Upgrade V61 - Accantum GmbH

Upgrade V61
Accantum GmbH
Äußere Oberaustr. 36/4
D-83026 Rosenheim
Titel:
[accantum] Upgrade Anleitung
Betreff:
Erstelldatum:
26.08.2015 DHI
Letzte Bearbeitung:
02.09.2016 08:32:00 FWI
Revisionsnummer:
1.00
Speicherort:
Q:\ITSW02-Intern\ACCANTUM\Accantum_V60\Doc\Handbücher\Upgrade
Anleitung\V61\Accantum Upgrade Anleitung V61.docx
© Accantum GmbH
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Inhalt
1
Inhalt
1
Inhalt ............................................................................................................................................................................................... 2
2
Upgrade Anleitung [accantum] V5x auf V6x ................................................................................................................... 3
3
4
2.1
Sicherung des bestehenden Systems ...................................................................................................................... 3
2.2
Installation ankündigen................................................................................................................................................. 3
2.3
Deinstallation alter Dienste ......................................................................................................................................... 3
2.4
Installation der neuen Setupdateien ........................................................................................................................ 3
2.5
Update der [accantum] Datenbank durchführen ................................................................................................ 3
2.6
Lizenzen aktivieren .......................................................................................................................................................... 4
2.7
Archivzugriff testen ......................................................................................................................................................... 4
Hinweise zur Updateinstallation auf V6x .......................................................................................................................... 5
3.1
Ablagevorlagen und Analyseregeln ......................................................................................................................... 5
3.2
SQL ........................................................................................................................................................................................ 6
3.3
Ablageorte .......................................................................................................................................................................... 7
3.4
ADM ...................................................................................................................................................................................... 7
3.5
Capture ................................................................................................................................................................................ 7
3.6
Allgemeines ....................................................................................................................................................................... 7
Hinweise zum Update auf V6.1 ............................................................................................................................................ 8
4.1
Lizenzen ............................................................................................................................................................................... 8
4.2
ABBYY 11 R7 ...................................................................................................................................................................... 8
4.3
Parameter Standardanalyseregel .............................................................................................................................. 8
4.4
Dashboard .......................................................................................................................................................................... 9
4.5
Module benachrichtigen .............................................................................................................................................. 9
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Upgrade Anleitung [accantum] V5x auf V6x
2
Upgrade Anleitung [accantum] V5x auf V6x
2.1
Sicherung des bestehenden Systems



2.2
Datenbanksicherung
Sicherung der Konfigurationsdateien unterhalb des Ordners „C:\ProgramData\ACCANTUM“
Sicherung der ADM-Projekte. Laufende Projekte sind im Ordner
„C:\ProgramData\AccDocumentManager\Server\projects\running“
Bei Installationen die vor V5 gemacht wurden, ist der „Server“-Ordner unterhalb von
ProgramFiles(x86) zu finden.
Installation ankündigen
Ist Support von Accantum GmbH gewünscht, bitte die geplante Updateinstallation beim Accantum-Support
frühzeitig ankündigen, so dass „Accantum Personal“ für etwaige Hilfestellung zur Verfügung gestellt werden
kann.
2.3


2.4
Deinstallation alter Dienste
Die bestehenden V5.x Dienste deinstallieren
(Empfohlen für Major-Release-Versionen, also V5.x auf V6)
Für kleine Versionssprünge reicht es aus, die Dienste für das Update zu stoppen.
Damit die Dienste während der Installation nicht die im Hintergrund eingehenden Dokumente
verarbeiten (z.B. eingehende Emails).
Installation der neuen Setupdateien
Achten Sie darauf, die stets aktuellsten Versionen von [accantum] und ADM zu verwenden.
Die aktuellen Versionen können auf http://www.accantum.de/de/downloads nach Login in den erweiterten
Portalbereich heruntergeladen werden.
2.5
Update der [accantum] Datenbank durchführen
Im [accantum] Configuration Manager ein Update der entsprechenden Datenbank durchführen und nach
erfolgreichem Update die Einstellungen speichern.
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Upgrade Anleitung [accantum] V5x auf V6x
Hinweis
Das Datenbankupdate kann nur mit einem Benutzer durchgeführt werden, der „sysadmin“-Rechte auf die
Datenbank hat.
Dies ist nach der Anmeldung an der SQL Datenbank wie folgt zu überprüfen:
Unter Sicherheit>Anmeldung die Benutzer Eigenschaften öffnen, anschließend bei den Serverrollen die
Berechtigungen überprüfen
2.6
Lizenzen aktivieren
Die neue [accantum] Lizenz V6 im [accantum] Configuration Manager einspielen und die Einstellungen
speichern.
Das ADM Lizenzfile unter: C:\Program Files (x86)\Accantum\Document Manager\licenses abspeichern und
das alte Lizenzfile löschen (bzw. außerhalb der Ordnerstruktur sichern, wenn noch nicht geschehen)
Hinweis:
Die Lizenz wird erst nach einem Neustart des ADM-Dienstes geladen und geprüft.
2.7
Archivzugriff testen
Archiv im Browser aufrufen und die Zugänge testen
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Hinweise zur Updateinstallation auf V6x
3
Hinweise zur Updateinstallation auf V6x
3.1
Ablagevorlagen und Analyseregeln
Bei einer Migration von V5.x auf V6.x werden die V5 Ablageregeln in V6 Analyseregeln und V6
Ablagevorlagen aufgetrennt (in V6.x getrennte Funktionalität). Nach der Migration müssen die
Analyseregeln und Ablagevorlagen geprüft werden.
Beachtet werden muss hierbei, dass in der dadurch entstehenden V6 Ablagevorlage, der Hacken bei
„Überschreiben“ bei der Kategorie nicht gesetzt ist!
Der Hacken muss manuell gesetzt werden und wird benötigt, denn sonst funktionieren sämtliche ADMProzesse nicht mehr, die auf die Kategorie horchen.
Für die uneingeschränkte Nutzung der V6.x wird die Software ABBYY V11 benötigt, da nur diese die
Seitentrennung unterstützt.
Bei der Nutzung des [accantum] Benachrichtigungssystems (Queue-Verarbeitung) müssen nach der
Migration auf V6.x die Benachrichtigungseinstellungen im Archiv geprüft werden (richtig gesetzt).
Im Vergleich zur 5.3 fallen folgende Benachrichtigungsmöglichkeiten weg.
Neues Benachrichtigungsevent „Wenn erfasst“ ist zu konfigurieren bei den Erfassungsvorlagen.
Hinweis
„Wenn analysiert“ ist nun bei den Analyseregeln zu finden und wird nicht automatisch bei einer Migration
übernommen.
Achtung
Vorhandene [accantum] Aufgaben in V5.x müssen nach der Migration auf V6.x getestet werden.
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Hinweise zur Updateinstallation auf V6x
3.2
SQL
Wenn gleichzeitig zur Versionsmigration (V5.x auf V6.x) ein neuer SQL-Server installiert wird oder der
bestehende SQL-Server umgezogen wird, muss nach der Migration die Volltextsuche getestet werden
(Schnellsuche im Archiv).
Führen Sie nach jedem Datenbankupdate eine Defragmentierung / Reorganisierung der Datenbank durch.
Es wird empfohlen, einen SQL-Wartungsplan einzurichten, mit dem die Index-Reorganisation,
Aktualisierung der Statistiken und vollständige Datenbanksicherung automatisch durchgeführt wird.
Accantum-Tool zur Systemanalyse: Sollte, wenn möglich 1x vor der Migration und 1x nach der Migration
durchgeführt werden. Am besten sollte die Option im AccSystemReport eingestellt werden, dass der Export
auf den Accantum FTP-Server übertragen werden soll (mindestens nach der Migration sollte das Tool
ausgeführt werden).
In den Versionen 5.3 bis 6.0.2 wird empfohlen folgendes SQL Script zur Verbesserung der Queue
Verarbeitung auszuführen. Beim Update auf V6.0.2 wird das Skript im Zuge des Datenbank-Updates
automatisch ausgeführt:
----------------------------IF Exists(SELECT * FROM sys.procedures WHERE name='accsp_DeleteQueueEntries')
DROP PROCEDURE dbo.accsp_DeleteQueueEntries
GO
CREATE PROCEDURE dbo.accsp_DeleteQueueEntries (@OlderThan datetime)
AS
BEGIN
DELETE FROM tbQueue
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Hinweise zur Updateinstallation auf V6x
WHERE (QueueState=2 /*Successful*/
OR NOT EXISTS (SELECT LinkID FROM
tbDocumentLink li WHERE li.Deleted IN (0,1,2) AND li.DocID=tbQueue.DocID) ) AND
ModifyDate<@OlderThan/*Deleted*/
END
GO
GRANT EXECUTE ON OBJECT::accsp_DeleteQueueEntries TO public
GO
-----------------------------
3.3
Ablageorte
Es sollte VOR dem Update die maximale Anzahl der gleichzeitig darzustellenden Ablageorte im Archiv
geklärt werden!
Wenn die fiktive Zahl von darzustellenden Ordner 2000+ überschritten wird, kann es zu Anzeigeproblemen
kommen sprich auf Ordner kann nicht zugegriffen werden!
Als Lösung könnte man dann dem Kunden vorschlagen die hohe Anzahl der Ordner zu gruppieren, in
weitere Hauptordner.
3.4
ADM
Aktuell kann es in Verbindung mit ABBYY V11 dazu kommen das der ADM Zeilen falsch interpretiert. Diese
Problematik ist uns bekannt und wir arbeiten bereits an einer Lösung.
Verursacht wird das Problem durch eine Drittanbieterkomponente.
Prüfen Sie Ihre ADM Projekte der Flag „OCR unterdrücken“ befindet sich seit V6.0 bei den
Analyseregeln anstelle wie bei <V5.3 bei den Kategorien
3.5
Capture
Es kann vorkommen, dass im Capture die ersten 3 Seiten eines digital erzeugten Dokumentes weiß
angezeigt werden.
Wir haben uns bereits mit dem Thema befasst und versuchen so schnell wie möglich eine Lösung zu
erarbeiten.
Behoben mit V6.1
3.6
Allgemeines
In V5.x waren Sonderzeichen die in Windows verboten waren erlaubt. In der Version 6 sind diese nun
ebenfalls wie in Windows verboten. Bitte beachten Sie das bei einer Upgrade Installation von V5x auf V6.
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Hinweise zum Update auf V6.1
4
Hinweise zum Update auf V6.1
4.1
Lizenzen
Für [accantum] V6.1 werden neue Lizenzen benötigt.
4.2
ABBYY 11 R7
Mit [accantum] V6.1 kann die ABBYY 11 R7 verwendet werden, diese hat eine bessere Erkennungsqualität
(vor allem im Bereich Barcode).
Eine vorhandene ABBYY 11 Lizenz kann verwendet werden und muss bei dem Update auf ABBYY 11 R7
auch nicht deaktiviert werden.
4.3
Parameter Standardanalyseregel
In den Parametern kann nun eine Standardanalyseregel konfiguriert werden.
Hier ist zu beachten, dass diese immer ausgeführt wird, wenn durch Add-Ins keine Analyseregel übergeben
wird. Auch in dem speziellen Fall, dass Dokumente nicht in ein definiertes FilePicker-Verzeichnis abgelegt
werden, wird die Standardanalyseregel ausgeführt.
Sollte gewünscht sein, dass für manuell in [accantum] hochgeladene Dokumente, keine OCR-Erkennung
durchgeführt wird, kann diese Einstellung in einer Standardanalyseregel konfiguriert werden.
Bei neuen Archiven wird die Standardanalyseregel mit der Analyseregel „Allgemein“ vorbelegt.
Ferner ist zu beachten: dort hinterlegte Ablagevorlagen werden ebenfalls ausgeführt.
Wird keine Standardanalyseregel ausgewählt, werden Dokumente immer an die ABBYY-OCR übergeben.
Beispiel:
Office Add-In / ADM
Sollte hier ein direkter Ablagepfad angegeben werden und in der Standardanalyseregel eine Ablagevorlage
konfiguriert sein, wird die Standardanalyseregel ausgeführt. Dies kann zu unerwünschten Ergebnissen
führen:



Die Ablagevorlage in der Standardanalyseregel verschiebt das Dokument in den Posteingang A
und der fest vorgegebene Pfad vom Office Add-In in den Posteingang B.
o Die Ablagevorlage verschiebt das Dokument in den hinterlegten Posteingangsordner A
der übergebene Pfad vom Office Add-In (B) wird überschrieben.
Die Ablagevorlage in der Standardanalyseregel verschiebt das Dokument in den Ablageort A und
der fest vorgegebene Pfad vom Office Add-In in den Posteingang B.
o Die Ablagevorlage verschiebt das Dokument in den hinterlegten Ablageort A der
übergebene Pfad vom Office Add-In (B) wird überschrieben.
Die Ablagevorlage in der Standardanalyseregel verschiebt das Dokument in den Ablageort A und
der fest vorgegebene Pfad vom Office Add-In in den Ablageort B.
o Die Ablagevorlage verschiebt das Dokument in den hinterlegten Ablageort A und der
übergebene Pfad vom Office Add-In (B) wird als zusätzlicher Link angelegt (2 Links auf ein
Dokument).
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Hinweise zum Update auf V6.1
4.4
Dashboard
Um auf das Dashboard zugreifen zu können, müssen folgende Benutzer-/ Gruppenrechte vergeben werden.
„Dashboard anzeigen“: Damit das Dashboard angezeigt werden kann.
„Per Dashboard administrative Aufgaben erledigen“: Damit erweiterte administrative Aufgaben über
das Dashboard durchgeführt werden können.
4.5
Module benachrichtigen
Die Schaltfläche Module benachrichtigen, wurde an die Benutzer/-Gruppenberechtigung „Module
benachrichtigen“ gebunden.
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