Repräsentationskosten

Rundschreiben Nr. 02/2009
29. Jänner 2009
Steger Benjamin
Repräsentationsausgaben
Bereits mit dem Haushaltsrahmengesetz für das Jahr 2008 war angedacht worden, die steuerliche Regelung der
Repräsentationsausgaben neu zu definieren. Die Abgrenzung zwischen Repräsentationsausgaben, Werbung und Geschenken
ist nicht immer eindeutig. Wir versuchen in diesem Rundschreiben durch genaue Definitionen eine Einteilung der verschiedenen
Spesenarten zu ermöglichen und die damit verbundene steuerliche Absetzbarkeit aufzuzeigen.
Definition: Repräsentationsausgaben
Repräsentationsausgaben umfassen Kosten für Promotionszwecke bzw. Verkaufsförderung, sowie Spesen für die
Öffentlichkeitsarbeit. Es geht hier um die unentgeltliche Abgabe von Gegenständen oder Leistungen ohne eine direkte
Gegenleistung dafür zu bekommen. Mit diesen Ausgaben sollten wirtschaftliche Vorteile für den Betrieb erzielt werden. Die
Höhe der Ausgaben muss vernünftig und angemessen sein. Einige Beispiele hierfür wären:
•
Ausgaben für Feiern, Einladungen und Unterhaltung zu besonderen betrieblichen oder festlichen Anlässen, z.B.
Jubiläumsfeier des Betriebes
•
Ausgaben für Feiern, Einladungen und Unterhaltung anlässlich der Eröffnung von neuen Niederlassungen, Büros oder
Produktionsstätten
•
Ausgaben für Feiern, Einladungen und Unterhaltung anlässlich von Messen und Ausstellungen mit Vorstellung von
Gegenständen des Unternehmens
Definition: Werbung
Unter Werbung werde alle Spesen zusammengefasst die dazu dienen den Namen und das Erscheinungsbild von Produkten
und Dienstleistungen eines Unternehmens bekannt zu machen und dadurch den Verkauf zu fördern. Einige typische
Beispiele hierfür sind:
•
Werbeinserate in Zeitungen
•
Werbebänder bei Veranstaltungen
•
Prospekte und Broschüren
Weiters gelten als Werbung
•
Ausgaben für Bewirtung und Unterkunft von Kunden (oder potenziellen Kunden) anlässlich von Messen, Ausstellungen
oder ähnlichen Veranstaltungen, bei denen die Produkte des Unternehmens vorgestellt werden. Hier steht nicht die
Unterhaltung im Vordergrund, sondern die Gastfreundschaft an Kunden, die verkaufsfördernd wirkt.
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Definition: Werbegeschenke
Hierbei handelt es sich um Produkte welche kostenlos an Kunden, potenzielle Kunden bzw. Lieferanten sowie
Geschäftsfreunde verschenkt werden. Ziel dieser Ausgaben sollte die Promotion, Verkaufsförderung oder Öffentlichkeitsarbeit
sein. Als Beispiele möchten wir nennen:
•
Werbegeschenke an Stammkunden (z.B. Mütze mit Hotellogo an Stammgäste)
•
Weihnachtsgeschenke an Kunden
Definition: Geschenke an Mitarbeiter
Geschenke an Mitarbeiter sind in der Praxis sehr verbreitet. Besonders zu Weihnachten ist es in vielen Betrieben üblich, dass
den Mitarbeitern z.B. ein Gechenkskorb überreicht wird. Diese Ausgaben zählen nicht zu den Repräsentationskosten, sondern
zu den Lohnkosten. Die Geschenke sind bis zu einem Maximalbetrag von 258,23 Euro beitragsfrei und vom Mitarbeiter nicht
zu versteuern. Das viel verbreitete Weihnachtsgeld ist nicht mehr möglich – vgl. Rundschreiben „Weihnachtsgeld ade“ Löhne
02/2008 vom 11.12.2008 unter Rundschreiben auf unserer Homepage www.steger.bz.
Steuerliche Regelung
Bei der Absetzbarkeit der drei oben beschriebenen Spesenarten muss man immer zwischen MwSt. und Einkommensteuer
unterscheiden.
Spesen
MwSt.
Einkommenssteuer
100%
100%
Werbegeschenke bis von €25,00 - € 50,00/Stück
nicht abzugsfähig
Werbegeschenke über € 50,00/Stück
nicht abzugsfähig
100%
100%
(max. aber 1,3% vom Umsatz)
Geschenke an Mitarbeiter
nicht abzugsfähig
100%
Werbung & Propaganda
100%
100%
100%
Werbegeschenke bis € 25,00/Stück
Repräsentationskosten
nicht abzugsfähig
(max. aber 1,3% vom Umsatz)
Repräsentationskosten und Werbegeschenke über 50,00 Euro sind zusammen bis zu einem Limit vom 1,3% des
Jahresumsatzes abzugsfähig, d.h. wenn eine Firma einen Umsatz von 200.000,00 vorzuweisen hat, kann dieser Betrieb
Repräsentationskosten/Werbegeschenke über 50,00 Euro in Höhe von 2.600,00 € bei der Einkommenssteuer voll absetzen. Für
Betriebe mit einem Umsatz über 10.000.000 € verringert sich das Limit auf 0,5% für den Teil des Umsatzes, der die 10 Millionen
Euro überschreitet.
Bei den Werbegeschenken gibt es zusätzlich eine unterschiedliche Regelung bei der Absetzbarkeit der MwSt. Ausschlaggebend
ist der Einheitswert des Geschenkes. Bis zu einem Einheitswert von 25,00 Euro ist die MwSt. voll abzugsfähig. Bei Geschenken
über 25,00 Euro ist die MwSt. hingegen nicht mehr abzugsfähig – die nicht abzugsfähige MwSt. zählt dann zum Einheitswert
dazu. Aufgrund des Umstandes, dass für die Einkommenssteuer Werbegeschenke nur bis zu einem Einheitswert von 50,00
absetzbar sind, ergibt sich folgende Berechnung der MwSt.-Grundlagen:
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Grundlage
MwSt.-Satz
bis 25,00 €
MwSt.
Grenze
Abzugsfähig
48,08 €
4%
1,92 € nicht abzugsf.
50,00 €
45,45 €
10 %
4,55 € nicht abzugsf.
50,00 €
41,67 €
20 %
8,33 € nicht abzugsf.
50,00 €
Ein typisches Beispiel aus der Praxis ist ein Geschenkskorb. Nicht der Wert der einzelnen Bestandteile (z.B. Weinflasche) zählt,
sondern der Wert aller enthaltenen Produkte. Sind z.B. im Geschenkskorb alles Produkte mit einem MwSt.-Satz von 20%, so darf
der Korb maximal 41,67 € (ohne MwSt.) kosten, damit er bei der Einkommenssteuer noch abgezogen werden kann. Die MwSt.
ist nur für Geschenkskörbe bis max. 25,00 MwSt.-Grundlage absetzbar.
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