ppt - Lehrstuhl für Informatik III

Professionelles Projekt-Management
in der Praxis
Veranstaltung 3 – Teil 1 (05.05.2003):
Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Universität Würzburg
Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Universität Würzburg
Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern
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V 3.1 / 1
Agenda
 Organisatorisches
 Referat 2: Mind Mapping
 Projektplanung I
 Projektstrukturplan
(PSP)
 Arbeitspakete, Aufwandschätzung
 Ablaufplanung- und Terminplanung, Meilensteinplan
 Berichte der PL der Teams 1 und 2 zur Aufgabe 2
 Projektplanung I mit MS Project 2002
 Neue Aufgabe 3
 Berichte der PL der Teams 3 und 4 zur Aufgabe 2
 Projektdokumentation
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Organisatorisches (1)
 Termine für die Vorträge (Präsentationen und Referate):
Datum
Auf-
gabe
28.4.03
1
5.5.03
2
19.5.03
3
2.6.03
4
16.6.03
5
30.6.03
AP
Team Team Team Team Team Team Team
1
V
2
3
4
1
2/V
3
4
V
1
3
2
1
2
3
5
5
6
6
7
7
5
6
7
V
V
4
5
V
V
4
5
6
7
 Referate: jeweils zwei Personen des Teams
 Zeitliche Restriktionen


PL-Vorträge: ca. 7-8 Min. (max. 10 Folien)
Referate zu PM-Themen: ca. 12,5 Min. (max. 15 Folien)
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Organisatorisches (2)
 Übungen/Scheine



Umfang für Informatiker: 13 x 6 SWh = 78 h
Schwerpunkt: Technische Realisierung des Web-Auftritts
der innovativen sozialen Dienstleistung im Internet
Umfang für Hörer anderer Fachbereiche:
ca. 2 – 3 SWh
5 Aufgaben mit Web-Auftritt und Projektabschlußbericht
 MS Project 2002



Auf den Clients im Windows-CIP-Pool installiert
Gast-Account: projman; pm_ss03 (wie Zugang zur
Vorlesungswebsite)
60-Tage-CD mit MS Project 2002 kann bei Herrn Schlosser
ausgeliehen werden
 Videos mit Aufzeichnung der Vorträge

Direkt nach der Vorlesung im Video-Lab des Lehrstuhls III
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Bewertung der Vorträge
 Eigenbewertung (direkt im Anschluß an den Vortrag)






Persönlicher Auftritt
Blickkontakt
Verständlichkeit des Vortrags
Lesbarkeit der Folien
Stimme
Gesamteindruck
EigenBewertung
 Bewertung durch das Projektteam





Möglichst zeitnah
Angemessen
Offen
Korrekt und wahr
Brauchbar; keine Pauschalaussagen
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TeamBewertung
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Feedback-Fragebogen
Ziel: Frühzeitiges Feedback der Teilnehmer
zur Optimierung der Vorlesung
Inhalte
Folien
Beispiele Übungen
Organisation
Sonstiges
Kritisches
Positives
Anregungen
Benotung des
Dozenten:
1.
2.
3.
4.
Verständlichkeit
:
Schwierigkeit
:
Strukturierung
:
Eingehen auf Fragen:
Gesamteindruck :
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V 3.1 / 6
Referat 2: Mind Mapping
 Kreativitäts- und Visualisierungstechnik
(Erfinder: Toni Buzan)
 Vortragsinhalte (beispielhaft)
Grundprinzip
 Beispiele
 Vor- und Nachteile der Methode
 Einsatzmöglichkeiten
 Tools (z.B Mind Manager 2002)
 Arbeitsmaterial: Div. Artikel
 Links:




mindmap.ch
Mindjet.de (Download-Möglichkeit; 21-Tage-Test mit Vollversion)
Mugd.de (MindMapping User Group-Deutschland)
 Termin: 05.05.2003
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Projektverlauf: Phasenkonzept
 Projekt läuft in mehreren Phasen ab
 Hauptphasen
Initialisierung
Planung
Durchführung
Abschluß
=========== Projekt-Prozeß =========
ProjektErgebnis
Aufgaben des Projektleiters ändern sich stark
während der Laufzeit des Projektes
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V 3.1 / 8
Review: Initialisierungsphase
Neue
Geschäftsidee
Wirtschaftlichkeits-Analyse
Priorisierungsgremium
Betriebliches
Vorschlagswesen
Problem
Idee
IST-Analyse
ProjektZiel
Kundenauftrag
Marketing
F&E
UmfeldAnalyse
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V 3.1 / 9
Aufgaben in der Planungsphase?
Workshopteil









Finanzierung planen / sicherstellen
Personal rekrutieren / Personaleinsatzplanung
Zeitplan
Vorgehensplan
Risiken planen
Aufgaben auf das Team verteilen
Ressourcen planen / beschaffen
Kommunikationsplanung
Qualitätsplanung
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Projektplanung: Überblick
1. Projekt strukturieren
Projektstrukturplan
AP1
AP2
2. Arbeitspakete (APs) definieren
Projektablaufplan
3. Aufwandsschätzung
4. Abhängigkeitsermittlung
5. Ressourcenplanung
6. Kostenplanung
7. Planoptimierung
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AP1
Ressourcenplan
Kostenplan
Terminplan
AP2
Meilensteinplan
Weitere Planungsthemen
•
•
•
•
Risikomanagement
Projektkommunikation
Projektdokumentation
Qualitätsmanagement, ...
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V 3.1 / 11
Methoden und Techniken
 Projektstrukturpläne (PSP)




Funktionsorientierte
Objektorientierte
Ablauforientierte
Gemischte
 Aufwandsschätzverfahren


Expertenschätzungen
Schätzmethoden für Softwareprojekte
 Gantt-Diagramme / Balkendiagramme
 Netzplantechniken



CPM (Critical Path Method)
PERT (Program Evaluation and Review Technique)
MPM (Metra Potential Method)
 Auslastungsdiagramm-Technik
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1. Projektstrukturplan (PSP)
 Ziele



Übersichtliche Gesamtdarstellung des Projektinhalts
Erkennen der Schwerpunktaufgaben
Systematische Erfassung aller Aktivitäten des Projektes
 Vorgehen

Top down
» Stufenweise Zerlegung der Gesamtaufgabe bis nur noch
überschaubare Teilaufgaben vorliegen
» Motto: „divide and conquer“

Bottom up
»
»
»
»
Sammlung von Aufgaben (Brainstorming, Mind Mapping)
Strukturierung der Aufgaben nach einem bestimmten Kriterium
Aufbau einer Aufgabenhierarchie (Clustern)
Ergänzung um fehlende Aufgaben
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PSP: Muster
Projekt
Gesamtaufgabe
Aufgabenblock 1
Aufgabe 1.1
Aufgabenblock 2
Aufgabe 1.2
Aufgabe 2.1
Aufgabe 2.2
Aufgabe 2.3
AP
1.1.1
AP
1.2.1
AP
2.1.1
AP
2.2.1
AP
2.3.1
AP
1.1.2
AP
1.2.2
AP
2.1.2
AP
2.2.2
AP
2.3.2
AP
1.2.3
AP
2.1.3
AP
2.2.3
AP
2.1.4
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AP (Arbeitspaket) oder
Vorgang (MS Project 2002):
nicht mehr zu unterteilende Aufgabe
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V 3.1 / 14
PSP: Arten und
Darstellungsformen
 Arten

Funktionsorientierter PSP
» Gliederungskriterium: Entwicklungsfunktionen
(z.B. IST-Analyse, Planung, Prototyping, ...)

Objektorientierter PSP
» Gliederungskriterium: Komponenten des erwarteten Produktes/ Projektergebnisses (z.B. Warenwirtschaftsystem, Anlagenbuchhaltung)

Ablauforientierter PSP
» Gliederungskriterium: Entwicklungsprozess

Mischformen (in der Praxis sehr häufig)
» Unterschiedliche Gliederungskriterien
 Darstellungsformen

Organigrammform
1.

Listenform
Workflow
1.
2.
2.
Organisation
1.
2.
AP1
AP2
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Direktionen
1.
IT-Produkte
2.
Medienkatalog
3.
Büromaterial
Zentrale/Zentrale Einheiten
1.
IT-Produkte
2.
Medienkatalog
3.
IT-Verbrauchsmaterial
Bedarfsmeldung
1.
Personenkreis
2.
Form der Meldung
3.
Weiterleitungsverfahren
Entscheidung treffen
1.
...
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PSP-Beispiele
Beispiel: Funktionsorientierter PSP
Auto
Konstruktion
Einzelfunktionen
Konstruktion
Fertigung
Vorbereitungsarbeiten
Montage
Prototypbau
Fertigung
Marketing
Serienproduktion
Einzelfunktionen
Marketing
Test
Beispiel: Objektorientierter PSP
Auto
Karosserie
Einzelobjekte
Karosserie
Fahrwerk
Rahmen
Federung
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Antrieb
Radaufhängung
Bremsen
Gelenkwelle
Stabilisator
Einzelobjekte
Antrieb
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PSP-Beispiele
Beispiel: Gemischtorientierter PSP
Auto
Karosserie
Einzelobjekte
Karosserie
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Antrieb
Fahrwerk
Getriebe
Motor
Differential
Motor
Fertigung
Motor
Konstruktion
Motor
Test
Gehäuse
konstruieren
Einspritzanlage
konstruieren
16 V-Zylinder
konstruieren
Einzelobjekte
Fahrwerk
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V 3.1 / 17
Beispiel: Korfu
Korfu
1. Vorbereitungen
1.1 Qualifizierung
2. Rollout
Planung in 1.
1.2 Grobkonzept
1.3 Feinkonzepte
1.4 Migrationskonzepte
1.5 Tests / QS
1.1 Qualifizierung
1.1.1 Mgmt-Qu.
1.1.2 Basis-Qu.
1.1.3 Spezial-Qu.
1.6 Piloteinsätze
1.7 Rollout-Planung
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PSP in Listenform
1. IST-Analyse
1.
Workflow
1. Direktionen
1.
2.
3.
4.
IT-Produkte
Medienkatalog
IT-Verbrauchsmaterial
Büromaterial
2. Zentrale/Zentrale Einheiten
1.
2.
3.
4.
2.
IT-Produkte
Medienkatalog
IT-Verbrauchsmaterial
Büromaterial
Organisation
1. Bedarfsmeldung
1. Personenkreis
2. Form der Meldung
3. Weiterleitungsverfahren
2. Entscheidung treffen
1. ...
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Profi-Tipps zum PSP
 PSPs mit hoher Sorgfalt erstellen, da diese die Grundlage für die weiteren Planungen (Abläufe, Termine,
Kosten usw.) und die Projektdurchführung sind
 Mehrere Ansätze prüfen
 Einbeziehung des gesamten Teams




Gemeinsames Verständnis wird geschaffen
Einheitliche Terminologie wird geschaffen
Motivation steigt; Synergien werden genutzt
Erhöhte Sicherheit, dass nichts vergessen wird
 Nur so detailliert planen, bis überschaubare und
kontrollierbare Arbeitspakete vorliegen
 Standard-PSPs für gleichartige Unternehmensprojekte
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2. Arbeitspakete definieren
 Kleinste Einheiten des PSP
 Umfang kann sehr unterschiedlich sein



Bestimmte Tätigkeiten einer Einzelperson
Sachlich zusammengehörige Arbeiten, die von einer
Gruppe/Person durchgeführt werden sollen
Entwicklungsauftrag an eine Fremdfirma
 Kriterien für Arbeitspakete






Konkretes Ergebnis
Kalkulierbarkeit (Aufwand, Termin, Kosten)
Keine Überschneidung mit anderen Paketen
Klare Schnittstellen
Eindeutige Verantwortlichkeit
Standardisierte Beschreibung!
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Arbeitspaket-Formular (1)
Projekt-Nr.:
Projektname:
Projektleiter:
AP-Nr.:
AP-Name:
AP-Verantwortlicher:
Zu erbringende Ergebnisse:
Voraussetzungen für das Arbeitspaket:
Arbeitsaufwand (in h)
Name 1:
Name 2:
Name 3:
Gesamt: xx h
Kosten (in €):
Kosten1
Kosten2
Kosten3
Gesamt: xx €
Unterschrift:
(Projektleiter)
Unterschrift:
(AP-Verantwortlicher)
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Arbeitspaket-Formular (2)
Projekt-Nr.
Projekt-Name
Projekt-Leiter
AP-Nr.
AP-Name
Verantwortlicher
Zu erbringende Ergebnisse:
Voraussetzungen für das Arbeitspaket:
Arbeitsaufwand (in h):
Name1:
Name2:
Name3:
Gesamtaufwand: xx h
Kosten (in €):
Kosten1:
Kosten2:
Kosten3:
Gesamtkosten: xx €
Unterschrift
(PL):
Unterschrift
(AP-Verantwortlicher):
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3. Aufwandsschätzung
 Für jedes Arbeitspaket (Vorgang bei MS Project):
 Ermittlung der geschätzten Arbeit in Personentagen
(PT) oder in Personenstunden (Ph)
Mitarbeiterkosten := Personentage x Tagessatz bzw.
Mitarbeiterkosten := Personenstunden x Stundensatz
 Wichtiger Hinweis: Dauer für die Erledigung eines APs
stimmt i.a. nicht mit der Arbeit (geschätzte PTs) überein
 Beispiele:



Arbeit = 3 PT, 1 Vollzeitperson
a Dauer = 3 Tage
Arbeit = 3 PT, 3 Vollzeitpersonen
a Dauer = 1 Tag
Arbeit = 3 PT, 1 Teilzeitperson (50%) a Dauer = 6 Tage
Formel:
Dauer(in Tagen) = Arbeit(in h) / (Einheiten * h proTag)
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V 3.1 / 24
Vorgehen
 Mit Erfahrungen der Vergangenheit werden
die bekannten Informationen bewertet und in
Arbeitsaufwände/ umgerechnet
 Gute Wissensbasis und viel Erfahrung!
 Genauer
Umfang der Arbeitpakete
 Genaue Ergebnisse der Arbeitspakete
 Erforderliche Schritte zur Durchführung
 Umfangreiche Erfahrungen aus ähnlichen Projekten
 Arbeitspakete ausführlich mit den verantwortlichen Mitarbeitern durchsprechen
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V 3.1 / 25
Expertenschätzungen
 Delphi-Methode


Moderator & mehrere Experten
Verfahren
» Zu jedem AP gibt jeder Experte einen Schätzwert ab
» Mittelwert, falls alle Schätzwerte in einer bestimmten Bandbreite
(Mittelwert + 20%)
» Sonst: Argumente austauschen und neue Schätzung

Zuschläge zu den Einzelschätzungen:
Plus 10-15 % = Aufwand für Projektmanagement
 3-Experten-Konzept (oder Mini-Experten-Team)



3 optimistische, 3 realistische und 3 pessimistische
Schätzungen
Abklärungen durchführen, bis die Ergebnisse in jeder
Kategorie übereinstimmen
Daraus Schätzwert gemeinsam ableiten (z.B. s = (o+4r+p)/6)
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Schätzmethoden für
Softwareprojekte
 Algorithmische Methoden


Parametrische Schätzmethoden: A = f(M, Ei)
Faktoren- und Gewichtungsmethoden
Formel mit Gewichtsfaktoren, z.B. G1 = Anzahl E/A-Formate,
G2 = Art der Programmverarbeitung, G3 = Problemkenntnisse
der Entwickler, ...
 Vergleichsmethoden
(Basis: Erfahrungen von abgeschlossenen Projekten)


Analogiemethoden
Relationsmethoden
 Kennzahlenmethoden
(Basis: projektspezifische Kennzahlen von abgeschlossenen Projekten)



Multiplikatormethoden
Produktivitätsmethoden
Prozentsatzmethoden
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Referat 3: Kosten- und Aufwandsschätzung
von objektorientierten SW-Projekten
 Zuverlässige Projektschätzungen sind ein wichtiger
Erfolgsfaktor im Projektmanagement
 Die Aufwands- und Terminschätzung von
objektorientierten Softwareprojekten mit dem Tool
„Tasssc:Estimator“TM wird vorgestellt
 Arbeitsmaterial:

K.Janzen: „Kosten- und Aufwandsschätzung von
Softwareprojekten“;
Informatik_Spektrum_18_Februar_2003; S. 47-52
 Termin: 19.5.2003
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V 3.1 / 28
Einflußfaktoren und Probleme
 Einflussfaktoren





Komplexität der APs
Zur Verfügung stehende Hilfsmittel
Anzahl der einzusetzenden Personen
Verfügbarkeit der Mitarbeiter
Abhängigkeiten von anderen Arbeitspaketen, z.B. benötigte
Zwischenergebnisse
 Häufige Probleme




Projektmitarbeiter stehen noch nicht fest
Unterschiedliche Produktivität je Mitarbeiter
Grad der Verfügbarkeit der einzelnen Mitarbeiter
Unklarheiten im technischen und organisatorischen Umfeld
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V 3.1 / 29
Profi-Tipps zur Aufwandsschätzung
 Annahmen und Abhängigkeiten (z.B. von Auftraggeberleistungen) dokumentieren
 Nicht zu knapp kalkulieren („stiller Puffer“ für
Unvorhersehbares)
 Beteiligung der Projektmitarbeiter am Schätzungsprozeß a Motivation
 Review durch erfahrene Kollegen/Experten
 Niemals „herunterhandeln“ lassen
 Nachbetrachtung am Projektende (lessons learned):
Abweichungen
a Ursachenforschung
a bessere zukünftige Schätzungen
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4. Ablauf- und Terminplanung
Ziel: Die Elemente des PSPs werden in eine logische
Reihenfolge der Abarbeitung gebracht und terminiert
 Ermittlung der Vorgangsbeziehungen (logische
Abhängigkeiten)
 Zusammengehörige APs / Vorgänge werden zu
Sammelvorgängen zusammengefasst
 Festlegung von Meilensteinen
(Checkpoints; wichtige Zwischenergebnisse)
 Darstellung der Vorgänge mit Dauer und Abhängigkeiten



Terminlisten (vergleichbar mit To-Do-Liste)
Balkenpläne (Gantt-Diagramme)
Netzpläne
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V 3.1 / 31
Vorgangsbeziehungen (1)
 Normalfolge: Ende-Anfangs-Beziehung (EA)

Der nächste Vorgang kann erst dann begonnen werden,
wenn der vorherige abgeschlossen ist
Vorgang
Jan
Feb
Mar
Apr
Mai
Jun
Jul
Design
Codierung
 Anfangsfolge: Anfangs-Anfangs-Beziehung (AA)

Beide Vorgänge müssen gleichzeitig gestartet werden
Vorgang
Jan
Feb
Mar
Apr
Mai
Jun
Jul
Testlauf
Ergebnisse
mitschreiben
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Vorgangsbeziehungen (2)
 Endefolge: Ende-Ende-Beziehung (EE)

Beide Vorgänge müssen gleichzeitig abgeschlossen sein
Vorgang
Jan
Feb
Mar
Apr
Mai
Jun
Jul
Locking
Datenbankänderungen
 Sprungfolge: Anfangs-Ende-Beziehung (AE)

Der 2. Vorgang darf erst dann beendet werden, wenn der
erste begonnen wurde
Vorgang
Jan
Feb
Mar
Apr
Mai
Jun
Jul
Neue Anwendung
Alte Anwendung
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V 3.1 / 33
Vorgangsbeziehungen (3)
 Vorgangsbeziehungen mit Überlappung oder
Verzögerung



Durch Zeit- oder Prozentangabe wird definiert, wann der
Nachfolger vor oder nach dem Anfang oder Ende des
Vorgängers beginnen kann:
... + Zeit
... + %
Beispiel:
Vorgang
Jan
Feb
Mar
Apr
Mai
Jun
Jul
v1
v2
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EA+1M
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V 3.1 / 34
Terminberechnung
 Bekannt



Benötigte Aufwände
Dauer der Vorgänge
Zugeteilte Ressourcen
Vorgangsbeziehungen (EA, AA, EE, Überlappungen)
 Berechnung der Termine

Vorwärtskalkulation
» Anfangstermin des Projektes ist festgelegt
» Aus Anfangstermin, Dauer der Vorgänge und den Vorgangsbeziehungen ergibt sich der früheste Termin für das Projektende

Rückwärtskalkulation
» Endtermin des Projektes ist festgelegt
» Aus Endtermin, Dauer der Vorgänge und den Vorgangsbeziehungen ergibt sich der späteste Termin für den Projektbeginn
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V 3.1 / 35
Pufferzeiten und kritischer Pfad
 Pufferzeit eines Vorgangs


Gesamtpuffer: Zeitspanne, um den sich ein Vorgang verzögern
darf, ohne dass das Projektende verzögert wird
Freier Puffer: Zeitspanne, um die sich ein Vorgang verzögern darf,
ohne dass andere Vorgänge verzögert werden
 Kritischer Vorgang: Vorgang ohne Pufferzeit
 Kritischer Pfad: Pfad durch das Netz, der nur kritische Vorgänge
enthält
Kritischer
Pfad
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V 3.1 / 36
Balkendiagramm/Gantt-Diagramm
Vorteile von vernetzten Balkendiagrammen:
 weit verbreitet
 sehr übersichtlich
 zeitliche Parallelen werden aufgezeigt
 schnell zu erstellen (mit PM-Tool)
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V 3.1 / 37
Netzpläne
 Alternative (komplexere) Darstellungsform für
Ablauf- und Terminpläne für Großprojekte (z.B.
Anlagenbau)
 Veranschaulichen die Ablaufstrukturen mit
logischen und zeitlichen Abhängigkeiten in
graphischer Form
 Erlauben eine konsistente Planung und Steuerung
für Termine, Aufwände, Kosten und sonstige
Einsatzmittel
 Näheres in
Projektplanung II
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V 3.1 / 38
Meilensteinplan
 Meilensteine: wichtigste Zwischen-Ergebnisse
im Projektverlauf
 Meilensteinplan = Zeitplan für den
Lenkungsausschuß
 Beispiele
M1 (31.03.02): Grobentwurf ist abgenommen
M2 (30.04.02): Feinentwurf ist abgenommen
M3 (30.06.02): Programmierung ist abgenommen
M4 (31.07.02): Programmabnahme ist erfolgt
 Meilensteine in MS Project:
Vorgänge mit Dauer = 0
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V 3.1 / 39
Aufgabe 2: Projektantrag für eine innovative soziale Internet-Dienstleistung
1. Führen Sie zu den in Aufgabe 1 entwickelten Projektideen und ggf. neuen Ideen eine Nutzwertanalyse
(hohe Gewichtung auf „sozial“ und „innovativ“!)
durch
2. Zu Ihrer besten Projektidee ist ein Projektantrag
zu erarbeiten
 Aufgaben des (neuen) Projektleiters


Koordination und Moderation
Dokumentation (ppt-Datei: „Antrag-Team_x.ppt“) der
einzelnen Schritte zur Lösungsfindung und des
Ergebnisses
(Abgabetermin: 02.05.2003 für alle Teams)
» An: [email protected]
» CC: [email protected]

Präsentation in der nächsten Vorlesung (05.05.2003):
Teams 1 – 4
Universität Würzburg
Fachbereich Informatik
Prof. Dr. P. Tran-Gia
Professionelles Projektmanagement in der Praxis
© 2003 Dr. Harald Wehnes
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