Leitfaden Sekretariat:

Leitfaden Sekretariat:
Oberste Prämisse:
 Freundliche, aber bestimmte Kommunikation
 „Erster Eindruck“
 Kooperations- und Hilfsbereitschaft
Leitbild:

Erste Kontaktperson nach außen – zu Patienten und Kollegen

Kurze Kommunikationswege

Effiziente und ökonomische Terminkoordination

Gute Erreichbarkeit während der Betriebszeiten (40 Sekunden)
Primäre Aufgaben:

Korrekte Vergabe und Dokumentation der vereinbarten Termine
(EDV, Terminliste, Pass)

Vorbereitung der erforderlichen Drucksorten (Pass, Infomappe,
Zessionserklärung, Teilnahmelisten, ……

Anmeldbereich nur in Ausnahmefällen verlassen – Mobiltelefon
mitnehmen
Anmeldung - erster Kontakt:

Wenn sich Patienten melden, für welche noch kein Antrag gestellt wurde, werden
diese zu einer unverbindlichen Informationssprechstunde bei einem Arzt eingeteilt,
welcher gegebenenfalls einen Antrag stellt.

Einmal pro Monat kontrolliert das Sekretariat die vor einem Monat gestellten Anträge
und kontaktiert jene Patienten, für welche noch keine Bewilligungen vorliegen.

- Wenn das Zentrum die Bewilligung von der PV zugeschickt erhält und der Patient
daraufhin vom Sekretariat kontaktiert wird,
- oder wenn ein Patient mit positivem Bescheid sich selbständig meldet
wird ein Termin für ein Informationsgespräch bei einem Übungsleiter (Coach)
eingeteilt. Der Patient wird gebeten, zum Erstgespräch ALLE vorhandenen Befunde,
insbesondere den Entlassungsbericht des Spitals mitzubringen und sich 2-3 Stunden
Zeit zu nehmen.

Bei Patienten, welche trotz bewilligtem Antrag die Rehabilitation nicht antreten, wird
(nach ca. 6 Wochen) eine Meldung an den Kostenträger geschickt.
Erstgespräch Coach
Zeitbedarf gesamt ca. 3 Stunden (davon 60-90 Minuten mit Coach)

Freundliche Begrüßung

mitgebrachte Unterlagen und Befunde kopieren und erste Sortierung im
Ordner

Pass vorbereiten und Patientendaten eintragen

Telefonische Terminvereinbarung bei Internisten oder Ambulanz gemeinsam
mit Patienten, wenn Befunde ergänzt werden müssen
(VOR Erstgespräch Arzt)

Zessionserklärung, Unterschriftenliste

Vereinbarung Termin Erstgespräch Arzt
Erstgespräch Arzt

Eventuell mitgebrachte Befunde kopieren und einsortieren

Rehatermine vereinbaren, Ausdrucken bzw. in Pass eintragen lassen

Terminvereinbarung 6-Wochen-Kontrolle Kontrolle Internist (Rechtzeitig vor
Kontrollgespräch!)

Versenden eines (Standard-)Aufnahmeberichtes

Termin Kontrollgespräch Coach + Leistungsdiagnostik (6-Wochen)
Abschluss Phase II – Gespräch Coach und Leistungsdiagnostik

Eventuell mitgebrachte Befunde kopieren und einsortieren

Termin für Abschlusskontrolle Phase II ärztlicher Leiter vereinbaren
Abschlussgespräch Arzt Phase II

Eventuell mitgebrachte Befunde kopieren und einsortieren

Weitere Rehatermine vereinbaren (z.B. monatlich)

Überweisung für Zwischenkontrolle 3.Monat Internisten

Termin für Zwischenkontrolle (3. Monat Coach)