Records Management (661)

Records Management (661)
SAP Best Practices
Einsatzmöglichkeiten, Vorteile und wichtige Abläufe im
Szenario
Einsatzmöglichkeiten
 Dieses Szenario beschreibt das automatische Anlegen und Fortschreiben einer Kundenauftragsakte und einer Equipmentakte
 Darstellung des Records Management-Prozess in einer typischen projektbasierten Fertigungsumgebung.
Vorteile
 Schneller Zugriff auf benötigte Informationen, wodurch die Arbeitsplatzeffizienz und Reaktionszeit, um auf Kundenanfragen zu
antworten
 Redundanzfreie, verlässliche Informationsbasis mit effizienter Ressourcennutzung
 Beschleunigte Implementierung von Geschäftsprozessen durch Automatisierung und frühzeitige Ausführung von Aufgaben
 Reduzierte Transaktionskosten durch Verwendung kontrollierter Verteilungs-, Aktualisierungs- und Archivierungsprozesse
 Verwendung von Records Management ermöglicht die Konzentration auf Kerngeschäftsprozesse
Hinweis: Bei Einsatz von Records Management in einer produktiven Systemumgebung können zusätzliche Lizenzkosten abhängig von der Anzahl der
angelegten Akten entstehen
Wichtige Abläufe im Szenario
 Automatisches Anlegen von Kundenauftrags- und Equipmentdatensätzen mit Informationen zum verwendeten Equipment und den
zugehörigen Verkaufsbelegen (Angebot, Kundenauftrag)
 Informationen zum Projekt und dem den Verkaufsbelegen zugeordneten PSP-Element
 Automatische Aktualisierung des Equipmentdatensatzes mit Serviceinformationen (Servicemeldung und Serviceauftrag)
 Anlegen eines Besuchsberichts mit bereits ausgefüllten Kundendaten auf Basis von Dokumentvorlagen und dessen Hinzufügen zum
Equipmentdatensatz
 Ermöglichen der Rückverfolgbarkeit über Kundenauftrags- und Equipmentdatensätze
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Erforderliche SAP-Anwendungen und Benutzerrollen
Erforderlich
 Enhancement package 5 for SAP ERP 6.0
Benutzerrollen
 Projektleiter
 Dienstleister (Service)
 Vertriebssachbearbeiter
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Prozessbeschreibung im Detail
Records Management
 Das Szenario „Records Management“ befasst sich mit dem Anlegen und Aktualisieren von
Kundenauftrags- und Equipmentdatensätzen während der Bearbeitung von
Verkaufsbelegen und Servicedokumenten in der projektorientierten Fertigung.
 Dieses Szenario beginnt mit der Bearbeitung eines Kundenauftrags mit serialisierten
Positionen, die bereits einem PSP-Element eines Fertigungsprojekts zugeordnet wurden.
 Bei der Aktualisierung eines Verkaufsbelegs wird für den Verkaufsbeleg automatisch ein
Kundenauftragsdatensatz angelegt. Gleichzeitig wird für jedes im Verkaufsbeleg
angegebene Equipment ein Equipmentdatensatz angelegt.
 Für das Material im Verkaufsbeleg wird neben der Servicemeldung auch ein Serviceauftrag
angelegt. Die Informationen der Servicedokumente werden im Equipmentdatensatz
automatisch aktualisiert.
 Außerdem füllt der Servicetechniker einen Besuchsbericht aus, der den
Equipmentdatensätzen beigefügt ist.
 Durch die Nutzung der Dienste für generische Objekte kann der Benutzer direkt vom
Verkaufsbeleg auf die Datensätze zugreifen und den Geschäftsprozessablauf verfolgen.
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Ablaufdiagramm
Kundenauftrag
anlegen
Vertriebssachbearbeiter
Dienstleister
Projektleiter
Ereignis
Records Management
Kundenauftragsdatensatz wird
automatisch
angelegt
ETO –
Projektfertigun
g (240)
Servicemeldung
anlegen
Equipmentdatensatz wird
automatisch
angelegt
Serviceauftrag
anlegen
Kundenauftragsabwicklung
Kundenauftragsdatensatz prüfen
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ETO – Angebotsabwicklung (232)
Equipmentdatensatz wird
automatisch
aktualisiert
Einfache
Reparatur im
Werk (275)
Equipmentdatensatz prüfen
Besuchsberich
t dem Equipmentdatensatz
zuordnen
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Legende
<Rolle>
Symbol
Beschreibung
Verwendungshinweise
Band: Kennzeichnet eine Benutzerrolle, wie z. B.
Rechnungsprüfer oder Vertriebsbeauftragter.
Dieses Band kann statt einer bestimmten Rolle
auch eine Organisationseinheit oder eine Gruppe
kennzeichnen. Die anderen Ablaufsymbole in
dieser Tabelle befinden sich in diesen Zeilen.
Ihnen stehen genügend Zeilen für alle Rollen im
Szenario zur Verfügung.
Das Rollenband
enthält die für diese
Rolle üblichen
Aufgaben.
SAPextern
Ablauflinie (gestrichelt): Diese Linie zeigt den Ablauf
seltener oder bedingter Aufgaben in einem
Szenario an. Die Linie kann auch auf mit dem
Ablauf verbundene Dokumente verweisen.
Geschäftsaktivität/
-ereignis
Einheitenprozess
Prozessreferenz
Teilprozessreferenz
Prozessentschei
-dung
Verbindet zwei
Aufgaben in einem
Szenario-ablauf oder
einem Ereignis, das
keinen Schritt
darstellt.
Geschäftsaktivität/-ereignis: Kennzeichnet eine
Aktion, die entweder in das Szenario hinein oder
aus dem Szenario hinaus führt oder einen
externen Prozess, der sich während des Szenarios
ereignet.
Entspricht keinem
Aufgabenschritt im
Dokument.
Einheitenprozess: Kennzeichnet eine Aufgabe, die
in dem Szenario Schritt für Schritt behandelt wird.
Entspricht einem
Aufgabenschritt im
Dokument.
Prozessreferenz: Wenn das Szenario insgesamt auf
ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die
Nummer und den Namen dieses Szenarios an.
Entspricht einem
Aufgabenschritt im
Dokument.
Teilprozessreferenz: Wenn das Szenario teilweise
auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier
die Nummer, den Namen und die Schrittnummer
dieses Szenarios an.
Entspricht einem
Aufgabenschritt im
Dokument.
Prozessentscheidung: Kennzeichnet einen
Entscheidungs-/Verzweigungspunkt, an dem der
Anwender eine Wahl treffen muss. Linien stellen
unterschiedliche Wahlmöglichkeiten dar, die von
den verschiedenen Eckpunkten des Rhombus
ausgehen.
Entspricht i. d. R.
keinem Aufgabenschritt im
Dokument; steht für
eine Wahl, die nach
der Durch-führung
eines Schrittes getroffen werden muss.
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Diagrammverbindung
Papierausdruck/
Dokument
Externe Ereignisse: Enthält Ereignisse, die das
Szenario starten bzw. beenden oder den Ablauf
der Ereignisse im Szenario beeinflussen.
Ablauflinie (durchgehend): Diese Linie kennzeichnet
die normale Abfolge der Schritte und die Richtung
des Ablaufs im Szenario.
Symbol
Beschreibung
Verwendungs-hinweise
Zum nächsten/vom letzten
Diagramm: Führt zur
nächsten/vorherigen Seite des
Diagramms.
Ablaufdiagramm wird auf der
nächsten/vorherigen Seite
fortgeführt.
Papierausdruck/Dokument:
Kennzeichnet ein gedrucktes
Dokument, einen gedruckten
Bericht oder ein gedrucktes
Formular.
Entspricht i. d. R. keinem
Aufgabenschritt in einem
Dokument; wird stattdessen
verwendet, um ein Dokument
darzustellen, das durch einen
Aufgabenschritt generiert wird;
von dieser Form gehen keine
Ablauflinien aus.
Finanzielle Istdaten: Kennzeichnet
einen Finanzbuchungsbeleg.
Entspricht i. d. R. keinem
Aufgabenschritt in einem
Dokument; wird stattdessen
verwendet, um ein Dokument
darzustellen, das durch einen
Aufgabenschritt generiert wird;
von dieser Form gehen keine
Ablauflinien aus.
Budgetplanung: Kennzeichnet
einen Budgetplanungsbeleg.
Entspricht i. d. R. keinem
Aufgabenschritt in einem
Dokument; wird stattdessen
verwendet, um ein Dokument
darzustellen, das durch einen
Aufgabenschritt generiert wird;
von dieser Form gehen keine
Ablauflinien aus.
Manueller Prozess: Stellt eine
Aufgabe dar, die manuell
durchgeführt wird.
Entspricht i. d. R. keinem
Aufgabenschritt in einem
Dokument; wird stattdessen
verwendet, um eine Aufgabe
darzustellen, die manuell
ausgeführt wird und den
Prozessablauf beeinflusst, wie
z. B. das Entladen eines LKW im
Lager.
Bestehende Version/Daten: Dieser
Block stellt Daten dar, die durch
einen externen Prozess
eingespeist werden.
Entspricht i. d. R. keinem
Aufgabenschritt in einem
Dokument; stattdessen bildet
diese Form Daten ab, die aus
einer externen Quelle stammen;
dieser Schritt enthält keine
eingehenden Ablauflinien.
Systementscheidung Pass/Fail:
Dieser Block stellt eine
automatische, durch die Software
getroffene Entscheidung dar.
Entspricht keinem Aufgabenschritt im Dokument; wird
stattdessen verwendet, um
eine automatische Systementscheidung darzustellen, die
getroffen wird, nachdem ein
Schritt ausgeführt wurde.
Finanzielle
Istdaten
Budgetplanung
Manuell
er
Prozess
Bestehend
e Version/
Daten
Systementscheidung:
Pass/Fail
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