Reisekostenordnung für Mitarbeiter der - A 12-06-1
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A 02-07-2 Reisekostenordnung für Mitarbeiter der AHK Argentinien Inhalt Seite 1. Begriff der Dienstreise ...........................................................................2 2. Dauer der Dienstreise ............................................................................2 3. Fahrtkosten und Verkehrsmittel .............................................................3 4. Verpflegungsmehraufwendungen / Tagegeld ........................................4 5. Unterkunftskosten / Übernachtungsgeld ................................................5 6. Nebenkosten .........................................................................................5 7. Reisen von Ortskräften zwischen den AHKs im Mercosur .....................6 8. Reisen von Trainees zur Schulung nach São Paulo ..............................6 9. Kompensierung von Feiertagen und Wochenende der Ortskräfte auf Dienstreisen ..........................................................................................6 10. Reisekostenvorschuss und Reisekostenabrechnung.............................6 Anhang .......................................................................................................6 15/05/2016 - D:\68624544.doc 1 de 6 A 02-07-2 1. Begriff der Dienstreise 1.1. Eine Dienstreise liegt vor, wenn Mitarbeiter (Ortskräfte und Entsandtkräfte) der Auslandshandelskammer - AHK aus dienstlichen Gründen und in Ausführung ihres Auftrags vorübergehend an einem anderen Ort tätig werden, der von der regelmäßigen Arbeitsstätte mindestens 20 km entfernt und außerhalb der Metropolregion der Stadt Buenos Aires liegt. Wird die Dienstreise von der Wohnung angetreten, so gilt diese Mindestentfernung von der Wohnung aus. 1.2. Dienstreisen sind entsprechend der Verfahrensanweisung (P 03-07) so früh wie möglich zu beantragen und vor Antritt auf dem Formular „Autorización de Viaje y Adelanto“ (F 05-07-1) zu genehmigen. 1.3. Die Dienstreisen des Hauptgeschäftsführers erfolgen in Abstimmung mit dem Präsidium der AHK. 1.4. Erstattet werden im Rahmen des Reisekostenmanagements der AHK - Fahrtkosten - Verpflegungsmehraufwendungen / Tagegeld - Unterkunftskosten / Übernachtungsgeld - Nebenkosten. 1.5. Inland im Sinne dieser Reisekostenordnung ist Argentinien. 2. Dauer der Dienstreise 2.1. Die Dauer der Dienstreise (Abwesenheitsdauer) bemisst sich nach der Abreise und der Ankunft an der Wohnung, bzw. bei Antritt und Beendigung an der Arbeitsstätte von dort an. 2.2. Bei der Berechnung der Dauer der Dienstreise mit dem Flugzeug werden folgende Zeiten zusätzlich berücksichtigt: 1 Stunden An- und Abreise zum und vom Flughafen und weitere 2 Stunden Aufenthalt am Flughafen vor Abflug. 15/05/2016 - D:\68624544.doc 2 de 6 A 02-07-2 3. Fahrtkosten und Verkehrsmittel 3.1. Flugzeug Bei Flugreisen werden die Kosten der Economy-Klasse erstattet. Für die Geschäftsführer der AHK ist ab 6 Stunden Flugdauer grundsätzlich Business-Klasse erstattungsfähig. Alle angesammelten Meilen dürfen privat genutzt werden. 3.2. Eisenbahn Die nachgewiesenen Fahrtkosten 2. Klasse werden in Deutschland erstattet. Zuschläge für die Benutzung von IC- oder anderen Schnellzügen werden gewährt, wenn die Benutzung dieser Verkehrsmittel zweckmäßig ist. 3.3. Taxi Taxifahrten sind gestattet, wenn die Benutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln nicht zumutbar ist; eine gesonderte Begründung ist erforderlich (zum Beispiel schweres Gepäck, schlechtes Wetter, späte Ankunft, Zeitnot, Sicherheit). 3.4. Öffentlicher Nahverkehr Nachgewiesene Bus- und Bahnfahrten im öffentlichen Nahverkehr werden erstattet. 3.5. Eigener PKW / Mietfahrzeug Benutzt der Mitarbeiter ausnahmsweise seinen eigenen oder einen gemieteten Kraftwagen auf eigene Gefahr, so gewährt ihm die AHK eine Kilometerpauschale von € 0,30 als Entschädigung für die kürzeste, zumutbare Streckenverbindung. Dadurch sind alle mit der PKW-Nutzung verbundenen Aufwendungen abgegolten. Die Genehmigung zur Nutzung des eigenen PKW wird nur gegeben, wenn das Fahrzeug versichert ist und sich in perfektem Zustand befindet, so dass es die Sicherheit auf der Straße nicht gefährdet. 15/05/2016 - D:\68624544.doc 3 de 6 A 02-07-2 4. Verpflegungsmehraufwendungen / Tagegeld 4.1. Erstattet werden grundsätzlich die Mehraufwendungen für die durch die Dienstreise verursachten gesamten Verpflegungskosten. Für Ortskräfte gilt immer der Einzelnachweis gegen Beleg (Einzelabrechnung). 4.2. Für Reisen von Ortskräften zwischen den AHKs im Mercosur siehe Absatz 7. 4.3. Bei Schulungsreisen von Trainees nach São Paulo siehe Absatz 8. 4.4. Die Verpflegungskosten beinhalten die außergewöhnlichen Kosten für drei Hauptmahlzeiten (Frühstück, Mittagessen, Abendessen) und die üblichen Getränke. Diese Mehraufwendungen werden den Entsandtkräften nur pauschal durch Gewährung von Tagegeld erstattet, und zwar in Deutschland wie folgt: Abwesenheit mindestens 24 Stunden Abwesenheit mindestens 14 Stunden Abwesenheit mindestens 8 Stunden 24,00 € 12,00 € 6,00 €. Die Kosten für das Hotel-Frühstück gehören zu den Verpflegungskosten und werden den Entsandtkräften mit einem Pauschalsatz von 20 % vom vollen Tagegeld abgesetzt, in Deutschland pauschal € 4,50. Für andere Länder außerhalb des Gastlandes gilt für Entsandtkräfte die „Übersicht der Pauschbeträge bei Dienst- und Geschäftsreisen im Ausland“ des Bundesministeriums der Finanzen (Planilla de Viáticos y Hospedaje para Delegados, A 05-07-2). Für von der AHK oder von Dritten schriftlich bestellte Mahlzeiten (auch Bewertungskosten im Rahmen von Veranstaltungen) ist den Entsandtkräften ein geldwerter Vorteil in Höhe des jeweils geltenden Sachbezugswerts 1,50 € 2,67 € Frühstück Mahlzeit vom Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen (Tagegeld) abzuziehen, für telefonisch bestellte Mahlzeiten Frühstück Mittag- und Abendessen, je 20 % 40 %. Bei Einladungen zu Arbeitsessen durch Geschäftspartner oder bei eigenen Einladungen von Geschäftsfreunden auf Kosten der AHK werden keine Sachbezugswerte in Ansatz gebracht. 15/05/2016 - D:\68624544.doc 4 de 6 A 02-07-2 5. Unterkunftskosten / Übernachtungsgeld 5.1. Erstattet werden nur die Kosten für die Übernachtungen, die unmittelbar durch die Dienstreise verursacht werden. 5.2. Unterkunftskosten werden grundsätzlich gegen Beleg für die tatsächlichen Übernachtungskosten (Hotelrechnung etc.) erstattet. 5.3. Für Entsandtkräfte werden Übernachtungskosten auch pauschal durch Gewährung eines Übernachtungsgeldes nach der „Übersicht der Pauschbeträge bei Dienst- und Geschäftsreisen im Ausland“ des Bundesministeriums der Finanzen erstattet (Planilla de Viáticos y Hospedaje para Delegados, A 05-07-2). Für Deutschland können je Übernachtung pauschal € 20,00 angesetzt werden, wenn eine dienstliche Unterkunft nicht von der AHK oder einer sonstigen Institution (IHK, Messegesellschaft etc.) unentgeltlich bereitgestellt wird. Eine Übernachtungspauschale entfällt für die Dauer von Flug- und Schiffsreisen. 6. Nebenkosten 6.1. Nebenkosten werden nur erstattet, wenn sie nachgewiesen oder glaubhaft gemacht sind. 6.2. Erstattungsfähige Nebenkosten sind zum Beispiel: - Visa und Flughafengebühren Impfungen Versicherungen, soweit keine Firmenversicherung vorliegt Beförderung des notwendigen Gepäcks und Gepäckaufbewahrung Parkgebühren Internetnutzung, Porto, Telegramm-, Telefax- und Telefongebühren, falls dienstlich erforderlich - Mineralwasser - Reinigung von Kleidungsstücken in Ausnahmefällen - Trinkgelder mit Vermerk - Eintrittsgelder / Seminargebühren. 15/05/2016 - D:\68624544.doc 5 de 6 A 02-07-2 7. Reisen von Ortskräften zwischen den AHKs im Mercosur 7.1. Bei Reisen von Ortskräften zwischen den AHKs im Mercosur von mehr als 3 Tagen, aber weniger als 1 Monat, beträgt das Tagegeld € 20, unabhängig von der Gewährung von Mahlzeiten. 7.2. Reisen von mehr als 1 Monat werden jeweils nach besonderer Vereinbarung abgerechnet. 8. Reisen von Trainees zur Schulung nach São Paulo Bei Schulungsreisen von Trainees nach São Paulo werden Tagegelder in Höhe von R$ 30,00 an Werktagen und R$ 50,00 an Wochenenden und Feiertagen übernommen. 9. Kompensierung von Feiertagen und Wochenende der Ortskräfte auf Dienstreisen Arbeit der Ortskräfte an Feiertagen und Wochenenden auf Dienstreisen kann durch arbeitsfreie Tage (Urlaub), jedoch nicht durch Überstundenzahlung kompensiert werden. 10. Reisekostenvorschuss und Reisekostenabrechnung 10.1. Für Dienstreisen kann ein angemessener Reisekostenvorschuss gewährt werden. Anträge auf einen Reisenkostenvorschuss müssen drei Tage vor Reiseantritt auf dem Formular „Autorización de Viaje y Adelanto“ (F05-07-1) in der Abteilung Finanzen und Personal vorliegen. 10.2. Reisekostenabrechnungen sind spätestens fünf Tage nach Beendigung der Dienstreise auf dem Formular „Rendición de Viaje“ (F 05-07-2) zu erstellen. 10.3. Bei Entsandtkräften kann diese Frist in begründeten Ausnahmefällen überschritten werden. Anhang A 05-07-2 Planilla de Viáticos y Hospedaje para Delegados 15/05/2016 - D:\68624544.doc 6 de 6
