Projektmanagement wurde gleichgesetzt mit „Netzplantechnik“.

Georg Kraus
Als sich der Begriff Projektmanagement in den
60er Jahren in Deutschland verbreitete, verstand
5 man darunter reine Werkzeuge zur Projektplanung- und Steuerung.
Projektmanagement wurde gleichgesetzt mit
„Netzplantechnik“. In den 70er und insbesondere
in den 80er Jahren reifte jedoch die Erkenntnis,
10 dass zur erfolgreichen Abwicklung eines Projektes mehr gehört als operative Werkzeuge. Projektmanagement wurde, wie der Name es schon
sagt, zu einem „Managementsystem“. Wie jedes
Managementsystem beinhaltet auch Projektma15 nagement:
 Planungsinstrumente
 Steuerungsinstrumente
 Führungsmethoden und
 Organisationsmodelle
20 Die verschiedenen Instrumente des Projektmanagements sind so ausgelegt, dass Projekte
ganzheitlich bearbeitet werden können. Sie
lassen sich somit nur bedingt auf Anwendungen
in der Linie übertragen. Der sinnvolle Anwen25 dungsbereich von Projektmanagement liegt also
nicht in Routineaufgaben, sondern im „Managen
von Projekten“.
Projektstart
Viele Fehler passieren durch eine mangelhafte
30 Projektinitiierung. Folgende Checkliste kann
helfen an die wichtigsten Aspekte zum Projektstart zu denken:
1. Handelt es sich bei dem Vorhaben um ein
Projekt?
35 2. Ist das Projekt von Ihrem Auftraggeber
schriftlich genehmigt?
3. Hat der Kunde einen schriftlichen Auftrag
erteilt?
4. Ist die Budgetplanung für das Projekt er40
stellt?
5. Ist das Projekt im SAP schon mit einer Kostenstelle angelegt?
6. Ist der Projektleiter schon festgelegt?
7. Steht das Team schon fest?
45 8. Ist eine Kick-Off Veranstaltung schon durchgeführt?
9. Sind die Linienvorgesetzten über das Projekt
informiert?
10. Haben Sie geklärt, wie Sie das Projektumfeld
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informieren?
11. Liegt ein Projektstrukturplan vor?
12. Liegt ein Meilensteinplan vor?
13. Ist eine IMV-Matrix mit Ressourcenbelastung
gemacht?
Projektarbeit 2010/2011
14. Ist das Projekt in die Projektliste aufgenommen?
15. Ist der Rhythmus der Teamsitzungen mit
dem Team geklärt?
16. Ist die Dokumentationsstruktur geklärt und
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kommuniziert?
17. Ist die Häufigkeit des Reportings an Ihren
Projektausschuss vereinbart?
18. Haben Sie die Urlaubsplanung Ihrer Teammitglieder abgestimmt?
65 19. Haben Sie Ihr Team über das Änderungsmanagement aufgeklärt?
20. Haben Sie mit Ihrem Team die Kommunikationstools (e-mail, etc.) abgestimmt?
21. Haben Sie Spielregeln der Zusammenarbeit
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im Team vereinbart?
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Was ist Projektmanagement?
Projektauftrag
Die wichtigsten Punkte, die bei einem Projektauftrag zu klären sind:
1. Projektname
75 2. Beschreibung der Ausgangssituation
3. Ziele (Inhaltliche Beschreibung, Messgrößen,
Priorisierung)
4. Nutzen
5. Kosten
80 6. Voraussichtliche Rentabilität
7. Risiken
8. Meilensteinplan
9. Projektleiter/Projektteam
10. Rahmenbedingungen
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 Was gehört nicht zum Projekt? (Abgrenzung)
 Schnittstellen zu anderen Projekten, Systemen, Abteilungen
 Vorschriften, gesetzliche Rahmenbedin90
gungen, die das Projekt einschränken
Projektorganisation
Zuallererst muss allen am Projekt beteiligten
Personen klar sein, dass ein Projekt eine Aufgabe ist, die durch die Natur der Sache die Beteili95 gung verschiedenster Funktionsbereiche erforderlich macht.
Hier liegt auch die Problematik. Der Projektleiter
hat somit Mitarbeiter, die in der Regel fachlich
und disziplinarisch einen Fachvorgesetzten
100 haben. Dieser Fachvorgesetzte kann unter
Umständen andere Ziele verfolgen als die des
Projekts. Wer hat nun das Sagen? Dies ist eines
der wesentlichen Aspekte, die durch die Projektorganisation geregelt werden soll. Prinzipiell gibt
105 es 3 Möglichkeiten:
Task-Force-Projektmanagement: In diesem
Fall ist der Projektleiter der neue Vorgesetzte der
Projektmanagement
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Projektbeteiligten. Die Mitarbeiter sind somit
zeitlich befristet aus ihrem Tagesgeschäft her110 ausgelöst und können sich mit dem Projektleiter
voll und ganz dem Projekt widmen.
Koordinations-Projektmanagement:
Hier
bleiben die Mitarbeiter in ihren derzeitigen Funktionen. Der Projektleiter ist eine Art Bittsteller, der
115 die Aufgabenumfänge jedes Mal mit den Vorgesetzten der Projektmitarbeiter aushandeln muss.
Matrix-Projektmanagement: Hier hat der Projektmitarbeiter 2 Chefs. Sowohl der Linienvorgesetzte als auch der Projektleiter beanspruchen
120 eine gewisse Weisungsbefugnis gegenüber dem
Mitarbeiter. Hier ist es sehr wichtig genau zu
beschreiben, wer welche Befugnisse hat.
Projektplanung: Tools und Methoden
Wie komme ich aus der Wolke? Projekte sind
125 neuartige und komplexe Aufgaben. Charakteristisch für Projektarbeit ist daher eine Vorgehensweise die wie folgt bezeichnet werden kann: „Von
der Unbestimmtheit einer Idee zu konkreten
Projektzielen und Projektlösungsansätzen.“
130 Gerade am Anfang eines Projektes stehen Projektleiter und Team oft vor einem Chaos von
Ideen und Lösungsansätzen. Entscheidend zu
diesem Zeitpunkt ist, dass dem Projektleiter und
dem Team, durch [begleitende Beratung] […]
135 Methoden an die Hand gegeben werden, mit
deren Hilfe Sie Klarheit über die zu erledigende
Aufgabe gewinnen können. Ein solcher methodischer Leitfaden macht die Projektarbeit kommunizierbar, nachvollziehbar, korrigierbar und
140 dokumentierbar.
Kommunizierbarkeit und Dokumentierbarkeit
verlangen sowohl eine strukturierte Planung als
auch eine strukturierte Durchführung. Diese
Strukturierung betrifft einerseits den organisatori145 schen Ablauf und andererseits die problemlösenden Denkprozesse, die für eine inhaltlichinnovative Projektplanung notwendig sind.
150
Projektsteuerung
Jeder der schon mal ein Haus gebaut hat, weiß
was alles schief gehen kann. Viele Fehler werden
Projektarbeit 2010/2011
erst auf der Baustelle erkannt. Wenn man nicht
regelmäßig auf der Baustelle ist, erhöht sich die
Gefahr, dass Fehler in der Ausführung nicht
155 erkannt werden. Ebenso verhält es sich in Projekten. Projektleiter haben die Aufgabe ständig
auf der „Projektbaustelle“ zu sein. Viele Projektleiter denken, dass es ausreicht den Plan zu
verfolgen und abzufragen und vergessen, dass
160 die primäre Aufgabe darin liegt „vor Ort“ sich
einen Eindruck über den Fortschritt zu verschaffen. „Management by walking around“ ist eine
vorrangige Devise für Projektleiter.
Im Rahmen der Projektsteuerung hat der Projekt165 leiter 7 Kernaspekte im Auge zu behalten. Diese
sind im folgenden Abschnitt als sogenannte
Kernfragen aufgelistet. Der Projektleiter muss auf
diese Fragen eine Antwort parat haben.
1. Wie verteilen Sie Aufgaben im Projekt?
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Welche Formalismen wenden Sie an (mündlich, Schriftlich)?
 An Kunden oder Lieferanten?
 An Teammitglieder?
2. Wie dokumentieren Sie Änderungen?
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 Kostenänderungen
 Änderung der Ziele/ Ergebnisänderungen
3. Rückmeldesysteme. Wie erfassen Sie den
Stand des Projektes, welche Instrumente
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wenden Sie an?
4. Kommunikation.
5. Krisenmanagement. Wie gehen Sie mit
kurzfristigen Änderungen im Projekt um?
(z.B. Krankheit, verändertes Umfeld, Unvor185
hergesehenes...)
6. Dokumentation. Was dokumentieren Sie?
Wo legen Sie Ihre Dokumentation ab? Wie
lange bewahren Sie Ihre Projektunterlagen
auf?
190 7. Berichtswesen. Wer muss wann über den
Projektfortschritt informiert werden
Die „Softfacts in der Projektarbeit"
Projektarbeit findet immer in Organisationen und
ihrem Umfeld statt. In diesen Organisationen und
195 ihrem Umfeld leben und arbeiten Menschen. Die
geleistete Arbeit, insbesondere die Projektarbeit,
ist nur so gut, wie diese Menschen es verstehen
zu kommunizieren und wie sie schlechthin in der
Lage sind, zusammenzuwirken, ihre Fähigkeiten
200 sich zu ergänzen. Die Technikgläubigen, die
Langezeit der Meinung waren, Nachlässigkeiten
auf diesem Gebiet mit Hilfe der Technik, insbesondere der Datenverarbeitung ausgleichen zu
können, wurden durch eigene Erfahrung eines
205 besseren belehrt. Ziel einer jeden Organisation
sollte es deshalb sein, eine Kultur zu entwickeln,
Projektmanagement
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in der das Individuum Mensch Entfaltungsmöglichkeiten hat und seine Potentiale und Ressourcen für eine gestellte Aufgabe einbringen kann,
210 darf und will.
Der Zeitraum für die Entwicklung von Verhaltensweisen für das Leben in Organisationen ist in
der Regel kurz. Rational sehen wir die Notwendigkeit, in einer Organisation zu leben, zwar ein,
215 emotional wird unser Handeln und Verhalten
aber weitgehend von den Erfahrungen der ersten
Entwicklungsphase in Kleingruppen bestimmt. Es
ist in jedem Fall zu beobachten, dass wir in
Kleingruppenformationen über eine stärker
220 ausgeprägte Orientierungs- und Entscheidungssicherheit verfügen. Diese Veranlagung von
Menschen spricht dafür, dass Menschen in teambzw. gruppenorientierter Projektarbeit zu Leistungen fähig sind, die ihnen in einer konservati225 ven Linienorganisation niemand zugetraut hätte.
Quelle: Kraus, Georg (2003): Was ist Projektmanagement?
Hier bezogen über: http://www.kraus-und-partner.de/44/Wasist-Projektmanagement? (03.12.2010; 19:35 Uhr)
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Aufgabenstellung
Erinnern Sie sich: Sie haben sich in der letzten
Doppelstunde mit einer Projektidee „Stühle und
Rücken“ auseinandergesetzt.
Erstellen Sie anhand dieses Themas ein Projektmanagementsystem, in dem Sie
1. mit eigenen Worten zusammenfassen, was
Sie gehört haben (Was erscheint Ihnen neu,
was bekannt, was ungewöhnlich …?);
2. den Text „Was ist Projektmanagement“ von
Georg Kraus gründlich lesen und beschrei240
ben, was für das Management eines Projektes im Wirtschaftsektor wichtig ist;
3. aufbauend auf Ihren Ergebnissen aus (1) und
(2) einen Projektplan zum Thema „Stühle
und Rücken“ erstellen, mit dessen Hilfe sich
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Ihr Projekt managen lässt.
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Wenn Sie Schwierigkeiten bei der Lösung der
Aufgabenstellung haben, halten Sie diese möglichst genau im Protokoll fest.
Projektarbeit 2010/2011
Projektmanagement
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