PB “Reha-Standard”
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Seite 1 /19 Prozessbeschreibung “Reha-Standard” Autor Prozessmanager: Unterschrift, Datum Freigabe QMB: Unterschrift, Datum 13.01.2013 13.01.2013 © 2008-13 • Ä-Stand: 3 • Ä-Datum: 13.01.2013 • Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Seite 2 /19 Prozessbeschreibung “Reha-Standard” 1. Inhalt und Geltungsbereich dieser Prozessbeschreibung Unter dem Motto „Wir tun mehr wenn es um Ihre Gesundheit geht“ bietet die Firma FUCHS + MÖLLER Reha & Care ihren Kunden im Bereich Reha-Standard rehabilitationstechnische Hilfsmittel, die sich durch Qualität und Zuverlässigkeit auszeichnen. Hierfür greifen wir insbesondere auf Markenhersteller zurück, deren Produkte und Leistungen sich vielfach bewährt haben. Diese Standardprodukte werden durch individuelle Service-Leistungen ergänzt: Den 24-Stunden-Notdienst für lebensnotwendige und kritische Versorgungen, eine flexible, schnelle Produktverfügbarkeit und den Direkt-Lieferdienst. Ziel ist es, in partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit sämtlichen Kassen und Kostenträgern unseren Kunden, den Anwendern und Patienten die Produkte und Leistungen möglichst unbürokratisch und reibungslos zu liefern. Trotz des enormen Kostendrucks, der sich in den letzten Jahren im Gesundheitswesen bemerkbar gemacht hat, dürfen und wollen wir unsere eigenen Anforderungen an Qualität wie auch die gesetzlichen und normativen Vorgaben – insbesondere aus dem ► MPG (Medizinproduktegesetz) und der ► ISO 13485 – nicht vernachlässigen. Diese Prozessbeschreibung soll hier mit einem geregelten Ablauf und klaren Zuständigkeiten unterstützen. 2. Prozessmanager Die Verantwortung für diesen Prozess liegt beim Prozessmanager für Reha-Standard: Ludger Frentrop. Der Prozessmanager ist für die Definition, Pflege und Verbesserung des Prozesses verantwortlich. Dies beinhaltet alle Erfordernisse, um diesen Prozess gut zu leben, z.B. die Schulung der in diesem Prozess beteiligten Mitarbeiter, die Anforderung notwendiger Einrichtungen, oder auch die Festlegung der Prozesskennzahlen. Maßnahmen-Vorschläge für Abweichungen wie auch für erkannte Verbesserungspotentiale werden als Prozess-CAPA an die Unternehmensleitung in der Quartals-Q-Besprechung herangetragen. Die Umsetzung und ihre Überwachung liegt beim Prozessmanager. Prozessverbesserungen können per Mail an den QMB zur Weiterleitung an den Prozessverantwortlichen gesendet werden: . © 2008-13 • Ä-Stand: 3 • Ä-Datum: 13.01.2013 • Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Seite 3 /19 Prozessbeschreibung “Reha-Standard” 3. Prozesskennzahlen Die nachfolgenden Kennzahlen dienen dazu, die Qualitätsfähigkeit des Prozesses festzustellen, d.h. ob dieser Prozess gut ausgeführt wird und die eigentliche Leistung erzielt. Dazu werden in den quartalsweisen Q-Besprechungen Zielwerte und Grenzwerte für diese Kennzahl festgelegt. Der Prozessmanager berichtet dort den aktuellen Stand der Prozesskennzahlen. 4. Kennzahl(en) Beschreibung Formel Daten-Quelle Durchlaufgeschwindigkeit für Versorgungen Auch wenn gerade in der individuellen Versorgung der Faktor Zeit nicht die bestimmende Rolle spielt, so ist dennoch eine auf Daten basierende, zuverlässige Aussage über die wahrscheinliche Lieferzeit von rehabilitationstechnischen Hilfsmitteln durchaus von Wert für den Kunden und beweist die Qualitätsfähigkeit. X = Anzahl Tage von der Beratung bis zur Abgabe an den Patienten (im Durchschnitt pro Monat) Auswertung aus SaniVision Prozessdokumentation Die Prozessdokumentation, d.h. jede aktuelle Version der Prozessbeschreibung sowie auch das Archiv der veralteten Dokumentationsstände, wird beim Prozessmanager in einem Ordner aufbewahrt. Die veralteten Versionen werden einfach auf dem Deckblatt mit dem Vermerk “veraltet” oder ähnlich mit Datum und Zeichen markiert. Gleiches gilt für die Aufzeichnungen zu den Vorgängen im Reha-Standardbereich, d.h. den Versorgungsaufzeichnungen, Bestellunterlagen, Hygienedokumentationen, Kostenübernahmebelegen usw. – diese Aufzeichnungen werden beim Prozessmanager aufbewahrt, sofern sie nicht in der Software SaniVision abgebildet sind und über die EDV archiviert werden. © 2008-13 • Ä-Stand: 3 • Ä-Datum: 13.01.2013 • Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Seite 4 /19 Ablaufdiagramm “Reha-Standard” Patient 1 Kundenwunsch / Versorgungsauftrag 12 Abgabe und Auslieferung SaniVision Kunden- Empfangsmappei bestätigung MA Reha 2 Auftragsannahme 13 Rückholung Rezept, Verordnung SaniVision 11 Kommission. + Tourenplanung 14 Einlagerung 3 Beratung, ggf. Hausbesuch Rückholauftrag SaniVision Vorgangs-SaniVision übersicht 10 Beschaffung nein 4 Reparatur Reparaturauftrag Abrechnung [PB Abrechnung] 9 HiMi vorhanden? SaniVision ja ja 4 Reparatur? 6 Lagerprüfung nein 8 Genehmigung KoTr Legende Person, Organisation Prüfung Handlung ja ja 5 Freiverkauf? nein 6 Wiedereinsatz / Pauschale? nein Entscheidung 7 Neuversorgung EDV Papier © 2008-13 • Ä-Stand: 3 • Ä-Datum: 13.01.2013 • Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Seite PB “Reha-Standard” Eingaben Ergebnisse 5 /19 Zurück zum Ablaufdiagramm Beteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info Verordnung, Rezept SIC „Vorgang“ Kostenübernahme (SIC) geprüfte Verordnung Vorgang angelegt (SIC) Kundenmappei Prozess-Schritt Beschreibung 1 Kundenwunsch Versorgungsauftrag Bei FUCHS + MÖLLER werden gegen Rezept folgende Reha-Standard-Leistungen erbracht: - Neu- oder Wiederversorgung mit einem Hilfsmittel -Reparatur eines vorhandenen Hilfsmittels -Verkauf eines rehabilitationstechnischen Produkts -Wartung- und Serviceleistungen für Reha-Produkte 2 Auftragsannahme Die Reha-Mitarbeiter führen ein erstes Beratungsgespräch, in dem die Einzelheiten des Auftrags geklärt werden. Zu diesem Zweck wird die ärztliche Verordnung eingehend geprüft, um festzustellen, ob alle relevanten Daten vorhanden sind und der Versorgungsauftrag klar und eindeutig ist: V: Mitarbeiter Reha M: Kunde I: Verordner / Vermittler - Patientendaten vollständig? Versichertendaten korrekt? - Kostenträger eingetragen? - verordnender Arzt (Stempel, Unterschrift) - Diagnose und Verordnungstext - Ausstellungsdatum (gültig für ein Quartal) Je nach Versorgungsleistung und Kostenträger sind Zuzahlungen durch den Kunden zu leisten - der Reha-Mitarbeiter muss hier den Kunden bereits auf diese zusätzlichen Kosten hinweisen! Bei Unklarheiten hat der Reha-Mitarbeiter mit dem verordnenden Arzt telefonisch Rücksprache zu halten – ggf. muss auch das Rezept nochmals für Anpassungen zum Verordner geschickt werden. Liegt kein Rezept vor, sondern wird dieses nachgereicht, so wird dies auf den Auftragspapieren vermerkt und einer 14-tägigen Überwachung unterzogen. Bei unklarer Kostenübernahme ist entweder zuerst die Genehmigung des Kostenträgers abzuwarten, oder vom Kunden eine Kostenübernahmeerklärung zu unterschreiben. © 2008-13 • Ä-Stand: 3 • Ä-Datum: 13.01.2013 • Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Seite PB “Reha-Standard” Eingaben Ergebnisse 6 /19 Zurück zum Ablaufdiagramm Beteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info Anpassbögen (SIC 204-220) Anpassbogen Lieferanten Reparaturbogen Blanko oder Reparaturbögen (SIC 237-9, 244-6) Reparatur-Checklisten (SIC 233-6, 240-3) Kundenstammdaten in SaniVision Anpassbögen ausgefüllt Ausgefüllter Reparaturauftrag Prozess-Schritt Beschreibung 3 Beratung, ggf. Hausbesuch Für alle Reha-Kunden wird jede Aktivität in der SaniVision erfasst – so ist ihre Versorgungshistorie lückenlos aufzuzeigen und jederzeit der aktuelle Versorgungsstatus einzusehen. Daher ist zu prüfen, ob die Daten des Kunden bereits aufgenommen wurden und vollständig sind. Im Beratungsgespräch werden die medizinischen Besonderheiten der Versorgung und alle weiteren Gegebenheiten für den Patienten geklärt. Dazu kann es erforderlich sein, auch Hausbesuche vorzunehmen, z.B. bei Neuversorgungen, wenn die häuslichen Gegebenheiten für die Versorgung wichtig sind. Termine werden über die EDV geplant. Der Hausbesuch wird als Vorgang in SIC angelegt und der ADM erhält neben einem Ausdruck des Vorgangs mit den erforderlichen Informationen, z.B. produktspezifische Anpassbögen aus der SIC, auch Blanko-Formulare in einer „Schwarzen Mappe“. Im Rahmen dieser Beratung wird ein Versorgungsvorschlag erarbeitet. Dabei ist auch auf sinnvolle Zusatzprodukte einzugehen. Zu beachten ist dabei aber auch, dass die gelisteten Positionen mit den Angaben auf der ärztlichen Verordnung übereinstimmen und stets detaillierte Angaben gemacht werden (z.B. Härtegrad Sitzkissen), da dies sonst zu vermeidbaren Rückfragen führt. V: Mitarbeiter Reha-ID M: Mitarbeiter Reha-AD, Reha-WS I: Kunde © 2008-13 • Ä-Stand: 3 • Ä-Datum: 13.01.2013 • Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Seite PB “Reha-Standard” Eingaben Ergebnisse 7 /19 Zurück zum Ablaufdiagramm Beteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info Anpassbögen (SIC 204-220) Anpassbogen Lieferanten V Reparaturbogen (blanko) oder Reparaturbögen (SIC 237-9, 244-6) Reparatur-Checklisten (SIC 233-6, 240-3) Kundenstammdaten in SaniVision Anpassbögen ausgefüllt Ausgefüllter Reparaturauftrag Prozess-Schritt Beschreibung 4 Reparatur Bevor das HiMi repariert wird, sind auch hier die Hygiene-Regelungen zu berücksichtigen, wie sie grundsätzlich beim Eingang gelten. Folgende Reparatur-Regelungen müssen grundsätzlich eingehalten werden: 1. Es sind immer die Herstellerhinweise zu berücksichtigen! 2. Es sind nur Original- oder anderweitig vom Hersteller freigegebene Ersatzteile zu verwenden. 3. Keine Reparatur ohne Dokumentation auf der Werkstattkarte oder dem Reparaturauftrag aus der SIC bzw. dem ► Blanko-Reparaturbogen – die Dokumentation verbleibt bis zur Abgabe am Produkt zur Kennzeichnung und Nachvollziehbarkeit. 4. Die Reparatur wird abschließend in der Werkstatt gemäß den produktspezifischen CL kontrolliert und das Ergebnis mit Namen und Datum auf dem Auftrag abgezeichnet. Benötigte oder bestellte Teile sind mit Artikelnummer, Bezeichnung und Lieferfirma zu notieren. ► Prüfmittelregelung !!! ► Hygieneregelung !!! 5 Entscheidung: Freiverkauf? V: Mitarbeiter Reha-ID M: Mitarbeiter Reha-AD, Reha-WS I: Kunde In seltenen Fällen werden im Reha-Standard-Bereich auch Versorgungen ohne Verordnung durchgeführt. Hier ist weder ein Rezept zu prüfen, noch eine Genehmigung vom Kostenträger einzuholen, da der Kunde selbst für die Kosten aufkommt. © 2008-13 • Ä-Stand: 3 • Ä-Datum: 13.01.2013 • Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Seite PB “Reha-Standard” Eingaben Ergebnisse 8 /19 Zurück zum Ablaufdiagramm Beteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info Hilfsmittelverzeichnis Versorgungsvorschlag Kostenträgerregelungen EDV-Programme zur Lagerabfrage Kundenstammdaten in SaniVision Lagerabfragen und Rückmeldungen Prozess-Schritt Beschreibung 6 Entscheidung: Wiedereinsatz / Pauschale Für die meisten Versorgungen ist zuerst zu prüfen, ob die Versorgung aus dem eigenen oder dem Kassenbestand durchgeführt werden kann, da aus Kostengründen erst ein bereits vorhandenes Hilfsmittel eingesetzt werden soll, bevor ein neues gekauft wird. Für Wiedereinsatz-Versorgungen aus Kostenträgerbestand werden je nach Kostenträger Abfragen in den Lägern der jeweiligen Kassen per EDV vorgenommen. Hierzu sind die spezifischen KoTrRegelungen zu berücksichtigen, die häufigen Änderungen unterworfen sind! Für Versorgungen im Rahmen der Fallpauschale muss auch der Eigenlagerbestand abgeprüft werden, falls beispielsweise ein geeignetes Hilfsmittel im Neuwarenlager verfügbar wäre. Wenn ja: Lagerprüfung 7 Neuversorgung V: Mitarbeiter Reha-ID M: --I: Kunde Für Neuversorgungen sind die Informationen aus dem Beratungsgespräch heranzuziehen. Falls geeignete Hilfsmittel im Lagerbestand sind, wird über den Wiedereinsatz versorgt. Aber falls kein passendes Hilfsmittel verfügbar ist, muss ein neues Medizinprodukt besorgt werden, was die vorherige Genehmigung des Kostenträgers erfordert. © 2008-13 • Ä-Stand: 3 • Ä-Datum: 13.01.2013 • Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Seite PB “Reha-Standard” Eingaben Ergebnisse 9 /19 Zurück zum Ablaufdiagramm Beteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info Hilfsmittelverzeichnis Versorgungsvorschlag (Anpassbögen SIC bzw. Lieferant) Kostenübernahmeerklärung Kundenstammdaten in SaniVision Ausgefüllter Reparaturauftrag Prozess-Schritt Beschreibung 8 Genehmigung Kostenträger Je nach Art des Auftrags, Höhe des Versorgungsaufwands und Regelungen des Kostenträgers in den Kassenverträgen ist – außer für Not- und andere dringliche Versorgungen – eine Genehmigung des KoTr erforderlich, bevor eine Versorgung mit neuen Hilfsmittel durchgeführt werden kann. Andernfalls ist die Übernahme der dabei entstehenden Kosten nicht gesichert. Auf Wunsch des Kunden kann auch vorab geliefert werden, wenn er eine Kostenübernahmeerklärung ausfüllt. Für alle Artikel, die im Hilfsmittel-Verzeichnis (... wenn sie medizinisch indiziert sind und dem Wirtschaftlichkeitsgebot entsprechen) gelistet sind, besteht eine Leistungspflicht der Gesetzlichen Krankenkassen. Als Vorlage zur Erstellung des Kostenvoranschlags (KVA) dient der Versorgungsvorschlag des Reha-Fachberaters im AD. Der MA Reha-ID erstellt auf Grundlage des Versorgungsvorschlags und unter Verwendung der in der EDV angelegten Positionen und Artikel einen KVA und reicht ihn – bei sehr schwierigen und seltenen Versorgungen nach Prüfung durch den verantwortlichen Reha-MA – beim zuständigen Kostenträger ein. Auf der Verordnung trägt er die Positionsnummer ein und bringt sein MA-Zeichen auf der dafür vorgesehenen Stelle an. Die Verordnung wird in den dafür vorgesehenen Ordner abgelegt. In regelmäßigen Abständen prüfen die Mitarbeiter Reha-ID auf nicht genehmigte KVA und haken ggf. beim KoTr nach. Ebenso, wenn eine Ablehnung oder ein Teilbescheid eingeht. 9 Entscheidung: Hilfsmittel vorhanden? Je nach Verordnung und Kundenwunsch, ist in SIC zu prüfen, ob das erforderlich Hilfsmittel in der erforderlichen Ausführung und Qualität auf Lager ist und gleich verwendet werden kann. V: Mitarbeiter Reha-ID M: Mitarbeiter Reha-AD I: Kostenträger © 2008-13 • Ä-Stand: 3 • Ä-Datum: 13.01.2013 • Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Seite PB “Reha-Standard” Eingaben Ergebnisse 10 /19 Zurück zum Ablaufdiagramm Beteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info Rezept, Verordnung Lagerinformation in SIC SaniVision Kundendaten Bestellungen beim Lieferanten (extern) Bestellung ans Lager (SIC) Lieferunterlagen (Lieferschein, Rechnung, etc.) Prozess-Schritt Beschreibung 10 Beschaffung und Warenbestandspflege Um einem zu hohen Lagerbestand vorzubeugen und unnötige Kosten zu vermeiden, sind nicht alle Hilfsmittel und Artikel in allen Varianten vor Ort verfügbar – was aufgrund der Variantenvielfalt und Herstellerzahl auch kaum möglich ist. Wenn also das gewünschte Produkt nicht verfügbar ist, oder wenn erst die Genehmigung eines Kostenträgers vorliegen muss, wird der entsprechende Artikel dann durch den jeweilig bestell-berechtigten Mitarbeiter bei einem freigegebenen Lieferanten in der erforderlichen Größe und Variante bestellt. Über die Angaben in der EDV ist die Kundenkommission rückverfolgbar, damit die Lieferung anschließend dem Kundenauftrag einfach zugeordnet werden kann. Die Bestellung und ggf. später auch eine eingehende Auftragsbestätigung (prüfen!) werden im Bestellordner abgelegt. Der Wareneingang erfolgt üblicherweise vormittags. Die Sendungen: ► Lagerordnung !!! V: Mitarbeiter Reha-ID M: Lager M: Lieferant I: --- - bestellte Ware auf Kommission - Lagerbestellungen oder auch - Reparaturaufträge, Sicherheitstechnische Kontrollen oder Reklamationen beim Hersteller ... werden bereits bei der Anlieferung durch den Spediteur vom Reha-Mitarbeiter auf Unversehrtheit, richtige Lieferadresse und Vollständigkeit geprüft. Nach dem Auspacken werden dann die Waren gegen den Lieferschein und gegen die vorliegenden Bestellungen geprüft. Sofern alles in Ordnung ist, wird der Lieferschein mit Datum und Zeichen abgezeichnet, andernfalls wird beim Lieferanten reklamiert. Die Ware wird dann in der Reha-Hilfsmittelverwaltung erfasst. Kommissionierte Ware wird dem Auftrag zugeordnet, Lagerware wird nach ► Lagerordnung eingelagert © 2008-13 • Ä-Stand: 3 • Ä-Datum: 13.01.2013 • Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Seite PB “Reha-Standard” Eingaben Ergebnisse 11 /19 Zurück zum Ablaufdiagramm Beteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info Rezept, Verordnung Lieferschein Empfangsbestätigung (SIC 198, 222, 225, 223) Lieferunterlagen (Lieferschein, Rechnung, etc.) Empfangsbestätigung Buchung in der Reha-Hilfsmittelverwaltung Prozess-Schritt Beschreibung 11 Kommission und Tourenplanung Ist das für diesen Patienten geeignete Produkt vorhanden, wird die Ware kommissioniert, indem die Ware von der Hilfsmittelverwaltung bereitgestellt wird. Hierzu wird ein Lieferschein ausgestellt, der gleichzeitig die Reservierung der Ware im System abbildet. Ggf. muss (z.B. für Privatkunden) eine Rechnung gedruckt werden. Die Auslieferung bei eigener Auslieferung wird nach Vereinbarung mit dem Kunden in der EDV in der Tourenplanung geplant oder erfolgt durch einen externen Diesntleister. Die Ware wird auf den für dieses Gebiet zuständigen AD-Mitarbeiter zugeordnet und in seinem Fach kommissioniert. Lieferschein und Empfangsbestätigung verbleiben bis zur Abgabe an den Kunden an der Ware. 12 Abgabe und Auslieferung Vor der Aushändigung der Ware an den Kunden prüft der verantwortliche Mitarbeiter die Vollständigkeit der Lieferung. Zu prüfen ist außerdem, dass der Kunde das richtige Produkt erhält und alle erforderlichen Warenbegleitpapiere dabei sind, ggf. auch eine Gebrauchsanweisung (z.B. bei WiedereinsatzHilfsmitteln). Der Kunde erhält vor Ort, oder üblicherweise zuhause die Warenlieferung und bestätigt den Erhalt der Ware auf der Empfangsbestätigung. Wenn die Auslieferung erfolgt ist und die Lieferpapiere zurückkommen, wird der Vorgang vom Reha-ID abgeschlossen, und das HiMi im Reha-Hilfsmittelverzeichnis als ausgegeben gekennzeichnet. Rezept, Lieferschein, Empfangsbestätigung werden dann zur Abrechnung verwendet. V: Mitarbeiter Reha-Lager V: Mitarbeiter Reha-AD M:Kunde M: Mitarbeiter externer Dienstleister I: -- © 2008-13 • Ä-Stand: 3 • Ä-Datum: 13.01.2013 • Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Seite PB “Reha-Standard” Eingaben Ergebnisse 12 /19 Zurück zum Ablaufdiagramm Beteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info Rezept, Verordnung Empfangsbestätigung Einlagerungsschein (SIC 20, 41, 221, 196, 197) Rückholauftrag (SIC 53, 224) Verschrottungsauftrag (SIC 59) Lieferunterlagen (Lieferschein, Rechnung, etc.) Empfangsbestätigung Buchung in der Hilfsmittelverwaltung Prozess-Schritt Beschreibung 13 Rückholung Ein Auftrag zur Rückholung eines Hilfsmittels kann telefonisch oder schriftlich durch Angehörige, den Patienten selbst, die Krankenkassen oder die Einrichtung erfolgen, in der der Patient ist oder war. Sofern alle erforderlichen Daten in der EDV vermerkt sind, werden diese auf dem Rückholauftrag gedruckt – andernfalls müssen die Daten vom Innendienst-MA angelegt werden. Die Touren für die HiMi-Rückholungen werden in der EDV geplant, je nach Auftragslage entweder an einem bestimmten Tag oder in Auftrag für einen externen Dienstleister. Bei der Rückholung wird das HiMi auf Vollständigkeit aller Teile und auf Identität geprüft. Evtl. Abweichungen werden in der Empfangsbestätigung vermerkt und sind auch vom Kunden gegenzuzeichnen. ► Hygienevorschriften !!! 14 Einlagerung V: Mitarbeiter Reha-ID / AD M: Mitarbeiter Reha-Lager M: Mitarbeiter externer Dienstleister M: Kunde I: -- Vor der Einlagerung muss geprüft werden, ob das HiMi noch lagerfähig ist, d.h. Vollständigkeit, Funktionsfähigkeit, Gesamteindruck. Falls das HiMi nicht mehr wirtschaftlich einsatzfähig scheint, wird es separat gelagert und ein Verschrottungsantrag an den Kostenträger gestellt, so dass es nach Genehmigung des KoTr schnell entsorgt werden kann. Im andern Fall ist der Zustand des HiMi und evtl. erforderliche Reparaturen unbedingt so zu dokumentieren, dass der Aufwand für den Wiedereinsatz sofort erkennbar ist. Ebenfalls ist darauf zu achten, ob das HiMi bereits eine Lagernummer besitzt – andernfalls muss eine solche im System vergeben werden. Zum Schluss sind nochmals alle Daten auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen. Die Einbuchung geschieht in der SIC-EDV – die Unterlagen gehen an die ZD. © 2008-13 • Ä-Stand: 3 • Ä-Datum: 13.01.2013 • Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Seite PB “Reha-Standard” 13 /19 Zurück zum Ablaufdiagramm Lagerordnung Alle Artikel sind ihrer Beschaffenheit und Empfindlichkeit entsprechend zu handhaben. Ggf. sind Transportbehälter zu verwenden und die Herstellerhinweise und Kostenträgerregelungen zu Handhabung und Lagerung zu beachten. Neuware ist in der (Original-)Verpackung zu belassen, Umverpackungen können bei Bedarf allerdings entfernt werden, um Platz zu sparen und einfacheren Zugriff auf die Ware zu haben. Es gilt prinzipiell, das FiFo-Prinzip (first in – first out = zuerst rein – zuerst raus) anzuwenden. Das heißt also, neue Artikel werden nach hinten / unten / rechts ... eingelagert, so dass ältere, bereits eingelagerte Ware zuerst abverkauft werden kann. Außerdem ist darauf zu achten, dass alle wichtigen Informationen (CE, Serien-, Register- und Inventarnummern !) auf der Verpackung sofort lesbar sind, ohne dass die Ware aus dem Regal genommen werden muss. Gesperrte Ware ist als solche zu kennzeichnen (rot). Jedes eingelagerte Hilfsmittel ist mit einem Einlagerungsschein aus SIC gekennzeichnet (gelb), der die Hilfsmittelnummer und die Lagernummer ausweist sowie die Zustandsbeschreibung des Artikels. Diese Informationen sind bei der Lagerabfrage in der EDV verfügbar. Es erfolgt eine regelmäßige Prüfung bei der Inventur. © 2008-13 • Ä-Stand: 3 • Ä-Datum: 13.01.2013 • Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Seite PB “Reha-Standard” 14 /19 Zurück zum Ablaufdiagramm Hygienevorschriften Die Abteilungsleiter überwachen die Einhaltung der Hygienevorschriften und mahnen diese bei Abweichungen zur Einhaltung an. Die Spender für Seifen und Desinfektionsmittel in den Anproberäumen und in den Fahrzeugen werden wöchentlich überprüft und bei Bedarf die Neufüllung veranlasst Am Arbeitsplatz darf nicht gegessen werden. Dies gilt auch für den Bereich Anproberäume und Kabinen. Lebensmittel (z.B. Getränkeflaschen, Kaffeebecher, offene Speisen) dürfen nicht am Behandlungs- / Beratungsplatz oder in Kontaktnähe zur Ware oder Hilfsmitteln stehen. (Diese Regelungen gelten für Mitarbeiter, Kunden dürfen gerne mit Getränken versorgt werden.) Vor und nach jeder Kundenbetreuung / Kundenversorgung sind die Hände zu waschen und zu desinfizieren. Dafür sind in allen Behandlungsräumen, Kabinen und Toiletten Spender für Seife und Desinfektionsmittel aufgestellt. Nach der Arbeit an Hilfsmitteln sind die Hände zu waschen und zu desinfizieren. Die Mitarbeiter tragen die von der GL vorgegebene Arbeitskleidung In Räumlichkeiten, in denen sich Patienten ggf. ausziehen (z.B. Anproberäume), ist für alle Sitz- und Liegegelegenheiten Hygienepapier (Einwegpapier) vorgesehen. In den Fahrzeugen sind Schutzhandschuhe und Desinfektionsmittel vorhanden und werden entsprechend angewendet. Bei stärker gebrauchsbedingten Verschmutzungen (Schweiß, Urin, etc.) von Hilfsmitteln sind vor der Bearbeitung Handschuhe und Mundschutz anzulegen und nach der Bearbeitung die Hände, das benötigte Werkzeug und das restliche Material zu desinfizieren. © 2008-13 • Ä-Stand: 3 • Ä-Datum: 13.01.2013 • Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Seite PB “Reha-Standard” 15 /19 Zurück zum Ablaufdiagramm Wartung und Reinigung Im Rahmen der Produktbetreuung werden gesetzlich sowie sicherheitstechnisch erforderliche Wartungs- und Prüftätigkeiten an bestimmten Medizinprodukten durchgeführt – ggf. unter Einhaltung bestimmter Wartungsvorgaben und –fristen der Hersteller. Hiermit soll für die ausgegebenen Hilfsmittel ein Höchstmaß an Sicherheit für den Anwender (wie durch das Medizinproduktegesetz vorgegeben) und eine höhere Wiedereinsatzfähigkeit und Kostenersparnis für den Kostenträger und Betreiber gegeben werden. Reinigung nach RKI-Richtlinien (Robert-Koch-Institut) Generell werden alle wiedereingesetzten Produkte vor ihrer Auslieferung an den Kunden artgerecht gereinigt. Die Reinigung erfolgt nach den Bestimmungen des jeweiligen Herstellers (wenn vorhanden). Die Hilfsmittel werden, wo es möglich ist, einer Vorbehandlung (Etiketten lösen, Grobschmutz entfernen, kritische Teile abbauen und gründliche Nassreinigung) unterzogen. Anschließend erfolgt eine Wischreinigung. Angerostete Stahl und Chromteile werden mit Hartschwamm poliert. Abschließend wird eine Oberflächendesinfektion vorgenommen. Es werden die vom RKI empfohlenen Reinigungs- und Desinfektionsmittel und –verfahren angewendet. Vor den Desinfektionstätigkeiten werden zuerst die Hände gereinigt. Reinigungs- und Desinfektionsmittellösungen werden durch intensives Nachspülen sorgfältig entfernt, wobei die Dauer der Spülung, die Wassertemperatur und die verwendete Spülmenge zu berücksichtigen sind. Zur Trocknung wird aufgrund ihrer guten und raschen Wirkung Druckluft verwendet und mit Lappen nachgerieben. Da die Reinigungslösung durch Rückstände verunreinigt wird, wird sie mindestens arbeitstäglich frisch angesetzt, und bei sichtbarer Verschmutzung sofort gewechselt. Die Reinigungsbecken und –behälter werden arbeitstäglich gründlich mechanisch gereinigt und desinfiziert. Für die entsprechend zu reinigenden Produkte wurde eine Risikobewertung und Einstufung vorgenommen: ► „Hygiene-Risikobewertung“. Es wurden Hilfsmittel der folgenden Einstufungen identifiziert: - (U) Unkritisch: ... kommen lediglich mit intakter Haut in Berührung - (S) Semikritisch: ... kommen mit Schleimhaut oder krankhaft veränderter Haut in Berührung - (K) Kritisch: ... zur Anwendung von Blut, Blutproben, u.a. sterilen Medizinprodukten, die die Haut oder Schleimhaut durchdringen und dabei in Kontakt mit Blut, inneren Geweben oder Organen kommen, einschließlich Wunden. Medizinprodukte, die gemäß dieser Einstufung als „kritisch“ zu bewerten sind, werden nicht durch FUCHS + MÖLLER, sondern durch nachgewiesen zertifizierte Dienstleister gereinigt bzw. desinifiziert (z.B. AD-Therapie-Systeme). Hilfsmittel im Wiedereinsatz, die nach Herstellervorgabe steril abgegeben werden müssen, unterliegen einer besonderen Reinigungspflicht. Ursprünglich sterile Zubehörteile werden bei einer Wiederausgabe generell entsorgt und durch neue Teile ersetzt – diese sind vor der Ausgabe im Rahmen der Endkontrolle auf Sterilität (Verfallsdatum) zu prüfen. © 2008-13 • Ä-Stand: 3 • Ä-Datum: 13.01.2013 • Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Seite PB “Reha-Standard” 16 /19 Zurück zum Ablaufdiagramm Wartung und Reinigung – Endkontrolle Zur Überprüfung und Wartung verschiedener Hilfsmittel stehen Checklisten zur Verfügung, die auch die Prüfung der Reinigung vorsehen. Nach der Reinigung / Desinfektion dürfen an allen Teilen des Medizinproduktes keine Verschmutzungen (Verkrustungen, Beläge) mehr erkennbar sein. Diese Checklisten sind in der Werkstatt verfügbar. Zusätzlich hat jeder Mitarbeiter, der Reparaturen durchführt, eine Kopie dieser Checklisten in seinem Fahrzeug oder an seinem Arbeitsplatz. Wird im Rahmen der Wartung eine Reparatur durchgeführt, so ist dies auf der Arbeitskarte zu vermerken. Medizinprodukte, bei denen die Kontrolle auf Sauberkeit, Unversehrtheit und technische Funktionsfähigkeit Rückstände ergibt, die sich nicht mehr beseitigen lassen, oder technische Mängel aufzeigt, die nicht mehr beseitigt werden können, sind auszusondern und dem jeweiligen Kostenträger zur Verschrottung anzuzeigen. Unreine Hilfsmittel werden getrennt von neuen oder bereits gereinigten Hilfsmitteln gelagert. Fahrzeuge: Bei der Tourenplanung wird darauf geachtet, Rückholungen und Auslieferungen mit dem gleichen Fahrzeug zu vermeiden. Doch lässt sich das aus wirtschaftlichen Gesichtspunkten nicht immer vermeiden. In dem Fall werden die Hilfsmittel, die zurückgeholt werden, in entsprechenden Transportbehältern verwahrt. Zur vorbeugenden Reinigung sind daher die Lieferfahrzeuge 1 x wöchentlich innen mit Desinfektionsmittel auszusprühen. Bei allen diesbezüglichen Tätigkeiten, aber auch schon bei der Rückholung gebrauchter Hilfsmittel sind alle Mitarbeiter gehalten, für ausreichenden Arbeitsschutz zu sorgen: geeignete Schutzkleidung, Schutzbrille, Handschuhe, Raumluftqualität etc. Die hierfür erforderlichen Mittel werden vom Unternehmen zur Verfügung gestellt. © 2008-13 • Ä-Stand: 3 • Ä-Datum: 13.01.2013 • Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Seite PB “Reha-Standard” 17 /19 Zurück zum Ablaufdiagramm Wartung und Reinigung – Produkte von A-Z … Absauggeräte … werden eingeschickt – für solche Produkte werden externe Dienstleister, die entsprechend qualifiziert sein müssen, beauftragt. AD-Therapie-Systeme … werden eingeschickt – für solche Produkte werden externe Dienstleister, die entsprechend qualifiziert sein müssen, beauftragt. Badelifter … werden eingeschickt – für solche Produkte werden externe Dienstleister, die entsprechend qualifiziert sein müssen, beauftragt. Elektrorollstühle Elektrorollstühle werden entweder vor der Einlagerung, in jedem Fall aber vor der Wiederausgabe auf ihre Funktionstüchtigkeit überprüft. Eine intervallartige Wartung findet nach Vorgabe des Herstellers statt, wobei die von den Herstellern empfohlenen Wartungsarbeiten durchgeführt werden. Da die Hilfsmittel häufig im Einsatz sind, müssen die Termine in der SaniVision geplant und mit den Kunden vereinbart werden. Pflegebetten Pflegebetten sind aufgrund der letzten Vorkommnisse (Betten sind in Brand geraten –Schäden an der Elektrik) besonders sorgfältig und aufmerksam zu warten. Die Überprüfung geschieht anhand der CL SIC 236 und 243 (STK). Zur Wartung gehört eine Prüfung der Ergebnisse der elektrischen Messung, entsprechende Unterlagen am Hilfsmittel anzubringen sowie die Ablage der Wartungsunterlagen zusammen mit den sonstigen Unterlagen (KV). ► Prüfmittelregelung !!! Sauerstoffkonzentratoren Bei der Ausgabe eines Sauerstoffkonzentrators wird der Kunde darauf aufmerksam gemacht, sich nach 5.000 bzw. 10.000 Betriebsstunden – je nach Hersteller und Modell – mit uns bezüglich einer Inspektion in Verbindung zu setzen (je nach Hersteller muss das Gerät nach 10.000 oder mehr Betriebsstunden auch zur Überprüfung komplett eingeschickt werden). Nach Ablauf der Wartungsfrist werden die Geräte zurückgeholt und durch einen externen Dienstleiste entsprechend den Herstellervorgaben gewartet oder repariert. Die Wartung wird in einem eigenen Ordner sowie in der PC-Lagerverwaltung vermerkt mit Datum und Zeichen. Die gewarteten Sauerstoffkonzentratoren werden mit einer Prüfplakette versehen, aus der das Datum der Prüfung ersichtlich ist. Bezüglich der Wartungsarbeiten, die die Patienten selbst vornehmen können, wird auf die Gebrauchsanweisung verwiesen. © 2008-13 • Ä-Stand: 3 • Ä-Datum: 13.01.2013 • Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Seite PB “Reha-Standard” 18 /19 Zurück zum Ablaufdiagramm Prüfmittelregelung Die wesentlichen Prüfungen finden in der Orthopädie- und Rehatechnik nicht mit Prüfmitteln aus dem Bereich des Maschinenbaus statt; sie erfolgen vielmehr im Zusammenwirken von Reha-Mitarbeiter und Kunde/Patient durch Befragen, Anproben und Maßnahme am Körper. Im Sinne der Norm handelt es sich dabei nicht um Messungen zum Nachweis von festgelegten Qualitätsforderungen, sondern um vergleichende Messungen. Aus diesem Grund wird in unserem Hause zwischen Arbeits- und Prüfmitteln unterschieden. So wird z.B. der Gliedermaßstab oder das Bandmaß, sofern diese entsprechend verwendet werden, als Arbeitsmittel deklariert und unterliegen nicht einer Prüfmittelüberwachung. Eine Kennzeichnung der Arbeitsmittel ist nicht erforderlich, da diese allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Bei FUCHS + MÖLLER gibt es jedoch elektrische Prüfgeräte, die tatsächlich als Prüfmittel in der Rehatechnik „Standard“ eingesetzt werden, allerdings vom Hersteller oder einem Dienstleister kalibriert werden. Entsprechende Kalibrierprotokolle liegen vor. Das Kalibrierintervall ist auf 2 Jahre entsprechend der Häufigkeit festgelegt. Außerdem wird für Rollstuhlreparaturen u.a. ein Drehmomentschlüssel verwendet, um sicherzustellen, dass die vom Hersteller vorgegebenen Drehmomente eingehalten werden. Alle Prüfmittel sind in der SIC Hilfsmittelverwaltung in einer eigenen Hilfsmittelgruppe erfasst, so dass über die Wiedervorlagenfunktion aus der SIC SaniVision Software eine regelmäßige Erinnerung an die Kalibriertermine gewährleistet ist. Der Bereichsleiter Reha ist für die Planung und Durchführung aller Maßnahmen zur Prüfmittelüberwachung verantwortlich, das heisst: - Beschaffung von Prüfmitteln in Absprache mit den QMB - Einpflegen des Prüfmittels in SIC und Kennzeichnung des Geräts mit Prüfmittelnummer vor der ersten Verwendung - Durchführung der Prüfmittelüberwachung und - Prüfung und Ablage der Prüfmittelprotokolle, die vom jeweilig beauftragten Kalibrierdienstleister zugeschickt werden. Jeder zum Gebrauch autorisierte Mitarbeiter (Ausbildung im Bereich „STK“) hat vor Benutzung des Prüfgeräts eine kurze Sichtprüfung vorzunehmen: - Lesbarkeit der Skalierung - Beschädigung des Prüfmittels - sonstige optisch erkennbare Veränderungen. Die Prüfmittelnummer, Genauigkeit, Spezifikation/Toleranz, die Art der Überwachung und die Dokumentation der Prüfmittelüberwachung ist den entsprechenden Prüfmittelaufzeichnungen zu entnehmen, die der BL Reha verwahrt. © 2008-13 • Ä-Stand: 3 • Ä-Datum: 13.01.2013 • Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Seite 19 /19 Änderungshistorie für dieses Dokument Änderungsstand Änderungsdatum Autor Änderungen 0 10.02.2008 I.Nikou Erste Ausgabe für die FUCHS+MÖLLER Reha & Care, basierend auf der letzten Version der FUCHS + MÖLLER GmbH. Es wurden lediglich kleinere Korrekturen hinsichtlich der ISO 13485:2007-Revision und eine Ergänzung zu den Prüfmitteln (Drehmomentschlüssel) vorgenommen. 1 18.01.2010 L.Frentrop - Korrektur der Seitennummerierung, - Anpassung auf neues Layout der FUCHS + MÖLLER reha care GmbH, - Ergänzung, dass externe Dienstleister z.B. bei der Aufbereitung von Hilfsmitteln eingesetzt werden (Vermerk Seite 17 auf externe Dienstleister ergänzt; Seite 15 wurde vor „AD-Therapie-Systeme“ ein „z.B.“ ergänzt). 2 13.02.2012 L.Frentrop Referenzen auf AA „Wiedereinsatz“ und „Einlagerung“ entfernt Verweis auf „Schwarze Mappe“ entfernt 3 13.01.2013 L.Frentrop - Kapitel 1: Die Revision 2003 wurde von der Norm 13485 entfernt. - Kapitel 3: Die Prozesskennzahl wird nicht auf DLP eingeschränkt, sondern allgemein für Versorgungen erhoben. © 2008-13 • Ä-Stand: 3 • Ä-Datum: 13.01.2013 • Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! 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