“Die haben sofort verstanden, worauf es uns ankommt” “Die haben

“Die haben sofort verstanden, worauf es uns ankommt”
Unternehmen
Fresenius Medical Care
Deutschland GmbH
Branche
Pharmazeutische
Erzeugnisse
Organisationsgröße
>100.000 Mitarbeiter
(Unternehmensgruppe)
“Die haben sofort verstanden, worauf es uns ankommt”
Fresenius Medical Care erledigt Mengen-, Kostenstellen- und Vertriebsplanung
mit der BI-Software von prevero
Alle 0,7 Sekunden führen sie irgendwo auf der Welt eine
Dialysebehandlung durch; in 120 Ländern betreuen
sie knapp 300.000 Patienten, die in rund 3.400 Kliniken
versorgt werden. Sie sind der weltweit führende
Anbieter von Dialysegeräten, Dialysatoren und dem damit
verbundenen Einweg-Zubehör und verfügen über 40
Produktionsstandorte. Zwei davon sind in Deutschland
angesiedelt: Die Dialysemaschinen werden in Schweinfurt
produziert, Filter, Dialysatoren & Co. kommen aus St.
Wendel. Die Rede ist von Fresenius Medical Care, die mit
ihren Dialysedienstleistungen und -maschinen nierenkranken Patienten eine Zukunft mit höchstmöglicher
Lebensqualität ermöglichen. Damit dies so bleibt, müssen
hinter den Kulissen natürlich jede Menge Zahnräder ineinandergreifen und lücken- und geräuschlos funktionieren.
Es gilt, herauszufinden, welche Klinik in welchem Land zu
welchem Zeitpunkt welche Maschinen, Filter, Schläuche,
Flüssigkeiten oder Ventile in welcher Menge benötigt.
Dass hier viele verschiedene Faktoren zusammenkommen,
das liegt auf der Hand. Wie man diese logistische Aufgabe
bewältigt, wie die Planungen aussehen und vor allem auch
umgesetzt werden, das steht auf einem ganz anderen Blatt.
Theresia Schnell, Leiterin
Geschäftsprozessmanagement
Accounting und Controlling
EMEA der Fresenius Medical
Care Deutschland GmbH
Keine Übereinstimmung bei Absatz- und
Mengenplanung
Theresia Schnell, Leiterin Geschäftsprozessmanagement
Accounting und Controlling EMEA der Fresenius Medical
Care Deutschland GmbH, kann ein Lied davon singen:
„Bislang gab es bei uns zwei Planungen. Eine ist von der
Supply Chain und mengenorientiert, und eine kommt vom
Vertrieb und basiert auf einer Umsatzplanung hinsichtlich
Menge und Preis, und beide stimmen nicht notwendigerweise überein. Die Vorgehensweise für die Umsatzplanung vor
Einführung der neuen Software war so, dass den Ländern
durch das Controlling unterschiedlichste Excel-Listen zur
Verfügung gestellt wurden, in die sie artikelfein eintragen
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mussten, in welchem Monat sie welche Artikel in welcher
Menge verkaufen wollten; anschließend wurden die
ausgefüllten Listen wieder ans Controlling zurückgeschickt.
Dort wurde dann versucht, die in einem andern System
aus Logistiksicht geplanten Mengen mit den vom Vertrieb
vorgegebenen Zahlen zusammenzubringen.“ Dies alles
sei in Zusammenarbeit mit dem Vorstand geschehen, der
in der Folge die Produktion mit ins Boot geholt habe. Die
abgeglichenen Excel-Listen seien dann die Grundlage für die
tatsächliche Kapazitätsplanung gewesen.
alle Beteiligten unglaublich ineffizient und alles andere als
wertschöpfend gewesen, deswegen sei auch der Handlungsbedarf so hoch gewesen. Bislang habe es pro Jahr
und pro Land 5 Planversionen gegeben, an denen jeweils
allein an den Mengen- und Absatzplanungen 1 Person
mindestens 1 Woche lang gearbeitet habe. „Wenn man das
zusammenrechnet, dann betrug der Aufwand pro Land pro
Jahr 200 Stunden, auf alle 30 Länder gerechnet sprechen
wir hier von jährlich 6000 Stunden.“ Insgesamt sei der ganze
Prozess viel zu aufwendig und fehleranfällig gewesen.
Hoher Handlungsbedarf
Verschiedene Sichtweisen auf die gleiche
Thematik
Diese Planungsabfragen, nach gleichem Muster, seien von
Südafrika bis Schweden in ca. 30 Ländern durchgeführt
worden. Schnell: „Und natürlich hat es pro Land zahlreiche
Rückfragen gegeben, weil irgendwas unklar war. Alle
Abweichungen mit allen Kommentaren wurden immer in
den Excel-Listen festgehalten. Mal war ein Artikel geplant,
den es gar nicht mehr gab, mal hat man aus Versehen eine
falsche Excel-Liste geschickt, unzählige Male wurden Zahlen
revidiert und korrigiert, die Listen lagen in verschiedenen
Revisionsständen vor - Controlling hat in den Hochphasen
der Planungszyklen nichts anderes mehr gemacht, als sich
mit der Absatzplanung zu beschäftigen.“ Das Ganze sei für
Und weil dieser Aufwand im Vergleich zu der Qualität
der erzielten Ergebnisse deutlich zu hoch war, wurde
schnell ein recht detailliertes Lastenheft geschrieben:
Man war auf der Suche nach einem Tool für die Mengen-,
Kostenstellen- und Vertriebsplanung. Es sollte flexibel
sein, leicht und intuitiv zu bedienen und die im Hause
gegebene Komplexität ohne Probleme länderübergreifend
beherrschen. Ganz oben auf dem Wunschzettel stand die
systemseitige Integration von Sales, Marketing, Controlling
und Supply Chain. Die Planung musste auf verschiedenen
Ebenen darstellbar sein, länderspezifische Preisangaben
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“Die haben sofort verstanden, worauf es uns ankommt”
verarbeiten und abgleichen, und es sollte die Möglichkeit
geben, Fresenius-spezifische Vertragstypen abzubilden.
Simulationen und Was-wäre-wenn-Berechnungen mussten
machbar und der Self-Service-Gedanke gegeben sein,
also die Möglichkeit, dass alle Mitarbeiter das System
selbständig mit ihren jeweiligen Zahlen befüllen. Man habe
nach einem dezentralen Ansatz gesucht, bei dem die Daten
in einem einzigen Tool vorgehalten werden. Schnell: „Uns
war extrem wichtig, dass wir die Absatz-, Kostenstellen- und
die Umsatzplanung übereinander bekommen, das heißt
dass die Mengen, die vom Vertrieb geplant werden - egal,
ob man aus Lager-, Produktions- oder Vertriebssicht darauf
schaut - durchgängig immer die gleichen Mengen sind, die
von Einkaufs- oder Verkaufsseite entsprechend bepreist
werden. Wir wollten verschiedene Sichtweisen auf die
gleiche Thematik flexibel abbilden können.“
hinterlegte Logiken wieder ändern lassen und dass Abfragen
sehr flexibel gestaltet werden können.“ Darüber hinaus
habe ihnen aber auch sehr gefallen, wie das Team an die
Aufgabenstellung herangegangen sei, dass sie sehr schnell
verstanden hätten, worauf es ihnen ankomme und dass sie
schon im Auswahlprozess sehr stark auf ihre Bedürfnisse
eingegangen seien. Zwischen den einzelnen Meetings und
Workshops hätten sie jedes Mal Dinge bereits umgesetzt,
über die man gerade vorher erst gesprochen habe und die
man sich dann live und in Farbe habe anschauen können.
„Das war sozusagen ein gelebter Proof of concept und in
hohem Maße aufmerksam und zuvorkommend. Natürlich
macht es die Entscheidung für einen Anbieter leichter, wenn
er mir nicht nur erzählt, was alles möglich ist, sondern
wenn ich es sehen und anfassen kann. Und, was keinesfalls
zu unterschätzen ist: Die hohe Fachkompetenz hat uns
überzeugt, die sehr schnelle Auffassungsgabe und - und das
meine ich wirklich ernst - die Tatsache, dass sie sich immer
daran erinnert haben, was be- und versprochen war. Und
genau darum heißt unser neuer Partner prevero“.
Viele Filter, unbegrenzte Dimensionen
Tool und Team haben überzeugt
Man habe Kontakt zu einer Reihe von BI-Herstellern aufgenommen, etliche Gespräche geführt, Präsentationen angeschaut, und sich dann auf eine short list von 3 Anbietern
geeinigt. Was war bei der Entscheidung ausschlaggebend?
Schnell: „Bei allen Dreien hat uns gefallen, dass die Tools
in der Anwendung flexibel waren. Die Entscheidung für
unseren neuen Partner ist zum einen natürlich wegen der
Software und ihrer Architektur gefallen, ganz besonders
angetan waren wir von dem Self-Service-Gedanken und von
der großen Anpassbarkeit der Software. Uns war sowohl die
Anbindung an unser SAP-System wichtig als auch die Tatsache, dass man Dinge händisch hochladen kann, dass sich
Und wie arbeitet es sich nun mit der Software? Es gebe
mehrere Planungsvorlagen, und es gebe für alle Mitarbeiter
die gleichen zentralen Eingabemasken. Auf deren Basis
werde die Planung durchgeführt; die Masken seien so
flexibel, dass man in ihnen entscheiden könne, in welcher
Funktion man planen möchte: als Vertriebler, als Mitarbeiter der Supply Chain oder als Controller. Schnell: „Ich kann
in der Maske verschiedene Filter setzen. Als Key Accounter
beispielsweise mache ich meine Umsatzplanung, und zwar
in einem zeitlichen Rahmen, abgegrenzt nach Monat und
Jahr. Das Gute ist nun, dass ich so viele Dimensionen setzen
kann, wie ich möchte, und das ist nur möglich, weil prevero
auf einer In-Memory-Datenbank beruht und damit in der
Anzahl der Dimensionen nicht beschränkt ist. Daher können
die Umsätze nach vielen verschiedenen Gesichtspunkten
erfasst, geplant und ausgewertet werden: Nach Produkten,
Regionen, Vertriebskanälen, Branchen, Kostenstellen,
Ländern - den Kriterien sind keine Grenzen gesetzt“. Man
habe die Fresenius-Strukturen in prevero nachgebildet und
gleichzeitig die Schnittstellenanbindungen hergestellt. Das
Ergebnis seien die Dokumente, mit denen die Endanwender
arbeiten.
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eventuell noch für Latein-Amerika. Derzeit arbeiten Schweden, Dänemark und Serbien mit dem System, im Winter
kommen Russland, England, Irland, Finnland, Estland und
einige Balkanstaaten hinzu. Ende 2017 werden 15 Länder
angeschlossen sein, im darauffolgenden Jahr nochmals die
gleiche Menge. Insgesamt werde es rund 1.000 User und
rund 200 Power-User geben, auf 30 Länder verteilt.
Auf der Zielgeraden
Plausibilitäts-Checks
Bereits beim Importieren der Daten aus dem SAP-System
prüfe die Software, ob alles passe oder ob neue Produkte
oder neue Strukturen hinzugekommen seien. Können diese
nicht automatisch zugeordnet werden, sei dies in prevero
deutlich leichter zu erkennen als in SAP. Und auch bei den
Wertfeldern gebe es Plausibilitätsprüfungen. Wenn der
Planer sich beispielsweise vertippe und wenn dadurch eine
Abweichung entstehe, die größer als gewöhnlich sei, könne
man das System so programmieren, dass der Anwender
über diese Abweichung informiert werde. Er könne dann
entscheiden, ob eine Zahl richtig oder falsch sei und ob er
das wirklich so abspeichern möchte. Es seien auch CheckReports eingebaut, mit denen die Controller in jedem Land,
nach Abschluss der dezentralen Planung, einen finalen
Schlusslauf über die Zahlen machen können: Ist die Marge
auf einem bestimmten Produkt wie erwartet, sind die
drei neuen Zentren in der Planung enthalten, wurden die
Verbrauchsmengen entsprechend angepasst?
Enorm viel Zeit gespart
Schnell: „Wir sind mitten in der Umsetzung, es geht gut
voran. Wir erwarten, dass wir durch den Wegfall der
mehrfachen Excel-Eintragungen und -Versände enorm viel
Zeit einsparen“. Der interne Rollout des Planungs-Produktes
sei zunächst für 30 Länder in EMEA vorgesehen, später
Und was sagen die Mitarbeiter? Diejenigen, die die neue
Software bereits gesehen hätten, seien alle durch die Bank
weg begeistert, das Tool sei ihnen eine echte Erleichterung
im Planungslauf. Und: man habe die Kollegen bei der
Ausgestaltung der Software involviert, man habe gefragt,
ob inhaltlich alles richtig aufgesetzt sei und ob die richtigen
Dimensionen definiert wurden. Schnell: „Wir haben nur
Gutes gehört, vor allem die Sammlung aller planungsrelevanten Informationen an einer Stelle hat die Nutzer
überzeugt. Die vielen Arbeitsstunden, die früher für die
umständliche Planung draufgegangen sind, können wir nun
deutlich besser und sinnvoller nutzen.“ Und wie beurteilt
sie den Projektfortgang und vor allem die Zusammenarbeit
mit prevero? „Wir befinden uns nun auf der Zielgeraden
und sind zuversichtlich, das Projekt erfolgreich abschließen
zu können. Dann wird unser Planungsprozess zukünftig
deutlich effizienter verlaufen.“
über prevero
Die prevero AG, gegründet 1994, ist einer der führenden deutschen
Anbieter für Planung, Analyse und Reporting. Unternehmen sorgen
mit prevero Lösungen für die nachhaltige Verbesserung ihrer
Steuerungs- und Entscheidungsprozesse.
Deutschland: prevero AG, Landsberger Straße 154, 80339 München
Tel: +49 89 455 77-0, Fax: +49 89 455 77-200
Österreich: prevero Software GmbH, Seidengasse 9 - 11, 1070 Wien
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