Überlegungen zur Steuerung in SharePoint Server 2010
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SharePoint 2010-Steuerungsplanung Dieses Dokument wird wie besehen bereitgestellt. Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen und Ansichten, einschließlich URLs und Verweise auf Internetwebsites, können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Das Risiko der Nutzung liegt bei Ihnen. Einige der hier beschriebenen Beispiele dienen ausschließlich der Veranschaulichung und sind rein fiktiv. Eventuelle Ähnlichkeiten mit realen Unternehmen, Organisationen, Produkten, Domänenamen, E-Mail-Adressen, Logos, Personen, Orten oder Ereignissen sind Zufall und unbeabsichtigt. Mit diesem Dokument werden keine Rechte an geistigem Eigentum an einem Microsoft-Produkt auf Sie übertragen. Sie sind berechtigt, dieses Dokument zu kopieren und für eigene interne Referenzzwecke zu nutzen. © 2010 Microsoft Corporation. Teile dieses Whitepapers wurden dem Buch Essential SharePoint 2010 (Copyright 2010) mit freundlicher Genehmigung von Addison-Wesley, einem Verlag von Pearson Education, entnommen. Alle Rechte vorbehalten. SharePoint 2010-Steuerungsplanung Juli 2010 Whitepaper: SharePoint 2010-Steuerungsplanung Autoren: Scott Jamison, Jornata LLC und Susan Hanley, Susan Hanley LLC Veröffentlichung: Juli 2010 Gilt für: Microsoft SharePoint Server 2010 Zusammenfassung: In diesem Whitepaper wird ein fiktives Unternehmen mit dem Namen Contoso verwendet, um Anleitungen für die erforderliche Steuerungsplanung und die Implementierung von Microsoft® SharePoint® Server 2010 bereitzustellen. (29 gedruckte Seiten) © 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]. Seite 2 SharePoint 2010-Steuerungsplanung Juli 2010 Inhalt Inhalt Inhalt ...............................................................................................................................................................3 Zu diesem Whitepaper ........................................................................................................................................4 Überlegungen zur Steuerung in SharePoint Server 2010 .........................................................................................5 Erste Schritte.....................................................................................................................................................6 Schlüssel zu einem effektiven Steuerungsplan .......................................................................................................8 Zielsetzung ............................................................................................................................................... 10 Rollen und Zuständigkeiten ......................................................................................................................... 10 Grundprinzipien ......................................................................................................................................... 13 Richtlinien und Standards ........................................................................................................................... 19 Inhaltsrichtlinien und -standards ........................................................................................................... 19 Entwurfsrichtlinien und -standards ......................................................................................................... 23 Vermitteln des Steuerungsplans: Schulung und Kommunikation ............................................................................. 26 Schlussbemerkung ........................................................................................................................................... 27 Informationen zu den Autoren ........................................................................................................................... 28 © 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]. Seite 3 SharePoint 2010-Steuerungsplanung Juli 2010 Zu diesem Whitepaper Microsoft SharePoint Server 2010 verfügt über zahlreiche Funktionen zur Unterstützung von Geschäftsbenutzern. Beispielsweise ermöglicht SharePoint Server 2010 Benutzern, zusammenzuarbeiten, Inhalte mit thematischen Kategorien zu versehen und zu bewerten, selbst zu veröffentlichen sowie eigene Lösungen zu entwickeln. Angesichts dieses Leistungsumfangs sind klare Anleitungen für Benutzer (und die Unternehmen, für die sie arbeiten) sehr hilfreich. Kurz gesagt, die Benutzer können von einem Steuerungsplan profitieren. In einem Steuerungsplan wird die Verwaltung der SharePoint-Umgebung beschrieben. Dies umfasst insbesondere die Rollen, Zuständigkeiten und Regeln, die auf das Back-End (Hardware, Serverfarm, Anwendung, Datenbankkonfiguration und -wartung) und das Front-End (Informationsarchitektur, Taxonomie, Benutzeroberfläche) angewendet werden. Eine effektive Steuerungsplanung spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg einer SharePoint-Lösung. Ein guter Steuerungsplan ist "notwendig, aber nicht allein ausreichend" für den Erfolg. Daher folgender Rat: Ein Steuerungsplan allein garantiert nicht den Erfolg einer Lösung. Sie müssen auch dafür sorgen, dass der Steuerungsplan angewendet wird. Ein fehlender Steuerungsplan oder ein nicht praktikabler bzw. unrealistischer Steuerungsplan führt jedoch auf jeden Fall zum Misserfolg. Dieses Whitepaper beschäftigt sich mit dem, was wir das "Front-End" der SharePoint-Umgebung nennen – den Geschäftsaspekt der Steuerung, also die Bereiche, die für Geschäftsbenutzer entscheidend sind. Warum ist der Geschäftsaspekt der Steuerung so wichtig? Ein Portal oder eine Zusammenarbeitslösung ist nur so gut wie der Wert der zugrunde liegenden Inhalte. Ein strenger Steuerungsplan ist wichtig, um sicherzustellen, dass eine Lösung den Benutzern auf effektive Art und Weise wertvolle Inhalte liefert. Zudem ist die Steuerungsplanung für SharePoint-Lösungen besonders wichtig, da SharePoint Server zur Unterstützung von Endbenutzern entwickelt wurde, die gewöhnlich keine IT- oder Content Management-Experten sind. Diesen Benutzern sind häufig bewährte Methoden, die die Benutzerfreundlichkeit erhöhen und ihnen beim Entwickeln und Bereitstellen neuer Websites Zeit und Energie sparen, nicht bekannt. Ein Steuerungsplan definiert die Prozesse und Richtlinien, die zu folgenden Zwecken benötigt werden: Vermeiden der Ausbreitung von Lösungen, Teamwebsites und Inhalten (z. B. von nicht verwalteten Websites und Inhalten, die nicht regelmäßig auf Korrektheit und Relevanz überprüft werden) durch Definieren eines Überprüfungsprozesses für Inhalte und Websites. Sicherstellen der Qualität der Inhalte über die gesamte Lebenszeit der Lösung hinweg durch Implementieren von Richtlinien für das Inhaltsqualitätsmanagement. Bereitstellen einer gleich bleibend hochwertigen Benutzererfahrung durch Definieren von Richtlinien für Website- und Inhaltsdesigner. Einführen klarer Entscheidungskompetenzen und Eskalationsverfahren, damit Richtlinienverletzungen schnell behandelt und Konflikte gelöst werden können. Sicherstellen, dass die Lösungsstrategie an Geschäftszielen ausgerichtet ist, sodass sie kontinuierlich zur Wertschöpfung im Unternehmen beiträgt. Dafür sorgen, dass Inhalte gemäß den Richtlinien für Datensatzaufbewahrung aufbewahrt werden. In diesem Whitepaper erfahren Sie, wie Sie einen Steuerungsplan planen, organisieren und erstellen. Sie erhalten auch einige Beispiele dazu, wie Sie den Steuerungsplan in die Schulungsund Kommunikationspläne für Ihre Lösung integrieren. Im Verlauf des Whitepapers werden © 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]. Seite 4 SharePoint 2010-Steuerungsplanung Juli 2010 Beispiele für echte Steuerungspläne angegeben, die an das Beispielunternehmen Contoso angepasst wurden. Diese Beispiele verdeutlichen, wie die vorgeschlagenen bewährten Methoden in Ihrem Unternehmen angewendet werden könnten. Mit SharePoint Server 2010 werden neue Funktionen eingeführt, die wesentliche Auswirkungen auf Ihren Steuerungsplan haben. Auch wenn Sie über einen wohldefinierten Steuerungsplan für Ihre Microsoft® Office SharePoint® Server 2007-Lösung verfügen, gibt es einige neue Bereiche, die Sie für SharePoint Server 2010 in Betracht ziehen sollten. Im ersten Abschnitt des Whitepapers werden einige neue Steuerungsbereiche vorgestellt, die für SharePoint Server 2010 zu berücksichtigen sind. Die nachfolgenden Abschnitte enthalten genauere Anleitungen zum Erstellen eines Steuerungsplans. Überlegungen zur Steuerung in SharePoint Server 2010 In SharePoint Server 2010 spielt die Planung der Steuerung eine noch wichtigere Rolle, da aufgrund der zunehmenden Bedeutung und Verfügbarkeit von Features für soziale Netzwerke immer mehr Typen von Inhalten zu steuern sind. Da SharePoint Server 2010 zudem neue Funktionen zum Verwalten von Metadaten auf Unternehmensebene bietet, sollten Sie die Einrichtung einer neuen Rolle zum Planen und Überwachen von Metadaten in der gesamten Organisation erwägen. Auch wenn in Ihrem Unternehmen bereits ein gut dokumentierter Steuerungsplan für die SharePoint Server 2007-Umgebung definiert ist, müssen Sie diesen wahrscheinlich überarbeiten, damit er die Features von SharePoint Server 2010 abdeckt, die Sie bereitstellen möchten. Diese Bereiche werden weiter unten im Whitepaper behandelt. Im Folgenden werden zunächst einige der neuen Steuerungsbereiche in SharePoint Server 2010 aufgeführt: SharePoint Server 2010 bietet Benutzern umfassendere Mitwirkungsmöglichkeiten in der Informationsarchitektur der Lösung durch die Verwendung von "Funktionen und Daten für das soziale Netzwerk" wie thematische Kategorien, Textmarken und Bewertungen. Benutzer müssen das Wertangebot dieser Features verstehen, um sie für sich nutzen zu können. Daher sollten Lösungsdesigner Benutzer sowohl mit Anleitungen unterstützen als auch zur Verwendung der Features motivieren. Mit SharePoint Server 2010 werden neue Funktionen für die gemeinsame Verwendung von Metadaten in mehreren Websitesammlungen und sogar Serverfarmen eingeführt, was eine gründliche Planung und Steuerung notwendig macht. Hierfür sollten Sie die Einrichtung einer neuen Rolle (oder die Ergänzung einer vorhandenen Rolle mit einer neuen Zuständigkeit) für die Verwaltung und Wartung des Wörterbuchs der gemeinsam verwendeten Metadaten erwägen. SharePoint Server 2010 enthält neue und benutzerfreundlichere Funktionen zur Datensatzverwaltung, wie die Möglichkeit, einen Datensatz "an Ort und Stelle" zu deklarieren. Obwohl viele Unternehmen über Datensatzverwaltungspläne und -richtlinien für ihre SharePoint Server 2007-Implementierungen verfügen, war die Durchsetzung und Handhabung dieser Pläne bisher nicht einheitlich. Die neuen Datensatzverwaltungsfunktionen bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihren Datensatzverwaltungsplan zu erstellen und durchzusetzen. SharePoint Server 2010 bietet wesentlich mehr Möglichkeiten für Benutzer, ihre Websites mit einfach anzuwendenden Designs anzupassen, mit Microsoft® SharePoint® Designer benutzerdefinierte Designs zu erstellen und mit Sandkastenlösungen benutzerdefinierte Lösungen zu © 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]. Seite 5 SharePoint 2010-Steuerungsplanung Juli 2010 erstellen. Ihr Steuerungsplan muss nun Entscheidungen darüber enthalten, wie, wo und wann die Konfiguration mithilfe dieser erweiterten Funktionen zulässig ist. Mit SharePoint Server 2010 können Listen mit großen Datenmengen besser verarbeitet werden. Dennoch muss sichergestellt werden, dass Benutzer verstehen, welche Art von Informationen sie in welchem Umfang in SharePoint Server speichern sollten. Dank eines neuen Features können in SharePoint Server 2010 Benutzerabfragen in umfangreichen Listen über die Ressourcensteuerung automatisch beschränkt werden. Es handelt sich um eine Richtlinieneinstellung, die beim Festlegen eines Plans für die übergeordnete Steuerung berücksichtigt werden sollte, da sie sich auf die allgemeine Verwendbarkeit des Systems auswirken kann. Über das Feature Inhaltsorganisation kann SharePoint Server 2010 auch beim Partitionieren umfangreicher Datenmengen helfen. Durch die Inhaltsorganisation können Dokumente abhängig von Metadaten und anderen Faktoren in Ordner und Bibliotheken umgeleitet werden. Der Nachteil ist, dass Benutzer u. U. nicht wissen, wo ihr Dokument gelandet ist. Dies sollte im übergeordneten Plan für die Datenverwaltung berücksichtigt werden. Schließlich wurde in SharePoint Server 2010 das Feature der Sandkastenlösungen eingeführt. Diese ermöglichen es dem Websitesammlungsadministrator, Anpassungselemente wie etwa Webparts direkt hochzuladen. Ihr Steuerungsplan sollte einen Abschnitt über Anpassungsrichtlinien enthalten, in dem der Umgang mit den zahlreichen Möglichkeiten zum Erstellen von Lösungen beschrieben wird, die eine Anpassung von SharePoint darstellen. Erste Schritte Wenn Sie Ihren Steuerungsplan erstmalig dokumentieren, ist es gewöhnlich am effektivsten, zunächst ein kleines Team zur Definition der wichtigsten Rahmenentscheidungen für die Steuerung zusammenzustellen und dann die Dokumentation der Details zwischen den Teammitgliedern aufzuteilen. Das Team sollte selbstverständlich Vertreter der IT enthalten, die für die übergeordneten Richtlinien der IT-Systemverwendung verantwortlich sind. Daneben sollten Vertreter des Teams enthalten sein, das für die Systemwartung innerhalb und außerhalb der IT zuständig ist, sowie Personen, die die Interessen der Verantwortlichen für Schulung, Personal und Unternehmenskommunikation vertreten, und ggf. Personen, die für das Knowledge Management im Unternehmen zuständig sind. Mitglieder des Kernteams für Steuerung bei Contoso: Vertreter aus jedem der folgenden Geschäftsbereiche: Knowledge Management Unternehmenskommunikation Informationstechnologie (Business Analyst/Informationsarchitekt für das Portalprojektteam plus ein Vertreter aus der Informationssicherheitsgruppe) Personalwesen Warum benötigen Sie ein Team aus unterschiedlichen Steuerungsexperten? Das Dokumentieren des Steuerungsplans ist einfach, verglichen damit, Vertreter verschiedener Geschäftsbereiche zu einer Einigung über dessen Verwendung zu bewegen! Was auch in dem Dokument © 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]. Seite 6 SharePoint 2010-Steuerungsplanung Juli 2010 steht, die Benutzer werden es vollständig ignorieren, wenn sie nicht mit den Grundprinzipien einverstanden sind. Neue SharePoint-Lösungen ziehen oft umfangreiche organisatorische Änderungen nach sich, und die sind nie einfach. Bei Contoso möchte beispielsweise ein Geschäftsteam Geburtstage in den Benutzerprofilen angeben – nur Monat und Tag, nicht das Jahr. Die Personalabteilung dagegen möchte diese Informationen aus Datenschutzgründen nicht veröffentlichen. Letztendlich stimmte das Personalteam von Contoso der Freigabe von Geburtstagen in Benutzerprofilen nach vorheriger Einwilligung der Benutzer zu. Die meisten Benutzer gaben die Informationen gerne an und freuten sich über die Geburtstagsgrüße ihrer Kollegen. Verwenden Sie die Zielsetzung, die von den Sponsoren und Beteiligten Ihrer SharePoint-Projekte herausgegeben wurde, um das Projekt finanziert zu bekommen, als Grundlage des Steuerungsplans. Legen Sie die grundlegenden Steuerungsprinzipien auf einer höheren Ebene fest, bevor Sie den tatsächlichen Steuerungsplan entwerfen. Diese grundlegenden Steuerungsprinzipien bezeichnen wir als "Rahmenentscheidungen". Bei der ersten Steuerungsplanungssitzung sollten Sie diese Rahmenentscheidungen überprüfen (siehe Beispiel), um eine grobe Richtung und ein allgemeines Framework für den Steuerungsplan festzulegen. Treffen Sie sich anschließend mit Teammitgliedern, die die entsprechende Fachkenntnis besitzen, um Abschnitte zur Behandlung verschiedener Aspekte Ihrer Umgebung zu verfassen. Besprechen Sie jede Hauptkomponente Ihres Plans mit Projektsponsoren, Beteiligten und Kernteammitgliedern, um sicherzustellen, dass Sie sich über die Hauptkomponenten des Plans einig sind: Zielsetzung, Grundprinzipien, Rollen und Zuständigkeiten sowie die wichtigsten Richtlinienentscheidungen. Beispiele für wesentliche Rahmenentscheidungen bei Contoso • Wer ist verantwortlich für die technische Verwaltung der Umgebung, z. B. Hardware- und Softwareimplementierung, Konfiguration und Wartung? Wer kann neue Webparts, Features oder andere Codeerweiterungen installieren? • Welche Features für soziale Netzwerke möchten wir bereitstellen? • Wer darf neue Websites in der vorhandenen Hierarchie einrichten, oder wer ist dafür zuständig? Falls diese Zuständigkeit bei der IT-Abteilung liegt, muss diese wahrscheinlich eine Vereinbarung zum Servicelevel (Service Level Agreement, SLA) für die Reaktionszeit bei der Websiteeinrichtung mit den Geschäftsbeteiligten aushandeln. Wird die Zuständigkeit delegiert, muss durch Schulung der Benutzer sichergestellt werden, dass sie bestimmte Konventionen für Benennung, Speicherung usw. einhalten. • Wer darf eine neue Ebene in der Navigation erstellen oder eine vorhandene Website auf die oberste Ebene der Navigation anheben? • Wer hat Zugriff auf jede Seite oder Website? Wer kann Zugriff auf jede Seite oder Website gewähren? • Wie viel Verantwortung für den Seiten- oder Websiteentwurf delegieren Sie an die Seitenbesitzer? Können Benutzer Webparts (webbasierte Daten und Benutzeroberflächenkomponenten) auf Seiten, die ihnen in Teamwebsites gehören, ändern? Können sie Webparts auf Seiten, die Teil der Veröffentlichungslösung für das Unternehmensintranet sind, ändern? • Sind einige Webparts auf der Seite unveränderlich, oder können Seitenbesitzer alle Inhalte auf ihren Seiten anpassen? © 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]. Seite 7 SharePoint 2010-Steuerungsplanung Juli 2010 • Wer ist für die Verwaltung von Metadaten zuständig? Wer kann neue Inhaltstypen oder Websitespalten einrichten oder anfordern? Wie viel zentrale Kontrolle möchten Sie über die Werte in Websitespalten haben? (Mithilfe von Inhaltstypen und Websitespalten können Sie Elemente in der Taxonomie angeben.) • Falls laut Steuerungsplan Seiten- und Websitebesitzer für das Content Management verantwortlich sind: Sind Sie bereit, Seiten zu deaktivieren, für die niemand in der Organisation die Verantwortung als Besitzer übernehmen will? • Wie wird das Steuerungsmodell aktualisiert und verwaltet? Auch wenn Sie mit der Erstellung des Steuerungsplans für Ihre SharePoint-Lösung vor deren Freigabe beginnen, sollten Sie nicht meinen, dass er jemals "fertig" ist. Ein Steuerungsplan ist ein stets veränderliches Dokument – sehen Sie im Projektplan Zeit vor, um den Plan zu überarbeiten, sobald Sie mehr über die Verwendung der Lösung durch die Benutzer erfahren und Feedback über ihre Erfahrungen erhalten. Wenn Ihre SharePoint-Umgebung wächst, sollten Sie den Steuerungsplan an die veränderten Anforderungen anpassen. Möglicherweise ist eine stärkere Regulierung erforderlich, um die Einhaltung des Plans sicherzustellen. Oder Sie stellen fest, dass eine geringere Regulierung vorteilhaft wäre, um die Benutzer zu einer kreativeren Anwendung der Kernfeatures zu ermutigen. Schlüssel zu einem effektiven Steuerungsplan Ein effektiver Unternehmenssteuerungsplan stellt einen Rahmen für Entwurfsstandards, die Informationsarchitektur und den gesamten Prüfplan dar. Er soll die Dokumente, die diese Aktivitäten detailliert beschreiben, zusammenfassen und miteinander verbinden. Wenn auf diese Inhalte verwiesen wird, statt sie in den Steuerungsplan einzubetten, wird der Plan nicht unnötig aufgebläht und bleibt überschaubar. Darüber hinaus sollte im Steuerungsplan auf sämtliche vorhandenen IT-Richtlinien verwiesen werden, die sich auf Themen wie die angemessene Verwendung technischer Ressourcen, Vertraulichkeit von Inhalten und Datensatzaufbewahrung beziehen. Wenn Sie nach und nach immer mehr Web 2.0-Funktionen in Ihrer Umgebung bereitstellen, werden neue IT-Richtlinien entstehen, die sich auf die SharePoint-Steuerung auswirken. Wie gesagt, diese neuen Richtlinien müssen nicht in Ihrem Plan enthalten sein, es sollte aber ggf. darauf verwiesen werden. Der Steuerungsplan stellt ein Geschäftsdokument dar: Seine Hauptzielgruppe sind die Besitzer von Geschäftsinhalten auf Ihren SharePoint-Websites und die Benutzer, die Inhalte auf den Websites erstellen und verwenden. Da letztlich alle Benutzer über thematische Kategorien oder Bewertungen Inhalte in SharePoint erstellen können (sofern Sie dies in der Lösung zulassen), muss jeder im Unternehmen mit dem Steuerungsplan vertraut sein. Das formale Steuerungsplandokument enthält einige wesentliche Elemente, die im Rest des Whitepapers ausführlicher erläutert werden: Zielsetzung Rollen und Zuständigkeiten Grundprinzipien Richtlinien und Standards Beispiel für die Gliederung eines Steuerungsplans ABSCHNITT 1: Allgemeine Steuerungsrichtlinien © 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]. Seite 8 SharePoint 2010-Steuerungsplanung Juli 2010 1.0 Ziel des Steuerungsplans 2.0 Zielsetzung 3.0 Allgemeine Richtlinien 4.0 Rollen und Zuständigkeiten 5.0 Grundprinzipien ABSCHNITT 2: Detaillierte Steuerungsrichtlinien und -standards 6.0 Content Management-Richtlinien und -Standards • Bereitstellen von Inhalten auf vorhandenen Seiten oder Websites • Bereitstellen von Inhalten auf der Homepage • Bereitstellen von Inhalten auf persönlichen Seiten • Thematische Kategorien und Bewertungen • Datensatzaufbewahrung • Überwachung und Überprüfung von Inhalten 7.0 Entwurfsrichtlinien und -standards • Erstellen neuer Unterwebsites • Seitenlayout und Organisation • Inhaltstypen und Metadaten • Inhaltsspezifische Richtlinien • Sicherheit • Branding 8.0 Anpassungsrichtlinien und -standards • Browserbasierte Updates • Auf SharePoint Designer basierende Updates • Sandkastenlösungen • Zentral bereitgestellte Lösungen von Drittanbietern Neben diesen Elementen enthält Ihr Plan in der Regel einen Abschnitt über Verfahren für gängige Aufgaben, wie z. B. das Anfordern einer neuen Website, eines neuen gemeinsam genutzten Inhaltstyps bzw. Attributs oder einer neuen Websitevorlage usw. Veröffentlichen Sie diese Verfahren, sodass Websitebesitzer sie leicht finden und den definierten Verfahren folgen können. Diese Aufgaben variieren von Organisation zu © 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]. Seite 9 SharePoint 2010-Steuerungsplanung Juli 2010 Organisation. Daher werden sie in diesem Dokument nicht explizit behandelt. Denken Sie jedoch daran, auch in diesem Bereich Anleitungen bereitzustellen. Zielsetzung In der Zielsetzung wird auf einer allgemeinen Ebene beschrieben, welches Ziel Sie mit SharePoint Server erreichen möchten – d. h. auf welche Weise die Lösung einen Mehrwert für das Unternehmen und jeden einzelnen Mitarbeiter bietet. Eine klare Zielsetzung stellt eine wichtige Richtschnur für die unvermeidlichen Entscheidungskonflikte dar, die beim Nachdenken über den Steuerungsplan auftreten werden. In der Regel wird die Zielsetzung am Beginn des Projekts, in dem die Lösung erstellt wird, verfasst und beim Fortgang des Projekts nach und nach verfeinert. Im Folgenden sind zwei Beispiele für Zielsetzungen aus zwei verschiedenen Organisationen aufgeführt: "Das Portal ermöglicht die Erstellung, Verwaltung und Freigabe von Dokumentressourcen in einer geschäftlichen Umgebung für Zusammenarbeit, Klassifikation und Zugriff im gesamten Unternehmen. Durch seine Workflowfunktionen und Grundlagen zur Anwendungsentwicklung unterstützt das Portal die Informationsverwaltungsbedürfnisse der Organisation und bietet ein Geschäftsprozessframework für alle Geschäftseinheiten." "Bietet eine ganzheitliche Sicht der Unternehmensressourcen, welche die Interaktion mit unseren Geschäftssystemen vereinfacht, und trägt zu einer verbesserten Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens sowie mit unseren Lieferanten, Partnern und Kunden bei. Auf diese Weise wird die Produktivität der Mitarbeiter sowie die Zufriedenheit der Mitarbeiter und Kunden verbessert." Nach der Formulierung der Zielsetzung muss im nächsten Schritt das Kernprojektteam versammelt werden, um über die erforderlichen Rollen zum Erreichen des Ziels nachzudenken. Rollen und Zuständigkeiten Durch Rollen und Zuständigkeiten wird beschrieben, inwiefern jeder Mitarbeiter als Einzelner oder als Mitglied einer bestimmten Rolle bzw. Gruppe für den Erfolg der Lösung mitverantwortlich ist. Das Dokumentieren von Rollen und Zuständigkeiten stellt einen entscheidenden Aspekt des Steuerungsplans dar. Im Steuerungsplan wird definiert, wer die Autorität zum Vermitteln zwischen widersprüchlichen Anforderungen besitzt und übergeordnete Branding- und Richtlinienentscheidungen fällen kann. Die Richtlinienentscheidungen, die den Rahmen Ihres Steuerungsplans bilden und als Grundlage für die Definition von Rollen und Zuständigkeiten dienen, wurden weiter oben beschrieben. Basierend auf Ihrer Diskussion der Rahmenentscheidungen können Sie die folgenden Beispiele für Rollen und Zuständigkeiten, die in anderen erfolgreichen Organisationen verwendet wurden, für Ihre Organisation anpassen. In kleineren Organisationen werden viele Rollen möglicherweise durch eine einzelne Person ausgefüllt. Wahrscheinlich müssen Sie die Zuständigkeiten und auch die Begriffe anpassen, mit denen Sie die Rollen beschreiben. Die Listen können jedoch einen guten Ausgangspunkt darstellen. Typische Rollen im Unternehmen Rolle Wichtigste Zuständigkeiten Projektsponsor Dient als "Champion" der Geschäftsführerebene für die Lösung. © 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]. Seite 10 SharePoint 2010-Steuerungsplanung Juli 2010 Die primäre Zuständigkeit des Projektsponsors ist strategischer Art. Er positioniert die Lösung als wichtiges Verfahren für die Unternehmenswertschöpfung und hilft, den Managementebenen der Organisation den Wert der Lösung klar zu machen. Steuerungskomitee /Lenkungsausschu ss Dient als Steuerungsgremium mit der letztendlichen Verantwortung für das Erreichen der Ziele der Lösung. Dieses Gremium besteht in der Regel aus Vertretern der wesentlichen in der Lösung vertretenen Bereiche, wie Unternehmenskommunikation, Personalwesen und IT. Geschäftsinhaber Verwaltet die Entwurfs- und Funktionsintegrität der gesamten Lösung aus der geschäftlichen Perspektive. Der Geschäftsinhaber muss kein IT-Experte sein, aber für Intranetlösungen umfasst seine Tätigkeit in der Regel die Verantwortung für die interne Kommunikation. Lösungsadministrat or (Technologie) Verwaltet die Entwurfs- und Funktionsintegrität der gesamten Lösung aus der technologischen Perspektive. Arbeitet mit dem Geschäftsinhaber zusammen. Team für den technologischen Support Stellt die technische Integrität der Lösung sicher. Erstellt regelmäßige Sicherungen der Lösung und der zugehörigen Inhalte. Richtet außerdem das Sicherheitsmodell ein und wartet es, zumindest die Komponenten in den Active DirectoryDomänendiensten (Active Directory Domain Services, AD DS). Entwickelt neue Webparts und bietet Support für Websitesponsoren/-besitzer, die Verbesserungen für ihre Seiten oder neue Verwendungsmöglichkeiten der Lösung suchen. MetadatenLenkungsausschus s/Inhaltsverantwor tlicher Diese Rolle wird in manchen großen Unternehmen bereits von einer Person oder Gruppe ausgefüllt. Dennoch erfordern die Enterprise Content-Funktionen von SharePoint Server 2010 einen übergeordneten Metadatenverwaltungsplan und eine Person bzw. ein Team, das über die gesamte Lebensdauer der Lösung für die Wartung des "Metadatenwörterbuchs" zuständig ist. SharePoint"Coach" oder Center of Excellence Bietet Coaching und Beratung beim Entwurf für neue Benutzer, die über Entwurfsberechtigungen mit Vollzugriff verfügen, um dafür zu sorgen, dass bewährte Methoden eingesetzt werden und die geeigneten SharePoint-Features auf persönlichen Websites oder in Websitesammlungen verwendet werden. In vielen Organisationen wird ein bestimmtes SharePoint-Feature zur Lösung für jedes Geschäftsproblem eingesetzt – "a hammer in search of a nail" ("Wenn dein einziges Werkzeug ein Hammer ist, neigst du dazu, in jedem Problem einen Nagel zu sehen", sagte einst Abraham Maslow). Sie möchten beispielsweise nicht, dass Benutzer Wiki-Websites erstellen, wenn sie eigentlich nur eine benutzerdefinierte Liste benötigen. Wenn Sie Websiteentwurfsfunktionen an Benutzer mit begrenzter © 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]. Seite 11 SharePoint 2010-Steuerungsplanung Juli 2010 Erfahrung im Lösungsentwurf delegieren (was nahezu in jeder Organisation der Fall ist), können erfahrene Websiteentwurfs"Coaches" Benutzern beim Einstieg helfen und so dafür sorgen, dass eine brauchbare Lösung entsteht. Eine erfolgreiche Organisation führte Bürozeiten ein, in denen neue Websitebesitzer ein oder zwei Stunden mit einem erfahrenen Lösungsarchitekten verbringen konnten, um (zusätzlich zur formellen Schulung) persönliche Anleitung und Hilfestellung zu erhalten. Andere haben interne Beratungsdienste eingeführt, um neuen Websitebesitzern den Einstieg zu erleichtern. Häufig sind die ersten ein bis zwei Beratungsstunden kostenlos, und anschließend werden Gebühren fällig. Übungsgruppe für Hauptbenutzer Unterstützt die erfolgreiche Bereitstellung von SharePoint Server in der Organisation, indem bewährte Methoden und gemachte Erfahrungen auf einer Teamwebsite für die Übungsgruppe mitgeteilt werden. Die Mitglieder fungieren als SharePoint-Verfechter und Change Agents. Rollen für jede Website oder Websitesammlung Rolle Wichtigste Zuständigkeiten Websitesponsor Dient als zentrale primäre Rolle, durch die sichergestellt wird, dass Inhalte für eine bestimmte Seite/Website ordnungsgemäß gesammelt, überprüft, veröffentlicht und fortlaufend gewartet werden. Der Websitesponsor ist ein Experte für den auf der Website oder Seite veröffentlichten Inhalt. Wahrscheinlich muss sich der Websitesponsor mit SharePoint Server vertraut machen, aber der Schwerpunkt seiner Fachkenntnis liegt im geschäftlichen Bereich. Der Websitesponsor/besitzer kann einen Websiteverantwortlichen oder Kontakt bestimmen, der die alltägliche Schnittstelle zwischen seinem Business und den Benutzern der Seite oder Website darstellt. Websiteverantwortlic her Verwaltet die Website fortlaufend, indem er durch die erforderlichen Funktionen sicherstellt, dass der Inhalt auf der Website oder Seite zutreffend und relevant ist. Dies umfasst auch Datensatzaufbewahrungscodes. Überwacht die Websitesicherheit, um sicherzustellen, dass das Sicherheitsmodell für die Website den Zielen des Business und des Websitesponsors/-besitzers entspricht. Außerdem unterstützt er Benutzer der Website, indem er als primärer Kontakt für die Website dient. Fungiert als Inhaltsverantwortlicher für die Websites, für die er zuständig ist. Websitedesigner Erstellt und wartet den Entwurf der Website (oder Websitesammlung) in einer Umgebung, in der der Websiteentwurf an Geschäftskunden delegiert wird. Folgt bewährten Methoden und Grundprinzipien des Websiteentwurfs, um sicherzustellen, dass auch Websites mit beschränktem Zugriff den bestmöglichen Wert für Endbenutzer liefern. © 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]. Seite 12 SharePoint 2010-Steuerungsplanung Juli 2010 Definiert den Sicherheitsplan für die Website und führt ihn aus. Benutzer Verwendet die Lösung, um auf Informationen zuzugreifen und Informationen für andere freizugeben. Benutzer können in verschiedenen Bereichen der Lösung über unterschiedliche Zugriffsberechtigungen verfügen. So können sie manchmal als Mitwirkender (Inhaltsersteller) und manchmal als Besucher (Inhaltsverwender) fungieren. Grundprinzipien In den Grundprinzipien werden Einstellungen des Unternehmens definiert, die das Unternehmensziel unterstützen. Diese wesentlichen Aussagen spiegeln bewährte Methoden wider, die alle Benutzer und Websitedesigner verstehen und befolgen müssen, um den Erfolg der Lösung sicherzustellen. Höchstwahrscheinlich gelten in Ihrer Organisation viele Grundprinzipien, die wir bei anderen erfolgreichen SharePoint-Bereitstellungen gesehen haben. Nutzen Sie die Beispiele in der folgenden Tabelle, um eine Ausgangsmenge von Grundprinzipien für Ihre Lösung zu definieren. Überlegen Sie, welches ergänzende Referenzmaterial Sie für die Benutzer bereitstellen könnten, damit sich diese die Prinzipien besser zu Eigen machen können. Oder Sie könnten z. B. ein "Prinzip des Tages" auf der Homepage Ihrer Lösung einblenden. Wenn die Benutzer die Grundprinzipien verstanden haben, bestehen gute Chancen, dass sie die Steuerungsrichtlinien befolgen. © 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]. Seite 13 SharePoint 2010-Steuerungsplanung Juli 2010 Beispiele für die Grundprinzipien von Contoso Steuerungsgrundprinzip Auswirkungen Denken Sie daran ... Richtlinien sind an den Bereich und Zweck der Website gebunden. Die Steuerungsrichtlinien sind für Websites mit eingeschränktem Zugriff flexibler als für Websites, die von einer großen Zielgruppe genutzt werden. Über die verschiedenen Zielgruppen für Websites können Sie das Steuerungsmodell an geschäftliche Anforderungen anpassen. Während einige Richtlinien unternehmensweit durchgesetzt werden, werden andere von den einzelnen Websitebesitzern bestimmt. Dies hat möglicherweise zur Folge, dass einige Inhalte nicht so strukturiert oder durchsuchbar sind wie andere, die fortlaufend verwaltet werden. Eine Größe passt nicht für alle. Wir haben Regeln, aber wir sind klug genug zu erkennen, wann von einem Standard abgewichen werden sollte, um ein Geschäftsziel effektiver zu erreichen. Auch wenn SharePoint Server ein neues Hilfsmittel zur Zusammenarbeit darstellt, unterliegen SharePointInhalte den allgemeinen Richtlinien für die Verwendung von ITRessourcen, wie z. B. Datenschutz, Copyright, Datensatzaufbewahrung, Vertraulichkeit, Dokumentensicherheit usw. Die Rechte für Inhaltsbesitz, Sicherheit, Verwaltung und Mitwirkung sind auf die gesamte Organisation verteilt, auch an Benutzer, die früher nicht über Rechte zur Mitwirkung an Inhalten, Sicherheit oder Datensatzverwaltung verfügten. Alle Mitwirkenden an Inhalten müssen die Richtlinien der Organisation für die geschäftlich angemessene Verwendung von IT-Ressourcen kennen. Vorhandene Regeln gelten weiterhin – möchten Sie, dass Ihre Mutter / Ihr Chef / Ihr Kunde / dieses Bild sieht? Dürfte Ihre Mutter / Ihr Chef / Ihr Kunde diesen Inhalt sehen? Benutzer müssen bedenken, wo Inhalte veröffentlicht werden, damit vertrauliche Inhalte nur auf Websites mit beschränktem Zugriff freigegeben werden. Veröffentlichen Sie Informationen entsprechend dem "Need-to-know"Standard in Ihrem Unternehmen: nicht mehr und nicht weniger! ALLGEMEINE PRINZIPIEN SICHERHEITSPRINZIPIEN Übergeordnete Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens, die bestimmen, wer welchen Inhalt sehen kann, gelten weiterhin und steuern das Portal. © 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]. Seite 14 SharePoint 2010-Steuerungsplanung Juli 2010 Steuerungsgrundprinzip Auswirkungen Denken Sie daran ... Die rollenbasierte Sicherheit bestimmt die Zugriffssteuerung und die Berechtigungen in jedem Bereich des Portals (Intranet und Extranet). Benutzer können für verschiedene Bereiche des Portals über unterschiedliche Berechtigungen verfügen, was sich sowohl auf die Steuerung als auch auf die Schulung auswirkt. Während möglicherweise die meisten Benutzer keine Mitwirkungsrechte für streng gesteuerte Intranetseiten besitzen, verfügen alle Benutzer über Vollzugriff auf ihre Websites unter "Meine Website". Sie verfügen möglicherweise nicht auf jeder Seite des Portals über die gleichen Berechtigungen. PRINZIPIEN FÜR DEN WEBSITEENTWURF Stellen Sie eine einheitliche Benutzeroberfläche bereit – die Benutzer sollten auf jeder Website für die Zusammenarbeit auf dieselbe Weise wichtige Informationen finden und nach Inhalten suchen können. Alle Websites basieren auf einer einheitlichen grundlegenden Entwurfsvorlage, um die Konsistenz und Brauchbarkeit aller Websites für die Zusammenarbeit sicherzustellen. Es geht nicht um Sie, sondern um den Benutzer! Gestalten Sie den Entwurf so, dass die Endbenutzer möglichst wenig Schulung benötigen. Verwenden Sie für jedes Unternehmensziel das beste (und einfachste) Feature. Alle Benutzer mit Websiteentwurfsrechten werden zur Schulung eingeladen, um sicherzustellen, dass sie für jede Aufgabe die geeigneten Webparts und Listen verwenden. Dass Sie etwas tun können, heißt nicht, dass Sie es tun sollten. Sie müssen nicht jedes neue Feature ausprobieren! © 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]. Seite 15 SharePoint 2010-Steuerungsplanung Juli 2010 Steuerungsgrundprinzip Auswirkungen Denken Sie daran ... Die "Auffindbarkeit" sollte Ihre Entwurfsentscheidungen bestimmen – optimieren Sie Metadaten und Websitekonfigurationen danach, den besten Wert für die Endbenutzerzielgruppe bereitzustellen, nicht nur für den Inhaltsersteller. Entwurfsentscheidungen (z. B. mehr oder weniger Metadaten, Informationen "über oder unter der Falz", d. h. über oder unter dem unteren Rand des ohne Verschieben sichtbaren Fensterinhalts, Duplizieren von Links an mehreren Stellen), sollten so gefällt werden, dass die Verwendung für Endbenutzer vereinfacht wird, nicht für Inhaltsersteller. "Auffindbarkeit" bedeutet, dass Websites so entworfen werden, dass wichtige Informationen leicht sichtbar sind und Benutzern das Auffinden von Schlüsselinformationen durch Navigationshinweise erleichtert wird. Zudem bedeutet dies die Verwendung von Metadaten zur Verbesserung der Korrektheit von Suchergebnissen. Die Benutzererfahrung beim Browsen und bei der Suche bestimmt die Entwurfsentscheidungen bei der anfänglichen Entwicklung und fortlaufenden Änderung von Websites. Achten Sie darauf, dass Ihre Website nicht dem "Bermudadreieck" gleicht, in dem eingegebene Inhalte unauffindbar verschwinden. Websitedesigner müssen die Ziele der empfohlenen Websiteentwurfsstandards verstehen und Änderungen nur vornehmen, wenn sie durch eine tatsächliche Geschäftserfordernis gerechtfertigt sind. Auch wenn die Berechtigungen von Websitedesignern das Ändern von Websitevorlagen und anderer gesteuerter Websitebereiche zulassen, stimmen sie zu, nicht beliebig nach persönlichen Vorlieben Änderungen an den grundlegenden Websitevorlagen vorzunehmen. Vorschläge für Änderungen der standardmäßigen Websitevorlagen sollten dem Steuerungskomitee/Lenkungsa usschuss vorgelegt werden. Wie bei Spiderman: "With great power comes great responsibility" (Weit reichendere Befugnisse bringen mehr Verantwortung mit sich). Nutzen Sie Ihre Befugnisse umsichtig. © 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]. Seite 16 SharePoint 2010-Steuerungsplanung Juli 2010 Steuerungsgrundprinzip Auswirkungen Denken Sie daran ... Allen Websites/Seiten muss ein klar identifizierter Inhaltsbesitzer zugeordnet sein. Benutzer müssen wissen, an wen sie sich wenden können, wenn Informationen auf einer Seite oder Website veraltet oder unzutreffend sind. Machen Sie auf allen Seiten und Websites den Besitzer der Inhalte deutlich erkennbar. Dies bedeutet, dass die offizielle Version eines Dokuments einmalig vom Inhaltsbesitzer (möglicherweise einer Abteilung, nicht unbedingt einer Einzelperson) bereitgestellt wird. Zum einfacheren Lesen können Benutzer an einer beliebigen Stelle in SharePoint Server einen Link zur offiziellen Kopie eines Dokuments erstellen, sie sollten jedoch keine Kopien erstellen. Nur eine Kopie pro Dokument. INHALTSPRINZIPIEN Alle Inhalte werden nur jeweils an einer einzigen Stelle bereitgestellt. Benutzer, die auf Inhalte zugreifen müssen, sollten Links zur Dokument-ID1 des Dokuments erstellen, um auf den Inhalt an seinem "autorisierenden" Speicherort zuzugreifen. Benutzer sollten keine Kopien von Dokumenten auf ihren persönlichen Festplatten oder auf Websites unter "Meine Website" speichern, wenn sie bereits an anderer Stelle in der Lösung vorhanden sind. 1 Bei der Dokument-ID handelt es sich um ein neues Feature in SharePoint 2010. Die Dokument-ID ist eine eindeutige ID (eine statische URL) für das Dokument, die dem Dokument zugeordnet bleibt, auch wenn es an einen anderen Speicherort verschoben wird. © 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]. Seite 17 SharePoint 2010-Steuerungsplanung Juli 2010 Steuerungsgrundprinzip Auswirkungen Denken Sie daran ... Bearbeiten Sie Dokumente direkt – löschen Sie keine Dokumente, um eine neue Version zu erstellen. Die Versionskontrolle wird in Dokumentbibliotheken aktiviert, in denen während der Erstellung oder Bearbeitung eines Dokuments frühere Versionen aufbewahrt werden müssen. Wenn frühere Versionen aus rechtlichen Gründen dauerhaft aufbewahrt werden müssen, sollten "alte" Versionen an einem Archivspeicherort oder in einer entsprechenden Bibliothek gespeichert werden. Dokumente werden direkt bearbeitet, statt gelöscht und wieder hinzugefügt, damit von anderen Benutzern erstellte Links auf Dokumente nicht ungültig werden. Möglicherweise wird durch Links auf Ihre Dokumente verwiesen. Aktualisieren Sie sie, statt sie zu löschen! Websitesponsoren/besitzer haben die Verantwortung, aber für das Content Management ist jeder verantwortlich. Alle Inhalte, die auf einer Website bereitgestellt und nicht nur von einem kleinen Team verwendet werden, werden einem Content ManagementProzess unterworfen, der sicherstellt, dass die Inhalte zutreffend, relevant und aktuell sind. Websitesponsoren/besitzer sind zuständig und verantwortlich für die Inhaltsqualität und -aktualität sowie die regelmäßige Archivierung alter Inhalte, aber Websitebenutzer haben die Pflicht, Websitesponsoren/besitzer auf zu aktualisierende Inhalte aufmerksam zu machen. Wir alle sind für das Content Management verantwortlich. Links statt E-Mail-Anlagen. Benutzer sollten nach Möglichkeit Links auf Inhalte statt E-Mail-Anlagen senden. Keine E-Mail-Anlagen mehr! © 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]. Seite 18 SharePoint 2010-Steuerungsplanung Juli 2010 Steuerungsgrundprinzip Auswirkungen Denken Sie daran ... Materialien mit Copyright werden dem Portal nur mit der entsprechenden Lizenzierung oder Genehmigung hinzugefügt. Copyrightverletzungen können sehr kostspielig sein. Dies ist wohl eines der am häufigsten ignorierten Prinzipien in Unternehmensintranets und eines, auf das Ihr Unternehmensbibliothekar (sofern Ihre Organisation noch über einen verfügt) besonderen Wert legt. Veröffentlichen Sie nichts, was wir nicht besitzen. Besonders wichtig für die Steuerung ist das Grundprinzip "Eine Größe passt nicht für alle". Websites mit größerer "Reichweite" (z. B. Unternehmens- und Abteilungswebsites) erfordern eine stärkere Steuerung. Für private Teamwebsites sind dagegen weniger strikte Richtlinien denkbar. Richtlinien und Standards Mit Richtlinien werden Regeln für die Verwendung von SharePoint definiert. In Standards werden bewährte Methoden beschrieben. Aus der Sicht der Steuerung sind Richtlinien üblicherweise durch gesetzliche, behördliche oder unternehmerische Anforderungen motiviert. Von den Benutzern wird erwartet, dass sie sich ohne Abweichung an die Richtlinien halten. Wenn Ihre Organisation speziellen Vorschriften und Kontrollen unterliegt, muss sichergestellt sein, dass die Richtlinien durchgesetzt werden können, da Ihr Unternehmen sonst als nicht konform gelten könnte. Standards werden in der Regel festgelegt, um konsistente Methoden einzuführen. Die Benutzer können ihnen geeignet erscheinende Elemente des Standards übernehmen und andere außer Acht lassen. Bezogen auf Dateinamen, könnte eine Richtlinie lauten: "Schließen Sie keine Datumsangaben oder Versionsnummern in Dateinamen ein". Ein Standard könnte lauten: "Dateinamen sollten themenbezogen und beschreibend sein". In einem anderen Beispiel könnte die Richtlinie lauten: "Alle SharePoint-Websites verfügen über einen primären und einen sekundären Kontakt, der für die Website und ihren Inhalt verantwortlich ist". Der Standard könnte lauten: "Der Kontakt der Website wird auf der Homepage der Website und im Websiteverzeichnis aufgeführt". Jede Organisation verfügt über eigene Richtlinien und Standards. Zu den allgemeinen Themen sollten Inhaltsaufsicht, Websiteentwurf, Branding und Benutzeroberfläche, Websiteverwaltung und Sicherheit gehören. So stellen Sie sicher, dass Ihr Steuerungsplan relevant bleibt: Überprüfen Sie, ob Ihre SharePoint-Richtlinien und -Standards nicht im Widerspruch zu allgemeineren Unternehmensrichtlinien stehen. Veröffentlichen Sie Richtlinien und Standards an Stellen, wo die Benutzer sie leicht finden und befolgen können. Einige Richtlinien müssen möglicherweise für alle Leser veröffentlicht werden, während andere gesichert werden müssen, um die Integrität der Anwendung zu schützen. Überprüfen und überarbeiten Sie die Richtlinien regelmäßig, damit sie stets an den Unternehmensanforderungen ausgerichtet bleiben. In den nächsten Abschnitten werden einige spezielle Beispiele für Richtlinien und Standards beschrieben, die Sie u. U. für Ihre Organisation berücksichtigen sollten. Es handelt sich nicht um eine erschöpfende Liste, sondern nur um einige Anregungen. Inhaltsrichtlinien und -standards Ziehen Sie die folgenden Beispiele für Inhaltsrichtlinien und -standards in Betracht, die in diesem Abschnitt genauer erläutert werden: © 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]. Seite 19 SharePoint 2010-Steuerungsplanung Juli 2010 Bereitstellen von Inhalten auf vorhandenen Seiten oder Websites Bereitstellen von Inhalten auf der Homepage Bereitstellen von Inhalten auf persönlichen Seiten (Benutzerprofile) Thematische Kategorien und Bewertungen Datensatzaufbewahrung Inhaltsprüfung und -überarbeitung Bereitstellen von Inhalten auf vorhandenen Seiten oder Websites Sie brauchen auf jeden Fall eine Richtlinie oder einen Standard, um sicherzustellen, dass das Grundprinzip "Nur eine Kopie eines Dokuments" gilt. Werfen Sie einen Blick auf Contosos Richtlinie "Inhaltsmitwirkung und -besitz". Darin werden Benutzer dazu angeleitet, nur Inhalte bereitzustellen, deren Besitzer sie sind. Contoso-Beispielrichtlinie: Inhaltsmitwirkung und -besitz Websitesponsoren sind dafür verantwortlich, dass die auf ihren Seiten bereitgestellten Inhalte zutreffend und relevant sind und den Richtlinien für Datensatzaufbewahrung entsprechen. Stellen Sie auf einer Website für die Zusammenarbeit oder auf "Meine Website" nur Inhalte bereit, deren Besitzer Sie sind. Besitz bedeutet, dass das Dokument von einer Person in Ihrer Abteilung erstellt wird oder wurde und Ihre Abteilung zur Wartung des Inhalts im gesamten Lebenszyklus verpflichtet ist. Muss auf Ihrer Website auf ein Dokument zugegriffen werden, das nicht im Besitz Ihrer Abteilung ist, bitten Sie den Besitzer um dessen Bereitstellung, und erstellen Sie dann auf Ihrer Website einen Link zu dem Dokument. Stellen Sie keine Inhalte bereit, für deren elektronische Bereitstellung wir nicht das Recht besitzen, z. B. PDFs oder eingescannte Bilder von Zeitungsartikeln oder anderen Dokumenten aus Quellen, für die unsere Organisation keine Onlineveröffentlichungsrechte besitzt. Es kann ein Link zu diesem Inhalt auf der Website des Inhaltsbesitzers erstellt werden. Erwägen Sie außerdem, Richtlinien für die folgenden inhaltsbezogenen Themen zu erstellen: Inhaltsbereitstellungszyklus: Erstellen Sie eine Richtlinie, durch die Benutzer daran erinnert werden, Inhalte von der ursprünglichen Quelle oder Umgebung für die Zusammenarbeit zu löschen, wenn sie im offiziellen SharePoint-Repository "veröffentlicht" werden (oder sorgen Sie durch automatisierte Inhaltsentfernungsrichtlinien dafür, dass dies routinemäßig geschieht). Inhaltsbearbeitung: Da Mitwirkende auf einer Website einen Link auf Inhalte einer anderen Website verwenden können, die sie nicht besitzen, müssen die Benutzer in einem Standard daran erinnert werden, Dokumente direkt zu bearbeiten, damit Links gültig bleiben. Inhaltsformate und Namen: Entscheiden Sie, ob in Richtlinien festgelegt werden muss, wo bestimmte Inhaltstypen in Ihrer Lösung gespeichert werden, und ob Dateibenennungsstandards erforderlich sind. Erwägen Sie eine Richtlinie zur Definition, welche Inhaltstypen in Ihre SharePoint-Lösung gehören und welche Inhaltstypen an anderen Speicherorten abzulegen sind. Angesichts der leistungsstarken Suchfunktionen in SharePoint Server ist es nicht immer nötig, strenge Standards für Dateinamen zu definieren. Ermutigen Sie die Benutzer nur, Namen zu wählen, die anderen die Bestimmung des Dateiinhalts erleichtern. Inhalte mit Links: Definieren Sie eindeutig, wer dafür zuständig ist, dass Links in Inhalten oder auf einer Website nicht ungültig werden. © 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]. Seite 20 SharePoint 2010-Steuerungsplanung Juli 2010 Bereitstellen von Inhalten auf der Homepage Sicher erwägen Sie, eine spezifische Richtlinie für die Bereitstellung von Inhalten auf der Homepage Ihrer Portallösung zu erstellen. Die meisten Inhalte auf der Homepage sollten sorgfältig kontrolliert werden, insbesondere für Ihr Intranet. Schließlich haben Sie nur eine einzige Gelegenheit, einen ersten Eindruck bei den Benutzern zu erwecken, und zwar auf der Homepage! In einem Unternehmensintranet konkurrieren unter Umständen mehrere Unternehmenseinheiten, z. B. Unternehmenskommunikation oder Marketing und Personalwesen, um Platz auf der Homepage. Auch wenn es sich bei Ihrer Lösung um eine Projektteamwebsite handelt, müssen Sie sorgfältig überlegen, wie Informationen auf der Homepage der Website präsentiert werden und wer an diesem wichtigen Ort Inhalte erstellen und platzieren darf. In einigen Organisationen wird der Konflikt um Platz auf der Homepage durch Zuweisung von Bereichen an bestimmte Abteilungen gelöst. Andere weisen den primären Besitz einer bestimmten Abteilung zu (häufig der Abteilung für interne Kommunikation), setzen bei Uneinigkeit über Inhalte jedoch das Steuerungskomitee oder den Lenkungsausschuss des Portals für Aufsicht und Eskalation ein. Bereitstellen von Inhalten auf persönlichen Seiten (Benutzerprofil) Im Benutzerprofil können Benutzer ihre Interessen und Kompetenzen angeben, sodass andere in der Organisation Verbindung mit ihnen aufnehmen oder mehr über sie erfahren können. Je mehr Informationen ein Benutzer in seinem Profil freigibt, desto reichhaltiger sind das soziale Netzwerk und die beruflichen Beziehungen, die er aufbauen kann. In einigen Organisationen wird es nicht gern gesehen, dass Benutzer persönliche Informationen in ihr Profil aufnehmen. Bevor Sie Benutzer ermutigen, ihre Interessen an Korbflechten, Klettern und Extremsport in ihrem Profil anzugeben, sollten Sie sicherstellen, dass dadurch keine Datenschutzgesetze oder Normen verletzt werden. Wenn keine rechtlichen Gründe gegen persönliche Informationen im Benutzerprofil sprechen, raten wir dazu, diese anzugeben. Ermöglichen Sie den Benutzern, an Informationen hinzuzufügen, was sie veröffentlichen möchten, aber geben Sie in Ihrem Steuerungsplan Hinweise zu angemessenen und nützlichen Angaben. Im Allgemeinen wissen die Benutzer selbst am besten, was sie ihren Arbeitskollegen mitteilen möchten und was besser privat bleiben sollte. Außerdem wird die Community in der Regel schnell feststellen, wenn jemand unangemessene Informationen freigegeben hat. Dies hilft Ihnen, Ihren Steuerungsplan durchzusetzen. Soziale Datenschutznormen ändern sich, und was 50-Jährige möglicherweise lieber nicht veröffentlichen würden, kann für 20-Jährige durchaus passend und akzeptiert sein. Außer Fertigkeiten und Interessen bietet SharePoint Server 2010 Benutzern die Möglichkeit, ihre Kompetenzen in einem Bereich namens Fragen anzugeben. In diesem Feld können Benutzer Themen definieren, bei denen sie anderen behilflich sein können. Ihr Steuerungsplan sollte ein vorgeschlagenes Format für Beschreibungen in diesem Bereich und Beispiele für gut geschriebene Beschreibungen enthalten. In SharePoint Server 2010-Statusaktualisierungen können Benutzer beschreiben, was sich auf ihrer Profilseite getan hat. Statusaktualisierungen sind nicht für ausführliche Beschreibungen von Aktivitäten gedacht, sondern für schnelle Aktualisierungen von Meilensteinen oder Aufgaben, die anderen mitteilen, woran jemand arbeitet oder worüber er nachdenkt. Ihr Steuerungsplan sollte Anleitungen oder Beispiele enthalten, die Benutzern, die noch keine Statusaktualisierungen erstellt haben, bei der richtigen Verwendung dieses Features helfen. Außer Benutzer zum Hinzufügen wichtiger Meilensteine zu ermutigen, könnten Sie sie auch bitten, über ihre Arbeit zu erzählen und eine Aktualisierung hinzuzufügen, wenn sie einen wichtigen Punkt in einem Projekt erreicht haben oder Hilfe benötigen. © 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]. Seite 21 SharePoint 2010-Steuerungsplanung Juli 2010 Thematische Kategorien und Bewertungen Soziales Feedback, d. h. von Benutzern als Tags (thematische Kategorien) und Bewertungen hinzugefügte Inhalte, sind neu in SharePoint Server 2010. Über diese Funktionen können Benutzer an Ihrer SharePoint-Lösung mitwirken, damit interagieren und die Auffindbarkeit von Inhalten verbessern, indem sie die formale Klassifikation um zusätzliche, als nützlich empfundene Tags ergänzen. Als thematische Kategorien werden Metadaten bezeichnet, die Benutzer Inhalten hinzufügen, um deren Bedeutung, Bestandteile oder Funktion zu beschreiben. Ihre Steuerungsrichtlinien sollten Richtlinien für die Vergabe thematischer Kategorien durch Benutzer sowie Anleitungen und Beispiele für hilfreiche Kategorien in Ihrer Organisation enthalten. Zudem sollten Sie die Benutzer darauf hinweisen, dass bei thematischen Kategorien der Suchindex zur Sicherheitskürzung für in SharePoint Server gespeicherte Inhalte verwendet wird. Dies bedeutet, dass Benutzer thematische Kategorien für vertrauliche Dokumente vergeben können, diese Kategorien aber für Benutzer ohne Lesezugriff auf das Dokument nicht sichtbar sind. Wenn Sie das Bewertungsfeature in SharePoint Server 2010 aktivieren, erhalten Benutzer die Möglichkeit, Dokumente (und Seiten) auf einer Skala von 0 bis 5 Sternen zu bewerten. Im Steuerungsplan sollte dokumentiert sein, wie Bewertungen in der Organisation verwendet werden. Sollen die Benutzer beispielsweise bewerten, ob der Inhalt gut geschrieben ist oder ob sie ihn für nützlich halten? In einem Artikel im Wall Street Journal von Oktober 2009 2 wurde eine Statistik zitiert, die besagt, dass Verbraucher in Onlinebewertungen für Produkte meist positive Bewertungen hinterlassen: die mittlere Onlinebewertung für Produkte liegt bei 4,3 von 5 Sternen. Wenn Sie in Ihrer Organisation aussagekräftige Inhaltsbewertungen haben möchten, müssen Sie Ihre Erwartungen definieren und den Benutzern die beabsichtigte Verwendung der Bewertungen klar machen. Der Nutzen der Bewertungen hält sich in Grenzen, wenn alle Bewertungen positiv sind. In einigen Organisationen werden Beispiele für Sternbewertungen als bewährte Methoden eingeführt, aber ohne dedizierte Ressourcen lässt sich dieser Vorgang auf Dauer schwer aufrechterhalten. Wenn Benutzer Inhalte nach ihrer eigenen Einschätzung bewerten dürfen, kann dies helfen, mögliche bewährte Methoden zu finden. Sie können jedoch nicht unbedingt davon ausgehen, dass Inhalte mit niedriger Bewertung "schlecht" sind. Datensatzaufbewahrung Definieren Sie klare Richtlinien für die Umsetzung der Datensatzaufbewahrungs-Richtlinien in Ihrer Lösung. Legen Sie die Zuständigkeit der Inhaltsbesitzer für die Identifikation der Inhalte als Datensätze und für die Zuordnung des geeigneten Datensatzaufbewahrungscodes zu einem Inhaltselement fest. In SharePoint Server 2010 gibt es zwei Möglichkeiten, anzugeben, dass ein Element einen Datensatz darstellt: direkt und im Datensatzarchiv. Die Wahl der richtigen Methode für die Anwendung der Datensatzverwaltungsrichtlinien hat Auswirkungen darauf, wie Benutzer Dokumente finden können. Daher sollte Ihr Datensatzverwaltungsansatz klar definiert und einheitlich angewendet werden. Inhaltsprüfung und -überarbeitung Erwägen Sie eine Richtlinie, in der die Häufigkeit und der Typ der Überprüfung für die einzelnen Inhaltstypen oder Websites definiert werden. Alle auf unternehmensweiten Websites bereitgestellten Inhalte sollten einem Content Management-Prozess unterworfen werden, der die Genauigkeit, Relevanz und Aktualität der Inhalte sicherstellt. Aber auch private Teamwebsites 2 Fowler, Geoffrey und De Avila, Joseph. On the Internet, Everyone's a Critic But They're Not Very Critical. Wall Street Journal 5. Okt. 2009 http://online.wsj.com/article/SB125470172872063071.html. © 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]. Seite 22 SharePoint 2010-Steuerungsplanung Juli 2010 sollten über eine Content Management-Strategie verfügen. Für die meisten Websites sollte der Inhaltsprüfungszyklus nicht mehr als 12 Monate ab dem Bereitstellungsdatum betragen. Stellen Sie sicher, dass die Prüfungszyklen gegebenenfalls allen gesetzlichen und behördlichen Anforderungen entsprechen. Entwurfsrichtlinien und -standards Erwägen Sie, Richtlinien und Standards für jedes der folgenden Entwurfselemente zu erstellen: Erstellen neuer Unterwebsites Seitenlayout und Organisation Inhaltstypen und Metadaten Inhaltsspezifische Richtlinien Sicherheit Branding Erstellen neuer Unterwebsites Falls einzelne Endbenutzer als Websitebesitzer zum Erstellen eigener Informationsarchitekturen für Websites unter ihrer eigenen Kontrolle berechtigt sind, sollten Sie unbedingt Anleitungen bereitstellen, die ihnen bewährte Methoden zum Erstellen von "Knoten" in einer Informationshierarchie nahe bringen. Beispiele: Besitz von Inhalten: Wenn eine bestimmte Unternehmensgruppe der primäre Besitzer aller Inhalte auf der Seite oder Website ist, ist es u. U. sinnvoll, für diese Gruppe eine separate Unterwebsite ("Knoten") zu erstellen. Sicherheit: Wenn eine Reihe von Inhalten hoch vertraulich ist, sollten sie für diese eine separate Unterwebsite (Knoten) erstellen, um die Sicherheitseinstellungen für diese Inhalte einfacher steuern zu können. Datenbankverwaltung: Wenn Inhalte in einer Gruppe gesichert, wiederhergestellt oder anderweitig verwaltet werden müssen, erleichtert eine spezielle Unterwebsite oder Seite für die Inhalte die Verwaltung dieser Vorgänge. Navigation: Minimieren Sie die Schachtelungstiefe der Informationsarchitektur. Es hat sich bewährt, die Anzahl der Ebenen in der Hierarchie auf drei zu beschränken. So müssen sich die Benutzer nicht allzu tief durchklicken, um an wichtige Inhalte zu gelangen. Erstellen Sie neue Knoten in der Architektur nur aus den oben genannten Gründen. Seitenlayout und Organisation Nichts macht eine Website unübersichtlicher als eine zufällige Sammlung unorganisierter Webparts. Jeder zum Seitenentwurf Berechtigte muss das Grundprinzip beachten, immer den Endbenutzer im Blick zu haben. Zudem sollten Seitendesigner auch mit allgemeinen bewährten Methoden für benutzerfreundliches Design vertraut sein. Im Folgenden sind einige empfohlene bewährte Methoden für den Seitenentwurf aufgeführt: Konsistenz: Legen Sie einen Standardentwurf für alle Seiten jeder Website fest, um sicherzustellen, dass Benutzer bei der Navigation nicht durch wechselnde Seitenlayouts überrascht werden. Geschwindigkeit: Sorgen Sie dafür, dass Benutzer wichtige Informationen möglichst schnell erhalten. Verschieben des Fensterinhalts: Benutzer neigen dazu, sich auf die Informationen "über der Falz" in Ihrem Seitenentwurf zu konzentrieren. Entwerfen Sie eine Seite entsprechend der Standardbildschirmgröße in Ihrer Organisation, und achten Sie darauf, dass Benutzer die wichtigsten © 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]. Seite 23 SharePoint 2010-Steuerungsplanung Juli 2010 Informationen oder Webparts auf der Seite ohne Verschieben des Fensterinhalts finden können. Für wichtige Informationen sollte das Verschieben des Fensterinhalts nicht toleriert werden. Einen hervorragenden Referenzartikel zum Verschieben des Fensterinhalts und dazu, wann es im Seitenentwurf toleriert werden sollte, finden Sie unter: http://www.useit.com/alertbox/scrollingattention.html. Wichtiger Inhalt oben links: Platzieren Sie den wichtigsten Inhalt in der linken oberen Ecke der Seite. Dort sehen die Leser zuerst hin, wenn sie auf die Seite gelangen. Wenn sich die wichtigsten Informationen dort befinden, kann die Aufmerksamkeit des Benutzers leichter gewonnen werden, als wenn die Informationen irgendwo auf der Seite versteckt sind. Inhaltstypen und Metadaten Ein Inhaltstyp ist eine Sammlung von Einstellungen, die einen bestimmten Typ von Informationen definieren, z. B. einen Projektplan oder einen Finanzbericht. Ein Inhaltstyp kann für das gesamte Unternehmen oder für eine Websitesammlung definiert werden. Er kann aber auch "lokal" für eine bestimmte Seite oder Website definiert werden. Websitespalten stellen die "Eigenschaften" eines bestimmten Inhaltstyps dar. Die Spalten sind Bestandteil der Attribute oder Eigenschaften eines Inhaltstyps. Websitespalten können ebenfalls für die gesamte Lösung oder für eine einzelne Website oder Websitesammlung definiert werden. Inhaltstypen und Websitespalten sind Typen von Metadaten in SharePoint Server 2010. Die Werte vieler Websitespalten (Metadaten) sind spezifisch für einzelne Websites. Bewährte Methoden und Konzepte zum Definieren einer guten Metadatenstruktur sind in Kapitel 5 von Essential SharePoint 2010 beschrieben. Dort wird das Planen der Informationsarchitektur erläutert. Ihr Steuerungsplan muss neben den Standards und Richtlinien für die in der Lösung verwendeten Inhaltstypen und Websitespalten auch Richtlinien dafür enthalten, wie Benutzer die Erstellung eines neuen unternehmensweiten Inhaltstyps oder einer Websitespalte anfordern können. Inhaltsspezifische Richtlinien In erfolgreichen Lösungen für die Zusammenarbeit ist sichergestellt, dass Inhalte für Endbenutzer leicht zugänglich sind. Dies bedeutet, dass Inhalte nicht nur auffindbar, sondern auch für die Onlineverwendung geeignet strukturiert und verfasst sind. Auch wenn die Mitwirkenden gute Verfasser sein mögen, sind sie vielleicht nicht mit bewährten Methoden zum Schreiben für das Web vertraut. Daher ist es hilfreich, Standards und Richtlinien für bestimmte Listen und Bibliotheken von SharePoint zu definieren. Nachstehend finden Sie Beispiele für Standards, Richtlinien und bewährte Methoden, die Sie für Ihre Lösung in Erwägung ziehen können. Blogs und Wikis Endbenutzer sollten wissen, welche sozialen Inhalte auf persönlichen Websites wie Blogs und Wikis in Ihrer Organisation als angemessen gelten. In einigen Organisationen werden Blogbeiträge zu Hobbys akzeptiert, in anderen nicht. Überlegen Sie sorgfältig, wie Sie die Steuerungsrichtlinien für soziale Inhalte definieren. Sie dürfen nicht so viele Regeln für Inhalte aufstellen, dass Benutzer dadurch von der Mitwirkung abgehalten werden. Es gibt nicht die eine richtige Antwort für alle Organisationen. Kapitel 8: "Getting Social" in Essential SharePoint 2010 enthält spezifische Steuerungsvorschläge für Features sozialer Netzwerke, die Sie im Rahmen des Steuerungsplans beachten sollten. © 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]. Seite 24 SharePoint 2010-Steuerungsplanung Juli 2010 Ankündigungen Insgesamt sollte der Stil aller Texte präzise und hilfreich sein. Versehen Sie Ankündigungen mit einem aussagekräftigen, prägnanten Titel. Erwähnen Sie in der Ankündigung die wichtigsten Informationen zuerst, und formulieren Sie kurz, in höchstens vier oder fünf Sätzen. Vermeiden Sie in Ankündigungen nach Möglichkeit große Schriftarten und Leerräume. Unterstreichen Sie im Text ausschließlich Hyperlinks. Verwenden Sie als Linktext eine knappe Beschreibung des Links, um dem Benutzer das Überfliegen des Texts zu erleichtern: Schlecht: Klicken Sie hier für das neueste Anwendungsformular Besser: Laden Sie das neueste Anwendungsformular herunter Am besten: Laden Sie das neueste Anwendungsformular herunter Diskussionsrunden Effektive Diskussionsrunden brauchen jemanden, der als Moderator dafür sorgt, dass Fragen beantwortet werden und die Diskussionsrunde einen Mehrwert darstellt. In manchen Organisationen müssen Sie sich bei der Rechtsabteilung versichern, dass Informationen zu Produkten, Forschungsaktivitäten, Patenten, Daten, bestimmten Vorschriften unterliegenden Inhalten oder rechtlichen Problemen in Onlinediskussionsrunden erörtert werden dürfen. Bild- oder Videobibliotheken In Bild- oder Videobibliotheken bereitgestellte Inhalte sollten geschäftsbezogen und zur Veröffentlichung in der Unternehmensumgebung geeignet sein. Holen Sie von jeder Person auf einem Bild oder Video, das auf einer Website bereitgestellt werden soll, vor dem Hochladen die Genehmigung ein. Vergewissern Sie sich außerdem, dass Ihre Organisation Eigentümer des Bilds ist oder die Lizenz zu seiner Verwendung erworben hat. Links In manchen Fällen haben Benutzer und Websitedesigner die Möglichkeit, anzugeben, ob ein Link in einem neuen Fenster geöffnet werden soll. Im Allgemeinen werden folgende Standards für Links empfohlen: Links zu Dokumenten oder Seiten innerhalb der Websitesammlung: nicht in einem neuen Fenster öffnen. Links zu Dokumenten oder Seiten in einer anderen Websitesammlung: in einem neuen Fenster öffnen. Links außerhalb des Intranets (zu einer anderen Anwendung innerhalb des Unternehmens oder zu einer Internetwebsite): in einem neuen Fenster öffnen. Dokumentbibliotheken Bedenken Sie, wie Dokumente verwendet werden, wenn Sie sie zu SharePoint Server hochladen. Dokumente können in nahezu jedem Dokumentformat zu SharePoint Server hochgeladen werden (Word, PDF, Excel, PowerPoint usw.). Wenn Sie ein Dokument in seinem systemeigenen Format, Word, Excel oder PowerPoint, hochladen, können Benutzer es herunterladen und problemlos bearbeiten, um eigene Versionen zu erstellen. Wenn sie nicht über das Recht Mitwirkender für eine Bibliothek verfügen, können sie das Dokument nicht wieder auf derselben Website bereitstellen. Dokumente, die von anderen Benutzern als Beispiele wieder verwendet werden können, sollten immer in ihrem systemeigenen, bearbeitbaren Format hochgeladen werden. Dokumente, die vor Bearbeitung oder Änderung geschützt werden müssen, selbst in einer "privaten" Kopie, sollten in einem geschützten Format oder mit © 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]. Seite 25 SharePoint 2010-Steuerungsplanung Juli 2010 Kennwörtern für die Bearbeitung hochgeladen werden. Ziehen Sie für umfangreiche Dokumente das PDF-Format in Erwägung, da damit die Dateigröße und somit die Dauer des Downloads für andere reduziert wird. Sicherheit Sicherheitserwägungen stellen eines der wichtigsten Entwurfselemente für eine SharePointWebsite dar. Es ist wichtig, die Sicherheit schon beim Entwurfsprozess zu berücksichtigen. Denn das Wissen, wie Objekte auf der Website abgesichert werden müssen, beeinflusst die Websitestruktur, das Seitenlayout und den Entwurf der Metadaten. Da die Endbenutzer in fast allen SharePoint-Bereitstellungen die Sicherheit für von ihnen kontrollierte Websites in gewissem Maße verwalten können, muss unbedingt sichergestellt werden, dass jeder mit Berechtigungen zum Zuweisen von Sicherheitseinstellungen die Funktionsweise der SharePoint-Sicherheit versteht. In SharePoint Server können Inhalte bis auf die Elementebene abgesichert werden. Zudem stehen mehrere Optionen zum Erstellen von Sicherheitsgruppen zur Verfügung. Dies ist ebenso ein Segen (aufgrund der dadurch ermöglichten Flexibilität) wie ein Fluch (da es Benutzern das Erstellen übermäßig komplexer und praktisch unverwaltbarer Sicherheitsmodelle erleichtert). Als bewährte Methode ist es hilfreich, Benutzern ohne Erfahrung mit SharePoint Server Beratung bei der Sicherheitsplanung anzubieten, da das Planen der Sicherheit leicht in die Kategorie "Versuchen Sie das lieber nicht zu Hause" fällt. Sie müssen in Ihrem Steuerungsplan bestimmte Sicherheitsrichtlinien klar formulieren und deren Anwendung auf SharePoint-Websites festlegen. Branding Die Abteilung für Unternehmenskommunikation (oder eine entsprechende Abteilung) definiert in den meisten Organisationen Brandingstandards für die Intranet- und Internetpräsenz. Eine wesentliche Steuerungsentscheidung, über die Sie nachdenken müssen, besteht darin, ob das Unternehmensbranding in einer bestimmten SharePoint-Websitesammlung geändert werden kann. Es kann geschäftliche Gründe geben, vom Unternehmensbranding abzuweichen: Beispielsweise möchten Sie eine Extranet-Website für die Zusammenarbeit erstellen, die ein CoBranding mit Ihrer Organisation und einem Partner aufweist. In einer Intranetlösung finden Benutzer es möglicherweise verwirrend, wenn sich das Branding von Website zu Website ändert. Daher sollten Sie u. U. mit Blick auf den Websitebenutzer Brandingstandards und -richtlinien definieren. Die Verwendung von farbigen oder veränderlichen Elementen beim Websitebranding kann bei der Durchsetzung des Sicherheitsmodells helfen. Beispielsweise könnte das Branding oder Design der Website das Sicherheitsmodell der Website widerspiegeln: ein Design oder Markenzeichen für unternehmensweite Intranetwebsites und ein anderes für sichere Teamwebsites. Auf diese Weise können Mitwirkende optisch daran erinnert werden, dass Inhalte, die sie auf einer Website mit dem "öffentlichen" Markenzeichen bereitstellen, von jedem in der Organisation gesehen werden können. Vermitteln des Steuerungsplans: Schulung und Kommunikation In diesem Whitepaper wurde im Wesentlichen das Erstellen eines Steuerungsplandokuments beschrieben. Das Steuerungsplandokument ist wichtig – es stellt ein einzelnes umfassendes Artefakt dar, in dem Sie Ihre Zielsetzung, Prinzipien, Rollen und Zuständigkeiten sowie Richtlinien und Standards beschreiben. Wenn jedoch schon das Whitepaper zum Erstellen eines Steuerungsplans fast 30 Seiten umfasst, wie groß wird dann wohl Ihr tatsächlicher © 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]. Seite 26 SharePoint 2010-Steuerungsplanung Juli 2010 Steuerungsplan werden! Lange Dokumente sind nicht grundsätzlich schlecht. Das Problem mit einem umfangreichen Steuerungsplan ist jedoch, dass sehr viele Benutzer Ihre Steuerungskonzepte verinnerlichen müssen und umfangreiche Dokumente nur schwer lesbar sind. Denken Sie beim Erstellen des Steuerungsplans daran, wie Benutzer den Inhalt des Plans aufnehmen und verinnerlichen werden. Es gibt ein großartiges Zitat von Blaise Pascal, das häufig fälschlicherweise Mark Twain (und anderen) zugeschrieben wird. Im französischen Original lautet es "Je n'ai fait celle-ci plus longue parceque je n'ai pas eu le loisir de la faire plus courte". Frei übersetzt bedeutet dies "Wenn ich mehr Zeit hätte, hätte ich einen kürzeren Brief geschrieben". Die zusätzliche Zeit, die Sie in eine möglichst knappe Formulierung des Plans investieren, zahlt sich aus, indem Benutzern das Verständnis und die Befolgung der Regeln erleichtert wird. Neben der präzisen Formulierung sollten Sie auch dafür sorgen, dass der Steuerungsplan im Schulungsplan des Unternehmens ausreichend berücksichtigt wird. Nicht jeder Benutzer muss mit dem Entwurf von SharePoint-Websites vertraut sein, aber jeder Benutzer Ihrer Lösung muss die Grundlagen des Steuerungsplan verstehen. Dies ist in SharePoint Server 2010 noch wichtiger als in vorherigen Versionen, da bei aktivierten benutzerdefinierten Tags und Bewertungen jeder Benutzer zum Mitwirkenden an Inhalten wird. Und ein wesentlicher Bestandteil des Steuerungsplans sind schließlich die Richtlinien für die Mitwirkung an Inhalten. Beispiele für Techniken zur Kommunikation und Schulung über Steuerung • Erstellen Sie einen "Spickzettel" mit den wichtigsten Grundprinzipien. Sie könnten sie auch auf ein Mauspad drucken. • Beginnen Sie jeden SharePoint-Schulungskurs mit einer Wiederholung der Grundprinzipien. • Erstellen Sie eine laminierte Karte oder einen Magneten mit der Zielsetzung. • Verteilen Sie kurze, aber spezifische Aufgabenbeschreibungen für jede Rolle, und machen Sie sie für Benutzer in diesen Rollen leicht zugänglich. • Verwenden Sie Poster im Pausenraum, Newsletter und Videodisplays, um eine "Werbekampagne" für die Datensatzverwaltung (oder andere wichtige Steuerungsthemen) zu erstellen. • Verwenden Sie den Platz auf der Homepage, um für bewährte Methoden der Steuerung zu werben – insbesondere solche für effektives Content Management. Schlussbemerkung Ein Steuerungsplan muss "lebendig" bleiben, um nützlich und effektiv zu sein. Sie benötigen einen Plan, um das Dokument auf dem neuesten Stand zu halten, vor allem wenn sich Richtlinien im Laufe der Zeit ändern. Denken Sie an folgende Aktivitäten: Erstellen Sie einen Steuerungsplan, um die Qualität und Relevanz von Inhalten sicherzustellen und dafür zu sorgen, dass alle Benutzer ihre Rollen und Zuständigkeiten verstehen. Stellen Sie sicher, dass ein Steuerungskomitee oder Lenkungsausschuss mit einem starken Verfechter in der Rolle des Projektsponsors eingesetzt wird. Halten Sie das Steuerungsmodell einfach. Lösungen erfordern ein strenges Steuerungsmodell, aber keine komplizierten Modelle mit aufwändiger Bürokratie. © 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]. Seite 27 SharePoint 2010-Steuerungsplanung Juli 2010 Machen Sie die Lösung selbst nicht komplizierter als nötig. Vermeiden Sie allzu ausgeklügelte Entwürfe. Nur weil SharePoint Server ein tolles Feature bietet, müssen Sie es nicht bereitstellen, jedenfalls nicht sofort. Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer mit Entwurfsrechten oder Vollzugriff Ihre Grundprinzipien für den Entwurf verinnerlicht und Mitwirkende an Inhalten die Grundprinzipien für Inhalte verstanden haben. Denken Sie darüber nach, wie Sie langfristig die Einhaltung des Steuerungsplans sicherstellen wollen, besonders für leicht zugängliche Websites. Möglicherweise müssen einige Websites sorgfältig überwacht und überprüft werden, während bei anderen Stichproben genügen. Ein effektiver Steuerungsplan muss nicht jede Bewegung einschränken, er muss Benutzern Anleitung bieten, um sicherzustellen, dass die Lösung langfristig wirkungsvoll und attraktiv bleibt. Informationen zu den Autoren Scott Jamison, Managing Partner und CEO bei Jornata LLC, ist ein international renommierter Experte für Knowledge Worker-Technologien und Lösungen für die Zusammenarbeit und blickt auf eine fast 20-jährige Erfahrung in der Anleitung von Managern und Technologieexperten bei der Bereitstellung von zahlreichen Unternehmenslösungen für Kunden zurück. Scott ist ein strategischer Denker, Technologe und eine Führungskraft. Im Oktober 2009 wechselte Scott zu Jornata (www.jornata.com), einem Beratungs- und Schulungsunternehmen für SharePoint und Microsoft Online Services. Vor seinem Einstieg bei Jornata war Scott Director, Enterprise Architecture bei Microsoft und hatte zahlreiche Führungspositionen inne, einschließlich die eines Senior Managers in einem auf Microsoft spezialisierten Beratungsteam bei Dell. Scott hat mit Microsoft-Teams auf lokaler, regionaler und internationaler Ebene zusammengearbeitet, häufig als Berater für das MicrosoftProduktteam. Scott ist eine anerkannte Führungspersönlichkeit und hat zahlreiche Bücher und dutzende von Zeitschriftenartikeln veröffentlicht und tritt regelmäßig als Redner auf der ganzen Welt auf. Scott besitzt einen Master für Computer Science der Boston University und setzte seine Studien an der Bentley's McCallum Graduate School of Business fort. Scott ist Microsoft SharePoint Certified Master. Susan Hanley ist President bei Susan Hanley LLC. Sie ist Expertin für Design, Entwicklung und Implementierung von erfolgreichen Portallösungen mit dem Schwerpunkt auf Informationsarchitektur, Benutzerakzeptanz, Steuerung und Messwerte für Unternehmenswertschöpfung. Sie ist international renommierte Expertin für Knowledge Management und verfasst einen Blog zu SharePoint und Zusammenarbeit für Network World Magazine, den Sie unter http://www.networkworld.com/community/sharepoint finden. Bevor sie ihr eigenes Beratungsunternehmen gegründet hat, war Sue 18 Jahre als Beraterin bei American Management Systems tätig, wo sie für das Knowledge-Management-Programm des Unternehmens verantwortlich war. Während dieser Zeit wurde sie von Consultants News als eine der wichtigsten "Knowledge Leader" der größeren Beratungsunternehmen betrachtet. Sue verließ AMS, um die Beratungsabteilung "Portals, Collaboration, and Content Management" für Plural zu leiten, das im Jahr 2003 von Dell übernommen wurde. In dieser Funktion war sie verantwortlich für ein Team, das hunderte von Lösungen auf der Grundlage der Microsoft SharePoint-Plattform entwickelte, und sie war Mitglied des Microsoft Partner Advisory Council for Portals and Collaboration. Im Jahr 2005 gründete sie Susan Hanley LLC (www.susanhanley.com), ein Beratungsunternehmen, das Kunden bei der Erzielung erfolgreicher Geschäftsergebnisse durch Portale und Lösungen für die Zusammenarbeit © 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]. Seite 28 SharePoint 2010-Steuerungsplanung Juli 2010 unterstützt. Für ihre Kunden hat sie einige der weltweit größten Bereitstellungen von SharePoint durchgeführt. Sue besitzt einen MBA der Smith School of Business der University of Maryland at College Park und einen BA in Psychologie der Johns Hopkins University. © 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]. Seite 29
