Debitorenbuchhaltung

Debitorenbuchhaltung
SAP Best Practices
Einsatzmöglichkeiten, Vorteile und wichtige Abläufe im
Szenario
Einsatzmöglichkeiten
 In diesem Szenario wird die Buchung von Buchhaltungsdaten für Kunden in der Debitorenbuchhaltung behandelt.
Vorteile
 Die Debitorenbuchhaltung ist ein fester Bestandteil des Vertriebsmanagements.
 Alle Buchungen in der Debitorenbuchhaltung werden auch direkt im Hauptbuch erfasst.
 Das Zahlungsprogramm kann Abbuchungen und Anzahlungen automatisch durchführen.
Wichtige Abläufe im Szenario
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

Anzahlungsanforderung buchen
Anzahlung manuell buchen
Kundenrechnung buchen
Gutschrift mit Rechnungsbezug buchen
Manuelle Anzahlungsverrechnung
Zahlungen mit dem Zahlungsprogramm buchen
Manuelle Zahlung buchen
Offene Positionen in Kundenkonten maschinell ausgleichen
Offene Positionen in Kundenkonten manuell ausgleichen
Kontoauszüge manuell verarbeiten
Kontoauszug wiederverarbeiten
Mahnwesen
Saldenverzinsung
CpD-Konten bebuchen
Kreditlimit festlegen
Berichte zur Kreditkontrolle
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Erforderliche SAP-Anwendungen und Benutzerrollen
Erforderlich
 Enhancement package 5 for SAP ERP 6.0
Benutzerrollen
 Debitorenbuchhalter
 Leiter Debitorenbuchhaltung
 Bankbuchhalter
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Prozessbeschreibung im Detail
Debitorenbuchhaltung
 Wenn Sie Daten in der Debitorenbuchhaltung buchen, legt das System einen Beleg an und
leitet die eingegebenen Daten an das Hauptbuch weiter. Hauptbuchkonten (Gewinn und
Verlust) und Debitorenkonten werden dann dem jeweiligen Vorfall gemäß fortgeschrieben
(z. B. Forderung, Anzahlung oder Gutschrift). Alle Geschäftsvorfälle werden auf Konten
gebucht und über diese verwaltet. Zu diesem Zweck werden Kundenstammsätze angelegt.
Der Einsatz von CpD-Kunden dient dazu, den Aufbau großer Mengen an Stamm-daten zu
vermeiden.
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Ablaufdiagramm
Debitorenbuchhalter
Ereignis
Debitorenbuchhaltung
Stammsätze
Anzahlung
Anzahlung
Belegerfassung
Ausgleich
Mahnwesen
Prozessentscheientscheid
dung
ung
Prozessentscheidung
Prozessentscheidung
Prozessentscheidung
Mahnwesen
Debitorenstammsatz
anlegen
Debitorenrechnungen
buchen
Anzahlungsanforderung
buchen
Berichtswesen
Maschinelles
Ausgleichen
CpD-Konten
bebuchen
Anzahlung
CpD-Konto
manuell
anlegen
buchen
Manuelles
Ausgleichen
Anzahlung
manuell
buchen
Gutschrift mit
Rechnungsbezug buchen
Zahlung mittels
Zahlungsprogramm buchen
Bankbuchhalter
Zahlung mittels
manueller
Zahlung buchen
Verzinsungsprogramm
starten
Pro-zessentscheid
ung
Kontoauszug
nachbearbeiten
Leiter
Debitorenbuchhaltung
Debitorenbuch
-haltungsbeleg
anzeigen
Manuelle
Anzahlungsverrechnung
Debitorenpositionen anzeigen und
ändern
Kontoauszüge
manuell
verarbeiten
Berichte zur
Kreditkontrolle
Kreditlimit
festlegen
Debitorensalden
anzeigen
COGS = Cost of Goods Sold, RMA = Return Material Authorization, GR = Goods Receipt, QA = Quality Assurance
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Legende
<Rolle>
Symbol
Beschreibung
Verwendungshinweise
Band: Kennzeichnet eine Benutzerrolle, wie z. B.
Rechnungsprüfer oder Vertriebsbeauftragter.
Dieses Band kann statt einer bestimmten Rolle
auch eine Organisationseinheit oder eine Gruppe
kennzeichnen. Die anderen Ablaufsymbole in
dieser Tabelle befinden sich in diesen Zeilen.
Ihnen stehen genügend Zeilen für alle Rollen im
Szenario zur Verfügung.
Das Rollenband
enthält die für diese
Rolle üblichen
Aufgaben.
SAPextern
Ablauflinie (gestrichelt): Diese Linie zeigt den Ablauf
seltener oder bedingter Aufgaben in einem
Szenario an. Die Linie kann auch auf mit dem
Ablauf verbundene Dokumente verweisen.
Geschäftsaktivität/
-ereignis
Einheitenprozess
Prozessreferenz
Teilprozessreferenz
Prozessentschei
-dung
Verbindet zwei
Aufgaben in einem
Szenario-ablauf oder
einem Ereignis, das
keinen Schritt
darstellt.
Geschäftsaktivität/-ereignis: Kennzeichnet eine
Aktion, die entweder in das Szenario hinein oder
aus dem Szenario hinaus führt oder einen
externen Prozess, der sich während des Szenarios
ereignet.
Entspricht keinem
Aufgabenschritt im
Dokument.
Einheitenprozess: Kennzeichnet eine Aufgabe, die
in dem Szenario Schritt für Schritt behandelt wird.
Entspricht einem
Aufgabenschritt im
Dokument.
Prozessreferenz: Wenn das Szenario insgesamt auf
ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die
Nummer und den Namen dieses Szenarios an.
Entspricht einem
Aufgabenschritt im
Dokument.
Teilprozessreferenz: Wenn das Szenario teilweise
auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier
die Nummer, den Namen und die Schrittnummer
dieses Szenarios an.
Entspricht einem
Aufgabenschritt im
Dokument.
Prozessentscheidung: Kennzeichnet einen
Entscheidungs-/Verzweigungspunkt, an dem der
Anwender eine Wahl treffen muss. Linien stellen
unterschiedliche Wahlmöglichkeiten dar, die von
den verschiedenen Eckpunkten des Rhombus
ausgehen.
Entspricht i. d. R.
keinem Aufgabenschritt im
Dokument; steht für
eine Wahl, die nach
der Durch-führung
eines Schrittes getroffen werden muss.
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Diagrammverbindung
Papierausdruck/
Dokument
Externe Ereignisse: Enthält Ereignisse, die das
Szenario starten bzw. beenden oder den Ablauf
der Ereignisse im Szenario beeinflussen.
Ablauflinie (durchgehend): Diese Linie kennzeichnet
die normale Abfolge der Schritte und die Richtung
des Ablaufs im Szenario.
Symbol
Beschreibung
Verwendungs-hinweise
Zum nächsten/vom letzten
Diagramm: Führt zur
nächsten/vorherigen Seite des
Diagramms.
Ablaufdiagramm wird auf der
nächsten/vorherigen Seite
fortgeführt.
Papierausdruck/Dokument:
Kennzeichnet ein gedrucktes
Dokument, einen gedruckten
Bericht oder ein gedrucktes
Formular.
Entspricht i. d. R. keinem
Aufgabenschritt in einem
Dokument; wird stattdessen
verwendet, um ein Dokument
darzustellen, das durch einen
Aufgabenschritt generiert wird;
von dieser Form gehen keine
Ablauflinien aus.
Finanzielle Istdaten: Kennzeichnet
einen Finanzbuchungsbeleg.
Entspricht i. d. R. keinem
Aufgabenschritt in einem
Dokument; wird stattdessen
verwendet, um ein Dokument
darzustellen, das durch einen
Aufgabenschritt generiert wird;
von dieser Form gehen keine
Ablauflinien aus.
Budgetplanung: Kennzeichnet
einen Budgetplanungsbeleg.
Entspricht i. d. R. keinem
Aufgabenschritt in einem
Dokument; wird stattdessen
verwendet, um ein Dokument
darzustellen, das durch einen
Aufgabenschritt generiert wird;
von dieser Form gehen keine
Ablauflinien aus.
Manueller Prozess: Stellt eine
Aufgabe dar, die manuell
durchgeführt wird.
Entspricht i. d. R. keinem
Aufgabenschritt in einem
Dokument; wird stattdessen
verwendet, um eine Aufgabe
darzustellen, die manuell
ausgeführt wird und den
Prozessablauf beeinflusst, wie
z. B. das Entladen eines LKW im
Lager.
Bestehende Version/Daten: Dieser
Block stellt Daten dar, die durch
einen externen Prozess
eingespeist werden.
Entspricht i. d. R. keinem
Aufgabenschritt in einem
Dokument; stattdessen bildet
diese Form Daten ab, die aus
einer externen Quelle stammen;
dieser Schritt enthält keine
eingehenden Ablauflinien.
Systementscheidung Pass/Fail:
Dieser Block stellt eine
automatische, durch die Software
getroffene Entscheidung dar.
Entspricht keinem Aufgabenschritt im Dokument; wird
stattdessen verwendet, um
eine automatische Systementscheidung darzustellen, die
getroffen wird, nachdem ein
Schritt ausgeführt wurde.
Finanzielle
Istdaten
Budgetplanung
Manuell
er
Prozess
Bestehend
e Version/
Daten
Systementscheidung:
Pass/Fail
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