Einkauf von Verbrauchsmaterial

Einkauf von Verbrauchsmaterial
SAP Best Practices
Einsatzmöglichkeiten, Vorteile und wichtige Abläufe im
Szenario
Einsatzmöglichkeiten
 Einkauf von Verbrauchsmaterial oder Leistungen
Vorteile
 Schnelle einmalige Einkäufe möglich: Materialverbrauch wird direkt gebucht, keine Buchung in
das Lager
 Verwendung von Leistungserfassungsblättern als Prüfbericht zu den durchgeführten
Dienstleistungen
Wichtige Abläufe im Szenario








Bestellung für Verbrauchsmaterial anlegen
Bestellungen für Verbrauchsmaterial genehmigen
Wareneingang von Verbrauchsmaterial
Bestellung für Dienstleistungen anlegen
Leistungserfassungsblatt anlegen
Leistungserfassungsblatt genehmigen
Rechnungseingang je Einzelposten
Periodenende Werk
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Erforderliche SAP-Anwendungen und Benutzerrollen
Erforderlich
 Enhancement package 5 for SAP ERP 6.0
Benutzerrollen





Einkäufer
Einkaufsleiter
Lagermitarbeiter
Servicemitarbeiter
Kreditorenbuchhalter
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Prozessbeschreibung im Detail
Einkauf von Verbrauchsmaterial
Dieses Szenario behandelt Aktivitäten zum Anlegen von Bestellungen innerhalb des
Beschaffungsprozesses. Darüber hinaus werden die zusätzlichen Prozessschritte für die
Genehmigung einer Bestellung, den Wareneingang von Verbrauchsmaterial, die Genehmigung von
Leistungserfassungsblättern sowie den Rechnungseingang je Einzelposten beschrieben. Der
Prozess berücksichtigt auch die entsprechende Zahlungsausgangsverarbeitung, das Periodenende
(Werk) sowie den Periodenabschluss.
Die Verbrauchsmaterialien (Waren oder Dienstleistungen) werden ohne Materialnummer, sondern
nur mit einer Kurzbeschreibung als Hauptidentifikationsmerkmal erfasst. Bevor die Bestellung an
einen Lieferanten ausgegeben wird, muss sie anhand vordefinierter Parameter genehmigt werden.
Für Verbrauchsmaterial existiert kein Bestand im System. Durch Buchung eines Wareneingangs
wird der Warenwert auf eine Kostenstelle oder eine andere Kostenart verrechnet.
Bei der Beschaffung von Dienstleistungen für den direkten Verbrauch ist der Grundprozess
identisch. Der Unterschied besteht darin, dass die Dienstleistungen nicht mithilfe eines
Wareneingangs, sondern mit einem Leistungserfassungsblatt gebucht werden. Hinsichtlich der
Rechnung gelten in beiden Fällen die gleichen Regeln.
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Ablaufdiagramm
Ja
Dienstleistung?
Anforderung von
Verbrauchsmaterial/Leistungen
Nein
Empfang des
Materials am
Tor
Eingehende
Lieferantenrechnung
Bestellung
genehmigen?
Ja
Bestellung für
Verbrauchsmaterial/Leistungen
Korrekt?
Nein
Bestellung
aktualisieren
Genehmigung
erforderlich?
Nein
Bestellung
drucken
Leistungserfassungsblatt anlegen/
genehmigen
Ja
Lagermitarbeiter
Einkäufer
Nein
Ja
Einkaufsleiter
Ereignis
Einkauf von Verbrauchsmaterial
Kreditorenbuchhalter
Bestand
WE/RE EPA
Wareneingangs
-beleg drucken
Wareneingang
WE/RE
EPA Kreditor
Rechnungseingang
Periodenabschluss in der
Finanzbuchhaltung
(159)
Kreditorenbuchhaltung
(158)
WE/RE = Wareneingang/Rechnungseingang, EPA = Einkaufspreisabweichung
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Legende
<Rolle>
Symbol
Beschreibung
Verwendungshinweise
Band: Kennzeichnet eine Benutzerrolle, wie z. B.
Rechnungsprüfer oder Vertriebsbeauftragter.
Dieses Band kann statt einer bestimmten Rolle
auch eine Organisationseinheit oder eine Gruppe
kennzeichnen. Die anderen Ablaufsymbole in
dieser Tabelle befinden sich in diesen Zeilen.
Ihnen stehen genügend Zeilen für alle Rollen im
Szenario zur Verfügung.
Das Rollenband
enthält die für diese
Rolle üblichen
Aufgaben.
SAPextern
Ablauflinie (gestrichelt): Diese Linie zeigt den Ablauf
seltener oder bedingter Aufgaben in einem
Szenario an. Die Linie kann auch auf mit dem
Ablauf verbundene Dokumente verweisen.
Geschäftsaktivität/
-ereignis
Einheitenprozess
Prozessreferenz
Teilprozessreferenz
Prozes
sentsch
ei-dung
Verbindet zwei
Aufgaben in einem
Szenario-ablauf oder
einem Ereignis, das
keinen Schritt
darstellt.
Geschäftsaktivität/-ereignis: Kennzeichnet eine
Aktion, die entweder in das Szenario hinein oder
aus dem Szenario hinaus führt oder einen
externen Prozess, der sich während des Szenarios
ereignet.
Entspricht keinem
Aufgabenschritt im
Dokument.
Einheitenprozess: Kennzeichnet eine Aufgabe, die
in dem Szenario Schritt für Schritt behandelt wird.
Entspricht einem
Aufgabenschritt im
Dokument.
Prozessreferenz: Wenn das Szenario insgesamt auf
ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die
Nummer und den Namen dieses Szenarios an.
Entspricht einem
Aufgabenschritt im
Dokument.
Teilprozessreferenz: Wenn das Szenario teilweise
auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier
die Nummer, den Namen und die Schrittnummer
dieses Szenarios an.
Entspricht einem
Aufgabenschritt im
Dokument.
Prozessentscheidung: Kennzeichnet einen
Entscheidungs-/Verzweigungspunkt, an dem der
Anwender eine Wahl treffen muss. Linien stellen
unterschiedliche Wahlmöglichkeiten dar, die von
den verschiedenen Eckpunkten des Rhombus
ausgehen.
Entspricht i. d. R.
keinem Aufgabenschritt im
Dokument; steht für
eine Wahl, die nach
der Durch-führung
eines Schrittes getroffen werden muss.
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Diagrammverbindung
Papierausdruck/
Dokument
Externe Ereignisse: Enthält Ereignisse, die das
Szenario starten bzw. beenden oder den Ablauf
der Ereignisse im Szenario beeinflussen.
Ablauflinie (durchgehend): Diese Linie kennzeichnet
die normale Abfolge der Schritte und die Richtung
des Ablaufs im Szenario.
Symbol
Beschreibung
Verwendungs-hinweise
Zum nächsten/vom letzten
Diagramm: Führt zur
nächsten/vorherigen Seite des
Diagramms.
Ablaufdiagramm wird auf der
nächsten/vorherigen Seite
fortgeführt.
Papierausdruck/Dokument:
Kennzeichnet ein gedrucktes
Dokument, einen gedruckten
Bericht oder ein gedrucktes
Formular.
Entspricht i. d. R. keinem
Aufgabenschritt in einem
Dokument; wird stattdessen
verwendet, um ein Dokument
darzustellen, das durch einen
Aufgabenschritt generiert wird;
von dieser Form gehen keine
Ablauflinien aus.
Finanzielle Istdaten: Kennzeichnet
einen Finanzbuchungsbeleg.
Entspricht i. d. R. keinem
Aufgabenschritt in einem
Dokument; wird stattdessen
verwendet, um ein Dokument
darzustellen, das durch einen
Aufgabenschritt generiert wird;
von dieser Form gehen keine
Ablauflinien aus.
Budgetplanung: Kennzeichnet
einen Budgetplanungsbeleg.
Entspricht i. d. R. keinem
Aufgabenschritt in einem
Dokument; wird stattdessen
verwendet, um ein Dokument
darzustellen, das durch einen
Aufgabenschritt generiert wird;
von dieser Form gehen keine
Ablauflinien aus.
Manueller Prozess: Stellt eine
Aufgabe dar, die manuell
durchgeführt wird.
Entspricht i. d. R. keinem
Aufgabenschritt in einem
Dokument; wird stattdessen
verwendet, um eine Aufgabe
darzustellen, die manuell
ausgeführt wird und den
Prozessablauf beeinflusst, wie
z. B. das Entladen eines LKW im
Lager.
Bestehende Version/Daten: Dieser
Block stellt Daten dar, die durch
einen externen Prozess
eingespeist werden.
Entspricht i. d. R. keinem
Aufgabenschritt in einem
Dokument; stattdessen bildet
diese Form Daten ab, die aus
einer externen Quelle stammen;
dieser Schritt enthält keine
eingehenden Ablauflinien.
Systementscheidung Pass/Fail:
Dieser Block stellt eine
automatische, durch die Software
getroffene Entscheidung dar.
Entspricht keinem Aufgabenschritt im Dokument; wird
stattdessen verwendet, um
eine automatische Systementscheidung darzustellen, die
getroffen wird, nachdem ein
Schritt ausgeführt wurde.
Finanzielle
Istdaten
Budgetplanung
Manuell
er
Prozess
Bestehend
e Version/
Daten
Systementschei
-dung:
Pass/Fai
l
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