Glossar Projektmanagement - Wissenschaftsmanagement Online
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Einführung in das Projektmanagement (Kurzversion)
Anlage 1: Begriffsdefinitionen der Projektphasen
Initialisierung
Planung
Durchführung
Abschluss
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Projektplanung
Projektzielsetzung
Die Zieldefinition eines Projektes ist ein klar vorgegebener Punkt, an dem das Projekt zu Ende ist. Das bedeutet, dass ein
sauberer Projektabschluss nur unter der Voraussetzung eines richtig definierten Projektziels durchgeführt werden kann. Die
Festlegung der Projektziele erfolgt im Projektauftrag und im Projektplan. ► Dokument: Projektziel
Projektstrukturplan
Wichtigstes Ziel des Projektstrukturplans ist die Vollständigkeit aller Aktivitäten, Risiken und Unklarheiten, die während der Projektstrukturierung auftauchen. Sie sollten markiert und festgehalten und während des Projektverlaufs besonders beachtet
werden. Der Projektstrukturplan wird soweit detailliert, bis allen Aktivitäten der untersten Ebene (Arbeitspaket) genau ein
Verantwortlicher zugeordnet wird. ► Dokument: Projektstrukturplan
Terminplanung
Im Rahmen der Projektablaufplanung werden die im Projektstrukturplan ermittelten Arbeitspakete in eine logische zeitliche Abfolge der Arbeitsausführung gebracht. Als einfaches Hilfsmittel bietet sich die Darstellung in Form eines Flussdiagramms an. Die
Terminplanung wird meist in Einheit mit der Ressourcenplanung durchgeführt. ► Dokument: Zeitplan
Projektorganigramm
Projekte erfordern aufgrund ihrer Komplexität das Zusammenwirken verschiedener Bereiche. Für die effiziente Projektabwicklung wird eine eigene Projektorganisation aufgebaut, die nur für die Dauer eines Projekts existiert. Sie besteht im Kern aus
dem Auftraggeber, Projektleiter und dem Projektteam.
Wenn der Projektstrukturplan und die Zuordnung der darin enthaltenen Arbeitspakete zu den Verantwortlichen eindeutig getroffen ist, lässt sich das Projektorganigramm aufbauen. ► Dokument: Projektorganigramm
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Projektplanung
Projektressourcenplanung
Im Rahmen der Ressourcenplanung erstellt der Projektleiter das zur Realisierung des Projektergebnisses erforderliche
Mengengerüst. Die Ressourcenplanung beantwortet damit die Frage, mit welchen Mitarbeitern, in welchem Umfang das Projekt
besetzt wird und welches Equipment und Material in welcher Quantität benötigt wird, um die notwendigen Projektaktivitäten
durchzuführen. Das größte praktische Problem der Ressourcenplanung ist die korrekte Abschätzung des Aufwands. Daher wird
die Aufwandsabschätzung in Arbeitspakete aufgeteilt. Diese bilden dann die Grundlage für die Kalkulation der Projektkosten. Die
Ermittlung der im Arbeitspaket notwendigen Ressourcen erfolgt durch den Arbeitspaket-Verantwortlichen.
Kostenplanung
Durch die Aufwandsschätzung für die Arbeitspakete ist der Bedarf an Einsatz- und Finanzmitteln bekannt. In der Kostenplanung
werden den einzelnen Arbeitspaketen die voraussichtlichen Kosten zugeordnet. Die Summe der einzelnen Arbeitspakete ergibt
die geplanten Projektkosten. ► Dokument: Vorkalkulation
Risikoanalyse
Aufgabe der Risikoanalyse ist es, Faktoren, die eine Gefahr für den Projekterfolg darstellen, zu identifizieren, zu bewerten und
entsprechende Gegenmaßnahmen vorzubereiten. Eine sinnvolle Basis für die Risikofindung ist der Projektstrukturplan, den man
auf jeder Ebene nach Projektrisiken durchsuchen kann. Risikopotenziale sind meist schon vor Projektbeginn erkennbar.
Projektrisiken sollten dokumentiert werden. Die Risikobewertung ist in etwaige Vertragsverhandlungen mit einzubeziehen.
In der Praxis wird Risikomanagement häufig nur als Krisenmanagement betrieben, also wenn es zu spät ist. Um das zu verhindern ist es wichtig, dass Risikoanalyse und Risikomanagement frühzeitig beginnen und regelmäßig wiederholt werden.
► Dokument: Risikoanalyse
Kick-Off-Meeting
Das Projekt-Kick-Off ist die erste offizielle Sitzung des Projektteams, nachdem der Projektauftrag erteilt wurde. Es soll in erster
Linie den Teammitgliedern Gelegenheit geben, sich über das Projekt zu informieren, sich gegenseitig kennenzulernen und gemeinsame Spielregeln für die Teamarbeit festzulegen. ► Dokument: Kick-Off-Meeting
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Projektdurchführung
Projektstatusberichte / Kostenberichte
Der Projektstatusbericht ist ein Dokument, das der Projektleiter erstellt, dabei greift er auf andere Dokumente, Grafiken und
Daten zurück. Er dient vor allem dazu, die Entscheider über den Status des Projekts zu informieren. Ziel ist es den Entscheider
über den Projektverlauf in der Form zu unterrichten, dass er schnell erkennen kann, ob es Probleme im Projekt gibt.
Der Kostenbericht ist ein Dokument, dass seine Quelle in anderen betriebswirtschaftlichen Systemen hat. Im Fall des PM-Portals
des DLR können tagesaktuelle SAP-Berichte aufgerufen werden. ► Dokument: Statusbericht, SAP-Bericht
Projektlogbuch
Im Projektlogbuch werden die Projektdaten in einem Titelblatt zusammengefasst. Es werden alle wichtigen Ereignisse während
der Durchführung des Projekts dokumentiert. Somit kann man jederzeit den vollständigen Überblick über das Projekt erhalten.
Insbesondere Projektmitglieder, die erst im Laufe des Projekts hinzustoßen, können sich so schnell und umfassend mit der
Historie des Projekts vertraut machen. ► Dokument: Projektlogbuch
Meilensteintrendanalyse
Ein bewährtes Instrument für das Termincontrolling eines Projekts bietet die Meilensteintrendanalyse. An regelmäßigen
Berichtszeitpunkten wird die Terminplanung des Projekts durch die Abfrage von Meilensteinterminen graphisch neu erfasst. Aus
dem Kurvenverlauf lässt sich ein Trend über die Termintreue des Projekts ableiten. Die Meilensteintrendanalyse zeigt deutlich
Trends an und ist damit ein zukunftsbezogenes Instrument. Durch die einfache Interpretation eignet sie sich für Präsentationen
des Projektstatus‘ in Projektteam-Besprechungen. ► Dokument: Meilensteintrendanalyse
Risikomanagement
Risikomanagement beschäftigt sich mit der Identifizierung, Analyse und Beherrschung von Risiken für die gesamte Projektabwicklung. Es bezieht sich in der Regel auf die Projektzielgrößen Leistung, Termine und Kosten.
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Projektabschluss
Projektabschlussbericht
Der Projektabschlussbericht dokumentiert die wesentlichen Ergebnisse der Projektarbeit. Er ist die letzte direkte Projektaktivität
des Projektleiters. Wesentlicher Bestandteil ist die Analyse der Sachergebnisse bezogen auf die Zielsetzung bzw. Aufgabenstellung.
Der Projektabschlussbericht wird in der Regel vom Projektleiter und vom Auftraggeber unterschrieben. Der Bericht hat
Vertragscharakter und dokumentiert eine erfolgte Projektabnahme. ► Dokument: Projektabschlussbericht
Lessons Learned
Künftige Projekte werden nur dann besser laufen, wenn aus den Fehlern des abgeschlossenen Projekts gelernt wird. Durch das
Zusammentragen der Lessons Learned kann ein positiver Projektabschluss erzielt werden, denn das Sammeln positiver und
negativer Erfahrungen schafft eine positive Grundlage für weitere Projekte. Die Lessons Learned können gemeinsam mit dem
Projektteam in dem Projekt-Abschluss-Meeting zusammengetragen werden. Die gesammelten Erfahrungen bieten eine
Möglichkeit, die Richtlinien für die Projektabwicklung zu optimieren. ► Dokument: Lessons Learned
Einführung in das Projektmanagement (Kurzversion)
Anlage 1: Begriffsdefinitionen der Projektphasen
Initialisierung
Planung
Durchführung
Abschluss
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Projektplanung
Projektzielsetzung
Die Zieldefinition eines Projektes ist ein klar vorgegebener Punkt, an dem das Projekt zu Ende ist. Das bedeutet, dass ein
sauberer Projektabschluss nur unter der Voraussetzung eines richtig definierten Projektziels durchgeführt werden kann. Die
Festlegung der Projektziele erfolgt im Projektauftrag und im Projektplan. ► Dokument: Projektziel
Projektstrukturplan
Wichtigstes Ziel des Projektstrukturplans ist die Vollständigkeit aller Aktivitäten, Risiken und Unklarheiten, die während der Projektstrukturierung auftauchen. Sie sollten markiert und festgehalten und während des Projektverlaufs besonders beachtet
werden. Der Projektstrukturplan wird soweit detailliert, bis allen Aktivitäten der untersten Ebene (Arbeitspaket) genau ein
Verantwortlicher zugeordnet wird. ► Dokument: Projektstrukturplan
Terminplanung
Im Rahmen der Projektablaufplanung werden die im Projektstrukturplan ermittelten Arbeitspakete in eine logische zeitliche Abfolge der Arbeitsausführung gebracht. Als einfaches Hilfsmittel bietet sich die Darstellung in Form eines Flussdiagramms an. Die
Terminplanung wird meist in Einheit mit der Ressourcenplanung durchgeführt. ► Dokument: Zeitplan
Projektorganigramm
Projekte erfordern aufgrund ihrer Komplexität das Zusammenwirken verschiedener Bereiche. Für die effiziente Projektabwicklung wird eine eigene Projektorganisation aufgebaut, die nur für die Dauer eines Projekts existiert. Sie besteht im Kern aus
dem Auftraggeber, Projektleiter und dem Projektteam.
Wenn der Projektstrukturplan und die Zuordnung der darin enthaltenen Arbeitspakete zu den Verantwortlichen eindeutig getroffen ist, lässt sich das Projektorganigramm aufbauen. ► Dokument: Projektorganigramm
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Projektplanung
Projektressourcenplanung
Im Rahmen der Ressourcenplanung erstellt der Projektleiter das zur Realisierung des Projektergebnisses erforderliche
Mengengerüst. Die Ressourcenplanung beantwortet damit die Frage, mit welchen Mitarbeitern, in welchem Umfang das Projekt
besetzt wird und welches Equipment und Material in welcher Quantität benötigt wird, um die notwendigen Projektaktivitäten
durchzuführen. Das größte praktische Problem der Ressourcenplanung ist die korrekte Abschätzung des Aufwands. Daher wird
die Aufwandsabschätzung in Arbeitspakete aufgeteilt. Diese bilden dann die Grundlage für die Kalkulation der Projektkosten. Die
Ermittlung der im Arbeitspaket notwendigen Ressourcen erfolgt durch den Arbeitspaket-Verantwortlichen.
Kostenplanung
Durch die Aufwandsschätzung für die Arbeitspakete ist der Bedarf an Einsatz- und Finanzmitteln bekannt. In der Kostenplanung
werden den einzelnen Arbeitspaketen die voraussichtlichen Kosten zugeordnet. Die Summe der einzelnen Arbeitspakete ergibt
die geplanten Projektkosten. ► Dokument: Vorkalkulation
Risikoanalyse
Aufgabe der Risikoanalyse ist es, Faktoren, die eine Gefahr für den Projekterfolg darstellen, zu identifizieren, zu bewerten und
entsprechende Gegenmaßnahmen vorzubereiten. Eine sinnvolle Basis für die Risikofindung ist der Projektstrukturplan, den man
auf jeder Ebene nach Projektrisiken durchsuchen kann. Risikopotenziale sind meist schon vor Projektbeginn erkennbar.
Projektrisiken sollten dokumentiert werden. Die Risikobewertung ist in etwaige Vertragsverhandlungen mit einzubeziehen.
In der Praxis wird Risikomanagement häufig nur als Krisenmanagement betrieben, also wenn es zu spät ist. Um das zu verhindern ist es wichtig, dass Risikoanalyse und Risikomanagement frühzeitig beginnen und regelmäßig wiederholt werden.
► Dokument: Risikoanalyse
Kick-Off-Meeting
Das Projekt-Kick-Off ist die erste offizielle Sitzung des Projektteams, nachdem der Projektauftrag erteilt wurde. Es soll in erster
Linie den Teammitgliedern Gelegenheit geben, sich über das Projekt zu informieren, sich gegenseitig kennenzulernen und gemeinsame Spielregeln für die Teamarbeit festzulegen. ► Dokument: Kick-Off-Meeting
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Projektdurchführung
Projektstatusberichte / Kostenberichte
Der Projektstatusbericht ist ein Dokument, das der Projektleiter erstellt, dabei greift er auf andere Dokumente, Grafiken und
Daten zurück. Er dient vor allem dazu, die Entscheider über den Status des Projekts zu informieren. Ziel ist es den Entscheider
über den Projektverlauf in der Form zu unterrichten, dass er schnell erkennen kann, ob es Probleme im Projekt gibt.
Der Kostenbericht ist ein Dokument, dass seine Quelle in anderen betriebswirtschaftlichen Systemen hat. Im Fall des PM-Portals
des DLR können tagesaktuelle SAP-Berichte aufgerufen werden. ► Dokument: Statusbericht, SAP-Bericht
Projektlogbuch
Im Projektlogbuch werden die Projektdaten in einem Titelblatt zusammengefasst. Es werden alle wichtigen Ereignisse während
der Durchführung des Projekts dokumentiert. Somit kann man jederzeit den vollständigen Überblick über das Projekt erhalten.
Insbesondere Projektmitglieder, die erst im Laufe des Projekts hinzustoßen, können sich so schnell und umfassend mit der
Historie des Projekts vertraut machen. ► Dokument: Projektlogbuch
Meilensteintrendanalyse
Ein bewährtes Instrument für das Termincontrolling eines Projekts bietet die Meilensteintrendanalyse. An regelmäßigen
Berichtszeitpunkten wird die Terminplanung des Projekts durch die Abfrage von Meilensteinterminen graphisch neu erfasst. Aus
dem Kurvenverlauf lässt sich ein Trend über die Termintreue des Projekts ableiten. Die Meilensteintrendanalyse zeigt deutlich
Trends an und ist damit ein zukunftsbezogenes Instrument. Durch die einfache Interpretation eignet sie sich für Präsentationen
des Projektstatus‘ in Projektteam-Besprechungen. ► Dokument: Meilensteintrendanalyse
Risikomanagement
Risikomanagement beschäftigt sich mit der Identifizierung, Analyse und Beherrschung von Risiken für die gesamte Projektabwicklung. Es bezieht sich in der Regel auf die Projektzielgrößen Leistung, Termine und Kosten.
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Projektabschluss
Projektabschlussbericht
Der Projektabschlussbericht dokumentiert die wesentlichen Ergebnisse der Projektarbeit. Er ist die letzte direkte Projektaktivität
des Projektleiters. Wesentlicher Bestandteil ist die Analyse der Sachergebnisse bezogen auf die Zielsetzung bzw. Aufgabenstellung.
Der Projektabschlussbericht wird in der Regel vom Projektleiter und vom Auftraggeber unterschrieben. Der Bericht hat
Vertragscharakter und dokumentiert eine erfolgte Projektabnahme. ► Dokument: Projektabschlussbericht
Lessons Learned
Künftige Projekte werden nur dann besser laufen, wenn aus den Fehlern des abgeschlossenen Projekts gelernt wird. Durch das
Zusammentragen der Lessons Learned kann ein positiver Projektabschluss erzielt werden, denn das Sammeln positiver und
negativer Erfahrungen schafft eine positive Grundlage für weitere Projekte. Die Lessons Learned können gemeinsam mit dem
Projektteam in dem Projekt-Abschluss-Meeting zusammengetragen werden. Die gesammelten Erfahrungen bieten eine
Möglichkeit, die Richtlinien für die Projektabwicklung zu optimieren. ► Dokument: Lessons Learned