Swiss KODIP
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3 Swiss KODIP Interaktive Kodierung von Diagnosen und Prozeduren Programmversion 1.1 Benutzeranleitung ® 3 © 3M Swiss KODIP® Benutzeranleitung 2007, 3M (Schweiz) AG Health Information Systems Das Programm 3M Swiss KODIP® und die dazugehörigen Dateien und Dokumentationen sind geistiges Eigentum der 3M (Schweiz) AG Health Information Systems. Jede unberechtigte Nutzung, Vervielfältigung und Weitergabe ist untersagt und wird straf- und zivilrechtlich verfolgt. Stand der Dokumentation: 28.01.2008 3M (Schweiz) AG Health Information Systems Eggstrasse 93 8803 Rüschlikon 3M Swiss KODIP®-Kontakt: Telefon 044 724 93 06 Telefax 044 724 94 80 E-Mail [email protected] Internet www.3mdrg.ch 2 3M Swiss KODIP® Benutzeranleitung 3 Inhalt 1. Überblick ...................................................................................................................................... 5 1.1 Die verwendeten Klassifikationen ............................................................................................ 5 1.2 Klassifikations-Versionen......................................................................................................... 6 2. Diagnosekodierung....................................................................................................................... 7 2.1 Diagnosekodierung – ICD-10 Version 1.3 ............................................................................... 7 2.2 Diagnosekodierung – Erste Schritte.......................................................................................... 7 2.3 Die 3M Swiss KODIP®-Eingabemaske .................................................................................... 7 2.4 Suche nach einem Diagnosekode.............................................................................................. 9 2.5 Eingabehilfe ............................................................................................................................ 11 2.6 Eingaberegeln für die Suche nach Begriffen .......................................................................... 11 2.7 Suchbegriffe mit besonderer Funktion.................................................................................... 12 3. Prozedurenkodierung.................................................................................................................. 13 3.1 Prozedurenkodierung – CHOP Version 9............................................................................... 13 4. Multiselect-Auswahl................................................................................................................... 15 4.1 Multiselect-Auswahl für Diagnosen ....................................................................................... 15 4.2 Multiselect-Auswahl für Prozeduren ...................................................................................... 16 5. 3M Swiss KODIP® im Detail ..................................................................................................... 17 5.1 Direkte Koderfassung ............................................................................................................. 18 5.2 Einzelheiten der Begriffssuche ............................................................................................... 18 5.2.1 Jedes Eingabewort Pflicht für Suche ............................................................................... 18 5.2.2 Seitenlokalisationen......................................................................................................... 18 5.2.3 Die Spalten der Ergebnisliste .......................................................................................... 19 5.2.4 Schweizerische Kodierungsrichtlinien ............................................................................ 19 5.2.5 Besonderheiten bei der Kodierung - ICD-10................................................................... 20 5.2.6 Steuerung der Suche ........................................................................................................ 20 5.3 Die Systematik-Anzeige der ICD-10 ...................................................................................... 22 5.3.1 Symbole in der Baumstrukturanzeige des Systematischen Verzeichnisses .................... 23 5.3.2 Systematische Darstellung eines Diagnosekodes ............................................................ 24 5.4 Abkürzungen........................................................................................................................... 26 5.5 Datenübernahme mit der Windows-Zwischenablage ............................................................. 27 5.6 Sicherung der individuellen Einstellungen ............................................................................. 27 6. 3M Swiss KODIP®-Hitliste ........................................................................................................ 29 6.1 3M Swiss KODIP®-Hitliste - Funktionen............................................................................... 30 6.2 3M Swiss KODIP®-Hitliste - Aufruf ...................................................................................... 30 6.3 3M Swiss KODIP®-Hitliste – Auswahl von Diagnosen ......................................................... 31 3 3 3M Swiss KODIP® Benutzeranleitung 6.4 3M Swiss KODIP®-Hitliste – Auswahl von Prozeduren........................................................ 33 6.5 3M Swiss KODIP®-Hitliste – Pflege / Erstellung eigener Hitlisten ....................................... 33 6.5.1 Funktionen und Werkzeuge im Pflegefenster für die Pflege / Erstellung individueller Hitlisten ........................................................................................................................... 33 6.5.2 Neuanlage Fachgebiet / Gruppe....................................................................................... 34 6.5.3 Ändern / Bearbeiten einer Hitliste ................................................................................... 35 6.5.3.1 Neue Bereiche in einer Hitliste anlegen ................................................................36 6.5.3.2 Einträge verschieben oben / unten.........................................................................37 6.5.4 Einfügen von Diagnosen oder Prozeduren ...................................................................... 38 6.5.4.1 Ändern einer Diagnose oder Prozedur...................................................................41 6.5.4.2 Löschen einer Diagnose oder Prozedur .................................................................41 6.5.5 Hinweise erstellen / ändern.............................................................................................. 42 6.5.6 Timer-Funktion................................................................................................................ 43 6.5.7 Kopieren Fachgebiet / Gruppe / Set / Hitliste.................................................................. 43 6.5.8 Löschen Fachgebiet / Gruppe / Set / Hitliste ................................................................... 44 7. 8. 4 6.5.8.1 Speichern Fachgebiet / Gruppe / Set / Hitliste.......................................................45 6.5.9 XML-Files – Export / Import .......................................................................................... 45 6.5.10 Drucken der Hitliste......................................................................................................... 46 6.5.11 Kennwortschutz für Hitliste und Abkürzungsverzeichnis............................................... 47 Glossar ........................................................................................................................................ 48 Abbildungsverzeichnis ............................................................................................................... 52 3M Swiss KODIP® Benutzeranleitung 1. 3 Überblick 3M Swiss KODIP® ist ein Programm, das Sie bei Ihrer täglichen Verschlüsselungstätigkeit unterstützt. Hierzu haben wir alle wesentlichen Inhalte der verwendeten Klassifikationen erschlossen: • Die Vorzugsbegriffe (Titel) der Kodes der Klassifikation • Die Inklusiva und Synonyma der Systematik • Texte des medizinischen Sprachgebrauchs Diese Inhalte werden für die Suche verwendet. Der Zugang zur Kodierung erfolgt in der Regel über die Eingabe des zu verschlüsselnden Textes. Weiter ist der Zugang über Kodes möglich: • • Hierarchisch vom Kapitel über Gruppen zum jeweiligen Endkode Direkt durch Eingabe eines Kodes. Zu jedem Kode werden folgende Informationen angezeigt: • • • • • • • Vorzugsbegriff (Titel) Hinweise der Klassifikation Inklusiva Exklusiva Aufbereitete Textzeilen der Klassifikation Ergänzte Texte des medizinischen Sprachgebrauches Kodierungsrichtlinien 1.1 Die verwendeten Klassifikationen In 3M Swiss KODIP® werden die gesetzlich verbindlichen Klassifikationen für Diagnosen und Prozeduren in der jeweils aktuellen Schweizer Version verwendet. Verordung des Bundesstatistikgesetzes vom 1. Oktober 1992 (BStaG) ICD-10 Version 1.3 (10. Revision) gilt für die Diagnosekodierung der stationären und ambulanten Bereiche . CHOP-Klassifikationen sind für die Prozedurenkodierung anzuwenden. Ab 1. 1. 2008 gilt die CHOP Version 10. Die parallele Anwendung mehrerer Kataloge machte die Einführung eines Versionskennzeichens erforderlich. Der verwendete Katalog wird jeweils in der Titelzeile der Kodierprogramme angezeigt. Zur Zeit werden folgende Kataloge zur Verfügung gestellt: • ICD-10 Version 1.3, Systematisches Verzeichnis für die ambulante und stationäre Versorgung, Internationale statistische Klassifikation der Krankheiten und verwandter Gesundheitsprobleme, 10. Revision • CHOP 10 Version 2008 – Schweizer Operationen- und Prozedurenschlüssel • CHOP 9 Version 2007 – Schweizer Operationen- und Prozedurenschlüssel • CHOP 8 Version 2006 – Schweizer Operationen- und Prozedurenschlüssel 5 3 3M Swiss KODIP ® Benutzeranleitung 1.2 Klassifikations-Versionen Zur korrekten Verschlüsselung von Überliegern und zur Nachverschlüsselung von Vorjahrespatienten ist in 3M Swiss KODIP® ein Versionskennzeichen vorhanden. Die durch ein Versionskennzeichen gewählte ICD-10-Version wird in der Titelleiste angezeigt. Eine direkte Ansteuerung kann über den Programmaufruf mit dem Parameter /v&CH28-DE bzw, /v&CH27-DE in den Verknüpfungseigenschaften erreicht werden. c:\programme\kodip\kodip.exe /v&CH28-DE c:\programme\kodip\kodip.exe /v&CH27-DE Wird „-FR“ anstelle von „-DE“ angegeben, startet jeweils die entsprechende französische Version. Dieses Versionskennzeichen kann von der aufrufenden Anwendung (z. B. einem Programm zur OPDokumentation oder Patientenverwaltung, in das 3M Swiss KODIP® integriert ist) zur Ansteuerung genutzt werden, um somit die zum Fallkontext gehörende den Version auszuwählen. Diese Katalogversionen liegen parallel vor, d. h. in den Konstellationen gemäß der folgende Tabelle. AP-DRG-Version ICD-Version CHOP Version AP-DRG 2008 (V1.8) (Default-Einstellung) 1.3 CHOP 10 AP-DRG 2007 (V1.7) 1.3 CHOP 9 AP-DRG 2006 (V1.6) 1.3 CHOP 8 Wenn keine Angabe zum Versionskennzeichen erfolgt, liefert 3M Swiss KODIP® die ICD-10 Version 1.3 und den CHOP 10 Eine Anwendung, die ein Versionskennzeichen an 3M Swiss KODIP® übermittelt, ist z. B. die „3M Swiss KODIP Erfassung“. Hier ist das Versionskennzeichen und somit die aufgerufene ICD10- bzw. CHOP-Version vom Eintrittsdatum des Behandlungsfalles abhängig 6 3M Swiss KODIP® Benutzeranleitung 2. 3 Diagnosekodierung Diese Klassifikation wurde von der Weltgesundheitsorganisation (WHO) erstellt und ist Teil der internationalen gesundheitsrelevanten Klassifikationen – ICD-10 Internationale statistische Klassifikation der Krankheiten und verwandter Gesundheitsprobleme 10. Revision Version 1.3 Die Suche nach einem Diagnosekode erfolgt im 3M Swiss KODIP®-eigenen Thesaurus. 2.1 Diagnosekodierung – ICD-10 Version 1.3 Gemäss Verordung des Bundesstatistikgesetzesvom 1. Oktober 1992 ist die ICD-10 Version 1.3 die amtlich verbindliche Klassifikation zur Diagnosekodierung. 2.2 Diagnosekodierung – Erste Schritte Der besseren Übersichtlichkeit halber beziehen sich die folgenden Ausführungen nur auf die Diagnosekodierung. Die Unterschiede zur Prozedurenkodierung sind in Kapitel 3 beschrieben. Abb. 1: 3M Swiss KODIP®-Diagnosekodierung Beim Start von 3M Swiss KODIP® erscheint obiges Fenster. Die Erklärung der Buttons folgt im anschliessenden Abschnitt. 2.3 Die 3M Swiss KODIP®-Eingabemaske 1. Dies ist die Eingabezeile für Ihre Suchbegriffe oder für einen Kode. 7 3 3M Swiss KODIP ® Benutzeranleitung 2. Durch Betätigung des „Start“-Buttons, der Eingabetaste (Enter-Taste) oder Eingabe von Alt+A wird der Suchvorgang gestartet. 3. Im „Treffer“-Feld wird die Anzahl gefundener Einträge angezeigt (nähere Hinweise vgl. 2.4). 4. In der Ergebnisliste und der Multiselectliste werden die gefundenen Einträge mit den vorangestellten Kodes angezeigt. 5. Mit dem „Auswahl“-Button entscheiden Sie sich, einen der angezeigten Einträge entweder an die Zwischenablage oder an die aufrufende Anwendung (KIS) zu übergeben. Die gleiche Wirkung hat ein Doppelklick auf eine Zeile in der „Text“-Spalte oder das Betätigen der Eingabetaste, wenn mit der Maus oder den Cursortasten in der „Text“-Spalte die gewünschte Zeile ausgewählt wurde. Wenn Sie 3M Swiss KODIP® von einer anderen Anwendung heraus aufgerufen haben, ist der Button „Auswahl“ stets vorhanden. Nach seiner Betätigung kehren Sie in diese Anwendung zurück, wenn keine Multiselectliste aktiv ist. Sofern die Multiselectliste und der Button “Fertig“ vorhanden sind (dies gibt die aufrufende Anwendung über die Ansteuerung der Schnittstelle vor), fügt eine „Auswahl“ zunächst nur einen Eintrag an die Multiselectliste an und es kann nach weiteren Kodes gesucht werden. 6. Mit dem Button „Abbruch“ brechen Sie die Dokumentation ab. 7. Mit dem Button „Fertig“ übergeben Sie Ihr Kodierergebnis an das aufrufende Programm. 8. Durch Betätigung des Buttons „Hitliste“ oder Eingabe von Alt+L oder Strg+L kann die Kodierung über die Hitliste angesteuert werden. 9. Der „Split“-Button aktiviert eine Darstellung, in der sowohl die Systematik als auch die Suchmaske nebeneinander angezeigt werden. Um wieder in die Darstellung der 3M Swiss KODIP® Suchmaske zu gelangen muss der „Split“-Button erneut angeklickt werden. Der Button „Semfinder“ wird nur angezeigt, wenn der Semfinder®-Client installiert ist. Durch Anklicken aktivieren oder deaktivieren Sie die Diagnosesuche über Semfinder®. 8 3M Swiss KODIP® Benutzeranleitung 3 Abb. 2: Splitfunktion in 3M Swiss KODIP® Übrigens kann durch Verwendung der Cursortaste (ab) von der Eingabezeile in die Ergebnisliste gewechselt werden und dort mit den Tasten (auf/ab) hin- und her gesprungen werden. Diese wie auch die sonstigen Einstellungen werden arbeitsplatzbezogen und sitzungsübergreifend beibehalten. Bei der Verwendung von Terminal-Servern werden diese Einstellungen benutzerspezifisch, d. h. für das angemeldete Benutzer-Profil, gespeichert. 2.4 Suche nach einem Diagnosekode Beispiel: Nach der Eingabe der beiden Suchbegriffe „ulc" und "vent“, getrennt durch ein Leerzeichen, mit anschließender Betätigung der Eingabetaste oder der Schaltfläche „Start“ veranlassen Sie die Suche im 3M Swiss KODIP®-Thesaurus. 9 3 3M Swiss KODIP ® Benutzeranleitung Abb. 3: 3M Swiss KODIP®-Diagnosekodierung - Suchergebnis Nach kurzer Zeit erscheint im „Treffer“-Feld die Angabe 11/11, das bedeutet, dass 3M Swiss KODIP® 11 passende Einträge gefunden hat und diese in der Liste als Ergebnis anbietet. Wenn über 50 Einträge gefunden wurden, können die restlichen mit der Schaltfläche „mehr...“ abgerufen werden. Alle Diagnosenangaben sind in der korrekt ausdifferenzierten Form, d.h. als gültiger Endkode, vorhanden. Die erste Zeile in der Ergebnisliste lautet „Ulcus ventriculi o.n.A.“. Der Ausdruck „o.n.A.“ (ohne nähere Angabe) erscheint hier, da Sie in der Eingabezeile („ulc vent“) keine zusätzlichen Angaben eingetragen haben. Diese Zeile entspricht somit vollständig den eingegebenen Suchbegriffen. Die weiteren Ergebniszeilen enthalten in unterschiedlichen Kombinationen weitere Präzisierungen der angegebenen Diagnose: Akut oder chronisch, mit oder ohne Blutung/Hämorrhagie, mit oder ohne Perforation. Die angezeigten Einträge sind so angeordnet, dass zunächst der inhaltsgleiche Text ganz oben erscheint und darunter solche Texte, in denen immer weitere Differenzierungen zusätzlich aufgeführt sind (zunächst akut/-chronisch, dann akut/-chronisch im Zusammenhang mit Blutung/Perforation). 3M Swiss KODIP® sortiert nicht alphabetisch oder in Reihenfolge der Kodes, sondern nach Relevanz gegenüber den Suchbegriffen. Probieren Sie, was geschieht, wenn Sie Begriffe hinzufügen, ausschreiben, stark abkürzen, vertauschen oder weglassen: • ulk • ulcus ventriculi • akutes ulcus ventriculi • ulcus ventriculi akut • akutes Ulcus ventriculi mit Perforation und Blutung 10 3M Swiss KODIP® Benutzeranleitung • • 3 ulk vent blut perf ulk vent perf blut Die Angaben zum Suchergebnis gehen davon aus, dass Sie, wie in der Abbildung gezeigt, die Option „jedes Eingabewort Pflicht“ aktiv ist (Haken im Auswahlkästchen). Probieren Sie die Beispiele auch einmal mit der deaktivierten Option „jedes Eingabewort Pflicht“ (klicken Sie dazu in das Kästchen davor oder verwenden Sie die Tastenkombination Alt+P). Falls die Suche keinen Treffer ergibt, wird sie automatisch unter Ignorieren dieser Option wiederholt, hierauf wird in diesem Fall rechts oberhalb der Ergebnisliste hingewiesen. Vielleicht haben Sie jetzt schon herausgefunden, was für die effektive Suche mit 3M Swiss KODIP® wichtig ist – und was nicht. Der Abschnitt 2.6 fasst dies in einigen Regeln zusammen. 2.5 Eingabehilfe Um die Eingabe von Suchbegriffen bei den Diagnosen– und der Prozedurenkodierung zu erleichtern, steht eine Eingabehilfe zur Verfügung. Diese kann optional über das Menü Optionen „Eingabehilfe für KODIP aktivieren“ zugeschaltet werden (Häkchen vor dem Eintrag erscheint). Bei aktivierter Eingabehilfe werden mit der Eingabe der ersten Buchstaben einer Diagnose oder Prozedur in einer Box Begriffe angezeigt, die damit beginnen. Durch Betätigung der Pfeiltaste (unten) oder durch Mausklick kann aus der Eingabezeile in die Liste mit den vollständigen und korrekt geschriebenen Begriffen verzweigt werden. Durch Betätigen der Enter-Taste oder Doppelklick kann der zutreffende Begriff ausgewählt werden. Sofern die gesuchte Diagnose oder Prozedur aus mehreren Worten besteht, kann in der Eingabezeile ein zweiter Suchbegriff eingegeben werden. Auch hier steht erneut die Eingabehilfe zur Verfügung. Nachdem auch der zweite Suchbegriff komplettiert wurde, kann durch nochmaliges Betätigen der Enter-Taste die 3M Swiss KODIP® Suche aktiviert werden. Falls für einzelne Texteingaben die aktivierte Eingabehilfe dennoch nicht genutzt werden soll, genügt nach der Eingabe des Textfragmentes das Starten des 3M Swiss KODIP®-Suchlaufs mittels der Entertaste. Die Suche erfolgt dann wie bisher mit dem bereits eingegebenen Textfragment. Falls für die Suche mehrere Textfragmente genutzt werden sollen, jedoch die aktivierte Eingabehilfe nicht zum Einsatz kommen soll, müssen die Textfragmente wie gewohnt durch Leerzeichen voneinander getrennt werden. Nach Eingabe eines Leerzeichens verschwindet die Box mit den Vorschlägen der Eingabehilfe. Beispiel: Geben Sie „Diab“ ein, es erscheint die Box mit Begriffsvorschlägen. Durch Eingabe eines Leerzeichens verschwindet die Box, es kann jetzt das Textfragment „mell“ eingegeben werden. Die Box zu diesem Begriff kann ignoriert werden, die Eingabetaste startet direkt den 3M Swiss KODIP® -Suchlauf. 2.6 Eingaberegeln für die Suche nach Begriffen Die „Suche nach Begriffen“ heisst, dass Sie über die Eingabe eines Textes nach einem Kode suchen. Sie können anstelle von Begriffen auch einen Kode eingeben (mindestens drei Stellen davon) und erhalten dann die zugehörige Systematik-Anzeige, die weiter unten erläutert wird. 11 3 • • • • • • • • • 3M Swiss KODIP ® Benutzeranleitung Geben Sie das ein, was Sie suchen, ohne dabei wesentliche Begriffe ganz wegzulassen; geben Sie also nicht nur „Fraktur“ oder nur „Femur“ ein, wenn Sie „Fraktur Femur“ suchen. Achten Sie nicht auf Groß-/Kleinschreibung, 3M Swiss KODIP® kommt auch mit klein geschriebenen Substantiven zurecht. Auf die Reihenfolge Ihrer Suchbegriffe brauchen Sie nicht zu achten, diese ist für 3M Swiss KODIP® ohne Belang. Sparen Sie sich Füllworte, Relativpronomen und Genitive – so ist beispielsweise „Fraktur des Femurs“ unnötig lang. Wenn Sie wollen, können Sie sich das Ausschreiben der Begriffe sparen. Sie sollten aber so viele Buchstaben eingeben, wie zur Unterscheidung gleich beginnender Begriffe nötig sind: „frakt fe“ findet auch das „Fersenbein“, „frakt fem“ ist bereits eindeutig. Verwenden Sie Abkürzungen. Eine Anzahl Abkürzungen liefern wir bereits mit aus, z. B. „fx“ oder das Zeichen „#“ für „Fraktur“. Weitere Abkürzungen lassen sich jederzeit hinzufügen und sind sofort für die Kodierung wirksam. Die Trennung zusammengeschriebener Begriffe nimmt 3M Swiss KODIP® für Sie in den meisten Fällen automatisch vor: „Hüftgelenksluxation“ und „Hüftgelenks-Luxation“ führen beide zum gewünschten Ergebnis. In einigen Fällen kann die manuelle Trennung jedoch zu einem anderen Ergebnis führen, insbesondere dann, wenn Sie nur Wortanfänge und keine vollständigen Worte eingegeben haben. Weitere Möglichkeiten zur „Steuerung der Suche“ finden Sie weiter unten (Abschnitt 5.2.6). In 3M Swiss KODIP® ist optional eine Eingabehilfe für die Diagnose- und Prozedurenkodierung einstellbar. . 2.7 Suchbegriffe mit besonderer Funktion Neben der Suche nach Begriffen im Thesaurus gibt es verschiedene weitere Möglichkeiten, eine Kodierung durchzuführen, z. B. über Hitlisten und die Auswahl aus der systematischen Darstellung. Sie können diese Funktionen über Buttons, Menüeinträge und Mausklicks erreichen. Ergänzend besteht die Möglichkeit, spezielle Suchbegriffe zu verwenden. Diese können Sie innerhalb von 3M Swiss KODIP® in der Eingabezeile eingeben. Bei der integrierten Verwendung von 3M Swiss KODIP® im Rahmen einer anderen Anwendung (z. B. OP-Dokumentation) können Sie die speziellen Suchbegriffe auch dort eingeben, sofern das aufrufende Programm die Übergabe von Suchbegriffen vorsieht. 3M Swiss KODIP® springt dann direkt in die gewünschte Anzeige. Nachfolgend die Suchbegriffe; es ist hierbei ohne Bedeutung, ob Sie Groß- oder Kleinbuchstaben verwenden: • • • hitliste (mindestens die ersten 3 Buchstaben) zeigt die Hitliste icd10, icd-10 zeigt die systematische Darstellung (Kapitelübersicht) der ICD-10 (bei der Diagnosekodierung) ops („OP Systematik“), zeigt die Systematische Darstellung (Kapitelübersicht) des CHOP (bei der Prozedurenkodierung) Neben der Anzeige der Kapitelübersichten von ICD-10 und CHOP können auch Kodes (mindestens die ersten 3 Stellen davon) eingegeben werden, die entsprechende Systematik wird dann direkt an dieser Stelle angezeigt. Sie brauchen hierbei keine Punkte einzugeben. 12 3M Swiss KODIP® Benutzeranleitung 3. 3 Prozedurenkodierung Bei der Verschlüsselung von Operationen und weiteren Maßnahmen in den CHOP stehen die gleichen Funktionen zur Verfügung wie für die Diagnoseverschlüsselung. Analog zu ICD-10Versionen kann mit 3M Swiss KODIP® über die Angabe eines Versionskennzeichens weiterhin der CHOP in der Version 9 (2007) genutzt werden. Die Voreinstellung für die 3M Swiss KODIP®Kodierung ist ab 01.01.2008 die Version CHOP 10. Abb. 4: 3M Swiss KODIP – CHOP Version 9 3.1 Prozedurenkodierung – CHOP Version 10 In 3M Swiss KODIP® wird der Operationen- und Prozedurenschlüssel CHOP Version 10, Systematisches Verzeichnis und die Inhalte des Alphabetischen Verzeichnises, für die Kodierung zur Verfügung gestellt. Durch einen Klick auf den „Split“-Button besteht auch hier die Möglichkeit die Darstellung so zu ändern, dass Systematik und Suchmaske nebeneinander zu sehen sind. Auch durch einen Einfachklick auf einen der CHOP-Kodes in der Dialogauswahl gelangt man in die systematische Darstellung des CHOP und kann dort den zutreffenden Kode auswählen. 13 3 3M Swiss KODIP ® Benutzeranleitung Abb. 5: 3M Swiss KODIP® – CHOP 9 Folgende Unterschiede bestehen bei der Prozedurenkodierung: 14 • Die CHOP-Kodes sind entweder drei- oder vierstellig und haben einen Punkt zwischen der zweiten und dritten Stelle (der bei der Suche ebenfalls nicht eingegeben werden muss). • Das Verzeichnis für Abkürzungen ist unabhängig von dem der Diagnosen. • Durch die Eingabe von „ops“ (OP-Systematik) und anschließende Betätigung der Eingabetaste können Sie direkt in die Systematik des CHOP verzweigen. • In der Systematik-Anzeige wird als Überschrift des Detailbereichs jeweils genau die textliche Beschreibung der angewählten Hierarchieebene dargestellt. 3M Swiss KODIP® Benutzeranleitung 4. 3 Multiselect-Auswahl Die Multiselect-Funktionalität von 3M Swiss KODIP® beinhaltet die Mehrfachauswahl von beliebig vielen Diagnosen oder Prozeduren in einem Vorgang (oder Aufruf) und steht nur über eine OLESchnittstellenEinbindung zur Verfügung. Hinweis: Das Programm, welches diese Daten über die Schnittstelle empfängt, muss natürlich eine besondere Steuerung für diese Datenübernahme besitzen und ist daher vom Software-Hersteller entsprechend anzupassen Hinweis: Es kann sein, dass bei weiteren Bearbeitungsschritten nur eine begrenzte Zahl von Diagnosen oder Behandlungen gespeichert wird. Z. B. werden in den Datensätzen zur Übermittlung an das BFS neben der Hauptdiagnose mit optionalem Zusatzkode nur bis zu 28 Nebendiagnosen und bis zu 30 Behandlungskodes gespeichert. Dies ist keine Beschränkung seitens 3M Swiss KODIP®. 4.1 Multiselect-Auswahl für Diagnosen Der Multiselect-Aufruf der 3M Swiss KODIP®-Kodierung zeigt im unteren Bereich des Fensters gleich eine zweite Tabelle an, in der die ausgewählten Diagnosen untereinander angeordnet werden. Diese Tabelle ist direkt nach dem Aufruf zunächst leer. Abb. 6: 3M Swiss KODIP®-Multiselect-Auswahl Im obigen Beispiel wurden zwei Diagnosen kodiert. Die jeweils letzte erfasste Diagnose wird mit einem dunkelblauen Balken versehen. Alle in dieser Tabelle gezeigten Diagnosen werden dem aufrufenden Programm per OLE-Schnittstelle zur Übernahme in einem Arbeitsgang bereitgestellt. Den mit „Multiselect“ beschrifteten Balken können Sie mit der Maus fassen und verschieben (Drag’n‘Drop), um mit mehr Zeilen eine bessere Übersicht zu erhalten. Um die 3M Swiss KODIP®Ergebnisanzeige nicht unnötig einzuschränken, erfolgt vom Programm automatisch eine Zurücksetzung, z. B., wenn ein neuer Suchlauf startet. Über die Buttons „1 Erster Kode“, „2 Entfernen“ und „3 Alle löschen“ können Sie die Einträge in der Multiselect-Tabelle bearbeiten. Diese Funktionen sind auch mit der Maus in einem PopUp-Menü bedienbar. 15 3 3M Swiss KODIP ® Benutzeranleitung Hinweis: Das Löschen der Einträge aus der Multiselect-Liste (einzeln oder alle) kann nicht mehr rückgängig gemacht werden! Abb. 7: Multiselect-Auswahl – Listeneinträge bearbeiten Mit dem Button „1 Erster Kode“ wird die markierte Zeile in der Multiselect-Tabelle in Zeile 1 umsortiert. Alternativ drücken Sie die Tastenkombination Alt+1 oder nutzen die Maus und das PopUp-Menü. Letztere Möglichkeit bietet den Vorteil, dass die gewünschte Zeile sofort markiert wird. Das Entfernen einer markierten Zeile in der Multiselect-Tabelle ist über den Button „2 Entfernen“, die Tastenkombination Alt+2 oder den entsprechenden Eintrag im PopUp-Menü möglich. Mit dem Button „3 Alle löschen“ oder der Tastenkombination Alt+3 kann die komplette Multiselect-Tabelle gelöscht (initialisiert) werden, um den Auswahlvorgang erneut zu beginnen. Alternativ können Sie mit der Maus und dem PopUp-Menü diese Funktion auslösen. Das PopUp-Menü öffnet sich, sobald mit der Maus in die Multiselect-Tabelle geklickt wird. Als zweiten Auswahlpunkt können Sie „Menü schließen“ wählen, um das PopUp-Menü auszublenden, ohne eine Funktion auszulösen. 4.2 Multiselect-Auswahl für Prozeduren Über die Buttons „1 Erster Kode“, „2 Entfernen“ und „3 Alle löschen“ können Sie diese Einträge in der Multiselect-Tabelle bearbeiten. Diese Funktionen sind auch mit der Maus in einem PopUpMenü bedienbar. Die Funktionen entsprechenden denen der Diagnosen-Auswahl. Hinweis: Die Löschfunktionen können nicht rückgängig gemacht werden! 16 3M Swiss KODIP® Benutzeranleitung 5. 3 3M Swiss KODIP® im Detail Den wichtigsten Teil der Oberfläche von 3M Swiss KODIP® haben Sie im vorangegangenen Kapitel schon kurz kennengelernt: die Ergebnisanzeige der Begriffssuche. Daneben gibt es noch weitere Darstellungen, die Sie beim Finden der passenden Kodes unterstützen. Dazu gehören die Systematik der ICD-10 mit allen Informationen zu einem Kode, das Abkürzungsverzeichnis und die Hitliste. Bezüglich der Unterschiede bei der Prozedurenkodierung sei auch auf das Kapitel 4. verwiesen. 5.1 Direkte Koderfassung In dieser Übersichtsmaske von Swiss KODIP haben Sie die Möglichkeit einer direkten Koderfassung von Diagnosen- und Prozedurenkodes. Geben Sie den gewünschten Diagnose- oder Prozedurenkode direkt in das entsprechende Feld ein und drücken Sie folgendes Symbol: Wenn der Kode korrekt ist, wird dieser direkt in die Diagnosen- oder Prozedurenliste übernommen. Falls der Kode nicht korrekt ist wird automatisch das Systematische Verzeichnis der Diagnosen (ICD-10) oder der Prozeduren (CHOP) geöffnet damit der korrekte Kode ausgewählt werden kann. Wenn Sie auf das Symbol „KODIP“ drücken, wird bei der Eingabe eines (vollständigen oder verkürzten) Kodes stets das Systematische Verzeichnis geöffnet. Wird dagegen ein Text eingegeben, öffnet sich die Maske Diagnosen- oder Prozeduren-Begriffe. 17 3 3M Swiss KODIP ® Benutzeranleitung die Diagnosen- oder Prozeduren-Suchmaske geöffnet und Sie können mittels Systematischem- oder Alphabetischemverzeichnis die gewünschten Kodes mittels Texteingabe suchen. 5.2 Einzelheiten der Begriffssuche In Abschnitt 2 (Erste Schritte) haben Sie schon einen groben Überblick über die Bedienung der Begriffssuche erhalten. Im folgenden sind einige weitere Einzelheiten der Bildschirmdarstellung aufgeführt. Abb. 8: 3M Swiss KODIP®-Diagnosekodierung 5.2.1 Jedes Eingabewort Pflicht für Suche Viele Begriffe kommen in unterschiedlichen Zusammenhängen in den durchsuchten Einträgen vor, was zu einer Vielzahl von Fundstellen führen kann, die nicht unmittelbar gewünscht sind. Wenn das Auswahlkästchen aktiviert ist, werden nur solche Fundstellen berücksichtigt, in denen alle eingegebenen Suchbegriffe gemeinsam auftreten. Bei der Suche werden „Stoppworte“ wie Artikel (das, ein) und Konjunktionen (und) sowie Angaben zur Seitenlokalisation (links u.a.) nicht berücksichtigt. Ist diese Option aktiviert (auch über den Menüpunkt „Optionen / jedes Eingabewort Pflicht für Suche“ erreichbar), kann das Ergebnis ggf. verbessert werden, wenn die Suchbegriffe ausgeschrieben werden. Vermeiden Sie hierbei die Eingabe von Begriffen, die nicht für die Kodierung erforderlich sind („bekanntes ...“, „pflaumengrosses ...“), da dies zum Ergebnis „- Suche erfolglos -“ führen könnte. In 3M Swiss KODIP wird die Suche unter Ignorieren der Option „jedes Eingabewort Pflicht für Suche“ automatisch wiederholt, falls sich zunächst kein Treffer ergibt. 5.2.2 Seitenlokalisationen Seitenlokalisationen können in der Combo-Box eingestellt oder im Suchtext mit angegeben werden. Wenn unter den Suchbegriffen auch Seitenlokalisationen (links, rechts, beidseits oder deren Abkürzungen) gefunden werden, wird dies in der Combo-Box angezeigt. Sofern diese 18 3M Swiss KODIP® Benutzeranleitung 3 Information für das Finden des passenden Kodes erforderlich ist (was nur an wenigen Stellen der ICD der Fall ist), wird Sie hierfür ebenfalls verwendet. Abb. 9: Seite (Lokalisation) 5.2.3 Die Spalten der Ergebnisliste Die Ergebnisliste besteht aus mehreren Spalten, die entsprechend den darin angezeigten Informationen unterschiedliche Aktionen auslösen, wenn Sie mit der Maus angeklickt bzw. mittels Cursor- und Eingabetaste ausgewählt werden. Bei den Spalten und genügt jeweils ein Einfachklick, was durch die Änderung des Mauszeigers in einen Zeigefinger verdeutlicht wird. Die Kodierungsrichtlinien (KR) geben Hinweise zur Kodierung. Bei einem Klick auf dieses Symbol wird die Ergebnisanzeige verkürzt und die Informationen werden in diesem neuen Feld unterhalb der Ergebnisliste angezeigt. Spalte für den ICD-10-Kode: Ein Einfachklick hierauf zeigt die ICD-10-Systematik an der jeweiligen Stelle an. Spalte für die Text-Herkunft: Dies sind durch den Anwender hinzugefügte Einträge (Hauskatalog). Spalte für den Text: Ein Doppelklick auf die gewünschte Zeile entspricht dem Betätigen des „Auswahl“-Buttons (Kopieren der Zeile in die Zwischenablage bzw. Rücksprung in die aufrufende Anwendung ohne Multiselect bzw. anfügen an Multiselect-Liste). Auch das Betätigen der Eingabetaste führt zur Auswahl der durch einen Markierungsrahmen hervorgehobenen Zeile. 5.2.4 Schweizerische Kodierungsrichtlinien markiert Diagnosen und Prozeduren, für die konkrete Regelungen aus den Das Zeichen Schweizerischen Kodierungsrichtlinien (KR gem. Kodierungshandbuch 1.0) zutreffen. Bitte beachten Sie, dass daneben einige globalen Regeln, wie z. B. die Frage der Auswahl der Hauptdiagnose, für praktisch jede Diagnose gelten und nicht überall verknüpft sind. Der Hinweis auf die mit einer Diagnose oder einer Prozedur verbundenen Kodierrichtlinien erfolgt durch eine Kennzeichnungsspalte ganz links in der Ergebnisliste. Dabei bedeutet , dass hier ein konkreter Hinweis hinterlegt ist. Wird mit einem einfachen Mausklick auf das Symbol geklickt, so wird im unteren Teil der Anzeige die Ergebnisliste verkürzt und eine Liste der für die Diagnose zutreffenden Kodierungsrichtlinien mit einer textlichen Erläuterung angezeigt. Abb. 10: Kodierrichtlinien 19 3 3M Swiss KODIP ® Benutzeranleitung Dabei wird nicht nur die Bezeichnung der Kodierrichtlinie dargestellt, sondern insbesondere auch eine durch 3M erstellte Aufbereitung des Inhaltes dieser KR als spezifische Handlungsunterstützung für die betreffende Diagnose oder Prozedur angegeben. In der Systematik-Anzeige erfolgt ebenfalls der Hinweis auf die zu beachtenden Richtlinien. Die Darstellung erfolgt im Detail rechts oben in der hierarchischen Darstellung. Abb. 11: Systematisches Verzeichnis der ICD-10 / KR Schweiz 5.2.5 Besonderheiten bei der Kodierung - ICD-10 • Bei Auswahl eines unspezifischen Kodes (in der Regel .9 Nicht näher bezeichnet) erscheint ein Dialogfeld, welches Sie fragt, ob Sie auf den unspezifischen Kode kodieren wollen. Mit „Ja“ schließen Sie den Auswahlvorgang ab, mit „Nein“ (voreingestellt) springen Sie an die entsprechende Stelle der Systematik, um von dort ggf. einen spezifischen Kode zu wählen. • Die Kodierung von fünfstelligen Kodes ist optional und daher ist es auch möglich den zugehörigen vierstelligen Kode auszuwählen. 5.2.6 Steuerung der Suche 3M Swiss KODIP® versucht jeweils diejenigen Texte anzubieten, die mit den Suchbegriffen am besten übereinstimmen. Um einerseits trotz sprachlicher Varianten ein möglichst gutes Suchergebnis zu erzielen und andererseits auf die Existenz verwandter Einträge hinzuweisen, werden bei der normalen Suche eventuell mehr Einträge gefunden, als nötig wäre. Durch die Sortierung nach Relevanz sollte der passende Text zwar ganz oben in der Liste erscheinen, vielleicht wollen Sie aber die Liste insgesamt lieber verkürzen. Sie haben die Möglichkeit, Begriffe als notwendig (positiv) oder als unerwünscht (negativ) zu kennzeichnen, und zwar, indem Sie den Begriffen jeweils ein Pluszeichen „+“ bzw. ein Minuszeichen „-“ (Bindestrich) ohne Zwischenraum voranstellen. Sie können diese 20 3 3M Swiss KODIP® Benutzeranleitung Kennzeichnung durch einen Doppelklick auf ein beliebiges Wort in der Eingabezeile setzen; je ein weiterer Doppelklick ändert die Kennzeichnung: wort Beispiel: +wort -wort wort posttraumat coxarthr li. Der optimale Text „Posttraumatische Koxarthrose einseitig“ wird an erster Stelle angeboten, die Auflistung enthält aber auch Einträge, in denen nur „coxarthr“ gefunden wurde (Primäre, Sekundäre, Dysplastische Koxarthrose) und solche, in denen nur „posttraumat“ enthalten ist (Posttraumatische Gonarthrose, Rizarthrose, Arthrose o.n.A.). Sie können 3M Swiss KODIP® mitteilen, welche Worte unbedingt im Suchergebnis in einer Zeile enthalten sein müssen: +posttraumat +coxarthr li. Jetzt erhalten Sie nur noch 4 Einträge die allesamt sowohl „posttraumat“ als auch „coxarthr“ enthalten. Die Eingabe von +posttraumat +coxarthr +li. ändert an diesem Ergebnis nichts, da Seitenlokalisationen intern nicht als notwendiges Wort verarbeitet werden. Das letzte Eingabebeispiel, in der jedes Wort als notwendig gekennzeichnet wurde, entspricht genau der Funktionsweise, wenn die Option „jedes Eingabewort Pflicht für Suche“ aktiviert ist. Sie können sich dann die Kennzeichnung der einzelnen Worte mit „+“ sparen! Zusammenfassung: • Kennzeichnen Sie die wichtigsten Begriffe mit einem vorangestellten „+“. Beste Ergebnisse werden häufig mit zwei Pflichtbegriffen erzielt. • Nur ein einziger Pflichtbegriff kann die Ergebnisliste sogar verlängern, weil dann auf jeden Fall sämtliche Fundstellen dieses Begriffs in das Ergebnis aufgenommen werden: „+akuter Myokardinfarkt“ findet über 600 Einträge (in denen „akut“ enthalten ist). • Entfernen Sie ein oder mehrere „+“-Zeichen, wenn die Suche erfolglos ist (oder verwenden Sie Synonyme). Sie können unerwünschte Begriffe durch ein vorangestelltes Minus „-“ (Bindestrich) ausschließen: -posttraumat +coxarthr li. . Im Beispiel werden alle Koxarthroseformen gefunden, außer der posttraumatischen. Eine ähnliche Wirkung hat das Wort „ohne“ (oder „oh.“ Punkt hinter dem h!), alle Begriffe dahinter werden ausgeschlossen: ing hern oh. gangr einkl ist gleichbedeutend zu ing hern -gangr –einkl und die Suche findet solche Kodes, in denen eine inguinale Hernie einzuordnen ist, wenn diese ohne Einklemmung und ohne Gangrän ist. Es können also insbesondere solche Einträge erscheinen, in denen der durch „-“ ausgeschlossene Begriff wörtlich erwähnt ist, aber nur in negiertem Sinne. 21 3 3M Swiss KODIP ® Benutzeranleitung Beachten Sie, dass alle Begriffe hinter „ohne“ bis zum Eingabeende ausgeschlossen sind (bei Verwendung des Wortes „mit“ werden jedoch alle danach folgenden Begriffe wieder in die Suche mit aufgenommen): ing hern oh. gangr einkl eins findet deshalb keine einseitigen Hernien. Wenn Sie „einseitig“ (positiv) suchen, müssen Sie es vor dem „ohne“ aufführen: ing hern eins oh. gangr einkl . 5.3 Die Systematik-Anzeige der ICD-10 Durch einen Einfachklick auf einen Kode in der ICD-10-Spalte, durch Auswahl des Menüpunkts „Anzeige/Systematik“ oder mit der Tastenkombination Strg+S gelangen Sie in die SystematikAnzeige der ICD-10. Ebenso können Sie durch die Eingabe von „ICD10“ oder eines konkreten ICD10-Kodes in der Eingabezeile und anschließendes Drücken des „Start“-Buttons direkt in die Systematik der ICD-10 verzweigen. In der Standardeinstellung ist der Bildschirm für die Systematikanzeige in zwei Bereiche geteilt: Die obere Hälfte enthält die hierarchische Darstellung der gesamten Klassifikation. Diese ist in die 21 Kapitel der ICD-10 gegliedert, die über die Register am oberen Rand ausgewählt werden können. Im Register „Inhalt“ sind alle Kapitelüberschriften aufgeführt, ein Einfachklick auf ein Kapitel schlägt dieses auf. In der hierarchischen Darstellung können über Gruppen und dreistellige Kodes die Vier- und Fünfsteller erreicht werden. In der unteren Hälfte werden wesentliche Informationen zu dem ausgewählten Kode angezeigt. In 3M Swiss KODIP® kann über den „Split“-Button eine Darstellung aktiviert werden, bei der am Bildschirm sowohl die Systematik als auch der Suchdialog nebeneinander angezeigt werden. Diese Funktion steht sowohl für die Diagnosenkodierung als auch für die Prozedurenkodierung zur Verfügung. Diese Funktion wird durch die Schaltfläche Split im oberen Teil der 3M Swiss KODIP® -Suchmaske ausgelöst. Nach Betätigen dieser Schaltfläche erscheint im rechten Teil des Bildschirmes die Dialogauswahl zum eingegebenen Suchbegriff. Im linken oberen Bildschirmbereich wird das Systematische Verzeichnis der Klassifikation angezeigt: bei der Diagnosekodierung die ICD-10 und bei der Prozedurenkodierung der CHOP in der jeweils aktuell gültigen (bzw. der angesteuerten) Version. Im linken unteren Teil des Bildschirmes werden wesentliche Informationen zum ausgewählten Kode angezeigt: Es erscheinen die Klassifikationstexte sowie die Thesaurustexte von 3M Swiss KODIP®. Weiter stehen in dieser Darstellung die von der Systematikanzeige bereits bekannten KR-Hinweise zur Verfügung. Es kann auch wie bereits aus der bisherigen ganzseitigen Systematikanzeige bekannt die Auswahl des zutreffenden Kodes aus der Systematik heraus erfolgen. Die gleichzeitige Darstellung des 3M Swiss KODIP® -Suchergebnisses sowie der Systematikanzeige bietet dem Benutzer auf einen Blick das klassifikatorische Umfeld zu dem von ihm ausgewählten Kode. Durch nochmaliges Betätigen der Schaltfläche Split im rechten oberen Bildschirmteil kehrt der Anwender wieder in den 3M Swiss KODIP® -Suchdialog zurück.. 22 3M Swiss KODIP® Benutzeranleitung 5.3.1 3 Symbole in der Baumstrukturanzeige des Systematischen Verzeichnisses Die verschiedenen Symbole bedeuten: Unterhalb des Eintrages sind weitere Einträge vorhanden, die z.Zt. nicht sichtbar sind. Ein Einfachklick auf blättert die nächste Stufe auf (die Dreisteller einer Gruppe/Untergruppe bzw. die Viersteller eines Dreistellers). Unterhalb des Eintrages gibt es weitere Einträge, die (wenigstens zum Teil) aufgeblättert sind. Ein Einfachklick auf schließt alle hierarchisch untergeordneten Einträge. Dem Eintrag sind keine weiteren Einträge untergeordnet (Fünfsteller, die meisten Viersteller, auch einige Dreisteller). Wenn Untergruppen existieren (z. B. Kap. XIII), werden die Gruppen als Zwischenüberschrift vor den zugehörigen Untergruppen angezeigt. Ein Einfachklick auf hat keine spezielle Funktion bezogen auf die hierarchische Darstellung – im unteren Bildschirmteil wird lediglich der entsprechende Kode im Detail angezeigt. Die Kode-Auswahl ist nur für bis in die tiefste Ebene differenzierte Kodes möglich. Ein Einfachklick auf den Text einer dargestellten Zeile zeigt den entsprechenden Kode im Detail im unteren Bildschirmteil (ohne Veränderung der hierarchischen Darstellung). Ein Einfachklick auf eines der Symbole , , zeigt ebenfalls die Details zur Zeile, aber mit Veränderung der hierarchischen Darstellung (nur bei , ). Ein Einfachklick links neben den Symbolen (auf den Kreuzungslinien) verändert die hierarchische Darstellung, ohne die Detailanzeige zu beeinflussen. Mit der Tastatur können diese Funktionen durch die „+“ und „-“-Tasten (im Schreibmaschinen- oder Ziffernblock) ausgelöst werden. 23 3 5.3.2 3M Swiss KODIP ® Benutzeranleitung Systematische Darstellung eines Diagnosekodes Abb. 12: Systematisches Verzeichnis der ICD-10 und KODIP®-Dialog im geteilten Fenster Registerleiste zur Kapitelwahl Anzeigebereich für hierarchische Darstellung Darstellung der Originaltextzeilen der Klassifikation des ausgewählten Vierstellers und des übergeordneten Dreistellers. Links neben dem Kode ist gekennzeichnet, ob Hinweise, Inklusiva oder Exklusiva für den Kode vorliegen (im Beispiel: Inklusiva und Exklusiva für I45.5) In 3M Swiss KODIP werden auch die Kreuz-/Stern-Verweise der ICD-10 angezeigt. Durch einen Einfachklick auf den grau hinterlegten Dreisteller der ersten Zeile werden dessen Zusatzinformationen angezeigt. Inklusiva Exklusiva mit dem Hinweiszeichen „>“ rechts neben zur Kennzeichnung eines Querverweises. Mit einem Doppelklick auf eine so gekennzeichnete Zeile springen Sie zum angegebenen Kode (in Klammern I45.9). Für die Suche in 3M Swiss KODIP® aufbereitete Titelzeile und Inklusiva: Kl Durch die Klassifikation vorgegebene Inhalte Ts Durch die 3M-Katalogpflege ergänzte Einträge (Thesaurus) Ha Durch den Anwender hinzugefügte Einträge (Hauskatalog) 24 3M Swiss KODIP® Benutzeranleitung 3 Auswahlkästchen für die Angabe, welche Arten von Zusatzinformationen dargestellt werden sollen: Hinweise der Klassifikation Inklusiva Exklusiva Auch wenn die Auswahlkästchen nicht aktiviert sind, wird für die drei- und vierstelligen Kodes dargestellt, ob Hinweise (H), Inklusiva (I) oder Exklusiva (E) vorhanden sind, indem links neben dem Kode die stark verkleinerten Buchstaben mit einem kleinen farbigen Pfeil angezeigt werden: (einzeln), (kombiniert). Eingabefeld für einen Kode. Hier können Sie einen beliebigen Kode (Drei-, Vier- oder Fünfsteller) eingeben – nach Betätigung der Eingabetaste oder der Schaltfläche „«zeigen“ wird der gewünschte Kode angezeigt. Sie brauchen nicht vorher das passende Kapitel einzustellen, auch die genaue Schreibweise (Groß-/Kleinschreibung, Punkt nach der dritten Stelle) braucht nicht eingehalten zu werden. Verschiedene Buttons zur Bewegung in der Systematik (s.u.). Optionsschaltflächen zur Aufteilung des Bildschirms für hierarchische Anzeige und Detailanzeige. Mit der Einstellung ganz links (unter dem „H“ von „Hierarchie“) wird ausschließlich die Hierarchie angezeigt; mit der Einstellung ganz rechts (unter „Text“) wird keine Hierarchie sondern nur Detailinformation angezeigt. Die weiteren Einstellungen sind Zwischenstufen (Voreinstellung: Mittelposition). Die Buttons «zeigen : springt zu dem Kode im daneben liegenden Eingabefeld. <zurück springt zum vorhergehenden Drei- oder Viersteller (Gruppen werden übersprungen). Die Hierarchie wird hierbei automatisch aufgeblättert. weiter> springt zum nachfolgenden Drei- oder Viersteller (Gruppen werden übersprungen). Die Hierarchie wird hierbei automatisch aufgeblättert. Historie zeigt eine Liste aller zuletzt aufgesuchten Kodes; der aktuelle Kode ist der letzte Eintrag der Liste. Mit den Cursortasten (Pfeiltasten) oder der Maus kann ein zurückliegender Kode angesteuert werden und per Doppelklick oder Betätigung der Eingabetaste wird der gewählten Kode dann wieder aufgerufen. Auswahl Wenn 3M Swiss KODIP® von einer anderen Anwendung aus aktiviert wurde, wird diese Anwendung nun wieder aktiviert und der ausgewählte Kode/Text bereitgestellt (3M Swiss KODIP® ist dann nicht mehr sichtbar). Wurde 3M Swiss KODIP® eigenständig aufgerufen, kann der ausgewählte Kode/Text in die Zwischenablage kopiert werden (bei entsprechender Einstellung im Menü „Optionen“). Dies wird angezeigt, indem der „Auswahl“-Button kurzzeitig durch das „Kopie-in-Zwischenablage“-Symbol ersetzt wird. Ein Doppelklick mit der Maus auf einen „Kl“-, „Ts“- oder „Ha“-Text hat die gleiche Wirkung. Bei Kodes, bei denen es sich um Stern-Kodes nach dem Kreuz-Stern-System handelt, ändert sich die Beschriftung der Auswahlschaltfläche nach Aktivierung in „*Stern*“. Abbruch Rückkehr zur Begriffssuche ohne Auswahl eines Kodes (gleichwertig zur „Esc“-Taste). 25 3 Fokus 3M Swiss KODIP ® Benutzeranleitung „Fokussiert“ die Hierarchiedarstellung auf den aktuellen Kode, der – möglichst gleichzeitig mit übergeordnetem Dreisteller und zugehöriger Gruppe – anschließend dort sichtbar ist. Hierzu werden alle aufgeblätterten Kodes zwischen dem Kapitelbeginn und dem aktuellen Kode wieder geschlossen. 5.4 Abkürzungen Neben der Möglichkeit, lange Begriffe nicht vollständig auszuschreiben, können auch echte Abkürzungen verwendet werden. Einige gängige Abkürzungen wie „KHK“ (koronare Herzkrankheit), „SHT“ (Schädel-Hirn-Trauma) und „SHF“ (Schenkelhalsfraktur) haben wir für Sie bereits vorgesehen. Sie können aber problemlos Ihre eigenen Abkürzungen hinzufügen. Über den Menüpunkt „Verwaltung/Abk.-Verzeichnis“ finden Sie eine (bezogen auf die abgekürzte Schreibweise) alphabetisch sortierte Liste aller vorhandenen Abkürzungen: Abb. 13: Abkürzungen pflegen Kennwortschutz des Abkürzungsverzeichnisses: • Nach Anklicken des Auswahlkästchens „Pflege“ erscheint ein Fenster für die Sicherheitsabfrage . Erst nach Eingabe eines Namens und eines Kennwortes können Änderungen vorgenommen werden. Hinweise zum Kennwortschutz siehe auch Kapitel 6.5.11 Anfügen einer neuen Abkürzung: • 26 Betätigen Sie den Button „Neu“ 3M Swiss KODIP® Benutzeranleitung 3 • Geben Sie im Feld die Abkürzung (das Kurzwort) ein. • Tragen Sie in Feld die „Ausgeschriebene Bedeutung der Abkürzung“ (Langtext) ein. • Sie können die Änderungen nun durch Betätigung der Eingabetaste oder des Buttons „Speichern“ speichern. Wenn die Maske erneut aufgerufen wird, sind die neuen Abkürzungen einsortiert und ab sofort wirksam. Ändern einer Abkürzung: • Wählen Sie eine Abkürzung die Sie ändern wollen in dem Sie auf die gewünschte Zeile klicken. • Betätigen Sie danach den Button „Ändern“ • Sie können nun die „Ausgeschriebene Bedeutung der Abkürzung Ändern“. Das Kurzwort kann nicht geändert werden! • Um die Änderungen zu übernehmen betätigen Sie die Eingabetaste oder den Button „Speichern“. Löschen einer Abkürzung: • Klicken Sie zuerst in die zu löschende Zeile. • Betätigen Sie den Button „Löschen“ um die Zeile zu entfernen. • Beachten Sie hierbei, dass keine Sicherheitsabfrage erfolgt, sondern die Zeile direkt entfernt wird. 5.5 Datenübernahme mit der Windows-Zwischenablage Ein Text aus einer anderen Anwendung kann von dort übernommen werden, wenn diese es erlaubt, Text in die Zwischenablage zu kopieren. I.d.R. erfolgt dies nach Markierung des gewünschten Textes über die Tastenkombination Strg+C (oder Strg+Einfg) oder über Menübefehle (meist Bearbeiten/Kopieren). Der Text aus der Zwischenablage kann in 3M Swiss KODIP® durch die Tastenkombinationen Strg+V oder +Einfg in die Eingabezeile eingefügt werden. Wurde ein dort bereits befindlicher Text zuvor markiert, wird er durch das Einfügen des Textes aus der Zwischenablage sofort ersetzt. Über das Menü „Optionen/Zwischenablage ...“ kann ein Dialogfenster mit Einstellungen für die Zwischenablage geöffnet werden. Das erste Auswahlkästchen „Kodierergebnis in Zwischenablage kopieren“ entscheidet darüber, ob bei Betätigung des „Auswahl“-Buttons (bzw. einem Doppelklick auf einen Katalogtext) überhaupt etwas in die Zwischenablage kopiert werden soll. Wenn Sie mit einer programmierten Einbindung (OLE/DDE) arbeiten, empfehlen wir, diesen Punkt abzuschalten. 5.6 Sicherung der individuellen Einstellungen Die individuellen Einstellungen (je Client und Anmeldung) werden nicht automatisch beim Beenden von 3M Swiss KODIP® gesichert. Im Zusammenhang mit einigen Schnittstellen bleibt 3M Swiss KODIP® aber ständig geladen, so dass die Einstellungen während dieser Sitzung aktiv bleiben, beim nächsten Start aber nicht mehr 27 3 3M Swiss KODIP ® Benutzeranleitung vorhanden wären. Für die permanente Speicherung gibt es den Menüpunkt „Optionen / Einstellungen sichern“, der alle unter dem Menü „Optionen“ möglichen Einstellungen sichert. Die gewählte Einstellung wird durch ein Häkchen am linken Rand der jeweiligen Option verdeutlicht: Abb. 14: 3M Swiss KODIP®-Prozedurenkodierung – Optionen 28 3M Swiss KODIP® Benutzeranleitung 3 3M Swiss KODIP®-Hitliste 6. Die 3M Swiss KODIP®-Hitliste ist ein Programmodul, das Sie bei Ihrer täglichen medizinischen Dokumentation unterstützt. Sie können aus vordefinierten Hitlisten Diagnosen oder Prozeduren, die im klinischen Alltag häufig vorkommen, eine schnelle Auswahl treffen. Die 3M Swiss KODIP®-Hitlisten-Pflege gestattet Ihnen, individuelle Hitlisten zu erstellen und auf Ihre konkreten Behandlungsfälle anzupassen. Dadurch wird Ihre tägliche Dokumentationsarbeit in Qualität und Quantität effektiver, schneller und sicherer. Die Auswahl von Diagnosen oder Prozeduren aus einer vorhandenen Hitliste erfolgt im 3M Swiss KODIP®-Hitlisten Auswahlfenster. Das 3M Swiss KODIP®-Hitlisten – Auswahlfenster enthält eine Auswahl von Diagnosen oder Prozeduren unterteilt in • Fachgebiete • Gruppen und • Sets. Ein Set kann in mehrere Bereiche unterteilt sein. Die folgende Grafik soll die Zusammenhänge zwischen diesen Komponenten verdeutlichen. Abb. 15: Diagnosen-Darstellung in der3M Swiss KODIP®-Hitliste Innerhalb einer Hitliste die Diagnosen bzw. Prozeduren eingerückt werden, d.h. Kodes können einem anderen Kode zu- bzw. untergeordnet werden. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, für Hitlistentexte Schriftart, Schriftgröße sowie Schriftfarbe abweichend vom Standard einzustellen. 29 3 3M Swiss KODIP ® Benutzeranleitung Die Auswahl und die Pflege der 3M Swiss KODIP®-Hitlisten sind getrennt in zwei Fenstern aufrufbar. • Das Hitlistenfenster zur Auswahl (Auswahlfenster) dient zur Auswahl der Diagnosen für den aktuell kodierten Fall. Es enthält keine Schaltflächen zur Modifikation der Einträge. • Das Hitlistenfenster zur Pflege der Hitlisten (Pflegefenster) startet mit dem zuletzt ausgewählten Eintrag. Die Schaltflächen zur Modifikation der Einträge sind sichtbar freigeschaltet. Die Kodierungen in den Hitlisten für Diagnosen und Prozeduren sind stets auf die aktuell gültigen Klassifikationen angepasst. 6.1 3M Swiss KODIP®-Hitliste - Funktionen Auch wenn u. a. durch die Verwendung von Abkürzungen die Suche nach Begriffen in 3M Swiss KODIP® sehr schnell erfolgt und kurze Eingaben in den meisten Fällen ausreichend sind, können besonders häufige Diagnosen noch einfacher ausgewählt werden. In der Hitliste können je Fachgebiet Diagnosegruppen und innerhalb der Gruppen einzelne Diagnosen zusammengestellt und ausgewählt werden. Das zuletzt verwendete Fachgebiet wird beim nächsten Aufruf der Hitliste wieder eingestellt (arbeitsplatzbezogene Einstellung). Zur Auswahl einer Diagnose als Kodierergebnis reicht es, mit einem Einfachklick die gewünschte Gruppe auszuwählen und anschließend mit einem Doppelklick auf eine Diagnose die Kodierung abzuschließen. Sollten Zusatzangaben, wie Lokalisation und Diagnosezusatz zutreffen, können diese über die Combo-Boxen ausgewählt werden. 6.2 3M Swiss KODIP®-Hitliste - Aufruf Über den Button „Hitliste“, über den Menüpunkt „Anzeige/Hitliste“ oder mittels der Tastenkombination Strg+L kann die Hitliste dargestellt werden. Der Aufruf der Hitliste kann auch durch Eingabe des Wortes „hit“ in der Eingabezeile erfolgen oder, wenn die Einstellung „Optionen/Hitliste bei leerer Eingabe zeigen“ aktiviert ist, durch Betätigen des „Start“-Buttons bei leerer Eingabezeile. Abb. 16: Menüpunkt „Anzeige / Hitliste“, Schaltfläche „Hitliste“ 30 3M Swiss KODIP® Benutzeranleitung 3 6.3 3M Swiss KODIP®-Hitliste – Auswahl von Diagnosen Sie starten die Diagnosen-Kodierung in 3M Swiss KODIP®. Sie rufen über die Schaltfläche „Hitliste“ eine Auswahl von Diagnosen unterteilt nach Fachgebieten Gruppen und Sets auf. Klicken Sie ein Set an und Sie erhalten eine 3M Swiss KODIP®-Hitliste mit für dieses Set spezifischen Diagnosen. Abb. 17: 3M Swiss KODIP®Hitliste – Diagnosen Sie wählen • Option-Buttons • Check-Boxen (Kontrollkästchen) (nur im Multiselect-Modus) – ein oder mehrere Zeilen können selektiert werden. Mit einem Einfachklick der rechten Maustaste und Bestätigung von „Alle aus“ können sämtliche Check-Boxen auf „nicht selektiert“ zurückgesetzt werden (einzige Möglichkeit im Singleselect-Modus) oder mit den dazugehörigen Diagnosen aus. Hinweis: Eine Erläuterung, welche Funktionen ein Option-Button und eine Check-Box auslösen, finden Sie im Glossar. Abb. 18:3M Swiss KODIP®-Hitliste - Diagnosen-Auswahl 31 3 3M Swiss KODIP ® Benutzeranleitung Betätigen Sie die Schaltfläche „Auswahl“. Alle ausgewählten Diagnosen werden in das MultiselectFenster von 3M Swiss KODIP® übertragen und die Hitliste wird verlassen. Wenn anstelle des Buttons „Auswahl“ der Button „Übernehmen“ betätigt wird, werden die ausgewählten Kodes ebenfalls in die Multiselect-Liste übertragen, aber das Hitlistenfenster bleibt geöffnet. Jetzt können weitere Sets in der gleichen Gruppe oder aus anderen Gruppen geöffnet und von dort Auswahlen getroffen werden. Es ist nicht nötig, die Selektion(en) in einem Set zurückzunehmen, wenn in ein anderes Set gewechselt wird, beim Set-Wechsel gehen zuvor getroffene (und nicht mit „Übernehmen“ übertragene) Selektionen automatisch verloren. Abb. 19: Übernahme der ausgewählten Diagnosen in das Multiselect-Fenster von 3M Swiss KODIP® In 3M Swiss KODIP® betätigen Sie die Schaltfläche „Fertig“ und die Diagnosen werden in das aufrufende Programm, in diesem Fall die 3M Swiss KODIP®-Erfassung, übernommen. Abb. 20: Übernahme der Diagnosen in die3M Swiss KODIP®-Erfassung 32 3M Swiss KODIP® Benutzeranleitung 3 6.4 3M Swiss KODIP®-Hitliste – Auswahl von Prozeduren Die Bedienung der Hitlisten für Prozeduren erfolgt völlig analog zu der für Diagnosen. 6.5 3M Swiss KODIP®-Hitliste – Pflege / Erstellung eigener Hitlisten Um eine Hitliste nach eigenen Bedürfnissen anzupassen, muss der „Pflegemodus“ über die gleichnamige Schaltfläche aktiviert werden. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage, bei der ein Benutzername und ein Kennwort angegeben werden muss. Abb. 21: Sicherheitsabfrage für den Zugang zur Pflege der 3M Swiss KODIP®-Hitlisten Abb. 22: Pflege von Diagnosen in der 3M Swiss KODIP®-Hitliste 6.5.1 Funktionen und Werkzeuge im Pflegefenster für die Pflege / Erstellung individueller Hitlisten Folgende Funktionen stehen im Pflegefenster zur Verfügung: Text-Suche in Fachgebieten, Gruppen oder Sets Aktivieren/Deaktivieren des Pflegemodus Neuanlage eines Fachgebietes, einer Gruppe oder eines Sets Ändern der Hitliste eines Fachgebietes, einer Gruppe oder eines Sets – Bei Betätigung wird ein Werkzeug-Fenster zur Verfügung gestellt Kopieren eines Fachgebietes, einer Gruppe oder eines Sets Löschen eines Fachgebietes, einer Gruppe oder eines Sets Speichern eines Fachgebietes, einer Gruppe oder eines Sets 33 3 3M Swiss KODIP ® Benutzeranleitung Export oder Import von XML-Files Drucken der Baumstruktur, der Baumstruktur mit Sets oder der aktuellen Hitliste Abb. 23: Schaltflächen für die 3M Swiss KODIP®-Hitlisten-Pflege 6.5.2 Neuanlage Fachgebiet / Gruppe Für das Anlegen eines neuen Fachgebietes oder einer neuen Gruppe betätigen Sie die Schaltfläche „Neu“. Abb. 24: Neuanlage eines Fachgebietes oder einer Gruppe Im Auswahlfenster können Sie Fachgebiet und Gruppe angeben. Abb. 25: Bestätigungs-Meldung der Neuanlage Sie erhalten für die erfolgte Neuanlage eine Bestätigung in einem Pop-Up-Fenster. 34 3M Swiss KODIP® Benutzeranleitung 3 Abb. 26: Neu angelegtes Fachgebiet und Gruppe In der Hitliste können Sie das Ergebnis der Neuanlage sehen. 6.5.3 Ändern / Bearbeiten einer Hitliste Folgende Werkzeuge stehen Ihnen nach der Auswahl der Schaltfläche „Ändern“ zur Verfügung: Abb. 27: Werkzeug-Auswahlfenster nach Betätigung der Schaltfläche „Ändern“ Die nächsten Kapitel beschreiben die folgenden Funktionen für die Gestaltung Ihrer 3M Swiss KODIP®-Hitliste: - Einen neuen Bereich innerhalb einer Hitliste anlegen - Eine Überschrift einfügen 35 3 3M Swiss KODIP ® Benutzeranleitung - Einen Eintrag innerhalb einer Hitliste verschieben - Einen Eintrag an einen bestimmten Ort einer Hitliste einfügen - Einen Eintrag in einer Hitliste ändern - Einen Eintrag in einer Hitliste löschen - Einen individuellen Hinweis, gültig für einen Hitlisten-Eintrag, definieren 6.5.3.1 Neue Bereiche in einer Hitliste anlegen Möchten Sie einen neuen Bereich in einer Hitliste anlegen betätigen Sie zunächst die Schaltfläche „Ändern“. Voraussetzung für die Anlage eines neuen Bereiches in einer Hitliste ist das Vorhandensein von mindestens einem Eintrag und einer Überschrift in dieser Hitliste. Als nächsten Schritt aktivieren Sie in dem nun geöffneten Werkzeugkasten die Funktionsschaltfläche . Führen Sie nun den Mauszeiger innerhalb der Hitliste zu der Stelle, an der Sie den Beginn eines neuen Bereiches markieren möchten. Jetzt erhalten Sie ein Eingabefenster, das Sie nach der Bezeichnung für den neuen Bereich fragt. Abb. 28: Neuen Bereich anlegen 36 3M Swiss KODIP® Benutzeranleitung 3 Abb. 29: Bezeichnung für den neuen Bereich eingeben Nach Eingabe des Namens für den neuen Bereich bestätigen Sie diesen mit „OK“, und der neue Name des Bereiches ist erzeugt. Die Bereichs-Bezeichnung wird oberhalb der ausgewählten Zeile eingefügt. Abb. 30: Neuer Bereich „Diabetes mellitus Typ II“ ist festgelegt Speichern Sie nun den neu angelegten Bereichsnamen in diesem Set mit der Schaltfläche „Speichern“. 6.5.3.2 Einträge verschieben oben / unten Mit dem Werkzeug können Sie die Einträge einer Hitliste, auch über Hitlisten-BereichsGrenzen hinweg, verschieben. Bitte beachten Sie, dass angelegte Baumstrukturen durch das Verschieben deaktiviert werden. Speichern Sie die verschobenen Einträge in diesem Set mit der Schaltfläche „Speichern“. 37 3 6.5.4 3M Swiss KODIP ® Benutzeranleitung Einfügen von Diagnosen oder Prozeduren Diagnosen oder Prozeduren können Sie über die Schaltfläche „Ändern“ der neu angelegten Hitliste hinzufügen. Haben Sie die Schaltfläche „Ändern“ betätigt, wird das Werkzeug-Fenster als Hilfe bereitgestellt. Sie wählen dort den Eintrag . für die Auswahl des Platzes zum Einfügen einer neuen Nun wird Ihnen der Insert-Cursor Diagnose oder Prozedur zur Verfügung gestellt. Haben Sie diesen Platz mit einem Mausklick gewählt, gelangen Sie zur Kodeauswahl. Über diese Kodeauswahl können Sie Diagnosen oder Prozeduren über die Textsuche in 3M Swiss KODIP® aufrufen und Ihrem Set hinzufügen. Kodes werden immer unterhalb der ausgewählten Zeile angefügt. Mit der Multiselect-Schnittstelle wird es möglich, aus 3M Swiss KODIP® heraus mehrere Diagnosen bzw. mehrere Prozeduren gleichzeitig zu übernehmen. Das folgende Bild zeigt das 3M Swiss KODIP®-Hitliste – Pflegefenster vor dem Einfügen von zusätzlichen Diagnosen. Die Stelle, an der der Einfügeprozess stattfinden soll, ist gekennzeichnet. Mousepointer „Einfügen“ Abb. 31: 3M Swiss KODIP®-Hitliste – Pflege – vor dem Einfügen von Diagnosen • Sie wählen mit dem Cursor den Ort des Einfügens der Diagnose / Prozedur (siehe Markierung in der obigen Abb.). Sie führen den Cursor ohne zu klicken. • Klicken Sie jetzt einmal auf den Ort des Einfügens, es öffnet sich das Kodeauswahlfenster. Abb. 32: Kodeauswahlfenster • 38 Sie geben jetzt in das Kodeauswahlfenster einen Suchbegriff ein. 3M Swiss KODIP® Benutzeranleitung 3 Abb. 33: Kodeauswahl – Suchbegriff eingeben Sie wählen nun die Schaltfläche „KODIP“. Sie gelangen in die Textsuche von 3M Swiss KODIP®. Wenn Sie über eine Semfinder®-Lizenz verfügen, wird unter Umständen eine Semfinder®-Eingabepräzisierung gefordert. Abb. 34: Textsuche von 3M Swiss KODIP® mit Semfinder®-Eingabepräzisierung Sie treffen eine Auswahl. Falls Sie nicht über Semfinder® verfügen, aber den umfangreichen Thesaurus in 3M Swiss KODIP® nutzen möchten, erhalten Sie die folgende Maske. Abb. 35: Textsuche von 3M Swiss KODIP® ohne Semfinder® Sie wählen den gewünschten Eintrag aus und können diesen in der Systematik der ICD-10 präzisieren. 39 3 3M Swiss KODIP ® Benutzeranleitung Abb. 36: ICD-10, Systematisches Verzeichnis Sie wählen den gewünschten Eintrag mit der Schaltfläche „Auswahl“ aus. In unserem Beispiel E11.6 – Diabetes mellitus Typ II. Abb. 37: Diagnose „E11.6 – Diabetes mellitusT yp II“ wurde eingefügt Bitte speichern Sie die hinzugefügten Diagnosen oder Prozeduren in dieser Hitliste mit der Schaltfläche „Speichern“. 40 3M Swiss KODIP® Benutzeranleitung 3 6.5.4.1 Ändern einer Diagnose oder Prozedur Sie möchten die Diagnose oder die Prozedur in einer Hitliste ändern. Dies können Sie in wenigen Schritten durchführen. • Betätigen Sie zunächst die Schaltfläche „Ändern“. • Klicken Sie in der Werkzeugdarstellung auf • Führen Sie den Cursor • Das Kodeauswahlfenster steht Ihnen zum Einstieg in die 3M Swiss KODIP®-Suche zur Verfügung. • Geben Sie in das Kodeauswahlfenster den gewünschten Text / Kode für die Diagnose / Prozedur ein. • Übernehmen Sie aus 3M Swiss KODIP® den gewünschten Kode und den dazugehörigen Text in Ihre 3M Swiss KODIP®-Hitliste. auf die Diagnose oder Prozedur, die Sie ändern möchten. Bitte speichern Sie die geänderten Diagnosen oder Prozeduren in dieser Hitliste mit der Schaltfläche „Speichern“. 6.5.4.2 Löschen einer Diagnose oder Prozedur Sie können mit einem Klick innerhalb einer Hitliste bequem und schnell eine Löschfunktion starten. Klicken Sie einfach auf das Werkzeug Löschwerkzeug umfunktioniert worden. und schon ist Ihr Mauszeiger zum Führen Sie den Cursor auf die zum Löschen bestimmte Position z. B. eine Diagnose, klicken einmal mit der linken Maustaste auf die Diagnose und schon ist der Löschvorgang vollzogen. Bitte speichern Sie nach dem Löschen von Diagnosen oder Prozeduren die nun veränderte Hitliste mit der Schaltfläche „Speichern“. 41 3 6.5.5 3M Swiss KODIP ® Benutzeranleitung Hinweise erstellen / ändern Die 3M Swiss KODIP®-Hitliste bietet Ihnen eine spezielle zusätzliche Hinweisanzeige, parallel neben den Kodierhinweisen der Deutschen Kodierrichtlinen und den Kodierhinweisen der ICD-10 sowie des CHOP, sowohl im Auswahl- als auch editierbar im Pflegefenster an. In 3M Swiss KODIP® ist es auch in der Hitliste möglich Hinweise für ein gesamtes Set und nicht nur für einzelne Kodes zu erstellen. Die Hinweise für ein gesamtes Set werden mit einem Symbol im unteren Teil der Hitliste gekenzeichnet (siehe Abb.: 60) in der Sie möchten einen Hinweiseintrag für einen Kode erstellen. Wählen Sie das Symbol Werkzeugauswahl. Um einen Hinweis für ein gesamtes Set zu bearbeiten oder zu erstellen, gehen Sie in dem gewünschten Set mit der rechten Maus in das Kontextmenü und wählen Sie die Option „Hinweis bearbeiten“. Abb. 38: Hinweis bearbeiten / hinzufügen ) Abb. 39: Hinweis für einen Kode ist erstellt worden Das Vorhandensein eines Hinweises zu einem Kode wird durch das Symbol angezeigt. Beim Klick auf dieses Hinweis-Symbol werden Hinweise, wenn sie nicht schon angezeigt werden, angezeigt. Das Vorhandensein eines Hinweises für ein gesamtes Set wird durch das Symbol unteren Bereich der Hitliste angezeigt. 42 im rechten 3 3M Swiss KODIP® Benutzeranleitung Abb. 40: Anzeige eines Hinweises für ein ganzes Set Bitte speichern Sie nach der Neuanlage oder Änderung eines Hinweises die nun veränderte Hitliste mit der Schaltfläche „Speichern“. 6.5.6 Timer-Funktion Achtung Timer-Funktionalität! Das Programm 3M Swiss KODIP®-Hitliste – Pflege-Modul wird nach 10 Minuten Inaktivität aus Sicherheitsgründen abgeschaltet (exklusives Öffnen der Datenbank). Abb. 41: Timeout-Pop-Up-Fenster im Pflegemodus der 3M Swiss KODIP®-Hitliste 6.5.7 Kopieren Fachgebiet / Gruppe / Set / Hitliste Möchten Sie kopieren, wählen Sie die Schaltfläche „Kopieren“ und führen den Cursor, der sich nun als Pfeil mit 2 Miniaturseiten darstellt , zur gewünschten Stelle, z. B. zu einer Gruppe. 3M Swiss KODIP®-Hitliste verlangt nun von Ihnen die Bestätigung, ob Sie die gesamte Gruppe mit allen Sets kopieren wollen. 43 3 3M Swiss KODIP ® Benutzeranleitung Abb. 42: Kopieren einer Gruppe Bestätigen Sie dieses, erscheint die Frage nach der Bezeichnung der neuen Gruppe mit den kopierten Inhalten. Der ursprüngliche Name der Gruppe wird als Vorschlag vorgegeben. Bitte geben Sie den neuen Namen an. Abb. 43: Vorschlag für den Namen der neuen Gruppe / Umbenennen einer Gruppe Für den nächsten Verfahrensschritt wird Ihnen ebenfalls das Prozedere vorgegeben, d. h. in diesem Fall klicken Sie als nächsten Schritt auf das Fachgebiet, in das die Gruppe „Diabetische Folgeerkrankungen“ eingefügt werden soll. Abb. 44: Handlungsanweisung für den Kopiervorgangs-Zielordner Abb. 45: Die kopierte umbenannte Gruppe wurde eingefügt Es erscheint wieder der Cursorpfeil mit 2 Miniaturseiten Fachgebiet führen. , den Sie zu dem gewünschten Bitte speichern Sie zum Abschluss des Kopiervorganges Ihre Arbeit mit der Schaltfläche „Speichern“. 6.5.8 44 Löschen Fachgebiet / Gruppe / Set / Hitliste 3M Swiss KODIP® Benutzeranleitung 3 Um einen Löschvorgang auszulösen, betätigen Sie bitte die Schaltfläche „Löschen“. Sie verfügen danach auch über eine entsprechende Cursordarstellung auf die zu löschende Gruppe. . Diesen Cursor führen Sie nun z. B. Abb. 46: Sicherheitsabfrage für das Löschen einer Gruppe Sie werden in einer Sicherheitsabfrage gefragt, ob Sie wirklich die gesamte Gruppe mit der Hitliste löschen wollen. Wird diese Frage von Ihnen mit „Ja“ beantwortet, erfolgt das unwiederbringliche Löschen der Gruppe. 6.5.8.1 Speichern Fachgebiet / Gruppe / Set / Hitliste Ändern oder Editieren Sie in 3M Swiss KODIP®-Hitliste, wird die Schaltfläche „Speichern“ aktiv. Sie sind dann in der Lage, alle von Ihnen durchgeführten Änderung abzuspeichern. 6.5.9 XML-Files – Export / Import Beim XML-Export können Fachbereiche, Gruppen und Sets als XML-File gespeichert werden. Wählen Sie die exportierenden Fachbereiche, Gruppen und Sets durch Markieren der Checkboxen im Baum aus. Durch Klicken auf „Speichern“ werden die so gewählten Informationen gespeichert. 45 3 3M Swiss KODIP ® Benutzeranleitung Abb. 47: XML-Export Beim Import können Fachbereiche und Gruppen aus einem XML-File geladen werden. Wählen Sie dazu die zu importierende XML-Datei aus. Anschließend wird ein Fenster angezeigt, welches es ermöglicht, die zu importierenden Informationen auszuwählen. Die Auswahl erfolgt durch Markieren in der Baumdarstellung des Auswahlfensters. Abb. 48: XML-Import 6.5.10 Drucken der Hitliste Mit dem Button Drucken kann die Hitliste ausgedruckt werden. Hierbei stehen 3 Optionen zur Auswahl: 46 • Baumstruktur (Fachgebiet, Gruppe und Setname) • Baumstruktur und Sets (Fachgebiet, Gruppe und Set inklusive Kodes) • aktuelle Hitliste (ausgewähltes Set mit Kodes) 3M Swiss KODIP® Benutzeranleitung 3 6.5.11 Kennwortschutz für Hitliste und Abkürzungsverzeichnis Auf vielfachen Wunsch unserer Anwender haben wir die Änderung/Ergänzung von Hitlisten und Abkürzungsverzeichnis mit einem Kennwortschutz versehen. Bei den Hitlisten und den Abkürzungen gibt es jeweils ein Auswahlkästchen „Pflege“, mit dem die Änderungsmöglichkeit aktiviert werden kann: Wird versucht, das Auswahlkästchen zu aktivieren, wird nach einem Namen und Kennwort gefragt. Der Zugriff für einen Namen kann sich nur auf Abkürzungen, nur auf Hitlisten oder beide beziehen. Bei Auslieferung gibt es 3 Benutzer „abk“, „hit“ und „pflege“, die die vorgenannten Rechte besitzen. Ein Kennwort ist mit dem Namen identisch. Ohne ein gültiges Kennwort werden die 3M Swiss KODIP®-Datenbanken ausschließlich im Lesezugriff geöffnet, was sich auch positiv auf das Zeitverhalten auswirkt. 47 3 3M Swiss KODIP ® Benutzeranleitung Glossar Alphabet. Verzeichnis Einträge aus dem Alphabetischen Verzeichnis der ICD-10, basierend auf der WHOFassung Aufgenommener Patient Patient, für den eine formale Krankenhausaufnahme erfolgt ist, entweder als Mehrtages-Fall (mehr als ein Belegungstag) oder als Fall mit der Verweildauer ein Belegungstag. Aufnahmedatum Datum, an dem die Behandlungsepisode des aufgenommen en Patienten beginnt. Auswahlkästchen Button Check-Boxen / Kontrollkästchen zum Ein-/Ausschalten einer Option Betätigungsfläche innerhalb einer Maske (Kontrollkästchen) - CheckBox - Kontrollkästchen-Steuerelement Ein Kontrollkästchen-Steuerelement (CheckBox) zeigt nach dem Aktivieren ein X / verschwindet, wenn das Kontrollkästchen deaktiviert wird. Mit diesem an; das X / Steuerelement geben Sie dem Benutzer die Möglichkeit, zwischen True/False oder Ja/Nein auszuwählen. Sie können Kontrollkästchen-Steuerelemente in Gruppen verwenden, um mehrere Wahlmöglichkeiten anzuzeigen, aus denen der Benutzer eine oder mehrere auswählen kann. Darüber hinaus können Sie den Wert eines KontrollkästchenSteuerelements auch programmgesteuert mit der Value-Eigenschaft festlegen. Kontrollkästchen-Steuerelemente und Optionsfeld-Steuerelemente (OptionButton) verhalten sich ähnlich, aber es gibt einen wichtigen Unterschied: Auf einem Formular können beliebig viele Kontrollkästchen- Steuerelemente gleichzeitig aktiviert sein. In einer Gruppe von Optionsfeldern kann dagegen immer nur jeweils ein Optionsfeld ausgewählt sein. Siehe auch „Option Button“ Cursortasten Pfeiltasten auf der Tastatur Doppelklick Doppelter Klick mit der linken Maustaste Ein Belegungstag Ein Belegungstag ist definiert als Aufnahme an einem Kalendertag und Entlassung am gleichen oder am darauf folgenden Kalendertag. Einfachklick Einfacher Klick mit der linken Maustaste Eingabetaste Enter-Taste auf der Tastatur Eingabezeile Feld zur Eingabe (z. B. von Suchbegriffen) Entlassung Vorgang, durch den bei einem aufgenommenen Patienten die Behandlungsepisode beendet wird. Exklusivum verweist darauf, dass Diagnosen und Prozeduren einem anderen Kode der Klassifikation zuzuordnen sind grau hinterlegt nicht bearbeitbare/ auszuwählende Optionsschaltflächen/ Auswahlkästchen/ Eingabefelder Ha Hauskatalog (vom Anwender hinzugefügte Einträge) HD (Hauptdiagnose) Die Diagnose, die nach Analyse als diejenige festgestellt wurde, die hauptsächlich für die Veranlassung des stationären Krankenhausaufenthaltes des Patienten verantwortlich ist. 48 3 3M Swiss KODIP® Benutzeranleitung Hitliste schnell nachschlagbare und abteilungsspezifisch erweiterbare Liste von Diagnosen bzw. Prozeduren ICD-10 International Classification of Diseases, 10. Revision Inklusivum dient der näheren Definition, welche Inhalte diesem Kode zugehören Kennwort Benutzerdefinierter Sicherheitsschlüssel Kl Durch Klassifikation vorgegebene Inhalte KIS Krankenhausinformationssystem 3M Swiss KODIP® Software zur Kodierung von Diagnosen und Prozeduren Komorbidität Kennzeichnet zwei oder mehrere parallele Krankheitsbilder Ein gleichzeitig bestehender Krankheitsprozess ohne kausale Bezüge. Wird üblicherweise in der Epidemiologie benutzt, um das gleichzeitige Bestehen von zwei oder mehr Krankheitsprozessen zu beschreiben. Komplikation Ein Krankheitsprozess oder Ereignis, das während einer Erkrankung auftritt, jedoch nicht essentieller Teil dieser Erkrankung ist, obwohl es aus der Erkrankung resultieren oder unabhängige Ursachen haben kann. Kreuz-Kode Kode gehört zur Kreuz-/Stern-Systematik der ICD und wird zur Primärverschlüsselung verwendet Maske Bildschirmdialogfenster für diverse Eingaben Menü Auswahl mehrerer Einstellungsmöglichkeiten im Kopffeld einer Maske Multiselect Auswahl mehrerer Diagnosen oder Prozeduren in einem Vorgang per OLE-Schnittstelle ND (Nebendiagnose) Krankheit oder Beschwerde, die entweder gleichzeitig mit der Hauptdiagnose besteht oder sich während des Krankenhausaufenthaltes entwickelt. Ohne nähere Angabe (o.n.A.), nicht näher bezeichnet (n.n.bez.) Begriff kennzeichnet, dass die Diagnose- oder Prozedurenangabe nicht ausreichend differenziert ist, um sie einem spezifischen Kode zuzuordnen. CHOP Option-Button Operationen- und Prozedurenschlüssel Option-Button - Optionsfeld-Steuerelement Auswahlfläche zum Aktivieren einer Option Ein Optionsfeld-Steuerelement (OptionButton) zeigt eine Option an, die ein- oder ausgeschaltet werden kann. In der Regel werden Optionsfeld-Steuerelemente in einer Optionsgruppe verwendet, um Optionen anzuzeigen, aus denen der Benutzer eine Option auswählen kann. Sie gruppieren Optionsfeld-Steuerelemente, indem Sie sie in einen Container ziehen, zum Beispiel in ein Rahmen-Steuerelement (Frame), ein BildfeldSteuerelement (PictureBox) oder ein Formular. Sie gruppieren Optionsfeld-Steuerelemente in einem Rahmen-Steuerelement oder einem Bildfeld-Steuerelement, indem Sie zuerst das Rahmen-Steuerelement oder das Bildfeld-Steuerelement zeichnen und dann darin die Optionsfeld-Steuerelemente zeichnen. Alle Optionsfeld-Steuerelemente in einem Container stellen eine zusammenhängende Gruppe dar. Optionsfeld-Steuerelemente und Kontrollkästchen-Steuerelemente (CheckBox) verhalten sich ähnlich, aber es gibt einen wichtigen Unterschied: Wenn ein Benutzer ein 49 3 3M Swiss KODIP ® Benutzeranleitung Optionsfeld-Steuerelement auswählt, wird die Auswahl der anderen OptionsfeldSteuerelemente automatisch aufgehoben. Im Gegensatz dazu können beliebig viele Kontrollkästchen-Steuerelemente gleichzeitig aktiviert sein. Siehe auch Checkbox bzw. Kontrollkästchen Schreibmaschinenblock alphanumerisches Tastenfeld auf der Tastatur Seitenlokalisation dient der Qualifizierung einer Diagnose Stern-Kode Kode gehört zur Kreuz-/Stern-Systematik der ICD und darf nicht zur Primärverschlüsselung verwendet werden Systematische Darstellung/Verzeichnis Hierarchische Übersicht nach Kapiteln geordnet Tastenkombination Gleichzeitige Betätigung mehrerer Tasten auf der Tastatur (z. B. Strg+C oder Alt+S) Trimming Verfahren zur Ausgrenzung von ungewöhnlichen, auffälligen Patientengruppen zum Zwecke verfeinerter statistischer Analyse Ts Thesaurus (durch Katalogpflege von 3M ergänzte Einträge) V Version VD (Verweildauer) Die Verweildauer eines Patienten wird durch Subtraktion des Aufnahmedatums vom Entlassungsdatum ermittelt. Alle Urlaubstage einschließlich des Tages, an dem der Patient in Urlaub geht, gehen nicht in die Berechnung ein. Bei Aufnahme und Entlassung am gleichen Kalendertag wird eine Verweildauer von einem Tag zugewiesen. WHO World Health Organization: Weltgesundheitsorganisation Ziffernblock Ziffern-Tastenfeld auf der Tastatur (rechts) Zusatzkode weiterführende Kode-Angabe zur Präzisierung einer Diagnose oder Prozedur, darf nicht zur Primärverschlüsselung verwendet werden 50 3M Swiss KODIP® Benutzeranleitung 3 51 3 7. 3M Swiss KODIP ® Benutzeranleitung Abbildungsverzeichnis Abb. 1: 3M Swiss KODIP®-Diagnosekodierung..................................................................................7 Abb. 2: Splitfunktion in 3M Swiss KODIP® ........................................................................................9 Abb. 3: 3M Swiss KODIP®-Diagnosekodierung - Suchergebnis .......................................................10 Abb. 4: 3M Swiss KODIP – CHOP Version 9 ....................................................................................13 Abb. 5: 3M Swiss KODIP® – CHOP 9..............................................................................................14 Abb. 6: 3M Swiss KODIP®-Multiselect-Auswahl..............................................................................15 Abb. 7: Multiselect-Auswahl – Listeneinträge bearbeiten..................................................................16 Abb. 8: 3M Swiss KODIP®-Diagnosekodierung................................................................................18 Abb. 9: Seite (Lokalisation) ...............................................................................................................19 Abb. 10: Kodierrichtlinien .................................................................................................................19 Abb. 11: Systematisches Verzeichnis der ICD-10 / KR Schweiz.....................................................20 Abb. 12: Systematisches Verzeichnis der ICD-10 und KODIP®-Dialog im geteilten Fenster..........24 Abb. 13: Abkürzungen pflegen...........................................................................................................26 Abb. 14: 3M Swiss KODIP®-Prozedurenkodierung – Optionen.......................................................28 Abb. 15: Diagnosen-Darstellung in der3M Swiss KODIP®-Hitliste .................................................29 Abb. 16: Menüpunkt „Anzeige / Hitliste“, Schaltfläche „Hitliste“ ....................................................30 Abb. 17: 3M Swiss KODIP®Hitliste – Diagnosen.............................................................................31 Abb. 18:3M Swiss KODIP®-Hitliste - Diagnosen-Auswahl .............................................................31 Abb. 19: Übernahme der ausgewählten Diagnosen in das Multiselect-Fenster von 3M Swiss KODIP® ........................................................................................................................................32 Abb. 20: Übernahme der Diagnosen in die3M Swiss KODIP®-Erfassung .......................................32 Abb. 21: Sicherheitsabfrage für den Zugang zur Pflege der 3M Swiss KODIP®-Hitlisten................33 Abb. 22: Pflege von Diagnosen in der 3M Swiss KODIP®-Hitliste...................................................33 Abb. 23: Schaltflächen für die 3M Swiss KODIP®-Hitlisten-Pflege .................................................34 Abb. 24: Neuanlage eines Fachgebietes oder einer Gruppe ...............................................................34 Abb. 25: Bestätigungs-Meldung der Neuanlage .................................................................................34 Abb. 26: Neu angelegtes Fachgebiet und Gruppe...............................................................................35 Abb. 27: Werkzeug-Auswahlfenster nach Betätigung der Schaltfläche „Ändern“ ............................35 Abb. 28: Neuen Bereich anlegen ........................................................................................................36 Abb. 29: Bezeichnung für den neuen Bereich eingeben.....................................................................37 Abb. 30: Neuer Bereich „Diabetes mellitus Typ II“ ist festgelegt......................................................37 Abb. 31: 3M Swiss KODIP®-Hitliste – Pflege – vor dem Einfügen von Diagnosen ........................38 52 3M Swiss KODIP® Benutzeranleitung 3 Abb. 32: Kodeauswahlfenster............................................................................................................. 38 Abb. 33: Kodeauswahl – Suchbegriff eingeben ................................................................................. 39 Abb. 34: Textsuche von 3M Swiss KODIP® mit Semfinder®-Eingabepräzisierung.......................... 39 Abb. 35: Textsuche von 3M Swiss KODIP® ohne Semfinder®.......................................................... 39 Abb. 36: ICD-10, Systematisches Verzeichnis................................................................................... 40 Abb. 37: Diagnose „E11.6 – Diabetes mellitusT yp II“ wurde eingefügt ......................................... 40 Abb. 38: Hinweis bearbeiten / hinzufügen ) ....................................................................................... 42 Abb. 39: Hinweis für einen Kode ist erstellt worden.......................................................................... 42 Abb. 40: Anzeige eines Hinweises für ein ganzes Set........................................................................ 43 Abb. 41: Timeout-Pop-Up-Fenster im Pflegemodus der 3M Swiss KODIP®-Hitliste...................... 43 Abb. 42: Kopieren einer Gruppe......................................................................................................... 44 Abb. 43: Vorschlag für den Namen der neuen Gruppe / Umbenennen einer Gruppe ........................ 44 Abb. 44: Handlungsanweisung für den Kopiervorgangs-Zielordner.................................................. 44 Abb. 45: Die kopierte umbenannte Gruppe wurde eingefügt ............................................................. 44 Abb. 46: Sicherheitsabfrage für das Löschen einer Gruppe ............................................................... 45 Abb. 47: XML-Export ........................................................................................................................ 46 Abb. 48: XML-Import ........................................................................................................................ 46 53