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Success Committed to Success Vorlesung Enterprise Resource Planning WS 2004/2005 Vorlesungseinheit 4: Verkauf Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG www.jnm.de Gliederung 4. Vorlesungseinheit 1. Überblick 2. Organisationsstruktur 3. Verkaufsabwicklung 4. Lieferung 5. Fakturierung 6. Spezielle Geschäftsvorfälle Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.2 Prozessübersicht Vertrieb Vertriebsunterstützung Kontakt Verkauf Anfrage Angebot Vertriebsinformationssystem Kontrakt Auftrag Versand Materialwirtschaft Lieferung Transport Fakturierung Rechnung Finanzbuchhaltung Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.3 Verkaufsabwicklung Die Vertriebsabwicklung beinhaltet neben der Verkaufsabwicklung weitere Aktivitäten, beispielsweise verkaufsfördernde Maßnahmen. Im Rahmen der Verkaufsabwicklung werden Kundenaufträge erfaßt und abgewickelt. Der Prozess der Kundenauftragsabwicklung wird häufig order-to-cash oder order fulfilment genannt oder als Bestandteil diese Prozesse aus End-to-End-Sicht gesehen. Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.4 Prozessablauf Kundenauftrag Lieferung Faktura Verkaufsbelege Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.5 Kundenauftrag Kundenauftrag Preisermittlung Fortschreibung von Status und Belegfluss Bedarfsübergabe Steuerungsparameter für Folgebearbeitung aus Stammdaten übernommen im Aufträg änderbar Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.6 Lieferung Grundlage für Folgebearbeitung Lieferung Kommissionierung Bestandsveränderung Faktura Fortschreibung von Status und Belegfluss Verpackung Versandprüfungen Außenhandels-Bestimmung Gefahrgut-Vorschriften Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.7 Faktura Fortschreibung von Status und Belegfluss Ggf. Anpassung von Preisen Faktura Frachtkosten Boni Übergabe der Fakturadaten an das Rechnungswesen (Kontenfindung) Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.8 Gliederung 4. Vorlesungseinheit 1. Überblick 2. Organisationsstruktur 3. Verkaufsabwicklung 4. Lieferung 5. Fakturierung 6. Spezielle Geschäftsvorfälle Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.9 Organisationsstrukturen im Vertrieb Organisationseinheiten des Verkaufs: Verkaufsorganisation Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG Vertriebsweg Sparte 2.10 Verkaufsorganisation Definition VkOrg Köln VkOrg London Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG „Eine Verkaufsorganisation ist eine organisatorische Einheit der Logistik, die das Unternehmen nach den Erfordernissen des Vertriebs gliedert.“ verantwortlich für Vertrieb von Materialien und Leistungen steht für eine verkaufende Einheit im rechtlichen Sinne genau einem Buchungskreis zugeordnet genau einem oder mehreren Werken zugeordnet bei allen Verkaufsbelegen obligatorisch 2.11 Vertriebsweg VkOrg London Definition „Ein Vertriebsweg kennzeichnet den Weg, auf dem verkaufsfähige Materialien oder Dienstleistungen zum Kunden gelangen.“ Großhandel Einzelhandel Direktverkauf ein Vertriebsweg kann einer oder mehreren Verkaufsorganisationen zugeordnet sein ein Kunde kann innerhalb einer Verkaufsorganisation über mehrere Vertriebswege beliefert werden Kunde Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.12 Sparte Definition LKW Sparte A Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG PKW Sparte B „Eine Sparte fasst unterschiedliche Produkte zu Produktgruppen zusammen.“ für jede Sparte können kundenindividuelle Vereinbarungen (Preis, Zahlungsbedingungen, etc.) getroffen werden innerhalb einer Sparte können statistische Auswertungen durchgeführt werden 2.13 Vertriebsbereich VkOrg London Großhandel Sparte A Sparte B Direktverkauf Einzelhandel Sparte A Sparte B ein Vertriebsbereich bildet sich aus einer bestimmten Kombination der Organisationseinheiten (Beispiel: VkORg London/Direktverkauf/Sparte A) Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.14 Vertriebsbereich Alle vertriebsrelevanten Daten können je Vertriebsbereich definiert werden: vertriebsrelevante Stammdaten eines Kunden je Vertriebsbereich Vertriebsrelevante Stammdaten eines Materials je Vertriebsbereich kundenindividuelle Preisvereinbarung je Vertriebsbereich jeder Verkaufsbeleg ist eindeutig einem Vertriebsbereich zugeordnet Innerhalb eines Vertriebsbereichs können Auswertungen durchgeführt werden, in denen z.B. der dort entstehende Umsatz analysiert wird. Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.15 Innenorganisation in Akquisition und Verkauf Vertriebsbereich Weitere Einteilung des Vertriebsbereichs auf folgenden Ebenen: Verkaufsbüro Norddeutschland Süddeutschland Verkäufergruppe A C Verkäufer Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG Mayer B Franke Beck Müller D Groß E Werth 2.16 Gliederung 4. Vorlesungseinheit 1. Überblick 2. Organisationsstruktur 3. Verkaufsabwicklung 4. Lieferung 5. Fakturierung 6. Spezielle Geschäftsvorfälle Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.17 Prozessablauf Kundenauftrag Lieferung Faktura Verkaufsbelege Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.18 Struktur Verkaufsbeleg Kopf Position 10 Einteilung 1 Einteilung 2 Belegkopf allgemeine Daten, die für gesamten Beleg gelten Belegposition Daten zu Waren und Dienstleistungen, die der Kunde bestellt Einteilung 3 Position 20 Einteilung 1 Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG Einteilung Versand- und Beschaffungsdaten 2.19 Struktur: Kundenauftrag Kopfebene Positionsebene Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.20 Struktur: Kundenauftrag Einteilungsebene Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.21 Datenübernahme aus Stammdaten Materialstamm Debitorenstamm Konditionssätze ... ... Vertriebsdaten Allgemeine Daten Preiskonditionen Lagerdaten FiBu-Daten Nachrichten Werksdaten Preisfindung Steuerermittlung Werk Gewicht Vertriebsdaten Kundenauftrag Auftraggeber: 324498 Bestellnummer: 4711 Tiptop AG / Postfach 445 / CH-4147 Aesch Bestelldatum: Wunschliefdat: 17.07.2003 Zahlungsbed.: Pos. Material Menge ME 10 183848 100 kg 20 171920 200 kg 30 Automatische Datenübernahme Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 03.07.2003 0001 E sofort zahlbar ohne.... Bezeichung Material A Material B Partner Preisfindung Steuerermittlung Incoterms Zahlungsbedingungen Automatische Datenübernahme 2.22 Preisarten Preisarten Preise Materialpreis Kundenspezifische Preis (abhängig vom Bestimmungsland) … Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG Rabatte Fracht Kundenspezifsch Materialspezifisch Abhängig von Kunden und Material … Incoterms, Teil 1 Incoterms, Teil 1+2 … Steuern Abgangsland/ Empfangsland Inland Export … 2.23 Prinzip der Preisfindung Kalkulationsschema 1. Preis PR00 2. Rabatt KA00 3. Mehrwertsteuer MWST Konditionsart: PR00 Zugriffsfolge: PR00 Zugriffsfolge: PR00 Kundenauftrag Pos. 10 100320 180 € Konditionstabellen: 1. Kunde / Material 2. Preisliste/Währung/Material 3. Material Treffer für Kond.-Art PR00 Kein passender Eintrag Kein passender Eintrag Passender Eintrag existiert Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG Konditionsart: PR00 Material: 100320 180 € 2.24 Beispiel Konditionszugriff 1000/10/10 1000/10/10 Kunde: 100111 Kunde: 100124 Material: 100320 Material: 100320 Preis: Preis: 150 € 180 € Material 100320/ Kunde 100111 Preis 150 € Kondition gefunden: 150 € Findung beendet Kondition nicht gefunden Material 100320 Preis 180 € Stammsatz wird nicht mehr geprüft Kondition gefunden: 180 € Findung beendet Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.25 Arten von Verkaufsabwicklungen für jeden Geschäftsvorgang, der den Verkauf betrifft, wird ein Verkaufsbeleg gebildet es gibt vier Arten von Verkaufsbelegen, die während der Auftragsbearbeitung auftreten können: Kundenanfrage und -angebot Kundenauftrag Kundenkontrakt Reklamation daneben gibt es besondere Auftragsformen: Barverkauf Sofortauftrag Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.26 Kundenanfrage und -angebot Kundenanfrage Aufforderung des Kunden an ein Unternehmen zur Unterbreitung eines Verkaufsangebots oder einer unverbindlichen Verkaufsauskunft Kundenangebot Angebot an einen Kunden zur Lieferung von Materialien oder zur Einbringung von Dienstleistungen zu feststehenden Konditionen das Unternehmen ist für den angegebenen Zeitraum an das Angebot rechtlich gebunden Die in Kundenanfrage und –angebot enthaltenen Daten bilden die Grundlage für nachfolgende Belege. Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.27 Kundenauftrag & Kontrakte Kundenauftrag „Ein Kundenauftrag ist eine vertragliche Vereinbarung zwischen einer Verkaufsorganisation und einem Auftraggeber über die Lieferung von Materialien oder die Erbringung von Dienstleistungen zu definierten Preisen, Mengen und Zeitpunkten.“ Kontrakt „Ein Kontrakt stellt einen Kundenrahmenvertrag über die Abnahme von Verkaufsmaterialien oder Dienstleistungen in einem bestimmten Zeitraum dar.“ Arten Gruppenkontrakt Mengenkontrakt Wertkontrakt Serviceverträge Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.28 Weitere Auftragsformen Retoure Ein Verkaufsbeleg, der bei der Reklamationsbearbeitung verwendet wird, um die Warenrücksendung durch einen Kunden abbilden zu können Auf Grund der Retoure kann man im System das Eintreffen der Ware mittels einer Retourenanliegerung registrieren und die Ware wieder in einen Sonderbestand buchen eine Gutschrift erstellen, nachdem die Reklamation genehmigt wurde Barverkauf Die gekaufte Ware wird bar bezahlt (Kasse) und dann kurz darauf vom Kunden abgeholt oder dem Kunden geliefert (z.B. im Möbelgeschäft) Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.29 Gliederung 4. Vorlesungseinheit 1. Überblick 2. Organisationsstruktur 3. Verkaufsabwicklung 4. Lieferung 5. Fakturierung 6. Spezielle Geschäftsvorfälle Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.30 Prozessablauf Kundenauftrag Lieferung Faktura Verkaufsbelege Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.31 Auslieferung Schnittstelle zur Materialwirtschaft und Warehouse Management Übergabe der Daten an Lagermitarbeiter Abrufen der Kommissionierungsdaten Abrufen der Verpackungsinformationen Überprüfen der Exportbestimmungen des Geschäfts Erzeugen der Exportdokumente Überprüfung der Gefahrgutvorschriften Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.32 Transporte Auslieferungen können zu Transporten zusammengefaßt werden Aktivitäten innerhalb des Transports Planung des Transportes Ausschreibung / Beauftragung eines Spediteurs Ermittlung der Frachtkosten Abrechnung der Frachtkosten (eigenes Dokument) Transporthilfsmittel werden als Handling Unit abgebildet (Container) Gefahrgut Route Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.33 Auslieferung Status der Auslieferung _ nicht relevant A nicht bearbeitet B teilweise bearbeitet C vollständig bearbeitet Kommissionierte Menge Bei Auslieferungen beschreibt dieses Feld die Positionsmenge, die auf der gedruckten Kommissionierliste erscheint. Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.34 Gliederung 4. Vorlesungseinheit 1. Überblick 2. Organisationsstruktur 3. Verkaufsabwicklung 4. Lieferung 5. Fakturierung 6. Spezielle Geschäftsvorfälle Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.35 Prozessablauf Kundenauftrag Lieferung Faktura Verkaufsbelege Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.36 Rechnungen lieferbezogen Auftrag Auslieferung Rechnung Auslieferung Rechnung Auftrag Rechnung Pos. 10auftragsbez. Pos. 20lieferbezogen Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG Auslieferung 2.37 Fakturierungsvorgang Verkauf Auftrag Versand Auslieferung Fakturierung Rechnung Buchhaltung 100.100.- Auftrag Rechnung 100.100.- Gutschriftsanforderung Gutschrift 10.10.- Rechnung Storno Rechnung Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 100.100.- 2.38 Datenfluss bei lieferungsbezogener Fakturierung Beispiel: Lieferbezogene Fakturierung Auftrag Auslieferung z.B. Warenempfänger Menge Texte Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG z.B. Regulierer Positionsnummer Preise Texte Rechnung Belegfluss Datenfluss 2.39 Beispiel: Faktura in SAP R/3 Kopf Position Verwendung der Warenausgang-gebuchten Menge der Auslieferung Abweichung von der Menge lt. Kundenauftrag möglich Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.40 Typische Druckpapiere in der KundenauftragsAbwicklung Verkaufsbeleg Formular Angebot Angebotsformular Kundenauftrag Auftragsbestätigung ggf. Proforma-Rechnung Auslieferung Lieferschein Packliste Qualitätszeugnis Urpsprungserklärung … Faktura Rechnung ggf. Proforma-Rechnung Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.41 Gliederung 4. Vorlesungseinheit 1. Überblick 2. Organisationsstruktur 3. Verkaufsabwicklung 4. Lieferung 5. Fakturierung 6. Spezielle Geschäftsvorfälle Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.42 Beispiel: Konsignationsabwicklung Konsignationsbeschickung Konsignationsbeschickung Lieferung Kundensonderbestand Warenausgang Konsignationsentnahme Konsignationsentnahme Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG Lieferung Warenausgang Faktura 2.43 Beispiel: Streckengeschäft TipTop AG TipTop bestellt Ware bei India Inc. Kunde bestellt Ware bei TipTop AG Kunde Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG India Inc. liefert Ware an Kunden India Inc. 2.44 Backup Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.45 Debitorenstamm Debitorenstamm Allgemeine Daten Allgemeine Daten: Übergreifend gültige Daten, Beispiele: Name Adresse Telefonnummer Buch.-kreisdaten Vertriebsdaten Buchungskreisdaten: Finanzbuchhaltungs-Daten, Beispiel: Kontoführungsdaten Daten zum Mahnverfahren Vertriebsbereichdaten: Je nach Vertriebsbereich können sich diese Daten für einen Kunden unterscheiden. Besipiele: Daten für Preisfindung Versandbedingungen Zahlungsbedingungen Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.46 Geschäftspartner Mit Hilfe von Partnerrollen wird die Rolle festgelegt, die der Geschäftspartner bei der Abwicklung eines Geschäftsvorfalls hat. Diese Rollen werden im Kundenstamm zugeordnet. Wichtige Partnerrollen für Partner „Kunde“: Auftraggeber: enthält Daten zum Verkauf Warenempfänger: enthält Daten zum Versand Rechnungsempfänger: enthält Anschrift und Daten für Dokumentendruck Regulierer: Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG Enthält Daten für Zahlungsbedingungen und Kontoverbindung 2.47 Materialstamm Materialstamm SD ... Vertriebsdaten Lagerdaten WM Buchhaltungsdaten FI Vertriebsdaten: Außenhandelsdaten Transportdaten Alternative Mengeneinheiten Steuerdaten (für die Preisfindung) … Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.48 Konditionen Preiskonditionen Konditionsart: Welche Art von Preis? Preis Rabatt Frachtkosten Steuern Zugriffsdaten: Für welche Bedingungen gilt der Preis? Kunde / Material Verkaufsorganisation / Material Material Gültigkeitszeitraum Staffeln Copyright © 2004 j&m Management Consulting AG 2.49
