Kasse

So arbeiten Sie mit Ihrem Datev-Kassenprogramm ...
Allgemeines
Bei der Kassenerfassung für Office handelt es sich um eine Excel-Anwendung.
Dies birgt in sich, dass eine Kassenbuchführung gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer
Buchführung nicht gewährleistet werden kann. Insbesondere lassen sich bereits erfasste Daten nach
der Erfassung jederzeit abändern. Aufgrund der integrierten Kassenminusprüfung ist eine
Aufrechterhaltung der Reihenfolge von Buchungen innerhalb eines Tages nicht zu gewährleisten.
Nachträglich (am Ende eines Monatsblattes) erfasste Belege werden automatisch nach Datum
einsortiert. Einzelnen Buchungszeilen lassen sich nachträglich löschen.
Sie sind gefordert, durch Ihre Vorgehensweise bei der Erfassung, dem Druck und dem Export die
Richtigkeit der Eintragungen sicherzustellen.
Arbeitshinweise
Bitte beachten Sie, dass bei der Neuanlage der Kasse die Datei dvkasse1.xls nur zur Vorlage
benutzt
werden darf und Sie die Datei nach Erfassung Ihrer Stammdaten unter einem anderen Namen
speichern müssen.
Die Kassenbewegungen sind zeitnah (täglich) einzutragen, um die Kassensturzfähigkeit sicherzustellen.
Die Kassenbelege sind chronologisch abzulegen und tageweise abzugrenzen.
Die Lückenlosigkeit und Vollständigkeit der Buchungen muss durch die Übertragung des
Endbestandes auf den Anfangsbestand des Folgetages dokumentiert werden. Hierbei unterstützt Sie
das Programm. Die eindeutige Zuordnung von physischen Kassen über das Kassenkonto muss
gewährleistet werden.
Die gedruckten Kassenbücher sind periodisch mit dem Kassenkonto der FIBU abzugleichen,
Korrekturbuchungen sind, falls erforderlich, nachvollziehbar zu dokumentieren.
Die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren ist einzuhalten.
Sicherung Ihrer Daten
Haben Sie eine neue Arbeitsmappe zur Erfassung Ihrer Kassenbewegungen angelegt, liegt es in Ihrer
Verantwortung diese Arbeitsmappe unter einem verständlichen Namen in Ihrem Arbeitsverzeichnis
oder im Datenverzeichnis des Programms abzuspeichern. Das Programm unterstützt Sie bei der Wahl
des Pfades und des Dateinamens.
Speichern Sie erstmals eine neu angelegte Arbeitsmappe, oder wählen Sie im Menü von MicrosoftExcel Datei | Speichern unter..., dann stellt das Programm den Ablagepfad automatisch auf den
Datenpfad des Programms ein. Das ist der Pfad, den Sie bei der Installation gewählt haben. Haben Sie
die Voreinstellungen bei der Installation nicht verändert, so ist dies:
<LW:\DATEV\DATEN\Kassenerfassung
Zusätzlich wird ein Dateiname vorgegeben, der sich aus Teilen der Stammdaten und Zusatzdaten
zusammensetzt:
KE_<Mandatennummer>_<Jahr Beginn Wirtschaftsjahr>_<Währung>.xls
Diese Voreinstellungen können Sie selbstverständlich abändern.
Übergabe zur Übernahme in die Finanzbuchhaltung
Nach Erfassung Ihrer Kassenbelege und Speicherung auf Ihrer Festplatte drucken Sie bitte den
monatlichen Kassenbericht aus. Diesen Kassenbericht unterschreiben Sie bitte und geben ihn mit einer
Sicherung Ihres Monatskassenberichtes zur weiteren Bearbeitung an unsere Kanzlei weiter.
Sie können die Datensicherung auf zwei Arten an unsere Kanzlei weiterleiten.
1.Übertragung per e-mail
Sie schicken uns eine e-mail an [email protected] und
KE_<Mandantennummer>_<Jahr>_<EUR>.xls als Anlage an.
hängen
die
komplette
Datei
2. Übertragung per Diskette
Sie befinden sich in der aktuellen Kassenerfassungsmaske. Über das Menü von Microsoft EXCEL
Datei|Öffnen laden Sie zusätzlich die Excel-Datei dvkasse1.xls die sich im selben Verzeichnis befindet.
Sie minimieren diese Anzeige. Sie haben nun wieder die Anzeige Ihrer Kassenerfassung. Das zu
übertragende Register des Monats ist weiß unterlegt. Sie wählen im Menü von Microsoft EXCEL
Bearbeiten|Blatt verschieben/kopieren. Bei Verschieben zur Mappe wählen Sie DVKasse1.xls aus.
Bei Einfügen( vor Ende stellen). Im Feld Kopie erstellen tragen Sie bitte ein Häckchen ein. Bestätigen
Sie bitte mit (OK). Sie bekommen nun die EXCEL-Arbeitsmappe dvkasse1.xls mit dem kopierten Monat
angezeigt. Nun speichern Sie die Datei mit Datei|Speichern unter auf Ihr Diskettenlaufwerk <A>.
Nach erfolgter Verarbeitung erhalten Sie Ihren verbuchten Kassenbericht in Papierform zurück. Sollte
sich wider Erwarten in der Erfassung ein Fehler aufgetreten sein (z.B. Ein- und Ausgabe vertauscht,
Zahlendreher etc.), so erhalten Sie einen korrigierten Ausdruck zurück. Bitte korrigieren Sie daraufhin
Ihr Kassenbuch und senden Sie uns das unterschriebene Kassenblatt wieder zurück.