Periodenabschluss in der Finanzbuchhaltung SAP Best Practices Einsatzmöglichkeiten, Vorteile und wichtige Abläufe im Szenario Einsatzmöglichkeiten Die Komponente für die Abschlussarbeiten unterstützt Sie bei der Vorbereitung und Durchführung der Tätigkeiten, die für Tages-, Monats- und Jahresabschlüsse notwendig sind. Zu diesem Zweck stellt Ihnen das System eine Reihe von Standardberichten zur Verfügung, mit denen Auswertungen und Analysen der gebuchten Kontensalden direkt erzeugt werden können. Vorteile Das System unterstützt Sie bei folgenden Arbeiten: Bilanzen und GuV-Rechnungen erstellen Buchungsdaten dokumentieren Wichtige Abläufe im Szenario Tagesabschluss Monatsabschluss Jahresabschluss © 2011 SAP AG. All rights reserved. 2 Erforderliche SAP-Anwendungen und Benutzerrollen Erforderlich Enhancement package 5 for SAP ERP 6.0 Benutzerrollen Leiter Geschäftsbuchhaltung Hauptbuchhalter Leiter Kreditorenbuchhaltung Leiter Debitorenbuchhaltung © 2011 SAP AG. All rights reserved. 3 Prozessbeschreibung im Detail Tagesabschluss Finanzbuchhaltung Umrechnungskurse aktualisieren Lücken in der Belegnummernvergabe Doppelt vergebene Belegnummern Belegkompaktjournal anzeigen © 2011 SAP AG. All rights reserved. 4 Prozessbeschreibung im Detail Monatsabschluss Finanzbuchhaltung (I) Umrechnungskurse aktualisieren Lücken in der Belegnummernvergabe Doppelt vergebene Belegnummern Buchungsperioden öffnen und schließen Dauerbelege erfassen Dauerbuchungen buchen Batch-Input-Mappe ausführen Spezieller Prozess für den automatischen Ausgleich des WE/RE-Kontos WE/RE-Verrechnungskonten analysieren WE/RE-Konto maschinell ausgleichen Korrekturbuchungen vornehmen © 2011 SAP AG. All rights reserved. 5 Prozessbeschreibung im Detail Monatsabschluss Finanzbuchhaltung (II) Fremdwährungsumbewertung Steuerzahllast buchen Umsatzsteuervoranmeldung Zusammenfassende Meldung Berichte Außenwirtschaftsverordnung Z4 Berichte Außenwirtschaftsverordnung Z5A Vergleich Belege/Verkehrszahlen Vorige Buchungsperiode schließen Saldenverzinsung Belegjournal anzeigen Bilanz/GuV © 2011 SAP AG. All rights reserved. 6 Prozessbeschreibung im Detail Jahresabschluss Finanzbuchhaltung Fabrikkalender für neues Jahr anlegen Vortrag von Kreditoren- und Debitorensalden Vortrag von Sachkontosalden Umgliederung Forderungen/Verbindlichkeiten Saldenbestätigung Debitor Saldenbestätigung Kreditor Endabschluss und Freigabe Rechnungslegung Vorige Buchungsperiode schließen Belegjournal anzeigen © 2011 SAP AG. All rights reserved. 7 Ablaufdiagramm Aktualisierung Auswertung Berichtswesen Umrechnungskurse aktualisieren Leiter Geschäftsbuchhaltung Hauptbuchhalter Ereignis Prozess 1, Tagesabschluss Belegkompaktjournal anzeigen Prozessentscheidung Lücken in der Belegnummernvergabe Doppelt vergebene Belegnummern © 2011 SAP AG. All rights reserved. 8 Ablaufdiagramm Ereignis Prozess 2, Monatsabschluss (I) Aktualisierung Auswertung Prozessentscheidung Buchung Prozessentscheidung Prozessentscheidung Leiter Geschäftsbuchhaltung 3 Umrechnungskurse aktualisieren Lücken in der Belegnummernvergabe Korrekturbuchungen vornehmen Dauerbelege erfassen Buchungsperioden öffnen und schließen Doppelt vergebene Belegnummern Fremdwährungsumbewertung Dauerbuchungen buchen Vorige Buchungsperiode schließen Vergleich Belege/Verkehrszahlen Steuerzahllast buchen Batch-InputMappe abspielen 2 Umsatzsteuervoranmeldung Saldenverzinsung 5 6 4 © 2011 SAP AG. All rights reserved. 9 Ablaufdiagramm Ereignis Prozess 2, Monatsabschluss (II) Berichtswesen Ausgleich Leiter Geschäftsbuchhaltung 4 6 WE/REVerrechnungskonto analysieren Zusammenfassende Meldung Belegjournal anzeigen WE/REKonto maschinell ausgleichen Berichte AWV Z4 Bilanz/GuV 3 Berichte Außenwirtschaftsverordnung Z5A 5 Leiter Kreditorenbuchhaltung 2 Spezieller Prozess für den automatischen Ausgleich des WE/RE-Kontos © 2011 SAP AG. All rights reserved. 10 Ablaufdiagramm Aktualisierung Berichtswesen Prozessentscheidung Fabrikkalender für neues Jahr anlegen Vortrag von Kreditorenund Debitorensalden Vortrag von Sachkontensalden Endabschluss und Freigabe Rechnungslegung Forderungen/ Verbindlichkeiten umgliedern Vorige Buchungsperiode schließen Leiter Debitorenbuchhaltung Belegjournal anzeigen Saldenbestätigung Debitor Leiter Kreditorenbuchhaltung Leiter Hauptbuchhalter GeschäftsGeschäftsbuchhaltung Leiter buchhaltung Ereignis Prozess 3, Jahresabschluss Saldenbestätigung Kreditor © 2011 SAP AG. All rights reserved. 11 Legende <Rolle> Symbol Beschreibung Verwendungshinweise Band: Kennzeichnet eine Benutzerrolle, wie z. B. Rechnungsprüfer oder Vertriebsbeauftragter. Dieses Band kann statt einer bestimmten Rolle auch eine Organisationseinheit oder eine Gruppe kennzeichnen. Die anderen Ablaufsymbole in dieser Tabelle befinden sich in diesen Zeilen. Ihnen stehen genügend Zeilen für alle Rollen im Szenario zur Verfügung. Das Rollenband enthält die für diese Rolle üblichen Aufgaben. SAPextern Ablauflinie (gestrichelt): Diese Linie zeigt den Ablauf seltener oder bedingter Aufgaben in einem Szenario an. Die Linie kann auch auf mit dem Ablauf verbundene Dokumente verweisen. Geschäftsaktivität/ -ereignis Einheitenprozess Prozessreferenz Teilprozessreferenz Prozes sentsch ei-dung Verbindet zwei Aufgaben in einem Szenario-ablauf oder einem Ereignis, das keinen Schritt darstellt. Geschäftsaktivität/-ereignis: Kennzeichnet eine Aktion, die entweder in das Szenario hinein oder aus dem Szenario hinaus führt oder einen externen Prozess, der sich während des Szenarios ereignet. Entspricht keinem Aufgabenschritt im Dokument. Einheitenprozess: Kennzeichnet eine Aufgabe, die in dem Szenario Schritt für Schritt behandelt wird. Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument. Prozessreferenz: Wenn das Szenario insgesamt auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer und den Namen dieses Szenarios an. Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument. Teilprozessreferenz: Wenn das Szenario teilweise auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer, den Namen und die Schrittnummer dieses Szenarios an. Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument. Prozessentscheidung: Kennzeichnet einen Entscheidungs-/Verzweigungspunkt, an dem der Anwender eine Wahl treffen muss. Linien stellen unterschiedliche Wahlmöglichkeiten dar, die von den verschiedenen Eckpunkten des Rhombus ausgehen. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt im Dokument; steht für eine Wahl, die nach der Durch-führung eines Schrittes getroffen werden muss. © 2011 SAP AG. All rights reserved. Diagrammverbindung Papierausdruck/ Dokument Externe Ereignisse: Enthält Ereignisse, die das Szenario starten bzw. beenden oder den Ablauf der Ereignisse im Szenario beeinflussen. Ablauflinie (durchgehend): Diese Linie kennzeichnet die normale Abfolge der Schritte und die Richtung des Ablaufs im Szenario. Symbol Beschreibung Verwendungs-hinweise Zum nächsten/vom letzten Diagramm: Führt zur nächsten/vorherigen Seite des Diagramms. Ablaufdiagramm wird auf der nächsten/vorherigen Seite fortgeführt. Papierausdruck/Dokument: Kennzeichnet ein gedrucktes Dokument, einen gedruckten Bericht oder ein gedrucktes Formular. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus. Finanzielle Istdaten: Kennzeichnet einen Finanzbuchungsbeleg. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus. Budgetplanung: Kennzeichnet einen Budgetplanungsbeleg. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus. Manueller Prozess: Stellt eine Aufgabe dar, die manuell durchgeführt wird. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine Aufgabe darzustellen, die manuell ausgeführt wird und den Prozessablauf beeinflusst, wie z. B. das Entladen eines LKW im Lager. Bestehende Version/Daten: Dieser Block stellt Daten dar, die durch einen externen Prozess eingespeist werden. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; stattdessen bildet diese Form Daten ab, die aus einer externen Quelle stammen; dieser Schritt enthält keine eingehenden Ablauflinien. Systementscheidung Pass/Fail: Dieser Block stellt eine automatische, durch die Software getroffene Entscheidung dar. Entspricht keinem Aufgabenschritt im Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine automatische Systementscheidung darzustellen, die getroffen wird, nachdem ein Schritt ausgeführt wurde. Finanzielle Istdaten Budgetplanung Manuell er Prozess Bestehend e Version/ Daten Systementschei -dung: Pass/Fai l 12 © 2011 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten. Microsoft, Windows, Excel, Outlook, und PowerPoint sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, System i, System i5, System p, System p5, System x, System z, System z10, System z9, z10, z9, iSeries, pSeries, xSeries, zSeries, eServer, z/VM, z/OS, i5/OS, S/390, OS/390, OS/400, AS/400, S/390 Parallel Enterprise Server, PowerVM, Power Architecture, POWER6+, POWER6, POWER5+, POWER5, POWER, OpenPower, PowerPC, BatchPipes, BladeCenter, System Storage, GPFS, HACMP, RETAIN, DB2 Connect, RACF, Redbooks, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli und Informix sind Marken oder eingetragene Marken der IBM Corporation. Linux ist eine eingetragene Marke von Linus Torvalds in den USA und anderen Ländern. Adobe, das Adobe-Logo, Acrobat, PostScript und Reader sind Marken oder eingetragene Marken von Adobe Systems Incorporated in den USA und/oder anderen Ländern. Oracle ist eine eingetragene Marke der Oracle Corporation. UNIX, X/Open, OSF/1 und Motif sind eingetragene Marken der Open Group. 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Sybase und Adaptive Server, iAnywhere, Sybase 365, SQL Anywhere und weitere im Text erwähnte Sybase-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der Sybase Inc. Sybase ist ein Unternehmen der SAP AG. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. Die in dieser Publikation enthaltene Information ist Eigentum der SAP. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, nur mit ausdrücklicher schriftlicher Genehmigung durch SAP AG gestattet. HTML, XML, XHTML und W3C sind Marken oder eingetragene Marken des W3C®, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. © 2011 SAP AG. All rights reserved. 13