1. Zweck und Prinzipien definieren
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Aufgabenstellung: 1. Bitte lesen Sie zunächst den folgenden Text. Versuchen Sie, Fragen untereinander zu klären oder zu „googlen“. Dann: 2. Bilden Sie Kleingruppen von drei bis vier Personen. Dies sollen aber unbedingt andere Gruppen sein als bei der letzten Aufgabe! 3. Planen Sie ein Praxisprojekt für Menschen, mit denen Sie in der Praxis arbeiten. Die Anzahl der Personen legen Sie bitte selbst fest. Ebenso legen Sie selbst fest, aus welcher Ihrer Praxisstellen die Teilnehmerschaft zusammengesetzt sein soll. Das Projekt kann für Teilnehmer aus einer oder aus mehreren unterschiedlichen Einrichtungen sein. 4. Entwickeln Sie nun gemeinsam eine Projektidee und planen Sie das Projekt mit der unten dargestellten „GTD-Methode“ bis zur Durchführungsreife. 5. Dokumentieren Sie Ihre Projektplanung von Schritt 1-5 schriftlich. 6. Sie haben zwei Blockwochen Zeit, geben Sie die Planung danach bitte an mich ab. Dies ist eine Übung, das Projekt muss nicht wirklich durchgeführt werden, und diese Gruppen müssen später auch nicht zusammenbleiben. Aber vielleicht sehen Sie, mit wem Sie sich über Ihre Ideen austauschen können, wessen Ideen Sie interessieren und mit wem Sie gut bzw. weniger gut planen können. Machen Sie sich von dem Gedanken frei, etwas könnte „falsch“ sein. Eine Idee kann kaum falsch sein, und wenn Sie so planen, dass aus der Idee ein Projekt werden könnte, dann ist alles gut. Volker Schulze-Weigmann Definition „Projekt“1 „Ein Projekt ist ein zielgerichtetes, einmaliges Vorhaben, das aus einem Satz von abgestimmten, gelenkten Tätigkeiten mit Anfangs- und Endtermin besteht und durchgeführt wird, um unter Berücksichtigung von Zwängen bezüglich Zeit, Ressourcen (zum Beispiel Geld bzw. Kosten, Produktions- und Arbeitsbedingungen, Personal) und Qualität ein Ziel zu erreichen. Projekt leitet sich ab von lateinisch proiectum, Neutrum zu proiectus ‚nach vorn geworfen‘, Partizip Perfekt von proicere ‚vorwärtswerfen‘. Bei Projekten wird unter 'vorwärts' eine zeitliche Dimension verstanden (siehe auch Terminplanung). Eine nicht wörtliche Übersetzung ist z. B. ‚das vor mir liegende‘. Zur Durchführung von Projekten werden häufig Projektteams gebildet, denen Steuerungsaufgaben obliegen. Um dieses Projektmanagement effizient zu gestalten, werden von Beratungsfirmen und Hochschulen spezielle Lehrgänge angeboten. Viele Projektmanagement-Lehren empfehlen, dass die Ziele bzw. Zielvorgaben eines Projektes nach den SMART-Regeln vorab formuliert werden (SMART = Spezifisch, Messbar, Akzeptiert, Realistisch, Terminiert). Für Forschungsprojekte gilt dies aber nur bedingt. Das Projektziel bestimmt das strategische Vorgehen, dies bestimmt die nötigen Prozesse/Tätigkeiten und die hilfreiche Grundstruktur, welche den Umgang mit den Ressourcen bestimmen.“ 1 Aus Wikipedia Einfache Projektplanung in fünf Schritten nach der Methode von David Allen aus „Getting Things Done“2 Dies ist eine einfache Methode zur „natürlichen“ Planung eines Projekts, deshalb lässt sie sich ohne weiteres auf die Planung eines Praxisprojekts nach unserer schulischen Aufgabenstellung anwenden. Kinder im Alter von etwa drei bis sechs Jahren wenden diese einfache Methode ganz von selbst an, wenn sie sich mit anderen unterhalten, bevor sie eine Sandburg bauen, einen Kuchen backen oder „Vater, Mutter, Kind“ spielen. Da wird zuerst bestimmt, wie groß die Sandburg sein soll, wer mitbauen darf, dann malt man sich aus, wie sie aussehen wird. Deswegen sagt David Allen, dass wir natürliche Projektplanung nicht wirklich lernen müssen, sondern nur wieder ausgraben. Wir haben es alle schon einmal gekonnt. »Natural Project Planning« geschieht in 5 Schritten: 1. 2. 3. 4. 5. Zweck und Prinzipien definieren Erfolg visualisieren Ideen sammeln Organisieren Nächste Schritte identifizieren Viele ausgefeilte Methoden zur Projektplanung beschäftigen sich hauptsächlich mit Punkt 4, dem Organisieren, was dann dazu führt, dass oft ein perfekt geplantes Projekt leider nicht zum Erfolg führt, weil zu Beginn wichtige Fragen vergessen wurden. 1. Zweck und Prinzipien definieren Der erste Schritt kommt oft zu kurz, da die Beteiligten Annahmen treffen und meinen, es sei ja eh alles klar. Wichtig ist, viele dieser impliziten Annahmen explizit zu machen. Dann kann man sich nämlich darüber unterhalten und zum einen feststellen, ob man sich versteht, und zum anderen, ob Rahmenbedingungen tatsächlich so sind, wie sie scheinen. Hilfreiche Fragen sind: Warum genau machen wir das? Was genau soll sich ändern? Wann genau ist der Erfolgsfall für das Projekt erreicht? Wer muss unbedingt in welche Entscheidungen einbezogen werden? Welche Rahmenbedingungen (Zeit, Budget, Ressourcen) sind einzuhalten? 2. Erfolg visualisieren Ganz wichtiger Schritt. Oft rennt man in ein Projekt, egal ob Geburtstagsparty oder Messeauftritt, und beginnt mit irgendwelchen Arbeiten, ohne dass man sich vorher das Ergebnis einfach mal ganz plastisch und bildlich vorstellt. 2 Wie sieht das Ergebnis des Projekts aus? Welches Bild sehe ich? Was sehe ich, wenn ich das Resultat vor mir liegen/stehen habe? Wie sehen die Menschen aus, für die das Projekt gedacht ist? Wie fühlen sie sich? Wie fühle ich mich? David Allen: Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity Penguin Books 2002 3. Ideen sammeln Am einfachsten geht das mittels Brainstorming. Wichtig dabei: Nicht werten. Nicht »gute« Ideen suchen, sondern alle und vor allem die »schlechten«, denn die guten verstecken sich darin. Kleine Gruppe ist besser als eine große. Wie komme ich vom Stand heute zu dem Bild des Resultats? Welche Gedanken kommen mir, wenn ich am Bild des Erfolgs weiter herumdenke? Welche Ideen haben Kollegen und Freunde dazu? Welche scheinbar unsinnigen Ideen kann ich sammeln? 4. Organisieren Das ist der richtige Zeitpunkt, für große Projekte ein Planungswerkzeug auszupacken. Für kleinere einfach auf dem Zettel oder in der Mindmap weitermachen. Welches sind die Schlüsselideen, Komponenten? Welche Teilergebnisse sind von anderen Teilergebnissen abhängig, welche unabhängig? Welche Teilprojekte ergeben sich daraus? Welche Artefakte3, Entscheidungen sind zu treffen? Wann? Welche Ideen sind wichtiger? Warum? Wie kann ich alle Teile sinnvoll in Reihenfolgen bringen, und Parallelitäten schaffen? 5. Nächste Schritte identifizieren Dieser Schritt schafft nun die Verbindung zum Aufgabensystem aus Getting Things Done. Nur was mit ganz konkreten Aktionen versehen ist, hat eine Chance auf Erfolg. Was ist die ganz konkrete physische nächste Aktion für jedes Teilprojekt? Bin ich der richtige, um diese konkrete nächste physische Aktion durchzuführen oder sollte ich sie delegieren? Eventuell ein ganzes Teilprojekt delegieren? Welche Zuständigkeiten innerhalb der Projektgruppe werden festgelegt? Also: von Kindern lernen und die Weitsicht und Erfahrung des Erwachsenseins einbringen, dann wird’s was. 3 ein durch menschliche oder technische Einwirkung entstandenes Produkt oder Phänomen, in Abgrenzung zum unbeeinflussten oder natürlichen Phänomen (Wiktionary)