Digitaler Arbeits- platz der Zukunft stellt neue Anfor
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WHITEPAPER Digitaler Arbeitsplatz der Zukunft stellt neue Anforderungen an die ITVerantwortlichen Arbeitsplatz der Zukunft Inhalt Wie arbeiten wir morgen? ........................................................................................... 3 Mobilität verändert das Arbeitsverhalten .................................................................... 4 Betriebskonzept für Mobilität ...................................................................................... 4 Sicherheit für mobile Endgeräte ................................................................................. 4 Organisatorische Rahmenbedingen: Regeln und Voraussetzungen ............................ 5 Zusammenarbeit und Kommunikation ........................................................................ 6 Wissen erfassen.......................................................................................................... 6 E-Learning .................................................................................................................. 7 Der Kunde steht im Mittelpunkt .................................................................................. 7 Dynamische IT ............................................................................................................ 7 Fazit ............................................................................................................................ 8 MATERNA 2012 2 Arbeitsplatz der Zukunft Evolution der Arbeit Digitaler Arbeitsplatz der Zukunft stellt neue Anforderungen an die IT-Verantwortlichen Wie arbeiten wir morgen? Die Arbeitswelt erlebt derzeit einen starken Wandel: Insbesondere die Information-Worker sind immer stärker von dem Produktionsfaktor Wissen abhängig. Geprägt wird die Arbeitswelt durch die zunehmende Vernetzung der Mitarbeiter innerhalb und außerhalb der eigenen Organisation. Kompetenznetzwerke bilden die Grundlage, Wissen neu zu verknüpfen, Geschäftsprozesse enger zu verbinden und so neue Formen der Zusammenarbeit zu entwickeln. Nur durch ständige Innovationen wird es gelingen, dass sich das eigene Unternehmen im globalen Wettbewerb dauerhaft durchsetzt. An dem Arbeitsplatz der Zukunft spielt ein Windows-basierter stationärer PC nur noch eine Nebenrolle: Web-Browser, mobile Endgeräte, rollenbasierte Portale und Social Media-Komponenten sind die entscheidenden Werkzeuge für den Information-Worker der Zukunft, der von unterwegs aus und zu beliebigen Zeiten seinen Aufgaben nachgehen wird. Die Herausforderung liegt also darin, den Innovationsprozess durch Web-basierendes Wissens-Management sowie die Integration neuer Social-MediaTools und mobiler Endgeräte zu unterstützen. Auf Ebene der IT-Infrastruktur spielen Lösungen für das Cloud Computing eine immer stärkere Rolle. Die Integration externer IT-Systeme in die eigenen Geschäftsprozesse bietet einerseits für den Mitarbeiter neue Möglichkeiten und erlaubt andererseits der IT-Abteilung, neue fachliche Dienste schnell und flexibel anzubieten. Das Whitepaper erläutert, wie IT-Abteilungen den zukünftigen Anforderungen begegnen und den Arbeitsplatz der Zukunft realisieren. Jede Zielgruppe hat unterschiedliche Anforderungen an den Arbeitsplatz der Zukunft. MATERNA 2012 3 Arbeitsplatz der Zukunft Mobilität verändert das Arbeitsverhalten In der vernetzten Arbeitswelt sind internationale und räumlich verteilte Teams bereits eng integriert. Die Kommunikation dieser Mitarbeiter erfolgt immer öfter auch außerhalb der regulären Geschäftszeiten. Zudem haben sich aus starren Prozessstrukturen der Vergangenheit vielerorts neue Kollaborationskonzepte entwickelt, die es Mitarbeitern erlauben, zeit- und ortsunabhängig zu arbeiten. Getrieben wurde diese Entwicklung unter anderem durch die Verfügbarkeit leistungsfähiger mobiler Endgeräte. Im Gegensatz zu den klassischen Notebooks, die fester Bestandteil jeder Unternehmens-IT sind, bieten leistungsfähige Smartphones und Tablet-PCs deutlich mehr Freiheiten bei der Nutzung: die Geräte sind kleiner, leichter, portabler und vielfach mit einer Hand bedienbar. Dies führt dazu, dass immer mehr Mitarbeiter ihre täglichen Aufgaben mit diesen Geräten erledigen. Hat der Arbeitgeber kein ausreichend trendiges oder leistungsfähiges mobiles Endgerät zur Verfügung gestellt, kommt verstärkt auch die private Hardware zum Einsatz. Mobile Endgeräte verändern die Arbeitsweise und das Kommunikationsverhalten in Unternehmen. Betriebskonzept für Mobilität Mitarbeiter erwarten von ihrem Arbeitgeber den Einsatz aktueller Technologien und Social-MediaZugänge für die Kommunikation und Zusammenarbeit. Diese Entwicklungen zwingt Unternehmen zum Handeln, wollen sie auch künftig attraktive Arbeitsplätze insbesondere für die jüngere Generation anbieten. Wer als IT-Verantwortlicher nicht rechtzeitig handelt, riskiert die Entstehung einer Schatten-IT, bei der Mitarbeiter eigene Endgeräte einsetzen und unkontrolliert Cloud-Technologien und SocialMedia-Werkzeuge verwenden. Für die sichere Administration aller Endgeräte ist ein IT-gestütztes Geräte-Management zu implementieren, da eine manuelle Verwaltung zu zeitaufwändig und fehleranfällig wäre. Ein System für das Identity-Management kontrolliert die Berechtigungen der mobilen Anwender und ist ein wichtiger Baustein für die Sicherheit des Gesamtsystems. Ergänzend hierzu erhalten Anwender Unterstützung durch automatisierte IT-Service-Prozesse, die sie eigenständig über Selbstbedienungsportale aufrufen können. Die IT-Abteilung wird so von wiederkehrenden administrativen Aufgaben entlastet, wie das Rücksetzen von Passwörtern oder die Freigabe von Ressourcen. Die hohen Bandbreiten, die bei mobilen Endgeräten der neuen Generation über den LTE-Standard verfügbar sind, macht die Planung der Netzwerkauslastung notwendig. Gemeinsam mit den Fachabteilungen erstellte Nutzungsprofile sowie Erfahrungen aus Pilotprojekten geben Hinweise auf die benötigte Bandbreite und eventuelle Spitzenzeiten, an denen eine besonders hohe Netzwerkauslastung zu erwarten ist. Sicherheit für mobile Endgeräte Bestehende Sicherheitskonzepte sollten daraufhin untersucht werden, ob diese die Vielfalt an mobilen Endgeräten abdecken. Mit der Integration von Smartphones und Tablet-PCs erhalten Viren einen neuen potenziellen Angriffspunkt, um auf die IT-Infrastruktur eines Unternehmens zuzugreifen. Für mehr Sicherheit sorgen System-Management-Lösungen, die ein laufendes Monitoring der angemeldeten MATERNA 2012 4 Arbeitsplatz der Zukunft Geräte erlauben. Mobile Device Management ist ein wichtiger Baustein und trägt dafür Sorge, dass die Konfigurationen auf den mobilen Endgeräten den Sicherheitsrichtlinien genügen. Für mehr Sicherheit sorgen Virtual Desktop Infrastrukturen (VDI), Virtual Private Networks (VPN) und Terminal-ServerLösungen. Diese Technologien sorgen dafür, dass kritische Unternehmensdaten erst gar nicht auf die Endgeräte gelangen. Damit lassen sich Datenverluste durch Gerätediebstahl deutlich verringern. Ergänzend hierzu sollten Mitarbeiter Unternehmensdaten nur unter Einsatz von Verschlüsselungstechnologien auf mobilen Geräten speichern. Organisatorische Rahmenbedingen: Regeln und Voraussetzungen Die bekannten Regeln und Vorschriften rund um die Datenverarbeitung in Unternehmen werden durch den BYOD-Trend um weitere Aspekte ergänzt. Wie ist beispielsweise mit geschäftlichen Daten umzugehen, die auf privaten Endgeräten gespeichert sind. Die Quantität und Qualität von Informationen hat im 21. Jahrhundert eine völlig neue Dimension angenommen. Der Schutz dieser Informationen wird immer wichtiger. Informationssicherheit ist permanent präsent und betrifft den privaten und öffentlichen Bereich sowie alle Branchen und Unternehmensgrößen. Information Security Management Systeme (ISMS) sorgen dafür, dass Organisationen ihre Informationssicherheit kontrollierbar, transparent und effizient betreiben können. Ein ISMS hat zum Ziel, IT-Risiken für die Organisation zu identifizieren, zu analysieren und durch entsprechende Maßnahmen beherrschbar zu machen. Hier sind vorhandene IT-Compliance-Regeln zu ergänzen, beispielsweise um zu klären, wem unternehmensrelevante Daten nach Ausscheiden eines Mitarbeiters gehören. Gerade bei international stark vernetzten Teams sind beim Datenaustausch sowie bei Nutzung von Cloud-basierten Speicherplattformen die gesetzlichen Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes zu beachten. Bei Datenschutzvereinbarungen sind unter Umständen die Mitspracherechte von Betriebsrat und Arbeitnehmervertretung zu berücksichtigen. Schließlich sind auch steuerrechtliche Bestimmungen zu beachten, wenn beispielsweise dem Mitarbeiter ein Zuschuss für den privaten Gerätekauf gewährt wird. Sollen Mitarbeiter mit ihren mobilen Endgeräten direkt auf Unternehmensanwendungen zugreifen, sind hierfür unter Umständen zusätzliche Lizenzen notwendig. MATERNA 2012 5 Arbeitsplatz der Zukunft Zusammenarbeit und Kommunikation Der Arbeitsplatz der Zukunft wird deutlich stärker die organisationsübergreifende Zusammenarbeit sowie den schnellen Informationsaustausch fördern. Mitarbeiterportale bieten heute schon einen umfassenden Zugang zu Arbeitsmitteln und Fachwissen. Diese Lösungen unterstützen die Mitarbeiter im Tagesgeschäft und bei der Umsetzung der Unternehmensprozesse: Ein schneller und unkomplizierter Zugriff auf Informationen, Dokumente, Applikationen und andere Mitarbeiter ist die Grundlage für die Wettbewerbsfähigkeit einer Organisation. Das dateibasierte Intranet hat zwar immer noch eine Berechtigung, kann jedoch die neuen Anforderungen für ein schnelllebiges Wissens-Management und eine globale Zusammenarbeit nicht mehr erfüllen. Zukunftsweisende Arbeitsplätze integrieren daher neue Kommunikationswege wie Collaboration- und Social Media-Plattformen in die bestehenden Arbeitsabläufe. Vor allem für den projektbezogenen Austausch werden Collaboration-Lösungen immer wichtiger. Verteilte Teams finden sich dort jenseits der Hierarchien zusammen, um Informationen oder Dokumente auszutauschen. Anwendungen wie RSS-Feeds, Blogs, Foren und Wikis gehören heute bereits zum Alltag und werden künftig mit Social-Media-Plattformen noch enger vernetzt. Wissen erfassen Die klassische Vorgehensweise, firmeninternes Wissen vorzuhalten, ist die Einführung von Wissensund Dokumenten-Management-Systemen, ergänzt um Portale sowie dateibasierte Intranet-Lösungen. Dieser Ansatz wird in der neuen Arbeitswelt nicht mehr ausreichen, da sich Technologien zu schnell ändern und der Umfang des zu verwaltenden Wissens nicht mehr manuell erfasst werden kann. Ein Lösungsansatz liegt darin, die Wissenserfassung arbeitsbegleitend zu gestalten. Dafür muss der Mitarbeiter seine Erkenntnisse unstrukturiert, spontan und möglichst einfach eintragen können. Die dafür notwendigen Werkzeuge existieren bereits: klassische Blogs, Microblogs wie Twitter oder Yammer für die firmeninterne Kommunikation sowie projektbezogene Wikis unterstützen die Anforderungen ideal. Ergänzend hierzu muss auch der Wissenszugang einfacher gestaltet werden. Intelligente und systemübergreifende Suchmaschinen bilden eine effiziente Grundlage, jedoch werden Social-MediaWerkzeuge an Bedeutung gewinnen, um damit Wissen über Empfehlungen und Bewertungen den entsprechenden Zielgruppen näherzubringen. Wissens-Management wird zur zentralen Disziplin für den modernen Arbeitsplatz. MATERNA 2012 6 Arbeitsplatz der Zukunft E-Learning Die rasche Entwicklung neuer Technologien macht es erforderlich, dass sich die Mitarbeiter lebenslang weiterbilden. Am Arbeitsplatz der Zukunft stehen hierfür innovative E-Learning-Konzepte sowie neue Lerntechniken zur Verfügung. Mitarbeiter müssen sich künftig ihre benötigten Kompetenzen schnell und einfach aneignen können. Mit Hilfe Cloud-basierter E-Learning-Plattformen lassen sich traditionelle Lernformen dem jeweiligen Qualifizierungsbedarf anpassen. Im Vordergrund steht selbstorganisiertes Lernen, das eng an die jeweiligen Arbeitsprozesse angelehnt ist. Cloud-basiertes E-Learning schafft für Anbieter und Lernende die notwendige Flexibilität, um Kurse bedarfsgerecht sowie ortsunabhängig anzubieten. So macht beispielsweise die virtualisierte Bereitstellung von Lernoberflächen die Einrichtung spezieller PC-Arbeitsplätze überflüssig und Mitarbeiter können ohne die Installation weiterer Anwendungen direkt auf die angebotenen Kurse zugreifen. Der Kunde steht im Mittelpunkt Eine weitere zentrale Anforderung für den Arbeitsplatz der Zukunft ist die noch stärkere Integration bestehender Unternehmensapplikationen unter einer Oberfläche. Damit wird erreicht, dass der Mitarbeiter prozessorientiert und funktionsübergreifend arbeiten kann. Besonders deutlich wird dies bei der Unterstützung von kundenorientierten Serviceprozessen vor und nach dem Kauf eines Produkts. Eine starke Kundenbindung wird in dem globalen Wettbewerbsumfeld für Unternehmen immer wichtiger, denn nur zufriedene Kunden werden auch künftig bei dem gleichen Produzenten einkaufen. Die Differenzierung über kundenorientierte Serviceleistungen ist daher ein wesentlicher Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit einer global aufgestellten Organisation. Der Arbeitsplatz der Zukunft bindet Mitarbeiter aus Marketing, Vertrieb und Support eng in kundenorientierte Serviceprozesse ein. Auf technologischer Seite sind hierfür alle Anwendungen für das Kundenbeziehungs-Management zu integrieren, inklusive der Social-Media-Plattformen. Mechanismen für das Single-Sign-On verwalten die Zugriffsberechtigungen und unterstützen die Sicherheit. Dynamische IT Um die vielfältigen Anforderungen rund um den Arbeitsplatz der Zukunft abbilden zu können, sind unter Umständen auch auf Ebene der IT-Infrastruktur weitere Anpassungen notwendig. So wird es für die IT-Abteilung immer wichtiger werden, zeitnah auf Anforderungen aus den Fachabteilungen reagieren zu können und die dafür benötigte IT-Leistung möglichst automatisiert bereitzustellen. In einem ersten Schritt kann die IT beispielsweise heterogene Desktop-Arbeitsplätze vereinheitlichen und eine virtuelle Desktop-Infrastruktur implementieren. Auch sollten IT-Service-Management-Prozesse automatisiert werden, um wiederkehrende administrative Tätigkeiten zu beschleunigen und die IT-Mitarbeiter zu entlasten. Sind IT-Services standardisiert und werden automatisiert ausgeführt, können Unternehmen schnell und flexibel auf Anforderungen der Anwender sowie auf äußere Einflüsse reagieren. Die Basis bildet ein IT-Service-Katalog, der die angebotenen Leistungen der IT-Abteilung detailliert beschreibt. Dieser Service-Katalog präsentiert nach außen die verfügbaren IT-Dienste, die sich von Mitarbeitern per Mausklick bestellen lassen. Über diesen Katalog können Fachabteilungen weitere IT-Ressourcen anfordern, so dass Anwender ihre Arbeitsoberfläche schnell und effizient zusammenstellen können. Standardisierung, Virtualisierung und Automatisierung bilden die Grundlage zur Realisierung einer ITInfrastruktur, die die flexible Einbindung von Cloud-basierten Diensten unterstützt. Dynamisch kann die IT-Abteilung so auf neue Anforderungen reagieren und innovative Cloud-Lösungen integrieren. MATERNA 2012 7 Arbeitsplatz der Zukunft IT-Services folgen einem Lebenszyklus, der sich aus den Phasen Strategie, Design, Produktion, Transition, Inbetriebnahme und Betrieb zusammensetzt. Fazit Durch die Globalisierung entsteht eine Wettbewerbssituation, die sich direkt auf die Arbeitnehmer auswirkt. Der Arbeitsplatz der Zukunft schafft die Voraussetzungen, damit sich Wissensarbeiter dem hohen Innovationstempo der Weltwirtschaft anpassen können. Maßnahmen wie ergonomische und mobile Arbeitsplätze, neue Formen der Zusammenarbeit über Social Media, E-Learning-Angebote sowie dynamische IT-Angebote über Cloud Computing schaffen die notwendige Innovationskraft und sichern so langfristig eine führende Position der eigenen Organisation. Zukunftssicher mit Leistungen von MATERNA An dem Arbeitsplatz der Zukunft wird ein Windows-basierter stationärer PC nur noch eine Nebenrolle spielen. Web-Browser, mobile Endgeräte, rollenbasierte Portale und Social-Media-Komponenten sind die entscheidenden Werkzeuge für den Information-Worker der Zukunft, der von unterwegs aus und zu beliebigen Zeiten seinen Aufgaben nachgehen wird. Die MATERNA-Experten kennen die hierfür notwendigen Technologien und Plattformen aus zahlreichen erfolgreichen Projekten und können so herstellerunabhängig und kundenindividuell beraten. Auch auf der organisatorischen Ebene besitzen die Berater langjähriges Fachwissen rund um den Aufbau von Wissensplattformen, Internet- und IntranetLösungen sowie bei der Prozessoptimierung. Weitere Inforamtionen: www.materna.de MATERNA 2012 8 [email protected] www.materna.de © MATERNA GmbH WHITEPAPER