Projekt Management Datenbank Beschreibung

Projekt Management
Datenbank
Beschreibung :
Projektmanagement Tool
Projektleiter sehen sich vielfach mit der Aufgabe konfrontiert, komplexe
Investitionsprojekte mit einem eng begrenzten Budget unter grossem
Termindruck und knapp bemessenen Ressourcen abzuwickeln.
Der Auftraggeber oder die vorgesetzte Stelle erwartet zudem ein klar
strukturiertes und aussagekräftiges Berichtswesen, um jederzeit über den
Stand des Projektes informiert zu sein.
TRIPLAN stellt hierzu ein erprobtes Softwarepaket zur Verfügung, mit
welchem Sie Ihr Projekt stets unter Kontrolle haben und vor
Überraschungen geschützt sind.
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Projektmanagement Tool
Als erfahrener Planer von komplexen Projekten für die chemische und
pharmazeutische Industrie hat TRIPLAN gemeinsam mit Hoffmann-La
Roche ein Software Tool entwickelt, welches die Arbeit der Projektleiter wesentlich erleichtert und die erforderliche Übersicht schafft.
Damit steht Ihnen ein Tool zur Verfügung, welches von Anwendern
entwickelt, erprobt und eingesetzt worden ist.
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Projektmanagement Tool
Nutzen dieses Projektmanagement Tool :
!
Klare Festlegung von Verantwortlichkeiten
!
Definierte Projektstruktur
!
Ständiger Überblick über Projektkosten mit Hilfe von Quervergleichen
und einer Vielzahl von Analysemöglichkeiten
!
Automatisiertes Erstellen von Projektstatusberichten
!
Automatisiertes Erstellen von Diagrammen für Kostenverlauf
Soll / Ist / Plan (zusammen vergleichbar)
!
Integriertes Änderungsantrags -Management
... /...
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Projektmanagement Tool
!
Integrierte Pendenzenliste
!
Vordefinierte Checklisten zur Beurteilung von Projektrisiken
!
Projektdaten in einer einzigen Datenbank
!
Leichte Bedienbarkeit
!
Einfache Anpassungsmöglichkeiten an Kundenbedürfnisse !
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Projektmanagement Tool
Systemvoraussetzungen :
Das Softwarepaket basiert auf einer Access-Datenbank und kann auf
jedem PC unter Windows installiert werden.
Ebenso sind Links zu gängigen Buchhaltungssoftwarepaketen
möglich.
Die Erfahrung hat gezeigt, dass mit dem vorliegenden Softwarepaket
die Projektleiter entlastet werden, die Transparenz erhöht wird
und Risiken frühzeitig erkannt werden können.
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Projekt Struktur Plan (PSP)
Der Projektstrukturplan (PSP) zeigt den vollständigen Arbeitsaufwand
eines Projektes und zerlegt diesen systematisch in einzelne Teile, die
jeweils eine konkrete Aufgabe, ein Arbeitspaket enthalten.
Durch die Projektstrukturierung erfolgt eine klare Zuordnung der
Verantwortlichkeiten.
PSP zeigt jedem Projektmitarbeiter, durch eine Arbeitspaketbeschreibung,
wer für was zuständig ist, wodurch unter anderem eine gute Kommunikation
sichergestellt werden kann.
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Projekt Struktur Plan (PSP)
Die Gliederung von PSP :
Das Informationsbedürfnis erfordert eine möglichst feine Untergliederung,
doch steigen mit dem Detaillierungsgrad die Bearbeitungskosten. Hier gilt
es, einen optimalen Kompromiss zu wählen.
Auf jeden Fall ist der PSP so fein zu detaillieren, dass kritische Bauteile
oder Arbeiten für eine Baugruppe genau erkannt werden können.
Einflussfaktoren :
! Projektart
! Projektinhalt
! Projektgrösse
! Projektdauer
! Weitere Verwendung...
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Projekt Struktur Plan (PSP)
PSP liefert die Basis für wichtige Aufgaben des
Projektleiters, wie :
! Unterstützung bei der Erstellung eines Kreditantrages
! Aufgaben- und Stellenbeschreibungen
! Kostenüberwachung in kleineren Arbeitspaketen (Soll / Ist / Plan)
! Änderungsantragsmanagement
! Dokumentation, Kommunikation...
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Projekt Struktur Plan (PSP)
Ziele des Projektstrukturplans :
! Erkennen von Unklarheiten der Zieldefinition
! Schaffen von Transparenz im Projekt
! Erkennen und Eingrenzen der Risiken des Projektes
! Erkennen der Schwerpunktaufgaben
! Zuordnung aller Aufgaben
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Projekt Struktur Plan (PSP)
Ziele des Projektstrukturplans :
! Erkennen von Unklarheiten der Zieldefinition
! Schaffen von Transparenz im Projekt
! Erkennen und Eingrenzen der Risiken des Projektes
! Erkennen der Schwerpunktaufgaben
! Zuordnung aller Aufgaben
! Schaffen der Voraussetzungen für eine effektive Koordination
aller Beteiligten
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Änderungsantrag
Um die Transparenz im Projekt zu gewährleisten und die Kosten nicht
hinter den Planbeträgen zu verstecken, muss jede Änderung (ob es sich
um Kostenmehrungen oder Kostenminderungen handelt) durch ein
geregeltes Meldeverfahren erfasst werden.
In dieses System werden, nach Bewilligung des Änderungsantrages, die
Kosten automatisch der richtigen Kostenstelle zugewiesen.
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Risiko Management
Da Projekte eine Vielzahl unbekannter Faktoren aufweisen, besteht
eine wichtige Aufgabe der Projektleitung darin, in der Zukunft
liegende Risiken vorauszusehen.
Da sich viele Schwierigkeiten und Mängel, die zu Problemen führen,
bereits im Planungsstadium beseitigen lassen, wird der Schwerpunkt
der Analyse auf diese Phase gelegt.
In diesem Teil werden die Risiken, die das Projektziel gefährden
können, sowohl anhand von Checklisten als auch mit Hilfe des
Projektstrukturplanes, systematisch bearbeitet.
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Risiko Management
Das Gesamtrisiko, welches in einem Projekt enthalten ist, kann in
vier grosse Risikogruppen unterteil werden :
Engineeringfehler
! Fehlerhafte Materiallieferungen
! Fehler in der Montage, Inbetriebnahme
! usw.
Technische Risiken
!
Wirtschaftliche Risiken
!
Finanzrisiken
! Risiken aus der Zusammenarbeit mit Kunden
! Risiken im Management und der Projektleitung
! Informationsrisiken
! Risiken aus der Verfügbarkeit qualifizierter
Arbeitskräfte
! usw.
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Risiko Management
Einfluss von Interessensgruppen
! Vorschriften zur Beteiligung von Unternehmen
! Zwang zur Beschäftigung einheimischen
Personals
! usw.
Politische Risiken
!
Soziokulturelle Risiken
!
Für Projekte im Ausland, muss die Unterschiedlichkeit der kulturellen- & sozialen Bedingungen
beachtet werden.
! usw.
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Meilenstein Trend Analyse (MTA)
Die Meilenstein-Trend-Analyse (MTA) ist eine wirksame Methode zur
Terminverfolgung in Projekten.
Sie setzt voraus, dass für das zu überwachende Projekt Meilensteine
definiert sind.
Meilensteine sind vordefinierte Ereignisse im Projekt, die einerseits den
Projektfortschritt darstellen und andererseits zu bestimmten Terminen
stattfinden sollen. Solche Ereignisse können sein:
! das Vorliegen von Startbedingungen für wichtige Arbeitsschritte
! der Abschluss wichtiger Arbeitsschritte und somit das Erreichen
von Zwischen- und Endergebnissen.
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Meilenstein Trend Analyse (MTA)
Nachdem die Meilensteine festgelegt sind, wird periodisch in kurzen
Abständen (z.B. monatlich) geprüft, ob die gesetzten Termine eingehalten
werden können, oder zu welchen früheren oder späteren Terminen die
Meilensteine voraussichtlich erreicht werden.
Aus der Aneinanderreihung verschiedener Schätzwerte pro Meilenstein,
lässt sich ein Trend für die Terminentwicklung interpretieren.
Zur Darstellung der jeweiligen Meilensteine und ihrer Termine verwenden
wir ein Diagramm, dessen Ordinate und Abszisse als Zeitachsen dienen. Die
Zeiteinteilung der Achsen ist gleich.
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Meilenstein Trend Analyse (MTA)
In unserem Tool ist die Zeiteinteilung auf 3 Jahre begrenzt.
Auf der horizontalen Achse werden die Berichtszeitpunkte, auf der vertikalen
Achse die neuen geschätzten Meilensteintermine aufgetragen.
Zu den jeweiligen Berichtszeitpunkten werden die neu geschätzten Termine
für jeden Meilenstein eingetragen.
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Meilenstein Trend Analyse (MTA)
! Bei voraussichtlichem Terminverzug
steigt der Kurvenverlauf.
! Werden Meilensteine voraussichtlich
früher erreicht, fällt der Kurvenverlauf.
! Bei gleichbleibenden Schätzwerten, d.h. planmässige Termineinhaltung,
erhalten wir einen horizontalen Kurvenverlauf.
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Meilenstein Trend Analyse (MTA)
Nutzen der MTA:
! Ist einfach anzuwenden
! Ist schnell zu Erlernen
! Ist auch in bereits laufenden Projekten einsetzbar
! Beschreibt grundsätzlich die Terminsituation des gesamten Projektes
! Stösst beim Management auf hohe Akzeptanz
! Gibt dem Projektleiter rechtzeitig Hinweise auf vorhandene Abweichungen
! Eignet sich prinzipiell für alle Projektarten
Ist ein sehr wirksames Instrument !
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Projekt Fortschrittskontrolle (PFK)
Die PFK ist ein wertvolles Instrument, um den Fortschritt eines
industriellen Projektes zu messen.
Die PFK erkennt und beschreibt klar jedes kritische Element in der
Zielvorgabe eines Projektes und ermöglicht dem Projektteam eine
schnelle Erkennung von beeinflussenden Risiken.
Die PFK besteht aus 3 Bereichen mit verschiedenen Kategorien,
die in Elemente unterteilt sind.
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Projekt Fortschrittskontrolle (PFK)
Bereiche:
Basis der Projekt-Entscheidung
!
Front-End-Beschreibung
!
Produktionsbetrieb
! Verkaufsbetrieb
! Forschung und Entwicklung
! Projektbeschreibung
! Wertanalyse
Werk
! Prozess
! Konstruktion
! Apparate und Maschinen
! Bau
! Infrastruktur
! MSR / Elektro
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Projekt Fortschrittskontrolle (PFK)
Projekt-Durchführungsstrategie
Einkaufs / Beschaffungs -Strategie
! zu erstellende Unterlagen
! Projektkontrolle
! Projekt Durchführungsplan
!
Bewertet werden die einzelnen Elemente mit den folgenden Bewertungsmöglichkeiten:
0
1
2
3
4
5
nicht relevant / nicht anwendbar
vollständige Definition
kleinere Mängel
einige Mängel
grosse Mängel
unvollständige Definition
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Projekt Fortschrittskontrolle (PFK)
Was sagt die PFK aus:
Ein tiefer Punktwert zeigt eine gut definierte Projektbeschreibung an und
ist in der Regel ein Indiz für ein gut laufendes Projekt.
Höhere Werte zeigen, dass gewisse Elemente innerhalb der Projektbeschreibung Mängel aufweisen oder nicht genügend beschrieben sind.
Möglicherweise müssen diese Elemente nochmals überarbeitet werden.
Die Projektbearbeitung wird mit der PFK besser
und früher bewertbar !
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