PortalTCO

Portale: TCO und ROI
Wirtschftliche Betrachtungen
Dr. Jürg Amrein
AMREIN ENGINEERING AG
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„An organization will only be
competitive if it can learn faster
than its competitors.“
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Don Tapscott
Agenda
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Einführung
Einige Case Studies
Portal TCO und ROI
Zusammenfassung, Q&A
AMREIN ENGINEERING AG
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Microsoft Certified Partner
Spezialisiert auf Web-basierte Applikationen
(Microsoft BackOffice, .NET)
Produkte: IntranetNow, Agenda/X, Helpdesk/X
http://www.amrein.com
Einführung
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Jedermann braucht ein Portal
..aber Portale sind komplexe Gebilde
Kosten für Aufbau und Unterhalt können u.U.
exponentiell wachsen
also fokussierte Ziele definieren
die richtige Architektur wählen
Wie steht es mit TCO und ROI ?
Gründe für den Kauf von
Corporate Portal Software
Quelle: Plumtree, 2000
Portal-Typen

Team - Portal
Collaboration
Anzahl Leser = Anzahl Autoren
Anzahl Installationen >> 1
Koordinator: Teilzeitjob

Mitarbeiter - Portal
Content Aggregation, Applikationen
Viele Leser, spezialisierte Autoren
Anzahl Installationen: 1
Koordinator: Vollzeitjob

Business Partner - Portal
Partner Relationship Management

Kunden - Portal
Verkauf & Kundendienst
Case: MS Market Employee Portal
MS Market : einige Zahlen
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MS Market:
- 1.75 Millionen $/Jahr
- 291’000 Transaktionen/Jahr
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27 Mitarbeiter eingespart
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Typische Kosten per Transaktion:
- vorher: 104 $
- nachher:
5$
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Architektur:
- Windows NT Server, MTS
- MS SQL Server
- MS Site Server Commerce Edition
Case: PUK Basel
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typisches Mitarbeiterportal „out-of-the-box“ (500
User)
1998 eingeführt
Extranet greift auf dieselben Ressourcen zu
TCO:
- HW: CHF 15‘000/J
- SW: CHF 35‘000/J
- CM: CHF 35‘000/J
Case: Schweiz. Techn. Verband (STV)
STV: Einige Zahlen
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17‘000 Mitglieder (typ. Ingenieure)
100+ Communities (Sektionen, SIG‘s etc.)
ASP-Modell
Vision: Portal ist ein 100%-iger Ersatz für die
existierende Infrastruktur (Budget/J: CHF 2M)
Kulturwechsel nicht einfach
Betriebskosten:
- Server-Infrastruktur, Bandbreite (ASP) : CHF 50‘000/j
- MA (CM, Koordination, Technik, Applikationen): CHF
300‘000/j

ROI - Beispiel:
- vorher: 50‘000 Briefe/j (CHF 100‘000)
- nachher: 200‘000 E-mails/j
Case: Webcorp Portal FH Aargau
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Fokus auf Project Management
ASP - Modell
Teilnehmer:
- 600 Studenten
- 500 andere
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4 B2B - Netzwerke
200 Projekte
Webcorp: 1-Jahr Finanzanalyse
Software Licenses
Portal Developement (internal costs)
Total
SFr. 65'000
SFr. 300'000
SFr. 365'000
Maintenance, Support, Developement 2001
Hosting
Maintenance and Developement
100% employment
Support
20% employment
Training
10% employment
Interest charges (Investement)
10%
Total
SFr. 24'000
SFr. 125'000
SFr. 25'000
SFr. 12'500
SFr. 43'800
SFr. 230'300
Savings 2001
Virtual networks
Nachdiplomstudiengänge
Projects
Total
TCO
Annual Return on Investement
%
Payback (years)
50% employment
30 days
300 days
SFr. 62'500
SFr. 30'000
SFr. 300'000
SFr. 392'500
SFr. 595'300
SFr. 162'200
44
2.3
Case: Maag Real Estate Info System
Case: Maag Real Estate Info System
REIS Portal
Balanced
Scorecard
Finance
Real
Estate
Mgmt.
Portfolio
Mgmt.
Building Maintenance
monitoring
Mgmt.
Who is
Who
Collaboration
Internet / Extranet / Intranet
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> 1‘000 managed Buildings
Portal wurde in 3 Monaten aufgebaut
Architektur: MS BackOffice, IntranetNow, ASP
Fulltime Staff: 2
Project
Mgmt.
Portals „out-of-the-box“
Die meisten Kunden haben ähnliche Bedürfnisse:
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Web-basierte Applikations-Plattform
Datenbank-Zugriff & Dokumenten-Ablage
Migration von bestehenden Anwendungen
Vorgefertigte Applikationen (Helpdesk, Manuals, Verzeichnisse
etc.)
Collaboration & Communication (Mail, Foren, News etc.)
Communities (Projekte, Abteilungen, Project Management)
Calendaring (People, Ressourcen, Event Management)
Personalisierung/Notifications
Workflow Automation
Was ist TCO?
Total Cost of Ownership betrachtet die Kosten
und ignoriert den Nutzen.

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
+ Vergleich von Lösungen bei Evaluation
+ Budgetierung
- Auswahlkriterium Applikation
- Priorisierung Projekte
Total Cost Of Desktop Ownership
100%
100%
89%
80%
70%
60%
59%
54%
40%
20%
0%
16-bit Windows
"loosely
managed”
32-bit Windows ZAK 32-bit
"loosely
"tightly
managed”
managed”
Windows-based
Terminal
(“Hydra”)
Windows
NT with
Browser
Web-Technologie reduziert TCO um die Hälfte!
Quelle: Microsoft
Portale: wichtigste TCO-Faktoren
8 Kosten-Kategorien:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Hardware: Betriebs- & Connectivity-Kosten
Wiederkehrende Software-Lizenzen
Laufende Applikations-Entwicklungen
Content Management
Technisches Personal & Support
Ausbildung Technik & Endanwender
Kosten für Replacement
Consulting: Initial & ongoing
One Time
und
Recurring
Portale: Kostenverteilung
Wichtig: Content Management

Maximierung der Effizienz: Anwender publizieren
ihren Inhalt selber

Standardisierung der Content-Struktur,
organisationsweite Durchsetzung der DesignRichtlinien und der CI.

Reduzieren der Content-Updatekosten, erhöhte
Informations-Publikationsfrequenz-

Reduzieren der Pflegearbeiten mithilfe
automatisierter Workflows und Bewilligungsverfahren
Einfaches TCO - Beispiel

Szenario: 1‘000 User Corporate Portal
Hardware-Infrastruktur (Webserver, DB Server, CHF 50‘000
Backup, Firewall etc.)
Software-Lizenzen:
1‘000 x CHF100
CHF 100‘000
Planung, Entwicklung, Integration:
100 Tage x 3 x CHF 1000
CHF 300‘000
Unterhalt (Content, System, Entwicklung) :
250 x 2 x CHF 1000
CHF 500‘000
ROI - Return On Investment



Eine kürzlich publizierte Meta Group - Studie
zeigt, dass 80% der angefragten Firmen ein
jährliches ROI von 38% erreichen.
„Agressive“ Studien rapportieren ROI‘s von >
1000%
Konservative Studien rapportieren ROI‘s von
23%..88%
ROI – Messbare Einsparungen
„Harte“ Kosten
 Reduzieren von Papier, Druck- und Zirkulationskosten (Self-Service-Prinzip)
 Software - Download anstelle von manueller Installation
 Reduktion/Eliminierung von Bearbeitungsfehlern und Duplikationskosten
Zugriff auf Applikationen
 Ortsunabhängiger zentralisierter Zugriff auf Anwendungen und Dienste
Infrastruktur
 Reduktion der Server-Client-Betriebskosten (Browser)
 Reduktion der Systemintegrations-Kosten und der System-Komplexität
 Einfachere und kosteneffizientere Anwendungsentwicklung (.NET)
ROI – „weiche“ Einsparungen
Collaboration



unabhängig von Zeit und Ort
Support von virtuellen Teams
Bessere KommunikationsInfrastruktur
Verkauf



Reduktion „time to market“
Verbesserte Zusammenarbeit unterhalb
der Sales-Mitarbeiter
Verbesserte Zusammenarbeit zwischen
Sales-Mitarbeitern und Kunden
Produktivität





Einfacher & schneller
Publikationszyklen
JIT _nformation, Online-Training
Teleworking
Platformunabhängigkeit (Browser)
Einfachere User-Interfaces
Personalwesen



Reduzierte Ausbildungskosten
Reduktion des Verlusts von „Corporate
Knowledge“
Bessere Mitarbeiter-Motivation
Kundendienst



weniger MItarbeiter notwendig
Zugriff auf Referenzinformationen
Informationen sind up-to-date und
konsistent
(interne Daten = externe Daten)
Tips

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
Definieren von klaren Zielen vor dem Start
Das Portal baut auf IndustriestandardTechnologien wie SMTP, XML, SOAP etc.
Verwenden einer „Portal out-of-the-box“ - Lösung
Miteinbezug der Anwender
Schlussfolgerungen
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Das „Web“ ist die richtige Architektur:
- Zugriff, User-Interface, Deployment
Wichtigster Kostenfaktor ist Content Management
TCO ist deutlich tiefer verglichen mit anderen
Architekturen
ROI ist schwierig zu quantifizieren, aber positive
Resultate können mit Sicherheit erwartet werden:
Studie: 91% aller Intranet-Projekte werden von den
Beteiligten als Erfolg taxiert.
(Harte-Hanks Market Intelligence survey)
Fragen
?