projektmanagement einführen! wie bringt man projekte im

projektmanagement einführen!
wie bringt man projekte im unternehmen zum
funktionieren?
DGQ-Regionalkreis-Sitzung am 23.09.2010
tomkat training
ganzheitliches projektmanagement
tomkat training
fullsize anbieter
tomkat training
produkt portfolio
tomkat training
kernkompetenzen und geschäftsfelder
‰ projektmanagement
‰ selbstmanagement
‰ social skills
hochpräzisionsmanagement
tomkat training
standorte + team
‰ frankfurt
‰ buxheim
‰ tomkat deutschland
‰ tomkat österreich
‰ 2 partner
Š 10 experten und kooperationspartner
‰ fuschl
in balance?
1.
die projektorientierte organisation
... die projektorientierte organisation
... die epm- und mpm-organisation
gf
abt
stab
ps
stab
pmb
abt
abt
mpm
abt
ma
ma
ma
ma
ma
ma
ma
ma
ma
ma
ma
ma
epm
ma
einflussprojektorganisation
projektorganisation
... die epm- und mpm-prozesse
strategische planung und steuerung (sps)
ressourcenmanagement (rm)
budgetplanung und finanzcontrolling (bpfc)
begleitende
auslösende
linienprozesse
projektbeauftragung
(mpb)
mpm-prozesse (bmpm)
multiprojektcontrolling
(mpc)
projektstart
projektcontrolling
projektabnahme
und -evaluierung
(mpae)
projektabschluss
projektkoordination
projektmarketing
p-antrag
freigegeb.
unterschrieb. freigegeb.
fortschrittsber.
phb
p-auftrag
p-abschlussbericht
nachfolgende
linienprozesse
2. einführung/professionalisierung des projektmanagements im
unternehmen
nutzen einer pm einführung/ pm professionalisierung
+ hohe transparenz in den projekten / vergleichbarkeit der
projekte
+ erhöhung der qualität, senkung der projektkosten, verkürzung
der projektdurchlaufzeiten durch professionelle und
standardisierte planung und steuerung der projekte
+ know-how transfer in zukünftige projekte und in die linie
+ standardisiertes pm erzeugt ein gruppenübergreifendes
verständnis und eine einheitliche sprache im
projektmanagement
kritische erfolgsfaktoren
! ressourcenverfügbarkeit des projektteams
! das top management unterstützt das vorhaben
! committment des projektteams zu den projektzielen und zu den
arbeitsergebnissen
! aktives stakeholdermanagement wird durchgeführt
! zielgruppenorientierte pm ausbildung hat stattgefunden
! effektives projektmarketing zur organisation (erfolg = qualität x
akzeptanz)
vorgehensweise bei der pm-einführung
1.
2.
3.
4.
5.
einführung von einzelprojektmanagement (epm)
review des epm (nach ca. 1 jahr)
definition von optimierungsmaßnahmen
optional projekt portfoliomanagement (mpm)
optional ressourcenmanagement
Î ablauforientiertes vorgehen zur entwicklung und implementierung
eines professionellen projektmanagements
1 einführung von einzelprojektmanagement
konzeptionsphase
konzeptionsphase
•festlegen umfang epm
•erarbeiten von pm
richtlinien, rollen, epmprozessen, pmmethoden, it einsatz
•parallel: erstellung des
zielgruppenorientierten
schulungskonzepts
interne kommunikation / internes projekt-marketing / changemanagement
1 einführung von einzelprojektmanagement
umsetzungsphase
umsetzungsphase
•pm richtlinien und
hilfsmittel umsetzen
interne kommunikation / internes projekt-marketing / changemanagement
1 einführung von einzelprojektmanagement
pilotphase
pilotphase
•implementierung
und tests an
ausgewählten
pilotprojekten
•optimierung des
epm
•beginn der
schulungen
interne kommunikation / internes projekt-marketing / changemanagement
1 einführung von einzelprojektmanagement
implementierungsphase
implementierungsphase
•rollout des
unternehmensspezifischen projektmanagements
•optional: abschluss
der schulungen
interne kommunikation / internes projekt-marketing / changemanagement
1 einführung von einzelprojektmanagement
reviewphase
reviewphase
•evaluierung und
korrekturen im epm
•entscheidung zur
weiteren
vorgehensweise im
multiprojektmanagement
interne kommunikation / internes projekt-marketing / changemanagement
vorgehensweise bei der pm-einführung
die nächsten schritte
1.
2.
3.
4.
5.
einführung von einzelprojektmanagement (epm) √
review des epm (nach ca. 1 jahr) √
definition von optimierungsmaßnahmen
optional projekt portfoliomanagement (mpm)
optional ressourcenmanagement
Î nach dem review des epm werden weitere schritte zur einführung des mpm
und des ressourcenmanagements definiert.
• definition und erarbeitung der mpm richtlinien und tools
• definition und erarbeitung der detailierungsebene im ressourcenmanagement
• ggfs. definition und einführung eines ressourcen-tools
3. einführung/ professionalisierung des projektmanagements im
unternehmen
am beispiel eines stahlbauunternehmens mit ca. 140 mitarbeitern
professionalisierung des pm in einem stahlbauunternehmen
ausgangssituation
fakten
•
•
•
•
•
•
die firma stainless steel erholt sich nach einer insolvenz
der investor besteht auf eine baldige iso-9001 zertifzierung
parallel soll der neue gf projektmanagement analysieren und ggfs.
optimieren
nach einer ist-analyse ist handlungsbedarf erkennbar
die pm optimierung wird als internes projekt aufgesetzt
die komplette führungsmannschaft incl. gf sind im kernteam
generell: professionalisierung des projektmanagements
• durchführung als internes projekt
–
–
–
projektorganisation für breite akzeptanz innerhalb des unternehmens
„saubere“ leistungs-, termin-, ressourcen- und kostenplanung und –controlling
stufenkonzept (epm, dann mpm, dann ressourcenmanagement)
• einzelprojektmanagement-professionalisierung
–
personalentwicklung (training, coaching) und organisationsentwicklung
(richtlinien und hilfsmittel, edv-einsatz)
• multiprojektmanagement
–
mpm-organisation, -prozesse und projektedatenbank
professionalisierung des pm in einem stahlbauunternehmen
ablauf
professionalisierung des pm in einem stahlbauunternehmen
grober terminplan
generell: projektbegriff und pm-ansatz
temporäre aufgaben in verschiedenen organisationsformen
programm
temporäre
aufgabe
projekt
kleinprojekt
linie
Æaufgabe
hat hohe
komplexität
Æmehrere
projekte und
kleinprojekte
mit der
gleichen
zielsetzung
Æaufgabe
hat mittlere
komplexität
Æaufgabe
hat geringe
komplexität
komplexität
professionalisierung des pm in einem stahlbauunternehmen
projektdefinition kriterien kleinprojekt vs. projekt (beispiel)
kriterien
kleinprojekt
projekt
organisatorische
komplexität (anzahl der
involvierten abteilungen)
2-3 abteilungen
> 3 abteilungen
inhaltliche komplexität
keine auswirkungen auf
strukturen und prozesse des
unternehmens
projekt liefert ggf. neue
organisatorische strukturen
und/oder prozesse
personaleinsatz
80pt – 200pt
>200pt
kosten
40.000 - 100.000 €
> 100.000 €
dauer
min. 2 monate
mind. 6 monate
risiko
aufgabe ohne wirkung auf
externe umwelten des
unternehmens (kunden,
lieferanten, presse)
aufgabe mit wirkung auf
externe umwelten des
unternehmens (kunden,
lieferanten, presse)
professionalisierung des pm in einem stahlbauunternehmen
überblick pm methodenliste
projektplanung
projektauftrag
kleinprojekt
projekt
X
X
X
X
arbeitspaketspezifikation
arbeitspaketverantwortliche
balkenplan
X
ergebnisplan / betrachtungsobjekteplan
finanzmittelplan
funktionendiagramm
kommunikationsstrukturen
X
kostenplan
X
meilensteinplan
X
organigramm
X
X
projekthandbuch
X
X
projektstrukturplan (psp)
X
X
ressourcenplan
X
risikoanalyse
X
rollenbeschreibung
stakeholderanalyse
X
terminliste
projektfortschrittsbericht (controlling)
projektabschlussbericht (abschluss)
X
X
X
generell: projektbegriff und pm-ansatz
methodenübersicht
regeln
abgrenzung und
kontextanalyse
leistungsplanung
terminplanung
→ projektauftrag
→ ergebnisplan
→ projektzieleplan
→ vor- und nachprojektphase
→ stakeholderanalyse
→ beziehungen zu
anderen projekten
oranisation
ressourcen- und
kostenplanung
→ terminliste
→ projektorganigramm
→ ressourcenplan
→ projektstrukturplan
→ meilensteinplan
→ projektrollen
→ kostenplan
→ to-do liste
→ balkenplan
→ funktionendiagramm
→ risikoanalyse
→ ap- spezifikationen
→ vernetzter
balkenplan
→ projektkommunikations- → finanzmittelplan
strukturen
→ netzplan
→ spielregeln
→ ap-verantwortliche
generell: projektmanagement als prozess
projektmanagement
prozess
vorprojektphase
vorläufiger projektauftrag
projektauftrag unterschrieben
nachprojekt
phase
projektabschlussbericht
projektkoordination
inhalt
projekt
projektmarketing
projektbeauftragung
projektstart
projektcontrolling
[projektkrise]
projektabschluss
projektevaluierung
planung
beschaffung
durchführung
abnahme
nachbereitung
idee
1. besprechung
abnahme
generell: projektmanagement als prozess
phase 1 – strategische entscheidung
abgelehnt
linienauftrag
nein
nein
?
anfrage des
kunden
erstellung von
lasten- und
pflichtenheft
?
!
OK
prüfung
freigegebener
inhalte und kundenauftrag
vertrag ok?
pwa
zuordnung zu
pag und pd
durchführung übergabe
projektwürdig? an phase 2
pd
+
vertrieb
generell: projektmanagement als prozess
phase 2 – beauftragungsphase
PD
+
auswahl des
projektleiters
erstellung der
erstansätze
termine
ziele
p-team
psp (optional)
dokumentieren in
phb
überprüfung der
auftragsunterlagen
PD
+
lenkungskreis
f ig
u
r lä
o
v
!
vorläufiger
projektauftrag
generell: projektmanagement als prozess
projektcontrollingprozess
4. geeignetes projektpersonal und zielgruppengerechte schulung
projektmanager – anforderungen
icb 3.0
projektmanagement schulung
incl. zertifzierung ipma level d
pm methoden
dauer der
schulung
wer?
3 tage
gf
2
pl
2
ptm's
8
incl. stainless steel prozesse
ipma
gesamt:
pm prozesse ipma zert
12
2 tage
ipma
pl
3
gf
1
ptm‘s
gesamt:
führen in projekt-teams
12
16
2 tage
ipma
pl
3
gf
1
ptm's
12
gesamt
16
methoden und prozesse
stainless steel
1 tag
pma' s
info-veranstaltung für
alle restlichen ma
2 stunden
alle ma
1,5 tage
alle
zertifikanten
zertifizierungsvorbereitung
wieviele
teilnehmer
18
8
definition der eignungsmerkmale
für projektmanager
soziale kompetenz
kommunikation
verbale ausdrucksfähigkeit, argumentation und rhetorik
teammanagement/ motivation
konstruktive zusammenarbeit mit kollegen im hinblick auf ein gemeinsames ziel
konfliktmanagement und durchsetzungsvermögen
sicherheit im umgang mit konflikten und auseinandersetzungen
interkulturelle kompetenz
sozialkompetenter umgang mit personen anderer kulturen
definition der eignungsmerkmale
für projektmanager
managementkompetenz
innovation und veränderungsbereitschaft
vorantreiben von innovationen, offenheit für veränderungen
aufgabenmanagement/ planungskompetenz
pragmatische, logische und effiziente bearbeitung von aufgaben
entscheidungsfähigkeit und ergebnisorientierung
eigenverantwortliches und zielorientiertes entscheiden
stress-/ selbstmanagement
belastbarkeit und eigener kräftehaushalt
unternehmerisches und strategisches denken und handeln
berücksichtigung von strategischen zielen und ökonomischen aspekten;
effizienter ressourceneinsatz; kunden- und serviceorientierung
karrierepfad zum projektmanager
1. bewerbungsgespräch als projektleiter
2. projektmanagement grundausbildung
1. pm methoden
2. pm prozesse
3. führen in projekt teams
3. umsetzung in die praxis
1. als projekt-mitarbeiter
2. als projekt-teammitglied
3. als projektmanager kleiner projekte
4. development center für den weiteren einsatz
1. große projekte
2. programme
3. portfoliomanager
next generation management!
tomkat training gmbh
hauptstrasse 46
87740 buxheim
fon +49 (0) 8331 4988273
fax +49 (0) 8331 4988274
[email protected]
www.tomkat-training.de
amtsgericht memmingen, hrb 14340
geschäftsführer: tom haug und dr. katharina haug