profilsynchronisierung ............................................................................... 162 Planen von Benutzergruppen ...................................................................................... 163 Übersicht über das Planen von Websites vom Typ "Meine Website" ......................... 163 Planen von Websites für "Meine Website" .................................................................. 163 Übersicht über thematische Kategorien ...................................................................... 164 Auswirkungen auf Datenschutz und Sicherheit von thematischen Kategorien ........... 164 Übersicht über Unternehmenswikis ............................................................................. 164 Planen von Unternehmenswikis .................................................................................. 165 Planen von Websites für die Zusammenarbeit ............................................................ 165 Siehe auch ................................................................................................................... 165 Benutzerprofildienst (Übersicht) (SharePoint Server 2010) ............................................ 166 Verwendungsmöglichkeiten und Vorteile des Benutzerprofildiensts ........................... 166 Architektur .................................................................................................................... 167 Verwandte Dienste ...................................................................................................... 168 Siehe auch ................................................................................................................... 168 Planen von Benutzerprofilen (SharePoint Server 2010) ................................................. 169 Informationen zu Benutzerprofilen ............................................................................... 169 Benutzerprofileigenschaften ........................................................................................ 170 Benutzerprofilrichtlinien ............................................................................................... 174 Mitgliedschaften und Kollegen ..................................................................................... 175 Suchen nach Personen und Kompetenzen ................................................................. 175 Synchronisieren von Profileigenschaften .................................................................... 176 Siehe auch ................................................................................................................... 177 Planen von Richtlinien für Benutzerprofile (SharePoint Server 2010) ............................ 178 Standardrichtlinien ....................................................................................................... 179 Richtlinien für Benutzerprofileigenschaften ................................................................. 180 Siehe auch ................................................................................................................... 183 Planen der Profilsynchronisierung (SharePoint Server 2010) ........................................ 184 Informationen zur Profilsynchronisierung .................................................................... 184 Identifizieren von Verzeichnisdiensten und Geschäftssystemen ................................ 185 Planen von Berechtigungen ........................................................................................ 186 Bestimmen der zu synchronisierenden Container ....................................................... 188 Definieren von Verbindungsfiltern für die Profilsynchronisierung ................................ 188 Zuordnen von Profileigenschaften ............................................................................... 188 Definieren des Synchronisierungszeitplans................................................................. 190 Siehe auch ................................................................................................................... 191 Übersicht über Websites vom Typ "Meine Website" (SharePoint Server 2010) ............ 192 Verwendung und Vorteile von Websites vom Typ "Meine Website" ........................... 192 Architektur für Websites vom Typ "Meine Website" .................................................... 193 Zugehörige Features ................................................................................................... 194 Siehe auch ................................................................................................................... 194 Planen von Websites für "Meine Website" (SharePoint Server 2010) ........................... 195 Informationen zum Planen von Websites für "Meine Website" ................................... 195 Entwerfen der Architektur für Websites vom Typ "Meine Website"............................. 196 Bestimmen von Benutzern und Benutzerberechtigungen ........................................... 197 Synchronisieren der Benutzerprofilinformationen ....................................................... 198 Planen der Suche nach Personen und Kompetenzen ................................................ 199 Planen von Features für "Meine Website" ................................................................... 200 Planen von Richtlinien und Datenschutz ..................................................................... 201 Siehe auch ................................................................................................................... 201 Planen von Zielgruppen und zielgruppenorientierter Bereitstellung von Inhalten (SharePoint Server 2010) ............................................................................................ 202 Was sind Zielgruppen? ................................................................................................ 202 Planen von Zielgruppen und zielgruppenorientierter Bereitstellung von Inhalten ....... 203 Thematische Kategorien (Übersicht) (SharePoint Server 2010) .................................... 208 Informationen zur Verwendung der Features für thematische Kategorien .................. 208 Features für thematische Kategorien .......................................................................... 208 Verwendungsmöglichkeiten und Vorteile von thematischen Kategorien .................... 211 Auswirkungen thematischer Kategorien ...................................................................... 212 Siehe auch ................................................................................................................... 213 Auswirkungen thematischer Kategorien auf Datenschutz und Sicherheit (SharePoint Server 2010) ................................................................................................................ 214 Ausblenden thematischer Kategorien .......................................................................... 214 Anzeigen thematischer Kategorien .............................................................................. 215 Weiterhin angezeigte Informationen ............................................................................ 216 Empfehlungen .............................................................................................................. 216 Siehe auch ................................................................................................................... 217 Unternehmenswikis (Übersicht) (SharePoint Server 2010) ............................................ 218 Vergleich zwischen Unternehmenswikis und Teamwebsites ...................................... 218 Verwendungsmöglichkeiten und Vorteile von Unternehmenswikis ............................. 219 Einschränkungen von Unternehmenswikis.................................................................. 219 Beispiel: Fabrikam-Unternehmenswiki ........................................................................ 220 Planen von Unternehmenswikis (SharePoint Server 2010)............................................ 221 Planen eines Unternehmenswikis ............................................................................... 221 Entscheidung für oder gegen ein Unternehmenswiki .................................................. 222 Auswerten der Voraussetzungen ................................................................................ 223 Auswählen eines Standorts für ein Unternehmenswiki ............................................... 223 Siehe auch ................................................................................................................... 224 Planen von Websites für die Zusammenarbeit (SharePoint Server 2010) ..................... 225 Bestimmen der Anzahl von Websites für die Zusammenarbeit................................... 225 Spezifische Pfade ........................................................................................................ 226 Zusätzliche Pfade ........................................................................................................ 226 Integration in Microsoft SharePoint Workspace 2010 ................................................. 227 Enterprise Content Management-Planung (SharePoint Server 2010) ........................... 228 Planen der Dokumentverwaltung (SharePoint Server 2010) .......................................... 229 Dokumentverwaltung (Übersicht) (SharePoint Server 2010) .......................................... 231 Elemente eines Dokumentverwaltungssystems .......................................................... 231 Planungsprozess ......................................................................................................... 232 Identifizieren der Benutzer und Analysieren der Dokumentverwendung ........................ 234 Bestimmen von Benutzern........................................................................................... 234 Analysieren der Dokumentverwendung ....................................................................... 235 Auf Metadaten basierende Weiterleitung und Speicherung (Übersicht) (SharePoint Server 2010) ................................................................................................................ 239 Informationen zur auf Metadaten basierenden Weiterleitung und Speicherung ......... 239 Einstellungen der Inhaltsorganisation .......................................................................... 240 Regeln der Inhaltsorganisation .................................................................................... 241 Aktivieren des Features "Inhaltsorganisation" für eine Website .................................. 241 Siehe auch ................................................................................................................... 242 Planung der auf Metadaten basierenden Weiterleitung und Speicherung (SharePoint Server 2010) ................................................................................................................ 243 Planen der auf Metadaten basierenden Weiterleitung und Speicherung .................... 243 Bestimmen der Art der Übermittlung von Inhalt .......................................................... 244 Planen von Abgabebibliotheken .................................................................................. 245 Planen von Einstellungen der Inhaltsorganisation ...................................................... 245 Planen von Regeln für die Inhaltsorganisation ............................................................ 248 Planen der Eigenschaften des Zielspeicherorts .......................................................... 252 Siehe auch ................................................................................................................... 252 Metadatennavigation (Übersicht) (SharePoint Server 2010) .......................................... 253 Informationen zur Metadatennavigation in SharePoint Server 2010 ........................... 253 Benutzersteuerelemente für die Metadatennavigation ................................................ 253 Steuerelemente für Listenbesitzer ............................................................................... 255 Automatische Indizierung ............................................................................................ 255 Indizierte Abfragen ....................................................................................................... 255 Fallbackabfragen ......................................................................................................... 256 Siehe auch ................................................................................................................... 256 Planen von Dokumentbibliotheken (SharePoint Server 2010) ....................................... 257 Planen von Dokumentbibliotheken .............................................................................. 257 Arbeitsblatt ................................................................................................................... 264 Planung der Speicherung von Unternehmensinhalten (SharePoint Server 2010) ......... 265 Grundlegendes zur Speicherung von Unternehmensinhalten..................................... 265 Standardszenarien der Verwaltung umfangreicher Inhalte ......................................... 266 Speichergrenzen: Vorteile und Aspekte der Inhaltsspeicherung ................................ 267 Weiterleitung und Speicherung von Unternehmensinhalten auf der Grundlage von Metadaten ................................................................................................................ 270 Navigieren und Filtern von Unternehmensinhalten mithilfe von Metadaten ................ 271 Listenansichten ............................................................................................................ 271 Zusätzliche Ressourcen .............................................................................................. 273 Planen von Dokumentenmappen (SharePoint Server 2010).......................................... 275 Informationen zu Dokumentenmappen ....................................................................... 275 Verwalten von Dokumentenmappen ........................................................................... 276 Planen von Inhaltstypen für Dokumentenmappen ...................................................... 277 Arbeitsblätter ................................................................................................................ 279 Siehe auch ................................................................................................................... 279 Planen von Inhaltstypen und Workflows (SharePoint Server 2010) ............................... 280 Planen von Inhaltstypen .............................................................................................. 280 Planen von Workflows ................................................................................................. 288 Arbeitsblätter ................................................................................................................ 289 Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien (SharePoint Server 2010) ..................... 290 Informationsverwaltungsrichtlinien und Richtlinienfeatures ......................................... 290 Berichterstellung für Informationsverwaltungsrichtlinien ............................................. 292 Integration von Informationsverwaltungsrichtlinien in Office System-Anwendungen .. 293 In SharePoint Server 2010 verfügbare Richtlinienfeatures ......................................... 294 Planen von Dokumentrichtlinien .................................................................................. 295 Arbeitsblatt ................................................................................................................... 296 Planen der Versionsverwaltung, der Inhaltsgenehmigung und des Auscheckens (SharePoint Server 2010) ............................................................................................ 297 Informationen zu Versionsverwaltung, Inhaltsgenehmigung und Auschecken ........... 297 Planen der Versionsverwaltung ................................................................................... 297 Planen der Inhaltsgenehmigung .................................................................................. 299 Planen des Auscheckens und Eincheckens ................................................................ 300 Arbeitsblatt ................................................................................................................... 301 Siehe auch ................................................................................................................... 301 Gemeinsame Dokumenterstellung (Übersicht) (SharePoint Server 2010) ..................... 302 Funktionalität für die gemeinsame Dokumenterstellung in SharePoint Server 2010 .. 302 Grundlegendes zur Benutzerfreundlichkeit ................................................................. 303 Wichtige Überlegungen ............................................................................................... 304 OneNote-Notizbücher .................................................................................................. 305 Softwareversionsanforderungen .................................................................................. 305 Gemeinsame Dokumenterstellung in einer gemischten Office-Umgebung ................ 306 Leistung und Skalierbarkeit ......................................................................................... 307 Siehe auch ................................................................................................................... 307 Planen der Datensatzverwaltung (SharePoint Server 2010) .......................................... 308 Datensatzverwaltung (Übersicht) (SharePoint Server 2010) .......................................... 310 Elemente eines Datensatzverwaltungssystems .......................................................... 310 Übersicht zur Planung der Datensatzverwaltung ........................................................ 312 Siehe auch ................................................................................................................... 314 Erstellen eines Dateiplans zum Verwalten von Datensätzen in SharePoint Server 2010 ..................................................................................................................................... 315 Identifizieren der Datensatztypen ................................................................................ 315 Abschließen des Dateiplans ........................................................................................ 317 Arbeitsblatt ................................................................................................................... 319 Planen der Datensatzsammlung (SharePoint Server 2010) ........................................... 320 Techniken zum Konvertieren aktiver Dokumente in Datensätze................................. 320 Abschließen des Plans ................................................................................................ 322 Siehe auch ................................................................................................................... 323 Planen physikalischer Datensätze (SharePoint Server 2010) ........................................ 324 Identifizieren der Datensatztypen ................................................................................ 324 Identifizieren der Eigenschaften der verschiedenen Datensatztypen ......................... 324 Organisieren der Inhaltstypen ..................................................................................... 326 Organisieren des Datensatzarchivs ............................................................................. 326 Arbeitsblatt ................................................................................................................... 327 Siehe auch ................................................................................................................... 327 Planen der eDiscovery (SharePoint Server 2010) .......................................................... 328 Unterstützung von eDiscovery durch SharePoint Server 2010 ................................... 328 Überwachung ............................................................................................................... 329 Ablauf ........................................................................................................................... 329 Suche ........................................................................................................................... 329 Verwenden eines Datensatzarchivs im Vergleich mit der direkten Verwaltung von Datensätzen (SharePoint Server 2010)....................................................................... 331 Entwerfen einer direkten Datensatzverwaltung .............................................................. 335 Übersicht zur Planung der direkten Datensatzverwaltung .......................................... 336 Ordner oder Inhaltstypen? ........................................................................................... 336 Definieren von Inhaltstypen ......................................................................................... 337 Organisieren von Ordnern für die direkte Datensatzverwaltung ................................. 338 Allgemeine Planungsaufgaben bei der direkten Datensatzverwaltung ....................... 339 Arbeitsblätter ................................................................................................................ 341 Siehe auch ................................................................................................................... 341 Auswählen einer Strategie für die Verwaltung von E-Mail- und Nachrichtendatensätzen (SharePoint Server 2010) ............................................................................................ 342 Grundlegendes zu den Datensatzverwaltungsmethoden in Exchange Server 2010 und SharePoint Server 2010 ........................................................................................... 343 Überlegungen zur Auswahl einer Datensatzverwaltungslösung für Nachrichten ....... 344 Siehe auch ................................................................................................................... 345 Planen der digitalen Objektbibliothek (SharePoint Server 2010) ................................... 347 Verwalten von digitalen Objekten (Übersicht) (SharePoint Server 2010) ....................... 348 Informationen zur Verwaltung digitaler Objekte .......................................................... 348 Benutzer einer Objektbibliothek ................................................................................... 349 Verwalten digitaler Objekte in SharePoint Server 2010 .............................................. 350 Szenarien für die Verwendung der Objektbibliothek ................................................... 351 Siehe auch ................................................................................................................... 353 Planen digitaler Objektbibliotheken (SharePoint Server 2010) ...................................... 354 Übersicht über die Objektbibliothek ............................................................................. 354 Planen von Objektbibliotheken .................................................................................... 355 Planen der Berechtigungen und der Sicherheit ........................................................... 360 Planen des Speicherplatzes und der Leistung ............................................................ 360 Planen der Metadaten und der Suche ......................................................................... 361 Planen von Webparts und Webseiten ......................................................................... 361 Planen der Clientunterstützung ................................................................................... 361 Siehe auch ................................................................................................................... 362 Topologie und Architektur einer digitalen Objektbibliothek (SharePoint Server 2010) ... 363 Logische Architektur für die Verwaltung digitaler Objekte ........................................... 363 Komponenten der Topologie einer digitalen Objektbibliothek ..................................... 367 Typische Topologie einer digitalen Objektbibliothek ................................................... 368 Skalieren von Topologien für digitale Objektbibliotheken ............................................ 369 Siehe auch ................................................................................................................... 370 Arbeitsblätter für die Planung in SharePoint Server 2010 .............................................. 371 Arbeitsblätter für die Planung nach Aufgabe ............................................................... 371 Arbeitsblätter für die Planung nach Titel ...................................................................... 374 Abrufen von Hilfe Das Dokument wurde sorgfältig auf Korrektheit überprüft. Der Inhalt ist ebenfalls online verfügbar in der Office System-TechNet-Bibliothek. Falls es zu Unstimmigkeiten kommen sollte, so können Sie nach Update suchen unter: http://technet.microsoft.com/de-de/office/bb267342 Sollten Sie keine Lösung im Onlineinhalt gefunden haben, können Sie eine E-MailNachricht an das Team von Microsoft Office System and Servers Content senden unter: [email protected] Betrifft Ihre Frage Microsoft Office-Produkte und nicht den Inhalt dieses Buches, durchsuchen Sie das Microsoft-Hilfe- und Supportcenter oder die Microsoft Knowledge Base unter: http://support.microsoft.com/?ln=de-de 17 Technische Diagramme (SharePoint Server 2010) Viele dieser Ressourcen sind visuelle Darstellungen empfohlener Lösungen. Dazu gehören Dokumente in Postergröße, die in Formaten wie Microsoft Office Visio 2007 oder Microsoft Visio 2010-Dateien (VSD), PDF-Dateien und XPS-Dateien verfügbar sind. Möglicherweise benötigen Sie zusätzliche Software zum Anzeigen dieser Dateien. Die folgende Tabelle enthält Informationen zum Öffnen dieser Dateien. Dateityp Software VSD Office Visio 2007, Microsoft Visio 2010 oder der kostenlose Visio Viewer (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=118761&clcid=0x407) Bei Verwendung des Visio-Viewers klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die VSD-Verknüpfung, klicken Sie auf Ziel speichern unter, speichern Sie die Datei auf Ihrem Computer, und öffnen Sie die Datei dann auf Ihrem Computer. PDF Jeder beliebige PDF-Viewer, z. B. Adobe Reader (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=134751&clcid=0x407) XPS Windows 7, Windows Vista, Windows XP mit .NET Framework 3.0 oder XPS Essentials Pack (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=134750&clcid=0x407) Modelle Modelle sind Poster im Format 34 x 44 Zoll (87 x 112 cm), die einen bestimmten technischen Bereich detailliert zeigen. Diese Modelle sollten zusammen mit den entsprechenden Artikeln auf TechNet verwendet werden. Die Modelle wurden mit Office Visio 2007 erstellt. Sie können die Visio-Dateien ändern, um zu veranschaulichen, wie Sie Microsoft SharePoint 2010-Produkte in die eigene Umgebung integrieren möchten. Titel Beschreibung Entwurfsbeispiel: Unternehmensportal mit klassischer Authentifizierung Die Beispiele veranschaulichen eine typische Unternehmensbereitstellun g, in der die üblichsten Websitetypen dargestellt 18 Titel Beschreibung werden. Die beiden Beispiele unterscheiden sich nur im implementierten Authentifizierungsmodus. Verwenden Sie diese Entwurfsbeispiele mit dem folgenden Artikel: Design sample: Corporate deployment (SharePoint Server 2010) Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196969&clcid=0x407) PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196970&clcid=0x407) XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196971&clcid=0x407) Entwurfsbeispiel: Unternehmensportal mit anspruchsbasierter Authentifizierung Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196972&clcid=0x407) PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196973&clcid=0x407) XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196974&clcid=0x407) Bereitstellung von SharePoint 2010-Produkten 19 Enthält Informationen im Zusammenhang mit der Bereitstellung, z. B. über Titel Beschreibung die verschiedenen Bereitstellungsstufen und umgebungen, sowie ein Flussdiagramm, das die Schritte zum Installieren und Konfigurieren von SharePoint 2010-Produkte veranschaulicht. Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=183024&clcid=0x4 07) PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=183025&clcid=0x4 07) XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=183026&clcid=0x4 07) Dienste in SharePoint 2010-Produkten Beschreibt und veranschaulicht die Dienstarchitektur, einschließlich gängiger Verfahren zum Bereitstellen von Diensten im Gesamtentwurf der Lösung. Verwenden Sie dieses Diagramm mit den folgenden Artikeln: Services architecture planning (SharePoint Foundation 2010) Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167090&clcid=0x4 07) PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167092&clcid=0x4 07) XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167091&clcid=0x4 20 Services architecture planning (SharePoint Server 2010) Titel Beschreibung 07) Farmübergreifende Dienste in SharePoint 2010Produkten Veranschaulicht die farmübergreifende Bereitstellung von Diensten, um die zentrale Dienstverwaltung zu unterstützen. Verwenden Sie dieses Diagramm mit den folgenden Artikeln: Services architecture planning (SharePoint Foundation 2010) Services architecture planning (SharePoint Server 2010) Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167093&clcid=0x4 07) PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167095&clcid=0x4 07) XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167094&clcid=0x4 07) Topologien für SharePoint Server 2010 Beschreibt gängige Verfahren zum Aufbauen und Skalieren von Farmtopologien. Behandelt wird u. a. die Frage, auf welchen Servern Dienste gestartet werden sollen. Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167087&clcid=0x4 07) PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167089&clcid=0x4 21 Titel Beschreibung 07) XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167088&clcid=0x4 07) Extranettopologien für SharePoint 2010-Produkte Veranschaulicht die spezifischen Extranettopologien, die für SharePoint 2010-Produkte getestet wurden. Enthält einen Vergleich von ISA Server, Forefront TMG und Forefront UAG, verwendet als Firewall- oder Gateway-Produkt für SharePoint 2010-Produkte. Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=187987&clcid=0x4 07) PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=187988&clcid=0x4 07) XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=187986&clcid=0x4 07) Hostumgebungen in SharePoint 2010-Produkten Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167084&clcid=0x4 22 Bietet einen Überblick über die Unterstützung für Hostumgebungen und veranschaulicht gängige Hostarchitekturen. Weitere Informationen zum Entwerfen und Bereitstellen von Hostumgebungen finden Sie unter White paper: SharePoint 2010 for hosters (SharePoint Server 2010). Titel Beschreibung 07) PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167086&clcid=0x4 07) XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167085&clcid=0x4 07) Suchtechnologien für SharePoint 2010-Produkte Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167731&clcid=0x4 07) PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167733&clcid=0x4 07) XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167732&clcid=0x4 07) Planen einer Suchumgebung für Microsoft SharePoint Server 2010 23 Vergleicht die Suchtechnologien, die mit SharePoint 2010Produkten verwendet werden können. SharePoint Foundation 2010 Search Server 2010 Express Search Server 2010 SharePoint Server 2010 FAST Search Server 2010 for SharePoint Bietet einen Überblick über die wichtigsten Entscheidungen beim Architekturentwurf für Suchumgebungen. Titel Beschreibung Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167734&clcid=0x4 07) PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167736&clcid=0x4 07) XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167735&clcid=0x4 07) Sucharchitekturen für Microsoft SharePoint Server 2010 Bietet eine ausführliche Beschreibung der physischen und logischen Architekturkomponenten eines Suchsystems und veranschaulicht gängige Sucharchitekturen. Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167737&clcid=0x4 07) PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167739&clcid=0x4 07) XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167738&clcid=0x4 24 Titel Beschreibung 07) Entwerfen von Sucharchitekturen für Microsoft SharePoint Server 2010 Bietet einen Überblick über die ersten Entwurfsschritte zum Bestimmen eines Basisentwurfs für eine SharePoint Server 2010Sucharchitektur. Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167740&clcid=0x4 07) PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167742&clcid=0x4 07) XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167741&clcid=0x4 07) Business Connectivity Services-Modell Microsoft Business Connectivity Services sind ein Satz aus Diensten und Features in Microsoft SharePoint Server 2010 und Microsoft SharePoint Foundation 2010, die die Integration von Daten aus externen Systemen in Lösungen unterstützen, die auf Microsoft SharePoint Server und Microsoft SharePoint Foundation basieren. Dieses Modellposter beschreibt die Architektur von Microsoft Business Visio Connectivity Services in (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165565&clcid=0x4 SharePoint Server 2010 07) und bietet Informationen PDF 25 Titel Beschreibung (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165566&clcid=0x407) zur Erstellung von Lösungen, die auf dem XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165571&clcid=0x4 Dienst basieren. 07) Verwenden Sie dieses Modell mit folgendem Artikel: Business Connectivity Services overview Inhaltsbereitstellung in SharePoint Server 2010 Beschreibt das Inhaltsbereitstellungsfeatur e in SharePoint Server 2010. Es enthält Informationen zu folgenden Themen: Übersicht über die Inhaltsbereitstellung Beschreibung der Pfade und Aufträge zur Inhaltsbereitstellung Verwendungsszenarie n für die Inhaltsbereitstellung Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179391&clcid=0x4 07) PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179523&clcid=0x4 07) XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179524&clcid=0x4 07) Planen des Upgrades auf Microsoft SharePoint Server 2010 26 Alternativen zur Inhaltsbereitstellung Zeigt gebräuchliche Farmtopologien für die Inhaltsbereitstellung Erklärt den allgemeinen Prozess der Inhaltsbereitstellung Veranschaulicht die Planung eines Upgrades von Microsoft Office SharePoint Server 2007 auf SharePoint Server 2010. Es enthält Informationen zu folgenden Themen: Upgradeanforderungen : Hardware, Betriebssystem und Datenbank Titel Beschreibung Upgradeverfahren: auszuführende Schritte vor, während und nach dem Upgrade Verwenden Sie dieses Modell mit folgendem Artikel: Upgrading to SharePoint Server 2010 Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167098&clcid=0x4 07) PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167099&clcid=0x4 07) XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167100&clcid=0x4 07) Upgradestrategien für Microsoft SharePoint Server 2010 Veranschaulicht die verschiedenen Ansätze (direktes Upgrade, Upgrade durch Datenbankanfügungen und hybride Ansätze) für ein Upgrade von Microsoft Office SharePoint Server 2007 auf SharePoint Server 2010. Darstellung der Farmtopologien vor, während und nach dem Upgrade Vergleich der Vorteile der verschiedenen Upgradestrategien Verwenden Sie dieses Modell mit den folgenden Visio Artikeln: (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167101&clcid=0x4 Determine upgrade 07) approach (SharePoint PDF 27 Titel Beschreibung (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167102&clcid=0x4 07) XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167103&clcid=0x4 07) Microsoft SharePoint Server 2010 – Testen des Upgradeverfahrens Server 2010) Upgrade process overview (SharePoint Server 2010) Beschreibt die Methoden zum Testen des Upgradeverfahrens, bevor ein Upgrade von Microsoft Office SharePoint Server 2007 auf SharePoint Server 2010 erfolgt. Grundlegendes zu den Zielen beim Testen des Upgradeverfahrens: Anpassungen, Hardware, zeitlicher Ablauf und Planung Ausführende Schritte Visio zum Testen des (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167104&clcid=0x4 Upgradeverfahrens 07) Verwenden Sie dieses PDF Modell mit dem folgenden (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167105&clcid=0x4 Artikel: Use a trial upgrade 07) to find potential issues XPS (SharePoint Server 2010) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167106&clcid=0x4 07) Microsoft SharePoint Server 2010 – Dienstupgrade Behandelt das Upgrade von Diensten von Microsoft Office SharePoint Server 2007 auf SharePoint Server 2010. Überlegungen zu bestimmten Diensten: Personalisierung, Suche, InfoPath Forms, Excel, Geschäftsdatenkatalog , Einmaliges Anmelden 28 Direktes Upgrade inklusive Titel Beschreibung Dienstupgrade Upgrade durch Anfügen von Datenbanken inklusive Dienstupgrade Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167107&clcid=0x4 07) PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167108&clcid=0x4 07) XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167109&clcid=0x4 07) Microsoft SharePoint Server 2010 – Aktualisieren von übergeordneten und untergeordneten Farmen 29 Behandelt den Vorgang der Aktualisierung von Farmen, die Dienste gemeinsam verwenden (übergeordnete und untergeordnete Farmen) sowie die in diesem Zusammenhang zu beachtenden Überlegungen. Titel Beschreibung Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=190984&clcid=0x407) PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=190985&clcid=0x407) XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=190986&clcid=0x407) Erste Schritte mit Business Intelligence in SharePoint Server 2010 Bietet eine Übersicht über Business Intelligence in SharePoint Server und liefert die folgenden Informationen. Eine Übersicht über die verschiedenen Business IntelligenceDienste und deren Verwendung. Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167082&clcid=0x4 07) PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167170&clcid=0x4 07) 30 Architektur für die Verwendung der Business IntelligenceDienste und deren Funktionsweise in einer Topologie. Eine Liste möglicher Datenquellen für die verschiedenen Business IntelligenceDienste. Titel Beschreibung XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167171&clcid=0x4 07) Datenbanken, die SharePoint 2010-Produkte unterstützen Beschreibt die Microsoft SQL Server-Datenbanken, auf denen SharePoint Server 2010 ausgeführt wird. Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=187970&clcid=0x4 07) PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=187969&clcid=0x4 07) XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=187971&clcid=0x4 07) SharePoint 2010-Produkte: Virtualisierungsprozess 31 Stellt Anleitungen für die Virtualisierung und die zahlreichen Stufen der Bereitstellung zur Verfügung sowie Anforderungen und Beispiele. Verwenden Sie dieses Diagramm mit den Artikeln in den folgenden Kapiteln: Virtualization planning (SharePoint Foundation 2010) Titel Beschreibung Virtualization planning (SharePoint Server 2010) Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195021&clcid=0x407) PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195022&clcid=0x407) XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195023&clcid=0x407) Veranschaulicht die Entwicklung eines Steuerungsplans, der ITSteuerung, InformationsverwaltungsSteuerung und AnwendungsverwaltungsSteuerung enthält. Steuerung für SharePoint Server 2010 Verwenden Sie dieses Diagramm mit den folgenden Artikeln: Steuerung (Übersicht) (SharePoint Server 2010) Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=200532&clcid=0x407) PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=200533&clcid=0x407) XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=200534&clcid=0x407) 32 Steuerungsfeatures (SharePoint Server 2010) Tipps zum Drucken von Postern Wenn Sie über einen Plotter verfügen, können Sie diese Poster in ihrer ursprünglichen Größe drucken. Ohne Plotter führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Poster auf Papier mit kleinerem Format zu drucken. Drucken von Postern auf Papier mit kleinerem Format 1. Öffnen Sie das Poster in Visio. 2. Klicken Sie im Menü Datei auf Seite einrichten. 3. Wählen Sie auf der Registerkarte Druckeinrichtung im Abschnitt Druckerpapier das Papierformat aus, auf dem gedruckt werden soll. 4. Klicken Sie auf der Registerkarte Druckeinrichtung im Abschnitt Zum Drucken zoomen auf Anpassen, und geben Sie dann unter Seite(n) breit und Seite(n) hoch jeweils den Wert 1 ein. 5. Klicken Sie auf der Registerkarte Zeichenbl.größe auf An Zeichnungsgröße anpassen, und klicken Sie dann auf OK. 6. Klicken Sie im Menü Datei auf Drucken. 33 Planen von Websites und Lösungen (SharePoint Server 2010) Dieser Abschnitt enthält Themen, die Ihnen bei der Planung Ihrer Microsoft SharePoint Server 2010-Website und Lösungskomponenten helfen. Grundlegende Websiteplanung (SharePoint Server 2010) Anhand der Themen in diesem Abschnitt wird Schritt für Schritt die Planung von Websites erläutert, die SharePoint Server 2010-Features verwenden. Planen der Sicherheit für Websites und Inhalte (SharePoint Server 2010) Mithilfe der Themen in diesem Abschnitt können Sie Berechtigungen planen, mit denen der Zugriff auf Websites und Inhalte gesteuert wird. Website- und Lösungssteuerung (SharePoint Server 2010) Mithilfe der Themen in diesem Abschnitt können Sie die Einrichtung der Umgebung zum Hosten von IT-Diensten und Sandkastenlösungen planen sowie die geeignetste Informationsarchitektur für Ihre Unternehmensanforderungen definieren. Planen von Sandkastenlösungen (SharePoint Server 2010) Mithilfe der Themen in diesem Abschnitt können Sie Sandkastenlösungen planen, die in eingeschränkten Ausführungsumgebungen in Ihrem Unternehmen ausgeführt werden. Steuerung (Übersicht) (SharePoint Server 2010) In diesem Artikel wird die Steuerung als ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Bereitstellung von Microsoft SharePoint Server 2010 eingeführt. Zudem wird erläutert, warum Informationsarchitektur und IT-Dienste die wesentlichen Komponenten eines Steuerungsplans darstellen. Plan managed metadata (SharePoint Server 2010) In den Themen in diesem Abschnitt finden Sie die wichtigsten Konzepte für verwaltete Metadaten sowie Anleitungen zur Verwendung verwalteter Metadaten in Ihrer SharePoint-Lösung. Planen für die Kommunikation über soziale Netzwerke und die Zusammenarbeit (SharePoint Server 2010) Mithilfe der Themen in diesem Abschnitt können Sie Lösungen planen, mit denen die Kommunikation über soziale Netzwerke und die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen implementiert werden. Enterprise Content Management-Planung (SharePoint Server 2010) Die Themen in diesem Abschnitt enthalten konzeptionelle Informationen zur Dokumentverwaltung, Datensatzverwaltung und digitalen Inventarverwaltung. Planen der Dokumentverwaltung (SharePoint Server 2010) Die Themen in diesem Abschnitt helfen Ihnen bei der Planung von Dokumentverwaltungslösungen für Ihre Organisation. Planen der Datensatzverwaltung (SharePoint Server 2010) 34 In den Themen in diesem Abschnitt wird die Datensatzverwaltung in SharePoint Server 2010 beschrieben. Außerdem erhalten Sie hier Richtlinien für die Planung Ihrer Datensatzverwaltungslösung. Planen digitaler Objektbibliotheken (SharePoint Server 2010) Mithilfe der Themen in diesem Abschnitt können Sie Lösungen für Websites mit digitalen Komponenten wie z. B. Video, Audio und Bilder planen. Plan Web content management (SharePoint Server 2010) Anhand der Themen in diesem Abschnitt wird Schritt für Schritt die Planung von Web Content Management-Websites mithilfe von SharePoint Server 2010-Features erläutert. Business Intelligence Planning Anhand der Themen in diesem Abschnitt wird Schritt für Schritt die Planung von Business Intelligence-Lösungen für Ihre Unternehmensdaten erläutert. Business intelligence Basics Die Themen in diesem Abschnitt liefern eine grundlegende Übersicht über Business Intelligence-Funktionen in SharePoint Server 2010. Plan for PerformancePoint Services (SharePoint Server 2010) Mithilfe der Themen in diesem Abschnitt können Sie die Implementierung von PerformancePoint-Diensten und BI-Dashboards planen. Excel Services overview (SharePoint Server 2010) Mithilfe der Themen in diesem Abschnitt können Sie die Implementierung von Excel Services in Ihrer Unternehmensumgebung planen. Plan for Visio Services (SharePoint Server 2010) Mithilfe der Themen in diesem Abschnitt können Sie die Implementierung von Visio Services planen. Business data and processes planning (SharePoint Server 2010) Anhand der Themen in diesem Abschnitt wird Schritt für Schritt die Planung von Lösungen erläutert, mit denen Geschäftsprozesse für Ihre Unternehmensdaten implementiert werden. Plan for Business Connectivity Services (SharePoint Server 2010) Mithilfe der Themen in diesem Abschnitt können Sie Lösungen planen, mit denen eine Verbindung zwischen externen Daten Ihres Unternehmens und Information Worker, die SharePoint-Websites und Office 2010-Anwendungen verwenden, hergestellt wird. Plan InfoPath Forms Services (SharePoint Server 2010) Mithilfe der Themen in diesem Abschnitt können Sie Lösungen planen, die InfoPath-Formulare zum Sammeln, Anpassen und Überprüfen von Geschäftsdaten verwenden, mit denen Mitarbeiter wichtige Unternehmensabläufe optimieren. Plan workflows (SharePoint Server 2010) Anhand der Themen in diesem Abschnitt können Sie Unternehmensabläufe planen und in Ihre SharePoint-Lösungen implementieren. Access Services Planning 35 Mithilfe der Themen in diesem Abschnitt können Sie die Implementierung von Access Services planen. Plan quota management (SharePoint Server 2010) Dieser Artikel enthält Anleitungen zum Bestimmen der Einstellungen für Kontingentvorlagen und Papierkörbe sowie zum Festlegen, ob und wann nicht verwendete Websites gelöscht werden sollen. Siehe auch Weitere Ressourcen Server farm and environment planning (SharePoint Server 2010) 36 Grundlegende Websiteplanung (SharePoint Server 2010) Dieser Abschnitt enthält Informationen, die IT-Spezialisten beim Planen von Websites mithilfe von Microsoft SharePoint Server 2010-Features helfen sollen. Die Effektivität einer Website oder einer Gruppe von Websites hängt von vielen Faktoren ab. Einer der wichtigsten Faktoren ist jedoch die Auffindbarkeit der Website und des auf der Website benötigten Inhalts. Die Struktur einer Website oder einer Gruppe von Websites und die Navigation auf und zwischen den Websites sind wichtige Elemente bei der Unterstützung von Benutzern beim Suchen und Freigeben von Informationen und bei der Zusammenarbeit. Inhalt dieses Abschnitts: Unter Websites und Websitesammlungen (Übersicht) (SharePoint Server 2010) werden Websitesammlungen und Websites beschrieben. Außerdem erhalten Sie Informationen zu den Websitevorlagen, die zum Erstellen von Websites in SharePoint Server 2010 verwendet werden. Unter Planen von Websites und Websitesammlungen (SharePoint Server 2010) werden der Prozess und wichtige Überlegungen für die Planung von SharePoint Server 2010-Websites und -Websitesammlungen beschrieben. Übersicht über die Websitenavigation (SharePoint Server 2010) enthält eine Übersicht über die auf einer Website verfügbaren Navigationstypen. Unter Planen der Websitenavigation (SharePoint Server 2010) finden Sie Informationen zum Entwerfen der Navigation für eine Website. Designs (Übersicht) (SharePoint Server 2010) enthält eine Übersicht über Designs und deren Funktionsweise. Unter Planen der Verwendung von Designs (SharePoint Server 2010) wird das Planen der Verwendung von Designs auf den Websites erörtert. Außerdem werden wichtige Schritte zum Planen der Verwendung von Designs auf Websites beschrieben. Planen mehrsprachiger Websites für die Zusammenarbeit (SharePoint Server 2010) behandelt die Planung mehrsprachiger SharePoint Server 2010-Websites. 37 Websites und Websitesammlungen (Übersicht) (SharePoint Server 2010) Eine Microsoft SharePoint Server 2010-Websitesammlung ist eine hierarchische Websitestruktur bestehend aus einer Website auf oberster Ebene und Unterwebsites. In diesem Artikel werden Websitesammlungen und Websites beschrieben. Außerdem enthält dieser Artikel Informationen zu den Websitevorlagen, mit denen Websites in SharePoint Server 2010 erstellt werden. Inhalt dieses Artikels: Übersicht über Websitesammlungen Übersicht über Websites In SharePoint Server 2010 enthaltene Websitevorlagen Übersicht über Websitesammlungen Die Websites in einer Websitesammlung weisen gemeinsame Verwaltungseinstellungen, gemeinsame Navigation und weitere gemeinsame Features und Elemente auf. Jede Websitesammlung enthält eine Website auf oberster Ebene und (normalerweise) eine oder mehrere untergeordnete Websites in einer hierarchischen Struktur. Sie müssen die Inhalte und Features einer Website zu einer Websitesammlung gruppieren. Dies bietet die folgenden Vorteile: Für Websiteentwickler stellen die Kataloge und Bibliotheken einer Websitesammlung (z. B. der Gestaltungsvorlagenkatalog oder die Bibliothek für die Bilder der Websitesammlung) eine Möglichkeit dar, eine einheitliche Benutzerumgebung mit Branding für alle Websites in der Websitesammlung zu erstellen. Websitesammlungsadministratoren bietet eine Websitesammlung einen einheitlichen Verwaltungsmechanismus und -bereich. Beispielsweise können so die Sicherheit, Richtlinien und Features für eine komplette Websitesammlung verwaltet werden. Mithilfe von Web Analytics-Berichten der Websitesammlung, Überwachungsprotokollberichten und anderen Daten können Administratoren die Sicherheit und Leistung der Websitesammlung leichter überwachen. Für Farmadministratoren bieten Websitesammlungen die Skalierbarkeit für Wachstum basierend auf dem Umfang der gespeicherten Inhalte. Von jeder Websitesammlung kann eine eindeutige Inhaltsdatenbank verwendet werden, weshalb sie von Administratoren problemlos auf andere Server verschoben werden können. Für Websiteautoren stellen die gemeinsamen Websitespalten, Inhaltstypen, Webparts, Erstellungsressourcen, Workflows und anderen Features einer Websitesammlung eine einheitliche Umgebung für die Inhaltserstellung dar. 38 Für Websitebenutzer ergibt sich durch die Vereinheitlichung von Navigation, Branding und Suchtools einer Websitesammlung eine einheitliche Websiteumgebung. In der folgenden Liste finden Sie einige Beispiele für Lösungen, für die die Implementierung als Websitesammlungen Vorteile bieten: Teamwebsite: Eine Websitesammlung zur Unterstützung von Inhaltserstellungs- und Zusammenarbeitsaufgaben für Benutzer in der Organisation, die gemeinsam Inhalte entwickeln, um die Ziele der Organisation besser zu erreichen. In vielen Fällen enthält diese Art von Website gemeinsame Inhalte, die nicht veröffentlicht, sondern nur intern verwendet werden, sowie Inhalte, die zur Veröffentlichung für ein externes Publikum vorgesehen sind. Veröffentlichungssite: Eine Websitesammlung, die so konfiguriert ist, dass die Websitemitglieder den Inhalt der Website anzeigen, bearbeiten und mit diesem interagieren können. Veröffentlichungssites sind häufig als zwei Websitesammlungen konfiguriert: eine Produktionswebsitesammlung und eine InhaltserstellungsWebsitesammlung. Die Produktionswebsitesammlung stellt die veröffentliche Website darstellt, die von der Zielgruppe des Inhalts verwendet wird. Die Inhaltserstellungs-Websitesammlung spiegelt die Produktionswebsite und wird vom Autorenteam zum Erstellen und Anzeigen des Websiteinhalts und zum Testen der Websitefeatures verwendet. In SharePoint Server 2010 gibt es ein Inhaltsbereitstellungsfeature, mit dem Inhalt von einer InhaltserstellungsWebsitesammlung in eine Produktionswebsitesammlung kopiert wird. Informationen zur Inhaltsbereitstellung finden Sie unter Content deployment overview. Übersicht über Websites Eine Websitesammlung besteht aus einer Website auf oberster Ebene und einer oder mehreren untergeordneten Websites. Jede Website auf oberster Ebene und alle untergeordneten Websites in der Websitestruktur basieren auf einer Websitevorlage und können über weitere eindeutige Einstellungen und eindeutigen Inhalt verfügen. Teilen Sie den Inhalt Ihrer Websitesammlung in separate Websites auf, um eine genauere Kontrolle über die Darstellung, den Inhalt und die Features der einzelnen Seiten in der Websitesammlung zu erhalten. Die folgenden Websitefeatures können eindeutig konfiguriert werden: Vorlagen: Für jede Website kann eine eindeutige Vorlage festgelegt werden. Weitere Informationen finden Sie unter In SharePoint Server 2010 enthaltene Websitevorlagen. Sprache: Wenn Sprachpakete auf dem Webserver installiert wurden, können Sie beim Erstellen einer neuen Website eine sprachspezifische Websitevorlage auswählen. Text auf der Website wird in der Sprache der Websitevorlage angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Deploy language packs (SharePoint Server 2010). Sicherheit: Für jede Website können eindeutige Benutzergruppen und Berechtigungen definiert werden. Navigation: Sie können die Navigation auf der Website optimieren, indem Sie in jedem Teil der Websitehierarchie eindeutige Navigationslinks konfigurieren. Die Websitenavigation gibt die Beziehungen zwischen den Websites einer 39 Websitesammlung wieder. Daher bilden die Planung der Navigation und die Planung der Websitestrukturen eng miteinander verwobene Aktivitäten. Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über die Websitenavigation (SharePoint Server 2010). Webseiten: Jede Website kann eine eindeutige Willkommensseite und weitere Seiten enthalten. Weitere Informationen finden Sie unter Plan Web pages. Websitelayouts: Sie können auf einer Website eindeutige Layouts oder Gestaltungsvorlagen zur Verfügung stellen. Weitere Informationen finden Sie unter Plan Web pages. Designs: Die Farben und Schriftarten auf einer Website können geändert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Planen der Verwendung von Designs (SharePoint Server 2010). Regionale Einstellungen: Sie können die regionalen Einstellungen ändern, wie z. B. Gebietsschema, Zeitzone, Sortierreihenfolge, Zeitformat und Kalendertyp. Suche: Für jede Website können eindeutige Sucheinstellungen festgelegt werden. Beispielsweise können Sie festlegen, dass eine bestimmte Website in den Suchergebnissen niemals angezeigt wird. Inhaltstypen: Für jede Website können eindeutige Inhaltstypen und Websitespalten festgelegt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Inhaltstypen und Workflows (SharePoint Server 2010). Workflows: Für jede Website können eindeutige Workflows festgelegt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Plan workflows (SharePoint Server 2010). In SharePoint Server 2010 enthaltene Websitevorlagen Der folgende Abschnitt enthält Informationen zu den in SharePoint Server 2010 enthaltenen Websitevorlagen. Eine Websitevorlage kann zwar in der Standardkonfiguration verwendet werden, aber Sie können auch die Standardeinstellungen der Website mithilfe der Websiteverwaltungsseiten ändern und die Website dann als neue Vorlage speichern. Darüber hinaus können Sie den Entwurf und die Features einer Vorlage mithilfe von Microsoft SharePoint Designer 2010 oder Microsoft Visual Studio 2010 ändern. In der folgenden Tabelle werden alle Websitevorlagen aufgelistet, deren Verwendungszweck beschrieben und darauf hingewiesen, ob die Vorlage auf der Ebene der Websitesammlung und/oder Website verfügbar ist. Die zum Gruppieren der Vorlagen verwendete Kategorie kann in Abhängigkeit von der Ebene, auf der die Website erstellt wird, variieren. Vorlage Zweck Kategorie in der Kategorie in der Websitesammlu Website ng < Vorlage später auswählen > Eine leere Website, für die Sie später eine Vorlage auswählen können. Benutzerdefinier n/v t 40 Vorlage Zweck Kategorie in der Kategorie in der Websitesammlu Website ng Posten-Webdatenbank Eine Posten-Datenbank, um n/v Posten nachzuverfolgen, einschließlich der Postendetails und der Besitzer. Webdatenbank en StandardEine Website zur Planung, Besprechungen Besprechungen Besprechungsarbeitsbere Organisation und ich Aufzeichnung der Ergebnisse einer Besprechung. Auf dieser Website werden Listen zum Verwalten der Tagesordnung, Besprechungsteilnehmer und Dokumente bereitgestellt. Basissuchcenter Enterprise Eine Website für die Bereitstellung der Suchfunktionen. Die Website enthält Seiten für Suchergebnisse und für erweiterte Suchvorgänge. Suche Leerer Eine leere Besprechungsarbeitsbere Besprechungswebsite, die ich Sie basierend auf Ihren Anforderungen anpassen können. Besprechungen Besprechungen Leere Website Eine leere Website, die Sie basierend auf Ihren Anforderungen anpassen können. Zusammenarbei Leer und t benutzerdefinier t Blog Eine Website, auf der eine Zusammenarbei Inhalt Person oder ein Team Ideen, t Beobachtungen und Kompetenzen bereitstellen kann, zu denen Besucher der Website Kommentare abgeben können. Business Intelligence Center Eine Website zur Darstellung Enterprise von Business IntelligenceDaten. Stellt Dokumentbibliotheken zum Speichern von Dokumenten, Abbildern, 41 Daten Vorlage Zweck Kategorie in der Kategorie in der Websitesammlu Website ng Datenverbindungen und Dashboard-Webparts bereit. Stellt auch Listen zum Verknüpfen von Inhalt aus PerformancePoint Services in Microsoft SharePoint Server 2010 bereit. n/v Gemeinnützige Beiträge- Eine Datenbank zum Nachverfolgen von Webdatenbank Informationen zu Spendensammlungen einschließlich der von Mitwirkenden geleisteten Spenden, kampagnenbezogener Ereignisse und ausstehender Aufgaben. Webdatenbank en Kontakte-Webdatenbank Eine Kontakte-Datenbank n/v zum Verwalten von Informationen zu Personen, mit denen Ihr Team zusammenarbeitet, z. B. Kunden und Partner. Webdatenbank en EntscheidungEine Website, auf der Sie für Besprechungen Besprechungen Besprechungsarbeitsbere Besprechungen den Status ich nachverfolgen oder Entscheidungen treffen können. Auf dieser werden Listen zum Erstellen von Aufgaben, Speichern von Dokumenten und Aufzeichnen von Entscheidungen bereitgestellt. Dokumentcenter Eine Website für die zentrale Enterprise Verwaltung von Dokumenten im Unternehmen. Dokumentarbeitsbereich Eine Website, auf der Kollegen gemeinsam an einem Dokument arbeiten können. Es werden eine Dokumentbibliothek zum Speichern der primären 42 Inhalt Zusammenarbei Zusammenarbe t it, Inhalt Vorlage Zweck Kategorie in der Kategorie in der Websitesammlu Website ng Dokument- und Hilfsdateien, eine Aufgabenliste zum Zuweisen von Aufgaben und eine Hyperlinkliste bereitgestellt, die auf Ressourcen für das Dokument zeigt. Unternehmenssuchcenter Eine Website für die Enterprise Bereitstellung der Suchfunktionen. Die Willkommensseite umfasst ein Suchfeld mit zwei Registerkarten: eine für die allgemeine Suche und eine weitere für die Suche nach Informationen zu Personen. Sie können Registerkarten hinzufügen und anpassen, um die Suche auf andere Suchbereiche oder Ergebnistypen zu konzentrieren. Suche Unternehmenswiki Eine Website zum Veröffentlichung Zusammenarbe it, Inhalt Veröffentlichen von Wissen, an dem Sie das gesamte Unternehmen teilhaben lassen möchten. Sie stellt eine Benutzeroberfläche zum einfachen Bearbeiten von Inhalten bereit und bietet einen zentralen Ort für die gemeinsame Dokumenterstellung, für Diskussionen und für die Projektverwaltung. FAST-Suchcenter Eine Website für die Bereitstellung der FASTSuchfunktionen. Die Willkommensseite umfasst ein Suchfeld mit zwei Registerkarten: eine für die allgemeine Suche und eine weitere für die Suche nach Informationen zu Personen. 43 Suche Vorlage Zweck Kategorie in der Kategorie in der Websitesammlu Website ng Sie können Registerkarten hinzufügen und anpassen, um die Suche auf andere Suchbereiche oder Ergebnistypen zu konzentrieren. Gruppenarbeitssite Diese Vorlage stellt eine Zusammenarbei Zusammenarbe t it Groupwarelösung zur Verfügung, mit der Teams Informationen erstellen, organisieren und gemeinsam verwenden können. Sie enthält den Gruppenkalender, Rundschreiben, Telefongesprächsnotizen, die Dokumentbibliothek und andere Basislisten. Probleme-Webdatenbank Eine Probleme-Datenbank n/v zum Verwalten einer Reihe von Problemen. Sie können Probleme zuweisen, Problemen Prioritäten zuordnen und den Status von Problemen über ihren gesamten Verlauf nachverfolgen. Webdatenbank en Microsoft Project-Website Eine Website, die die Zusammenarbei Überwachung Projektzusammenarbeit im t Team unterstützt. Auf dieser Website finden Sie Listen mit Projektdokumenten, Projektproblemen, Projektrisiken und Projektanforderungen, die mit Vorgängen in Microsoft Project Server 2010 verknüpft werden können. Mehrseitiger Eine Website zum Planen Besprechungen Besprechungen Besprechungsarbeitsbere von Besprechungen und zum ich Aufzeichnen von Entscheidungen und anderen Ergebnissen der Besprechung. Auf dieser 44 Vorlage Zweck Kategorie in der Kategorie in der Websitesammlu Website ng werden Listen für die Verwaltung der Tagesordnung und Besprechungsteilnehmer bereitgestellt. Sie enthält außerdem zwei leere Seiten, die Sie basierend auf Ihren Anforderungen anpassen können. Websitehost Eine Website, die zum Enterprise Hosten persönlicher Websites (Meine Websites) und der öffentlichen Seite Personenprofil verwendet wird. Diese Vorlage muss nur einmal pro BenutzerprofildienstAnwendung bereitgestellt werden. Diese Vorlage ist nur auf der Ebene der Websitesammlung verfügbar. n/v Personalisierungswebsite Eine Website zum n/v Übermitteln personalisierter Ansichten, Daten und Navigation von dieser Websitesammlung an Meine Website. Dazu zählen spezifische Webparts für die Personalisierung sowie Navigation, die für Websites von Meine Website optimiert ist. Diese Vorlage ist nur auf der Websiteebene verfügbar. Leer und benutzerdefinier t PowerPointÜbertragungscenter n/v Eine Website zum Hosten Enterprise von Microsoft PowerPoint 2010-Übertragungen. Referenten können eine Verbindung mit der Website herstellen und einen Link für Remotezuschauer zum Beobachten der Bildschirmpräsentation in 45 Vorlage Zweck Kategorie in der Kategorie in der Websitesammlu Website ng einem Webbrowser erstellen. Projekte-Webdatenbank Eine n/v Projektüberwachungsdatenb ank zum Überwachen mehrerer Projekte und zum Zuweisen von Aufgaben für verschiedene Personen. Webdatenbank en Veröffentlichungsportal Eine Startwebsitehierarchie Enterprise für eine Internetwebsite oder ein großes Intranetportal. Diese Website kann mit einem unverkennbaren Branding angepasst werden. Sie umfasst eine Homepage, eine Website mit Beispielpresseerklärungen, ein Suchcenter und eine Anmeldeseite. Normalerweise verfügen diese Websites über deutlich mehr Leser als Mitwirkende, und sie wird zum Veröffentlichen von Webseiten mit Genehmigungsworkflows verwendet. Standardmäßig ermöglicht diese Website Inhaltsgenehmigungsworkflo ws für einen stärker formell und kontrolliert ausgerichteten Veröffentlichungsprozess. Außerdem sind die Rechte anonymer Benutzer auf das Anzeigen von Inhaltsseiten beschränkt, SharePoint Server 2010Anwendungsseiten können von diesen nicht angezeigt werden. Diese Vorlage ist nur auf der Ebene der Websitesammlung verfügbar. n/v 46 Vorlage Zweck Kategorie in der Kategorie in der Websitesammlu Website ng n/v Veröffentlichungswebsite Eine leere Website zum Erweitern Ihrer Website und zum schnellen Veröffentlichen von Webseiten. Die Mitwirkenden können an Entwurfsversionen von Seiten arbeiten und sie veröffentlichen, sodass sie für Leser sichtbar sind. Die Website umfasst Dokumentund Bildbibliotheken zum Speichern von Webveröffentlichungen. Inhalt n/v Veröffentlichungssite mit Eine Website für die Workflow Veröffentlichung von Webseiten nach einem Zeitplan mithilfe von Genehmigungsworkflows. Sie umfasst Dokument- und Bildbibliotheken zum Speichern von Webveröffentlichungen. Standardmäßig können nur Websites mit dieser Vorlage auf dieser Website erstellt werden. Diese Vorlage ist nur auf der Websiteebene verfügbar, wenn die Vorlage Veröffentlichungsportal zum Erstellen der Website auf oberster Ebene verwendet wird. Inhalt Datenarchiv Daten Enterprise Eine Website für die Datensatzverwaltung. Für die Datensatzverwaltung kann die Routingtabelle so konfiguriert werden, dass eingehende Dateien an bestimmte Speicherorte weitergeleitet werden. Mit dieser Website können Sie auch verwalten, ob 47 Vorlage Zweck Kategorie in der Kategorie in der Websitesammlu Website ng Datensätze gelöscht oder geändert werden können, nachdem sie dem Repository hinzugefügt wurden. Sozialer Eine Website zum Planen Besprechungen Besprechungen Besprechungsarbeitsbere von sozialen ich Zusammenkünften. Sie stellt Listen zum Nachverfolgen von Teilnehmern, Bereitstellen von Wegbeschreibungen und Speichern von Bildern für das Ereignis bereit. Teamwebsite Eine Website, auf der ein Zusammenarbei Zusammenarbe Team Informationen ordnen, t it erstellen und freigeben kann. Es werden eine Dokumentbibliothek sowie Listen für die Verwaltung von Ankündigungen, Kalenderelementen, Aufgaben und Diskussionen bereitgestellt. Visio-Prozessrepository Eine Website, auf der Teams Zusammenarbei Inhalt Visio-Prozessdiagramme t anzeigen, freigeben und speichern können. Sie stellt eine Dokumentbibliothek mit Versionsverwaltung zum Speichern von Prozessdiagrammen bereit, außerdem Listen zum Verwalten von Ankündigungen und Aufgaben sowie zum Überprüfen von Diskussionen. Einige Microsoft Office SharePoint Server 2007-Websitevorlagen, z. B. die Vorlagen Websiteverzeichnis, Nachrichten und Zusammenarbeitsportal, sind nicht als Option in SharePoint Server 2010 verfügbar. Auf diese Vorlagen kann weiterhin zugegriffen werden, und Entwickler können sie programmgesteuert verwenden. Diese Vorlagen stehen auch weiterhin als Optionen in der Benutzeroberfläche zur Verfügung, wenn für die SharePoint Server 2010-Farm ein Upgrade von Office SharePoint Server 2007 48 ausgeführt wird. Andernfalls können Sie die Features für thematische Kategorien in SharePoint Server 2010 verwenden, um einen Großteil der in diesen Vorlagen bereitgestellten Funktionalität zu erzielen. Siehe auch Konzepte Planen von Websites und Websitesammlungen (SharePoint Server 2010) Übersicht über die Websitenavigation (SharePoint Server 2010) Planen der Websitenavigation (SharePoint Server 2010) 49 Planen von Websites und Websitesammlungen (SharePoint Server 2010) Microsoft SharePoint Server 2010-Websites bestehen aus einer Websitesammlung. Dies ist eine hierarchische Struktur mit einer Website auf der obersten Ebene und den einzelnen Websites unterhalb von dieser. In diesem Artikel werden der Planungsprozess und wichtige Überlegungen bei der Planung von SharePoint Server 2010-Websites und Websitesammlungen beschrieben. Darüber hinaus wird eine Methode zum Dokumentieren der Entscheidungen in Bezug auf die Websitestruktur empfohlen. Informationen über Websites und Websitesammlungen sowie die Websitevorlagen, die zum Erstellen von Websites in SharePoint Server 2010 verwendet werden, finden Sie unter Websites und Websitesammlungen (Übersicht) (SharePoint Server 2010). Inhalt dieses Artikels Informationen zum Planen von Websites und Websitesammlungen Bestimmen der Websitetypen Planen von Websites nach der Organisationshierarchie Planen von Anwendungswebsites Planen von Websites für Internetpräsenzen Planen von Veröffentlichungssites Planen von weiteren Websites Bestimmen von Websitesammlungen Arbeitsblatt "Websiteplanungsdaten" Informationen zum Planen von Websites und Websitesammlungen Im Allgemeinen planen Sie Websites und Websitesammlungen in der folgenden Reihenfolge: Bestimmen der Anzahl und der Typen der Websites auf der obersten Ebene und der in der Hierarchie darunter befindlichen Websites, die benötigt werden. Bestimmen der Anzahl und der Typen der Websitesammlungen, in denen die Websites organisiert werden. Bestimmen der Websitetypen Der erste Schritt bei der Planung einer auf SharePoint Server 2010 basierenden Lösung besteht darin, zu bestimmen, welche Typen von Websites Ihre Organisation und Ihre Kunden brauchen. Diese Festlegung wirkt sich auf spätere Planungsentscheidungen aus, 50 z. B. darauf, wo in der Servertopologie die Websites implementiert werden, welche Features für die einzelnen Websites geplant werden sollen, wie Prozesse implementiert werden, die mehrere Websites überspannen, und wie Informationen über eine oder mehrere Websites hinweg verfügbar gemacht werden. In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie unterschiedliche Arten von Websites planen. Planen von Websites nach der Organisationshierarchie Orientieren Sie sich bei der Planung der grundlegenden Websites an der Größe und der Struktur Ihrer Organisation. Jede Website kann Informationen enthalten, die für das jeweilige Projekt oder den jeweiligen Bereich innerhalb der Gesamtorganisation erforderlich sind, und auf die Websites für die Zusammenarbeit verweisen, die für das Projekt oder den Bereich relevant sind. Manche Websites für größere Bereiche oder Projekte aggregieren auch Informationen aus allen kleineren Websites für untergeordnete Bereiche oder kleinere Projekte. Orientieren Sie sich bei der Planung von Websites nach Ihrer Organisationshierarchie an den folgenden Richtlinien: Websites für Bereiche oder Teams Planen Sie eine einzige Website für eine kleine Organisation oder eine einzige Website pro Bereich oder Projekt mit 50 bis 100 Personen in einer mittelgroßen bis großen Organisation. Für große Organisationen kann es mehrere Ebenen von Websites geben, wobei der Schwerpunkt jeder Portalwebsite auf dem Inhalt liegt, der auf der jeweiligen Ebene der Organisation erstellt und verwaltet wird. Sie können eine Website entwerfen, auf der die Mitglieder Ihrer Organisation an Inhalten zu den Geschäfts- oder Organisationszielen zusammenarbeiten können. Diese Website kann eigenständig sein oder im Rahmen eines Veröffentlichungsprozesses in andere Websites eingebunden werden. Websites weisen häufig eine Mischung aus internen Inhalten für die Zusammenarbeit und externen Inhalten für die Veröffentlichung auf. Websites für Rollups Eine Website für ein Rollup enthält allgemeine organisationsübergreifende Inhalte. Über diese Websites können Benutzer in allen Bereichen Informationen und Experten finden und auf organisationsweite Prozesse zugreifen. Eine solche Website enthält oft Websites, die mit der globalen Informationsarchitektur der Organisation zusammenhängen und in der Regel der Struktur der bereichsbezogenen oder projektbezogenen Websites zugeordnet sind. Planen Sie für jede Organisation die Erstellung einer zentralisierten Website für Rollups mit einer aggregierten Ansicht aller dazugehörigen Websites. Planen von Anwendungswebsites Eine Anwendungswebsite dient der Organisation und Ausführung von Teamprozessen. Anwendungswebsite enthalten in vielen Fällen digitale Dashboards und andere Features zum Anzeigen und Bearbeiten von Daten im Zusammenhang mit dem Zweck der Website. Die Informationen, die in einer Anwendungswebsite präsentiert werden, stammen zumeist aus verschiedenartigen Quellen, etwa aus Datenbanken oder anderen SharePoint-Websites. Beispielsweise könnte die Personalabteilung einer Organisation eine Anwendungswebsite für die Mitarbeiter entwerfen, die folgende Möglichkeiten bietet: Zugriff auf allgemeine Informationen wie Mitarbeiterhandbücher und berufliche Aufstiegsmöglichkeiten Möglichkeiten zur Erledigung gängiger Aufgaben wie Zeiterfassung und Spesenabrechnung 51 Dashboards zum Anzeigen personalisierter Informationen wie Gehälter und Zulagen von Mitarbeitern Ein weiteres Beispiel könnte der interne technische Support einer Organisation darstellen, der eine Helpdesk-Anwendungswebsite zur entsprechenden Unterstützung der Organisationsmitglieder einrichtet. Diese Anwendungswebsite könnte u. a. folgende Features bieten: Zugriff auf eine Wissensdatenbank mit früheren Supportvorgängen und Dokumentation für Best Practices Möglichkeiten zur Erledigung gängiger Aufgaben wie Auslösen eines Supportvorgangs oder Überprüfen des Status laufender Vorgänge Integration in Kommunikationsfeatures für Onlinebesprechungen und -diskussionen Personalisierte Datenansichten (Beispiele: Dashboards mit Ansichten für die Produktivität einzelner Teammitglieder und Kundenzufriedenheitsangaben für Supportmanager oder Übersichten über offene Vorgänge für Supporttechniker) Planen von Websites für Internetpräsenzen Websites für Internetpräsenzen richten sich an Kunden. Sie sind in der Regel markenorientiert gestaltet und zeichnen sich durch einheitliche Stilelemente wie Farben, Schriftarten und Logos sowie Strukturelemente wie Navigationsfeatures und den Aufbau der Seiten in der Website aus. Auch wenn die Darstellung einer Website für eine Internetpräsenz strikt festgelegt ist, kann der Inhalt dynamisch sein und sich häufig ändern. Beispielsweise vermittelt die Website für die Internetpräsenz eines Unternehmens Kunden, Geschäftspartnern, Investoren und potenziellen Mitarbeitern wichtige Unternehmensinformationen. Dazu gehören Beschreibungen der Produkte und Dienstleistungen, Nachrichten über das Unternehmen, Jahresberichte, Veröffentlichungen und Stellenangebote. Ein anderes Beispiel wäre eine Onlinenachrichtenwebsite mit fortlaufend aktualisierten Informationen und Interaktionsfeatures wie Börsenticker und Weblogs. Da eine Website für die Internetpräsenz Ihre Organisation nach außen darstellt, sollten Sie – nach einem festen Zeitplan oder nach Bedarf – eine Bereitstellung verbunden mit dem Testen der Website vor der Veröffentlichung in der öffentlichen Umgebung ("Produktionsumgebung") in Erwägung ziehen. Eine Stagingwebsite ist ein Abbild der Erstellungswebsite zum Testen der Inhalte vor der Veröffentlichung auf der Produktionswebsite. Auf diese Weise können Sie die Einhaltung stringenter Standards sicherstellen. Stagingwebsites ermöglichen Inhaltsautoren außerdem, auf Servern im Intranet des Unternehmens zu arbeiten, während die Internetbenutzer Produktionsserver im Umkreisnetzwerk verwenden. Ein integriertes Inhaltsbereitstellungsfeature erleichtert das Verschieben von Inhalten vom Erstellungsserver auf den Staging- und schließlich auf den Produktionsserver. Planen von Veröffentlichungssites Mithilfe einer Veröffentlichungssite können Autoren Inhalte in Form von Webseiten und dokumenten erstellen und ändern und dann über einen Genehmigungsprozess Benutzern mit den erforderlichen Anzeigeberechtigungen zur Verfügung stellen. Der Veröffentlichungsprozess umfasst das Erstellen von Inhalten und das anschließende Übertragen zur Genehmigung. Nach erfolgter Genehmigung werden die Inhalte den Lesern auf der Website verfügbar gemacht, d. h. veröffentlicht. Die Veröffentlichung erfolgt je nach den Erfordernissen des Projekts nach einem Standardzeitplan oder nach 52 einem benutzerdefinierten Zeitplan. Veröffentlichungssites können je nach der Zielgruppe als Intranet-, Extranet- oder Internetwebsites genutzt werden. So können Sie eine Veröffentlichungssite beispielsweise für eine im Internet bereitgestellte Website verwenden, auf der Pressemitteilungen veröffentlicht werden. Die Presseabteilung erstellt Pressemitteilungen, genehmigt über den Veröffentlichungsworkflow neue Inhalte und legt fest, wann diese den Verbrauchern verfügbar gemacht werden sollen. Ein anderes Beispiel: Sie können eine Veröffentlichungssite für eine Intranetwebsite Ihres Unternehmens verwenden, auf der den Mitarbeitern Firmennachrichten präsentiert werden. Die Seitenautoren können die Zielgruppe für die von ihnen erstellten Inhalte angeben, sodass die Inhalte nur von Mitgliedern der angegebenen Gruppen angesehen werden können. Wie bei Websites für Internetpräsenzen können Sie auch hier das integrierte Feature für Inhaltsbereitstellung verwenden, um Inhalte von einer Stagingwebsite auf eine Produktionswebsite zu verschieben. Die Produktionswebsite kann z. B. eine im Internet bereitgestellte Website oder eine weitere Intranetwebsite innerhalb Ihrer Organisation sein, je nach der Größe Ihrer Organisation und der Komplexität der Anforderungen in Bezug auf die Veröffentlichung. Planen von weiteren Websites Sie können Websitebenutzern das Erstellen zusätzlicher Websites ermöglichen. Beispielsweise können Sie jedem Teammitglied, das eine Website verwendet, im Rahmen der Planung eine Website vom Typ Meine Website zuweisen. Dies ist eine Teamwebsite auf der Basis von Microsoft SharePoint Foundation 2010 mit öffentlichen und privaten Ansichten. Sie können Teammitgliedern auch das Erstellen weiterer Websites wie etwa Dokumentarbeitsbereich-Websites für die Zusammenarbeit an Dokumenten und anderen Projekten ermöglichen. Entsprechend können Sie Benutzern einer Internetwebsite im Rahmen eines webbasierten Diensts Zugriff auf Websites für die Zusammenarbeit gewähren. Beispielsweise können Sie ihnen für die Website Berechtigungen zum Erstellen von Websites für Besprechungsarbeitsbereiche und zur Teilnahme an Onlinebesprechungen gewähren. Informationen darüber, welche Arten von Websites Sie erstellen können, finden Sie unter Websites und Websitesammlungen (Übersicht) (SharePoint Server 2010). Bestimmen von Websitesammlungen Nachdem festgestellt haben, welche Arten von Websites für Ihre Lösung benötigt werden, planen Sie im nächsten Schritt, wie diese Websites in den Websitesammlungen implementiert werden. Eine Websitesammlung ist eine Hierarchie von Websites, die gemeinsam verwaltet werden können. Die Websites in einer Websitesammlung weisen gemeinsame Features auf, z. B. freigegebene Berechtigungen, Vorlagenkataloge, Inhaltstypen und Webparts, und oft nutzen sie eine gemeinsame Navigation. Eine Website wird häufig als Websitesammlung implementiert, wobei die Website auf der obersten Ebene die Homepage für die Websitesammlung bildet. Grundsätzlich sollten Sie beim Planen einer Lösung auf der Basis von SharePoint Server 2010 die folgenden Websitetypen in separaten Websitesammlungen platzieren: Internetwebsites (Staging) Internetwebsites (Produktion) Alle Teamwebsites zu einer Bereichswebsite oder zu einer Internetwebsite 53 Dokumentcenter-Websites Datenarchiv-Websites Alle Websites in einer Websitesammlung werden in derselben SQL-Datenbank gespeichert. dies hat möglicherweise Auswirkungen auf die Website- und Serverleistung, je nachdem, wie die Websitesammlungen und Websites strukturiert sind und welchem Zweck die Websites dienen. Berücksichtigen Sie die folgenden Einschränkungen, wenn Sie die Zuordnung der Inhalte zu einer oder mehreren Websitesammlungen planen: Platzieren Sie extrem aktive Websites in separaten Websitesammlungen. Beispielsweise kann eine Wissensdatenbank-Website im Internet, die anonymes Browsen ermöglicht, viel Datenbankaktivität generieren. Wenn andere Websites dieselbe Datenbank verwenden, kann deren Leistung beeinträchtigt werden. Durch Ablegen der Wissensdatenbank-Website in einer separaten Websitesammlung mit einer eigenen Datenbank können Sie Ressourcen für andere Websites verfügbar machen, die nun mit dieser Website nicht mehr um Datenbankressourcen konkurrieren müssen. Da der gesamte Inhalt einer Websitesammlung in der gleichen Inhaltsdatenbank gespeichert wird, hängt die Leistung von Datenbankvorgängen, z. B. Sichern und Wiederherstellen von Inhalten, von der Menge des Inhalts in der gesamten Websitesammlung, der Größe der Datenbank, der Geschwindigkeit des Servers, der die Datenbank hostet, sowie von weiteren Faktoren ab. Je nach der Menge des Inhalts und der Konfiguration der Datenbank müssen Sie eine Websitesammlung u. U. in mehrere Websitesammlungen aufteilen, damit Vereinbarungen zum Servicelevel für das Sichern und Wiederherstellen, für den Durchsatz oder andere Anforderungen erfüllt werden. Anleitungen zum Verwalten der Größe und Steuern der Leistung von Datenbanken würden allerdings den Rahmen dieses Artikels sprengen. Wenn in einer Websitesammlung unterhalb der Website auf der obersten Ebene zu viele Websites erstellt werden, kann dies die Leistung und die Benutzerfreundlichkeit beeinträchtigen. Beschränken Sie die Anzahl der Websites unter jeder Website auf oberster Ebene auf maximal 2.000. Wenn Sie beabsichtigen, Inhalte mithilfe der Inhaltsbereitstellung zwischen einer Erstellungswebsitesammlung und einer Produktionswebsitesammlung zu verschieben, müssen sich die Websitesammlungen entweder in separaten Webanwendungen befinden, oder sie müssen separate Inhaltsdatenbanken innerhalb der gleichen Webanwendung verwenden. Informationen zur Inhaltsbereitstellung finden Sie unter Content deployment overview. Arbeitsblatt "Websiteplanungsdaten" Laden Sie eine Excel-Version des Arbeitsblatts "Websiteplanungsdaten" (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167837&clcid=0x407) herunter. Dokumentieren Sie mithilfe dieses Arbeitsblatts die Struktur Ihrer Website. Siehe auch Konzepte Websites und Websitesammlungen (Übersicht) (SharePoint Server 2010) 54 Übersicht über die Websitenavigation (SharePoint Server 2010) Planen der Websitenavigation (SharePoint Server 2010) 55 Übersicht über die Websitenavigation (SharePoint Server 2010) Die Websitenavigation stellt die primäre Oberfläche dar, mit deren Hilfe sich Websitebenutzer über Websites und Webseiten Ihrer Website bewegen. Microsoft SharePoint Server 2010 bietet eine Reihe von anpassbaren und erweiterbaren Navigationsfunktionen, die Benutzern bei der Orientierung auf der Website behilflich sind, sodass sie zwischen den Unterwebsites und Seiten wechseln können. Im vorliegenden Artikel werden die in SharePoint Server 2010 verfügbaren Navigationssteuerelemente beschrieben. Dabei wird nicht erläutert, wie Navigationssteuerelemente zu Webseiten hinzugefügt, Navigationssteuerelemente konfiguriert und benutzerdefinierte Navigationssteuerelemente erstellt werden. Inhalt dieses Artikels: Übersicht über Navigationssteuerelemente Navigationssteuerelemente auf Gestaltungsvorlagen Navigation mit der Leiste für häufig verwendete Hyperlinks Navigation über den Schnellstartbereich Brotkrümelnavigation Navigation über die Strukturansicht Metadatennavigation Navigationssteuerelemente auf Seitenlayouts Hyperlinkübersichten Inhaltsverzeichnis Inhaltsabfrage Navigationswebparts Übersicht über Navigationssteuerelemente Navigationssteuerelemente können auf Gestaltungsvorlagen, Seitenlayouts und (mithilfe von Webpartzonen) direkt im Inhalt einer Seite angezeigt werden. Das Navigationsmodell von SharePoint Server 2010 baut auf die hierarchische Struktur der Websitesammlung auf. Mithilfe der Navigationsfeatures können Sie Verknüpfungen zu folgenden Elementen herstellen: Der aktuellen Website untergeordnete Websites Einer Website gleichgeordnete Websites Übergeordnete Websites Webseiten in einer Website Darüber hinaus können Sie Hyperlinks zu beliebigen Orten erstellen, z. B. zu einer externen Website. 56 Navigationslinks in SharePoint Server 2010 sind sicherheitsrelevant. Wenn ein Benutzer der Website nicht über die entsprechenden Berechtigungen für eine SharePoint Server 2010-Website oder -Seite verfügt, auf die ein Link der Websitenavigation verweist, wird der Link für den betreffenden Benutzer nicht angezeigt. Sonstige Inhalte mit Links, die der Navigation manuell hinzugefügt wurden, werden für Benutzer immer noch angezeigt. Auch Seiten, Websites und Links, die der Navigation manuell hinzugefügt wurden, können so konfiguriert werden, dass sie nur für Mitglieder einer bestimmten Zielgruppe zur Verfügung stehen. Benutzern, die keine Mitglieder der jeweiligen Zielgruppe sind, werden Links zu Websites und Seiten für diese Zielgruppe nicht angezeigt. Die SharePoint Server 2010-Navigation basiert auf den ASP.NET-Features in .NET Framework 3.5, mit denen Sie Folgendes anpassen können: Den Websiteübersichtsanbieter Die Datenquelle, die die vom Websiteübersichtsanbieter bereitgestellte Struktur verankert und filtert Die Menüs, die die visuelle Darstellung der Navigationselemente und die Anzeigetiefe einer Hierarchie steuern Navigationssteuerelemente auf Gestaltungsvorlagen Eine Gestaltungsvorlage definiert den äußeren Rahmen der Webseiten auf einer Website. Gestaltungsvorlagen enthalten die Elemente, die allen Seiten der Website gemeinsam sein sollen, beispielsweise Brandinginformationen, allgemeine Befehle wie Suchen sowie Navigationselemente, die auf der gesamten Website verfügbar sein sollen. Hierzu zählen auch die Navigation mit der Leiste für häufig verwendete Hyperlinks sowie die Schnellstartnavigation. Gestaltungsvorlagen stellen auch den Menüstil der Navigationssteuerelemente bereit. Sie können den Menüstil der Gestaltungsvorlagen mit Microsoft SharePoint Designer 2010 oder Microsoft Visual Studio 2010 konfigurieren. Navigation mit der Leiste für häufig verwendete Hyperlinks Die Leiste für häufig verwendete Hyperlinks stellt ein Navigationsmenü dar, das normalerweise mit den Websites verknüpft ist, die sich in der Websitehierarchie eine Ebene unter der aktuellen Website befinden. Die Leiste für häufig verwendete Hyperlinks wird üblicherweise am Anfang jeder Seite auf einer Website angezeigt. Alle Websites eine Ebene unterhalb der aktuellen Website werden standardmäßig der Leiste für häufig verwendete Hyperlinks hinzugefügt, und jede Website verfügt über eine eigene eindeutige Leiste für häufig verwendete Hyperlinks für die Navigation. Websiteadministratoren können die Navigation für eine bestimmte Website anpassen, indem sie eine Website aus der Leiste für häufig verwendete Hyperlinks entfernen. Darüber hinaus können sie die Leiste für häufig verwendete Hyperlinks so konfigurieren, dass nur der Link zur Homepage angezeigt wird, aber keine anderen Websites in der Websitehierarchie. Websiteadministratoren können festlegen, dass die Leiste für häufig verwendete Hyperlinks von der übergeordneten Website übernommen wird. Auf diese Weise können Benutzer von einer beliebigen Position in der Websitesammlung zwischen Websites wechseln, wobei die Leiste für häufig verwendete Hyperlinks in allen Websites der Websitesammlung unverändert bleibt. Eine Internetwebsite, über die die Produkte einer 57 Organisation vermarktet werden, kann beispielsweise eine Website für jede Produktlinie enthalten. Durch die Anzeige der Website für jedes einzelne Produkt in der Leiste für häufig verwendete Hyperlinks jeder Website können Websitedesigner Benutzern das einfache Wechseln zwischen Websites ermöglichen, ohne dass sie dazu zur Homepage der Website zurückkehren müssen. Im Folgenden sind weitere Konfigurationsoptionen für die Leiste für häufig verwendete Hyperlinks aufgeführt: Verknüpfen mit den Webseiten aller Websites der obersten Ebene Verknüpfen mit angegebenen externen Websites Verknüpfen mit angegebenen Websites oder Seiten überall auf der Website Organisieren von Verknüpfungen mit Überschriften Manuelles Sortieren der Elemente auf der Leiste für häufig verwendete Hyperlinks Beschränken der maximalen Anzahl angezeigter Elemente auf der Ebene der globalen Navigation Alle Features der Leiste für häufig verwendete Hyperlinks (z. B. Verknüpfen mit externen Websites) können individuell für jede Website definiert werden. Mit SharePoint Designer 2010 oder Visual Studio 2010 können Sie das Erscheinungsbild und die Funktionen der Leiste für häufig verwendete Hyperlinks zusätzlich anpassen. Sie können z. B. folgende Aktionen durchführen: Anpassen der Cascading Stylesheets, um die Darstellung der Leiste für häufig verwendete Hyperlinks zu ändern Ändern der Datenquelle, z. B. Einschränken der Anzahl der Websites, die in der Leiste für häufig verwendete Hyperlinks angezeigt werden Ändern des Menüstils der Navigation. Beispielsweise können Sie Untermenüs auswählen oder angeben, wie viele Ebenen der Websitehierarchie im Navigationsbereich angezeigt werden. Navigation über den Schnellstartbereich Die Schnellstartnavigation hebt typischerweise die wichtigen Inhalte auf der aktuellen Website, wie z. B. Listen und Bibliotheken, hervor. Die Schnellstartnavigation wird meist im linken Bereich jeder Seite auf einer Website angezeigt. Im Folgenden sind die Features der Schnellstartnavigation aufgeführt: Verknüpfen mit Websites, die sich auf derselben Ebene der Websitehierarchie wie die aktuelle Website befinden Verknüpfen mit bestimmten externen Websites oder Seiten auf der aktuellen Website Organisieren von Verknüpfungen mit Überschriften Manuelles Sortieren der Elemente in der Schnellstartnavigation Beschränken der maximalen Anzahl angezeigter Elemente auf der Ebene der Schnellstartnavigation Beim Anpassen der Leiste für häufig verwendete Hyperlinks können Sie auch das Erscheinungsbild und die Funktionen der Schnellstartnavigation mit SharePoint Designer 2010 oder Visual Studio 2010 anpassen. Brotkrümelnavigation 58 Bei der Brotkrümelnavigation wird eine dynamisch generierte Gruppe von Links am Anfang von Webseiten angezeigt, um Benutzern die aktuelle Position in der Websitehierarchie mitzuteilen. Mit SharePoint Designer 2010 oder Visual Studio 2010 können Sie das Brotkrümel-Navigationssteuerelement konfigurieren. Beispielsweise können Sie einen benutzerdefinierten Navigationsanbieter angeben und die Brotkrümelnavigation von einem Seitenlayout entfernen. Navigation über die Strukturansicht In der Strukturansichtnavigation werden die Websiteinhalte in einer hierarchischen Struktur angezeigt, beispielsweise Listen, Bibliotheken und untergeordnete Websites der aktuellen Website. Die Strukturansichtnavigation wird meist links auf den Seiten einer Website angezeigt. Die Strukturansichtnavigation ist standardmäßig deaktiviert. Websiteadministratoren können die Strukturansichtnavigation auf der Seite Strukturansicht für eine Website einrichten. Metadatennavigation Mit der Metadatennavigation werden die Metadaten zum Inhalt von Bibliotheken und Listen in der Strukturansichtnavigation angezeigt. Damit können Benutzer Bibliothekenund Listeninhalte anhand bestimmter Felder filtern. Websiteadministratoren können die Metadatennavigation auf der Seite Navigationseinstellungen für Metadaten für eine Liste oder Bibliothek konfigurieren und so die Navigationshierarchien und Schlüsselfilter einrichten, die für Benutzer verfügbar sein sollen. Die Metadatennavigation wird nur angezeigt, wenn Benutzer die Liste bzw. Bibliothek aufrufen, für die die Metadatenkonfiguration konfiguriert wurde. Navigationssteuerelemente auf Seitenlayouts Ein Seitenlayout definiert ein Layout für eine Webseite, indem Microsoft ASP.NETSteuerelemente verfügbar gemacht werden, in denen der Inhalt der Seiten angezeigt wird. Sie können einem Seitenlayout mit SharePoint Designer 2010 oder Visual Studio 2010 Navigationssteuerelemente hinzufügen, um Navigationslinks auf Websites zu unterstützen. Wenn ein Navigationssteuerelement auf einem Seitenlayout eingefügt wird, zeigen Webseiten, die dieses Seitenlayout verwenden, das Steuerelement zusammen mit dem Seiteninhalt an. Beispielsweise können Sie ein Seitenlayout definieren, das ein Navigationssteuerelement für Hyperlinkübersichten enthält, sodass eine Reihe von Links zu relevanten Seiten und Websites immer erscheinen, wenn eine Seite angezeigt wird. Weitere Informationen finden Sie unter Hyperlinkübersichten SharePoint Server 2010 enthält die folgenden Navigationssteuerelemente, die Seitenlayouts hinzugefügt werden können: Hyperlinkübersichten Inhaltsverzeichnis Inhaltsabfrage Hyperlinkübersichten Mit dem Hyperlinkübersichten-Steuerelement können Sie einer Seite eine Gruppe von Links hinzufügen. Sie können die Darstellung, Organisation und Präsentation der Links steuern, die Sie einem Hyperlinkübersichten-Steuerelement hinzufügen. 59 Sie können einem Seitenlayout auf drei Arten ein Hyperlinkübersichten-Steuerelement hinzufügen: Sie können das Steuerelement dem Seitenlayout direkt hinzufügen und die Links konfigurieren. Dadurch werden die Links auf allen Seiten angezeigt, die das Seitenlayout verwenden. Sie können das Steuerelement als Feldsteuerelement auf dem Seitenlayout hinzufügen. In diesem Fall können Sie die Links konfigurieren, und Sie können zulassen, dass Autoren die Links ändern und neue Links hinzufügen. Sie können das Steuerelement einer Webpartzone als Webpart hinzufügen. Wenn Sie dies tun, können Autoren die Links ändern, neue hinzufügen und das Hyperlinkübersichten-Steuerelement löschen. Sie können beispielsweise auf einer Website, auf der Sie Themen aus einer technischen Wissensdatenbank veröffentlichen, den für Artikel verwendeten Seitenlayouts ein Steuerelement für Hyperlinkübersichten hinzufügen, um Links zu verwandten Websites mit relevanten Informationen bereitzustellen, und Sie können zulassen, dass Autoren Hyperlinks zu Inhalten hinzufügen, die sich auf die Inhalte der betreffenden Seite beziehen. Inhaltsverzeichnis Mit dem Inhaltsverzeichnis-Steuerelement können Sie einem Seitenlayout ein Inhaltsverzeichnis für die gesamte Website oder einen Teil der Website hinzufügen, sodass die Leiste für häufig verwendete Hyperlinks und die Schnellstartnavigation auf den Gestaltungsvorlagen der Website enthalten ist. Wenn Sie einem Seitenlayout ein Inhaltsverzeichnis-Steuerelement hinzufügen, geben Sie an, welchen Teil der Websitesammlung das Steuerelement verfügbar machen soll, wie die Links angezeigt werden und wie diese organisiert sind. Es gibt zwei Möglichkeiten, einem Seitenlayout ein Inhaltsverzeichnis-Steuerelement hinzuzufügen: Sie können das Steuerelement dem Seitenlayout direkt hinzufügen und konfigurieren. In diesem Fall wird das Inhaltsverzeichnis auf allen Seiten mit diesem Seitenlayout angezeigt. Sie können das Steuerelement einer Webpartzone als Webpart hinzufügen. Wenn Sie dies tun, können Autoren den Umfang des Inhaltsverzeichnis-Steuerelements ändern. Beispielsweise können Sie für die Präsentation einer Reihe von Artikeln in einer Onlinenews-Website dem Layout der Artikelseiten direkt ein InhaltsverzeichnisSteuerelement hinzufügen, sodass Benutzer von einer beliebigen Artikelseite aus von einem Artikel zum anderen wechseln können. Inhaltsabfrage Sie können ein Inhaltsabfrage-Steuerelement zum Verknüpfen mit Seiten oder anderen Elementen verwenden, die basierend auf einer von Ihnen entworfenen Abfrage angezeigt werden. Wenn Sie beispielsweise Artikel auf einer Onlinenews-Website präsentieren, können Sie dem Layout der Homepage Ihrer Website ein Inhaltsabfrage-Steuerelement hinzufügen, sodass neue Beiträge auf dieser Seite hervorgehoben werden. Sie können mithilfe des Inhaltsabfrage-Steuerelements komplexe Abfragen erstellen. Sie können beispielsweise angeben, welche Websites der Websitesammlung abgefragt werden, 60 welche Listen verwendet werden und wie die Zielgruppe definiert ist. Sie können auch Abfragen nach Listen oder Bibliotheken filtern. Es gibt zwei Möglichkeiten, einem Seitenlayout ein Inhaltsabfrage-Steuerelement hinzuzufügen: Sie können das Steuerelement dem Seitenlayout direkt hinzufügen und konfigurieren. In diesem Fall werden die Abfrageergebnisse auf allen Seiten mit diesem Seitenlayout angezeigt. Sie können das Steuerelement einer Webpartzone als Webpart hinzufügen. Wenn Sie dies tun, können Autoren die Abfrage ändern oder das InhaltsabfrageSteuerelement löschen. Navigationswebparts Ein Webpart ist ein Steuerelement, das Autoren in die Webpartzone auf einer Seite einfügen und konfigurieren können. Die Steuerelemente für Hyperlinkübersichten, Inhaltsverzeichnisse und Inhaltsabfragen verfügen jeweils über entsprechende Webparts, die Autoren von Seiten in Webpartzonen auf Seiten einfügen können. Die Webparts weisen dieselben Konfigurationseinstellungen und dieselben Funktionen wie die zugehörigen Steuerelemente auf, sie können jedoch konfiguriert werden, wenn sie durch den Autor auf der Seite eingefügt werden, und nicht wenn sie vom Websitedesigner im Layout der Seite eingefügt werden. Damit Autoren von Seiten Webparts für die Navigation auf einer Seite einfügen können, können Sie auf einem Seitenlayout eine oder mehrere Webpartzonen einrichten, oder Sie können ein Rich-Text-Editor-Steuerelement auf einer Seite einbinden, mit dem Benutzer Webparts direkt im Rich-Text-EditorWebpart einfügen können. Die folgenden Navigationswebparts sind nur für Nicht-Veröffentlichungssites verfügbar: Kategorien: Zeigt Kategorien aus dem Websiteverzeichnis an. Websiteaggregator: Zeigt ausgewählte Websites an. Websites der Kategorie: Zeigt Websites einer bestimmten Kategorie aus dem Websiteverzeichnis an. Kategorienliste: Zeigt die am häufigsten aufgerufenen, mit Tags versehenen Themen in der Organisation auf. Die folgenden Navigationswebparts sind nur für Veröffentlichungssites verfügbar: Hyperlinkübersichten: Ermöglicht Autoren das Erstellen von Links, die gruppiert und mit Stilen versehen werden können. Inhaltsverzeichnis: Zeigt die Navigationshierarchie der Website an. Wenn Sie zulassen, dass Autoren Navigationswebparts auf Seiten einfügen können, schränken Sie Ihre eigene Kontrolle über die Navigation der Portalwebsite ein, da Autoren dann einen Teil der Navigation durch die Benutzer der Website steuern können. In einer weniger strikt kontrollierten Umgebung wie einer Zusammenarbeitswebsite innerhalb einer Organisation, für die einzelne Autoren über die Möglichkeit verfügen müssen, Benutzern Inhalt im Zusammenhang mit der eigenen Arbeit zeigen zu müssen, ist dies möglicherweise geeignet. Für eine strenger kontrollierte Umgebung, beispielsweise eine Internetpräsenzwebsite, in der die Navigation geplant und auf konsistente, vom Websitedesigner und -planer gesteuerte Weise implementiert wird, ist diese Option weniger geeignet. 61 Hinweis: Wenn Sie Webpartzonen auf Seitenlayouts einschließen und trotzdem verhindern möchten, dass Autoren Navigationswebparts in diese Zonen einfügen, können Sie die erforderlichen Berechtigungen zum Verwenden von Navigationswebparts im Webpartkatalog Ihrer Website ändern, damit diese Webparts für Autoren auf Grundlage ihrer Berechtigungsebene nicht verfügbar sind. Siehe auch Konzepte Planen der Websitenavigation (SharePoint Server 2010) Websites und Websitesammlungen (Übersicht) (SharePoint Server 2010) Planen von Websites und Websitesammlungen (SharePoint Server 2010) 62 Planen der Websitenavigation (SharePoint Server 2010) Die Websitenavigation stellt die primäre Oberfläche dar, mit deren Hilfe sich Websitebenutzer über Websites und Webseiten Ihrer Website bewegen. Microsoft SharePoint Server 2010 umfasst eine Reihe von anpassbaren und erweiterbaren Navigationsfeatures, die Benutzern bei der Orientierung und Navigation auf Ihren Websites und Webseiten helfen. Dieser Artikel enthält Anleitungen zum Planen der Websitenavigation für Ihre SharePoint Server 2010-Websites. In diesem Artikel werden weder die in SharePoint Server 2010 verfügbaren Typen von Navigationssteuerelementen beschrieben noch wird erläutert, wie Sie Webseiten Navigationssteuerelemente hinzufügen, wie Sie Navigationssteuerelemente konfigurieren oder wie Sie benutzerdefinierte Navigationssteuerelemente erstellen. Weitere Informationen über Navigationssteuerelemente für Websites finden Sie unter Übersicht über die Websitenavigation (SharePoint Server 2010). Inhalt dieses Artikels: Informationen zum Planen der Navigation Planen der Benutzererfahrung Planen der Navigation auf Webseiten Datenarbeitsblatt für die Planung von Websites Informationen zum Planen der Navigation Die Navigationsplanung umfasst die Planung der Benutzererfahrung für Ihre Website und die Entscheidung, ob es Autoren möglich sein soll, Navigationselemente direkt auf Ihren Seiten einzufügen. Seiten in Websites auf Grundlage von SharePoint Server 2010 bestehen aus drei Elementen: Gestaltungsvorlagen, Seitenlayouts und Seiteninhalt. Bei der Planung Ihrer Websitenavigation treffen Sie Entscheidungen zu diesen Elementen: In Gestaltungsvorlagen konfigurieren Sie globale Navigationselemente (Leiste für häufig verwendete Hyperlinks) und Navigationselemente auf Websiteebene (Schnellstart). Sie können Navigationselemente hinzufügen, die Inhaltsverzeichnisse bereitstellen, sowie dynamischen Zugriff auf Inhalt, basierend auf einer Abfrage oder verfasste Verknüpfungen zu Seitenlayouts. Sie können im Seiteninhalt Inhaltsverzeichnisse, dynamischen Zugriff auf Inhalt basierend auf einer Abfrage oder verfasste Links zulassen. Beachten Sie, dass die Kontrolle von Websitedesignern über die Websitenavigation reduziert wird, wenn Autoren erlaubt wird, Navigationselemente zum Seiteninhalt hinzuzufügen. Darüber hinaus können Sie Breadcrumbs verwenden, um eine Reihe von Verknüpfungen anzuzeigen, die die Websitehierarchie von der aktuellen Seite bis zur Website der obersten Ebene anzeigen. 63 Planen der Benutzererfahrung Ihre Entscheidungen zur Navigation sind eng mit Ihren Entscheidungen zur Struktur der Websites in der Websitehierarchie verbunden. Für jede Website in der Hierarchie können Sie auswählen, ob diese die Leiste für häufig verwendete Hyperlinks oder die Schnellstartnavigation von der übergeordneten Website erben soll. Alternativ können Sie auch einzelne Einstellungen planen. Die Entscheidungen zur Navigation der Website spiegeln deren spezifischen Zweck und die entsprechende Struktur wider. Berücksichtigen Sie bei der Planung der Navigation den Kompromiss zwischen einer großen Anzahl von Navigationslinks, die zu Verwirrung führen können, und einer kleinen Anzahl, die den Websitebenutzern das Auffinden wichtiger Informationen erschweren können. Berücksichtigen Sie außerdem Folgendes: Durch die Vererbung der Navigation von der übergeordneten Website kann die aktuelle Website in einen größeren Kontext versetzt werden. Bei einer Intranetwebsite kann diese Vererbung Information Workern, die andere Websites der Websitesammlung verwenden, bei der Erledigung ihrer Aufgaben unterstützen. Wenn Benutzer einer Website zum Ausführen ihrer Aufgaben keine anderen Websites verwenden müssen, sollten Sie die Definition einer eindeutigen Leiste für häufig verwendete Hyperlinks für die Website in Erwägung ziehen, sodass die Websitebenutzer nicht durch irrelevante Navigationslinks abgelenkt werden. Beispielsweise müssen Datensatzverwalter, die eine Datenarchiv-Website verwenden, das Berichtscenter für ihre Aufgaben möglicherweise nicht verlassen und würden daher nicht von einer Reihe geerbter Navigationslinks auf der Leiste für häufig verwendete Hyperlinks profitieren. Die Anzeige von gleichgeordneten Websites in der Schnellstartnavigation kann bedeuten, dass die gleichgeordneten Websites einem ähnlichen Zweck wie die aktuelle Website dienen. Beispielsweise kann dies auf einer Internetwebsite für die Vermarktung einer Reihe von Produkten die Benutzer dabei unterstützen, die Beschreibungen verwandter Produkte und Dienste zu finden. Wenn Benutzer einer Website jedoch wahrscheinlich keine gleichgeordneten Websites besuchen möchten, sollten Sie diese nicht in der aktuellen Navigation anzeigen. Beispielsweise könnte die Internetwebsite einer Universität mit Websites für jeden Aufbaustudiengang gleichgeordnete Hyperlinks in der aktuellen Navigation der einzelnen übergeordneten Websites auslassen, da die Studierenden einer bestimmten Fachrichtung, beispielsweise BWL, wahrscheinlich nicht daran interessiert sind, Websites anderer Fachrichtungen zu besuchen, z. B. Medizin. Planen der Navigation auf Webseiten Wenn Sie das Veröffentlichungsfeature verwenden, können Sie Seitenlayouts Navigationssteuerelemente hinzufügen. Sie können Seitenlayouts auch Webpartzonen hinzufügen und es Autoren ermöglichen, diesen Zonen Navigationswebparts hinzuzufügen. Wie auch andere Planungsentscheidungen für Seitenelemente sollten Sie die Navigation auf Webseiten auf Grundlage der Überlegung planen, wie viel Kontrolle Sie über die Seitenanzeige haben möchten: Für eine strenge Steuerung der Websitenavigation können Sie Navigationssteuerelemente direkt auf Seitenlayouts einfügen und Webpartzonen von Seitenlayouts entfernen. Sie können auch die Verwendung von Navigationswebparts 64 in diesen Zonen einschränken. Auf der Website für die Internetpräsenz eines Unternehmens mit Millionen von Websitebenutzern entscheiden Sie sich möglicherweise dafür, Autoren das Einfügen von Navigationssteuerelementen nicht zu erlauben. Für eine variablere Websitenavigation können Sie auf Seitenlayouts Webpartzonen einfügen und es Autoren erlauben, Navigationswebparts auf ihren Seiten einzufügen. Auf einer Intranetwebsite, auf der Autoren und Websitebenutzer zu derselben Arbeitsgruppe gehören, können Sie sich beispielsweise dafür entscheiden, Autoren die Navigation ihres Inhalts steuern zu lassen, indem Sie den entsprechenden Seiten Navigationswebparts hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Plan Web pages. Datenarbeitsblatt für die Planung von Websites Laden Sie eine Excel-Version des Arbeitsblatts für die Planung von Websites (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167837&clcid=0x407) herunter. Auf diesem Arbeitsblatt können Sie Ihre Entscheidungen zur Websitenavigation notieren. Siehe auch Konzepte Übersicht über die Websitenavigation (SharePoint Server 2010) Websites und Websitesammlungen (Übersicht) (SharePoint Server 2010) Planen von Websites und Websitesammlungen (SharePoint Server 2010) 65 Designs (Übersicht) (SharePoint Server 2010) Designs stellen eine schnelle und einfache Möglichkeit dar, um Farben und Schriftarten auf Websites in Microsoft SharePoint Server 2010 anzuwenden. Wenn ein Design auf eine Website angewendet wird, wird die Farbe der meisten Seitenelemente, beispielsweise Hintergrundbilder, Text und Hyperlinks, geändert. Die für einige Seitenelemente, beispielsweise Titel, verwendeten Schriftarten werden ebenfalls geändert. Designs können mit den standardmäßigen Websitevorlagen für SharePoint Server 2010 oder mit benutzerdefinierten Gestaltungsvorlagen verwendet werden. Außerdem können Designs erstellt werden, die Websitebesitzer auf Websites anwenden können. Dieser Artikel enthält eine Übersicht über Designs und ihre Funktionsweise. In dem Artikel wird nicht beschrieben, wie benutzerdefinierte Designs mithilfe von Microsoft Office 2010-Anwendungen erstellt werden oder wie Designs in eine Designbibliothek hochgeladen und dort verwaltet werden. Ebenso wird nicht erläutert, wie das gesamte Branding von Websites mit Gestaltungsvorlagen oder Cascading Stylesheets geplant wird. Weitere Informationen finden Sie unter Web Content Management und Branding. Inhalt dieses Artikels: Informationen zum Verwenden von Designs Verwendungsmöglichkeiten für Designs Informationen zum Verwenden von Designs Designs ermöglichen das leichte Branding einer SharePoint Server 2010-Website, da ein Websitebesitzer oder ein Benutzer mit Designerrechten Änderungen an den Farben und Schriftarten von Benutzeroberflächenelementen einer Website vornehmen kann. Designs werden direkt auf der Benutzeroberfläche angewendet bzw. angepasst und erfordern keine Kenntnisse über Cascading Stylesheets oder Gestaltungsvorlagen. Ein Vorteil der Verwendung von Designs besteht darin, dass Websitebesitzer und Benutzer mit Designerrechten keine Entwicklerressourcen benötigen, um einfache Änderungen an einer Website vorzunehmen. Designs sind eine einfache Methode für das Branding einer Website und wirken sich nicht auf das Layout einer Website aus. Standardmäßig wird ein Design nur auf die Website angewendet, für die ein bestimmtes Design ausgewählt ist. Wenn es sich bei der Website um eine Veröffentlichungssite handelt oder das Veröffentlichungsfeature für eine Website aktiviert wurde, können Sie beim Konfigurieren des Designs für eine Website auswählen, dass das Design von der übergeordneten Website geerbt wird. Alternativ können Sie ein Design angeben, das für die Website und für alle Websites, die von dieser Website erben, verwendet wird. Wenn ein alternatives Design ausgewählt und auf eine Website angewendet wird, können Sie auswählen, ob das Design nur auf diese Website oder auf diese Website und alle in der Websitehierarchie untergeordneten Websites angewendet werden soll. Dadurch werden alle individuellen Designs außer Kraft gesetzt, die möglicherweise auf diese Websites angewendet wurden. 66 Hinweis: Designs in SharePoint Server 2010 wurden umgestaltet, um das Erstellen von Designs zu vereinfachen. In Microsoft Office SharePoint Server 2007 erstellte Designs sind nicht mit SharePoint Server 2010 kompatibel. Wenn Sie ein Upgrade von Office SharePoint Server 2007 auf SharePoint Server 2010 vornehmen, können Sie mithilfe des visuellen Upgrades Websites weiterhin mit der alten Benutzeroberfläche verwenden. Es wird jedoch empfohlen, die neue Benutzeroberfläche in SharePoint Server 2010 zu verwenden, um Designs zu erstellen und auf Ihre Websites anzuwenden. Verwendungsmöglichkeiten für Designs Es gibt drei Möglichkeiten zum Verwenden von Designs auf einer Website: Verwenden eines vorinstallierten Designs. Ändern eines vorinstallierten Designs. Hochladen eines benutzerdefinierten Designs in die Designbibliothek. Verwenden eines vorinstallierten Designs SharePoint Server 2010 umfasst vorinstallierte Designs, wie beispielsweise das SharePoint-Standarddesign. Beim Erstellen einer neuen Website wird das SharePointStandarddesign verwendet. Wenn Sie für die Website das Design der übergeordneten Website verwenden möchten, konfigurieren Sie das Design so, dass es von der übergeordneten Website geerbt wird. Ändern eines vorinstallierten Designs Beim Ändern eines vorinstallierten Designs wird nach dem Anwenden der Änderungen automatisch ein neues Design mit dem Namen Benutzerdefiniert erstellt. Es kann für jede Website nur ein Design Benutzerdefiniert geben. SharePoint Server 2010 bietet keine Möglichkeit zum Speichern von Designs innerhalb der Benutzeroberfläche. Wenn Sie ein vorinstalliertes Design ändern, die Änderungen anwenden (und damit ein neues Design mit dem Namen Benutzerdefiniert erstellen) und dann ein zweites vorinstalliertes Design ändern, wird das zweite vorinstallierte Design beim Anwenden der Änderungen zum Design Benutzerdefiniert. Wenn Sie mehrere benutzerdefinierte Designs verwenden möchten, müssen Sie eigene benutzerdefinierte Designs erstellen und in den Designkatalog für die Websitesammlung hochladen. Hochladen eigener benutzerdefinierter Designs in den Designkatalog Sie können benutzerdefinierte Designs erstellen, indem Sie Formatvorlagen in einer Office 2010-Anwendung wie beispielsweise Microsoft PowerPoint 2010 ändern und das Design speichern. Dabei wird eine THMX-Datei erstellt, die Sie in den Designkatalog für eine Websitesammlung hochladen können. Angepasste Designs im Designkatalog sind für alle Websites in der jeweiligen Websitesammlung verfügbar. Siehe auch Konzepte Planen der Verwendung von Designs (SharePoint Server 2010) 67 Planen der Verwendung von Designs (SharePoint Server 2010) Designs stellen eine schnelle und einfache Möglichkeit dar, um Farben und Schriftarten auf Websites in Microsoft SharePoint Server 2010 anzuwenden. Wenn ein Design auf eine Website angewendet wird, wird die Farbe der meisten Seitenelemente, beispielsweise Hintergrundbilder, Text und Hyperlinks, geändert. Die für einige Seitenelemente, beispielsweise Titel, verwendeten Schriftarten werden ebenfalls geändert. Designs können mit den standardmäßigen SharePoint Server 2010Websitevorlagen oder mit benutzerdefinierten Gestaltungsvorlagen verwendet werden. Außerdem können Designs erstellt werden, die Websitebesitzer auf Websites anwenden können. Weitere Informationen finden Sie unter Designs (Übersicht) (SharePoint Server 2010). In diesem Artikel wird das Planen der Verwendung von Designs für alle SharePoint Server 2010-Websites erörtert. Außerdem beschreibt der Artikel die wichtigsten Schritte beim Planen der Verwendung von Designs für Ihre Websites. Das Erstellen benutzerdefinierter Designs mit Microsoft Office 2010-Anwendungen oder das Hochladen und Verwalten von Designs in einer Designbibliothek wird nicht beschrieben. Das Planen des allgemeinen Brandings von Websites mithilfe von Gestaltungsvorlagen oder Cascading Stylesheets (CSS) wird ebenfalls nicht behandelt. Weitere Informationen finden Sie unter Web Content Management and Branding. Bevor Sie diesen Artikel lesen, sollten Sie den Artikel Planen von Websites und Websitesammlungen (SharePoint Server 2010) lesen. Inhalt dieses Artikels: Informationen zum Planen der Verwendung von Designs Entscheidung über die Verwendung von Designs Ermitteln der Anzahl der benötigten Designs Entscheidung über die Zuständigkeit für die Erstellung der Designs Arbeitsblatt "Websiteplanungsdaten" Informationen zum Planen der Verwendung von Designs Wenn Sie die Verwendung von Designs planen, müssen drei wesentliche Entscheidungen getroffen werden: Entscheidung über die Verwendung von Designs. Wenn Sie Designs verwenden möchten, ermitteln Sie die Anzahl der benötigten Designs. Entscheidung über die Zuständigkeit für die Erstellung der benutzerdefinierten Designs. 68 Im weiteren Verlauf des Artikels werden diese Entscheidungen erläutert und zusätzliche Planungsüberlegungen beschrieben. Entscheidung über die Verwendung von Designs Der erste Schritt beim Planen der Verwendung von Designs besteht in der Entscheidung, ob Designs eine geeignete Option für das jeweilige Szenario darstellen. Zu den weiteren Optionen für das Anpassen einer Website gehören das Verwenden einer alternativen CSS-Datei und das Erstellen benutzerdefinierter Gestaltungsvorlagen. Da die Implementierung dieser Optionen das Know-how eines Designers oder Entwicklers erfordert, sind sie möglicherweise nicht für jedes Szenario geeignet. Ermitteln Sie bei der Entscheidung über die Verwendung von Designs, wie viele Änderungen am vorhandenen Aussehen und Verhalten der Websites notwendig sind. Wählen Sie dann die Option aus, die dem Gewünschten am ehesten entspricht. Sie können abhängig von den Anpassungen, die Sie für die Websites vornehmen möchten, eine Kombination aus einer oder mehreren dieser Optionen verwenden. In der folgenden Tabelle werden verschiedene Anpassungsstufen beschrieben und die jeweils am besten geeignete Option empfohlen. Zweck Option Zulassen der Änderung von Farben und Schriftarten durch Websitebesitzer Designs Vornehmen von Änderungen an anderen Designelementen, beispielsweise an Schriftgröße und Abständen Cascading Stylesheets Ändern der gesamten Seitenstruktur und des gesamten Designs Gestaltungsvorlagen Wenn Sie sich für die Verwendung von Designs entscheiden, lesen Sie den Rest des Artikels. Ermitteln der Anzahl der benötigten Designs Wenn Sie sich für die Verwendung von Designs entschieden haben, müssen Sie die Anzahl der für die Websites benötigten Designs ermitteln. Überlegen Sie, ob die mit SharePoint Server 2010 vorinstallierten Designs für Ihre Zwecke ausreichen oder ob Sie benutzerdefinierte Designs für die Verwendung auf allen Websites erstellen müssen. Wenn Sie benutzerdefinierte Designs erstellen, müssen Sie außerdem ermitteln, wie viele Designs benötigt werden, und entscheiden, welche Designs für welche Websites verwendet werden sollen. Dokumentieren Sie mithilfe des Arbeitsblatt "Websiteplanungsdaten", für welche Websites ein Design verwendet werden soll, und bestimmen Sie, wie viele individuelle Designs benötigt werden. 69 Entscheidung über die Zuständigkeit für die Erstellung der Designs Wenn Sie benutzerdefinierte Designs verwenden möchten, müssen Sie bestimmen, wer für das Erstellen der THMX-Dateien zuständig sein soll. Da benutzerdefinierte Designs in einer Office 2010-Anwendung wie beispielsweise PowerPoint erstellt werden, müssen Designs nicht von einem Grafikdesigner erstellt werden; Sie können jedoch einen Grafikdesigner an der Planungsphase beteiligen, um sich hinsichtlich der in den Designs zu verwendenden Farbwerte und Schriftschnitte beraten zu lassen. Außerdem müssen Sie entscheiden, wer für das Hochladen der Designs in den Designkatalog zuständig sein soll. Soll die Person, die die Designs erstellt, auch für das Hochladen der THMX-Dateien in den Designkatalog zuständig sein, oder soll diese Person die Designdateien in einem Verzeichnis speichern, aus dem sie von einem Websitesammlungsadministrator hochgeladen werden? Ein Benutzer muss über Administrator- oder Designerrechte für die Websitesammlung mit dem Designkatalog verfügen, damit er THMX-Dateien in den Katalog hochladen kann. Arbeitsblatt "Websiteplanungsdaten" Laden Sie eine Excel-Version des Arbeitsblatts "Websiteplanungsdaten" (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167837&clcid=0x407) herunter. Dokumentieren Sie mithilfe dieses Arbeitsblatts Ihre Entscheidungen über Designs. Siehe auch Konzepte Designs (Übersicht) (SharePoint Server 2010) Websites und Websitesammlungen (Übersicht) (SharePoint Server 2010) Planen von Websites und Websitesammlungen (SharePoint Server 2010) 70 Planen mehrsprachiger Websites für die Zusammenarbeit (SharePoint Server 2010) Microsoft SharePoint Server 2010 verfügt über mehrere Features zur Unterstützung von Benutzern in verschiedenen Regionen oder von Benutzern, die verschiedene Sprachen sprechen. Sie können diese Features zur Erstellung von Websites in verschiedenen Sprachen und zur Konfiguration von Einstellungen für Websitevariationen verwenden, die es Ihnen erleichtern, Aktualisierungen und Änderungen an verschiedenen Websites nachzuverfolgen. In diesem Artikel wird die Planung mehrsprachiger SharePoint Server 2010-Websites erläutert. Das Erstellen mehrsprachiger Websites oder das Installieren von Sprachpaketen wird nicht beschrieben. Weitere Informationen zum Erstellen mehrsprachiger Websites finden Sie unter Erstellen von Websites in anderen Sprachen als in der Standardsprache. Weitere Informationen zu Sprachpaketen finden Sie unter Deploy language packs (SharePoint Server 2010). Inhalt dieses Artikels: Informationen zum Planen mehrsprachiger Websites Ermitteln der Anforderungen für Sprachen und Gebietsschemas Entscheidung für oder gegen Websitevariationen Ermitteln der Anforderungen für Sprachpakete Bestimmen der Anforderungen für die Wörtertrennung und Wortstammerkennung Informationen zum Planen mehrsprachiger Websites Wenn das Unternehmen Benutzer in verschiedenen Regionen oder Benutzer mit unterschiedlichen Sprachen unterstützen soll, müssen Sie bei der Planung der gesamten Websitestruktur und der Navigation die Anforderungen für mehrere Sprachen ermitteln und die mehrsprachige Websitebereitstellung planen. Führen Sie zum Ermitteln der Mehrsprachigkeitsanforderungen die folgenden Aufgaben aus: Ermitteln der Sprachen und Gebietsschemas, die Sie unterstützen müssen. Entscheiden, ob Sie das Feature Websitevariation verwenden möchten. Zum Planen der Bereitstellung einer mehrsprachigen Website müssen Sie ermitteln, welche Sprachfeatures und Komponenten auf den Servern installiert oder konfiguriert werden müssen. Dazu können Folgende gehören: Language Packs Unterstützung der Worttrennung 71 Hinweis: In Microsoft Office SharePoint Server 2007 wurden internationale Domänennamen (IDNs) unterstützt, in SharePoint Server 2010 dagegen ist dies nicht der Fall. Wenn Sie zurzeit IDNs in Office SharePoint Server 2007 verwenden und das Aktualisieren auf bzw. Migrieren zu SharePoint Server 2010 planen, müssen Sie vor dem Aktualisieren auf bzw. Migrieren zu SharePoint Server 2010 die Verwendung von IDNs einstellen, alle IDNEinstellungen löschen und eine Umgebung ohne IDNs einrichten. Ermitteln der Anforderungen für Sprachen und Gebietsschemas Möglicherweise müssen Sie aus einem der folgenden Gründe Websites in mehreren Sprachen erstellen: Sie möchten Websiteinhalt Benutzern in unterschiedlichen Regionen bereitstellen. Gesetzliche Bestimmungen oder Organisationsrichtlinien legen fest, dass Sie Websiteinhalt in mehreren Sprachen bereitstellen müssen. Achten Sie darauf, dass Sie alle potenziellen Websitebesitzer in die Ermittlung der Sprachanforderungen einbeziehen, und erstellen Sie eine Liste aller Sprachen, die Sie möglicherweise in Zukunft unterstützen müssen. Es ist einfacher, die Sprachunterstützung während der ursprünglichen Bereitstellung zu installieren, als damit zu warten, bis die Server in einer vollständigen Produktionsumgebung im Einsatz sind. Nachdem eine Website für eine bestimmte Sprache erstellt wurde, kann die Standardsprache der Website nicht geändert werden. Ein Benutzer, der bei der Website angemeldet ist, kann jedoch mithilfe der mehrsprachigen Benutzeroberfläche eine andere Sprache für die Darstellung der Website auswählen. Dadurch wird die Darstellung der Benutzeroberfläche der Website für den Benutzer geändert, jedoch nicht der Inhalt der Website. Angenommen, die Website wurde auf Französisch bereitgestellt und das spanische Sprachpaket wurde ebenfalls auf dem Server installiert. In diesem Fall kann ein Websitebenutzer die Sprache in Spanisch ändern, damit die Website mit der spanischen Benutzeroberfläche angezeigt wird. Dadurch wird die Benutzeroberfläche nur für diesen Benutzer geändert. Die Darstellung der Website für andere Benutzer ist nicht davon betroffen. Außerdem werden Inhalte, die in Französisch erstellt wurden, weiterhin in dieser Sprache angezeigt. Weitere Informationen zur mehrsprachigen Benutzeroberfläche finden Sie unter Übersicht über die mehrsprachige Benutzeroberfläche (SharePoint Server 2010). 72 Hinweis: Wenn ein Benutzer seine persönlichen Websiteeinstellungen ändert, um die Website in einer alternativen Sprache anzuzeigen, werden manche Websiteelemente, beispielsweise Spaltennamen, nach wie vor in der Standardsprache der Website angezeigt. Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie eine Website oder eine Websitesammlung in mehreren Sprachen erstellen müssen, nur weil Ihre Dokumentbibliothek Dokumente in mehreren Sprachen enthält. Eine Dokumentbibliothek kann auch Dokumente in mehreren Sprachen enthalten, ohne dass Sie deshalb Websites oder Websitesammlungen in mehreren Sprachen erstellen müssen. Beispielsweise kann die Dokumentbibliothek für eine deutsche Website durchaus Dokumente enthalten, die in Französisch geschrieben sind, und Dokumente, die in Japanisch verfasst wurden. Inhalte für Veröffentlichungssites können in einer beliebigen Sprache erstellt werden. Sie müssen eine Website nicht in einer bestimmten Sprache erstellen, damit Seiten mit Inhalten in anderen Sprachen angezeigt werden können. Sie sollten beim Planen mehrsprachiger Websites auch berücksichtigen, welche Gebietsschemas für die Unterstützung der Websites benötigt werden. Ein Gebietsschema ist eine Regionseinstellung, mit der angegeben wird, wie Zahlen, Datumsangaben und Uhrzeiten auf einer Website angezeigt werden. Durch ein Gebietsschema wird jedoch nicht die Sprache geändert, in der die Website angezeigt wird. Wenn Sie beispielsweise das Gebietschema Thai auswählen, wird die Standardsortierreihenfolge von Listenelementen geändert, und anstelle des Standardkalenders wird der buddhistische Kalender verwendet. Beim Gebietsschema handelt es sich um eine Einstellung, die unabhängig von der beim Erstellen einer Website angegebenen Sprache konfiguriert wird. Im Gegensatz zur Sprache kann das Gebietsschema jedoch jederzeit geändert werden. Weitere Informationen zur Übersetzung der Benutzeroberfläche finden Sie unter Ermitteln der Anforderungen für Sprachpakete. Entscheidung für oder gegen Websitevariationen Mit dem SharePoint Server 2010-Variationsfeature können Websiteadministratoren die gleichen Informationen für bestimmte Benutzergruppen an verschiedenen Standorten verfügbar machen, indem sie anpassbare Kopien des Inhalts der Quellvariation in allen Zielvariationen verwalten. Eine Variation besteht aus einem Satz von Etiketten, mit deren Hilfe ein Satz von Websites in einer Websitesammlung erstellt wird. Wenn Sie beispielsweise vier Sprachvariationen für eine Website benötigen, müssen Sie vier Etiketten erstellen (ein Etikett pro Sprache). Mit dem Variationsfeature werden vier Websites erstellt (ein Website pro Etikett). Der Websiteadministrator wählt ein Etikett als Quelletikett aus. Über die entsprechende Quellwebsite gelangen die meisten neuen Inhalte in das System. Die verbleibenden Etiketten sind die Zieletiketten, die vom Variationsfeature als Zielwebsites erstellt werden. Bei einer mehrsprachigen Website können Sie die primäre Sprache der Organisation als Quelletikett verwenden. Es kann nur ein Quelletikett geben, und wenn Sie das Quelletikett angegeben haben, kann dieses 73 nicht mehr geändert werden. Weitere Informationen zu Variationen finden Sie unter Variations overview. Damit eine nahtlose Synchronisierung möglich ist, wenn auf einer Seite innerhalb der Quellwebsite eine Änderung vorgenommen wird, können Sie das Variationsfeature so konfigurieren, dass die aktualisierte Seite für die Zielbezeichnungen entweder manuell oder automatisch in die Zielwebsites kopiert wird. Bei der Änderung kann es sich nur um eine geringfügige Korrektur, beispielsweise die Korrektur eines Rechtschreibfehlers, oder um eine bedeutende Änderung, beispielsweise eine vollständige Überarbeitung des Inhalts, handeln. Die Kopie wird stets als neuer Entwurf auf der Zielwebsite angezeigt, der vorhandene Inhalt wird dadurch jedoch nicht ersetzt. Der Inhaltsbesitzer der Zielwebsite entscheidet, ob die Änderung unverändert übernommen, übersetzt oder ignoriert wird. Das gleiche gilt, wenn ein Benutzer der Quellwebsite unterhalb dieser eine neue Website erstellt oder eine neue Seite veröffentlicht. Die Websiteadministratoren können entscheiden, ob die einer Variation entsprechende Website und die Seiten automatisch oder manuell erstellt werden. Berücksichtigen Sie beim Planen mehrsprachiger Websites, ob Sie Inhalte erstellen müssen, die auf allen Websites gemeinsam genutzt werden, die jedoch so geändert werden müssen, dass sie regionalen Anforderungen entsprechen, oder die übersetzt werden müssen, um Sprachanforderungen zu erfüllen. Weitere Informationen finden Sie unter Plan variations. Ermitteln der Anforderungen für Sprachpakete Ermitteln Sie auf der Grundlage der Sprachanforderungen für die Website, welche Sprachpakete auf den Front-End-Webservern installiert werden müssen. Mithilfe von Sprachpaketen können Sie ohne separate Installationen von SharePoint Server 2010 Websites und Websitesammlungen in mehreren Sprachen erstellen. Sprachpakete werden auf den Front-End-Webservern in der Serverfarm installiert und enthalten sprachspezifische Websitevorlagen. Beim Erstellen einer Website oder einer Websitesammlung auf Grundlage einer sprachspezifischen Websitevorlage wird der Text der Benutzeroberfläche, der auf der Website oder in der Websitesammlung angezeigt wird, in der Sprache der angegebenen Websitevorlage angezeigt. Wenn Sie beispielsweise eine Website in Französisch erstellen, werden die Symbolleisten, Navigationsleisten, Listen und Spaltenüberschriften der Website in Französisch angezeigt. Entsprechend werden, wenn Sie eine Website in Arabisch erstellen, die Website in Französisch erstellen, werden die Symbolleisten, Navigationsleisten, Listen und Spaltenüberschriften der Website in Arabisch angezeigt, und die standardmäßige Links-nach-Rechts-Ausrichtung der Website wechselt zu einer Rechts-Nach-LinksAusrichtung, damit arabischer Text ordnungsgemäß angezeigt wird. Wenn die Website von Benutzern verwendet wird, die nicht in der für die Website geplanten Standardsprache arbeiten können, sollten Sie Sprachpakete installieren, die es Benutzern ermöglichen, über die mehrsprachige Benutzeroberfläche in der gewünschten Sprache zu arbeiten. Wenn Sie keine Unterstützung für zusätzliche Sprachen bereitstellen, haben die Benutzer möglicherweise Schwierigkeiten beim Verwenden der Websitefeatures in einer fremden Sprache. Mithilfe von Sprachpaketen wird die sprachspezifische Übersetzung beispielsweise der folgenden Benutzeroberflächenelemente bereitgestellt: Menübandelemente 74 Listen und Website-Spaltenüberschriften Oberfläche der Websiteeinstellungen Vorlagen für neue Listen, Dokumentbibliotheken und Websites Kategorien für verwaltete Metadaten Relevante Suchindizierung von Inhalten, die nicht in der Standardsprache der Website erstellt wurden Hinweis: Mit Sprachpaketen wird nur die Benutzeroberfläche übersetzt. Inhalte, die auf Inhaltsseiten oder in Webparts erstellt und angezeigt werden, werden nicht übersetzt. Die Liste der verfügbaren Sprachen, die Sie zum Erstellen einer Website oder Websitesammlung verwenden können und die Benutzer auf der mehrsprachigen Benutzeroberfläche auswählen können, wird durch die Sprachpakete generiert, die auf den Front-End-Webservern der Serverfarm installiert sind. Standardmäßig werden Websites und Websitesammlungen in der Sprache erstellt, in der SharePoint Server 2010 installiert wurde. Wenn Sie beispielsweise die spanische Version von SharePoint Server 2010 installiert haben, ist die Standardsprache für Websites und Websitesammlungen Spanisch. Wenn Sie Websites, Websitesammlungen oder Webseiten in einer anderen Sprache als der Standardsprache von SharePoint Server 2010 erstellen möchten, müssen Sie das Sprachpaket für die andere Sprache auf den Front-End-Webservern installieren, bevor Sie zum Erstellen einer Website eine andere Sprache auswählen können. Wenn Sie beispielsweise die französische Version von SharePoint Server 2010 ausführen und Websites in Französisch, Englisch und Spanisch erstellen möchten, müssen Sie die Sprachpakete für Englisch und Spanisch auf den Front-End-Webservern installieren, damit Sie die Websites in Englisch und Spanisch erstellen können. Sprachpakete für SharePoint Server 2010 sind nicht in mehrsprachigen Installationspaketen gebündelt oder gruppiert: Sie müssen für jede Sprache, die unterstützt werden soll, ein bestimmtes Sprachpaket installieren. Außerdem müssen Sprachpakete auf allen Front-End-Webservern in der Serverfarm installiert werden, damit sichergestellt ist, dass die Inhalte auf allen Webservern in der angegebenen Sprache gerendert werden können. Weitere Informationen zu den verfügbaren Sprachpaketen finden Sie unter Language packs (SharePoint Server 2010). Weitere Informationen zum Bereitstellen von Sprachpaketen finden Sie unter Deploy language packs (SharePoint Server 2010). Auch wenn Sie eine Sprache für eine Website angeben, werden manche Benutzeroberflächenelemente wie beispielsweise Fehlermeldungen, Benachrichtigungen oder Dialogfelder möglicherweise nicht in der ausgewählten Sprache angezeigt. Der Grund ist, dass von SharePoint Server 2010 verschiedene unterstützende Technologien benötigt werden (beispielsweise .NET Framework, Microsoft Windows Workflow Foundation, ASP.NET und Microsoft SQL Server), die zum Teil nur für eine begrenzte Anzahl von Sprachen lokalisiert wurden. Wenn ein Benutzeroberflächenelement von einer der unterstützenden Technologien generiert wird und diese Technologie nicht für die vom Websiteadministrator für die Website angegebene Sprache lokalisiert ist, wird das Benutzeroberflächenelement in Englisch angezeigt. 75 Darüber hinaus kann angezeigter Text auch aus der ursprünglichen Installationssprache stammen, wodurch die Sprachen gemischt angezeigt werden können. Dies ist jedoch in der Regel nur bei Inhaltserstellern oder Websiteadministratoren der Fall, aber nicht bei einfachen Websitebenutzern. Hinweis: Fehlerprotokolle, die von SharePoint Server 2010 auf dem Server gespeichert werden, werden immer in Englisch erstellt. Weitere Informationen zum Installieren von Sprachpaketen finden Sie unter Deploy language packs (SharePoint Server 2010). Bestimmen der Anforderungen für die Wörtertrennung und Wortstammerkennung Die Wörtertrennung und die Wortstammerkennung sind Teil der Indizierungs- und Abfrageprozesse. Eine Wörtertrennung ist eine Komponente, mit deren Hilfe Textzeichenfolgen bei den Indizierungs- und Abfrageprozessen in einzelne Wörter getrennt werden. Eine Wortstammerkennung ist eine Komponente, die das Stammwort eines Begriffs erkennt und außerdem Variationen des Begriffs generieren kann. Die Regeln für die Wörtertrennung und die Wortstammerkennung unterscheiden sich in den verschiedenen Sprachen, und Sie können selbst unterschiedliche Regeln für die verschiedenen Sprachen angeben. Die Wörtertrennung für eine Sprache bewirkt, dass die resultierenden Indexeinträge zu genaueren Ergebnissen für diese Sprache führen. Wenn die Wörtertrennung nur für eine ganze Sprachfamilie vorhanden ist, jedoch nicht für eine bestimmte Untersprache, wird stets die übergeordnete Sprache verwendet. Beispielsweise wird die französische Wörtertrennung auch für Text in kanadischem Französisch verwendet. Wenn gar keine Wörtertrennung für eine bestimmte Sprache verfügbar ist, wird die neutrale Wörtertrennung verwendet. Durch die neutrale Wörtertrennung werden Wörter bei neutralen Zeichen wie Leerzeichen und Satzzeichen getrennt. Wenn Sie Sprachpakete oder ergänzende Sprachunterstützung installieren, wird empfohlen, die entsprechende Wörtertrennung und Wortstammerkennung für die zu unterstützenden Sprachen zu installieren. Wörtertrennung und Wortstammerkennung müssen auf allen Servern installiert sein, auf denen der Suchdienst ausgeführt wird. Eine Liste der Sprachen, für die Wörtertrennung und Wortstammerkennung in SharePoint Server 2010 bereitgestellt werden, finden Sie unter Languages for word breakers and stemmers (SharePoint Server 2010). Siehe auch Konzepte Übersicht über die mehrsprachige Benutzeroberfläche (SharePoint Server 2010) Planen der mehrsprachigen Benutzeroberfläche (SharePoint Server 2010) Weitere Ressourcen Multilingual term sets (SharePoint Server 2010) 76 Übersicht über die mehrsprachige Benutzeroberfläche (SharePoint Server 2010) In diesem Artikel wird das neue Feature für mehrsprachige Benutzeroberflächen in Microsoft SharePoint Server 2010 behandelt. Früher konnten Sie in Microsoft Office SharePoint Server 2007 beim Erstellen einer Websitesammlung oder einer Website, wenn Sprachpakete auf dem Server installiert waren, auch die Sprache auswählen, in der die Website-Benutzeroberfläche angezeigt werden sollte. Nachdem die Sprache für eine Website ausgewählt war, konnten Sie sie jedoch nicht mehr ändern. Mit dem Feature für mehrsprachige Benutzeroberflächen wird das Konzept der sekundären Sprachen eingeführt. Mithilfe dieses Features können Website-Benutzeroberflächen in einer vom Benutzer ausgewählten sekundären Sprache angezeigt werden, die von der primären Sprache abweicht, die bei der Erstellung der Website festgelegt worden war. In diesem Artikel wird die mehrsprachige Benutzeroberfläche in SharePoint Server 2010 beschrieben. Nicht erklärt wird hier, wie Sie die Sprachpakete bereitstellen, die für die Verwendung der mehrsprachigen Benutzeroberfläche benötigt werden, oder wie Sie Websiteeinstellungen konfigurieren müssen, damit die Benutzer ihre bevorzugte Sprache auswählen können. Ebenfalls nicht Thema dieses Artikels ist die Planung der Verwendung der mehrsprachigen Benutzeroberfläche in einer Websitelösung. Weitere Informationen dazu, wie Sie einzelnen Benutzer erlauben können, die Sprache der Benutzeroberfläche ihrer Website zu ändern, finden Sie unter Verfügbarmachen mehrerer Sprachen für die Benutzeroberfläche einer Website. Weitere Informationen zum Planen der Verwendung der mehrsprachigen Benutzeroberfläche finden Sie unter Planen der mehrsprachigen Benutzeroberfläche (SharePoint Server 2010). Inhalt dieses Artikels Verwendung und Vorteile der mehrsprachigen Benutzeroberfläche Funktionsweise der mehrsprachigen Benutzeroberfläche Elemente, die von der mehrsprachigen Benutzeroberfläche unterstützt werden Hinzufügen und Ändern von Anwendungsinhalten Exportieren und Importieren von übersetzten Inhalten Verwenden der mehrsprachigen Benutzeroberfläche mit verwalteten Metadaten Grenzen des Features für mehrsprachige Benutzeroberflächen Verwendung und Vorteile der mehrsprachigen Benutzeroberfläche Mithilfe der mehrsprachigen Benutzeroberfläche können Benutzer auf einer einzigen Website zusammenarbeiten, indem sie jeweils ihre ausgewählte sekundäre Sprache verwenden, unabhängig davon, welche Sprache beim Erstellen der Website festgelegt wurde. Wenn auf dem Server Sprachpakete installiert wurden, können Sie beim Erstellen 77 einer neuen Website die primäre Sprache für die Website angeben. In dieser primären Sprache wird die Benutzeroberfläche der Website angezeigt, z. B. die Websitenavigation und administrative Seiten. Wenn Sie den Benutzern die Möglichkeit geben wollen, die Website-Benutzeroberfläche in einer sekundären Sprache anzuzeigen, können Sie über die Seite Spracheinstellungen angeben, welche Sprachen den Benutzern zur Verfügung stehen. Ein Benutzer, der sich auf der Website angemeldet hat, kann mithilfe der Option Anzeigesprache auswählen eine sekundäre Sprache auswählen, in der die Website-Benutzeroberfläche angezeigt werden soll. Nachdem der Benutzer eine Sprache ausgewählt hat, werden alle Websites innerhalb dieses Domänennamens in seiner bevorzugten Sprache angezeigt. Die standardmäßige primäre Sprache der Website wird dadurch jedoch nicht geändert. Anderen Benutzern, die die Website besuchen, wird die Website-Benutzeroberfläche weiterhin in der primären Sprache angezeigt. Die WebsiteBenutzeroberfläche ändert sich nur für die Benutzer, die eine sekundäre Sprache für die Anzeige der Website ausgewählt haben. Mit mehrsprachigen Benutzeroberflächen können Teammitglieder in einer gemeinsamen Sprache an Dokumenten und Projekten zusammenarbeiten, während sie ihre Aufgaben in ihrer bevorzugten Sprache ausführen. Dieses Feature unterstützt nicht nur eine effektive Zusammenarbeit im Team, sondern ermöglicht auch Farm- und Websiteadministratoren, Verwaltungsaufgaben in ihrer bevorzugten Sprache auszuführen. Beispielsweise können Farmadministratoren die primäre Sprache der Website für die Zentraladministration ändern, sodass die Links und Anweisungen für die administrativen Aufgaben in ihrer bevorzugten Sprache angezeigt werden. Hinweis: Auf der mehrsprachigen Benutzeroberfläche werden nur die Benutzeroberflächenelemente der Website in einer anderen Sprache angezeigt. Inhalte selbst, wie etwa Dokumente oder Listenelemente, werden mit diesem Feature nicht in eine andere Sprache übersetzt. Das Feature für mehrsprachige Benutzeroberflächen ermöglicht Benutzern außerdem, neue und vorhandene Anwendungsinhalte zu ändern, beispielsweise Titel und Beschreibungen von Listen oder Bibliotheken, und diese Änderungen in die Benutzeroberfläche für anderssprachige Benutzer zu übertragen. Ein Beispiel: Ein Teammitglied, der Englisch als bevorzugte Sprache verwendet, erstellt eine neue Dokumentbibliothek mit dem Namen "Team Reports". Ein anderes Teammitglied, dessen bevorzugte Sprache Deutsch ist, meldet sich auf der Website an und ändert den Titel der Bibliothek auf "Teamberichte". Wenn ein Benutzer mit bevorzugter Sprache Deutsch sich das nächste Mal auf der Website anmeldet, wird der Name der Dokumentbibliothek als "Teamberichte" angezeigt. Für einen Benutzer, dessen bevorzugte Sprache Englisch ist, wird weiterhin der Name "Team Reports" für die Dokumentbibliothek angezeigt. SharePoint Server 2010 bietet drei Methoden zur Wiedergabe von bestimmten Anwendungsinhalten, z. B. Titel und Beschreibungen von Listen oder Bibliotheken, in einer anderen Sprache: mithilfe der Benutzeroberfläche, durch Exportieren und Importieren von Übersetzungen für eine Website und mithilfe des Objektmodells. 78 Funktionsweise der mehrsprachigen Benutzeroberfläche Eine neue Website wird standardmäßig in der Standardsprache der SharePoint Server 2010-Installation auf dem Server erstellt. Wenn Websites in von der Standardsprache abweichenden Sprachen erstellt werden sollen, muss ein Farmadministrator zuerst Sprachpakete auf dem Server installieren. Weitere Informationen finden Sie unter Deploy language packs (SharePoint Server 2010). Nachdem Sprachpakete auf dem Server installiert worden sind, wird der Seite Websiteeinstellungen der Link Spracheinstellungen hinzugefügt. Die Websiteadministratoren geben über die Seite Spracheinstellungen an, welche sekundären Sprachen die Website unterstützt. Sobald der Websiteadministrator sekundäre Sprachen für eine Website aktiviert hat, können Benutzer sich auf der Website anmelden und die Option Anzeigesprache auswählen die Anzeigesprache für die Seiten in der Websitesammlung ändern. Ändert ein Benutzer die Anzeigesprache einer Seite, wird die neue Anzeigesprache die bevorzugte Sprache des Benutzers für die gesamte Websitesammlung. SharePoint Server 2010 wählt die Sprache, in der die Seiten einer Websitesammlung angezeigt werden sollen, anhand der ersten der folgenden Regeln aus, die zutrifft: 1. Hat der Benutzer eine bevorzugte Sprache für diese Websitesammlung auf diesem Computer? Falls ja, wird die bevorzugte Sprache des Benutzers verwendet. 2. Ist die Spracheinstellung, die im Webbrowser angegeben ist, eine der unterstützten Sprachen für die Seite? Falls ja, wird die bevorzugte Sprache des Browsers verwendet. 3. Andernfalls wird die Standardsprache für die Websitesammlung verwendet. SharePoint Server 2010 bietet drei Methoden zum Ändern von bestimmten Anwendungsinhalten, z. B. Titel und Beschreibungen von Listen oder Bibliotheken, in einer anderen Sprache: mithilfe der Benutzeroberfläche, durch Exportieren und Importieren von Übersetzungen für eine Website und mithilfe der SPUserResourceKlasse im Microsoft.SharePoint-Namespace. Nicht alle Benutzeroberflächenelemente lassen sich direkt auf der Benutzeroberfläche ändern. Beispielsweise können Benutzeraktionen und Befehle nur mithilfe der SPUserResource-Klasse geändert werden. Weitere Informationen finden Sie unter "SPUserResource"-Klasse. Elemente, die von der mehrsprachigen Benutzeroberfläche unterstützt werden Wenn ein Benutzer eine Website in einer sekundären Sprache anzeigt, werden bestimmte Elemente der Benutzeroberfläche in der bevorzugten Sprache bereitgestellt. Die folgende Liste enthält Beispiele für Elemente, die von der mehrsprachigen Benutzeroberfläche unterstützt werden: Einstellungsseiten, z. B. die in den virtuellen Verzeichnissen _layouts und _admin. Hilfe. Anwendungsinhalte, z. B. Menüs, Steuerelemente, Websiteaktionen, Websitetitel und -beschreibungen, Titel und Beschreibungen von Listen oder Bibliotheken, Links auf 79 Leisten für häufig verwendete Hyperlinks, Links auf der Schnellstartleiste, lokale Breadcrumbs sowie Inhaltstypen und Spalten für Websites und Listen. Inhalte für Entwickler, z. B. Features und Lösungen. Allerdings werden nicht alle Benutzeroberflächenelemente übersetzt. Im Folgenden eine Liste mit Beispielen für Elemente, die von der mehrsprachigen Benutzeroberfläche nicht unterstützt werden: Webparts (ausgenommen solche, die mit Listen oder Bibliotheken verknüpft sind). Globale Breadcrumbs. Von Benutzern erstellte Inhalte, z. B. Listenelementdaten, Dokumente und Webseiten in Bibliotheken, Berechtigungsstufen, Gruppen, Ansichten und Webparts. Die mehrsprachige Benutzeroberfläche unterstützt zwar die meisten Websitevorlagen, die folgenden Websitevorlagen werden jedoch nicht unterstützt: Die Vorlage Blog. Die Vorlagen vom Typ Besprechungsarbeitsbereich. Die Vorlagen vom Typ Webdatenbank. Hinzufügen und Ändern von Anwendungsinhalten Ein Benutzer hat zwei Möglichkeiten, Anwendungsinhalte wie etwa Listentitel oder Spaltennamen und -beschreibungen hinzuzufügen oder zu ändern: entweder in der primären Sprache oder in einer oder mehreren sekundären Sprachen. Wenn ein Benutzer eine Website in der primären Sprache der Website anzeigt, werden alle neuen Anwendungsinhalte, die erstellt werden, in der primären Sprache angezeigt, auch wenn die Website in einer sekundären Sprache angezeigt wird. Ein Beispiel: Die primäre Sprache für eine Website ist Englisch. Ein Benutzer zeigt die Website in der primären Sprache an und erstellt eine neue Dokumentbibliothek mit dem Titel "Team Documents". Dann wird der Titel der Bibliothek weiterhin als "Team Documents" angezeigt, wenn ein Benutzer die Website in einer sekundären Sprache anzeigt. Sollen neue Zeichenfolgen für die Benutzeroberfläche in eine sekundäre Sprache übersetzt werden, muss ein Benutzer die Benutzervoreinstellungen so ändern, dass die Website in der sekundären Sprache angezeigt wird und dann das Benutzeroberflächenelement entsprechend ändern. Wenn ein Benutzer eine Website in einer sekundären Sprache anzeigt, werden alle neuen Anwendungsinhalte, die erstellt werden, in dieser Sprache angezeigt, auch wenn die Website in der primären Sprache oder in einer anderen sekundären Sprache angezeigt wird. Ein Beispiel: Die primäre Sprache für eine Website ist Englisch. Ein Benutzer zeigt die Website auf Deutsch an und fügt eine Dokumentbibliothek namens "Teamdokumente" hinzu. Dann wird der Titel der Bibliothek weiterhin als "Teamdokumente" angezeigt, auch wenn die Website auf Englisch angezeigt wird. Sollen neue Zeichenfolgen für die Benutzeroberfläche in die primäre Sprache oder in eine andere sekundäre Sprache übersetzt werden, muss der Benutzer die Benutzervoreinstellungen so ändern, dass die Website in der erforderlichen Sprache angezeigt wird und dann die Benutzeroberfläche entsprechend ändern. Die Option Übersetzungen überschreiben auf der Seite Spracheinstellungen bestimmt, wie Änderungen an vorhandenen Anwendungsinhalten in andere Sprachen für die Website 80 übertragen werden. Ist die Option Übersetzungen überschreiben aktiviert, überschreiben Änderungen, die an der Benutzeroberfläche in der primären Sprache vorgenommen werden, Änderungen, die an Benutzeroberflächenelementen in sekundären Sprachen vorgenommen wurden. Wenn ein Benutzer eine Website in der primären Sprache der Website anzeigt, werden standardmäßig Änderungen, die an den vorhandenen Anwendungsinhalten vorgenommen werden, nur für diese Sprache angewendet. Die Zeichenfolgen für diese Benutzeroberflächenelemente in den sekundären Sprachen bleiben unverändert. Ist jedoch die Option Übersetzungen überschreiben aktiviert, werden die Zeichenfolgen für diese Benutzeroberflächenelemente für jede Sprache mit der neuen Zeichenfolge in der primären Sprache überschrieben. Ein Beispiel: Die primäre Sprache für eine Website ist Englisch. Ein Benutzer ändert den Titel der Bibliothek "Shared Documents" auf "Team Documents". Dann wird der Titel standardmäßig nur für die primäre Sprache der Website geändert. Ist die Option Übersetzungen überschreiben aktiviert, wird der Titel für jede sekundäre Sprache auf "Team Documents" geändert und muss erneut übersetzt werden. Wenn ein Benutzer eine Website in einer sekundären Sprache angezeigt, werden Änderungen, die an vorhandenen Anwendungsinhalten vorgenommen werden, nur für diese Sprache angewendet. Die Zeichenfolge für diese Benutzeroberflächenelemente in der primären Sprache und in anderen sekundären Sprachen bleiben unverändert. Damit die Zeichenfolgen für die Benutzeroberfläche in die primäre Sprache oder in andere sekundäre Sprachen übersetzt werden, muss der Benutzer die Benutzervoreinstellungen so ändern, dass die Website in der benötigten Sprache angezeigt wird und dann die Änderungen an der Benutzeroberfläche durchführen. Exportieren und Importieren von übersetzten Inhalten Mit dem Feature für mehrsprachige Benutzeroberflächen können Sie Anwendungsinhalte zum Zwecke der Massenübersetzung exportieren und importieren. Anstatt die Anwendungsinhalte also einzeln übersetzen zu müssen, können Sie die Zeichenfolgen für neue oder geänderte Anwendungsinhalte in die primäre Sprache oder in eine der sekundären Sprachen exportieren. Zum Exportieren von Inhalten verwenden Sie den Link Übersetzungen exportieren auf der Seite Websiteeinstellungen. Beim Exportieren von Anwendungsinhalten für eine sekundäre Sprache können Sie festlegen, ob alle Inhalte oder nur die Inhalte, die noch nicht übersetzt wurden, exportiert werden. Die exportierten Anwendungsinhalte werden als RESX-Datei gespeichert. Diese Datei können Sie in einem Text-Editor oder in einem anderen für die Bearbeitung von Ressourcendateien geeigneten Tool eines Drittanbieters öffnen. Weitere Informationen finden Sie unter Ressourcen im RESX-Dateiformat. Nachdem die Ressourcenzeichenfolgen übersetzt wurden, verwenden Sie den Link Übersetzungen importieren auf der Seite Websiteeinstellungen, um die RESX-Datei zu importieren. 81 Verwenden der mehrsprachigen Benutzeroberfläche mit verwalteten Metadaten Sie können mehrsprachige verwaltete Metadaten für die Verwendung mit einer SharePoint Server 2010-Lösung erstellen. Mithilfe des Laufzeitspeicher-Verwaltungstools können Sie einen Ausdruckssatz erstellen und jedem Ausdruck in dem Satz mehrere Beschriftungen zuordnen, eine für jede Sprache, die unterstützt werden soll. Wenn ein Benutzer die bevorzugte Sprache für eine Website ändert, werden die Ausdrücke anhand der Beschriftungen angezeigt, die der ausgewählten Sprache entsprechen. Weitere Informationen zur Verwendung von mehrsprachigen verwalteten Metadaten für eine Website finden Sie unter Multilingual term sets (SharePoint Server 2010). Grenzen des Features für mehrsprachige Benutzeroberflächen Wie bereits erwähnt, werden nicht alle Benutzeroberflächenelemente von der mehrsprachigen Benutzeroberfläche unterstützt. Im Folgenden werden weitere Beschränkungen dieses Features beschrieben: Suche Bei der Suche werden Inhalte in der Standardsprache der SharePointInstallation indiziert. Auch wenn Inhalte in sekundären Sprachen vorhanden sind, können diese Inhalte nur mithilfe der Standardsprache der Website durchsucht werden. Wenn Ihre bevorzugte Sprache z. B. Deutsch, die primäre Sprache für die Website aber Englisch ist, gibt eine Suche nach "Freigegebene Dokumente" keine Ergebnisse zurück. Eine Suche nach "Shared Documents" liefert jedoch Suchergebnisse. Webparts Titel und Beschreibungen von Webparts ändern sich auf der Benutzeroberfläche nicht, es sei denn, ein Webpart ist ein listenbasiertes Webpart. Beispielsweise werden der Titel und die Beschreibung für Webparts, die Listen- und Bibliotheksdaten anzeigen, z. B. Ankündigungen und Freigegebene Dokumente, in der bevorzugten Sprache eines Benutzers angezeigt, während der Titel und die Beschreibung für andere Webparts, z. B. Inhalts-Editor und Inhaltsabfrage, nur in der primären Sprache der Website angezeigt werden. Siehe auch Konzepte Planen der mehrsprachigen Benutzeroberfläche (SharePoint Server 2010) Planen mehrsprachiger Websites für die Zusammenarbeit (SharePoint Server 2010) 82 Planen der mehrsprachigen Benutzeroberfläche (SharePoint Server 2010) Die neue Funktion für eine mehrsprachige Benutzeroberfläche in Microsoft SharePoint Server 2010 ermöglicht dem Benutzer die Auswahl einer zweiten Sprache. Diese Funktion dient zum Anzeigen der Benutzeroberfläche der Website in einer anderen Sprache, die der Benutzer auswählen kann und die sich von der ersten Sprache unterscheidet, die bei Erstellung der Website ausgewählt wurde. In diesem Artikel wird die Planung des Einsatzes der mehrsprachigen Benutzeroberfläche in einer SharePoint Server 2010-Websitelösung erläutert. Nicht beschrieben wird die Bereitstellung der Sprachpakete, die für die Verwendung der mehrsprachigen Benutzeroberfläche erforderlich sind, oder das Konfigurieren von Websiteeinstellungen, die den Benutzern das Festlegen ihrer bevorzugten Sprache ermöglichen. Informationen dazu, wie Sie einzelnen Benutzern ermöglichen können, die Sprache für die Anzeige der Benutzeroberfläche ihrer Website zu ändern, finden Sie unter Verfügbarmachen mehrerer Sprachen für die Benutzeroberfläche einer Website. Weitere Informationen zur mehrsprachigen Benutzeroberfläche finden Sie unter Übersicht über die mehrsprachige Benutzeroberfläche (SharePoint Server 2010). Inhalt dieses Artikels Bestimmen der Sprachanforderungen Ihrer Websites Planen der Übersetzung von Inhalten Planen der Installation von Service Packs Bestimmen der Sprachanforderungen Ihrer Websites Bevor die mehrsprachige Benutzeroberfläche auf Ihren SharePoint-Websites verwendet werden kann, muss der Farmadministrator Sprachpakete auf dem Server bereitstellen, damit diese den Websites zur Verfügung stehen. Bestimmen Sie, welche Sprachpakete benötigt werden und wann sie auf dem Server bereitgestellt werden. Websiteadministratoren müssen die Spracheinstellungen für einzelne Websites konfigurieren, um den Websitebenutzern bestimmte Sprachen zur Verfügung zu stellen. Sie müssen festlegen, welche Sprachen für die einzelnen Websites benötigt werden und die Websiteadministratoren anweisen, für die von ihnen verwalteten Websites bestimmte Sprachen zu aktivieren. Informationen zum Planen mehrsprachiger Websites finden Sie unter Planen mehrsprachiger Websites für die Zusammenarbeit (SharePoint Server 2010). Informationen zum Bereitstellen von Sprachpaketen finden Sie unter Deploy language packs (SharePoint Server 2010). 83 Planen der Übersetzung von Inhalten Wenn Sie die mehrsprachige Benutzeroberfläche auf Ihrer Website aktivieren, um Benutzern eine Möglichkeit zur Zusammenarbeit in ihrer bevorzugten Sprache bereitzustellen, müssen Sie bestimmen, ob das Verwenden der standardmäßigen mehrsprachigen Benutzeroberfläche ausreichend ist oder ob Anwendungsinhalte übersetzt werden müssen. Sofern zu übersetzende Anwendungsinhalte vorhanden sind, müssen Sie die folgenden Fragen beantworten: Wie werden neue und vorhandene Anwendungsinhalte übersetzt? Werden einzelne Teammitglieder Anwendungsinhalte direkt auf der Benutzeroberfläche übersetzen, sobald dies erforderlich wird, oder sollen Ressourcendateien in den Sprachen, die für die Website benötigt werden, exportiert und gemeinsam übersetzt werden? Wenn Benutzer neue Anwendungsinhalte in einer zweiten Sprache erstellen, müssen Sie planen, wer diese Inhalte in die erste Sprache der Website und weitere Zweitsprachen übersetzen soll. Wenn das Erstellen komplexer Seiten, z. B. von Menüseiten, oder Entwickeln benutzerdefinierter Lösungen vorgesehen ist, z. B. von Funktionen zur Listenerstellung, müssen Sie die Verwendung des Objektmodells zum Bereitstellen von Übersetzungen in Zweitsprachen planen. Wer übersetzt die Anwendungsinhalte? Soll die Übersetzung von Ressourcendateien von einer Person in Ihrem Unternehmen übernommen werden, oder benötigen Sie einen externen Dienstleister für die Übersetzung? Wie sollen Aktualisierungen des Anwendungsinhalts erfolgen? Werden Änderungen an der Benutzeroberfläche unmittelbar im Anschluss übersetzt, oder erfolgen Änderungen gemäß einem regelmäßigen Zeitplan? Dies hängt zumeist von der Größe der Websites und dem Umfang ihrer Inhalte ab. Wie soll das Überschreiben von Übersetzungen erfolgen? Sollen bei Änderungen in der Erstsprache Zeichenfolgenwerte in Zweitsprachen überschrieben werden? Falls ja, müssen Sie auf der Seite Spracheinstellungen die Option Übersetzungen überschreiben aktivieren. Welche Spaltennamen müssen geändert werden? Welche Spaltennamen müssen in welchen Sprachen geändert werden? Befinden sich die Spaltennamen auf Listen- oder Websiteebene? Planen der Installation von Service Packs Wenn Sprachpakete im Rahmen einer neuen Service Pack-Version für SharePoint aktualisiert werden, müssen Sie die Sprachpakete auf dem Server aktualisieren, auf dem das Service Pack installiert ist. Stimmen Sie sich mit dem Farmadministrator bei der Überwachung der Veröffentlichung von Service Packs und dazugehöriger Sprachpakete ab, damit Sie stets wissen, wann Sprachpakete für Ihre Benutzer installiert werden müssen. Siehe auch Konzepte Übersicht über die mehrsprachige Benutzeroberfläche (SharePoint Server 2010) Planen mehrsprachiger Websites für die Zusammenarbeit (SharePoint Server 2010) 84 Planen der Sicherheit für Websites und Inhalte (SharePoint Server 2010) Einige der Websites im Unternehmen enthalten wahrscheinlich Inhalte, die nicht für alle Benutzer verfügbar sein sollten. Beispielsweise sollten auf geschützte technische Informationen nur die Personen zugreifen können, die diese Informationen benötigen. Ein Intranetportal für Mitarbeiterleistungen sollte nur für Vollzeitmitarbeiter verfügbar sein, während der Zugriff auf die Homepage einer Internetwebsite über anonyme Clients möglich ist. Mithilfe von Berechtigungen wird der Zugriff auf Websites und Websiteinhalte gesteuert. Sie können Berechtigungen mithilfe von Microsoft SharePoint Server 2010-Gruppen verwalten, durch die Mitgliedschaften gesteuert werden, und mithilfe von abgestimmten Berechtigungen, durch die Inhalte auf Element- und Dokumentebene geschützt werden können. In diesem Abschnitt werden Berechtigungen für Websites und Websiteinhalte beschrieben. Außerdem wird auf Überlegungen bei der Auswahl von Berechtigungen eingegangen. Inhalt dieses Abschnitts: Planen von Websiteberechtigungen (SharePoint Server 2010) Beschreibt, wie Berechtigungen zugewiesen werden und wie Sie die richtigen Berechtigungen für eine Websitesammlung oder Unterwebsite auswählen. Bestimmen der zu verwendenden Berechtigungsstufen und Gruppen (SharePoint Server 2010) Beschreibt die verfügbaren Berechtigungsstufen und Gruppen und unterstützt Sie beim Ermitteln, ob Sie zusätzliche Berechtigungsstufen oder Gruppen benötigen. Auswählen der Sicherheitsgruppen (SharePoint Server 2010) Beschreibt, wie Sie ermitteln, welche Microsoft Windows-Sicherheitsgruppen und Benutzerkonten zum Gewähren des Zugriffs auf Websites verwendet werden sollen, wie Sie entscheiden, ob Sie die Gruppe Authentifizierte Benutzer verwenden sollen, und wie Sie bestimmen, ob Sie den anonymen Zugriff zulassen sollen. Auswählen von Administratoren und Besitzern für die Verwaltungshierarchie (SharePoint Server 2010) Definiert die Ebenen der Verwaltung von der Serverebene bis zur Unterwebsiteebene und unterstützt Sie bei der Auswahl der Administratoren für die einzelnen Ebenen. Bewährte Methoden für die Verwendung abgestimmter Berechtigungen (Whitepaper) (SharePoint Server 2010) enthält Anweisungen für die Verwendung abgestimmter Berechtigungen in SharePoint 2010-Produkten. 85 Planen von Websiteberechtigungen (SharePoint Server 2010) In diesem Artikel wird das Planen der Zugriffssteuerung auf den Ebenen der Websitesammlung, der Websites und der Unterwebsites erläutert. Außerdem werden die Vererbung von Berechtigungen und abgestimmte Berechtigungen beschrieben, und es wird erläutert, wie Sie effektive Berechtigungen für Benutzer und Gruppen in unterschiedlichen Bereichen innerhalb der Hierarchie einer Websitesammlung bestimmen. Inhalt dieses Artikels: Informationen zu Websiteberechtigungen Informationen zum Zuweisen von Berechtigungen Informationen zur Vererbung von Berechtigungen Informationen zu effektiven Berechtigungen Auswählen von Berechtigungsstufen Planen der Vererbung von Berechtigungen Einführung Der Zugriff auf Websites und Inhalte wird gesteuert, indem Benutzern und Gruppen Berechtigungen für bestimmte Websites, Listen, Bibliotheken, Ordner, Dokumente oder Elemente erteilt werden. Beim Erstellen eines Plans für den Zugriff auf Websites und Inhalte sollten Sie die folgenden Aspekte berücksichtigen: Wie strikt möchten Sie die Berechtigungen für die Website oder den Websiteinhalt steuern? Möchten Sie beispielsweise den Zugriff auf Websiteebene steuern, oder benötigen Sie restriktivere Sicherheitseinstellungen für bestimmte Listen, Ordner oder Elemente? Wie sollen Gruppen zum Kategorisieren und Verwalten der Benutzer verwendet werden? Gruppen verfügen erst dann über Berechtigungen, wenn ihnen eine Berechtigungsstufe für eine bestimmte Website oder für bestimmte Websiteinhalte zugewiesen wurde. Wenn Sie SharePoint-Gruppen Berechtigungsstufen auf Websitesammlungsebene zuweisen, erben standardmäßig alle Websites und Websiteinhalte diese Berechtigungsstufen. Weitere Informationen zur Verwendung von Gruppen zum Verwalten von Berechtigungen finden Sie unter Auswählen der Sicherheitsgruppen (SharePoint Server 2010). In diesem Artikel werden Websiteberechtigungen beschrieben, und es wird erläutert, wie Sie bestimmen, für welche Websites oder Websiteinhalte eindeutige Berechtigungen erforderlich sind. Die Planung der Sicherheit des gesamten Servers oder der gesamten Serverfarm wird in diesem Artikel nicht behandelt. 86 Informationen zu Websiteberechtigungen Sie sollten die folgenden Konzepte verstehen, bevor Sie den Zugriff auf Websites und Websiteinhalte konfigurieren: Individuelle Benutzerberechtigungen: Individuelle Berechtigungen ermöglichen einem Benutzer das Ausführen bestimmter Aktionen. Beispielsweise ermöglicht die Berechtigung Elemente anzeigen einem Benutzer das Anzeigen der Elemente in einer Liste oder einem Ordner, aber nicht das Hinzufügen oder Entfernen von Elementen. Weitere Informationen zu den verfügbaren Berechtigungen finden Sie unter User permissions and permission levels (SharePoint Server 2010). Berechtigungsstufe: Dieser Satz vordefinierter Berechtigungen ermöglicht Benutzern das Ausführen eines Satzes verwandter Aufgaben. Beispielsweise beinhaltet die Berechtigungsstufe Lesen unter anderem die Berechtigungen Elemente anzeigen, Elemente öffnen, Seiten anzeigen und Versionen anzeigen, die alle zum Lesen von Dokumenten, Elementen und Seiten einer SharePointWebsite benötigt werden. Individuelle Berechtigungen können in mehreren Berechtigungsstufen enthalten sein. Berechtigungsstufen können von jedem Benutzer bzw. jeder Gruppe angepasst werden, dessen bzw. deren Berechtigungsstufe die Berechtigung Berechtigungen verwalten beinhaltet. Die Standardberechtigungsstufen lauten Eingeschränkter Zugriff, Lesen, Mitwirken, Entwerfen und Vollzugriff. Weitere Informationen zu Standardberechtigungsstufen und den darin enthaltenen Berechtigungen finden Sie unter User permissions and permission levels (SharePoint Server 2010). Gruppe: Bei einer Gruppe kann es sich um eine Windows-Sicherheitsgruppe oder um eine SharePoint-Gruppe handeln, beispielsweise Besitzer von "Websitename", Mitglieder von "Websitename" oder Besucher von "Websitename". Gruppen werden auf Websitesammlungsebene erstellt und verwaltet. Jeder SharePointGruppe wird eine Standardberechtigungsstufe zugewiesen, jedoch können die Berechtigungsstufen für alle Gruppen angepasst werden. Jeder Benutzer, dem eine Berechtigungsstufe zugewiesen ist, die die Berechtigung Gruppen erstellen beinhaltet, die standardmäßig in der Berechtigungsstufe Vollzugriff enthalten ist, kann benutzerdefinierte SharePoint-Gruppen erstellen. Weitere Informationen zum Anpassen von Berechtigungsstufen finden Sie unter Configure custom permissions (SharePoint Server 2010). Benutzer: Ein Benutzer ist eine Person mit einem Benutzerkonto, das mit der für den Server verwendeten Authentifizierungsmethode authentifiziert werden kann. Es wird empfohlen, Berechtigungen nicht Benutzern, sondern Gruppen zuzuweisen, obwohl Sie einzelnen Benutzern direkt Berechtigungen für eine Website oder für bestimmte Inhalte erteilen oder einem Benutzer direkt eine Berechtigungsstufe zuweisen können. Da die Verwaltung individueller Benutzerkonten nicht effizient ist, sollten Sie Berechtigungen nur in Ausnahmefällen einzelnen Benutzern zuweisen. Weitere Informationen zu Benutzerkontotypen finden Sie unter User permissions and permission levels (SharePoint Server 2010). Sicherungsfähiges Objekt: Ein sicherungsfähiges Objekt ist eine Website, Liste oder Bibliothek oder ein Ordner, Dokument oder Element, für die bzw. für das Benutzern oder Gruppen Berechtigungsstufen zugewiesen werden können. Standardmäßig erben alle Listen und Bibliotheken innerhalb einer Website die Berechtigungen der Website. Sie können Berechtigungen auf Listen-, Ordner- und 87 Elementebene verwenden, um besser steuern zu können, welche Benutzer den Websiteinhalt anzeigen oder damit interagieren können. Wenn beispielsweise eine Berechtigungsstufe für ein bestimmtes sicherungsfähiges Objekt die Berechtigung Berechtigungen verwalten beinhaltet, kann jeder Benutzer, dem diese Berechtigungsstufe zugewiesen ist, die Berechtigungen für dieses sicherungsfähige Objekt ändern. Sie können die Vererbung von Berechtigungen von einer übergeordneten Liste, der Website als Ganzes oder der übergeordneten Website jederzeit wieder fortsetzen. Informationen zum Zuweisen von Berechtigungen Sie können einem Benutzer oder einer Gruppe eine Berechtigungsstufe für ein bestimmtes sicherungsfähiges Objekt zuweisen. Einzelne Benutzer oder Gruppen können für unterschiedliche sicherungsfähige Objekte über unterschiedliche Berechtigungsstufen verfügen. In der folgenden Abbildung ist dargestellt, wie Benutzern und Gruppen für verschiedene sicherungsfähige Objekte bestimmte Berechtigungsstufen 88 zugewiesen werden. 89 Informationen zur Vererbung von Berechtigungen Berechtigungen für sicherungsfähige Objekte innerhalb einer Website werden standardmäßig von der Website selbst geerbt. Mithilfe von abgestimmten Berechtigungen (eindeutigen Berechtigungen auf Listen-, Bibliotheks-, Ordner-, Elementoder Dokumentebene) können Sie genauer steuern, welche Aktionen Benutzer auf der Website ausführen können. Wenn Sie jedoch zu viele abgestimmte Berechtigungen verwenden, wird die Berechtigungsverwaltung möglicherweise zu kompliziert. Vererbung von Berechtigungen und abgestimmte Berechtigungen Sie können die Vererbung von Berechtigungen für jedes sicherungsfähige Objekt auf einer niedrigeren Ebene in der Websitehierarchie unterbrechen, indem Sie eine abgestimmte Berechtigung für dieses sicherungsfähige Objekt erstellen. Sie können beispielsweise die Berechtigungen für eine Dokumentbibliothek bearbeiten, wodurch die Vererbung von der Website unterbrochen wird. Die Vererbung wird jedoch nur für das sicherungsfähige Objekt unterbrochen, für das Sie die Berechtigungen geändert haben; die übrigen Berechtigungen der Website bleiben unverändert. Sie können die Vererbung von Berechtigungen von der übergeordneten Liste jederzeit wieder fortsetzen. Tipp: Bei Verwendung abgestimmter Berechtigungen sollten Sie Gruppen verwenden, um zu vermeiden, dass einzelne Benutzerkonten nachverfolgt werden müssen. Beispielsweise kann das Nachverfolgen dieser Änderungen und das Aktualisieren der Berechtigungen für eindeutige gesicherte Objekte Zeit raubend und fehleranfällig sein, wenn sich die Teamzugehörigkeit der Benutzer und die Zuständigkeiten häufig ändern. Für die folgenden sicherungsfähigen Objekte können abgestimmte Berechtigungen zugewiesen werden: Website: Steuert den Zugriff auf die gesamte Website. Liste oder Bibliothek: Steuert den Zugriff auf eine bestimmte Liste oder Bibliothek. Ordner: Steuert den Zugriff auf die Eigenschaften eines Ordners (beispielsweise den Namen des Ordners). Element oder Dokument: Steuert den Zugriff auf ein bestimmtes Listenelement oder Dokument. Vererbung von Berechtigungen und Unterwebsites Die Vererbung von Berechtigungen ist das Standardverhalten und stellt die einfachste Möglichkeit zum Verwalten einer Gruppe von Websites dar. Wenn jedoch eine Unterwebsite Berechtigungen von der übergeordneten Website erbt, wird dieser Satz Berechtigungen gemeinsam genutzt. Wenn der Besitzer der Unterwebsite deren Berechtigungen bearbeitet, werden auch die Berechtigungen der Website geändert. Dadurch kann die Sicherheit beeinträchtigt werden, oder Benutzer werden daran gehindert, auf Inhalte zuzugreifen. Wenn Sie nur die Berechtigungen für die Unterwebsite ändern möchten, müssen Sie zuerst die Vererbung der Berechtigungen von der Website beenden und dann abgestimmte Berechtigungen für die Unterwebsite erstellen. Wenn beispielsweise 90 bestimmte Listen, Bibliotheken, Ordner, Elemente oder Dokumente vertrauliche Daten enthalten, die besser geschützt werden müssen, können Sie abgestimmte Berechtigungen für bestimmte Gruppen oder einzelne Benutzer erstellen, die Zugriff benötigen. Beim Erstellen eindeutiger Berechtigungen werden die Gruppen, Benutzer und Berechtigungsstufen der übergeordneten Website auf die Unterwebsite kopiert, und die Vererbung wird unterbrochen. Wenn Sie geerbte Berechtigungen wiederherstellen, erbt die Unterwebsite die Benutzer, Gruppen und Berechtigungsstufen der übergeordneten Website, und Sie verlieren alle Benutzer, Gruppen und Berechtigungsstufen, die eindeutig für die Unterwebsite galten. Hinweis: Als bewährte Methode sollten Sie Websites und Unterwebsites so anordnen, dass die meisten Berechtigungen gemeinsam genutzt werden. Platzieren Sie vertrauliche Daten in getrennten Listen, Bibliotheken oder Unterwebsites. Informationen zu effektiven Berechtigungen Für das Konfigurieren von Sicherheitseinstellungen oder Ausführen von Massenvorgängen benötigen Sie genaue Informationen zu den Benutzer- und Gruppenberechtigungen für die Websiteressourcen. Beispielsweise wird auf vielen SharePoint-Websites allen authentifizierten Benutzern (Domänengruppe NTAUTORITÄT\AUTHENTIFIZIERTE BENUTZER) Zugriff auf mindestens einen Teil des Websiteinhalts gewährt. Wenn Sie den Zugriff stärker einschränken möchten, müssen Sie genau bestimmen, über welche Berechtigungen authentifizierte Benutzer verfügen und für welche Websiteinhalte diese gelten. Durch die Nachverfolgung geerbter Berechtigungen und von Bereichen, in denen die Vererbung unterbrochen wurde, wird das Bestimmen der richtigen Berechtigungen komplizierter. In SharePoint Server 2010 werden mithilfe effektiver Berechtigungen die Berechtigungen eines Benutzers oder einer Gruppe für alle Ressourcen innerhalb einer Websitesammlung bestimmt. Sie können jetzt die dem Benutzer direkt zugewiesenen Berechtigungen suchen sowie die Berechtigungen, die Gruppen zugewiesen wurden, in denen der Benutzer Mitglied ist. Wichtig: Effektive Berechtigungen erleichtern das Suchen von Berechtigungen in einer Websitesammlung. Effektive Berechtigungen sollten jedoch nie als Ersatz für eine sorgfältig geplante Berechtigungsstruktur verwendet werden. Auswählen von Berechtigungsstufen Sie müssen beim Erstellen von Berechtigungen ein ausgewogenes Verhältnis von einfacher Verwaltung und Leistung sowie der Steuerung des Zugriffs auf einzelne 91 Elemente finden. Wenn Sie zahlreiche abgestimmte Berechtigungen verwenden, werden Sie viel Zeit mit der Verwaltung von Berechtigungen verbringen, und Benutzer werden beim Zugriff auf Websiteinhalte ein schlechteres Leistungsverhalten erleben. Verwenden Sie beim Konfigurieren von Websiteberechtigungen die folgenden Richtlinien: Halten Sie sich an das Prinzip der geringsten Rechte: Benutzer sollten nur über die Berechtigungsstufen oder einzelnen Berechtigungen verfügen, die sie zum Ausführen der ihnen zugewiesenen Aufgaben benötigen. Verwenden Sie Standardgruppen (beispielsweise Mitglieder, Besucher und Besitzer), und steuern Sie die Berechtigungen auf Websiteebene. Weisen Sie die meisten Benutzer den Gruppen Mitglieder oder Besucher zu. Standardmäßig können Benutzer in der Gruppe Mitglieder an der Website mitwirken, indem sie Elemente oder Dokumente hinzufügen oder entfernen. Sie können jedoch nicht die Struktur, die Einstellungen oder das Aussehen der Website ändern. Die Gruppe Besucher verfügt nur über Lesezugriff auf die Website, das heißt, die Mitglieder können Seiten und Elemente anzeigen und Elemente und Dokumente öffnen, aber sie können keine Seiten, Elemente oder Dokumente entfernen. Begrenzen Sie die Anzahl der Personen in der Gruppe Besitzer. In dieser Gruppe sollten sich nur Benutzer befinden, die Sie hinsichtlich Änderungen an der Struktur, den Einstellungen oder dem Aussehen der Website für vertrauenswürdig halten. Wenn Sie die Aktionen, die von Benutzern ausgeführt werden können, genauer steuern möchten, können Sie weitere SharePoint-Gruppen und Berechtigungsstufen erstellen. Wenn Sie beispielsweise nicht möchten, dass die Berechtigungsstufe Lesen für eine bestimmte Unterwebsite die Berechtigung Benachrichtigungen erstellen beinhaltet, unterbrechen Sie die Vererbung, und passen Sie die Berechtigungsstufe Lesen für diese Unterwebsite an. Planen der Vererbung von Berechtigungen Berechtigungen lassen sich leichter verwalten, wenn eine klare Hierarchie der Berechtigungen und geerbten Berechtigungen besteht. Die Verwaltung wird schwieriger, wenn auf einige Listen innerhalb einer Website abgestimmte Berechtigungen angewendet werden und einige Websites über Unterwebsites mit eigenen Berechtigungen und über einige Unterwebsites mit geerbten Berechtigungen verfügen. Es ist beispielsweise viel einfacher, eine Website zu verwalten, bei der Berechtigungen wie in der folgenden Tabelle beschrieben vererbt werden. Sicherungsfähiges Objekt Beschreibung Eigene oder vererbte Berechtigungen WebsiteA Homepage der Gruppe Eigen WebsiteA/UnterwebsiteA Vertrauliche Gruppe Eigen WebsiteA/UnterwebsiteA/ListeA Vertrauliche Daten Eigen WebsiteA/UnterwebsiteA/BibliothekA Vertrauliche Dokumente 92 Eigen Sicherungsfähiges Objekt Beschreibung WebsiteA/UnterwebsiteB Gruppe nutzt Projektinformationen Vererbt gemeinsam WebsiteA/UnterwebsiteB/ListeB Nicht vertrauliche Daten WebsiteA/UnterwebsiteB/BibliothekB Nicht vertrauliche Dokumente Eigene oder vererbte Berechtigungen Vererbt Vererbt Es ist jedoch nicht so einfach, eine Website zu verwalten, bei der Berechtigungen wie in der folgenden Tabelle beschrieben vererbt werden. Sicherungsfähiges Objekt Beschreibung Eigene oder vererbte Berechtigungen WebsiteA Homepage der Gruppe Eigen WebsiteA/UnterwebsiteA Vertrauliche Gruppe Eigen WebsiteA/UnterwebsiteA/ListeA Nicht vertrauliche Daten Eigene Berechtigungen, jedoch gleiche Berechtigungen wie WebsiteA WebsiteA/UnterwebsiteA/BibliothekA Nicht vertrauliche Dokumente, jedoch mit einem oder zwei vertraulichen Dokumenten Vererbte Berechtigungen, mit eigenen Berechtigungen auf der Dokumentebene WebsiteA/UnterwebsiteB Gruppe nutzt Projektinformationen Vererbt gemeinsam WebsiteA/UnterwebsiteB/ListeB Nicht vertrauliche Daten, jedoch Vererbte mit einem oder zwei vertraulichen Berechtigungen, Elementen mit eigenen Berechtigungen auf der Elementebene WebsiteA/UnterwebsiteB/BibliothekB Nicht vertrauliche Dokumente, jedoch mit einem speziellen Ordner mit vertraulichen Dokumenten 93 Vererbte Berechtigungen, mit eigenen Berechtigungen auf der Ordnerund Dokumentebene Bestimmen der zu verwendenden Berechtigungsstufen und Gruppen (SharePoint Server 2010) In diesem Artikel werden die Standardgruppen und -berechtigungsstufen beschrieben, und Sie können entscheiden, ob Sie diese unverändert verwenden, anpassen oder andere Gruppen und Berechtigungsstufen erstellen sollten. Inhalt dieses Artikels: Überprüfen verfügbarer Standardgruppen Überprüfen verfügbarer Berechtigungsstufen Feststellen, ob zusätzliche Berechtigungsstufen oder Gruppen erforderlich sind Die wichtigste Entscheidung hinsichtlich der Sicherheit der Website und der Websiteinhalte in Microsoft SharePoint Server 2010 bezieht sich auf die Kategorisierung der Benutzer und die ihnen zugewiesenen Berechtigungsstufen. Überprüfen verfügbarer Standardgruppen Mithilfe von SharePoint-Gruppen können Sie Benutzer in Gruppen anstatt einzeln verwalten. Diese Gruppen können viele einzelne Benutzer oder den Inhalt eines beliebigen Identitätssystems für Unternehmen enthalten, beispielsweise Active DirectoryDomänendienste (Active Directory Domain Services, AD DS), LDAPv3-basierte Verzeichnisse, anwendungsspezifische Datenbanken und neue benutzerorientierte Identitätsmodelle, wie beispielsweise Live ID. SharePoint-Gruppen erteilen keine bestimmten Rechte für die Website; sie stellen eine Möglichkeit dar, eine Gruppe von Benutzern festzulegen. Sie können Benutzer abhängig von der Größe und Komplexität der Organisation oder Website in beliebig vielen Gruppen anordnen. SharePointGruppen können nicht geschachtelt werden. In der folgenden Tabelle werden die Standardgruppen aufgeführt, die für Teamwebsites in SharePoint Server 2010 erstellt werden. Name der Gruppe Standardberechtigungsstufe Anzeigende Benutzer Nur Anzeigen Besucher Lesen Mitglieder Teilnehmen Designer Entwerfen Besitzer Vollzugriff Wenn Sie eine andere Websitevorlage als die Teamwebsitevorlage verwenden, wird eine andere Liste mit standardmäßigen SharePoint-Gruppen angezeigt. In der folgenden Tabelle werden beispielsweis die zusätzlichen Gruppen aufgeführt, die durch eine Veröffentlichungssitevorlage bereitgestellt werden. Name der Gruppe Standardberechtigungsstufe 94 Name der Gruppe Standardberechtigungsstufe Personen mit eingeschränkten Leserechten Eingeschränkter Lesezugriff für die Website (plus Eingeschränkter Zugriff auf bestimmte Listen) Formatressourcenleser Lesen für den Gestaltungsvorlagenkatalog und Eingeschränkter Lesezugriff für die Formatbibliothek Benutzer für schnelles Bereitstellen Mitwirken für die Bibliothek Elemente für schnelles Bereitstellen plus Eingeschränkter Zugriff für den Rest der Website Genehmigende Personen Genehmigen plus Eingeschränkter Zugriff Hierarchie-Manager Hierarchie verwalten plus Eingeschränkter Zugriff Darüber hinaus stehen die folgenden besonderen Benutzer und Gruppen für Verwaltungsaufgaben zur Verfügung, für die höhere Berechtigungsstufen erforderlich sind: Websitesammlungsadministratoren: Sie können einen oder mehrere Benutzer als primäre und sekundäre Websitesammlungsadministratoren festlegen. Diese Benutzer werden in der Datenbank als Kontakt für die Websitesammlung eingetragen und haben Vollzugriff auf alle Websites innerhalb der Websitesammlung, können den gesamten Websiteinhalt überwachen und erhalten sämtliche administrativen Warnungen (beispielsweise zur Überprüfung, ob die Website noch verwendet wird). Websitesammlungsadministratoren werden beim Erstellen der Website festgelegt, Sie können sie jedoch bei Bedarf mithilfe der Website für die Zentraladministration oder der Seite Websiteeinstellungen der Websitesammlung ändern. AD DSGruppen und -Rollen können nicht als Websitesammlungsadministratoren hinzugefügt werden. Hinweis: Websitesammlungsadministratoren verfügen über sämtliche Rechte für alle Websites innerhalb einer Websitesammlung. Sie können Websites hinzufügen oder löschen und die Einstellungen für jede Website innerhalb einer Websitesammlung ändern. Außerdem können sie den gesamten Inhalt dieser Websites anzeigen, hinzufügen, löschen oder ändern. Sie können Benutzer zu Websites hinzufügen oder aus diesen entfernen und Einladungen an diese Websites senden. Websitesammlungsbesitzer sind die einzigen Benutzer, die E-Mail-Benachrichtigungen für Ereignisse erhalten, beispielsweise für die ausstehende automatische Löschung inaktiver Websites. Websitesammlungsbesitzer erhalten außerdem standardmäßig Anforderungen für Zugriffsrechte von Benutzern, denen der Zugriff verweigert wurde. Farmadministratoren: Durch diese Gruppe wird gesteuert, welche Benutzer Serverund Serverfarmeinstellungen verwalten können. Farmadministratoren haben standardmäßig keinen Zugriff auf den Inhalt der Website. Die Gruppe 95 Farmadministratoren wird nur in der Zentraladministration verwendet und ist für andere Websites nicht verfügbar. Administratoren: Mitglieder der Gruppe Administratoren auf dem lokalen Server können alle Farmadministratoraktionen sowie die folgenden Aktionen ausführen: Installieren von neuen Produkten und Anwendungen Bereitstellen von Webparts und neuen Features für den globalen Assemblycache Erstellen von neuen Webanwendungen und neuen IIS-Websites Starten von Diensten Wie bei der Gruppe Farmadministratoren haben Mitglieder der Gruppe Administratoren auf dem lokalen Server standardmäßig keinen Zugriff auf den Websiteinhalt. Nachdem Sie die erforderlichen Gruppen bestimmt haben, legen Sie die Berechtigungsstufen fest, die den einzelnen Gruppen auf der Website zugewiesen werden sollen. Überprüfen verfügbarer Berechtigungsstufen Ob eine Website angezeigt, geändert oder verwaltet werden darf, wird durch die Berechtigungsstufe bestimmt, die Sie einem Benutzer oder einer Gruppe zuweisen. Durch diese Berechtigungsstufe werden alle Berechtigungen für die Website sowie für alle Unterwebsites, Listen, Dokumentbibliotheken, Ordner und Elemente oder Dokumente gesteuert, die die Berechtigungen der Website erben. Ohne die entsprechenden Berechtigungsstufen können die Benutzer ihre Aufgaben möglicherweise nicht ausführen, oder sie können möglicherweise Aufgaben ausführen, für die sie nicht vorgesehen sind. Die folgenden Berechtigungsstufen sind standardmäßig verfügbar: Eingeschränkter Zugriff: Beinhaltet Berechtigungen, mit denen Benutzer bestimmte Listen, Dokumentbibliotheken, Listenelemente, Ordner oder Dokumente anzeigen können, ohne auf alle Elemente einer Website zugreifen zu können. Sie können diese Berechtigungsstufe nicht direkt bearbeiten. Hinweis: Wenn diese Berechtigungsstufe entfernt wird, können Gruppenmitglieder möglicherweise nicht auf der Website navigieren, um auf Elemente zuzugreifen, obwohl sie über die richtigen Berechtigungen für ein Element der Website verfügen. Lesen: Beinhaltet Berechtigungen, mit denen Benutzer Elemente auf den Seiten der Website anzeigen können. Mitwirken: Beinhaltet Berechtigungen, mit denen Benutzer Elemente auf den Seiten der Website oder in Listen und Dokumentbibliotheken hinzufügen oder ändern können. Entwerfen: Beinhaltet Berechtigungen, mit denen Benutzer das Layout von Websiteseiten mit dem Browser oder mithilfe von Microsoft SharePoint Designer 2010 ändern können. Vollzugriff Beinhaltet alle Berechtigungen. 96 Die folgenden zusätzlichen Berechtigungsstufen werden standardmäßig mit der Veröffentlichungsvorlage bereitgestellt: Nur anzeigen: Beinhaltet Berechtigungen, mit denen Benutzer Seiten, Listenelemente und Dokumente anzeigen können. Genehmigen: Beinhaltet Berechtigungen zum Bearbeiten und Genehmigen von Seiten, Listenelementen und Dokumenten. Hierarchie verwalten: Beinhaltet Berechtigungen für Websites und zum Bearbeiten von Seiten, Listenelementen und Dokumenten. Eingeschränkter Lesezugriff: Beinhaltet Berechtigungen zum Anzeigen von Seiten und Dokumenten, aber nicht von zurückliegenden Versionen oder Informationen zu Benutzerrechten. Feststellen, ob zusätzliche Berechtigungsstufen oder Gruppen erforderlich sind Die Standardgruppen und -berechtigungsstufen stellen einen allgemeinen Rahmen für Berechtigungen bereit und sind damit für viele verschiedene Organisationsarten und Rollen innerhalb dieser Organisationen geeignet. Es kann jedoch sein, dass sie Ihre Benutzerstruktur oder die Vielzahl der Aufgaben, die die Benutzer auf den Websites ausführen, nicht genau abbilden. Wenn die Standardgruppen und -berechtigungsstufen für die Organisation nicht geeignet sind, können Sie benutzerdefinierte Gruppen erstellen, die in bestimmten Berechtigungsstufen enthaltenen Berechtigungen ändern oder benutzerdefinierte Berechtigungsstufen erstellen. Benötigen Sie benutzerdefinierte Gruppen? Die Entscheidung für die Erstellung benutzerdefinierter Gruppen ist recht unkompliziert und hat kaum Auswirkungen auf die Sicherheit der Website. Sie sollten benutzerdefinierte Gruppen erstellen und anstelle der Standardgruppen verwenden, wenn eine der folgenden Situationen vorliegt: Sie haben mehr (oder weniger) Benutzerrollen in Ihrem Unternehmen als in den Standardgruppen. Wenn Sie beispielsweise zusätzlich zu den genehmigenden Personen, Designern und Hierarchie-Managern eine Gruppe von Personen haben, deren Aufgabe im Veröffentlichen von Inhalt auf der Website besteht, können Sie eine Gruppe Veröffentlicher erstellen. In Ihrer Organisation gibt es eingeführte Namen für bestimmte Rollen, die auf den Websites ganz andere Aufgaben durchführen. Wenn Sie beispielsweise eine öffentliche Website für den Vertrieb der Produkte Ihrer Organisation erstellen, möchten Sie möglicherweise eine Gruppe mit dem Namen Kunden erstellen und anstelle der Gruppen Besucher oder Anzeigende Benutzer verwenden. Sie möchten eine 1:1-Beziehung zwischen Windows-Sicherheitsgruppen und den SharePoint-Gruppen beibehalten. In der Organisation gibt es beispielsweise eine Sicherheitsgruppe Websitemanager, und Sie möchten diesen Namen als SharePoint-Gruppennamen verwenden, um die Gruppe beim Verwalten der Website leicht erkennen zu können. Sie möchten lieber andere Gruppennamen verwenden. 97 Benötigen Sie benutzerdefinierte Berechtigungsstufen? Die Entscheidung für die Anpassung von Berechtigungsstufen ist nicht ganz so einfach wie die Entscheidung für die Anpassung von SharePoint-Gruppen. Wenn Sie die einer Berechtigungsstufe zugewiesenen Berechtigungen anpassen, müssen Sie diese Änderung nachverfolgen, überprüfen, ob sie sich tatsächlich für alle betroffenen Gruppen und Websites eignet, und sicherstellen, dass sich die Änderung nicht negativ auf die Sicherheit oder die Serverkapazität bzw. -leistung auswirkt. Wenn Sie beispielsweise die Berechtigungsstufe Mitwirken so anpassen, dass sie die Berechtigung Unterwebsites erstellen beinhaltet, die normalerweise Teil der Berechtigungsstufe Vollzugriff ist, können Mitglieder der Gruppe Mitwirkende Unterwebsites erstellen und besitzen und möglicherweise böswillige Benutzer in die Unterwebsites einladen oder unangemessene Inhalte bereitstellen. Wenn Sie die Berechtigungsstufe Lesen so anpassen, dass sie die Berechtigung Verwendungsdaten anzeigen beinhaltet, die normalerweise Teil der Berechtigungsstufe Vollzugriff ist, können alle Mitglieder der Gruppe Besucher Verwendungsdaten sehen, was zu Leistungsproblemen führen kann. Wenn eine der folgenden Situationen vorliegt, sollten Sie die Standardberechtigungsstufen anpassen: Eine Standardberechtigungsstufe enthält alle Berechtigungen, es fehlt jedoch eine, die Ihre Benutzer für ihre Arbeit benötigen, und Sie möchten diese Berechtigung hinzufügen. Eine Standardberechtigungsstufe beinhaltet eine Berechtigung, die Ihre Benutzer nicht benötigen. Wichtig: Sie sollten die Standardberechtigungsstufen nicht ändern, wenn es in der Organisation bei einer bestimmten Berechtigung, die Teil der Berechtigungsstufe ist, Bedenken hinsichtlich der Sicherheit oder andere Bedenken gibt. Wenn die fragliche Berechtigung, die in einer oder mehreren Berechtigungsstufen enthalten ist, für die betreffenden Benutzer nicht mehr verfügbar sein soll, deaktivieren Sie diese Berechtigung für alle Webanwendungen in der Serverfarm, anstatt alle Berechtigungsstufen zu ändern. Wenn Sie an einer Berechtigungsstufe mehrere Änderungen vornehmen müssen, erstellen Sie eine benutzerdefinierte Berechtigungsstufe, die alle erforderlichen Berechtigungen enthält. Sie sollten zusätzliche Berechtigungsstufen erstellen, wenn eine der folgenden Situationen vorliegt: Sie möchten mehrere Berechtigungen aus einer bestimmten Berechtigungsstufe ausschließen. Sie möchten eigene Berechtigungen für eine neue Berechtigungsstufe definieren. Um eine Berechtigungsstufe zu erstellen, können Sie eine vorhandene Berechtigungsstufe kopieren und entsprechend ändern, oder Sie können eine Berechtigungsstufe erstellen und die gewünschten Berechtigungen hinzufügen. 98 Hinweis: Einige Berechtigungen sind von anderen abhängig. Wenn Sie eine Berechtigung löschen, von der eine andere abhängt, wird die andere Berechtigung ebenfalls gelöscht. 99 Auswählen der Sicherheitsgruppen (SharePoint Server 2010) In diesem Artikel werden die Sicherheits- und Verteilergruppen beschrieben, die in Active Directory-Domänendienste (AD°DS) enthalten sind. Außerdem enthält dieser Artikel Empfehlungen für die Verwendung dieser Gruppen zum Organisieren der Benutzer Ihrer SharePoint-Websites. Inhalt dieses Artikels: Bestimmen der Windows-Sicherheitsgruppen und -konten für das Gewähren des Zugriffs auf Websites Entscheiden über die Gewährung des Zugriffs für alle authentifizierten Benutzer Entscheiden über die Gewährung des Zugriffs für anonyme Benutzer Einführung Die Verwaltung der Benutzer von SharePoint-Websites wird vereinfacht, wenn Sie Berechtigungen für Websites nicht einzelnen Benutzern, sondern Gruppen zuweisen. In AD DS werden Benutzer in der Regel mithilfe der folgenden Gruppen organisiert: Verteilergruppe Eine Gruppe, die ausschließlich für die Verteilung von E-Mails verwendet wird und für die keine Sicherheit aktiviert ist. Verteilergruppen können nicht in besitzerverwalteten Zugriffssteuerungslisten (Discretionary Access Control List, DACL) aufgelistet sein, die zum Definieren von Berechtigungen für Ressourcen und Objekte verwendet werden. Sicherheitsgruppe Eine Gruppe, die in DACLs aufgelistet sein kann. Eine Sicherheitsgruppe kann auch als E-Mail-Entität verwendet werden. Mithilfe von Sicherheitsgruppen können Sie Berechtigungen für Ihre Website steuern, indem Sie die Sicherheitsgruppe direkt der Website hinzufügen und der gesamten Gruppe Berechtigungen zuweisen. Verteilergruppen können nicht direkt hinzugefügt werden. Sie können jedoch eine Verteilergruppe erweitern und die einzelnen Mitglieder einer SharePoint-Gruppe hinzufügen. Wenn Sie auf diese Weise vorgehen, müssen Sie die SharePoint-Gruppe manuell mit der Verteilergruppe synchronisieren. Wenn Sie Sicherheitsgruppen verwenden, müssen die einzelnen Benutzer in der SharePointAnwendung nicht verwaltet werden. Da anstelle der einzelnen Mitglieder der Gruppe die Sicherheitsgruppe selbst eingebunden wurde, werden die Benutzer von AD°DS verwaltet. Die Verwaltung von Sicherheitsgruppen, die die folgenden Elemente enthalten, ist möglicherweise schwieriger: Geschachtelte Sicherheitsgruppen Kontakte oder Verteilerlisten 100 Bestimmen der Windows-Sicherheitsgruppen und -konten für das Gewähren des Zugriffs auf Websites In jeder Organisation werden Windows-Sicherheitsgruppen individuell festgelegt. Zur Vereinfachung der Berechtigungsverwaltung sollten die Sicherheitsgruppen wie folgt festgelegt werden: Groß und stabil genug, sodass den SharePoint-Websites nicht ständig Gruppen hinzugefügt werden müssen. Klein genug, dass die entsprechenden Berechtigungen zugewiesen werden können. Die Sicherheitsgruppe "Alle Benutzer in Gebäude 2" ist möglicherweise nicht klein genug, dass Berechtigungen zugewiesen werden können, es sei denn, allen Benutzern in Gebäude 2 wurde dieselbe Position zugeordnet, beispielsweise KreditorenkontenManager. Dies ist jedoch selten der Fall, daher sollten Sie einen kleineren, spezifischeren Benutzerkreis aussuchen, beispielsweise "Kreditorenkonten". Entscheiden über die Gewährung des Zugriffs für alle authentifizierten Benutzer Wenn alle Benutzer in der Domäne in der Lage sein sollen, Inhalte anzuzeigen, empfiehlt es sich, allen authentifizierten Benutzern (der Windows-Sicherheitsgruppe Domänenbenutzer) den Zugriff zu gewähren. Diese spezielle Gruppe erteilt allen Mitgliedern der Domäne den Zugriff auf eine Website (auf der ausgewählten Berechtigungsstufe), ohne dass dazu der anonyme Zugriff aktiviert werden muss. Entscheiden über die Gewährung des Zugriffs für anonyme Benutzer Sie können den anonymen Zugriff aktivieren, sodass alle Benutzer Seiten anonym anzeigen können. Auf den meisten Websites im Internet kann eine Website anonym angezeigt werden, möglicherweise ist jedoch eine Authentifizierung erforderlich, wenn Benutzer die Website bearbeiten oder einen Artikel auf einer kommerziellen Website kaufen möchten. Der anonyme Zugriff muss auf der Webanwendungsebene beim Erstellen der Webanwendung erteilt werden. Wenn der anonyme Zugriff für die Webanwendung aktiviert ist, können Websiteadministratoren über Folgendes entscheiden: Gewähren des anonymen Zugriffs auf eine Website Gewähren des anonymen Zugriffs ausschließlich auf Listen und Bibliotheken Vollständiges Sperren des anonymen Zugriffs auf eine Website Der anonyme Zugriff basiert auf dem anonymen Benutzerkonto auf dem Webserver. Dieses Konto wird von den Internetinformationsdiensten (Internet Information Services, IIS) und nicht von Ihrer SharePoint-Website erstellt und verwaltet. Standardmäßig lautet das anonyme Benutzerkonto in IIS "IUSR". Wenn Sie den anonymen Zugriff aktivieren, gewähren Sie damit tatsächlich diesem Konto den Zugriff auf die SharePoint-Website. Durch das Gewähren des Zugriffs auf eine 101 Website bzw. auf Listen und Bibliotheken wird dem anonymen Benutzerkonto die Berechtigung Elemente anzeigen erteilt. Selbst mit der Berechtigung Elemente anzeigen gelten jedoch Einschränkungen bezüglich der Aktionen, die von anonymen Benutzern ausgeführt werden können. Anonymen Benutzern sind folgende Aktionen nicht gestattet: Öffnen von Websites zum Bearbeiten in Microsoft SharePoint Designer 2010. Das heißt, sie können den Remoteprozeduraufruf (RPC) nicht verwenden. Anzeigen der Website in der Netzwerkumgebung. Das heißt, sie können WebDAV (Web Distributed Authoring and Versioning), das Webordnerprotokoll in Windows, nicht verwenden. Hochladen oder Bearbeiten in Dokumentbibliotheken, einschließlich von WikiBibliotheken. Wichtig: Aktivieren Sie den anonymen Zugriff nicht, wenn Sie die Sicherheit von Websites, Listen und Bibliotheken erhöhen möchten. Durch das Gewähren des anonymen Zugriffs können Benutzer Beiträge zu Listen, Diskussionen und Umfragen beisteuern, wodurch möglicherweise Speicherplatz auf dem Server belegt wird und andere Ressourcen beeinträchtigt werden. Zudem können anonyme Benutzer Websites bestimmte Informationen entnehmen, u. a. E-Mail-Adressen von Benutzern sowie Inhalte, die in Listen, Bibliotheken und Diskussionen veröffentlicht wurden. Sie können Berechtigungsrichtlinien für anonyme Benutzer für unterschiedliche Zonen festlegen (Internet, Extranet, Intranet, Andere), wenn die Inhalte in diesen unterschiedlichen Zonen durch dieselbe Webanwendung bedient werden. Die Richtlinien werden in der folgenden Liste beschrieben: Keine Keine Richtlinie. Dies ist die Standardoption. Es werden keine zusätzlichen Berechtigungseinschränkungen oder -erweiterungen auf anonyme Benutzer einer Website angewendet. Lesen Anonyme Benutzer verfügen über Lesezugriff auf Inhalte, es sei denn, der anonyme Zugriff wird vom Websiteadministrator deaktiviert. Schreiben verweigern Anonyme Benutzer können keine Inhalte verfassen, selbst wenn der Websiteadministrator versucht, einem anonymen Benutzerkonto diese Berechtigung ausdrücklich zuzuweisen. Alle verweigern Anonyme Benutzer verfügen über keinen Zugriff, selbst wenn der Websiteadministrator versucht, anonymen Benutzerkonten den Zugriff auf die Websites zu gewähren. 102 Auswählen von Administratoren und Besitzern für die Verwaltungshierarchie (SharePoint Server 2010) In diesem Artikel werden die Administratorrollen beschrieben, die der Server- und Websitehierarchie von Microsoft SharePoint Server 2010 entsprechen. An der Verwaltung von SharePoint Server 2010 können viele Personen beteiligt sein. Die Verwaltung von SharePoint Server 2010 findet auf den folgenden Ebenen statt: Serverfarm Gemeinsame Dienste Websites Dokumentbibliothek oder Liste Einzelne Elemente Inhalt dieses Artikels: Verwaltungsebenen Einführung Die meisten Ebenen der Server- und Websitehierarchie verfügen über eine entsprechende Administratorgruppe. Die Ebene der Webanwendungen weist keine spezifische Gruppe Administratoren auf; Farmadministratoren können jedoch die Webanwendungen in ihrem Bereich kontrollieren. Mitglieder der Gruppe Farmadministratoren und Mitglieder der Gruppe Administratoren auf dem lokalen Server können eine Richtlinie definieren, um einzelnen Benutzern Berechtigungen auf Ebene der Webanwendungen zu erteilen. Verwaltungsebenen Die folgenden Gruppen von Benutzern verfügen über Administratorberechtigungen auf verschiedenen Ebenen der Verwaltungshierarchie: Server- oder Serverfarmebene Farmadministratoren: Mitglieder der Gruppe Farmadministratoren besitzen Berechtigungen und tragen die Verantwortung für alle Server in der Serverfarm. Die Mitglieder können alle Administratoraufgaben in der Zentraladministration für den Server oder die Serverfarm ausführen. Mitglieder dieser Gruppe können außerdem Windows PowerShell verwenden, um Konfigurationsdatenbankobjekte zu erstellen und zu verwalten. Sie können Administratoren zuweisen, die Dienstanwendungen verwalten, bei denen es sich um Instanzen gemeinsamer Dienste handelt. Diese Gruppe verfügt nicht über Zugriff auf einzelne Websites oder deren Inhalt. 103 Administratoren: Mitglieder der Windows-Gruppe Administratoren auf dem lokalen Server können alle Farmadministratoraktionen ausführen. Administratoren auf dem lokalen Server können zusätzliche Aufgaben ausführen, darunter das Installieren neuer Produkte oder Anwendungen, das Bereitstellen von Webparts und neuen Features im globalen Assemblycache, das Erstellen neuer Webanwendungen und neuer IIS-Websites (Internet Information Services, Internetinformationsdienste) sowie das Starten von Diensten. Wie Farmadministratoren verfügen Mitglieder dieser Gruppe auf dem lokalen Server standardmäßig nicht über Zugriff auf Websiteinhalte. Hinweis: Farmadministratoren und lokale Administratoren können bei Bedarf auch den Besitz an bestimmten Websitesammlungen übernehmen. Wenn beispielsweise ein Websiteadministrator die Organisation verlässt und ein neuer Administrator hinzugefügt werden muss, kann der Farmadministrator oder ein Mitglied der lokalen Administratorgruppe den Besitz an der Websitesammlung übernehmen, um die Änderung auszuführen. Ebene gemeinsamer Dienste Dienstadministratoren: Diese Administratoren werden vom Farmadministrator delegiert. Sie können Einstellungen für eine bestimmte Dienstanwendung innerhalb einer Farm konfigurieren. Es ist ihnen jedoch nicht möglich, Dienstanwendungen zu erstellen, auf andere Dienstanwendungen in der Farm zuzugreifen oder Vorgänge auf Farmebene auszuführen, beispielsweise Topologieänderungen. Der Dienstanwendungsadministrator für eine Suchdienstanwendung in einer Farm kann beispielsweise nur Einstellungen für diese Suchdienstanwendung konfigurieren. Featureadministratoren: Ein Featureadministrator ist einem bestimmten Feature bzw. bestimmten Features einer Dienstanwendung zugeordnet. Diese Administratoren können eine Teilmenge der Einstellungen einer Dienstanwendung verwalten, jedoch nicht die gesamte Dienstanwendung. Ein Featureadministrator kann beispielsweise das Feature Benutzergruppen der Benutzerprofildienst-Anwendung verwalten. Websiteebene Websitesammlungsadministratoren: Diese Administratoren verfügen über die Berechtigungsstufe Vollzugriff für alle Websites in einer Websitesammlung. Sie haben Zugriff auf den Inhalt aller Websites, aus denen die Sammlung besteht, selbst wenn sie über keine expliziten Berechtigungen für diese Website verfügen. Websitebesitzer: Standardmäßig verfügen Mitglieder der Gruppe der Besitzer für eine Website über die Berechtigungsstufe Vollzugriff für diese Website. Sie können administrative Aufgaben für die Website und für jede Liste oder Bibliothek innerhalb dieser Website ausführen. Sie erhalten E-MailBenachrichtigungen für Ereignisse, beispielsweise für die ausstehende automatische Löschung inaktiver Websites oder für Anforderungen für den Websitezugriff. 104 Bewährte Methoden für die Verwendung abgestimmter Berechtigungen (Whitepaper) (SharePoint Server 2010) In diesem Whitepaper werden bewährte Methoden für abgestimmte Berechtigungen sowie deren Verwendung in Ihrem Unternehmen beim Implementieren von Microsoft SharePoint Server 2010 beschrieben. Laden Sie dieses Whitepaper über den folgenden Link herunter: http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=201596&clcid=0x407 105 Website- und Lösungssteuerung (SharePoint Server 2010) Dieser Abschnitt enthält Informationen zu steuernden Websites und Lösungen für Produktions- und Sandkastenumgebungen mit Microsoft SharePoint Server 2010. Als Steuerung wird ein Satz von Richtlinien, Rollen, Zuständigkeiten und Prozessen bezeichnet, der die Zusammenarbeit der Geschäftsbereiche und IT-Teams eines Unternehmens zur Umsetzung der Unternehmensziele anleitet, lenkt und steuert. Sandkastenlösungen schränken den Zugriff auf Netzwerk- und lokale Ressourcen ein, um mehr Sicherheit und Stabilität bereitzustellen. Sie können Sandkastenlösungen für Lastenausgleichslösungen und für noch nicht vollständig getestete Lösungen verwenden sowie zum Bereitstellen von Benutzerlösungen in einer gehosteten Umgebung. Sandkastenlösungen werden in einem separaten Arbeitsthread ausgeführt, sodass sie nicht auf Ressourcen zugreifen können, die zu anderen Lösungen gehören, und sie besitzen eingeschränkten Zugriff auf lokale und Netzwerkressourcen. In diesem Abschnitt: Steuerung (Übersicht) (SharePoint Server 2010) In diesem Artikel wird die Steuerung als wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen SharePoint Server 2010-Bereitstellung vorgestellt, und es werden die verschiedenen Komponenten eines Unternehmenssteuerungsplans erläutert. Steuerungsfeatures (SharePoint Server 2010) In diesem Artikel werden einige SharePoint Server 2010-Features behandelt, die Organisationen bei der Steuerung eines IT-Diensts, der Informationsverwaltung und der Informationsarchitektur helfen können. Einrichten und Steuern eines SharePoint-Diensts (SharePoint Server 2010) Informieren Sie sich über wichtige Faktoren beim Steuern eines SharePoint-Diensts und die Bestandteile einer Vereinbarung zum Servicelevel. Implementieren und Steuern einer Informationsarchitektur (SharePoint Server 2010) Informieren Sie sich über die Planung einer effektiven Informationsarchitektur, um sicherzustellen, dass die Lösung Ihre Unternehmensanforderungen erfüllt. Planen von Sandkastenlösungen (SharePoint Server 2010) In diesem Artikel wird das Planen der Verwendung von Sandkastenlösungen in einer SharePoint-Umgebung erläutert. SharePoint Development and Governance Using COBIT 4.1: A Practical Approach Diese Exzerpte stammen aus der Publikation "SharePoint Deployment and Governance Using COBIT® 4.1: A Practical Approach". SharePoint 2010-Steuerungsplanung (Whitepaper) In diesem Whitepaper geht es um das "Front-End" der SharePoint-Umgebung – den geschäftlichen Aspekt der Steuerung –, die Bereiche, die Benutzer in Unternehmen betreffen. Dabei werden anhand einer fiktiven Firma Orientierungshilfen für die 106 notwendige Planung und Implementierung der Steuerung von SharePoint Server 2010 gegeben. Implementieren der Steuerung in SharePoint 2010 (Whitepaper) Dieses Whitepaper beschäftigt sich mit dem "Back-End" der Steuerung von SharePoint – der technischen Implementierung. Es bietet allgemeine Anleitungen zu den zahlreichen Konfigurationsoptionen von SharePoint Server 2010, mit denen Sie die Umgebung zum Nutzen aller Beteiligten steuern können. 107 Steuerung (Übersicht) (SharePoint Server 2010) In diesem Artikel wird die Steuerung als ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Bereitstellung von Microsoft SharePoint Server 2010 eingeführt. Zudem wird erläutert, warum Informationsarchitektur und IT-Dienste die wesentlichen Komponenten eines Steuerungsplans darstellen. In den Artikeln in diesem Abschnitt wird herausgestellt, wie wichtig die Steuerung von SharePoint Server 2010-Bereitstellungen ist. Diese Artikel enthalten zudem allgemeine Anweisungen und Beispiele der Microsoft SharePoint Server-Aktivitäten und -Prozesse, die von der Organisation gesteuert werden sollten. Inhalt dieses Artikels: Informationen zur Steuerung Was sollte gesteuert werden? Wer sollte Steuerungsrichtlinien festlegen? Wie sollte die Steuerung implementiert werden? Informationen zur Steuerung Als Steuerung wird ein Satz von Richtlinien, Rollen, Zuständigkeiten und Prozessen bezeichnet, die die Zusammenarbeit der Geschäftsbereiche und IT-Teams eines Unternehmens zur Umsetzung der Unternehmensziele anleiten, lenken und steuern. Ein umfassender Steuerungsplan kann für ein Unternehmen folgende Vorteile bieten: Optimierung der Bereitstellung von Produkten und Technologien, wie z. B. SharePoint Server 2010. Beitrag zum Schutz des Unternehmens vor Sicherheitsrisiken oder Schadensersatzforderungen. Beitrag zur Sicherstellung der optimalen Rendite bei Technologien, z. B. durch Erzwingen bewährter Methoden für das Content Management oder die Informationsarchitektur. Was sollte gesteuert werden? Für jede Organisation gelten spezielle Anforderungen und Ziele, die den jeweiligen Steuerungsansatz beeinflussen. Beispielsweise benötigen größere Organisationen in der Regel eine umfassendere und detailliertere Steuerung als kleinere Organisationen. Für eine erfolgreiche Bereitstellung von SharePoint Server 2010 sind folgende Elemente erforderlich: Informationsarchitektur Das Ziel der Informationsarchitektur besteht in der Erstellung eines Systems, das Benutzern beim Sammeln, Speichern, Abrufen und Verwenden der Informationen 108 hilft, die zur Erreichung der Geschäftsziele benötigt werden. Die Informationsarchitektur einer Website bestimmt, wie die Informationen auf der Website – die Webseiten, Dokumente, Listen und Daten – organisiert und den Benutzern der Website angezeigt werden. Durch eine umfassende Bewertung der Informationsarchitektur in einer Organisation können unter anderem die folgenden Mängel an Effizienz aufgedeckt werden: Die inkonsistente Verwendung von Metadaten, die die Suche und den Vergleich verwandter Daten oder Inhalte erschweren kann. Mängel beim Entwerfen und Verwalten der Inhaltsspeicherung, die zu mehreren Dokumentversionen führen können, deren maßgebende Version nicht identifiziert werden kann. Mangelhaft katalogisierte und verwaltete Datenspeicherung, die verhindert, dass Entscheidungsträger die richtigen Daten finden und verwenden. Ein mangelhafter Entwurf für die Navigation oder mangelhafte Darstellung der Informationen, die das Auffinden wichtiger Websites und Informationen erschweren können. IT-Dienst, mit dem SharePoint Server gehostet wird SharePoint Server 2010 enthält zahlreiche neue Features, die in einem umfangreichen Steuerungsplan berücksichtigt werden sollten. Zu diesen Features gehören die Folgenden: Neue, in Microsoft SharePoint Foundation 2010 integrierte Dienstanwendungsarchitektur, die das SSP-Modell ersetzt. Verbesserungen bei der Sicherung und Wiederherstellung. Mehrinstanzenfähigkeit, durch die eine echte Hostingumgebung erstellt und die Freigabe von Dienstressourcen zwischen Kunden (Instanzen) ermöglicht wird, während die Daten basierend auf Websiteabonnements partitioniert werden. Verwaltete Konten, durch die Kennwortänderungen automatisiert werden. Windows PowerShell, die neue Befehlszeilenschnittstelle und Skriptsprache, die speziell für Systemadministratoren entwickelt wurde. Ohne einen Steuerungsplan kann die schnelle und unkontrollierte Zunahme der Größe von individuell verwalteten Webservern mit SharePoint Server zu unvorhergesehenen Ergebnissen führen. Hierzu gehört Folgendes: Isolierte Server, die eine lose organisierte Gruppe von Websites ohne ein gemeinsames Suchindex-, Navigations- oder Sicherheitsschema hosten. Soll die Self-Service Site Creation unterstützt werden, sollten Sie über einen Plan verfügen, der Inhaltsdisposition und Websitearchivierung abdeckt. Server, die nicht sichere Anwendungen hosten, was die Integrität Ihrer Inhalte gefährden kann. Anfragen an den technischen Support für lokale Server mit SharePoint Server ohne das Wissen des Supportteams. Wichtige Aktivitäten, wie die Einhaltung von Vorschriften, die auf den verschiedenen Servern möglicherweise inkonsistent gehandhabt werden. Regelmäßige Wartungsaktivitäten, wie z. B. das Sichern und Wiederherstellen von Daten oder das Installieren von Produktupdates, die aufgrund 109 unzureichender Schulung oder einer inkonsistenten Serverkonfiguration möglicherweise nicht ordnungsgemäß ausgeführt werden. Änderungen des Websitebesitzes, die Fragen zum Besitz von Inhalten aufwerfen oder Sperren von Websites verursachen. Bei zunehmender Verwendung von SharePoint Server 2010 im Unternehmen sollte die IT-Abteilung eine Reihe von streng kontrollierten Hostingdiensten implementieren, durch die SharePoint Server 2010 verfügbar gemacht wird und seine Verwendung und Konfiguration gesteuert werden. Für effektive und einfach zu verwaltende SharePoint Server 2010-Lösungen sollte Ihre Organisation mindestens einen der folgenden Bereiche steuern: Anpassungsrichtlinien SharePoint Server 2010 enthält anpassbare Features und Funktionen, die mehrere Produktbereiche, wie z. B. Business Intelligence, Formulare, Workflow und Content Management, umfassen. Die Anpassung birgt Risiken für Stabilität, Wartung und Sicherheit der SharePoint Server 2010-Umgebung. Für eine Anpassung in einem kontrollierten Bereich sollten Sie eine Anpassungsrichtlinie entwickeln, mit der folgende Faktoren geregelt werden: Genehmigte Anpassungstools. Sie sollten beispielsweise entscheiden, ob die Verwendung von Microsoft SharePoint Designer 2010 zulässig ist, und angeben, welche Websiteelemente von wem angepasst werden können. Möglichkeiten zum Verwalten von Quellcode, z. B. ein Quellcodeverwaltungssystem, und Standards für das Dokumentieren des Codes. Entwicklungsstandards, wie z. B. bewährte Methoden zum Erstellen von Code. Standards zum Testen und Überprüfen. Erforderliche Verpackungs- und Installationsmethoden. Sie sollten die Verwendung des Sandkastenmodus steuern, mit dem Websitebesitzer benutzerdefinierte Lösungen in einem teilweise vertrauenswürdigen Kontext hosten können, sodass sie keine Auswirkungen auf den Rest der SharePointImplementierung haben. Die unterstützten Anpassungsarten. Möglicherweise möchten Sie z. B. die Verwendung von Webparts zulassen, um Microsoft Silverlight 3-Anwendungen in SharePoint-Websites zu integrieren. Weitere Informationen zu den Prozessen zum Verwalten von Anpassungen finden Sie im Whitepaper Anpassungsrichtlinie für SharePoint-Produkte und Technologien (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92311&clcid=0x407). Branding Wenn Sie eine Informationsarchitektur und einen Satz von Websites für die Verwendung in einem gesamten Unternehmen entwerfen, sollten Sie das Branding im Steuerungsplan berücksichtigen. Ein formaler Satz von Brandingrichtlinien hilft sicherzustellen, dass Unternehmenslogos, Schriftarten, Designs und andere Designelemente auf Websites einheitlich verwendet werden. Beispielsweise können Sie in SharePoint Server 2010 ein Microsoft PowerPoint 2010-Design direkt in eine SharePoint-Website importieren. Das Design wird dann automatisch auf alle Unterwebsites angewendet. Schulung 110 SharePoint Server 2010 verfügt zwar über eine intuitive, webbasierte Benutzeroberfläche und Onlinehilfe, aber die Verwendung und insbesondere die Verwaltung von Websites basierend auf SharePoint Server 2010 kann für manche Benutzer eine Herausforderung darstellen. Darüber hinaus müssen die von der ITAbteilung und den Geschäftsbereichen implementierten Steuerungsrichtlinien möglicherweise erläutert werden. Durch die sachgemäße Schulung der Benutzer kann die Zufriedenheit mit der Implementierung von SharePoint Server 2010 gesteigert werden, während die Supportkosten gesenkt werden können. Wer sollte Steuerungsrichtlinien festlegen? Für eine erfolgreiche Bereitstellung von SharePoint Server 2010 ist eine kontinuierliche Kommunikation und Partnerschaft zwischen IT-Experten, Geschäftsleitern und Information Workern erforderlich. Beim Erstellen eines Steuerungskomitees sollten Sie Vertreter von möglichst vielen der folgenden Gruppen und Rollen einbeziehen: Hinweis: Möglicherweise ist eine entsprechende Rolle in Ihrer Organisation nicht vertreten, oder es wird ein anderer Titel verwendet. Leitende Führungskräfte: Leitende Führungskräfte sollten die allgemeinen Ziele des Steuerungskomitees definieren, ihm die entsprechende Autorität verleihen und in bestimmten Abständen den Erfolg der implementierten Methoden und Richtlinien auswerten. Mitarbeiter der Finanzabteilung: Mitarbeiter der Finanzabteilung sollten sicherstellen, dass die Steuerungsregeln und -prozesse die Rendite des Unternehmens bei SharePoint-Produkten und -Technologien steigern. IT-Manager: IT-Manager müssen Serviceleistungen entwickeln und bestimmen, wie die IT-Ziele zu erreichen sind (z. B. Verbessern der Sicherheit und Aufrechterhalten der Zuverlässigkeit), und gleichzeitig die von den Unternehmensteams benötigten Features unterstützen. Geschäftsbereichsmanager: Geschäftsbereichsmanager repräsentieren die Teams, die die primären Arbeiten des Unternehmens ausführen und die Anforderungen im Hinblick auf die Architektur und die Funktionalität der Bereitstellung von SharePoint Server 2010 bestimmen. Sie müssen zusammen mit Informationsarchitekten die Informationsarchitektur und die Standards der organisatorischen Taxonomie des Unternehmens festlegen. Außerdem müssen sie zusammen mit den IT-Managern Vereinbarungen zum Servicelevel und andere Supportrichtlinien ausarbeiten. Informationsarchitekten oder Taxonomieexperten: Mitglieder dieser Gruppen verfügen über umfangreiche Erfahrung in der Planung und dem Entwurf von Informationssystemen und Taxonomien. Basierend auf ihrer Analyse der Informationsbedürfnisse der Zielgruppe entwickeln sie Pläne zur Unterstützung von Unternehmenszielen und definieren Websitearchitektur und Navigation. Einhaltungsprüfer: Die Steuerung beinhaltet das Sicherstellen, dass ein Unternehmen die behördlichen und rechtlichen Anforderungen erfüllt und die Unternehmensdaten verwaltet. Wenn es in Ihrem Unternehmen Positionen gibt, die 111 für die Einhaltung dieser Anforderungen oder die rechtliche Aufsicht zuständig sind, sollten Sie die Mitarbeiter aus diesen Fachbereichen in das Steuerungskomitee aufnehmen. Leiter der Entwicklungsabteilung: Leiter in der Softwareentwicklungsabteilung sollten helfen zu bestimmen, welche Anpassungstools genehmigt werden, wie die Codesicherheit überprüft werden soll und welche bewährten Methoden im Zusammenhang mit Code verwendet werden sollen. Information Worker: Die Mitarbeiter Ihrer Organisation, die die täglich anfallende Arbeit leisten, sollten dazu beitragen, dass die Dienste und die Informationsarchitektur von SharePoint Server 2010 ihren Anforderungen entsprechen. Ausbilder: Anweisungsexperten sollten für das Entwickeln eines Schulungsplans und das Durchführen aller entsprechenden Schulungen verantwortlich sein. Wie sollte die Steuerung implementiert werden? Ein effektiver Steuerungsplan antizipiert die Anforderungen und Ziele der Geschäftsbereiche und der IT-Teams des Unternehmens. Da in jedem Unternehmen unterschiedliche Anforderungen gelten, müssen Sie die optimale Methode zum Implementieren eines Steuerungsplans ermitteln, der auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist. Im Folgenden finden Sie eine Aufstellung möglicher Phasen einer Steuerungsimplementierung für Ihr Unternehmen: 1. Bestimmen der anfänglichen Prinzipien und Ziele. Das Steuerungskomitee sollte eine Steuerungsvision, Richtlinien und Standards entwickeln, die gemessen werden können, um die Einhaltung der Vorschriften nachzuverfolgen und die Vorteile für das Unternehmen zu quantifizieren. Beispielsweise sollten im Plan Dienstleistungsanforderungen für technische und geschäftliche Aspekte der Bereitstellung von SharePoint Server 2010 festgelegt werden. 2. Klassifizieren der Informationen und Inhalte des Unternehmens. Organisieren Sie Ihre Informationen entsprechend einer vorhandenen Taxonomie, oder erstellen Sie eine benutzerdefinierte Taxonomie für alle Inhalte, die zur Unterstützung der Geschäftslösung erforderlich sind. Nachdem Sie die Informationen organisiert haben, entwerfen Sie eine Informationsarchitektur zur Verwaltung der Unternehmensinhalte. Bestimmen Sie anschließend die geeignetsten IT-Dienste zur Unterstützung der Informationsarchitektur. 3. Entwickeln einer Schulungsstrategie. Neben dem Steuerungsplan selbst stellen die Mitarbeiter den wichtigsten Faktor für Erfolg oder Fehlschlagen einer Bereitstellung von SharePoint Server 2010 dar. Ein umfassender Schulungsplan sollte zeigen, wie SharePoint Server 2010 nach den von Ihnen implementierten Standards und Praktiken verwendet wird, und erläutern, warum diese Standards und Praktiken wichtig sind. Der Plan sollte die erforderlichen Schulungsarten für bestimmte Benutzergruppen erläutern und geeignete Schulungstools beschreiben. Beispielsweise könnte die IT-Abteilung eine Seite mit 112 häufig gestellten Fragen (Frequently Asked Questions, FAQ) zu ihren Serviceleistungen bezüglich SharePoint Server 2010 verwalten. Ihr Geschäftsbereich könnte Onlineschulungen anbieten, in denen die Einrichtung und Verwendung des neuen Dokumentverwaltungsprozesses erläutert wird. 4. Entwickeln eines kontinuierlichen Plans. Eine erfolgreiche Steuerung ist ein iterativer Prozess. Das Steuerungskomitee sollte sich regelmäßig treffen, um neue Anforderungen in den Steuerungsplan einzubinden, Steuerungsprinzipien erneut auszuwerten und anzupassen oder Konflikte zwischen Geschäftsbereichen um IT-Ressourcen zu lösen. Das Komitee sollte den leitenden Sponsoren regelmäßig Bericht erstatten, um die Verantwortlichkeit zu stärken und die Einhaltung der Vorschriften im gesamten Unternehmen zu fördern. Dieser Prozess scheint zwar kompliziert, aber das Ziel besteht darin, die Rendite für SharePoint Server 2010 zu steigern, den Nutzen der SharePoint Server 2010Lösung zu optimieren und die Produktivität des Unternehmens zu steigern. Siehe auch Weitere Ressourcen Governance Resource Center (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=133502&clcid=0x407) 113 Steuerungsfeatures (SharePoint Server 2010) Microsoft SharePoint Server 2010 enthält Features, mit denen eine Organisation einen SharePoint Server 2010-IT-Dienst, die Informationsverwaltung eines Unternehmens oder die Informationsarchitektur eines Unternehmens steuern kann. Die Informationen, die Sie unter den Links zu verwandten Artikeln finden, helfen Ihnen, die einzelnen Features zu planen und einzusetzen. Hinweis: Als Governance (Steuerung) wird ein Satz von Richtlinien, Rollen, Zuständigkeiten und Prozessen bezeichnet, die die Zusammenarbeit der Geschäftsbereiche und IT-Teams eines Unternehmens zur Umsetzung der Unternehmensziele anleiten, lenken und steuern. Weitere Informationen finden Sie unter Steuerung (Übersicht) (SharePoint Server 2010). Inhalt dieses Artikels Steuern der SharePoint-Installation in einem Unternehmen Features für den IT-Dienst Informationsverwaltung Features für die Informationsarchitektur Steuern der SharePoint-Installation in einem Unternehmen Da Bereitstellungen von SharePoint auf Farmebene verwaltet werden, hat eine einzelne SharePoint-Bereitstellung keine Informationen über andere SharePoint-Bereitstellungen, die vielleicht im gleichen Unternehmen vorhanden sind. Administratoren benötigen diese Informationen, um alle Bereitstellungen im Unternehmen zu verwalten und zu steuern. Beispielsweise müssen Administratoren wissen, ob eine Bereitstellung im Einklang mit den Anforderungen der Organisation konfiguriert wurde oder wie viele nicht autorisierte Bereitstellungen im Unternehmen vorhanden sind. Microsoft SharePoint 2010-Produkte bietet die folgenden Möglichkeiten, nicht beabsichtigte Installationen von SharePoint Server zu sperren, zu beobachten oder sogar zu blockieren. Mit dem folgenden Gruppenrichtlinienobjekt wird die Installation von SharePoint Server und zugehörigen Produkten deaktiviert: HKLM\Software\Policies\Microsoft\Shared Tools\Web Server Extensions\14.0\ SharePoint\DWORD DisableInstall Zum Blockieren der Installation legen Sie DWORD DisableInstall=00000001 fest. 114 Wird dieser Registrierungsschlüssel festgelegt, erhalten Benutzer, die SharePoint Server zu installieren versuchen, die folgende Fehlermeldung: Installation von SharePoint ist in Ihrer Organisation blockiert. Bitte erkundigen Sie sich bei Ihrem Netzwerkadministrator. Ein Marker in Active Directory-Domänendienste (AD DS) kennzeichnet die SharePoint-Server in einer Organisation. Dieser Marker enthält standardmäßig die URL für die Topologiedienstanwendung. Weitere Informationen zum Festlegen des Gruppenrichtlinienobjekts und zum AD DSMarker finden Sie unter Track or block SharePoint Server 2010 installations. Features für den IT-Dienst Ein SharePoint-Dienst ist ein IT-Dienst, der gehostete Websites und Portale basierend auf SharePoint Server anbietet. Ein IT-Dienst kann folgende Komponenten umfassen: Websites und Portale in einem Bereich, z. B. eine Websitesammlung, eine Webanwendung oder eine Serverfarm Sicherung und Wiederherstellung Inhaltsspeicher Unterstützung für Anpassungen Sicherheit Servicelevel, die auf Geschwindigkeit oder Verfügbarkeit basieren In diesem Abschnitt werden Features in SharePoint Server 2010 beschrieben, die für die Wartung und Steuerung eines SharePoint Server-Diensts von Nutzen sind. Websitevorlagen Websitevorlagen sind ein Satz von Anpassungen, die auf eine Websitedefinition angewendet werden. Durch Verwendung einer Websitevorlage kann ein SharePoint Server-Dienst ein einheitliches Branding, eine konsistente Websitestruktur und ein durchgängiges Layout in den von Benutzern erstellten Websites fördern. Sie können benutzerdefinierte Websitevorlagen für die Bereitstellung von Websites erstellen und anstelle der Vorlagen verwenden, die in SharePoint Server als Teil eines SharePoint Server-Diensts enthalten sind. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit Websitevorlagen und -definitionen (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=184756&clcid=0x407). Kontingente Ein Kontingent gibt einen Grenzwert für den Speicherplatz an, der von einer Websitesammlung belegt werden kann. Dadurch wird verhindert, dass Benutzer Inhalte hinzufügen, wenn der Grenzwert erreicht ist. Weitere Informationen finden Sie unter Plan quota management (SharePoint Server 2010). Sperren Sperren verhindern entweder, dass Benutzer Inhalte zu einer Websitesammlung hinzufügen oder dass Benutzer die Websitesammlung überhaupt verwenden können. Beispielsweise können Sie eine Website sperren, die gegen eine Verwendungsrichtlinie verstößt oder ein Kontingent überschreitet. Weitere Informationen finden Sie unter Lock or unlock sites. Workflows 115 Workflows sind Programme, die Geschäftsprozesse für Benutzer einer SharePoint Server-Website implementieren. Sie sind Elementen auf der Website zugeordnet, z. B. Dokumenten, Formularen oder Listenelementen. Workflows umfassen zahlreiche Anwendungen als Teil eines IT-Diensts. Beispielsweise können Sie einen Workflow verwenden, um eine neue Website bereitzustellen, ein Supportproblem zu dokumentieren oder bei Überschreiten des Kontingents einer Websitesammlung geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Weitere Informationen finden Sie unter Plan workflows (SharePoint Server 2010). Features Ein Feature ist ein Container mit verschiedenen definierten Erweiterungen für SharePoint Server 2010 und SharePoint Foundation 2010. Er setzt sich aus mehreren XML-Dateien zusammen, die auf Webservern bereitgestellt werden. Sie können ein Feature als Teil einer Websitedefinition oder eines Lösungspakets bereitstellen, und Sie können ein Feature einzeln aktivieren. Ein Websiteadministrator kann die Funktionalität einer SharePoint-Website durch Einoder Ausschalten eines Features auf der Benutzeroberfläche transformieren. Features erleichtern das Aktivieren oder Deaktivieren von Funktionen während einer Bereitstellung, und sie helfen Administratoren, die Vorlage oder Definition einer Website problemlos zu transformieren. Features können auch verborgen werden. Dadurch wird verhindert, dass Websitebenutzer sie manuell deaktivieren. Wenn Sie neue Websitefunktionen als Features implementieren, erleichtern Sie den Administratoren die Steuerung der Websites und die Umsetzung eines Steuerungsplans. Mit einer Technik namens Anheftung von Features können Sie ein Feature an alle neuen Instanzen von Websites, die eine gegebene Websitedefinition verwenden, anfügen, ohne die Websitedefinition selbst zu ändern. Dadurch können Sie steuern, auf welche Features die Benutzer des Diensts zugreifen können. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Features(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=183450&clcid=0x407) Self-Service Site Creation Mit dem Feature Self-Service Site Creation können Benutzer ihre eigenen Websitesammlungen erstellen. Eine wichtige Entscheidung bei der Steuerung der SelfService Site Creation besteht darin, festzulegen, mit welchem Servicelevel dieses Feature unterstützt wird. Standardmäßig ist diese Berechtigung in SharePoint Server 2010 für alle authentifizierten Benutzer aktiviert. Weitere Informationen finden Sie unter Turn on or turn off Self-Service Site Creation. Berechtigungen und Richtlinien für Webanwendungen Berechtigungen für eine Webanwendung sind umfassende Einstellungen, die für alle Benutzer und Gruppen für alle Websitesammlungen innerhalb einer Webanwendung gelten. Sie können Benutzeraktionen steuern, indem Sie die entsprechende Berechtigung für die Webanwendung aktivieren oder deaktivieren. Wenn Sie beispielsweise nicht möchten, dass Benutzer einer Website Seiten hinzufügen, können Sie die Berechtigung Seiten hinzufügen und anpassen, eine der Berechtigungen für Websites, deaktivieren. Nachdem Sie eine bestimmte Berechtigung für eine Webanwendung deaktiviert haben, kann die Berechtigung keinem Benutzer einer Website für die Webanwendung erteilt werden. Sie können den Zugriff auf eine bestimmte URL oder Zone steuern. Außerdem können Sie die Zugriffsstufe für anonyme Benutzer angeben. Weitere Informationen finden Sie unter Manage permissions for a Web application (SharePoint Server 2010). 116 Berechtigungsrichtlinien stellen eine zentralisierte Methode zum Konfigurieren und Verwalten mehrerer Berechtigungen dar, die nur für eine Teilmenge der Benutzer oder Gruppen in einer Webanwendung gelten. Beispielsweise können Sie eine Berechtigungsrichtlinienstufe für die Benutzer einer Websitesammlung erstellen, denen es erlaubt ist, Elemente in einer Liste hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu löschen, eine Liste zu öffnen, Elemente und Listen anzuzeigen oder Seiten anzuzeigen. Vielleicht sollen dieselben Benutzer aber nicht die Möglichkeit haben, Listen zu erstellen oder zu löschen, wofür sie die Berechtigung Listen verwalten benötigen würden. Weitere Informationen finden Sie unter Manage permission policies for a Web application (SharePoint Server 2010). SharePoint Designer Sie können steuern, wie Microsoft SharePoint Designer 2010 entweder auf Webanwendungsebene oder auf Websitesammlungsebene in einer Organisation verwendet wird. Dazu steuern Sie die folgenden Typen von Zugriff auf SharePoint Designer 2010: Aktivieren oder Deaktivieren der Verwendung von SharePoint Designer 2010 für eine gesamte Anwendung oder Websitesammlung. Wenn Sie sicherstellen wollen, dass alle Designer und Eigentümer in einer bestimmten Websitesammlung SharePoint Designer 2010 verwenden können, aktivieren Sie diese Einstellung auf Websitesammlungsebene. Aktivieren oder Deaktivieren der Möglichkeit, Seiten aus der Websitedefinition zu trennen. Wenn Sie das Branding für alle Websites in einer Websitesammlung aufrecht erhalten möchten, sollten Sie unterbinden, dass Benutzer Änderungen vornehmen können, die eine Trennung der Seite aus der Websitedefinition zur Folge hätten. Aktivieren oder Deaktivieren von Gestaltungsvorlagen und Seitenlayouts in SharePoint Designer 2010. Wenn den Benutzern keine Gestaltungsvorlagen und Seitenlayouts für eine Website angezeigt werden sollen, deaktivieren Sie diese Einstellung. Aktivieren oder Deaktivieren der URL-Struktur der Website und deren Inhalte. Wenn Sie nicht möchten, dass Benutzer Dateien der Website anzeigen oder bearbeiten können, sollten Sie diese Einstellung deaktivieren. Sandkastenlösungen Ein Sandkasten ist eine eingeschränkte Ausführungsumgebung, die Programmen den Zugriff nur auf bestimmte Ressourcen ermöglicht und die verhindert, dass im Sandkasten auftretende Probleme das ordnungsgemäße Funktionieren der übrigen Serverumgebung beeinträchtigen. In einem Sandkasten bereitgestellte Lösungen werden als Sandkastenlösungen bezeichnet. Die Vorgänge, die von solchen Lösungen ausgeführt werden können, werden durch Codezugriffssicherheit (Code Access Security, CAS) begrenzt. Ein Mitglied der Gruppe Farmadministratoren muss die Sandkastenumgebung implementieren, bevor eine Sandkastenlösung hochgeladen werden kann. Websitesammlungsadministratoren können Sandkastenlösungen hochladen und aktivieren. Wenn die Lösung keine Assembly enthält, kann sie auch von einem Benutzer mit Vollzugriff auf der Stammebene der Websitesammlung aktiviert werden. 117 Sie können die Isolation verstärken, indem Sie den Remotelastenausgleich verwenden und den Sandkastendienst nur auf bestimmten Servern ausführen. In einer Produktionsumgebung wird empfohlen, Remotelastenausgleich zu verwenden und für die Ausführung von Sandkastenlösungen einen dedizierten Server zu verwenden. Nur Mitglieder der Gruppe Farmadministratoren können Sandkastenlösungen sperren, Lastenausgleich konfigurieren und überschrittene Kontingente zurücksetzen. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Sandkastenlösungen (SharePoint Server 2010). Automatische Löschung von Websitesammlungen Mit der automatischen Löschung kann die Anzahl der nicht verwendeten Websites auf einem Server ohne Eingriff durch einen Administrator und ohne Sicherungsmechanismus gesteuert werden. Standardmäßig ist die Bestätigung des Löschvorgangs aktiviert. Die automatische Löschung von Websites kann auf Serverebene und auf Serverfarmebene oder auf Webanwendungsebene festgelegt werden. Richtlinien für Benutzerprofile und Websites vom Typ "Meine Website" Bei Richtlinien handelt es sich um Sätze von Regeln, die Administratoren des Benutzerprofildiensts Benutzern oder Gruppen zuweisen. Anhand dieser Regeln können Administratoren Benutzerprofileigenschaften angeben, mit denen nicht nur gesteuert wird, welche Websiteinhalte Benutzer sehen können, sondern auch, wie Benutzer mit diesen Inhalten interagieren können. Standardmäßig sind die meisten Benutzerprofileigenschaften für jeden sichtbar. Vertrauliche Informationen können jedoch so konfiguriert werden, dass sie nicht von jedem gesehen werden können. Richtlinien mit weniger Einschränkungen lassen zu, dass mehr Benutzer öffentliche Profile häufiger anzeigen. Dies hat einen Einfluss auf die Häufigkeit notwendiger Aktualisierungen von Benutzerprofilen und Zielgruppenkompilierungen. In Organisationen mit vielen Benutzern können sich häufige Aktualisierungen auf die Leistung und die Kapazitätsplanung auswirken. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Richtlinien für Benutzerprofile (SharePoint Server 2010). Standardmäßig können alle authentifizierten Benutzer eine Website vom Typ Meine Website erstellen. Es empfiehlt sich, zum Verwalten der Berechtigungen für Websites vom Typ Meine Website Sicherheitsgruppen zu verwenden. In Meine Website-Features werden personenbezogene Informationen gespeichert oder verwendet. Deshalb sollten Sie vor dem Bereitstellen von Websites vom Typ Meine Website unbedingt festgelegt haben, wie das Verhalten dieser Features gesteuert werden soll – oder deaktivieren Sie diese Features –, damit die Vertraulichkeit dieser Informationen geschützt ist. Standardmäßig können alle authentifizierten Benutzer Dokumenten, anderen SharePoint Server-Elementen und sonstigen Elementen, wie beispielsweise externen Webseiten und Blogbeiträgen, Bewertungen und thematische Kategorien hinzufügen. Außerdem können die Benutzer improvisierte Notizen auf Profilseiten einer Website vom Typ Meine Website oder jeder anderen SharePoint Server-Seite hinterlassen. Sie können die Berechtigung Features für das soziale Netzwerk verwenden mithilfe einer oder mehrerer Sicherheitsgruppen einem begrenzten Benutzerkreis in einer Organisation erteilen. Standardmäßig können alle authentifizierten Benutzer ihre Profile bearbeiten, Kollegen hinzufügen oder bearbeiten sowie Mitgliedschaften hinzufügen oder bearbeiten. Sie 118 können die Berechtigung Persönliche Features verwenden mithilfe einer oder mehrerer Sicherheitsgruppen einem begrenzten Benutzerkreis in einer Organisation erteilen. Die E-Mail-Analyse kann zwar in Outlook entweder für alle Benutzer oder mithilfe von Gruppenrichtlinien nur für bestimmte Benutzergruppen aktiviert werden, aber die Benutzer können dieses Feature deaktivieren. Wenn die E-Mail-Analyse für alle Benutzer deaktiviert ist, können einzelne Benutzer dieses Feature dennoch aktivieren. Informationsverwaltung Die Informationsverwaltung in SharePoint Server 2010 umfasst das Organisieren, Abrufen, Erfassen und Pflegen von Informationen. In diesem Abschnitt werden die Features von SharePoint Server 2010 beschrieben, die Ihnen bei der Verwaltung von Dokumenten, Datensätzen und digitalen Objekten sowie bei der Planung von eDiscovery helfen. Dokumentverwaltung Mit der Dokumentverwaltung wird der Lebenszyklus von Dokumenten in einer Organisation gesteuert, angefangen beim Erstellen, Überprüfen und Veröffentlichen bis hin zur endgültigen Beseitigung oder Archivierung. Sie umfasst Richtlinien, mit denen die Überprüfung, Aufbewahrung und Kennzeichnung von Dokumenten sowie Barcodes implementiert werden (damit wird sichergestellt, dass gedruckter Inhalt den entsprechenden elektronischen Versionen zugeordnet werden kann). Richtlinien können implementiert werden, um eine Organisation bei der Einhaltung von gesetzlichen und behördlichen Auflagen zu unterstützen, etwa bei der Aufbewahrungspflicht für Datensätze. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien (SharePoint Server 2010). Eine Organisation, die sowohl das Microsoft Office System-Clientanwendungen als auch SharePoint Server 2010 verwendet, kann Richtlinien sowohl auf dem Server als auch in den Clientanwendungen durchsetzen. Inhaltsgenehmigung Der Inhaltsgenehmigungsprozess gibt Websitemitgliedern mit der Berechtigung einer genehmigenden Person die Kontrolle über die Veröffentlichung von Inhalten in die Hand. Ein Eigentümer einer Dokumentbibliothek kann die Inhaltsgenehmigung für eine Dokument- oder Webseitenbibliothek aktivieren und der Bibliothek optional einen Workflow für die Ausführung des Genehmigungsprozesses zuordnen. Verwenden Sie die Inhaltsgenehmigung, um den Prozess des Verfügbarmachens von Inhalten für eine Zielgruppe zu formalisieren und zu steuern. So kann es z. B. sein, dass in ein Unternehmen, das Inhalte veröffentlicht, möglicherweise eine rechtliche Überprüfung und Genehmigung verlangt wird, bevor die Inhalte veröffentlicht werden. Weitere Informationen finden Sie unter Planen der Versionsverwaltung, der Inhaltsgenehmigung und des Auscheckens (SharePoint Server 2010). Versionsverwaltung Versionsverwaltung ist die Methode, mit der aufeinander folgende Iterationen eines Dokuments in SharePoint Server nummeriert und gespeichert werden. Als Steuerungstool verhindert die Versionsverwaltung, dass Benutzer mit Leseberechtigung Entwürfe von Dokumenten ansehen können. Weitere Informationen finden Sie unter Planen der Versionsverwaltung, der Inhaltsgenehmigung und des Auscheckens (SharePoint Server 2010). 119 Datensatzverwaltung Datensatzverwaltung ist der Prozess, mit dem eine Organisation bestimmt, welche Typen von Informationen als Datensätze gelten, wie Datensätze verwaltet werden sollen, solange sie aktiv sind, und wie lange jeder Datensatztyp aufbewahrt werden soll. Die Datensatzverwaltung beinhaltet die Ausführung von datensatzbezogenen Aufgaben wie etwa das Löschen abgelaufener Datensätze oder das Auffinden und Schützen von Datensätzen, die mit externen Ereignissen im Zusammenhang stehen, z. B. Gerichtsverfahren. Mit der Datensatzverwaltung haben Sie folgende Möglichkeiten: Ein Datensatzarchiv zum Verwalten von Datensätzen nutzen oder Datensätze direkt verwalten. Workflows zum Verschieben von Dokumenten in ein Datensatzarchiv erstellen. Festlegen, ob E-Mail innerhalb von SharePoint Server oder in einer E-MailAnwendung verwaltet werden soll. Bestimmen, wie Inhalte in sozialen Netzwerken, z. B. Blogs, Wikis oder Websites vom Typ Meine Website, in Datensätze transformiert werden sollen. Weitere Informationen finden Sie unter Planen der Datensatzverwaltung (SharePoint Server 2010). Digitale Inventarverwaltung (Digital Asset Management) Das Feature für digitale Inventarverwaltung in SharePoint Server 2010 bietet ein spezialisiertes Repository zum Speichern und Verwalten von digitalen Objekten, z. B. Bilder, Audiodateien oder Videodateien. Mit einem zentralisierten Repository für die Verwaltung von digitalen Objekten kann eine Organisation markenrelevante Inhalte straffer kontrollieren und sicherstellen, dass den jeweiligen Benutzern nur genehmigte Inhalte für Produkte zur Verfügung gestellt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Planen der Versionsverwaltung, der Inhaltsgenehmigung und des Auscheckens (SharePoint Server 2010). eDiscovery Elektronische Erkennung oder eDiscovery umfasst das Auffinden und Verfügbarmachen von elektronischen Informationen bei Ereignissen wie etwa Gerichtsverfahren, Audits oder Ermittlungen. Wenn Sie Microsoft SharePoint Server 2010 zum Verwalten von elektronischen Informationen verwenden, sollten Sie beim Planen der SharePoint ServerLösung den Einsatz von eDiscovery in Erwägung ziehen. Überlegungen hinsichtlich der Überwachung, Richtlinien zum Ablauf von Inhalten und Anforderungen in Bezug auf die Suche sollten dabei Teil Ihrer Planung sein. Diese sollte abgeschlossen sein, bevor die Notwendigkeit zum Einsatz von eDiscovery entsteht. Es wird empfohlen, die Überwachungsrichtlinie in allen Websitesammlungen zu aktivieren, die aktive Dokumentbibliotheken enthalten. Ebenso empfiehlt sich die Implementierung einer Ablaufrichtlinie zum automatischen Löschen von Dokumenten, die nicht mehr benötigt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Planen der eDiscovery (SharePoint Server 2010). Informationsverwaltungsrichtlinien Eine Informationsverwaltungsrichtlinie ist ein Satz von Regeln für einen Inhaltstyp oder für einen Speicherort, an dem Inhalte gespeichert sind. Jede Regel in einer Richtlinie stellt ein Richtlinienfeature dar. Beispielsweise kann ein Informationsverwaltungsrichtlinien-Feature angeben, wie lange ein bestimmter Typ von 120 Inhalten aufbewahrt wird, oder es kann zur Implementierung der Dokumentüberwachung dienen. Mit Informationsverwaltungsrichtlinien können Sie steuern, welche Personen auf Unternehmensinformationen zugreifen können, welche Aktionen diese Personen mit diesen Informationen durchführen können und wie lange diese Informationen aufbewahrt werden müssen. Sie können eine Richtlinie einer Liste, einer Dokumentbibliothek oder einem Inhaltstyp zuordnen. Wenn Sie eine Informationsverwaltungsrichtlinie konfigurieren, können Sie optional eine Richtlinienanweisung schreiben. Diese wird in Microsoft Office 2010-Clientprogrammen angezeigt und informiert die Autoren von Dokumenten darüber, welche Richtlinien für ein Dokument erzwungen werden. Diese Vorgehensweise ist eine empfohlene Best Practice. SharePoint Server 2010 enthält die folgenden Features für Informationsverwaltungsrichtlinien: Mit dem Richtlinienfeature Überwachung werden Ereignisse und Vorgänge zu Dokumenten und Listenelementen protokolliert. Sie können das Feature Überwachung so konfigurieren, dass Ereignisse wie etwa das Bearbeiten oder Anzeigen von Dokumenten oder das Ändern der Berechtigungsstufe für ein Dokument protokolliert werden. Mit dem Richtlinienfeature Ablauf kann sichergestellt werden, dass Inhalte auf einheitliche, nachverfolgbare und transparente Weise beseitigt werden. Beispielsweise kann mit der entsprechenden Richtlinie festgelegt werden, dass ein Dokument gelöscht wird, oder eine Workflowaufgabe definiert werden, durch die das Dokument in SharePoint Server an die zuständige Stelle zur Genehmigung der Beseitigung geleitet wird. Mit dem Richtlinienfeatures Beschriftung können Sie eine Beschriftung festlegen, die einem Dokument- oder Listenelementtyp zugeordnet wird. Beschriftungen sind durchsuchbare Textbereiche, die SharePoint Server basierend auf den von Ihnen angegebenen Metadateneigenschaften und Formatierungen generiert. Mit dem Richtlinienfeature Barcode können Sie eine physische Kopie eines Dokument nachverfolgen. Sie erstellen einen Wert für einen eindeutigen Bezeichner für ein Dokument und fügen dann ein Barcodebild dieses Werts in das Dokument ein. Barcodes entsprechen standardmäßig dem allgemeinen Code 39-Standard (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39), sodass Sie über das Richtlinienobjektmodell auch andere Barcodeanbieter integrieren können. Mit Berichten zu Informationsverwaltungsrichtlinien können Sie überwachen, wie konsequent in Ihrer Organisation Richtlinien umgesetzt werden. Informationsverwaltungsrichtlinien werden oft implementiert, um Compliance (die Einhaltung von gesetzlichen und behördlichen Auflagen) sicherzustellen. Deshalb können Sie durch häufige Überwachung der Umsetzung der Richtlinien dazu beitragen, dass in Ihrer Organisation die einschlägigen Vorschriften eingehalten werden. Allgemeine Informationen zu Informationsverwaltungsrichtlinien finden Sie unter Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien (SharePoint Server 2010). Features für die Informationsarchitektur Die Informationsarchitektur in SharePoint Server 2010 ist die Organisation von Informationen in einem Unternehmen – d. h. wie sind die Dokumente, Listen, Websites, Webseiten usw. in einem Unternehmen organisiert, um optimale Verwendbarkeit und Handhabbarkeit zu gewährleisten. 121 Die Informationsarchitektur einer Portalwebsite bestimmt, wie die Informationen auf dieser Website, ihre Unterwebsites, Webseiten, Dokumente, Listen und Daten, strukturiert sind und präsentiert werden. Ein Unternehmen kann die Investitionsrentabilität (Return on Investment, ROI) seines Portals steigern, indem es ein Steuerungsorgan einrichtet, das Standards und Richtlinien für die Informationsarchitektur entwickelt und durchsetzt. Ist eine gut gesteuerte Architektur vorhanden, sind die Informationen in einem Unternehmen einfach zu finden und zu verwenden und können problemlos gemeinsam genutzt werden. In diesem Abschnitt werden Features von SharePoint Server 2010 beschrieben, die die Nutzung der Informationsarchitektur eines Unternehmens steuern. Inhaltstypen Anhand von Inhaltstypen können Unternehmen Inhalte auf einheitliche Weise organisieren, verwalten und verwenden. Inhaltstypen definieren die Attribute eines Typs von Listenelementen, Dokumenten oder Ordnern. In jedem Inhaltstyp können Metadateneigenschaften angegeben sein, die Elementen des betreffenden Typs, verfügbaren Workflows, Vorlagen und Informationsverwaltungsrichtlinien zugeordnet werden können. Setzen Sie Inhaltstypen ein, um konsistente Informationsverwaltungsrichtlinien, einheitliche Metadatenanforderungen und andere Richtlinien zu fördern. Zum Steuern von Inhaltstypen empfiehlt es sich u. U., Ereignisempfängern und Workflows die Formulare zuzuordnen, die zum Ändern der Inhaltstypen verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Inhaltstypen und Workflows (SharePoint Server 2010). Die Seite "Websiteinhalt und -struktur" Mit der Seite Websiteinhalt und -struktur auf der Website der obersten Ebene einer Websitesammlung steuern Sie Inhalt und Aufbau einer SharePoint-Websitesammlung. Da die Websitenavigation in SharePoint Server standardmäßig auf der Hierarchie der Websites und Unterwebsites basiert, können Sie mithilfe dieses Features auch die Websitenavigation konfigurieren. Beim Portieren einer Website zu SharePoint Server 2010 können Sie die Website über die Seite Websiteinhalt und -struktur entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens neu strukturieren. Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) Mithilfe der Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) können Inhaltsersteller ihre Dokumente steuern und schützen. Die Inhalte von Dokumenten, für die IRM verwendet wird, sind verschlüsselt und werden mit einer Ausgabelizenz bereitgestellt, die bestimmte Beschränkungen in Bezug auf die Benutzer erzwingt. SharePoint Server 2010 unterstützt IRM für Dokumente, die in Dokumentbibliotheken gespeichert sind. Für folgende Dateiformate kann IRM in SharePoint Server 2010 verwendet werden: Microsoft InfoPath Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft PowerPoint Word Open XML 122 Excel Open XML PowerPoint Open XML Sollen andere Dateitypen hinzugefügt werden, muss ein Administrator für jeden neuen Dateityp eine Schutzkomponente installieren. Dabei handelt sich um ein Programm, das die Verschlüsselung und Entschlüsselung von Dokumenten steuert, für die Rechteverwaltung verwendet wird. Gesperrte Dateitypen Sie können anhand der Dateinamenerweiterung verhindern, dass Dateien auf einen Server hochgeladen oder von einem Server heruntergeladen werden. Beispielsweise können Sie Dateien mit der Erweiterung EXE sperren. Diese Dateien können auf einem Clientcomputer ausgeführt werden und enthalten möglicherweise bösartige Software. Viele Dateitypen sind standardmäßig gesperrt, darunter Dateitypen, die von Windows Explorer als ausführbare Dateien behandelt werden. Eine vollständige Liste der standardmäßig gesperrten Dateitypen finden Sie unter Manage blocked file types (SharePoint Server 2010). Web Content Management (Veröffentlichungssites) In den meisten Szenarien zur Inhaltsbereitstellung befindet sich die Quellwebsitesammlung, aus der Inhalte bereitgestellt werden, in einer anderen Serverfarm als die Zielwebsitesammlung. Normalerweise sind die Sicherheitsvorkehrungen der Zielserverfarm (der "Produktionsfarm") strenger, um die in der Produktionsumgebung ausführbaren Aktionen auf ein Minimum zu beschränken. Es wird nicht davon ausgegangen, dass auf dem Produktionsserver Inhalte erstellt werden, da Änderungen an Inhalten auf dem Produktionsserver durch einen Inhaltsbereitstellungsauftrag überschrieben werden können. In den meisten Szenarien zur Inhaltsbereitstellung befinden sich die Quellserverfarm und die Produktionsserverfarm in unabhängigen AD DS-Domänen. Weitere Informationen zu Inhaltsbereitstellungstopologien finden Sie unter Design content deployment topology. Die Inhaltsbereitstellung ist ein unidirektionaler Vorgang: Inhalte werden aus einer Quellwebsitesammlung in einer Zielwebsitesammlung bereitgestellt. Die Synchronisierung von der Quelle zum Ziel und zurück wird vom Inhaltsbereitstellungsfeature nicht unterstützt. Durch das Erstellen von neuen Inhalten oder das Ändern vorhandener Inhalte in der Zielwebsitesammlung können bei Inhaltsbereitstellungsaufträgen Fehler auftreten. Aus diesem Grund sollten Sie eventuell die Berechtigungen für die Zielwebsitesammlung einschränken, damit Benutzer in dieser Websitesammlung gespeicherte Inhalte nicht direkt ändern können. Die Berechtigungen für den Inhalt der Zielserverfarm unterscheiden sich normalerweise von den Berechtigungen für den Inhalt der Quellserverfarm. In vielen Veröffentlichungslösungen werden die Benutzer durch die Zielserverfarm mithilfe einer AD DS-Domäne authentifiziert, die sich von der in einer Erstellungs- oder Stagingumgebung verwendeten Domäne unterscheidet. Zwischen den beiden Domänen existiert möglicherweise keine Vertrauensstellung. Weitere Informationen finden Sie unter Content deployment overview. Taxonomie und verwaltete Metadaten Verwaltete Metadaten sind eine hierarchische Auflistung von zentral verwalteten Ausdrücken, die Sie definieren und dann als Attribute für Elemente in Microsoft SharePoint Server 2010 verwenden können. Die Rolle eines Benutzers bestimmt, auf welche Weise er mit verwalteten Metadaten arbeiten kann. 123 Die Benutzer sehen nur globale Ausdruckssätze und Ausdruckssätze, die lokal in der Websitesammlung des Benutzers vorhanden sind. Lokale Ausdruckssätze werden im Kontext einer Websitesammlung erstellt. Globale Ausdruckssätze werden außerhalb des Kontexts einer Websitesammlung erstellt. Wenn Ausdruckssätze vorhanden sind, die einigen Benutzern nicht angezeigt werden sollen, weisen Sie diese Ausdruckssätze separaten Gruppen zu. Weitere Informationen finden Sie unter Plan to share terminology and content types. Die Steuerungsrichtlinien einer Organisation können einen Einfluss darauf haben, wie Sie verwaltete Metadatendienste und -verbindungen entwerfen. Beispielsweise hat ein formaler Prozess für die Verwaltung von Ausdrücken und Ausdruckssätzen Auswirkungen darauf, wie Sie Verbindungsparameter festlegen. Wenn für jedes erstellte Dokument bestimmte Attribute vorhanden sein müssen, müssen Sie wahrscheinlich in mindestens einem Dienst einen Inhaltstyphub verwenden. Machen Sie sich mit dem Steuerungsplan der Organisation vertraut, bevor Sie die verwalteten Metadatendienste und -verbindungen bestimmen. Weitere Informationen finden Sie unter Managed metadata service application overview (SharePoint Server 2010). Siehe auch Konzepte Steuerung (Übersicht) (SharePoint Server 2010) 124 Einrichten und Steuern eines SharePointDiensts (SharePoint Server 2010) Ein erfolgreiche Bereitstellung von Microsoft SharePoint Server 2010 ist davon abhängig, dass das Unternehmen den Dienst verwalten und sicherstellen kann, dass er die Unternehmensanforderungen der Kunden auf sichere, realisierbare und kostengünstige Weise erfüllt. In diesem Artikel werden typische Elemente eines IT-Diensts beschrieben, von dem SharePoint Server 2010 gehostet wird, sowie Vorschläge zu Schlüsselerfolgsfaktoren beim Verwalten eines SharePoint Server-Diensts und ein Beispiel eines dreistufigen SharePoint-Diensts bereitgestellt. Was ist ein SharePoint-Dienst? Elemente eines erfolgreichen Diensts Was in einem SharePoint-Dienst zu verwalten ist Erstellen mehrerer Dienste Vereinbarungen zum Servicelevel Was ist ein SharePoint-Dienst? Ein SharePoint-Dienst ist ein IT-Dienst, der Websites anbietet, die auf Microsoft SharePoint 2010-Produkte basieren. Unter anderem wird Folgendes von einem Dienst angeboten: Websites in einem Bereich, z. B. eine Websitesammlung, Webanwendung oder Serverfarm Sicherung und Wiederherstellung Inhaltsspeicher Unterstützung für Anpassungen Sicherheit Servicelevel, die auf Geschwindigkeit und Verfügbarkeit basieren Elemente eines erfolgreichen Diensts Berücksichtigen Sie beim Beschreiben und Implementieren des SharePoint ServerDiensts die folgenden Elemente, die zum Erfolg der Steuerungsleistung beitragen können: Steuerungsgruppe bilden und verwenden Der IT-Dienst, der SharePoint Server unterstützt, sollte von einer Gruppe gesteuert werden, die unter anderem ausführende Projektbeteiligte, Geschäftsbereichsleiter, einflussreiche Information Worker, IT-Manager und technische IT-Spezialisten umfasst. Die Gruppe sollte den Dienst umfassend steuern. In dieser Funktion werden von der Steuerungsgruppe die Ausgangsangebote des Diensts sowie die laufenden 125 Richtlinien des Diensts definiert. Außerdem finden regelmäßige Treffen zur Evaluierung des Erfolgs statt. Über die Dienste kommunizieren Die entwickelten Steuerungsrichtlinien müssen im Unternehmen veröffentlicht werden. Betreuen Sie eine Website, die den Umfang der Dienste beschreibt. Verwendung des Diensts fördern Es wird empfohlen, dass Benutzer keine eigenen Server bereitstellen, sondern den bereitgestellten Dienst nutzen. Isolierte Server können möglicherweise nicht in Übereinstimmung mit IT-Sicherheitsrichtlinien und den rechtlichen Anforderungen des Unternehmens konfiguriert werden. Wenn Benutzer ihre eigenen Server bereitstellen, können außerdem Fehler beim Sichern der Server oder beim Aktualisieren der Server mit Softwarepatches und -updates auftreten. Schließlich kann es sein, dass Inhalte auf Servern, die nicht durch den Dienst gesteuert werden, nicht durch den Indexdienst des Unternehmens durchforstet werden. Dies kann zu isolierten Inhaltsbereichen führen. Mehrere Dienste erstellen Sie sollten eine Reihe von Diensten anbieten, die SharePoint Server unterstützen. Ein Dienst kann beispielsweise eine Vielzahl von Websites für die Zusammenarbeit anbieten, während ein anderer Dienst sehr große, betriebsnotwendige Websites, wie z. B. Unternehmensintranetsites unterstützt. Eine Reihe von SharePoint ServerDiensten ermöglichen eindeutige Steuerungsregeln und Richtlinien auf unterschiedlichen Serviceleveln. Auf diese Weise können Sie die Kosten variieren, die Unternehmen aufgrund ihres Servicelevels bemessen wurden. Schließlich ermöglicht die Dienstunterteilung in mehreren Stufen, einzelne Phasen zu verwalten. Was in einem SharePoint-Dienst zu verwalten ist Wenn Sie IT-Dienste entwickeln, die SharePoint Server unterstützen, sollte eine Steuerungsgruppe die Grenzwerte und Richtlinien zur Steuerung der Dienste bestimmen: Wenn Sie die mehrinstanzenfähigen Features in SharePoint Server zum Hosten von Diensten verwenden, kann eine IT-Gruppe allgemeine administrative Aufgaben für eine Gruppe von Websites an die Besitzer der Unternehmenseinheit delegieren. Auf diese Weise kann sich eine IT-Gruppe auf den Dienst selbst konzentrieren. Weitere Informationen zur Mehrinstanzenfähigkeit finden Sie unter Hosted environments (SharePoint Server 2010). Bestimmen Sie die Grenzwerte und Richtlinien für die folgenden Elemente von Diensten: Kontingentvorlagen Eine Kontingentvorlage enthält Speichergrenzwerte. Sie bestimmen den Umfang an Daten, der in einer Websitesammlung gespeichert werden kann, sowie die Speichergröße, bei der eine E-Mail-Benachrichtigung ausgelöst und an den Websitesammlungsadministrator gesendet wird, wenn die betreffende Größe erreicht wird. Sie können Kontingentvorlagen Websites zuordnen, die zu verschiedenen Serviceleveln zum Erweitern von SharePoint Server in einem Unternehmen angeboten werden. Beachten Sie, dass Sie separate Kontingente für Sandkastenlösungen festlegen können. Maximale Uploadgröße 126 Auf der Webanwendungsebene können Sie Grenzwerte für die maximale Größe der hochgeladenen Dateien festlegen. Für alle Websites innerhalb der Hostwebanwendung wird derselbe Grenzwert verwendet. Lebenszyklusverwaltung für Websites Sie können die Methode für das Erstellen von Websites, die Größe von Websites sowie deren Lebensdauer mithilfe der Self-Service Site-Verwaltung und der Bestätigung der Websitenutzung und Löschung festlegen. Darüber hinaus können Sie Ablauf- und Zugriffsrichtlinien festlegen, um den Lebenszyklus von Websiteinhalten zu steuern. Mit der Self-Service Site-Bereitstellung können Benutzer ihre eigenen Websites auf höchster Ebene erstellen, indem sie eine IT-gehostete Webseite besuchen und Daten für die beabsichtigte Verwendung der Website bereitstellen. Die Website kann dann mithilfe eines benutzerdefinierten Workflows bereitgestellt werden. Sie können die Größe dieser Websites und ihre Lebensdauer für unterschiedliche Servicelevel steuern. Anpassungsrichtlinien Ein wichtiger Vorteil der Verwendung von Websites, die auf SharePoint Server basieren, besteht darin, dass sie von Websitebesitzern angepasst werden können. Websitebesitzer können beispielsweise die Anzeige einer Website ändern oder neue Funktionalität wie benutzerdefinierte Webparts oder Workflows bereitstellen. Beachten Sie besonders die Art und den Umfang der Anpassungen, die für die einzelnen Servicelevel zugelassen und unterstützt werden, da einige Anpassungen Auswirkungen auf die Serverfarm haben. Verwenden Sie eventuell Sandkastenlösungen, um die Auswirkungen von Anpassungen in einer Farm zu begrenzen. Dienste, die beispielsweise Self-Service Site Creation zulassen, können eine Vielzahl von Websites einschließen, die eine einzelne gemeinsame Webanwendung verwenden. In diesem Fall können Sie Anpassungen auf die Websites begrenzen, die von der Benutzeroberfläche unterstützt werden, z. B. das Hinzufügen von Webparts zu Webseiten. Wenn Sie Sandkastenlösungen verwenden, gelten die Anpassungen nur für diese Websitesammlung. Bei einem Dienst, der die virtuelle oder physische Isolation der Serverfarm ermöglicht, z. B. einer Unternehmensintranetsite, sollten Sie ggf. einen sehr großen Umfang an Anpassungen zulassen, z. B. benutzerdefinierte Ereignishandler und Workflows. Auf der Webanwendungsebene können Sie auch steuern, ob SharePoint Designer zum Ändern von Websites in dieser Webanwendung verwendet werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Configure settings for a Web application (SharePoint Server 2010). Detaillierte Informationen zu den Anpassungen, die von SharePoint Server 2010 unterstützt werden, und zu den Risiken und Vorteilen von einzelnen Anpassungstypen unterschiedlicher Servicelevel finden Sie im Whitepaper Anpassungsrichtlinie für SharePoint-Produkte und -Technologien (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92311&clcid=0x407). Dieser Inhalt wurde zwar speziell für Microsoft Office SharePoint Server 2007 erstellt, aber ein Großteil der Informationen gilt auch für SharePoint Server 2010. Weitere Informationen zu Sandkastenlösungen finden Sie unter Planen von Sandkastenlösungen (SharePoint Server 2010). Postenklassifikation 127 Sie können ein Klassifikationssystem für Websites und Inhalte entwickeln und implementieren, das von einem Dienst unterstützt wird, der die Auswirkungen und den Wert der Informationen für ein Unternehmen identifiziert. Beispielsweise können Inhalte mithilfe von Metadaten als Geschäftswerte mit einem hohen, mittleren oder niedrigen Wert klassifiziert werden. Die Auswirkungen beziehen sich auf die Verfügbarmachung und den Inhalt: Würden Ihre Geschäfte beeinträchtigt, wenn die Inhalte extern verteilt würden? Oder würden personenbezogene Informationen zu Benutzern oder Kunden verfügbar gemacht? Falls dies der Fall ist, handelt es sich um Inhalte mit großen Auswirkungen auf das Geschäft. Der Wert bezieht sich auf die Verfügbarkeit: Würde das Tagesgeschäft des Unternehmens beeinträchtigt, wenn die Inhalte nicht verfügbar wären? Falls dies der Fall ist, handelt es sich um Inhalte mit hohem Wert. Jede Klassifizierung würde dann andere Verhaltensweisen verursachen. Beispielsweise können Sie fordern, dass Inhalte mit großen Auswirkungen nur in verschlüsselter Form transferiert werden. Sie können z. B. auch fordern, dass für Inhalte mit mittleren Auswirkungen ein Genehmigungsprozess ausgeführt werden muss, bevor sie auf einer öffentlichen Website veröffentlicht werden können. Inhalte mit großen Auswirkungen auf das Geschäft sollten eventuell auf einem Dienst gehostet werden, der restriktivere Richtlinien und aggressivere Prozesse für die Notfallwiederherstellung aufweist. Verwaltung von Lebenszyklen Ein Dienst sollte Lebenszyklusrichtlinien oder -tools für aktive und für nicht verwendete Websites bereitstellen. Für niedrige Servicelevel könnten Sie z. B. einen Mechanismus implementieren, mit dem Websitebesitzer Websites mit einer Lebensdauer von sechs Monaten erstellen können, nach deren Ablauf der Benutzer die Websiteanforderung verlängern muss. Sie können auch ein Tool implementieren, sodass Websites, die für einen bestimmten Zeitraum nicht verwendet wurden, gelöscht werden. Die Verwaltung von Lebenszyklen bedeutet auch, dass eine Dienst in die Datenverwaltungstools und -prozesse in einem Unternehmen integriert wird. Weitere Informationen finden Sie unter Planen der Datensatzverwaltung (SharePoint Server 2010). Branding und Navigation Ein einheitliches Branding mit Unternehmensrichtlinien ermöglicht einheitlichere Websites und eine einfachere Entwicklung. Gestaltungsvorlagen und Vorlagen leisten einen Beitrag für das visuelle Branding einer Website. Speichern Sie genehmigte Gestaltungsvorlagen in Websitekatalogen, damit sie von Websitedesignern konsistent verwendet werden. Mithilfe eines einheitlichen Designs können Benutzer sicherstellen, dass sie sich auf der richtigen Website befinden. Definieren Sie die Bestandteile der Vorlage, die von Websitebesitzern geändert bzw. nicht geändert werden dürfen. Planen Sie das Sub-Branding einzelner Team- oder Projektmarken ein. Die einheitliche Navigation spielt ebenfalls eine wichtige Rolle, um sicherzustellen, dass sich die Benutzer beim Navigieren in den Diensten auf der Suche nach Inhalten nicht verirren. Datenschutz Datenschutz-Features bieten Sicherung und Wiederherstellung. Sie können die Ebene des Datenschutzes anhand der Servicelevel variieren, die Sie anbieten. Für 128 höhere Stufen fallen möglicherweise Gebühren für den Websitebesitzer an. Planen Sie für jede Ebene des Diensts die Häufigkeit, mit der Sie Websites sichern, und die Antwortzeit, die Sie zum Wiederherstellen von Websites zusichern. Weitere Informationen finden Sie unter Plan for backup and recovery (SharePoint Server 2010) und im Geschäftskontinuitätsmanagement-Ressourcencenter (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=199235&clcid=0x407). Sicherheit, Infrastruktur und Webanwendungsrichtlinien Verwalten Sie die Infrastruktur und überwachen Sie den Zugriff auf die Infrastruktur und die Inhalte, um eine stabile und sichere Umgebung sicherzustellen. Verwenden Sie Webanwendungsrichtlinien, um den Zugriff auf die Inhalte in Übereinstimmung mit Konformitätsregeln oder Unternehmensanforderungen zuzulassen oder abzulehnen. Sorgen Sie mit Softwareupdates dafür, dass die Infrastruktur auf dem aktuellen Stand ist, um sicherzustellen, dass Sie über die neuesten Verbesserungen und Fixes verfügen. Schulung Eine gut geschulte Benutzercommunity kann von Vorteil sein. Es sind weniger Supportanrufe notwendig, und die Akzeptanz wird gefördert. Eine ordnungsgemäße Verwendung von SharePoint Server kann eher sichergestellt werden, und Benutzer erkennen ihre Aufgaben bei der Verwendung des SharePoint Server-Diensts. Für jeden Servicelevel ist der entsprechende Schulungslevel erforderlich. Bereits ein grundlegender Service bietet Benutzern, die über die Berechtigungen für die Websiteverwaltung verfügen, Zugriff auf viele Features, die die Funktionalität der Website beeinflussen. Mithilfe von Onlineschulungen (z. B. Lernprogramme) können Benutzer ihre Website optimal nutzen. Schulungen für die Benutzercommunity sind verfügbar unter SharePoint 2010Lernleitfaden für Endbenutzer (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=199542&clcid=0x407) Erstellen mehrerer Dienste Benutzer, die den SharePoint Server-Dienst des Unternehmens nutzen, erfordern Websites, die unterschiedliche Anforderungen erfüllen, wie z. B.: Kurzlebige, den einfachen Zweck erfüllende Arbeitsbereiche zum Planen von Veranstaltungen und zum Verwalten von Besprechungen und Projekten Teamwebsites für allgemeine Zusammenarbeit Unternehmensbereichsportale für große Arbeitsgruppen, um die jeweiligen Geschäftsprozesse zu verwalten Unternehmensintranetsites zum Veröffentlichen von Informationen und zum Bereitstellen von Diensten für die gesamte Organisation Sie können einen SharePoint Server-Dienst in eine Reihe von Diensten unterteilen, die den unterschiedlichen Anforderungen im Unternehmen gerecht werden. Jeder Benutzer eines bestimmten Diensts kann so den gleichen Supportlevel zu ähnlichen Gebühren bekommen. Wenn komplexere oder günstigere Lösungen benötigt werden, können Sie weitere Dienste zur Unterstützung hinzufügen. Ein Vorteil dieses Ansatzes ist, dass Sie einen Dienst nach dem anderen einführen können, um die Arbeitsbelastung der ITMitarbeiter zu erleichtern. Arbeiten Sie mit ausführenden Projektbeteiligten, 129 Geschäftsbereichsleitern und IT-Managern, um die Anforderungen eines jeden Servicelevels und die Reihenfolge der einzuführenden Dienste zu bestimmen. Die folgende Tabelle veranschaulicht einen beispielhaften Ansatz, um eine mehrstufige Gruppe von Diensten zu erstellen. In diesem Beispiel werden drei Servicelevel angeboten. Beachten Sie, dass die angegebenen Werte keine Empfehlungen, sondern nur Beispiele sind: Beispielhafte Gruppe von Diensten Basisdienst Erweiterter Dienst Premiumdienst Beschreibung Eine Serverfarm, die Eine Serverfarm, die Eine Serverfarm, die zum Hosten einer zum Hosten von dazu bestimmt ist, Vielzahl von wenigen Portalwebsites eine umfangreiche, Kundenwebsitesamml entwickelt wurde. stark angepasste ungen verwendet wird. Dies gilt für die oder sehr wichtige Website zu hosten. Sie soll kurzlebige Kundenanforderung, Websites zusammen dass serverseitige Die Topologie ist je mit kleinen nach Anpassungen mit Teamwebsites Hostanforderungen anderen auf den skalierbar, die unterstützen. gleichen Servern gehosteten Websites zwischen dem Kunden und dem nicht in Konflikt Team vereinbart geraten. wurden. Beispiel Website für die Zusammenarbeit zum Planen einer Veranstaltung Unternehmensbereichs Unternehmensintran portal, das die etsite, die die Integration mit umfangreiche Branchensystemdaten Integration mit und benutzerdefinierten mehreren Back-EndWorkflows umfasst Systemen umfasst Bereich Websitesammlung Webanwendung Serverfarm mit mehreren Webanwendungen Anpassungen Nur in der Benutzeroberfläche verfügbare Anpassungen werden unterstützt. Einige serverseitige Anpassungen, wie z. B. benutzerdefinierte Websitevorlagen, werden unterstützt. Alle Anpassungen werden getestet und geprüft, bevor sie zur Bereitstellung freigegeben werden. Alternativ sind Anpassungen nur als Sandkastenlösungen zulässig. Es sind umfangreiche Anpassungen zulässig. Alle Anpassungen werden getestet und geprüft, bevor sie zur Bereitstellung freigegeben werden. Alternativ sind Anpassungen nur als Sandkastenlösungen zulässig. 130 Basisdienst Erweiterter Dienst Premiumdienst Keine bis minimal Moderat Hoch Bereitstellung von Ja Self-Service? Nein Nein Speicherbegrenzu 500 MB ngen von Inhalten 2 GB Unbegrenzt Häufigkeit der Sicherung Täglich Täglich 30 Tage 60 Tage Kosten für Benutzer Zweimal wöchentlich Dauer des 14 Tage Beibehaltens der Sicherungen Vereinbarungen zum Servicelevel Richten Sie für jeden Servicelevel Vereinbarung zum Servicelevel ein. Eine Vereinbarung zum Servicelevel sollte mindestens die folgenden Bestandteile aufweisen: Die Zeitdauer und die erforderlichen Genehmigungen zum Erstellen einer Website. Wie sieht der Prozess zum Erstellen einer Website aus? Wer ist daran beteiligt? Informationen zu den Servicekosten für Benutzer oder Abteilungen. Wer muss wofür bezahlen? Vereinbarungen zur Betriebsebene mit Angabe der Teams, die die Abläufe ausführen, sowie der Häufigkeit. Welches Team führt Updates aus? Welches Team führt Sicherungen aus? In welchen Abständen? Richtlinien zur Problembehebung über einen Helpdesk. Wen kann ein Benutzer anrufen, falls ein Problem auftritt? Wie sieht der Eskalationspfad aus? Ausgehandelte Leistungszielvorgaben für das erstmalige Laden einer Website, für nachfolgende Ladevorgänge sowie für die Leistung an Remotestandorten. Wiederherstellungs-, Lastenausgleich- und Failoverstrategien. Anpassungsrichtlinien für den Dienst. Speicherbegrenzungen für Inhalte und Websites. Mehrsprachiger Support. Welche Sprachen werden installiert und unterstützt? Siehe auch Weitere Ressourcen Track or block SharePoint Server 2010 installations 131 Steuerung in SharePoint Server 2010 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=200590&clcid=0x407) SharePoint – Sample Service Level Agreement (SLA) – "From the Field" Blog (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=203973&clcid=0x407) Beispielvorlage: Steuerungsplan für SharePoint-Produkte und-Technologien (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=162169&clcid=0x407) 132 Implementieren und Steuern einer Informationsarchitektur (SharePoint Server 2010) Durch Planen und Steuern der Informationsarchitektur eines Unternehmens können Sie sicherstellen, dass Lösungen auf der Grundlage von Microsoft SharePoint Server 2010 den Unternehmensanforderungen entsprechen. Eine effektive Informationsarchitektur erleichtert Benutzern von Lösungen das Suchen und Speichern von Informationen, verbessert die Qualität der Informationen und erleichtert den Zugriff. Dieser Artikel beinhaltet Folgendes: Einführung in das Konzept der Informationsarchitektur Empfehlungen zur Steuerung einer SharePoint Server-Informationsarchitektur Verweise auf verfügbare Ressourcen zur Unterstützung der Informationsarchitekten der Organisation beim Planen und Implementieren einer Informationsarchitektur in SharePoint Server 2010 Fallstudie zur Veranschaulichung der Vorteile einer effektiven Informationsarchitektur bei der unternehmensweiten Zusammenarbeit Inhalt dieses Artikels Was ist eine Informationsarchitektur? Steuern der Informationsarchitektur Ressourcen zum Planen einer Informationsarchitektur Fallstudie: Steuern einer Informationsarchitektur zum Ordnen von Inhalt Was ist eine Informationsarchitektur? Informationsarchitektur in SharePoint Server ist die Organisation von Informationen in einem Unternehmen, wie z. B. Dokumente, Listen, Websites und Webseiten, die die Nutzbarkeit und Verwaltbarkeit verbessern. Die folgenden Faktoren tragen zur erfolgreichen Implementierung der Informationsarchitektur bei: Wie einfach Informationen aufzufinden sind Wie Informationen gespeichert und abgerufen werden Wie Benutzer zu Informationen navigieren können Wie sehr Informationen redundant sind oder sich überschneiden Welche Metadaten für jede Art von Informationen verfügbar sind Welche Vorlagen zum Erstellen von Informationen verwendet werden Wie gut die Informationsarchitektur gesteuert wird Wie Websites vom Typ Meine Website in die Informationsarchitektur passen Die Ziele und die Implementierung von Informationsarchitektur unterscheiden sich in Abhängigkeit von der zu erstellenden Lösung. Beispiel: 133 Wenn Sie die Informationsarchitektur einer Intranetportalwebsite eines Unternehmens entwerfen, können Sie folgende Schwerpunkte setzen: Verwenden von Metadaten zum Charakterisieren von Websiteinhalt Organisieren der Inhalte in Websites und Dokumentbibliotheken Verfügbarkeit dieser Inhalte in Portalwebsites Vorlagen zum Erstellen von Inhalt Beachten Sie, dass die Suche für Benutzer von Intranetwebsites ein wichtiges Feature darstellt. Wenn Sie die Informationsarchitektur einer Website für Internetpräsenz entwerfen, können Sie folgende Schwerpunkte setzen: Organisieren einer Website in einer Hierarchie von Unterwebsites und Webseiten Einbinden dieser Hierarchie in die Navigationsfeatures der Website Einfaches Suchen der Inhalte auf der Website Entscheidungen zur Informationsarchitektur können auch den Informationsfluss betreffen. Auf einer Intranetportalwebsite können beispielsweise Informationen zunächst auf Websites entworfen werden, die für die meisten Mitglieder einer Organisation nicht verfügbar sind. Der Informationsarchitekturentwurf kann Methoden und Richtlinien zum Veröffentlichen von Informationen an Speicherorten enthalten, die für alle Benutzer verfügbar sind, um diese Inhalte innerhalb der gesamten Organisation zur Verfügung zu stellen. Je nach Größe der Organisation wird ein Informationsarchitekt im Team empfohlen, der für das Entwerfen und Implementieren von Lösungen auf Basis von SharePoint Server verantwortlich ist. Informationsarchitekten verfügen über Fachwissen im Strukturieren von Informationen in großen Webumgebungen, wie z. B. Intranetportalwebsites. Steuern der Informationsarchitektur Die Informationsarchitektur eines Unternehmens sollte gesteuert werden, um die folgenden Bedingungen sicherzustellen: Die Informationen einer Organisation sind vom IT-Team (Information Technology) einer Organisation zu verwalten, indem angegeben wird, wie die Informationsarchitektur zu implementieren und zu warten ist. Die Informationsarchitektur erfüllt die gesetzlichen Anforderungen, Datenschutzanforderungen und Sicherheitsziele des Unternehmens. Die Informationsarchitektur erfüllt die Geschäftsziele einer Organisation. Denken Sie daran, dass sich eine schlecht entworfene und regulierte Informationsarchitektur negativ auf die Effektivität einer Organisation auswirken kann. Wohingegen eine gut entworfene und regulierte Informationsarchitektur die Effektivität einer Organisation multiplizieren kann. Steuern von Inhalt Beachten Sie beim Erstellen eines Plans zum Steuern von Inhalt in einer Umgebung die folgenden bewährten Methoden: Verwenden Sie Workflows und die Genehmigung für Dokumentcenter und Websiteseiten – überall dort, wo offizielle Dokumentation gespeichert wird. 134 Verwenden Sie den Versionsverlauf und die Versionskontrolle, um den Verlauf und ein Zentraldokument zu verwalten. Verwenden Sie Inhaltstypen mit Überwachung und Ablauf für Dokumentbibliotheken, um den Dokumentlebenszyklus zu verwalten. Verwenden Sie Bestätigung der Websitenutzung und Löschung, um den Lebenszyklus von Websitesammlungen zu verwalten. Identifizieren Sie wichtige Firmenobjekte und Websites, die personenbezogene Informationen enthalten – achten Sie darauf, dass sie ordnungsgemäß gesichert und überwacht werden. Integrieren Sie die Informationsarchitektur in die Suchstrategie der Umgebung. Nutzen Sie Unternehmenssuchfeatures wie z. B.: Beste Suchergebnisse Personensuche Inhaltsquellen Konnektoren für externe Inhalte Autorisierende Seiten Schlüsselwörter Bereiche Thesaurus Taxonomie und Bewertungen Wichtig: Die Steuerung funktioniert nicht ohne die Akzeptanz der Benutzer und ohne die Einhaltung der Richtlinien. Die Schulung der Endbenutzer ist neben guten Inhalten und einer guten Suchfunktion der Schlüssel zur Akzeptanz der Benutzer. Bestimmen Sie beim Erstellen eines Steuerungsplans die Regeln oder Richtlinien, die für die folgenden Elementtypen vorhanden sein müssen: Seiten Listen Dokumente Datensätze Rich-Media Wikis Blogs Anonyme Kommentare Anonymer Zugriff Ausdrücke und Ausdruckssätze Externe Daten 135 Berücksichtigen Sie für Inhalte das Gleichgewicht zwischen den folgenden Faktoren, und bestimmen Sie, welcher Faktor für die verschiedenen Inhaltstypen die höchste Priorität hat: Verfügbarkeit: Inhalt muss verfügbar sein, wenn er von Benutzern benötigt wird, und die Benutzer müssen wissen, wo und wie sie darauf zugreifen können. Redundanz: Durch das Verfügbarmachen einer einzelnen Kopie von Inhalt an mehreren Speicherplätzen anstelle der Duplizierung des Inhalts wird die Redundanz reduziert und eine eindeutige und aktuelle Version ermöglicht. Zugriff: Achten Sie darauf, wer Zugriff auf den Inhalt hat. Falls der Zugriff sicher sein muss, ist dies der Fall? Ordnen Sie den bevorzugten Inhaltslebenszyklus zu. Welche Schritte müssen ausgeführt werden, wenn ein Listenelement, ein Dokument oder eine Seite erstellt, aktualisiert oder gelöscht wird? Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie nicht mit einer temporären, sondern mit einer langfristigen Lösung beginnen. Bestimmen Sie im Rahmen eines Steuerungsplans, wer was macht. Beispielsweise wer Websites erstellt, wer Schlüsselwörter bei der Suche kontrolliert, oder wer die Metadaten verwaltet und sicherstellt, dass sie ordnungsgemäß angewendet werden? Ein Großteil dieser Aspekte sollte durch dieses Dokument und die Datensatzverwaltungspläne beantwortet werden, aber Sie sollten auch die Speicherkosten für die Inhalte in Betracht ziehen. Machen Sie sich mit den Grenzwerten der Kapazitätsplanung für Dokumente und Objekte vertraut, und denken Sie auch an die Leistung und Skalierung. Wichtig: Ein Steuerungsteam sollte einen Prozess für die regelmäßige Überprüfung der Website festlegen, um sicherzustellen, dass sie dem Steuerungsplan entspricht. Steuern des Zugriffs auf Informationen Ein weiterer Aspekt der Informationsverwaltung ist die Frage, wer Zugriff auf Inhalt hat – wie machen Sie den Inhalt intern und extern verfügbar, und für wen? Beim Entwerfen von Lösungen und Websites müssen Sie den Zugriff auf Inhalt unbedingt berücksichtigen. Dies überschneidet sich mit der IT-Steuerung, da Sie die gesamte Umgebung berücksichtigen. Stellen Sie die folgenden Fragen: Berechtigungen und Zielgruppen Wie werden Berechtigungen in einer Website strukturiert? Wie werden Inhalte für bestimmte Zielgruppen bereitgestellt? Zugriff Wie werden diese Inhalte internen Benutzern zugänglich gemacht? Wie werden diese Inhalte externen Benutzern zugänglich gemacht? Das Steuerungsteam Das Steuern der Informationsarchitektur erfordert die Teilnahme aller Gruppen, die am wirtschaftlichen Erfolg interessiert sind. Ein Steuerungsteam sollte sich aus den folgenden primären Mitgliedern zusammensetzen: 136 Informationsarchitekten oder Taxonomieexperten Binden Sie idealerweise einen professionellen Informationsarchitekten in das Planungsteam ein, der auch im Steuerungsteam involviert sein sollte. Compliance Officer Sie müssen auch Compliance Officer oder sonstige Personen einbinden. Ihre Aufgabe besteht darin, sicherzustellen, dass rechtliche oder behördliche Anforderungen erfüllt werden. Einflussreiche Information Worker Binden Sie einflussreiche Information Worker ein, um sicherzustellen, dass die vom Team aufgestellten Prozesse und Strukturen verwendet werden können. Technische IT-Spezialisten und IT-Manager Repräsentanten der IT-Organisation sollten eingebunden werden. Geschäftsbereichsmanager Die Informationsarchitektur hat letztlich den Zweck, den Anforderungen des Unternehmens zu entsprechen. Deshalb spielt es eine wichtige Rolle, dass Vertreter der Geschäftsbereiche des Unternehmens eine primäre Rolle in diesem Steuerungsteam übernehmen. Ausführende Projektbeteiligte Der ausführende Projektbeteiligte ist ein wichtiger Bestandteil des Steuerungsteams. Obwohl diese Person möglicherweise nicht an allen Sitzungen des Steuerungsteams teilnimmt, wird durch die Einbindung dieser Rolle sichergestellt, dass das Steuerungsteam für seine Zielsetzung verantwortlich bleibt. Des Weiteren unterstützt dieser Projektsponsor das Verwenden von Vergleichstests, mit deren Hilfe der Fortschritt des laufenden Aufwands der zu steuernden Informationsarchitektur gekennzeichnet wird. Darüber hinaus können Sie neben diesen primären Projektbeteiligten in Abhängigkeit vom Unternehmenstyp weitere Teilnehmer einbinden, wie z. B.: Leiter der Entwicklungsabteilung Ausbilder IT-Manager Mitarbeiter der Finanzabteilung Das Steuerungsteam der Informationsarchitektur wird am besten basierend auf der Kultur und den Methoden des Unternehmens geführt. Allerdings gibt es einige allgemeine Richtlinien: Führen Sie regelmäßige Treffen durch und planen Sie genügend Zeit ein, um alle Probleme rechtzeitig berücksichtigen zu können. Berücksichtigen Sie bewährte Methoden der Informationsarchitektur in Ihren Ausführungen, indem Sie beispielsweise mithilfe einer gut entworfenen Website für die Zusammenarbeit Ihre Ausführungen aufzeichnen und die Ergebnisse verwalten. Berichten Sie weiten Teilen der Organisation (und erfassen Sie Anforderungen innerhalb der Organisation) mithilfe einer Website und mit Online-Umfragen. Verwalten Sie einen Satz von Meilensteinen und einen freigegebenen Kalender. Berücksichtigen Sie den Piloteinsatz bestimmter Vorgehensweisen in der Informationsarchitektur in einigen Abteilungen der Organisation, und verbessern Sie 137 schrittweise mithilfe dieser Erfahrungen die Vorgehensweisen in der Informationsarchitektur in weiten Teilen der Organisation. Ressourcen zum Planen einer Informationsarchitektur Die folgende Tabelle enthält Ressourcen, die Informationsarchitekten zum Planen der Informationsarchitektur Ihrer SharePoint Server-Lösung zur Verfügung stehen: Ressourcen der Informationsarchitektur Planen von Siehe Struktur von Websites und Unterwebsites Planen von Websites und Websitesammlungen (SharePoint Server 2010) Dokumentbibliotheken Identifizieren der Benutzer und Analysieren der Dokumentverwendung Planen von Dokumentbibliotheken (SharePoint Server 2010) Planung der Speicherung von Unternehmensinhalten (SharePoint Server 2010) Navigation Planen der Websitenavigation (SharePoint Server 2010) Metadaten Plan managed metadata (SharePoint Server 2010) Planen von Inhaltstypen und Workflows (SharePoint Server 2010) Ablaufdatum für Inhalt Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien (SharePoint Server 2010) Datensatzverwaltung Planen der Datensatzverwaltung (SharePoint Server 2010) Verschieben von Inhalten Plan content deployment (SharePoint Server 2010) Plan workflows (SharePoint Server 2010) Arbeiten mit Websitevorlagen und Definitionen (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119099&cl Vorlagen 138 Planen von Siehe cid=0x407) Inhaltsgenehmigung Planen der Versionsverwaltung, der Inhaltsgenehmigung und des Auscheckens (SharePoint Server 2010) Plan content approval and scheduling Informationsverwaltungsrichtli nien Thematische Computerfeatures Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien (SharePoint Server 2010) Planen für die Kommunikation über soziale Netzwerke und die Zusammenarbeit (SharePoint Server 2010) Auswirkungen thematischer Kategorien auf Datenschutz und Sicherheit (SharePoint Server 2010) Fallstudie: Steuern einer Informationsarchitektur zum Ordnen von Inhalt Fabrikam Inc. ist ein internationaler Hersteller und Exporteur von Autoteilen, z. B. von Kraftstoff- und Wasserpumpen, Stoßdämpfern, Bremsbelägen und verschiedenen Motorteilen. Das Unternehmen hat weltweit 13.000 Mitarbeiter und mehr als 50 Produktionsanlagen über mehrere geografische Bereiche. Die IT-Organisation von Fabrikam bietet Bereitstellung, Vorgänge und Support von Informationstechnologien wie E-Mail, Dateiverwaltung und Internettechnologien, zusammen mit der Entwicklung von Informationstechnologielösungen wie die Unternehmenswebsite. Die Inhalte von Fabrikam wurden traditionell in freigegebenen Verzeichnissen gespeichert, die auf lokalen Dateiservern an verschiedenen Orten des Unternehmens verteilt wurden. Dies führte zu einer chaotischen Inhaltsverwaltung. Die Massenduplizierung wichtiger Inhalte erschwerte das Ermitteln der "offiziellen" Version einer Datei. Die Metadatentaxonomie von Inhalten war sehr begrenzt, da sie auf den Möglichkeiten des unterstützenden Dateisystems basiert. Da es Abteilungen des Unternehmens gab, die eindeutige, benutzerdefinierte Vorlagen für allgemeine Dokumente wie Arbeitsaufträge, Vertriebsangebote oder Dokumente des Personalwesens erstellt haben, war das Vergleichen von Dokumenten über mehrere Abteilungen hinweg schwierig. Als die Unzulänglichkeit der auf Dateifreigaben basierenden Informationsarchitektur immer deutlicher wurde, forderten Manager von Fabrikam die Anpassung von neuen, portalbasierten Technologien. Dadurch konnten mehrere Ziele erreicht werden: Modernisieren der Informationsarchitektur 139 Verschieben der Inhalte von Dateifreigaben auf Bibliotheken in Portalwebsites Bereitstellen des zentralen Zugriffs auf Inhalte und Anwendungen, wie z. B. auf die Übermittlungen von Spesenabrechnungen Bereitstellen einer Startseite als zentrale Kommunikationsplattform an die Mitarbeiter von Fabrikam Der nächste Schritt in der Entwicklung der Informationsarchitektur von Fabrikam hatte begonnen. Das folgende Diagramm veranschaulicht die anfängliche Architektur des Portals von Fabrikam. Ein Unternehmensportal ganz oben in der Architektur wurde als zentraler Ort bereitgestellt, um allgemeine Unternehmensinformationen zu veröffentlichen. Auf der nächsten Ebene gab es einige Websites, die freigegebene Ressourcen der Organisation bereitstellten, wie z. B. dem Personalwesen, der Rechtsberatung und den Finanzdienstleistungen. Unterhalb der Ebene mit den freigegebenen Ressourcen in der Architektur von Fabrikam gab es Geschäftsbereichsportale für die verschiedenen regionalen Büros von Fabrikam. Zunächst wurden Nordamerika, Europa und Ostasien als Pilot eingesetzt. Allmählich wurden andere Geschäftsbereichsportale hinzugefügt: Australien, Afrika und Südamerika. Jedes Geschäftsbereichsportal enthielt Repositorys für seine Richtlinien, Produktdesigns, für Forschung und Entwicklung sowie Kundendaten. 140 Das Ergebnis des Wechsels von der auf Dateifreigaben basierenden Zusammenarbeit zu der auf Portalen basierenden Zusammenarbeit war enttäuschend für die Sponsoren des Portprojekts und für die Arbeiternehmerschaft von Fabrikam. Das Chaos der 141 Inhaltsverwaltung war nicht reduziert worden. Es wurde nur von Dateifreigaben zu Portalwebsites verschoben. Da wichtige Funktionen bei Fabrikam, wie z. B. Materialeinkauf, Kundenbeziehungen, Entwurf und Spezifikation von Teilen, und sogar einige Abläufe des Personalwesens, auf der Geschäftsbereichsebene auftraten, hatte jede Abteilung lokale Inhalte zur Unterstützung dieser Funktionen entwickelt. Richtlinienanweisungen, Entwürfe und Spezifikationen von Teilen, Personaldokumente, Dokumente zu Kundenbeziehungen und ähnliche Inhalte wurden erstellt und lokal verwaltet. Vorlagen und Metadaten für diese Dokumente wurden über Geschäftsbereichsportale verteilt. Als Metadaten abteilungsspezifischer wurden, wurde es immer schwieriger, Inhalte anderer Abteilungen zu durchsuchen. Wenn ein Dokument einer anderen Abteilung gefunden wurde, wurde es häufig in das andere Geschäftsbereichsportal kopiert, um es leichter zur Verfügung zu stellen. Aufgrund der wuchernden Duplikate wurde es zunehmend schwierig, die offizielle Version eines Dokuments zu identifizieren. Außerdem wurden einige Dokumente in Geschäftsbereichsportalen in einer Weise gesichert, dass sie von Mitarbeitern anderer Abteilungen nicht angezeigt werden konnten. Obwohl dies während des Entwerfens eines Dokuments noch angebracht war, gab es keine Richtlinie, wann und wie ein Dokument innerhalb des Unternehmens sichtbar sein sollte. Das Unternehmen bildete ein Strategieteam, um der wachsenden Unzufriedenheit mit dem Portal zu begegnen. Dieses Team umfasste Manager aus unterschiedlichen Abteilungen von Fabrikam, zentralen IT-Teammitgliedern und Portalarchitekten. Das Team hatte folgende Aufgaben: Bewerten des aktuellen Zustands der Portalbereitstellung von SharePoint Server Empfehlen von erforderlichen Portaländerungen Festlegen, wie Verbesserungen im Laufe der Zeit bemessen werden Das Team, das die Portalstrategie entwickelt hat, beschloss, dass die aktuelle Portaltaxonomie der Geschäftsbereichsorganisation die Ursache für das Problem war. Jede Abteilung hat Prozesse dupliziert und Inhalte gehortet, ohne das Fachwissen oder bereits entwickelte bewährte Methoden ähnlicher Abteilungen zu nutzen. Dies führte zu einer schlechten Zusammenarbeit, ungenutzten Ressourcen und zum Chaos der Inhaltsverwaltung. Diese Einsicht wurde in Richtung operative Organisation für das Unternehmensportal gelenkt. Freigegebene Ressourcen wie Informationstechnologie und Finanzen wurden in der Portaltaxonomie auf oberer Ebene allen Abteilungen verfügbar (und sichtbar) gemacht. Das Team, das die Portalstrategie entwickelt, beschloss, dass andere operative Techniken, z. B. Kundenbeziehungen, Lieferantenbeziehungen, Anlagenkonfiguration, Forschung und Entwurf von Teilen, von der Geschäftsbereichsebene zur gleichen Ebene wie die freigegebenen Ressourcen in der Websitehierarchie verschoben werden sollen. Informationen werden dann den verschiedenen Abteilungen mithilfe von Metadaten anstelle von Inhaltsspeicherorten zugeordnet werden. Die folgende Abbildung zeigt die überarbeitete Portalarchitektur von Fabrikam: 142 Das Reorganisieren des Portals von Fabrikam hatte den zusätzlichen Vorteil, dass eine Zusammenarbeit zwischen den Unternehmensbereichen erforderlich war, die ähnliche Verantwortungsbereiche haben, jedoch keine Erfahrung darin hatten, sich auf Standards 143 und Prozesse zu einigen. Beispielsweise werden zum Speichern von Entwurfsdateien in ein zentrales Repository die verschiedenen Abteilungen gezwungen, ein Tool zum Entwerfen von Autoteilen zu standardisieren. Diese Änderung hat Kosten eingespart und Schulungszeit reduziert. Darüber hinaus wurden bewährte Entwurfsmethoden unternehmensweit für Ingenieure zur Verfügung gestellt, um sie als Grundlage für neue Entwurfsprojekte verwenden zu können. Hier ist eine Zusammenfassung der Vorteile der neu entworfenen Portalarchitektur: Bietet zentralen Zugriff auf Informationen Reduziert die Duplizierung von Inhalten Lässt die offizielle Version jedes Inhaltselements erkennen Standardisiert Metadaten Standardisiert Vorlagen Fördert die Zusammenarbeit und die Freigabe von bewährten Methoden Die Überarbeitung und die Neuimplementierung des Portals war nur den Anfang. Das Team, das die Portalstrategie entwickelt hat, erhält die Unterstützung von Führungskräften, um zu einem Steuerungsteam für das Portal zu werden. Als Ergebnis stellt die Gruppe die Anforderungen der Portalbenutzer durch Entwickeln von Richtlinien und Standards dar. Dadurch konnte die Verantwortlichkeit innerhalb der Organisation sichergestellt und ein Forum zum Auswerten und Weiterentwickeln des Portals bereitgestellt werden. Dies diente sowohl der Verbesserung der Portalfeatures als auch dazu, die Rendite des Unternehmens in der Technologie von SharePoint Server zu maximieren. Der steuernde Faktor hat folgende Elemente übersehen: Metadatenstandards Vorlagenstandards Richtlinien, wenn Informationen es erfordern, im gesamten Unternehmen verfügbar gemacht zu werden Einhaltung von unternehmerischen und behördlichen Regelungen Schulungsstandards Brandingstandards für Inhalte Fabrikam erzielte eine große Rendite auf die Investitionen in das Portal. Ein Jahr nach Projektstart nahm das Strategieteam eine Inventur für die Inhalte vor und fand heraus, dass von 500.000 Dokumenten nur 230 dupliziert wurden. Es wurde festgestellt, dass durch die Zentralisierungsmaßnahme Millionen von Euro eingespart werden konnten. Außerdem ergab eine Umfrage unter den Angestellten, dass die Zufriedenheit mit dem Portal stark zugenommen hatte. Die Zusammenarbeit bei Fabrikam verlief fehlerfrei. Siehe auch Konzepte Website- und Lösungssteuerung (SharePoint Server 2010) Steuerung (Übersicht) (SharePoint Server 2010) Weitere Ressourcen Ressourcencenter mit Steuerungsinformationen (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=200590&clcid=0x407) 144 Plan information architecture for Web content management 145 Planen von Sandkastenlösungen (SharePoint Server 2010) Sandkastenlösungen beschränken den Zugriff auf das Netzwerk und lokale Ressourcen, um größere Sicherheit und Stabilität zu bieten. Sie können Sandkastenlösungen für Lastenausgleichslösungen, für nicht vollständig getestete Lösungen sowie zum Bereitstellen von Benutzerlösungen in einer gehosteten Umgebung verwenden. Sandkastenlösungen werden in einem separaten Arbeitsthread ausgeführt, sodass sie nicht auf Ressourcen zugreifen können, die anderen Lösungen zugewiesen sind. Darüber hinaus verfügen sie über beschränkten Zugriff auf lokale und Netzwerkressourcen. Inhalt dieses Abschnitts: Übersicht über Sandkastenlösungen (SharePoint Server 2010) Planen von Sandkastenlösungen (SharePoint Server 2010) 146 Übersicht über Sandkastenlösungen (SharePoint Server 2010) Sie können eine Microsoft SharePoint Server 2010-Lösung direkt in der SharePoint Server-Farm bereitstellen, oder Sie können die Lösung in einem Sandkasten bereitstellen. Ein Sandkasten ist eine eingeschränkte Ausführungsumgebung, in der Programme nur auf bestimmte Ressourcen zugreifen können. Im Sandkasten auftretende Probleme können sich nicht auf die übrige Serverumgebung auswirken. In einem Sandkasten bereitgestellte Lösungen werden als Sandkastenlösungen bezeichnet, können bestimmte Computer- und Netzwerkressourcen nicht verwenden und nicht auf Inhalte außerhalb der Websitesammlung, in der die Lösungen bereitgestellt sind, zugreifen. Weitere Informationen zu den Einschränkungen für Sandkastenlösungen finden Sie unter Elemente, die in einer Sandkastenlösung nicht enthalten sein können. Da sich Sandkastenlösungen nicht auf die gesamte Serverfarm auswirken können, müssen diese Lösungen nicht von einem Farmadministrator bereitgestellt werden. Sandkastenlösungen können von einem Websitesammlungsadministrator oder, in bestimmten Situationen, von einem Benutzer mit Vollzugriff im Stamm der Websitesammlung bereitgestellt werden. Nur ein Farmadministrator kann eine Sandkastenlösung heraufstufen, damit diese direkt in der Farm, das heißt außerhalb des Sandkastens, ausgeführt wird. Sandkastenlösungen sind in zwei Szenarien besonders gut geeignet: Eine Organisation möchte Code für Mitarbeiter auf einer SharePoint ServerProduktionswebsite ausführen, und dieser Code wurde nicht streng überprüft und getestet. Ein Hoster möchte den Besitzern gehosteter SharePoint Server-Websites das Hochladen und Ausführen von benutzerdefiniertem Code ermöglichen. Dieser Artikel enthält eine Einführung in die Konzepte im Zusammenhang mit Sandkastenlösungen, erläutert die Unterschiede zwischen Sandkastenlösungen und in der Farm bereitgestellten Lösungen und fasst zusammen, wie Sandkastenlösungen bereitgestellt und ausgeführt werden. Der Artikel enthält keine detaillierten Verfahren für das Konfigurieren von Sandkästen oder für das Bereitstellen von Sandkastenlösungen. Inhalt dieses Artikels: Bereitstellen und Ausführen einer Sandkastenlösung Isolieren von Sandkastenlösungen Elemente, die in einer Sandkastenlösung nicht enthalten sein können Vergleich zwischen Sandkastenlösungen und Farmlösungen Vorteile von Sandkastenlösungen 147 Bereitstellen und Ausführen einer Sandkastenlösung Jede Seite einer SharePoint Server-Anwendung kann neben den direkt in der Farm ausgeführten Komponenten auch Komponenten enthalten, die in einem Sandkasten ausgeführt werden. Die in der Farm bereitgestellten Komponenten werden im Arbeitsprozess der Internetinformationsdienste (Internet Information Services, IIS) ausgeführt. Die im Sandkasten bereitgestellten Komponenten werden in einem Sandkastenprozess ausgeführt. Die folgende Liste enthält einige der Komponenten, die Sie in einem Sandkasten bereitstellen können: Webparts Ereignisempfänger Featureempfänger Benutzerdefinierte Microsoft SharePoint Designer-Workflowaktivitäten Microsoft InfoPath-Geschäftslogik In den folgenden Schritten wird beschrieben, wie eine Sandkastenlösung bereitgestellt wird. 1. Ein Farmadministrator führt die folgenden Aufgaben aus. Dies ist nur einmal erforderlich. Ein Farmadministrator aktiviert Sandkästen und startet den Sandkastendienst auf allen Servern, auf denen Sandkastenlösungen ausgeführt werden sollen. Ein Farmadministrator bestimmt, welches Lastenausgleichschema verwendet werden soll. Das Lastenausgleichschema wird auf alle Sandkastenlösungen in allen Websitesammlungen in der Farm angewendet. Ein Farmadministrator legt Ressourcenkontingente fest, die von der Kombination aller Sandkastenlösungen in einer Websitesammlung nicht überschritten werden können. 2. Ein Websitesammlungsadministrator oder ein Benutzer mit Vollzugriff im Stamm der Websitesammlung lädt eine Lösung in den Lösungskatalog der Websitesammlung hoch. 3. Ein Websitesammlungsadministrator aktiviert die Lösung. Wenn die Lösung keine Assembly enthält, kann die Lösung auch von einem Benutzer mit Vollzugriff im Stamm der Websitesammlung aktiviert werden. Für die Lösung werden Überprüfungstools ausgeführt. Wenn die Überprüfung nicht erfolgreich ist, wird die Lösung nicht aktiviert. Wenn eine Anforderung zum Ausführen einer Sandkastenlösung verarbeitet wird, werden folgende Aktivitäten ausgeführt: 1. Basierend auf dem Lastenausgleichschema wird von SharePoint Server bestimmt, auf welchem Server die Lösung ausgeführt werden soll. Beim lokalen Lastenausgleich wird die Lösung auf dem Server ausgeführt, von dem die Anforderung verarbeitet wird. Beim Remotelastenausgleich wird der Server, auf dem die Lösung ausgeführt wird, basierend auf der Lösungsaffinität ausgewählt. In beiden Fällen muss der Sandkastendienst auf dem Server ausgeführt werden. 148 2. Von SharePoint Server wird ein Sandkastenarbeitsprozess ausgeführt, in dem die Lösung ausgeführt wird. Dann wird eine Shim-DLL (Dynamic Link Library) in den Prozess geladen, und anschließend wird die Lösungsassembly in den Prozess geladen. 3. Beim Ausführen der Lösung wird der Code durch den Shim geleitet, bevor der Code von SharePoint Server ausgeführt wird. Wenn vom Lösungscode versucht wird, APIs zu verwenden, die aufgrund von Einschränkungen von Sandkastenlösungen nicht verwendet werden können, signalisiert der Shim eine Ausnahme, anstatt den Code durchzuleiten und auszuführen. 4. Die von Sandkastenlösungen verwendeten Ressourcen werden von SharePoint Server überwacht. Wenn die Sandkastenlösung eine harte Grenze überschreitet (beispielsweise wenn eine vordefinierte CPU-Zeit überschritten wird), wird der Sandkastenarbeitsprozess von SharePoint Server beendet. Wenn die Kombination aller Sandkastenlösungen in der Websitesammlung das Ressourcenkontingent der Websitesammlung überschreitet, werden für den Rest des Tages alle Sandkastenlösungen in der Websitesammlung von SharePoint Server deaktiviert. 5. Ein Websitesammlungsadministrator kann die Ressourcen, die von den Sandkastenlösungen verwendet werden, überwachen und Lösungen in der Websitesammlung deaktivieren. Ein Farmadministrator kann bei Bedarf die Ausführung einer Lösung in der Farm blockieren. Optional kann ein Farmadministrator auch die Anforderung entfernen, dass eine Lösung in einem Sandkasten ausgeführt wird. Wenn die Anforderung für die Ausführung in einem Sandkasten entfernt wurde und die Lösung in einer Websitesammlung in der Farm ausgeführt wird, wird die Lösung nicht mehr in einem Sandkasten ausgeführt. Isolieren von Sandkastenlösungen Sie können Sandkastenlösungen in verschiedenen Stufen isolieren. Durch jede zusätzliche Isolationsstufe können Sie den Schutz des Hauptteils der SharePoint ServerWebsite vor Code erhöhen, durch den möglicherweise zu viele Ressourcen verbraucht werden. Auf der ersten Stufe wird der Sandkastencode in einem isolierten Prozess mit eingeschränkten Rechten ausgeführt. Durch Codezugriffssicherheit (Code Access Security, CAS) werden die Vorgänge begrenzt, die vom Code ausgeführt werden können. Sie können die Isolation erhöhen, indem Sie den Remotelastenausgleich verwenden und den Sandkastendienst nur auf bestimmten Servern ausführen. In einer Produktionsumgebung wird empfohlen, den Remotelastenausgleich zu verwenden und für die Ausführung von Sandkastenlösungen einen separaten Server festzulegen. Elemente, die in einer Sandkastenlösung nicht enthalten sein können Eine SharePoint Server-Lösung muss die Konfigurationsdatei manifest.xml enthalten und kann außerdem weitere Konfigurationsdateien und Assemblys enthalten. Wenn die Lösung in einem Sandkasten ausgeführt wird, können nur bestimmte Assemblys und Konfigurationsdateien enthalten sein. 149 Die folgende Liste enthält die gängigsten Aktionen, die von einer in einem Sandkasten ausgeführten Assembly nicht ausgeführt werden können. Herstellen von Verbindungen mit Ressourcen, die sich nicht auf dem lokalen Server befinden Zugreifen auf eine Datenbank Ändern des Threadingmodells Aufrufen von nicht verwaltetem Code Schreiben auf den Datenträger Zugreifen auf Ressourcen in einer anderen Websitesammlung Die Datei manifest.xml verweist auf Featuredateien; Featuredateien verweisen auf Elementdateien, und Elementdateien enthalten feature-Elemente. Nur die folgenden feature-Elemente sind in einer Sandkastenlösung zulässig: ContentType Field CustomAction Module ListInstance ListTemplate Receivers WebTemplate WorkflowAssociation PropertyBag WorkflowActions Vergleich zwischen Sandkastenlösungen und Farmlösungen In der folgenden Tabelle werden die Aspekte von Lösungen, die in einer Farm ausgeführt werden, mit Lösungen, die in einem Sandkasten ausgeführt werden, verglichen. Aspekt Farm Sandkasten Bereitstellungsvor Hinzufügen der Hochladen der Lösung in eine Websitesammlung gang Lösung und und anschließendes Aktivieren in der Websitesammlung anschließendes Bereitstellen in der Farm Bereitstellung durch Farmadministrator Wenn die Lösung eine Assembly enthält, kann die Lösung nur von einem Websitesammlungsadministrator bereitgestellt werden. Wenn die Lösung keine Assembly enthält, kann die Lösung auch von einem Benutzer mit 150 Aspekt Farm Sandkasten Vollzugriff im Stamm der Websitesammlung bereitgestellt werden. Datenzugriff Uneingeschränkt Die Lösung kann nur auf Inhalte aus der Websitesammlung zugreifen, in der die Lösung bereitgestellt wurde. Prozess, in dem Uneingeschränkter Separater Arbeitsprozess mit eingeschränkten die Lösung IIS-Arbeitsprozess Rechten ausgeführt wird oder ein beliebiger Prozess, in dem die Lösung bereitgestellt ist Codezugriffssiche Der rheit Lösungsentwickler kann beim Packen der Lösung die Codezugriffssicher heits-Richtlinie festlegen. Eingeschränkt. Weitere Informationen finden Sie unter Bereitstellen einer Sandkastenlösung (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=177369& clcid=0x407). Überwachung Überwacht und durch vom Farmadministrator festgelegte Kontingente begrenzt Nicht überwacht Lastenausgleich Abhängig von der Getrennt von Nichtsandkastenlösungen konfigurierbar Art der Lösung Funktionalität der Uneingeschränkt Lösung Eingeschränkt wie in Elemente, die in einer Sandkastenlösung nicht enthalten sein können beschrieben Vorteile der Verwendung von Sandkastenlösungen Wichtigste Vorteile der Verwendung von Sandkastenlösungen: Lösungen können einer Produktionsumgebung SharePoint Server hinzugefügt werden, ohne dass das Risiko von Auswirkungen auf Prozesse außerhalb des Sandkastens besteht. Websitesammlungsadministratoren können Sandkastenlösungen bereitstellen und damit Farmadministratoren von dieser Aufgabe entlasten. Skalierbarkeit und Flexibilität werden erhöht, da Sandkästen in einem separaten Prozess ausgeführt werden, der durch Kontingente eingeschränkt werden kann, und da die Auswirkungen auf die Farm überwacht werden können. Eine Lösung muss nicht geändert oder erneut kompiliert werden, wenn die Lösung aus einem Sandkasten verschoben und direkt in der Farm ausgeführt wird. 151 Siehe auch Konzepte Planen von Sandkastenlösungen (SharePoint Server 2010) Weitere Ressourcen Configure a farm for sandboxed solutions (SharePoint Server 2010) Architektur von Sandkastenlösungen (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=177368&clcid=0x407) Bereitstellen einer Sandkastenlösung (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=177369&clcid=0x407) 152 Planen von Sandkastenlösungen (SharePoint Server 2010) Bei Sandkastenlösungen wird der Zugriff auf das Netzwerk und auf lokale Ressourcen eingeschränkt, um die Sicherheit und die Stabilität zu verbessern. Sie können Sandkastenlösungen für Lastenausgleichslösungen, für nicht vollständig getestete Lösungen und für die Bereitstellung von Lösungen in einer gehosteten Umgebung verwenden. Sandkastenlösungen werden in einem separaten Arbeitsthread ausgeführt, sodass kein Zugriff auf zu anderen Lösungen gehörende Ressourcen möglich ist. Außerdem ist nur begrenzter Zugriff auf lokale Ressourcen und Netzwerkressourcen möglich. Entscheiden Sie beim Planen von Sandkastenlösungen zuerst, ob Sie überhaupt Sandkastenlösungen verwenden möchten. Finden Sie heraus, ob Ihnen die Leistung oder die Sicherheit wichtiger ist. In einer Farm mit Sandkastenlösungen werden mehr Arbeits- und Proxyprozesse generiert als in einer Farm, in der keine Sandkastenlösungen verwendet werden. Mithilfe von Sandkastenlösungen können Prozesse besser isoliert werden, wodurch die Sicherheit der Farm erhöht wird. Weitere Informationen zu Sandkastenlösungen finden Sie unter Übersicht über Sandkastenlösungen (SharePoint Server 2010). Inhalt dieses Artikels: Bestimmen, wann Sandkastenlösungen verwendet werden sollen Planen des Lastenausgleichs für den Code von Sandkastenlösungen Bestimmen, wo Sandkastenlösungen bereitgestellt werden sollen Bestimmen, wer Sandkastenlösungen bereitstellen kann Bestimmen mithilfe von Kontingenten, in welchen Websitesammlungen Sandkastenlösungen ausgeführt werden sollen Planen von Ressourcenverwendungskontingenten für Sandkastenlösungen Planen der Steuerung von Sandkastenlösungen Bestimmen, wann Sandkastenlösungen verwendet werden sollen Die Verwendung von Sandkastenlösungen eignet sich für Szenarien, in denen Sie für Lösungen einen Lastenausgleich auf mehreren Servern ausführen möchten oder das Ausführen von nicht vollständig getestetem oder von der Organisation nicht unterstütztem Code ermöglichen möchten. Sandkastenlösungen können für Entwickler in einer Organisation ein wichtiger Bestandteil eines skalierten Bereitstellungspfads von der Testumgebung zu einer Sandkastenlösung in der Produktionsumgebung sein. Sandkastenlösungen können später von einem Farmadministrator den Status der vollen Vertrauenswürdigkeit erhalten, wenn sich die Lösung als für die vollständige Bereitstellung sicher erwiesen hat. 153 Sandkastenlösungen sind in den folgenden Szenarien besonders gut geeignet: Sie möchten für Lösungen einen Lastenausgleich auf mehreren Servern mit SharePoint Server ausführen. Eine Organisation möchte Code für Mitarbeiter auf einer SharePoint ServerProduktionswebsite ausführen, und dieser Code wurde nicht streng überprüft und getestet. Ein Internethostinganbieter möchte den Besitzern gehosteter SharePoint ServerWebsites das Hochladen und Ausführen von benutzerdefiniertem Code ermöglichen. Wenn Sie Sandkastenlösungen verwenden, müssen Sie auf allen Servern, auf denen Sie die Sandkastenlösungen ausführen möchten, den Benutzercode-Hostdienst von SharePoint 2010 aktivieren. Planen des Lastenausgleichs für den Code von Sandkastenlösungen Sie können für Sandkastenlösungen eines von zwei Lastenausgleichschemas auswählen. Basierend auf dem Lastenausgleichschema wird von Microsoft SharePoint Server 2010 bestimmt, auf welchem Server die Lösung ausgeführt werden soll. Beim lokalen Lastenausgleich wird die Lösung auf dem Server ausgeführt, von dem die Anforderung empfangen wurde. Wenn Sie sich für den Remotelastenausgleich entscheiden, wird der Server, auf dem die Lösung ausgeführt wird, basierend auf der Lösungsaffinität ausgewählt, und die Sandkastenlösung wird auf einem Server ausgeführt, auf dem die Lösung bereits geladen ist und bereits ausgeführt wurde. Dadurch wird bei der Verarbeitung der Anforderung für die Lösung Zeit gespart. In beiden Fällen muss auf allen Servern der SharePoint Foundation-Sandkasten-Codedienst ausgeführt werden. Mit der Auswahl des Lastenausgleichs bestimmen Sie das Modell, das in der gesamten SharePoint Server-Farm verwendet wird. Es ist nicht möglich, eine Mischung aus lokalem Lastenausgleich und Remotelastenausgleich zu verwenden, sondern Sie müssen sich für die Implementierung einer Option entscheiden. Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung Folgendes: Der lokale Modus erfordert weniger Verwaltung, dafür wird die Skalierbarkeit durch die Ressourcen auf dem lokalen Server begrenzt. Der Remotemodus kann besser skaliert werden als der lokale Modus, erfordert jedoch die Ausführung administrativer Aufgaben auf mehr Servern. Sie erzielen eine bessere Leistung, wenn Sie den Modus für den Remotelastenausgleich in einer SharePoint Server-Farm verwenden, in der mehrere Server für die Ausführung von Sandkastenlösungen verfügbar sind. Wenn Sie Sandkastenlösungen im Rahmen eines Entwicklungsprozesses verwenden und diese auf den Server beschränken möchten, von dem die Lösungen aufgerufen werden, verwenden Sie den Modus für den lokalen Lastenausgleich. Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über Sandkastenlösungen (SharePoint Server 2010). 154 Bestimmen, wo Sandkastenlösungen bereitgestellt werden sollen Sandkastenlösungen werden im Stamm einer Websitesammlung bereitgestellt. Jeder Websitesammlungsadministrator kann eine Sandkastenlösung bereitstellen. Wenn die Sandkastenlösung in einer Websitesammlung bereitgestellt wird, kann die Lösung überall in dieser Websitesammlung verwendet werden. Sie können auswählen, dass Sandkastenlösungen nur auf bestimmten Servern in der SharePoint Server-Farm oder auf allen Servern ausgeführt werden. Zum Aktivieren von Sandkastenlösungen auf einem Server müssen Sie den SharePoint FoundationSandkasten-Codedienst aktivieren. Dieser Dienst muss auf jedem Server aktiviert werden, auf dem Sandkastenlösungen ausgeführt werden sollen. Bestimmen, wer Sandkastenlösungen bereitstellen kann Wenn Sie die Benutzerrollen planen, die an der Bereitstellung von Sandkastenlösungen beteiligt sind, müssen Sie bestimmen, wer autorisiert sein soll, die Lösungen bereitzustellen, und wer autorisiert sein soll, die Lösungen zu verwalten. Mitglieder der Gruppe Websitesammlungsadministratoren können Sandkastenlösungen bereitstellen. Zum Ausführen von Aufgaben wie Aktivieren oder Deaktivieren des SharePoint Foundation-Sandkasten-Codediensts, Blockieren einer Lösung oder Aufheben einer Blockierung und Anpassen oder Zurücksetzen von Kontingenten müssen Sie Mitglied der Gruppe Farmadministratoren sein. Hinweis: Es reicht nicht aus, Besitzer einer Websitesammlung zu sein. Zum Bereitstellen und Aktivieren einer Sandkastenlösung müssen Sie Websitesammlungsadministrator für die Websitesammlung sein, in der Sie die Sandkastenlösung bereitstellen. Da Farmadministratoren Sandkastenlösungen in voll vertrauenswürdige Lösungen ändern können, die überall in der Farm bereitgestellt werden können, sollten Sie die Mitgliedschaft in der Gruppe Farmadministratoren auf geeignete Benutzer begrenzen. Die gleiche Überlegung gilt für das Hinzufügen von Benutzern zur Gruppe Websitesammlungsadministratoren, wenn Bedenken hinsichtlich der Sicherheit der bereitzustellenden Sandkastenlösungen bestehen. 155 Bestimmen mithilfe von Kontingenten, in welchen Websitesammlungen Sandkastenlösungen ausgeführt werden sollen Sandkastenlösungen können durch Anpassen der entsprechenden Kontingente in bestimmten Websitesammlungen aktiviert oder deaktiviert werden. Wenn Sie das Kontingent für Sandkastenlösungen in einer bestimmten Websitesammlung auf 0 festlegen, werden Sandkastenlösungen in dieser Websitesammlung nicht ausgeführt. Auf diese Weise können Sie die Verwendung von Sandkastenlösungen in der Farm fein abstimmen. Bei der Planung des Orts für die Bereitstellung von Sandkastenlösungen sollten Sie berücksichtigen, auf welchen Servern der SharePoint Foundation-SandkastenCodedienst ausgeführt werden soll und in welchen Websitesammlungen Sandkastenlösungen ausgeführt werden können. Wenn Sie Sandkastenlösungen in einigen Websitesammlungen aktivieren, sollten Sie diese in den übrigen Websitesammlungen deaktivieren. Dazu legen Sie die Kontingente für diese Websitesammlungen auf 0 fest. Planen von Ressourcenverwendungskontingenten für Sandkastenlösungen Die Ressourcenverwendung von Sandkastenlösung wird anhand von Standardressourcenkontingenten überwacht. Wenn eine Sandkastenlösung eines der Ressourcenkontingente überschreitet, wird die Lösung für den Rest des Tags oder bis zum manuellen Zurücksetzen durch einen Administrator deaktiviert. Auf diese Weise erfahren Administratoren, wenn eine bestimmte Sandkastenlösung gemeinsame Ressourcen übermäßig beansprucht oder wenn in manchen Fällen für eine ressourcenintensive Sandkastenlösung ein höheres Kontingent erforderlich ist. Die Standardkontingente sind für die meisten Szenarien ausreichend; Sie können jedoch einzelne Kontingentlimits anpassen, um gegebenenfalls höhere Limits zuzulassen. Wenn Sie feststellen, dass Serverressourcen von einer Sandkastenlösung konsistent falsch verwendet werden, können Sie die Lösung blockieren, bis der Entwickler eine Korrektur vorgenommen hat. Weitere Informationen zum Blockieren und zum Aufheben der Blockierung von Sandkastenlösungen finden Sie unter Block or unblock a sandboxed solution (SharePoint Server 2010). In der folgenden Tabelle werden die Standardwerte aufgeführt, die Kontingenten für Sandkastenlösungen zugewiesen werden. Ressource Beschreibung Einheiten Ressource Absolute n pro s Limit Punkt AbnormalProcessTerminationCo Nicht normal Auftreten 1 unt beendeter Prozess 156 1 CPUExecutionTime CPUSekunden 3.600 Ausführungszeit für die Website 60 CriticalExceptionCount Kritische Ereignisse 10 Ausnahmeereignis se 3 InvocationCount Aufrufereignisse der Lösung <TBD> PercentProcessorTime Prozentuale CPU- Prozentsat 85 Auslastung durch z die Lösung 100 ProcessCPUCycles CPU-Zyklen der Lösung 1 x10^11 ProcessHandleCount Anzahl der Elemente 10.000 Windows-Handles 1.000 ProcessIOBytes Anzahl der Elemente 0 Windows-Handles 1 x10^8 ProcessThreadCount Anzahl der Threads im Gesamtprozess Instanzen 10.000 200 ProcessVirtualBytes Belegter Arbeitsspeicher Bytes 1.0x10^9 Ereignisse <TBD> Zyklen 1 x10^11 0 SharePointDatabaseQueryCount Anzahl der Instanzen 20 SharePointDatenbankabfrage n 100 SharePointDatabaseQueryTime Verstrichene Zeit Sekunden 120 bis zur Ausführung der Abfrage 60 UnhandledExceptionCount Anzahl der nicht behandelten Ausnahmen 3 UnresponsiveProcessCount Anzahl der nicht Instanzen 2 mehr reagierenden Prozesse 157 Instanzen 50 1 Planen der Steuerung von Sandkastenlösungen Sie sollten schon bei der Planung der Sandkastenlösungen die Prozesse für Steuerungsprobleme wie die folgenden berücksichtigen: Wann soll der Farmadministrator eine Sandkastenlösung blockieren oder eine Blockierung aufheben? Durch Identifizieren einer administrativen Richtlinie für das Blockieren und das Aufheben der Blockierung von Sandkastenlösungen vermeiden Sie Verwirrung, wenn Zweifel darüber bestehen, ob eine Lösung blockiert werden soll. Wann übertragen Sie eine Sandkastenlösung als voll vertrauenswürdige Lösung in den globalen Katalog? Diese Entscheidung bezieht sich auf Lösungscode, der von den Entwicklern Ihrer Organisation entwickelt wird. Bestimmen Sie anhand einer Richtlinie, in welchem Umfang eine Sandkastenlösung getestet werden muss, damit diese als bereit für die produktive Verwendung in der Organisation betrachtet wird. Entscheiden Sie sich bei der Planung, wer Sandkastenlösungen bereitstellen kann, für das Hinzufügen von Personen zur Gruppe Websitesammlungsadministratoren, oder legen Sie für eine begrenzte Anzahl von Websitesammlungsadministratoren ein Verfahren für die Bereitstellung von Sandkastenlösungen im Auftrag der jeweiligen Benutzer fest? Abhängig von den Sicherheitsbedenken Ihrer Organisation können Sie Personen direkt der Gruppe Websitesammlungsadministratoren hinzufügen, anstatt festzulegen, dass diese zum Bereitstellen der Sandkastenlösung um Genehmigung bitten müssen. 158 SharePoint 2010-Steuerungsplanung (Whitepaper) Microsoft SharePoint Server 2010 verfügt über zahlreiche Funktionen zur Unterstützung von Geschäftsbenutzern. Beispielsweise ermöglicht SharePoint Server 2010 Benutzern die Zusammenarbeit, Inhalte zu kennzeichnen und zu bewerten, selbst zu veröffentlichen sowie ihre eigenen Lösungen zu entwickeln. Mit diesen leistungsfähigen Funktionen haben Benutzer (und die Unternehmen, für die diese Arbeiten) eindeutige Anleitungen zur Verfügung. In anderen Worten, sie profitieren von einem Steuerungsplan. Dieses Whitepaper beschäftigt sich mit dem, was wir das "Front-End" der SharePointUmgebung nennen – den Geschäftsaspekt der Steuerung – die Bereiche, die für Geschäftsbenutzer entscheidend sind. In diesem Whitepaper wird ein fiktives Unternehmen mit dem Namen Contoso verwendet, um Anleitungen für die erforderliche Steuerungsplanung und die Implementierung von SharePoint Server 2010 bereitzustellen. Laden Sie sich das Whitepaper herunter: SharePoint 2010-Steuerungsplanung (Microsoft Word-Version) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=197150&clcid=0x407). SharePoint 2010-Steuerungsplanung (PDF-Version) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=197174&clcid=0x407). 159 Implementieren der Steuerung in SharePoint 2010 (Whitepaper) Microsoft SharePoint Server 2010 bietet ein breites Spektrum an Funktionen, mit denen Benutzer in Unternehmen mehr leisten können. Damit diese neuen Funktionen effizient eingesetzt werden können und ihr Potenzial voll ausgeschöpft werden kann, gleichzeitig aber ein bestimmtes Niveau an Konsistenz und Kontrolle in einer Organisation erhalten bleibt, sind klare Richtlinien für deren Verwendung erforderlich. Deshalb liegt der Schwerpunkt dieses Dokuments auf dem "Back-End" der Steuerung von SharePoint – der technischen Implementierung. Sie finden hier allgemeine Anleitungen zu den zahlreichen Konfigurationsoptionen, mit denen Sie in SharePoint Server 2010 die Umgebung zum Nutzen aller Beteiligten steuern können. Weitere Informationen zum "Front-End" der Steuerung von SharePoint – dem geschäftlichen Aspekt – finden Sie im folgenden Whitepaper: SharePoint 2010-Steuerungsplanung (Whitepaper). Herunterladen des Whitepapers Implementieren der Steuerung in SharePoint 2010 (Microsoft Word-Version) Implementieren der Steuerung in SharePoint 2010 (PDF-Version) Implementieren der Steuerung in SharePoint 2010 (XPS-Version) 160 Planen für die Kommunikation über soziale Netzwerke und die Zusammenarbeit (SharePoint Server 2010) Microsoft SharePoint Server 2010 implementiert Features, durch die soziale Netzwerke und die Zusammenarbeit in Unternehmen vereinfacht werden. Tools für soziale Netzwerke wie z. B. Websites für Meine Website und Technologien für Inhalte für soziale Netzwerke wie z. B. Blogs, Wikis und RSS (Really Simple Syndication) sind Beispiele für Features für soziale Netzwerke. Mithilfe dieser Features können Benutzer auf einfache Weise die Kenntnisse und Fachkenntnisse erfassen und gemeinsam nutzen, die zur Erledigung ihrer Arbeit erforderlich sind. Diese gemeinsame Nutzung von Informationen fördert die Zusammenarbeit, erhöht die Innovation, und relevante Inhalte werden gezielt den Personen bereitgestellt, die sie benötigen. Die Inhalte können an die entsprechenden Personen angepasst werden, während die Administratoren Richtlinien für den Datenschutz festlegen können. Die Features für soziale Netzwerke und für die Zusammenarbeit in SharePoint Server 2010 beruhen auf einer Datenbank von Eigenschaften, in der Informationen aus den unterschiedlichsten Geschäftsanwendungen und Verzeichnisdiensten zusammengeführt sind. Gute Kenntnisse und eine sorgfältige Planung sozialer Netzwerke und der Zusammenarbeit spielen für das Erstellen effizienter Microsoft SharePoint ServerLösungen eine wichtige Rolle. Inhalt dieses Abschnitts: Übersicht über den Benutzerprofildienst Planen von Benutzerprofilen Planen von Richtlinien für Benutzerprofile Planen der Profilsynchronisierung Planen von Websites für "Meine Website" (SharePoint Server 2010) Planen von Websites für "Meine Website" Übersicht über thematische Kategorien Auswirkungen thematischer Kategorien auf Datenschutz und Sicherheit (SharePoint Server 2010) Übersicht über Unternehmenswikis Planen von Unternehmenswikis Planen von Websites für die Zusammenarbeit 161 Übersicht über den Benutzerprofildienst Der Benutzerprofildienst ist eine Dienstanwendung in SharePoint Server, die in mehreren Websites und Serverfarmen verwendet werden kann. Der Benutzerprofildienst ermöglicht die zentrale Konfiguration und Verwaltung der folgenden Personalisierungseinstellungen: Benutzerprofileigenschaften Benutzergruppen Einstellungen für die Profilsynchronisierung Einstellungen für Organisations-Browser und die Verwaltung Einstellungen für Meine Website Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerprofildienst (Übersicht) (SharePoint Server 2010). Planen von Benutzerprofilen Der Benutzerprofildienst integriert Benutzerinformationen aus verschiedenen Quellen in Benutzerprofilen, die die Grundlage für leistungsstarke Personalisierungsfeatures bilden. Neben der Planung von Verbindungen mit dem Benutzerprofildienst beinhaltet die Planung von Personen und Benutzerprofilen die Profilsynchronisierung und die Planung von Gruppenrichtlinien. Mithilfe von Profilen kann außerdem ein Feature deaktiviert werden. Beispielsweise können Sie mithilfe von Profilen verhindern, dass Informationen zu Kollegen automatisch im entsprechenden Abschnitt von Profilseiten angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Benutzerprofilen (SharePoint Server 2010). Planen von Richtlinien für Benutzerprofile Wenn Sie die Personalisierung von Portalwebsites planen, müssen Sie die Verfügbarkeit von Informationen zu Benutzern in der Organisation abwägen. Manche Informationen sollten nicht für alle Personen angezeigt werden. Aus Datenschutzgründen sollten einige Informationen nur für Benutzer und Administratoren verfügbar sein. Andere Informationen können und sollten für andere Benutzer freigegeben werden, um die Zusammenarbeit zu fördern. Die Entscheidung darüber, welche Informationen freigegeben werden, ist wichtig und hängt von den besonderen Anforderungen der einzelnen Organisationen ab. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Richtlinien für Benutzerprofile (SharePoint Server 2010). Planen der Profilsynchronisierung Wenn Sie thematische Computerfeatures wie etwa Meine Website-Websites oder die Personensuche in Microsoft SharePoint Server 2010 verwenden möchten, werden Sie wahrscheinlich Profilinformationen, die in einem Verzeichnisdienst, z. B. Active DirectoryDomänendienste (Active Directory Domain Services, AD DS), oder in einem Geschäftssystem wie SAP oder Siebel gespeichert sind, in SharePoint Server 2010 integrieren wollen. Dies ist mithilfe der Profilsynchronisierung in SharePoint Server 2010 möglich. 162 Weitere Informationen finden Sie unter Planen der Profilsynchronisierung (SharePoint Server 2010). Planen von Benutzergruppen Mithilfe von Benutzergruppen können Sie die Benutzer in einer Organisation gruppieren. Informationen können somit auf die entsprechenden Benutzer abgestimmt werden. Auf der Seite Benutzergruppen verwalten für den Benutzerprofildienst in SharePoint Server können Sie Benutzergruppen erstellen und verwalten und Inhalte auf allen Websitesammlungen, die diesen gemeinsamen Dienst verwenden, gezielt bereitstellen. Übersicht über das Planen von Websites vom Typ "Meine Website" Websites für Meine Website sind spezielle SharePoint-Websites mit Profilinformationen zu einem Benutzer, mit Links zu Inhalten, die von einem Benutzer erstellt und in SharePoint-Datenbanken gespeichert werden, und mit Informationen zu den von einem Benutzer nachverfolgten Personen, Interessen und Aktivitäten. Websites für Meine Website besitzen drei unterschiedliche Ansichten: Auf der Seite Mein Netzwerk werden die von einem Benutzer nachverfolgten Personen, Interessen und Aktivitäten angezeigt. Auf der Seite Mein Inhalt werden freigegebene und persönliche Dokumente, freigegebene Bilder und Bibliotheken, Listen, Diskussionsrunden und Umfragen eines Benutzers aufgelistet. Auf der Seite Mein Profil werden persönliche Profilinformationen angezeigt. Die Informationen auf der Seite Mein Profil können nur auf den Benutzer oder auf den Manager eines Benutzers, das Team, Kollegen oder alle Personen abgestimmt werden. Die Planung von Websites für Meine Website beinhaltet das Vorbereiten von Websites für Meine Website, das Planen von thematischen Kategorien und Notizen, das Planen von Richtlinien und Berechtigungen für Websites für Meine Website sowie das Planen von Personalisierungswebsites. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Übersicht über Websites vom Typ "Meine Website" (SharePoint Server 2010). Planen von Websites für "Meine Website" Wenn Sie Websites vom Typ Meine Website effektiv planen möchten, müssen Sie Folgendes festlegen: Einen Entwurf für eine logische Architektur zum Bereitstellen von Websites für Meine Website in einer Serverfarm Benutzer, die über eine Meine Website-Website verfügen sollen, und die entsprechenden Berechtigungen für diese Benutzer Die Benutzerprofilinformationen, die Sie mit Verzeichnisdiensten oder Geschäftssystemen synchronisieren möchten Die Features für Meine Website, die Sie aktivieren möchten 163 Die Richtlinien, die zum Anzeigen von Benutzerprofilinformationen im öffentlichen Profil angewendet werden sollen Weitere Informationen dazu finden Sie unter Planen von Websites für "Meine Website" (SharePoint Server 2010). Übersicht über thematische Kategorien Mit thematischen Kategorien können Benutzer Informationen für sich selbst kategorisieren. Mit thematischen Kategorien kann die Qualität von Suchergebnissen verbessert werden, indem nach bestimmten Kategorien gefiltert wird. Auf diese Weise können auch einzelne Benutzer verbunden werden, die Informationen mit anderen Benutzern, die ähnliche Interessen haben, gemeinsam verwenden möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Thematische Kategorien (Übersicht) (SharePoint Server 2010). Auswirkungen auf Datenschutz und Sicherheit von thematischen Kategorien Thematische Kategorien sind eine Gruppe einer umfassenderen Strategie für Medien für soziale Netzwerke, die in einem Unternehmen entwickelt werden kann. Microsoft SharePoint Server 2010 enthält die folgenden Features für thematische Kategorien: Thematische Kategorien, mit deren Hilfe Benutzer interessante Elemente speichern, alle Informationen für ein Projekt strukturieren und eine Verbindung mit anderen Benutzern herstellen können, die dieselben Interessen haben. Die Pinnwand, mit deren Hilfe Kommentare an einem zentralen Ort nachverfolgt werden können. Bewertungen, mit deren Hilfe Benutzer den Wert von Inhalt mithilfe einer Skala bewerten können, z. B. mit einem von fünf Sternen. Bookmarklets, mit deren Hilfe Benutzer Kategorien und Notizen zu Seiten hinzufügen können, die sich außerhalb der SharePoint-Umgebung befinden, z. B. auf Websites außerhalb eines Unternehmens. Diese Kategorien und Notizen werden dann auf der Registerkarte Kategorien und Notizen auf ihrer Meine Website-Website angezeigt. Dieser Artikel enthält Informationen zum Planen der Verwendung der Features für thematische Kategorien von SharePoint Server 2010 im Unternehmen. Er enthält wichtige Schritte für den Planungsprozess. Weitere Informationen finden Sie unter Auswirkungen thematischer Kategorien auf Datenschutz und Sicherheit (SharePoint Server 2010). Übersicht über Unternehmenswikis Ein Unternehmenswiki ist eine Veröffentlichungswebsite, auf der unternehmensweit große Informationsmengen bereitgestellt und laufend aktualisiert werden können. Unternehmen, die eine umfangreiche Wissenssammlung in einem zentralen Repository speichern und freigeben möchten, sollten ein Unternehmenswiki in Betracht ziehen. Weitere Informationen finden Sie unter Unternehmenswikis (Übersicht) (SharePoint Server 2010). 164 Planen von Unternehmenswikis Eine Unternehmenswiki ist ein umfangreiches Wissensrepository zum Speichern und Freigeben von Informationen in einem Unternehmen. Mithilfe einer Unternehmenswiki können Sie Informationen in größerem Umfang freigeben und aktualisieren, als das bei einer Wiki, Bibliothek oder Teamwebsite der Fall ist. Bei der Planung einer Unternehmenswiki müssen Sie die bei der Entscheidung für eine Unternehmenswiki als optimale Lösung zu beachtenden Punkte, die vorbereitenden Schritte zum Einrichten einer Unternehmenswiki sowie die Planung des Zugriffs auf die Unternehmenswiki berücksichtigen. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Unternehmenswikis (SharePoint Server 2010). Planen von Websites für die Zusammenarbeit Websites für die Zusammenarbeit sind SharePoint-Websites, mit denen Teams oder Benutzergruppen Informationen gemeinsam nutzen oder gemeinsam an Projekten arbeiten können. Sie können diese Websites einer bestimmten Portalwebsitesammlung zuordnen oder als Teil einer Sammlung von Veröffentlichungssites festlegen. Bei Websites für die Zusammenarbeit kann es sich auch um eigenständige Websites handeln. Die Planung von Websites für die Zusammenarbeit erläutert, wie Sie bestimmte und zusätzliche Pfade definieren und wie Sie die Anzahl der in Ihrer Organisation erforderlichen Websites für die Zusammenarbeit bestimmen. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Websites für die Zusammenarbeit (SharePoint Server 2010). Siehe auch Weitere Ressourcen Plan Managed Metadata Security and permissions administration (Office SharePoint Server) User Profile Service administration 165 Benutzerprofildienst (Übersicht) (SharePoint Server 2010) Durch den Benutzerprofildienst werden Informationen zu Benutzern zentral gespeichert. Diese Informationen werden von thematischen Computerfeatures verwendet, um produktive Interaktionen zu erleichtern, die Benutzern die effiziente Zusammenarbeit ermöglichen. Wenn Sie Meine Website-Websites bereitstellen, thematische Computerfeatures (beispielsweise thematische Kategorien und Newsfeeds) aktivieren und Profile für mehrere Websites und Farmen erstellen und verteilen möchten, müssen Sie den Benutzerprofildienst aktivieren. Inhalt dieses Artikels: Verwendungsmöglichkeiten und Vorteile des Benutzerprofildiensts Architektur Verwandte Dienste Verwendungsmöglichkeiten und Vorteile des Benutzerprofildiensts Beim Benutzerprofildienst handelt es sich um einen gemeinsamen Dienst in Microsoft SharePoint Server 2010, mit dessen Hilfe Dienstadministratoren die folgenden Features zentral konfigurieren und verwalten können: Benutzerprofile enthalten detaillierte Informationen zu Personen in einer Organisation. In einem Benutzerprofil werden alle Eigenschaften des jeweiligen Benutzers sowie thematische Kategorien, Dokumente und andere Elemente im Zusammenhang mit diesem Benutzer organisiert. Organisationsprofile enthalten detaillierte Informationen zu einer Organisation, beispielsweise Teams, Abteilungen usw. Profilsynchronisierung stellt eine zuverlässige Methode zum Synchronisieren von im Profilspeicher von SharePoint Server 2010 gespeicherten Benutzer-, Gruppenund Organisationsprofilinformationen mit in Verzeichnisdiensten im gesamten Unternehmen gespeicherten Profilinformationen dar. Mithilfe von Benutzergruppen können Organisationen Inhalte basierend auf der Tätigkeit oder Aufgabe auf Benutzer abstimmen. Die Tätigkeit oder Aufgabe wird durch die Mitgliedschaft in einer SharePoint Server-Gruppe oder -Verteilerliste, durch die Berichtsstruktur der Organisation oder durch die öffentlichen Eigenschaften in den Benutzerprofilen definiert. Mein Websitehost ist eine dedizierte Website für das Hosting von Meine WebsiteWebsites. Mein Websitehost wird benötigt, um die thematischen Features von SharePoint Server bereitzustellen. 166 Die Meine Website-Website ist eine persönliche Website, auf der die Benutzer in der Organisation Dokumente, Links und Kollegen zentral verwalten und speichern können. Mithilfe von thematischen Kategorien und Notizen können Benutzer Dokumenten, anderen SharePoint Server-Elementen und anderen Elementen, wie beispielsweise externen Webseiten und Blogbeiträgen, thematische Kategorien hinzufügen. Außerdem können die Benutzer improvisierte Notizen auf Profilseiten einer Meine Website-Website oder jeder anderen SharePoint Server-Seite hinterlassen. Administratoren können alle Kategorien für Mitarbeiter löschen, wenn diese das Unternehmen verlassen, oder nicht erwünschte Kategorien entfernen. Mithilfe dieser Features können Benutzer in einer Organisation Informationen gemeinsam nutzen und sich über die Geschehnisse in der Organisation auf dem Laufenden halten. Mithilfe thematischer Kategorien können Benutzer beispielsweise die Informationen kategorisieren und nachverfolgen, die sie am meisten interessieren. Die Benutzer können benachrichtigt werden, wenn Personen, mit denen sie zusammenarbeiten, neue Blogbeiträge erstellen oder wenn die Metadaten der Organisation geändert werden. Außerdem können die Benutzer sehen, welche Beziehungen zwischen Personen und Organisationen und zwischen Organisationen und Websites bestehen. Wie andere gemeinsame Dienste in SharePoint Server 2010 ist der Benutzerprofildienst einfach bereitzustellen und einzurichten. Farmadministratoren können die Verwaltung der Features des Benutzerprofildiensts ganz oder teilweise an einen oder mehrere Dienstanwendungsadministratoren delegieren. Weitere Informationen finden Sie unter Assign administrators to a service application (SharePoint Server). Architektur Beim Erstellen einer Instanz des Benutzerprofildiensts werden von SharePoint Server drei Datenbanken zum Speichern von Benutzerprofilinformationen und zugehörigen Daten erstellt: Eine Profildatenbank, in der Benutzerprofilinformationen gespeichert werden. Eine Synchronisierungsdatenbank, in der Konfigurations- und Staginginformationen für das Synchronisieren von Profildaten aus externen Quellen wie beispielweise dem Active Directory-Verzeichnisdienst (Active Directory Directory Service, AD DS) gespeichert werden. Eine Datenbank für thematische Kategorien, in der von Benutzern erstellte thematische Kategorien und Notizen gespeichert werden. Jede thematische Kategorie und Notiz ist einer Profil-ID zugeordnet. Auf alle diese Datenbanken kann mithilfe des Benutzerprofildiensts über SharePointWebsites, Meine Website-Websites und Teamwebsites zugegriffen werden. Dadurch ergibt sich für die Benutzer in einer Organisation ein dynamischer, personalisierter Eindruck. Der Benutzerprofildienst kann von der entsprechenden Geschäftsgruppe verwaltet und im Ressourcencenter des Unternehmens angekündigt werden. Ein Administrator kann alle Bereiche des Benutzerprofildiensts verwalten. Alternativ können Bereiche isoliert und von verschiedenen Administratoren verwaltet werden, die nichts vom Vorhandensein der anderen Bereiche des Diensts wissen müssen. Beispielsweise kann ein Administrator Meine Website-Websites verwalten, während ein anderer Administrator thematische 167 Kategorien und Notizen verwaltet. Der Benutzerprofildienst kann eingeschränkt und basierend auf Geschäftsanforderungen, Sicherheitseinschränkungen und Budgets nur für bestimmte Abteilungen oder Websites verfügbar gemacht werden. Weitere Informationen zur Architektur der gemeinsamen Dienste in SharePoint Server finden Sie unter Logical architecture components (SharePoint Server 2010) Verwandte Dienste Vom Benutzerprofildienst werden andere gemeinsame Dienste verwendet, um die gesamte Palette der thematischen Computerfeatures in SharePoint Server zu implementieren. Hierzu zählen folgende gemeinsame Dienste: Der verwaltete Metadatendienst ermöglicht die Verwendung verwalteter Metadaten und die Freigabe von Inhaltstypen über Websitesammlungen und Webanwendungen hinweg. Weitere Informationen finden Sie unter About the managed metadata service application Der Suchdienst wird zum Aktivieren des Features für die Personensuche benötigt. Siehe auch Konzepte Planen für die Kommunikation über soziale Netzwerke und die Zusammenarbeit (SharePoint Server 2010) Weitere Ressourcen User Profile Service administration 168 Planen von Benutzerprofilen (SharePoint Server 2010) Informationen zu Benutzern in einer Organisation werden in Benutzerprofilen des Benutzerprofildiensts gespeichert. Farmadministratoren, die Instanzen des Benutzerprofildiensts erstellen, können Benutzerprofile verwalten oder die Verwaltung der Benutzerprofilen an den Administrator eines gemeinsamen Diensts delegieren. Administratoren des Benutzerprofildiensts verwalten Informationen zu Benutzern und Verbindungen, mit denen diese Informationen zwischen Profilspeicher, Verzeichnisdiensten wie z. B. Active Directory-Domänendienste (Active Directory Domain Services, AD DS) oder LDAP (Lightweight Directory Access-Protokoll) sowie Branchenanwendungen wie SAP synchronisiert werden. Bei der Planung einer Erstbereitstellung von Microsoft SharePoint Server 2010 müssen Sie Folgendes einplanen: Verbindungen zwischen Benutzerprofildiensten, Verzeichnisdiensten und Branchenanwendungen Erforderliche Benutzerprofileigenschaften und Organisationsprofileigenschaften Richtlinien zum Anzeigen und Ändern von Benutzerprofilen Verwendungsweise von Benutzerprofilen durch andere Personalisierungsfeatures wie z. B. Personalisierungswebsites Inhalt dieses Artikels: Informationen zu Benutzerprofilen Benutzerprofileigenschaften Benutzerprofilrichtlinien Mitgliedschaften und Kollegen Suchen nach Personen und Kompetenzen Synchronisieren von Profileigenschaften Bevor Sie diesen Artikel lesen, sollten Sie die unter Benutzerprofildienst (Übersicht) (SharePoint Server 2010) beschriebenen Konzepte verstehen. Informationen zu Benutzerprofilen Vor der Personalisierung der Websites und Inhalte in einer Organisation müssen Sie Benutzerprofile planen. Informationen zu Benutzern können aus Verzeichnisdiensten wie Active DirectoryDomänendienste (AD DS) stammen. Es kann sich auch um Branchenanwendungen wie SAP handeln. Mit dem Benutzerprofildienst können Sie alle Eigenschaften aus diesen unterschiedlichen Inhaltsquellen für die Erstellung einheitlicher und konsistenter Benutzerprofile in einer Organisation zusammenführen. Die Eigenschaften und Inhalte aus diesen Quellen werden in Benutzerprofilen gespeichert, die von den Benutzerprofildiensten verwaltet werden. 169 Benutzerprofile identifizieren Verbindungen zwischen Benutzern, beispielsweise gemeinsame Manager, Arbeitsgruppen, Gruppenmitgliedschaften und Websites. Außerdem enthalten Benutzerprofile Informationen zu Bereichen, an denen ein Benutzer interessiert ist und die die Suche nach Experten für einen bestimmten Bereich ermöglichen. Mit dem Feature für die Personensuche ist es möglich, anhand dieser Informationen die entsprechenden Benutzer zu finden. Auf diese Weise kann mithilfe der Beziehungen zwischen Benutzern in einer Organisation die effizientere Zusammenarbeit zwischen Kollegen und Teams gefördert werden. Benutzerprofile sind mehr als nur Gruppierungen von importierten und benutzerdefinierten Eigenschaften von Benutzern in einer Organisation. Mit diesen Eigenschaften werden auch Informationen zu den Beziehungen der einzelnen Benutzer zu anderen Benutzern in einer Organisation angezeigt. Durch Profiluntertypen entstehen unterschiedliche Eigenschaftensätze für unterschiedliche Benutzersätze. Beispielsweise können Sie einen Untertyp erstellen, mit dem ein Benutzer als interner Mitarbeiter oder Vollzeitbeschäftigter kategorisiert wird. Jede Website, auf der die gleiche Benutzerprofildienst-Anwendung verwendet wird, erhält den gleichen Eigenschaftensatz aus dem Benutzerprofilspeicher, und dieser wird in der Benutzerinformationsliste der Website angezeigt. Dazu zählt auch eine Liste von Dokumenten, die von den einzelnen Benutzern freigegeben werden. Weitere Informationen zum Erstellen einer Benutzerprofildienst-Anwendung finden Sie unter Create, edit, or delete a User Profile Service application (SharePoint Server 2010). Benutzerprofileigenschaften Bei der Planung von Benutzerprofilen müssen Sie die zu Benutzern benötigten Informationen bestimmen. Diese Informationen werden in Benutzerprofileigenschaften und Profileigenschaftsuntertypen gespeichert. Jeder Benutzer kann Informationen zu einem Benutzer auf der Profilseite der Hostwebanwendung Meine Website anzeigen. Die Datenschutz- und Richtlinieneinstellungen in einer Organisation bestimmen, welche Profilinformationen ein Benutzer anzeigen kann. Der Besitzer der Informationen legt die Datenschutzeinstellungen fest, während die Organisation die Richtlinieneinstellungen festlegt. Weitere Informationen zu Richtlinieneinstellungen finden Sie unter Planen von Richtlinien für Benutzerprofile (SharePoint Server 2010). Bei der Planung von Benutzerprofilen sollten Sie verschiedene Faktoren berücksichtigen: Welche Verzeichnisdienste sind vorhanden und geplant? Diese Dienste bilden die Grundlage für Benutzerprofile. Bestimmen Sie die Eigenschaften, die Sie für die grundlegenden Benutzerprofile verwenden werden, basierend auf den für die Organisation relevanten Eigenschaften (oder für den Benutzerprofildienst einer Organisation mit mehreren Sätzen von Benutzerprofildienst-Anwendungen). Eigenschaften, die für die Suche nach Benutzern, das Erstellen von Zielgruppen für die Zielgruppenadressierung von Inhalt und die Herstellung von Beziehungen zwischen Arbeitsgruppen und Kollegen verwendet werden können, spielen eine wichtige Rolle. Beginnen Sie mit der Überprüfung der Liste der Eigenschaften in den Verzeichnisdiensten, gefolgt von den Standardeigenschaften in SharePoint Server 2010. Ändern Sie die Liste entsprechend diesen Überlegungen. Welche Bereiche der Organisation erfordern unterschiedliche Benutzerprofiluntertypen? Können Sie beispielsweise Benutzerprofiluntertypen für Vollzeitbeschäftigte, Teilzeitbeschäftigte und Praktikanten erstellen? 170 Welche Branchenanwendungen mit Informationen zu Benutzern werden verwendet? Welche Eigenschaften können den Eigenschaften der Verzeichnisdienste zugeordnet werden? Welche anderen, nicht benutzerspezifischen Eigenschaften von Geschäftsanwendungen können basierend auf der Business Intelligence-Planung für Benutzer in der Organisation nützlich sein? Sie können diese Eigenschaften in personalisierten Webparts verwenden, um Geschäftsdaten zielgruppenorientiert auszurichten. Wie viele Benutzerdatensätze sollen aus allen Quellen importiert werden, und wie oft sollen diese Datensätze zwischen dem SharePoint-Profilspeicher und diesen Quellen synchronisiert werden? Die Häufigkeit der geplanten Synchronisierung hängt von der Anzahl der Datensätze, dem Umfang der Verwendung von Personalisierungsfeatures und dem Zeitpunkt ab, zu dem Synchronisierungen die geringsten Auswirkungen auf Leistung und Verfügbarkeit haben. Teilen Sie den IT-Administratoren diese Informationen mit, damit diese in die Bereitstellungsplanung aufgenommen werden können. Welche Benutzerprofileigenschaften planen Sie auf Websiteebene? In einigen Organisationen wird dies möglicherweise zentral vorgegeben. In anderen Organisationen liegt diese Entscheidung im Ermessen der einzelnen Websitesammlungsadministratoren. Standardmäßige Benutzerprofileigenschaften In SharePoint Server 2010 steht eine Reihe von Standardeigenschaften zur Verfügung. Sie sollten diese Eigenschaften und die geltenden Richtlinien überprüfen, bevor Sie entscheiden, welche Änderungen vorgenommen werden, welche Eigenschaften beibehalten oder entfernt und welche zusätzlichen Eigenschaften erstellt werden. Einige dieser Benutzerprofileigenschaften können von der Personensuche indiziert werden, und bei einigen kann der Zeitgeberauftrag Vollständige Synchronisierung des Benutzerprofils mit SharePoint oder Schnelle Synchronisierung des Benutzerprofils mit SharePoint verwendet werden, um Eigenschaften an alle Websitesammlungen zu replizieren. In der folgenden Tabelle werden die standardmäßigen Benutzerprofileigenschaften in SharePoint Server 2010 aufgeführt: Benutzerprofileigenschaft Indiziert Repliziert AboutMe Ja Ja AccountName Ja Nein ADGuid Nein Nein Assistant Nein Nein CellPhone Ja Ja Department Ja Ja Fax Ja Nein FirstName Ja Ja 171 HomePhone Ja Nein LastName Ja Ja Manager Nein Nein Office Ja Ja PersonalSpace Nein Nein PictureURL Ja Ja PreferredName Ja Ja PublicSiteRedirect Nein Nein QuickLinks Ja Nein SID Nein Nein SPS-AboutUs Ja Nein SPS-Birthday Ja Nein SPS-ClaimID Nein Nein SPS-ClaimProviderID Nein Nein SPS-ClaimProviderType Nein Nein SPS-DataSource Ja Nein SPS-DisplayOrder Nein Nein SPS-DistinguishedName Nein Nein SPS-DontSuggestList Nein Nein SPS-Dotted-line Nein Nein SPS-EmailOptin Nein Nein SPS-FormerNames Ja Nein SPS-HireDate Ja Nein SPS-Interests Ja Nein SPS-JobTitle Ja Nein SPS-LastColleagueAdded Nein Nein SPS-LastKeywordAdded Ja Nein SPS-Location Ja Nein SPS-LogoURL Ja Nein SPS-MasterAccountName Nein Nein 172 SPS-MemberOf Ja Nein SPS-MySiteUpgrade Nein Nein SPS-ObjectExists Nein Nein SPS-OWAUrl Nein Nein SPS-Parent Ja Nein SPS-ParentType Ja Nein SPS-PastProjects Ja Nein SPS-Peers Nein Nein SPS-PhoneticDisplayName Ja Nein SPS-PhoneticFirstName Ja Nein SPS-PhoneticLastName Ja Nein SPS-ProxyAddresses Nein Nein SPS-ResourceAccountName Nein Nein SPS-ResourceSID Nein Nein SPS-Responsibility Ja Ja SPS-SavedAccountName Nein Nein SPS-SavedSID Nein Nein SPS-School Ja Nein SPS-Section-BasicInfo Ja Nein SPS-Section-ContactInfo Ja Nein SPS-Section-CustomProperties Ja Nein SPS-Section-Delegation Ja Nein SPS-Section-Details Ja Nein SPS-SectionOrganizationMembers Ja Nein SPS-Section-Preferences Ja Nein SPS-SipAddress Nein Ja SPS-Skills Ja Nein SPS-SourceObjectDN Nein Nein SPS-StatusNotes Nein Nein SPS-Team-Site Nein Nein 173 SPS-TimeZone Nein Nein Title Ja Ja UserName Ja Ja UserProfile_GUID Ja Nein WebSite Nein Ja WorkEmail Ja Ja WorkPhone Ja Ja Zusätzliche Profileigenschaften Die standardmäßigen Benutzerprofileigenschaften und die Eigenschaften, die aus Verbindungen mit Verzeichnisdiensten und Geschäftsanwendungen importiert werden, können durch zusätzliche Eigenschaften ergänzt werden. Hiermit können wichtige Informationen nachverfolgt werden, die nicht in diesen Quellen verfügbar sind. Bei diesen Eigenschaften kann es sich etwa um ganze Zahlen, Zeichenfolgen, Ausdruckssätze usw. handeln. Beispielsweise können Sie die Profileigenschaft Lieblingshobby erstellen und dieser den Ausdruckssatz Hobbys aus dem verwalteten Metadatendienst zuordnen. Benutzer, die ihr Profil aktualisieren, können dann einen der Ausdrücke im Ausdruckssatz Hobbys als Wert für ihr Lieblingshobby auswählen. Weitere Informationen zu Ausdruckssätzen und zum verwalteten Metadatendienst finden Sie unter Managed metadata overview. Sie sollten das Hinzufügen von Eigenschaften auf der Ebene des Benutzerprofildienst oder der Websitesammlung in Abhängigkeit von den Geschäftsanforderungen planen, die Sie in der vorhergehenden Planung identifiziert haben. Wichtige Geschäftsanforderungen können oft durch Erstellen neuer Eigenschaften erfüllt werden, wobei die Benutzer wichtigen Geschäftsprozessen zugeordnet werden. Diese Eigenschaften können dann von der Suchfunktion für die Suche nach Benutzern oder von Personalisierungsfeatures für die Zielgruppenorientierung von Inhalt verwendet werden. Eigenschaften müssen nicht in öffentlichen Profilen oder Websites von Meine Website angezeigt werden, und Eigenschaften können für die Suche oder Personalisierung nützlich sein, ohne in öffentlichen Profilen oder auf Websites von Meine Website angezeigt zu werden. Zur Einschränkung des Planungsumfangs sollten Sie sich darauf konzentrieren, Eigenschaften hinzuzufügen, mit denen wichtige Geschäftsanforderungen oder Szenarien für jede Websitesammlung ermöglicht werden. Wenn eine relevante Eigenschaft nicht bestimmte Szenarien berücksichtigt, warten Sie, bis während des normalen Betriebs eine bestimmte Anforderung identifiziert wird, statt das Hinzufügen der Eigenschaft während der Erstbereitstellung zu planen. Möglicherweise müssen Sie nicht viele neue Eigenschaften hinzufügen. Sie sollten jedoch die Möglichkeit für den Fall berücksichtigen, dass offensichtliche Anforderungen vorliegen. Benutzerprofilrichtlinien Bei Richtlinien handelt es sich um Sätze von Regeln, die Administratoren Benutzern zuweisen. Mit diesen Regeln können Administratoren die Datenschutzeinstellungen für 174 eine bestimmte Profileigenschaft angeben. Außerdem können Administratoren damit festlegen, ob ein Benutzer diese Einstellungen überschreiben kann. Die Planung von Benutzerprofilen sollte die Planung der Richtlinien beinhalten, die diese regeln. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Richtlinien für Benutzerprofile (SharePoint Server 2010). Mitgliedschaften und Kollegen Die Beziehungen zwischen verschiedenen Benutzern in einer Organisation werden auf der öffentlichen Profilseite der einzelnen Benutzer angezeigt. Administratoren des Benutzerprofildiensts können auch Informationen zu diesen Beziehungen über die im Profilspeicher gespeicherten Benutzerprofile anzeigen. Zu diesen Beziehungsinformationen gehören folgende Informationen: Websitemitgliedschaften (globale Ansicht aller Mitgliedschaften für jeden Benutzer) Mitgliedschaft in Verteilerlisten Kollegen Mitgliedschaften In SharePoint Server 2010 enthält das Profil eines Benutzers eine Liste aller Mitgliedschaften und Verteilerlisten, denen ein Benutzer angehört. Informationen in einer Verteilerliste werden bei der Profilsynchronisierung mit dem Verzeichnisdienst, dem LDAP-Dienst oder mit Branchenanwendungen synchronisiert. Mit Vollständige Synchronisierung des Benutzerprofils mit SharePoint werden die Mitgliedschaftsinformationen für den Zeitgeberauftrag synchronisiert. Standardmäßig werden von diesem Zeitgeberauftrag Websitemitgliedschaften einem Benutzerprofil hinzugefügt. Benutzerprofile enthalten nur dann Informationen zu den Websitemitgliedschaften von Benutzern, wenn sie der Standardmitgliedschaftsgruppe für eine Website angehören. Kollegen Zu den Kollegen können die Personen innerhalb der unmittelbaren Arbeitsumgebung eines Benutzers zählen, einschließlich des Managers, der Partner und der direkt unterstellten Mitarbeiter. In Organisationen, in denen sich Schlüsselbeziehungen über mehrere Benutzergruppen erstrecken, möchten Manager oder andere Benutzer Kollegenlisten für bestimmte Arbeitsgruppen möglicherweise Personen hinzufügen. Sie können auch Outlook so konfigurieren, dass Kollegenvorschläge an Benutzer in SharePoint Server exportiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Enable SharePoint Server 2010 Colleague in Outlook 2010. Suchen nach Personen und Kompetenzen In SharePoint Server 2010 haben Benutzer die Möglichkeit, nach anderen Benutzern anhand von Kompetenzen und Rollen in der Organisation zu suchen. Farmadministratoren können die folgenden Methoden für die Suche nach Personen aktivieren: Personensuche: Die Ergebnisse enthalten Links zu den öffentlichen Profilen der einzelnen Benutzer sowie Links für die Kontaktaufnahme per E-Mail oder MessagingProgramm. 175 Kompetenzsuche: Zusammen mit der Personensuche und mit Kompetenzkategorien können Benutzer mithilfe der Kompetenzsuche nach Personen in einer Organisation suchen, die angegeben haben, dass sie in einem bestimmten Bereich über umfangreiche Erfahrungen verfügen. Falls die E-Mail-Analyse aktiviert ist, werden Kollegenvorschläge bei Verwendung von Microsoft Office Outlook 2007E-Mail aus Outlook importiert. Wenn Microsoft Outlook 2010 verwendet wird, werden Kollegen und Schlüsselwörter analysiert, und anhand dieser Analyse werden dem Benutzer Vorschläge gemacht. Die E-Mail-Analyse kann in Outlook aktiviert werden, aber die Benutzer können dieses Feature auf Wunsch auch deaktivieren. Weitere Informationen zur E-Mail-Analyse finden Sie unter Enable SharePoint Server 2010 Colleague in Outlook 2010. Bei der Planung von Benutzern sollten Sie die Ergänzung des standardmäßigen Personensuchbereichs und der Registerkarte Suchcenter mit benutzerdefinierten Suchbereichen und Registerkarten für bestimmte Benutzergruppen erwägen. Administratoren des Benutzerprofildiensts sollten die Informationsarchitektur und die Websitehierarchie berücksichtigen, um die wichtigsten Geschäftskonzepte zu identifizieren, die mit bestimmten Benutzergruppen zusammenhängen können, nach denen möglicherweise websiteübergreifend von Benutzern gesucht wird. Anschließend können Administratoren des Benutzerprofildiensts mit dem Suchdienstadministrator Suchbereiche und Registerkarten zur Personensuche für diese bestimmten Gruppen entwickeln. Mithilfe der Kenntnisse über die verwalteten Benutzerprofile können auch andere nützliche Gruppen von Benutzern identifiziert und weitere spezielle Suchbereiche und Suchregisterkarten für diese Gruppen erstellt werden. Websitesammlungsadministratoren können Suchbereiche auf Websiteebene für Benutzer erstellen, die Mitglieder der Websitesammlung sind. Die Planung der Personensuche wirkt sich auch auf die Planung von Benutzerprofilen aus. Bei der anfänglichen Planung können sich Personen oder Benutzergruppen ergeben, für die die Suche erleichtert werden soll, aber möglicherweise sind keine geeigneten Eigenschaften vorhanden, mit denen die Suche nach diesen Benutzern vereinfacht werden kann. Synchronisieren von Profileigenschaften Die Planung von Benutzerprofilen beinhaltet Folgendes: Identifizieren der Verzeichnisdienste und Branchenanwendungen, mit denen Sie Profilinformationen synchronisieren möchten Planen von Verbindungen mit diesen Anwendungen Zuordnen von zu synchronisierenden Eigenschaften Bestimmen eines Zeitplans für die regelmäßige Synchronisierung Ein wichtiges Planungsprinzip ist die Konsistenz der Inhaltsquellen für alle Benutzer in einer Organisation. Mit dem Benutzerprofildienst können Sie Informationen zu Benutzern in einer Organisation über Verzeichnisdienste und Geschäftsanwendungen hinweg sammeln, sodass Informationen immer konsistent sind und rechtzeitig zur Verfügung stehen. Informationen zu Benutzern werden für die gesamte Bereitstellung mit allen Websitesammlungen mit derselben Benutzerprofildienst-Anwendung synchronisiert. 176 Diese Informationen können auch von Personalisierungsfeatures verwendet werden, um den Wert von Zusammenarbeit und Beziehungen in einer Organisation zu erhöhen. Die Planung der Synchronisierung von Benutzerprofilen sollte folgende Aufgaben beinhalten: Beginnen Sie mit den Standardeigenschaften von Benutzerprofilen in SharePoint Server 2010. Identifizieren Sie Verbindungen zu Verzeichnisdiensten, die zusätzliche Informationen für Eigenschaften von Benutzerprofilen liefern. Berücksichtigen Sie zusätzliche Geschäftsdaten, mit denen Sie Benutzer mit Branchenanwendungen in Verbindung bringen können. In SharePoint Server 2010 ist eine bidirektionale Synchronisierung von Benutzerprofileigenschaften zwischen SharePoint Server 2010 und Verzeichnisdiensten möglich. Mit dem Benutzerprofildienst werden die Verbindungen mit den entsprechenden Geschäftsanwendungen verwaltet und die Eigenschaften von Benutzerprofilen im Rahmen von regelmäßig geplanten Synchronisierungen aller relevanten Inhaltsquellen aktualisiert. Weitere Informationen zur Profilsynchronisierung finden Sie unter Planen der Profilsynchronisierung (SharePoint Server 2010). Siehe auch Konzepte Planen für die Kommunikation über soziale Netzwerke und die Zusammenarbeit (SharePoint Server 2010) Weitere Ressourcen Grundlegendes zu Forefront Identity Manager 2010 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165841&clcid=0x407) 177 Planen von Richtlinien für Benutzerprofile (SharePoint Server 2010) Bei Richtlinien handelt es sich um Sätze von Regeln, die Administratoren des Benutzerprofildiensts Benutzern oder Benutzergruppen zuweisen. Mit diesen Regeln können Administratoren angeben, welche Websiteinhalte Benutzer anzeigen können und wie sie mit den Inhalten interagieren können. Zu Beginn der Planung sollten Sie die aktuelle Sichtbarkeit der Informationen über Benutzer in der Organisation abschätzen. Einige Informationen über einzelne Benutzer sollten privat bleiben. Andere Informationen können und sollten für andere Benutzer freigegeben werden, um die Zusammenarbeit zu fördern. Microsoft SharePoint Server 2010 bietet eine Reihe von konfigurierbaren Richtlinien, die Administratoren dabei helfen, die geeigneten Informationen für die Anforderungen der Organisation verfügbar zu machen. In Organisationen können auch benutzerdefinierte Richtlinienfeatures für spezielle Anforderungen erstellt und bereitgestellt werden. Sie sollten die Anforderungen für die Zusammenarbeit in der Organisation ermitteln, bevor Sie einen Plan zum Implementieren der besten Mischung von Richtlinien entwickeln. Die Informationsarchitektur und die Websitehierarchie spielen eine wichtige Rolle bei Entscheidungen über die zu verwendenden Richtlinien. Außerdem sollten Sie berücksichtigen, wer die Websites verwendet. In einer großen Organisation, die über eine zentrale Portalwebsite mit vielen Besuchern, aber sehr wenigen Mitwirkenden verfügt, ist der Bedarf an der Freigabe von Informationen möglicherweise niedriger als für eine Abteilungswebsite, zu der viele Personen Inhalte beitragen. Viele dieser Probleme werden im Rahmen der Sicherheitsplanung behandelt, aber Datenschutzrichtlinien und Sicherheitsüberlegungen hängen so eng zusammen, dass es sinnvoll ist, diese gemeinsam zu bedenken. Richtlinien mit weniger Einschränkungen lassen zu, dass mehr Benutzer öffentliche Profile häufiger anzeigen. Dies wirkt sich auf die Häufigkeit der Updates von Benutzerprofilen und der Kompilierung von Zielgruppen aus. In Organisationen mit vielen Benutzern können sich häufige Updates auf die Leistungs- und Kapazitätsplanung auswirken. Administratoren des Benutzerprofildiensts sollten IT-Experten in der Organisation über die Richtlinienentscheidungen informieren. Im Folgenden werden einige Probleme im Zusammenhang mit Richtlinien genannt, die die IT-Planung beeinflussen können: die Quelle der Benutzerprofilinformationen die erwartete Häufigkeit von Updates der Benutzerprofilinformationen die erwartete Häufigkeit der Kompilierung von Benutzergruppen die Auswirkungen auf Leistung und Kapazität von Servern mit Profildiensten Inhalt dieses Artikels: Standardrichtlinien Richtlinien für Benutzerprofileigenschaften 178 Bevor Sie diesen Artikel lesen, sollten Sie die unter Planen von Benutzerprofilen (SharePoint Server 2010) beschriebenen Konzepte verstehen. Standardrichtlinien Alle Personalisierungsfeatures und Eigenschaften, die in Benutzerprofilen und auf persönlichen Websites verfügbar gemacht werden, verfügen über eine empfohlene Standardrichtlinie, die entsprechend den Anforderungen der Organisation angepasst werden kann. Jede Richtlinie besteht aus zwei Teilen: der Richtlinieneinstellung und der Standardeinstellung für die Sichtbarkeit. Richtlinieneinstellung Einige Personalisierungsfeatures bieten Informationen für wichtige Geschäftsprozesse in einer Organisation, andere Informationen sind dagegen ungeeignet für die Freigabe in einer Organisation. Zwischen diesen Extremen liegen die Informationen, die von einigen Benutzern gemeinsam verwendet, aber nicht für jedermann verfügbar sein sollten. Im letzteren Fall müssen Sie Richtlinien für diese speziellen Situationen erstellen. Sie sollten zusammen mit Vertretern von Geschäftseinheiten der Organisation die geeigneten Features oder Eigenschaften bestimmen. Die Richtlinieneinstellungen lauten wie folgt: Aktiviert Das Feature ist sichtbar für den Administrator des Benutzerprofildiensts und, abhängig von der Standardeinstellung der Sichtbarkeit, für andere Benutzer. Erforderlich Die Eigenschaft muss Informationen enthalten, und diese werden entsprechend dem Standardzugriff freigegeben. Formulare mit diesen Features oder Eigenschaften können erst übermittelt werden, wenn die erforderlichen Informationen angegeben wurden. Die Manager-Eigenschaft ist beispielsweise häufig obligatorisch und kann somit verwendet werden, um auf Grundlage der Berichtshierarchie einer Organisation Informationen für das Organisationsfeature und für Zielgruppen bereitzustellen. Optional Die Eigenschaft wird erstellt, aber die Werte werden möglicherweise nicht automatisch bereitgestellt. Jeder Benutzer entscheidet, ob Werte für die Eigenschaft bereitgestellt werden oder ob die Eigenschaft leer bleibt. Das Feature Meine Kollegen ist z. B. optional. Statt einer leeren Liste wird Benutzern mit Zugriff standardmäßig die vollständige Kollegenliste, die alle Personen aus der Liste Mein Team eines Benutzers enthält, angezeigt. Benutzer können sich dagegen entscheiden und Kollegen aus der Liste entfernen oder die Liste durch Hinzufügen von Kollegen erweitern. Deaktiviert Die Eigenschaft oder das Feature ist nur für den Administrator des Benutzerprofildiensts sichtbar. Die Eigenschaft oder das Feature wird auf personalisierten Websites oder in Webparts nicht angezeigt und kann nicht freigegeben werden. Vom Benutzer überschreibbar Wenn für Eigenschaften die Option Vom Benutzer überschreibbar aktiviert ist, können Benutzer die Standardeinstellungen der Sichtbarkeit für diese Eigenschaften ändern. Mit dieser Option kann jeder Benutzer entscheiden, wer die für die Eigenschaft eingegeben Werte anzeigen kann. Wenn die Option nicht ausgewählt ist, können nur Administratoren des Benutzerprofildiensts Standardeinstellungen für den Zugriff ändern. 179 Hinweis: Eigenschaften und Features können an andere SharePoint-Websites repliziert werden, wenn die Standardzugriffsrichtlinie auf Jeder festgelegt ist und die Option Vom Benutzer überschreibbar nicht ausgewählt ist. Standardeinstellung für Sichtbarkeit Mit der Sichtbarkeitseinstellung wird festgelegt, wer Informationen für ein bestimmtes Personalisierungsfeature anzeigen kann. Folgende Einstellungen sind verfügbar: Jeder Alle Benutzer mit Anzeigeberechtigungen für die Website können die entsprechenden Informationen anzeigen. Meine Kollegen Alle Benutzer auf der Liste Meine Kollegen dieses Benutzers können die Informationen für den Benutzer anzeigen. Mein Team Alle Kollegen im unmittelbaren Team des Benutzers, einer Teilmenge der Liste Meine Kollegen, können die Informationen anzeigen. Mein Manager Die Informationen sind nur für den Benutzer und seinen direkten Vorgesetzten sichtbar. Privat Nur der Benutzer und der Administrator des Benutzerprofildiensts können die Informationen anzeigen. Richtlinien für Benutzerprofileigenschaften Die folgenden Fragen helfen Ihnen bei der Bestimmung der geeigneten Richtlinien für Ihre Organisation: Welche Eigenschaften sollten erforderlich sein? Einige Eigenschaften, wie Kontoname, bevorzugter Name, geschäftliche Rufnummer, Abteilung, Position und geschäftliche E-Mail-Adresse, sind standardmäßige Pflichtangaben und können von Benutzern nicht überschrieben oder geändert werden. In den meisten Organisationen stellen diese Eigenschaften wichtige Voraussetzungen für die Zusammenarbeit und für die Entwicklung von Beziehungen in der Organisation dar. In SharePoint Server 2010 werden viele dieser Eigenschaften auch verwendet, um andere Features, wie Kollegen und Zielgruppen, bereitzustellen. Weitere Informationen finden Sie unter "Planen von Zielgruppen". Welche Eigenschaften sollten für jeden sichtbar sein? Die meisten Eigenschaften sind standardmäßig für jeden sichtbar, vertrauliche Informationen können jedoch als beschränkt sichtbar konfiguriert werden. Für ein Unternehmen mit vielen Außendienstmitarbeitern kann es beispielsweise wichtig sein, dass Mobiltelefonnummern allen angezeigt werden. In anderen Organisationen werden möglicherweise keinerlei private Telefonnummern freigegeben. Welche Eigenschaften können von Benutzern geändert werden? Einige Eigenschaften können verfügbar gemacht werden, ohne dass Benutzer Informationen angeben oder eine bestimmte Aktion zulassen müssen. Manche Benutzer möchten beispielsweise nicht, dass die Kollegenliste automatisch aufgefüllt wird. Andere Benutzer möchten die Standardeinstellung der Sichtbarkeit für eine Eigenschaft ändern. Berücksichtigen Sie bei der Planung der Richtlinieneinstellung für eine Eigenschaft die folgenden Faktoren: 180 Bedingung Deaktivieren Sie die Eigenschaft Erklären Sie die Eigenschaft als optional Erklären Sie die Eigenschaft als erforderlich Die Eigenschaft wird von wichtigen Benutzerfeatures verwendet. X Die Eigenschaft ist zentralen Geschäftsdaten für Anwendungen in Microsoft Business Connectivity Services zugeordnet. X Die Eigenschaft wird beim Erstellen von Zielgruppen verwendet. X Administratoren des Benutzerprofildiensts erwarten konsistente und sinnvolle Werte für die Eigenschaft. X Die Eigenschaft wird nur selten X verwendet. Die Eigenschaft lenkt von wichtigeren Eigenschaften ab. X Hinweis: Sie können die Anzeigeeinstellungen für Eigenschaften so ändern, dass diese für Benutzer ausgeblendet werden, die öffentliche Profile, die Seite Details bearbeiten oder das Webpart Meine Kollegen anzeigen. X Sie möchten Standardwerte für Eigenschaften bereitstellen, Benutzer sollen die Informationen aber dennoch entfernen oder den 181 Bedingung Deaktivieren Sie die Eigenschaft Erklären Sie die Eigenschaft als optional Erklären Sie die Eigenschaft als erforderlich entsprechenden Wert für die Eigenschaft bereitstellen können. Wenn Sie die Standardeinstellungen der Sichtbarkeit für die Richtlinien einer Organisation planen, sollten Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen: Bedingung Aktion Sie möchten die Eigenschaft bei der Suche Legen Sie die Standardzugriffsrichtlinie auf verwenden, sodass Benutzer durch Suchen Jeder fest. nach der Eigenschaft gefunden werden können. Hinweis: Eigenschaften mit restriktiverem Zugriff werden nicht für die Suche verwendet. Die Eigenschaft wird in der Organisation Machen Sie die Eigenschaft sichtbar für arbeitsgruppen- oder abteilungsübergreifend jeden. verwendet und enthält keine vertraulichen Informationen. Die Eigenschaft ist hauptsächlich für die Machen Sie die Eigenschaft nur für Kollegen Zusammenarbeit innerhalb einer sichtbar. unmittelbaren Arbeitsgruppe oder mit einer bestimmten Gruppe von einzeln ausgewählten Kollegen nützlich. Die Eigenschaft ist privater oder vertraulicher Natur. Machen Sie die Eigenschaft nur für den direkten Manager oder in einigen Fällen nur für den einzelnen Benutzer sichtbar. Wichtig: Die Kriterien für private Informationen können von Organisation zu Organisation variieren. 182 Siehe auch Konzepte Planen für die Kommunikation über soziale Netzwerke und die Zusammenarbeit (SharePoint Server 2010) Weitere Ressourcen Managing privacy in SharePoint Server 2010 183 Planen der Profilsynchronisierung (SharePoint Server 2010) Wenn Sie thematische Computerfeatures wie z. B. Meine Website-Websites oder die Personensuche in Microsoft SharePoint Server 2010 verwenden möchten, werden Sie wahrscheinlich Profilinformationen, die in einem Verzeichnisdienst wie z. B. Active Directory-Domänendienste (Active Directory Domain Services, AD DS) oder einem Geschäftssystem wie z. B. SAP oder Siebel gespeichert sind, in SharePoint Server 2010 integrieren wollen. Dies ist mithilfe der Profilsynchronisierung in SharePoint Server 2010 möglich. Inhalt dieses Artikels: Informationen zur Profilsynchronisierung Identifizieren von Verzeichnisdiensten und Geschäftssystemen Planen von Berechtigungen Bestimmen der zu synchronisierenden Container Definieren von Verbindungsfiltern für die Profilsynchronisierung Zuordnen von Profileigenschaften Definieren des Synchronisierungszeitplans Informationen zur Profilsynchronisierung Mithilfe der Profilsynchronisierung in SharePoint Server 2010 kann ein Administrator einer Instanz des Benutzerprofildiensts im Profilspeicher von SharePoint Server 2010 gespeicherte Benutzer- und Gruppenprofilinformationen mit in Verzeichnisdiensten und Geschäftssystemen im gesamten Unternehmen gespeicherten Profilinformationen synchronisieren. Die Profilsynchronisierung kann ausgeführt werden, wenn Profilinformationen im Profilspeicher von SharePoint Server 2010 geändert wurden oder wenn Profilinformationen im Verzeichnisdienst oder Geschäftssystem geändert wurden. Nach der Konfiguration der Profilsynchronisierung werden Änderungen an beiden Speichern erkannt und in Abhängigkeit von den Import-/Exporteinstellungen für eine bestimmte Benutzerprofileigenschaft importiert bzw. exportiert. 184 Hinweis: Standardmäßig ist keine Benutzerprofileigenschaft auf Export festgelegt. Sie müssen explizit die Benutzerprofileigenschaften definieren, die aus dem Benutzerprofilspeicher in den Verzeichnisdienst zurückexportiert werden sollen. Das Exportieren von Profileigenschaften zurück in ein Geschäftssystem wird in SharePoint Server 2010 nicht unterstützt. Wichtig: Wenn Sie eine Instanz des Benutzerprofildiensts erstellen, muss diese auf demselben Server erstellt werden wie der Benutzerprofil-Synchronisierungsdienst. Weitere Informationen zum Erstellen einer Instanz des Benutzerprofildiensts finden Sie unter Create, edit, or delete a User Profile Service application (SharePoint Server 2010). Es folgt eine Aufstellung der Schritte, die Sie vor dem Aktivieren der Profilsynchronisierung ausführen müssen. Diese Planungsschritte sollten in der angegebenen Reihenfolge ausgeführt werden. Identifizieren von Verzeichnisdiensten und Geschäftssystemen Bei der Planung der Profilsynchronisierung in SharePoint Server 2010 müssen Sie zunächst die Verzeichnisdienste und Geschäftssysteme bestimmen, mit denen Sie Profilinformationen synchronisieren möchten. Verzeichnisdienste Die folgenden Verzeichnisdienste und Synchronisierungsfunktionen werden in SharePoint Server 2010 unterstützt: Dienst Benutzer Gruppen Inkrementell Active DirectoryDomänendienste (AD DS) 2003 SP2, 2008 ja ja ja SunOne (LDAP) 5.2 ja nein ja Novell eDirectory (LDAP) 8.7.3 ja nein ja IBM Tivoli (LDAP) 6.2 nein ja ja Sie müssen den vollständigen Pfad des Gesamtstrukturnamens und den vollständigen Pfad des Domänencontrollernamens kennen, um eine Verbindung zwischen SharePoint Server 2010 und einem Domänendienst zu erstellen. 185 Sie können zwar von einer einzelnen Benutzerprofildienst-Anwendung aus eine Verbindung mit mehreren Verzeichnisdiensten herstellen, aber es wird empfohlen, nur eine Profilsynchronisierungsverbindung pro Verzeichnisdienstgesamtstruktur zu erstellen. Falls jedoch Anmeldeinformationen in einem Verzeichnisdienst und Ressourceninformationen in einer anderen Gesamtstruktur vorhanden sind, sollten Sie eine Verbindung zur Anmeldegesamtstruktur und eine Verbindung zur Ressourcengesamtstruktur erstellen. Geschäftssysteme In Geschäftssystemen gespeicherte Profilinformationen können mit dem Business Data Connectivity Service in SharePoint Server 2010 importiert werden. Das Exportieren von Profileigenschaften aus SharePoint Server 2010 in Geschäftssysteme und die inkrementelle Synchronisierung zwischen Geschäftssystemen und SharePoint Server 2010 werden nicht unterstützt. Sie müssen den Namen des Business Data Connectivity Services kennen, den Sie zum Herstellen einer Verbindung mit den identifizierten Geschäftssystemen verwenden werden. Weitere Informationen zum Business Data Connectivity Service finden Sie unter Business Data Connectivity service administration overview (SharePoint Server 2010). Wichtig: Wenn Sie eine Verbindung mit einem Business Data Connectivity Service herstellen, muss das Business Data Connectivity-Modell Suchmethoden und bestimmte Suchmethoden in SharePoint Server 2010 enthalten. Weitere Informationen zu Suchmethoden und bestimmten Suchmethoden finden Sie unter Entwerfen eines Business Data Connectivity-Modells (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179316&clcid=0x407). Tipp: Sie sollten die Profilsynchronisierung mit dem Business Data Connectivity Service zunächst mit externen Listen testen. Weitere Informationen zu externen Listen finden Sie unter Business Connectivity Services security overview (SharePoint Server 2010). Planen von Berechtigungen Nachdem Sie die Verzeichnisdienste und Geschäftssysteme identifiziert haben, mit denen Sie Profile synchronisieren möchten, müssen Sie sicherstellen, dass Sie in SharePoint Server 2010 und im Verzeichnisdienst oder Geschäftssystem, mit dem Sie eine Verbindung herstellen werden, über die erforderlichen Berechtigungen verfügen. Wenn Sie beispielsweise eine inkrementelle Synchronisierung ausführen möchten, müssen Sie die entsprechenden erforderlichen Berechtigungen kennen, damit der Verzeichnisdienst die geänderten Profilinformationen bestimmen kann. Die erforderlichen Berechtigungen sind in der folgenden Tabelle aufgelistet: 186 Dienst Berechtigungen Active Directory-Domänendienste (AD DS) Verzeichnisänderungen replizieren zum Herstellen der Verbindung mit den AD DSDomänen, aus denen Sie Daten importieren möchten. Wenn der NETBIOS-Name nicht mit dem Domänennamen übereinstimmt, ist Verzeichnisänderungen replizieren auch für den cn=configuration-Container erforderlich. Zum Exportieren von Eigenschaften (z. B. Profilbilder) aus SharePoint Server 2010 nach AD DS ist mindestens die Berechtigung Verzeichnisänderungen replizieren für das Objekt und alle untergeordneten Objekte für die AD DS-Domänen erforderlich, in die Sie Daten aus SharePoint Server 2010 exportieren möchten. Lese-/Schreibberechtigung ist auch für den Container erforderlich, in dem das Attribut für das Benutzerbild gespeichert ist, z. B. das ThumbnailPhoto-Attribut. SunOne (LDAP) Verbinden – jeder aktivierte Benutzer Vollständige Synchronisierung – anonymer Zugriff auf RootDSE für die Rechte zum Lesen, Schreiben, Vergleichen und Suchen. Inkrementelle Synchronisierung – identisch mit Vollständige Synchronisierung plus die Berechtigungen zum Lesen, Vergleichen und Suchen für das cn=changelog-Objekt. Novell eDirectory (LDAP) Verbinden – jeder aktivierte Benutzer Vollständige Synchronisierung – Rechte zum Durchsuchen in der Entry rightsEigenschaft für die angegebene Struktur. Rechte zum Lesen, Schreiben und Vergleichen in der All attributes rightsEigenschaft für die angegebene Struktur. Inkrementelle Synchronisierung – identisch mit Vollständige Synchronisierung Business Data Connectivity Service Keine Berechtigungen erforderlich IBM Tivoli (LDAP) Vollständige Synchronisierung und Inkrementelle Synchronisierung – muss 187 ein Mitglied einer administrativen Gruppe sein. Es wird empfohlen, die erforderlichen Berechtigungen für die Umgebung zu bestimmen, bevor Sie die Profilsynchronisierung einrichten. Ausführlichere Informationen zu Profilsynchronisierungsberechtigungen finden Sie unter Configure Profile Synchronization (SharePoint Server 2010). Bestimmen der zu synchronisierenden Container Vor dem ersten Import von Profilinformationen aus einem Verzeichnisdienst oder Geschäftssystem in SharePoint Server müssen Sie die Verzeichnisdienst- oder Geschäftssystemcontainer bestimmen, die Sie importieren und synchronisieren möchten. Beispielsweise müssen Sie bestimmen, in welchen Verzeichnisdienstcontainern die Benutzerprofile vorhanden sind, die Sie synchronisieren möchten, und in welchen Verzeichnisdienstcontainern die Gruppenprofile vorhanden sind, die Sie synchronisieren möchten. Diese Informationen werden verwendet, wenn Sie die Profilsynchronisierungsverbindung erstellen. Definieren von Verbindungsfiltern für die Profilsynchronisierung Es kann vorkommen, dass Sie bestimmte Profilinformationen von der Synchronisierung ausschließen möchten. In SharePoint Server 2010 können Sie Filter für eine Profilsynchronisierungsverbindung festlegen, um zu verhindern, dass bestimmte Benutzer- oder Gruppeneigenschaften synchronisiert werden. Es empfiehlt sich, eine Liste der auszuschließenden Profileigenschaften zu erstellen, bevor Sie die Profilsynchronisierung einrichten. Hinweis: Das Festlegen von Einschlussfiltern wird in SharePoint Server 2010 nicht unterstützt. Zuordnen von Profileigenschaften Nachdem Sie die Container bestimmt haben, die Sie importieren und mit SharePoint Server synchronisieren möchten, müssen Sie angeben, welche Profileigenschaften im Verzeichnisdienst oder Geschäftssystem den Profileigenschaften in SharePoint Server zugeordnet werden sollen. Darüber hinaus müssen Sie Eigenschaften berücksichtigen, die in mehreren Verzeichnisdiensten oder Geschäftssystemen zugeordnet werden müssen, da sie in SharePoint Server 2010 nicht automatisch zugeordnet werden. Beim Zuordnen von Profileigenschaften müssen Sie soweit möglich einheitliche Datentypen verwenden. Wenn z. B. eine Benutzerprofileigenschaft im Verzeichnisdienst oder Geschäftssystem einen Integer-Datentyp verwendet, ordnen Sie die 188 Benutzerprofileigenschaft in SharePoint Server 2010 einer Benutzerprofileigenschaft zu, die den Integer-Datentyp verwendet. Ordnen Sie die Benutzerprofileigenschaft nicht einer Benutzerprofileigenschaft zu, die einen anderen Datentyp verwendet. Beispielsweise sollten Sie die Benutzerprofileigenschaft nicht einer Benutzerprofileigenschaft zuordnen, die den String-Datentyp verwendet. Wichtig: Zum Synchronisieren von Benutzerprofilbildern zwischen Microsoft SharePoint Server, AD DS und Outlook 2010 mit dem Microsoft Outlook Connector für soziale Netzwerke müssen Sie Datenquellenverbindung für die Bild-Eigenschaftszuordnung auf Export festlegen. Weitere Informationen zum Synchronisieren von Benutzerprofilbildern finden Sie unter Enable SharePoint Server 2010 Colleague in Outlook 2010. Standardprofileigenschaften In SharePoint Server 2010 gibt es mehrere Standardprofileigenschaften für Benutzer und Gruppen, die entsprechenden Eigenschaften in einem Verzeichnisdienst oder Geschäftssystem zugeordnet werden können. Außerdem können Sie in SharePoint Server 2010 benutzerdefinierte Eigenschaften erstellen und diese den entsprechenden Eigenschaften in einem Verzeichnisdienst oder Geschäftssystem zuordnen. Es wird empfohlen, die Eigenschaftszuordnungen zu identifizieren, bevor Sie die Profilsynchronisierung einrichten. Standardmäßig werden einige Benutzerprofileigenschaften, wie z. B. der Vorname, der Nachname usw., automatisch den entsprechenden Eigenschaften im externen Verzeichnisdienst oder Geschäftssystem zugeordnet. Beispielsweise werden die folgenden Eigenschaften bei Verwendung von AD DS automatisch zugeordnet: Benutzer: AD DS-Attribut Benutzerprofilspeicher-Eigenschaft <dn> SPS-DistinguishedName objectSid SID manager Manager displayName PreferredName givenName FirstName Sn LastName PhoneticDisplayName PhoneticDisplayName PhoneticFirstName PhoneticFirstName PhoneticLastName PhoneticLastName telephoneNumber WorkPhone mail WorkEmail 189 physicalDeliveryOfficeName Office title Title department Department sAMAccontName UserName wWWHomePage PublicSiteRedirect SIP Address proxyAddresses Gruppen: AD DS-Attribut Benutzerprofilspeicher-Eigenschaft <dn> SourceReference objectSid SID displayName PreferredName description Description url Url member Member groupType GroupType mail MailNickName Definieren des Synchronisierungszeitplans In SharePoint Server 2010 können Profile nach einem wiederkehrenden Zeitplan (Zeitplanserie) oder einem nicht wiederkehrenden Zeitplan synchronisiert werden. Bei der wiederkehrenden Profilsynchronisierung handelt es sich um eine inkrementelle Synchronisierung. Das heißt, nur geänderte Profilinformationen werden synchronisiert. Für die nicht wiederkehrende Profilsynchronisierung kann eine vollständige Synchronisierung oder eine inkrementelle Synchronisierung konfiguriert werden. Sie sollten eine nicht wiederkehrende vollständige Synchronisierung von Benutzerprofilen nur vor der Bereitstellung in der Produktionsumgebung ausführen. Anschließend führen Sie eine wiederkehrende (inkrementelle) Synchronisierung von Benutzer- und Gruppenprofilen aus. Nachdem Sie die Benutzer- und Gruppenprofile importiert haben, können Sie die regelmäßige Ausführung der Profilsynchronisierung planen. Im Rahmen der Planung müssen Sie entscheiden, welcher Profilsynchronisierungstyp, wiederkehrende oder nicht wiederkehrende Synchronisierung, am besten für das Geschäftsmodell des Unternehmens geeignet ist. Berücksichtigen Sie den Zeitaufwand für die 190 Synchronisierung, und legen Sie den Zeitplan für die Ausführung der Synchronisierung fest. Die zum Synchronisieren von Profilinformationen erforderliche Zeit hängt von mehreren Faktoren ab, wie z. B. der Anzahl der zu synchronisierenden Benutzer- oder Gruppenprofile. Eine vollständige Synchronisierung kann Tage oder sogar Wochen in Anspruch nehmen. Die erforderliche Zeit für eine wiederkehrende (inkrementelle) Synchronisierung hängt von der Anzahl der zu synchronisierenden Profiländerungen ab. Profilsynchronisierungsstatus Auf der Seite Benutzerprofildienst-Anwendung können Sie den Status eines Profilsynchronisierungsauftrags anzeigen. Der Status umfasst Informationen zu Benutzerprofilen, Organisationsprofilen und Benutzergruppen. Daneben werden die Profilsynchronisierungseinstellungen für diese Instanz des Benutzerprofildiensts angezeigt. Die Zahlen geben den Fortschritt für jeden einzelnen Container wieder. Sie werden jedes Mal zurückgesetzt, wenn die Synchronisierung für einen Container gestartet wird. Nachdem alle Container synchronisiert wurden, wird die Gesamtanzahl von Benutzer- und Organisationsprofilen angezeigt, die in den SharePoint Server 2010Profilspeicher importiert wurden. Sie können auch auf den Link in diesem Abschnitt klicken, um ausführliche Daten für einen abgeschlossenen Profilsynchronisierungsauftrag anzuzeigen. Siehe auch Konzepte Benutzerprofildienst (Übersicht) (SharePoint Server 2010) Planen von Richtlinien für Benutzerprofile (SharePoint Server 2010) Planen von Benutzerprofilen (SharePoint Server 2010) 191 Übersicht über Websites vom Typ "Meine Website" (SharePoint Server 2010) Websites vom Typ Meine Website sind persönliche Websites in Microsoft SharePoint Server 2010, über die Benutzern in einer Organisation eine breite Palette von Features für soziale Netzwerke und für die Zusammenarbeit zur Verfügung gestellt wird. Diese Features geben Benutzern die Möglichkeit, von einer Zentrale aus individuelle Sachgebiete, Projekte oder Geschäftsbeziehungen zu erkunden. Jeder Benutzer kann seine Meine Website-Website aufrufen, indem er in der rechten oberen Ecke einer beliebigen Seite auf den entsprechenden Benutzernamen klickt und dann auf Meine Website klickt. Inhalt dieses Artikels: Verwendung und Vorteile von Websites vom Typ "Meine Website" Architektur für Websites vom Typ "Meine Website" Zugehörige Features Verwendung und Vorteile von Websites vom Typ "Meine Website" In SharePoint Server 2010 können Benutzer über Websites vom Typ Meine Website rasch Informationen über sich selbst und ihre Arbeit austauschen. Dieser Informationsaustausch fördert die Zusammenarbeit und trägt zum Aufbau von Fachwissen bei. Relevante Inhalte werden genau den Benutzern bereitgestellt, die sie benötigen. Sie können den Inhalt individuell auf jeden Benutzer in einer beliebigen Organisation zuschneiden und Administratoren die Möglichkeit geben, Richtlinien für den Datenschutz festzulegen. Zu den Websites vom Typ Meine Website zählen in SharePoint Server 2010 die folgenden: Ein Profil für jeden Benutzer, über das er seine Kompetenz, seine Profilbilder usw. mit anderen austauschen kann Ein Newsfeed zum Verfolgen von Aktivitäten wie thematischen Kategorien, Statusaktualisierungen und Kommentaren nach Kollegen Ein Tool für thematische Kategorien und Notizen, mit dem Sie Websites direkt über einen Webbrowser kennzeichnen oder Notizen zu Websites bereitstellen können Eine freigegebene Bildbibliothek, eine freigegebene Dokumentbibliothek und eine persönliche Dokumentbibliothek Die Möglichkeit, benutzerdefinierte Webparts hinzuzufügen, z. B. eine RSS-Anzeige (Really Simple Syndication) zum Abrufen von RSS-Feeds aus Blogs, Nachrichtenquellen usw. Einen Organisationsbrowser, der mithilfe von Microsoft Silverlight 3 dynamisches Browsen in der Organisation erlaubt 192 Die Möglichkeit, Kollegen und Mitgliedschaften von einer zentralen Stelle aus zu verwalten Architektur für Websites vom Typ "Meine Website" Benutzerprofildienst Durch den Benutzerprofildienst werden Informationen zu Benutzern zentral gespeichert. Zu den Informationen in einem Benutzerprofil gehören ein Profilbild, die Organisation, der ein Benutzer angehört, Kollegen, Eigenschaften wie etwa Qualifikationen und Zeiger auf vom Benutzer erstellte thematische Kategorien und Notizen. In SharePoint Server werden anhand dieser Informationen die Daten personalisiert, die auf der Website Meine Website eines Benutzers präsentiert werden. Wenn Sie Websites vom Typ Meine Website bereitstellen und thematische Computerfeatures, z. B. thematische Kategorien und Newsfeeds, aktivieren möchten, müssen Sie den Benutzerprofildienst aktivieren. Weitere Informationen zum Benutzerprofildienst finden Sie unter Benutzerprofildienst (Übersicht) (SharePoint Server 2010). "Mein Websitehost" Mein Websitehost ist ein Typ von Websitesammlung, der für das Hosting der Profil- und Newsfeedteile von Websites vom Typ Meine Website verwendet wird. Der Inhaltsteil von Websites vom Typ Meine Website wird in einer eigenen Websitesammlung gehostet. Websitesammlungen vom Typ Mein Websitehost werden in SharePoint Server 2010 nicht automatisch erstellt. Ein Administrator der Benutzerprofildienst-Anwendung muss zuerst eine Websitesammlung vom Typ Mein Websitehost erstellen, bevor Websites vom Typ Meine Website bereitgestellt werden können. Vertrauenswürdige Hostspeicherorte für "Meine Website" In Organisationen, in denen mehrere Serverfarmen bereitgestellt oder zahlreiche Benutzerprofildienst-Anwendungen konfiguriert sind, können Benutzer mehrere Websites vom Typ Meine Website erstellen. Beispielweise kann in einer geografisch verteilten Bereitstellung mit einer zentralen Farm in Europa und einer regionalen Farm in Afrika ein Benutzer auf den Link Meine Website klicken, wenn er Inhalte durchsucht, die von einer der beiden Farmen gehostet werden. Folglich kann der Benutzer sowohl in der Farm für Europa als auch in der Farm für Afrika eine Website vom Typ Meine Website erstellen. Sind in Ihrer Organisation mehrere Farmen oder Benutzerprofildienst-Anwendungen vorhanden, die Websites vom Typ Meine Website hosten, können Sie verhindern, dass Benutzer mehrere Websites vom Typ Meine Website erstellen, indem Sie das Feature Vertrauenswürdige Hostspeicherorte für Meine Website verwenden. Mit diesem Feature können Sie vertrauenswürdige Speicherorte für Websites vom Typ Meine Website angeben. Wenn vertrauenswürdige Speicherorte für Websites vom Typ Meine Website angegeben sind, werden Benutzer auf die Website vom Typ Meine Website umgeleitet, die für ihre Benutzerkonten vorgesehen sind, unabhängig davon, wo sie gerade browsen, wenn sie auf den Link zum Erstellen einer Website vom Typ Meine Website klicken. Mit diesem Feature wird sichergestellt, dass jeder Benutzer nur eine Website vom Typ Meine Website in der Organisation erstellt. Seiten Websites vom Typ Meine Website haben drei verschiedene Ansichten: eine Seite Mein Newsfeed, auf der Aktivitäten von Kollegen angezeigt werden 193 eine Seite Mein Inhalt, auf der freigegebene Dokumente, persönliche Dokumente, Bilder, Bibliotheken, Listen, Diskussionsrunden und Umfragen eines Benutzers angezeigt werden eine Seite Mein Profil, auf der Informationen zum persönlichen Profil angezeigt werden Die Benutzer können zwischen diesen Seiten wechseln, indem sie auf die Links auf der Hyperlinkleiste Meine Website am oberen Seitenrand klicken. Zugehörige Features Websites vom Typ Meine Website greifen mit den folgenden zugehörigen Features ineinander: Profilsynchronisierung Ermöglicht die Integration von Profilinformationen, die in einem Verzeichnisdienst wie etwa Active Directory-Domänendienste (Active Directory Domain Services, AD DS) oder in einem Geschäftssystem, etwa von SAP oder Siebel, gespeichert sind, mit SharePoint Server 2010. Weitere Informationen zur Profilsynchronisierung finden Sie unter Planen der Profilsynchronisierung (SharePoint Server 2010). Kompetenzkategorien Hier können die Benutzer als Teil ihres Profils die Gebiete auflisten, auf denen sie Erfahrung haben. Anhand dieser Informationen können andere Benutzer in der Organisation Fachleute für ein bestimmtes Gebiet finden. Personensuche Mit diesem Feature können Benutzer Personen nach Abteilung, Position, Qualifikation, Kompetenz und nach ähnlichen Interessen finden. Siehe auch Konzepte Planen für die Kommunikation über soziale Netzwerke und die Zusammenarbeit (SharePoint Server 2010) Weitere Ressourcen Manage service applications and services (SharePoint Server 2010) 194 Planen von Websites für "Meine Website" (SharePoint Server 2010) Websites vom Typ Meine Website sind persönliche Websites in Microsoft SharePoint Server 2010, über die Benutzern in einer Organisation eine breite Palette von Features für soziale Netzwerke und für die Zusammenarbeit zur Verfügung gestellt wird. In diesem Artikel werden die wichtigsten Planungsschritte zum Bereitstellen von Meine WebsiteWebsites in einem Unternehmen beschrieben. Inhalt dieses Artikels: Informationen zum Planen von Websites für "Meine Website" Entwerfen der Architektur für Websites vom Typ "Meine Website" Bestimmen von Benutzern und Benutzerberechtigungen Synchronisieren der Benutzerprofilinformationen Planen der Suche nach Personen und Kompetenzen Planen von Features für "Meine Website" Planen von Richtlinien und Datenschutz Bevor Sie diesen Artikel lesen, sollten Sie die unter Übersicht über Websites vom Typ "Meine Website" (SharePoint Server 2010) beschriebenen Konzepte verstehen. Informationen zum Planen von Websites für "Meine Website" Wenn Sie Websites vom Typ Meine Website effektiv planen möchten, müssen Sie Folgendes festlegen: Einen Entwurf für eine logische Architektur zum Bereitstellen von Meine WebsiteWebsites in einer Serverfarm Benutzer, die über eine Meine Website-Website verfügen sollen, und die entsprechenden Berechtigungen für diese Benutzer Die Benutzerprofilinformationen, die Sie mit Verzeichnisdiensten oder Geschäftssystemen synchronisieren möchten Die Features für Meine Website, die Sie aktivieren möchten Die Richtlinien, die zum Anzeigen von Benutzerprofilinformationen im öffentlichen Profil angewendet werden sollen In den folgenden Abschnitten werden die Schritte für die Vorbereitung einer erfolgreichen Bereitstellung von Meine Website-Websites in einem Unternehmen behandelt. 195 Entwerfen der Architektur für Websites vom Typ "Meine Website" Wenn Sie Meine Website-Websites als Teil einer Bereitstellung von SharePoint Server 2010 anbieten möchten, sollten Sie Meine Website-Websites in den anfänglichen Architekturentwurf einbeziehen, unabhängig davon, wann Sie Meine Website-Websites implementieren möchten. Diese Architektur sollte einen Mein Websitehost beinhalten. Wenn Sie Meine Website-Websites an mehreren geografischen Standorten bereitstellen und verhindern möchten, dass die Benutzer mehrere Meine Website-Websites erstellen, sollten Sie vertrauenswürdige Speicherorte für Meine Website angeben. "Mein Websitehost" Mein Websitehost ist ein spezieller Typ von Websitesammlung, der zum Hosten der Profil- und Newsfeedteile von Websites vom Typ Meine Website verwendet wird. Der Inhaltsteil von Websites vom Typ Meine Website wird in einer eigenen Websitesammlung gehostet. Websitesammlungen vom Typ Mein Websitehost werden in SharePoint Server 2010 nicht automatisch erstellt. Eine Websitesammlung, die die Inhaltskomponente einer Website vom Typ Meine Website enthält, wird für jeden Benutzer automatisch erstellt. Ein Administrator einer Benutzerprofildienst-Anwendung muss zuerst eine Websitesammlung vom Typ Mein Websitehost erstellen, bevor Websites vom Typ Meine Website bereitgestellt werden können. Diese Vorlage muss nur einmal pro Benutzerprofildienst-Anwendung bereitgestellt werden Für eine optimale Listung wird empfohlen, Mein Websitehost in einer dedizierten Webanwendung zu erstellen. Geografisch verteilte Bereitstellungen Administratoren von Benutzerprofildienst-Anwendungen können vertrauenswürdigen Hostspeicherorten für Meine Website Links hinzufügen, um Benutzern den Zugriff auf Meine Website-Websites in mehreren Farmen oder mehreren BenutzerprofildienstAnwendungen zu ermöglichen. In den meisten Fällen sind Links zu vertrauenswürdigen Hostspeicherorten für Meine Website für einzelne Benutzer oder Benutzergruppen eingerichtet, je nach den geschäftlichen Anforderungen. Ändern sich die geschäftlichen Anforderungen und die Anforderungen der Benutzer im Laufe der Zeit, können die Links entsprechend bearbeitet und geändert werden. Wenn Sie vertrauenswürdige Hostspeicherorte für Websites vom Typ Meine Website angeben, werden Benutzer auf die Website vom Typ Meine Website umgeleitet, die für ihre Benutzerkonten vorgesehen ist. Dabei spielt es keine Rolle, wo sie gerade browsen, wenn sie auf den Link zum Erstellen einer Website vom Typ Meine Website klicken. Mit diesem Feature wird sichergestellt, dass jeder Benutzer nur eine Website vom Typ Meine Website in der Organisation erstellt. Beim Planen von Meine Website-Websites müssen Sie den Standort der Benutzer in der Organisation und die Anzahl von Farmen oder Benutzerprofildienst-Anwendungen berücksichtigen, von denen Meine Website-Websites gehostet werden. Self-Service Site Creation Sie müssen Self-Service Site Creation bei der Planung berücksichtigen, damit Benutzer ihre eigenen Meine Website-Websites erstellen können. Self-Service Site Creation kann für die Webanwendung aktiviert werden, von der Meine Website-Websites gehostet werden. Die Benutzer benötigen die Berechtigung Persönliche Website erstellen zum Erstellen einer eigenen Meine Website-Website. Standardmäßig ist diese Berechtigung in SharePoint Server 2010 für alle authentifizierten Benutzer aktiviert. Weitere 196 Informationen zur Berechtigung Persönliche Website erstellen finden Sie im Abschnitt "Benutzerberechtigungen" weiter unten in diesem Artikel. Bestimmen von Benutzern und Benutzerberechtigungen Benutzer Beim Planen von Websites vom Typ Meine Website müssen Sie die Benutzer in einer Organisation bestimmen, die das Feature Meine Websites verwenden dürfen. Anschließend müssen Sie die Bereitstellung des Benutzerprofildiensts planen. Durch den Benutzerprofildienst werden Informationen zu Benutzern zentral gespeichert. Diese Informationen werden von Meine Website-Websites verwendet, um Benutzern eine effiziente Zusammenarbeit zu ermöglichen. Wenn Sie Meine Website-Websites bereitstellen, thematische Computerfeatures (beispielsweise thematische Kategorien und Newsfeeds) aktivieren und Profile für mehrere Websites und Farmen erstellen und verteilen möchten, müssen Sie den Benutzerprofildienst aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerprofildienst (Übersicht) (SharePoint Server 2010). Weitere Informationen zum Planen von Benutzerprofilen finden Sie unter Planen von Benutzerprofilen (SharePoint Server 2010). Benutzerberechtigungen Neben der Planung, welche Benutzer in einer Organisation über eine Meine WebsiteWebsite verfügen werden, müssen Sie auch die Features der Meine Website-Website planen, die für die einzelnen Benutzer verfügbar sein werden. Hierzu zählen die folgenden Features: Wer kann persönliche Websites erstellen? Wer kann thematische Kategorien und Notizen erstellen? Wer kann Kollegen hinzufügen? Es wird empfohlen, dass Sie zum Verwalten von Berechtigungen Sicherheitsgruppen verwenden. Die folgende Tabelle enthält Anleitungen zum Konfigurieren von Berechtigungen: Berechtigung Anleitung Persönliche Website erstellen Standardmäßig können alle authentifizierten Benutzer eine Meine Website-Website erstellen. Stellen Sie sicher, dass die Standardeinstellung für die Organisation gelten soll. Alternativ können Sie die Berechtigung Persönliche Website erstellen mithilfe einer oder mehrerer Sicherheitsgruppen einem begrenzten Benutzerkreis in einer Organisation erteilen. Features für das soziale Netzwerk verwenden Standardmäßig können alle authentifizierten Benutzer Dokumenten, anderen SharePoint 197 Server-Elementen und anderen Elementen, wie beispielsweise externen Webseiten und Blogbeiträgen, Bewertungen und thematische Kategorien hinzufügen. Außerdem können die Benutzer improvisierte Notizen auf Profilseiten einer Meine Website-Website oder jeder anderen SharePoint Server-Seite hinterlassen. Alternativ können Sie die Berechtigung Features für das soziale Netzwerk verwenden mithilfe einer oder mehrerer Sicherheitsgruppen einem begrenzten Benutzerkreis in einer Organisation erteilen. Persönliche Features verwenden Standardmäßig können alle authentifizierten Benutzer ihre Profile bearbeiten, Kollegen hinzufügen oder bearbeiten sowie Mitgliedschaften hinzufügen oder bearbeiten. Alternativ können Sie die Berechtigung Persönliche Features verwenden mithilfe einer oder mehrerer Sicherheitsgruppen einem begrenzten Benutzerkreis in einer Organisation erteilen. Synchronisieren der Benutzerprofilinformationen Mit dem Benutzerprofildienst kann SharePoint Server Informationen zu Benutzern in einer Organisation über Verzeichnisdienste und Geschäftsanwendungen hinweg sammeln. Die Informationen auf der Meine Website-Website eines Benutzers sind deshalb immer konsistent und stehen rechtzeitig zur Verfügung. Informationen zu Benutzern können für die gesamte Bereitstellung mit allen Websitesammlungen mit derselben Benutzerprofildienst-Anwendung synchronisiert werden. Diese Informationen können auch von Personalisierungsfeatures verwendet werden, um den Wert von Zusammenarbeit und Beziehungen in einer Organisation zu erhöhen. Die Planung der Synchronisierung von Benutzerprofilen sollte folgende Aufgaben beinhalten: Beginnen Sie mit den Standardeigenschaften von Benutzerprofilen in SharePoint Server 2010. Identifizieren Sie Verbindungen zu Verzeichnisdiensten, die zusätzliche Informationen für Eigenschaften von Benutzerprofilen liefern. Berücksichtigen Sie zusätzliche Geschäftsdaten, mit denen Sie Benutzer mit Branchenanwendungen in Verbindung bringen können. Weitere Informationen zu den Schritten für die Planung der Profilsynchronisierung finden Sie unter Planen der Profilsynchronisierung (SharePoint Server 2010). 198 Planen der Suche nach Personen und Kompetenzen In SharePoint Server 2010 haben Benutzer einer Meine Website-Website die Möglichkeit, nach anderen Benutzern anhand von Kompetenzen und Rollen in der Organisation zu suchen. Farmadministratoren können die folgenden Methoden für die Suche nach Personen aktivieren: Personensuche Die Ergebnisse der Personensuche enthalten Links zu den öffentlichen Profilen der Benutzer sowie Links für die Kontaktaufnahme per E-Mail oder Messaging-Programm. Bei der Planung von Meine WebsiteWebsites sollten Sie die Ergänzung des standardmäßigen Personensuchbereichs und der Registerkarte Suchcenter mit benutzerdefinierten Suchbereichen und Registerkarten für bestimmte Benutzergruppen erwägen. Administratoren von Benutzerprofildienst-Anwendungen sollten die Informationsarchitektur und die Websitehierarchie anzeigen, um die wichtigsten Geschäftskonzepte zu bestimmen, die mit bestimmten Benutzergruppen zusammenhängen können, nach denen möglicherweise websiteübergreifend von Benutzern gesucht wird. Anschließend können Administratoren von BenutzerprofildienstAnwendungen mit den Administratoren von Suchdienstanwendungen Suchbereiche und Registerkarten zur Personensuche für diese bestimmten Gruppen entwickeln. Administratoren von Benutzerprofildienst-Anwendungen können mithilfe ihrer Kenntnisse über die verwalteten Benutzerprofile auch andere nützliche Gruppen von Benutzern bestimmen und weitere spezielle Suchbereiche und Suchregisterkarten für diese Gruppen erstellen. Websitesammlungsadministratoren können Suchbereiche auf Websiteebene für Benutzer erstellen, die Mitglieder der Websitesammlungen sind. Die Planung der Personensuche wirkt sich auch auf die Planung von Benutzerprofilen aus. Bei der anfänglichen Planung können sich Personen oder Benutzergruppen ergeben, für die die Suche erleichtert werden soll. Möglicherweise sind aber keine geeigneten Eigenschaften vorhanden, mit denen die Suche nach diesen Benutzern vereinfacht werden kann. Weitere Informationen zum Planen von Benutzerprofilen finden Sie unter Planen von Benutzerprofilen (SharePoint Server 2010). Kompetenzsuche Beim Planen von Websites vom Typ Meine Website sollten Sie bestimmen, ob die Benutzer nach Kollegen in der Organisation suchen können. Benutzer können mithilfe der Personensuche und den Kompetenzkategorien in einer Organisation nach Personen suchen, die angegeben haben, dass sie in einem bestimmten Bereich über umfangreiche Erfahrungen verfügen. Benutzer in Ihrer Organisation können ihrem Profil Kategorien hinzufügen, die Bereiche beschreiben, in denen sie über Erfahrung verfügen. Diese Kategorien werden bei der Personensuche verwendet, wenn ein Benutzer in der Organisation nach einer Person mit Erfahrungen in einem bestimmten Bereich sucht. Die Benutzer können auch mithilfe der E-Mail-Analyse in Outlook 2010 nach Personen suchen. Falls die E-Mail-Analyse aktiviert ist, werden Kollegenvorschläge bei Verwendung von Microsoft Office Outlook 2007-E-Mail aus Outlook importiert. Falls Sie Microsoft Outlook 2010 verwenden, werden von SharePoint Server gesendete E-MailNachrichten analysiert und Kollegen- und Stichwortvorschläge basierend auf dieser 199 Analyse erteilt. Die Benutzer können dann diese Kollegen und Stichwörter ihrem Profil hinzufügen. Die E-Mail-Analyse kann zwar in Outlook für alle Benutzer oder mithilfe von Gruppenrichtlinien nur für bestimmte Benutzergruppen aktiviert werden, aber die Benutzer können dieses Feature deaktivieren. Falls die E-Mail-Analyse für alle Benutzer deaktiviert wird, können einzelne Benutzer dieses Feature weiterhin aktivieren. Weitere Informationen zur E-Mail-Analyse finden Sie unter Enable SharePoint Server 2010 Colleague in Outlook 2010. Planen von Features für "Meine Website" Die Features für Meine Website umfassen Folgendes: Ein Newsfeed zum Verfolgen von Aktivitäten wie thematischen Kategorien, Statusaktualisierungen und Kommentaren nach Kollegen. Das Newsfeedfeatures ist standardmäßig deaktiviert. Zum Aktivieren des Newsfeedfeatures müssen Sie den Zeitgeberauftrag Aktivitätsfeed starten. Newsfeedereignisse werden 14 Tage lang aufbewahrt und können durch Ausführen des Zeitgeberauftrags Bereinigungsauftrag des Aktivitätsfeeds früher gelöscht werden. Nachdem der Zeitgeberauftrag Aktivitätsfeed gestartet wurde, können Benutzer Aktivitäten von Kollegen auf der Newsfeedseite ihrer Meine WebsiteWebsites verfolgen. Die Benutzer können im Newsfeed nur Aktivitäten anzeigen, für die sie über die entsprechende Berechtigung verfügen. Aktivitätsersteller können jedoch Aktivitäten, die andere Benutzer sehen können, nicht anderweitig konfigurieren. Beim Planen von Meine Website-Websites sollten Sie den Datenschutz berücksichtigen, bevor Sie dieses Feature aktivieren, und Probleme basierend auf Ihren Anforderungen beheben. Ein Tool für thematische Kategorien und Notizen, mit dem Sie Websites in einem Webbrowser kennzeichnen oder Notizen zu Websites bereitstellen können Das Tool für thematische Kategorien und Notizen kann in der Zentraladministration mithilfe der Berechtigung Features für das soziale Netzwerk verwenden aktiviert bzw. deaktiviert werden. Diese Einstellung gilt für alle Benutzer mit der Berechtigung Features für das soziale Netzwerk verwenden. Die Benutzer können mit dem Bookmarklettool auch Inhalten außerhalb von SharePoint Server 2010 Kategorien oder Notizen hinzufügen. Ein Organisations-Browser zum Anzeigen der Berichtshierarchie für einen Benutzer. Der Organisations-Browser ist standardmäßig aktiviert. Informationen über die Organisation können manuell erstellt oder aus einem Verzeichnisdienst wie z. B. Active Directory-Domänendienste (Active Directory Domain Services, AD DS) oder LDAP importiert werden. Die Endbenutzer müssen Microsoft Silverlight 3 auf ihren Arbeitsstationen installiert haben, um den Organisations-Browser anzeigen zu können. Der Organisations-Browser kann nicht deaktiviert werden, aber Sie können verhindern, dass er für die Benutzer angezeigt wird, indem Sie den Organisationsknoten in der Schnellstartleiste löschen. Weitere Informationen zum Importieren von Organisationsprofilinformationen aus einem Verzeichnisdienst finden Sie unter Planen der Profilsynchronisierung (SharePoint Server 2010). Beim Planen von Meine Website-Websites müssen Sie die Vorteile und die Auswirkungen durch die Aktivierung dieser Features berücksichtigen. 200 Planen von Richtlinien und Datenschutz Richtlinien SharePoint Server 2010 bietet eine Reihe von konfigurierbaren Richtlinien, die Administratoren dabei helfen, die geeigneten Informationen für die Anforderungen einer Organisation verfügbar zu machen. In Organisationen können auch benutzerdefinierte Richtlinienfeatures für spezielle Anforderungen erstellt und bereitgestellt werden. Beim Planen von Meine Website-Websites sollten Sie Informationen definieren, die für wichtige Geschäftsprozesse in einer Organisation erforderlich sind, sowie Informationen, die für die Freigabe in einer Organisation ungeeignet sind. Zwischen diesen Extremen gibt es die Informationen, die nur von einigen Benutzern gemeinsam verwendet werden sollten. Im Falle der Informationen, die für die Freigabe in einer Organisation ungeeignet sind, müssen Sie Richtlinien für diese speziellen Situationen erstellen. Weitere Informationen zum Planen von Richtlinien finden Sie unter Planen von Richtlinien für Benutzerprofile (SharePoint Server 2010). Datenschutz Mit Features für Meine Website werden personenbezogene Informationen gespeichert oder verwendet. Beim Planen der Bereitstellung von Meine Website-Websites müssen Sie unbedingt sorgfältig planen, wie Sie das Verhalten der Features steuern oder die Features deaktivieren, um zum Schutz der Informationen beizutragen. Weitere Informationen finden Sie unter Managing privacy (SharePoint Server 2010). Siehe auch Weitere Ressourcen Set up My Site Web sites (SharePoint Server 2010) 201 Planen von Zielgruppen und zielgruppenorientierter Bereitstellung von Inhalten (SharePoint Server 2010) Zielgruppen sind ein Element der Benutzerprofildienst-Anwendung, mit dem Organisationen Inhalte gezielt ausgewählten Benutzern bereitstellen können, z. B. Benutzern mit einer bestimmten Tätigkeit oder Aufgabe. Zielgruppen können anhand folgender Kriterien oder Kombinationen daraus definiert werden: Mitgliedschaft in einer Verteilerliste oder Windows-Sicherheitsgruppe, Position in der Organisationshierarchie oder öffentliche Eigenschaften in Benutzerprofilen. Auch mithilfe von SharePointGruppen können Inhalte in Webparts gezielt an bestimmte Benutzergruppen gerichtet werden. In diesem Artikel wird die Architektur von Zielgruppen und der zielgruppenorientierten Bereitstellung von Inhalten beschrieben. Sie erfahren außerdem, welche wichtigen Entscheidungen zu treffen sind, wenn Sie die Verwendung von Zielgruppen für eine Organisation planen. Nicht erklärt wird in diesem Artikel, wie Sie Benutzerprofile planen oder wie Sie Sicherheit für Websites und Inhalte implementieren. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Benutzerprofilen (SharePoint Server 2010) und Planen der Sicherheit für Websites und Inhalte (SharePoint Server 2010). Sicherheit Hinweis: Verwenden Sie Benutzergruppen nicht als Ersatz für das Konfigurieren von Berechtigungen für SharePoint-Benutzer und -Gruppen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Planen der Sicherheit für Websites und Inhalte (SharePoint Server 2010). Inhalt dieses Artikels Was sind Zielgruppen? Planen von Zielgruppen und zielgruppenorientierter Bereitstellung von Inhalten Was sind Zielgruppen? Microsoft SharePoint Server 2010 unterstützt zwei Arten von Zielgruppen: Globale Zielgruppen Globale Zielgruppen werden durch Eigenschaften in einer Benutzerprofildienst-Anwendung definiert. Sie umfassen Zielgruppen, die anhand von Beziehungen (Berichtsstrukturen) und anderen Eigenschaften definiert sind. Windows-Sicherheitsgruppen und Verteilerlisten Die WindowsSicherheitsgruppen, die beim Erstellen von Zielgruppen verfügbar sind, sind die, die beim Synchronisieren von Benutzerprofilen mit der Benutzerprofildienst-Anwendung importiert werden. 202 Die Verteilerlisten, die beim Erstellen von Zielgruppen verfügbar sind, sind die, die beim Importieren von Benutzerprofilen in die Benutzerprofildienst-Anwendung importiert werden. Weitere Informationen zum Integrieren von Sicherheitsgruppen und Verteilerlisten in die Benutzerprofildienst-Anwendung finden Sie unter Planen von Benutzerprofilen (SharePoint Server 2010). Hinweis: Sie können SharePoint-Gruppen zwar in Webparts zur zielgruppenorientierten Bereitstellung von Inhalten verwenden, nicht jedoch zum Definieren von Zielgruppen. Eine Zielgruppe wird definiert durch eine Kombination von Zielgruppenregeln und anhand des Kriteriums, ob beim Auswerten der Mitgliedschaft alle oder nur eine der Zielgruppenregeln erfüllt sein müssen. Eine Zielgruppenregel kann auf der Mitgliedschaft in einer Windows-Sicherheitsgruppe, der Mitgliedschaft in einer Verteilerliste, der Position in einer Organisationshierarchie oder auf einer Benutzerprofileigenschaft beruhen. Zum Definieren einer Zielgruppenregel müssen Sie einen Operanden, einen Operator und einen Wert auswählen. Im Folgenden ein Beispiel für eine Zielgruppenregel auf der Basis der Mitgliedschaft in einer Windows-Sicherheitsgruppe: Element Wert Operand Benutzer Operator Mitglied von Wert Vertrieb Nachdem Sie eine Zielgruppe definiert haben, muss diese regelmäßig kompiliert werden, weil sich die zugrunde liegenden Benutzerprofileigenschaften und Mitgliedschaften in Verzeichnisdiensten und Gruppen häufig ändern können. Der Zeitgeberauftrag, der die Kompilierung von Zielgruppen steuert, wird von einem Administrator terminiert. Planen von Zielgruppen und zielgruppenorientierter Bereitstellung von Inhalten Administratoren sollten Zielgruppen als Teil des Benutzerprofil-Verwaltungssystems planen. Bevor Sie Zielgruppen planen, sollten folgende Planungen bereits abgeschlossen sein: Planen der Windows-Sicherheit. Weitere Informationen finden Sie unter Auswählen der Sicherheitsgruppen (SharePoint Server 2010). Planen von Benutzerprofilen und Verteilerlisten. 203 Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Benutzerprofilen (SharePoint Server 2010). Planen von Websites und Websitesammlungen. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Websites und Websitesammlungen (SharePoint Server 2010). Planen von SharePoint-Gruppen. Weitere Informationen finden Sie unter Bestimmen der zu verwendenden Berechtigungsstufen und Gruppen (SharePoint Server 2010). Die Planung von Zielgruppen und der zielgruppenorientierten Bereitstellung von Inhalten erfolgt meist in den folgenden Stufen: 1. Planen der Hauptzielgruppen. 2. Planen der zielgruppenorientierten Bereitstellung von Inhalten. Planen der Hauptzielgruppen Beim Planen der Zielgruppen während der Erstbereitstellung sollte es Ziel sein, anhand der folgenden Kriterien die kleinste mögliche Gruppe von Hauptzielgruppen zu finden: Anforderungen der Organisation in Bezug auf Inhalte Informationsarchitektur der Website und der Websitesammlungen Benutzer, die den einzelnen Websitesammlungen zugeordnet sind Wir empfehlen, bei der Planung der Zielgruppen in einer Erstbereitstellung gemäß folgendem Verfahren vorzugehen: 1. Dokumentieren Sie den wesentlichen Zweck, dem jede Websitesammlung und Website dienen soll. Jede Websitesammlung hat im Allgemeinen einen klar begrenzten Satz von Geschäftsprozessen, die bestimmten Gruppen von Benutzern zugeordnet sind. 2. Bestimmen Sie die kleinstmögliche Anzahl von Zielgruppen, mit der Sie Inhalte entsprechend Ihren Anforderungen zielgruppenorientiert bereitstellen können. Am besten beginnen Sie, indem Sie die Anforderungen in der vorhandenen Umgebung feststellen. Beispielsweise können vorhandene Arbeitsteams, gruppenübergreifende Projekte, zentrale Geschäftsprozesse und die Websitestruktur Gruppen von Benutzern umfassen, die als Zielgruppen dienen können. 3. Dokumentieren Sie alle vorhandenen Verteilerlisten und SharePoint-Gruppen, und ordnen Sie sie den Anforderungen hinsichtlich Zielgruppen zu. 4. Ermitteln Sie, welche zusätzlichen Zielgruppen definiert werden müssen. Möglicherweise können Sie die benötigten Zielgruppen aus Verteilerlisten und Windows-Sicherheitsgruppen erstellen. Meistens werden jedoch zusätzliche Zielgruppen benötigt, die durch Benutzerprofileigenschaften definiert werden. Beim Planen von Zielgruppen stellen Sie vielleicht auch Lücken bei Benutzerprofilen und Verteilergruppen fest. So kann es sein, dass Sie weitere Profileigenschaften oder Verteilergruppen hinzufügen müssen, um eine bestimmte Zielgruppe unterstützen zu können. 5. Stellen Sie fest, welche zusätzlichen SharePoint-Gruppen definiert werden müssen. Während Sie bestimmen, welche Webparts an Zielgruppen oder SharePointGruppen gerichtet werden, erkennen Sie u. U. Lücken in Ihrer Planung für 204 SharePoint-Gruppen. Vielleicht stellen Sie fest, dass Sie mehr SharePoint-Gruppen benötigen, um eine bestimmte Zielgruppe unterstützen zu können. Wenn Sie die Planung der Zielgruppen abgeschlossen haben, sollten Sie eine Liste von Zielgruppen haben, die die Anforderungen der Gruppen von Benutzern erfüllen, die die einzelnen Websitesammlungen verwenden. Planen der zielgruppenorientierten Bereitstellung von Inhalten Damit Inhalte anhand von Zielgruppen selektiv bereitgestellt werden können, müssen die Administratoren des Benutzerprofildiensts und die Websiteadministratoren entscheiden, welche Websiteelemente in den einzelnen Websites verwendet werden. Dabei sollten die zuständigen Administratoren in enger Zusammenarbeit zu einem Ergebnis kommen, mit dem sie den Zielgruppen in allen Websites und Websitesammlungen eine einheitliche Benutzererfahrung bieten. Sobald die Zielgruppen definiert sind, können auf ihrer Grundlage Inhalte gezielt bereitgestellt werden. Dies geschieht auf folgende Weise: Für Microsoft Office 2010-Clientanwendungen kann ein BenutzerprofildienstAdministrator definieren, welche Links an den verschiedenen Stellen in SharePoint angezeigt werden und für welche Zielgruppen die einzelnen Links sichtbar sind. Auf Websites vom Typ Meine Website kann ein Benutzerprofildienst-Administrator Zielgruppen für die Meine Website-Navigationslinks festlegen, die auf der oberen Leiste angezeigt werden. Für Szenarien mit Websites vom Typ Meine Website, in denen Benutzer Zugriff auf eine oder mehrere zusätzliche Meine Website-Hostspeicherorte benötigen, kann ein Benutzerprofildienst-Administrator eine Liste von vertrauenswürdigen Hostspeicherorten für Meine Website verwalten und dann jeden vertrauenswürdigen Hostspeicherort an genau die Zielgruppen richten, für die diese Inhalte sichtbar sein müssen. In einer Umgebung mit vielen Meine Website-Hostspeicherorten können Zielgruppen auch bestimmen, an welchem vertrauenswürdigen Hostspeicherort für Meine Website eine Website vom Typ Meine Website erstellt wird. In einer Umgebung, in der eine Benutzerprofildienst-Anwendung und Zielgruppen konfiguriert sind, können Websiteadministratoren Webparts verwenden, um Inhalte zielgruppenorientiert bereitzustellen. Websiteadministratoren können SharePoint-Gruppen verwenden, um Inhalte gezielt in bestimmten Webparts bereitzustellen, sowohl in Umgebungen, in denen eine Benutzerprofildienst-Anwendung ausgeführt wird, als auch in Umgebungen, in denen diese nicht ausgeführt wird. Zielgruppenorientiertes Bereitstellen von Links zu OfficeClientanwendungen Benutzerprofildienst-Administratoren steuern die Links, die in der SharePoint-Liste in Office-Clientanwendungen beim Öffnen oder Speichern von Dateien angezeigt werden. Sie legen außerdem fest, für welche Zielgruppen jeder einzelne Link sichtbar ist. Standardmäßig werden allen Benutzern der Benutzerprofildienst-Anwendung die gleichen Links zu Office 2010-Clientanwendungen angezeigt. Links sind jedoch wesentlich nützlicher, wenn sie zielgruppenorientiert bereitgestellt werden. Im Folgenden einige Beispiele für Links, die in Clientanwendungen veröffentlicht werden können: 205 Websites, darunter Teamwebsites, Portalwebsites und Projektarbeitsbereiche. Datenverbindungsbibliotheken. Dokumentbibliotheken oder Dokumentrepositorys. Zielgruppenorientiertes Bereitstellen von Links zu Personalisierungswebsites ("Meine Website"-Navigationslinks) Die Links, die auf Seiten vom Typ Meine Website auf der oberen Navigationsleiste angezeigt werden (Links zu Personalisierungswebsites), können zielgruppenorientiert bereitgestellt werden. Benutzerprofildienst-Administratoren steuern, welche Links auf der Meine Website-Navigationsleiste angezeigt werden, und legen fest, für welche Zielgruppen jeder einzelne Link sichtbar ist. Häufig ist ein Link für eine bestimmte Gruppe in einer Organisation relevant, aber nicht für andere Benutzer. Zielgruppenorientiertes Bereitstellen von vertrauenswürdigen Hostspeicherorten für "Meine Website" In manchen Szenarien, z. B. in einer globalen Bereitstellung mit geografisch verteilten gemeinsamen Diensten, können bestimmte Benutzer Zugriff auf einen oder mehrere Hostspeicherorte für Meine Website haben. Die Benutzerprofildienst-Administratoren für die einzelnen Dienstanwendungen verwalten eine Liste von vertrauenswürdigen Hostspeicherorten für Meine Website und stellen dann jeden Speicherort genau den Zielgruppen bereit, für die diese Speicherorte sichtbar sein müssen. In einer Umgebung mit vielen Hostspeicherorten für Meine Website bestimmen Zielgruppen außerdem, an welchem vertrauenswürdigen Hostspeicherort für Meine Website eine Website vom Typ Meine Website für einen bestimmten Benutzer erstellt wird. Da vertrauenswürdige Hostspeicherorte für Meine Website in der Reihenfolge der Priorität innerhalb der Liste verarbeitet werden, sehen die Benutzer die personalisierten Informationen, die für die Website vom Typ Meine Website, die sie gerade ansehen, von größter Relevanz sind. Darüber hinaus werden personalisierte Informationen selbst dann angezeigt, wenn einzelne Dienstanwendungen nicht verfügbar sind. Für Bereitstellungen, in denen nur eine einzige Benutzerprofildienst-Anwendung vorhanden ist, wird dieses Feature nicht benötigt. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Websites für "Meine Website" (SharePoint Server 2010). Zielgruppenorientiertes Bereitstellen von Webparts Sie können jedes Webpart zielgruppenorientiert bereitstellen, indem Sie die betreffenden Zielgruppen im Feld Zielgruppen im Abschnitt Erweitert des Toolbereichs Webparts hinzufügen. Hinweis: Sie können SharePoint-Gruppen zwar nicht zum Definieren von Zielgruppen verwenden, aber Sie können sie im Feld Zielgruppen als Zielgruppen auswählen. Zu den Webparts, die häufig zum zielgruppenorientierten Bereitstellen von Inhalten verwendet werden, gehört z. B. das Webpart für Inhaltsabfragen. Mit dem Webpart für Inhaltsabfragen können Inhalte folgenderweise zielgruppenorientiert bereitgestellt werden: 206 Ergebnisse nach Zielgruppe gruppieren. Listenelemente aus unterschiedlichen Hierarchieebenen anzeigen. Listenelemente ausgewählten Zielgruppen anzeigen. Eine weitere Gruppe von Webparts, die häufig mit Zielgruppen implementiert werden, sind Filter. Filter können mit anderen Webparts verknüpft werden, sodass Ergebnisse nur basierend auf bestimmten Eigenschaften angezeigt werden, z. B. basierend auf der Zielgruppe. Darüber hinaus werden Filter häufig mit Geschäftsdaten-Webparts verbunden, sodass die Benutzer die Möglichkeit haben, Geschäftsdaten zielgruppenorientiert bereitzustellen. Beispiel: Konfigurieren von Zielgruppen für eine Personalisierungswebsite Mehrere Benutzer, die dem gleichen Vorgesetzten unterstellt sind, verwenden eine Website, die eine personalisierte Sicht von wichtigen Geschäftsdaten bietet. Um die Website umfassender verfügbar zu machen, definiert der BenutzerprofildienstAdministrator zuerst eine Zielgruppe auf der Grundlage des Operanden Benutzer und des Operators Ist unterstellt. Dann erstellt der Administrator einen Link zu einer Personalisierungswebsite für die Gruppe, die diese Website verwendet. Mit zunehmender Nutzung der Website nimmt der Benutzerprofildienst-Administrator die folgenden Änderungen vor, wobei er zunächst sicherstellt, dass die Mitgliedschaft in der Zielgruppe so festgelegt ist, dass eine der Regeln erfüllt wird (nicht alle): Sobald die Website von einer weiteren Gruppe genutzt wird, fügt er eine zweite Zielgruppenregel hinzu, die auf dem Operanden Benutzer und einem anderen Wert für Ist unterstellt basiert. Nachdem auch Benutzer aus einer Verteilerliste beginnen, die Personalisierungswebsite zu verwenden, fügt der Administrator eine weitere neue Zielgruppenregel hinzu. Diese basiert auf dem Operanden Benutzer, dem Operator Mitglied von und dem Wert für eine Verteilerliste, in der diese zusätzlichen Benutzer enthalten sind. Später fordert der Leiter einer Zweigniederlassung Zugriff auf die Personalisierungswebsite für seine Mitarbeiter an. Der Administrator erstellt daraufhin eine neue Zielgruppenregel mit dem Operanden Eigenschaft und der Eigenschaft Niederlassung. Und schließlich wird der Administrator gebeten, allen Finanzanalysten Zugriff auf die Personalisierungswebsite zu gewähren. Der Administrator erstellt eine weitere Zielgruppenregel, und zwar mit der Eigenschaft Titel. 207 Thematische Kategorien (Übersicht) (SharePoint Server 2010) Eine Kategorie ist ein Wort oder Ausdruck, das bzw. der eine bestimmte Informationskomponente gemäß einem Attribut- oder Kriteriensatz angibt. Kategorien vereinfachen das Suchen und Freigeben von Informationen zu einem bestimmten Thema oder zu einer bestimmten Aufgabe. Mithilfe von thematischen Kategorien können Benutzer Informationen auf für sie sinnvolle Weise kategorisieren. Durch thematische Kategorien kann mittels der Filterung anhand bestimmter Kategorien die Qualität der Suchergebnisse verbessert werden, und außerdem können damit Personen miteinander in Kontakt treten, die Informationen mit anderen Benutzern mit ähnlichen Interessen gemeinsam nutzen möchten. In diesem Artikel werden die Features für thematische Kategorien in Microsoft SharePoint Server 2010 beschrieben. In diesem Artikel wird nicht beschrieben, wie Sie Features für thematische Kategorien konfigurieren. Auch das Implementieren von Features für thematische Kategorien in Ihrem Unternehmen im Rahmen einer allgemeinen Medienstrategie für soziale Netzwerke ist nicht Gegenstand dieses Artikels. Weitere Informationen finden Sie unter Auswirkungen thematischer Kategorien auf Datenschutz und Sicherheit (SharePoint Server 2010). Inhalt dieses Artikels: Informationen zur Verwendung der Features für thematische Kategorien Features für thematische Kategorien Verwendungsmöglichkeiten und Vorteile von thematischen Kategorien Auswirkungen thematischer Kategorien Informationen zur Verwendung der Features für thematische Kategorien Mit den Features für thematische Kategorien können Benutzer Informationen effizienter freigeben und relevante, hochwertige Inhalte effizienter abrufen. Diese Art von Freigabe fördert die Zusammenarbeit und bringt Benutzer mit Fachleuten in Kontakt, die Informationen und Hilfe anbieten können. Unternehmen können mit den Features für thematische Kategorien von SharePoint Server 2010 außerdem die Einhaltung von Branchenstandards und staatlichen Bestimmungen sicherstellen oder Vorbereitungen für eine Prüfung oder eine eDiscovery (Electronic Discovery) treffen. Weitere Informationen finden Sie unter Planen der eDiscovery (SharePoint Server 2010). Features für thematische Kategorien SharePoint Server 2010 enthält die folgenden Features für thematische Kategorien: 208 Thematische Kategorien, mit denen Benutzer interessante Informationen speichern, alle Informationen für ein Projekt zusammenstellen und Kontakt mit anderen Benutzern mit denselben Interessen herstellen können. Die Pinnwand, mit der Benutzer Kommentare zu Webseiten, Dokumenten und Bibliothekselementen für die zentrale Nachverfolgung hinzufügen können. Bewertungen, bei denen es sich um thematische Kategorien handelt, mit denen Benutzer Inhalte anhand einer Skala (z. B. mit 1 bis 5 Sternchen) bewerten können. Bookmarklets, mit denen Benutzer Seiten, die sich außerhalb einer SharePointUmgebung befinden, Kategorien und Notizen hinzufügen können. Wenn beispielsweise Benutzer einer Seite in einer Website im Internet Kategorien hinzufügen, können diese Kategorien und Notizen auf der Registerkarte Kategorien und Notizen ihrer Meine Website-Website angezeigt werden. Thematische Kategorien, die Pinnwand und Bewertungen werden durch die Berechtigung Features für das soziale Netzwerk verwenden des Benutzerprofildiensts gesteuert. Thematische Kategorien Thematische Kategorien sind vom Benutzer generierte Wörter oder Ausdrücke, die Informationskomponenten beschreiben. Sie sind nicht Bestandteil einer formellen Taxonomie, wie z. B. die einer Dienstanwendung für verwaltete Metadaten in SharePoint Server zugeordneten Unternehmensstichwörter im Laufzeitspeicher, oder wie die in der Medizin für spezielle Diagnosen verwendeten ICD-Codes (International Statistical Classification of Diseases and Related Health Problems, internationale statistische Klassifikation der Krankheiten und verwandter Gesundheitsprobleme). Die Benutzer erstellen thematische Kategorien basierend auf ihrer subjektiven Erfahrung mit einer bestimmten Information. Thematische Kategorien bestehen aus einer Benutzeridentität, einer Element-URL und der Kategorie selbst. Thematische Kategorien werden in der Datenbank für thematische Kategorien gespeichert, die zum Benutzerprofildienst gehört. Standardmäßig können alle authentifizierten Benutzer Dokumenten und anderen SharePoint-Elementen thematische Kategorien hinzufügen. Jeder Benutzer mit der Berechtigung Funktionen und Daten für das soziale Netzwerk verwalten kann eine Kategorie löschen. Kategorienlisten ermöglichen das Zusammenfassen der Kategorien, die eine Benutzergruppe auf eine bestimmte Information angewendet hat. SharePoint Server 2010 enthält das Webpart Kategorienliste, das standardmäßig in einer Meine WebsiteWebsite angezeigt wird. Administratoren und Benutzer können die Kategorienliste filtern, um Kategorien anzuzeigen, die vom Besitzer der Meine Website-Website, von bestimmten Gruppen oder von allen Personen, die die Meine Website-Website anzeigen können, verwendet werden. Die Anzeige kann auch basierend auf dem Datum und der Sprache gefiltert werden. Häufig verwendete Kategorien werden groß und fett formatiert dargestellt, während seltener verwendete Kategorien kleiner dargestellt werden. Für jede Kategorie kann angezeigt werden, wie oft die Kategorie angewendet wurde. Pinnwand Bei der Pinnwand handelt es sich um ein Webpart, mit dem Benutzer auf jeder beliebigen SharePoint Server 2010-Website spontane Kommentare hinzufügen können. Darüber hinaus können Benutzer Pinnwandkommentare auf den Mein Profil-Seiten anderer Benutzer oder auf ihrer eigenen Seite hinzufügen. Anonyme Benutzer können keine Notizen hinzufügen. 209 Mit der Pinnwand können Benutzer in ihrem unmittelbaren Kontext Gedanken zum Ausdruck bringen, anstatt E-Mail, Instant Messaging oder das Telefon verwenden zu müssen. Beispielsweise können Benutzer Kommentare zu einer Webseite abgeben, während sie die Seite anzeigen. Andere Benutzer sehen dann diesen Kommentar und einen Link zu der Webseite, die sie besuchen können, falls sie an dem Thema interessiert sind. Durch diese Unmittelbarkeit werden Meine Website-Websites und Mein Profil-Seiten zu zentralen Orten für die Verwaltung öffentlicher Konversationen. Bewertungen Eine Bewertung in SharePoint Server 2010 ist eine Beurteilung oder Klassifikation von Inhalt anhand einer Skala, die angibt, inwieweit der Inhalt bestimmte Kriterien erfüllt. Für Bewertungen werden eine durchschnittliche Punktzahl zwischen 1 und 100 sowie ein Popupfenster mit zusätzlichen Informationen zur Punktzahl angezeigt. Die Benutzer können Elemente in einer SharePoint-Liste, einer Dokumentbibliothek und einzelnen Webseiten bewerten. Zum Bewerten eines Elements benötigen die Benutzer nicht die Schreibberechtigung für dieses Element. Jede Bewertung besteht aus einer Benutzeridentität, einer Element-URL und der Bewertung selbst. Darüber hinaus enthält eine Bewertung die Angabe, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit die Bewertung abgegeben wurde. Bewertungen werden in einer Tabelle in derselben Datenbank wie die thematischen Kategorien gespeichert. Standardmäßig ist die Unterstützung von Bewertungen für die gesamte Serverfarm aktiviert. Bewertungen müssen jedoch zuerst für eine bestimmte Websitesammlung aktiviert werden, damit sie in dieser Websitesammlung verwendet werden können. Bewertungen können in jeder Websitevorlage aktiviert werden, falls die Unterstützung von Bewertungen in der Farm aktiviert ist. Standardmäßig ist das Bewertungsfeature für die Websitevorlage Veröffentlichungsportal aktiviert. Bookmarklets Ein Bookmarklet ist ein JavaScript-Steuerelement, das Benutzer als Textmarke in ihren Browsern speichern können. Mit Bookmarklets können Benutzer in einer SharePointUmgebung Elemente in Websites außerhalb der SharePoint-Umgebung (z. B. Websites im Internet) mit Kategorien und Notizen versehen sowie bewerten und anschließend diese Kategorien, Notizen und Bewertungen mit ihrem Team und ihren Kollegen gemeinsam nutzen. Hinweis: Die Kategorien selbst sind zwar immer öffentlich, aber Sie können verhindern, dass andere Benutzer sehen können, dass Sie ein bestimmtes Element mit Kategorien versehen haben. Notizen sind immer öffentlich. Wenn ein Benutzer eine externe Website mit Kategorien versieht, wird die Seite http://my/_layouts im Benutzerprofil des Benutzers geöffnet. Alle auf dieser Seite eingegebenen Kategorien und Notizen werden dann sowohl auf der Registerkarte Kategorien und Notizen der Meine Website-Website als auch auf der Profilseite des Benutzers angezeigt, wo sie für das Team und die Kollegen des Benutzers sichtbar sind. Ein Bookmarklet besteht aus einer Benutzeridentität, einem Wort oder Ausdruck sowie einer URL für den Inhalt, der mit einer Kategorie versehen wird. Die Benutzer können 210 Bookmarklets auf der Seite Kategorien und Notizen ihrer eigenen Profilseite als privat festlegen. Außerdem können sie ein Bookmarklet löschen. Verwendungsmöglichkeiten und Vorteile von thematischen Kategorien Thematische Kategorien bieten Vorteile für das Unternehmen und dessen ITOrganisationen. Unternehmensvorteile Durch die Features für thematische Kategorien von SharePoint Server 2010 können Unternehmen die Zusammenarbeit optimieren und das Auffinden von Unternehmensinformationen vereinfachen. Optimierte Zusammenarbeit zur Förderung der Innovation Mit Benutzerprofilen können Benutzer sich selbst identifizieren und nach Experten suchen. Mit Pinnwandkommentaren kann eine Benutzergruppe identifiziert werden, die an einem bestimmten Thema interessiert ist. Vorschläge für die Liste Meine Kollegen eines Benutzers können von diesen sozialen Verbindungen abgeleitet werden. Vereinfachtes Auffinden von Unternehmensinformationen Durch die Features für thematische Kategorien kann die Sichtbarkeit hochwertiger Inhalte gesteigert und das Identifizieren der neuesten Version von Inhalten vereinfacht werden. Beispielsweise kann mit einem Meine Website-Websitefeed ein Benutzer informiert werden, wenn eine Webseite mit einer Kategorie versehen wird, die der Benutzer in seinem Benutzerprofil angegeben hat. Darüber hinaus können diese Features in Business Intelligence-Anwendungen integriert werden, um Benutzern für ihre Arbeit benötigte Unternehmensdaten zugänglich zu machen, ohne dass sie ihre SharePointUmgebungen verlassen müssen. IT-Vorteile Die Features für thematische Kategorien von SharePoint Server 2010 bieten ITOrganisationen die folgenden Möglichkeiten: 1. Festlegen von Richtlinien, mit denen Gruppenaktivitäten gesteuert werden. Dabei kann Benutzern erlaubt werden, einige Einstellungen selbst zu verwalten, wodurch die Notwendigkeit des Eingreifens der IT-Abteilung bei der alltäglichen Verwaltung bestimmter Aktivitäten für thematische Kategorien reduziert werden kann. 2. Erteilen eines eingeschränkten schreibgeschützten Berechtigungssatzes für anonyme Benutzer, um deren Zugriff auf ausgewählte Websitesammlungen zu beschränken. 3. Vorausschauendes Planen, um mit der skalierbaren Architektur von SharePoint Server 2010 schrittweise Einführungen zu ermöglichen und Kapazitäten hinzuzufügen, wenn die Anzahl der Benutzer zunimmt. 4. Verwalten der Features für thematische Kategorien auf der Ebene der Zentraladministration, einer Websitesammlung oder einer Website. ITAdministratoren können einen Benutzer als Administrator für eine Websitesammlung oder Website zuweisen und dem designierten Administrator die Berechtigung Funktionen und Daten für das soziale Netzwerk verwalten für diesen Bereich 211 erteilen. Durch diese Verteilung der administrativen Zuständigkeiten kann die ITAbteilung die Ressourcen effizienter nutzen. 5. Entlasten der IT-Mitarbeiter von bestimmten Supportaktivitäten durch Verwendung der Features für thematische Kategorien. Beispielsweise kann ein gehostetes Unternehmenswiki die Benutzer dazu ermuntern, Tipps und Tricks weiterzugeben, oder mit einem RSS-Feed können Supportupdates gesendet werden. 6. Integrieren neuer Tools in bestehende Anwendungen, um eine einheitliche Benutzererfahrung zu ermöglichen, wodurch möglicherweise die Akzeptanz erhöht und die Schulungskosten minimiert werden. Auswirkungen thematischer Kategorien Thematische Kategorien bieten zwar viele Vorteile, sie bergen aber auch Risiken. Die Sicherheit von Inhalt und der Datenschutz der Benutzer stehen bei jeder Implementierung thematischer Kategorien im Vordergrund. Leistungs- und Kapazitätsprobleme spielen für den langfristigen Erfolg der Implementierung ebenfalls eine wichtige Rolle. Sicherheit und Datenschutz Wenn keine entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen vorhanden sind, ist es möglich, dass der Datenschutz eines Benutzers verletzt wird oder Inhalte, die vertraulich sein sollten, verfügbar gemacht werden. In SharePoint Server 2010 können Administratoren Richtlinien für den Datenschutz festlegen, während die Benutzer gewisse Freiheiten bei der Verwendung thematischer Kategorien genießen. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Richtlinien für Benutzerprofile (SharePoint Server 2010). Darüber hinaus können Administratoren in SharePoint Server 2010 vertrauliche Inhalte schützen. Beispielsweise kann ein Administrator eine Website-URL einer Liste mit ausgeschlossenen Websites hinzufügen, um zu verhindern, dass diese Website und alle untergeordneten Websites mit Kategorien versehen werden. Die Benutzer müssen die Auswirkungen der Features für thematische Kategorien auf die Sicherheit und den Datenschutz kennen. Beispielsweise müssen sie verstehen, dass beim Hinzufügen einer Kategorie zu einer Website oder einem Dokument durch einen Benutzer der Titel und die URL dieser Website oder dieses Dokuments an alle Personen übertragen werden, die diesen Benutzer als Kollegen auf ihrer Meine Website-Website auflisten, sowie an alle Personen, die diese Kategorie in ihrem Benutzerprofil aufweisen. Weitere Informationen finden Sie unter Auswirkungen thematischer Kategorien auf Datenschutz und Sicherheit (SharePoint Server 2010). Leistung und Kapazität Leistungs- und Kapazitätsprobleme können Benutzer von der Teilnahme an Aktivitäten für thematische Kategorien abhalten. Einzelne Kategorien, Bewertungen, Bookmarklets und Kommentare benötigen zwar sehr wenig Speicherplatz, aber insgesamt wirken sie sich auf die Größe der Profildatenbank, des Laufzeitspeichers und der Datenbank mit thematischen Kategorien aus. Angesichts der schnellen Akzeptanz von thematischen Kategorien muss jede Implementierung horizontal skaliert werden können, um eine große Anzahl neuer Benutzer zu unterstützen. 212 Siehe auch Konzepte Planen für die Kommunikation über soziale Netzwerke und die Zusammenarbeit (SharePoint Server 2010) Planen von Websites für "Meine Website" (SharePoint Server 2010) 213 Auswirkungen thematischer Kategorien auf Datenschutz und Sicherheit (SharePoint Server 2010) Die Verwendung thematischer Kategorien erleichtert die Kommunikation zwischen Personen und die gemeinsame Nutzung von Informationen. Kommunikation und Freigabe von Informationen haben naturgemäß Auswirkungen auf den Datenschutz (wenn persönliche Daten freigegeben werden) und die Sicherheit (wenn vertrauliche Informationen freigegeben werden). Mit den thematischen Kategorien in Microsoft SharePoint Server 2010 werden Features bereitgestellt, mit denen Sie die Auswirkungen auf den Datenschutz und die Sicherheit verwalten können. Inhalt dieses Artikels: Ausblenden thematischer Kategorien Anzeigen thematischer Kategorien Weiterhin angezeigte Informationen Empfehlungen Ausblenden thematischer Kategorien Drei Features von SharePoint Server 2010 tragen zum Datenschutz und zur Sicherheit bei: Private Kategorien Bewertungssteuerelement Einschränkung aus Sicherheitsgründen Private Kategorien Wenn ein Benutzer einer Webseite eine Kategorie hinzufügt, kann er die Kategorie als privat kennzeichnen. Andere Personen sehen nicht, dass die Kategorie zu der Webseite hinzugefügt wurde. Anderen Personen wird die Kategorie nicht in der Kategorienliste angezeigt, wenn der Benutzer, der die Kategorie hinzugefügt hat, sie nicht auch auf eine andere Webseite angewendet hat, ohne sie als privat zu kennzeichnen. Bewertungssteuerelement Das Bewertungssteuerelement zeigt nur die Gesamtbewertung an, die ein Element erhalten hat. Es wird nicht angezeigt, welche Benutzer das Element bewertet haben oder welche Einzelbewertungen gegeben wurden. Einschränkung aus Sicherheitsgründen Beim Hinzufügen einer Kategorie, einer Notiz oder einer Bewertung zu einer Webseite wird eine Aktivität erstellt. Bevor in SharePoint Server eine Aktivität angezeigt wird, wird mit einer als Security Trimmer bezeichneten Komponente bestimmt, ob der aktuelle Benutzer zum Anzeigen der Webseite berechtigt ist, auf die sich die Aktivität bezieht. Ist 214 der Benutzer nicht zur Anzeige der Webseite berechtigt, wird die Aktivität nicht von SharePoint Server angezeigt. Beim Durchforsten von Webseiten durch den Suchdienst werden die erforderlichen Berechtigungen zum Anzeigen jeder Webseite protokolliert. Vom Security Trimmer wird mithilfe dieser Informationen bestimmt, ob ein Benutzer zum Anzeigen einer bestimmten Webseite berechtigt ist. Verfügt der Security Trimmer nicht über ausreichend Informationen, um zu bestimmen, ob ein Benutzer zum Anzeigen einer Webseite berechtigt ist, wird sicherheitshalber gemeldet, dass der Benutzer nicht über die erforderliche Berechtigung verfügt. Somit werden Aktivitäten mit Bezug auf diese Webseite nicht angezeigt, wenn der Suchdienst eine Webseite nicht durchforstet hat. Hinweis: Es gibt jedoch eine Ausnahme: Wenn Sie Ihre eigene Seite Mein Profil anzeigen, werden alle Ihre Aktivitäten angezeigt. Eine Erläuterung dazu finden Sie unter Anzeigen thematischer Kategorien. Anzeigen thematischer Kategorien Es gibt drei Gelegenheiten, bei denen einem Benutzer thematische Kategorien angezeigt werden: Auf der Seite Mein Profil eines Benutzers Indem ein Benutzer eine Kategorie oder einen Kollegen verfolgt Auf Webseiten in der SharePoint Server-Farm Diese Möglichkeiten werden in den folgenden Abschnitten beschrieben. Seite "Mein Profil" Jeder Benutzer, der dem Benutzerprofildienst bekannt ist, verfügt über eine Seite Mein Profil mit Informationen über den Benutzer. Wenn Sie die Seite Mein Profil eines anderen Benutzers anzeigen, wird der angezeigte Inhalt aus Sicherheitsgründen eingeschränkt. Der Inhalt Ihrer eigenen Seite Mein Profil wird dagegen nicht eingeschränkt. Die Registerkarte Kategorien und Notizen einer Seite Mein Profil enthält eine Kategorienliste, die aus den Kategorien besteht, die der Benutzer Webseiten hinzugefügt hat. Jeder kann diese Kategorienliste anzeigen. Die Kategorienliste auf Ihrer eigenen Seite Mein Profil enthält öffentliche und private Kategorien. Die Kategorienliste, die auf einer fremden Seite Mein Profil angezeigt wird, enthält nur öffentliche Kategorien. Wenn Sie eine Kategorie in der Kategorienliste auswählen, werden im Abschnitt Aktivitäten die der Kategorie zugeordneten Aktivitäten angezeigt. Bei der Anzeige einer fremden Seite Mein Profil werden die Aktivitäten aus Sicherheitsgründen eingeschränkt. Daher wird unter Umständen eine Kategorie angezeigt, der scheinbar keine Aktivitäten zugeordnet sind. Die Registerkarte Übersicht einer Seite Mein Profil enthält einen Abschnitt Aktuelle Aktivitäten. Wie der Name besagt, enthält der Abschnitt eine Liste der letzten Aktivitäten des Benutzers zu thematischen Kategorien. Die Liste ist aus Sicherheitsgründen eingeschränkt, sofern Sie nicht Ihre eigene Seite Mein Profil anzeigen. 215 Die Registerkarte Übersicht einer Seite Mein Profil enthält zudem eine Pinnwand. Hier werden Notizen angezeigt, die Personen der Seite Mein Profil des Benutzers hinzugefügt haben. Alle Notizen sind öffentlich. Verfolgen Wenn Sie erfahren möchten, wenn eine bestimmte Kategorie verwendet wird, können Sie die Kategorie verfolgen. Falls Sie eine Kategorie verfolgen, werden Sie jedes Mal benachrichtigt, wenn jemand die Kategorie einer Webseite hinzufügt. Diese Benachrichtigungen werden aus Sicherheitsgründen eingeschränkt. Fügt jemand die Kategorie einer Seite hinzu, zu deren Anzeige Sie nicht berechtigt sind, werden Sie nicht von dieser Aktivität benachrichtigt. Die Tatsache, dass Sie eine Kategorie verfolgen, ist öffentlich. Benutzer können auf der Seite Kategorienprofil für die Kategorie eine Liste aller Personen anzeigen, die eine Kategorie verfolgen. Sie können Interesse an den Aktivitäten einer anderen Person zu thematischen Kategorien bekunden, indem Sie die Person als Kollegen hinzufügen. Wenn Sie jemanden zum Kollegen erklären, werden Sie jedes Mal benachrichtigt, wenn die Person einer Webseite eine Kategorie, eine Notiz oder eine Bewertung hinzufügt. Die Informationen werden aus Sicherheitsgründen eingeschränkt, sodass nur die Aktivitäten für Webseiten angezeigt werden, zu deren Anzeige Sie berechtigt sind. Hinweis: Vom Security Trimmer werden Bewertungen entfernt, die auf Listenelemente angewendet wurden. Bewertungen für andere Elemente, wie Dokumente oder Webseiten, werden nicht entfernt. Webseiten Wenn Sie einer Webseite in der SharePoint Server-Farm eine Kategorie oder eine Notiz hinzufügen, werden Ihnen die Kategorien und Notizen angezeigt, die andere Benutzer zu der Webseite hinzugefügt haben. Sie sehen alle Notizen, aber nur öffentliche Kategorien. Weiterhin angezeigte Informationen Die Kategorien selbst – die Wörter oder Ausdrücke, die auf Webseiten angewendet wurden– werden in einem Laufzeitspeicher gespeichert. (Weitere Informationen zu Laufzeitspeichern finden Sie unter Managed metadata overview (SharePoint Server 2010).) Im Laufzeitspeicher werden öffentliche und private Kategorien gespeichert. Die Person, die die Kategorie erstellt hat, oder die Webseite, auf die sie angewendet wurde, werden im Laufzeitspeicher nicht vermerkt. Empfehlungen Auch wenn SharePoint Server 2010 Features bietet, die bei Verwendung thematischer Kategorien zum Datenschutz und zur Sicherheit beitragen, sollten Sie zusätzliche Maßnahmen ergreifen. Informieren Sie die Benutzer darüber, welche Aspekte ihrer Aktivitäten mit thematischen Kategorien öffentlich und welche privat sind. Weisen Sie die Benutzer 216 an, Kategorien als privat zu markieren, wenn andere Benutzer nicht sehen sollen, dass einer Webseite eine Kategorie hinzugefügt wurde. Werten Sie benutzerdefinierten Code vor der Bereitstellung immer sorgfältig aus. Eine benutzerdefinierte Anwendung kann auf Daten zu thematischen Kategorien mithilfe des Objektmodells von SharePoint Server 2010 für thematische Kategorien oder direkt in der Datenbank zugreifen. Eine Anwendung kann auf dieselben Daten zu thematischen Kategorien zugreifen, die dem Konto angezeigt würden, unter dem die Anwendung ausgeführt wird. Wird die Anwendung unter einem Konto mit Datenbankadministratorberechtigungen oder unter einem Konto ausgeführt, das ein Benutzerprofildienst-Administrator mit der Berechtigung Funktionen und Daten für das soziale Netzwerk verwalten ist, kann die Anwendung auf alle Informationen zu thematischen Kategorien, z. B. private Kategorien, ohne Einschränkung aus Sicherheitsgründen zugreifen. Stellen Sie sicher, dass benutzerdefinierte Anwendungen nur Informationen offen legen, die die Datenschutz- und Sicherheitsstandards Ihrer Organisation erfüllen. Ziehen Sie die Verwendung eines benutzerdefinierten Security Trimmers in Betracht. Verfügt der Security Trimmer von SharePoint Server nicht über ausreichend Informationen, um zu bestimmen, ob ein Benutzer zum Anzeigen einer Webseite berechtigt ist, wird sicherheitshalber gemeldet, dass der Benutzer nicht über die Berechtigung verfügt. Eine Folge dieses Verhaltens ist, dass Kategorien, Notizen und Bewertungen, die externen Websites hinzugefügt werden, immer aus Sicherheitsgründen eingeschränkt werden. Ist dieses Verhalten in Ihrer Situation nicht angemessen, können Sie einen benutzerdefinierten Security Trimmer implementieren. Ein Beispiel für einen benutzerdefinierten Security Trimmer finden Sie unter ISocialSecurityTrimmer-Schnittstelle (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=188524&clcid=0x407). Wenn die erforderlichen Berechtigungen für den Zugriff auf eine Website geändert werden, müssen Sie den Suchdienst zum erneuten Durchforsten der Website veranlassen. Der Security Trimmer erkennt die neuen Berechtigungsanforderungen erst, nachdem die Website erneut durchforstet wurde. Siehe auch Konzepte Thematische Kategorien (Übersicht) (SharePoint Server 2010) Planen von Benutzerprofilen (SharePoint Server 2010) Weitere Ressourcen Managing privacy Verwenden thematischer Kategorien (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=188521&clcid=0x407) 217 Unternehmenswikis (Übersicht) (SharePoint Server 2010) Ein Unternehmenswiki ist eine Veröffentlichungssite, auf der unternehmensweit große Informationsmengen bereitgestellt und laufend aktualisiert werden können. Unternehmen, die eine umfangreiche Wissenssammlung unternehmensweit in einem zentralen Repository speichern und freigeben möchten, sollten ein Unternehmenswiki in Betracht ziehen. In diesem Artikel werden Unternehmenswiki-Websites mit Teamwebsites vergleichen. Der Artikel enthält keine Informationen zum Planen oder Einrichten eines Unternehmenswikis. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Unternehmenswikis (SharePoint Server 2010) und Create an Enterprise Wiki. Inhalt dieses Artikels: Vergleich zwischen Unternehmenswikis und Teamwebsites Verwendungsmöglichkeiten und Vorteile von Unternehmenswikis Einschränkungen von Unternehmenswikis Beispiel: Fabrikam-Unternehmenswiki Vergleich zwischen Unternehmenswikis und Teamwebsites Mithilfe der Vorlage Teamwebsite können Sie flexibel Inhalte erstellen. Die Vorlage enthält einen browserübergreifenden Rich-Text-Editor und AutoVervollständigen. Die Vorlage Teamwebsite ermöglicht Teams die Zusammenarbeit innerhalb einer Organisation oder zwischen Organisationen. Mit Teamwebsites können zwei wichtige Probleme der Personen, die für das Sicherstellen der Integrität der Inhalte der Organisation zuständig sind, gelöst werden. Bearbeitungskontrolle: Administratoren einer Teamwebsite bzw. alle Benutzer mit Vollzugriff auf eine Teamwebsite können bestimmten Benutzern das Bearbeiten von Einträgen und allen Benutzern das Lesen von Einträgen erlauben. Versionskontrolle: Benutzer können vorherige Versionen eines Eintrags anzeigen und feststellen, wann und von wem Änderungen vorgenommen wurden. Wenn die Änderungen falsch oder ungeeignet sind, kann für den Eintrag ein Rollback auf eine frühere Version ausgeführt werden. In SharePoint Server 2010 handelt es sich bei der Homepage der Vorlage Teamwebsite um eine Wiki-Seite. In der Vorlage für Unternehmenswikis werden die Veröffentlichungsfeatures von SharePoint Server 2010 verwendet, um Seitenbewertungen, verwaltete Metadaten und Anpassungsfunktionen hinzuzufügen. Die Integration in Microsoft SharePoint Designer 2010 vereinfacht das Ändern der Anzeige von Inhalten durch Ändern von Seitenlayouts und Implementieren eines einheitlichen Brandings durch Ändern von Gestaltungsvorlagen. Weitere Informationen finden Sie unter Websites und Websitesammlungen (Übersicht) (SharePoint Server 2010). 218 In der folgenden Tabelle werden verschiedene Kriterien vorgeschlagen, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie zwischen der Vorlage Teamwebsite und der Vorlage Unternehmenswiki auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Unternehmenswikis (SharePoint Server 2010). Zweck: Websitevorlage: Fördern der 1:n-Kommunikation Teamwebsite Fördern der n:n-Kommunikation Unternehmenswiki Anbieten eines strukturierten Informationsaustauschs Teamwebsite Ermöglichen eines Informationsaustauschs Unternehmenswiki in Zusammenarbeit mit anderen Benutzern Einfügen von Bildern oder Dateien auf einer Teamwebsite oder Unternehmenswiki Seite Markieren von Seiten zum leichteren Auffinden durch Verwenden von Unternehmensschlüsselwörtern als Tags Unternehmenswiki Verwendungsmöglichkeiten und Vorteile von Unternehmenswikis Mithilfe von Unternehmenswikis können Organisationen Informationen sammeln, organisieren und verteilen. Unternehmenswikis werden oft zu Repositorys für das nicht explizit erfasste Wissen einer Organisation, das ansonsten möglicherweise nirgendwo gespeichert ist. Durch Unternehmenswikis können formlose Lernprozesse und der Austausch von Tipps mit anderen Benutzern gefördert werden. Dies kann den Bedarf für formelle Schulungen oder ständigen IT-Support reduzieren. Einschränkungen von Unternehmenswikis Da durch ein Unternehmenswiki ein hohes Aufkommen an Datenverkehr im Netzwerk entstehen kann, möchten Sie möglicherweise eine einzige Websitesammlung und eine einzige dedizierte Microsoft SQL Server-Datenbank konfigurieren. Wenn die Microsoft SQL Server-Datenbank gemeinsam genutzt wird, beobachten Benutzer möglicherweise Leistungsbeeinträchtigungen. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Unternehmenswikis (SharePoint Server 2010). Seiten eines Unternehmenswikis können nicht ohne benutzerdefinierten Code in Seiten einer Teamwebsite konvertiert oder migriert werden. Da für Unternehmenswikis das Veröffentlichungsfeature in SharePoint Server 2010 verwendet wird, ergeben sich deutliche Unterschiede zwischen einer Unternehmenswiki-Website und einer Teamwebsite. 219 Beispiel: Fabrikam-Unternehmenswiki Die Fabrikam Corporation verwaltet ein unternehmensweites Unternehmenswiki, in dem Mitarbeiter die aktuellsten, umfassendsten Informationen zu Aktivitäten, Leistungen und Diensten des Unternehmens finden und zu diesen beitragen können. Im Unternehmenswiki können die Mitarbeiter mithilfe von thematischen Kategorien und Hinweisen anderen Mitarbeitern das Auffinden von Inhalten erleichtern. Beispielsweise stellt ein Mitarbeiter der Personalabteilung eine Seite zu geänderten Steuergesetzen bereit, die sich möglicherweise auf Mitarbeiter mit minderjährigen Unterhaltsberechtigten auswirken. Der Mitarbeiter kennzeichnet die Seite mit verschiedenen Schlüsselwörtern wie beispielsweise "Steuer", "Unterhaltsberechtigte", "Minderjährige" und "Abzüge". Beim Erstellen seiner Steuererklärung sucht ein Mitarbeiter in der Vertriebsabteilung nach den Schlüsselwörtern "Unterhaltsberechtigte" und "Abzüge" und ruft die vom Mitarbeiter der Personalabteilung bereitgestellte Seite ab. 220 Planen von Unternehmenswikis (SharePoint Server 2010) Ein Unternehmenswiki ist eine Veröffentlichungssite, auf der unternehmensweit große Informationsmengen bereitgestellt und laufend aktualisiert werden können. Unternehmen, die eine umfangreiche Wissenssammlung in einem zentralen Repository speichern und freigeben möchten, sollten ein Unternehmenswiki in Betracht ziehen. Weitere Informationen finden Sie unter Unternehmenswikis (Übersicht) (SharePoint Server 2010). Unternehmenswikis verwenden die Unternehmenswikis-Websitevorlage, die in die Microsoft SharePoint Server 2010-Veröffentlichungsinfrastruktur integriert ist. Diese Infrastruktur stellt verschiedene Kontrollfunktionen für Inhalte bereit. Beispielweise können Sie Berechtigungen zuweisen oder einen Genehmigungsworkflow einrichten. Dieser Artikel enthält Informationen, die Ihnen die Planung einer Unternehmenswikilösung für Ihre Organisation erleichtern. Inhalt dieses Artikels: Planen eines Unternehmenswikis Entscheidung für oder gegen ein Unternehmenswiki Auswerten der Voraussetzungen Auswählen eines Standorts für ein Unternehmenswiki Planen eines Unternehmenswikis Vor der Implementierung eines Unternehmenswikis sollten Sie prüfen, ob es sich für Ihre Organisation tatsächlich um die geeignetste Lösung handelt. Ein Unternehmenswiki empfiehlt sich, wenn eine größere Anzahl von Benutzern zur Wissenssammlung beitragen soll. Wenn Sie jedoch eine Möglichkeit für eine 1:n-Kommunikation zu einem Projekt oder Interessensbereich einrichten müssen, sollten Sie eine Teamwebsite verwenden. Warnung: Unternehmenswikiseiten können nicht ohne benutzerdefinierten Code in Seiten einer Teamwebsite konvertiert oder migriert werden. Unternehmenswikis werden mit dem Veröffentlichungsfeature in SharePoint Server 2010 verwendet, daher bestehen erhebliche Unterschiede zwischen einer Unternehmenswiki-Website und einer Teamwebsite. Das Planen einer Teamwebsite wird in diesem Artikel nicht erläutert. Informationen zum Planen einer Teamwebsite finden Sie unter Planen von Websites für die Zusammenarbeit (SharePoint Server 2010)). In den folgenden Schritten wird die Planung eines Unternehmenswikis beschrieben. 221 Entscheidung für oder gegen ein Unternehmenswiki Verschiedene Gruppen innerhalb der Organisation sollten an der Entscheidung für oder gegen ein Unternehmenswiki beteiligt werden. Im Idealfall sollten Vertreter der Abteilung, die das Unternehmenswiki benötigt, ebenso eine Rolle spielen wie Verantwortliche aus den Bereichen IT, Informationsarchitektur und Personalwesen (wobei die Abteilungen von Fall zu Fall möglicherweise andere Namen tragen oder einzelne Mitarbeiter für mehrere Bereiche verantwortlich sind). Dieses Team sollte bei der Entscheidungsfindung die folgenden Kriterien berücksichtigen: Wozu soll das Unternehmenswiki eingesetzt werden? Ein Unternehmenswiki sollte einem klaren Zweck dienen, beispielsweise der Verfolgung eines bestimmten geschäftlichen Ziels oder der Schaffung eines zentralen Wissensschatzes zu einem bestimmten Thema, Prozess oder geschäftlichen Problem. So entsteht ein Raum, in dem Mitglieder einer virtuellen Gemeinschaft Inhalte erstellen, ändern oder entfernen können. Auch Inhalte anderer Autoren können auf diese Weise bearbeitet werden. Ein Unternehmenswiki kommt beispielsweise in Betracht, wenn Mitarbeiter an der Sammlung von Tipps und Tricks zu den verwendeten Geschäftsanwendungen mitwirken sollen. Wenn es dagegen um einen klarer strukturierten Wissensaustausch geht oder wenn die Kommunikation; im Unterschied zu einem relativ informellen Wiki; weitgehend einseitig erfolgt, kommen eine Teamwebsite mit der Onlinebearbeitung oder ein Blog in Betracht. Wie viele Benutzer sollen mitwirken? Mehrere Faktoren beeinflussen diese Frage. Kann die Lösung mit künftigen Anforderungen mitwachsen, wenn beispielsweise größere Netzwerk- und Serverkapazitäten benötigt werden? Sollen aus den unterschiedlichen Geschäftsbereichen jeweils zentrale Mitwirkende bestimmt werden? Spielen rechtliche Fragen bei der Bestimmung der Mitwirkenden eine Rolle? Wie kann der Zugriff auf das Unternehmenswiki gesteuert werden? Prinzipiell können bei einem Unternehmenswiki alle Mitarbeiter Zugriff zum Verfassen, Bearbeiten und Aktualisieren von Inhalten erhalten. Wenn sich die Informationen je nach Gruppe unterscheiden, kommen möglicherweise eher eine Teamwebsite mit der Onlinebearbeitung oder ein Blog in Betracht. In welchem Umfang sollten die Inhalte kontrolliert werden? Im Unterschied zu Blogs, bei denen der Wissensaustausch klarer strukturiert ist, sind Wikis ein relativ informelles Kommunikationsmedium. Allerdings können Organisationen Regeln für bestimmte Arten von Inhalten oder Inhalte zu bestimmten Themen aufstellen. Auch der Umgang mit unangemessenen oder unrichtigen Beiträgen sollte bedacht werden. In der folgenden Tabelle werden die Features eines Unternehmenswikis mit denen einer Teamwebsite verglichen. Wenn Sie folgende Aktion ausführen möchten: Verwenden Sie diese Websitevorlage: Anregen einer 1:n-Kommunikation Teamwebsite Anregen einer n:n-Kommunikation Unternehmenswiki 222 Anbieten einer strukturierten Möglichkeit zum Austauschen von Informationen Teamwebsite Ermöglichen der Zusammenarbeit beim Austausch von Informationen Unternehmenswiki Zulassen der Verwendung von thematischen Kategorien und Notizen Unternehmenswiki Versionskontrolle bei Dokumenten Teamwebsite oder Unternehmenswiki Beibehalten der redaktionellen Kontrolle Teamwebsite oder Unternehmenswiki Zulassen der Bewertung von Seiten Unternehmenswiki Einschließen des Websiteinhalts in Suchergebnisse Teamwebsite oder Unternehmenswiki Kennzeichnen von Seiten für einfachere Verweise durch Tagging der Seiten mit Unternehmensschlüsselwörtern Unternehmenswiki Verwenden von Seitenlayouts zum Unternehmenswiki Bereitstellen von strukturierten Seitentypen Wenn Sie sich für die Implementierung eines Unternehmenswikis in einer Organisation entscheiden, gehen Sie weiter zu Auswerten der Voraussetzungen. Auswerten der Voraussetzungen Vor dem Erstellen eines Unternehmenswikis müssen die folgenden Aufgaben ausgeführt werden: Erstellen Sie eine Dienstanwendung für verwaltete Metadaten, um Speicherplatz für thematische Kategorien und Notizen bereitzustellen. Weitere Informationen finden Sie unter Managed metadata service application overview (SharePoint Server 2010). Wenn das Unternehmenswiki zusammen mit Websites von Meine Website verwendet werden soll, erstellen Sie einen Benutzerprofildienst. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerprofildienst (Übersicht) (SharePoint Server 2010). Zur Verwaltung der Websitesammlung, der das Unternehmenswiki angehört, benötigen Sie mindestens die Berechtigungen eines Websitesammlungsadministrators. Auswählen eines Standorts für ein Unternehmenswiki Da Unternehmenswikis oft schnell wachsen, ist es bei der Standortwahl wichtig, künftige Leistungs- und Kapazitätsanforderungen zu berücksichtigen. Obwohl ein Unternehmenswiki beispielsweise in der Regel Seiten mit geringen 223 Speicherplatzanforderungen enthält, wird es von mehr Benutzern bearbeitet als Teamwebsites. Unternehmenswikis, die unterschiedlichen Websitesammlungen angehören, können nicht miteinander kommunizieren. Features wie AutoVervollständigen, Listen und benutzerdefinierte Suche können nur jeweils einer Instanz eines Unternehmenswikis zugeordnet werden. Mit unterschiedlichen Websitesammlungen sollten Sie daher nur arbeiten, wenn der Einsatz mehrerer Teamwebsites aufgrund der Anforderungen der Organisation im Hinblick auf Größe, Standort und Zugriff sinnvoll erscheint. Sie können jedoch ein Unternehmenswiki als Unterwebsite einer anderen Website erstellen. Mit diesem Schritt ist der Planungsprozess abgeschlossen. Die nächste Aufgabe besteht darin, das Unternehmenswiki einzurichten. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Create an Enterprise Wiki (SharePoint Server 2010). Siehe auch Konzepte Benutzerprofildienst (Übersicht) (SharePoint Server 2010) Weitere Ressourcen About the managed metadata service application (SharePoint Server 2010) 224 Planen von Websites für die Zusammenarbeit (SharePoint Server 2010) Mit Microsoft SharePoint Server 2010 haben Sie die Möglichkeit, Websites für die Zusammenarbeit in Ihrer Umgebung zu unterstützen. Auf Websites für die Zusammenarbeit werden Informationen gespeichert, die einzelne Personen und Gruppen gemeinsam erstellen, verwenden und überarbeiten können. Diese Websites müssen nicht einer bestimmten Portalwebsitesammlung zugeordnet werden oder Teil einer Sammlung von Veröffentlichungssites sein. Es kann sich um eigenständige Websites für Teams oder Gruppen von Benutzern handeln, die an Projekten zusammenarbeiten oder Informationen austauschen müssen. Beispielsweise kann ein Team in einer Ingenieurfirma eine Website für die Zusammenarbeit benötigen, um den aktuellen Projektstatus besprechen, Aufgaben zuweisen oder ein gemeinsames Mittagessen arrangieren zu können, ohne dass es diese internen Informationen im firmeneigenen Intranet veröffentlichen muss. Websites für die Zusammenarbeit können für die Suche von der Portal- oder Veröffentlichungssite aus bereitgestellt werden, sodass Informationen von diesen Websites für Ihre Organisation verfügbar sind. Allerdings sollten Websites für die Zusammenarbeit zur einfacheren Datenwiederherstellung und -verwaltung in einer separaten Webanwendung oder in getrennten Inhaltsdatenbanken derselben Webanwendung wie die Portal- oder Veröffentlichungssite gehostet werden. Sie können diese Websites für die Zusammenarbeit für Benutzer erstellen oder es Benutzern ermöglichen, diese Websites selbst zu erstellen. Weitere Informationen zu Websites für die Zusammenarbeit und zur Architekturplanung finden Sie unter "Entwurfsbeispiel für logische Architektur: Websites für die Zusammenarbeit". Weitere Informationen zu unternehmensweiten Wikis finden Sie unter Planen von Unternehmenswikis (SharePoint Server 2010). Inhalt dieses Artikels: Bestimmen der Anzahl von Websites für die Zusammenarbeit Spezifische Pfade Zusätzliche Pfade Bestimmen der Anzahl von Websites für die Zusammenarbeit Schätzen Sie ungefähr ein, wie viele Websites für die Zusammenarbeit in Ihrer Umgebung zu erwarten sind und wie viele solcher Websites Sie unterstützen möchten. Wenn Websites für die Zusammenarbeit von Benutzern angefordert werden sollen, können Sie steuern, wie viele erstellt werden. Wenn Sie den Benutzern das Erstellen 225 eigener Websites für die Zusammenarbeit ermöglichen, werden in Ihrer Umgebung zahlreiche dieser Websites erstellt. Spezifische Pfade Sie können bestimmte Pfade in Microsoft SharePoint Server 2010 verwenden, die die SharePoint-Websitesammlungen enthalten, ähnlich wie bei Ordnern im Dateisystem, die Dateien oder Dokumente enthalten. Standardmäßig werden beim Erstellen einer Webanwendung zwei Pfade verfügbar gemacht: Stammpfad (/) Dies ist ein expliziter Einschluss, der eine Websitesammlung enthalten kann. Wenn eine URL z. B. als http://Name des Unternehmens/default.aspx angezeigt werden soll, müssen Sie die Websitesammlung unter diesem Stammpfad erstellen. Websitepfad (/sites) Dies ist ein allgemeiner Pfad, der viele Websitesammlungen enthalten kann. Wenn Sie den Pfad /sites verwenden, entspricht die URL für die Website Website A beispielsweise http://Servername/sites/Website A/default.aspx. Hinweis: Der Name des Pfads /sites variiert entsprechend der während der Installation verwendeten Sprache. Zusätzliche Pfade Sie können auch zusätzliche Pfade erstellen, mit denen Sie Websitesammlungen gruppieren können. Wenn Sie anschließend eine Websitesammlung erstellen, haben Sie folgende Möglichkeiten: Erstellen der Websitesammlung am Stamm der Webanwendung (wenn dort noch keine Websitesammlung erstellt wurde) Erstellen der Websitesammlung unter dem Pfad /sites Erstellen der Websitesammlung unter beliebigen zusätzlichen Pfaden, die für die Webanwendung verfügbar gemacht wurden Im Allgemeinen ist der Pfad /sites für die meisten Installationen ausreichend. In den folgenden Situationen kann sich jedoch die Verwendung anderer Pfade empfehlen: Sie verfügen über eine komplexe Installation und erwarten zahlreiche Websitesammlungen, und ähnliche Websites sollen in Gruppen zusammengefasst werden. Sie können beispielsweise den Pfad /personal für die Websites einzelner Benutzer und /team für die Websites für die Gruppenzusammenarbeit anstelle von /sites für alle Websites verwenden. Sie möchten der Firewall oder dem Router einen Filter hinzufügen, um einen bestimmten Namespace auf den internen Zugriff zu beschränken. Sie können beispielsweise den Pfad /team für die externe Zusammenarbeit verfügbar machen, während Sie dies für /personal ausschließen. 226 Integration in Microsoft SharePoint Workspace 2010 Microsoft SharePoint Workspace 2010 bietet einen umfangreichen Client für Microsoft SharePoint Server 2010, der die Synchronisierung in Echtzeit von Desktopinhalten mit SharePoint-Dokumenten und -Listen ermöglicht. Microsoft SharePoint Workspace 2010 enthält außerdem Optionen für die Ad-hoc-Erstellung von Groove-Arbeitsbereichen für die Zusammenarbeit und von Arbeitsbereichen für freigegebene Ordner. Informationen können auf einfache Weise online und offline mit einer festgelegten SharePoint-Website oder mit externen Partnern und Teammitgliedern außerhalb des Betriebsgeländes mithilfe von freigegebenen Arbeitsbereichen synchronisiert werden. Microsoft SharePoint Workspace 2010 wird für Enterprise-Versionen von Microsoft Office 2010 automatisch installiert, kann aber auch separat über das Microsoft Download Center (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=48516&clcid=0x407) installiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Plan for SharePoint Workspace 2010. 227 Enterprise Content Management-Planung (SharePoint Server 2010) Das Enterprise Content Management (ECM) in Microsoft SharePoint Server 2010 umfasst die Verwaltung von Dokumenten, Datensätzen und digitalen Objekten. Inhalt dieses Abschnitts: Planen der Dokumentverwaltung (SharePoint Server 2010) Mit den Dokumentverwaltungsfeatures von SharePoint Server 2010 können Sie den Lebenszyklus von Dokumenten in Ihrer Organisation steuern – angefangen beim Erstellen, Überprüfen und Veröffentlichen bis hin zur endgültigen Beseitigung oder Archivierung. Die Artikel in diesem Abschnitt unterstützen Sie bei der Planung der Dokumentverwaltungsfeatures Ihrer Lösung. Planen der Datensatzverwaltung (SharePoint Server 2010) In den Artikeln in diesem Abschnitt wird die Datensatzverwaltung in SharePoint Server 2010 beschrieben. Außerdem erhalten Sie hier Richtlinien für die Planung Ihrer Datensatzverwaltungslösung. Planen der digitalen Objektbibliothek (SharePoint Server 2010) SharePoint Server 2010 enthält Inhaltstypen, die speziell für Audio- und Videoobjekte entwickelt wurden und die Speicherung und Wiedergabe dieser Objekte in Webparts und Webpart-Seiten unterstützen. Die Artikel in diesem Abschnitt unterstützen Sie bei der Planung von Features einer auf SharePoint Server 2010 basierten digitalen Objektbibliothek. 228 Planen der Dokumentverwaltung (SharePoint Server 2010) Diese Artikel führen Sie durch die Planung der Dokumentverwaltungsfeatures einer Lösung auf der Basis von Microsoft SharePoint Server 2010. Mit den Dokumentverwaltungsfeatures von SharePoint Server 2010 können Sie den Lebenszyklus von Dokumenten in Ihrer Organisation steuern – angefangen beim Erstellen, Überprüfen und Veröffentlichen bis hin zur endgültigen Beseitigung oder Archivierung. Die Artikel in diesem Kapitel unterstützen Sie bei der Planung der Dokumentverwaltungsfeatures Ihrer Lösung. Dieses Kapitel enthält folgende Artikel: Dokumentverwaltung (Übersicht) (SharePoint Server 2010) enthält eine Einführung in die Dokumentverwaltung in einem Unternehmen und eine Beschreibung des Planungsprozesses für die Dokumentverwaltung, der in diesem Planungshandbuch empfohlen wird. Identifizieren der Benutzer und Analysieren der Dokumentverwendung beschreibt den Aufbau eines Planungsteams für die Dokumentverwaltung und bietet Hilfestellung bei der Bestimmung der im Unternehmen verwendeten Dokumentarten und bei der Analyse der Lebenszyklusphasen von Dokumenten. Auf Metadaten basierende Weiterleitung und Speicherung (Übersicht) (SharePoint Server 2010) enthält Informationen, die Lösungsplaner und -designer bei der auf Metadaten basierenden Weiterleitung und Speicherung mithilfe des Features "Inhaltsorganisation" im Rahmen einer umfassenden Dokumentverwaltungslösung unterstützen. Metadatennavigation (Übersicht) (SharePoint Server 2010) enthält Informationen, die Lösungsplaner und -designer bei der Verwendung des Features "Metadatennavigation und Filtern" für die Suche nach Inhalten in einer Dokumentbibliothek basierend auf Metadaten unterstützen. Planen von Dokumentbibliotheken (SharePoint Server 2010) beschreibt, wie Dokumente im Unternehmen mithilfe von Dokumentbibliotheken organisiert werden können. Planen von Dokumentenmappen (SharePoint Server 2010) beschreibt, wie eine Dokumentsammlung mithilfe von Dokumentmappen als einzelnes Projekt oder Arbeitsprodukt angeordnet werden kann. Planen von Inhaltstypen und Workflows (SharePoint Server 2010) beschreibt die Planung von Inhaltstypen. Inhaltstypen sind der SharePoint Server-Mechanismus zum Definieren und Freigeben der Attribute von Dokumenten, Listenelementen und Ordnern. Der Artikel beschreibt außerdem, wie das Workflowfeature von SharePoint Server zum Entwerfen dokumentbezogener Prozesse verwendet wird. Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien (SharePoint Server 2010) beschreibt die Planung unternehmensweit gültiger Richtlinien, die Ihrer Organisation helfen, behördliche und gesetzliche Vorschriften zu erfüllen. Darüber hinaus finden Sie hier 229 empfohlene Vorgehensweisen, z. B. zur Dokumentüberwachung und zur ordnungsgemäßen Beibehaltung von Dokumenten. Planen der Versionsverwaltung, der Inhaltsgenehmigung und des Auscheckens (SharePoint Server 2010) beschreibt die Planung der Inhaltskontrolle mithilfe von Versionsverwaltung, Ein- und Auscheckfunktionen und der Genehmigung der Veröffentlichung von Inhalten. 230 Dokumentverwaltung (Übersicht) (SharePoint Server 2010) Dieser Artikel enthält eine allgemeine Beschreibung der verschiedenen Elemente einer Dokumentverwaltungslösung auf der Grundlage von Microsoft SharePoint Server 2010. Inhalt dieses Artikels Elemente eines Dokumentverwaltungssystems Planungsprozess Mit der Dokumentverwaltung wird der Lebenszyklus der Dokumente in einer Organisation gesteuert – d. h. die Erstellung, Überprüfung, Veröffentlichung und Vernichtung oder Aufbewahrung. Der Begriff "Verwaltung" impliziert zwar eine Steuerung der Informationen durch die obere Ebene der Organisation, ein effizientes Dokumentverwaltungssystem sollte jedoch die Kultur der Organisation widerspiegeln, die es verwendet. Die verwendeten Tools für die Dokumentverwaltung sollten so flexibel sein, dass Sie den Lebenszyklus eines Dokuments genau steuern können, wenn dies der Kultur und den Zielen Ihres Unternehmens entspricht. Es sollte jedoch auch möglich sein, ein lose strukturiertes System zu implementieren, sofern dies für Ihr Unternehmen angemessener ist. Elemente eines Dokumentverwaltungssystems Eine effiziente Dokumentverwaltungslösung umfasst folgende Angaben: Die Typen von Dokumenten und den anderen Inhalt, der in einer Organisation erstellt werden kann Die Vorlagen, die für die einzelnen Dokumenttypen verwendet werden sollen Die Metadaten, die für die einzelnen Dokumenttypen bereitgestellt werden sollen Die Speicherorte für ein Dokument in den einzelnen Phasen seines Lebenszyklus Die Art der Steuerung des Zugriffs auf ein Dokument in den einzelnen Phasen des Lebenszyklus des Dokuments Die Art der Weitergabe von Dokumenten in der Organisation, während sich die Teammitglieder an der Erstellung, Prüfung, Genehmigung, Veröffentlichung und Disposition der Dokumente beteiligen Die auf die Dokumente anzuwendenden Richtlinien, damit dokumentbezogene Aktionen überwacht werden, Dokumente ordnungsgemäß aufbewahrt bzw. entsorgt werden und für die Organisation wichtige Inhalte geschützt werden Ob ein Dokument beim Übergang in die nächste Phase des Lebenszyklus in ein anderes Format konvertiert werden muss 231 Die Art und Weise der Behandlung von Dokumenten als Unternehmensdatensätze, die entsprechend rechtlicher Vorschriften und Unternehmensrichtlinien aufbewahrt werden müssen Im Umfang von SharePoint Server 2010 sind Features enthalten, die alle diese Aspekte der Dokumentverwaltung implementieren. Damit Information Worker diese Möglichkeiten einfach nutzen können, ohne ihre Gewohnheiten in den alltäglichen Tätigkeiten und den vertrauten Tools aufgeben zu müssen, umfassen die Anwendungen in das Microsoft Office System (z. B. Microsoft Outlook und Microsoft Word) auch Features, die die einzelnen Phasen im Lebenszyklus eines Dokuments unterstützen. Planungsprozess Der Planungsprozess für die Dokumentverwaltung besteht aus folgenden Hauptschritten: 1. Ermitteln der Dokumentverwaltungsrollen Stellen Sie sicher, dass in Ihren Plänen das Feedback der Hauptbeteiligten Ihrer Organisation berücksichtigt wird, dass die Lösung von einem geeigneten Team implementiert wird und dass Sie wissen, wer an den Dokumentverwaltungsprozessen beteiligt ist. Weitere Informationen zum Aufbauen eines Planungsteams für die Dokumentverwaltung finden Sie unter Identifizieren der Benutzer und Analysieren der Dokumentverwendung. 2. Analysieren der Dokumentverwendung Nachdem Sie ermittelt haben, wer an den Dokumenten arbeitet, bestimmen Sie die Dokumenttypen, an denen diese Personen arbeiten, und die Art der Verwendung der Dokumenttypen. Weitere Informationen finden Sie unter Identifizieren der Benutzer und Analysieren der Dokumentverwendung. 3. Planen der Verwaltung von Dokumenten Sie können Dokumente in Websitesammlungen, Websites und Bibliotheken verwalten. In SharePoint Server 2010 stehen verschiedene Features für die Dokumentverwaltung und -speicherung zur Verfügung – angefangen bei speziellen Websites wie dem Datensatzrepository bis hin zu lose strukturierten Dokumentbibliotheken für die schnelle Erstellung und Zusammenarbeit an Dokumenten. In einer Bibliothek können Sie Inhalt weiter in Ordnern und Unterordnern verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Dokumentbibliotheken (SharePoint Server 2010) und "Planen der Speicherung von Unternehmensinhalten und der Versionskontrolle". 4. Planen der Weitergabe von Inhalt zwischen Standorten Möglicherweise ist es erforderlich, ein Dokument in verschiedenen Phasen seines Lebenszyklus von einer Website oder Bibliothek zu einer anderen zu verschieben oder zu kopieren. Beispielsweise kann der Veröffentlichungsprozess das Verschieben eines Dokuments von einer Stagingwebsite auf eine öffentliche Internetwebsite umfassen. Wenn Inhalt beim Verschieben zwischen Websites von einem Format in ein anderes konvertiert werden muss, möchten Sie möglicherweise auch Inhaltskonvertierungen planen. Weitere Informationen finden Sie unter "Planen des Datenflusses von Inhalten" im Thema Planen von Dokumentbibliotheken (SharePoint Server 2010). 5. Planen von Inhaltstypen Verwenden Sie Inhaltstypen, um Informationen zu Dokumenttypen zu verwalten, beispielsweise Metadaten, Dokumentvorlagen, Richtlinien und Workflowprozesse. Dies ist ein grundlegender Schritt bei der Verwaltung Ihrer Dokumente und für die einheitliche Verwendung in der gesamten 232 Organisation. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Inhaltstypen und Workflows (SharePoint Server 2010). 6. Planen von Workflows Wenn Sie Workflows für Ihre Organisation planen, können Sie die Art und Weise steuern und nachverfolgen, in der Dokumente von einem Teammitglied an ein anderes weitergegeben werden, während die einzelnen Beteiligten im Lebenszyklus eines Dokuments mit anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten. Im Umfang von SharePoint Server 2010 sind Workflows für allgemeine Aufgaben wie das Prüfen und Genehmigen von Dokumenten enthalten. In SharePoint Server 2010 wird zudem das Erstellen und Installieren von benutzerdefinierten Workflows unterstützt. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Inhaltstypen und Workflows (SharePoint Server 2010). 7. Planen der Inhaltssteuerung Sie können das geeignete Maß an Steuerung basierend auf dem Inhaltstyp oder dem Speicherort planen. Beispielsweise können Sie mithilfe der Verwaltung von Informationsrechten für eine Dokumentbibliothek planen, dass Eincheck- und Auscheckvorgänge erforderlich sind und dass Dokumente vor nicht autorisierter Verteilung geschützt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Dokumentbibliotheken (SharePoint Server 2010) und Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien (SharePoint Server 2010). 8. Planen von Richtlinien Planen Sie für jeden Inhaltstyp Informationsverwaltungsrichtlinien, um sicherzustellen, dass Dokumente ordnungsgemäß überwacht, aufbewahrt, bezeichnet und anderweitig den institutionellen und rechtlichen Anforderungen Ihrer Organisation entsprechend gehandhabt werden. Im Umfang von SharePoint Server 2010 sind Richtlinien enthalten, die die Überwachung, die Aufbewahrung von Dokumenten, das Bezeichnen von Dokumenten sowie Barcodes implementieren (damit wird sichergestellt, dass gedruckter Inhalt mit entsprechenden elektronischen Versionen in Zusammenhang gebracht werden kann). Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien (SharePoint Server 2010). 233 Identifizieren der Benutzer und Analysieren der Dokumentverwendung Der erste Schritt bei der Planung einer Dokumentverwaltungslösung besteht darin, die Benutzer zu bestimmen und die Art der Verwendung von Dokumenten zu analysieren. Dieser Artikel enthält Anleitungen zum Bestimmen der Benutzer und zum Analysieren der Dokumentverwendung für eine Lösung auf der Grundlage von Microsoft SharePoint Server 2010. Inhalt dieses Artikels: Bestimmen von Benutzern Analysieren der Dokumentverwendung Arbeitsblätter Bestimmen von Benutzern Zur Bestimmung der Beteiligten und Teilnehmer Ihrer Dokumentverwaltungslösung können Sie eine Umfrage verwenden. Diese kann beispielsweise die folgenden Fragen enthalten: Wer erstellt in Ihrer Organisation Dokumente? Welche Dokumenttypen werden erstellt? Wer überprüft die Dokumente? Wer bearbeitet die Dokumente? Wer verwendet Dokumente? Wer genehmigt die Veröffentlichung von Dokumenten? Wer entwirft die zum Hosten von Dokumenten verwendeten Websites? Wer legt die Richtlinien für die Verwaltung von Dokumenten fest? Wer verwaltet in Ihrer Organisation Datensätze? Wer übernimmt die Bereitstellung und Wartung der Server, auf denen Dokumente gespeichert werden? Arbeitsblattaktion Jede dieser Fragen kann mehrere Antworten liefern. Erfassen Sie die Informationen aus der Umfrage im Arbeitsblatt "An der Dokumentverwaltung beteiligte Personen" (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165871&clcid=0x407) gemäß folgendem Beispiel. Beispielarbeitsblatt "An der Dokumentverwaltung beteiligte Personen": 234 Position Dokumenttypen Rolle Finanzanalytiker Technischer Redakteur Hinweis zur Analyse des Eigenkapitals Finanzmodell Webseite Autor Finanzanalytiker Manager Hinweis zur Analyse des Eigenkapitals Finanzmodell Prüfer Technischer Bearbeiter Hinweis zur Analyse des Eigenkapitals Webseite Bearbeiter Kunde Hinweis zur Analyse des Eigenkapitals Finanzmodell Webseite Leser Anwalt des Unternehmens Manager Hinweis zur Analyse des Eigenkapitals Finanzmodell Webseite Person für die Genehmigung von Inhalt Serveradministrator Alle IT-Experte Datenbank-Manager Alle Datenbankspezialist Richtlinienbeauftragter Alle Jurist Datensatzverwalter Alle Datensatzverwalter Websiteverwalter Alle Inhaltsherausgeber Websiteadministrator Alle Inhaltsauditor Die Bestimmung der am Inhalt beteiligten Personen kann Ihnen dabei helfen, eine umfassende Dokumentverwaltungslösung zu erhalten, und dazu beitragen, dass die entworfenen Websites und Dokumentbibliotheken den Bedürfnissen und Prozessen Ihres Unternehmens bezüglich der Inhaltserstellung und -verwaltung gerecht werden. Analysieren der Dokumentverwendung Nachdem Sie die an Ihren Inhalten beteiligten Personen identifiziert haben, holen Sie Informationen von den Beteiligten ein, anhand derer Sie analysieren können, wie Dokumente in Ihrer Organisation verwendet werden. Hierbei handelt es sich um einen wichtigen Bestandteil des Planungsprozesses, da Sie mithilfe der Analyse folgende Kriterien ermitteln können: Geplante Strukturierung der Dokumentbibliotheken 235 Zu verwendende Websitevorlagen Anzahl der erforderlichen Websites Die auf die Websites anzuwendenden Informationsverwaltungsrichtlinien Die für die Implementierung Ihrer Lösung erforderliche physische Servertopologie Folgende Informationen müssen zusammengetragen werden: Dokumenttyp, z. B. Hinweis zur Analyse des Eigenkapitals, Mitarbeiterleistungsbewertung, internes Memo oder Produktspezifikation Zweck des jeweiligen Dokumenttyps, z. B. "stellt Kunden Empfehlungen zum Eigenkapital zusammen mit hilfreichen Daten bereit" Autor jedes Dokumenttyps (es ist hilfreich, statt des Namens die Rolle des Autors aufzuführen, z. B. "Finanzanalytiker" oder "Produktmanager") Format des Dokuments: Wenn das Dokument an einem Punkt des Lebenszyklus in ein anderes Format konvertiert werden muss, zeichnen Sie diese Informationen auf. Benutzer des jeweiligen Dokumenttyps, z. B. "Kunden" oder "Teammitglieder" Weitere Rollen, die auf den Lebenszyklus des Dokuments anwendbar sind, z. B. "technischer Lektor" oder "Redakteur" Speicherort des Dokuments, z. B. "Clientcomputer", "Webserver" oder "Dateiserver": Beachten Sie, dass auf diese Frage mehrere Antworten möglich sein können, beispielsweise dann, wenn ein Dokument auf einem Clientcomputer erstellt und anschließend auf einem Webserver veröffentlicht wird. Die Art der Anzeige des Dokuments durch die Leser, z. B. auf einer Webseite oder über eine Dateifreigabe Arbeitsblattaktion Das Dokument Arbeitsblatt zum Analysieren der Dokumentverwendung (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0x407) wird zum Aufzeichnen Ihrer Dokumentverwendungsanalyse bereitgestellt. Im Folgenden werden Beispiele für Informationen genannt, die für zwei unterschiedliche Organisationen in einem Unternehmen auf dem Arbeitsblatt erfasst werden können. Beispielarbeitsblatt zur Dokumentverwendung: Zweck Autor Benut Format zer Weitere Rollen Speicherorte Hinweis Stellt Finanzanal Kund DOCX Bearbeiter zur Premiumkund ytiker e (zum (technisch), Analyse en einer Erstellen), Bearbeiter des Finanzdienstle PDF (zum (rechtlich), Eigenkap istung Veröffentlic genehmigende itals Hinweise dazu Person, hen) bereit, ob eine Redakteur, oder mehrere Datensatzverw 236 Erstellungsw ebsite Testwebsite Internet Datensatzrep ository Zweck Autor Benut Format zer Aktien gekauft oder verkauft werden sollten. Weitere Rollen Speicherorte alter, Websiteadmini strator Analyse Aufgrund der unterschiedlichen Formate für die Erstellung und für die Veröffentlichung ist eine Formatkonvertierung erforderlich. Wegen der vielen Bearbeiter ist mindestens ein Workflow (auf dem Server implementierter Geschäftsprozess) erforderlich. Aufgrund der 4 Standorte (Erstellungswebsite, Testwebsite, Internet und Datensatzrepository) sind Mechanismen zum Verschieben der Inhalte von einem Standort an einen anderen erforderlich. Durch die Notwendigkeit, die Inhalte in einem Datensatzrepository des Unternehmens zu archivieren, und aufgrund der behördlichen Implikationen der Veröffentlichung von Hinweisen zu Eigenkapital sind Unternehmensrichtlinien und bewährte Methoden (z. B. Inhaltsüberwachung und beibehaltung) erforderlich. Zweck Mitarbeiterleistungs Bewertet die bewertung Leistung eines Mitarbeiters – einschließlic h Selbsteinsch ätzung und Einschätzun g durch den Vorgesetzte n. Autor Benutzer For Weitere mat Rollen Speicherorte Informat ion Worker, Vorgese tzter Vorgesetz DO Bearbeiter te, C (Personalwe Spezialist sen), Bearbeiter en für (rechtlich), Personal genehmigen wesen de Person (leitendes Führungsper sonal), Datensatzve rwalter Clientcomp uter E-MailServer (als Anlage) Webserver des Unternehm ens Datensatzre pository des Unternehm ens Analyse Für zwei Autoren und mehrere Bearbeiter ist mindestens ein Workflow erforderlich. Das Dokument wird von verschiedenen Personen bearbeitet, befindet sich dann auf einem Webserver des Unternehmens (vermutlich gut gesichert) und wird in einem Datensatzrepository archiviert. Aufgrund des Datenschutzes für diese Inhalte ist die Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) auf den Desktop- und Servercomputern erforderlich – zusätzlich zu Unternehmensrichtlinien und bewährten Methoden (z. B. Überwachung), die die Privatsphäre des Mitarbeiters und den gesetzlichen Status des Unternehmens schützen. Arbeitsblätter 237 Verwenden Sie die folgenden Arbeitsblätter, um die in diesem Artikel behandelten Informationen zu dokumentieren: Arbeitsblatt "An der Dokumentverwaltung beteiligte Personen" (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165871&clcid=0x407) Arbeitsblatt zum Analysieren der Dokumentverwendung (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0x407) 238 Auf Metadaten basierende Weiterleitung und Speicherung (Übersicht) (SharePoint Server 2010) Dieser Artikel enthält Informationen, die Lösungsplaner und -designer bei der auf Metadaten basierenden Weiterleitung und Speicherung mithilfe des Features "Inhaltsorganisation" in Microsoft SharePoint Server 2010 im Rahmen einer umfassenden Dokumentverwaltungslösung unterstützen. Inhalt dieses Artikels: Informationen zur auf Metadaten basierenden Weiterleitung und Speicherung Einstellungen der Inhaltsorganisation Regeln der Inhaltsorganisation Informationen zur auf Metadaten basierenden Weiterleitung und Speicherung Neu in SharePoint Server 2010 ist die auf Metadaten basierende Weiterleitung und Speicherung mithilfe der Inhaltsorganisation. Die Inhaltsorganisation basiert auf den Dokumentweiterleitungsfeatures, die in der Websitevorlage Datenarchiv in SharePoint 2007 eingeführt wurden. Mit der Inhaltsorganisation können Administratoren und Benutzer Inhalt mithilfe von auf Metadaten basierenden Regeln einfacher klassifizieren, weiterleiten und speichern. Nachdem der Websiteadministrator das Feature "Inhaltsorganisation" aktiviert und Einstellungen und Regeln konfiguriert hat, können Benutzer mithilfe einer der folgenden Methoden ein Dokument speichern, weiterleiten und Regel darauf anwenden, anstatt ein Dokument direkt in eine Bibliothek oder einen Ordner hochzuladen: Hochladen eines Dokuments in eine Abgabebibliothek. Eine Abgabebibliothek wird in jeder Website erstellt, in der das Feature "Inhaltsorganisation " aktiviert wurde. Verwenden der Option Speichern unter in Word-, Excel- und PowerPointClientanwendungen. Verwenden der Option Senden an in anderen SharePoint-Websites. Verwenden des Webdienstobjektmodells. Verwenden einer E-Mail-Dropzone. Mit Exchange können Dokumente per E-Mail an die Website gesendet werden. Senden an eine Datenarchivwebsite im Rahmen des Lebenszyklus oder des Ablaufs eines Dokuments. Beispielsweise im Rahmen einer Workflow- oder Aufbewahrungsrichtlinie. Nachdem ein Dokument hochgeladen wurden, kann es mithilfe der Inhaltsorganisation und basierend auf dessen Metadaten an einen angegebenen Ordner weitergeleitet oder automatisch ein neuer Ordner erstellt werden. Beispiel: 239 Ein neuer Ordner kann als Unterordner des Zielordners erstellt werden, da der Zielordner der Weiterleitungsregel zu umfangreich wurde. Ordner werden für jeden neuen Wert in einem Feld erstellt. Bei einer Taxonomie mit 100 Begriffen können für jeden dieser 100 Begriffe automatisch Ordner erstellt werden. Dabei wird beim Erstellen der Ordner jeweils von der Inhaltsorganisation ein Dokument, das ein bestimmtes Tag aufweist, ausgewertet. Neue Ordner erben Einstellungen vom übergeordneten Ordner. Neue Ordner können dann auch zusätzliche Regeln aufweisen, mit denen zusätzliche Parameter definiert werden, wie z. B. Berechtigungen, Standardmetadaten, Aufbewahrungsrichtlinien und Workflows, die die darin enthaltenen Dokumente erben. Beispiel: Durch die Kennzeichnung eines Dokuments mit "Unternehmensangelegenheiten" wird das Dokument an einen Ordner weitergeleitet, der eingeschränktere Berechtigungen als andere Dokumente in anderen Ordnern der Bibliothek aufweist. Auf diese Weise können mit Metadaten Berechtigungen effektiv auf ein Dokument in SharePoint angewendet werden. Durch die Kennzeichnung eines Dokuments mit "Buchhaltung" wird das Dokument an einen Ordner weitergeleitet, für den eine Aufbewahrungsrichtlinie gilt, mit der sichergestellt wird, dass das Dokument gespeichert wird. Durch die Kennzeichnung eines Dokuments mit "Personalwesen" wird das Dokument an einen Ordner weitergeleitet, in dem eine beliebige Anzahl zusätzlicher Metadatentags angewendet wird. Dadurch müssen Benutzer möglicherweise keine große Mengen von Metadatentags anwenden, wodurch der Zeitaufwand für das Tagging sowie potenzielle Fehler beim Tagging reduziert werden. Durch die Kennzeichnung von Inhalt mit Metadaten in Kombination mit der Verwendung von Einstellungen und Regeln der Inhaltsorganisation können Sie für jedes Dokument in Ihrer Organisation zusätzliche Inhaltsparameter effektiv bestimmen, weiterleiten, speichern und anwenden. Einstellungen der Inhaltsorganisation Websiteadministratoren können Einstellungen der Inhaltsorganisation konfigurieren, die bestimmen, wie in die Website hochgeladener Inhalt weitergeleitet wird. Diese Einstellungen gelten für alle Inhalte, die mithilfe der Inhaltsorganisation weitergeleitet werden. Für die Inhaltsorganisation gibt es die folgenden Einstellungen: Benutzer an die Abgabebibliothek weiterleiten Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden Benutzer an die Abgabebibliothek umgeleitet, falls Inhalte in eine Website hochgeladen werden, auf die eine oder mehrere Regeln der Inhaltsorganisation angewendet werden. Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, können Benutzer die Verwendung der Inhaltsorganisation umgehen und Dateien direkt in eine Bibliothek oder einen Ordner hochladen. Diese Einstellung gilt nur für das Hochladen eines Dokuments mithilfe der Dokumentbibliothekseite oder mithilfe einer Clientanwendung. Sendevorgang an eine andere Website Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Regeln erstellt werden, um Vorgänge zum Hochladen in der aktuellen Website an eine andere Website umzuleiten, für die ebenfalls das Feature "Inhaltsorganisation" aktiviert ist. 240 Ordnerpartitionierung Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden beim Überschreiten einer angegebenen Anzahl von Ordnerelementen Unterordner erstellt. Doppelte Übermittlungen Diese Option gibt an, ob die SharePointVersionsverwaltung verwendet wird oder ob eindeutige Zeichen an das Ende doppelter Dateinamen angefügt werden, falls ein Dokument hochgeladen wird, das denselben Namen wie ein bereits in der Zielbibliothek vorhandenes Dokument aufweist. Regel-Manager Mit dieser Einstellung werden Benutzer oder Gruppen angegeben, die Regeln erstellen können und hochgeladene Inhalte, die keiner Regel entsprechen, verwalten und auf diese reagieren. Übermittlungspunkte Mit dieser nicht konfigurierbaren Einstellung werden ein Webdienst, eine URL und eine E-Mail-Adresse bereitgestellt, mit denen Sie andere Websites oder E-Mail-Messagingsoftware zum Senden von Inhalt an diese Website einrichten können. Beim Erstellen eines neuen Speicherorts Senden an in der Zentraladministration ist dies die Dienst-URL, die Sie als Ziel für Dateien angeben, die an den Speicherort Senden an übermittelt werden. Regeln der Inhaltsorganisation Mit Regel-Managern können Regeln erstellt werden. Eine Regel bestimmt, ob die Regel auf das eingehende Dokument angewendet werden soll, und anschließend werden in der Regel angegebene Aktionen ausgeführt. Es gibt die folgenden Regeloptionen: Regelname Der Name der Regel. Regelstatus und Priorität Gibt die Priorität dieser Regel auf einer Skala zwischen 1 und 9 an, falls mehrere Regeln angewendet werden. Darüber hinaus können Sie angeben, dass diese Regel inaktiv ist und nicht auf eingehende Inhalte angewendet wird. Inhaltstyp für Übermittlung Gibt die Inhaltstypgruppe an, wie z. B. Dokumentinhaltstypen, Inhaltstypen für die Veröffentlichung usw. Basierend auf der Inhaltstypgruppe können Sie zusätzlich einen Inhaltstyp für die Regel auswählen. Falls für einen Inhaltstyp in Ihrer Organisation ein anderer Name verwendet wird, können Sie einen alternativen Namen angeben. Bedingungen Wendet zusätzliche eigenschaftsbasierte Filter für die zu verarbeitende Regel an. Zielspeicherort Gibt den Speicherort für Inhalt an, der mit der Regel übereinstimmt. Übermittlungspunkte Gibt den Speicherort für das Element an, das alle oben aufgeführten Kriterien erfüllt. Wenn Sie die Option Sendevorgang an eine andere Website in den Einstellungen der Inhaltsorganisation aktiviert haben, wird ein Dropdownfeld mit einer Liste weiterer Speicherorte außerhalb der aktuellen Website angezeigt, an die ein Dokument weitergeleitet werden kann. Aktivieren des Features "Inhaltsorganisation" für eine Website Das Feature "Inhaltsorganisation" muss aktiviert werden, um die Inhaltsorganisation in einer Website verwenden zu können. Nach der Aktivierung werden auf der Seite 241 Websiteeinstellungen unter Websiteverwaltung die Optionen Einstellungen der Inhaltsorganisation und Regel für die Inhaltsorganisation angezeigt. Hinweis: Wenn Sie mithilfe der Websitevorlage Datenarchiv eine Website erstellen, ist die Inhaltsorganisation standardmäßig aktiviert. So aktivieren Sie das Feature "Inhaltsorganisation" für eine Website 1. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Websiteaktionen auf Websitefeatures verwalten. 2. Klicken Sie auf der Seite Features für Inhaltsorganisation auf Aktivieren. Nach der Aktivierung des Features "Inhaltsorganisation" können Sie auf Metadaten basierende Regeln erstellen, um übermittelte Inhalte in eine Bibliothek oder einen Ordner zu verschieben. Siehe auch Konzepte Metadatennavigation (Übersicht) (SharePoint Server 2010) 242 Planung der auf Metadaten basierenden Weiterleitung und Speicherung (SharePoint Server 2010) Dieser Artikel enthält Informationen, mit deren Hilfe IT-Spezialisten das auf Metadaten basierende Weiterleiten und Speichern von Inhalt mithilfe des Features 'Inhaltsorganisation' in Microsoft SharePoint Server 2010 planen können. Weitere allgemeine Informationen zur auf Metadaten basierenden Weiterleitung und Speicherung von Inhalt finden Sie unter Auf Metadaten basierende Weiterleitung und Speicherung (Übersicht) (SharePoint Server 2010). Inhalt dieses Artikels Planen der auf Metadaten basierenden Weiterleitung und Speicherung Bestimmen der Art der Übermittlung von Inhalt Planen von Einstellungen der Inhaltsorganisation Planen von Regeln für die Inhaltsorganisation Planen der Eigenschaften des Zielspeicherorts Planen der auf Metadaten basierenden Weiterleitung und Speicherung Benutzer stehen in zahlreichen Organisationen vor der Herausforderung, den geeigneten Speicherort für ein von ihnen erstelltes Dokument zu bestimmen. Eine noch größere Herausforderung besteht jedoch darin, zusätzliche Eigenschaften oder Aktionen anzuwenden, die für das Dokument durchgeführt werden sollten, z. B. weitere Metadatentags, Berechtigungen, Richtlinien und Workflows. In SharePoint Server 2010 wird das Feature 'Inhaltsorganisation' eingeführt. Sobald das Feature 'Inhaltsorganisation' für eine Website aktiviert ist, kann die Inhaltsorganisation zum Sortieren von Inhalt und zum anschließenden Senden des Inhalts an verschiedene Container (Websites, Bibliotheken und Ordner) auf der Grundlage von Metadaten verwendet werden. Für diese Container, oder Zielspeicherorte, können Einstellungen speziell für diesen Speicherort vorhanden sein, mit denen zusätzliche Eigenschaften definiert werden, die von dem darin enthaltenen Inhalt geerbt werden. Beispiele sind zusätzliche Metadaten, Berechtigungen, Richtlinien und Workflows. Mithilfe einer Inhaltsorganisation können auch nur ein oder zwei Dokumente oder Dokumentsammlungen auf eine Website hochgeladen werden. Durch die Einstellungen und Regeln der Inhaltsorganisation wird dann angegeben, dass die Regeln auf diese Inhaltselemente angewendet werden und dass sie dann an den entsprechenden Zielspeicherort gesendet werden. Jede Website kann eine einzelne Instanz einer Inhaltsorganisation verwenden, sodass Sie ein Netzwerk zum Weiterleiten und Speichern von Inhalt für mehrere Websites erstellen können. 243 Das Taggen von Inhalt mit Metadaten und die Verwendung der Inhaltsorganisation kann das Weiterleiten und Speichern von Dokumenten in einer Organisation zwar erleichtern, es ist aber trotzdem sehr wichtig, dass Sie sehr sorgfältig planen, wie die Anforderungen in der Organisation mit dieser Vorgehensweise am besten erfüllt werden können. Durch eine gute Planung und Implementierung können Sie sicher sein, dass die SharePointInfrastruktur von der Verwaltungslösung optimal genutzt wird, während die System- und Benutzerleistung maximiert wird. Dieser Artikel enthält Links zum Arbeitsblatt für Einstellungen der Inhaltsorganisation und zum Arbeitsblatt für Inhaltsorganisationsregeln, die im Microsoft Download Center verfügbar sind. Verwenden Sie die Arbeitsblätter zusammen mit diesem Artikel, wenn Sie die Konfiguration der Einstellungen und Regeln planen, die auf den mithilfe der Inhaltsorganisation verwalteten Inhalt angewendet werden. Arbeitsblätter herunterladen Arbeitsblatt für Einstellungen der Inhaltsorganisation(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=189018&clcid=0x407) Arbeitsblatt für Inhaltsorganisationsregeln(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=189019&clcid= 0x407) Bestimmen der Art der Übermittlung von Inhalt Ein wichtiger Aspekt beim Entwickeln einer Lösung zur Weiterleitung und Speicherung von Inhalt besteht darin, wie Benutzer Inhalte übermitteln, die mithilfe einer Inhaltsorganisation organisiert werden sollen. Nachdem ein Websiteadministrator das Feature 'Inhaltsorganisation' für eine Website aktiviert und Einstellungen und Regeln konfiguriert hat, können Benutzer Dokumente hochladen und automatisch weiterleiten und an den richtigen Speicherort senden lassen, indem sie eine der folgenden Methoden verwenden: Hochladen von Inhalten in eine Abgabebibliothek. Eine Abgabebibliothek wird auf jeder Website erstellt, auf der das Feature 'Inhaltsorganisation' aktiviert wurde. Verwenden der Option Speichern unter in Word-, Excel- und PowerPointClientanwendungen. Manuelles Verwenden von Senden an auf anderen SharePoint-Websites oder als Teil eines Workflows oder als Teil des Lebenszyklus oder Ablaufs eines Dokuments. Verwenden des Webdienstobjektmodells. Verwenden einer E-Mail-Dropzone. Mit Exchange können Inhaltselemente per E-Mail an die Website gesendet werden. Arbeitsblattaktion: Erfassen Sie im Arbeitsblatt für Einstellungen der Inhaltsorganisation, wie Inhalte auf die Seite hochgeladen und an diese übermittelt werden. 244 Planen von Abgabebibliotheken Planen von Einstellungen der Inhaltsorganisation Für Websiteadministratoren ist es sehr wichtig, dass sie sorgfältig planen, welche Auswirkungen die Einstellungen der Inhaltsorganisation für ihre Website auf die gesamte Lösung der auf Metadaten basierenden Weiterleitung und Speicherung besitzen. Es müssen auch verschiedene Konfigurationen getestet werden, bevor die Lösung live auf einer Website implementiert wird. Die in diesem Abschnitt bereitgestellten Informationen sollen Sie dabei unterstützen, zu bestimmen und aufzuzeichnen, wie die Einstellungen der Inhaltsorganisation auf der Website ein effektiver Teil der Lösung der auf Metadaten basierenden Weiterleitung und Speicherung sein können. Das Arbeitsblatt für Einstellungen der Inhaltsorganisation wurde bereitgestellt, um Sie beim Planen der Einstellungen für eine Website zu unterstützen. Füllen Sie ein separates Arbeitsblatt für Einstellungen der Inhaltsorganisation für jede Website aus, auf der das Feature 'Inhaltsorganisation' aktiviert ist. Weiterleiten von Inhalten Mit der Einstellung Benutzer an die Abgabebibliothek weiterleiten können Sie angeben, ob Benutzer an die Abgabebibliothek weitergeleitet werden. Falls diese Einstellung aktiviert ist (Standardeinstellung), werden alle hochgeladenen Elemente automatisch an ihren durch die Regeln angegebenen Zielspeicherort gesendet. Oder sie werden in der Abgabebibliothek abgelegt, wenn keine Regel zutrifft. Ist die Option nicht aktiviert, können Benutzer die Regeln und die Abgabebibliothek umgehen und Dokumente in eine andere Bibliothek oder einen anderen Ordner hochladen. Eine Abgabebibliothek wird auf jeder Website erstellt, auf der das Feature 'Inhaltsorganisation' aktiviert ist. Das Standardverhalten sieht vor, dass bei Übermittlung von Inhalten die Regeln auf das Dokument angewendet werden und es dann an seinen Zielspeicherort gesendet wird. Falls keine Regeln angewendet werden, wird das Element in der Abgabebibliothek abgelegt, und es wird eine E-Mail-Benachrichtigung an die Regel-Manager gesendet. Regel-Manager können dann zusätzliche Metadaten auf diese Elemente anwenden, damit eine Regel zutrifft und das Dokument an seinen Zielspeicherort gesendet werden kann. Von der Abgabebibliothek wird ein Zeitgeberauftrag verwendet, der den Zeitpunkt der Verarbeitung der Elemente in der Bibliothek angibt. Falls ein Regel-Manager zusätzliche Metadaten auf ein Element in der Abgabebibliothek anwendet, wird bei der nächsten Ausführung des Zeitgeberauftrags die Regel angewendet und das Element an seinen Zielspeicherort gesendet. Wird ein Dokument hochgeladen, wird das Fenster mit den Dokumenteigenschaften für die Abgabebibliothek angezeigt. Dann können Metadateneigenschaften ausgewählt und der Übermittlungsvorgang abgeschlossen werden. Nach der Übermittlung werden die Inhaltsorganisationsregeln angewendet, um das Dokument an seinen Zielspeicherort zu senden. Dem Benutzer wird eine URL für das Element angezeigt. Die URL enthält einen vom Feature 'Dokument-ID' erstellten Permalink, sodass die bereitgestellte URL immer auf das Element zeigen wird, auch wenn es erneut verschoben wird. Falls keine Regeln angewendet werden, wird das Element anschließend in der Abgabebibliothek abgelegt, und Regel-Manager können per E-Mail benachrichtigt werden. 245 Eine gut entworfene auf Metadaten basierende Lösung für Weiterleitung und Speicherung verwendet Inhaltsorganisationsregeln, um jedes Dokument, das an die Abgabebibliothek übermittelt wird, an seinen vorgesehenen Zielspeicherort zu senden. Die Abgabebibliothek sollte dann nur die übermittelten Elemente enthalten, auf die keine Regel zutrifft. Dadurch, dass Dokumente in der Bibliothek verbleiben, können RegelManager die Dokumente identifizieren, auf die keine Regel zutrifft, und anschließend eine Regel erstellen oder zusätzliche Metadatentags anfordern, die dann angewendet werden. Wenn Benutzer an eine Abgabebibliothek weitergeleitet werden, müssen diese Benutzer den Zweck dieser bestimmten Abgabebibliothek kennen. Die Elemente, die diesen Benutzern im Eigenschaftenfenster angezeigt werden, geben die Inhaltstypen wider, die im Websitekatalog definiert sind. Sie entsprechen nicht unbedingt den Inhaltstypen in der Bibliothek, die sie gerade verwenden. Arbeitsblattaktion: Erfassen Sie im Arbeitsblatt für Einstellungen der Inhaltsorganisation, ob Benutzer an die Abgabebibliothek weitergeleitet werden. Sendevorgang an eine andere Website Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Regeln erstellt werden, mit denen auf die aktuelle Website hochgeladene Elemente an eine andere Website gesendet werden, auf der das Feature 'Inhaltsorganisation' ebenfalls aktiviert ist. Wenn eine neue Regel erstellt wird, wird auf der Seite der Regelkonfiguration eine Dropdownliste mit allen Zielspeicherorten angezeigt, an die Elemente gesendet werden können. Wenn Sie ein neues Ziel hinzufügen möchten, das noch nicht in der Liste enthalten ist, müssen Sie die Informationen zur Websitekonfiguration mithilfe der Seite Senden-an-Verbindungen konfigurieren in der Zentraladministration hinzufügen. Die Liste der Dokument- und Datenarchive wird für jede Webanwendung einzeln verwaltet. Wenn z. B. eine Website an Port 80 vorhanden ist und Sie eine neue Zieldokumentbibliothek in einer Webanwendung an Port 81 hinzufügen möchten, können Sie die URL des Webdiensts für wichtige Dateien der Bibliothek der Liste der Senden-anVerbindungen für die Webanwendung an Port 80 hinzufügen. Die Webdienst-URL wird in das Bearbeitungsfeld für die URL zum Router eingegeben, sie besitzt das Format http://myserver/mysubsite/_vti_bin/OfficialFile.asmx. Es können nur Websites hinzugefügt werden, für die das Feature 'Inhaltsorganisation' aktiviert ist. Arbeitsblattaktion: Erfassen Sie im Arbeitsblatt für Einstellungen der Inhaltsorganisation, ob Sie zulassen möchten, dass in Regeln eine andere Website als Zielspeicherort angegeben werden kann. Ordnerpartitionierung In SharePoint Server 2010 ist die Anzahl der Elemente, die ein Ordner enthalten kann, nicht begrenzt. Es gibt jedoch ein praktisches Limit für die Anzahl der Elemente, die beim Anzeigen der Inhalte eines Ordners in einer Listenansicht angezeigt werden können. Dieser Wert wird als Schwellenwert für die Listenansicht bezeichnet und ist standardmäßig auf 5000 Elemente festgelegt. Mithilfe einer Inhaltsorganisation können Sie angeben, was beim Überschreiten des für die Elemente in einem Ordner angegebenen Maximums geschehen soll, sodass der Ordner effektiv zu groß wird, um in Standardlistenansichten verwendet zu werden. Wenn Sie die Einstellung Ordnerpartitionierung in Einstellungen der Inhaltsorganisation verwenden, können Sie angeben, dass Unterordner erstellt werden sollen, wenn der Zielspeicherort zu groß wird. Standardmäßig wird mit dieser Einstellung angegeben, dass neue Ordner erstellt werden, wenn der Zielspeicherort mehr als 2500 Elemente enthält. Jeder Unterordner erbt die Eigenschaften des Zielspeicherorts, 246 von dem er abgeleitet wurde. Wenn also ein Ordner mit dem Namen Lebensläufe vorhanden ist, der bestimmte Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten der darin enthaltenen Elemente erfordert, erben die aus dem Ordner Lebensläufe erstellten Unterordner dieselben Berechtigungsanforderungen. Sie müssen stets die gesamte Ordnerstruktur der Website oder Bibliothek beachten. Der Hauptzweck von Ordnern besteht darin, den Inhalt so zu organisieren, dass die erwartete Funktionalität der Website oder Bibliothek ermöglicht ist. Die Einstellung Ordnerpartitionierung sollte sorgfältig als Teil der gesamten Ordnerstruktur bzw. auch nach der Einrichtung einer Ordnerstruktur berücksichtigt werden. Arbeitsblattaktion: Erfassen Sie im Arbeitsblatt für Einstellungen der Inhaltsorganisation, ob Unterordner erstellt werden sollen, wenn die zulässige Anzahl von Elementen am Zielspeicherort überschritten wird. Legen Sie auch das Format für die Ordnernamen dieser Unterordner fest, das bei der Erstellung mithilfe der Ordnerpartitionierung verwendet werden soll. Doppelte Übermittlungen In jeder großen Organisation besteht immer die Möglichkeit, dass mehrere Dokumente mit demselben Namen und denselben Metadaten an eine Website übermittelt werden. Standardmäßig wird von der Inhaltsorganisation die SharePoint-Versionsverwaltung verwendet, um Elemente mit demselben Namen zu unterscheiden, falls die Versionsverwaltung in der Dokumentbibliothek aktiviert ist. In Einstellungen der Inhaltsorganisation stehen Ihnen zwei Optionen für doppelte Übermittlungen zur Verfügung. Als erstes, und dies entspricht der Standardeinstellung, wird die SharePointVersionsverwaltung verwendet. Zur Verwendung der SharePoint-Versionsverwaltung muss diese für die Dokumentbibliothek aktiviert sein. Weitere Informationen zum Planen der Versionsverwaltung finden Sie unter Planen der Versionsverwaltung, der Inhaltsgenehmigung und des Auscheckens (SharePoint Server 2010). Die zweite Option besteht darin, anzugeben, dass die Inhaltsorganisation eindeutige Zeichen an das Ende des doppelten Dateinamens anfügt. Falls die Versionsverwaltung für die Zielbibliothek nicht aktiviert ist, fügt die Inhaltsorganisation eindeutige Zeichen an die doppelten Übermittlungen an, unabhängig von der ausgewählten Einstellung. Beachten Sie, dass das Element durch die an den Dateinamen angefügten eindeutigen Zeichen nicht auf eine bestimmte Art und Weise identifiziert wird. Dies könnte dazu führen, dass die Benutzer das gewünschte Dokument nicht richtig identifizieren, wenn zu viele Dokumente mit demselben Namen übermittelt wurden und die dem Namen angefügten eindeutigen Zeichen keine sinnvolle Form der Identifikation bieten. Arbeitsblattaktion: Erfassen Sie im Arbeitsblatt für Einstellungen der Inhaltsorganisation, ob die SharePoint-Versionsverwaltung (Standard) verwendet werden soll oder ob eindeutige Zeichen an das Ende von doppelten Dateinamen angefügt werden sollen. Kontext beibehalten Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird für Dokumente, die die ursprünglichen Überwachungsprotokolle und Eigenschaften enthalten, der Kontext beibehalten und mit den Dokumenten gespeichert. Dies kann wichtig sein, wenn Sie alle Verlaufsinformationen zum Dokument beibehalten möchten, beispielsweise wenn ein Dokument an eine Datenarchiv-Website gesendet wird. Wird der Kontext beibehalten, können Benutzer über die Seite Eigenschaften anzeigen eines Elements auf Konformitätsdetails klicken. 247 Hinweis: Das Beibehalten des Kontexts hat Auswirkungen auf den Speicher. Überwachungsdaten können rasch angesammelt werden und viel Speicherplatz in einer Inhaltsdatenbank einnehmen, besonders dann, wenn die Ansichtsüberwachung aktiviert ist. Weitere Informationen zur Auswirkung von Überwachungsdaten auf die Speicherkapazität finden Sie im Abschnitt zur Speicherung und zur SQL-Kapazitätsplanung und -konfiguration. Arbeitsblattaktion: Erfassen Sie im Arbeitsblatt für Einstellungen der Inhaltsorganisation, ob das ursprüngliche Überwachungsprotokoll und die Eigenschaften für Dokumente an diese Website übermittelt werden sollen. Regel-Manager Sie können Benutzer angeben, die Regeln erstellen und bearbeiten können. RegelManager müssen die Berechtigungen zum Verwalten der Website besitzen, damit sie Regeln erstellen und bearbeiten können. Regel-Managern müssen die MetadatenAusdruckssätze und Bedingungen bekannt sein, damit sie Regeln erstellen können, mit deren Hilfe die Lösung der auf Metadaten basierenden Weiterleitung und Speicherung möglichst effektiv implementiert wird. Zudem ist es wichtig, dass Regel-Manager die umfassenderen Implikationen der erstellten Regeln bestimmen. Es ist beispielsweise sehr wichtig, dass alle Regel-Manager in der Organisation die richtige Aktion für den Fall bestimmen, dass ein Ordner zu groß wird. In den meisten Fällen erfüllt die Person, die die Regel erstellt, auch die Aufgabe des Regel-Managers. Unter einigen Umständen, wenn Sie beispielsweise eine ganze Gruppe neuer Regeln erstellen, möchten Sie vielleicht andere Regel-Manager angeben, die sicherstellen müssen, dass die Regel die ursprünglich erwarteten Ziele erfüllt. Wenn Sie angeben, dass Regel-Manager per E-Mail benachrichtigt werden, sobald Übermittlungen keiner Regel entsprechen, oder wenn Inhalte in der Abgabebibliothek verblieben sind, können Sie mehrere Regel-Manager angeben, falls der ursprüngliche Regel-Manager nicht verfügbar ist. Regel-Manager besitzen die Berechtigungen zum Bearbeiten aller Elemente in der Abgabebibliothek, um fehlende oder falsche Metadaten bei Bedarf für ein Dokument einzugeben bzw. zu verbessern, damit das Element einer Regel entspricht. Arbeitsblattaktion: Erfassen Sie im Arbeitsblatt für Einstellungen der Inhaltsorganisation die Benutzer oder Gruppen, die als Regel-Manager für die Website agieren. Planen von Regeln für die Inhaltsorganisation Regeln für die Inhaltsorganisation bilden den Kern der auf Metadaten basierenden Weiterleitung und Speicherung von Inhalten. Durch die Bedingungen in den Regeln wird bestimmt, ob die Regel auf ein Element angewendet werden soll, und wenn alle Bedingungen in der Regel zutreffen, wird vom Zielspeicherort angegeben, wohin das Element gesendet wird. Beim Erstellen von Regeln müssen einige wichtige Aspekte beachtet werden. So können am besten allgemeine Regeln erstellt werden: das Erstellen und Senden an einen eindeutigen Ordner für jeden eindeutigen Wert einer bestimmten Metadatenspalte. Erstellen Sie Regeln für alle möglichen Übermittlungen. Erstellen Sie hierzu nur eine einfache Regel, die für einen bestimmten Inhaltstyp gilt. Oder erstellen Sie viele Regeln, 248 die auf zahlreiche komplexe Arten Daten senden. Falls die Abgabebibliothek zahlreiche Elemente enthält, auf die keine der Regeln zutrifft, müssen Sie für diese Elemente feststellen, warum keine Regel angewendet wird. Dies kann auftreten, wenn Regeln nicht die Metadateneigenschaften widerspiegeln, die den Benutzern beim Tagging eines Dokuments zur Verfügung stehen. Die in diesem Abschnitt bereitgestellten Informationen sollen Sie beim Planen von Regeln unterstützen, die ein effektiver Teil der Lösung der auf Metadaten basierenden Weiterleitung und Speicherung sein sollen. Das Arbeitsblatt für Inhaltsorganisationsregeln soll als Unterstützung beim Planen von Regeln dienen. Füllen Sie ein separates Arbeitsblatt für jede neue Regel aus, die Sie erstellen möchten. Bestimmen des Regelnamens Der Regelname wird in den Berichten zum Inhalt und Dateienplan der Website verwendet. Legen Sie eine Benennungskonvention für Regeln fest, damit bestimmte Regeln in den Berichten und in der Liste der Regeln für die Inhaltsorganisation leichter identifiziert werden können. Wenn möglich, sollte der Regelname das Ziel der Regel beschreiben, die von der Regel organisierten Dokumenttypen angeben und/oder eine Unterscheidung bei den Bedingungen der Regel bereitstellen. Arbeitsblattaktion: Erfassen Sie im Arbeitsblatt für Inhaltsorganisationsregeln den Regelnamen. Bestimmen des Status und der Priorität einer Regel Beim Erstellen einer Regel können Sie angeben, ob die Regel aktiv oder inaktiv ist. Ist eine Regel aktiv, können Sie eine Priorität von 1, die höchste Priorität, bis 9, die niedrigste Priorität, angeben. Falls mehrere Regeln die Bedingungen erfüllen, wird die Regel mit der höchsten Priorität zuerst angewendet. Arbeitsblattaktion: Erfassen Sie im Arbeitsblatt für Inhaltsorganisationsregeln die Regelpriorität. Bestimmen des Inhaltstyps Eine Regel muss mindestens eine Metadateneigenschaft definieren: den Inhaltstyp. Über den Inhaltstyp können Sie dann weitere Eigenschaften auswählen, die in den Bedingungen für die Regel verwendet werden. Falls ein Inhaltstyp über einen alternativen Namen oder Alias auf einer anderen Website verfügt, können Sie die Angaben dort vornehmen. Es sind die Inhaltstypgruppen verfügbar, die sich zurzeit in der Websitesammlung oder auf der aktuellen Website befinden. Wenn ein Dokument mit einer Regel nach dem Inhaltstypalias übereinstimmt, wird das Dokument nach dem Inhaltstyp der Regel organisiert, und nicht nach dem Inhaltstypalias. Es stehen nur die Typen der ausgewählten Inhaltstypgruppe zur Verfügung. Sie können eine Regel erstellen, die auf Dokumente mit einem unbekannten Inhaltstyp angewendet werden, indem Sie Dieser Inhaltstyp besitzt Alternativnamen in anderen Websites auswählen und dann * in Alternativnamen hinzufügen eingeben. Verfügbare Inhaltstypgruppen und -typen (Standard) Busine Inhaltsorg Digi Dokument Dokument Seitenlay Veröffentlichung ss anisation tale enmappe out Intellig s ence Obj ekt 249 Sonder Benutzer format definiert Busine Inhaltsorg Digi Dokument Dokument Seitenlay Veröffentlichung ss anisation tale enmappe out Intellig s ence Obj ekt Sonder Benutzer format definiert Bericht Übermittl Aud Standard Dokument Artikelsei Seite enmappe te ung per io seite E-Mail Unbek annter Doku mentty p Webp artseit e mit Statusl iste Graf Dokumen ik t Umleitun Seitenlayout gsseite Ric Spalten h- für Dublin Med Core ia- Metadata Obj ekt Willkom Veröffentlichungsg mensseit estaltungsvorlage e Vid Formular eo Verknüpfu ng zu einem Dokumen t Listenansi chtFormatvo rlage Gestaltun gsvorlage Bild Webparts eite Wikiseite Sie können auch eine Regel erstellen, die auf einen benutzerdefinierten Inhaltstyp angewendet wird, der von einem Standardinhaltstyp (in der Tabelle oben) als übergeordnetem Inhaltstyp abgeleitet wurde. 250 Arbeitsblattaktion: Erfassen Sie im Arbeitsblatt für Inhaltsorganisationsregeln die Inhaltstypgruppe, den Typ und den alternativen Namen auf anderen Websites. Planen der Bedingungen Regeln werden nach eigenschaftsbasierten Bedingungen angewendet. Sie können bis zu 6 Bedingungen für eine einzelne Regel definieren. Alle Bedingungen müssen für die Regel zutreffen, damit sie angewendet und das Element an seinen Zielspeicherort gesendet wird. Es können die Eigenschaften in einer Bedingung verwendet werden, die dem Inhaltstyp zugeordnet sind. Da mindestens ein Inhaltstyp angegeben werden muss, ist auch mindestens eine Bedingung vorhanden. Wenn Sie einen Inhaltstyp angeben, jedoch keine zusätzlichen eigenschaftsbasierten Bedingungen definieren, werden alle Elemente von der Regel nur nach dem Inhaltstyp organisiert. Wenn eine Bedingung definiert wird, trifft diese Bedingung zu, wenn ein Wert das Produkt einer Eigenschaft und eines Operators ergibt. Platzhalter können nicht als Wert für eine Bedingung angegeben werden. Falls ein Wert nicht mit der Bedingung übereinstimmt, wird die Regel nicht angewendet, und das Element verbleibt in der Abgabebibliothek. Arbeitsblattaktion: Mithilfe der Seite für die Inhaltsorganisationsregel können Sie die Eigenschaften bestimmen, die für den ausgewählten Inhaltstyp verfügbar sind. Erfassen Sie dann im Arbeitsblatt für Inhaltsorganisationsregeln die Bedingungen für die Regel. Planen des Zielspeicherorts Jede Regel muss einen Zielspeicherort angeben, an den die Elemente, die der Regel entsprechen, gesendet werden. Bei einem Zielspeicherort kann es sich um eine andere Website, Bibliothek oder einen anderen Ordner handeln. Eine Regel kann auch angeben, dass für jeden eindeutigen Wert einer bestimmten Eigenschaft ein neuer Ordner am Zielspeicherort erstellt wird. Wird eine andere Bibliothek angegeben, muss diese Bibliothek den Inhaltstyp einschließen, der in der Regel angegeben ist. Sie können ein Format für die Namen neuer Ordner angeben. Standardmäßig wird für einen neuen Ordner das Namensformat %1 - %2 verwendet, wobei %1 durch den Namen der Eigenschaft und %2 durch den Wert der Eigenschaft ersetzt wird. Wenn Sie beispielsweise die Berichtsstatus-Eigenschaft verwendet haben und ein neues Element empfangen wurde, für das der Berichtsstatus-Wert auf Abgeschlossen festgelegt ist, würde ein Ordner mit dem Namen Berichtsstatus - Abgeschlossen erstellt. Falls zahlreiche eindeutige Eigenschaften vorhanden sind und viele neue Ordner erstellt werden, müssen Sie sicherstellen, dass Sie ein Format für die Ordnernamen angeben, das für die Benutzer in der Organisation sinnvoll ist. Wenn Sie sich dazu entschließen, für jede eindeutige Eigenschaft einen neuen Ordner zu erstellen, müssen Sie bedenken, wie viele Elemente jeden neuen Ordner füllen können. Verwenden Sie die Option zum Erstellen von Ordnern für eine eindeutige Eigenschaft, wenn diese Gruppierung von Elementen sinnvoll ist. Das Erstellen eines neuen Ordners für jede eindeutige Eigenschaft kann, wenn Hunderte oder sogar Tausende eindeutige Eigenschaften auftreten können, zu einer verwirrenden und unnötig hohen Anzahl von Ordnern führen, in denen dann in den Standardlistenansichten nur mit Schwierigkeiten navigiert werden kann. Arbeitsblattaktion: Erfassen Sie im Arbeitsblatt für Inhaltsorganisationsregeln den Zielspeicherort und ob automatisch für jeden eindeutigen Wert einer Eigenschaft ein neuer Ordner erstellt wird. Erfassen Sie zudem das Format für den Namen des neuen Ordners. 251 Planen der Eigenschaften des Zielspeicherorts Wenn ein Inhaltselement an seinen Zielspeicherort gesendet wird, können neue Eigenschaften und Einstellungen angewendet werden, die für alle Elemente an diesem Speicherort gelten. So können beispielsweise alle Elemente in einer Bibliothek Personalwesen über eingeschränkte Anzeigeberechtigungen verfügen. Wenn Sie angeben, dass neue Unterordner am Zielspeicherort erstellt werden, erben diese Ordner die Eigenschaften des übergeordneten Speicherorts. Weitere Eigenschaften und Einstellungen können auf Websiteebene, in Websiteeinstellungen, und auf Bibliotheksebene, in Bibliothekseinstellungen, angegeben werden. Zusätzliche Eigenschaften Berechtigungen Durch das auf Metadaten basierende Weiterleiten von Inhalten an einen Zielspeicherort können Sie einen Zielspeicherort mit eindeutigen Berechtigungen angeben, wobei die Metadaten effektiv zum Anwenden von Berechtigungen verwendet werden. Versionsverwaltung Durch das auf Metadaten basierende Weiterleiten von Inhalten an einen Zielspeicherort kann an diesem Zielspeicherort ein bestimmter Dokumentversionsverlauf angegeben werden (Versionsverwaltung). Metadaten Durch das auf Metadaten basierende Weiterleiten von Inhalten an einen Zielspeicherort können an diesem Zielspeicherort weitere Metadaten und EnterpriseSchlüsselwörter angewendet werden. Aufbewahrungs- und Inhaltstyprichtlinien Durch das auf Metadaten basierende Weiterleiten von Inhalten an einen Zielspeicherort können Inhalte an diesem Zielspeicherort einer Aufbewahrungsrichtlinie unterliegen, sodass die Inhalte auf jeden Fall gespeichert werden. Workflows Durch das auf Metadaten basierende Weiterleiten von Inhalten an einen Zielspeicherort können Inhalte an diesem Zielspeicherort Workflows unterliegen. Arbeitsblattaktion: Erfassen Sie im Arbeitsblatt für Inhaltsorganisationsregeln zusätzliche Eigenschaften, die auf den Zielspeicherort angewendet werden. Siehe auch Konzepte Auf Metadaten basierende Weiterleitung und Speicherung (Übersicht) (SharePoint Server 2010) Metadatennavigation (Übersicht) (SharePoint Server 2010) Weitere Ressourcen Plan managed metadata (SharePoint Server 2010) 252 Metadatennavigation (Übersicht) (SharePoint Server 2010) Dieser Artikel enthält Informationen, die Lösungsplaner und -designer bei der Verwendung des Features "Metadatennavigation und Filtern" in Microsoft SharePoint Server 2010 im Rahmen einer umfassenden Dokumentverwaltungslösung unterstützen. Inhalt dieses Artikels: Informationen zur Metadatennavigation in SharePoint Server 2010 Benutzersteuerelemente für die Metadatennavigation Steuerelemente für Listenbesitzer Automatische Indizierung Indizierte Abfragen Fallbackabfragen Informationen zur Metadatennavigation in SharePoint Server 2010 "Metadatennavigation und Filtern" ist ein neues Feature in SharePoint Server 2010, mit dem Benutzer Inhalte in Dokumentbibliotheken mithilfe von Metadaten filtern und suchen können. Das Feature "Metadatennavigation und Filtern" weist Folgendes auf: Eine einfache Benutzeroberfläche Die Metadatennavigation basiert auf dem SharePoint-Strukturansichthierarchie-Steuerelement in Kombination mit dem neuen Schlüsselfilter-Steuerelement und bietet Benutzern ein leistungsfähiges Tool für die Suche nach Inhalten basierend auf Metadaten. Steuerelemente für Listenbesitzer Durch die Konfiguration von Navigationseinstellungen für Metadaten können Listenbesitzer Felder in einer Liste als Schlüsselnavigationsfelder höher stufen. Benutzer, die diese Listen anzeigen, können dann die aktuelle Listenansicht weiter filtern, um nur Elemente mit den gewünschten Werten in diesen Feldern anzuzeigen. Automatische Indizierung Mit diesem optionalen Vorgang können basierend auf den Feldern, die für die Liste als Navigationsfelder höher gestuft wurden, automatisch Listenindizes erstellt werden. Durch die automatische Indizierung können die Abfrageergebnisse und die Leistung optimiert werden. Benutzersteuerelemente für die Metadatennavigation Die Metadatennavigation basiert auf bereits in SharePoint vorhandene Features für die Listenansichtsnavigation. Listenansichten ohne konfigurierte Metadatennavigation bieten eine einfache hierarchische Ansicht und sind für die Suche nach Inhalten über die 253 physikalische Struktur geeignet, z. B. Websites, Bibliotheken und Ordner. Diese Listenansichten werden jedoch beim Navigieren in zu vielen Elementen oder durch den Schwellenwert für die Listenansicht blockiert, wenn Sie Ordner mit mehr als 5000 Elementen durchsuchen. Hinweis: Standardmäßig wird ein Schwellenwert für die Listenansicht von 5000 Elementen verwendet. Administratoren können den Schwellenwert für die Listenansicht mithilfe von Windows PowerShell ändern. Die Metadatennavigation erweitert die Möglichkeiten von Listenansichten und kombiniert sie mit einem Schlüsselfilter-Steuerelement, um für Benutzer das Auffinden von Inhalten zu vereinfachen, indem sie in einer Dokumentansicht anhand von einem oder mehreren Navigationsfiltern eine Teilmenge herausfiltern. Die Metadatennavigation enthält die folgenden Benutzersteuerelemente: Navigationshierarchien Nutzen und erweitern Sie die Möglichkeiten von Listenansichten, um in Hierarchien von Ordnern, Inhaltstypen, Auswahlfeldern oder verwalteten Metadaten-Ausdruckssätzen zu navigieren. Auf diese Weise können Benutzer mithilfe von Listenansichten eine Metadatenhierarche filtern, so wie sie das vom Navigieren in Ordnern gewohnt sind. Wenn Sie ein Element in einer Hierarchie für eine verwaltete Metadatenspalte auswählen, werden alle Elemente angezeigt, die für das Feld, das dieser Hierarchie zugeordnet ist, mit dem angegebenen Ausdruck oder untergeordneten Ausdrücken markiert sind. Die Benutzer können dann das Element erneut auswählen, um nur nach diesem speziellen Ausdruck zu filtern und die untergeordneten Ausdrücke nicht einzuschließen. Navigationshierarchien werden zusammen mit Filtern, die in der Listenansichtsdefinition angegeben sind, und mit Filtern, die in den Spalten des Listenansicht-Webparts angegeben sind, verwendet. In Kombination mit Schlüsselfiltern ergeben sich vier unterschiedliche Methoden zum Filtern einer Listenansicht. Schlüsselfilter Dieses Steuerelement wird unterhalb des WebsitehierarchieSteuerelements angezeigt und kann aus mehreren Feldern bestehen, wie z. B. Datum, Auswahl, Inhaltstyp, Einzelwert- und Mehrfachwertfelder, Währung, ja/nein und Benutzerfelder. Eine beliebige Anzahl von Schlüsselfiltern kann in Kombination mit einer ausgewählten Navigationshierarchie angewendet werden. Schlüsselfilter können für einen wesentlich größeren Bereich von Spaltentypen angegeben werden und bestehen aus einem leeren Feld, das mit dem repräsentierten Spaltentyp übereinstimmt. Die Benutzer können dann Text in das Feld eingeben, um nach dieser Spalte zu filtern. Beispielsweise können Sie die Spalte Geändert von als Schlüsselfilter hinzufügen und anschließend einen Benutzeranzeigenamen oder Benutzernamenalias eingeben und diesen auflösen, um die Ergebnisse anzuzeigen, bei denen der Wert der Spalte Geändert von mit dem eingegebenen Benutzer übereinstimmt. Eine beliebige Anzahl von Schlüsselfiltern kann gleichzeitig sowie in Kombination mit einer Navigationshierarchie verwendet werden. 254 Schlüsselfilterfelder für verwaltete Metadaten ermöglichen die Eingabe mehrerer Ausdrücke durch manuelle Eingabe und Auswahl in den angezeigten Vorschlägen. Ein spezielles verwaltetes Metadatenfeld mit dem Namen Alle Kategorien kann ebenfalls verwendet werden. Mit diesem Feld werden die eingegebenen Ausdrücke mit Feldwerten für ein Element in einem der verwalteten Metadatenfelder im Listenschema verglichen. Falls sich der Benutzer im Stammordner der Liste befindet, werden beim Anwenden von Schlüsselfiltern alle Elemente in allen Ordnern der Liste abgefragt. Steuerelemente für Listenbesitzer Nachdem das Feature "Metadatennavigation und Filtern" für eine Website, Liste oder Bibliothek aktiviert wurde, können Besitzer Einstellungen auf der Seite Navigationseinstellungen für Metadaten, die über die Liste verfügbar ist, oder auf der Seite Dokumentbibliothekseinstellungen konfigurieren. Besitzer können Navigationshierarchie- und Schlüsselfilterfelder sowie die automatische Indizierung für Felder angeben. Automatische Indizierung Auf der Seite Navigationseinstellungen für Metadaten für eine Liste oder Bibliothek können Listenbesitzer mithilfe der Einstellung Automatische Spaltenindizierung für diese Liste konfigurieren angeben, ob Indizes automatisch für die Liste erstellt werden, sodass sie mit den ausgewählten Navigationshierarchie- und Schlüsselfilterfeldern übereinstimmen. Wenn diese Einstellung aktiviert ist (Standard), passiert beim Speichern der Seite Navigationseinstellungen für Metadaten Folgendes: Einspaltige Indizes werden für alle unterstützten Navigationshierarchiefelder erstellt. Einspaltige Indizes werden für alle unterstützten Schlüsselfilterfelder erstellt, mit Ausnahme des Felds Inhaltstyp und der Fehler Auswahl. Zusammengesetzte Indizes werden für alle unterstützten Kombinationen aus Navigationshierarchien und Schlüsselfiltern erstellt. Wenn Indizes automatisch erstellt werden, sind Abfragen für Listen zulässig, deren Elemente den Schwellenwert für die Listenansicht überschreiten. Es kann sein, dass Sie diese Einstellung deaktivieren und benutzerdefinierte Indizes konfigurieren müssen. Beispielsweise muss die automatische Indizierung deaktiviert werden, wenn eine Kombination aus einspaltigen Indizes und zusammengesetzten Indizes den Wert 20 überschreitet. Indizierte Abfragen Wenn das Feature "Metadatennavigation und Filtern" für eine Website aktiviert ist, wird durch die integrierte Optimierung zum Laden einer Listenansicht jeweils der optimale Index ausgewählt. Jedes Mal, wenn ein Benutzer eine Listenansicht lädt, eine Listenansicht aktualisiert, einen neuen Filter anwendet, einen Filter löscht oder eine Sortierung auf ein Feld anwendet, bestimmt die Abfrageoptimierung die optimale Methode zum Abfragen der Datenbank, ohne dass die Ansicht eingeschränkt wird. 255 Fallbackabfragen Wenn die Metadatennavigation feststellt, dass die aktuelle Benutzeranforderung nicht als selektive indizierte Abfrage ausgedrückt werden kann, wird eine Fallbackabfrage erstellt und ausgeführt. Bei einer Fallbackabfrage handelt es sich um eine geänderte Version der ursprünglichen Benutzerabfrage, mit der nur ein Teil der Liste abgefragt wird. Mit Fallbackabfragen sollen dem Benutzer Teilergebnisse angezeigt werden, die hilfreich sein können, selbst wenn die ursprüngliche Abfrage aufgrund einer Einschränkung der Listenansicht nicht ausgeführt werden konnte. Darüber hinaus können Fallbackabfragen für Listenbesitzer als Warnung dienen, dass die Datenverteilung in der Liste verschoben ist und dass von bestimmten Abfragen, die die Benutzer ausführen, vollständige Ergebnisse zurückgegeben werden, weshalb Benutzer möglicherweise nicht auf erforderliche Inhalte zugreifen können. Fallbackabfragen geben gelegentlich 0 Ergebnisse zurück, wenn in dem von der Abfrage gescannten Listenbereich keine Elemente mit Ergebnisse vorhanden sind, die mit der ursprünglichen Benutzerabfrage übereinstimmen. Da die Ergebnisse einer Fallbackabfrage nur einen Teil der vom Benutzer angeforderten Elemente darstellen, wird der Benutzer über eine auf dem Bildschirm angezeigte Meldung darauf hingewiesen, dass nur ein Teil der Ergebnisse angezeigt wird und dass er zusätzliche Filter anwenden muss, um alle Elemente anzuzeigen. Jedes Mal, wenn ein Benutzer einen zusätzlichen Filter angibt, hat das Abfragemodul die Möglichkeit, nach einer selektiven Kombination aus Filter/Index zu suchen, die nicht den Schwellenwert für die Listenansicht überschreitet und damit zu keiner Einschränkungsausnahme führt. Siehe auch Konzepte Auf Metadaten basierende Weiterleitung und Speicherung (Übersicht) (SharePoint Server 2010) 256 Planen von Dokumentbibliotheken (SharePoint Server 2010) In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie Dokumentbibliotheken planen und Bibliotheken in Ihre Microsoft SharePoint Server 2010-Dokumentverwaltungslösung integrieren. Dokumentbibliotheken sind Sammlungen von Dateien in SharePoint Server, die Sie gemeinsam mit anderen Websitebenutzern nutzen. Die meisten Dokumentverwaltungsfunktionen werden über Dokumentbibliotheken bereitgestellt. Im Rahmen der Planung der Dokumentverwaltung müssen Sie die Dokumentbibliotheken bestimmen, die den Anforderungen Ihrer Organisation am ehesten entsprechen. Planen von Dokumentbibliotheken Inhalt dieses Artikels: Bestimmen des Bibliothektyps Planen des Datenflusses von Inhalten Fördern der Verwendung von Dokumentbibliotheken in Office-Clientanwendungen Arbeitsblatt Bestimmen des Bibliothektyps Wenn Sie ermitteln, welche Dokumentbibliotheken den Anforderungen Ihrer Organisation am besten entsprechen, können Sie auch bestimmen, dass Sie mehrere Websites oder Websitesammlungen benötigen. Wenn Sie beispielsweise Inhalte für die Veröffentlichung bei externen Kunden erstellen, benötigen Sie möglicherweise eine Website (und Bibliothek), auf der die Inhalte erstellt und überprüft werden, und eine separate Website (eventuell in einer separaten SharePoint Server 2010-Installation), in der die Inhalte veröffentlicht werden. Wenn Sie Dokumentbibliotheken für mehrere Websites planen, müssen Sie möglicherweise auch planen, wie der Datenfluss der Inhalte von einer Website zu einer anderen erfolgt – durch manuelle Vorgänge, Workflows oder benutzerdefinierte Lösungen. In der folgenden Tabelle werden typische Verwendungsmöglichkeiten für Dokumentbibliotheken aufgelistet: Bibliothek Zweck Bibliothek auf einer Teamwebsite Zusammenarbeit, einfache Freigabe von Inhalten zwischen Kollegen, Inhaltssteuerung wie z. B. Versionsverwaltung sowie SharePoint Server-Suche 257 Bibliothek Zweck Bibliothek in einem Portalbereich Inhalte, die für eine breitere Benutzergruppe in der Organisation vorgesehen sind. Vergleichbar mit einer Bibliothek auf einer Teamwebsite, normalerweise jedoch mit einem strikteren Überprüfungs- und Genehmigungsprozess. Bibliothek auf einer Dokumentcenterwebsite Eine umfangreiche Bibliothek, die als Wissensdatenbank eines Unternehmens oder als historisches Archiv verwendet werden kann. Umfasst Features, mit denen die Benutzer in einer großen Anzahl von Dokumenten in einer tiefen Hierarchie einfacher navigieren, die Dokumente durchsuchen und verwalten können, indem sie bestimmte spezialisierte Webparts verwenden. Bibliothek in einem Datensatzrepository Spezielle Datensatzverwaltung. Jede Bibliothek entspricht einem Datensatztyp (z. B. einem Vertrag), den die Organisation aus Gründen der Einhaltung von Gesetzen beibehalten muss. In Bibliotheken werden Dokumente, Metadaten und entsprechende Überprüfungen beibehalten, und sie sollen schreibgeschützt sein. Bibliothek auf einer Internetwebsite (HTML) Enthält Webseiten, die in eine Internet- oder Intranetwebsite aufgenommen werden sollen. In SharePoint Server wird das direkte Bearbeiten von Webseiten unterstützt, und die zugrunde liegenden Dokumentbibliotheken für die einzelnen Seiten werden automatisch verwaltet. Bibliothek auf einer Internetwebsite (hybrid) Inhalt, der zum Herunterladen von einer Website verfügbar ist. Sie können Inhalte aus Dokumentbibliotheken auf einer Internetwebsite darstellen. Folienbibliothek Unterstützt die Freigabe, Verwaltung und Wiederverwendung von Microsoft PowerPoint-Folien. Im folgenden Beispiel wird veranschaulicht, wie Sie die Analyse verwenden können, die Sie in Analysieren der Dokumentverwendung ausgeführt haben, um die Dokumentbibliothekorganisation für Ihr Unternehmen besser planen zu können. In diesem Beispiel stellt Contoso Ltd. auf der Grundlage von Marktforschung Inhalte für 258 Kunden bereit. Die Inhalte werden vorwiegend von Beratern erstellt, die remote arbeiten. Dies erfolgt in einem Zyklus, in dem folgende Vorgänge ausgeführt werden: 1. Ein Partner wertet Ideen zu Kundenbindungen und Ausschreibungen aus. 2. Nachdem ein Vertrag zustande gekommen ist, versammelt ein Projektmanager ein Beraterteam und erstellt eine kundenbindungsspezifische Arbeitswebsite, auf der die Ergebnisse der Recherche aufgezeichnet werden und das Projekt abgeschlossen wird. 3. Wenn das Projekt abgeschlossen ist, werden die Dokumente für die Lieferung auf einer gesicherten Internetwebsite veröffentlicht, auf der die Kunden Zugriff auf die Dokumente haben. 4. Das Team schreibt auf der Grundlage des Projekts Dokumente mit bewährten Methoden und Fallstudien. 5. Wissensmanager erfassen, verwalten und archivieren die bewährten Methoden und andere Dokumente. 6. Lieferumfang, Verträge und andere Dokumente werden als Firmendatensätze beibehalten. 7. Mithilfe der von den Wissensmanagern verwalteten Inhalte werten die Partner Verkaufschancen aus und erstellen neue Vorschläge. In der folgenden Tabelle wird eine Dokumentverwendungsanalyse für dieses Szenario veranschaulicht: Dokumente Zweck Ideen zu Kundenbindungen und Ausschreibungen Autor Benutzer Format Entwickeln Projektleiter neuer Kundenbindung en Verkaufsleiter, Projektleiter .doc Vorschläge Beschreiben Projektleiter einer vorgeschlagene n Kundenbindung Projektmanager, .doc Mitglieder des Projektteams, Kunden Verträge Eingehen einer Rechtsanwalt Beratungsbindu ng Projektleiter, .doc Projektmanager, Verkaufsleiter, Kunden Rechercheergebnisse und Projektlieferumfangsentw ürfe Generieren von Projektleiter, Editoren, Dokumenten im Projektteilnehm technische Zusammenhan er, Berater Lektoren g mit der Kundenbindung DOC und andere Typen Dokumente des Lieferumfangs Generieren des Projektleiter endgültigen Lieferumfangs, wahrscheinlich 259 .pdf Kunden Dokumente Zweck Autor Benutzer Format aus DOCFormat konvertiert Dokumente mit Erfassen des bewährten Methoden und Wissens der Organisation Fallstudien Firmendatensätze Projektteilnehm Alle er, Berater, Teammitglieder Wissensmanag er Beibehalten Alle einiger Inhalte (z. B. Dokumente des Lieferumfangs) als Firmendatensät ze Verschiede ne Typen Manager von Alle Firmendatensätz en, Rechtsanwälte des Unternehmens Aus dieser Dokumentverwendungsanalyse gehen folgende Schlussfolgerungen hervor: Projektleiter benötigen zum Speichern von Ideen zu Kundenbindungen, Anfragen zu Kundenbindungen und Vorschlagsentwürfen Bibliotheken auf Teamwebsites. Rechtsanwälte benötigen zum Speichern von Vertragsvorlagen und aktiven Verträgen Bibliotheken in einem Portalbereich oder in einer zentralen Dokumentverwaltungswebsite. Projektleiter und Teilnehmer benötigen Bibliotheken auf Teamwebsites zum Erstellen von Rechercheergebnissen, Lieferumfang und Fallstudien. Kunden benötigen zum Anzeigen des endgültigen Lieferumfangs Bibliotheken auf einer Internetwebsite. Alle Mitglieder des Unternehmens benötigen zum Anzeigen von Dokumenten mit bewährten Methoden und Fallstudien Zugriff auf eine Dokumentcenterwebsite. Die Datensatzverwalter und Rechtsanwälte des Unternehmens benötigen zum Verwalten der Firmendatensätze Zugriff auf ein Datensatzrepository des Unternehmens. In der folgenden Abbildung wird veranschaulicht, wie diese Bibliotheken verteilt werden können. Die Websites werden in drei Websitesammlungen gehostet: in einer Internetwebsitesammlung für den Kundenzugriff, in einer Extranetwebsitesammlung für die Remoteerstellung durch die Teammitglieder und in einer Intranetwebsitesammlung für die sichere Verwaltung der Datensatz-Verwaltungswebsite. 260 Arbeitsblattaktion Das Arbeitsblatt für Dokumentbibliotheken (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0x407) wird zum Aufzeichnen Ihrer Bibliotheksplanungsentscheidungen bereitgestellt. Verwenden Sie dieses Arbeitsblatt, um die für Ihre Lösung erforderlichen Bibliotheken zusammen mit den darin enthaltenen Dokumenttypen aufzulisten. Beachten Sie, dass Bibliotheken mehrere Dokumenttypen enthalten können. Planen des Datenflusses von Inhalten Inhalte in einer Dokumentverwaltungslösung sind häufig bei der Navigation von einer Website zu einer anderen dynamisch, sodass sie jeweils den Anforderungen der Dokumentbenutzer entsprechen. Wenn Sie Dokumentbibliotheken planen, sollten Sie daher auch den Datenfluss von Inhalten aus einer Bibliothek oder Website zu einer anderen planen. In SharePoint Server stehen folgende Möglichkeiten des (manuellen oder dynamischen) Verschiebens von Inhalten zur Verfügung: 261 Sie können benutzerdefinierte Workflows erstellen, mit denen Inhalte von einer Website oder Bibliothek in eine andere kopiert oder verschoben werden. Mit einem Workflow wird ein Dokument durch einen Geschäftsprozess geführt. Dabei werden den Beteiligten Aufgaben zugewiesen, wenn ihre Rolle im Lebenszyklus des Dokuments aktiv wird. Ein Workflow kann dafür vorgesehen sein, ein Dokument von einer Website oder Bibliothek in eine andere zu verschieben. Informationen zum Planen von Workflows finden Sie unter Planen von Inhaltstypen und Workflows (SharePoint Server 2010). Autoren können ein Dokument in eine Bibliothek auf einer beliebigen Website kopieren, auf der sie über Autorberechtigungen verfügen. Die Beziehung zwischen dem Quell- und dem Zieldokument wird aufrechterhalten, sodass die Kopie nach Bedarf aktualisiert werden kann. Webseiten und ganze Websites können entweder manuell oder automatisch auf der Grundlage eines Zeitplans von einer Website auf einer anderen bereitgestellt und veröffentlicht werden. Inhalte können mithilfe der SharePoint Server-Benutzeroberfläche, mithilfe eines Workflows oder mithilfe einer benutzerdefinierten Lösung auf der Grundlage des Microsoft SharePoint Foundation-Objektmodells an die Datensatzverwaltungswebsite gesendet werden. Mithilfe von Webordnern oder Netzwerkressourcen kann ein Autor die Inhalte einer Dokumentbibliothek manuell aus einer Bibliothek oder Website in eine andere kopieren bzw. verschieben. In der folgenden Abbildung wird anhand des Beispiels veranschaulicht, wie einige dieser Inhaltsdatenflussmethoden angewendet werden. Beachten Sie, dass die bereitgestellte Internetwebsite der Erstellungsportalwebsite hinzugefügt wurde. 262 Mithilfe von Veröffentlichungsfeatures kann ein Autor Webseiten auf der Internetwebsite veröffentlichen. Mit dem Befehl Kopieren kann ein Autor Dokumente auf die Dokumentcenterwebsite kopieren. Mithilfe eines benutzerdefinierten Workflows kann ein Autor Dokumente in Dokumentbibliotheken auf der Internetwebsite kopieren. Mit dem Befehl An Datensatzrepository senden kann ein Autor Verträge an das Datensatzrepository des Unternehmens senden. Fördern der Verwendung von Dokumentbibliotheken in OfficeClientanwendungen Sie können die Dialogfelder Öffnen und Speichern von Microsoft Office Professional 2010 so anpassen, dass die Mitglieder der Organisation Dokumentbibliotheken als Speicherorte verwenden können. Durch das Hinzufügen von Websites zur Umgebungsleiste neben den Dialogfeldern Öffnen und Speichern können Sie den Zugriff mit einem einzigen Klick auf die Speicherorte ermöglichen, an denen die Benutzer ihre Dokumente speichern sollen. Dadurch können die Teammitglieder bei der Verwendung von Speichern in Office Professional 2010-Clientanwendungen mit den 263 Dokumentbibliotheken interagieren, und sie müssen nicht direkt auf den Server zugreifen, um ihre Dokumente hochzuladen. Wenn Sie die Verwendung von Websites in den Dialogfeldern Öffnen und Speichern fördern möchten, können Sie sie mithilfe eines Webdiensts veröffentlichen. Mit diesem Dienst wird eine Liste mit Websites bereitgestellt, die für bestimmte Benutzer auf der Grundlage ihrer Rollen ausgerichtet sind, oder mit den Websites, deren Mitglieder sie sind. Eine Office Professional 2010-Clientanwendung kann diesen Webdienst über die Option Meine SharePoint-Websites des Benutzers automatisch erkennen. Andere Serverprodukte können diesen Webdienst auch implementieren und den Ort des Diensts für die Office-Clientanwendung bereitstellen. Nachdem diese Konfiguration vorgenommen wurde, wird in Office Professional 2010 der Umgebungsleiste ein Eintrag hinzugefügt, der mit den vom Webdienst definierten Orten aufgefüllt wird. Alternativ können Administratoren Registrierungsschlüssel festlegen, um der Umgebungsleiste in den Office-Dialogfeldern Öffnen und Speichern bestimmte Websites hinzuzufügen. Registrierungsschlüssel werden mithilfe von Gruppenrichtlinien und einer Microsoft Active Directory-Verzeichnisdienstvorlage bereitgestellt, die im Office 2010 Resource Kit angeboten werden. Sie können die Speicherorte einschränken, an denen die Mitglieder von Organisationen mithilfe des Office-Dialogfelds Speichern Inhalte speichern können. Beispielsweise können Sie die Möglichkeit einschränken, Dateien auf Desktops zu speichern, und die Benutzer zwingen, Inhalte in einer Dokumentbibliothek zu speichern. In Office Professional 2010 können Sie steuern, wohin Benutzer navigieren können, um ihre Dokumente zu speichern. Das führt dazu, dass die Benutzer Dateien an genehmigten Speicherorten speichern. Beachten Sie, dass damit nicht sichergestellt wird, dass die Benutzer keine Dateien auf ihrem lokalen Computer oder an anderen nicht genehmigten Speicherorten speichern. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Dateien auf einem Computer zu speichern, und einige Personen mit entsprechender Motivation können die meisten Einschränkungen umgehen. Durch das Einschränken des Zugriffs auf diese Speicherorte über das Office-Dialogfeld Speichern können Sie jedoch die Anzahl der Teammitglieder, die solche nicht genehmigten Speicherorte verwenden, drastisch reduzieren. Wenn Sie die im Office-Dialogfeld Speichern verfügbaren Speicherorte einschränken möchten, verwenden Sie Gruppenrichtlinien, um die entsprechenden Registrierungsschlüssel festzulegen, mit denen diese Einstellung aktiviert wird, und definieren Sie die genehmigten lokalen, Netzwerk- oder Serverspeicherorte. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden alle Speicherorte, die nicht auf diese Weise definiert wurden (einschließlich der Standardverknüpfungen zum Desktop und zu Netzwerkumgebung), aus der Umgebungsleiste entfernt. Die Liste der genehmigten Speicherorte kann auf eine oder mehrere OfficeAnwendungen begrenzt werden. Beispielsweise kann ein Administrator die Speicherorte in Microsoft Access begrenzen, und in anderen Office-Anwendungen kann jeder beliebige Speicherort verwendet werden. Arbeitsblatt Notieren Sie die Informationen im Zusammenhang mit diesem Artikel im folgenden Arbeitsblatt: Arbeitsblatt für Dokumentbibliotheken (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0x407) 264 Planung der Speicherung von Unternehmensinhalten (SharePoint Server 2010) In diesem Artikel wird die Planung einer Lösung zur Speicherung von Unternehmensinhalten, die Microsoft SharePoint Server 2010 verwendet, beschrieben. Obwohl sich die Beispiele in diesem Artikel in erster Linie auf Lösungen beziehen, die auf SharePoint Server 2010 basieren, gelten die genannten Hinweise und Vorgaben sowohl für SharePoint Server 2010 als auch für SharePoint Foundation 2010, sofern nicht anderweitig vermerkt. Die Informationen und Hinweise in diesem Thema dienen als Einführung in die Konzepte der Speicherung von Unternehmensinhalten. Bestimmte Informationen in diesem Thema basieren auf ausführlicheren Dokumenten über Leistungs- und Kapazitätstests von Microsoft sowie auf anderen Artikeln mit ausführlichen Hinweisen zu bestimmten Konzepten. Es wird empfohlen, bei der Planung Ihrer Lösung zur Speicherung von Unternehmensinhalten auf diese Ressourcen zurückzugreifen. Weitere Informationen und Links finden Sie unter Zusätzliche Ressourcen nachfolgend in diesem Artikel. Inhalt dieses Artikels: Grundlegendes zur Speicherung von Unternehmensinhalten Standardszenarien der Verwaltung umfangreicher Inhalte Speichergrenzen: Vorteile und Aspekte der Inhaltsspeicherung Weiterleitung und Speicherung von Unternehmensinhalten auf der Grundlage von Metadaten Navigieren und Filtern von Unternehmensinhalten mithilfe von Metadaten Listenansichten Zusätzliche Ressourcen Grundlegendes zur Speicherung von Unternehmensinhalten Eine Dokumentverwaltungslösung ist viel mehr als die reine Bereitstellung eines Speicherorts für Dokumente. Eine umfassende unternehmensweite Dokumentverwaltungslösung erstreckt sich auf die Speicherung von Dokumenten über mehrere Ebenen hinweg, einschließlich der Speicherung in Websitesammlungen, Websites, Bibliotheken und Ordnern. Sie ermöglicht es Unternehmen auch, steigende Mengen an Unternehmensdokumenten effizient zu verwalten und sicherzustellen, dass Dokumentversionen aus verschiedenen Stufen des Lebenszyklus zu Referenzzwecken oder aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden können. In SharePoint Server 2010 wird die Speicherung umfangreicher Dokumente unterstützt. Eine Dokumentbibliothek kann Millionen von Dokumenten enthalten. Abhängig von der Art der Verwendung der Inhalte kann die Leistung von Websites mit zahlreichen 265 Dokumenten jedoch sinken. Mithilfe der Hinweise und Vorgaben in diesem Artikel können Sie Lösungen für die Verwaltung umfangreicher Inhalte entwerfen, die an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden können, und Benutzern Ihrer Lösung zugleich eine leistungsstarke Umgebung zum Erstellen und Verwenden der Dokumente bereitstellen. Entscheidungen, die Sie hinsichtlich der Kapazität von Websitesammlungen, Websites und Bibliotheken treffen, sollten nicht nur die physikalischen Speichereinschränkungen Ihrer Umgebung berücksichtigen, sondern auch auf Verwendungs- und Anzeigemuster der Inhalte von Benutzern eingehen. Wenn beispielsweise Benutzer eine Reihe von Dokumenten in einer Dokumentbibliothek mit Tausenden von Dokumenten anzeigen oder abfragen, kann die Leistung bei fehlerhafter Konfiguration der Website sinken. Oder wenn eine Vereinbarung zum Servicelevel die zweifache Sicherung von Inhalten pro Tag erfordert, ist die Leistung des Diensts bei zu umfangreichen Inhalten möglicherweise nur unzureichend. Standardszenarien der Verwaltung umfangreicher Inhalte Normalerweise sind Szenarien der Verwaltung umfangreicher Inhalte Varianten eines der folgenden Szenarien: Umfangreiche Dokumenterstellungsumgebung Umfangreiches Inhaltsarchiv Sehr umfangreiches Inhaltsarchiv Die hier bereitgestellten Szenariobeschreibungen dienen der Verdeutlichung der Auffassung von umfangreichen Lösungen und der Bereitstellung von Beispielen, die die Ziele Ihrer Inhaltsverwaltung widerspiegeln sollen. Selbstverständlich schließen diese Beschreibungen nicht alle Aspekte eines bestimmten Szenarios ein. Es existieren Dutzende, ja sogar Hunderte spezieller Aspekte eines bestimmten Szenarios, die über die Reichweite dieses Artikels hinausgehen. Umfangreiche Dokumenterstellungsumgebung In einer umfangreichen Dokumenterstellungsumgebung kann beispielsweise eine Website eine Bibliothek enthalten, in der Benutzer 50.000 oder mehr Dokumente in 500 oder mehr Ordnern bearbeiten. Die Versionsverwaltung ist aktiviert, und normalerweise sind unzählige Versionen von jedem Dokument vorhanden. Dokumente werden häufig ein- und ausgecheckt, und Workflows dienen der Steuerung der Lebenszyklen. Eine Standarddatenbank für diese Art von Website enthält ca. 150 Gigabyte (GB) an Daten. Mithilfe von Bibliothekseinstellungen kann die Anzahl der gespeicherten Versionen eingeschränkt und so der Datenbankverbrauch gesenkt werden. (Beachten Sie, dass jede Version eines Dokuments in der Datenbank getrennt gespeichert wird.) Normalerweise sind in einer umfangreichen Dokumenterstellungsumgebung 80 % der Websitebenutzer Autoren mit Zugriff auf Haupt- und Nebenversionen von Dokumenten, während 20 % der Websitebenutzer über Leseberechtigungen verfügen und nur Hauptversionen des Inhalts anzeigen können. Eine umfangreiche Dokumenterstellungsumgebungs-Website kann auf der SharePoint Server 2010-Websitevorlage Dokumentcenter basieren, einschließlich einer einzelnen, großen Dokumentbibliothek, die für eine umfangreiche Dokumenterstellung optimiert ist. Umfangreiches Inhaltsarchiv 266 Ein umfangreiches Inhaltsarchiv ist ein Dokumentrepository, in dem Benutzer Dokumente anzeigen oder neue Dokumente hochladen. Auf der Website erfolgt wenig oder keine Dokumenterstellung. Es gibt zwei primäre Szenarien für umfangreiche Inhaltsarchive: Wissensdatenbanken und Datensatzverwaltung. Auf einer Wissensdatenbankwebsite liegt von den meisten Dokumenten nur eine einzige Version vor, damit die Website problemlos für Millionen von Dokumenten vertikal skaliert werden kann (maximal werden 30 Mio. Dokumente empfohlen). Der Inhalt wird normalerweise in einer einzigen Datenbank von bis zu 1 Terabyte gespeichert. In einem typischen Szenario, beispielsweise für das technische Supportcenter eines Unternehmens, greifen möglicherweise 10.000 Benutzer auf den Inhalt zu, hauptsächlich zum Lesen. Ein Teil der Benutzer (3.000 bis 4.000) lädt möglicherweise neuen Inhalt auf die Website hoch. Eine Wissensdatenbankwebsite kann auf der Websitevorlage Dokumentcenter basieren. Ein anderer Typ eines umfangreichen Inhaltsarchivs ist ein Datenarchiv, das auf der Websitevorlage Datenarchiv basiert. Die Verwendung der Websitevorlage Datenarchiv wird für Websites empfohlen, die 1 Mio. oder mehr Dokumente enthalten. Diese Websitevorlage enthält Features, die Sie zum Verwalten der Beibehaltung und Anordnung von Datensätzen (Dokumente, die als Beweis für Aktivitäten oder Transaktionen der Organisation dienen und für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen) verwenden können. Ähnlich wie eine Wissensdatenbankwebsite enthält ein Datenarchiv eine einzige Version von jedem Dokument und kann normalerweise Millionen von Dokumenten enthalten. Die Anzahl der Benutzer, die Inhalte an ein Datenarchiv senden, ist sehr viel größer als die Anzahl der Benutzer, die Inhalte anzeigen oder lesen. Sehr umfangreiches Inhaltsarchiv Ein sehr umfangreiches Inhaltsarchiv kann als Verweisbibliothek oder Inhaltsrepository verwendet werden. Für die Skalierung über ein umfangreiches Inhaltsarchiv hinaus kann ein sehr umfangreiches Inhaltsarchiv 50 Mio. oder mehr Dokumente verteilt über mehrere Websitessammlungen enthalten. Der Inhalt einer einzelnen Websitesammlung kann als BLOB-Daten (Binary Large Object) in mehreren Inhaltsdatenbanken oder mithilfe eines Remote-BLOB-Speichers (RBS) gespeichert werden. Mithilfe eines Remote-BLOBSpeichers können Daten außerhalb von SQL Server gespeichert werden, wodurch kostengünstige Speicheroptionen möglich sind und die Größe der Inhaltsdatenbanken gesenkt wird. Der SharePoint-Suchdienst oder FAST Search for SharePoint werden zum Auffinden von Inhalten, die sich auf mehrere Websitesammlungen erstrecken, verwendet. Speichergrenzen: Vorteile und Aspekte der Inhaltsspeicherung Websitesammlungen Eine Websitesammlung ist eine Reihe von Websites mit demselben Besitzer und gemeinsamen Verwaltungseinstellungen. Jede Websitesammlung enthält eine Website auf höchster Ebene und kann mindestens eine Unterwebsite enthalten. Eine Websitesammlung verfügt normalerweise über eine gemeinsame Navigationsstruktur. Der Zusammenhang von Websites in einer Websitesammlung besteht normalerweise in deren Zweck. Speichern Sie zum Maximieren der Verwendbarkeit Ihrer Lösung alle zusammenhängenden Daten und sämtliche Inhalte in einer einzigen Websitesammlung. Dadurch entstehen die folgenden Vorteile: 267 Inhaltstypen und Spalten, die in einer Websitesammlung verwaltet werden, können von allen Websites in der Websitesammlung verwendet werden. Der verwaltete Metadatendienst kann zum Zusammenfassen von Inhaltstypen und Spaltendefinitionen über mehrere Websitesammlungen hinweg verwendet werden. In der Websitesammlung verwaltete Informationsverwaltungsrichtlinien können für Inhalte auf allen Websites in der Websitesammlung verfügbar gemacht werden. Der Suchdienst kann für alle Inhalte mehrerer Websitesammlungen verwendet werden. Einige Ansichten listen Dokumente aus mehreren Websites in einer einzelnen Websitesammlung auf (z. B. eine Ansicht, die alle Aufgaben aufzählt, die einem Benutzer innerhalb einer Websitesammlung zugewiesen wurden). Außerdem können Entwickler Datenbankabfragen über mehrere Websites in einer Websitesammlung erstellen. Abfragen über mehrere Websites werden jedoch nicht für mehrere Websitesammlungen unterstützt. Inhaltskontingente und andere Kontingente können nur auf Ebene der Websitesammlung verwaltet werden. Berücksichtigen Sie beim Planen der Zuordnung von Inhalten zu einer oder mehreren Websitesammlungen die folgenden Einschränkungen: Alle Websites in einer Websitesammlung verwenden dieselben Back-EndRessourcen. Insbesondere muss sämtlicher Inhalt einer Websitesammlung in derselben Inhaltsdatenbank gespeichert werden. Die Leistung von Datenbankvorgängen, beispielsweise das Sichern und Wiederherstellen von Inhalten, hängt daher von der Menge des Inhalts in der gesamten Websitesammlung, der Größe der Datenbank, der Geschwindigkeit der Server, die die Datenbank hosten, und anderen Faktoren ab. Abhängig vom Umfang des Inhalts und der Konfiguration der Datenbank müssen Sie eine Websitesammlung möglicherweise in mehrere Websitesammlungen segmentieren, um die Vereinbarungen zum Servicelevel für das Sichern und Wiederherstellen, den Durchsatz oder andere Anforderungen zu erfüllen. Es sprengt den Rahmen dieses Artikels, Hinweise und Vorgaben zum Verwalten der Größe und Leistung von Datenbanken zu bieten. Platzieren Sie besonders sehr aktive Websites in separaten Websitesammlungen. Beispielsweise kann eine Wissensdatenbank-Website im Internet, die anonymes Browsen ermöglicht, viel Datenbankaktivität generieren. Wenn andere Websites dieselbe Datenbank verwenden, kann deren Leistung beeinträchtigt werden. Durch Ablegen der Wissensdatenbank-Website in einer separaten Websitesammlung mit einer eigenen Datenbank können Sie Ressourcen für andere Websites freigeben, die nun mit dieser Website nicht mehr um Datenbankressourcen konkurrieren müssen. 268 Hinweis: SharePoint Foundation und SharePoint Server 2010 enthalten eine Vielzahl von Features, die für Ihre IT-Abteilung die Notwendigkeit zur Wiederherstellung von Inhalten reduzieren. Der Papierkorb und der Papierkorb der Websitesammlung bieten einen doppelten Sicherheitsmechanismus zum Wiederherstellen versehentlich gelöschter Objekte. Auch die Versionsverwaltung für Dokumente bietet eine Art Sicherheitsnetz für verlorene Dokumente, da zumindest die letzte Version verfügbar ist. Zur weiteren Sicherstellung der Verfügbarkeit von früheren Versionen können Administratoren die Berechtigung für Autoren zum Löschen von Versionen aus den Berechtigungen entfernen. Dadurch kann sichergestellt werden, dass frühere Versionen der Inhalte verfügbar sind, ohne dass diese aus der Datenbank wiederhergestellt werden müssen. Websites Eine Website ist die primäre Methode zum Organisieren zusammenhängender Inhalte in SharePoint Server 2010 und SharePoint Foundation. Vorteile des Speicherns von Inhalten in derselben Website: Es ist leichter, Seiten zu erstellen, auf denen Ansichten von mehreren Bibliotheken angezeigt und aufgelistet werden, wenn sich diese in derselben Website befinden. Mithilfe der Websitevorlage Dokumentcenter können Sie eine Website erstellen, die auf das Erstellen und Verwenden unzähliger Dokumente ausgelegt ist. Die Benutzeroberfläche für die Websitenavigation ist für die Erleichterung der Suche und Navigation zu Bibliotheken in derselben Website optimiert Sie können eine Reihe von Inhaltstypen und Websitespalten für die Verwendung in einer Website definieren. Bibliotheken Vorteile des Speicherns von Inhalten in derselben Bibliothek: Für Benutzer ist es einfacher, neue Dokumente hinzuzufügen oder nach vorhandenen Dokumenten innerhalb einer einzelnen Bibliothek zu suchen. Viele Einstellungen für die Dokumentverwaltung, wie Berechtigungen, Versionsverwaltung für Inhalte und Genehmigung, werden auf Bibliotheksebene angewendet. Ansichten, die mithilfe der Benutzeroberfläche erstellt werden, sind an eine bestimmte Bibliothek gebunden. Informationsverwaltungsrichtlinien, beispielsweise Einstellungen für die Überwachung und Aufbewahrung von Inhalten, können auf eine Bibliothek angewendet werden. Bei bestimmten Bibliotheken können ausschließlich Richtlinien für die Aufbewahrung verwendet werden. Bei der Planung der Speicherung von Inhalten in derselben Bibliothek sollten Sie folgende Einschränkungen bedenken: Einstellungen, wie erforderliches Auschecken oder Versionsverwaltung, werden auf der Ebene der Dokumentbibliothek angegeben. Wenn Sie unterschiedliche Einstellungen für andere Dokumente angeben möchten, müssen Sie diese 269 Dokumente in einer separaten Bibliothek mit den erforderlichen jeweiligen Einstellungen ablegen. Ansichten, die Spalten enthalten, die nur für einen Inhaltstyp verwendet werden, sind möglicherweise nicht hilfreich, da kein Metadatenwert für Objekte mit anderen Inhaltstypen angezeigt wird. Die Leistung von Ansichten ist eingeschränkt, wenn die Anzahl der angezeigten Elemente den Schwellenwert für die Listenansicht von 5.000 Elementen (Standardeinstellung) übersteigt. Darüber hinaus werden keine Abfragen ausgeführt, wenn der Schwellenwert für die Listenansicht überschritten wird. Organisieren Sie den Inhalt der Bibliothek in Ordnern mit maximal 5.000 Elementen, oder erstellen Sie Ansichten, die die Metadatennavigation sowie indizierte Spalten nutzen, um Sätze mit maximal 5.000 Elementen zurückzugeben. Ordner Ein Ordner ist eine benannte Unterabteilung des Inhalts einer Bibliothek, ähnlich den Ordnern in einem Dateisystem. Der Hauptzweck von Ordnern besteht im Organisieren von Inhalten, damit diese der erwarteten Funktionalität der Bibliothek entspricht. Wenn beispielsweise eine Bibliothek Produktspezifikationen bereitstellen soll, kann der Satz von Ordnern in der Bibliothek für jeden Featurebereich im Produkt oder jedes Teammitglied, das Produktspezifikationen schreibt, benannt werden. Durch Aufteilen der Inhalte auf mehrere Ordner, die jeweils 5.000 (Standardeinstellung des Schwellenwerts für die Listenansicht) oder weniger Elemente enthalten. ist die Leistung für die Ansichten der Ordner gut. Um diesen Vorteil zu nutzen, müssen in Ordnern verfügbare Ansichten so konfiguriert werden, dass nur Elemente innerhalb der Ordner angezeigt werden (dieses Feature steht in der Standardschnittstelle zum Erstellen von Ansichten zur Verfügung). Beachten Sie außerdem, dass Ansichten in den Ordnern nicht mithilfe indizierter Spalten gefiltert werden müssen, wenn die Ordner 5.000 oder weniger Elemente enthalten. Bei Ordnern mit mehr als 5.000 Elementen können Sie die Leistung durch Verwenden der Metadatennavigation und/oder von indizierten Spalten und durch Filtern der Ansichten, damit weniger als 5.000 Elemente zurückgegeben werden, steigern. Ziehen Sie das Erstellen von Ordnern im Rahmen einer Lösung zur Weiterleitung und Speicherung von Inhalten, die auf Metadaten basiert, in Erwägung. Mithilfe der Inhaltsorganisation können Sie Einstellungen konfigurieren, die automatisch Ordner erstellen, wenn ein Zielordner eine bestimmte Größe übersteigt, oder automatisch Ordner für jeden Wert einer Metadateneigenschaft erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Weiterleitung und Speicherung von Unternehmensinhalten auf der Grundlage von Metadaten nachfolgend in diesem Artikel. Weiterleitung und Speicherung von Unternehmensinhalten auf der Grundlage von Metadaten Neu in SharePoint Server 2010 ist die auf Metadaten basierende Weiterleitung und Speicherung mithilfe der Inhaltsorganisation. Mit der Inhaltsorganisation können Administratoren und Benutzer Inhalte mithilfe von auf Metadaten basierenden Regeln einfacher klassifizieren, weiterleiten und speichern. 270 Auf der Grundlage der Metadaten eines Dokuments kann es mithilfe der Inhaltsorganisation an einen angegebenen Ordner weitergeleitet oder automatisch ein neuer Ordner erstellt werden. Ordner können als untergeordnetes Objekt des Zielordners erstellt werden, weil die Anzahl der Elemente im Zielordner den angegebenen Schwellenwert überschreitet, oder neue Ordner können für jeden neuen Wert in einem Feld erstellt werden. Neue Ordner erben Einstellungen vom übergeordneten Ordner. Neue Ordner können dann auch zusätzliche Regeln aufweisen, mit denen zusätzliche Parameter definiert werden, wie z. B. Berechtigungen, zusätzliche Metadaten, Aufbewahrungsrichtlinien und Workflows, die die darin enthaltenen Dokumente erben. Weitere Informationen finden Sie unter Auf Metadaten basierende Weiterleitung und Speicherung (Übersicht) (SharePoint Server 2010). Navigieren und Filtern von Unternehmensinhalten mithilfe von Metadaten "Metadatennavigation und Filtern" ist ein neues Feature in SharePoint Server 2010, mit dem Benutzer Inhalte mithilfe von Metadaten filtern und durchsuchen können. Das Feature Metadatennavigation und Filtern umfasst eine einfache Benutzeroberfläche, die auf dem SharePoint-Strukturansichthierarchie-Steuerelement in Kombination mit dem neuen Schlüsselfilter-Steuerelement basiert und Benutzern ein leistungsfähiges Tool für die Suche nach Inhalten auf der Grundlage von Metadaten bietet. Listenbesitzer können Navigationseinstellungen für Metadaten konfigurieren, die Felder in einer Liste als Schlüsselnavigationsfelder höher stufen. Benutzer, die diese Listen anzeigen, können darüber hinaus die aktuelle Listenansicht weiter filtern, um nur Elemente mit den gewünschten Werten in diesen Feldern anzuzeigen. Mit den Features der automatischen Indizierung können basierend auf den Feldern, die für die Liste als Navigationsfelder höher gestuft wurden, automatisch Listenindizes erstellt werden. Durch die automatische Indizierung können die Abfrageergebnisse und die Leistung optimiert werden. Weitere Informationen zur Integration der Metadatennavigation in Ihre Lösung zur Speicherung von Unternehmensinhalten finden Sie unter Metadatennavigation (Übersicht) (SharePoint Server 2010). Listenansichten Mittelpunkt aller Lösungen zur Verwaltung von Unternehmensinhalten ist die Fähigkeit für Benutzer, Inhalte einfach zu durchsuchen und gewünschte Inhalte zu finden. In einer Bibliothek oder in einem Ordner bieten Struktur- und Listenansichten eine einfache Schnittstelle für Benutzer, um durch die Taxonomie der Inhaltsspeicher zu navigieren. Enthält eine Bibliothek oder ein Ordner zu viele Elemente, können bei der Abfrage und schnellen Anzeige von Listenergebnissen jedoch beträchtliche Systemressourcen beansprucht werden. In SharePoint Server 2010 wird die Leistung von Listenansichten maximiert, während der Verbrauch von Systemressourcen mithilfe der Ressourcensteuerung minimiert wird. Die Einstellungen der Ressourcensteuerung werden für eine Webanwendung in den allgemeinen Einstellungen in der Zentraladministration festgelegt und wirken sich auf die Abfrage und Anzeige von Listen innerhalb dieser Webanwendung aus. 271 Wenn Sie die Speicherung so konfigurieren, dass beim Anzeigen der Inhalte einer Bibliothek oder eines Ordners der Schwellenwert für die Listenansicht nicht überschritten wird, kann die Ressourcensteuerung vermieden und eine optimale Leistung der Listenansichten erzielt werden. Die Ressourcensteuerung schließt die folgenden Eigenschaften im Zusammenhang mit der Leistung von Listenansichten ein: Eigenschaft Beschreibung Standardwert 5.000 Schwellenwert für die Listenansicht Gibt die maximale Anzahl von Listen- oder Bibliothekselementen an, die mit einem Datenbankvorgang wie einer Abfrage außerhalb des vom Administrator festgelegten täglichen Zeitfensters, während dem keine Einschränkung für Abfragen besteht, gleichzeitig verarbeitet werden können. Es wird nicht empfohlen, diese Eigenschaftseinstellung zu ändern. Außerkraftsetzung des Objektmodells zulassen Gibt an, dass Benutzer mit Ja speziellen Berechtigungen, den Schwellenwert für die Listenansicht programmgesteuert für bestimmte Abfragen außer Kraft setzen können. 20.000 Schwellenwert für Listenabfragen Gibt die maximale Anzahl von für Auditoren und Administratoren Listen- oder Bibliothekselementen an, die mit einem Datenbankvorgang wie einer Abfrage gleichzeitig verarbeitet werden können, wenn der Vorgang von einem Auditor oder Administrator mit entsprechenden Berechtigungen ausgeführt wird. Diese Einstellung funktioniert in Verbindung mit Außerkraftsetzung des Objektmodells zulassen. Nachschlageschwellenwert für Listenansicht Gibt die maximale Anzahl von 8 JOIN-Operationen wie solchen an, die auf Nachschlagespalten, Person/Gruppe-Spalten oder Workflowstatusspalten basieren. Werden in der Abfrage mehr als acht Spalten verwendet, wird der 272 Eigenschaft Beschreibung Standardwert Vorgang blockiert. Dies gilt nicht für Operationen mit einzelnen Elementen. Bei Verwendung der Maximalansicht über das Objektmodell (indem keine Ansichtsfelder angegeben werden) gibt SharePoint die ersten acht Lookups zurück. Es wird nicht empfohlen, diese Eigenschaftseinstellung zu ändern. Tägliches Zeitfenster für umfangreiche Abfragen Gibt ein Zeitfenster an, in dem Deaktiviert umfangreiche Abfragen ausgeführt werden können. Das Zeitfenster sollte außerhalb der regulären Arbeitszeiten liegen, da umfangreiche Abfragen eine zu hohe Serverlast darstellen können. Zusätzliche Ressourcen Zusätzlich zu den Informationen in diesem Artikel können Ihnen die folgenden Ressourcen dabei helfen, eine Lösung für die Speicherung von Unternehmensinhalten zu planen und besser zu verstehen. SharePoint Server 2010 Capacity Management: Software Boundaries and Limits: Dieser Artikel enthält Informationen, die die getesteten Leistungs- und Kapazitätsgrenzen von Microsoft SharePoint Server 2010 erläutern. Microsoft SharePoint Server 2010 departmental collaboration environment: Technical case study In diesem Artikel wird eine tatsächliche SharePoint Server 2010Umgebung bei Microsoft erläutert. Vergleichen Sie anhand dieses Dokuments Ihre geplanten Auslastungs- und Nutzungsbedingungen. Entwerfen umfangreicher Listen und Maximieren der Leistung von Listen: Dieses Whitepaper enthält Hinweise zur Leistung umfangreicher Dokumentbibliotheken und Listen in SharePoint Server 2010. Auf Metadaten basierende Weiterleitung und Speicherung (Übersicht) (SharePoint Server 2010): Dieser Artikel enthält Informationen, die Lösungsplaner und -designer bei der auf Metadaten basierenden Weiterleitung und Speicherung mithilfe des Features "Inhaltsorganisation" in Microsoft SharePoint Server 2010 im Rahmen einer umfassenden Dokumentverwaltungslösung unterstützen. Metadatennavigation (Übersicht) (SharePoint Server 2010): Dieser Artikel enthält Informationen, die Lösungsplaner und -designer bei der Verwendung des Features "Metadatennavigation und Filtern" in Microsoft SharePoint Server 2010 im Rahmen einer umfassenden Dokumentverwaltungslösung unterstützen. 273 Planen von Dokumentbibliotheken (SharePoint Server 2010): In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie Dokumentbibliotheken planen und Bibliotheken in eine Microsoft SharePoint Server 2010-Dokumentverwaltungslösung integrieren. Plan managed metadata (SharePoint Server 2010): In den Artikeln in diesem Abschnitt werden die wichtigsten Konzepte für verwaltete Metadaten in SharePoint Server 2010 erläutert. Zusätzliche Artikel enthalten Hinweise zum Identifizieren verwalteter Metadaten für eine Lösung und zum Ermitteln der Dienste und Verbindungen, die Sie für die Lösung implementieren müssen. 274 Planen von Dokumentenmappen (SharePoint Server 2010) Dieser Artikel enthält eine Beschreibung von Dokumentenmappen sowie Anleitungen zum Integrieren von Dokumentenmappen in die Microsoft SharePoint Server 2010Dokumentverwaltungslösung. Inhalt dieses Artikels: Informationen zu Dokumentenmappen Verwalten von Dokumentenmappen Planen von Inhaltstypen für Dokumentenmappen Arbeitsblätter Informationen zu Dokumentenmappen Dokumentenmappen ist ein neues Feature in SharePoint Server 2010, mit dem eine Organisation einen einzigen Lieferumfang oder ein Arbeitsprodukt mit mehreren Dokumenten oder Dateien verwalten kann. Bei einer Dokumentenmappe handelt es sich um einen speziellen Ordner mit einer Kombination aus eindeutigen Dokumentenmappenattributen, den Attributen und dem Verhalten von Ordnern und Dokumenten. sowie mit einer Benutzeroberfläche, Metadaten und Objektmodellelementen, mit denen alle Aspekte des Arbeitsprodukts verwaltet werden können. Teams und Benutzer in vielen Organisationen benötigen zur besseren Verwaltung eines Projekts oder Lieferumfangs einen Satz von Dokumenten oder ein Arbeitsprodukt. Beispielsweise muss ein Team aus der Rechtsabteilung möglicherweise verschiedene Dokumente, Fotos und Audiodateien im Zusammenhang mit einem bestimmten Fall sammeln, erstellen und verwalten. Ein Vertriebsteam muss Dokumente aus verschiedenen Quellen zusammenstellen, um eine Ausschreibung für einen potenziellen Kunden zu erstellen und zu verwalten. Dokumentenmappen bieten diesen Teams und Benutzern die Möglichkeit, diese Sätze von Dokumenten als eine einzige Sammlung, einen einzigen Lieferumfang oder ein einziges Arbeitsprodukt zu verwalten. Besitzer einer Dokumentenmappe können eine benutzerdefinierte Willkommensseite erstellen, auf der die enthaltenen Elemente sowie wichtige Informationen zum Arbeitsprodukt angezeigt werden können. In SharePoint Server 2010 können Organisationen, die Dokumentenmappen konsistent erstellen und verwalten möchten, für jedes Arbeitsprodukt, das normalerweise erstellt wird, einen Inhaltstyp für Dokumentenmappen konfigurieren. Mit Inhaltstypen für Dokumentenmappen können dann genehmigte Inhaltstypen, Attribute, Standardelemente, Spalten, Workflows und Richtlinien definiert werden. Weitere angepasste Inhaltstypen für Dokumentenmappen können später anhand des übergeordneten Inhaltstyps erstellt werden und erben dann die Eigenschaften und Einstellungen des übergeordneten Inhaltstyps für Dokumentenmappen. Wenn ein Inhaltstyp einer Bibliothek hinzugefügt wurde, können Benutzer mit dem Befehl Neu eine 275 Dokumentenmappe erstellen, die die Attribute des Inhaltstyps für Dokumentenmappen erbt. Ein Inhaltstyp für Dokumentenmappen enthält zusätzliche Einstellungen, mit denen Sie zulässige Inhaltstypen, Standardinhalte, freigegebene Spalten, Spalten von Willkommensseiten und eine Standardansicht der Willkommensseite angeben können. Weitere Informationen zu Inhaltstypen finden Sie unter Planen von Inhaltstypen und Workflows (SharePoint Server 2010) Weitere Informationen zum Erstellen und Verwalten von Dokumentenmappen in SharePoint Server 2010 finden Sie unter Dokumentenmappen in der Hilfe zu SharePoint Server 2010 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=186368&clcid=0x407). Verwalten von Dokumentenmappen Dokumentenmappen in SharePoint Server 2010 haben viele Attribute und Eigenschaften mit Ordnern gemeinsam. Es gibt jedoch wichtige Überlegungen, derer Sie sich beim Planen einer Dokumentenmappenlösung bewusst sein sollten. Es gibt kein Limit für die Anzahl der Dokumente, die in einer Dokumentenmappe enthalten sein können. Die Ladezeiten für die Anzeige werden möglicherweise durch den Schwellenwert für die Listenansicht begrenzt, der standardmäßig auf 5.000 Elemente festgelegt ist. Ordner sind in Dokumentenmappen nicht zulässig, und die Metadatennavigation kann in einer Dokumentenmappe nicht verwendet werden. Daher müssen Sie die Möglichkeit der Überschreitung der Schwellenwerte für die Listenansicht sowie Aspekte des Navigationsentwurfs berücksichtigen, wenn Sie bestimmen, wie viele Elemente eine Dokumentenmappe enthalten soll. Außerdem kann bei Verwendung des Features Senden an für eine Dokumentenmappe die Summe aller Dokumente in einer Dokumentenmappe nicht mehr als 50 MB betragen. Für eine Sammlung oder ein Arbeitsprodukt mit einer sehr großen Anzahl von Elementen ist möglicherweise eine Ordnerstruktur in einer Dokumentbibliothek die bessere Lösung. Es gibt kein Limit für die Anzahl der Dokumentenmappen, die in einer Dokumentbibliothek enthalten sein können. Die Anzahl der Dokumentenmappen, die in Listen angezeigt werden können, wird jedoch durch den Schwellenwert für die Listenansicht begrenzt. Wenn bei Verwendung freigegebener Metadaten mehr als 10 Elemente in einer Dokumentenmappe enthalten sind, werden alle 15 Minuten von einem Zeitgeberauftrag Metadatenupdates ausgeführt. Wenn Sie Routing von Dokumentenmappen verwenden, bleiben Dokumentenmappen, die an eine Inhaltsorganisation gesendet werden, in der Abgabebibliothek und werden vom Zeitgeberauftrag für die Verarbeitung der Inhaltsorganisation an den entsprechenden Speicherort verschoben. Dieser Zeitgeberauftrag wird standardmäßig täglich ausgeführt. Damit Dokumentenmappen in einer Websitesammlung verwendet werden können, muss das Feature Dokumentenmappen aktiviert sein. So aktivieren Sie das Feature Dokumentenmappen für eine Websitesammlung 1. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen im Abschnitt Websitesammlungsverwaltung auf Websitesammlungs-Features. 276 2. Klicken Sie auf der Seite Features unter Dokumentenmappen auf Aktivieren. Wenn das Feature Dokumentenmappen aktiviert ist, können Sie Inhaltstypen für Dokumentenmappen erstellen. Planen von Inhaltstypen für Dokumentenmappen Sie können Inhaltstypen für Dokumentenmappen für eine Lösung planen, indem Sie das Arbeitsblatt zum Analysieren der Dokumentverwendung verwenden, das Sie mithilfe des Artikels Identifizieren der Benutzer und Analysieren der Dokumentverwendung ausfüllen können. Anschließend können Sie im Arbeitsblatt für Inhaltstypen (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0x407) Ihre Entscheidungen zu den einzelnen Inhaltstypen für Dokumentenmappen festhalten, die Sie in der Lösung verwenden werden. So planen Sie Inhaltstypen für Dokumentenmappen mithilfe des Arbeitsblatts für Inhaltstypen 1. Geben Sie die Zeichenfolge Document Set (Dokumentenmappe) in das Feld Content Type (Inhaltstyp) des Arbeitsblatts für Inhaltstypen ein. 2. Geben Sie die Website-URL ein, unter der der neue Inhaltstyp für Dokumentenmappen definiert wird. Beachten Sie, dass Inhaltstypen auf der Website, auf der sie definiert werden, sowie auf allen dieser Website untergeordneten Websites verfügbar sind. 3. Bestimmen des übergeordneten Inhaltstyps Geben Sie den übergeordneten Inhaltstyp für Dokumentenmappen in das Feld Parent Content Type (Übergeordneter Inhaltstyp) des Arbeitsblatts für Inhaltstypen ein. Dabei handelt es sich um einen grundlegenden Inhaltstyp für Dokumentenmappen oder um einen bereits geplanten benutzerdefinierten Inhaltstyp für Dokumentenmappen. 4. Bestimmen der Einstellungen für Dokumentenmappen Bestimmen Sie die folgenden Einstellungen für Dokumentenmappen, und geben Sie diese dann im Arbeitsblatt für Inhaltstypen an: a) Bestimmen der zulässigen Inhaltstypen Geben Sie die Standardinhaltstypen an, die in diesem Inhaltstyp für Dokumentenmappen zulässig sind. b) Bestimmen der Standardinhalte Wenn der von Ihnen erstellte Inhaltstyp für Dokumentenmappen so konfiguriert wird, dass beim Erstellen einer neuen Instanz einer Dokumentenmappe automatisch Standardinhalte erstellt werden, können Sie der Dokumentenmappe manuell Dateien hinzufügen. Es können nur Dateien der für die Dokumentenmappe zulässigen Inhaltstypen hinzugefügt werden. c) Bestimmen der freigegebenen Spalten Geben Sie an, ob Spaltenwerte für die Dokumentenmappe automatisch mit allen in der Mappe enthaltenen Dokumenten synchronisiert werden sollen. d) Bestimmen der Spalten der Willkommensseite Geben Sie für jede Dokumentenmappe an, welche Spalten auf der Willkommensseite angezeigt werden sollen. 277 e) Bestimmen der Ansicht der Willkommensseite Geben Sie die Ansicht an, in der der Inhalt der einzelnen Dokumentenmappen auf der Willkommensseite angezeigt werden soll. 5. Bestimmen der Spalten und und der Spaltenreihenfolge Führen Sie in der Tabelle Plan Columns (Spalten planen) im Arbeitsblatt für Inhaltstypen die folgenden Schritte aus: a) Geben Sie alle vom übergeordneten Inhaltstyp geerbten Spalten ein. Geben Sie für jeden Eintrag in die Spalte New? (Neu?) die Zeichenfolge No (Nein) ein. b) Geben Sie für jede weitere Spalte den Namen einer vordefinierten Spalte oder einer von Ihnen zu erstellenden Spalte ein. Geben Sie mit den Namen der weiteren Spalten den jeweiligen Typ ein, und geben Sie an, ob die Spalten neu sind. 6. Geben Sie in den Abschnitt Plan Template (Vorlage planen) des Arbeitsblatts die Zeichenfolge None (Keine) ein. 7. Bestimmen der Workflows Wenn ein für die Dokumentenmappe relevanter Workflow verfügbar ist, können Sie diesen optional dem Inhaltstyp zuordnen. Der Workflow kann dann für jedes Listenelement dieses Inhaltstyps initiiert werden. Eine ausführliche Erörterung der Workflowplanung finden Sie unter Planen von Workflows. Wenn Sie die Workflows überprüft und ermittelt haben, welche Workflows verfügbar sind, geben Sie alle Workflows, die dem Inhaltstyp zugeordnet werden sollen, in die Tabelle Plan Workflows (Planen von Workflows) im Arbeitsblatt für Inhaltstypen ein. Wenn der Workflow nicht vom übergeordneten Inhaltstyp geerbt wird, geben Sie diese Information in die Spalte New? (Neu?) ein. 8. Bestimmen der Richtlinie Eine Richtlinie ist ein Satz von Regeln für einen Inhaltstyp und besteht aus Richtlinienfeatures, die die Details der einzelnen Regeln enthalten, beispielsweise ob Elemente des Inhaltstyps gedruckt werden können oder welche Aktionen für das Element überwacht werden sollen. Sie können eine Richtlinie auf alle benutzerdefinierten Inhaltstypen anwenden. Beachten Sie, dass eine Richtlinie nicht auf einen grundlegenden Inhaltstyp angewendet werden kann. Weitere Informationen zum Planen von Richtlinien finden Sie unter Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien (SharePoint Server 2010). Führen Sie nach dem Überprüfen der Richtlinien und dem Ermitteln der verfügbaren Richtlinienfeatures und -vorlagen im Abschnitt Plan a Policy (Planen einer Richtlinie) des Arbeitsblatts für Inhaltstypen die folgenden Schritte aus: a) Wenn der übergeordnete Inhaltstyp Richtlinieneinstellungen aufweist, gelten diese unverändert im neuen Inhaltstyp. Dadurch wird sichergestellt, dass Richtlinien nach der Festlegung in allen relevanten Inhaltstypen erzwungen werden. Wenn der aktuelle Inhaltstyp die Richtlinieneinstellungen vom übergeordneten Typ erbt, beantworten Sie im Abschnitt Plan a Policy (Planen einer Richtlinie) des Arbeitsblatts für Inhaltstypen die Frage Is the policy defined in the parent content type? (Ist die Richtlinie im übergeordneten Inhaltstyp definiert?) mit Yes (Ja). b) Wenn der aktuelle Inhaltstyp eine Richtlinie erbt, die auf dem übergeordneten Inhaltstyp basiert, geben Sie in das Feld Record the Policy Name (Richtlinienname aufzeichnen) im Abschnitt Plan a Policy (Planen einer Richtlinie) den Namen der Richtlinienvorlage ein. Wenn der aktuelle 278 Inhaltstyp keine Richtlinie erbt und Sie eine Richtlinienvorlage anwenden möchten, geben Sie in das Feld Record the Policy Name (Richtlinienname aufzeichnen) im Abschnitt Plan a Policy (Planen einer Richtlinie) auch den Namen der Richtlinienvorlage ein. c) Wenn der aktuelle Inhaltstyp eines oder mehrere Richtlinienfeatures vom übergeordneten Inhaltstyp erbt, geben Sie die einzelnen Richtlinienfeatures in die Tabelle Feature im Abschnitt Plan a Policy (Planen einer Richtlinie) im Arbeitsblatt ein. Wenn der aktuelle Inhaltstyp hingegen keine Richtlinie erbt und Sie Richtlinienfeatures zuordnen möchten, geben Sie diese Richtlinienfeatures in die Tabelle Features ein. Beachten Sie, dass Sie einem Inhaltstyp nicht gleichzeitig einzelne Richtlinienfeatures und eine Richtlinie nach Namen zuordnen können. Arbeitsblätter Verwenden Sie die folgenden Arbeitsblätter, um die in diesem Artikel behandelten Informationen festzuhalten: Arbeitsblatt für Inhaltstypen (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0x407) Arbeitsblatt zum Analysieren der Dokumentverwendung (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0x407) Siehe auch Konzepte Planen von Inhaltstypen und Workflows (SharePoint Server 2010) 279 Planen von Inhaltstypen und Workflows (SharePoint Server 2010) Dieser Artikel enthält eine Beschreibung der Inhaltstypen und Workflows sowie Anleitungen zum Planen der Integration in die Microsoft SharePoint Server 2010Dokumentverwaltungslösung. Inhalt dieses Artikels: Planen von Inhaltstypen Planen von Workflows Arbeitsblätter Planen von Inhaltstypen In diesem Abschnitt: Was sind Inhaltstypen? Integration von Eigenschaften in die 2010 Office-Version Spaltenvorlagen Ordnerinhaltstypen Planen von Dokumentinhaltstypen Planen von Listeninhaltstypen Planen von Dokumentkonvertierungen Was sind Inhaltstypen? Ein Inhaltstyp definiert die Attribute eines Listenelements, eines Dokuments oder eines Ordners. Jeder Inhaltstyp kann Folgendes angeben: Eigenschaften der Elemente dieses Typs Metadaten, die Elementen dieses Typs zugeordnet werden. Workflows, die aus Elementen dieses Typs gestartet werden können Informationsverwaltungsrichtlinien, die Elementen dieses Typs zugeordnet werden Dokumentvorlagen (für Dokumentinhaltstypen) Dokumentkonvertierungen, die verfügbar gemacht werden (für Dokumentinhaltstypen) Benutzerdefinierte Features Sie können einen Inhaltstyp einer Liste oder Bibliothek zuordnen. Wenn Sie dies tun, geben Sie an, dass die Liste oder Bibliothek Elemente dieses Inhaltstyps enthalten kann und dass die Benutzer mit dem Befehl Neu neue Elemente dieses Typs in dieser Liste oder Bibliothek erstellen können. 280 Hinweis: Sie können Eigenschaften, Workflows, Richtlinien und Vorlagen auch direkt einer Liste oder Bibliothek zuordnen. Dadurch können jedoch diese Zuordnungen auf die jeweilige Liste oder Bibliothek beschränkt werden und können innerhalb der Lösung nicht wieder verwendet werden. In SharePoint Server 2010 können Workflows auf Websiteebene mehreren Listen oder Bibliotheken zugeordnet werden. Dokumentbibliotheken und Listen können mehrere Inhaltstypen enthalten. Beispielsweise kann eine Bibliothek sowohl die Dokumente als auch die Grafiken für ein Projekt enthalten. Wenn eine Liste oder Bibliothek mehrere Inhaltstypen enthält, gilt Folgendes: Mit dem Befehl Neu in der jeweiligen Liste oder Bibliothek können Benutzer beim Erstellen eines neuen Elements aus allen verfügbaren Inhaltstypen auswählen. Besitzer von Inhaltstypen können den Befehl Neu so konfigurieren, dass nur bestimmte Inhaltstypen angezeigt werden. Die allen verfügbaren Inhaltstypen zugeordneten Spalten werden angezeigt. Sie können benutzerdefinierte Inhaltstypen im Inhaltstypkatalog einer Website definieren. Ein benutzerdefinierter Inhaltstyp muss direkt oder indirekt von einem grundlegenden Inhaltstyp wie Dokument oder Element abgeleitet werden. Nachdem der benutzerdefinierte Inhaltstyp auf einer Website definiert wurde, steht der Inhaltstyp auf dieser Website und auf allen dieser Website untergeordneten Websites zur Verfügung. Damit ein benutzerdefinierter Inhaltstyp auf möglichst vielen Websites innerhalb einer Websitesammlung verfügbar ist, müssen Sie den Inhaltstyp im Inhaltstypkatalog der Website auf oberster Ebene definieren. Sie können auch einen benutzerdefinierten Inhaltstyp in einem Inhaltstyphub erstellen, der in einer Instanz eines verwalteten Metadatendiensts definiert wird. Ein in einem Inhaltstyphub erstellter Inhaltstyp steht anderen Websitesammlungen zur Verfügung, die Teil von Webanwendungen sind, die dieser Instanz eines verwalteten Metadatendiensts zugeordnet sind. Wenn in der Organisation beispielsweise eine bestimmte Vertragsvorlage verwendet wird, können Sie im Inhaltstypkatalog der Website auf oberster Ebene in einer Websitesammlung einen Inhaltstyp erstellen, durch den Folgendes definiert wird: die Metadaten für diesen Vertrag, die Vertragsvorlage, Workflows zum Überprüfen und Abschließen des Vertrags, Richtlinien zum Erzwingen der Überwachung von Aktionen im Zusammenhang mit dem Vertrag, ein Beibehaltungszeitraum für den Vertrag sowie Etiketten zum Einfügen in gedruckte Versionen des Vertrags. Dann enthält jede Dokumentbibliothek innerhalb der Websitesammlung, der Sie den Vertragsinhaltstyp zuordnen, alle diese Features und ermöglicht somit Autoren das Erstellen neuer Verträge auf der Grundlage der Vorlage. Bei auf SharePoint Server 2010 basierenden Websites verfügt jedes Standardlistenelement oder Standardbibliothekselement (beispielsweise Kontakt, Aufgabe oder Dokument) über einen entsprechenden grundlegenden Inhaltstyp im Inhaltstypkatalog der Website. Beim Planen von Inhaltstypen können Sie diese grundlegenden Inhaltstypdefinitionen als Ausgangspunkt verwenden und nach Bedarf auf vorhandenen Inhaltstypen basierende neue Inhaltstypen erstellen oder die grundlegenden Typen ändern. Inhaltstypen sind in einer Hierarchie organisiert, die es ermöglicht, dass ein Inhaltstyp die Eigenschaften von einem anderen Inhaltstyp erbt. Durch diese Vererbung können 281 Eigenschaften von Dokumentklassen innerhalb einer Organisation gemeinsam genutzt werden, und Teams können diese Eigenschaften für bestimmte Websites oder Listen anpassen. Beispielsweise kann es erforderlich sein, dass für alle im Kundenlieferumfang enthaltenen Dokumente in einem Unternehmen eine Reihe von Metadaten (beispielsweise eine Kontonummer, eine Projektnummer und einen Projektmanager) enthalten. Durch Erstellen des Inhaltstyps Kundenlieferumfang auf der obersten Ebene, von dem alle anderen im Kundenlieferumfang enthaltenen Dokumenttypen erben, stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Informationen wie beispielsweise Kontonummern und Projektnummern allen Varianten der im Kundenlieferumfang enthaltenen Dokumente in der Organisation zugeordnet werden. Wenn der Inhaltstypbesitzer dem Inhaltstyp Kundenlieferumfang auf der obersten Ebene eine weitere erforderliche Spalte hinzufügt, kann er die Änderungen an alle Inhaltstypen, die von diesem Inhaltstyp erben, verteilen. Dadurch wird die neue Spalte allen im Kundenlieferumfang enthaltenen Dokumenten hinzugefügt. Integration von Eigenschaften in die 2010 Office-Version Wenn ein Benutzer in das Microsoft Office System ein Dokument von einem SharePoint Server 2010-Dokumentverwaltungsserver bearbeitet, wird oben im Dokument ein Dokumentinformationsbereich angezeigt. Im Dokumentinformationsbereich werden die Eigenschaften des Dokuments auf dem Server in einem bearbeitbaren Formular angezeigt. In SharePoint Server 2010 kann das Eigenschaftsformular für einen Inhaltstyp auf einfache Weise angepasst werden. Wenn Sie einen Inhaltstyp konfigurieren, können Sie das Programm Microsoft InfoPath 2010 starten, von dem auf der Grundlage der Eigenschaften des Inhaltstyps ein Standardeigenschaftsformular generiert wird. Dieses Standardformular enthält das gleiche Layout und Schema sowie die gleichen Steuerelemente, die von InfoPath 2010 verwendet werden, wenn kein benutzerdefiniertes Formular definiert ist. Anschließend können Sie das Formular wie jedes andere InfoPath-Formular in InfoPath 2010 anpassen und bereitstellen. Beispielsweise können Sie dem Formular ein Firmenlogo, Schriftarten und Farbschemas hinzufügen, das Formular mit einer benutzerdefinierten Datenquelle verbinden, bedingte Logik hinzufügen und Formularfeatures entwerfen, die den Benutzern basierend auf ihren Rollen zur Verfügung stehen. Mithilfe von Microsoft Word 2010 können Autoren im Dokumentinformationsbereich nicht nur Eigenschaften bearbeiten, sondern auch auf dem Server definierte Eigenschaften in Dokumente einfügen. Wenn die Dokumenteigenschaften beispielsweise den Namen eines Projektmanagers enthalten, kann dieser Name auf der Titelseite, in der Fußzeile oder an einer anderen Stelle in das Dokument eingefügt werden. Wenn einem Projekt ein neuer Projektmanager zugewiesen wird, kann die Eigenschaft Projektmanager auf dem Dokumentverwaltungsserver aktualisiert werden. Der aktualisierte Name des Projektmanagers ist dann in jeder Instanz dieser Eigenschaft zu finden, die in ein Dokument eingefügt wurde. Verwenden von Metadaten mit Inhaltstypen Bei Metadaten oder Spalten handelt es sich um Informationen zu einem Dokument, die zum Kategorisieren und Klassifizieren von Inhalten verwendet werden. Metadaten werden einem Inhaltstyp als Spalte zugeordnet. Metadaten können Kontextinformationen zu Dokumenten enthalten, indem die Metadaten einem Autor, einem Thema, einer Zielgruppe, einer Sprache usw. zugeordnet werden. Im Gegensatz zu Eigenschaften 282 werden Metadaten als Spalten gespeichert und können vom SharePoint-Suchmodul indiziert und durchsucht werden. Auf der Ebene der Websitesammlung hinzugefügte Metadaten können Inhaltstypen zugeordnet werden. Wenn Metadaten mit Inhaltstypen verwendet werden, können alle nachfolgenden Inhaltstypen die vom übergeordneten Inhaltstyp auf der Ebene der Websitesammlung abgeleiteten Metadaten vollständig oder teilweise erben. Zusätzliche Metadaten können dann auf einer niedrigeren Ebene, beispielsweise in einem Dokument, hinzugefügt werden. Spaltenvorlagen Jedes einem Inhaltstyp zugeordnete Metadatenelement stellt eine Spalte dar. Dabei handelt es sich um eine Position in einer Liste zum Speichern von Informationen. Listen oder Bibliotheken werden oft grafisch als Spalten mit Informationen angezeigt. Je nach der Ansicht, die der Liste zugeordnet ist, können die Spalten jedoch auf andere Weise angezeigt werden, beispielsweise als Tage in einer Kalenderanzeige. In Formularen, die einer Liste oder Bibliothek zugeordnet sind, werden Spalten als Felder angezeigt. Sie können Spalten für die Verwendung in mehreren Inhaltstypen definieren. Hierzu erstellen Sie die Spalten in einem Spaltenvorlagenkatalog. Jede Website in einer Websitesammlung verfügt über einen eigenen Spaltenvorlagenkatalog. Wie Inhaltstypen stehen die in einem Spaltenvorlagenkatalog definierten Spalten dieser Website und allen untergeordneten Websites zur Verfügung. Ordnerinhaltstypen Ordnerinhaltstypen definieren die Metadaten, die einem Ordner in einer Liste oder Bibliothek zugeordnet sind. Wenn Sie einen Ordnerinhaltstyp auf eine Liste oder Bibliothek anwenden, enthält der Befehl Neu in dieser Liste oder Bibliothek den Ordnerinhaltstyp, sodass Benutzer Ordner dieses Typs erstellen können. Sie können Ansichten in einer Liste oder Bibliothek definieren, die nur in Ordnern eines bestimmten Inhaltstyps verfügbar sind. Dies ist hilfreich, wenn Sie möchten, dass ein Ordner einen bestimmten Dokumenttyp sowie Ansichten enthält, mit denen nur die Spalten angezeigt werden, die für den in diesem Ordner enthaltenen Dokumenttyp relevant sind. Mithilfe des SharePoint Server 2010-Objektmodells können Sie den Befehl Neu für einen Ordnerinhaltstyp so anpassen, dass beim Erstellen eines neuen Ordners durch den Benutzer der Ordner basierend auf Vorlagen, die auf dem Server gespeichert sind, mit mehreren Dateien und Dokumenten aufgefüllt wird. Dies ist beispielsweise hilfreich beim Implementieren eines Verbunddokumenttyps, bei dem mehrere Dateien für die Zusammensetzung eines einzelnen im Lieferumfang enthaltenen Dokuments erforderlich sind. Dokumentenmappen sind ein neues Feature in SharePoint Server 2010, mit dem die Verwendung von Microsoft Office 2010 zum Verwalten von Arbeitsprodukten ermöglicht wird, die sich über mehrere Dokumente erstrecken. Dokumentenmappen sind spezielle Ordnertypen, die zum Verwalten eines einzelnen Lieferumfangs oder Arbeitsprodukts verwendet werden und mehrere Dokumente in mehreren Speicherorten enthalten können. Sie erstellen Dokumentmappen mithilfe erweiterbarer Vorlagen, die im Lieferumfang von SharePoint Server 2010 enthalten sind. Außerdem können Sie Dokumentmappenvorlagen anpassen, sodass diese die für die Organisation relevanten Arbeitsprodukte darstellen. Dokumentmappen enthalten außerdem Versionskontrolle, sodass Sie den Status des gesamten Dokuments in verschiedenen Phasen des Lebenszyklus erfassen können. 283 Planen von Dokumentinhaltstypen Planen Sie die Dokumentinhaltstypen für Ihre Lösung mithilfe des Arbeitsblatts zum Analysieren der Dokumentverwendung, das Sie mithilfe des Artikels Identifizieren der Benutzer und Analysieren der Dokumentverwendung ausgefüllt haben. Verwenden Sie das Arbeitsblatt für Inhaltstypen (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0x407), um die Entscheidungen zu den einzelnen neuen Inhaltstypen festzuhalten. Jeder Dokumentinhaltstyp sollte seine Einstellungen direkt vom grundlegenden Dokumentinhaltstyp oder von einem Inhaltstyp erben, der aus dem Dokumentinhaltstyp abgeleitet wurde. Dadurch wird sichergestellt, dass die Basisspalten für Ihre Dokumenttypen, z. B. Titel und Erstellt von, vorhanden sind und Sie dem Inhaltstyp eine Vorlage zuordnen können. Die erste Phase beim Planen von Dokumentinhaltstypen besteht darin, die einzelnen Dokumenttypen im Arbeitsblatt zum Analysieren der Dokumentverwendung zu überprüfen und zu ermitteln, ob bereits ein Inhaltstyp für Dokumente dieses Typs verfügbar ist. Wenn ein grundlegender Inhaltstyp (beispielsweise Dokument) ausreicht, geben Sie den Inhaltstypnamen in die Spalte Content Type des Arbeitsblatts zum Analysieren der Dokumentverwendung ein. Nachdem Sie die Liste der Dokumenttypen darauf überprüft haben, für welche Dokumenttypen grundlegende Inhaltstypen verwendet werden können, planen Sie mithilfe der folgenden Schritte neue Dokumentinhaltstypen. Füllen Sie für jeden geplanten Inhaltstyp ein separates Arbeitsblatt für Inhaltstypen aus. 1. Geben Sie den Dokumenttyp aus dem Arbeitsblatt zum Analysieren der Dokumentenverwendung ein. 2. Geben Sie die Website-URL ein, unter der der neue Inhaltstyp definiert wird. Beachten Sie, dass Inhaltstypen auf der Website, auf der sie definiert werden, sowie auf allen dieser Website untergeordneten Websites verfügbar sind. 3. Bestimmen des übergeordneten Inhaltstyps Geben Sie den übergeordneten Inhaltstyp in das Feld Parent Content Type des Arbeitsblatts für Inhaltstypen ein. Dabei handelt es sich um einen grundlegenden Inhaltstyp oder um einen bereits geplanten benutzerdefinierten Inhaltstyp. 4. Bestimmen der Spalten Führen Sie im Arbeitsblatt für Inhaltstypen in der Tabelle Plan Columns die folgenden Schritte aus: a) Geben Sie alle vom übergeordneten Inhaltstyp geerbten Spalten ein. Geben Sie für jeden Eintrag in der Spalte New? die Zeichenfolge Nein ein. b) Geben Sie für jede weitere Spalte den Namen einer vordefinierten Spalte oder einer von Ihnen zu erstellenden Spalte ein. Der Name einer Spalte ist wichtig, da er den Zweck der Spalte angeben kann. Daher möchten Sie möglicherweise eine ähnliche Spalte mit einem für die Anwendung relevanteren Namen erstellen, auch wenn die Spalte eines benötigten Typs bereits im Katalog für Websitesammlungsspalten vorhanden ist. Geben Sie mit den Namen der weiteren Spalten den jeweiligen Typ ein, und geben Sie an, ob die Spalten neu sind. 5. Bestimmen der Vorlage Geben Sie im Abschnitt Plan Template des Arbeitsblatts den Namen der Vorlage ein, die diesem Inhaltstyp zugeordnet werden soll, sowie den Typ der Vorlage (beispielsweise DOCX) und eine kurze Beschreibung des 284 Zwecks der Vorlage. Wenn die Vorlage nicht vom übergeordneten Inhaltstyp geerbt wird, geben Sie in das Feld New? die Zeichenfolge Nein ein. 6. Bestimmen der Workflows Mithilfe von Workflows wird Dokumenten und Listenelementen Geschäftslogik angefügt. Sie können jeden verfügbaren Workflow einem Inhaltstyp zuordnen. Der Workflow kann dann für jedes Dokument dieses Inhaltstyps initiiert werden. Wenn Sie die Workflows überprüft und ermittelt haben, welche Workflows verfügbar sind, geben Sie alle Workflows, die dem Inhaltstyp zugeordnet werden sollen, in die Tabelle Plan Workflows im Arbeitsblatt für Inhaltstypen ein. Wenn der Workflow nicht vom übergeordneten Inhaltstyp geerbt wird, geben Sie diese Informationen in die Spalte New? ein. 7. Bestimmen der Richtlinie Eine Richtlinie ist ein Satz von Regeln für einen Inhaltstyp und besteht aus Richtlinienfeatures, die die Details der einzelnen Regeln enthalten, beispielsweise ob Elemente des Inhaltstyps gedruckt werden können oder welche Aktionen für das Element überwacht werden sollen. Sie können eine Richtlinie auf alle benutzerdefinierten Inhaltstypen anwenden. Beachten Sie, dass eine Richtlinie nicht auf einen grundlegenden Inhaltstyp angewendet werden kann. Weitere Informationen zum Planen von Richtlinien finden Sie unter Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien (SharePoint Server 2010). Führen Sie nach dem Überprüfen der Richtlinien und dem Ermitteln der verfügbaren Richtlinienfeatures und -vorlagen im Abschnitt Plan a Policy des Arbeitsblatts für Inhaltstypen die folgenden Schritte aus: a) Wenn der übergeordnete Inhaltstyp Richtlinieneinstellungen aufweist, gelten diese unverändert im neuen Inhaltstyp. Dadurch wird sichergestellt, dass Richtlinien nach der Festlegung in allen relevanten Inhaltstypen erzwungen werden. Wenn der aktuelle Inhaltstyp die Richtlinieneinstellungen vom übergeordneten Typ erbt, beantworten Sie im Abschnitt Plan a Policy des Arbeitsblatts für Inhaltstypen die Frage Is the policy defined in the parent content type? mit Ja. b) Wenn der aktuelle Inhaltstyp eine Richtlinie erbt, die auf dem übergeordneten Inhaltstyp basiert, geben Sie in das Feld Record the Policy Name im Abschnitt Plan a Policy den Namen der Richtlinienvorlage ein. Wenn der aktuelle Inhaltstyp keine Richtlinie erbt und Sie eine Richtlinienvorlage anwenden möchten, geben Sie in das Feld Record the Policy Name im Abschnitt Plan a Policy auch den Namen der Richtlinienvorlage ein. c) Wenn der aktuelle Inhaltstyp eines oder mehrere Richtlinienfeatures vom übergeordneten Inhaltstyp erbt, geben Sie die einzelnen Richtlinienfeatures in die Tabelle Feature im Abschnitt Plan a Policy im Arbeitsblatt ein. Wenn der aktuelle Inhaltstyp hingegen keine Richtlinie erbt und Sie Richtlinienfeatures zuordnen möchten, geben Sie diese Richtlinienfeatures in die Tabelle Features ein. Beachten Sie, dass Sie einem Inhaltstyp nicht gleichzeitig einzelne Richtlinienfeatures und eine Richtlinie nach Namen zuordnen können. 8. Bestimmen der Dokumentkonvertierungen In SharePoint Server 2010 wird die Installation von Dokumentkonvertierungskomponenten auf dem Server unterstützt, mit denen Dokumente von einem Format in ein anderes umgewandelt werden. Eine 285 Übersicht über Dokumentkonvertierungen finden Sie weiter unten in diesem Dokument unter Planen von Dokumentkonvertierungen. Sie können einem Inhaltstyp einen oder mehrere Dokumentkonverter zuordnen. Wenn beispielsweise ein Inhaltstyp einer Vorlage vom Typ DOCX zugeordnet ist, können Sie dem Inhaltstyp den Konverter Von Word-Dokument in Webseite zuordnen, der in SharePoint Server 2010 enthalten ist. Dadurch können Autoren Dokumente dieses Inhaltstyps in Microsoft Office Word 2007 schreiben und diese dann zur Veröffentlichung in Webseiten konvertieren. Hinweis: Auf den Seiten der SharePoint Server 2010-Zentraladministration können Administratoren einen Dokumentkonverter aktivieren, damit dieser in allen Dokumentbibliotheken in einer Webanwendung verfügbar ist. Ein auf diese Weise aktivierter Konverter muss nicht auf den Websites in der Webanwendung einzelnen Inhaltstypen zugeordnet werden. Halten Sie im Abschnitt Plan Document Conversions des Arbeitsblatts für Inhaltstypen die einzelnen Dokumentkonverter fest, die dem Inhaltstyp zugeordnet werden sollen, geben Sie an, ob der Konverter neu ist (und installiert werden muss), und fügen Sie optionale Notizen hinzu. Planen von Listeninhaltstypen Zu den Elementen eines Listeninhaltstyps zählen die Spalten mit Metadaten, die dem Inhaltstyp zugeordnet werden, sowie die Workflows, die für Elemente dieses Listeninhaltstyps ausgeführt werden können. Mit einem Listeninhaltstyp können Sie einen auf eine Lösung beschränkten Listenelementtyp definieren. In einer Kundencallcenterlösung, in der Experten technische Fragen von Kunden untersuchen und lösen, können beispielsweise mit einem Listeninhaltstyp die Daten für die einzelnen Supportfälle vereinheitlicht und die Fälle mithilfe eines Workflows nachverfolgt werden. Arbeitsblattaktion Planen Sie neue Listeninhaltstypen mithilfe der folgenden Schritte. Füllen Sie für jeden geplanten Listeninhaltstyp ein separates Arbeitsblatt für Inhaltstypen aus. Geben Sie in das Feld Document Type des Arbeitsblatts die Zeichenfolge Liste ein. 1. Geben Sie die Website-URL ein, unter der der neue Inhaltstyp definiert wird. Beachten Sie, dass Inhaltstypen auf der Website, auf der sie definiert werden, sowie auf allen dieser Website untergeordneten Websites verfügbar sind. 2. Bestimmen des übergeordneten Inhaltstyps Geben Sie den übergeordneten Inhaltstyp in das Feld Parent Content Type des Arbeitsblatts für Inhaltstypen ein. Dabei handelt es sich um einen grundlegenden Inhaltstyp oder um einen bereits geplanten benutzerdefinierten Inhaltstyp. 3. Bestimmen der Spalten Führen Sie im Arbeitsblatt für Inhaltstypen in der Tabelle Plan Columns die folgenden Schritte aus: a) Geben Sie alle vom übergeordneten Inhaltstyp geerbten Spalten ein. Geben Sie für jeden Eintrag in der Spalte New? die Zeichenfolge Nein ein. 286 Arbeitsblattaktion b) Geben Sie für jede weitere Spalte den Namen einer vordefinierten Spalte oder einer von Ihnen zu erstellenden Spalte ein. Geben Sie mit den Namen der weiteren Spalten den jeweiligen Typ ein, und geben Sie an, ob die Spalten neu sind. 4. Geben Sie in den Abschnitt Plan Template des Arbeitsblatts die Zeichenfolge Keine ein. 5. Bestimmen des Workflows Wenn ein für den Listeninhaltstyp relevanter Workflow verfügbar ist, können Sie diesen optional dem Inhaltstyp zuordnen. Der Workflow kann dann für jedes Listenelement dieses Inhaltstyps initiiert werden. Eine ausführliche Erörterung der Workflowplanung finden Sie unter Planen von Workflows. Wenn Sie die Workflows überprüft und ermittelt haben, welche Workflows verfügbar sind, geben Sie alle Workflows, die dem Inhaltstyp zugeordnet werden sollen, in die Tabelle Plan Workflows im Arbeitsblatt für Inhaltstypen ein. Wenn der Workflow nicht vom übergeordneten Inhaltstyp geerbt wird, geben Sie diese Information in die Spalte New? ein. 6. Geben Sie in den Abschnitt Plan a Policy des Arbeitsblatts die Zeichenfolge Keine ein. Planen von Dokumentkonvertierungen In SharePoint Server 2010 wird die Installation von Dokumentkonvertierungskomponenten auf dem Server unterstützt, mit denen Dokumente von einem Format in ein anderes konvertiert werden. Konvertierungen können entweder über die Benutzeroberfläche oder programmgesteuert, beispielsweise von einem benutzerdefinierten Workflow, ausgeführt werden. Die Beziehung zwischen Quelldokumenten und den konvertierten Entsprechungen wird beibehalten. SharePoint Server 2010 enthält Konverter, mit denen Webseiten aus Microsoft Office Word 2007Dokumenten und Microsoft Office InfoPath 2007-Formularen erstellt werden. Von SharePoint Server 2010 wird nicht nur die Infrastruktur zum Installieren und Ausführen von Dokumentkonvertern auf dem Server, sondern auch ein Lastenausgleichsdienst bereitgestellt, den Sie zum Optimieren der Verwendung der Serverressourcen konfigurieren können. Zur Planung von Dokumentkonvertierungen gehört auch das Optimieren der Serverfarm für einen optimalen Lastenausgleich beim Konvertieren von Dokumenten. Damit ein Konverter Benutzern zur Verfügung steht, muss er in der Serverfarm installiert und dann von einem Serveradministrator aktiviert werden. Nachdem ein Konverter für einen Server aktiviert wurde, kann er für Quelldokumente auf diesem Server verwendet werden. Sie können Dokumentkonverter mithilfe der folgenden Schritte konfigurieren: 1. Geben Sie bei der Analyse der Dokumentverwendung, die Sie unter Identifizieren der Benutzer und Analysieren der Dokumentverwendung ausführen, Kandidaten für die Dokumentkonvertierung an – das heißt Dokumente, die in einem Format geschrieben sind, jedoch in einem anderen Format veröffentlicht oder archiviert werden sollen. 287 2. Suchen Sie für die einzelnen für die Dokumente erforderlichen Konvertierungen Konverterprogramme, mit deren Hilfe Sie die Konvertierung auf den Servern implementieren können. 3. Installieren Sie die Konvertierungsprogramme bei Bedarf auf Anwendungsservern (mittlere Ebene) in Ihrer Farm. 4. Konfigurieren Sie die Startprogramm- und Lastenausgleichsmodul-Dienste entweder auf den Webservern oder auf den Anwendungsservern (mittlere Ebene). 5. Identifizieren Sie die Phasen im Dokumentlebenszyklus, in denen Konvertierungen vorgenommen werden sollen. 6. Geben Sie an, wie die Konvertierungen implementiert werden sollen – manuell oder mithilfe von benutzerdefinierten Lösungen, durch die die Konvertierungen gestartet werden. Planen von Workflows Mit Workflows werden Geschäftsprozesse für Dokumente, Webseiten, Formulare und Listenelemente in SharePoint Server 2010 implementiert. Workflows können Bibliotheken, Listen oder Inhaltstypen zugeordnet werden. Verwenden Sie Workflows bei der Dokumentverwaltung, um Dokumente zwischen verschiedenen Personen weiterzuleiten, sodass sie ihre jeweiligen Dokumentverwaltungsaufgaben ausführen können, beispielsweise Dokumente überprüfen, die Veröffentlichung von Dokumenten genehmigen oder die Disposition von Dokumenten verwalten. Sie können außerdem benutzerdefinierte Workflows verwenden, um Dokumente zwischen Website oder Bibliotheken zu verschieben. Sie können beispielsweise einen Workflow entwerfen, um ein Dokument von einer Website auf eine andere zu kopieren, wenn die Archivierung des Dokuments geplant ist. Im Umfang von SharePoint Server 2010 sind Workflows enthalten, mit denen die folgenden Dokumentverwaltungsanforderungen erfüllt werden: Feedback sammeln: Sendet ein Dokument zur Überprüfung. Genehmigung: Sendet ein Dokument zur Genehmigung – häufig als Voraussetzung für die Veröffentlichung des Dokuments. Disposition: Verwaltet den Ablauf und die Disposition von Dokumenten. Signaturen sammeln: Leitet ein Dokument für Signaturen weiter. Übersetzung: Verwaltet die Übersetzung eines Dokuments in eine oder mehrere Sprachen. Genehmigung von ostasiatischen Dokumenten: Leitet ein Dokument mithilfe von Stempelsignaturen und eines gruppenorientierten Konsensprozesses zur Genehmigung weiter. Ordnen Sie einen Workflow einem Inhaltstyp zu, wenn Sie diesen Workflow verfügbar machen möchten, sobald der Inhaltstyp verwendet wird. Beispielsweise ist für einen Bestellungsinhaltstyp möglicherweise die Genehmigung durch einen Manager erforderlich, bevor die Transaktion abgeschlossen werden kann. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass der Genehmigungsworkflow immer verfügbar ist, wenn eine Bestellung initiiert wird, erstellen Sie den Inhaltstyp Bestellung, und ordnen Sie diesem den Genehmigungsworkflow zu. Fügen Sie den Inhaltstyp Bestellung anschließend allen Dokumentbibliotheken hinzu, in denen Bestellungen gespeichert werden. 288 Wenn Sie Workflows für die Dokumentverwaltungslösung planen möchten, analysieren Sie die einzelnen Dokumentinhaltstypen, die Sie implementieren möchten, und identifizieren Sie die Geschäftsprozesse, die für die Ausführung für Inhalte dieses Typs verfügbar sein müssen. Identifizieren Sie dann die Workflows, die Sie für diese Inhalte verfügbar machen müssen. Arbeitsblattaktion Geben Sie in den Abschnitt Plan Workflows des Arbeitsblatts für Inhaltstypen (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0x407) die Namen der einzelnen Workflows und den jeweiligen Zweck ein, und geben Sie an, ob zum Implementieren des Prozesses ein neuer (benutzerdefinierter) Workflow erforderlich ist. In der folgenden Beispieltabelle werden Workflows für einen Vertragsinhaltstyp analysiert : Vertragsvorgang Vertragsworkflow Neu? Überprüfen von Entwürfen Sammeln von Feedback Nein Einholen der Genehmigung des Genehmigung Managers und des Rechtsberaters. Nein Lösen offener Probleme. Problemverfolgung Nein Anfordern von Signaturen. Sammeln von Signaturen Nein Arbeitsblätter Verwenden Sie die folgenden Arbeitsblätter, um die in diesem Artikel behandelten Informationen festzuhalten: Arbeitsblatt für Inhaltstypen (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0x407) Arbeitsblatt zum Analysieren der Dokumentverwendung (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0x407) 289 Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien (SharePoint Server 2010) In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie Informationsverwaltungsrichtlinien planen und in Ihre Microsoft SharePoint Server 2010-Dokumentverwaltungslösung integrieren. Inhalt dieses Artikels: Informationsverwaltungsrichtlinien und Richtlinienfeatures Berichterstellung für Informationsverwaltungsrichtlinien Integration von Informationsverwaltungsrichtlinien in Office System-Anwendungen In SharePoint Server 2010 verfügbare Richtlinienfeatures Planen von Dokumentrichtlinien Informationsverwaltungsrichtlinien und Richtlinienfeatures Eine Informationsverwaltungsrichtlinie besteht aus einem Satz von Regeln für einen Inhaltstyp. Jede Regel in einer Richtlinie stellt ein Richtlinienfeature dar. Beispielsweise kann mit einem Informationsverwaltungsrichtlinien-Feature angegeben werden, wie lange ein Inhaltstyp beibehalten werden soll, oder es kann die Dokumentüberwachung bereitgestellt werden. Informationsverwaltungsrichtlinien ermöglichen die Steuerung der Personen, die auf Unternehmensinformationen zugreifen können, der zulässigen Aktionen mit diesen Informationen und der Beibehaltungsdauer für diese Informationen. Hinweis: In diesem Artikel bezeichnet der Begriff "Richtlinie", sofern nicht anders angegeben, eine Informationsverwaltungsrichtlinie. Richtlinien können implementiert werden, um eine Organisation bei der Einhaltung rechtlich bindender Anforderungen zu unterstützen, etwa bei der Pflicht, Datensätze beizubehalten. Beispielsweise kann eine Personalrichtlinie, mit der in einer Organisation sichergestellt wird, dass Mitarbeiterdatensätze in Übereinstimmung mit den rechtlichen Empfehlungen behandelt werden, die folgenden Richtlinienfeatures enthalten: Überwachung, um den Bearbeitungs- und Anzeigeverlauf jedes mitarbeiterbezogenen Dokuments aufzuzeichnen. Beibehaltung, um sicherzustellen, dass nicht fertig gestellte Inhalte nicht für unnötig lange Zeiträume beibehalten werden. Etiketten, um sicherzustellen, dass physische Kopien jedes Dokuments ordnungsgemäß identifiziert werden können. 290 Druckeinschränkungen, um sicherzustellen, dass vertrauliche, auf Mitarbeiter bezogene Dokumente nur auf sicheren Druckern gedruckt werden. Beachten Sie, dass dies ein Beispiel für ein benutzerdefiniertes Richtlinienfeature bildet, das mit dem Microsoft SharePoint Server 2010-Objektmodell implementiert oder von einem Softwaredrittanbieter erworben werden muss. Richtlinienfeatures werden als Programme implementiert, die für SharePoint Server 2010 ausgeführt werden. Sie können von einem Serveradministrator aktiviert und konfiguriert werden und, nachdem sie aktiviert wurden, von Websiteadministratoren zum Definieren von Richtlinien verwendet werden. SharePoint Server 2010 enthält Richtlinienfeatures zum Verwalten von Inhalten. Mithilfe des SharePoint Server 2010-Objektmodells können Sie benutzerdefinierte Richtlinienfeatures entwerfen und installieren, die den speziellen Anforderungen eines Unternehmens entsprechen. Für ein Richtlinienfeature können eine oder mehrere Richtlinienressourcen verwendet werden, das heißt Programme, von denen ein Teil der Funktionen für ein Richtlinienfeature bereitgestellt wird. Beispielsweise kann von einer Richtlinienressource für ein Barcodegenerierungs-Richtlinienfeature der eindeutige Barcodewert angegeben werden. Sie können benutzerdefinierte Richtlinienressourcen entwickeln und zur Unterstützung der Richtlinienfeatures installieren. Wenn in Ihrer Organisation das Microsoft Office System-Clientanwendungen zusammen mit SharePoint Server 2010 verwendet werden, erfolgt die Richtlinienerzwingung auf dem Server und in den Clientanwendungen. Dieser Vorgang ist transparent. Richtlinienfeatures für ein Dokument werden in einer dem Dokument zugeordneten Richtlinienanweisung beschrieben. Von richtlinienfähigen Anwendungen wird verhindert, dass Benutzer Aufgaben ausführen, mit denen gegen die Richtlinie des Dokuments verstoßen wird. Ordnen Sie einer Richtlinie Inhaltstypen, Bibliotheken oder Listen auf Websites zu, um diese zu implementieren. Hinweis: Im Websiteinhaltstyp-Katalog können Sie eine Richtlinie auf alle benutzerdefinierten Inhaltstypen anwenden, jedoch können Sie Richtlinien nicht direkt auf einen vordefinierten Inhaltstyp anwenden. Bibliotheken, Listen oder Inhaltstypen können Sie eine Richtlinie auf folgende Weise zuordnen: Ordnen Sie Richtlinienfeatures einer Websitesammlungsrichtlinie zu, und verknüpfen Sie die Richtlinie dann mit einem Inhaltstyp oder mit einer Liste oder Bibliothek. Die Website auf oberster Ebene einer Websitesammlung enthält einen Richtlinienkatalog für die Websitesammlung, in dem Administratoren der Website auf oberster Ebene neue Richtlinien erstellen können. Nach dem Erstellen einer Websitesammlungsrichtlinie können Sie diese exportieren, sodass Administratoren anderer Websitesammlungen diese in ihre Richtlinienkataloge für die Websitesammlungen importieren können. Auf diese Weise können Sie die Richtlinien in Ihrer Organisation standardisieren. Wenn eine Websitesammlungsrichtlinie einem Inhaltstyp und dieser Inhaltstyp einer Liste oder Bibliothek zugeordnet ist, kann der Besitzer der Liste oder Bibliothek die 291 Websitesammlungsrichtlinie in der Liste oder Bibliothek nicht ändern. Dadurch wird sichergestellt, dass einem Inhaltstyp zugewiesene Richtlinien auf jeder Ebene der Websitehierarchie erzwungen werden. Ordnen Sie einen Satz von Richtlinienfeatures direkt einem Inhaltstyp zu, und fügen Sie diesen Inhaltstyp anschließend einer oder mehreren Listen oder Bibliotheken hinzu. Ordnen Sie eine Richtlinie einem Inhaltstyp im Websiteinhaltstyp-Katalog der obersten Ebene zu, um sicherzustellen, dass die mit dieser Methode erstellte Richtlinie in der gesamten Websitesammlung verwendet wird. In der Websitesammlung gilt die Richtlinie dann für jedes Element dieses Inhaltstyps und jedes Element mit einem Inhaltstyp, der vom ursprünglichen Inhaltstyp erbt. Wenn Sie diese Methode zum Zuordnen einer Richtlinie zu einem Inhaltstyp verwenden, ist es schwieriger, die Richtlinie in anderen Websitesammlungen wiederzuverwenden, da mit dieser Methode erstellte Richtlinien nicht exportiert werden können. Hinweis: Wenn Administratoren einer Websitesammlung genauer steuern möchten, welche Richtlinien in einer Websitesammlung verwendet werden, können sie die Möglichkeit, Richtlinienfeatures direkt für einen Inhaltstyp festzulegen, deaktivieren. Wenn das Festlegen von Richtlinienfeatures für einen Inhaltstyp eingeschränkt ist, können Inhaltstypdesigner Inhaltstypen nur Richtlinien zuordnen, die im Richtlinienkatalog der Websitesammlung enthalten sind. Weitere Informationen zum Festlegen von Richtlinienfeatures für eine Websitesammlung finden Sie unter "Erstellen, Löschen und Anzeigen von Websitesammlungen". Ordnen Sie einer Liste oder Bibliothek einen Satz von Richtlinienfeatures direkt zu. Diese Methode können Sie nur verwenden, wenn die Liste oder Bibliothek mehrere Inhaltstypen nicht unterstützt. Diese Methode zum Erstellen einer Richtlinie ist nur sinnvoll, wenn eine eng definierte Richtlinie für eine einzelne Liste oder Bibliothek benötigt wird. Hinweis: Wenn Administratoren einer Websitesammlung genauer steuern möchten, welche Richtlinien in einer Websitesammlung verwendet werden, können sie die Möglichkeit, Richtlinienfeatures direkt für eine Bibliothek festzulegen, deaktivieren. Wenn das Festlegen von Richtlinienfeatures für eine Bibliothek eingeschränkt ist, können Inhaltstypdesigner Bibliotheken nur Richtlinien zuordnen, die im Richtlinienkatalog der Websitesammlung enthalten sind. Berichterstellung für Informationsverwaltungsrichtlinien Wenn Sie nachverfolgen möchten, wie Richtlinien in den einzelnen Webanwendungen der Lösung verwendet werden, können Sie in der Zentraladministration von SharePoint Server 2010 Berichte zur Verwendung der Informationsverwaltungsrichtlinie konfigurieren. Berichte zur Informationsverwaltungsrichtlinie erleichtern es Ihnen zu überwachen, wie gut in Ihrer Organisation Richtlinien verwendet werden. Da Richtlinien häufig implementiert werden, um die Einhaltung bestimmter Bestimmungen durch eine 292 Organisation zu unterstützen, kann durch regelmäßige Überwachung der Richtlinienverwendung besser sichergestellt werden, dass die Organisation die Bestimmungen einhält. SharePoint Server 2010 enthält eine Standardvorlage für Richtlinienberichte im XMLTabellenkalkulationsformat, oder anhand dieses Schemas können Sie eine benutzerdefinierte Berichtsvorlage erstellen. Sie können einen Zeitplan für die Richtlinienberichte angeben oder Berichte manuell generieren. Ein Richtlinienbericht wird für jede Websitesammlung in einer Webanwendung generiert. Für jede Liste und Bibliothek wird in einem Bericht Folgendes aufgezeichnet: Die Anzahl der Elemente, für die die einzelnen Richtlinien verwendet werden. Für jede Richtlinie, die auf der Grundlage einer Websitesammlungsrichtlinie oder der Konfiguration in einem Inhaltstyp verwendet wird, eine Zusammenfassung der Richtlinie – ihre Beschreibung zusammen mit einer Beschreibung der einzelnen Richtlinienfeatures. Integration von Informationsverwaltungsrichtlinien in Office System-Anwendungen Informationsverwaltungsrichtlinien von SharePoint Server 2010 werden in das OfficeSystem-Clientanwendungen verfügbar gemacht. Wenn Sie eine Informationsverwaltungsrichtlinie auf dem Server konfigurieren, können Sie eine Richtlinienanweisung schreiben, mit der Information Worker über die Richtlinien informiert werden, die für Dokumente erzwungen werden. In der Richtlinienanweisung kann beispielsweise angegeben werden, dass ein Dokument nach einem bestimmten Zeitraum abläuft oder dass es vertrauliche Informationen enthält, die nicht außerhalb des Unternehmens weitergegeben werden dürfen. Für den Fall, dass Information Worker weitere Informationen zu der Richtlinie benötigen, kann die Anweisung sogar einen Kontaktnamen enthalten. Die in SharePoint Server 2010 enthaltenen Richtlinien werden für Information Worker über Features von das Office-System-Clientanwendungen verfügbar gemacht. Wenn beispielsweise eine Beschriftung als Teil einer Richtlinie definiert ist, können Benutzer über das Menü Einfügen der meisten das Office-System-Clientanwendungen Beschriftungen in Dokumente einfügen. Wenn eine Beschriftung erforderlich ist, werden Benutzer beim Speichern von Dokumenten, in denen keine Beschriftung eingefügt wurde, entsprechend dazu aufgefordert. Auf ähnliche Weise können Benutzer Barcodes aus Clientanwendungen einfügen, wenn dieses Richtlinienfeature Teil der Dokumentrichtlinie ist. Benutzerdefinierte Richtlinienfeatures können auch in das Office-SystemClientanwendungen integriert werden. Allerdings müssen Sie richtlinienspezifische Verhaltensweisen implementieren, die über das Office-System-Clientanwendungen verfügbar sein sollen. Außerdem müssen Sie Benutzern eine Möglichkeit gewähren, diese Verhaltensweisen auf ihren Clientcomputern über bestimmte Mechanismen, beispielsweise Add-Ins, zu installieren, sodass sie über das Office-SystemClientanwendungen verfügbar sind. Wenn Sie beispielsweise ein benutzerdefiniertes Richtlinienfeature implementieren, mit dem die Drucker zum Drucken eines Inhaltstyps eingeschränkt werden, müssen Sie ein benutzerdefiniertes Add-In für Microsoft Office293 Clientanwendungen bereitstellen, um die Einschränkung für diese Anwendungen zu erzwingen. In SharePoint Server 2010 verfügbare Richtlinienfeatures In diesem Abschnitt werden die in SharePoint Server 2010 enthaltenen Richtlinienfeatures beschrieben. Ablauf Das Richtlinienfeature Ablauf erleichtert das Verwerfen oder Verarbeiten von Inhalten auf eine einheitliche Weise, die nachverfolgt und verwaltet werden kann. Wenn ein Inhaltselement abläuft, können Sie angeben, dass es gelöscht wird oder dass ein benutzerdefinierter Workflow ausgeführt wird. Sie können Inhalte eines bestimmten Typs so festlegen, dass diese an einem bestimmten Datum basierend auf Datums- oder Uhrzeitspalten, die dem Inhaltstyp, der Liste oder der Bibliothek zugeordnet sind, oder nach einer berechneten Zeitspanne nach einer Dokumentaktivität (z. B. dem Erstellen des Dokuments) ablaufen. Überwachung Mit dem Richtlinienfeature Überwachung werden Ereignisse und Vorgänge zu Dokumenten und Listenelementen protokolliert. Sie können Überwachung unter anderem für die Protokollierung folgender Ereignisse konfigurieren: Bearbeiten eines Dokuments oder Elements Anzeigen eines Dokuments oder Elements Ein- und Auschecken eines Dokuments Ändern der Berechtigungen für ein Dokument oder Element Löschen eines Dokuments oder Elements Beschriftungen Über das Richtlinienfeature Beschriftungen wird eine Beschriftung angegeben, die einem Dokument- oder Listenelementtyp zugeordnet werden soll. Beschriftungen sind durchsuchbare Textbereiche, die von SharePoint Server 2010 über von Ihnen angegebene Eigenschaften und Formatierungen generiert werden. Beispielsweise könnte in einer Anwaltskanzlei ein Dokument zu einem rechtlichen Problem eine Beschriftung mit dem Namen des Klienten, der Fallnummer und dem der Angelegenheit zugewiesenen Staatsanwalt enthalten. Beschriftungen bieten sich besonders bei gedruckten Dokumentversionen als Möglichkeit an, Dokumenteigenschaften in gedruckten Kopien anzugeben. Neben Bezeichnungen für Dokumente können Sie Beschriftungen auch Listenelementen zuordnen und diese Beschriftungen in Ansichten der Liste aufnehmen. Barcode Das Richtlinienfeature Barcode ermöglicht Ihnen die Nachverfolgung physischer Kopien eines Dokuments, indem Sie für das Dokument einen eindeutigen Bezeichnerwert erstellen und in das Dokument ein Barcodebeispielbild dieses Werts einfügen. Standardmäßig sind Barcodes mit dem allgemeinen Code 39-Standard (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39) kompatibel. Über das Richtlinienobjektmodell können Sie auch andere Barcodeanbieter verwenden. 294 Planen von Dokumentrichtlinien Beim Planen der Richtlinien für Ihre Lösung bestimmen Sie zunächst unternehmensweite Richtlinienanforderungen und entwerfen dann Websitesammlungsrichtlinien, die diese Anforderungen erfüllen. Verteilen Sie diese Richtlinien anschließend so, dass sie in die Websitesammlungs-Richtlinienkataloge aller relevanten Websitesammlungen eingefügt werden. Dazu müssen Sie möglicherweise benutzerdefinierte Richtlinienfeatures planen. Wenn die Richtlinie benutzerdefinierte Richtlinienfeatures und -ressourcen erfordert, müssen diese Features und Ressourcen in allen Serverfarmen installiert und aktiviert werden, in denen Ihre Lösung verwendet wird. Ein typisches Beispiel für eine unternehmensweite Richtlinie bildet eine Richtlinie zu optimalen Methoden bei der Überwachung und Beibehaltung von Produktspezifikationen in den einzelnen Abteilungen einer Organisation. Eine einzelne Websitesammlungsrichtlinie wird entworfen, die auf alle Produktspezifikationen angewendet werden soll, sodass diese ständig überwacht und beibehalten werden. Nach dem Definieren und Testen der Websitesammlungsrichtlinie wird diese exportiert und dann in die Websitesammlungs-Richtlinienkataloge anderer Websitesammlungen importiert, in denen Produktspezifikationen gespeichert sind. Die Richtlinie wird dann allen Inhaltstypen von Produktspezifikationen in den einzelnen Websitesammlungen zugeordnet, sodass sie auf alle Produktspezifikationen angewendet wird. Arbeitsblattaktion Verwenden Sie bei der Planung von Dokumentrichtlinien das Arbeitsblatt "Richtlinien" (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165883&clcid=0x407). Erstellen Sie ein separates Arbeitsblatt für jede geplante Richtlinie, und zeichnen Sie auf jedem Arbeitsblatt Folgendes auf: Zweck der Richtlinie, beispielsweise "Richtlinie, die allen Produktspezifikationen zugewiesen wird". Websitesammlung, in der die Richtlinie entworfen wird. Bereich, für den die Richtlinie definiert wird. Wenn die Richtlinie für mehrere Websitesammlungen verwendet werden soll, definieren Sie diese im Katalog der Richtlinienvorlagen. Definieren Sie eine Richtlinie für einen Inhaltstyp, wenn die Richtlinie für einen einzelnen Inhaltstyp in einer Websitesammlung gelten soll. Jedes Richtlinienfeature, beispielsweise Ablauf oder Überwachung. Geben Sie optional Konfigurationshinweise für Richtlinienfeatures ein. Beispielsweise können Sie für Überwachung die zu überwachenden Aktionen angeben, beispielsweise "Bearbeiten von Elementen". Wenn es sich um ein benutzerdefiniertes Richtlinienfeature handelt, führen Sie alle Ressourcen auf, die für die ordnungsgemäße Funktion des Features installiert werden müssen. Alle Inhaltstypen, auf die die Richtlinie angewendet werden soll. Führen Sie außerdem alle Websitesammlungen auf, in denen die Inhaltstypen verwendet werden. 295 Arbeitsblatt Verwenden Sie für diesen Artikel das folgende Arbeitsblatt, um die Bereitstellung zu planen: Arbeitsblatt "Richtlinien" (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165883&clcid=0x407) 296 Planen der Versionsverwaltung, der Inhaltsgenehmigung und des Auscheckens (SharePoint Server 2010) In diesem Artikel wird die Planung der Verwendung der Versionsverwaltung, der Inhaltsgenehmigung und des Auscheckens in Microsoft SharePoint Server 2010 zum Steuern von Dokumentversionen während ihres Lebenszyklus erläutert. Inhalt dieses Artikels: Informationen zu Versionsverwaltung, Inhaltsgenehmigung und Auschecken Planen der Versionsverwaltung Planen der Inhaltsgenehmigung Planen des Auscheckens und Eincheckens Arbeitsblatt Informationen zu Versionsverwaltung, Inhaltsgenehmigung und Auschecken Microsoft SharePoint Server 2010 enthält die folgenden Features zum Steuern der Dokumente in einer Dokumentbibliothek: Bei der Versionsverwaltung handelt es sich um die Methode, durch die nachfolgende Iterationen eines Dokuments nummeriert und gespeichert werden. Inhaltsgenehmigung ist die Methode, mit der Websitemitglieder mit den Berechtigungen einer genehmigenden Person die Veröffentlichung von Inhalten steuern. Auschecken und Einchecken sind die Methoden, mit denen Benutzer besser kontrollieren können, wann eine neue Version eines Dokuments erstellt wurde. Zudem können Kommentare zu Änderungen hinzugefügt werden, wenn ein Dokument eingecheckt wird. Die Einstellungen für die in diesem Artikel behandelten Inhaltssteuerungsfeatures werden in Dokumentbibliotheken konfiguriert. Wenn Sie diese Einstellungen in allen Bibliotheken in der Lösung verwenden möchten, können Sie Dokumentbibliotheksvorlagen erstellen, die die Inhaltssteuerungseinstellungen enthalten. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Entscheidungen zur Inhaltssteuerung in neuen Bibliotheken widergespiegelt werden. Planen der Versionsverwaltung Die Standardversionsverwaltung für eine Dokumentbibliothek hängt von der Websitesammlungsvorlage ab. Sie können die Versionsverwaltung für eine Dokumentbibliothek jedoch auch abhängig von bestimmten Anforderungen konfigurieren. Jede Dokumentbibliothek kann ein anderes Versionsverwaltungs-Steuerelement 297 enthalten, das für die Art von Dokumenten in der Bibliothek am besten geeignet ist. SharePoint Server 2010 bietet drei Optionen für die Versionsverwaltung: Keine Versionskontrolle Gibt an, dass keine vorherigen Versionen von Dokumenten gespeichert werden. Wenn keine Versionsverwaltung verwendet wird, können frühere Versionen von Dokumenten nicht abgerufen werden, und der Dokumentverlauf wird ebenfalls nicht gespeichert, da Kommentare zu den einzelnen Iterationen eines Dokuments nicht gespeichert werden. Verwenden Sie diese Option für Dokumentbibliotheken mit unwichtigen Inhalten oder Inhalten, die nie geändert werden. Hauptversionen erstellen Gibt an, dass nummerierte Versionen von Dokumenten mithilfe eines einfachen Versionsverwaltungsschemas (z. B. 1, 2, 3) beibehalten werden. Wenn Sie die Auswirkungen auf den Speicherplatz steuern möchten, können Sie angeben, wie viele vorherige Versionen beibehalten werden sollen, wobei von der aktuellen Version ausgehend rückwärts gezählt wird. Bei der Hauptversionsverwaltung können alle Benutzer mit Berechtigungen für die Dokumentbibliothek die Inhalte anzeigen, wenn eine neue Version eines Dokuments gespeichert wird. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie nicht zwischen Entwurfsversionen von Dokumenten und veröffentlichten Versionen unterscheiden möchten. Beispielsweise ist in einer Dokumentbibliothek, die von einer Arbeitsgruppe in einer Organisation verwendet wird, die Hauptversionsverwaltung eine gute Wahl, wenn alle Teammitglieder alle Iterationen der einzelnen Dokumente anzeigen können sollen. Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) erstellen Gibt an, dass nummerierte Versionen von Dokumenten mithilfe eines Schemas mit Haupt- und Nebenversionsverwaltung (z. B. 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1) beibehalten werden. Versionen, die auf .0 enden, sind Hauptversionen. Versionen, die mit Erweiterungen ungleich null enden, sind Nebenversionen. Wenn Sie die Auswirkungen auf den Speicherplatz steuern möchten, können Sie angeben, wie viele vorherige Hauptversionen beibehalten werden sollen, wobei von der aktuellen Version ausgehend rückwärts gezählt wird. Sie können auch angeben, für wie viele der gespeicherten Hauptversionen die entsprechenden Nebenversionen beibehalten werden sollen. Wenn Sie beispielsweise angeben, dass Nebenversionen für zwei Hauptversionen beibehalten werden sollen, und die aktuelle Hauptversion 4.0 lautet, werden alle Nebenversionen ab 3.1 beibehalten. Bei der Haupt- und Nebenversionsverwaltung können alle Benutzer mit Leseberechtigungen Hauptversionen von Dokumenten anzeigen. Sie können angeben, welche Benutzer auch Nebenversionen anzeigen können. Im Allgemeinen sollten Sie Benutzern, die Elemente bearbeiten können, Berechtigungen zum Anzeigen und Verwenden von Nebenversionen erteilen, und Benutzern mit Leseberechtigungen ausschließlich das Anzeigen von Hauptversionen ermöglichen. Verwenden Sie die Haupt- und Nebenversionsverwaltung, wenn Sie zwischen veröffentlichten Inhalten, die von einer Zielgruppe angezeigt werden können, und Entwurfsinhalten, die noch nicht veröffentlicht werden können, unterscheiden möchten. Verwenden Sie beispielsweise auf einer Website für Personalwesen, auf der die Leistungen der Organisation beschrieben werden, die Haupt- und Nebenversionsverwaltung, um den Zugriff der Mitarbeiter auf die Beschreibungen der Leistungen einzuschränken, während die Beschreibungen überarbeitet werden. 298 Hinweis: Unabhängig davon, für welche Versionsverwaltung Sie sich entscheiden, sollten Sie die Auswirkungen beachten, die das Beibehalten von mehreren Versionen desselben Dokuments auf den Speicherplatz hat. Arbeitsblattaktion Geben Sie im Arbeitsblatt für Dokumentbibliotheken (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0x407) für jede aufgeführte Dokumentbibliothek das zu verwendende Versionsverwaltungsschema an: Keine Versionskontrolle, Hauptversionen oder Haupt- und Nebenversionen. Planen der Inhaltsgenehmigung Verwenden Sie die Inhaltsgenehmigung, um den Prozess des Verfügbarmachens von Inhalten für eine Zielgruppe zu formalisieren und zu steuern. Beispielsweise benötigt ein Unternehmen, das als eines seiner Produkte oder Dienste Inhalte veröffentlicht, möglicherweise eine rechtliche Überprüfung und Genehmigung, bevor die Inhalte veröffentlicht werden. Die Inhaltsveröffentlichung kann auch abhängig vom Dokumentstatus geplant werden. Weitere Informationen finden Sie unter Plan content approval and scheduling. Ein Dokumententwurf, für den eine Inhaltsgenehmigung ansteht, besitzt den Status Ausstehend. Wenn eine genehmigende Person das Dokument prüft und den Inhalt genehmigt, wird es zum Anzeigen durch Websitebenutzer mit Leseberechtigungen verfügbar. Der Besitzer einer Dokumentbibliothek kann die Inhaltsgenehmigung für eine Dokumentbibliothek aktivieren, und er kann der Bibliothek optional einen Workflow zuordnen, um den Genehmigungsprozess auszuführen. Die Art des Sendens der Dokumente zur Genehmigung hängt von den Einstellungen für die Versionsverwaltung in der Dokumentbibliothek ab: Keine Versionskontrolle Wenn keine Versionsverwaltung verwendet wird und Änderungen an einem Dokument gespeichert werden, ändert sich der Status des Dokuments in Ausstehend. In SharePoint Server 2010 wird die vorherige Version des Dokuments beibehalten, sodass sie von Benutzern mit Leseberechtigungen weiterhin angezeigt werden kann. Nachdem die ausstehenden Änderungen genehmigt wurden, wird die neue Version des Dokuments zum Anzeigen durch Benutzer mit Leseberechtigungen verfügbar gemacht, und die vorherige Version wird gelöscht. Wenn keine Versionsverwaltung festgelegt ist und ein neues Dokument in die Dokumentbibliothek hochgeladen wird, wird es der Bibliothek mit dem Status Ausstehend hinzugefügt, und es kann von Benutzern mit Leseberechtigung erst nach seiner Genehmigung angezeigt werden. Hauptversionen erstellen Wenn die Hauptversionsverwaltung verwendet wird und Änderungen an einem Dokument gespeichert werden, ändert sich der Status des 299 Dokuments in Ausstehend, und die vorherige Hauptversion des Dokuments wird zum Anzeigen durch Benutzer mit Leseberechtigungen verfügbar gemacht. Nachdem die Änderungen am Dokument genehmigt wurden, wird eine neue Hauptversion des Dokuments erstellt und für Websitebenutzer mit Leseberechtigungen verfügbar gemacht, und die vorherige Hauptversion wird in der Verlaufsliste des Dokuments gespeichert. Wenn die Versionsverwaltung mit Hauptversionen festgelegt ist und ein neues Dokument in die Dokumentbibliothek hochgeladen wird, wird es der Bibliothek mit dem Status Ausstehend hinzugefügt und kann erst dann von Benutzern mit Leseberechtigung angezeigt werden, wenn es als Version 1 genehmigt wurde. Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) erstellen Wenn die Haupt- und Nebenversionsverwaltung verwendet wird und Änderungen an einem Dokument gespeichert werden, kann der Autor auswählen, ob er eine neue Nebenversion des Dokuments als Entwurf speichert oder ob er eine neue Hauptversion erstellt, wobei der Status des Dokuments in Ausstehend geändert wird. Nachdem die Änderungen am Dokument genehmigt wurden, wird eine neue Hauptversion des Dokuments erstellt und für Websitebenutzer mit Leseberechtigungen verfügbar gemacht. Bei der Haupt- und Nebenversionsverwaltung werden sowohl die Hauptversionen als auch die Nebenversionen von Dokumenten in der Verlaufsliste eines Dokuments beibehalten. Wenn die Haupt- und Nebenversionsverwaltung verwendet wird und ein neues Dokument in die Dokumentbibliothek hochgeladen wird, kann es der Bibliothek im Status Entwurf als Version 0.1 hinzugefügt werden, oder der Autor kann umgehend die Genehmigung anfordern. In diesem Fall ändert sich der Status des Dokuments in Ausstehend. Arbeitsblattaktion Geben Sie im Arbeitsblatt für Dokumentbibliotheken (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0x407) an, ob für die einzelnen aufgeführten Dokumentbibliotheken eine Inhaltsgenehmigung erforderlich sein soll. Planen des Auscheckens und Eincheckens Sie können vorschreiben, dass Benutzer Dokumente aus einer Dokumentbibliothek auschecken müssen, bevor sie die Dokumente bearbeiten. Dieses Verfahren sollte immer verwendet werden. Es folgen einige Vorteile des erforderlichen Aus- und Eincheckens: Sie können besser steuern, wann Dokumentversionen erstellt werden. Wenn ein Dokument ausgecheckt wurde, kann es der Autor speichern, ohne es vorher einzuchecken. Andere Benutzer der Dokumentbibliothek können diese Änderungen nicht anzeigen, und es wird keine neue Version erstellt. Eine neue Version (die für andere Benutzer sichtbar ist) wird nur erstellt, wenn ein Dokument vom Autor eingecheckt wird. Dadurch verfügt der Autor über mehr Flexibilität und Kontrolle. Metadaten können besser erfasst werden. Wenn ein Dokument eingecheckt wurde, kann der Autor Kommentare schreiben, die die am Dokument vorgenommenen 300 Änderungen beschreiben. Dadurch kann ein Verlaufsdatensatz zu den Änderungen erstellt werden, die am Dokument vorgenommen werden. Wenn es für Ihre Lösung erforderlich ist, dass die Benutzer Dokumente zur Bearbeitung ein- und auschecken, enthalten die Microsoft Office 2010-Clientanwendungen Features, mit denen diese Aktionen unterstützt werden. Die Benutzer können Dokumente auschecken, Auscheckvorgänge rückgängig machen und Dokumente aus Office 2010Clientanwendungen einchecken. Wenn ein Dokument ausgecheckt wird, wird es im Ordner Meine Dateien des Benutzers im Unterordner SharePoint-Entwürfe gespeichert. Dieser Ordner wird in Office 2010Clientanwendungen angezeigt. Solange das Dokument ausgecheckt ist, kann der Benutzer Änderungen nur in diesem lokalen Ordner speichern. Wenn der Benutzer bereit ist, das Dokument einzuchecken, wird das Dokument wieder am ursprünglichen Serverspeicherort gespeichert. In Office 2010-Clientanwendungen können sich die Benutzer optional dazu entschließen, ausgecheckte Dokumente auf dem Server zu belassen, indem sie die Inhaltsbearbeitungsoptionen ändern. Arbeitsblattaktion Geben Sie im Arbeitsblatt für Dokumentbibliotheken (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0x407) an, ob für die einzelnen aufgeführten Dokumentbibliotheken das Ein- und Auschecken erforderlich ist. Arbeitsblatt Verwenden Sie das folgende Arbeitsblatt als Hilfe für das Planen der Versionsverwaltung, der Inhaltsgenehmigung und der Auscheckvorgänge: Arbeitsblatt für Dokumentbibliotheken (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0x407) Siehe auch Konzepte Planen von Dokumentbibliotheken (SharePoint Server 2010) 301 Gemeinsame Dokumenterstellung (Übersicht) (SharePoint Server 2010) In der heutigen von zahlreichen Verbindungen geprägten Arbeitsumgebung wird es zur Regel anstatt zur Ausnahme, dass Dokumente von mehreren Autoren, Bearbeitern und anderen Beteiligten erstellt werden. Organisationen möchten mithilfe der Kommunikations- und Zusammenarbeitsfunktionen von Microsoft SharePoint Server 2010 die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Endbenutzern fördern und gleichzeitig den dafür erforderlichen Verwaltungsaufwand reduzieren. In Microsoft Office 2010 wird dieser Trend mit der Funktionalität für die gemeinsame Dokumenterstellung für Microsoft PowerPoint 2010-, Microsoft Word 2010- und Microsoft OneNote 2010Dokumente in SharePoint Server 2010 fortgesetzt. Durch die gemeinsame Dokumenterstellung wird der Zugang zur serverbasierten Zusammenarbeit an Dokumenten erleichtert. Organisationen können den Aufwand reduzieren, der mit dem herkömmlichen Austausch von Dokumenten in Form von Anlagen verbunden ist. Die gemeinsame Dokumenterstellung vereinfacht die Zusammenarbeit, da mehrere Benutzer produktiv am gleichen Dokument arbeiten können, ohne sich gegenseitig zu stören oder zu behindern. Für diese Funktionalität, die den Standardzustand für in SharePoint Server 2010 gespeicherte Dokumente darstellt, müssen keine zusätzlichen Server eingerichtet werden. Die Funktionalität für die gemeinsame Dokumenterstellung wird mit den gleichen Tools und Technologien verwaltet, die bereits zum Verwalten von SharePoint verwendet werden. Auf diese Weise werden die Auswirkungen für die Administratoren minimiert. Inhalt dieses Artikels Funktionalität für die gemeinsame Dokumenterstellung in SharePoint Server 2010 Grundlegendes zur Benutzerfreundlichkeit Wichtige Überlegungen OneNote-Notizbücher Softwareversionsanforderungen Gemeinsame Dokumenterstellung in einer gemischten Office-Umgebung Leistung und Skalierbarkeit Funktionalität für die gemeinsame Dokumenterstellung in SharePoint Server 2010 Bei der herkömmlichen Zusammenarbeit werden Dokumente in Form von E-MailAnlagen ausgetauscht. Die Nachverfolgung von Versionen und Bearbeitungen mehrerer Autoren ist für die Benutzer schwierig und Zeit raubend. E-Mail-Systeme müssen die Speicherung mehrerer Kopien des gleichen Dokuments bewältigen, ganz zu schweigen vom erhöhten Netzwerkverkehr durch das wiederholte Senden der Dokumente. 302 Durch die Verwendung von SharePoint zum Speichern von Dokumenten für die Zusammenarbeit können diese Probleme gemindert werden, da die Benutzer konsistent auf aktuelle Versionen von Dokumenten zugreifen, vorherige Versionen nachverfolgen und die Dokumente zentral verwalten können. Da anstelle zahlreicher Anlagen ein einziges Dokument gespeichert wird, wird auch der Aufwand für das Netzwerk und die Speicherung reduziert. Diese Lösung ist jedoch nicht perfekt. Wenn ein Dokument bei einem Autor geöffnet ist, können andere Autoren nicht daran arbeiten. Wenn jemand vergisst, ein Dokument zu schließen oder einzuchecken, sind andere Benutzer möglicherweise auf unbegrenzte Zeit ausgesperrt. In dieser Situation kann das Problem oft nur durch einen Anruf bei der IT-Abteilung gelöst werden. Mit der gemeinsamen Dokumenterstellung in SharePoint Server 2010 werden diese Probleme behoben, da mehrere Benutzer jederzeit an einem Dokument arbeiten können, ohne sich durch die Änderungen gegenseitig zu behindern. Mithilfe dieser Methode werden viele gängige Szenarien für die Zusammenarbeit an Dokumenten optimiert. Beispiele: Zwei oder mehr Autoren arbeiten an verschiedenen Teilen eines zusammengesetzten Dokuments. Während ein Autor an seinem Abschnitt des Dokuments arbeitet, kann ein anderer Autor an einem anderen Abschnitt arbeiten, ohne dass sich beide bei der Arbeit gegenseitig behindern. Mehrere Autoren arbeiten an einer zusammengesetzten Bildschirmpräsentation. Jeder Autor kann der Präsentation Folien hinzufügen und diese bearbeiten, anstatt isoliert zu arbeiten und gleichzeitig zu versuchen, verschiedene Dokumente zusammenzuführen, sodass diese konsistent sind. Ein Dokument wird an mehrere Experten und andere Beteiligte gesendet, die jeweils Bearbeitungen und Hinzufügungen vornehmen. Dabei gehen keine Bearbeitungen eines Benutzers verloren, da alle Benutzer an einem zentralen auf einem Server gespeicherten Dokument arbeiten. Grundlegendes zur Benutzerfreundlichkeit Die gemeinsame Dokumenterstellung ist aus Sicht des Endbenutzers einfach zu verwenden. Wenn ein Benutzer an einem Dokument in Word 2010, PowerPoint 2010 oder OneNote 2010 arbeiten möchte, öffnet er das Dokument lediglich wie gewohnt über SharePoint Server. Wenn das Dokument bereits bei einem anderen Benutzer geöffnet ist, können beide Benutzer das Dokument gleichzeitig bearbeiten; es wird weder der Zugriff auf das Dokument blockiert noch ein Fehler angezeigt. In Word 2010 und PowerPoint 2010 werden beim Speichern eines Dokuments andere Benutzer, die das Dokument anzeigen, benachrichtigt, dass neue Bearbeitungen vorhanden sind. Die Benutzer können dann die Ansicht sofort aktualisieren, um die Änderungen zu sehen, oder die Arbeit fortsetzen und später aktualisieren, um die neuesten Bearbeitungen zu sehen. Die Autoren können auch die Arbeit der anderen sehen, und jeder weiß, wer am Dokument arbeitet. Das Dokument wird durch die Versionsverwaltungs- und Nachverfolgungstools von SharePoint Server 2010 geschützt, sodass Autoren nicht gewünschte Änderungen zurücksetzen können. Wenn Office Communication Server verfügbar ist, können Benutzer den Onlinestatus anderer Autoren sehen und Instant Messaging-Unterhaltungen initiieren, ohne das Dokument zu verlassen. 303 Mithilfe von OneNote 2010 können Benutzer über freigegebene Notizbücher nahtlos Notizen austauschen. Wenn ein Benutzer eine Seite des Notizbuchs bearbeitet, werden diese Bearbeitungen automatisch mit anderen Benutzern des Notizbuchs synchronisiert, um sicherzustellen, dass jeder über die vollständigen Notizen verfügt. Bearbeitungen von mehreren Benutzern auf der gleichen Seite werden automatisch angezeigt und ermöglichen Zusammenarbeit nahezu in Echtzeit. Mithilfe der Versionsverwaltung und der anderen freigegebenen Features in OneNote können Benutzer Bearbeitungen zurücksetzen, neue Bearbeitungen anzeigen und ermitteln, von wem eine bestimmte Bearbeitung vorgenommen wurde. Die gemeinsame Erstellung von Arbeitsmappen in SharePoint Server 2010 wird von der Excel 2010-Clientanwendung nicht unterstützt. In der Excel-Clientanwendung wird jedoch über das Feature Freigegebene Arbeitsmappe die gemeinsame Erstellung (nicht in Echtzeit) von Arbeitsmappen unterstützt, die lokal oder in Netzwerkpfaden (UNC) gespeichert sind. Die gemeinsame Erstellung von Arbeitsmappen in SharePoint wird über die Microsoft Excel-Webanwendung unterstützt, die im Lieferumfang von Office Web Apps enthalten ist. Office Web Apps steht Benutzern über Windows Live und Geschäftskunden über die Microsoft Office 2010-Volumenlizenzierung und über Dokumentverwaltungslösungen auf der Grundlage von Microsoft SharePoint 2010Produkte zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie unter Office Web Apps (Installed on SharePoint 2010 Products). Wichtige Überlegungen Administratoren sollten beim Planen der Verwendung der gemeinsamen Dokumenterstellung in einer Umgebung verschiedene Faktoren berücksichtigen. Die Funktionalität für die gemeinsame Dokumenterstellung in SharePoint wurde im Hinblick auf die einfache Einrichtung und die aufwandsarme Verwaltung entworfen. Beim Einrichten und Verwalten der gemeinsamen Dokumenterstellung sind jedoch verschiedene Punkte zu berücksichtigen: Berechtigungen: Damit mehrere Benutzer das gleiche Dokument bearbeiten können, benötigen die Benutzer Berechtigungen für die Dokumentbibliothek, in der das Dokument gespeichert ist. Dies kann am einfachsten sichergestellt werden, indem Sie allen Benutzern Zugriff auf die SharePoint-Website gewähren, in der die Dokumente gespeichert werden. In Fällen, in denen nur eine Teilmenge der Benutzer über Berechtigungen für die gemeinsame Dokumenterstellung in einer bestimmten Bibliothek verfügen soll, kann der Zugriff mithilfe von SharePoint-Berechtigungen verwaltet werden. Versionsverwaltung: Mit der Versionsverwaltung von SharePoint Server können Änderungen an Dokumenten während der Bearbeitung nachverfolgt werden. Außerdem werden vorherige Versionen zur Referenz gespeichert. Dieses Feature ist in SharePoint Server 2010 standardmäßig deaktiviert. In SharePoint Server 2010 werden zwei Arten der Versionsverwaltung unterstützt: Hauptversionen und Nebenversionen. Nebenversionen sollten für Dokumentbibliotheken, die für die gemeinsame Dokumenterstellung in OneNote verwendet werden, nicht aktiviert werden, da dies die im Produkt enthaltenen Synchronisierungs- und Versionsverwaltungsfunktionen behindern könnte. Diese Einschränkung gilt nur für Nebenversionen; Hauptversionen können in OneNote verwendet werden. 304 Anzahl der Versionen: Die Anzahl der beibehaltenen Dokumentversionen hat Auswirkungen auf die Speicheranforderungen auf dem Server. Diese Anzahl kann in den Einstellungen der Dokumentbibliothek optimiert werden, um die Anzahl der beibehaltenen Versionen zu begrenzen. Wenn OneNote-Notizbücher häufig aktualisiert werden, kann dies dazu führen, dass viele Versionen auf dem Server gespeichert werden. Es wird empfohlen, die unnötige Verwendung von Speicherplatz zu vermeiden, indem ein Administrator die maximale Anzahl der beibehaltenen Versionen für die zum Speichern von OneNote-Notizbüchern verwendeten Dokumentbibliotheken auf eine angemessene Anzahl festlegt. Versionsverwaltungszeitraum: Mit dem Versionsverwaltungszeitraum bestimmen Sie, wie oft von SharePoint Server eine neue Version eines gemeinsam erstellten Word- oder PowerPoint-Dokuments erstellt wird. Wenn dieser Zeitraum auf einen niedrigen Wert festgelegt wird, werden häufiger Versionen erfasst, sodass die Versionen detaillierter nachverfolgt werden können. Dafür ist jedoch möglicherweise mehr Serverspeicher erforderlich. Der Versionsverwaltungszeitraum hat keine Auswirkungen auf OneNote-Notizbücher. Der Wert kann durch Anpassen der coAuthoringVersionPeriod-Eigenschaft auf dem Server geändert werden. Weitere Informationen zum Anpassen dieser Einstellung finden Sie unter Configure the coauthoring versioning period (SharePoint Server 2010). Auschecken: Wenn ein Benutzer ein Dokument zur Bearbeitung auscheckt, wird das Dokument zur ausschließlichen Bearbeitung durch diesen Benutzer gesperrt, sodass die gemeinsame Arbeit am Dokument nicht möglich ist. Die Einstellung Auschecken erfordern sollte in Dokumentbibliotheken, in denen die gemeinsame Dokumenterstellung verwendet wird, nicht aktiviert werden. Standardmäßig ist Auschecken erfordern in SharePoint Server 2010 nicht aktiviert. Benutzer sollten Dokumente nicht manuell auschecken, wenn die gemeinsame Dokumenterstellung verwendet wird. OneNote-Notizbücher Anders als in Microsoft Word und Microsoft PowerPoint werden Versionsinformationen in Microsoft OneNote in der Datei selbst gespeichert. Aus diesem Grund sollten sich Administratoren an die folgenden Empfehlungen halten, wenn OneNote-Notizbücher in einer SharePoint Server-Dokumentbibliothek gespeichert werden: Aktivieren Sie nicht die Verwaltung für Nebenversionen. Die Verwaltung von Nebenversionen ist in SharePoint Server 2010 standardmäßig nicht aktiviert. Wenn die Verwaltung von Hauptversionen aktiviert wird, wird empfohlen, einen angemessenen Maximalwert für die Anzahl der zu speichernden Versionen festzulegen. Die Verwaltung von Hauptversionen ist in SharePoint Server 2010 standardmäßig nicht aktiviert. Softwareversionsanforderungen Damit Benutzer Dokumente mit Office 2010 gemeinsam erstellen können, müssen diese Dokumente in SharePoint Server 2010 oder SharePoint Foundation 2010 gespeichert sein. Soll die Funktion für die gemeinsame Dokumenterstellung genutzt werden können, muss Word 2010, PowerPoint 2010 oder OneNote 2010 installiert sein. 305 Hinweis: Die Funktion für die gemeinsame Dokumenterstellung in Office 2010 kann auch ohne SharePoint Server 2010 oder SharePoint Foundation 2010 verwendet werden, wenn die Benutzer über Windows Live SkyDrive-Konten verfügen. Die Verwendung der gemeinsamen Dokumenterstellung ohne SharePoint Server 2010 oder SharePoint Foundation 2010 ist nicht Gegenstand dieses Artikels. Gemeinsame Dokumenterstellung in einer gemischten Office-Umgebung Manche Organisationen möchten die gemeinsame Dokumenterstellung in einer Umgebung verwenden, in der die Benutzer unterschiedliche Versionen von Office verwenden. Gemischte Umgebung mit Microsoft Office PowerPoint und Word 2007 Benutzer früherer Versionen von PowerPoint und Word können in SharePoint Server 2010 gespeicherte Dokumente genau wie in vorherigen Versionen von SharePoint gemeinsam nutzen und bearbeiten. Die Benutzer können jedoch nicht gleichzeitig mit der gemeinsamen Dokumenterstellung an diesen Dokumenten arbeiten. Für eine optimale Zusammenarbeit in PowerPoint und Word wird empfohlen, dass alle Benutzer mit Office 2010 arbeiten. Benutzer von Office PowerPoint und Word 2007 werden keinen wesentlichen Unterschied zwischen der Verwendung der bisherigen Version und der Verwendung von Office 2010 bemerken. Wenn Office 2007-Benutzer beispielsweise ein in Office 2010 gespeichertes Dokument öffnen, das zurzeit von einem anderen Benutzer bearbeitet wird, wird eine Meldung angezeigt, aus der hervorgeht, dass das Dokument verwendet wird, und die Benutzer können das Dokument nicht bearbeiten. Wenn das Dokument nicht von einem anderen Benutzer bearbeitet wird, können Office 2007Benutzer das Dokument wie gewohnt öffnen. Wenn ein Office 2007-Benutzer ein Dokument öffnet, wird das Dokument gesperrt und kann von Benutzern von Office 2010 nicht mit der gemeinsamen Dokumenterstellung bearbeitet werden. Dieses Verhalten entspricht früheren Versionen von SharePoint. Gemischte Umgebung mit Microsoft Office OneNote 2007 OneNote 2010 ist mit dem Office OneNote 2007-Dateiformat abwärtskompatibel und unterstützt die gemeinsame Dokumenterstellung mit Benutzern von OneNote 2007. In gemischten Umgebungen müssen Notizbücher im OneNote 2007-Dateiformat gespeichert werden, damit Benutzer von OneNote 2007 und OneNote 2010 gemeinsam am Notizbuch arbeiten können. Durch die Aktualisierung auf das OneNote 2010Dateiformat erhalten die Benutzer jedoch Zugriff auf eine Reihe zentraler Features, einschließlich der Kompatibilität mit Microsoft OneNote Web App, wodurch auch den Benutzern, auf deren Computern keine Version von OneNote installiert ist, die Bearbeitung und gemeinsame Erstellung von Notizbüchern ermöglicht wird. OneNote 2010 bietet die Möglichkeit, OneNote 2007-Dateien jederzeit auf OneNote 2010-Dateien zu aktualisieren. Organisationen, die von einer gemischten Umgebung auf 306 eine einheitliche Umgebung mit Office 2010 umstellen, steht somit ein einfacher Upgradepfad zur Verfügung. Leistung und Skalierbarkeit Die SharePoint Server 2010- und Office 2010-Anwendungen wurden im Hinblick auf die Minimierung der Auswirkungen der gemeinsamen Dokumenterstellung auf die Leistung und Skalierbarkeit in einer Umgebung entworfen. In Office-Clients werden nur dann Informationen zur gemeinsamen Dokumenterstellung an den Server gesendet oder vom Server heruntergeladen, wenn mehr als ein Autor das Dokument bearbeitet. Wenn ein einziger Benutzer ein Dokument bearbeitet, ist die Auswirkung auf die Leistung mit der vorheriger Versionen von SharePoint Server vergleichbar. Die Office-Clients sind so konfiguriert, dass die Auswirkungen auf den Server reduziert werden. Hierzu wird die Häufigkeit der Synchronisierungsaktionen im Zusammenhang mit der gemeinsamen Dokumenterstellung reduziert, wenn der Server stark ausgelastet ist oder wenn der Benutzer das Dokument nicht aktiv bearbeitet. Dadurch werden die allgemeinen Auswirkungen auf die Leistung weiter reduziert. Siehe auch Weitere Ressourcen Co-authoring administration (SharePoint Server 2010) 307 Planen der Datensatzverwaltung (SharePoint Server 2010) Ein Datensatz ist ein Dokument oder eine elektronische oder physische Entität in einer Organisation, das bzw. die als Nachweis für eine durch das Unternehmen ausgeführte Aktivität oder Transaktion dient. Datensätze müssen für einen gewissen Zeitraum aufbewahrt werden. Im Rahmen des Datensatzverwaltungsprozesses führt eine Organisation die folgenden Aktionen aus: Bestimmen der Informationstypen, die als Datensätze betrachtet werden. Bestimmen, wie die aktiven, als Datensätze gespeicherten Dokumente während ihrer Verwendung verarbeitet werden sollen. Dazu zählt auch die Bestimmung der Art und Weise, wie die aktiven Dokumente gesammelt werden sollen, nachdem sie als Datensätze deklariert werden. Bestimmen der Art und Weise und des Zeitraums für die Aufbewahrung der einzelnen Datensatztypen, um die rechtlichen, geschäftlichen und behördlichen Anforderungen zu erfüllen. Forschen nach und Implementieren von technischen Lösungen und Geschäftsprozessen, um sicherzustellen, dass die Organisation ihren Verpflichtungen bezüglich der Datensatzverwaltung auf eine kosteneffektive und nicht störende Art und Weise nachkommt. Ausführen datensatzbezogener Aufgaben, beispielsweise Löschen abgelaufener Datensätze oder Suchen und Schützen von Datensätzen in Bezug auf externe Ereignisse (z. B. Gerichtsverfahren). In den Artikeln in diesem Abschnitt wird die Datensatzverwaltung in Microsoft SharePoint Server 2010 beschrieben. Außerdem erhalten Sie hier Richtlinien für die Planung Ihrer Datensatzverwaltungslösung. Inhalt dieses Abschnitts: Datensatzverwaltung (Übersicht) (SharePoint Server 2010) Dieser Artikel beschreibt die Datensatzverwaltung und enthält eine Übersicht über die Planung der Datensatzverwaltung. Verwenden eines Datensatzarchivs im Vergleich mit der direkten Verwaltung von Datensätzen (SharePoint Server 2010) In diesem Artikel werden die Unterschiede zwischen der Verwaltung von Datensätzen in einem Datensatzarchiv und der direkten Verwaltung von Datensätzen erklärt. Erstellen eines Dateiplans zum Verwalten von Datensätzen in SharePoint Server 2010 Dieser Artikel enthält eine Beschreibung der Inhalte eines Dateiplans sowie eine Zusammenfassung zum Erstellen eines Dateiplans für Ihre Organisation. Entwerfen einer direkten Datensatzverwaltung In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Datensätze in der gleichen SharePoint Server-Bibliothek als aktive Dokumente verwalten können. Außerdem wird ein 308 Prozess beschrieben, anhand dessen Sie bestimmen können, wie Sie Datensätze direkt verwalten. Planen der Datensatzsammlung (SharePoint Server 2010) In diesem Artikel werden Techniken zum Deklarieren aktiver Dokumente als Datensätze behandelt. Planen physikalischer Datensätze (SharePoint Server 2010) In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie SharePoint Server zum Planen der Verwaltung physikalischer Datensätze verwenden. Planen der eDiscovery (SharePoint Server 2010) In diesem Artikel wird beschrieben, wie eDiscovery von SharePoint Server unterstützt wird. 309 Datensatzverwaltung (Übersicht) (SharePoint Server 2010) Inhalt dieses Artikels: Elemente eines Datensatzverwaltungssystems Übersicht zur Planung der Datensatzverwaltung Elemente eines Datensatzverwaltungssystems Ein Datensatz ist ein Dokument oder eine elektronische oder physische Entität in einer Organisation, das bzw. die als Nachweis für eine durch das Unternehmen ausgeführte Aktivität oder Transaktion dient. Datensätze müssen für einen gewissen Zeitraum aufbewahrt werden. Im Rahmen des Datensatzverwaltungsprozesses führt eine Organisation die folgenden Aktionen aus: Bestimmen der Informationstypen, die als Datensätze betrachtet werden. Bestimmen, wie die aktiven, als Datensätze gespeicherten Dokumente während ihrer Verwendung verarbeitet werden sollen. Dazu zählt auch die Bestimmung der Art und Weise, wie die aktiven Dokumente gesammelt werden sollen, nachdem sie als Datensätze deklariert werden. Bestimmen der Art und Weise und des Zeitraums für die Aufbewahrung der einzelnen Datensatztypen, um die rechtlichen, geschäftlichen und behördlichen Anforderungen zu erfüllen. Forschen nach und Implementieren von technischen Lösungen und Geschäftsprozessen, um sicherzustellen, dass die Organisation ihren Verpflichtungen bezüglich der Datensatzverwaltung auf eine kosteneffektive und nicht störende Art und Weise nachkommt. Ausführen datensatzbezogener Aufgaben, beispielsweise Löschen abgelaufener Datensätze oder Suchen und Schützen von Datensätzen in Bezug auf externe Ereignisse (z. B. Gerichtsverfahren). Das Bestimmen der Dokumente und anderer physikalischer und elektronischer Objekte, die in Ihrer Organisation als Datensätze verwendet werden, ist die Aufgabe der Compliance Officer, Datensatzverwalter und Rechtsanwälte des Unternehmens. Durch die sorgfältige Kategorisierung sämtlicher Unternehmensinhalte in Ihrer Organisation können diese Personen sicherstellen, dass die Dokumente für einen geeigneten Zeitraum beibehalten werden. Mit einem gut entworfenen Datensatzverwaltungssystem kann eine Organisation rechtlich geschützt werden, und die Organisation kann die Einhaltung von behördlichen Regulierungen nachweisen. Darüber hinaus wird die Effizienz in der Organisation gesteigert, indem die Disposition veralteter Elemente gefördert wird, bei denen es sich nicht um Datensätze handelt. 310 Ein Datensatzverwaltungssystem enthält folgende Elemente: Eine Inhaltsanalyse, mit der Inhalte im Unternehmen beschrieben und kategorisiert werden, die möglicherweise als Datensätze verwendet werden sollen, mit der Quellspeicherorte angegeben werden und mit der beschrieben wird, wie die Inhalte in die Datensatzverwaltungsanwendung verschoben werden. 311 Einen Dateiplan, mit dem für jede Datensatzart im Unternehmen angegeben wird, wo diese als Datensatz beibehalten werden soll, welche Richtlinien darauf angewendet werden sollen, wie lange die Datensätze beibehalten werden müssen, wie sie entsorgt werden sollen und wer für deren Verwaltung verantwortlich ist. Ein Einhaltungsanforderungsdokument, in dem die Regeln definiert werden, die für die IT-Systeme der Organisation eingehalten werden müssen, zusammen mit den Methoden, mit denen die Vorgehensweise der Teammitglieder des Unternehmens sichergestellt wird. Eine Methode zum Sammeln von nicht mehr aktiven Datensätzen aus allen Datensatzquellen, z. B. von Zusammenarbeitsservern, Dateiservern und E-MailSystemen. Eine Methode für die Überwachung von Datensätzen, während sie aktiv sind Eine Methode zum Erfassen der Metadaten von Datensätzen und Überwachungsverläufen sowie deren Verwaltung Ein Prozess zum Beibehalten von Datensätzen (Aussetzen der Disposition), wenn Fälle wie Rechtsstreitigkeiten eintreten. Ein System zum Überwachen und zur Berichterstellung für die Handhabung von Datensätzen, mit dem sichergestellt werden soll, dass die Mitarbeiter sie den festgelegten Richtlinien und Vorgängen entsprechend ablegen, auf sie zugreifen und sie verwalten. Im Lieferumfang von Microsoft SharePoint Server 2010 sind Features enthalten, mit deren Hilfe Organisationen integrierte Datensatzverwaltungssysteme und -prozesse implementieren können. Übersicht zur Planung der Datensatzverwaltung In diesem Thema werden die Planungsschritte beschrieben, die Sie ausführen müssen, um sicherzustellen, dass mit dem von Ihnen auf der Grundlage von SharePoint Server 2010 implementierten Datensatzverwaltungssystem die Datensatzverwaltungsziele Ihrer Organisation erreicht werden. Im Folgenden wird eine Vorschau des Planungsprozesses für die Datensatzverwaltung dargestellt: 1. Identifizieren von Datensatzverwaltungsrollen Für eine erfolgreiche Datensatzverwaltung sind spezielle Rollen erforderlich. Beispiele: Datensatzverwalter und Compliance Officer, die die Datensätze in der Organisation kategorisieren und den Datensatzverwaltungsvorgang ausführen IT-Mitarbeiter, die die Systeme implementieren, mit denen die Datensatzverwaltung effizient unterstützt wird Inhalts-Manager, die identifizieren, wo die Informationen der Organisation aufbewahrt werden, und die ihre Teams dazu verpflichten, die Datensatzverwaltungsvorschriften zu befolgen 2. Analysieren der Inhalte der Organisation Bevor ein Dateiplan erstellt wird, führen Datensatzverwalter und Inhalts-Manager Umfragen zur Dokumentverwendung in der Organisation aus, um zu bestimmen, welche Dokumente und welche anderen Elemente als Datensätze verwendet werden können. 312 3. Entwickeln eines Dateiplans Nachdem Sie die Inhalte Ihrer Organisation analysiert und Beibehaltungszeitpläne bestimmt haben, füllen Sie den Rest des Dateiplans aus. Dateipläne sind von Organisation zu Organisation unterschiedlich, im Allgemeinen werden mit diesen Plänen jedoch die Elemente beschrieben, die vom Unternehmen als Datensätze anerkannt werden, es wird angegeben, wo sie gespeichert werden, die entsprechenden Beibehaltungszeiträume werden beschrieben, und es werden weitere Informationen angegeben, z. B. dazu, wer für die Datensatzverwaltung verantwortlich ist und zu welcher größeren Kategorie von Datensätzen diese Datensätze gehören. 4. Entwickeln von Beibehaltungszeitplänen Bestimmen Sie für jeden Datensatztyp, wann dieser nicht mehr aktiv ist (verwendet wird), wie lange der Datensatz danach beibehalten werden soll und wie er letztendlich vernichtet werden soll. 5. Auswerten und Optimieren von Dokumentverwaltungsmethoden Stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Richtlinien in Dokumentrepositorys angewendet werden. Stellen Sie beispielsweise sicher, dass Inhalte ordnungsgemäß überwacht werden, sodass entsprechende Überwachungen zusammen mit Datensätzen beibehalten werden. 6. Entwerfen der Datensatzverwaltungslösung Bestimmen Sie, ob ein Datensatzarchiv erstellt werden soll und/oder ob Datensätze direkt verwaltet werden sollen. Entwerfen Sie anhand Ihres Dateiplans das Datensatzarchiv, oder bestimmen Sie, wie vorhandene Websites zum Speichern von Datensätzen verwendet werden sollen. Definieren Sie Inhaltstypen, Bibliotheken, Richtlinien und ggf. Metadaten zur Festlegung des Speicherorts, an den ein Dokument weitergeleitet werden soll. 7. Planen, wie aus Inhalten Datensätze werden Falls Sie SharePoint Server 2010 für die aktive Dokumentverwaltung und die Datensatzverwaltung verwenden, können Sie benutzerdefinierte Workflows erstellen, um Dokumente in ein Datensatzarchiv zu verschieben. Wenn Sie SharePoint Server 2010 oder ein externes Dokumentverwaltungssystem verwenden, können Sie Schnittstellen planen und entwickeln, mit denen Inhalte aus diesen Systemen in das Datensatzarchiv verlagert werden oder mit denen ein Dokument als Datensatz deklariert, aber nicht verschoben wird. 8. Planen der E-Mail-Integration Bestimmen Sie, ob Sie E-Mail-Datensätze in SharePoint Server 2010 oder aber in der E-Mail-Anwendung selbst verwalten werden. 9. Planen der Einhaltung für soziale Inhalte Falls in Ihrer Organisation Medien für soziale Netzwerke wie z. B. Blogs, Wikis oder Meine Website-Websites verwendet werden, bestimmen Sie, wie aus diesen Inhalten Datensätze werden. 10. Planen der Einhaltungsberichterstellung und -dokumentation Wenn Sie überprüfen möchten, ob in Ihrer Organisation die erforderlichen Datensatzverwaltungsmethoden ausgeführt werden, und wenn Sie diese Methoden kommunizieren möchten, sollten Sie Ihre Datensatzverwaltungspläne und -prozesse dokumentieren. Wenn Ihr Unternehmen in datensatzbezogene Rechtsstreitigkeiten involviert wird, müssen Sie möglicherweise diese Datensatzverwaltungsrichtlinien, Implementierungspläne und Daten zur Effektivität vorweisen. 313 Siehe auch Konzepte Erstellen eines Dateiplans zum Verwalten von Datensätzen in SharePoint Server 2010 Planen der Datensatzsammlung (SharePoint Server 2010) 314 Erstellen eines Dateiplans zum Verwalten von Datensätzen in SharePoint Server 2010 Der Dateiplan ist das primäre Dokument für die Planung der Datensatzverwaltung in SharePoint Server 2010. Obwohl die Dateipläne der einzelnen Organisationen unterschiedlich sein können, umfassen sie in der Regel die folgenden Punkte: Beschreibungen der Elementarten, die von der Organisation als Datensätze angesehen werden Beschreibungen der Datensatzkategorien, zu denen die Elemente gehören Angaben des Speicherorts von Datensätzen Beschreibungen der Beibehaltungszeiträume für Datensätze Darstellungen der Verantwortlichkeiten für die Verwaltung der verschiedenen Datensatztypen Dieser Artikel enthält eine Beschreibung der Inhalte eines Dateiplans sowie eine Zusammenfassung zum Erstellen eines Dateiplans für Ihre Organisation. Darüber hinaus finden Sie hier Anweisungen zu einem Arbeitsblatt, in dem Sie den Dateiplan aufzeichnen können. Inhalt dieses Artikels: Identifizieren der Datensatztypen Abschließen des Dateiplans Arbeitsblatt Identifizieren der Datensatztypen Eine Zusammenarbeit zwischen Datensatzverwaltern, Rechtsanwälten, Compliance Officern und Inhalts-Managern ist erforderlich, um zu bestimmen, welche aktiven Dokumente in der Organisation möglicherweise als Datensätze deklariert werden können. Auch wenn Ihr Unternehmen nicht zu einer Branche gehört, in der strenge Rechtsvorschriften gelten, sollten Sie beachten, dass es allgemeine Gesetze gibt, die es möglicherweise erfordern, dass Ihr Unternehmen Datensätze beibehält. Neben dem allgemeinen Wirtschaftsrecht müssen Sie gesetzliche Anforderungen auswerten, die für Ihr Unternehmen gelten. In diesem Artikel können nur allgemeine Informationen dazu bereitgestellt werden, wie Datensätze in einer Organisation bestimmt werden. Wahrscheinlich wird in Ihrem Unternehmen bereits eine Form von Datensatzverwaltung vorgenommen, und die meisten Datensatzverwaltungsrollen, die Sie benötigen, sind bereits zugeordnet. Möglicherweise verfügen Sie auch bereits über eine Taxonomie von Datensätzen. Im Allgemeinen müssen Sie die folgenden Aufgaben ausführen, um Datensätze in Ihrer Organisation zu bestimmen: 315 1. Nachvollziehen der rechtlichen Verpflichtungen und Geschäftsanforderungen Ihres Unternehmens 2. Analysieren der Verwendung von aktiven Dokumenten gemeinsam mit allen Abteilungen im Unternehmen 3. Entwickeln einer Liste der aktiven Dokumenttypen, die zu Datensätzen werden sollen. Sie können beispielsweise bestimmen, dass folgende Elemente als Datensätze beibehalten werden sollen: Verträge über die Vermietung von Unternehmensräumlichkeiten Dokumente zu Mitarbeitervergütungen Dokumente zu Produktforschung und -entwicklung 4. Kategorisieren der Datensätze. Datensätze mit derselben Kategorie weisen häufig dieselben Beibehaltungszeiträume auf und erfordern eine ähnliche Behandlung hinsichtlich anderer Aspekte. Aufzeichnen der gesammelten Informationen. Hierfür können Sie das im Abschnitt Arbeitsblatt erwähnte Arbeitsblatt verwenden. Zeichnen Sie den Datensatztyp, die zugehörige Kategorie der Datensatztypen sowie eine kurze Beschreibung des Datensatztyps auf. Nachfolgend finden Sie ein Beispielarbeitsblatt: Datensatztyp Datensatzkategorie Beschreibung Betriebliches Sozialzulagewesen, Versicherungspläne, Pensionspläne Beschreibungen zu Mitarbeitervergütungen Beschreibungen zu allen Plänen für das betriebliche Sozialzulagewesen Arbeitszeittabellen für Lohn und Gehalt, zusätzliche Informationen zu Lohn und Gehalt Lohn- und Gehaltsdatensätze Übersicht über Arbeitsstunden, Überstunden und gezahlte Gehälter Lieferantenrechnungen Rechnungen Datensätze zu von Lieferanten erworbenen Waren oder Dienstleistungen Produktumfragen, Fragebögen, Schulungshandbücher, Schulungsvideos Schulungsunterlagen Bieten interne oder externe Schulungen Versandformulare, Versandberichte Versanddatensätze Dokumentieren des Versands von Materialien Pressemitteilungen, Zeitungsartikel Pressemitteilungen Public RelationsInformationen in Bezug auf Produkte und Dienstleistungen 316 Datensatztyp Datensatzkategorie Arbeitsblätter mit Kontakten Personaldatensätze für den Notfall, Formulare zur Meldung bei der Krankenversicherung, Lebensläufe, Statusberichte zu Zulagen Beschreibung Datensätze zum Verlauf des Beschäftigungsverhältnisses und zu zugehörigen Personalaktivitäten der einzelnen Mitarbeiter Abschließen des Dateiplans Nachdem Sie die als Datensätze beizubehaltenden Dokumente bestimmt und eine Gruppe von Kategorien erstellt haben, können Sie Ihren Dateiplan abschließen. Geben Sie dabei die folgenden zusätzlichen Informationen zu jedem Datensatztyp an: Wie lange jeder Datensatztyp beibehalten werden soll. Wie Datensätze nach Ablauf des Beibehaltungszeitraums gelöscht werden sollen. Wer der primäre Datensatzverwalter für Datensätze dieses Typs ist. Auf welchen Medientypen diese Datensatztypen gespeichert werden. Nachfolgend finden Sie einen abgeschlossenen Beispieldateiplan: Datensätze Beschreibung Medien Datensatzkate Beibehaltungs Dispos Kont gorie zeitraum ition akt Zusatzrentenversi Beschreibung des Webseit Betriebliches X Jahre cherungen en Sozialzulage Plans für das wesen betriebliche Sozialzulagewesen Keine Jenn ifer Riegl e Versicherungsplä Beschreibung des Gedruck Betriebliches X Jahre Mitarbeiterversiche tes Sozialzulage ne rungsplans Material wesen Keine Domi nik Paih a Beschreibung der Gedruck Betriebliches X Jahre Mitarbeiterpension tes Sozialzulage Material wesen spläne Keine Domi nik Paih a Pensionspläne Arbeitszeittabellen Übersicht über für Lohn und Arbeitsstunden, Gehalt Überstunden und gezahlte Gehälter Elektron Lohn- und X Jahre ische Gehaltsdaten Dokume sätze nte Vernic Domi hten nik Paih a Zusätzliche Übersicht über Informationen zu Krankentage, Lohn und Gehalt Urlaubstage und andere nicht im Lohn oder Gehalt Elektron Lohn- und X Jahre ische Gehaltsdaten Dokume sätze nte Vernic Domi hten nik Paih a 317 Datensätze Beschreibung Medien Datensatzkate Beibehaltungs Dispos Kont gorie zeitraum ition akt enthaltene Elemente Lieferantenrechnu Datensätze zu von Gedruck Rechnungen X Jahre ngen tes Lieferanten erworbenen Waren Material oder Dienstleistungen Vernic Jörg hten Scha rfe Produktumfragen Umfragen zur Webseit Umfragemate X Jahre Kundenzufriedenh en rialien eit Archivi Elke eren Stan gl Fragebögen Fragebogen zum Bestimmen demografischer Kundendaten Schulungshandbü Gedruckter Schulungsinhalt cher Gedruck Umfragemate X Jahre tes rialien Material Archivi Elke eren Stan gl Gedruck Schulungsunt X Jahre tes erlagen Material Vernic Elke hten Stan gl Schulungsvideos Videoschulungsinh Video alt Schulungsunt X Jahre erlagen Vernic Elke hten Stan gl Versandformulare Konfiguration der Gedruck Versandmate X Jahre Versandmaterialie tes rialien n Material Vernic Jörg hten Scha rfe Versandberichte Vernic Jörg hten Scha rfe Dokumentation der Elektron Versandmate X Jahre Versandmaterialie ische rialien n Arbeitsb lätter Pressemitteilunge Mitteilungen zu n Produkten und Dienstleistungen Elektron ische Dokume nte Public X Jahre RelationsInformatione n Archivi Elke eren Stan gl Zeitungsartikel Gedruck Public X Jahre tes RelationsMaterial Informatione n Archivi Elke eren Stan gl Neuigkeiten zu Produkten und Dienstleistungen Arbeitsblätter mit Mitarbeiterinformati Elektron Personaldate X Jahre ische nsätze Kontakten für den onen Dokume Notfall nte Vernic Domi hten nik Paih a Formulare zur Meldung bei der Vernic Domi nik Formulare zur Anmeldung von Elektron Personaldate X Jahre ische 318 Datensätze Beschreibung Medien Datensatzkate Beibehaltungs Dispos Kont gorie zeitraum ition akt Krankenversicher Mitarbeitern bei Dokume nsätze ung der nte Krankenversicheru ng Lebensläufe Erhaltene Lebensläufe Gemisc Personaldate X Jahre ht nsätze hten Paih a Vernic Domi hten nik Paih a Hinweis: Das oben aufgeführte Beispiel stellt keine Empfehlung für bestimmte Einstellungen des Dateiplans dar. Es werden keine Beibehaltungszeiträume angegeben, um zu bekräftigen, dass es sich um ein Beispiel und nicht um eine Empfehlung für eine Datensatzverwaltungsrichtlinie handelt. Arbeitsblatt Sie können das folgende Arbeitsblatt für diesen Artikel verwenden, um die Bereitstellung zu planen: Arbeitsblatt "Datensatzkategorien" (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179987&clcid=0x407) 319 Planen der Datensatzsammlung (SharePoint Server 2010) Nachdem Sie einen Dateiplan entwickelt und die Datensatzverwaltungslösung in SharePoint Server 2010 entworfen haben, sollten Sie planen, wie aktive elektronische und ausgedruckte Dokumente in Ihrer Organisation in Datensätze konvertiert werden. Dieser Artikel enthält eine Erläuterung von Techniken, mit deren Hilfe Sie aktive Dokumente als Datensätze deklarieren können, sowie eine Methode für die Planung bezüglich der Umwandlung von Elementen Ihres Dateiplans in Datensätze. Inhalt dieses Artikels Techniken zum Konvertieren aktiver Dokumente in Datensätze Abschließen des Plans Techniken zum Konvertieren aktiver Dokumente in Datensätze Für das Konvertieren von aktiven Dokumenten in Datensätze können Sie die folgenden Techniken verwenden: Manuelles Deklarieren eines Dokuments als Datensatz mithilfe einer auf Microsoft SharePoint Server basierten Website. Definieren einer Richtlinie, mit der ein Dokument als Datensatz deklariert wird oder ein Dokument zum angegebenen Zeitpunkt an eine Datenarchiv-Website gesendet wird. Erstellen eines Workflows, mit dem ein Dokument an eine Datenarchiv-Website gesendet wird. Verwenden einer benutzerdefinierten Lösung, die auf dem SharePoint ServerObjektmodell basiert. Manuelles Erstellen von Datensätzen Falls die direkte Datensatzverwaltung für eine Dokumentbibliothek aktiviert ist, können Benutzer ein Dokument in der Bibliothek explizit als Datensatz deklarieren, indem sie die Konformitätsdaten des Dokuments bearbeiten. Wenn der Websitesammlungsadministrator die direkte Datensatzverwaltung aktiviert, gibt er an, wer Datensätze deklarieren und deren Deklaration aufheben kann, und ob Benutzer in Datensätze konvertierte Dokumente bearbeiten oder löschen können. Wenn eine Verbindung mit einer Datenarchiv-Website hergestellt wurde, können Benutzer Dokumente mit dem Befehl Senden an manuell an die Datenarchiv-Website senden. Beim Konfigurieren der Verbindung mit der Datenarchiv-Website durch einen Farmadministrator wird dieser Befehl für alle aktiven Dokumente verfügbar. In Abhängigkeit von der Konfiguration der Verbindung können Dokumente entweder auf die Datenarchiv-Website kopiert werden, auf die Datenarchiv-Website verschoben werden 320 oder auf die Datenarchiv-Website mit einer Verknüpfung zum ursprünglichen Dokument verschoben werden. Obwohl das manuelle Senden von Datensätzen an die Datenarchiv-Website keine praktische Lösung für große Datenmengen ist, können Sie diese Methode als Ergänzung anderer Methoden zum Erstellen von Datensätzen verwenden. Definieren einer Richtlinie Mit einer Aufbewahrungsrichtlinie werden Aktionen angegeben, die zu bestimmten Zeitpunkten für Dokumente ausgeführt werden müssen. Richtlinienaktionen werden automatisch ausgeführt und müssen nicht durch die Benutzer gestartet werden. Zwei Richtlinienaktionen beziehen sich speziell auf die Verwaltung von Datensätzen: Das Übertragen eines Dokuments an einen anderen Speicherort sowie das Deklarieren eines Dokuments als Datensatz. Falls eine Verbindung mit einer Datenarchiv-Website besteht, können Sie eine Richtlinie erstellen, mit der Dokumente an eine Datenarchiv-Website gesendet werden. Mit dieser Richtlinie wird außerdem angegeben, ob das Dokument auf die Datenarchiv-Website kopiert, verschoben oder aber mit einer Verknüpfung in der Dokumentbibliothek verschoben werden soll. Wenn die direkte Datensatzverwaltung für die Website aktiviert ist, können Sie eine Richtlinie erstellen, mit der ein Dokument als Datensatz deklariert wird. Darüber hinaus können Sie mit dem SharePoint ServerObjektmodell eine benutzerdefinierte Aktion erstellen. Eine Aufbewahrungsrichtlinie kann mehrere Phasen aufweisen. Beispielsweise könnten Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, mit der alle vorherigen Versionen eines Dokuments ein Jahr nach der letzten Änderung des Dokuments gelöscht werden und das Dokument fünf Jahre nach der letzten Änderung des Dokuments an eine DatenarchivWebsite übertragen wird. Wenn die direkte Datensatzverwaltung für eine Website aktiviert ist, kann die Website sowohl aktive Dokumente als auch Datensätze enthalten. In diesem Fall können Sie unterschiedliche Aufbewahrungsrichtlinien für aktive Dokumente und Datensätze angeben. Beispielsweise könnten Sie eine Richtlinie erstellen, mit der ein aktives Dokument zwei Jahre nach dessen Erstellung als Datensatz deklariert wird, und eine zweite Richtlinie, mit der ein Datensatz sieben Jahre nach dessen Deklaration als Datensatz gelöscht wird. Erstellen eines Workflows Wenn Sie Microsoft Office SharePoint Designer zum Erstellen eines Workflows verwenden, können Sie eine Aktion hinzufügen, um ein Element an ein Repository zu senden. Mit dieser Aktion können Sie Workflows erstellen, mit denen Dokumente an eine Datenarchiv-Website gesendet werden. Es können auch andere Aktionen in den Workflow aufgenommen werden. Beispielsweise könnten Sie einen Workflow erstellen, mit dem eine E-Mail-Nachricht mit einer Genehmigungsanforderung an den Autor eines Dokuments gesendet wird und das Dokument anschließend an eine Datenarchiv-Website gesendet wird. Sie könnten Richtlinien und Workflows kombinieren, indem Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, mit der der neue Workflow ein Jahr nach der Erstellung eines Dokuments ausgeführt wird. Mithilfe des SharePoint Server-Objektmodells können Sie außerdem einen benutzerdefinierten Workflow erstellen, mit dem Dateien auf die Datenarchiv-Website kopiert werden. Ein Workflow zum Senden von Dateien an die Datenarchiv-Website kann als Teil eines Workflows, der ein Dokument durch dessen Lebenszyklus begleitet, in Ihr Dokumentverwaltungssystem integriert werden. Für Dokumente mit vorhersagbarem Lebenszyklus, beispielsweise Ausgabenberichte, könnten Sie einen Workflow 321 implementieren, der das Dokument durch die verschiedenen Phasen führt und schlussendlich eine Kopie des Dokuments an die Datenarchiv-Website sendet. Der Workflow könnte durch die Erstellung eines neuen Dokuments ausgelöst werden. Verwenden einer benutzerdefinierten Lösung Sie können benutzerdefinierte Lösungen entwickeln, die Objekte im Namespace Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy zum Senden von Inhalt aus anderen Datenquellen an die Datenarchiv-Website verwenden. Weitere Informationen zum Implementieren benutzerdefinierter Lösungen mithilfe des SharePoint Server 2010-Objektmodells finden Sie im SharePoint Server 2010Software Development Kit (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=166117&clcid=0x407) Abschließen des Plans Nachdem Sie den Dateiplan entwickelt und die Methoden zum Verschieben von Inhalt auf die Datenarchiv-Website geprüft haben, schließen Sie Ihren Dateiplan ab, indem Sie bestimmen, wie die einzelnen Datensatztypen an die Datenarchiv-Website gesendet werden. Dabei sollten Sie Folgendes beachten: Wird die Einhaltung erzwungen, oder ist sie freiwillig? Können Sie sich darauf verlassen, dass die Benutzer in Ihrer Organisation die Prozesse zur Datensatzverwaltung befolgen? Vermeiden Sie generell manuelle Prozesse. Falls sie jedoch erforderlich sind, sorgen Sie für geeignete Schulungen und Überwachungen, um die Einhaltung durch die Teams zu gewährleisten. Wird der Inhalt auf SharePoint Server 2010-Dokumentverwaltungsservern gespeichert? Behalten Sie physikalischen Inhalt bei? Für das Verwalten aktiven physikalischen Inhalts, beispielsweise ausgedruckter Dokumente oder CD-ROMs, und für das Senden des Inhalts an ein Datensatzarchiv zu Aufbewahrungszwecken (sowie für das Nachverfolgen der Datensätze auf einer Datenarchiv-Website) ist eine eindeutige Planung erforderlich, die in diesem Thema nicht beschrieben wird. Falls beispielsweise keine elektronische Version eines ausgedruckten Dokuments vorhanden ist, müssen Sie das Objekt möglicherweise anhand einer Liste mit zugehörigen Richtlinien und Workflows nachverfolgen. Eine vollständige Beschreibung der Strategien und Techniken zum Nachverfolgen eines physikalischen Datensatzes (sowohl für den Fall, dass er aktiv ist, als auch für den Fall, dass er bereits an die Datenarchiv-Website gesendet wurde) finden Sie im Artikel Planen physikalischer Datensätze (SharePoint Server 2010). In der folgenden Tabelle wird veranschaulicht, wie einige Datensätze in einem Beispieldateiplan auf eine Datenarchiv-Website verschoben werden: Dokumente Beschreibung Medien Zulagenplan Beschreibung des Plans Webseiten SharePoint Server 2010für das betriebliche Dokumentbibliot Sozialzulagewesen hek 322 Quellspeicherort Wird ein Datensatz... Verwendung eines benutzerdefiniert en Workflows, der einer Dokumente Beschreibung Medien Quellspeicherort Wird ein Datensatz... Ablaufrichtlinie zugeordnet ist Versicherungspl Beschreibung des Gedruckte Physikalisches an Mitarbeiterversicherungs s Material Dokument, das plans einem Listenelement in SharePoint Server 2010 zugeordnet ist Durch das Senden an ein physikalisches Archiv und durch Erstellen eines Listenelements auf der nachzuverfolgen den DatenarchivWebsite (mithilfe eines Barcodes) Arbeitszeittabell Übersicht über en für Lohn und Arbeitsstunden, Gehalt Überstunden und gezahlte Gehälter Elektronisc he Dokument e Server für Datensätze zu Lohn und Gehalt, der nicht auf SharePoint Server 2010 basiert Verwendung eines benutzerdefiniert en Programms Dateien zur Spezifikationen von Produktentwickl Produkten und ung zugeordneten Dokumenten. Elektronisc he Dokument e SharePoint Server 2010Dokumentbibliot hek Verwendung benutzerdefiniert er Workflows, die einer Ablaufrichtlinie zugeordnet sind, und manuelles Verwenden des Befehls Senden an Siehe auch Konzepte Erstellen eines Dateiplans zum Verwalten von Datensätzen in SharePoint Server 2010 Planen physikalischer Datensätze (SharePoint Server 2010) Weitere Ressourcen Add, modify, or delete a connection to a document repository or a records center (SharePoint Server 2010) 323 Planen physikalischer Datensätze (SharePoint Server 2010) In SharePoint Server 2010 können physikalische und elektronische Datensätze im selben Datensatzarchiv, aber auf unterschiedliche Weise verwaltet werden. Elektronische Datensätze können direkt in Microsoft SharePoint Server gespeichert werden. Physikalische Datensätze müssen außerhalb von SharePoint Server gespeichert werden, z. B. in Behältern in einem Lager. Zur Verwaltung physikalischer Datensätze in SharePoint Server erstellen Sie ein Listenelement, verknüpfen es mit dem physikalischen Element und verwalten das Listenelement. In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie SharePoint Server zum Planen der Verwaltung physikalischer Datensätze verwenden. Die spezifischen Verfahren zum Implementieren dieses Plans werden nicht in diesem Artikel erläutert. Bevor Sie die in diesem Thema beschriebenen Aktivitäten ausführen, sollten Sie bereits einen Dateiplan erstellt haben. Weitere Informationen zu Dateiplänen finden Sie unter Erstellen eines Dateiplans zum Verwalten von Datensätzen in SharePoint Server 2010. Inhalt dieses Artikels Identifizieren der Datensatztypen Identifizieren der Eigenschaften der verschiedenen Datensatztypen Organisieren der Inhaltstypen Organisieren des Datensatzarchivs Arbeitsblatt Identifizieren der Datensatztypen In Ihrem Dateiplan sollten die physikalischen Elementtypen identifiziert werden, die von Ihrer Organisation als Datensätze betrachtet werden. Falls dies nicht der Fall ist, aktualisieren Sie den Dateiplan, um physikalische Datensätze einzuschließen. Geben Sie für jeden physikalischen Datensatztyp im Dateiplan den Medientyp an. Beispielsweise können signierte rechtliche Vereinbarungen ausgedruckte Unterlagen sein; technische Modelle können großformatige Blaupausen sein. Weitere Informationen zu Dateiplänen finden Sie unter Erstellen eines Dateiplans zum Verwalten von Datensätzen in SharePoint Server 2010. Identifizieren der Eigenschaften der verschiedenen Datensatztypen Alle Datensätze desselben Typs sollten dieselben Eigenschaften aufweisen. Bei der Planung dieses Schritts sollten Sie die folgenden Eigenschaften von physikalischen Datensätzen berücksichtigen: Attribute (welche in SharePoint Server zu Spalten werden) 324 Prozesse (welche in SharePoint Server zu Workflows werden) Informationsverwaltungsrichtlinien Formulare Identifizieren Sie für jeden Datensatztyp die Attribute, die Sie für Datensätze dieses Typs aufzeichnen möchten. Diese Attribute sind Spalten des SharePoint Server-Inhaltstyps, der diesen Datensatztyp repräsentiert. Informationen, die Sie zum Kategorisieren von Datensätzen verwenden, können ein Attribut sein. Daten, nach denen Personen suchen, können ebenfalls ein Attribut sein. Mit anderen Attributen physikalischer Datensätze wird der Datensatz in SharePoint Server, repräsentiert durch ein Element in einer Liste, an das in einem physikalischen Speicherort gespeicherte physikalische Objekt gebunden. Der Speicherort und eine Methode zum Identifizieren des physikalischen Objekts sind wahrscheinlich Attribute, die Sie aufzeichnen sollten. Wie bei elektronischen Datensätzen sollten Sie vermutlich bestimmte Richtlinien auf physikalische Datensätze anwenden. Für alle Datensätze gibt es wahrscheinlich eine Ablaufrichtlinie und eine Überwachungsrichtlinie. Insbesondere physikalische Datensätze können eine Richtlinie aufweisen, die einen Barcode erfordert. Ein Bild des an das physikalische Objekt angefügten Barcodes kann dem Listenelement zugeordnet sein, das den physikalischen Datensatz repräsentiert. Aufgrund einer Beschriftungsrichtlinie muss möglicherweise jedes physikalische Objekt mit denselben Attributen beschriftet werden, die dem Listenelement zugeordnet sind, das das physikalische Objekt repräsentiert. Geben Sie für jeden physischen Datensatztyp an, ob die Ablauf-, Überwachungs-, Barcode- und Beschriftungsrichtlinien erforderlich sind. Beachten Sie außerdem etwaige zusätzliche erforderliche Richtlinien. Ein physikalischer Datensatz in SharePoint Server (ein Element in einer Liste) ist nur ein Platzhalter für den eigentlichen Datensatz, d. h. es handelt sich nicht tatsächlich um das physikalische Objekt. Deshalb werden Sie wahrscheinlich Prozesse zum Synchronisieren der physikalischen Elemente mit Aktionen, die für die Listenelemente ausgeführt werden, hinzufügen. Diese Prozesse entsprechen SharePoint Server-Workflows. Identifizieren Sie die Prozesse, die den verschiedenen Datensatztypen zugeordnet werden sollen. Dies sind gängige Prozesse für physikalische Datensätze: Löschen des physikalischen Datensatzes, wenn das Listenelement, das den Datensatz repräsentiert, abgelaufen ist. Verschieben des physikalischen Objekts in einen Speicherort, wenn der Liste ein neues Element hinzugefügt wird. Abrufen des physikalischen Objekts. Gibt es Formulare, die diesen Datensatztypen zugeordnet werden sollen? Möglicherweise benötigen Sie ein Formular für jeden identifizierten Prozess. Sie können aber auch ein Formular verwenden, um den Zugriff auf die physikalischen Datensätze zu ermöglichen. Verwenden Sie die Registerkarte Physical records (Physikalische Datensätze) des Arbeitsblatts im Abschnitt Arbeitsblatt zum Aufzeichnen der Informationen, die Sie zu jedem physikalischen Datensatztyp identifiziert haben. Geben Sie den Inhaltstyp für den Datensatztyp noch nicht ein. 325 Organisieren der Inhaltstypen Die einfachste Methode für das Zuordnen von Inhaltstypen zu physikalischen Datensätzen ist die Verwendung eines Inhaltstyps pro physikalischem Datensatztyp. Wenn jedoch mehrere physikalische Datensatztypen dieselben Spalten, Workflows, Informationsverwaltungsrichtlinien und Formulare nutzen, können Sie einen einzelnen Inhaltstyp verwenden, um alle ähnlichen physikalischen Datensatztypen zu repräsentieren. Organisieren Sie die Inhaltstypen. Sie können einen Inhaltstyp erstellen, von dem alle anderen Inhaltstypen für physikalische Datensätze abgeleitet werden. Dieser übergeordnete Inhaltstyp würde vom Elementinhaltstyp abgeleitet. Fügen Sie dem übergeordneten Inhaltstyp Eigenschaften (Spalten, Informationsverwaltungsrichtlinien, Workflows und Formulare) hinzu, die von den Inhaltstypen für alle physikalischen Datensätze gemeinsam verwendet werden. Es gibt zwei Methoden, um die Inhaltstypen zu organisieren, nachdem Sie den übergeordneten Inhaltstyp erstellt haben. 1. Erstellen Sie eine flache Struktur, in der jeder Inhaltstyp, der einen physikalischen Datensatztyp repräsentiert, ein untergeordnetes Element des zuvor erstellten übergeordneten Inhaltstyps darstellt. 2. Erstellen Sie eine vom übergeordneten Inhaltstyp abgeleitete Hierarchie basierend auf den Ähnlichkeiten zwischen den Eigenschaften der Inhaltstypen. Identifizieren Sie in der Spalte Content Types des Arbeitsblatts jeden Inhaltstyp, der einen physikalischen Datensatztyp repräsentiert. Geben Sie für jeden Inhaltstyp den übergeordneten Inhaltstyp an. Geben Sie in der Spalte Columns die Namen aller Spalten ein, die auf der Inhaltstypebene definiert sind. Geben Sie nicht die Namen von Spalten ein, die von anderen Inhaltstypen geerbt wurden. Geben Sie in der Spalte Workflows die Namen aller Workflows ein, die auf der Inhaltstypebene definiert sind. Geben Sie in der Spalte Information Management Policies die Namen aller Informationsverwaltungsrichtlinien ein, die auf der Inhaltstypebene definiert sind. Geben Sie in der Spalte Forms die Namen aller Formulare ein, die auf der Inhaltstypebene definiert sind. Organisieren des Datensatzarchivs Es ist üblich, separate Archive für physikalische und elektronische Datensätze zu verwenden. Sie können jedoch eine Elementliste bzw. Elementlisten, die physikalische Datensätze repräsentiert bzw. repräsentieren, in Kombination mit den Dokumentbibliotheken, die elektronische Datensätze enthalten, verwenden. Nachdem Sie entschieden haben, in welchem Datensatzarchiv physikalische Datensätze gespeichert werden sollen, bestimmen Sie, wie die Listen innerhalb des Datensatzarchivs organisiert werden sollen. Sie können Ordner innerhalb von Listen erstellen und mithilfe der Ordner eine tiefere Organisationsstruktur für physikalische Datensätze erstellen. Beachten Sie bei der Entscheidung, welche Listen erstellt werden sollen, dass sowohl die Metadatennavigation als auch Workflows auf Listen angewendet werden können. Es folgen einige Möglichkeiten zum Organisieren von Listen und Ordnern: Nach dem Datensatztyp 326 Auf die gleiche Weise wie die physikalischen Objekte organisiert sind (z. B. könnte ein Ordner einen Behälter darstellen, und die Elemente im Ordner könnten die Objekte in dem Behälter darstellen) Mithilfe eines unternehmensbezogenen Organisationsschemas, wie z. B. nach dem Projekt oder nach der Abteilung Nach dem Jahr Physikalische Datensätze werden nicht mit der Option Senden an in das Datensatzarchiv verschoben. Deshalb kann die Inhaltsorganisation nicht für physikalische Datensätze verwendet werden. Der Datensatzverwalter, der die physikalischen Datensätze erstellt, muss stattdessen die Datensätze im entsprechenden Ordner der entsprechenden Liste speichern. Geben Sie auf der Registerkarte Lists and folders des Arbeitsblatts die URL aller von Ihnen identifizierten Listen ein. Bestimmen Sie für jede Liste in der Spalte Content Types die in der Liste zulässigen Inhaltstypen. Verwenden Sie die Spalten Folder Level 1, Folder Level 2, Folder Level 3 und Folder Level 4 zum Aufzeichnen der Hierarchie von Ordnern und Unterordnern in der Liste. Fügen Sie weitere Spalten hinzu, wenn Sie die Ordner mehr als vier Ebenen tief schachteln möchten. Arbeitsblatt Verwenden Sie das folgende Arbeitsblatt zum Planen physikalischer Datensätze: Arbeitsblatt "Planen physikalischer Datensätze" (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179986&clcid=0x407) Siehe auch Referenz Planen von Inhaltstypen Konzepte Erstellen eines Dateiplans zum Verwalten von Datensätzen in SharePoint Server 2010 327 Planen der eDiscovery (SharePoint Server 2010) Bei der eDiscovery (Electronic Discovery) werden für Ereignisse wie z. B. Rechtsstreitigkeiten, Überprüfungen oder Untersuchungen elektronische Informationen gesucht und erstellt. Wenn Sie Microsoft SharePoint Server 2010 zur Verwaltung elektronischer Informationen verwenden, sollten Sie eDiscovery beim Planen Ihrer SharePoint Server-Lösung berücksichtigen. Ihr Augenmerk sollte dabei Überwachungen, Ablaufrichtlinien und Suchvorgängen gelten. Planungsentscheidungen für diese Bereiche sollten Sie fällen, bevor Situationen eintreten, die die Verwendung von eDiscovery erforderlich machen. Inhalt dieses Abschnitts: Unterstützung von eDiscovery durch SharePoint Server 2010 Überwachung Ablauf Suche Unterstützung von eDiscovery durch SharePoint Server 2010 eDiscovery in SharePoint Server besteht aus zwei Teilen: Der Suche nach relevanten Dokumenten sowie dem Einschränken der Verwendungsmöglichkeiten der identifizierten Dokumente durch die Benutzer. Ein Haltebereich ist ein Dokumentsatz, der möglicherweise im Rahmen einer eDiscoveryAnforderung erstellt wird. In SharePoint Server aktivieren bzw. deaktivieren Sie das Feature "Haltebereichstatus und eDiscovery" auf der Websiteebene. Dieses Feature ist in einer Datenarchiv-Website standardmäßig aktiviert und in allen anderen Websitetypen standardmäßig deaktiviert. Mit dem Feature "Haltebereichstatus und eDiscovery" können Sie Haltebereiche erstellen und verwalten, einem Haltebereich Elemente hinzufügen und mithilfe der Suche Inhalte ermitteln und diese in einen anderen Speicherort kopieren oder aber die Inhalte sperren, sodass sie nicht geändert oder gelöscht werden können. Bei einer eDiscovery-Suche können Sie zwei Aktionen ausführen. Sie können alle abgerufenen Dokumente in eine Inhaltsorganisation kopieren, von der die Dokumente basierend auf deren Metadaten an den entsprechenden Speicherort weitergeleitet werden. Sie können die Dokumente aber auch im Speicherort belassen, jedoch sperren. Durch das Sperren eines Dokuments kann dieses nicht von Benutzern geändert oder gelöscht werden. Zur Unterstützung von eDiscovery in SharePoint Server aktivieren Sie das Feature "Haltebereichstatus und eDiscovery" in jeder Websitesammlung, in der möglicherweise relevante Informationen vorhanden sind. Anschließend können Sie den Suchdienst zum Durchforsten der Websites konfigurieren, für die eDiscovery aktiviert ist. 328 In Situationen, in denen Ihre Organisation entsprechende Dokumente erstellen muss, kann ein eDiscovery-Vorgang initiiert werden. Ein Datensatzverwalter, ein Anwalt oder eine sonstige Person können die folgenden Aktionen ausführen, um die erforderlichen Dokumente zu erstellen. 1. Erstellen Sie einen Haltebereich für die relevanten Dokumente. 2. Initiieren Sie eine eDiscovery-Suche für relevante Dokumente. Die eDiscovery-Suche wird zu einem durch den Zeitgeberauftrag Suchen und verarbeiten kontrollierten Zeitpunkt ausgeführt. Standardmäßig ist dies täglich um 22:30 Uhr. Die Suchergebnisse werden automatisch dem Haltebereich hinzugefügt. 3. Prüfen Sie die Elemente im Haltebereich, und erstellen Sie zusätzliche eDiscoverySuchvorgänge. 4. Suchen Sie Dokumente manuell, und fügen Sie sie dem Haltebereich hinzu. 5. Führen Sie Berichte für den Haltebereich aus. Haltebereichsberichte werden zu einem durch den Zeitgeberauftrag Verarbeitung und Berichterstellung zurückhalten kontrollierten Zeitpunkt ausgeführt. Standardmäßig ist dies täglich um 23:30 Uhr. 6. Prüfen Sie die Dokumente im Haltebereich, und entfernen Sie irrelevante Dokumente. 7. Identifizieren Sie spezifische Dokumente im Haltebereich, für die weitere Informationen erforderlich sind, und überprüfen Sie das Überwachungsprotokoll auf diese Dokumente hin. 8. Übermitteln Sie alle Dokumente, die dem Haltebereich zugeordnet sind. Überwachung Wenn Sie ein Dokument an eine Inhaltsorganisation senden, wird der Versionsverlauf des Dokuments gelöscht. Sie benötigen ein Überwachungsprotokoll, um einen Verlauf darüber, wer ein Dokument wann geändert hat, beizubehalten. Es wird empfohlen, die Überwachungsrichtlinie in allen Websitesammlungen zu aktivieren, die aktive Dokumentbibliotheken enthalten. Weitere Informationen zur Überwachungsrichtlinie finden Sie unter Steuerung (Übersicht) (SharePoint Server 2010). Ablauf Alle von einer Organisation gespeicherten Informationen können ermittelt werden. Außerdem belegen elektronische Dokumente Speicherplatz. Sie sollten eventuell eine Ablaufrichtlinie implementieren, um Dokumente automatisch zu löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Weitere Informationen zur Ablaufrichtlinie finden Sie unter Steuerung (Übersicht) (SharePoint Server 2010). Suche Wenn eine Organisation für einen Rechtsstreit Dokumente erstellen muss, muss dies oft schnell passieren, da andernfalls eine Strafe fällig wird. Stellen Sie sicher, dass die Suche ordnungsgemäß konfiguriert ist, bevor Sie eDiscovery zum ersten Mal verwenden 329 müssen. Insbesondere sollten Sie darauf achten, dass für die Suche das Durchforsten aller Websites konfiguriert ist, in denen möglicherweise Inhalte ermittelt werden müssen. Suchmodule sind in der Regel optimiert und geben nur ein paar besonders relevante Ergebnisse zurück. In eDiscovery sollen bei der Suche alle Ergebnisse zurückgegeben werden, die mit einer Abfrage übereinstimmen, und nicht nur ein paar wenige besonders relevante Ergebnisse. Die Suche in SharePoint Server 2010 wurde entsprechend den Anforderungen von eDiscovery verbessert. Zum Schutz vor allgemeinen böswilligen Angriffen werden SharePoint Server 2010Suchvorgänge nach einem bestimmten Zeitraum beendet. Falls die Ausführung einer eDiscovery-Suche lange dauert, sollten Sie folgende Möglichkeiten in Betracht ziehen: Erstellen Sie eine Suche mit einem eingeschränkteren Suchbereich. Angenommen, Sie suchen nach Dokumenten für eine potenzielle Partnerschaft mit Contoso, Ltd. In diesem Fall können Sie nach Dokumenten suchen, die das Wort "Contoso" enthalten und innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs erstellt wurden, anstatt nur nach dem Wort "Contoso" zu suchen. Führen Sie mehrere Suchvorgänge mit einem eingeschränkteren Suchbereich aus. Angenommen, Sie suchen nach Dokumenten im Zusammenhang mit der Einstellung eines neuen CEO bei Fabrikam, Inc. Anstatt eine einzige Suche nach "Fabrikam (CEO, "Anders Riis", Einstellung)" auszuführen, können Sie drei separate Suchvorgänge nach "Fabrikam CEO", "Fabrikam "Anders Riis"" und "Fabrikam Einstellung" ausführen. 330 Verwenden eines Datensatzarchivs im Vergleich mit der direkten Verwaltung von Datensätzen (SharePoint Server 2010) Vor Microsoft SharePoint Server 2010 haben Sie Datensätze verwaltet, indem Sie eine Datenarchiv-Website erstellt haben, um diese als Archiv zu verwenden. Dann haben Sie Dokumente in das Archiv kopiert, wenn sie zu Datensätzen wurden. Ob ein Dokument ein Datensatz war, hing davon ab, ob sich das Dokument im Datenarchiv oder in einem anderen Speicherort befand. In Microsoft SharePoint Server 2010 können Sie Datensätze in einem Archiv verwalten oder Datensätze im gleichen Dokumentrepository als aktive Dokumente verwalten. Mit dem direkten Ansatz in Microsoft SharePoint Server 2010 bleibt ein Datensatz, zu dem Sie ein Dokument erklärt haben, im gleichen Speicherort, wird jedoch von Microsoft SharePoint Server 2010 als Datensatz verwaltet. Beispielsweise kann für ein zu einem Datensatz erklärtes Dokument eine andere Aufbewahrungsrichtlinie gelten, oder das Dokument kann nicht mehr von Benutzern bearbeitet werden. Ein hybrider Ansatz ist ebenfalls möglich. Sie können beispielsweise Datensätze zwei Jahre am gleichen Speicherort aufbewahren wie aktive Dokumente und dann die Datensätze nach Abschluss eines Projekts in ein Datenarchiv verschieben. Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung für die Verwaltung von Datensätzen in einem separaten Datenarchiv oder auf der gleichen Website für die Zusammenarbeit, auf der die Dokumente erstellt wurden, die folgenden Fragen: Ist die Steuerung der Website für die Zusammenarbeit für die Verwaltung von Datensätzen geeignet? Gelten für die Branche gesetzliche Bestimmungen, die vorschreiben, dass Datensätze von aktiven Dokumenten getrennt werden müssen? Sollte dem Administrator einer Website für die Zusammenarbeit das Verwalten einer Website mit Datensätzen anvertraut werden? Möglicherweise möchten Sie Datensätze auf einer Website speichern, bei der der Zugriff stärker eingeschränkt ist als bei der Website für die Zusammenarbeit, oder auf einer Website, die nach einem anderen Zeitplan gesichert wird. Wie lange soll die Website für die Zusammenarbeit verwendet werden? Wenn Datensätze über die Laufzeit des Projekts hinaus aufbewahrt werden müssen und Sie eine direkte Datensatzverwaltungsstrategie auswählen, müssen Sie die Website für die Zusammenarbeit auch dann noch aufrechterhalten, wenn die Website nicht mehr aktiv verwendet wird. Müssen die Projektmitglieder häufig auf Dokumente zugreifen, nachdem die Dokumente zu Datensätzen geworden sind? Wenn Sie einen direkten Ansatz verwenden, können Projektmitglieder unabhängig davon, ob es sich um aktive Dokumente oder um Datensätze handelt, immer auf die gleiche Weise auf Dokumente zugreifen. 331 Sind die Datensatzverwalter in der Organisation nur für Datensätze zuständig oder für alle Informationen, unabhängig davon, ob es sich um aktive Informationen oder Datensätze handelt? Wenn Datensatzverwalter nur für offizielle Datensätze zuständig sind, ist es möglicherweise für sie einfacher, ein separates Datenarchiv zu verwenden. In der folgenden Tabelle werden die Unterschiede zwischen den Aktionen beschrieben, die Sie für Datensätze in einem Datenarchiv und für direkt verwaltete Datensätze auf einer Website für die Zusammenarbeit ausführen können. Die Unterschiede werden dargestellt aus der Sicht von Datensatzverwaltern und von Mitarbeitern, die gemeinsam in einem Projektteam arbeiten. Unterschiede zwischen einem Datenarchiv und direkten Datensätzen Faktor Datenarchiv Direkte Datensätze Verwalten der Datensatzaufbewahrung Durch die Inhaltsorganisation werden neue Datensätze basierend auf Metadaten automatisch im richtigen Ordner im Dateiplan des Archivs platziert. Für Datensätze und aktive Dokumente können basierend auf dem aktuellen Inhaltstyp oder Speicherort unterschiedliche Richtlinien gelten. Einschränken, welche Benutzer Ja. Die Berechtigungen für den Nein. Berechtigungen werden nicht geändert, Datensatz werden durch das Datensätze anzeigen können Archiv angegeben. wenn ein Dokument zu einem Datensatz wird. Sie können jedoch einschränken, welche Benutzer Datensätze bearbeiten und löschen können. Einfaches Suchen von Datensätzen (für Datensatzverwalter) Schwieriger. Die Einfacher. Alle Datensätze befinden sich an einem einzigen Datensätze sind auf Speicherort. mehrere Websites für die Zusammenarbeit verteilt. Beibehalten aller Dokumentversionen als Datensätze Der Benutzer muss jede Version Automatisch, sofern eines Dokuments explizit an das die Archiv senden. Versionsverwaltung aktiviert ist. Einfaches Suchen von Informationen (für Teamteilnehmer) Schwieriger, obwohl eine Einfacher. Verknüpfung mit dem Dokument der Website für die Zusammenarbeit hinzugefügt werden kann, wenn das Dokument zu einem Datensatz 332 Faktor Datenarchiv Direkte Datensätze wird. Unübersichtlichkeit der Website Die Website für die für die Zusammenarbeit Zusammenarbeit enthält nur aktive Dokumente. Die Website für die Zusammenarbeit enthält aktive und inaktive Dokumente (Datensätze), obwohl Sie Ansichten erstellen können, in denen nur Datensätze angezeigt werden. Möglichkeit zum Überwachen von Datensätzen Ja. Abhängig von der Überwachungsrichtlinie der Website für die Zusammenarbeit. Umfang der eDiscovery Aktive Dokumente und Datensätze werden getrennt durchsucht. Eine eDiscoverySuche umfasst sowohl Datensätze als auch aktive Dokumente. Administrative Sicherheit Ein Datensatzverwalter kann das Datenarchiv verwalten. Administratoren einer Website für die Zusammenarbeit verfügen über die Berechtigung zum Verwalten von Datensätzen und von aktiven Dokumenten. In der folgenden Tabelle werden Unterschiede zwischen den beiden Datensatzverwaltungsansätzen beschrieben, die sich darauf auswirken können, wie Sie die IT-Ressourcen verwalten. Ressourcenunterschiede zwischen einem Datenarchiv und direkten Datensätzen Faktor Datenarchiv Anzahl der zu verwaltenden Websites Mehr Websites; das heißt., es gibt Weniger zusätzlich zu den Websites für die Websites. Zusammenarbeit ein separates Archiv. Skalierbarkeit Mindert den Druck auf Websites Die maximale für die Zusammenarbeit durch die Größe der 333 Direkte Datensätze Faktor Datenarchiv Direkte Datensätze Datenbankgröße. Websitesammlung wird früher erreicht. Einfache Verwaltung. Separate Website oder Farm für Datensätze. Kein Aufwand für die Bereitstellung zusätzlicher Websites außer dem bereits anfallenden Aufwand für die Websites mit aktiven Dokumenten. Speicherung Datensätze können auf anderen Speichermedien gespeichert werden. Aktive Dokumente und Datensätze werden zusammen gespeichert. 334 Entwerfen einer direkten Datensatzverwaltung In Microsoft SharePoint Server 2010 können Sie Datensätze in einem Archiv verwalten, oder Sie können mit der direkten Datensatzverwaltung Datensätze im gleichen Dokumentrepository als aktive Dokumente verwalten. Mit der direkten Datensatzverwaltung verbleibt das Dokument, wenn es als Datensatz deklariert ist, am gleichen Ort, SharePoint Server 2010 verwaltet es jedoch als Datensatz. Mit der direkten Datensatzverwaltung in SharePoint Server 2010 können Sie Folgendes festlegen: 1. Sie können entscheiden, welche Aktionen dazu führen können, dass ein aktives Dokument in einen Datensatz umgewandelt wird. Beispielsweise könnte ein Benutzer eine Option auswählen, um ein Dokument als Datensatz zu deklarieren. Denkbar ist auch, dass beispielsweise ein Workflow nach einem bestimmten Ereignis ausgeführt wird und dann ein aktives Dokument in einen Datensatz umwandelt. Sie können aber auch eine Aufbewahrungsrichtlinie definieren, mit deren Hilfe ein aktives Dokument nach einem bestimmten Zeitraum in einen Datensatz umgewandelt wird. 2. Sie können die Anzahl der Benutzer einschränken, die datensatzbezogene Vorgänge ausführen dürfen. Sie können beispielsweise angeben, dass jeder Benutzer ein Dokument als Datensatz deklarieren kann, jedoch nur Datensatzverwalter einen Datensatz ändern oder löschen können. 3. Sie können die Aktionen einschränken, die Benutzer für Datensätze ausführen können. So könnten Sie beispielsweise festlegen, dass Benutzern das Löschen oder sowohl das Ändern als auch Löschen von Datensätzen nicht erlaubt ist. 4. Sie können für aktive Dokumente und für Datensätze unterschiedliche Aufbewahrungsrichtlinien angeben. Weitere Informationen zu den verschiedenen Vorteilen bei der Verwendung einer direkten Datensatzverwaltung oder von Datensatzarchiven finden Sie unter Verwenden eines Datensatzarchivs im Vergleich mit der direkten Verwaltung von Datensätzen (SharePoint Server 2010). In diesem Artikel werden die Entscheidungsgrundlagen bei der Planung erörtert, die vorab getroffen werden müssen, wenn Sie die direkte Datensatzverwaltung implementieren. Die Implementierung der Entscheidungen wird nicht erläutert. Bevor Sie die einzelnen Schritte in diesem Artikel durcharbeiten, sollten Sie bereits einen Dateiplan erstellt haben. Bei der direkten Datensatzverwaltung wird vorausgesetzt, dass Sie SharePoint Server ebenfalls für andere Zwecke verwenden, wie beispielsweise Websites für die Teamzusammenarbeit. (Sollte dies nicht der Fall sein, sollten Sie die Verwendung von Datensatzarchiven erwägen.) Die Inhaltstypen und Ordnerhierarchie in der vorhandenen Lösung sind Ihnen daher schon bekannt, oder Sie definieren diese parallel mit dem Entwurf Ihrer Datensatzverwaltungslösung, falls die andere SharePoint Server-Lösung zeitgleich entwickelt wird. 335 Inhalt dieses Artikels: 1. Übersicht zur Planung der direkten Datensatzverwaltung 2. Ordner oder Inhaltstypen? 3. Definieren von Inhaltstypen 4. Organisieren von Ordnern für die direkte Datensatzverwaltung 5. Allgemeine Planungsaufgaben bei der direkten Datensatzverwaltung 6. Arbeitsblätter Übersicht zur Planung der direkten Datensatzverwaltung Sie können Aufbewahrungsrichtlinien für Datensätze einrichten, die entweder auf den Inhaltstypen oder auf dem Ordner, in dem ein Dokument gespeichert ist, basieren. Bei der Entscheidung, ob die Datensätze mithilfe des Inhaltstyps oder des Orts organisiert werden, handelt es sich um die primäre Entscheidung bei der Planung der direkten Datensatzverwaltung. Nachdem Sie festgelegt habe, wie die Datensätze organisiert werden, entwerfen Sie entweder die Inhaltstypen oder die Ordnerhierarchie. Danach definieren Sie weitere Aspekte der Datensatzverwaltung, wie beispielsweise die Überwachungsrichtlinien. Abschließend entscheiden Sie, welche Aktionen an einem Dokument durchgeführt werden können, nachdem es als Datensatz deklariert wurde. Sollte Ihre Lösung sowohl die direkte Datensatzverwaltung als auch das Datensatzarchive verwenden, so müssen Sie nicht beide Aspekte gleichzeitig planen. Wenn Sie beispielsweise die direkte Datensatzlösung auf Inhaltstypen basierend planen, so müssen die Datensätze im Archiv nicht ebenfalls auf Inhaltstypen basieren. Ordner oder Inhaltstypen? Sie können Aufbewahrungsrichtlinien definieren, die auf dem Inhaltstyp eines Elements oder auf einem Ordner basieren, in dem sich das Element befindet. Sie müssen sich bei einer Bibliothek für eine der Möglichkeiten entscheiden. Aufbewahrungsrichtlinien können nicht auf einer Kombination von Inhaltstypen oder Ordnern innerhalb der gleichen Bibliothek basieren. Ihre Wahl hat entscheidenden Einfluss auf die Einrichtung der Website und auf die Verwendung durch die Benutzer dieser Website. Erfahrungsgemäß hat es sich als leichter erwiesen, Aufbewahrungsrichtlinien auf Inhaltstypen basierend zu erstellen, sofern dies für Ihre Situation zutreffend ist. Mit Blick auf die Datensatztypen, die Sie in Ihrem Dateiplan identifiziert haben, sollten Sie die folgenden Heuristiken erwägen. Sie dienen dazu, genauer zu ermitteln, ob eine Organisation basierend auf den Inhaltstypen oder auf dem Ort sinnvoller ist. Wenden Sie die erste Heuristik an, die auf Ihre Situation zutrifft. 1. Wird auf alle Datensätze desselben Datensatztyps die gleiche Aufbewahrungsrichtlinie angewendet? Trifft dies zu, so verwenden Sie die auf Inhaltstypen basierende Organisation. 2. Beinhalten die meisten Datensatztypen Datensätze mit der gleichen Aufbewahrungsrichtlinie? Kommt es eher selten vor, dass ein Datensatztyp Datensätze mit verschiedenen Aufbewahrungsrichtlinien umfasst? Wenn dies zutrifft, können Sie spielend leicht logische Untertypen erstellen, sodass die gleiche 336 Aufbewahrungsrichtlinie auf jeden Datensatz eines Untertyps angewendet werden kann? Triff dies zu, so verwenden Sie die auf Inhaltstypen basierende Organisation. Wenn beispielsweise Vertraulichkeitsvereinbarungen (Non-disclosure Agreement, NDA) für fünf Jahre beibehalten werden, Leases für 10 Jahre und Gesellschaftsverträge für 15 Jahre und alle Vertragsarten als rechtliche Vereinbarungen klassifiziert sind, so haben sie jedoch unterschiedliche Aufbewahrungsdauern. Wenn aber die rechtlichen Vereinbarungen in drei unterschiedliche Typen von Datensätzen für rechtliche Vereinbarungen unterteilen werden – NDAs, Leases und Gesellschaftsverträge –, dann können den Datensätzen des gleichen Typs die gleichen Aufbewahrungsdauern zugewiesen werden. 3. Hat jeder Datensatz allgemeine Attribute oder Metadaten, die die Aufbewahrungsdauer bestimmen? Triff dies zu, so verwenden Sie die auf dem Ort basierende Organisation. Wenn beispielsweise jeder Datensatz eine Art kundenspezifisches Attribut hat und die Datensätze für behördliche Kunden eine andere Aufbewahrungsdauer als die für Firmenkunden haben, verwenden Sie die auf dem Ort basierende Organisation. 4. Verfügt Ihre Organisation über eine Ordnerstruktur und kennen die Benutzer diese? Wird die gleiche Aufbewahrungsrichtlinie auf alle Datensätze in einem Ordner angewendet? Speichern die Benutzer standard- und gewohnheitsmäßig die Dokumente am richtigen Platz in der Ordnerstruktur? Falls diese Aspekte alle zutreffend sind, so verwenden Sie die auf dem Ort basierende Organisation. Sollte keine der oben genannten Heuristiken zutreffen, dann ist eine Implementierung der direkten Datensatzverwaltung möglicherweise unpassend für Ihre Situation. In diesem Fall sollten Sie die Verwendung eines Datensatzarchivs erwägen. Wenn Sie den direkten Ansatz verwenden, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Die erste Möglichkeit besteht darin, zusätzliche Inhaltstypen zu erstellen, deren einziger Zweck darin besteht, Elemente mit unterschiedlichen Aufbewahrungsdauern voneinander zu unterscheiden. Die zweite Möglichkeit besteht in der bestmöglichen Organisierung von Elementen innerhalb von Ordnern, um dann Unterordner zu verwenden, in denen sich Elemente mit unterschiedlichen Aufbewahrungsdauern befinden. Jede dieser Möglichkeiten ist geeignet, den Benutzer zu verwirren. Wenn Sie in Ihrer Organisation bereits SharePoint zum Verwalten von Dokumenten verwenden und Sie nun die Datensatzverwaltungsfunktionalität einsetzen möchten, dann sind Inhaltstypen und eine Ordnerstruktur schon vorhanden. Sollte davon nichts zu den Aufbewahrungsrichtlinien passen, so müssen Sie entweder einige Elemente in neue Inhaltstypen konvertieren oder einige Elemente in neue Ordner verschieben. Definieren von Inhaltstypen Für jeden Datensatztyp im Dateiplan müssen die Inhaltstypen bestimmt werden, die ein Datensatz dieses Typs haben kann. Sie können diese Informationen auf der Registerkarte records and content types im Arbeitsblatt für die Planung der direkten Datensätze eingeben. Betrachten Sie nun jeden einzelnen Inhaltstyp. Wenn aus Dokumenten eines Inhaltstyps Datensätze werden, beachten Sie die Aufbewahrungsrichtlinie, die auch Datensätze des Inhaltstyps angewendet werden. Sie können die Registerkarte content types and retention des Arbeitsblatts für diesen Zweck verwenden. Wird in Ihrer Lösung ein Datensatzarchiv in Verbindung mit einer direkten Datensatzverwaltung verwendet, 337 beachten Sie nur den Teil der Aufbewahrungsrichtlinie, der auf den Datensatz vor dem Verschieben ins Datensatzarchiv angewendet wird. Nachdem ein Element ins Datensatzarchiv verschoben worden ist, sind die Richtlinien des Elements gelöscht. Das Element nimmt dann die Richtlinien an, die für das Datensatzarchiv angegeben worden sind. Sollte die vorherige Aufgabe in einem Inhaltstyp resultieren, der mehr als eine Aufbewahrungsrichtlinie hat, müssen Sie den Inhaltstyp teilen. Dabei sollte eine logische Teilungsmöglichkeit gewählt werden, mit dessen Hilfe der Inhaltstyp in verschiedene Untertypen geteilt wird, sodass jeder Untertyp eine einzelne Aufbewahrungsrichtlinie hat. Aktualisieren Sie die Zuordnung der Datensätze zu den Inhaltstypen, damit die neuen Inhaltstypen reflektiert werden. Organisieren von Ordnern für die direkte Datensatzverwaltung Sie werden die Ordner vermutlich abhängig davon organisieren, ob die Benutzer den Speicherort des Dokuments bestimmen werden oder ob Sie die Inhaltsorganisation zum Weiterleiten von Dokumenten an den richtigen Ort verwenden möchten. Diese Optionen sind in den folgenden Abschnitten beschrieben. Option 1: Die Benutzer entscheiden, an welchem Ort die Dokumente gespeichert werden sollen Bleibt es den Benutzern überlassen, in welchem Ordner die Dokumente gespeichert werden, muss die Ordnerhierarchie intuitiv aufgebaut sein, sodass die korrekte Ablage erleichtert wird. Beginnen Sie mit der Ordnerstruktur der aktuellen SharePoint ServerLösung oder mit der Ordnerstruktur, die Sie für die anderen Teile der SharePoint ServerLösung entwerfen. Bestimmen Sie für jeden Ordner, der Datensätze enthalten könnte, die im Ordner potenziell enthaltenen Datensatztypen. Verwenden Sie dabei die Datensatztypen und den Dateiplan, um die Aufbewahrungsrichtlinien zu ermitteln, die auf die Elemente im Ordner angewendet werden können. Sie können diese Informationen auf der Registerkarte folders and retention des Arbeitsblatts eingeben. Sollte die vorherige Aufgabe darin resultieren, dass ein Ordner mehr als eine Aufbewahrungsrichtlinie beinhaltet, müssen Sie Unterordner erstellen. Erstellen Sie für jeden Ordner, der Elemente mit unterschiedlichen Aufbewahrungsrichtlinien enthalten kann, einen Unterordner für jede Aufbewahrungsrichtlinie. Da die Benutzer entscheiden, an welchem Ort die Dokumente gespeichert werden, sollte den Benutzern eine einfache Erläuterung Verfügung gestellt werden, in welchem Unterordner welches Element gespeichert wird. Gibt es keine einfache Erläuterung, so ziehen Sie die Möglichkeit in Betracht, den Benutzern das Auswählen des Speicherorts eines Dokuments nicht zu gestatten. Alternativ dazu können Sie die Verwendung der Inhaltsorganisation erwägen. Aktualisieren Sie die Zuordnung der Datensatztypen zu den Ordnern, um die neuen Unterordner zu reflektieren. Verfügen Sie bereits über eine SharePoint Server-Lösung, so müssen Sie möglicherweise einige vorhandene Dokumente in die Ordner mit den entsprechenden Aufbewahrungsrichtlinien verschieben. Ermitteln Sie, auf welche Weise Sie die Benutzer schulen, Dokumente ordnungsgemäß zu speichern, und ob Sie die Ablage der Dokumente überwachen möchten. Die erfolgreiche Anwendung von Aufbewahrungsrichtlinien hängt davon ab, ob die Datensätze im richtigen Ordner gespeichert sind. 338 Option 2: Verwenden Sie die Inhaltsorganisation, um den Speicherort für Dokumente zu bestimmen Wenn Sie die Inhaltsorganisation zur Weiterleitung von Dokumenten in den richtigen Ordner verwenden, muss die Ordnerhierarchie für die Benutzer nicht zwingend intuitiv organisiert sein. Sie können die Ordnerstruktur verbergen und eigens für die Benutzer Ansichten zum Navigieren erstellen. Da die Inhaltsorganisation Dokumente basierend auf Metadaten weiterleitet, muss eine eindeutige Kombination von Metadaten für jeden Ordner mit Dokumenten angewendet werden. Prüfen Sie den Dateiplan und bestimmen Sie, welche Kombination von Attributen mit welcher Aufbewahrungsrichtlinie korrespondiert. Es ist dabei unerheblich, ob verschiedene Kombinationen von Metadaten die gleiche Aufbewahrungsrichtlinie haben. Jede eindeutige Kombination von Metadaten kann aber nur mit einer Aufbewahrungsrichtlinie korrespondieren. Sollte dies nicht der Fall sein, ermitteln Sie zusätzliche Metadaten, um zwischen den Aufbewahrungsrichtlinien zu unterscheiden. Sie können diese Informationen in den ersten beiden Spalten auf der Registerkarte metadata and folders im Arbeitsblatt für die Planung der direkten Datensätze eingeben. Identifizieren Sie als Nächstes jeweils einen Ordner, der mit je einer Gruppe von Metadaten korrespondiert. Geben Sie den Namen des Ordners in die dritte Spalte der Registerkarte metadata and folders des Arbeitsblatts ein. Diese Informationen werden benötigt, wenn Sie die Regeln für die Inhaltsorganisation erstellen, damit die Dokumente an den richtigen Ort weitergeleitet werden. Die Inhaltsorganisation muss auch dafür aktiviert sein, dass alle hochgeladenen und neuen Dokumente zunächst zwingend in der Abgabebibliothek hinterlegt werden. Verfügen Sie bereits über eine SharePoint Server-Lösung, so müssen Sie möglicherweise einige vorhandene Dokumente in die Ordner mit den entsprechenden Aufbewahrungsrichtlinien verschieben. Ermitteln Sie, auf welche Weise Sie die Benutzer schulen, damit die entsprechenden Metadaten auf die Dokumente angewendet werden. Die erfolgreiche Anwendung von Aufbewahrungsrichtlinien hängt davon ab, dass alle Dokumente die richtigen Metadaten haben. Allgemeine Planungsaufgaben bei der direkten Datensatzverwaltung Sie werden beim Planen der Inhaltsstruktur für die direkte Datensatzverwaltung feststellen, dass die Mehrheit der verbleibenden Planungsaufgaben denen ähneln, die für ein Datensatzarchiv durchgeführt werden müssen. Beachten Sie die folgenden Datensatzverwaltungsentscheidungen. Wie wird aus einem Dokument ein Datensatz? Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Dokument in einen Datensatz umzuwandeln: 1. Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie für aktive Dokumente definieren, die nach einer gewissen Zeitspanne automatisch ein aktives Dokument in einen Datensatz umwandelt. 2. Sie können einen Workflow erstellen, der ein aktives Dokument in einen Datensatz umwandelt, und der Workflow wird durch bestimmte Ereignisse ausgelöst. 3. Ein Benutzer kann ein Dokument manuell als Datensatz deklarieren. 339 4. Sie können die Bibliothek so konfigurieren, dass jedes Dokument in der Bibliothek in einen Datensatz konvertiert wird. Wie soll aus aktiven Dokumenten in Ihrer Lösung Datensätze werden? Wenn ein erstelltes oder geändertes Dokument nach einer festgelegten Zeitspanne in einen Datensatz umgewandelt werden soll, stellt die Verwendung der Aufbewahrungsrichtlinie eine gute Lösung dar. Sie können beispielsweise angeben, dass ein Dokument sechs Monate nach einer Änderung in einen Datensatz umgewandelt wird. Eine Benutzeraktion ist hierbei nicht erforderlich, da dies automatisch geschieht. Sollte keine Standardzeit in Ihrer Organisation festgelegt sein, wann Dokumente zu Datensätzen werden, gibt es zwei Möglichkeiten. Wenn Sie die Regeln angeben können, nach denen ein Dokument in einen Datensatz umgewandelt werden soll, können Sie einen Workflow erstellen. Mithilfe des Workflows wird dann ein bestimmtes Dokument anhand der Regeln überprüft, und dann wird das Dokument zum gegebenen Zeitpunkt als Datensatz deklariert. Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, die den Workflow in regelmäßigen Abständen startet. Wenn jedoch nur die Benutzer wissen, wann ein Dokument in einen Datensatz umgewandelt werden soll, sollten Sie dem Benutzer eine manuelle Möglichkeit zum Deklarieren einrichten. Wer kann etwas deklarieren und eine Deklaration aufheben? Sie können angeben, dass eine beliebige Person, nur Administratoren oder nur Aktionen von Richtlinien Dokumente als Datensätze deklarieren können. Wenn Sie die Option Nur Richtlinienaktionen auswählen, dann kann kein Benutzer manuell ein Dokument als Datensatz deklarieren. Dokumente können nur durch eine Regel in einer Aufbewahrungsrichtlinie als Datensatz deklariert werden. Es stehen die jeweils gleichen Optionen sowohl für das Deklarieren als auch für das Aufheben einer Deklaration für einen Datensatz zur Verfügung. Welche Aktionen kann ein Benutzer auf einem Datensatz ausführen? Sie können die Benutzeraktionen auf Datensätze einschränken, und zwar ohne die Aktionen des Benutzers auf aktive Dokumente in derselben Bibliothek einzuschränken. Es gibt drei Stufen der Einschränkung, die Ihnen zur Verfügung stehen: Keine Einschränkungen. Benutzer können die gleichen Aktionen auf Datensätze wie auf aktive Dokumente ausführen. Löschen blockieren. Datensätze können bearbeitet werden, jedoch nicht gelöscht. Bearbeiten und Löschen sperren. Datensätze können weder bearbeitet noch gelöscht werden. Aufbewahrungsrichtlinien Die Aufbewahrungsrichtlinien sollten bereits im Dateiplan definiert sein. Überwachung Die gleichen Überwachungsrichtlinien werden sowohl auf Datensätze als auch auf aktive Dokumente angewendet. Bestimmen Sie, welche Benutzeraktionen für ein Dokument nachverfolgt werden sollen. Sie können die Überwachungsrichtlinie entweder auf Ordnerebene oder auf der Ebene der Inhaltstypen definieren. Das Definieren von Überwachungsrichtlinien, die auf Inhaltstypen basieren, führt dazu, dass weniger für die Nachverfolgung irrelevante Ereignisse protokolliert werden. 340 Hinweis: Wenn ein Datensatz in das Datensatzarchiv verschoben wird, werden alle Richtlinien entfernt. Wenn Sie eine mehrstufige Aufbewahrungsrichtlinie verwenden, die das Verschieben eines Datensatzes in ein Archiv nach einer bestimmten Zeitspanne beinhaltet, werden die Aufbewahrungsrichtlinien des Archivs auf diesen Datensatz angewendet. Workflows Werden Sie Workflows zum Nachverfolgen von beliebigen Aktionen verwenden, die für die Datensatzverwaltung spezifisch sind? Trifft dies zu, bestimmen Sie die Workflows näher und die Elementtypen, auf die sie angewendet werden. So können Sie beispielsweise einen Workflow erstellen, der Genehmigungen des Datensatzverwalters anfordert, wenn ein Benutzer versucht, ein Element als Datensatz zu deklarieren. Arbeitsblätter Sie können das folgende Arbeitsblatt zusammen mit diesem Artikel nutzen, um die direkte Datensatzverwaltung zu planen: Arbeitsblatt für die Planung der direkten Datensätze (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=185011&clcid=0x407) Siehe auch Konzepte Verwenden eines Datensatzarchivs im Vergleich mit der direkten Verwaltung von Datensätzen (SharePoint Server 2010) 341 Auswählen einer Strategie für die Verwaltung von E-Mail- und Nachrichtendatensätzen (SharePoint Server 2010) Mithilfe der Informationen in diesem Artikel können Sie eine Lösung für die Verwaltung von Nachrichten als Datensätze in Ihrer Organisation planen, insbesondere wenn in Ihrer Organisation sowohl Microsoft SharePoint Server 2010 als auch Microsoft Exchange Server 2010 verwendet wird. Bei Nachrichten handelt es sich um Inhalt, den Benutzer in Messaging-Anwendungen wie z. B. Outlook senden. Zu den Nachrichtentypen zählen E-Mails, Besprechung, Aufgaben, Notizen, Journaleinträge, Kontakte, Sofortnachrichten, Voicemails, Faxe, Beiträge und RSS-Feedelemente. Wie andere Inhaltstypen enthalten auch Nachrichten oft wichtige Informationen und stellen einen wichtigen Aspekt bei der allgemeinen Implementierung der Datensatzverwaltung dar. In diesem Artikel wird die in Exchange Server 2010 und SharePoint Server 2010 verfügbare Datensatzverwaltungsfunktionalität vorgestellt und verglichen, um Sie bei der Auswahl einer Verwaltungslösung für Nachrichten zu unterstützen, falls in Ihrer Organisation beide Produkte verwendet werden. Für den Fall, dass Sie ein anderes Produkt als Exchange Server 2010 verwenden, können Sie sich dennoch anhand dieses Artikels mit den Vorteilen der Verwaltung von Nachrichten als Datensätze mithilfe von SharePoint Server 2010 vertraut machen und diese Funktionalität mit Ihrem Produkt vergleichen, um die Auswahl zu erleichtern. Allgemeine Informationen zur Datensatzverwaltung oder ausführliche Informationen zu Datensatzverwaltungsmethoden für die beiden Produkte sowie spezielle Anweisungen zum Implementieren einer Lösung finden Sie in diesem Artikel nicht. Bevor Sie sich für eine Datensatzverwaltungslösung für Nachrichten entscheiden, sollten Sie Ihren Dateiplan abschließen und festlegen, welche Nachrichtentypen als Datensätze aufbewahrt werden sollen. Weitere Informationen finden Sie unter Datensatzverwaltung (Übersicht) (SharePoint Server 2010) und Erstellen eines Dateiplans zum Verwalten von Datensätzen in SharePoint Server 2010. Inhalt dieses Artikels: Grundlegendes zu den Datensatzverwaltungsmethoden in Exchange Server 2010 und SharePoint Server 2010 Überlegungen zur Auswahl einer Datensatzverwaltungslösung für Nachrichten 342 Grundlegendes zu den Datensatzverwaltungsmethoden in Exchange Server 2010 und SharePoint Server 2010 Sowohl in Exchange Server 2010 als auch in SharePoint Server 2010 gibt es Datensatzverwaltungsfunktionalität speziell für die Inhaltstypen, für die das jeweilige Produkt optimiert ist. Die Informationen in diesem Abschnitt sollen Ihnen einen Überblick über die Funktionalität in den beiden Produkten liefern. Über die Links erhalten Sie ausführlichere Informationen. Exchange Server 2010-Messaging-Datensatzverwaltung Die Messaging-Datensatzverwaltung (Messaging Records Management, MRM) ist die Datensatzverwaltungstechnologie in Exchange Server 2010. In der MessagingDatensatzverwaltung gibt es die folgenden beiden Methoden für die Verwaltung von Nachrichten als Datensätze: Aufbewahrungstags: Ein Administrator erstellt Aufbewahrungstags und verknüpft diese Tags mit einer Aufbewahrungsrichtlinie. Der Administrator konfiguriert außerdem eine Standardaufbewahrungsrichtlinie für nicht markierte Nachrichten. Benutzer können ihre Nachrichten und Ordner markieren und mithilfe von Regeln Aufbewahrungsrichtlinien anwenden, mit denen die Behandlung von Nachrichten als Datensätze definiert wird. Hierbei handelt es sich um eine benutzerorientierte Methode, mit der Endbenutzer Inhalt basierend auf ihren individuellen Anforderungen markieren und speichern können. Weitere Informationen finden Sie unter Grundlegendes zu Aufbewahrungstags und Aufbewahrungsrichtlinien (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195435&clcid=0x407). Verwaltete Ordner: Ein Administrator erstellt verwaltete Ordner und verknüpft sie mit einer Postfachrichtlinie für verwaltete Ordner. Benutzer können dann ihre Nachrichten in diesen verwalteten Ordnern anordnen, um die gewünschte Richtlinie anzuwenden. Hierbei handelt es sich um eine administratororientierte Methode, mit der die Organisation spezielle Regeln zum Klassifizieren von Inhalt definieren kann, die von den Endbenutzern eingehalten werden müssen. Weitere Informationen finden Sie unter Grundlegendes zu verwalteten Ordnern (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=205098&clcid=0x407). Weitere Informationen zur Exchange Server 2010-Messaging-Datensatzverwaltung finden Sie unter Grundlegendes zur Messaging-Datensatzverwaltung (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=205099&clcid=0x407). SharePoint Server 2010-Datensatzverwaltung Mit SharePoint Server 2010 können Sie viele Inhaltstypen (einschließlich Nachrichten) als Datensätze verwalten. In SharePoint Server 2010 gibt es zwei Methoden der Datensatzverwaltung, nämlich in einem Datensatzarchiv oder direkt mit anderen Inhalten. Die Frage, ob Sie ein Datensatzarchiv, die direkte Verwaltung oder eine hybride Methode für Nachrichten verwenden, hängt von Ihrer allgemeinen Strategie und Implementierung der Datensatzverwaltung ab. Weitere Informationen zur Entscheidung für die zu verwendende Methode finden Sie unter Verwenden eines Datensatzarchivs im Vergleich mit der direkten Verwaltung von Datensätzen (SharePoint Server 2010). Für die Verwaltung von Datensätzen in SharePoint Server müssen Sie Nachrichten aus Exchange Server nach SharePoint Server verschieben oder kopieren. Hierfür gibt es 343 Lösungen von Drittanbietern. Links zu einigen Partnerlösungen finden Sie im Ressourcencenter unter Datensatzverwaltung in SharePoint Server 2010. Hinweis: Wenn Sie ein Datenarchiv in SharePoint Server 2010 erstellen, ist das Feature E-MailIntegration mit der Inhaltsorganisation nur für Exchange Server 2007Vorversionsbereitstellungen vorhanden, die das Senden von E-Mail an SharePoint Server unterstützen. In Exchange Server 2010 wird diese Funktionalität nicht mehr unterstützt. Das direkte Senden von E-Mail an die Inhaltsorganisation wird nicht unterstützt. Überlegungen zur Auswahl einer Datensatzverwaltungslösung für Nachrichten Der wichtigste Vorteil der SharePoint Server 2010-Datensatzverwaltung im Vergleich zur Exchange Server 2010-Messaging-Datensatzverwaltung ist, dass SharePoint Server eine umfassende Datensatzverwaltung für Inhalt ermöglicht, während Exchange Server speziell für die Messaging-Datensatzverwaltung verwendet wird. Darüber hinaus können Sie mithilfe von SharePoint Server weitere vielfältige SharePoint Server-Funktionen wie z. B. Zusammenarbeit und Dokumentverwaltung für Nachrichten verwenden. Falls eine Nachrichtenarchivierungslösung erforderlich ist, mit der die Aufbewahrung von Nachrichten in Ihrer Organisation verwaltet werden kann, benötigen Sie möglicherweise nur Exchange-Funktionalität. Wenn Sie allerdings zusätzliche Anforderungen an Nachrichten haben, bietet SharePoint Server hilfreiche Funktionalität für Nachrichten sowie andere Inhalte. Sie sollten SharePoint Server in den folgenden Situationen in Betracht ziehen: Sie möchten Nachrichten im Kontext mit anderen Inhalten verwalten, um die Vollständigkeit sicherzustellen oder um die Zusammenarbeit, Metadaten, Workflow und Suchfunktionen zu verwenden. Sie müssen Nachrichtendatensätze zusammen mit anderen Inhaltsdatensätzen im Rahmen eines zentral verwalteten Dateiplans verwalten, der Metadaten, Workflow und komplexe Aufbewahrungsanforderungen definiert. Bestimmen Sie anhand der Überlegungen in der folgenden Tabelle, ob die Exchange Server 2010-Messaging-Datensatzverwaltung oder die SharePoint Server 2010Datensatzverwaltung für die Anforderungen Ihrer Organisation geeignet sind. Falls Sie ein anderes Produkt als Exchange Server 2010 verwenden, können Sie dennoch mithilfe der Informationen zu SharePoint Server 2010 die Überlegungen mit Ihrem Produkt vergleichen. Überlegung Exchange Server 2010 Inhaltsverwaltungsanforderungen Nachrichtendatensätze erfordern in Ihrer Organisation keine 344 SharePoint Server 2010 Es ist unerlässlich, dass Benutzer in Ihrer Organisation SharePoint Überlegung Exchange Server 2010 SharePoint Server 2010 SharePoint Server 2010Funktionalität. Server 2010-Features wie z. B. Inhaltstypen, mehrphasige Aufbewahrungsrichtlinien und Workflows für Inhalt, der aus Nachrichten stammt, verwenden können. Zweck der Verwaltung von Nachrichten als Datensätze Sie möchten oder müssen Sie möchten oder Nachrichtendatensätze müssen Datensätze separat von anderen Inhalten zusammen mit anderen in Ihrer Organisation Inhaltstypen in Ihrer verwalten. Organisation verwalten, insbesondere wenn sich der Nachrichtenkontext auf andere Inhalte bezieht, die als Datensätze verwaltet werden. Gültigkeitsbereich der Aufbewahrungsrichtlinie Aufbewahrungsrichtlinien in Ihrer Organisation gelten für viele verschiedene Nachrichtentypen. Sie verwenden komplexe Aufbewahrungsrichtlinien, die auf in SharePoint Server definierten erweiterten Metadatenmodellen basieren und nicht in Exchange Server 2010 repliziert werden können. Isolation Nachrichten müssen nicht zusammen mit anderen Inhalten durch Information Worker verwaltet werden. Nachrichten können zusammen mit anderen Inhalten durch Information Worker in SharePoint Server verwaltet werden. Gültigkeitsbereich von Haltebereichen Die rechtliche Aufbewahrungspflicht für Nachrichten kann separat von anderen Inhaltstypen verwaltet werden. Die rechtliche Aufbewahrungspflicht gilt für alle Inhaltstypen gleichermaßen. Siehe auch Konzepte 345 Datensatzverwaltung (Übersicht) (SharePoint Server 2010) Erstellen eines Dateiplans zum Verwalten von Datensätzen in SharePoint Server 2010 Weitere Ressourcen Messagingrichtlinie und -einhaltung (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196071&clcid=0x407) 346 Planen der digitalen Objektbibliothek (SharePoint Server 2010) Microsoft SharePoint Server 2010 bietet eine Objektbibliothek, die das Speichern und Verwalten digitaler Objekte, wie beispielsweise Bilder, Audio- und Videoinhalte sowie sonstiger wiederverwendbare Inhaltsfragmente aus vielen Anwendungen ermöglicht. Inhaltstypen, die speziell für Audio- und Videoobjekte entwickelt wurden, unterstützen die Speicherung und Wiedergabe dieser Objekte in Webparts und Webpartseiten, und der Microsoft Silverlight 3-Player ist in die Benutzeroberfläche integriert, um die Wiedergabe von Medien für die Endbenutzer zu optimieren. Die Artikel in diesem Kapitel unterstützen Sie bei der Planung der Verwaltung digitaler Objekte in einer auf SharePoint Server 2010 basierten Lösung. Dieses Kapitel enthält die folgenden Artikel: Verwalten von digitalen Objekten (Übersicht) (SharePoint Server 2010) beschreibt die Verwaltung digitaler Objekte, erläutert die Benutzer einer digitalen Objektbibliothek, skizziert wichtige Funktionalität für die Verwaltung digitaler Objekte in SharePoint Server 2010 und gibt einen Überblick über potenzielle Szenarien für die Verwaltung digitaler Objekte. Planen von Objektbibliotheken behandelt den Planungsprozess für die Verwaltung digitaler Objekte. Dieser Planungsprozess enthält Schritte für die Planung für Objektbibliotheken und beschreibt Aufgaben im Zusammenhang mit der Planung verschiedener Aspekte einer Lösung für digitale Objekte, wie z. B. Speicherung und Leistung, Berechtigungen und Sicherheit, Metadaten und Suche, Webparts, Ansichten und Filter sowie Clientunterstützung. Topologie und Architektur einer digitalen Objektbibliothek (SharePoint Server 2010) behandelt die logische Architektur und Entscheidungen bezüglich der Topologie im Zusammenhang mit dem Bereitstellen digitaler Objektbibliotheken. 347 Verwalten von digitalen Objekten (Übersicht) (SharePoint Server 2010) In diesem Artikel werden die digitalen Objekte (auch als Rich-Medien bezeichnet) beschrieben sowie wichtige Begriffe im Zusammenhang mit der Verwaltung digitaler Objekte in Microsoft SharePoint Server 2010 definiert. Darüber hinaus werden Aspekte der Verwaltung digitialer Objekte mithilfe der Objektbibliothek in SharePoint Server 2010 erläutert, die primären Benutzer einer digitalen Objektbibliothek werden beschrieben, und häufige Szenarien für die Verwendung der Objektbibliothek in SharePoint Server 2010 werden skizziert. Weitere Informationen zum Planen einer Lösung für die Verwaltung digitaler Objekte finden Sie unter Planen digitaler Objektbibliotheken (SharePoint Server 2010). Es ist ein Trend erkennbar, dass immer mehr Büroangestellte Bilder und sonstige RichMedia-Objekte im Rahmen ihrer täglichen Aufgaben erstellen oder wiederverwenden. In vielen Fällen ist jedoch kein gemeinsames Repository auf Abteilungs- oder Unternehmensebene vorhanden, das zum Speichern dieser Objekte optimiert ist. Mit einem gemeinsamen Repository können Benutzer Rich-Media-Objekte, die von anderen Benutzern erstellt wurden, auf einfache Weise auffinden und wiederverwenden. Mit der Objektbibliothek in SharePoint Server 2010 kann eine Organisation Zeit und andere Ressourcen sparen, indem ein Repository speziell zum Speichern und Verwalten digitaler Objekt bereitgestellt wird. Die Benutzer müssen nicht mehr in mehreren Speicherorten im Netzwerk nach Objekten suchen oder Objekte ganz neu erstellen. Durch die Verwendung eines zentralen Repositorys für die Verwaltung digitaler Objekte hat die Organisation außerdem eine bessere Kontrolle über Inhalte, bei denen Marken eine wichtige Rolle spielen, und kann sicherstellen, dass den entsprechenden Benutzern nur genehmigte Objekte für Produkte zur Verfügung gestellt werden. Inhalt dieses Artikels: Informationen zur Verwaltung digitaler Objekte Benutzer einer Objektbibliothek Verwalten digitaler Objekte in SharePoint Server 2010 Szenarien für die Verwendung der Objektbibliothek Informationen zur Verwaltung digitaler Objekte Ein digitales Objekt ist eine Bild-, Audio- oder Videodatei oder ein sonstiges wiederverwendbares Inhaltsfragment, die bzw. das von einer Organisation in Anwendungen im gesamten Unternehmen verwendet wird. Mit der Objektbibliothek in SharePoint Server 2010 können Benutzer auf einfache Weise digitale Objekte erstellen und vorhandene digitale Objekte innerhalb der Organisation auffinden und wiederverwenden. 348 In SharePoint Server 2010 wird eine Objektbibliothek zum Speichern und Freigeben digitaler Objekte für Benutzer verwendet. Die Objektbibliothek ist eine angepasste SharePoint Server 2010-Bibliotheksvorlage für die Verwendung von Inhaltstypen speziell zum Speichern und Katalogisieren von Rich-Media-Objekten. Eine effiziente Lösung für die Verwaltung digitaler Objekte umfasst folgende Angaben: Die Metadaten, die für die einzelnen Objekttypen bereitgestellt werden sollen. Der für die Objekte erforderliche Speicherplatz sowie die beim Bereitstellen der Objekte für die Benutzer zu berücksichtigenden Leistungsprobleme. Die Speicherorte für die Objekte in den einzelnen Phasen des Lebenszyklus eines Objekts. Die Art der Steuerung des Zugriffs auf ein Objekt in den einzelnen Phasen des Lebenszyklus des Objekts. Die Art der Weitergabe von Objekten in der Organisation, während sich die Teammitglieder an der Erstellung, Prüfung, Genehmigung, Veröffentlichung und Vernichtung der Objekte beteiligen. Die auf die Objekte anzuwendenden Richtlinien, damit objektbezogene Aktionen überwacht werden, Objekte ordnungsgemäß aufbewahrt bzw. entsorgt werden und für die Organisation wichtige Objekte geschützt werden. Die Art und Weise der Behandlung von Objekten als Unternehmensdatensätze, die gemäß den Vorschriften und Unternehmensrichtlinien aufbewahrt werden müssen. Weitere Informationen zum Planen einer Lösung für die digitalen Inventarverwaltungslösung mithilfe von SharePoint Server 2010 finden Sie unter Planen digitaler Objektbibliotheken (SharePoint Server 2010). Benutzer einer Objektbibliothek Die Benutzer einer Objektbibliothek in SharePoint Server 2010 können in der Regel einer der folgenden drei Kategorien zugeordnet werden: Objektersteller Zu dieser Gruppe zählen Personen, die einzelne Objekte erstellen, wie z. B. Grafiker, Videoproduzenten oder Marketingtexter, und die Objekte an die Objektbibliothek übermitteln. Beispielsweise könnte ein Grafiker ein Produktlogo in mehreren Auflösungen und Größen sowie in Farbe und Schwarzweiß erstellen und anschließend alle Logoversionen in die Objektbibliothek hochladen, damit sie von anderen Mitgliedern eines Produktmarketingteams verwendet werden können. Objektmanager Zu dieser Gruppe zählen Personen, die die Objekte in der Bibliothek verwalten. Sie sind verantwortlich für den End-to-End-Workflow ab dem Zeitpunkt, zu dem ein Objekt übermittelt wird, über die Veröffentlichung bis hin zum Ablaufzeitpunkt eines Objekts. Außerdem sind sie für das Verwalten und Organisieren von Objekten in der Bibliothek zuständig. Beispielsweise könnte ein Objektmanager mehrere Versionen eines Produktlogos entsprechend in der Bibliothek kategorisieren, wichtige Metadaten wie z. B. Schlüsselwörter hinzufügen und ein Datum festlegen, nach dem das Objekt nicht mehr verwendet werden kann. Objektconsumer Zu dieser Gruppe zählen Personen, die Objekte in der Bibliothek suchen und verwenden müssen, um andere Arbeitsprodukte zu erstellen. Beispielsweise können Webdesigner ein Produktlogo aus der Objektbibliothek verwenden, wenn sie Marketingseiten für Produktwebsites erstellen. 349 In Abhängigkeit vom Szenario kann es Überschneidungen zwischen diesen Benutzergruppen geben. Beispielsweise könnten Benutzer mit der Berechtigung zum Hochladen von Objekten in die Bibliothek möglicherweise auch über die Berechtigung zum Kategorisieren und Verwalten der Objekte verfügen, die sie an das Archiv senden. Objektersteller können gleichzeitig Objektconsumer sein, wenn sie Objekte suchen und verwenden, die anderen Arbeitsprodukten hinzugefügt werden, die wiederum als separate Objekte hochgeladen werden. Beispielsweise könnte ein Videoproduzent beim Erstellen eines Marketingvideos für ein Produkt ein Produktlogo verwenden und anschließend das Video als separates Objekt in die Bibliothek hochladen. Verwalten digitaler Objekte in SharePoint Server 2010 Von SharePoint Server 2010 wird die angepasste Bibliotheksvorlage "Objektbibliothek" für die Verwendung neuer Bild-, Audio- und Videoinhaltstypen speziell zum Speichern und Katalogisieren von Rich-Media-Objekten bereitgestellt. Diese neuen Inhaltstypen verwenden neue Spaltentypen wie z. B. Vorschau, Bildgröße, Bilderstellungsdatum und Länge (Sekunden), die zu den Metadaten für ein bestimmtes Objekt beitragen. Die Objektbibliothek weist außerdem einen Vorschaumodus auf, in dem eine Miniaturansicht und einige dieser Metadaten angezeigt werden, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf ein Objekt zeigen. Unternehmensschlüsselwörter können Objekten zugewiesen werden, damit sie mithilfe von Suchabfragen einfacher aufzufinden sind. Schlüsselwörter können von Objekterstellern zugewiesen werden, wenn ein neues Objekt hochgeladen wird, oder aber später von einem Objektmanager hinzugefügt werden. Die Benutzer können Objekte bewerten, wodurch zusätzliche Metadaten für Objekte bereitgestellt werden. Die Metadaten können dann verwendet werden, wenn Objekte in einem Webpart angezeigt werden. Wenn Sie z. B. über eine Bibliothek mit Schulungsvideos verfügen, die die Benutzer angeschaut und bewertet haben, können Sie mithilfe eines Webparts die am besten bewerteten Videos auf einer Webseite anzeigen. Objektersteller und Objektmanager arbeiten direkt in der Objektbibliothek, um Objekte hochzuladen, zu kategorisieren und zu verwalten. Objektconsumer können die Bibliothek durchsuchen, um nach Objekten zum Einfügen in Projekten in anderen Anwendungen zu suchen. Consumer können eine Objektbibliothek in Microsoft Office-Anwendungen durchsuchen und ein Objekt in der geöffneten Anwendung einfügen, wie z. B. Microsoft Word oder Microsoft PowerPoint. Es gibt vier verschiedene Möglichkeiten, um Benutzern digitale Objekte in SharePoint Server 2010 anzuzeigen: Zulassen des Durchsuchens der Objektbibliothek durch die Benutzer Einfügen eines Webparts auf einer Webseite einer Teamwebsite Verwenden des Videofeldsteuerelements auf einer Veröffentlichungsseite einer Veröffentlichungssite Verwenden des Webparts für Inhaltsabfragen Die jeweilige Methode, die Sie zum Anzeigen von Objekten für Benutzer Ihrer Objektbibliothek verwenden, hängt ab von den Benutzern, wie sie Objekte aus der Bibliothek verwenden müssen sowie welche Methoden zum Anzeigen von Objekten am besten für ein Objektbibliotheksszenario geeignet sind. 350 Neben den Features, die Bestandteil der Objektbibliothek sind, können Sie Features von SharePoint Server nutzen, wie z. B. Workflows, Routing, Regeln und Richtlinien. Diese Features vereinfachen das Verwalten der in der Objektbibliothek eingefügten Objekte, das Nachverfolgen des Fortschritts von Objekten, das Automatisieren der Veröffentlichung von genehmigten Objekten sowie das Festlegen des Ablaufdatums für Objekte. Szenarien für die Verwendung der Objektbibliothek Die Objektbibliothek kann jeder SharePoint Server 2010-Websitesammlung oder Website hinzugefügt werden und zum Bereitstellen digitaler Objekte für Benutzer in vielen Szenarien verwendet werden. In der folgenden Tabelle sind mögliche Szenarien beschrieben, in denen Sie eine digitale Objektbibliothek verwenden können. Szenario Beschreibung Bibliothek mit unternehmenseigenen Marken Die Objektbibliothek wird zum Speichern unternehmenseigener Markenobjekte verwendet, wie z. B. Logos, Grafiken und sonstige digitale Objekte. Und moderate bis umfangreiche Workflows und Richtlinien werden zum Verwalten des Inhalts verwendet. Kreative Teams können digitale Objekte an die Objektbibliothek senden, wo sie überprüft und veröffentlicht werden. Inhaltsverwalter verwalten und bearbeiten die digitalen Objekte, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß markiert und organisiert wurden. Information WorkerConsumer und Extranetpartner, die auf offizielle, autorisierte Unternehmenslogos oder Markenobjekte zugreifen müssen, suchen mithilfe der Bibliothek nach dem erforderlichen Inhalt. Geschäftsbereichsportal Die Objektbibliothek wird als Repository für Bilder und Rich-Media-Dateien für eine einzelne Portalsite verwendet. In diesem Szenario kann jeder Mitwirkende oder Designer Logos und Bilder in die Bibliothek hochladen, die dann von anderen Personen angezeigt und verwendet werden können. Der Inhalt wird im Allgemeinen gemäß des Bedarfs der Mitwirkenden verwaltet, und es wird ein minimaler Workflow oder eine minimale Richtlinie zum Hinzufügen zur und zum Verwalten in der Bibliothek verwendet. Beispielsweise kann die Bibliothek des 351 Szenario Beschreibung Geschäftsbereichsportals mehrere Mitwirkende, aber nur ein paar genehmigende Personen aufweisen. Autoren und Webdesigner der Website verwenden Inhalt in der Bibliothek, indem sie diesen anzeigen, herunterladen und in ihre Arbeitsprodukte einfügen, wie z. B. Dokumente oder Präsentationen. Teamwebsite Vergleichbar mit einem Geschäftsbereichsportal, aber kleiner. Die Objektbibliothek wird als Repository für Bilder und Rich-Media-Dateien für eine einzelne Teamwebsite verwendet. In diesem Szenario kann jedes Teammitglied Objekte in die Bibliothek hochladen, die dann von anderen Teammitgliedern angezeigt und verwendet werden können. Der Inhalt wird gemäß des Bedarfs der Mitwirkenden verwaltet, und es wird ein sehr minimaler Workflow oder eine sehr minimale Richtlinie zum Hinzufügen zur und zum Verwalten in der Bibliothek verwendet. Teammitglieder verwenden Inhalt in der Bibliothek, indem sie diesen anzeigen, herunterladen und in ihre Arbeitsprodukte einfügen, wie z. B. Dokumente oder Präsentationen. Unternehmensarchiv Die Objektbibliothek wird ausschließlich als Archiv verwendet, in dem Bilder, Videos, Dokumente und sonstige Objekte katalogisiert werden, die für eine Organisation historischen Wert besitzen. Die Benutzer können aktuelle und alte Elemente senden, die von Verwaltern erfasst, geprüft, organisiert und markiert werden, die die Bibliothek verwalten, damit andere Benutzer archivierten Inhalt durchsuchen, suchen und anzeigen können. Medienfreigabewebsite eines Geschäftsbereichs Die Objektbibliothek wird zum Speichern von Audio- und Videodateien verwendet. In diesem Szenario kann jeder einen Beitrag zur Bibliothek leisten, und es erfolgt eine geringfügige oder keine Verwaltung der Elemente in der Bibliothek. Bewertungen sind für die Bibliothek möglich und mit den thematischen Kategorien von Objekten 352 Szenario Beschreibung kombiniert, um die Struktur und Präsentation von Objekten in der Bibliothek festzulegen. Siehe auch Konzepte Planen digitaler Objektbibliotheken (SharePoint Server 2010) 353 Planen digitaler Objektbibliotheken (SharePoint Server 2010) In diesem Artikel werden die Aufgaben zum Planen einer digitalen Objektbibliothek in Microsoft SharePoint Server 2010 beschrieben. Die SharePoint Server 2010-Objektbibliothek, eine Art Dokumentbibliothek, ist eine Sammlung von Mediendateien – z. B. Bild-, Audio- und Videodateien –, die gemeinsam mit anderen Websitebenutzern verwendet werden können. In diesem Artikel finden Sie zunächst eine Übersicht über die Objektbibliothek und wie Sie diese planen. Anschließend werden zusätzliche Aufgaben im Zusammenhang mit der Planung verschiedener Aspekte der Verwaltung digitaler Objekte in einem Unternehmen beschrieben. Informationen zur Verwaltung digitaler Objekte finden Sie unter Verwalten von digitalen Objekten (Übersicht) (SharePoint Server 2010). Inhalt dieses Artikels: Übersicht über die Objektbibliothek Planen von Objektbibliotheken Planen der Berechtigungen und der Sicherheit Planen des Speicherplatzes und der Leistung Planen der Metadaten und der Suche Planen von Webparts und Webseiten Planen der Clientunterstützung Übersicht über die Objektbibliothek Objektbibliotheken sind Sammlungen von Mediendateien wie z. B. Bild-, Audio- und Videodateien in SharePoint Server 2010, die Sie gemeinsam mit anderen Websitebenutzern nutzen. Im Rahmen der Planung der Verwaltung digitaler Objekte müssen Sie die Objektbibliothek definieren, die den Anforderungen Ihrer Organisation am ehesten entspricht. Die Objektbibliothek ist lediglich eine SharePoint Server-Bibliothek mit spezialisierten Inhaltstypen für digitale Objekte, weshalb Sie zum Planen einer Lösung für digitale Objekte weitgehend die gleichen Methoden wie zum Planen einer Dokumentverwaltungslösung verwenden. Für die Verwendung einer Objektbibliothek gibt es zwei Möglichkeiten: Als allgemeine Dokumentbibliothek für digitale Objekte auf der Teamebene Hierbei kann es sich einfach um einen Speicherplatz für Bild-, Audiound Videodateien für die Verwendung durch Ihr Team handeln. Sie sollten jeder Person im Team die Berechtigungen zum Hochladen, Organisieren und Verwalten von Objekten erteilen. Sie können aber auch die Aufgabe zum Organisieren und Verwalten von Objekten auf eine kleine Untergruppe von Personen in Ihrem Team einschränken. 354 Hinweis: Das Livestreaming von Audio- oder Videoinhalten wird von SharePoint Server 2010 nicht unterstützt. Als zentrales Repository für digitale Objekte für die Organisation In dieser Situation können Sie die Inhaltsgenehmigung und Workflow für alle Objekte verwenden, die der Bibliothek hinzugefügt werden. Und es können Personen mit unterschiedlichen Rollen vorhanden sein, die für separate Phasen des Genehmigungsvorgangs verantwortlich sind. Beispielsweise könnten Grafikdesigner und Audio-/Videoproduzenten Objekte in die Bibliothek hochladen. Ein InhaltsManager könnte aber für die Selektierung eingehender Objekte und deren Genehmigung für die Veröffentlichung sowie für das Zuweisen zusätzlicher Metadaten zu Objekten verantwortlich sein. Planen von Objektbibliotheken Die Planung der Objektbibliotheken für Ihre Lösung für digitale Objekte besteht im Wesentlichen aus den folgenden Schritten: 1. Identifizieren der Rollen für die Verwaltung digitaler Objekte 2. Analysieren der Objektverwendung 3. Planen der Organisation von Objektbibliotheken 4. Planen von Inhaltstypen 5. Planen der Inhaltssteuerung für digitale Objekte 6. Planen von Workflows 7. Planen von Richtlinien 8. Weitere Verwendungsmöglichkeiten für eine Objektbibliothek Identifizieren der Rollen für die Verwaltung digitaler Objekte Wie bei der Planung einer Dokumentbibliothek besteht der erste Schritt bei der Planung einer digitalen Objektbibliothek darin, die Teilnehmer und Beteiligten für die Lösung zu bestimmen. Dies hilft beim Beantworten von Fragen, wie z. B. wer digitale Objekte in der Organisation erstellt, welche Objekttypen von diesen Personen erstellt werden, wer die Objekte verwaltet sowie wer die Server wartet, auf denen die Objekte gespeichert werden. Weitere Informationen und ein Arbeitsblatt zum Aufzeichnen der gesammelten Daten finden Sie unter Identifizieren der Benutzer und Analysieren der Dokumentverwendung. Analysieren der Objektverwendung Nachdem Sie festgelegt haben, wer an den Objekten arbeitet, bestimmen Sie die Objekttypen, an denen diese Personen arbeiten, sowie die Art der Verwendung der Objekte. Diese Analyse hilft Ihnen bei der Festlegung wichtiger Informationen, wie z. B. der Strukturierungsart der Objektbibliotheken, der Anzahl der erforderlichen Bibliotheken, der zu verwendenden Inhaltstypen für die Objekte sowie der auf die Objektbibliotheken anzuwendenden Informationsverwaltungsrichtlinien. Die meisten digitalen Objekte sind wesentlich größer als Standarddokumente, weshalb Sie auch die Speicherkapazität planen müssen. Weitere Informationen und ein Arbeitsblatt zum Aufzeichnen der gesammelten Daten finden Sie unter Identifizieren der Benutzer und Analysieren der Dokumentverwendung. 355 Planen der Organisation von Objektbibliotheken Beim Planen der Objektbibliotheken müssen Sie Entscheidungen zu den Bibliotheken treffen, insbesondere wo diese erstellt werden sollen, wie sie verwendet werden müssen, wie viele Bibliotheken erforderlich sind sowie wie diese organisiert werden sollen. Für die Planung von Objektbibliotheken verwenden Sie die gleichen Methoden wie für die Planung von Dokumentbibliotheken. In diesem Abschnitt werden spezielle Überlegungen für die Planung von Objektbibliotheken beschrieben: Bestimmen der Anzahl erforderlicher Objektbibliotheken Festlegen des Speicherorts für die Objektbibliothek Auswählen einer festen Bibliothek oder einer Bibliothek für die Zusammenarbeit Festlegen der Organisation der Objektbibliothek Bestimmen der Anzahl erforderlicher Objektbibliotheken Diese Festlegung hängt wie bei den vorherigen Analyse- und Planungsschritten auch von der Verwendungsweise der Objektbibliothek ab. Angenommen, Sie verfügen über einzelne Teams, die Objektbibliotheken für die Zusammenarbeit verwenden müssen und die beim Bearbeiten von Objekten die Inhaltssteuerung wie z. B. die Versionsverwaltung verwenden müssen. In diesem Fall können Sie eine Objektbibliothek für jede Teamwebsite erstellen, die eine Objektbibliothek benötigt. Anschließend können die Teams ihre eigenen Objekte verwalten. Wenn die Objektbibliothek als umfangreiches zentrales Repository für die Verwendung durch viele Teams dienen soll, können Sie eine einzelne Objektbibliothek erstellen und die Berechtigungen anpassen und auf jene Benutzer einschränken, die die Bibliothek verwenden, verwalten und durchsuchen. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Dokumentbibliotheken (SharePoint Server 2010). Hinweis: Falls Sie den datenträgerbasierten Cache für eine Webanwendung aktivieren, verwendet jede Websitesammlung innerhalb dieser Webanwendung den Cache. Wenn der datenträgerbasierte Cache für die meisten Websites nicht erforderlich ist, sollten Sie eine separate Webanwendung eventuell nur für jene Webanwendungen mit einer Objektbibliothek, für die der datenträgerbasierte Cache erforderlich ist, verwenden. Festlegen des Speicherorts für die Objektbibliothek Der Speicherort für die Objektbibliothek hängt von deren geplanter Verwendung ab. Für eine allgemeine, auf der Teamebene verwendete Objektbibliothek können Sie die Objektbibliothek auf der Websiteebene erstellen. Für ein zentrales Repository können Sie die Objektbibliothek auf der Websitesammlungsebene erstellen. Falls die Objektbibliothek zusammen mit einer Webveröffentlichungssite verwendet wird, platzieren Sie die Bibliothek in derselben Websitesammlung wie die Veröffentlichungssite, damit von Veröffentlichungsseiten verwendete Objektdateien für die Veröffentlichungssite verfügbar sind. Bestimmen Sie mithilfe Ihrer Objektanalyse, wer Objekte erstellt und verwendet sowie wie diese Objekte verwendet werden. Dies hilft bei der Festlegung, wo Objektbibliotheken im Unternehmen benötigt werden. Auswählen einer festen Bibliothek oder einer Bibliothek für die Zusammenarbeit Je nach Szenario handelt es sich in erster Linie entweder um eine feste Bibliothek, in die abgeschlossene Objekte eingecheckt werden und die schreibgeschützt ist, oder aber um eine Umgebung für die Zusammenarbeit, in der die 356 Versionsverwaltung für die Bibliothek aktiviert ist und Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen vorhandene Objekte lesen und in diese schreiben können. Festlegen der Organisation der Objektbibliothek Sie können alle Objekte im Stammverzeichnis der Objektbibliothek speichern und benutzerdefinierte Ansichten zum Anzeigen von Objekten für Bibliotheksbenutzer basierend auf bestimmten Kriterien verwenden. Darüber hinaus können Sie Ordner zum Speichern von Objekten basierend auf von Ihnen angegebenen Kriterien verwenden. Beispielsweise können Sie alle Videos in einem Ordner und alle Audiodateien in einem anderen Ordner speichern. Sie könnten aber auch Ordner basierend auf Produkten erstellen und alle Objekte für ein bestimmtes Produkt in den einzelnen Ordnern speichern. Bestimmen Sie mithilfe Ihrer Objektanalyse die gängigsten Szenarien für die Verwendungsweise von Objekten in Ihrer Organisation. Planen von Inhaltstypen Bei den in einer Objektbibliothek enthaltenen Inhaltstypen handelt es sich um "Bild", "Audio" und "Video". In Abhängigkeit von den Klassifizierungsanforderungen der Organisation können Sie entweder diese Inhaltstypen verwenden oder eigene benutzerdefinierte Inhaltstypen erstellen, die von diesen abgeleitet sind. Beispielsweise können Sie zwei separate Inhaltstypen für Poster und Produktlogos erstellen und die grundlegenden Merkmale für diese neuen Inhaltstypen vom Inhaltstyp "Bild" ableiten. Auf diese Weise können Sie separate Eigenschaften für die beiden neuen Inhaltstypen zuordnen, unterschiedliche Workflows angeben oder aber unterschiedliche Informationsverwaltungsrichtlinien auf der Basis der Inhaltstypen festlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Inhaltstypen und Workflows (SharePoint Server 2010). Planen der Inhaltssteuerung für digitale Objekte Für digitale Objekte planen Sie den geeigneten Steuerungsgrad für jeden Inhaltstyp und jeden Speicherort. Wenn es sich z. B. bei der Objektbibliothek um eine Lösung für die Zusammenarbeit handelt, können Sie mithilfe der Versionsverwaltung aufeinander folgende Iterationen von Objekten in der Bibliothek speichern und die Benutzer zwingen, dass sie Objekte ein- und auschecken, bevor sie Objekte bearbeiten. Darüber hinaus können Sie ein Genehmigungsverfahren definieren, mit dem Objekte genehmigt werden müssen, bevor sie für eine Zielgruppe verfügbar gemacht werden können. Weitere Informationen finden Sie unter Planen der Versionsverwaltung, der Inhaltsgenehmigung und des Auscheckens (SharePoint Server 2010). Planen von Workflows Mithilfe von Workflows führen Sie Verwaltungsaufgaben für Objekte in der Objektbibliothek aus, so wie Sie das von Dokumenten in einer Dokumentverwaltungsbibliothek gewohnt sind. Dabei werden die folgenden wichtigen Fragen aufgeworfen: Müssen Objekte überprüft und genehmigt werden, bevor sie von Objektconsumern verwendet werden können? Wer ist für die Verwaltung des Ablaufdatums von Objekten verantwortlich? Werden Objekte nach deren Ablauf beibehalten oder gelöscht? Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Inhaltstypen und Workflows (SharePoint Server 2010). Planen von Richtlinien Für jeden Inhaltstyp, der in der Objektbibliothek verwendet werden soll, müssen Sie die Informationsverwaltungsrichtlinien planen, die bestimmen, wie Objekte überwacht, aufbewahrt und bezeichnet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien (SharePoint Server 2010). 357 Wichtig: Von SharePoint Server 2010 wird nicht automatisch der Schutz durch die Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) auf Audio- oder Videoinhalte angewendet, die in einer SharePoint Server 2010-Objektbibliothek gespeichert sind. Wenn darüber hinaus in SharePoint Server 2010 gespeicherte Audio- oder Videoobjekte von einem Benutzer angezeigt werden, werden möglicherweise Kopien dieser Objekte im lokalen Browsercache des Benutzers gespeichert. Der Media Player von SharePoint Server 2010 unterstützt die Wiedergabe von durch IRM geschützten Audio- und Videoformaten, bei denen der DRM-Schutz durch einen externen IRM-Anbieter angewendet wurde, der von Microsoft Silverlight 3 oder nachfolgenden Versionen unterstützt wird. Weiter Informationen finden Sie unter Verwaltung digitaler Rechte (Digital Rights Management, DRM) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=154933&clcid=0x407). Weitere Verwendungsmöglichkeiten für eine Objektbibliothek In der folgenden Tabelle werden zusätzliche Verwendungsmöglichkeiten für eine Objektbibliothek in SharePoint Server 2010 aufgelistet. Feature Beschreibung Podcasts Mit den neuen Audio- und Videoinhaltstypen, die in Objektbibliotheken enthalten sind, kann der RSS-Feed der Bibliothek für das Podcasting verwendet werden. Die Benutzer können die URL für den RSS-Feed der Bibliothek in ihrer Podcastanwendung eingeben, um Updates zu erhalten, wenn der Objektbibliothek neue Audio- und Videodateien hinzugefügt werden. Vorgeschlagene Speicherorte für Inhaltsbrowser Bei Verwendung einer Veröffentlichungssite kann die URL für eine Objektbibliothek in einer separaten Website der Liste Vorgeschlagene Speicherorte für Inhaltsbrowser für die Veröffentlichungssite hinzugefügt werden. Auf diese Weise können Inhaltsersteller auf die Objektbibliothek zugreifen, wenn sie Objekte auf Webseiten in SharePoint Server 2010 oder in Anwendungen der Microsoft Office 2010-Suite wie z. B. Microsoft Word einfügen. Inhaltsorganisation Wenn Sie eine Objektbibliothek als zentrales Repository verwenden, sollten Sie 358 Feature Beschreibung eventuell mit dem Inhaltsorganisationsfeature das Routing von Objekten automatisieren, die von Benutzern in die Bibliothek hochgeladen werden. Wenn Sie das Inhaltsorganisationsfeature in Websiteeinstellungen starten, wird automatisch eine neue Bibliothek erstellt, die als Abgabebibliothek bezeichnet wird. Dies ermöglicht das Erstellen von Regeln, wie dieser Bibliothek hinzugefügte Objekte an andere Bibliotheken wie z. B. die Objektbibliothek weitergeleitet werden. Beispielsweise können Sie alle Audioobjekte an einen Ordner der Objektbibliothek weiterleiten, während alle Videoobjekte in einem anderen Ordner gespeichert werden. Die Verwendung der Inhaltsorganisation bietet unter anderem den Vorteil, dass Sie festlegen können, dass für bestimmte Metadatenfelder eine Benutzereingabe erforderlich ist, wenn neue Objekte hinzugefügt werden. Auf diese Weise haben Sie die Kontrolle darüber, wo unterschiedliche Objekttypen gespeichert werden. Und außerdem wird der Arbeitsaufwand reduziert, der andernfalls für Inhalts-Manager anfallen würde, die für die Verwaltung der Objektbibliotheken und der darin enthaltenen Objekte zuständig sind. Veröffentlichte Links Administratoren können in Clientanwendungen der Microsoft Office 2010-Suites wie z. B. Word, Microsoft Excel und Microsoft PowerPoint SharePointWebsites und -Listen Links zu hinzufügen. Diese Links werden in den Dialogfeldern Öffnen, Speichern und Speichern unter auf der Registerkarte Meine SharePointWebsites angezeigt, wenn Sie Dokumente in diesen Anwendungen öffnen und speichern. Die Benutzer können veröffentlichten Linklisten manuell Links zu hinzufügen, indem sie zu einer Bibliothek navigieren und auf Mit Office verbinden klicken. Weitere Informationen finden Sie unter Publish links to Office client applications. 359 Planen der Berechtigungen und der Sicherheit Die Planung der Berechtigungen und der Sicherheit in einer Objektbibliothek ist mit der Planung der Berechtigungen und der Sicherheit in einer Dokumentbibliothek identisch. Weitere Informationen zu den verfügbaren Standardgruppen, Berechtigungsstufen und der Verwendung von benutzerdefinierten Gruppen oder Berechtigungsstufen finden Sie unter Bestimmen der zu verwendenden Berechtigungsstufen und Gruppen (SharePoint Server 2010). Planen des Speicherplatzes und der Leistung Eine Objektbibliothek ist eine spezielle Art von Dokumentbibliothek. Deshalb ähnelt die Bestimmung der Speicherplatzanforderungen für digitale Objekte der Bestimmung der Speicherplatzanforderungen für Dokumente. Der wichtigste Unterschied ist, dass Objektbibliotheken weniger Objekte als Dokumentbibliotheken enthalten. Die Objekte in einer Objektbibliothek sind aber größer als die Objekte in einer Dokumentbibliothek. Beim Planen des Speicherplatzes sollten Sie den Inhalt analysieren, um zu bestimmen, wie viele Objekte in der Objektbibliothek gespeichert werden und welche durchschnittliche Größe diese Objekte aufweisen. Angenommen, es sind 50.000 Objekte vorhanden, die eine durchschnittliche Dateigröße von 10 Megabyte (MB) aufweisen. In diesem Fall müssen auf dem Datenbankserver mindestens 500 Gigabyte (GB) Speicherplatz vorhanden sein. Wenn Sie den datenträgerbasierten BLOB-Cache (Binary Large Object) verwenden, müssen Sie außerdem sicherstellen, dass auf dem Front-End-Webserver ausreichend Speicherplatz für die zwischengespeicherten Dateien verfügbar ist. In Abhängigkeit vom Typ der in Ihrer Objektbibliothek gespeicherten digitalen Objektdateien sollten Sie den datenträgerbasierten BLOB-Cache und die Bitratendrosselung aktivieren, um die Leistung für die Benutzer zu verbessern. Generell empfiehlt es sich, den datenträgerbasierten BLOB-Cache zu aktivieren. Wenn der datenträgerbasierte BLOB-Cache aktiviert ist, werden die angegebenen Dateitypen auf dem Front-End-Webserver gespeichert, um die Auslastung des Datenbankservers zu verringern, wenn diese Dateien angefordert und den Benutzern bereitgestellt werden. Falls Sie die Objektbibliothek zum Bereitstellen von Audio- und Videodaten für Benutzer verwenden, sollten Sie stets den BLOB-Cache sowie die Bitratendrosselung auf dem Server aktivieren. Die Bitratendrosselung steuert, mit welcher Geschwindigkeit Audiound Videodateien auf den Client heruntergeladen werden, damit die Leistung der Website nicht beeinträchtigt wird. Die Bitratendrosselung ermöglicht außerdem das progressive Herunterladen und Anzeigen dieser Objekte durch die Benutzer. Weitere Informationen zum datenträgerbasierten Cache finden Sie unter Plan for caching and performance. Weitere Informationen zum Aktivieren und Konfigurieren der Bitratendrosselung finden Sie unter Infodatei zur Bitratendrosselung (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=154962&clcid=0x407). 360 Planen der Metadaten und der Suche Durch das Hinzufügen von Metadaten, die den Typ und den Inhalt eines digitalen Objekts beschreiben, wird die Erkennung von Inhalt in einer Objektbibliothek erheblich verbessert. Denken Sie bei der Planung einer Objektbibliothek daran, dass Rich-MediaDateien nicht automatisch durchsuchbar sind, da sie keinen Text enthalten, der von einer Suchmaschine indiziert werden kann. Die Metadaten, die zum Beschreiben digitaler Objekte verwendet werden, können Informationen wie z. B. den Titel, die Beschreibung, den Autor, das Urheberrecht und Unternehmensschlüsselwörter einschließen, die zusätzliche Details zu dem Objekt liefern. Manche Metadaten, wie z. B. die Größe und die Dimensionen eines Bilds, werden beim Hochladen des Objekts in der Objektbibliothek automatisch eingegeben. Andere Metadaten, wie z. B. eine Textbeschreibung eines Bilds, werden manuell hinzugefügt. Und zwar durch den Objektersteller, wenn das Objekt hochgeladen wird, oder durch den Bibliotheks-Manager beim Selektieren der eingehenden Objekte oder beim Ausführen administrativer Aufgaben, wie z. B. dem Hinzufügen von Schlüsselwörtern oder des Genehmigungsstatus zu Bibliotheksobjekten. Planen von Webparts und Webseiten In SharePoint Server 2010 gibt es viele Webparts und Feldsteuerelemente, die hinzugefügt oder aktualisiert wurden, um die neuen Inhaltstypen zu nutzen, die in einer Objektbibliothek enthalten sind. Webparts werden von Inhaltsbesitzern Webzonen auf Webpartseiten hinzugefügt, während Feldsteuerelemente von Siteentwicklern und Designern Veröffentlichungsseiten hinzugefügt werden. Es folgen Beispiele für Webparts und Feldsteuerelemente, mit denen digitale Objekte angezeigt werden: Medienwebpart und Feldsteuerelement Hiermit wird ein eingebettetes Video auf einer Webseite angezeigt. Bildwebpart und Feldsteuerelement Hiermit werden Bilder auf einer Webseite angezeigt. Webpart für Inhaltsabfragen Hiermit werden Elemente von allen Websites in einer Websiteauflistung, eine ausgewählte Website oder eine Unterwebsite oder aber eine bestimmte Liste oder Bibliothek angezeigt. Die Abfrage kann so konfiguriert werden, dass eine Liste von Elementen basierend auf einer Liste und Inhaltstypen zurückgegeben wird, und sie kann gefiltert und einer bestimmten Zielgruppe zugeordnet werden. Wenn Sie Webseiten für Websites entwerfen, sollten Sie darauf achten, welche Felder Benutzern in Webseiten und Webparts verfügbar gemacht werden sollen, damit die Benutzer die benötigten Objekte finden. Sie können die Informationen anpassen, die angezeigt werden, wenn ein Benutzer mit der Maus auf ein Objekt in der Objektbibliothek zeigt, indem Sie die Miniaturansicht auf der Seite Bibliothekseinstellungen bearbeiten. Planen der Clientunterstützung Wenn Unternehmensbenutzer in der Lage sein sollen, die in SharePoint Server 2010 angebotenen Rich-Media-Funktionen zu nutzen, installieren Sie Silverlight 3 oder nachfolgende Versionen auf allen Clientcomputern, mit denen auf Ihre Websites zugegriffen wird. Sie müssen planen, wie und wann Silverlight 3 installiert wird. Werden z. B. alle Benutzer auf die Objektbibliothek zugreifen? Müssen alle Benutzer Silverlight 3361 Player installieren? Verlangt die Organisation eine verwaltete Bereitstellung des Silverlight 3-Clients auf allen Desktops, oder sollen die Benutzer den Client bei Bedarf installieren können? Weitere Informationen zu Silverlight 3 finden Sie unter Silverlight (Übersicht) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=154002&clcid=0x407). Hinweis: Wenn ein Benutzer, der Silverlight 3 nicht auf einem Computer installiert hat, ein Audiooder Videoobjekt wiederzugeben versucht, wird dieses Objekt im jeweiligen Mediaprogramm geöffnet, das auf dem Computer als Standardplayer festgelegt ist. Siehe auch Konzepte Verwalten von digitalen Objekten (Übersicht) (SharePoint Server 2010) 362 Topologie und Architektur einer digitalen Objektbibliothek (SharePoint Server 2010) In diesem Artikel werden Entscheidungen zur logischen Architektur und Topologie beschrieben, die im Zusammenhang mit der Bereitstellung von digitalen Objektbibliotheken zu treffen sind. Informationen zur Verwaltung digitaler Objekte finden Sie unter Verwalten von digitalen Objekten (Übersicht) (SharePoint Server 2010). Die Microsoft SharePoint Server 2010-Objektbibliothek, eine Art Dokumentbibliothek, ist eine Sammlung von Mediendateien – z. B. Bild-, Audio- und Videodateien –, die gemeinsam mit anderen Websitebenutzern verwendet werden können. Da die Objektbibliothek im Grunde nur eine SharePoint Server-Bibliothek mit spezialisierten Inhaltstypen für digitale Objekte ist, wird die allgemeine Architektur und Topologie von den getroffenen Entscheidungen minimal berührt. Folgende Faktoren können u. a. Ihre Entscheidungen zur logischen Architektur und Topologie beeinflussen: Die Platzierung der digitalen Objektbibliotheken in der allgemeinen Websitestruktur. Die Beziehung zwischen digitalen Objektbibliotheken und Inhaltsdatenbanken in der logischen Architektur. Optimieren einer Serverfarm mit einem BLOB-Cache (Binary Large Object) oder durch Bitratendrosselung. Skalieren einer Serverfarm mit dedizierten Datenbanken oder Serverhardware für digitale Objekte, falls es erforderlich ist, um große Mengen von digitalen Objekten unterzubringen. Inhalt dieses Artikels: Logische Architektur für die Verwaltung digitaler Objekte Komponenten der Topologie einer digitalen Objektbibliothek Typische Topologie einer digitalen Objektbibliothek Skalieren von Topologien für digitale Objektbibliotheken Logische Architektur für die Verwaltung digitaler Objekte Das Kernstück des Features für Verwaltung digitaler Objekte in SharePoint Server 2010 ist die Objektbibliothek. Sie können die Objektbibliothek einer beliebigen Website auf einer beliebigen Ebene innerhalb Ihrer Lösung hinzufügen. Soll jedoch in einer Objektbibliothek ein großes Gesamtvolumen an Daten gespeichert werden, z. B. Tausende bis Zehntausende von Dateien, oder Audio- oder Videodateien, die insgesamt Hunderte von Gigabytes an Speicherplatz beanspruchen, sollten Sie den Speicherort, an dem die Objektbibliothek erstellt und Objekte gespeichert werden, mit Bedacht auswählen. 363 Ein Beispiel: Bei einer Website für die Zusammenarbeit, in der mehrere einzelne Teams jeweils eigene Websites haben, aber ein gemeinsames Paket von Medien verwenden müssen, können Sie in der Website auf der obersten Ebene eine Objektbibliothek erstellen, in der die von den einzelnen Teams verwendeten Objekte gespeichert werden. In diesem Szenario wird die Inhaltsdatenbank von allen Websites innerhalb der Websitesammlung gemeinsam verwendet. Dadurch sind die Menge und die Größe der in der Objektbibliothek gespeicherten Dateien hier möglicherweise wesentlich kleiner als im vorherigen Beispiel. Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für eine logische Architektur in einem Szenario, in dem eine Objektbibliothek im Stammverzeichnis einer Websitesammlung platziert wird und eine Inhaltsdatenbank gemeinsam verwendet, die andere Websites in der Websitesammlung enthält. Ein weiteres Beispiel: Für eine umfangreiche unternehmensinterne Schulungswebsite, die Schulungsvideos für interne Mitarbeiter enthalten soll, können Sie die Objektbibliothek in der auf der obersten Ebene befindlichen Website einer Websitesammlung platzieren, die eine eigene Inhaltsdatenbank verwendet und unter der sich in der Websitehierarchie keine weiteren Websites befinden. Dadurch können Sie sicherstellen, dass für die Dateien, die in die Objektbibliothek hochgeladen werden, ausreichend Speicherplatz zur Verfügung steht. Zudem wird damit gewährleistet, dass genügend Spielraum für 364 zukünftige Erweiterungen besteht, weil die Inhaltsdatenbank bereits isoliert ist und keine Inhalte mit anderen Websites in Ihrer Lösung gemeinsam verwendet. Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für eine logische Architektur in einem Szenario, in dem eine Objektbibliothek in einer separaten Websitesammlung mit einer Inhaltsdatenbank, die von den restlichen Websites getrennt ist, platziert wird: Diese beiden Ansätze, die Sie übrigens auch kombiniert implementieren können, werden in der folgenden Tabelle zusammengefasst. Bereich Eine gemeinsame Websitesammlung Separate Websitesammlung Beschreibung Eine digitale Objektbibliothek ist in der gleichen Websitesammlung wie andere Inhalte enthalten. Innerhalb der Websitestruktur können Eine separate Websitesammlung wird bereitgestellt, die eine digitale Objektbibliothek hostet. 365 Bereich Eine gemeinsame Websitesammlung Separate Websitesammlung mehrere digitale Objektbibliotheken erstellt werden. Verwendung Teams können Ihren Teamwebsites digitale Objektbibliotheken hinzufügen oder die in der Website auf der obersten Ebene enthaltene Bibliothek verwenden. Teams können der zentral verwalteten digitalen Objektbibliothek Mediendateien hinzufügen und verwenden Mediendateien aus dieser. Hinweis: Bei Verwendung einer Veröffentlichungssite kann die URL für eine Objektbibliothek in einer separaten Website der Liste Vorgeschlagene Speicherorte für Inhaltsbrowser für die Veröffentlichungssite hinzugefügt werden. Dadurch können Inhaltsersteller auf die Objektbibliothek zugreifen, wenn sie Objekte auf Webseiten in SharePoint Server 2010 oder in Anwendungen der Microsoft Office 2010-Suite einfügen, z. B. Microsoft Word. Verwaltung Teams verwalten ihre eigenen Bibliotheken. Mediendateien werden genauso wie alle anderen Inhalte in der Websitesammlung verwaltet. Leistung und Kapazität Ein großes Gesamtvolumen Da sich die Mediendateien in an Mediendateien kann die einer gesonderten Datenbank befinden, kann die Datenbank allgemeine Leistung von Websites beeinträchtigen. bei Bedarf auf dedizierte Wenn Websitesammlungen Hardware skaliert werden, um die Leistungseinbußen zu die maximale Datenbankgröße erreichen kompensieren, die durch diesen oder überschreiten, ist es Kontakt auf dem Rest der 366 Da sich die Mediendateien in einer gesonderten Datenbank befinden, kann dieser Inhalt separat und gemäß einer anderen Vereinbarung zum Servicelevel verwaltet werden. Bereich Eine gemeinsame Websitesammlung Separate Websitesammlung schwieriger, die gesamte Serverfarm zu skalieren. Serverfarm verursacht werden. Wenn Sie vorhaben, die Verwaltung digitaler Objekte in Ihre Lösung zu integrieren, sollten Sie sowohl die Menge und Größe der zu speichernden Dateien als auch deren Nutzung gründlich bedenken. Dies hilft Ihnen beim Entwerfen Ihrer Websitearchitektur, wenn es darum geht, wo die Objektbibliothek gespeichert werden soll. Komponenten der Topologie einer digitalen Objektbibliothek In einer Topologie für die Verwaltung digitaler Objekte werden die gleichen Elemente verwendet wie in jeder Standard-SharePoint-Topologie, z. B. Webserver, Anwendungsserver und Datenbankserver. Komponenten, die speziell für die Verwaltung digitaler Objekte vorgesehen sind, werden in bestimmten Verzeichnissen innerhalb der Topologie platziert, verändern jedoch nicht die allgemeine Struktur der Topologie. Im Folgenden wird erklärt, für welche Komponenten Sie für Ihre Topologie einer digitalen Objektbibliothek Konfigurationsentscheidungen treffen müssen: BLOB-Cache Der datenträgerbasierte BLOB-Cache steuert das Zwischenspeichern für BLOB-Daten (Binary Large Objects), z. B. häufig verwendete Bild-, Audio- und Videodateien, sowie für andere Dateien, mit denen Webseiten angezeigt werden, etwa CSS- und JS-Dateien. Der BLOB-Cache sollte stets aktiviert sein, wenn Ihre Lösung Objektbibliotheken enthalten soll, und wird auf jedem Front-End-Webserver in einer Serverfarm aktiviert. Bitratendrosselung Bitratendrosselung ist eine Internetinformationsdienste (IIS) 7,0-Erweiterung, die die Downloadgeschwindigkeiten für Mediendateien und Daten zwischen einem Server und einem Clientcomputer misst. Die Bitratendrosselung kann auf jedem Front-End-Webserver in einer Serverfarm aktiviert werden und sollte grundsätzlich aktiviert sein, wenn Ihre Lösung Audio- oder Videodateien in Objektbibliotheken enthalten soll. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Bitratendrosselung (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=155151&clcid=0x407). Maximale Dateiuploadgröße Diese Einstellung wird von der SharePoint Server 2010-Webanwendung verwendet und gibt die maximale Größe einer Datei an, die ein Benutzer auf den Server hochladen kann. Die maximale Dateiuploadgröße wird für jede Webanwendung auf dem Server konfiguriert, der die Zentraladministration hostet, und sollte auf die Größe der Dateien eingestellt werden, die in Objektbibliotheken hochgeladen werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Plan for caching and performance. Falls Ihre Lösung einer digitalen Objektbibliothek zum Speichern sehr umfangreicher Inhalte verwendet wird, sollten Sie eventuell mithilfe des Remote-BLOB-Speichers (RBS) die Speicherung für BLOBs (Binary Large Objects) von Microsoft SQL Server 2008 auf eine externe Speicherlösung verlagern. RBS ist kein Feature von SharePoint Server 2010 oder Internetinformationsdienste (IIS) 7,0. Weitere Informationen finden Sie unter Overview of Remote BLOB Storage (SharePoint Server 2010). 367 Typische Topologie einer digitalen Objektbibliothek In diesem Abschnitt werden die Komponenten erklärt, die sich auf die allgemeine Serverfarmtopologie auswirken können. Digitale Objektbibliotheken funktionieren mit jeder Serverfarmtopologie, die von SharePoint Server 2010 unterstützt wird. Dabei kann die Serverfarm ein einzelner Server, eine kleine Serverfarm oder eine umfangreiche Serverfarm sein. Wenn Sie BLOB-Cache oder Bitratendrosselung implementieren möchten, müssen Sie diese Funktionen auf Webservern bereitstellen: BLOB-Cache wird in IIS 7.0 aktiviert und auf jedem Front-End-Webserver gespeichert. Wenn Sie Bitratendrosselung verwenden, müssen Sie sie in IIS 7.0 auf jedem FrontEnd-Webserver installieren und konfigurieren. Zusätzlich wird der Server, der die Website für die Zentraladministration hostet, zum Konfigurieren der maximalen Dateiuploadgröße für jede darin enthaltene Webanwendung verwendet. Hinweis: Je nach der Größe Ihrer Serverfarm und der Art der zu implementierenden Lösung sind möglicherweise zusätzliche Server für spezielle Rollen, z. B. Suchdatenbanken, oder Abfrage- und Indexserver vorhanden. Die folgende Abbildung zeigt eine typische dreistufige Serverfarmtopologie mit zusätzlichen Komponenten für die Topologie einer digitalen Objektbibliothek: 368 Legende Element 1 Front-End-Webserver, jeweils mit eigenem BLOB-Cache und (ggf.) aktivierter Bitratendrosselung. 2 Anwendungsserver, auf dem die Zentraladministration ausgeführt wird. Die maximale Dateiuploadgröße ist für jede Webanwendung in der Zentraladministration angegeben. 3 Datenbankserver, die eine oder mehrere Inhaltsdatenbanken enthalten. Skalieren von Topologien für digitale Objektbibliotheken Beim Planen und Skalieren einer Lösung, die digitale Objektbibliotheken beinhaltet, sind die beiden Hauptfaktoren, die Sie berücksichtigen müssen, Kapazitätsplanung und 369 Leistung. Da Video- und Audiodateien wesentlich größer sein können als Bilder oder andere Arten von Dateien, werden Speicherkapazitätsgrenzen mit Video- und Audiodateien meist schneller erreicht als ohne solche Dateien. Und je nach der Anzahl der Benutzer, die zu irgendeinem Zeitpunkt auf diese Dateien zugreifen müssen, wirkt sich die Rate, mit der Anforderungen dieser Dateien an den Server und dann an den Clientbrowser gesendet werden, auf die Netzwerkleistung aus. Wenn Sie beispielsweise vorhaben, eine Objektbibliothek zum Speichern von Schulungsvideos zu verwenden, müssen Sie die durchschnittliche Größe der einzelnen Videos und die geschätzte Gesamtzahl der für Ihre Organisation benötigten Videos einbeziehen. Darüber hinaus müssen Sie berücksichtigen, wie viele Benutzer die Videos ansehen und welche Videos wahrscheinlich am häufigsten angefordert werden. Berücksichtigen Sie für jede Hauptkomponente in einer Topologie für die Verwaltung digitaler Objekte die folgenden Aspekte: Datenbankspeicher Reicht die Speicherkapazität auf den Servern mit den Inhaltsdatenbanken für alle Dateien aus, die die Benutzer hochladen? Es ist wichtig, zu wissen, welche durchschnittliche Größe diese Dateien haben und wie viele Dateien die Benutzer Ihrer Erwartung nach auf den Server hochladen. BLOB-Cache-Speicher Reicht die Speicherkapazität auf den Front-EndWebservern für die Dateien aus, die zwischengespeichert werden? Remote-BLOB-Speicher (RBS) Falls Sie sehr umfangreiche Inhalte verwenden, sollten Sie eventuell mithilfe von RBS die Speicherung für BLOBs (Binary Large Objects) von der Inhaltsdatenbank auf eine externe Speicherlösung verlagern. Weitere Informationen finden Sie unter Overview of Remote BLOB Storage (SharePoint Server 2010). Die logische Architektur Ihrer Lösung für die digitale Objektbibliothek hat einen Einfluss auf Ihre Optionen für das Skalieren einer Serverfarm. Wenn eine digitale Objektbibliothek in einer dedizierten Websitesammlung enthalten ist, können Sie die Datenbank bei Bedarf problemlos auf einen dedizierten Server verschieben, um die Kapazität zu erhöhen und die Leistung zu steigern. Siehe auch Konzepte Planen digitaler Objektbibliotheken (SharePoint Server 2010) Verwalten von digitalen Objekten (Übersicht) (SharePoint Server 2010) Weitere Ressourcen Plan for caching and performance 370 Arbeitsblätter für die Planung in SharePoint Server 2010 Inhalt dieses Artikels: Arbeitsblätter für die Planung nach Aufgabe Arbeitsblätter für die Planung nach Titel Dieser Artikel enthält Links zu Arbeitsblättern, die Sie zum Aufzeichnen von erfassten Informationen sowie von Entscheidungen verwenden können, die Sie beim Planen der Bereitstellung von Microsoft SharePoint Server 2010 getroffen haben. Verwenden Sie diese Arbeitsblätter in Verbindung mit, jedoch nicht als Ersatz für Planning and architecture for Office SharePoint Server 2007. Arbeitsblätter für die Planung nach Aufgabe Aufgabe Arbeitsblatt Zweck Planen von Arbeitsblatt "Websiteplanungsdaten" (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167837&c Websites lcid=0x407) und Websitesam mlungen (SharePoint Server 2010) Planen Sie Websitesammlungen und Websites der obersten Ebene, und zeichnen Sie Entscheidungen zu Websitedesigns und navigation auf. Planen der Arbeitsblatt "Websiteplanungsdaten" Websitenavig (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167837&c lcid=0x407) ation (SharePoint Server 2010) Planen Sie Websitesammlungen und Websites der obersten Ebene, und zeichnen Sie Entscheidungen zu Websitedesigns und navigation auf. Planen der Arbeitsblatt "Websiteplanungsdaten" Verwendung (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167837&c von Designs lcid=0x407) (SharePoint Server 2010) Planen Sie Websitesammlungen und Websites der obersten Ebene, und zeichnen Sie Entscheidungen zu Websitedesigns und navigation auf. Plan Planen Sie Arbeitsblatt für die Planung eingehender E-Mail 371 Aufgabe Arbeitsblatt Zweck incoming e- (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=200542&c eingehende E-Mails, lcid=0x407) mail um SharePoint(SharePoint Websites das Server 2010) Empfangen und Speichern von EMail-Nachrichten und Anlagen in Listen und Bibliotheken zu ermöglichen. Plan content Arbeitsblatt zu Inhaltsbereitstellungsdaten deployment (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167835&c (SharePoint lcid=0x407) Server 2010) Managed metadata planning Planen Sie die Export- und Importserver in den Farmen in der Inhaltsbereitstellungst opologie, und planen Sie die Inhaltsbereitstellungs pfade und -aufträge. Bestimmen Sie die Planungsarbeitsblatt für Ausdruckssätze(http://go.microsoft.com/fwlink/?li Basistaxonomie, einschließlich nkid=163486&clcid=0x407) Ausdruck, Verwendung, Besitzer und Gruppe. Plan Detailliertes Planungsarbeitsblatt für managed Ausdruckssätze(http://go.microsoft.com/fwlink/?li metadata nkid=163487&clcid=0x407) (SharePoint Server 2010) Bestimmen Sie die Taxonomie, einschließlich ausführlicher identifizierender Merkmale wie Maße. Plan Planungsarbeitsblatt für verwaltete managed Metadatendienste(http://go.microsoft.com/fwlink/? metadata linkid=164578&clcid=0x407) (SharePoint Server 2010) Planen Sie das Freigeben von Metadateninformation en mithilfe von verwalteten Metadatendiensten und Verbindungen. Planen der Arbeitsblatt "An der Dokumentverwaltung beteiligte Dokumentver Personen" (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165871&c waltung (SharePoint lcid=0x407) Server 2010) Auf diesem Arbeitsblatt können Sie an der Dokumentverwaltung splanung beteiligte Personen sowie Dokumentverwaltung sverfahren erfassen. 372 Aufgabe Arbeitsblatt Zweck Planen der Arbeitsblatt zum Analysieren der Dokumentver Dokumentenverwendung (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&c waltung (SharePoint lcid=0x407) Server 2010) Auf diesem Arbeitsblatt können Sie Informationen aufzeichnen, die bei der Analyse der Dokumentenverwend ung erfasst wurden. Planen der Arbeitsblatt "Richtlinien" Dokumentver (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165883&c lcid=0x407) waltung (SharePoint Server 2010) Auf diesem Arbeitsblatt können Sie Informationsverwaltu ngsrichtlinien für Inhaltstypen planen. Planen der Arbeitsblatt für die Planung der direkten Datensatzver Datensätze(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid waltung =185011&clcid=0x407) (SharePoint Server 2010) Identifizieren Sie Datensatztypen und Inhaltstypen, die in normalen Dokumentbibliotheke n gespeichert werden. Plan for backup and recovery (SharePoint Server 2010) Hilft Ihnen bei der Planung von Strategien für die Sicherung und Wiederherstellung der SharePoint Server 2010Umgebung. Arbeitsblatt zum Planen der Sicherung und Wiederherstellung (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=184385&c lcid=0x407) Planen der Planen der Dokumentverwaltung (SharePoint Server Planen Sie einen Dokumentver 2010) Inhaltstyp. waltung (SharePoint Server 2010) Plan and Arbeitsblatt "Upgrade" prepare for (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179928&c lcid=0x407) upgrade (SharePoint Server 2010) Zeichnen Sie Informationen zur Umgebung auf, während Sie das Upgrade vorbereiten. Planung der Arbeitsblatt für Einstellungen der Inhaltsorganisation auf (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=189018&c Metadaten lcid=0x407) basierenden Weiterleitung und Bestimmen Sie und zeichnen Sie auf, wie die Einstellungen für die Inhaltsorganisation in der Website ein 373 Aufgabe Arbeitsblatt Zweck Speicherung (SharePoint Server 2010) effektiver Bestandteil innerhalb Ihrer Lösung zur metadatenbasierten Inhaltsweiterleitung und -speicherung werden können. Planung der Arbeitsblatt für Inhaltsorganisationsregeln auf (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=189019&c Metadaten lcid=0x407) basierenden Weiterleitung und Speicherung (SharePoint Server 2010) Planen Sie Regeln, die ein effektiver Bestandteil Ihrer Lösung zur metadatenbasierten Weiterleitung und Speicherung werden. Arbeitsblätter für die Planung nach Titel Arbeitsblatt Aufgabe Arbeitsblatt zum Analysieren der Dokumentverwendung (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&c lcid=0x407) Planen der Auf diesem Dokumentver Arbeitsblatt können waltung Sie Informationen (SharePoint aufzeichnen, die bei Server 2010) der Analyse der Dokumentenverwend ung erfasst wurden. Arbeitsblatt zum Planen der Sicherung und Wiederherstellung (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=184385&c lcid=0x407) Plan for backup and recovery (SharePoint Server 2010) Arbeitsblatt zu Inhaltsbereitstellungsdaten Plan content (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167835&c deployment lcid=0x407) (SharePoint Server 2010) 374 Zweck Hilft Ihnen bei der Planung von Strategien für die Sicherung und Wiederherstellung der SharePoint Server 2010Umgebung. Planen Sie die Export- und Importserver in den Farmen in der Inhaltsbereitstellungst opologie, und planen Sie die Arbeitsblatt Aufgabe Zweck Inhaltsbereitstellungs pfade und -aufträge. Planung der Arbeitsblatt für Inhaltsorganisationsregeln (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=189019&c auf Metadaten lcid=0x407) basierenden Weiterleitung und Speicherung (SharePoint Server 2010) Planen Sie Regeln, die ein effektiver Bestandteil Ihrer Lösung zur metadatenbasierten Weiterleitung und Speicherung werden. Arbeitsblatt für Einstellungen der Inhaltsorganisation Planung der (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167835&c auf Metadaten lcid=0x407) basierenden Weiterleitung und Speicherung (SharePoint Server 2010) Bestimmen Sie und zeichnen Sie auf, wie die Einstellungen für die Inhaltsorganisation in der Website ein effektiver Bestandteil innerhalb Ihrer Lösung zur metadatenbasierten Inhaltsweiterleitung und -speicherung werden können. Planen der Planen Sie einen Arbeitsblatt für Inhaltstypen (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&c Dokumentver Inhaltstyp. waltung lcid=0x407) (SharePoint Server 2010) Managed Detailliertes Planungsarbeitsblatt für Ausdruckssätze(http://go.microsoft.com/fwlink/?li metadata planning nkid=163487&clcid=0x407) Bestimmen Sie die Taxonomie, einschließlich ausführlicher identifizierender Merkmale wie Maße. Planen der Planen Sie Arbeitsblatt für Dokumentbibliotheken (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&c Dokumentver ausgehend von den waltung Websites und lcid=0x407) (SharePoint Dokumenttypen die Server 2010) Bibliotheken. Arbeitsblatt "An der Dokumentverwaltung beteiligte Personen" (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165871&c lcid=0x407) 375 Planen der Auf diesem Dokumentver Arbeitsblatt können waltung Sie an der (SharePoint Dokumentverwaltung splanung beteiligte Arbeitsblatt Aufgabe Zweck Server 2010) Personen sowie Dokumentverwaltung sverfahren erfassen. Planen der Arbeitsblatt für die Planung der direkten Datensätze(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid Datensatzver waltung =185011&clcid=0x407) (SharePoint Server 2010) Identifizieren Sie Datensatztypen und Inhaltstypen, die in normalen Dokumentbibliotheke n gespeichert werden. Managed Planungsarbeitsblatt für verwaltete Metadatendienste(http://go.microsoft.com/fwlink/? metadata planning linkid=164578&clcid=0x407) Planen Sie das Freigeben von Metadateninformation en mithilfe von verwalteten Metadatendiensten und Verbindungen. Plan Arbeitsblatt für die Planung eingehender E-Mail (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=200542&c incoming email lcid=0x407) (SharePoint Server 2010) Planen Sie eingehende E-Mails, um SharePointWebsites das Empfangen und Speichern von EMail-Nachrichten und Anlagen in Listen und Bibliotheken zu ermöglichen. Arbeitsblatt "Richtlinien" Planen der Auf diesem (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165883&c Dokumentver Arbeitsblatt können lcid=0x407) waltung Sie (SharePoint Informationsverwaltu Server 2010) ngsrichtlinien für Inhaltstypen planen. Arbeitsblatt "Websiteplanungsdaten" Planen von Planen Sie (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167837&c Websites Websitesammlungen lcid=0x407) und und Websites der Websitesam obersten Ebene, und mlungen zeichnen Sie (SharePoint Entscheidungen zu Server 2010) Websitedesigns und Planen der navigation auf. Websitenavig ation (SharePoint Server 2010) 376 Arbeitsblatt Aufgabe Zweck Planen der Verwendung von Designs (SharePoint Server 2010) Managed Planungsarbeitsblatt für Ausdruckssätze(http://go.microsoft.com/fwlink/?li metadata planning nkid=163486&clcid=0x407) Bestimmen Sie die Basistaxonomie, einschließlich Ausdruck, Verwendung, Besitzer und Gruppe. Arbeitsblatt "Upgrade" Plan and (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179928&c prepare for lcid=0x407) upgrade (SharePoint Server 2010) Zeichnen Sie Informationen zur Umgebung auf, während Sie das Upgrade vorbereiten. 377
