Projektplanung 2 mit MS Project

Professionelles Projektmanagement
in der Praxis
Veranstaltung 4 – Teil 2 (29.05.2006):
Projektplanung 2 mit MS Project 2003
SS 2006
Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes
Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia
1
Ablauf- und Terminplan
mit MS Project 2003
Review
1. Anfangstermin (Endtermin): Projekt-Info
2. Projektkalender einrichten
3. Projektstrukturplan


Vorgangsnamen
Gliederung der Vorgänge
• Höherstufen
• Tieferstufen
• Vorgangsinformationen
4. Dauer der Einzelvorgänge


Dauer: in min, h, t, w
Meilensteine
5. Ablaufreihenfolge

Verknüpfung der Vorgänge
Ergebnis: Basisplan: Projektablauf mit Terminen
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2
Beispiel: Einführung einer PM-Software
Balkendiagramm
Review
Menüpunkt: Ansicht a Balkendiagramm (Gantt)
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3
Beispiel: Einführung einer PM-Software
Kritischer Pfad
Menüpunkt: Ansicht a Balkendiagramm: Überwachung
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4
Beispiel: Einführung einer PM-Software
Kritischer Pfad mit Puffer
Menüpunkt: Ansicht
a Weitere Ansichten ...
a Balkendiagramm: Einzelheiten
Auswahl
freier
Puffer
freier
Puffer
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5
Beispiel: Einführung einer PM-Software
Netzplandiagramm
Menüpunkt: Ansicht a Netzplandiagramm
Vorbereitung
Anfang: 22.05.06 Nr.:
Ende:
07.06.06
Abg.:
0%
1
Dauer: 11 Tage
Auswahl
PM-Software
Auswahl
der der
PM-Software
Anforderungen definieren
Angebote einholen
Anfang: 22.05.06
Nr.:
Anfang: 24.05.06
Nr.:
Ende:
Dauer: 2 Tage
Ende:
Dauer: 1 Woche
Res.:
23.05.06
2
31.05.06
3
Res.:
Anfang:
01.06.06
Anfang:
01.06.06
Nr.: Nr.:
4
4
07.06.06
Dauer:
4 Tage
Ende:Ende:
07.06.06
Dauer:
4 Tage
Res.:Res.:
Präsentation und
Mittelfreigabe
Meilensteindatum: Mit 07.06.06
Nr.: 5
Installation der Software auf Server
Durchführung
Anfang: 08.06.06 Nr.:
Ende:
14.06.06
Abg.:
0%
6
Dauer: 5 Tage
Anfang: 08.06.06
Nr.:
Ende:
Dauer: 1 Tag
08.06.06
7
Res.:
Installation der Software auf Clients
Anfang: 08.06.06
Nr.:
Ende:
Dauer: 3 Tage
12.06.06
8
Res.:
Schulung vorbereiten
Anfang: 08.06.06
Nr.:
Ende:
Dauer: 2 Tage
Res.:
Professionelles
Professionelles
Projektmanagement
Projektmanagement
in in
derder
Praxis,
Praxis,
©©
2006
2006Dr.Dr.
Harald
Harald
Wehnes
Wehnes
Universität
Universität
Würzburg,
Würzburg,
FBFB
Informatik,
Informatik,
Prof.
Prof.
Dr.Dr.
P.Tran-Gia
P.Tran-Gia
6
09.06.06
9
Ressourcen- und Kostenplanung
mit MS Project 2003
1.
Ressourcentabelle erstellen:
Ansicht a Ressource: Tabelle
2. Kalender für Verfügbarkeit der Ressourcen definieren
Extras a Arbeitszeit ändern a Ressourcenkalender
3. „Ressourcen a Vorgängen“ zuordnen
Ansicht a Balkendiagramm
Extras a Ressourcen a Ressourcen zuordnen
4. Auslastung der Ressourcen prüfen
Ansicht a Ressource: Grafik bzw.
Ansicht a Ressource: Einsatz
5. Ressourcenkonflikte lösen: Kapazitätsabgleich
6. Gesamtkosten bzw. Kosten pro Vorgang betrachten
Projekt a Projektinfo a Statistik
Ansicht a Tabelle: Kosten
7. Basisplan speichern
Ergebnis: Basisplan mit Ressourcen- und Kostenplanung
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7
Ressourcentabelle
Maßeinheit
des Materials
(z.B. m, kg)
Personenname,
Berufs- oder
Maschinenbez.,
Materialname, ..
Max. Kapazität
der Ressource
in %
Kürzel des
Ressourcennamens
Arbeit
Material
(Personen- und
Sachmittel)
(Verbrauchsmaterialien)
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Fester
Kostenbetrag pro
Einsatz einer
Ressource
Kosten pro
Zeiteinheit
z.B. 30 €/h
8
Fälligkeitsverfahren
bezügl.
Vorgangsdauer:
Anfang
Anteilig
Ende
Beispiel: Ressourcenplanung
1. Ressourcentabelle anlegen (Ansicht a Ressource: Tabelle)
Nr.
Ressourcenname
Art
1
2
3
4
5
Methodix
Installix
Schulix
PM-SW + Doku
Getränke + Büffet
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Materialbeschriftung
Kürzel Gruppe Max. Einh.
M
I
S
P
G
Standardsatz
Überstd.-Satz
Kosten/Einsatz Fällig am
100% 40,00 EUR/Stunde 0,00 EUR/Stunde
0,00 EUR
100% 35,00 EUR/Stunde 0,00 EUR/Stunde
0,00 EUR
50% 35,00 EUR/Stunde 0,00 EUR/Stunde
0,00 EUR
100% 0,00 EUR/Stunde 0,00 EUR/Stunde 5.000,00 EUR
100% 0,00 EUR/Stunde 0,00 EUR/Stunde
250,00 EUR
2. Kalender für Ressourcenverfügbarkeit

Allgemein Gültiges (z.B. 05.06.2006 und 15.06.2006 sind
Feiertage) im Standard (Projektkalender) definieren

Pro Ressource eigener Verfügbarkeitskalender
(z.B. Einsatz für andere Projekte, Urlaubsplanung etc.)

Festlegung über
Extras a Arbeitszeit ändern a Ressourcenkalender
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9
Anteilig
Anteilig
Anteilig
Anteilig
Anteilig
Basiskalende
Standard
Standard
Standard
Standard
Standard
Beispiel: Ressourcenzuordnung
3. Ressourcen zuordnen
Ansicht a Balkendiagramm (Gantt)
Extras a Ressourcen a Ressourcen zuordnen
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Die Erstzuweisung von Ressourcen zu einem Vorgang legt die Arbeit fest!
10
Beispiel: Ressourcen sind zugeordnet
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Vorgangsarten
 Feste Arbeit


 Feste Einheiten


 Feste Dauer


Arbeit ist konstant
Dauer und Einheiten sind variabel
Einheiten sind konstant
Dauer und Arbeit sind variabel
Dauer ist konstant
Einheiten und Arbeit sind variabel
Änderung der Vorgangsart: Doppelklick auf den Vorgang
„Informationen zum Vorgang – Register Spezial“
Grundformel für die Berechnung:
Arbeit (h) = Vorgangsdauer (h) x Einheit Ressourcen x 8h / Tag
Beispiel:
1,5 Tage Vorgangsdauer, 1 Ressource wird mit 100% zugewiesen a 12 h Arbeit
1,5 Tage Vorgangsdauer, 1 Ressource wird mit 50% zugewiesen a 6 h Arbeit
12
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Leistungsgesteuerte Terminplanung
Voreingestellte Berechnungsmethode von MS Project
 Nach der Zuordnung der ersten Ressource wird der Umfang
der Arbeit für diesen Vorgang berechnet
 Umfang der Arbeit des Vorgangs bleibt danach unverändert
 Beim Hinzufügen/Wegnehmen von Ressourcen zu diesem
Vorgang verändert sich die Dauer

Aufteilung der Arbeitszeit zwischen Ressourcen:
Wird eine weitere Ressource dem Vorgang neu zugewiesen,
so wird die vorhandene Arbeit zwischen den Ressourcen
aufgeteilt.
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Beispiel: Ressourcenüberlastung
4. Auslastung der Ressourcen prüfen
Ansicht a Ressource: Einsatz
Ansicht a Ressource: Grafik
05. Jun '06
M
D
F
200%
100%
S
S
12. Jun '06
M
200%
180%
160%
140%
120%
100%
80%
60%
40%
Überlastungen: rot gekennzeichnet
20%
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Benötigte Ressourceneinheiten:
Installix
Überlastet:
14
100%
Zugeteilt:
D
M
Beispiel: Ressourcenplanung
5. Kapazitätskonflikte lösen
 Automatische Methode
 Manuelle Methoden


Vorgangsdauer verlängern
Zusätzliche Personalressourcen einfügen
+ überschaubar
- aufwendig
23. Mai '05
M
D
M
D
F

„Kapazitätsabgleich“
überlasteter Ressourcen
Extras a Kapazitätsabgleich...
Neu abgleichen
S
S
30. Mai '05
M
100%
D
+ leistungsfähiges Tool
- Aktivitäten nicht immer
leicht nachvollziehbar
80%
60%
40%
20%
Benötigte Ressourceneinheiten:
100%
Installix
Überlastet:
100%
100%
100%
Zugeteilt:
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Beispiel: 6. Kostenplanung
6.1 Kosten pro Ressource:
Nr.
Ressourcenname
Art
1
2
3
4
5
Methodix
Installix
Schulix
PM-SW + Doku
Getränke + Büffet
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Ansicht _ Ressource: Tabelle
Materialbeschriftung
Kürzel
Gruppe
M
I
S
P
G
Nr.
Ansicht _
Vorgang: Einsatz
Ansicht a
Tabelle: Einsatz
a Kosten
Standardsatz
Kosten/Einsatz Fällig am Basiskalender
100% 40,00 EUR/Stunde
100% 35,00 EUR/Stunde
50% 35,00 EUR/Stunde
100% 0,00 EUR/Stunde
100% 0,00 EUR/Stunde
Vorgangsname
Vorbereitungen
Anforderungen definieren
Methodix
3
Angebote einholen
Methodix
4
Auswahl der PM-Software
Methodix
5
Präsentation und Mittelfreigabe
Methodix
PM-SW + Doku
6
Durchführung
7
Installation der SW auf Server
Installix
8
Installation der SW auf Clients
Installix
9
Schulung vorbereiten
Schulix
10
Schulung durchführen
Schulix
11
Feier
Getränke + Büffet
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6.2 Kosten pro
Vorgang:
1
2
Max.
Einh.
Feste
Kosten
0,00 EUR
0,00 EUR
0,00 EUR
5.000,00 EUR
250,00 EUR
Fälligkeit
fester Kosten
0,00 EUR
0,00 EUR
Anteilig
Anteilig
0,00 EUR
Anteilig
0,00 EUR
Anteilig
0,00 EUR
Anteilig
0,00 EUR
0,00 EUR
Anteilig
Anteilig
0,00 EUR
Anteilig
0,00 EUR
Anteilig
0,00 EUR
Anteilig
0,00 EUR
Anteilig
Gesamtkosten
8.520,00 EUR
640,00 EUR
640,00 EUR
1.600,00 EUR
1.600,00 EUR
1.280,00 EUR
1.280,00 EUR
5.000,00 EUR
0,00 EUR
5.000,00 EUR
1.930,00 EUR
280,00 EUR
280,00 EUR
840,00 EUR
840,00 EUR
280,00 EUR
280,00 EUR
280,00 EUR
280,00 EUR
250,00 EUR
250,00 EUR
Anteilig
Anteilig
Anteilig
Anteilig
Anteilig
Standard
Standard
Standard
Standard
Standard
Einzelheiten
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
16
23. Mai '05
M
D
8Std.
8Std.
8Std.
8Std.
8Std.
8Std.
0Std.
0Std.
0Std.
Kostenplanung mit MS Project
 6.3 Projektgesamtkosten
 Projekt _ Projekt-Info
Statistik...
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Aufgabe 4: Ressourcen- und
Kostenplanung (1)
Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 3 ist eine
Ressourcen- und Kostenplanung mit Kapazitätsabgleich
durchzuführen:
1.
2.
3.
4.
5.
Geben Sie Ihren Ressourcenplan mit den Kosten für die einzelnen
Ressourcen in MS Project 2003 ein (20 € / h für jedes Teammitglied)
Ordnen Sie diese Ressourcen Ihren Vorgängen (APs) zu
Prüfen Sie, ob Kapazitätsüberlastungen vorliegen
Führen Sie ggf. einen Kapazitätsausgleich durch. Achten Sie dabei
darauf, dass der Projektendtermin nicht überschritten wird!
Speichern Sie den Basisplan (BP) unter „BP2-Team_x .mpp“
Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit


wöchentlichem „jour fixe“-Protokoll sowie
Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten
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18
Aufgabe 4: Ressourcen- und
Kostenplanung (2)
Aufgabe der Projektleiter

Erstellung einer Präsentation Plan2-Team_x.ppt





Gemischtorientierter Projektstrukturplan
Ressourcenplan (ggf. vor/nach Kapazitätsausgleich)
Kostenpläne
Stand der Umsetzung der Projektarbeiten zum 7.6.2006 (1 Folie)
Erfahrungen
•
•


Projektarbeit
MS Project 2003
Erstellung desJour fixe-Protokolls 2 :
P2-Team_x.doc
Erstellung der MS-Project-Datei: BP2-Team_x.mpp
Spätester Abgabetermin für die Dateien: 08.06.2006
(an Dozenten und Assistenten schicken)
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4. PM-Software PHProjekt
 PHProjekt ist eine von Albrecht Günther (München)
entwickelte Open-Source-Groupware für die
Kommunikation, Information und den Dokumentenaustausch verteilter Teams
 Aufgaben

Erproben des Produktes
 Quellen:



Mey Mark Meyer: PM-Software: PHProjekt – Open-Source für
das Projektmanagement, projektMANAGEMENT-aktuell 1/2006
Astrid Pfeifer: PHProjekt: Webbasiertes Tool für kleinere
Unternehmen, Freiberufler und verteilte Teams, Projektmagazin
03/2004
Link: www.phprojekt.de oder www.phprojekt.com
 Vortragsinhalte Übersicht über das Produktes

Erfahrungsbericht (plus/minus)
 Termin: 29.5.2006
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