Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 3 – Teil 1 (07.05.2007): Projektplanung 1 SS 2007 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Agenda Organisatorisches Nachtrag: Arbeitstechniken (Vorlesung 2) Vortrag 2: Projektmanagement der Fußball-WM 2006 Projektplanung I Projektphasen Meilensteine Projektstrukturplan (PSP) Arbeitspakete / Vorgänge Aufwandschätzung Ablaufplanung Terminplanung Berichte der PL der Teams 6 und 7 zur Aufgabe 2 Projektplanung I mit MS Project 2003 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 2 Organisatorisches: Termine 16.04. V1 30.04. 7.5. 14.5. 21.5. 4.6 11.6. 18.6. 2.7 9.7. MS 1: MS 2: V2 V3 V4 V5 V6 V7 Abnahme Lösung Lösung Lösung Lösung Abnahme Lösung Abgabe Abschluss„Planung und Aufgabe Aufgabe Aufgabe Aufgabe Prototyp Aufgabe Projekt- Präsentation Aufgaben1 2 3 4 5 Doku Verteilung“ Projektdokumentation Datum Aufgabe Team 1 30.04.07 1 07.05.07 2 21.05.07 3 04.06.07 4 18.06.07 5 09.07.07 AP Team 2 Team 3 Team 4 Team 5 Team 6 Team 7 x x x V V 5 6 7 V V x V V x x x V x 1 2 3 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 4 x: Präsentation PL V: Vortrag aktuelles PM-Thema 3 Organisatorisches: Feedback Zur Aufgabe 2 Insgesamt sehr gute Ideen und gute Ausarbeitungen Businessplan-Daten sind extrem wichtig („Das richtige Projekt machen“) und bestimmen die Anforderungen an die Funktionalitäten und die technische Realisierung („Die Umsetzung richtig machen“) Präferenzmatrix und Nutzwertanalyse fehlten z.T. in der 1. Fassung Projektberichte • Sind z.T. noch unvollständig • Bitte inhaltliche Vorgaben beachten! • Ergänzungen bis zum 13.05.2007 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 4 Organisatorisches: Abnahme der Projektplanungen am 14.5. Die offizielle Planabnahme (Meilenstein 1) erfolgt am 14.05.07 im Video-Lab (A205; L3): 12:00 Team 1 12:15 Team 2 12:30 Team 3 12:45 Team 4 13:00 Team 5 13:15 Team 6 13:30 Team 7 Hierzu sind vom PL oder einem Teammitglied die folgenden Planungen zur Freigabe vorzulegen: Phasenplan Meilensteinplan Grafische Darstellung des Phasenplans mit den Meilensteinen Projektstrukturplan mit der Aufgabenverteilung (APs) der Teammitglieder MS Project 2003 Auf den Clients im Windows-Lab (A201) installiert Gast-Account: projman; Passwort: pm_ss07 120-Tage-CD mit MS Project 2003 wird zur Verfügung gestellt Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 5 Arbeitstechniken Abschluss des Moduls vom 30.04.2007 (ab Folie 14) Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 6 Vortrag 2: PM der Fußball-WM 2006 Vorstellung des Projektmanagements der Fußball-WM 2006 Quelle: Oliver Steeger: Des „Kaisers General“ machte die Weltmeisterschaft zum Projekterfolg. projektMANAGEMENT-aktuell 4/2006, Seite 3-9. Aufgabe Auswertung des Artikels Erstellung einer Präsentation Termin: 07.05.2007 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 7 Projektverlauf: Phasenkonzept Projekt läuft in mehreren Phasen ab Hauptphasen: Initialisierung Planung Durchführung Abschluß ProjektErgebnis Proj ekt –P rozeß Aufgaben des Projektleiters ändern sich stark während der Laufzeit des Projektes Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 8 Aufgaben in der Planungsphase? Workshopteil Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 9 Aufgaben in der Planungsphase? Workshopteil Aufgaben herausfinden Zeitplan erstellen Ablaufplan(wann wird was gemacht) Einplanung von Pufferzeiten Aufgaben koordinieren und verteilen Personen auf die Aufgaben verteilen Ressourcen Planung Budget/Kosten Planung Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 10 Projektplanungsphase: Überblick Zeitplan Projektstrukturplan - Ziele - Termine - Kosten AP1 AP2 AP3 Ressourcenplan AP4 Kostenplan APn € 4.000.000 Arbeitspakete/Vorgänge - Name, AP-Nr. - Ziel / Ergebnis / Voraussetzungen - Aufwand, Dauer, Abhängigkeiten - Kosten Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 3.000.000 2.000.000 1.000.000 0 Budgetansatz Mrz 03 Feb 04 Jan 04 Dez 03 Nov 03 Okt 03 Sep 03 Aug 03 Jul 03 Jun 03 Mai 03 Apr 03 Mrz 03 Feb 03 Jan 03 Dez 02 Nov 02 Okt 02 Sep 02 Aug 02 Jul 02 11 Methoden und Techniken der Projektplanung Phasenplan Meilensteinplan Projektstrukturpläne (PSP) Objektorientierte Funktionsorientierte Ablauforientierte Gemischte Aufwandsschätzverfahren Expertenbefragungen Schätzmethoden für Softwareprojekte Terminplanungstechniken Terminlisten Balkendiagramme Netzplantechniken • • • CPM (Critical Path Method) PERT (Program Evaluation and Review Technique) MPM (Metra Potential Method) Auslastungsdiagramme Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 12 Phasenplan Definition (DIN 69901): Eine Projektphase ist ein zeitlicher Abschnitt eines Projektablaufs, der sachlich gegenüber anderen Abschnitten getrennt ist. Die Trennung der Phasen erfolgt über Meilensteine Der Lenkungsausschuss trifft „go“- bzw. „nogo“Entscheidungen zum Abschluss der wichtigsten Phasen Jedes Projekt hat die formalen Hauptphasen Projektinitialisierung – Planung – Durchführung – Abschluss Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 13 Aus dem Projektziel werden wichtige Zwischenziele (Meilensteine) abgeleitet Ergebnis Projektstart Ergebnis Ergebnis Ergebnis Meilenstein ziel Meilenstein ziel Meilenstein ziel Termin Budget Termin Budget Termin Budget Projektziel Termin Budget Meilensteinplan Zeitplan, Ressourcenplan, Kostenplan Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 14 Meilensteine: Die wichtigsten Kontrollpunkte auf dem Weg zum Projekterfolg Meilensteine sind wesentliche Projektzwischenergebnisse oder wichtige Zwischenprodukte des Projektes, die zu einem bestimmten (Meilenstein-)Termin mit definierten (Meilenstein-)Kosten vorliegen müssen. Auf der Grundlage der Meilensteinresultate werden (i.a. vom Lenkungsausschuss) die Entscheidungen über die Freigabe der folgenden Phase, Wiederholung von Phasen und Abbruch des Projektes getroffen Beispiel: Meilensteinname: Grobkonzept Meilensteinergebnis: Grobkonzept erstellt, qualitäts-gesichert und abgenommen Meilensteintermin: 31.10.2007 Meilensteinkosten (kumuliert): 120.000 € Meilensteine in MS Project: Vorgänge mit Dauer = 0 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 15 Beispiel: Meilensteinplan Projekt KOS Termin Name des Meilensteins Ergebnis des Meilensteins Kosten * 30.04.2004 Pilot-Rollout Abschluss Pilot-Rollout (Zentrale); Gerätepool eingerichtet 30.000 € 15.07.2004 Konzept "Sonstige Optimierungen" Konzept "Sonstige Optimierungen" abgeschlossen; MFG-Nutzungsanalyse erstellt 60.000 € 15.09.2004 Abschluss Rollout I Rollout I (Dir. A-G) abgeschlossen; Bedarf MFG für 2005 erhoben 90.000 € Maßnahmen "Sonstige Optimierungen" umgesetzt; Bestand um mind. 250 Geräte reduziert 108.000 € 31.03.2005 Abschluss Gesamt-Rollout Rollout II (Dir. H-Z) abgeschlossen; Zukunfstkonzept erstellt 120.000 € 31.05.2005 Übergabe an die Linie durchgeführt; Maßnahmen zur Nachhaltigkeit von KOS getroffen 127.000 € 31.12.2004 Erfolgsmessung I Projektabschluss * kumulierte Kosten Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 16 Graphische Darstellung (Beispiel): Phasenplan mit Meilensteinen e-Business-Strategie 07/00 08/00 09/00 10/00 11/00 12/00 Vorphase Marktanalyse e-business Strategie Portfolio (top down) 02.10.00 Prozesse und Funktionen Controlling 23.10.00 Informationstechnologie e-business Strategie Portfolio (bottom up & Anpassung) Definition Prototyp Finale Phase Prototyp*) Abstimmung mit dem Lenkungsausschuß Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Abschlusspräsentati on e-businessStrategie 27.11.00 Vorstellung Prototypen (Ende Dez.) Termin noch zu benennen *) ergänzend zur Vorstudie 17 Projektstrukturplan (PSP): „Strukturierte Tätigkeitscheckliste“ Aufgabe: Projekt in überschaubare und abgegrenzte Einheiten zerlegen PSP: Vollständige, hierarchisches Darstellung der Teile der Projekt-Aufbaustruktur als Diagramm oder Liste. Jedes darin enthaltene übergeordnete Element muss durch die ihm untergeordneten Elemente vollständig beschrieben werden. Ziele des PSP: Reduktion der Komplexität Schaffung von Transparenz Erkennung von Schwerpunktaufgaben, Zusammenhängen und Abhängigkeiten PSP ist die Grundlage für sämtliche nachgelagerten Planungen (Abläufe, Termine, Ressourcen, Kosten) und für die Steuerung der Projektdurchführung Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 18 Projektstrukturplan (PSP): Grundsätzliche Erstellungsmöglichkeiten Vorgehen Top down Stufenweise Zerlegung der Gesamtaufgabe bis nur noch überschaubare Teilaufgaben vorliegen Motto: „vom Groben zum Feinen“ Bottom up Sammlung von Aufgaben (Brainstorming, Mind Mapping) Strukturierung der Aufgaben nach einem bestimmten Kriterium Aufbau einer Aufgabenhierarchie (Clustern) Ergänzung um fehlende Aufgaben Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 19 PSP: Muster Projekt Gesamtaufgabe Teilprojekt 1 Aufgabe 1.1 Aufgabe 1.2 Teilprojekt 2 Aufgabe 2.1 Aufgabe 2.2 AP 1.1.1 AP 1.2.1 AP 2.1.1 AP 2.2.1 AP 1.1.2 AP 1.2.2 AP 2.1.2 AP 2.2.2 AP 1.2.3 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia AP 2.2.3 Aufgabe 2.3 AP 2.3.1 AP (Arbeitspaket) oder Vorgang (MS Project 2003): nicht mehr zu unterteilende Aufgabe 20 Praxisbeispiel: Projektstrukturplanung Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 21 PSP: Arten Objektorientierter PSP Funktions- bzw. tätigkeitsorientierter PSP Ablauf- bzw. phasenorientierter PSP Mischformen (in der Praxis üblich) Neuer Ansatz: Mehrdimensionale PSPs nebeneinander Unterteilung nach Produktkomponenten und Ort der Herstellung bzw. Entwicklung Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 22 Objektorientierter PSP Gliederungskriterium: Alle Objekte, Komponenten, Bauteile des erwarteten Produktes (Ergebnisses) Beispiele Bungalow Keller Erdgeschoss Dach Internet-Auftritt Anwenderverwaltung Informationen Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Funktionen 23 Funktionsorientierter PSP Gliederungskriterium: Alle Tätigkeiten/Funktionen/ Handlungen (z.B. Planen, Fertigen, Kontrollieren), die durchzuführen sind, um das Ergebnisziel zu ereichen Beispiele Haus Erdarbeiten Rohbaurarbeiten Innenausbauarbeiten Internet-Auftritt Planungsarbeiten Programmierung Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Marketingaktivitäten 24 Ablauforientierter PSP Gliederungskriterium: Die einzelnen Phasen/Abläufe/ Entwicklungsprozesse, um das erwartete Ergebnis zu erzielen (Orientierung am Projektablauf) Beispiele Haus Planung Ausführung Abnahme Internet-Auftritt Planung Realisierung Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Abnahme 25 Gemischtorientierter PSP: Kombination mehrerer Gliederungsprinzipien Gliederungskriterien: Objekte, Tätigkeiten und Phasen Häufigste PSP-Art; auf jeder horizontalen Strukturierungsebene grundsätzlich nur eine Logik verwenden! Beispiele Haus Planung Entwurf Ausführung Statik Rohbau Innenausbau Außenanlagen Internet-Auftritt Planung IT-Plan Vermarktungsplan Realisierung Anwenderverwaltung Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Funktionen ... 26 PSP: Darstellungsformen Organigrammform ProjektStrukturPlan 1. Planung AP 1.1 AP 1.2 AP 1.3 Listenform 2. Durchführung AP 2.1 AP 2.2 AP 2.3 3. Abschluss AP 3.1 AP 3.2 AP 3.3 1.0 Planung 1.1 Arbeitspaket 1 1.2 Arbeitspaket 2 1.3 Arbeitspaket 3 2.0 Durchführung 2.1 Arbeitspaket 4 2.2 Arbeitspaket 5 2.3 Arbeitspaket 6 3.0 Abschluss 3.1 Arbeitspaket 7 3.2 Arbeitspaket 8 3.3 Arbeitspaket 9 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 27 Spannungsfeld Planungstiefe* So detailliert wie nötig, da Projektplanung ... Komplexität reduziert Transparenz schafft Chancen und Risiken aufdeckt Unsicherheiten reduziert So einfach wie möglich, da Projektplanung ... Zeit kostet Aufwändig ist Zunehmend komplizierter wird Die Planungselemente auch controllt werden müssen (zusätzlicher Aufwand) *) nach: G. Hab / R. Wagner, S. 108 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 28 Regeln zur PSP-Erstellung Der Gebildete treibt die Genauigkeit nicht weiter, als es der Natur der Sache entspricht. Aristoteles PSP („Mutter aller Projektplanungen“) mit hoher Sorgfalt erstellen Einbeziehung des Teams Mitarbeiter-Motivation wird gefördert Gemeinsames Verständnis wird entwickelt Einheitliche Terminologie ist gesichert Erhöhte Sicherheit, dass nichts vergessen wird Mehrere Ansätze prüfen Nur so detailliert planen, bis überschaubare und kontrollierbare Arbeitspakete vorliegen Komplexe Aufgaben sind stärker zu untergliedern als einfachere Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 29 Standard-PSPs In Unternehmen, in denen häufig ähnliche Projekte durchgeführt werden, empfiehlt es sich Standard-PSPs einzusetzen Vorteil von Standard-PSPs für bestimmte Projektklassen Verringerter Planungsaufwand: Es ist nur noch ein Anpassen an den jeweiligen Einzellfall erforderlich (Streichen/Hinzufügen von Teilaufgaben/APs) Schnellere Planung möglich Professionalität und Vollständigkeit der Planung: Erfahrung vorausgegangener Projekte wird genutzt Einheitlichkeit der Projektplanung gesichert; geringe Probleme bei Personalwechsel Einsatzbereiche: Bau, Anlagenbau, Kraftwerke u.ä. Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 30 Standard-PSP für Softwareprojekte* Software PSP Konzeptentwicklung Programmierung Qualitätssicherung Implementierung Dokumentation Projektmanagement Lasten-/ Pflichtenheft Modul Datei Testplanung Arbeitsorganisation Systembeschreibung Projektorganisation Systementwurf Modul Berichte System-/ Akzeptanztest Mitarbeiterschulung Testberichte Projektplanung --------------- Reviews Hardwarebeschaffung Benutzerhandbücher Projektsteuerung Installation Abnahme Konfigurationsmanagement Systemintegration *) Quelle: ProjektManager, S. 171 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 31 Projektmanagement im PSP Auch die erforderlichen ProjektmanagementAktivitäten sind im PSP einzuplanen, z.B. Projektorganisation Projektkommunikation Projektkontrolle und –steuerung PM-Arbeitspakete sind teilweise phasenübergreifend Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 32 Arbeitspakete: Die Mikromeilensteine des Projektleiters Kleinste Einheiten des PSP Umfang kann sehr unterschiedlich sein Bestimmte Tätigkeiten einer Einzelperson Sachlich zusammengehörige Arbeiten, die von einer Gruppe/Person durchgeführt werden sollen Entwicklungsauftrag an eine Fremdfirma Kriterien für Arbeitspakete Eindeutige Verantwortlichkeit Konkretes Ergebnis Kalkulierbarkeit (Aufwand, Termin, Kosten) Keine Überschneidung mit anderen Paketen Klare Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Paketen Für jedes Arbeitspaket ist eine AP-Beschreibung zu erstellen Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 33 Gute Planung ist die halbe Projektarbeit Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 34 Arbeitspaket-Formular Projekt-Nr.: Projektname: Projektleiter: AP-Nr.: AP-Name: AP-Verantwortlicher: Erwartete Ergebnisse: Voraussetzungen: Beteiligte: Aufwand (in h) Name 1: Name 2: Name 3: Gesamt: xx h AP-Start (Datum): Kosten (in €): Personalkosten : Sonstige Kosten: Unterschrift : (Projektleiter) Unterschrift: (AP-Verantwortlicher) Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Gesamt: xx € AP-Ende (Datum): 35 Regeln zur AP-Erstellung Für jedes AP darf es nur einen AP-Verantwortlichen geben Bei einer phasenorientierten Planung muss ein AP innerhalb einer Phase liegen (Ausnahme: phasenübergreifende Aufgaben wie Kostencontrolling) Start Phase 1 MS 1 AP 1.1 AP 1.2 AP 1.3 Phase 2 MS 2 AP 2.1 AP 2.2 Umfang der APs so planen, dass sinnvolle Terminund Kostenüberwachung möglich sind Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 36 Aufwandsschätzung: Methoden (1) Expertenbefragungen Einzelschätzung Mehrfachbefragung Delphi-Methode Schätzklausur Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 37 Aufwandsschätzung: Methoden (2) Schätzmethoden für Softwareprojekte Algorithmische Methoden Parametrische Schätzmethoden Faktoren- und Gewichtungsmethoden Vergleichsmethoden (Basis: Erfahrungen von abgeschlossenen Projekten) Analogiemethoden Relationsmethoden Kennzahlenmethoden (Basis: projektspezifische Kennzahlen von abgeschlossenen Projekten) Prozentsatzmethoden Multiplikatormethoden Produktivitätsmethoden Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 38 Fehler bei der Aufwandsschätzung Aufwände werden zu optimistisch, d.h. zu niedrig geschätzt Aufwände für Projektmanagement, Sitzungen, Reporting, Berichtserstellungen, Abstimmungen u.ä. werden in der Planung vernachlässigt Verantwortliche Mitarbeiter werden bei der Aufwandschätzung nicht eingebunden Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 39 Tipps zur Aufwandsschätzung Annahmen und Abhängigkeiten (z.B. von Auftraggeberleistungen) dokumentieren Nicht zu knapp kalkulieren; „stiller Puffer“ für Unvorhersehbares Beteiligung der Projektmitarbeiter am Schätzungsprozess a Motivation Niemals „herunterhandeln“ lassen! Nachbetrachtung am Projektende („lessons learned“): Abweichungen a Ursachenforschung a bessere zukünftige Schätzungen Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 40 Ablauf- und Terminplanung Ziel: Die Elemente des PSPs werden in eine logische Reihenfolge der Abarbeitung gebracht und terminiert Ermittlung der Vorgangsbeziehungen (logische Abhängigkeiten) Zusammengehörige APs / Vorgänge werden zu Sammelvorgängen zusammengefasst Festlegung von Meilensteinen (Checkpoints; wichtige Zwischenergebnisse) Darstellung der Vorgänge mit Dauer und Abhängigkeiten: Terminlisten, Balkenpläne, Netzpläne Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 41 Vorgangsbeziehungen (1) Normalfolge: Ende-Anfangs-Beziehung (EA) Der nächste Vorgang kann erst dann begonnen werden, wenn der vorherige abgeschlossen ist Vorgang Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Design Codierung Anfangsfolge: Anfangs-Anfangs-Beziehung (AA) Beide Vorgänge müssen gleichzeitig gestartet werden Vorgang Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Testlauf Ergebnisse dokumentieren Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 42 Vorgangsbeziehungen (2) Endefolge: Ende-Ende-Beziehung (EE) Beide Vorgänge müssen gleichzeitig beendet werden Vorgang Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Locking Datenbankänderungen Sprungfolge: Anfangs-Ende-Beziehung (AE) Der 2. Vorgang darf erst dann beendet werden, sobald der erste begonnen wurde Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Vorgang Neue Anwendung Alte Anwendung Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 43 Vorgangsbeziehungen (3) Vorgangsbeziehungen mit Überlappung oder Verzögerung Durch Zeit- oder Prozentangabe wird definiert, wann der Nachfolger vor oder nach dem Anfang oder Ende des Vorgängers beginnen kann: ... + Zeit ... + % Beispiel: Vorgang Jan Feb V1 Mar Apr Mai Jun Jul EA+1M V2 V3 EA-1M Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 44 Terminberechnung Bekannt Benötigte Aufwände Dauer der Vorgänge Zugeteilte Ressourcen Vorgangsbeziehungen (EA, AA, EE, Überlappungen) Berechnung der Termine Vorwärtskalkulation • Anfangstermin des Projektes ist festgelegt • Aus Anfangstermin, Dauer der Vorgänge und den Vorgangsbeziehungen ergibt sich der früheste Termin für das Projektende Rückwärtskalkulation • Endtermin des Projektes ist festgelegt • Aus Endtermin, Dauer der Vorgänge und den Vorgangsbeziehungen ergibt sich der späteste Termin für den Projektbeginn Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 45 Terminplanungsmethoden Terminliste / Arbeitspaketliste / Vorgangsliste AP Verantwortlicher Dauer Endtermin Balkendiagramm (Gantt-Diagramm) Vernetztes Balkendiagramm Balkendiagramm mit Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen Sehr gut geeignet für Präsentationen Netzplantechnik Terminplanungsmethode für Großprojekte Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 46 Vernetztes Balkendiagramm Vorteile von vernetzten Balkendiagrammen: weit verbreitet sehr übersichtlich zeitliche Parallelen werden aufgezeigt „kritische Pfade“ werden sichtbar schnell zu erstellen (mit PM-Tool) Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 47 Pufferzeiten und kritischer Pfad Pufferzeit eines Vorgangs Gesamtpuffer: Zeitspanne, um den sich der Vorgang verzögern darf, ohne dass das Projektende verzögert wird Freier Puffer: Zeitspanne, um die sich der Vorgang verzögern darf, ohne dass andere Vorgänge verzögert werden Kritischer Vorgang: Vorgang ohne Pufferzeit Kritischer Pfad: Pfad durch das Netz, der nur kritische Vorgänge enthält Kritischer Pfad Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 48 Netzpläne Alternative (komplexere) Darstellungsform für Ablauf- und Terminpläne für Großprojekte (z.B. Anlagenbau) Veranschaulichen die Ablaufstrukturen mit logischen und zeitlichen Abhängigkeiten in graphischer Form Erlauben eine konsistente Planung und Steuerung für Termine, Aufwände, Kosten und sonstige Einsatzmittel Näheres in Projektplanung 2 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 49 „Das, wo unser Projektplan versagt, nennen wir ZUFALL.“ Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 50 Aufgabe 2: Projektantrag (Projektziele, Umfeld, Stakeholder) 1. 4. Führen Sie zu den in Aufgabe 1 entwickelten Geschäftsideen und ggf. weiteren neuen Ideen eine Nutzwertanalyse durch 1. Referenzmatrix bilden (Wichtigster Faktor: Hoher Unternehmensgewinn) 2. Bewertung der alternativen Geschäftsideen Führen Sie eine Umfeldanalyse durch Führen Sie eine Stakeholderanalyse durch Verwenden Sie dazu die Vorlage: Stakeholderanalyse.xls Erstellen Sie einen Projektantrag in Form einer Präsentation 5. Erstellen Sie die Kapitel 1 und 2 des Projektberichtes (Transferprojekt) Aufgaben des neuen Projektleiters Abgabe des Projektantrages: Antrag-Team_x.ppt Abgabe des Projektberichtes – Kapitel 1 und 2: Projektbericht-Team_x.doc Abgabetermin: spätestens 04.05.2007 für alle Teams Präsentation des Projektantrages in der nächsten Vorlesung (07.05.05): 2. 3. (Terminvorgabe: Ihr Internet-Unternehmen soll zum 1.7.2007 online gehen) nur PLs der Teams 6 und 7 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 51