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Microsoft Lync™ 2010
Stellvertretungen –
Schulung
®
Zielsetzungen
In diesem Kurs wird Folgendes vermittelt:
• Einrichten der Zugriffsrechte für Stellvertretungen in Outlook
• Einrichten der Zugriffsrechte für Stellvertretungen in Lync
• Planen einer Onlinebesprechung im Namen Ihres Vorgesetzten
• Anberaumen einer Sofortbesprechung im Namen Ihres Vorgesetzten
• Starten einer Telefonkonferenz im Namen Ihres Vorgesetzten
Einrichten der Zugriffsrechte für Stellvertretungen
in Outlook 2007
1. Klicken Sie auf Extras, und klicken Sie
dann auf Optionen.
2. Klicken Sie auf Optionen.
3. Klicken Sie im Fenster Optionen auf die
Registerkarte Stellvertretungen.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen, und geben
Sie den Namen der Person ein, die Sie als
Stellvertretung festlegen möchten.
5. Klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken
Sie dann auf OK.
6. Wählen Sie im Dialogfeld Berechtigungen der Stellvertretung unter der Option
Kalender die Berechtigungen unter Bearbeiten aus.
7. Wenn Sie eine Nachricht senden möchten, um die Stellvertretung über die geänderten
Berechtigungen in Kenntnis zu setzen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen
Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung
senden.
8. Klicken Sie auf OK.
Hinweis: Diese Schritte müssen vom Vorgesetzten unternommen werden.
ZURÜCK ZU „ZIELSETZUNGEN“
Einrichten der Zugriffsrechte für Stellvertretungen
in Outlook 2010
1.
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8.
Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
Klicken Sie auf Kontoeinstellungen, und klicken Sie
dann auf
Zugriffsrechte für Stellvertretungen.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Geben Sie den Namen der Person ein, die Sie als
Stellvertretung festlegen möchten.
Klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann auf
OK.
Wählen Sie im Dialogfeld Berechtigungen der
Stellvertretung
unter der Option Kalender die Berechtigungen unter
Bearbeiten aus.
Wenn Sie eine Nachricht senden möchten, um die
Stellvertretung über
die geänderten Berechtigungen in Kenntnis zu setzen,
aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch
Zusammenfassung der Berechtigungen an
Stellvertretung senden.
Klicken Sie auf OK.
Hinweis: Diese Schritte müssen vom Vorgesetzten unternommen werden.
ZURÜCK ZU „ZIELSETZUNGEN“
Einrichten der Zugriffsrechte für Stellvertretungen in Lync
1. Öffnen Sie Microsoft Lync.
2. Klicken Sie auf den nach unten
weisenden Pfeil neben der
Schaltfläche Optionen, klicken Sie
auf Extras, und klicken Sie dann auf
Einstellungen für die
Anrufweiterleitung.
3. Klicken Sie auf Stellvertretungen
bearbeiten, und klicken Sie dann
auf Hinzufügen, um die
Stellvertretungen auszuwählen.
Hinweis: Diese Schritte müssen vom
Vorgesetzten unternommen werden.
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Planen im Namen Ihres Vorgesetzten
1. Öffnen Sie Outlook, und suchen Sie
den Kalender Ihres Vorgesetzten.
2. Wählen Sie eine Uhrzeit aus, und
klicken Sie dann auf der OutlookSymbolleiste auf Neue
Onlinebesprechung (in Outlook
2010) oder auf Onlinebesprechung
(in Outlook 2007).
3. Nachdem die Einladung geöffnet
wurde, sehen Sie, dass die
Besprechungs-URL den Alias Ihres
Vorgesetzten enthält.
Wählen Sie
eine Uhrzeit aus.
Alias des
Vorgesetzten
4. Darüber hinaus sehen Sie, dass der
Name Ihres Vorgesetzen am Fuß der
Einladung unter In freigegebenem
Ordner angegeben wird.
5. Geben Sie nun einen Betreff ein, und
fügen Sie die einzuladenden Personen
hinzu.
Freigegebener Ordner
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Anpassen der Besprechungsoptionen
So ändern Sie die standardmäßigen Besprechungsoptionen
1.
Klicken Sie im Outlook-Menüband auf
Besprechungsoptionen, um die Zugriffsebene,
die Referenten und die Optionen für Audio
anzupassen.
2.
Aktivieren Sie im Fenster Besprechungsoptionen
das Kontrollkästchen neben Zugriff und Referenten
für diese Besprechung benutzerdefiniert
anpassen.
3.
Wählen Sie unter Zugriff und Referenten die
geeigneten Optionen aus.
TIPP: Sie können auf Einstellungen speichern klicken,
um die Optionen als Standard für Ihren Vorgesetzten zu
speichern.
4.
Referenten auswählen
Einladung an Teilnehmer
Wenn Sie mit der Planung der Besprechung fertig
sind, senden Sie die Einladung an die Teilnehmer.
Hinweis: Die Einladung enthält Ihren Namen, den Namen Ihres Vorgesetzten und die
Besprechungsinformationen, einschließlich des Besprechungslinks und der Audioinformationen.
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Sofortbesprechung im Namen Ihres Vorgesetzten
Gehen Sie zum Starten einer ungeplanten
Besprechung mithilfe des Befehls Jetzt
besprechen folgendermaßen vor:
1. Öffnen Sie Microsoft Lync, klicken Sie
auf die Schaltfläche Optionen, und
klicken Sie dann auf Jetzt
besprechen. Sie können auch in der
Menüleiste auf Jetzt besprechen
klicken.
2. Wählen Sie Für <Name Ihres
Vorgesetzten> aus.
3. Damit wird eine Onlinebesprechung
für Ihren Vorgesetzten geöffnet.
4. Klicken Sie auf das Menü Personen,
und laden Sie Ihren Vorgesetzten und
alle anderen Kontakte ein.
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Teilnehmen an einer Sofortbesprechung
Die Personen, die Sie zu der Besprechung eingeladen haben, erhalten eine
Benachrichtigung und können teilnehmen, indem sie auf die Benachrichtigung klicken.
1
Popupbenachrichtigung
2
Verbindung zur Besprechung herstellen
3
Verbundene Teilnehmer
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Starten einer Telefonkonferenz im Namen Ihres
Vorgesetzten
1. Öffnen Sie Microsoft Lync, und wählen Sie die Kontakte aus, die an der
Telefonkonferenz teilnehmen sollen.
Hinweis: Halten Sie die STRG-Taste gedrückt, während Sie mehrere Kontakte auswählen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Auswahl, und zeigen Sie auf
Telefonkonferenz beginnen.
3. Wählen Sie Für <Name Ihres Vorgesetzten> aus.
4. Wählen Sie Lync oder die Telefonnummer aus, von der aus die Telefonkonferenz
begonnen werden soll.
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Zusammenfassung
Dieser Kurs befasste sich mit folgenden Themen:
• Einrichten der Zugriffsrechte für Stellvertretungen in Outlook
• Einrichten der Zugriffsrechte für Stellvertretungen in Lync
• Planen einer Onlinebesprechung im Namen Ihres Vorgesetzten
• Anberaumen einer Sofortbesprechung im Namen Ihres Vorgesetzten
• Starten einer Telefonkonferenz im Namen Ihres Vorgesetzten
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Angaben nicht als Verpflichtung seitens Microsoft angesehen werden, und Microsoft übernimmt keine Garantie für die Genauigkeit der Angaben nach dem Datum dieser Präsentation. MICROSOFT
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