PowerPoint Grundkurs

PowerPoint Grundkurs
Sommersemester 2008
Rüdiger Grobe
Was ist PowerPoint ?
•
Ein vortragsbegleitendes Hilfsmittel
zur Veranschaulichung bestimmter Vortragsinhalte
•
Hilfsmittel? Sind rein mündlich gehaltene Vorträge „OUT“?
Griechische Rhetorik
Kreide-Schultafel
Diavorträge
Flipchart
Overhead-Projektor
PC mit Datenbeamer
•
PowerPoint = EINES der PC-Programme
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Veranschaulichung
Kein Volltext des Vortrages auf den Folien der Präsentation !
Stattdessen:
• Textinhalt mit wesentlichen Schlagworten visualisieren
• „1 Bild statt 1.000 Worte“
• Zahlen grafisch umsetzen !
• Abstrakte Zusammenhänge als Schaubild
– z. B. Organigramme, Teil-Ganzes-Beziehungen, Kausalfolgen, …
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Warum PowerPoint ?
• PowerPoint ist spezialisiert auf den genannten Zweck
– anders als Word, Excel, Grafikprogramme, o. a.
• Vorgefertigte Design– und Layoutvorlagen
– eigener grafischer Designaufwand ist minimierbar
• Trotzdem: individuelle Gestaltung ist möglich
• Einfacher Import (Eingabe) von vorhandenen Daten
– Texte, Tabellen, Grafiken, Bilder, …
• Gezielte Produktion (Ausgabe) für verschiedene Medienformate
– PC-Bildschirm, Dia, OHP-Folien, Papier (DIN A4 Handzettel bis Poster), …
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Arbeitsoberfläche: Starten und Beenden
• Starten
– Programmaufruf und anschließendes "Datei öffnen" >>> Entwicklungsmodus
oder
– direkter Aufruf via Doppelklick auf das Dokument
• mit Endung .ppt
>>>
Entwicklungsmodus
• mit Endung .pps
>>>
Präsentationsmodus
• Beenden
– im Entwicklungsmodus
• Menü: Datei | Beenden
• oder Schließsymbol auf Symbolleiste oder Strg+Q ...
– im Präsentationsmodus
• Escape-Taste
• oder rechte Maustaste >>> Kontextmenü >>> Präsentation beenden
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Arbeitsoberfläche: Elemente im Anwendungsfenster
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Titelleiste / mit Windows-Symbolen
Bildlaufleisten
Menüleiste
Symbolleisten: Standard, Format, evtl. Zeichnen oder andere …
Aufgabenbereich (Strg+F1)
Folienfenster
Notizenfenster
Register: Mini-Folien oder Textgliederung
Statusleiste
Ansichtssteuerung
Teilungsleisten
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Arbeitsoberfläche: Programmeinstellungen
• Zoom-Funktion verwenden
– auf Standard-Symbolleiste oder Menü Ansicht | Zoom
• Symbolleisten ein- und ausblenden
– Menü Ansicht | Symbolleisten
• Personalisierte Menüs ein- und ausschalten
– Menü Extras | Anpassen | Optionen
• Fensteransicht maximieren
– Windows-Funktionen in Titelleiste
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Grundlagen: Folien erzeugen
• Symbolleiste Format >>> Neue Folie
–
oder Menü Einfügen | Neue Folie
–
oder Strg+M
–
oder Im Folien- oder Gliederungsregister
– Einfügeposition wählen
– rechte Maustaste >>> Kontextmenü >>> Neue Folie
• Folie duplizieren
– "Original"-Folie aufrufen / markieren
– Menü Einfügen | Folie duplizieren
• Folie(n) importieren aus anderen PowerPoint-Dateien
– Menü Einfügen | Folien aus Datei...
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Grundlagen: Mit Folien arbeiten
• Zwischen den Folien wechseln
–
–
–
–
Doppelpfeile der Bildlaufleiste
Positionszeiger der Bildlaufleiste (mit Anzeige der Seitentitel)
Register Folien
Pfeiltasten: Pos1, Ende, Bild+, Bild-
• Mehrere Folien markieren
– Seriell:
– Selektiv:
mit Umschalt-Taste beim nächsten Mausklick
mit Strg-Taste beim nächsten Mausklick
• Folien löschen
– Folie(n) markieren
– Menü Bearbeiten | Folie löschen
• oder Kontextmenü …
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Grundlagen: Folienlayout zuweisen
• Folie(n) auswählen (gfs. im Registerfeld)
• Aufgabenbereich Folienlayout aufrufen
– z. B. über das Menü Format | Folienlayout
• Layout auswählen
• Voreingestellt: „Titel und Text“
• Layout für neue Folie vorab bestimmen
– Einfügeposition im Register markieren
>>> Im Aufgabenbereich Folienlayout den kleinen Pfeil nach unten wählen
>>> Neue Folie einfügen
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Grundlagen: Entwurfsvorlage (Foliendesign) zuweisen
• Folie(n) auswählen (gfs. im Registerfeld)
• Aufgabenbereich Foliendesign aufrufen
– z. B. über das Menü Format | Foliendesign
• Design auswählen
– gfs. mit rechter Maustaste: Große Vorschau anzeigen
• alternativ:
– im Aufgabenbereich Foliendesign - über den Befehl ganz unten - eine andere
externe Datei mit einem gewünschten Design auswählen
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Grundlagen: Mit Textplatzhaltern arbeiten (1)
• Formatierung wie Vorlage / Anzeige des Aufforderungstextes
• Neue Zeile / neuer Absatz
– mit Aufzählungszeichen: Return-Taste
– ohne Aufzählungszeichen: Umschalt-Taste + Return-Taste („weiches“ Return)
• Ein- und Ausrückungen
– nach rechts: Tab-Taste
nach links: Umschalt-Taste + Tab-Taste
– oder Ein- / Ausrückungssymbole auf der Symbolleiste
• Mehr Text als Platz?
– Schriftgrößenanpassung im Menü Extras | Autokorrektur-Optionen | ...
• ... Titeltext anpassen
• ... Untertiteltext anpassen
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Grundlagen: Mit Textplatzhaltern arbeiten (2)
• Markierungen im Text
– Doppelklick
– Mausbewegung
• mit / ohne Ganzwortmarkierung: Menü Extras | Optionen | Bearbeiten
– Mausklick mit Umschalttaste
– Mausklick auf Aufzählungssymbol
– Strg+A im Platzhalter
– aber: Strg+A „auf“ Folie (ohne Platzhalterauswahl) markiert alle Objekte!
• Position und Größe der Textplatzhalter
– Mausaktionen auf dem Rand und den „Ziehpunkten“ des Platzhalter-Rahmens
– resp. im Dialogfeld nach Doppelklick auf den Rahmen
• Text resp. Textplatzhalter löschen
– Textrahmen markieren (!!!), dann wie üblich löschen (z. B. Entf-Taste)
– Stufe 1: Text verschwindet
Stufe 2: Textplatzhalter verschwindet
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Grundlagen: Elemente verschieben resp. kopieren
• Mit Drag & Drop
–
–
–
–
Verschieben: einfache Mausbewegung mit dem markierten Element
Kopieren: Mausbewegung mit gedrückter Strg-Taste
… von Textteilen: zwischen allen Platzhaltern einer Folie
… von Folien:
• im Register
• in der Ansicht Foliensortierung
• Alternativ: Über die Zwischenablage (folienübergreifend!)
• Befehle im Menü Bearbeiten
• oder Tastaturbefehle: Strg+X, ... oder rechte Maustaste >>> Kontextmenü
• Aufgabenbereich Zwischenablage
• Smarttags beachten !
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Grundlagen: Präsentationen erzeugen
• Menü Datei | Neu
– Aufgabenbereich Neue Präsentation
• Leere Präsentation
• Von einer Entwurfsvorlage (=> Foliendesign, .pot-Datei)
• Vom AutoInhalts-Assistenten (=> Exkurs)
• Aus bestehenden Präsentationen
•
oder
Symbol auf Standard-Symbolleiste
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Exkurs: AutoInhalts-Assistent
• Nicht nur fertige Layouts sind verfügbar …
• … sondern auch inhaltliche Gliederungen (Themengerüste)
stehen zur Verfügung
• Beispiel:
– Menü Datei | Neu
>>> Aufgabenbereich Neue Präsentation >>> Vom AutoInhalt-Assistenten…
>>> Präsentationstyp auswählen (z.B. Projekte >>> Zwischenbericht)
>>> Präsentationsformat auswählen (z. B. Bildschirm oder Dia, …)
>>> Präsentationstitel und Folien-Elemente (Seiten-Nr., …) festlegen
• Nachbearbeitung jederzeit möglich
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Grundlagen: Seitenformate / Drucken, Speichern
• Seitenformatierung
– Menü Datei | Seite einrichten mit Wahl des Ausgabe(medien)formates
– Voreinstellungen: Bildschirmpräsentation / Querformat
• Drucken
– Menü Datei | Drucken mit Wahl von Folien, Handzettel, Notizblätter
– resp. Drucksymbol
• Speichern
– Menü Datei | Speichern unter mit Wahl des Dateityps .ppt, .pps, .pot !
– resp. Menü Datei | Speichern
– resp. Speichersymbol auf Symbolleiste
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Objekte: Diagramme
• Diagramm und Datentabelle erstellen
– Menü Einfügen | Diagramm
• Datentabelle nachträglich bearbeiten
– Diagramm mit Doppelklick markieren
– rechter Mausklick in
Zeichnungsfläche > Datenblatt
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
Ost
West
Nord
1. Qrtl.
2. Qrtl.
3. Qrtl.
4. Qrtl.
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Objekte: Schematische Darstellungen
• Organigramm (und andere Grafiken) erstellen
– Menü Einfügen | Schematische Darstellung
• Organigramm (…) formatieren
– Doppelklick auf das Objekt
asdf
qwer
ghjk
zuio
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Objekte: Bilder
• Bilder einfügen
– Menü Einfügen | Grafik | Aus Datei…
• Bilder "formatieren"
– Doppelklick auf das Bild
20
Objekte: Eigene Grafik-Elemente / Autoformen
• Grafik-Elemente einfügen
– Menü Einfügen | Grafik | Autoformen
• Grafik-Elemente formatieren
– Doppelklick auf das Grafik-Element
Zylinder
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Objekte: Tabelle
• Tabelle einfügen
– Menü Einfügen | Tabelle
• Tabelle formatieren
– Doppelklick auf den Tabellenrand
asdf
ghjk
löä#
123
456
789
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Objekte: allgemein (1)
• Nach Markierung mit Einfach-Klick
–
–
–
–
–
Verschieben mit gedrückter Maustaste
Größenänderung mit den weißen Ziehpunkten
Proportionale Größenänderung mit zusätzlicher Umschalttaste
Drehen mit dem grünen Drehpunkt (bei Grafiken und Bildern)
Löschen mit Entf-Taste
• Doppel-Klick auf das Objekt
– diverse Formatierungsmöglichkeiten im
zugehörigen Formatierungsfenster
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Objekte: allgemein (2)
• Ausrichten von Objekten
– Menü Ansicht | Raster und Führungslinien ?????
• Objekte am Raster ausrichten
– Raster <=> ein- oder ausgeblendete "magnetische" Linien
– Rasterlinienabstand => bestimmt mögliche Objektpositionen!
• Führungslinien / Zeichnungslinien
– einblenden / ausblenden im Dialogfenster
– verschieben: mit Maus bewegen
– weitere Linien erzeugen: mit Strg-Taste und Maus
– löschen: mit Maus von der Folie ziehen
• Objekte aneinander ausrichten
– zwei oder mehr Objekte markieren
– Symbolleiste Zeichnen
– .................
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