Überlegungen zur Steuerung in SharePoint Server 2010

Werbung
SharePoint 2010-Steuerungsplanung
Dieses Dokument wird wie besehen bereitgestellt. Die in diesem Dokument enthaltenen
Informationen und Ansichten, einschließlich URLs und Verweise auf Internetwebsites, können
ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Das Risiko der Nutzung liegt bei Ihnen.
Einige der hier beschriebenen Beispiele dienen ausschließlich der Veranschaulichung und sind
rein fiktiv. Eventuelle Ähnlichkeiten mit realen Unternehmen, Organisationen, Produkten,
Domänenamen, E-Mail-Adressen, Logos, Personen, Orten oder Ereignissen sind Zufall und
unbeabsichtigt.
Mit diesem Dokument werden keine Rechte an geistigem Eigentum an einem Microsoft-Produkt
auf Sie übertragen. Sie sind berechtigt, dieses Dokument zu kopieren und für eigene interne
Referenzzwecke zu nutzen.
© 2010 Microsoft Corporation. Teile dieses Whitepapers wurden dem Buch Essential
SharePoint 2010 (Copyright 2010) mit freundlicher Genehmigung von Addison-Wesley,
einem Verlag von Pearson Education, entnommen. Alle Rechte vorbehalten.
SharePoint 2010-Steuerungsplanung
Juli 2010
Whitepaper: SharePoint 2010-Steuerungsplanung
Autoren: Scott Jamison, Jornata LLC und Susan Hanley, Susan Hanley LLC
Veröffentlichung: Juli 2010
Gilt für: Microsoft SharePoint Server 2010
Zusammenfassung: In diesem Whitepaper wird ein fiktives Unternehmen mit dem Namen
Contoso verwendet, um Anleitungen für die erforderliche Steuerungsplanung und die
Implementierung von Microsoft® SharePoint® Server 2010 bereitzustellen. (29 gedruckte
Seiten)
© 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]
Seite 2
SharePoint 2010-Steuerungsplanung
Juli 2010
Inhalt
Inhalt
Inhalt ...............................................................................................................................................................3
Zu diesem Whitepaper ........................................................................................................................................4
Überlegungen zur Steuerung in SharePoint Server 2010 .........................................................................................5
Erste Schritte.....................................................................................................................................................6
Schlüssel zu einem effektiven Steuerungsplan .......................................................................................................8
Zielsetzung ............................................................................................................................................... 10
Rollen und Zuständigkeiten ......................................................................................................................... 10
Grundprinzipien ......................................................................................................................................... 13
Richtlinien und Standards ........................................................................................................................... 19
Inhaltsrichtlinien und -standards ........................................................................................................... 19
Entwurfsrichtlinien und -standards ......................................................................................................... 23
Vermitteln des Steuerungsplans: Schulung und Kommunikation ............................................................................. 26
Schlussbemerkung ........................................................................................................................................... 27
Informationen zu den Autoren ........................................................................................................................... 28
© 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]
Seite 3
SharePoint 2010-Steuerungsplanung
Juli 2010
Zu diesem Whitepaper
Microsoft SharePoint Server 2010 verfügt über zahlreiche Funktionen zur Unterstützung von
Geschäftsbenutzern. Beispielsweise ermöglicht SharePoint Server 2010 Benutzern,
zusammenzuarbeiten, Inhalte mit thematischen Kategorien zu versehen und zu bewerten, selbst
zu veröffentlichen sowie eigene Lösungen zu entwickeln. Angesichts dieses Leistungsumfangs
sind klare Anleitungen für Benutzer (und die Unternehmen, für die sie arbeiten) sehr hilfreich.
Kurz gesagt, die Benutzer können von einem Steuerungsplan profitieren.
In einem Steuerungsplan wird die Verwaltung der SharePoint-Umgebung beschrieben. Dies
umfasst insbesondere die Rollen, Zuständigkeiten und Regeln, die auf das Back-End (Hardware,
Serverfarm, Anwendung, Datenbankkonfiguration und -wartung) und das Front-End
(Informationsarchitektur, Taxonomie, Benutzeroberfläche) angewendet werden. Eine effektive
Steuerungsplanung spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg einer SharePoint-Lösung. Ein
guter Steuerungsplan ist "notwendig, aber nicht allein ausreichend" für den Erfolg. Daher
folgender Rat: Ein Steuerungsplan allein garantiert nicht den Erfolg einer Lösung. Sie müssen
auch dafür sorgen, dass der Steuerungsplan angewendet wird. Ein fehlender Steuerungsplan
oder ein nicht praktikabler bzw. unrealistischer Steuerungsplan führt jedoch auf jeden Fall zum
Misserfolg.
Dieses Whitepaper beschäftigt sich mit dem, was wir das "Front-End" der SharePoint-Umgebung
nennen – den Geschäftsaspekt der Steuerung, also die Bereiche, die für Geschäftsbenutzer
entscheidend sind. Warum ist der Geschäftsaspekt der Steuerung so wichtig? Ein Portal oder
eine Zusammenarbeitslösung ist nur so gut wie der Wert der zugrunde liegenden Inhalte. Ein
strenger Steuerungsplan ist wichtig, um sicherzustellen, dass eine Lösung den Benutzern auf
effektive Art und Weise wertvolle Inhalte liefert. Zudem ist die Steuerungsplanung für
SharePoint-Lösungen besonders wichtig, da SharePoint Server zur Unterstützung von
Endbenutzern entwickelt wurde, die gewöhnlich keine IT- oder Content Management-Experten
sind. Diesen Benutzern sind häufig bewährte Methoden, die die Benutzerfreundlichkeit erhöhen
und ihnen beim Entwickeln und Bereitstellen neuer Websites Zeit und Energie sparen, nicht
bekannt.
Ein Steuerungsplan definiert die Prozesse und Richtlinien, die zu folgenden Zwecken benötigt
werden:






Vermeiden der Ausbreitung von Lösungen, Teamwebsites und Inhalten (z. B. von nicht verwalteten
Websites und Inhalten, die nicht regelmäßig auf Korrektheit und Relevanz überprüft werden) durch
Definieren eines Überprüfungsprozesses für Inhalte und Websites.
Sicherstellen der Qualität der Inhalte über die gesamte Lebenszeit der Lösung hinweg durch
Implementieren von Richtlinien für das Inhaltsqualitätsmanagement.
Bereitstellen einer gleich bleibend hochwertigen Benutzererfahrung durch Definieren von Richtlinien
für Website- und Inhaltsdesigner.
Einführen klarer Entscheidungskompetenzen und Eskalationsverfahren, damit
Richtlinienverletzungen schnell behandelt und Konflikte gelöst werden können.
Sicherstellen, dass die Lösungsstrategie an Geschäftszielen ausgerichtet ist, sodass sie kontinuierlich
zur Wertschöpfung im Unternehmen beiträgt.
Dafür sorgen, dass Inhalte gemäß den Richtlinien für Datensatzaufbewahrung aufbewahrt werden.
In diesem Whitepaper erfahren Sie, wie Sie einen Steuerungsplan planen, organisieren und
erstellen. Sie erhalten auch einige Beispiele dazu, wie Sie den Steuerungsplan in die Schulungsund Kommunikationspläne für Ihre Lösung integrieren. Im Verlauf des Whitepapers werden
© 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]
Seite 4
SharePoint 2010-Steuerungsplanung
Juli 2010
Beispiele für echte Steuerungspläne angegeben, die an das Beispielunternehmen Contoso
angepasst wurden. Diese Beispiele verdeutlichen, wie die vorgeschlagenen bewährten Methoden
in Ihrem Unternehmen angewendet werden könnten.
Mit SharePoint Server 2010 werden neue Funktionen eingeführt, die wesentliche Auswirkungen
auf Ihren Steuerungsplan haben. Auch wenn Sie über einen wohldefinierten Steuerungsplan für
Ihre Microsoft® Office SharePoint® Server 2007-Lösung verfügen, gibt es einige neue Bereiche,
die Sie für SharePoint Server 2010 in Betracht ziehen sollten. Im ersten Abschnitt des
Whitepapers werden einige neue Steuerungsbereiche vorgestellt, die für SharePoint Server 2010
zu berücksichtigen sind. Die nachfolgenden Abschnitte enthalten genauere Anleitungen zum
Erstellen eines Steuerungsplans.
Überlegungen zur Steuerung in SharePoint Server
2010
In SharePoint Server 2010 spielt die Planung der Steuerung eine noch wichtigere Rolle, da
aufgrund der zunehmenden Bedeutung und Verfügbarkeit von Features für soziale Netzwerke
immer mehr Typen von Inhalten zu steuern sind. Da SharePoint Server 2010 zudem neue
Funktionen zum Verwalten von Metadaten auf Unternehmensebene bietet, sollten Sie die
Einrichtung einer neuen Rolle zum Planen und Überwachen von Metadaten in der gesamten
Organisation erwägen. Auch wenn in Ihrem Unternehmen bereits ein gut dokumentierter
Steuerungsplan für die SharePoint Server 2007-Umgebung definiert ist, müssen Sie diesen
wahrscheinlich überarbeiten, damit er die Features von SharePoint Server 2010 abdeckt, die Sie
bereitstellen möchten. Diese Bereiche werden weiter unten im Whitepaper behandelt. Im
Folgenden werden zunächst einige der neuen Steuerungsbereiche in SharePoint Server 2010
aufgeführt:




SharePoint Server 2010 bietet Benutzern umfassendere Mitwirkungsmöglichkeiten in der
Informationsarchitektur der Lösung durch die Verwendung von "Funktionen und Daten für das
soziale Netzwerk" wie thematische Kategorien, Textmarken und Bewertungen. Benutzer müssen das
Wertangebot dieser Features verstehen, um sie für sich nutzen zu können. Daher sollten
Lösungsdesigner Benutzer sowohl mit Anleitungen unterstützen als auch zur Verwendung der
Features motivieren.
Mit SharePoint Server 2010 werden neue Funktionen für die gemeinsame Verwendung von
Metadaten in mehreren Websitesammlungen und sogar Serverfarmen eingeführt, was eine
gründliche Planung und Steuerung notwendig macht. Hierfür sollten Sie die Einrichtung einer neuen
Rolle (oder die Ergänzung einer vorhandenen Rolle mit einer neuen Zuständigkeit) für die Verwaltung
und Wartung des Wörterbuchs der gemeinsam verwendeten Metadaten erwägen.
SharePoint Server 2010 enthält neue und benutzerfreundlichere Funktionen zur
Datensatzverwaltung, wie die Möglichkeit, einen Datensatz "an Ort und Stelle" zu deklarieren.
Obwohl viele Unternehmen über Datensatzverwaltungspläne und -richtlinien für ihre SharePoint
Server 2007-Implementierungen verfügen, war die Durchsetzung und Handhabung dieser Pläne
bisher nicht einheitlich. Die neuen Datensatzverwaltungsfunktionen bieten Ihnen die Möglichkeit,
Ihren Datensatzverwaltungsplan zu erstellen und durchzusetzen.
SharePoint Server 2010 bietet wesentlich mehr Möglichkeiten für Benutzer, ihre Websites mit
einfach anzuwendenden Designs anzupassen, mit Microsoft® SharePoint® Designer
benutzerdefinierte Designs zu erstellen und mit Sandkastenlösungen benutzerdefinierte Lösungen zu
© 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]
Seite 5
SharePoint 2010-Steuerungsplanung



Juli 2010
erstellen. Ihr Steuerungsplan muss nun Entscheidungen darüber enthalten, wie, wo und wann die
Konfiguration mithilfe dieser erweiterten Funktionen zulässig ist.
Mit SharePoint Server 2010 können Listen mit großen Datenmengen besser verarbeitet werden.
Dennoch muss sichergestellt werden, dass Benutzer verstehen, welche Art von Informationen sie in
welchem Umfang in SharePoint Server speichern sollten. Dank eines neuen Features können in
SharePoint Server 2010 Benutzerabfragen in umfangreichen Listen über die Ressourcensteuerung
automatisch beschränkt werden. Es handelt sich um eine Richtlinieneinstellung, die beim Festlegen
eines Plans für die übergeordnete Steuerung berücksichtigt werden sollte, da sie sich auf die
allgemeine Verwendbarkeit des Systems auswirken kann.
Über das Feature Inhaltsorganisation kann SharePoint Server 2010 auch beim Partitionieren
umfangreicher Datenmengen helfen. Durch die Inhaltsorganisation können Dokumente abhängig von
Metadaten und anderen Faktoren in Ordner und Bibliotheken umgeleitet werden. Der Nachteil ist,
dass Benutzer u. U. nicht wissen, wo ihr Dokument gelandet ist. Dies sollte im übergeordneten Plan
für die Datenverwaltung berücksichtigt werden.
Schließlich wurde in SharePoint Server 2010 das Feature der Sandkastenlösungen eingeführt. Diese
ermöglichen es dem Websitesammlungsadministrator, Anpassungselemente wie etwa Webparts
direkt hochzuladen. Ihr Steuerungsplan sollte einen Abschnitt über Anpassungsrichtlinien enthalten,
in dem der Umgang mit den zahlreichen Möglichkeiten zum Erstellen von Lösungen beschrieben
wird, die eine Anpassung von SharePoint darstellen.
Erste Schritte
Wenn Sie Ihren Steuerungsplan erstmalig dokumentieren, ist es gewöhnlich am effektivsten,
zunächst ein kleines Team zur Definition der wichtigsten Rahmenentscheidungen für die
Steuerung zusammenzustellen und dann die Dokumentation der Details zwischen den
Teammitgliedern aufzuteilen. Das Team sollte selbstverständlich Vertreter der IT enthalten, die
für die übergeordneten Richtlinien der IT-Systemverwendung verantwortlich sind. Daneben
sollten Vertreter des Teams enthalten sein, das für die Systemwartung innerhalb und außerhalb
der IT zuständig ist, sowie Personen, die die Interessen der Verantwortlichen für Schulung,
Personal und Unternehmenskommunikation vertreten, und ggf. Personen, die für das Knowledge
Management im Unternehmen zuständig sind.
Mitglieder des Kernteams für Steuerung bei Contoso: Vertreter aus jedem der folgenden Geschäftsbereiche:
Knowledge Management
Unternehmenskommunikation
Informationstechnologie (Business Analyst/Informationsarchitekt für das Portalprojektteam plus ein
Vertreter aus der Informationssicherheitsgruppe)
Personalwesen
Warum benötigen Sie ein Team aus unterschiedlichen Steuerungsexperten?
Das Dokumentieren des Steuerungsplans ist einfach, verglichen damit, Vertreter verschiedener
Geschäftsbereiche zu einer Einigung über dessen Verwendung zu bewegen! Was auch in dem Dokument
© 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]
Seite 6
SharePoint 2010-Steuerungsplanung
Juli 2010
steht, die Benutzer werden es vollständig ignorieren, wenn sie nicht mit den Grundprinzipien einverstanden
sind. Neue SharePoint-Lösungen ziehen oft umfangreiche organisatorische Änderungen nach sich, und die
sind nie einfach. Bei Contoso möchte beispielsweise ein Geschäftsteam Geburtstage in den Benutzerprofilen
angeben – nur Monat und Tag, nicht das Jahr. Die Personalabteilung dagegen möchte diese Informationen
aus Datenschutzgründen nicht veröffentlichen. Letztendlich stimmte das Personalteam von Contoso der
Freigabe von Geburtstagen in Benutzerprofilen nach vorheriger Einwilligung der Benutzer zu. Die meisten
Benutzer gaben die Informationen gerne an und freuten sich über die Geburtstagsgrüße ihrer Kollegen.
Verwenden Sie die Zielsetzung, die von den Sponsoren und Beteiligten Ihrer SharePoint-Projekte
herausgegeben wurde, um das Projekt finanziert zu bekommen, als Grundlage des
Steuerungsplans. Legen Sie die grundlegenden Steuerungsprinzipien auf einer höheren Ebene
fest, bevor Sie den tatsächlichen Steuerungsplan entwerfen. Diese grundlegenden
Steuerungsprinzipien bezeichnen wir als "Rahmenentscheidungen". Bei der ersten
Steuerungsplanungssitzung sollten Sie diese Rahmenentscheidungen überprüfen (siehe
Beispiel), um eine grobe Richtung und ein allgemeines Framework für den Steuerungsplan
festzulegen. Treffen Sie sich anschließend mit Teammitgliedern, die die entsprechende
Fachkenntnis besitzen, um Abschnitte zur Behandlung verschiedener Aspekte Ihrer Umgebung
zu verfassen. Besprechen Sie jede Hauptkomponente Ihres Plans mit Projektsponsoren,
Beteiligten und Kernteammitgliedern, um sicherzustellen, dass Sie sich über die
Hauptkomponenten des Plans einig sind: Zielsetzung, Grundprinzipien, Rollen und
Zuständigkeiten sowie die wichtigsten Richtlinienentscheidungen.
Beispiele für wesentliche Rahmenentscheidungen bei Contoso
•
Wer ist verantwortlich für die technische Verwaltung der Umgebung, z. B. Hardware- und
Softwareimplementierung, Konfiguration und Wartung? Wer kann neue Webparts, Features oder andere
Codeerweiterungen installieren?
•
Welche Features für soziale Netzwerke möchten wir bereitstellen?
•
Wer darf neue Websites in der vorhandenen Hierarchie einrichten, oder wer ist dafür zuständig? Falls
diese Zuständigkeit bei der IT-Abteilung liegt, muss diese wahrscheinlich eine Vereinbarung zum
Servicelevel (Service Level Agreement, SLA) für die Reaktionszeit bei der Websiteeinrichtung mit den
Geschäftsbeteiligten aushandeln. Wird die Zuständigkeit delegiert, muss durch Schulung der Benutzer
sichergestellt werden, dass sie bestimmte Konventionen für Benennung, Speicherung usw. einhalten.
•
Wer darf eine neue Ebene in der Navigation erstellen oder eine vorhandene Website auf die oberste
Ebene der Navigation anheben?
•
Wer hat Zugriff auf jede Seite oder Website? Wer kann Zugriff auf jede Seite oder Website gewähren?
•
Wie viel Verantwortung für den Seiten- oder Websiteentwurf delegieren Sie an die Seitenbesitzer?
Können Benutzer Webparts (webbasierte Daten und Benutzeroberflächenkomponenten) auf Seiten, die
ihnen in Teamwebsites gehören, ändern? Können sie Webparts auf Seiten, die Teil der
Veröffentlichungslösung für das Unternehmensintranet sind, ändern?
•
Sind einige Webparts auf der Seite unveränderlich, oder können Seitenbesitzer alle Inhalte auf ihren
Seiten anpassen?
© 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]
Seite 7
SharePoint 2010-Steuerungsplanung
Juli 2010
•
Wer ist für die Verwaltung von Metadaten zuständig? Wer kann neue Inhaltstypen oder Websitespalten
einrichten oder anfordern? Wie viel zentrale Kontrolle möchten Sie über die Werte in Websitespalten
haben? (Mithilfe von Inhaltstypen und Websitespalten können Sie Elemente in der Taxonomie angeben.)
•
Falls laut Steuerungsplan Seiten- und Websitebesitzer für das Content Management verantwortlich sind:
Sind Sie bereit, Seiten zu deaktivieren, für die niemand in der Organisation die Verantwortung als
Besitzer übernehmen will?
•
Wie wird das Steuerungsmodell aktualisiert und verwaltet?
Auch wenn Sie mit der Erstellung des Steuerungsplans für Ihre SharePoint-Lösung vor deren
Freigabe beginnen, sollten Sie nicht meinen, dass er jemals "fertig" ist. Ein Steuerungsplan ist
ein stets veränderliches Dokument – sehen Sie im Projektplan Zeit vor, um den Plan zu
überarbeiten, sobald Sie mehr über die Verwendung der Lösung durch die Benutzer erfahren
und Feedback über ihre Erfahrungen erhalten. Wenn Ihre SharePoint-Umgebung wächst, sollten
Sie den Steuerungsplan an die veränderten Anforderungen anpassen. Möglicherweise ist eine
stärkere Regulierung erforderlich, um die Einhaltung des Plans sicherzustellen. Oder Sie stellen
fest, dass eine geringere Regulierung vorteilhaft wäre, um die Benutzer zu einer kreativeren
Anwendung der Kernfeatures zu ermutigen.
Schlüssel zu einem effektiven Steuerungsplan
Ein effektiver Unternehmenssteuerungsplan stellt einen Rahmen für Entwurfsstandards, die
Informationsarchitektur und den gesamten Prüfplan dar. Er soll die Dokumente, die diese
Aktivitäten detailliert beschreiben, zusammenfassen und miteinander verbinden. Wenn auf diese
Inhalte verwiesen wird, statt sie in den Steuerungsplan einzubetten, wird der Plan nicht unnötig
aufgebläht und bleibt überschaubar.
Darüber hinaus sollte im Steuerungsplan auf sämtliche vorhandenen IT-Richtlinien verwiesen
werden, die sich auf Themen wie die angemessene Verwendung technischer Ressourcen,
Vertraulichkeit von Inhalten und Datensatzaufbewahrung beziehen. Wenn Sie nach und nach
immer mehr Web 2.0-Funktionen in Ihrer Umgebung bereitstellen, werden neue IT-Richtlinien
entstehen, die sich auf die SharePoint-Steuerung auswirken. Wie gesagt, diese neuen Richtlinien
müssen nicht in Ihrem Plan enthalten sein, es sollte aber ggf. darauf verwiesen werden.
Der Steuerungsplan stellt ein Geschäftsdokument dar: Seine Hauptzielgruppe sind die Besitzer
von Geschäftsinhalten auf Ihren SharePoint-Websites und die Benutzer, die Inhalte auf den
Websites erstellen und verwenden. Da letztlich alle Benutzer über thematische Kategorien oder
Bewertungen Inhalte in SharePoint erstellen können (sofern Sie dies in der Lösung zulassen),
muss jeder im Unternehmen mit dem Steuerungsplan vertraut sein.
Das formale Steuerungsplandokument enthält einige wesentliche Elemente, die im Rest des
Whitepapers ausführlicher erläutert werden:

Zielsetzung

Rollen und Zuständigkeiten

Grundprinzipien

Richtlinien und Standards
Beispiel für die Gliederung eines Steuerungsplans
ABSCHNITT 1: Allgemeine Steuerungsrichtlinien
© 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]
Seite 8
SharePoint 2010-Steuerungsplanung
Juli 2010
1.0 Ziel des Steuerungsplans
2.0 Zielsetzung
3.0 Allgemeine Richtlinien
4.0 Rollen und Zuständigkeiten
5.0 Grundprinzipien
ABSCHNITT 2: Detaillierte Steuerungsrichtlinien und -standards
6.0 Content Management-Richtlinien und -Standards
•
Bereitstellen von Inhalten auf vorhandenen Seiten oder Websites
•
Bereitstellen von Inhalten auf der Homepage
•
Bereitstellen von Inhalten auf persönlichen Seiten
•
Thematische Kategorien und Bewertungen
•
Datensatzaufbewahrung
•
Überwachung und Überprüfung von Inhalten
7.0 Entwurfsrichtlinien und -standards
•
Erstellen neuer Unterwebsites
•
Seitenlayout und Organisation
•
Inhaltstypen und Metadaten
•
Inhaltsspezifische Richtlinien
•
Sicherheit
•
Branding
8.0 Anpassungsrichtlinien und -standards
•
Browserbasierte Updates
•
Auf SharePoint Designer basierende Updates
•
Sandkastenlösungen
•
Zentral bereitgestellte Lösungen von Drittanbietern
Neben diesen Elementen enthält Ihr Plan in der Regel einen Abschnitt über Verfahren für gängige Aufgaben,
wie z. B. das Anfordern einer neuen Website, eines neuen gemeinsam genutzten Inhaltstyps bzw. Attributs
oder einer neuen Websitevorlage usw. Veröffentlichen Sie diese Verfahren, sodass Websitebesitzer sie leicht
finden und den definierten Verfahren folgen können. Diese Aufgaben variieren von Organisation zu
© 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]
Seite 9
SharePoint 2010-Steuerungsplanung
Juli 2010
Organisation. Daher werden sie in diesem Dokument nicht explizit behandelt. Denken Sie jedoch daran, auch
in diesem Bereich Anleitungen bereitzustellen.
Zielsetzung
In der Zielsetzung wird auf einer allgemeinen Ebene beschrieben, welches Ziel Sie mit
SharePoint Server erreichen möchten – d. h. auf welche Weise die Lösung einen Mehrwert für
das Unternehmen und jeden einzelnen Mitarbeiter bietet. Eine klare Zielsetzung stellt eine
wichtige Richtschnur für die unvermeidlichen Entscheidungskonflikte dar, die beim Nachdenken
über den Steuerungsplan auftreten werden. In der Regel wird die Zielsetzung am Beginn des
Projekts, in dem die Lösung erstellt wird, verfasst und beim Fortgang des Projekts nach und
nach verfeinert.
Im Folgenden sind zwei Beispiele für Zielsetzungen aus zwei verschiedenen Organisationen
aufgeführt:
"Das Portal ermöglicht die Erstellung, Verwaltung und Freigabe von Dokumentressourcen in einer
geschäftlichen Umgebung für Zusammenarbeit, Klassifikation und Zugriff im gesamten Unternehmen. Durch
seine Workflowfunktionen und Grundlagen zur Anwendungsentwicklung unterstützt das Portal die
Informationsverwaltungsbedürfnisse der Organisation und bietet ein Geschäftsprozessframework für alle
Geschäftseinheiten."
"Bietet eine ganzheitliche Sicht der Unternehmensressourcen, welche die Interaktion mit unseren
Geschäftssystemen vereinfacht, und trägt zu einer verbesserten Zusammenarbeit innerhalb des
Unternehmens sowie mit unseren Lieferanten, Partnern und Kunden bei. Auf diese Weise wird die
Produktivität der Mitarbeiter sowie die Zufriedenheit der Mitarbeiter und Kunden verbessert."
Nach der Formulierung der Zielsetzung muss im nächsten Schritt das Kernprojektteam
versammelt werden, um über die erforderlichen Rollen zum Erreichen des Ziels nachzudenken.
Rollen und Zuständigkeiten
Durch Rollen und Zuständigkeiten wird beschrieben, inwiefern jeder Mitarbeiter als Einzelner
oder als Mitglied einer bestimmten Rolle bzw. Gruppe für den Erfolg der Lösung
mitverantwortlich ist. Das Dokumentieren von Rollen und Zuständigkeiten stellt einen
entscheidenden Aspekt des Steuerungsplans dar. Im Steuerungsplan wird definiert, wer die
Autorität zum Vermitteln zwischen widersprüchlichen Anforderungen besitzt und übergeordnete
Branding- und Richtlinienentscheidungen fällen kann. Die Richtlinienentscheidungen, die den
Rahmen Ihres Steuerungsplans bilden und als Grundlage für die Definition von Rollen und
Zuständigkeiten dienen, wurden weiter oben beschrieben. Basierend auf Ihrer Diskussion der
Rahmenentscheidungen können Sie die folgenden Beispiele für Rollen und Zuständigkeiten, die
in anderen erfolgreichen Organisationen verwendet wurden, für Ihre Organisation anpassen. In
kleineren Organisationen werden viele Rollen möglicherweise durch eine einzelne Person
ausgefüllt. Wahrscheinlich müssen Sie die Zuständigkeiten und auch die Begriffe anpassen, mit
denen Sie die Rollen beschreiben. Die Listen können jedoch einen guten Ausgangspunkt
darstellen.
Typische Rollen im Unternehmen
Rolle
Wichtigste Zuständigkeiten
Projektsponsor
Dient als "Champion" der Geschäftsführerebene für die Lösung.
© 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]
Seite 10
SharePoint 2010-Steuerungsplanung
Juli 2010
Die primäre Zuständigkeit des Projektsponsors ist strategischer
Art. Er positioniert die Lösung als wichtiges Verfahren für die
Unternehmenswertschöpfung und hilft, den
Managementebenen der Organisation den Wert der Lösung klar
zu machen.
Steuerungskomitee
/Lenkungsausschu
ss
Dient als Steuerungsgremium mit der letztendlichen
Verantwortung für das Erreichen der Ziele der Lösung. Dieses
Gremium besteht in der Regel aus Vertretern der wesentlichen
in der Lösung vertretenen Bereiche, wie
Unternehmenskommunikation, Personalwesen und IT.
Geschäftsinhaber
Verwaltet die Entwurfs- und Funktionsintegrität der gesamten
Lösung aus der geschäftlichen Perspektive. Der
Geschäftsinhaber muss kein IT-Experte sein, aber für
Intranetlösungen umfasst seine Tätigkeit in der Regel die
Verantwortung für die interne Kommunikation.
Lösungsadministrat
or (Technologie)
Verwaltet die Entwurfs- und Funktionsintegrität der gesamten
Lösung aus der technologischen Perspektive. Arbeitet mit dem
Geschäftsinhaber zusammen.
Team für den
technologischen
Support
Stellt die technische Integrität der Lösung sicher. Erstellt
regelmäßige Sicherungen der Lösung und der zugehörigen
Inhalte. Richtet außerdem das Sicherheitsmodell ein und wartet
es, zumindest die Komponenten in den Active DirectoryDomänendiensten (Active Directory Domain Services, AD DS).
Entwickelt neue Webparts und bietet Support für
Websitesponsoren/-besitzer, die Verbesserungen für ihre Seiten
oder neue Verwendungsmöglichkeiten der Lösung suchen.
MetadatenLenkungsausschus
s/Inhaltsverantwor
tlicher
Diese Rolle wird in manchen großen Unternehmen bereits von
einer Person oder Gruppe ausgefüllt. Dennoch erfordern die
Enterprise Content-Funktionen von SharePoint Server 2010
einen übergeordneten Metadatenverwaltungsplan und eine
Person bzw. ein Team, das über die gesamte Lebensdauer der
Lösung für die Wartung des "Metadatenwörterbuchs" zuständig
ist.
SharePoint"Coach" oder
Center of
Excellence
Bietet Coaching und Beratung beim Entwurf für neue Benutzer,
die über Entwurfsberechtigungen mit Vollzugriff verfügen, um
dafür zu sorgen, dass bewährte Methoden eingesetzt werden
und die geeigneten SharePoint-Features auf persönlichen
Websites oder in Websitesammlungen verwendet werden. In
vielen Organisationen wird ein bestimmtes SharePoint-Feature
zur Lösung für jedes Geschäftsproblem eingesetzt – "a hammer
in search of a nail" ("Wenn dein einziges Werkzeug ein Hammer
ist, neigst du dazu, in jedem Problem einen Nagel zu sehen",
sagte einst Abraham Maslow). Sie möchten beispielsweise
nicht, dass Benutzer Wiki-Websites erstellen, wenn sie
eigentlich nur eine benutzerdefinierte Liste benötigen. Wenn
Sie Websiteentwurfsfunktionen an Benutzer mit begrenzter
© 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]
Seite 11
SharePoint 2010-Steuerungsplanung
Juli 2010
Erfahrung im Lösungsentwurf delegieren (was nahezu in jeder
Organisation der Fall ist), können erfahrene Websiteentwurfs"Coaches" Benutzern beim Einstieg helfen und so dafür sorgen,
dass eine brauchbare Lösung entsteht. Eine erfolgreiche
Organisation führte Bürozeiten ein, in denen neue
Websitebesitzer ein oder zwei Stunden mit einem erfahrenen
Lösungsarchitekten verbringen konnten, um (zusätzlich zur
formellen Schulung) persönliche Anleitung und Hilfestellung zu
erhalten. Andere haben interne Beratungsdienste eingeführt,
um neuen Websitebesitzern den Einstieg zu erleichtern. Häufig
sind die ersten ein bis zwei Beratungsstunden kostenlos, und
anschließend werden Gebühren fällig.
Übungsgruppe für
Hauptbenutzer
Unterstützt die erfolgreiche Bereitstellung von SharePoint
Server in der Organisation, indem bewährte Methoden und
gemachte Erfahrungen auf einer Teamwebsite für die
Übungsgruppe mitgeteilt werden. Die Mitglieder fungieren als
SharePoint-Verfechter und Change Agents.
Rollen für jede Website oder Websitesammlung
Rolle
Wichtigste Zuständigkeiten
Websitesponsor
Dient als zentrale primäre Rolle, durch die sichergestellt wird, dass
Inhalte für eine bestimmte Seite/Website ordnungsgemäß gesammelt,
überprüft, veröffentlicht und fortlaufend gewartet werden. Der
Websitesponsor ist ein Experte für den auf der Website oder Seite
veröffentlichten Inhalt. Wahrscheinlich muss sich der Websitesponsor
mit SharePoint Server vertraut machen, aber der Schwerpunkt seiner
Fachkenntnis liegt im geschäftlichen Bereich. Der Websitesponsor/besitzer kann einen Websiteverantwortlichen oder Kontakt bestimmen,
der die alltägliche Schnittstelle zwischen seinem Business und den
Benutzern der Seite oder Website darstellt.
Websiteverantwortlic
her
Verwaltet die Website fortlaufend, indem er durch die erforderlichen
Funktionen sicherstellt, dass der Inhalt auf der Website oder Seite
zutreffend und relevant ist. Dies umfasst auch
Datensatzaufbewahrungscodes. Überwacht die Websitesicherheit, um
sicherzustellen, dass das Sicherheitsmodell für die Website den Zielen
des Business und des Websitesponsors/-besitzers entspricht. Außerdem
unterstützt er Benutzer der Website, indem er als primärer Kontakt für
die Website dient. Fungiert als Inhaltsverantwortlicher für die Websites,
für die er zuständig ist.
Websitedesigner
Erstellt und wartet den Entwurf der Website (oder Websitesammlung)
in einer Umgebung, in der der Websiteentwurf an Geschäftskunden
delegiert wird. Folgt bewährten Methoden und Grundprinzipien des
Websiteentwurfs, um sicherzustellen, dass auch Websites mit
beschränktem Zugriff den bestmöglichen Wert für Endbenutzer liefern.
© 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]
Seite 12
SharePoint 2010-Steuerungsplanung
Juli 2010
Definiert den Sicherheitsplan für die Website und führt ihn aus.
Benutzer
Verwendet die Lösung, um auf Informationen zuzugreifen und
Informationen für andere freizugeben. Benutzer können in
verschiedenen Bereichen der Lösung über unterschiedliche
Zugriffsberechtigungen verfügen. So können sie manchmal als
Mitwirkender (Inhaltsersteller) und manchmal als Besucher
(Inhaltsverwender) fungieren.
Grundprinzipien
In den Grundprinzipien werden Einstellungen des Unternehmens definiert, die das
Unternehmensziel unterstützen. Diese wesentlichen Aussagen spiegeln bewährte Methoden
wider, die alle Benutzer und Websitedesigner verstehen und befolgen müssen, um den Erfolg
der Lösung sicherzustellen. Höchstwahrscheinlich gelten in Ihrer Organisation viele
Grundprinzipien, die wir bei anderen erfolgreichen SharePoint-Bereitstellungen gesehen haben.
Nutzen Sie die Beispiele in der folgenden Tabelle, um eine Ausgangsmenge von Grundprinzipien
für Ihre Lösung zu definieren. Überlegen Sie, welches ergänzende Referenzmaterial Sie für die
Benutzer bereitstellen könnten, damit sich diese die Prinzipien besser zu Eigen machen können.
Oder Sie könnten z. B. ein "Prinzip des Tages" auf der Homepage Ihrer Lösung einblenden.
Wenn die Benutzer die Grundprinzipien verstanden haben, bestehen gute Chancen, dass sie die
Steuerungsrichtlinien befolgen.
© 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]
Seite 13
SharePoint 2010-Steuerungsplanung
Juli 2010
Beispiele für die Grundprinzipien von Contoso
Steuerungsgrundprinzip
Auswirkungen
Denken Sie daran ...
Richtlinien sind an den
Bereich und Zweck der
Website gebunden. Die
Steuerungsrichtlinien sind
für Websites mit
eingeschränktem Zugriff
flexibler als für Websites,
die von einer großen
Zielgruppe genutzt
werden.
Über die verschiedenen
Zielgruppen für Websites
können Sie das
Steuerungsmodell an
geschäftliche Anforderungen
anpassen. Während einige
Richtlinien unternehmensweit
durchgesetzt werden, werden
andere von den einzelnen
Websitebesitzern bestimmt.
Dies hat möglicherweise zur
Folge, dass einige Inhalte nicht
so strukturiert oder
durchsuchbar sind wie andere,
die fortlaufend verwaltet
werden.
Eine Größe passt nicht
für alle. Wir haben
Regeln, aber wir sind
klug genug zu
erkennen, wann von
einem Standard
abgewichen werden
sollte, um ein
Geschäftsziel effektiver
zu erreichen.
Auch wenn SharePoint
Server ein neues
Hilfsmittel zur
Zusammenarbeit darstellt,
unterliegen SharePointInhalte den allgemeinen
Richtlinien für die
Verwendung von ITRessourcen, wie z. B.
Datenschutz, Copyright,
Datensatzaufbewahrung,
Vertraulichkeit,
Dokumentensicherheit
usw.
Die Rechte für Inhaltsbesitz,
Sicherheit, Verwaltung und
Mitwirkung sind auf die
gesamte Organisation verteilt,
auch an Benutzer, die früher
nicht über Rechte zur
Mitwirkung an Inhalten,
Sicherheit oder
Datensatzverwaltung verfügten.
Alle Mitwirkenden an Inhalten
müssen die Richtlinien der
Organisation für die
geschäftlich angemessene
Verwendung von IT-Ressourcen
kennen.
Vorhandene Regeln
gelten weiterhin –
möchten Sie, dass Ihre
Mutter / Ihr Chef / Ihr
Kunde / dieses Bild
sieht? Dürfte Ihre
Mutter / Ihr Chef / Ihr
Kunde diesen Inhalt
sehen?
Benutzer müssen bedenken, wo
Inhalte veröffentlicht werden,
damit vertrauliche Inhalte nur
auf Websites mit beschränktem
Zugriff freigegeben werden.
Veröffentlichen Sie
Informationen
entsprechend dem
"Need-to-know"Standard in Ihrem
Unternehmen: nicht
mehr und nicht
weniger!
ALLGEMEINE PRINZIPIEN
SICHERHEITSPRINZIPIEN
Übergeordnete
Sicherheitsrichtlinien des
Unternehmens, die
bestimmen, wer welchen
Inhalt sehen kann, gelten
weiterhin und steuern das
Portal.
© 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]
Seite 14
SharePoint 2010-Steuerungsplanung
Juli 2010
Steuerungsgrundprinzip
Auswirkungen
Denken Sie daran ...
Die rollenbasierte
Sicherheit bestimmt die
Zugriffssteuerung und die
Berechtigungen in jedem
Bereich des Portals
(Intranet und Extranet).
Benutzer können für
verschiedene Bereiche des
Portals über unterschiedliche
Berechtigungen verfügen, was
sich sowohl auf die Steuerung
als auch auf die Schulung
auswirkt. Während
möglicherweise die meisten
Benutzer keine
Mitwirkungsrechte für streng
gesteuerte Intranetseiten
besitzen, verfügen alle
Benutzer über Vollzugriff auf
ihre Websites unter "Meine
Website".
Sie verfügen
möglicherweise nicht
auf jeder Seite des
Portals über die
gleichen
Berechtigungen.
PRINZIPIEN FÜR DEN WEBSITEENTWURF
Stellen Sie eine
einheitliche
Benutzeroberfläche bereit
– die Benutzer sollten auf
jeder Website für die
Zusammenarbeit auf
dieselbe Weise wichtige
Informationen finden und
nach Inhalten suchen
können.
Alle Websites basieren auf einer
einheitlichen grundlegenden
Entwurfsvorlage, um die
Konsistenz und Brauchbarkeit
aller Websites für die
Zusammenarbeit
sicherzustellen.
Es geht nicht um Sie,
sondern um den
Benutzer!
Gestalten Sie den Entwurf
so, dass die Endbenutzer
möglichst wenig Schulung
benötigen. Verwenden Sie
für jedes
Unternehmensziel das
beste (und einfachste)
Feature.
Alle Benutzer mit
Websiteentwurfsrechten
werden zur Schulung
eingeladen, um sicherzustellen,
dass sie für jede Aufgabe die
geeigneten Webparts und
Listen verwenden.
Dass Sie etwas tun
können, heißt nicht,
dass Sie es tun sollten.
Sie müssen nicht jedes
neue Feature
ausprobieren!
© 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]
Seite 15
SharePoint 2010-Steuerungsplanung
Juli 2010
Steuerungsgrundprinzip
Auswirkungen
Denken Sie daran ...
Die "Auffindbarkeit" sollte
Ihre
Entwurfsentscheidungen
bestimmen – optimieren
Sie Metadaten und
Websitekonfigurationen
danach, den besten Wert
für die
Endbenutzerzielgruppe
bereitzustellen, nicht nur
für den Inhaltsersteller.
Entwurfsentscheidungen (z. B.
mehr oder weniger Metadaten,
Informationen "über oder unter
der Falz", d. h. über oder unter
dem unteren Rand des ohne
Verschieben sichtbaren
Fensterinhalts, Duplizieren von
Links an mehreren Stellen),
sollten so gefällt werden, dass
die Verwendung für
Endbenutzer vereinfacht wird,
nicht für Inhaltsersteller.
"Auffindbarkeit" bedeutet, dass
Websites so entworfen werden,
dass wichtige Informationen
leicht sichtbar sind und
Benutzern das Auffinden von
Schlüsselinformationen durch
Navigationshinweise erleichtert
wird. Zudem bedeutet dies die
Verwendung von Metadaten zur
Verbesserung der Korrektheit
von Suchergebnissen. Die
Benutzererfahrung beim
Browsen und bei der Suche
bestimmt die
Entwurfsentscheidungen bei der
anfänglichen Entwicklung und
fortlaufenden Änderung von
Websites.
Achten Sie darauf, dass
Ihre Website nicht dem
"Bermudadreieck"
gleicht, in dem
eingegebene Inhalte
unauffindbar
verschwinden.
Websitedesigner müssen
die Ziele der empfohlenen
Websiteentwurfsstandards
verstehen und Änderungen
nur vornehmen, wenn sie
durch eine tatsächliche
Geschäftserfordernis
gerechtfertigt sind.
Auch wenn die Berechtigungen
von Websitedesignern das
Ändern von Websitevorlagen
und anderer gesteuerter
Websitebereiche zulassen,
stimmen sie zu, nicht beliebig
nach persönlichen Vorlieben
Änderungen an den
grundlegenden
Websitevorlagen vorzunehmen.
Vorschläge für Änderungen der
standardmäßigen
Websitevorlagen sollten dem
Steuerungskomitee/Lenkungsa
usschuss vorgelegt werden.
Wie bei Spiderman:
"With great power
comes great
responsibility" (Weit
reichendere Befugnisse
bringen mehr
Verantwortung mit
sich). Nutzen Sie Ihre
Befugnisse umsichtig.
© 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]
Seite 16
SharePoint 2010-Steuerungsplanung
Juli 2010
Steuerungsgrundprinzip
Auswirkungen
Denken Sie daran ...
Allen Websites/Seiten
muss ein klar
identifizierter
Inhaltsbesitzer zugeordnet
sein.
Benutzer müssen wissen, an
wen sie sich wenden können,
wenn Informationen auf einer
Seite oder Website veraltet
oder unzutreffend sind.
Machen Sie auf allen
Seiten und Websites
den Besitzer der
Inhalte deutlich
erkennbar.
Dies bedeutet, dass die
offizielle Version eines
Dokuments einmalig vom
Inhaltsbesitzer (möglicherweise
einer Abteilung, nicht unbedingt
einer Einzelperson)
bereitgestellt wird. Zum
einfacheren Lesen können
Benutzer an einer beliebigen
Stelle in SharePoint Server
einen Link zur offiziellen Kopie
eines Dokuments erstellen, sie
sollten jedoch keine Kopien
erstellen.
Nur eine Kopie pro
Dokument.
INHALTSPRINZIPIEN
Alle Inhalte werden nur
jeweils an einer einzigen
Stelle bereitgestellt.
Benutzer, die auf Inhalte
zugreifen müssen, sollten
Links zur Dokument-ID1
des Dokuments erstellen,
um auf den Inhalt an
seinem "autorisierenden"
Speicherort zuzugreifen.
Benutzer sollten keine Kopien
von Dokumenten auf ihren
persönlichen Festplatten oder
auf Websites unter "Meine
Website" speichern, wenn sie
bereits an anderer Stelle in der
Lösung vorhanden sind.
1
Bei der Dokument-ID handelt es sich um ein neues Feature in SharePoint 2010. Die Dokument-ID ist eine eindeutige
ID (eine statische URL) für das Dokument, die dem Dokument zugeordnet bleibt, auch wenn es an einen anderen
Speicherort verschoben wird.
© 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]
Seite 17
SharePoint 2010-Steuerungsplanung
Juli 2010
Steuerungsgrundprinzip
Auswirkungen
Denken Sie daran ...
Bearbeiten Sie Dokumente
direkt – löschen Sie keine
Dokumente, um eine neue
Version zu erstellen.
Die Versionskontrolle wird in
Dokumentbibliotheken aktiviert,
in denen während der
Erstellung oder Bearbeitung
eines Dokuments frühere
Versionen aufbewahrt werden
müssen. Wenn frühere
Versionen aus rechtlichen
Gründen dauerhaft aufbewahrt
werden müssen, sollten "alte"
Versionen an einem
Archivspeicherort oder in einer
entsprechenden Bibliothek
gespeichert werden.
Dokumente werden direkt
bearbeitet, statt gelöscht und
wieder hinzugefügt, damit von
anderen Benutzern erstellte
Links auf Dokumente nicht
ungültig werden.
Möglicherweise wird
durch Links auf Ihre
Dokumente verwiesen.
Aktualisieren Sie sie,
statt sie zu löschen!
Websitesponsoren/besitzer haben die
Verantwortung, aber für
das Content Management
ist jeder verantwortlich.
Alle Inhalte, die auf einer
Website bereitgestellt und nicht
nur von einem kleinen Team
verwendet werden, werden
einem Content ManagementProzess unterworfen, der
sicherstellt, dass die Inhalte
zutreffend, relevant und aktuell
sind. Websitesponsoren/besitzer sind zuständig und
verantwortlich für die
Inhaltsqualität und -aktualität
sowie die regelmäßige
Archivierung alter Inhalte, aber
Websitebenutzer haben die
Pflicht, Websitesponsoren/besitzer auf zu aktualisierende
Inhalte aufmerksam zu
machen.
Wir alle sind für das
Content Management
verantwortlich.
Links statt E-Mail-Anlagen.
Benutzer sollten nach
Möglichkeit Links auf Inhalte
statt E-Mail-Anlagen senden.
Keine E-Mail-Anlagen
mehr!
© 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]
Seite 18
SharePoint 2010-Steuerungsplanung
Juli 2010
Steuerungsgrundprinzip
Auswirkungen
Denken Sie daran ...
Materialien mit Copyright
werden dem Portal nur mit
der entsprechenden
Lizenzierung oder
Genehmigung hinzugefügt.
Copyrightverletzungen können
sehr kostspielig sein. Dies ist
wohl eines der am häufigsten
ignorierten Prinzipien in
Unternehmensintranets und
eines, auf das Ihr
Unternehmensbibliothekar
(sofern Ihre Organisation noch
über einen verfügt) besonderen
Wert legt.
Veröffentlichen Sie
nichts, was wir nicht
besitzen.
Besonders wichtig für die Steuerung ist das Grundprinzip "Eine Größe passt nicht für alle". Websites mit
größerer "Reichweite" (z. B. Unternehmens- und Abteilungswebsites) erfordern eine stärkere Steuerung. Für
private Teamwebsites sind dagegen weniger strikte Richtlinien denkbar.
Richtlinien und Standards
Mit Richtlinien werden Regeln für die Verwendung von SharePoint definiert. In Standards werden bewährte Methoden
beschrieben. Aus der Sicht der Steuerung sind Richtlinien üblicherweise durch gesetzliche, behördliche oder
unternehmerische Anforderungen motiviert. Von den Benutzern wird erwartet, dass sie sich ohne Abweichung an die
Richtlinien halten. Wenn Ihre Organisation speziellen Vorschriften und Kontrollen unterliegt, muss sichergestellt sein,
dass die Richtlinien durchgesetzt werden können, da Ihr Unternehmen sonst als nicht konform gelten könnte. Standards
werden in der Regel festgelegt, um konsistente Methoden einzuführen. Die Benutzer können ihnen geeignet erscheinende
Elemente des Standards übernehmen und andere außer Acht lassen.
Bezogen auf Dateinamen, könnte eine Richtlinie lauten: "Schließen Sie keine Datumsangaben oder Versionsnummern in
Dateinamen ein". Ein Standard könnte lauten: "Dateinamen sollten themenbezogen und beschreibend sein". In einem
anderen Beispiel könnte die Richtlinie lauten: "Alle SharePoint-Websites verfügen über einen primären und einen
sekundären Kontakt, der für die Website und ihren Inhalt verantwortlich ist". Der Standard könnte lauten: "Der Kontakt
der Website wird auf der Homepage der Website und im Websiteverzeichnis aufgeführt".
Jede Organisation verfügt über eigene Richtlinien und Standards. Zu den allgemeinen Themen sollten Inhaltsaufsicht,
Websiteentwurf, Branding und Benutzeroberfläche, Websiteverwaltung und Sicherheit gehören. So stellen Sie sicher,
dass Ihr Steuerungsplan relevant bleibt:



Überprüfen Sie, ob Ihre SharePoint-Richtlinien und -Standards nicht im Widerspruch zu
allgemeineren Unternehmensrichtlinien stehen.
Veröffentlichen Sie Richtlinien und Standards an Stellen, wo die Benutzer sie leicht finden und
befolgen können. Einige Richtlinien müssen möglicherweise für alle Leser veröffentlicht werden,
während andere gesichert werden müssen, um die Integrität der Anwendung zu schützen.
Überprüfen und überarbeiten Sie die Richtlinien regelmäßig, damit sie stets an den
Unternehmensanforderungen ausgerichtet bleiben.
In den nächsten Abschnitten werden einige spezielle Beispiele für Richtlinien und Standards
beschrieben, die Sie u. U. für Ihre Organisation berücksichtigen sollten. Es handelt sich nicht um
eine erschöpfende Liste, sondern nur um einige Anregungen.
Inhaltsrichtlinien und -standards
Ziehen Sie die folgenden Beispiele für Inhaltsrichtlinien und -standards in Betracht, die in
diesem Abschnitt genauer erläutert werden:
© 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]
Seite 19
SharePoint 2010-Steuerungsplanung






Juli 2010
Bereitstellen von Inhalten auf vorhandenen Seiten oder Websites
Bereitstellen von Inhalten auf der Homepage
Bereitstellen von Inhalten auf persönlichen Seiten (Benutzerprofile)
Thematische Kategorien und Bewertungen
Datensatzaufbewahrung
Inhaltsprüfung und -überarbeitung
Bereitstellen von Inhalten auf vorhandenen Seiten oder Websites
Sie brauchen auf jeden Fall eine Richtlinie oder einen Standard, um sicherzustellen, dass das
Grundprinzip "Nur eine Kopie eines Dokuments" gilt. Werfen Sie einen Blick auf Contosos
Richtlinie "Inhaltsmitwirkung und -besitz". Darin werden Benutzer dazu angeleitet, nur Inhalte
bereitzustellen, deren Besitzer sie sind.
Contoso-Beispielrichtlinie: Inhaltsmitwirkung und -besitz
Websitesponsoren sind dafür verantwortlich, dass die auf ihren Seiten bereitgestellten Inhalte zutreffend
und relevant sind und den Richtlinien für Datensatzaufbewahrung entsprechen.
Stellen Sie auf einer Website für die Zusammenarbeit oder auf "Meine Website" nur Inhalte bereit, deren
Besitzer Sie sind. Besitz bedeutet, dass das Dokument von einer Person in Ihrer Abteilung erstellt wird oder
wurde und Ihre Abteilung zur Wartung des Inhalts im gesamten Lebenszyklus verpflichtet ist. Muss auf Ihrer
Website auf ein Dokument zugegriffen werden, das nicht im Besitz Ihrer Abteilung ist, bitten Sie den Besitzer
um dessen Bereitstellung, und erstellen Sie dann auf Ihrer Website einen Link zu dem Dokument.
Stellen Sie keine Inhalte bereit, für deren elektronische Bereitstellung wir nicht das Recht besitzen, z. B. PDFs
oder eingescannte Bilder von Zeitungsartikeln oder anderen Dokumenten aus Quellen, für die unsere
Organisation keine Onlineveröffentlichungsrechte besitzt. Es kann ein Link zu diesem Inhalt auf der Website
des Inhaltsbesitzers erstellt werden.
Erwägen Sie außerdem, Richtlinien für die folgenden inhaltsbezogenen Themen zu erstellen:




Inhaltsbereitstellungszyklus: Erstellen Sie eine Richtlinie, durch die Benutzer daran erinnert werden,
Inhalte von der ursprünglichen Quelle oder Umgebung für die Zusammenarbeit zu löschen, wenn sie
im offiziellen SharePoint-Repository "veröffentlicht" werden (oder sorgen Sie durch automatisierte
Inhaltsentfernungsrichtlinien dafür, dass dies routinemäßig geschieht).
Inhaltsbearbeitung: Da Mitwirkende auf einer Website einen Link auf Inhalte einer anderen Website
verwenden können, die sie nicht besitzen, müssen die Benutzer in einem Standard daran erinnert
werden, Dokumente direkt zu bearbeiten, damit Links gültig bleiben.
Inhaltsformate und Namen: Entscheiden Sie, ob in Richtlinien festgelegt werden muss, wo bestimmte
Inhaltstypen in Ihrer Lösung gespeichert werden, und ob Dateibenennungsstandards erforderlich
sind. Erwägen Sie eine Richtlinie zur Definition, welche Inhaltstypen in Ihre SharePoint-Lösung
gehören und welche Inhaltstypen an anderen Speicherorten abzulegen sind. Angesichts der
leistungsstarken Suchfunktionen in SharePoint Server ist es nicht immer nötig, strenge Standards für
Dateinamen zu definieren. Ermutigen Sie die Benutzer nur, Namen zu wählen, die anderen die
Bestimmung des Dateiinhalts erleichtern.
Inhalte mit Links: Definieren Sie eindeutig, wer dafür zuständig ist, dass Links in Inhalten oder auf
einer Website nicht ungültig werden.
© 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]
Seite 20
SharePoint 2010-Steuerungsplanung
Juli 2010
Bereitstellen von Inhalten auf der Homepage
Sicher erwägen Sie, eine spezifische Richtlinie für die Bereitstellung von Inhalten auf der
Homepage Ihrer Portallösung zu erstellen. Die meisten Inhalte auf der Homepage sollten
sorgfältig kontrolliert werden, insbesondere für Ihr Intranet. Schließlich haben Sie nur eine
einzige Gelegenheit, einen ersten Eindruck bei den Benutzern zu erwecken, und zwar auf der
Homepage! In einem Unternehmensintranet konkurrieren unter Umständen mehrere
Unternehmenseinheiten, z. B. Unternehmenskommunikation oder Marketing und Personalwesen,
um Platz auf der Homepage. Auch wenn es sich bei Ihrer Lösung um eine Projektteamwebsite
handelt, müssen Sie sorgfältig überlegen, wie Informationen auf der Homepage der Website
präsentiert werden und wer an diesem wichtigen Ort Inhalte erstellen und platzieren darf. In
einigen Organisationen wird der Konflikt um Platz auf der Homepage durch Zuweisung von
Bereichen an bestimmte Abteilungen gelöst. Andere weisen den primären Besitz einer
bestimmten Abteilung zu (häufig der Abteilung für interne Kommunikation), setzen bei
Uneinigkeit über Inhalte jedoch das Steuerungskomitee oder den Lenkungsausschuss des
Portals für Aufsicht und Eskalation ein.
Bereitstellen von Inhalten auf persönlichen Seiten (Benutzerprofil)
Im Benutzerprofil können Benutzer ihre Interessen und Kompetenzen angeben, sodass andere in
der Organisation Verbindung mit ihnen aufnehmen oder mehr über sie erfahren können. Je mehr
Informationen ein Benutzer in seinem Profil freigibt, desto reichhaltiger sind das soziale
Netzwerk und die beruflichen Beziehungen, die er aufbauen kann. In einigen Organisationen
wird es nicht gern gesehen, dass Benutzer persönliche Informationen in ihr Profil aufnehmen.
Bevor Sie Benutzer ermutigen, ihre Interessen an Korbflechten, Klettern und Extremsport in
ihrem Profil anzugeben, sollten Sie sicherstellen, dass dadurch keine Datenschutzgesetze oder
Normen verletzt werden. Wenn keine rechtlichen Gründe gegen persönliche Informationen im
Benutzerprofil sprechen, raten wir dazu, diese anzugeben. Ermöglichen Sie den Benutzern, an
Informationen hinzuzufügen, was sie veröffentlichen möchten, aber geben Sie in Ihrem
Steuerungsplan Hinweise zu angemessenen und nützlichen Angaben. Im Allgemeinen wissen die
Benutzer selbst am besten, was sie ihren Arbeitskollegen mitteilen möchten und was besser
privat bleiben sollte. Außerdem wird die Community in der Regel schnell feststellen, wenn
jemand unangemessene Informationen freigegeben hat. Dies hilft Ihnen, Ihren Steuerungsplan
durchzusetzen. Soziale Datenschutznormen ändern sich, und was 50-Jährige möglicherweise
lieber nicht veröffentlichen würden, kann für 20-Jährige durchaus passend und akzeptiert sein.
Außer Fertigkeiten und Interessen bietet SharePoint Server 2010 Benutzern die Möglichkeit, ihre
Kompetenzen in einem Bereich namens Fragen anzugeben. In diesem Feld können Benutzer
Themen definieren, bei denen sie anderen behilflich sein können. Ihr Steuerungsplan sollte ein
vorgeschlagenes Format für Beschreibungen in diesem Bereich und Beispiele für gut
geschriebene Beschreibungen enthalten.
In SharePoint Server 2010-Statusaktualisierungen können Benutzer beschreiben, was sich auf
ihrer Profilseite getan hat. Statusaktualisierungen sind nicht für ausführliche Beschreibungen
von Aktivitäten gedacht, sondern für schnelle Aktualisierungen von Meilensteinen oder
Aufgaben, die anderen mitteilen, woran jemand arbeitet oder worüber er nachdenkt. Ihr
Steuerungsplan sollte Anleitungen oder Beispiele enthalten, die Benutzern, die noch keine
Statusaktualisierungen erstellt haben, bei der richtigen Verwendung dieses Features helfen.
Außer Benutzer zum Hinzufügen wichtiger Meilensteine zu ermutigen, könnten Sie sie auch
bitten, über ihre Arbeit zu erzählen und eine Aktualisierung hinzuzufügen, wenn sie einen
wichtigen Punkt in einem Projekt erreicht haben oder Hilfe benötigen.
© 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]
Seite 21
SharePoint 2010-Steuerungsplanung
Juli 2010
Thematische Kategorien und Bewertungen
Soziales Feedback, d. h. von Benutzern als Tags (thematische Kategorien) und Bewertungen
hinzugefügte Inhalte, sind neu in SharePoint Server 2010. Über diese Funktionen können
Benutzer an Ihrer SharePoint-Lösung mitwirken, damit interagieren und die Auffindbarkeit von
Inhalten verbessern, indem sie die formale Klassifikation um zusätzliche, als nützlich
empfundene Tags ergänzen. Als thematische Kategorien werden Metadaten bezeichnet, die
Benutzer Inhalten hinzufügen, um deren Bedeutung, Bestandteile oder Funktion zu beschreiben.
Ihre Steuerungsrichtlinien sollten Richtlinien für die Vergabe thematischer Kategorien durch
Benutzer sowie Anleitungen und Beispiele für hilfreiche Kategorien in Ihrer Organisation
enthalten. Zudem sollten Sie die Benutzer darauf hinweisen, dass bei thematischen Kategorien
der Suchindex zur Sicherheitskürzung für in SharePoint Server gespeicherte Inhalte
verwendet wird. Dies bedeutet, dass Benutzer thematische Kategorien für vertrauliche
Dokumente vergeben können, diese Kategorien aber für Benutzer ohne Lesezugriff auf das
Dokument nicht sichtbar sind.
Wenn Sie das Bewertungsfeature in SharePoint Server 2010 aktivieren, erhalten Benutzer die
Möglichkeit, Dokumente (und Seiten) auf einer Skala von 0 bis 5 Sternen zu bewerten. Im
Steuerungsplan sollte dokumentiert sein, wie Bewertungen in der Organisation verwendet
werden. Sollen die Benutzer beispielsweise bewerten, ob der Inhalt gut geschrieben ist oder ob
sie ihn für nützlich halten? In einem Artikel im Wall Street Journal von Oktober 2009 2 wurde eine
Statistik zitiert, die besagt, dass Verbraucher in Onlinebewertungen für Produkte meist positive
Bewertungen hinterlassen: die mittlere Onlinebewertung für Produkte liegt bei 4,3 von 5
Sternen. Wenn Sie in Ihrer Organisation aussagekräftige Inhaltsbewertungen haben möchten,
müssen Sie Ihre Erwartungen definieren und den Benutzern die beabsichtigte Verwendung der
Bewertungen klar machen. Der Nutzen der Bewertungen hält sich in Grenzen, wenn alle
Bewertungen positiv sind. In einigen Organisationen werden Beispiele für Sternbewertungen als
bewährte Methoden eingeführt, aber ohne dedizierte Ressourcen lässt sich dieser Vorgang auf
Dauer schwer aufrechterhalten. Wenn Benutzer Inhalte nach ihrer eigenen Einschätzung
bewerten dürfen, kann dies helfen, mögliche bewährte Methoden zu finden. Sie können jedoch
nicht unbedingt davon ausgehen, dass Inhalte mit niedriger Bewertung "schlecht" sind.
Datensatzaufbewahrung
Definieren Sie klare Richtlinien für die Umsetzung der Datensatzaufbewahrungs-Richtlinien in
Ihrer Lösung. Legen Sie die Zuständigkeit der Inhaltsbesitzer für die Identifikation der Inhalte
als Datensätze und für die Zuordnung des geeigneten Datensatzaufbewahrungscodes zu einem
Inhaltselement fest. In SharePoint Server 2010 gibt es zwei Möglichkeiten, anzugeben, dass ein
Element einen Datensatz darstellt: direkt und im Datensatzarchiv. Die Wahl der richtigen
Methode für die Anwendung der Datensatzverwaltungsrichtlinien hat Auswirkungen darauf, wie
Benutzer Dokumente finden können. Daher sollte Ihr Datensatzverwaltungsansatz klar definiert
und einheitlich angewendet werden.
Inhaltsprüfung und -überarbeitung
Erwägen Sie eine Richtlinie, in der die Häufigkeit und der Typ der Überprüfung für die einzelnen
Inhaltstypen oder Websites definiert werden. Alle auf unternehmensweiten Websites
bereitgestellten Inhalte sollten einem Content Management-Prozess unterworfen werden, der die
Genauigkeit, Relevanz und Aktualität der Inhalte sicherstellt. Aber auch private Teamwebsites
2
Fowler, Geoffrey und De Avila, Joseph. On the Internet, Everyone's a Critic But They're Not Very Critical. Wall Street
Journal 5. Okt. 2009 http://online.wsj.com/article/SB125470172872063071.html.
© 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]
Seite 22
SharePoint 2010-Steuerungsplanung
Juli 2010
sollten über eine Content Management-Strategie verfügen. Für die meisten Websites sollte der
Inhaltsprüfungszyklus nicht mehr als 12 Monate ab dem Bereitstellungsdatum betragen. Stellen
Sie sicher, dass die Prüfungszyklen gegebenenfalls allen gesetzlichen und behördlichen
Anforderungen entsprechen.
Entwurfsrichtlinien und -standards
Erwägen Sie, Richtlinien und Standards für jedes der folgenden Entwurfselemente zu erstellen:






Erstellen neuer Unterwebsites
Seitenlayout und Organisation
Inhaltstypen und Metadaten
Inhaltsspezifische Richtlinien
Sicherheit
Branding
Erstellen neuer Unterwebsites
Falls einzelne Endbenutzer als Websitebesitzer zum Erstellen eigener Informationsarchitekturen
für Websites unter ihrer eigenen Kontrolle berechtigt sind, sollten Sie unbedingt Anleitungen
bereitstellen, die ihnen bewährte Methoden zum Erstellen von "Knoten" in einer
Informationshierarchie nahe bringen. Beispiele:




Besitz von Inhalten: Wenn eine bestimmte Unternehmensgruppe der primäre Besitzer aller Inhalte
auf der Seite oder Website ist, ist es u. U. sinnvoll, für diese Gruppe eine separate Unterwebsite
("Knoten") zu erstellen.
Sicherheit: Wenn eine Reihe von Inhalten hoch vertraulich ist, sollten sie für diese eine separate
Unterwebsite (Knoten) erstellen, um die Sicherheitseinstellungen für diese Inhalte einfacher steuern
zu können.
Datenbankverwaltung: Wenn Inhalte in einer Gruppe gesichert, wiederhergestellt oder anderweitig
verwaltet werden müssen, erleichtert eine spezielle Unterwebsite oder Seite für die Inhalte die
Verwaltung dieser Vorgänge.
Navigation: Minimieren Sie die Schachtelungstiefe der Informationsarchitektur. Es hat sich bewährt,
die Anzahl der Ebenen in der Hierarchie auf drei zu beschränken. So müssen sich die Benutzer nicht
allzu tief durchklicken, um an wichtige Inhalte zu gelangen. Erstellen Sie neue Knoten in der
Architektur nur aus den oben genannten Gründen.
Seitenlayout und Organisation
Nichts macht eine Website unübersichtlicher als eine zufällige Sammlung unorganisierter
Webparts. Jeder zum Seitenentwurf Berechtigte muss das Grundprinzip beachten, immer den
Endbenutzer im Blick zu haben. Zudem sollten Seitendesigner auch mit allgemeinen bewährten
Methoden für benutzerfreundliches Design vertraut sein. Im Folgenden sind einige empfohlene
bewährte Methoden für den Seitenentwurf aufgeführt:



Konsistenz: Legen Sie einen Standardentwurf für alle Seiten jeder Website fest, um sicherzustellen,
dass Benutzer bei der Navigation nicht durch wechselnde Seitenlayouts überrascht werden.
Geschwindigkeit: Sorgen Sie dafür, dass Benutzer wichtige Informationen möglichst schnell erhalten.
Verschieben des Fensterinhalts: Benutzer neigen dazu, sich auf die Informationen "über der Falz" in
Ihrem Seitenentwurf zu konzentrieren. Entwerfen Sie eine Seite entsprechend der
Standardbildschirmgröße in Ihrer Organisation, und achten Sie darauf, dass Benutzer die wichtigsten
© 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]
Seite 23
SharePoint 2010-Steuerungsplanung

Juli 2010
Informationen oder Webparts auf der Seite ohne Verschieben des Fensterinhalts finden können. Für
wichtige Informationen sollte das Verschieben des Fensterinhalts nicht toleriert werden. Einen
hervorragenden Referenzartikel zum Verschieben des Fensterinhalts und dazu, wann es im
Seitenentwurf toleriert werden sollte, finden Sie unter: http://www.useit.com/alertbox/scrollingattention.html.
Wichtiger Inhalt oben links: Platzieren Sie den wichtigsten Inhalt in der linken oberen Ecke der Seite.
Dort sehen die Leser zuerst hin, wenn sie auf die Seite gelangen. Wenn sich die wichtigsten
Informationen dort befinden, kann die Aufmerksamkeit des Benutzers leichter gewonnen werden, als
wenn die Informationen irgendwo auf der Seite versteckt sind.
Inhaltstypen und Metadaten
Ein Inhaltstyp ist eine Sammlung von Einstellungen, die einen bestimmten Typ von
Informationen definieren, z. B. einen Projektplan oder einen Finanzbericht. Ein Inhaltstyp kann
für das gesamte Unternehmen oder für eine Websitesammlung definiert werden. Er kann aber
auch "lokal" für eine bestimmte Seite oder Website definiert werden. Websitespalten stellen die
"Eigenschaften" eines bestimmten Inhaltstyps dar. Die Spalten sind Bestandteil der Attribute
oder Eigenschaften eines Inhaltstyps. Websitespalten können ebenfalls für die gesamte Lösung
oder für eine einzelne Website oder Websitesammlung definiert werden. Inhaltstypen und
Websitespalten sind Typen von Metadaten in SharePoint Server 2010. Die Werte vieler
Websitespalten (Metadaten) sind spezifisch für einzelne Websites. Bewährte Methoden und
Konzepte zum Definieren einer guten Metadatenstruktur sind in Kapitel 5 von Essential
SharePoint 2010 beschrieben. Dort wird das Planen der Informationsarchitektur erläutert. Ihr
Steuerungsplan muss neben den Standards und Richtlinien für die in der Lösung verwendeten
Inhaltstypen und Websitespalten auch Richtlinien dafür enthalten, wie Benutzer die Erstellung
eines neuen unternehmensweiten Inhaltstyps oder einer Websitespalte anfordern können.
Inhaltsspezifische Richtlinien
In erfolgreichen Lösungen für die Zusammenarbeit ist sichergestellt, dass Inhalte für
Endbenutzer leicht zugänglich sind. Dies bedeutet, dass Inhalte nicht nur auffindbar, sondern
auch für die Onlineverwendung geeignet strukturiert und verfasst sind. Auch wenn die
Mitwirkenden gute Verfasser sein mögen, sind sie vielleicht nicht mit bewährten Methoden zum
Schreiben für das Web vertraut. Daher ist es hilfreich, Standards und Richtlinien für bestimmte
Listen und Bibliotheken von SharePoint zu definieren. Nachstehend finden Sie Beispiele für
Standards, Richtlinien und bewährte Methoden, die Sie für Ihre Lösung in Erwägung ziehen
können.
Blogs und Wikis
Endbenutzer sollten wissen, welche sozialen Inhalte auf persönlichen Websites wie Blogs und
Wikis in Ihrer Organisation als angemessen gelten. In einigen Organisationen werden
Blogbeiträge zu Hobbys akzeptiert, in anderen nicht. Überlegen Sie sorgfältig, wie Sie die
Steuerungsrichtlinien für soziale Inhalte definieren. Sie dürfen nicht so viele Regeln für Inhalte
aufstellen, dass Benutzer dadurch von der Mitwirkung abgehalten werden. Es gibt nicht die eine
richtige Antwort für alle Organisationen. Kapitel 8: "Getting Social" in Essential SharePoint 2010
enthält spezifische Steuerungsvorschläge für Features sozialer Netzwerke, die Sie im Rahmen
des Steuerungsplans beachten sollten.
© 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]
Seite 24
SharePoint 2010-Steuerungsplanung
Juli 2010
Ankündigungen
Insgesamt sollte der Stil aller Texte präzise und hilfreich sein. Versehen Sie Ankündigungen mit
einem aussagekräftigen, prägnanten Titel. Erwähnen Sie in der Ankündigung die wichtigsten
Informationen zuerst, und formulieren Sie kurz, in höchstens vier oder fünf Sätzen. Vermeiden
Sie in Ankündigungen nach Möglichkeit große Schriftarten und Leerräume. Unterstreichen Sie im
Text ausschließlich Hyperlinks. Verwenden Sie als Linktext eine knappe Beschreibung des Links,
um dem Benutzer das Überfliegen des Texts zu erleichtern:



Schlecht: Klicken Sie hier für das neueste Anwendungsformular
Besser: Laden Sie das neueste Anwendungsformular herunter
Am besten: Laden Sie das neueste Anwendungsformular herunter
Diskussionsrunden
Effektive Diskussionsrunden brauchen jemanden, der als Moderator dafür sorgt, dass Fragen
beantwortet werden und die Diskussionsrunde einen Mehrwert darstellt. In manchen
Organisationen müssen Sie sich bei der Rechtsabteilung versichern, dass Informationen zu
Produkten, Forschungsaktivitäten, Patenten, Daten, bestimmten Vorschriften unterliegenden
Inhalten oder rechtlichen Problemen in Onlinediskussionsrunden erörtert werden dürfen.
Bild- oder Videobibliotheken
In Bild- oder Videobibliotheken bereitgestellte Inhalte sollten geschäftsbezogen und zur
Veröffentlichung in der Unternehmensumgebung geeignet sein. Holen Sie von jeder Person auf
einem Bild oder Video, das auf einer Website bereitgestellt werden soll, vor dem Hochladen die
Genehmigung ein. Vergewissern Sie sich außerdem, dass Ihre Organisation Eigentümer des
Bilds ist oder die Lizenz zu seiner Verwendung erworben hat.
Links
In manchen Fällen haben Benutzer und Websitedesigner die Möglichkeit, anzugeben, ob ein Link
in einem neuen Fenster geöffnet werden soll. Im Allgemeinen werden folgende Standards für
Links empfohlen:



Links zu Dokumenten oder Seiten innerhalb der Websitesammlung: nicht in einem neuen Fenster
öffnen.
Links zu Dokumenten oder Seiten in einer anderen Websitesammlung: in einem neuen Fenster
öffnen.
Links außerhalb des Intranets (zu einer anderen Anwendung innerhalb des Unternehmens oder zu
einer Internetwebsite): in einem neuen Fenster öffnen.
Dokumentbibliotheken
Bedenken Sie, wie Dokumente verwendet werden, wenn Sie sie zu SharePoint Server hochladen.
Dokumente können in nahezu jedem Dokumentformat zu SharePoint Server hochgeladen
werden (Word, PDF, Excel, PowerPoint usw.). Wenn Sie ein Dokument in seinem systemeigenen
Format, Word, Excel oder PowerPoint, hochladen, können Benutzer es herunterladen und
problemlos bearbeiten, um eigene Versionen zu erstellen. Wenn sie nicht über das Recht
Mitwirkender für eine Bibliothek verfügen, können sie das Dokument nicht wieder auf
derselben Website bereitstellen. Dokumente, die von anderen Benutzern als Beispiele wieder
verwendet werden können, sollten immer in ihrem systemeigenen, bearbeitbaren Format
hochgeladen werden. Dokumente, die vor Bearbeitung oder Änderung geschützt werden
müssen, selbst in einer "privaten" Kopie, sollten in einem geschützten Format oder mit
© 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]
Seite 25
SharePoint 2010-Steuerungsplanung
Juli 2010
Kennwörtern für die Bearbeitung hochgeladen werden. Ziehen Sie für umfangreiche Dokumente
das PDF-Format in Erwägung, da damit die Dateigröße und somit die Dauer des Downloads für
andere reduziert wird.
Sicherheit
Sicherheitserwägungen stellen eines der wichtigsten Entwurfselemente für eine SharePointWebsite dar. Es ist wichtig, die Sicherheit schon beim Entwurfsprozess zu berücksichtigen. Denn
das Wissen, wie Objekte auf der Website abgesichert werden müssen, beeinflusst die
Websitestruktur, das Seitenlayout und den Entwurf der Metadaten. Da die Endbenutzer in fast
allen SharePoint-Bereitstellungen die Sicherheit für von ihnen kontrollierte Websites in gewissem
Maße verwalten können, muss unbedingt sichergestellt werden, dass jeder mit Berechtigungen
zum Zuweisen von Sicherheitseinstellungen die Funktionsweise der SharePoint-Sicherheit
versteht.
In SharePoint Server können Inhalte bis auf die Elementebene abgesichert werden. Zudem
stehen mehrere Optionen zum Erstellen von Sicherheitsgruppen zur Verfügung. Dies ist ebenso
ein Segen (aufgrund der dadurch ermöglichten Flexibilität) wie ein Fluch (da es Benutzern das
Erstellen übermäßig komplexer und praktisch unverwaltbarer Sicherheitsmodelle erleichtert). Als
bewährte Methode ist es hilfreich, Benutzern ohne Erfahrung mit SharePoint Server Beratung bei
der Sicherheitsplanung anzubieten, da das Planen der Sicherheit leicht in die Kategorie
"Versuchen Sie das lieber nicht zu Hause" fällt.
Sie müssen in Ihrem Steuerungsplan bestimmte Sicherheitsrichtlinien klar formulieren und
deren Anwendung auf SharePoint-Websites festlegen.
Branding
Die Abteilung für Unternehmenskommunikation (oder eine entsprechende Abteilung) definiert in
den meisten Organisationen Brandingstandards für die Intranet- und Internetpräsenz. Eine
wesentliche Steuerungsentscheidung, über die Sie nachdenken müssen, besteht darin, ob das
Unternehmensbranding in einer bestimmten SharePoint-Websitesammlung geändert werden
kann. Es kann geschäftliche Gründe geben, vom Unternehmensbranding abzuweichen:
Beispielsweise möchten Sie eine Extranet-Website für die Zusammenarbeit erstellen, die ein CoBranding mit Ihrer Organisation und einem Partner aufweist. In einer Intranetlösung finden
Benutzer es möglicherweise verwirrend, wenn sich das Branding von Website zu Website ändert.
Daher sollten Sie u. U. mit Blick auf den Websitebenutzer Brandingstandards und -richtlinien
definieren. Die Verwendung von farbigen oder veränderlichen Elementen beim Websitebranding
kann bei der Durchsetzung des Sicherheitsmodells helfen. Beispielsweise könnte das Branding
oder Design der Website das Sicherheitsmodell der Website widerspiegeln: ein Design oder
Markenzeichen für unternehmensweite Intranetwebsites und ein anderes für sichere
Teamwebsites. Auf diese Weise können Mitwirkende optisch daran erinnert werden, dass
Inhalte, die sie auf einer Website mit dem "öffentlichen" Markenzeichen bereitstellen, von jedem
in der Organisation gesehen werden können.
Vermitteln des Steuerungsplans: Schulung und
Kommunikation
In diesem Whitepaper wurde im Wesentlichen das Erstellen eines Steuerungsplandokuments
beschrieben. Das Steuerungsplandokument ist wichtig – es stellt ein einzelnes umfassendes
Artefakt dar, in dem Sie Ihre Zielsetzung, Prinzipien, Rollen und Zuständigkeiten sowie
Richtlinien und Standards beschreiben. Wenn jedoch schon das Whitepaper zum Erstellen eines
Steuerungsplans fast 30 Seiten umfasst, wie groß wird dann wohl Ihr tatsächlicher
© 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]
Seite 26
SharePoint 2010-Steuerungsplanung
Juli 2010
Steuerungsplan werden! Lange Dokumente sind nicht grundsätzlich schlecht. Das Problem mit
einem umfangreichen Steuerungsplan ist jedoch, dass sehr viele Benutzer Ihre
Steuerungskonzepte verinnerlichen müssen und umfangreiche Dokumente nur schwer lesbar
sind.
Denken Sie beim Erstellen des Steuerungsplans daran, wie Benutzer den Inhalt des Plans
aufnehmen und verinnerlichen werden. Es gibt ein großartiges Zitat von Blaise Pascal, das
häufig fälschlicherweise Mark Twain (und anderen) zugeschrieben wird. Im französischen
Original lautet es "Je n'ai fait celle-ci plus longue parceque je n'ai pas eu le loisir de la faire plus
courte". Frei übersetzt bedeutet dies "Wenn ich mehr Zeit hätte, hätte ich einen kürzeren Brief
geschrieben". Die zusätzliche Zeit, die Sie in eine möglichst knappe Formulierung des Plans
investieren, zahlt sich aus, indem Benutzern das Verständnis und die Befolgung der Regeln
erleichtert wird.
Neben der präzisen Formulierung sollten Sie auch dafür sorgen, dass der Steuerungsplan im
Schulungsplan des Unternehmens ausreichend berücksichtigt wird. Nicht jeder Benutzer muss
mit dem Entwurf von SharePoint-Websites vertraut sein, aber jeder Benutzer Ihrer Lösung muss
die Grundlagen des Steuerungsplan verstehen. Dies ist in SharePoint Server 2010 noch
wichtiger als in vorherigen Versionen, da bei aktivierten benutzerdefinierten Tags und
Bewertungen jeder Benutzer zum Mitwirkenden an Inhalten wird. Und ein wesentlicher
Bestandteil des Steuerungsplans sind schließlich die Richtlinien für die Mitwirkung an Inhalten.
Beispiele für Techniken zur Kommunikation und Schulung über Steuerung
•
Erstellen Sie einen "Spickzettel" mit den wichtigsten Grundprinzipien. Sie könnten sie auch auf ein
Mauspad drucken.
•
Beginnen Sie jeden SharePoint-Schulungskurs mit einer Wiederholung der Grundprinzipien.
•
Erstellen Sie eine laminierte Karte oder einen Magneten mit der Zielsetzung.
•
Verteilen Sie kurze, aber spezifische Aufgabenbeschreibungen für jede Rolle, und machen Sie sie für
Benutzer in diesen Rollen leicht zugänglich.
•
Verwenden Sie Poster im Pausenraum, Newsletter und Videodisplays, um eine "Werbekampagne" für die
Datensatzverwaltung (oder andere wichtige Steuerungsthemen) zu erstellen.
•
Verwenden Sie den Platz auf der Homepage, um für bewährte Methoden der Steuerung zu werben –
insbesondere solche für effektives Content Management.
Schlussbemerkung
Ein Steuerungsplan muss "lebendig" bleiben, um nützlich und effektiv zu sein. Sie benötigen
einen Plan, um das Dokument auf dem neuesten Stand zu halten, vor allem wenn sich
Richtlinien im Laufe der Zeit ändern. Denken Sie an folgende Aktivitäten:



Erstellen Sie einen Steuerungsplan, um die Qualität und Relevanz von Inhalten sicherzustellen und
dafür zu sorgen, dass alle Benutzer ihre Rollen und Zuständigkeiten verstehen.
Stellen Sie sicher, dass ein Steuerungskomitee oder Lenkungsausschuss mit einem starken Verfechter
in der Rolle des Projektsponsors eingesetzt wird.
Halten Sie das Steuerungsmodell einfach. Lösungen erfordern ein strenges Steuerungsmodell, aber
keine komplizierten Modelle mit aufwändiger Bürokratie.
© 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]
Seite 27
SharePoint 2010-Steuerungsplanung




Juli 2010
Machen Sie die Lösung selbst nicht komplizierter als nötig. Vermeiden Sie allzu ausgeklügelte
Entwürfe. Nur weil SharePoint Server ein tolles Feature bietet, müssen Sie es nicht bereitstellen,
jedenfalls nicht sofort.
Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer mit Entwurfsrechten oder Vollzugriff Ihre Grundprinzipien für
den Entwurf verinnerlicht und Mitwirkende an Inhalten die Grundprinzipien für Inhalte verstanden
haben.
Denken Sie darüber nach, wie Sie langfristig die Einhaltung des Steuerungsplans sicherstellen wollen,
besonders für leicht zugängliche Websites. Möglicherweise müssen einige Websites sorgfältig
überwacht und überprüft werden, während bei anderen Stichproben genügen.
Ein effektiver Steuerungsplan muss nicht jede Bewegung einschränken, er muss Benutzern Anleitung
bieten, um sicherzustellen, dass die Lösung langfristig wirkungsvoll und attraktiv bleibt.
Informationen zu den Autoren
Scott Jamison, Managing Partner und CEO bei Jornata LLC, ist ein international renommierter
Experte für Knowledge Worker-Technologien und Lösungen für die Zusammenarbeit und blickt
auf eine fast 20-jährige Erfahrung in der Anleitung von Managern und Technologieexperten bei
der Bereitstellung von zahlreichen Unternehmenslösungen für Kunden zurück. Scott ist ein
strategischer Denker, Technologe und eine Führungskraft. Im Oktober 2009 wechselte Scott zu
Jornata (www.jornata.com), einem Beratungs- und Schulungsunternehmen für SharePoint und
Microsoft Online Services.
Vor seinem Einstieg bei Jornata war Scott Director, Enterprise Architecture bei Microsoft und
hatte zahlreiche Führungspositionen inne, einschließlich die eines Senior Managers in einem auf
Microsoft spezialisierten Beratungsteam bei Dell. Scott hat mit Microsoft-Teams auf lokaler,
regionaler und internationaler Ebene zusammengearbeitet, häufig als Berater für das MicrosoftProduktteam. Scott ist eine anerkannte Führungspersönlichkeit und hat zahlreiche Bücher und
dutzende von Zeitschriftenartikeln veröffentlicht und tritt regelmäßig als Redner auf der ganzen
Welt auf.
Scott besitzt einen Master für Computer Science der Boston University und setzte seine Studien
an der Bentley's McCallum Graduate School of Business fort. Scott ist Microsoft SharePoint
Certified Master.
Susan Hanley ist President bei Susan Hanley LLC. Sie ist Expertin für Design, Entwicklung und
Implementierung von erfolgreichen Portallösungen mit dem Schwerpunkt auf
Informationsarchitektur, Benutzerakzeptanz, Steuerung und Messwerte für
Unternehmenswertschöpfung. Sie ist international renommierte Expertin für Knowledge
Management und verfasst einen Blog zu SharePoint und Zusammenarbeit für Network World
Magazine, den Sie unter http://www.networkworld.com/community/sharepoint finden.
Bevor sie ihr eigenes Beratungsunternehmen gegründet hat, war Sue 18 Jahre als Beraterin bei
American Management Systems tätig, wo sie für das Knowledge-Management-Programm des
Unternehmens verantwortlich war. Während dieser Zeit wurde sie von Consultants News als eine
der wichtigsten "Knowledge Leader" der größeren Beratungsunternehmen betrachtet. Sue
verließ AMS, um die Beratungsabteilung "Portals, Collaboration, and Content Management" für
Plural zu leiten, das im Jahr 2003 von Dell übernommen wurde. In dieser Funktion war sie
verantwortlich für ein Team, das hunderte von Lösungen auf der Grundlage der
Microsoft SharePoint-Plattform entwickelte, und sie war Mitglied des Microsoft Partner Advisory
Council for Portals and Collaboration. Im Jahr 2005 gründete sie Susan Hanley LLC
(www.susanhanley.com), ein Beratungsunternehmen, das Kunden bei der Erzielung
erfolgreicher Geschäftsergebnisse durch Portale und Lösungen für die Zusammenarbeit
© 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]
Seite 28
SharePoint 2010-Steuerungsplanung
Juli 2010
unterstützt. Für ihre Kunden hat sie einige der weltweit größten Bereitstellungen von SharePoint
durchgeführt.
Sue besitzt einen MBA der Smith School of Business der University of Maryland at College Park
und einen BA in Psychologie der Johns Hopkins University.
© 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Wenn Sie dieses Dokument kommentieren möchten, wenden Sie sich an [email protected]
Seite 29
Herunterladen