Projektsteuerung / Berichtswesen

Projektsteuerung / Berichtswesen
• Inhalt:
Instrument des Berichtswesens
• Durchführung:
Lehrgespräch
• Ergebniserwartung:
Erwerb von Kenntnissen in Bezug auf
gängige Berichterstattungsformen
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Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement
Projektsteuerung / Berichtswesen
1
Berichtswesen
Voraussetzung für eine effiziente Projektsteuerung ist, daß die
Entscheidungsträger Kenntnis sämtlicher relevanter Informationen
besitzen.
Ziel der Berichterstellung ist es daher, die richtige Information in
der richtigen Qualität und Quantität zur richtigen Zeit und am
richtigen Ort für die richtige Person zur Verfügung zu stellen.
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Projektsteuerung / Berichtswesen
2
Berichtswesen:
Häufig auftretende Probleme in der Praxis

Die Projektteammitglieder reden aneinander vorbei, da Begriffe
unterschiedlich
ausgelegt
und
Situationen
unterschiedlich
interpretiert werden.

Vom Projektleiter oder einzelnen Projektteammitgliedern werden
Entscheidungen getroffen, ohne sie mit den betroffenen Personen
abgestimmt oder diese informiert zu haben.

Aufgrund mangelnder Informationen über den aktuellen
Projektstatus oder zukünftige Projektstrategien sind die Beteiligten
verunsichert oder verfolgen selbst definierte Ziele.

Alle am Projekt Beteiligten erhalten die gleichen Projektberichte, so
daß es für den einzelnen fast unmöglich wird, die für ihn relevanten
Informationen zu selektieren.
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Projektsteuerung / Berichtswesen
3
Komponenten
eines Projektinformationssystems
INFORMATIONSSYSTEM
Mündliche
Kommunikation
Dokumentation
Berichtswesen

Informelle Gespräche

Projektdefinition

Projekthandbuch

Kick-off-Meeting

Projektfortschrittsberichte

Ablagesystem

Projekt-Start-Sitzung

Protokolle

Projektplanungsworkshops

Projektabschlußbericht

Koordinationssitzungen

Projektabschlusssitzung
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Projektsteuerung / Berichtswesen
4
Aufgaben des Berichtswesens
Aufgaben des
Berichtswesens
Es soll einen
schnellen, einfachen
Projektüberblick
ermöglichen.
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Es soll frühzeitig
und klar Probleme
und Risiken
aufzeigen.
Projektsteuerung / Berichtswesen
5
Arten des Informationsaustausches
Arten des
Informationsaustausches
Wie
Die formelle Art
des
Informationsaustausches
Worüber
Wann
Die informelle Art
des
Informationsaustausches
Warum
Es gibt Regeln
und Formen
des Informationsaustausches.
Wen
Der Informationsaustausch
ist keinen Regeln unterworfen.
Wer
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6
Aufbau und Planung
eines Projektinformationssystems
Bei
Realisierung
der
Projektstartsitzung
sollten
auch
die
wesentlichen
Bestandteile des Projektinformationssystems zwischen den Beteiligten vereinbart
werden. Dazu eignet sich der folgende Ablauf:
1.
Analyse der Zielgruppen (Projektumfeldanalyse).
2.
Definition der Aufgaben des Projektes (PSP).
3.
Erhebung und Definition des Informationsbedarfs je Zielgruppe.
4.
Auswahl der geeigneten Kommunikationsintrumente.
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7
Aufbau und Planung
eines Projektinformationssystems
Kommunikationsinstrument
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Ersteller,
Absender
Adressat,
Zielgruppe
Ziel,
Inhalt
Projektsteuerung / Berichtswesen
Häufigkeit,
Termin
8
Hinweise zum Projektinformationssystem

Informationen sollten immer auf den jeweiligen Adressaten abgestimmt
sein.

Moderne EDV-Anwendersoftware ermöglicht ein professionelles und doch
einfach zu handhabendes Informationssystem.

Auf jedes Dokument sollte die dazugehörige Arbeitspaketnummer
geschrieben werden.

Der PSP sollte als Inhaltsverzeichnis für die Ablage verwendet werden.

Auch bei der Ablage mittels des PC sollte dieselbe Ablagestruktur
verwendet werden.

Unternehmen, die des öfteren Projekte durchführen, haben eine
Projektmanagementstelle, die Erfahrungen über die bereits realisierten
und gerade laufenden Projekte sammelt (z.B. Projektdefinitionen,
Projektabschlußberichte, Projekthandbücher etc.).
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9
Merkmale des Berichtswesens
1. Hierarchische Gliederung.
2. Wenige standardisierte Dokumente für jeden Benutzer.
3. Projektstatus muß auf einen Blick erkennbar sein.
4. Harte und weiche Daten sollten enthalten sein.
5. Probleme und Risiken sollten klar gekennzeichnet sein.
6. Trendanalysen sollten enthalten sein.
7. Bei Planabweichungen sollten mögliche Gegenmaßnahmen aufgezeigt werden.
8. Rechtzeitige Entscheidungen und Aktionen sollten sichergestellt sein.
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10
Berichtszeitpunkte während des Projektablaufs
Projektabschlußbericht
Projekt Start-Up
Bericht in Ausnahmesituationen
regelmäßiger Bericht





täglich
wöchentlich
14tägig
monatlich
usw.
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Die Statusermittlung wird sofort durchgeführt.
Meilenstein-Bericht
Bericht im Falle des erfolgreichen
Eintretens eines Meilensteines.
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11
Berichtsplan
Berichtsarten
Ersteller
Empfänger
Form
Berichtszyklus
Auftraggeberorientiert:

Sofortberichte
AP / TPL / PL
PK / GL / AG
Formblatt
bei Bedarf

Statusberichte
TPL / PL
PK / GL / AG
Formblatt
monatlich

Zwischenpräsentationen
PL / TPL / AL
PK / GL / AG
Vortrag
meilensteinabhängig

Endpräsentationen
PL / TPL / AL
PK / GL / AG
Vortrag
nach Projektabschluß
Interne Berichte:

Situationsbericht
PL
GL
Formblatt
monatlich

Abschlußbericht
PL
GL
Formblatt
nach Projektabschluß
AG = Auftraggeber
AL = Abteilungsleiter
AP = Arbeitspaketverantwortlicher
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GL = Geschäftsleitung
PL = Projektleiter
PK = Projektkomitee
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TPL = Teilprojektleiter
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Projektbericht


interner Auftraggeber
Mitglieder der Projektorganisation


zu Projektbeginn
bei wesentlichen Planänderungen
Inhalt:







Problemstellung, Ausgangssituation
Zielsetzungen, geplantes Arbeitsergebnis
kritische Erfolgsfaktoren
Hauptaufgaben
Meilensteine / Termine
grobe Kostenplanung, geschätzter Arbeitsaufwand
Rollen, Kompetenzen, Verantwortung
(Auftraggeber, Auftragnehmer, Projektmitarbeiter, Ansprechpartner)
Umfang:

1-4 Seiten (ohne Beilagen)
Adressat:
Zeitpunkt /
Häufigkeit:
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13
Projektfortschrittsberichte


Projektauftraggeber
gesamte Projektorganisation

zu den bei Projektbeginn festgelegten Zeitpunkten (z.B. monatlich)
Inhalt:





Leistungsfortschritt, Terminfortschritt, Kostenstatus
besondere Problemstellungen, Abweichungen
Feststellen eines Entscheidungsbedarfs
wichtige inhaltliche Ergebnisse
Wie geht es weiter ? (nächste Schritte)
Umfang:

je nach Projekt 2-10 Seiten
Adressat:
Zeitpunkt /
Häufigkeit:
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14
Projektfortschrittsbericht
Projekt:
Projekt-Nr.:
Termine:
% abgeschlossen
Kosten:
Ist-Kosten
Rest-Kosten
Aufwände:
Ist-Aufwand
Rest-Aufwand Erw. Ges.-Aufwand
Vorstandsbeschluß erforderlich:
Stand:
Start
Projektauftraggeber:
Projektleiter:
Erwartetes Ende
Planende
Erw. Ges.-Kosten
Plan-Kosten
Abweichung
Plan-Aufwand
Abweichung
ja
nein
Abweichung
Ziel des Beschlusses:
Status:
Abweichungsbegründung / Konsequenzen / Maßnahmen:
Anlagen
Begründung
Terminplan
Kostenplan
Aufwandsplan
Konsequenzen
Maßnahmen
Sonstige
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Ressourcenhistogramm
15
Projektstatusbericht: Inhalt
1. Schlagzeilen:
2. Sachstand:
wichtigste gegenwärtige und zu erwartende Ereignisse, Probleme und Trends
wesentliche Ereignisse, Ergebnisse, technische Problemzonen, Lösungsmöglichkeiten,
Maßnahmen und Risikoeinschätzung im gegenwärtigen Berichtszeitraum;
vorgesehene Ziele, Ereignisse, Tätigkeiten für den folgenden Zeitraum.
3. Terminsituation:
Meilenstein-Trendanalyse mit Erläuterungen zu den dargestellten Situationen, Problemen,
Verschiebungen;
oder Balkenplan mit Plan-Ist-Vergleich und zugehörigen Kommentaren
4. Kostensituation:
Plan-Ist-Vergleich mit Freigabe, Obligo, Vertragswert, Überzügen sowie
entsprechende Bemerkungen zu Abweichungen, Veränderungen;
Fertigstellungswert, Kosten-Trendanalyse
5. Unterauftragnehmer,
Vertragssituation,
Sonstiges:
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ggf. Situation bei den Unterauftragnehmern; Stand der Vertragsverhandlungen,
Angebote; nicht erfüllbare Garantieleistungen, Gewährleistungen;
Markt- und Wettbewerbssituation
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Der Projektabschlußbericht:
Anforderungen und Inhalte
Adressat:


interner Auftraggeber
ausgewählte Personen der Projektorganisation
Zeitpunkt:

zu Projektende
Inhalt:



Umfang:

Gesamtbeurteilung des abgewickelten Projektes
Darstellung des Projektverlaufs: Ausgangslage, Vorgehensweise
Darstellung der Projektergebnisse: erbrachte Leistungen, Termine,
verbrauchte Kosten und Personaleinsatz, Abweichungsanalysen
 Besondere Ereignisse, Problemstellungen und Lösungen im
Projektverlauf
 Gemachte
Erfahrungen für zukünftige Nutzung, StärkenSchwächen-Analyse
 Wie geht es nach Projektende weiter (Empfehlungen) ?
je nach Projekt 2- 10 Seiten, zusätzlich diverse Beilagen
(nach Patzak)
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Projektabschlußbericht
Projekt:
Projekt-Nr.:
Projektleiter:
Interner Auftraggeber:
vorläufig:
endgültig:
Datum:
Ziele:
Ursprüngliche Ziele:
Zieländerungen:
Termine:
Ist-Ende
Plan-Ende
Abweichung
Kosten:
Ist-Kosten
Plan-Kosten
Abweichung
Aufwände:
Ist-Aufwand
Plan-Aufwand
Abweichung
Ergebnis:
Abweichungsbegründung / Konsequenzen / offene Angaben:
Projektleiter:
Anlagen:
Auftraggeber:
Terminplan
Kostenplan
Begründung
Konsequenzen
Aufwandsplan
Maßnahmen
Sonstige
(nach Patzak)
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18
Projekthandbuch
1. Zieldefinition und Leistungsplanung:
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
Abgrenzung, Ziele (Projektdefinition)
Objektgliederung (Pflichtenheft und Leistungsspezifikation)
Aufgabengliederung (Projektphasen, Projektstrukturplan)
Aufgabenspezifikation
Schnittstellen im Projekt
Definition der Abnahmeprozedur
3. Projektorganisation:
3.1
3.2
3.3
3.4
Beschreibung der Rollen und Teams
graphische Darstellung der Projektorganisation
Aufgaben- und Verantwortlichkeitsverteilung
Ansprechpartner und Adressen
4. Projektplanung:
4.1
4.2
4.3
Terminplanung
Ressourcenplanung
Kostenplanung
5. Qualitätsmanagement:
5.1 Definition von Qualitätskriterien
5.2 organisatorische Regelungen
5.3 laufende Qualitätssicherung
2. Projektumfeld:
6. Projektinformationswesen und -kommunikation 6.1
6.2
6.3
6.4
Sitzungsplanung
Fortschrittsberichte
Sitzungsprotokolle
Ablagestrukturen
7. Projekt-Controlling
8. Projektabschluß
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Projektbezogene Ablage
Dokumentation ist ganz allgemein die nutzungsgerechte Zusammenstellung und
Ordnung sowie Nutzbarmachung von Dokumenten:

Die Zusammenstellung umfaßt im Projektmanagement die Auswahl all jener
Dokumente (Akten, Schriftstücke und Projektunterlagen), die für eine Nutzung
in kommenden Projektphasen sowie nach Projektbeendigung in weiteren
Projekten benötigt werden.

Die Ordnung umfaßt das Aufbauen von Ablagekriterien und Zuordnen der
Dokumente (Klassifizieren) zu diesem Ordnungssystem. Hierfür ist eine logisch
strukturierte Ablageordnung zu schaffen. Im Projektmanagement hat sich eine
den PSP abbildende Logik der Projektlage bewährt.

Die Nutzbarmachung von Dokumenten umfaßt alle Maßnahmen, die das
Auffinden, den Zugriff und die rasche Aufnahme von Information für zukünftige
Projektaufgaben erleichtern.

Hierfür
ist
das
Beschlagworten
(Indizieren)
der
ausgewählten
Projektdokumente, im Fall einer physischen Ablage auch das Vorsehen eines
Deckblattes zur Orientierung über Inhalt und Nutzung (Kommentar) erforderlich
(kontextorientierte Inhaltsanalyse).
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20
Projektdokumentation: Ziele
Ziele einer Projektdokumentation sind:

Den im Projektteam neu aufgenommenen Mitarbeitern, z.B. bei
Personalwechsel sowie bei Eintritt in neue Projektphasen, die
Einarbeitung zu erleichtern und eine rasche Orientierung über das
Projekt zu ermöglichen.

Im
Sinne
einer
Qualitätssicherung
und
Produkthaftung
die
Nachvollziehbarkeit des Projektablaufs zu garantieren.

Interessierten Personen nach Projektabschluß die Nutzung von im
Projekt gemachten Erfahrungen zu erleichtern.
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Projektsteuerung / Berichtswesen
21
Projektdokumentation: Voraussetzungen
Ein Projektdokumentationssystem sollte folgende Voraussetzungen
erfüllen:

transparente, nachvollziehbare Gliederung

durchgängige Gliederung (chronologisch, nach Sachthemen,
Arbeitspaketen etc.)

Verweissystem, wo weitere Dokumente zu finden sind

möglichst personenunabhängige Lesbarkeit und Verständlichkeit
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22
Daten des Berichtswesens
Das Berichtswesen muß grundsätzlich alle Größen darstellen, bei denen
Abweichungen auftreten können und die daher gesteuert werden müssen.
Weiche Daten
Harte Daten
objektiv meßbare, erfaßbare Daten,
wie z.B.:
 Termine
 Kosten
 Personalsituation
 Projektorganisation
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Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement
subjektive, psychisch / soziale Daten,
wie z.B.:
 aufgetretene Probleme
 Motivation der Beteiligten
 Verhalten von Projektmitarbeitern
 Kommunikation / Information
 Erwartungen / Gerüchte
Projektsteuerung / Berichtswesen
23
Bearbeitungsstufen des Berichtswesens
Wie erhält man die gewünschten Daten ?
Datengewinnung
Wo werden diese Daten erfaßt ?
Datenerfassung
Welche Daten wählt man aus ?
Datenauswahl
Sind die Daten zuverlässig ?
Datenkontrolle
Welche Form der Darstellung eignet sich für die Daten ?
Wer nutzt die Daten, wie und wofür ?
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Projektsteuerung / Berichtswesen
Datendarstellung
Datennutzung
24
Methoden der Datengewinnung
Datengewinnung
formale Abfragen
Formale Abfragen
durch einen Mitarbeiter.
„Terminjäger“
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Beobachtung
teamorientierte
Datengewinnung
Review
Formale
Berichterstattung über:
 Rückmeldelisten
 Kostenerfassungsbelege
 Stundenschreibung
Projektsteuerung / Berichtswesen

Meilenstein-Trendanalyse

Kosten-Trendanalyse
25
Erfassung der Daten
Projekt
AP
TP
TP
AP
AP
AP
AP
TP
TP
TP
TP
Ebenen der Datenerfassung:
AP
AP
AP
AP
AP
AP
Teilprodukte, -systeme
Arbeitspakete
AP
ausführende Stellen
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AP
AP
Projektsteuerung / Berichtswesen
26
Ist-Daten-Erfassung
A. Leistung
Menge
Qualität
B. Termine
C. Ressourcen
D. Kosten
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
% Fertigstellungsgrad je Arbeitspaket



Abnahmeergebnisse
durchgeführte Qualitätsprüfungen
Dokumentation der Erfüllung von Qualitätsmerkmalen



Ist-Start der laufenden Arbeitspakete
Ist-Ende der laufenden Arbeitspakete
noch zu erwartende Dauer (Restdauer)



bis zum Stichtag eingesetzte Mengen
(Personenstunden, Materialmengen, etc.)
noch zu erwartende Mengen (Restmengen)


Ist-Kosten
Noch zu erwartende Kosten
(Restkosten / Cost-to-Completion)
Projektsteuerung / Berichtswesen
27
Darstellung der Daten
Eine prägnante graphische Darstellung ist einer umfangreichen textlichen
Darstellung vorzuziehen.
Netzplan
Balkenplan
Meilenstein-Trendchart
Meilensteinplan
1
Kosten-Trendanalyse
Kosten / Zeit Kurve
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Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement
2
3
4
Formblätter / Tabellen
Projektsteuerung / Berichtswesen
Meilensteintermine
Berichtszeitpunkte
Business-Graphiken
28