Checkliste für einen vorbereitenden

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Checkliste für einen vorbereitenden Planungsbesuch
Vor dem Planungsbesuch:
 Ihr habt eine gemeinsame Arbeitssprache gewählt
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 Das provisorische Programm für den Planungsbesuch wurde formuliert und an alle
TeilnehmerInnen geschickt. Alle sind über Anreise, Adresse der Unterkunft, etc. informiert
und haben eine Kontaktnummer vor Ort.
 Für Visum wurde im Bedarfsfall gesorgt
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 Über Versicherung, Unterkunft, besondere Bedürfnisse oder Diäten, etc. wurde mit den
Partnerorganisation gesprochen.
Während des Planungsbesuches:
 Absprechen der Erwartungen an das Projekt und an euch bzw. die Partner
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 Kennenlernen der TeilnehmerInnen
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 Abchecken der formalen Dinge (Unterschriftenliste!)
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 Protokoll führen, damit am Ende alle auf dem gleichen Stand sind
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 Folgende Themen sollten unbedingt besprochen werden:
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Regeln und Aufgaben für die GruppenleiterInnen (Vorbereitung, etc.)
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Regeln für die Jugendlichen (Umgang mit Alkohol, Tabak, Bettruhe,…)
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Umgang mit Konflikten in der Gruppe,
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Genaues Programm (Ziele, Ergebnisse, Methoden) diskutieren
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Vorbereitung der TeilnehmerInnen
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Sicherheit (Versicherung, Jugendschutzgesetz, Erste Hilfe, etc.)
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Arbeitsmethoden klären, Workshop-Aufgaben verteilen, etc.
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Finanzielle Vereinbarung unterzeichnen (von den Partnern)
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Infos über Unterkunft und Verpflegung weitergeben, diese evt. besichtigen
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Transport/Anreise in das Projektland besprechen
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Wichtige Infos über das Land, Leute, Kultur transparent weitergeben
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„Einpack-Liste“ besprechen: Kleidung für draußen, gute Schuhe, Sonnenschutz,
Instrumente, Spiele, Badehosen, Reiseapotheke, etc.
 Weitere Termine für Meetings und Deadlines ausmachen
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Nach dem Planungsbesuch
 Protokoll ausschicken, darin stehen die nächsten Schritte & Aufgaben und die dafür
zuständigen Personen
 Abrechnung der Reisebelege, Tickets einsammeln, etc.
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