Benutzerhandbuch

JOANNEUM RESEARCH Forschungsgesellschaft mbH
Institut für Informationssysteme & Informationsmanagement
Steyrergasse 17
8010 Graz, Austria
www.imdas.at
Benutzerhandbuch
Version 4.0/2008
imdas pro 4.0 – Das Benutzerhandbuch
wird von
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Handbuch Text und Layout:
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imdas pro
Überblick
1 Einleitung.............................................................................................................................A-1
2 Begriffsdefinitionen und Erklärungen ..............................................................................A-5
3 Maskenaufbau ...................................................................................................................A-17
4 Grundsätzliches zur Datenerfassung .............................................................................A-23
5 Bedeutung der Buttons....................................................................................................A-31
6 Erste Inbetriebnahme .......................................................................................................A-39
7 Grundeinstellungen und allgemeine Funktionen ..........................................................A-41
8 Benutzerverwaltung .........................................................................................................A-65
9 Stammdaten ......................................................................................................................A-71
10 Personenstammdaten ....................................................................................................A-79
11 Thesaurusbearbeitung ...................................................................................................A-85
12 Adressverwaltung mit imdas pro ................................................................................A-105
13 Objekterfassung............................................................................................................A-109
14 Benutzerdefinierte Erfassungsmasken ......................................................................A-179
15 Recherche......................................................................................................................A-199
16 Objektauswahl...............................................................................................................A-219
17 Media - Modul ................................................................................................................A-225
18 Druckgenerator .............................................................................................................A-233
19 Datenbankadministration.............................................................................................A-241
20 Datenbankverwaltung ..................................................................................................A-245
21 Zusammenführen von Datenbanken ..........................................................................A-249
22 Liste der Benutzerrechte..............................................................................................A-253
23 Installation von imdas pro ...........................................................................................A-259
24 Lizenzvertrag.................................................................................................................A-277
25 Index.................................................................................................................................. 281
26 Abbildungsverzeichnis ................................................................................................A-287
Anhang A - Stammdatenverzeichnis ...............................................................................A-293
Anhang B - Vordefinierte Erfassungsmasken ................................................................A-299
A Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung.............................................................................................................................A-1
1.1 Entwicklung von imdas pro............................................................................................A-1
1.2 Konzept .........................................................................................................................A-2
1.2.1 Datenerfassungskonzept .......................................................................................A-2
1.2.2 Programmaufbau ...................................................................................................A-2
1.3 Inhalt der imdas pro CD-ROM.......................................................................................A-3
1.3.1 Handbuch...............................................................................................................A-3
1.3.2 Inventarisierungstutorial.........................................................................................A-3
1.3.3 Thesauri .................................................................................................................A-3
1.4 Hinweis zum Aufbau des Benutzerhandbuches............................................................A-3
2 Begriffsdefinitionen und Erklärungen ..............................................................................A-5
2.1 Karteikarte .....................................................................................................................A-5
2.1.1 Karteireiter..............................................................................................................A-6
2.1.2 Eingabefeld ............................................................................................................A-6
2.1.3 Listbox..................................................................................................................A-11
2.1.4 Kontrollkästchen...................................................................................................A-11
2.1.5 Tooltipp ................................................................................................................A-12
2.2 Leuchtpult ....................................................................................................................A-12
2.3 Benutzerdefinierte Erfassungsmasken........................................................................A-13
2.4 Bewegen zwischen den Datenfeldern .........................................................................A-13
2.5 Bewegen zwischen Erfassungsmasken ......................................................................A-14
2.6 Verwendung der Menüzeile.........................................................................................A-14
2.7 Query by Example, Recherche und Objektauswahl....................................................A-14
2.7.1 Query by Example................................................................................................A-15
2.7.2 Recherche............................................................................................................A-15
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A-i
Inhaltsverzeichnis
2.7.3 Objektauswahl ..................................................................................................... A-15
2.8 Medienobjekt vs. Materialien zum Objekt ................................................................... A-15
3 Maskenaufbau................................................................................................................... A-17
3.1 Maskenexplorer........................................................................................................... A-19
3.2 Buttonleiste ................................................................................................................. A-20
3.3 Maskenkopf (Bereichsübergreifender Maskenteil) ..................................................... A-20
3.4 Detailbereich (Bereichsspezifischer Maskenteil) ........................................................ A-21
4 Grundsätzliches zur Datenerfassung............................................................................. A-23
4.1 Neuerfassung.............................................................................................................. A-23
4.2 Datenänderung ........................................................................................................... A-24
4.3 Daten suchen .............................................................................................................. A-24
4.4 Daten löschen ............................................................................................................. A-25
4.5 Daten drucken............................................................................................................. A-26
4.6 Rechtschreibprüfung in imdas pro .............................................................................. A-26
4.7 Objektbearbeitung im Offline-Modus .......................................................................... A-27
4.7.1 Arbeiten im Offline Modus: .................................................................................. A-29
4.7.2 Daten in die Serverdatenbank einspielen............................................................ A-29
4.7.3 Hinweise zum Offline Betrieb .............................................................................. A-30
5 Bedeutung der Buttons.................................................................................................... A-31
5.1 Allgemeine Buttons ..................................................................................................... A-31
5.2 Buttons für die Recherche........................................................................................... A-33
5.3 Buttons für die Navigation ........................................................................................... A-33
5.4 Buttons zum Öffnen der Detailmasken ....................................................................... A-34
5.5 Buttons für Medienobjekte .......................................................................................... A-35
5.6 Buttons für Thesauri.................................................................................................... A-35
5.7 Buttons der Objektliste ................................................................................................ A-36
6 Erste Inbetriebnahme....................................................................................................... A-39
6.1 Anmeldefenster ........................................................................................................... A-39
7 Grundeinstellungen und allgemeine Funktionen.......................................................... A-41
7.1 Farbeinstellung der Masken........................................................................................ A-41
7.2 Institutionsdaten .......................................................................................................... A-42
7.3 Sammlungen ............................................................................................................... A-44
7.4 Standorte..................................................................................................................... A-46
7.5 Mitarbeiter ................................................................................................................... A-47
7.6 Optionen...................................................................................................................... A-48
7.6.1 Allgemein ............................................................................................................. A-48
7.6.2 Nummernvergabe ................................................................................................ A-49
7.6.3 Recherche ........................................................................................................... A-51
7.6.4 Standardeintragungen ......................................................................................... A-52
A-ii
imdas pro Benutzerhandbuch
Inhaltsverzeichnis
7.6.5 Spracheinstellung.................................................................................................A-52
7.6.6 Weitere.................................................................................................................A-53
7.7 Allgemeine Funktionen ................................................................................................A-53
7.7.1 Integration des hauseigenen Logos in die Objekterfassungsmaske ...................A-54
7.7.2 Nachrichten versenden ........................................................................................A-54
7.7.3 AKL – Autoren und Künstler Lexikon ...................................................................A-56
8 Benutzerverwaltung .........................................................................................................A-65
8.1 Anlegen von neuen Benutzern ....................................................................................A-66
8.2 Benutzerrechte vergeben ............................................................................................A-67
8.3 Gruppenrechte.............................................................................................................A-68
8.4 Kennwort ändern .........................................................................................................A-69
9 Stammdaten ......................................................................................................................A-71
9.1 Maskentypen zur Stammdatenerfassung....................................................................A-73
9.1.1 Listenerfassung....................................................................................................A-73
9.1.2 Einzelerfassung....................................................................................................A-74
9.2 Maskeneigenschaften und allgemeine Funktionen .....................................................A-75
9.2.1 Maskenvergrößerung...........................................................................................A-75
9.2.2 Ersetzen von doppelten Einträgen.......................................................................A-75
9.2.3 Sortiermöglichkeit.................................................................................................A-75
9.2.4 Änderungsanzeige ...............................................................................................A-75
9.2.5 Import/Export........................................................................................................A-76
9.2.6 Drucken................................................................................................................A-76
9.3 Spezielle Stammdaten.................................................................................................A-76
9.3.1 Programmverknüpfungen ....................................................................................A-76
9.3.2 Objektbeziehungsarten ........................................................................................A-78
10 Personenstammdaten ....................................................................................................A-79
10.1 Liste der Personen/Körperschaften...........................................................................A-79
10.2 Detailerfassung der Personenstammdaten ...............................................................A-80
10.3 Bereichsabhängige Personenanzeige.......................................................................A-82
10.4 Schnittstelle zu MS Outlook ......................................................................................A-82
11 Thesaurusbearbeitung ...................................................................................................A-85
11.1 Thesaurus: Bedeutung der Buttons...........................................................................A-85
11.2 Thesaurusimport........................................................................................................A-87
11.3 Thesaurusaufbau.......................................................................................................A-88
11.4 Verschieben/Ersetzen von Thesaurusbegriffen innerhalb eines Thesaurus.............A-90
11.5 Verschieben/Ersetzen von Thesaurusbegriffen zwischen Thesauren ......................A-91
11.6 Thesaurus Datierung .................................................................................................A-92
11.7 Polyhierarchischer Thesaurus...................................................................................A-93
11.7.1 Aufbau eines polyhierarchischen Thesaurus.....................................................A-94
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-iii
Inhaltsverzeichnis
11.7.2 Verwendung eines polyhierarchischen Thesaurus............................................ A-96
11.7.3 Löschen von Thesaurusverknüpfungen ............................................................ A-96
11.8 Thesaurusbegriffe erfassen bzw. bearbeiten............................................................ A-96
11.8.1 Begriffsnotizen vs. Thesaurusbegriffsnotizen.................................................... A-97
11.9 Stammdaten - Thesauri............................................................................................. A-98
11.10 Stammdaten - Kategorien ....................................................................................... A-99
11.11 Zuordnung der Thesaurusfelder ............................................................................. A-99
11.12 Eingabe von Thesaurusbegriffen in der Objekterfassung..................................... A-100
11.12.1 Eingabe von existierenden Thesaurusbegriffen ............................................ A-101
11.12.2 Einfügen von neuen Thesaurusbegriffen ...................................................... A-102
11.13 Verwendung externer Thesauri............................................................................. A-103
12 Adressverwaltung mit imdas pro................................................................................A-105
12.1 Schnittstelle zu MS Outlook .................................................................................... A-106
13 Objekterfassung ...........................................................................................................A-109
13.1 Objektliste ............................................................................................................... A-109
13.1.1 Der Aufgabenbereich....................................................................................... A-110
13.1.2 Objektübersicht................................................................................................ A-116
13.2 Objekterfassung im Detail ....................................................................................... A-135
13.2.1 Die Verwendung des Maskenexplorers........................................................... A-136
13.2.2 Verwendung der Erfassungsmasken............................................................... A-143
13.2.3 Buttons in den Erfassungsmasken .................................................................. A-144
13.2.4 Buttons in den Detailerfassungsmasken ......................................................... A-155
13.2.5 Spezielle Datenfelder und ihre Funktionen ..................................................... A-158
13.2.6 Personen zu Objekten ..................................................................................... A-160
13.2.7 Spezielle Erfassungsmasken im Detail ........................................................... A-163
14 Benutzerdefinierte Erfassungsmasken......................................................................A-179
14.1 Benutzerdefinierte Felder........................................................................................ A-180
14.1.1 Zusammengesetzte Felder.............................................................................. A-183
14.2 Benutzerdefinierte Stammdaten ............................................................................. A-184
14.3 Benutzerdefinierte Thesaurusfelder........................................................................ A-185
14.4 Benutzerdefinierte Masken ..................................................................................... A-185
14.4.1 Anlegen einer benutzerdefinierten Maske ....................................................... A-188
14.4.2 Feldfunktionen ................................................................................................. A-196
15 Recherche .....................................................................................................................A-199
15.1 Recherchebuttons ................................................................................................... A-200
15.2 Speichern/Laden von Recherchen.......................................................................... A-201
15.2.1 Speichern von Recherchen: ............................................................................ A-201
15.2.2 Laden von Recherchen: .................................................................................. A-202
15.3 Button „Suchfelder“ ................................................................................................. A-204
A-iv
imdas pro Benutzerhandbuch
Inhaltsverzeichnis
15.4 Anzeige des Suchergebnisses ................................................................................A-205
15.5 Begriffsdefinitionen ..................................................................................................A-205
15.5.1 Suchfelder ........................................................................................................A-206
15.5.2 Suchterm..........................................................................................................A-206
15.5.3 Trunkierung ......................................................................................................A-207
15.5.4 Verknüpfungen.................................................................................................A-208
15.6 Einfache Suche .......................................................................................................A-208
15.6.1 Objektverknüpfungen.......................................................................................A-209
15.7 Volltextrecherche.....................................................................................................A-210
15.8 Thesaurussuche ......................................................................................................A-211
15.9 Expertensuche.........................................................................................................A-212
15.9.1 Erklärung der Operatoren ................................................................................A-213
15.10 SQL-Modus ...........................................................................................................A-216
15.11 Suchergebnisse verbessern..................................................................................A-216
15.12 Spezielle Funktionen als Hilfe bei der Recherche.................................................A-217
15.12.1 Funktion „Heute“ ............................................................................................A-217
15.12.2 Verwendung von „Objektauswahl“ .................................................................A-217
16 Objektauswahl...............................................................................................................A-219
16.1 Funktionen der Objektauswahl................................................................................A-219
16.2 Standorte zuordnen .................................................................................................A-219
16.2.1 Zuordnen des aktuellen Standortes .................................................................A-220
16.2.2 Zuordnen des Dauerstandortes .......................................................................A-220
16.3 Leihvertrag zuordnen...............................................................................................A-221
17 Media - Modul ................................................................................................................A-225
17.1 Erscheinungsbild und Menüfunktionen ...................................................................A-226
17.1.1 Menüzeile und Buttonleiste..............................................................................A-226
17.1.2 Ordnernavigationszeile ....................................................................................A-228
17.1.3 Bildanzeigefenster ...........................................................................................A-229
17.1.4 Serverinformationsbereich ...............................................................................A-229
17.2 IMDAS-Media: Bedeutung der Buttons ...................................................................A-230
17.3 Funktionen des IMDAS-Media Moduls....................................................................A-230
17.3.1 Import von Multimedia Dateien ........................................................................A-230
17.3.2 Import direkt von der Kamera ..........................................................................A-231
17.3.3 Browsen von verwalteten Multimedia Dateien.................................................A-231
17.3.4 Verwalten von Multimedia Dateien ..................................................................A-231
17.3.5 Effizientes Bereitstellen von Bildern.................................................................A-231
17.3.6 Multimediadateien ohne zentralen Server bereitstellen...................................A-232
18 Druckgenerator .............................................................................................................A-233
18.1 Druckeinstellungen ..................................................................................................A-235
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-v
Inhaltsverzeichnis
19 Datenbankadministration ............................................................................................A-241
19.1 Sicherung/Prüfung .................................................................................................. A-242
19.2 Datenbankoptimierung ............................................................................................ A-243
20 Datenbankverwaltung ..................................................................................................A-245
20.1 Umstieg auf den neuen Datenbankmodus.............................................................. A-247
20.2 Zurückwechseln zur alten Datenbankverwaltung ................................................... A-248
21 Zusammenführen von Datenbanken ..........................................................................A-249
21.1 Zweck dieser Import-/Export-Funktion .................................................................... A-249
21.2 Grundsätzliches zum Export – Import..................................................................... A-249
21.3 Voraussetzungen für den Import............................................................................. A-250
21.4 Datenexport............................................................................................................. A-250
21.5 Datenimport............................................................................................................. A-251
22 Liste der Benutzerrechte .............................................................................................A-253
23 Installation von imdas pro...........................................................................................A-259
23.1 Hard- und Softwarevoraussetzungen ..................................................................... A-259
23.2 Tutorial .................................................................................................................... A-259
23.3 Thesauri .................................................................................................................. A-260
23.4 Setup-Programm..................................................................................................... A-260
23.5 Sql.ini – Datei aktualisieren..................................................................................... A-270
23.6 Eingabe der Registrierungsnummer ....................................................................... A-271
23.7 Durchführen eines Online-Updates......................................................................... A-272
24 Lizenzvertrag ................................................................................................................A-277
25 Index ..................................................................................................................................281
26 Abbildungsverzeichnis ................................................................................................A-287
Anhang A - Stammdatenverzeichnis ...............................................................................A-293
Anhang B - Vordefinierte Erfassungsmasken................................................................A-299
B.1
Registrierung - Eingangsbuch.............................................................................. A-299
B.2
Inventarisierung.................................................................................................... A-300
B.3
Katalogisierung/Beschreibung ............................................................................. A-301
B.4
Gesamtansicht ..................................................................................................... A-302
B.5
Fundort................................................................................................................. A-303
B.6
Bibliographische Objekte ..................................................................................... A-303
B.7
Medienobjekte...................................................................................................... A-304
B.8
Archivalien............................................................................................................ A-306
B.9
Spezielle Sammlungsbereiche............................................................................. A-306
B.10
Detailinformation .................................................................................................. A-307
B.10.1 Wissenschaftliche Dokumentation................................................................. A-308
B.11
Geschäftsprozesse .............................................................................................. A-308
B.11.1 Leihverkehr .................................................................................................... A-308
A-vi
imdas pro Benutzerhandbuch
Inhaltsverzeichnis
B.11.2 Erhaltung / Präparation ..................................................................................A-309
B.11.3 Schätzungen ..................................................................................................A-310
B.11.4 Versicherung ..................................................................................................A-310
B.11.5 Verpackung ....................................................................................................A-311
B.11.6 Ausstellungen.................................................................................................A-311
B.11.7 Inventur ..........................................................................................................A-311
B.11.8 Deakzession...................................................................................................A-311
B.11.9 Numismatik ....................................................................................................A-312
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A-vii
1 Einleitung
1.1 Entwicklung von imdas pro
imdas pro ist DAS Produkt für Museen, das für alle in einem Museum vorkommenden
Bereiche (Natur, Kunst, Kultur, Archäologie, Geologie, Numismatik, Botanik, Zoologie,
Mineralogie, Paläontologie) einsetzbar ist. Funktionen und Masken (Registrierung,
Inventarisierung, Suchfunktion und Thesaurus sowie benutzerdefinierte Erfassungsmasken)
können sammlungsübergreifend verwendet werden, so dass innerhalb des Museums eine
einheitliche Erfassung der bestehenden Objekte erfolgt. Nicht nur für die wissenschaftlichen
Bearbeiter im Museum, sondern auch für Museumsbesucher (zB: mittels Präsentation über
INTERNET) wird ein Zugang zu den Sammlungen und das Auffinden von Objekten
vereinfacht.
Die Dokumentation hat beim heutigen Stand der Computertechnik eine große Bedeutung
erlangt, da es durch Einsatz verschiedener Medien (Videotechnik, Audiotechnik, optischer
Speicher) möglich ist, Sammlungsobjekte in großer Originaltreue abzubilden. Dadurch ist es
möglich im Publikumsbereich auf die Bilder im Computer zurückzugreifen und nicht mehr auf
die Originale. Dies ist für die Erhaltung von wertvollen und unwiederbringlichen Kulturgütern
von größter Bedeutung, da jeder unmittelbare Zugriff auf Originale die Substanz gefährdet.
imdas pro bietet:
•
Ein mit Museumsexperten erarbeitetes Programmpaket von einem unabhängigen
Forschungsinstitut
•
Die Integration museologischer (ICOM, Spectrum) und weltweiter technologischer
Standards
•
Vereinfachte Objektdokumentation durch benutzerfreundliche Standardmasken sowie
aufgabenorientierte Unterstützung von Arbeitsabläufen
•
Individuell anpassbare Erfassungsmasken
•
Mobiles Arbeiten ohne Verbindung mit dem Server
•
Gesteigerte Effizienz bei der Suche nach Objekten und Informationen
•
Leichtere Verwertung der Daten, etwa für Ausstellungen, Kataloge, Präsenationen
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A-1
1 Einleitung
•
ein flexibles und erweiterbares, zukunftsorientiertes System
1.2 Konzept
1.2.1 Datenerfassungskonzept
Die Suche ist neben der Erfassung von Objekten eine der wichtigsten Funktionen in einem
Inventarisierungsprogramm. Durch verschiedene Schreibweisen von ein und demselben
Begriff kann eine Suche unvollständig, ja sogar wertlos werden. Sobald aber mehrere
Personen an der Erfassung von Objekten beteiligt sind, wird es immer wieder zu
verschiedenen Schreibweisen kommen.
Um diesem Umstand zu begegnen, wurden in imdas pro viele Eingabefelder mit Stammdaten
(Wortlisten) bzw. dort, wo eine hierarchische Ordnung von Nöten ist, mit Thesauri hinterlegt.
Die Erweiterung dieser Stammdaten und Thesauri sollte nur qualifiziertem wissenschaftlichem
Personal vorbehalten bleiben, um eine durchgehende Konsistenz und Korrektheit der Daten
zu gewährleisten. Der Zugang zu diesen Masken (für Stammdatenerfassung und Thesauri)
wird daher durch die Benutzerverwaltung geregelt. Der Nachteil, der zu Beginn der Erfassung
von Objekten entsteht, ist, dass für die Eingabe dieser Stammdaten zuerst etwas mehr an
Arbeitsaufwand
entsteht.
Doch
dieser
Mehraufwand
wird
bereits
bei
der
Objektdatenerfassung, bei der diese Daten nur mehr aus vorgefertigten Listen ausgewählt
werden müssen, und in weiterer Folge bei Recherchen, in der alle Objekte, die diesem
Suchkriterium genügen, gefunden werden, mehr als Wett gemacht. Ebenso wird durch dieses
Konzept die objektübergreifende Datenänderung – beispielsweise bei Rechtschreibfehlern
oder neuen Erkenntnissen – durch die einmalige Korrektur in den Stammdaten bzw. Thesauri
wesentlich erleichtert.
Vor der ersten Erfassung von Objekten müssen aus diesem Grund einige Grundeinstellungen
in imdas pro vorgenommen werden (siehe 7 „Grundeinstellungen“).
1.2.2 Programmaufbau
Das
Programm
imdas pro
gliedert
sich
in
ein
Standardmodul,
das
die
Grundobjekterfassungsmasken und Grunderfassungsfunktionen enthält, und in Zusatzmodule,
über die nützliche Zusatzfunktionen sowie weiter reichende Anforderungen abgedeckt werden.
Diese Zusatzmodule vereinfachen vor allem die Nutzung und Weiterverwendung der erfassten
Daten.
Diese Module sind das Layout-Modul, das GIS-Modul und das Media-Modul. Während das
Media-Modul bereits in imdas pro integriert ist, können das GIS-Modul und das Layout-Modul
zusätzlich käuflich erworben werden.
Die folgenden Kapitel enthalten Kurzbeschreibungen zu den Komponenten; nähere
Informationen bzw. Handhabung und Verwendung dieser Komponenten finden Sie ebenso im
vorliegenden Handbuch wie die genauen Beschreibungen des imdas pro Standardmoduls.
Media-Modul
Mit diesem Modul können Sie elektronische Bilddateien einfach und effizient verwalten. Zudem
können Sie mit wenigen Schritten Objektdaten und Bilddaten zueinander in Beziehung setzen
und so sehr rasch die erforderlichen Links zwischen Objekt und Bild erstellen, ohne in die
Detailansicht jedes Objektes wechseln zu müssen.
A-2
imdas pro Benutzerhandbuch
1 Einleitung
GIS-Modul
Mit diesem Modul können Sie Ihre georeferenzierten Objektdaten selbstständig in
elektronischen Landkarten darstellen und dadurch beispielsweise rasch und effizient
Verteilungskarten erstellen.
Layout-Modul
Mit diesem Modul können Sie selbstständig neue Berichte erstellen oder bestehende Berichte
Ihren Bedürfnissen anpassen. Sie können die Anordnung der Felder, die Schriftart und
zahlreiche weitere Einstellungen im Bericht verändern.
Die Berichte können Sie anschließend in imdas pro verwenden und ausdrucken. Zudem
können die Berichte in unterschiedlichen Formaten abgespeichert werden (zB als PDF, HTML
oder Excel-Datei). Durch Exportieren der Reports können Sie auch Ausdruckformate mit
anderen Institutionen austauschen, was vor allem das Arbeiten in einem Verbund wesentlich
erleichtert. Ein einheitliches Erscheinungsbild nach außen ist ja vor allem bei gemeinsamen
Präsentationen und Auftritten von enormer Bedeutung.
1.3 Inhalt der imdas pro CD-ROM
1.3.1 Handbuch
Das Handbuch in elektronischer Form als Word–Dokument und als PDF-Datei finden Sie im
Verzeichnis „Handbuch“ auf der imdas pro CD-ROM.
1.3.2 Inventarisierungstutorial
Auf der imdas pro CD-ROM befindet sich ein Inventarisierungstutorial, das Informationen rund
um das Thema „Inventarisieren“ bietet. Sie erfahren hier Grundlegendes über die
Dokumentation
von
Sammlungen
und
die
Einsatzmöglichkeiten
von
EDVInventarisierungsprogrammen.
Sie können das Tutorial starten, indem Sie die imdas pro CD einlegen und im Startmenü auf
den Button „Start Tutorial“ klicken.
Wenn das Setup-Programm nicht automatisch ausgeführt wird, wechseln Sie mit dem
Windows-Explorer auf Ihr CD-ROM Laufwerk und starten die Datei Start.exe.
Unter „Help for Tutorial“ erhalten Sie Informationen über die Systemvoraussetzungen für den
Betrieb des Tutorials.
1.3.3 Thesauri
Auf der imdas pro CD-ROM werden im Verzeichnis „Thesaurus“ zwei Thesauri (ein ÖsterreichOrtsthesaurus und ein Standardthesaurus) mitgeliefert, die bei Bedarf nach imdas pro
importiert werden können.
1.4 Hinweis zum Aufbau des Benutzerhandbuches
Vor Ihnen liegt ein sehr detailliertes Handbuch zu imdas pro, das Ihnen nicht nur Hilfe beim
ersten Einstieg in imdas pro anbietet, sondern auch später immer als nützliches
Nachschlagewerk dient.
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-3
1 Einleitung
Neben detailreichen Grafiken und exakten Beschreibungen der einzelnen Funktionen von
imdas pro finden Sie auch sehr viele nützliche Tipps und Hinweise, die Ihnen das Arbeiten mit
imdas pro erleichtern. Hinweise und Tipps sind am Seitenrand mit einem Rufzeichen
gekennzeichnet.
Bei kursiv geschriebenen Wörtern handelt es sich um Menüs bzw. Menüpunkte oder
Menüunterpunkte oder aber um den Produktnamen imdas pro.
Die ersten Kapitel befassen sich mit Definitionen, die Ihnen das Lesen und die Verwendung
des Handbuches erleichtern. Sie finden dort Erklärungen allgemeiner Begriffe, die im
Handbuch verwendet werden.
Der Hauptteil des Handbuches enthält Grafiken, Funktionsbeschreibungen und Handhabung
des Programms an sich. Beginnend mit der Grunddatenerfassung über die umfangreiche
Stammdaten- und Thesaurusverwaltung und deren Verwendung bis hin zur detaillierten
Objektverwaltung.
In Kapitel 23 „Installation von imdas pro“ finden Sie Hilfe zum Setup-Programm.
Neben der Beschreibung des imdas pro Standardmoduls enthält das vorliegende Handbuch
auch die Beschreibungen der Module imdas--Media, imdas-GIS und imdas-Layout.
Um die Lesbarkeit des Handbuches zu gewährleisten, wurde auf eine gender-konforme
Schreibweise verzichtet.
Änderungen vor allem in der optischen Gestaltung und Aufteilung in den Erfassungsmasken
bleiben uns vorbehalten; Grafiken können im Programm daher leicht von den im Handbuch
abgebildeten Grafiken abweichen.
Wir wünschen Ihnen nun viel Spaß und Erfolg beim Arbeiten mit imdas pro,
Ihr imdas-Team!
A-4
imdas pro Benutzerhandbuch
2 Begriffsdefinitionen und
Erklärungen
In diesem Kapitel werden grundlegende Begriffe, die in imdas pro und Windows verwendet
werden, erklärt. Von erfahrenen Windows Anwendern kann es ruhigen Gewissens überblättert
werden.
2.1 Karteikarte
Eine Karteikarte entspricht aus EDV-technischer Sicht einer Datenerfassungsmaske. Stellen
Sie sich eine Karteikarte vor, wie Sie sie aus Ihren Karteikästen kennen, und „malen“ Sie diese
gedanklich auf Ihren Bildschirm – fertig ist die Datenerfassungsmaske. Alle Informationen, die
Sie auf einer herkömmlichen Karteikarte eingetragen haben, werden auch in diese
Datenerfassungsmaske eingetragen.
Welche Informationen enthält eine Karteikarte und wie sehen Sie sofort, welche Daten das
sind?
Eine Karteikarte enthält immer logisch zusammengehörende Datenfelder. Wir haben versucht.
dieses Konzept in den Standarderfassungsmasken durchgehend einzuhalten. Auch wenn es
sehr verlockend ist, sich unter den benutzerdefinierten Erfassungsmasken nur eine Maske zu
basteln, legen wir Ihnen sehr ans Herz, die Übersichtlichkeit einer Maske nicht durch zu viele
Eingabefelder in einer Maske oder durch mehrere Scrollbalken zu zerstören und das Konzept
der „thematischen“ Erfassungsmasken beizubehalten.
Den Namen einer Karteikarte finden Sie in der ersten Zeile der Datenerfassungsmaske.
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A-5
2 Begriffsdefinitionen und Erklärungen
Abbildung 1: Karteikarte
Woraus besteht eine Karteikarte?
2.1.1 Karteireiter
Eine Karteikarte ist bei einem Softwareprogramm immer auf die Größe des Bildschirms
beschränkt. Papier ist geduldig und akzeptiert beliebig viele Eintragungen auch außerhalb der
vorgesehenen Zeilen und Spalten. Da meist mehr Informationen eingetragen werden sollen,
als auf einem Bildschirm angezeigt werden können, unterteilt sich eine Karteikarte weiter in
Karteireiter. Ein Karteireiter kann als Unterkarteikarte oder Rückseite verstanden werden,
wobei wir versucht haben, thematisch zusammenhängende Informationen immer auf einem
Karteireiter darzustellen. Ein Karteireiter enthält somit immer Detailinformationen zu einer
Karteikarte.
Wie erkennt man auf den ersten Blick, welche Daten sich hinter einem Karteireiter verstecken?
Der Name der Karteireiter wurde so gewählt, dass Sie bereits aus dem Namen auf die
enthaltenen Daten schließen können. Den Namen des Karteireiters finden Sie in dem
Fähnchen am oberen Rand des Karteireiters.
2.1.2 Eingabefeld
Abbildung 2: Eingabefeld
A-6
imdas pro Benutzerhandbuch
2 Begriffsdefinitionen und Erklärungen
Ein Eingabefeld kann beliebigen Text oder Zahlen enthalten. Ist es nicht möglich, den ganzen
Text auf einmal anzuzeigen, kann man mit Hilfe des Scrollbalkens (Pfeile) auf der rechten
Seite des Eingabefeldes den Text verschieben.
Ein Doppelklick ins Eingabefeld bewirkt, dass man:
1. bei Notiz, Bemerkung, Vorbehalte, etc. eine vergrößerte Darstellung des
Eingabefeldes erhält.
2. bei Thesaurusfeldern das Thesaurusauswahlfenster eingeblendet wird.
3. bei Mehrfachfeldern die Detailmasken geöffnet werden.
4. bei Suchterm im Menü Recherche eine Liste aller möglichen Suchterme zum
ausgewählten Suchfeld erhält.
5. bei Programmdatei im Menü Programme ein Fenster zur Suche nach Programmen
erhält.
Welche Arten von Eingabefeldern können unterschieden werden?
Einfaches Eingabefeld
Als einfaches Eingabefeld wird ein Feld bezeichnet, in das Sie beliebige Inhalte eingeben
können. Bei diesen Feldern wird keine Überprüfung auf Format, Inhalte o.ä. durchgeführt.
Mehrfachfeld
Mehrfachfelder charakterisieren sich dadurch, dass Sie mehrere Einträge des gleichen Typs
unabhängig voneinander erfassen können. Diese Daten werden in eigenen Detailmasken
erfasst, da eine einfache Zeileneingabe nicht möglich ist. Das Feld „Material“ ist beispielsweise
ein Mehrfachfeld.
Abbildung 3: Mehrfachfeld "Material"
Pflichtfeld
In ein Pflichtfeld müssen Daten eingegeben werden. Beispiele für Pflichtfelder im
Standardmaskenkopf sind: Objektbezeichnung, Institutionsname, Eingangsnummer,
Sammlung, Bereich und Stück. Alle Pflichtfelder sind durch eine blaue Beschriftung
gekennzeichnet.
Wurden in einer Maske bei einem Pflichtfeld (zB Objektname) keine Daten eingegeben, so
wird beim Versuch diesen Datensatz zu speichern, folgende Fehlermeldung angezeigt:
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A-7
2 Begriffsdefinitionen und Erklärungen
Abbildung 4: Pflichtfeld
Nach Drücken des OK Buttons ergänzen Sie die fehlenden Daten, und speichern Sie den
Datensatz erneut.
Welche Felder in imdas pro Pflichtfelder sind, kann sich der Benutzer bei der Verwendung der
benutzerdefinierten Masken selbst festlegen. In der Standardversion von imdas pro gibt es
sechs Pflichtfelder, die jedoch zum Großteil bereits vorausgefüllt sind. Diese sind:
Pflichtfeld
Bemerkung
Institution
Da in imdas pro die Objekte verschiedener Institutionen verwaltet
werden können, ist es erforderlich jene Institution anzugeben, zu
der das Objekt gehört. Bei einer Neuerfassung wird jene
Institution bereits voreingestellt, die beim zuletzt erfassten Objekt
gewählt wurde. Dadurch muss man den Eintrag dieses Feldes
nur dann ändern, wenn das Objekt einer anderen Institution
zugeordnet werden soll.
Bereich
Eine Unterteilung der Objekte in imdas pro erfolgt nach
Museumsbereichen – wie Natur, Kunst, Kultur, Technik,
Archäologie u.ä. Der Eintrag dieses Feldes wird – ebenso wie
Institution und Sammlung – vom zuletzt erfassten Objekt
übernommen. Änderungen in diesem Feld muss man nur dann
vornehmen, wenn sich der Bereich ändert.
Sammlung
Innerhalb eines Bereiches kann es weitere Unterteilungen in
einzelne Sammlungen geben. Auch hier gilt, dass der Eintrag
des letzten Objektes übernommen wird und daher Änderungen
nur gemacht werden müssen, wenn man Objekte einer anderen
Sammlung erfasst.
Objektbezeichnung
Dieses Feld muss immer neu ausgefüllt werden, da die
Objektbezeichnung jedes Objekt individuell bezeichnet. Als
Vereinfachung ist es jedoch möglich, für die Objektbezeichnung
einen Thesaurus zu verwenden, auf den bei der Datenerfassung
immer zurückgegriffen werden kann. Dadurch kann man Zeit bei
der Erfassung und in weiterer Folge Zeit bei Recherchen sparen.
Bitte beachten Sie, dass bei der Verwendung eines
benutzerdefinierten Maskenkopfes das Feld Objektbezeichnung
nicht notwendigerweise ein Pflichtfeld sein muss; es ist jedoch
immer ein Pflichtfeld, wenn Sie die Standardmaskenköpfe von
imdas pro verwenden.
Stück
A-8
Dieses Feld wird standardmäßig mit 1 ausgefüllt. Änderungen
können selbstverständlich vorgenommen werden.
imdas pro Benutzerhandbuch
2 Begriffsdefinitionen und Erklärungen
Pflichtfeld
Bemerkung
Bitte beachten Sie, dass bei der Verwendung eines
benutzerdefinierten Maskenkopfes das Feld Stück nicht
notwendigerweise ein Pflichtfeld sein muss; es ist immer dann
ein Pflichtfeld, wenn Sie die Standardmaskenköpfe von
imdas pro verwenden.
Eingangsnummer
Die Vergabe der Eingangsnummer kann einerseits händisch
andererseits auch automatisch erfolgen. Die automatische
Vergabe kann unter dem Menüpunkt Optionen eingestellt
werden. Wurde die automatische Vergabe gewählt, wird das Feld
automatisch ausgefüllt. Änderungen in diesem Feld können nur
bei händischer Vergabe durchgeführt werden.
Bitte beachten Sie, dass bei der Verwendung eines
benutzerdefinierten Maskenkopfes das Feld Eingangsnummer
nicht notwendigerweise ein Pflichtfeld sein muss; es ist jedoch
immer ein Pflichtfeld, wenn Sie die Standardmaskenköpfe von
imdas pro verwenden.
Thesaurusfeld
Ein Thesaurusfeld ist gekennzeichnet durch den Button
. Die Einträge in einem
Thesaurusfeld kommen aus einem Thesaurus. Die Auswahl der Begriffe erfolgt entweder über
eine Listbox, in der die entsprechenden Thesaurusbegriffe angezeigt werden, oder über das
Thesaurusbegriffsauswahlfenster.
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2 Begriffsdefinitionen und Erklärungen
Abbildung 5: Thesaurusbegriffsauswahl
Stammdatenfeld
Ein weiterer Typ Eingabefeld ist das Stammdatenfeld. Als Stammdatenfeld bezeichnet man
ein Feld, dessen Einträge aus vordefinierten Listen – den Stammdatenlisten - stammen. Die
Auswahl der Einträge erfolgt über eine Listbox. Stammdatenfelder erkennt man am kleinen
Pfeil am rechten Rand des Eingabefeldes.
Als Beispiel für ein Stammdatenfeld sehen Sie hier das Datenfeld „Eingangsart“.
Abbildung 6: Stammdatenfeld
Historienfeld
Mit imdas pro ist es möglich, die Geschichte der Objektbearbeitung und damit auch des
Objektes selbst sehr genau rückzuverfolgen. Neben einer allgemeinen History-Funktion, die
sich auf die Bearbeitung des gesamten Objektdatensatzes bezieht, gibt es bestimmte Felder,
deren Bearbeitung im Detail – als Historie - aufgezeichnet wird. Diese Felder nennen wir
Historienfelder. Sie sind durch den Button
links neben dem Eingabefeld leicht zu erkennen.
Durch einen Klick auf den Button, öffnet sich die jeweilige Historienmaske, in der angezeigt
wird, welcher Bearbeiter wann was geändert hat.
Als Beispiel für ein Historienfeld sehen Sie hier das Feld „Eingangsart“:
Abbildung 7: Historienfeld
A-10
imdas pro Benutzerhandbuch
2 Begriffsdefinitionen und Erklärungen
Als Beispiel für eine Historienmaske sehen Sie hier die Historienmaske des Feldes
„Eingangsart“:
Abbildung 8: Historienmaske
2.1.3 Listbox
Ein weiteres Element einer Karteikarte ist eine Listbox. In einer Listbox kann man aus einer
vorgegebenen Liste von Daten, die über Stammdaten erfasst werden, auswählen.
Wenn Sie sich mit dem Mauszeiger über dem Pfeil befinden, klicken Sie die linke Maustaste.
Dadurch klappt die Listbox auf und darunter finden Sie die Liste der auszuwählenden Einträge.
Bewegen Sie nun den Mauszeiger über den gewünschten Eintrag und klicken Sie erneut die
linke Maustaste. Der Begriff wird in das Feld übernommen, die Listbox wird automatisch
zugeklappt.
Ist die Liste der Einträge sehr lang, so können Sie durch Eingabe des Anfangsbuchstaben des
Begriffes direkt zu jenen Begriffen springen, die denselben Anfangsbuchstaben haben.
Wenn Sie bereits mit dem Cursor im Eingabefeld stehen, so können Sie mit den Pfeiltasten
Ihrer Tastatur die Liste durchblättern. Wenn der richtige Eintrag im Feld erscheint, verlassen
Sie das Feld mit der Tabulatortaste.
Abbildung 9: Listbox
Prinzipiell dient also eine Listbox der Auswahl von Begriffen. Eine Ausnahme bilden jedoch die
Listboxen zur Auswahl eines Thesaurusbegriffes. Wenn Sie in das Listboxfeld eines
Thesaurusfeldes einen Begriff eingeben, der noch nicht im Thesaurus enthalten ist, so werden
Sie aufgefordert, den Begriff einem Thesaurus zu zuordnen und so direkt in dem Thesaurus zu
aufzunehmen.
2.1.4 Kontrollkästchen
Ein weiteres Maskenelement sind die Kontrollkästchen. Kontrollkästchen sind Ja/Nein-Felder,
die durch einfaches Klicken aktiviert (auf Ja gesetzt) oder deaktiviert (auf Nein gesetzt)
werden.
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2 Begriffsdefinitionen und Erklärungen
Abbildung 10: Kontrollkästchen
Das Kontrollkästchen Baumsuche ist aktiviert. Das Kontrollkästchen Auch nach Verweisen
suchen ist deaktiviert.
2.1.5 Tooltipp
Wenn Sie nicht mehr sicher sind, welche Funktion oder Aktion sich hinter einem Button
verbirgt, so bewegen Sie den Mauszeiger über den Button und lassen den Mauszeiger dort
einige Augenblicke ruhen. Sie werden sehen, dass ein gelbes Fähnchen – ein Tooltipp –
erscheint, der kurz und prägnant die dahinter liegende Funktion erklärt.
2.2 Leuchtpult
Falls zu einem Objekt Bilder eingegeben wurden, wird durch einen Klick auf den Bilder zum
Objekt anzeigen Button (
) in der Buttonzeile automatisch das Media-Modul geöffnet und
man erhält eine Übersicht über die vorhandenen Bilder zum Objekt. Informationen zur
Verwendung und Bedienung der Komponente imdas-Media finden Sie in Kapitel 17 „Media Modul“ ab Seite A-225 dieses Handbuches.
Abbildung 11: Medienmodul mit Bildübersicht
Befindet man sich in der Maske „Materialien zum Objekt“, öffnet sich durch einen Klick auf den
Button
A-12
ein Fenster zum Betrachten des Bildes, bei dem der Cursor steht.
imdas pro Benutzerhandbuch
2 Begriffsdefinitionen und Erklärungen
Abbildung 12: Fenster - Bild betrachten
Durch einen Klick auf ein in der Objektliste eingeblendetes Bild öffnet sich ebenfalls eine
Vergrößerung des Bildes, wie Sie es in Abbildung 12 sehen.
Mit dem Button
erhalten Sie eine Vergrößerung des Bildes, wobei auf das von Ihnen
voreingestellte Bildbetrachtungsprogramm zugegriffen wird.
2.3 Benutzerdefinierte Erfassungsmasken
Ein wichtiger Schritt hin zur „Unabhängigkeit“ von Programmierern ist die Entwicklung im
Bereich „Selbstdefinition“ und „Selbsterstellung“.
Unter benutzerdefinierten Erfassungsmasken sind Eingabeformulare zu verstehen, die vom
Anwender selbst in einem eigenen Maskeneditor erstellt werden können. So kann der
Benutzer institutionsspezifische Eingabefelder und Stammdatentabellen erstellen und diese
dann – durchaus in Kombination mit imdas-Standardfeldern – in wiederum
institutionsspezifischen Eingabemasken darstellen. Auf diese Art können ohne
Programmierkenntnisse eigene Arbeitsprozesse abgebildet werden.
Näheres
zum
Thema
„benutzerdefinierte
Erfassungsmasken“
Kapitel 14 „Benutzerdefinierte Erfassungsmasken“ ab Seite A-179.
finden
Sie
in
2.4 Bewegen zwischen den Datenfeldern
Um sich zwischen den Eingabefeldern bewegen zu können bzw. von einem Feld zum anderen
zu springen, haben Sie zwei Möglichkeiten:
Verwendung der Maus: Bewegen Sie den Mauszeiger über das Eingabefeld, in dem Sie Daten
erfassen wollen. Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste.
Verwendung der Tabulatortaste: Durch Drücken der Tabulatortaste springen Sie von einem
Karteikartenelement zum nächsten.
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A-13
2 Begriffsdefinitionen und Erklärungen
Bitte beachten Sie, dass bei Verwendung der Tabulatortaste nicht nur die einzelnen
Datenfelder, sondern auch alle in der Maske enthaltenen Buttons – wie Historien- und
Thesaurusbuttons – miteinbezogen werden.
2.5 Bewegen zwischen Erfassungsmasken
Um einzelne Erfassungsmasken von imdas pro zu öffnen, klicken Sie mit der linken Maustaste
auf den Namen der Erfassungsmaske im linken Maskenbaum oder wählen Sie den
entsprechenden Menüpunkt in der Menüzeile (siehe Kapitel 2.6 „Verwendung der Menüzeile“
auf Seite A-14).
2.6 Verwendung der Menüzeile
Sie können für das Arbeiten mit imdas pro und die für die Datenerfassung zu Verfügung
stehenden Funktionen auch die Menüzeile am oberen Rand des Programmbildschirms
verwenden.
Abbildung 13: Menüzeile mit offenem Recherchemenü
Um die Datenerfassung und -bearbeitung mit Hilfe der Menüzeile durchzuführen, drücken Sie
einmal die <ALT>-Taste. Danach werden die für die einzelnen Menüpunkte zu verwendenden
Buchstaben unterstrichen dargestellt. Durch Drücken des entsprechenden Buchstaben wird
das Menü aufgeklappt.
Die Auswahl des Untermenüpunktes erfolgt entweder durch Drücken des unterstrichenen
Buchstaben des Untermenüpunktes, durch Auswahl des Untermenüpunktes mit den
Pfeiltasten Ihrer Tastatur oder durch einen Klick mit der linken Maustaste auf den
entsprechenden Menüpunkt.
2.7 Query by Example, Recherche und
Objektauswahl
Sie werden im Laufe des Arbeitens mit imdas pro immer wieder auf die Begriffe „Query by
Example“ „Recherche“ und „Objektauswahl“ treffen. Was ist nun darunter zu verstehen?
A-14
imdas pro Benutzerhandbuch
2 Begriffsdefinitionen und Erklärungen
2.7.1 Query by Example
Unter „Query by Example“ (QBE) versteht man die Suche direkt in den Erfassungsmasken.
Nach dem Anklicken des Buttons
wird eine leere Eingabemaske angezeigt. In die
einzelnen Felder können Suchbegriffe eingegeben werden.
Prinzipiell erfolgt die QBE-Suche immer nach den in den Eingabefeldern eingegebenen
Kriterien. Bei Zahlenfeldern ist es auch möglich, logische Operatoren zu verwenden. Sie
können nach Zahlen suchen, die „größer“ (>), „größer gleich“ (>=), „kleiner“ (<) oder „kleiner
gleich“ (<=) als die eingegebene Zahl sind.
So wird nur nach den Datenfeldern der Erfassungsmaske in einem Objekttyp gesucht. Eine
Kombination von Objekttypen und weiteren Datenfeldern ist im Rahmen der QBE nicht
möglich. Dies ist die einfachste Suchmöglichkeit in imdas pro, die sich dann anbietet, wenn
Sie während der Datenerfassung bei unterschiedlichen Objekten in gleichen Masken etwas
ändern, ergänzen oder aber auch recherchieren wollen.
2.7.2 Recherche
Unter einer Recherche versteht man die Suche im Datenbestand mit unterschiedlichen
Suchkriterien über mehrere Erfassungsmasken und Objekttypen hinweg. Das Ergebnis ein
und derselben Recherche kann zu verschiedenen Zeitpunkten zu unterschiedlichen
Ergebnissen führen, da sich der Datenbestand laufend ändern kann. So kann zum Beispiel die
Suche nach Objekten mit der Objektbezeichnung „Uhrwerk“ 2 Objekte, beim nächsten
Ausführen bereits 10 Objekte als Ergebnis liefern, weil zwischenzeitlich 8 neue Objekte mit der
Bezeichnung „Uhrwerk“ in den Datenbestand aufgenommen wurden.
2.7.3 Objektauswahl
Unter Objektauswahl versteht man das abgespeicherte Ergebnis einer Recherche. Das heißt,
die Objekte, die als Ergebnis einer Recherche ermittelt wurden, werden als kleine
„Untermenge“ des Datenbestandes zusammengefasst und diese Liste unter einem eigenen
Namen abgespeichert. Zum Unterschied zur Recherche, die zu verschiedenen Zeitpunkten
unterschiedliche Ergebnisse liefern kann, liefert der Aufruf einer Objektauswahl immer
dieselben Objekte. Eine Änderung der Objektauswahl ist nur durch das Hinzufügen oder
Entfernen von Objekten aus der Ergebnisliste durch den Benutzer möglich.
2.8 Medienobjekt vs. Materialien zum Objekt
Beim Arbeiten mit imdas pro werden Sie immer wieder auf die Begriffe „Medienobjekt“ und
„Materialien zum Objekt“ stoßen. Ich möchte Ihnen daher schon an dieser Stelle den
prinzipiellen Unterschied zwischen Medienobjekt und Material zum Objekt erläutern.
Unter Material zum Objekt ist zusätzliches Informationsmaterial (zB Fotos des Objektes) zu
verstehen. Materialien zum Objekt dienen einer genaueren Beschreibung des Objektes. Das
Foto, das elektronisch vorliegt, wird nicht als solches dokumentiert, sondern der Pfad der Datei
wird als Link zum Objekt verknüpft. Die Erfassung dieser Verknüpfung erfolgt in den
Erfassungsmasken
„Materialien
zum
Objekt“
unter
der
Maskenexplorerrubrik
„Objektbeziehungen“ (vgl. dazu Kapitel 3.1 „Maskenexplorer“ auf Seite A-19 und 13.2.1 „Die
Verwendung des Maskenexplorers“ ab Seite A-136). Materialien zum Objekt an sich erhalten
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A-15
2 Begriffsdefinitionen und Erklärungen
keine Inventarnummern, sondern
Identifizierung.
lediglich
interne
Systemnummern
zur
eindeutigen
Ein Foto beispielsweise ist dann Medienobjekt, wenn es an sich schon das Objekt ist, das
erfasst und dokumentiert werden soll. Unerheblich ist dabei, ob das Foto tatsächlich auch
elektronisch vorliegt. Sie erfassen also dokumentarisch wichtige oder interessante
Informationen zum Foto selbst. Diese Informationen werden in der Maske „Medienobjekte“ – in
der Rubrik „Objektbearbeitung“ erfasst. Medienobjekte erhalten Inventarnummern, die damit
auch in den Inventarlisten einer Institution aufscheinen.
A-16
imdas pro Benutzerhandbuch
3 Maskenaufbau
Wenn Sie bereits mit imdas pro vertraut sind, können Sie diese Kapitel bedenkenlos
überspringen. Sollten Sie aber erst mit dem Arbeiten mit imdas pro beginnen, wenden Sie bitte
Ihre Aufmerksamkeit dem folgenden Kapitel zu, um sich bereits zu Beginn des Arbeitens mit
den Begriffen und Layouts vertraut zu machen.
Der prinzipielle Maskenaufbau zieht sich durch das gesamte Programm. Sie werden
feststellen, dass sich alle Masken ähnlich sind. So sind nicht nur gleiche Funktionen hinter
einheitlichen Buttons versteckt, sondern auch allgemeine Texte und Hinweise gleich gehalten.
Eine Maske in imdas pro besteht aus folgenden Fixelementen:
Maskenelement
Bedeutung
Namenszeile
Den Namen einer Erfassungsmaske finden Sie immer in der obersten
Zeile einer Maske.
Abbildung 14: Namenszeile der Maske "Institutionsstammdaten"
In dieser Zeile finden Sie neben dem Maskennamen auch den
und den Ausstiegsbutton
Hilfebutton
PC-Anwendungen kennen.
, wie Sie ihn von anderen
Menüzeile
Die Menüzeile ist die zweite Zeile am oberen Bildschirmrand.
Buttonzeile
In jeder Erfassungsmaske ist zumindest eine Buttonzeile vorhanden.
Über diese Buttonzeile steuern Sie einerseits die Navigation zwischen
Datensätzen andererseits rufen Sie über einige Buttons weitere
Detailerfassungsmasken aber auch spezielle Funktionen, wie etwa das
Kopieren von Einträgen, auf.
Abbildung 15: Buttonzeile der Maske "Institutionsstammdaten“
Funktionsleiste
Die Funktionsleiste finden Sie am linken Rand der imdas pro
Benutzeroberfläche. Sie beinhaltet speziell ausgewählte Funktionen, die
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A-17
3 Maskenaufbau
Maskenelement
Bedeutung
sehr häufig bei der Datenerfassung verwendet werden und deren
Buttons daher aus ergonomischen Gründen in dieser Leiste
zusammengefasst wurden.
Abbildung 16: Funktionsleiste
Sie können die Funktionsleiste ausblenden, indem Sie unter
Datei / Optionen Karteireiter „Allgemein“ die entsprechende Option
„Funktionsleiste anzeigen“ deaktivieren.
Eine Beschreibung der Buttonbedeutungen
Kapitel 5 „Bedeutung der Buttons“ ab Seite A-31.
finden
Sie
in
Bei nicht geöffneter Objektliste können Sie über den Menüpunkt Ansicht
und Untermenüpunkt „Konfiguration Buttonleiste“ steuern, welche
Buttons Sie angezeigt haben wollen, und welche nicht.
Detailbereich
Im Detailbereich einer Maske sehen Sie die einzelnen Informationsfelder
oder Datenfelder, in die Sie die spezifischen Informationen eintragen.
Auf den Aufbau der Masken für die Objekterfassung wird hier genauer eingegangen, da dies
jener Bereich sein wird, mit dem Sie am häufigsten zu tun haben werden.
Die Objekterfassungsmaske lässt sich in 4 Teile gliedern:
1. Maskenexplorer
2. Buttonleiste
3. Bereichsübergreifender Maskenteil
4. Bereichsspezifischer Maskenteil
A-18
imdas pro Benutzerhandbuch
3 Maskenaufbau
3.1 Maskenexplorer
Im Maskenexplorer werden die wichtigsten Vorgänge, die ein Objekt im Museum durchlaufen
kann, (zB: Objektbearbeitung, Leihverkehr,...) dargestellt. Durch einen Klick auf einen Vorgang
wird die zugehörige Maske geöffnet. Ein
dieser Maske Daten eingegeben wurden.
Zeichen neben einem Vorgang bedeutet, dass in
Abbildung 17: Maskenexplorer der Objektbearbeitung
Der Inhalt des Maskenexplorers kann abhängig vom gewählten Objekttyp (hier:
Museumsobjekt) variieren. Die Zusammenstellung der Masken kann institutionsspezifisch
durchgeführt werden; dh., Sie haben die Möglichkeit pro Objekttyp verschiedene Masken für
die Objekterfassung zur Verfügung zu stellen.
Abhängig von der Vergabe der Rechte in der Benutzerverwaltung kann der Inhalt des
Maskenexplorers auch von Benutzer zu Benutzer unterschiedlich sein. Masken, auf die ein
Benutzer auf Grund der Rechtevergabe nicht zugreifen darf, sind ausgeblendet.
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A-19
3 Maskenaufbau
3.2 Buttonleiste
Die Buttonleiste hat für alle Objekttypen das gleiche Aussehen und ist standardmäßig am
oberen Bildschirmrand zu finden.
Abbildung 18: Buttonleiste
Die Bedeutung der einzelnen Buttons wird im Kapitel 5 „Bedeutung der Buttons“ ab Seite A-31
erklärt. Zusätzlich wird in der Buttonleiste der aktuelle Eingabemodus (Betrachten, Neu,
Löschen, Ändern,...) angezeigt.
Über den Menüpunkt Ansicht/Konfiguration Buttonleiste können Sie datenbankweit einstellen,
welche Buttons sichtbar sein sollen. Bitte beachten Sie, dass „datenbankweit“ bedeutet, dass
diese Einstellung für alle Benutzer derselben Datenbank gilt.
Weiters finden Sie in der Buttonzeile den Namen der gewählten Objekterfassungsmaske (hier:
Museumsobjekt: Registrierung - Eingangsbuch (Standard)).
3.3 Maskenkopf (Bereichsübergreifender Maskenteil)
Als Maskenkopf wird jener Maskenteil bezeichnet, der innerhalb eines Objektbereiches für alle
Detailerfassungsmasken gleich bleibt. Die Informationen, die hier dargestellt werden, dienen
dazu, sich rasch einen Überblick darüber zu verschaffen, in welcher Sammlung, bei welchem
Objekt man sich befindet. Die wichtigsten Angaben zu einem Objekt sollten gleich im
Maskenkopf dargestellt werden. Diese Erfassung und Bearbeitung erfolgt gleich wie im
Detailbereich, die Anzeige dient lediglich der besseren Orientierung.
In der Standardversion von imdas pro, das ist die Version, die nach dem (ersten) Installieren
zur Verfügung steht, sind in diesem Maskenteil die Institutionsstammdaten, der Bereich, die
Sammlung, der Name des Objekts, die Eingangsnummer, die Inventarnummer, der Standort,
die Stückzahl und der Status, in dem sich das Objekt befindet (hier: inventarisiert, registriert;
Mat. zum Obj., usw.), dargestellt.
Abbildung 19: Maskenkopf – Standard (Kultur)
Standardmäßig ist dieser Teil für alle Objekttypen eines Bereiches gleich. Wird ein
Sammlungsbereich gewählt, der dem Bereich Natur zugeordnet ist, erscheint ein
naturhistorisch spezifischer Maskenkopf. Sie können jedoch über die Funktion
„benutzerdefinierte Masken“ für alle Objekttypen unterschiedliche Maskenköpfe
zusammenstellen. Neben den freiwählbaren Datenfeldern können auch Pflichtfelder frei
definiert werden, so dass auf Wunsch – zum Unterschied von der Standardversion des
Maskenkopfes - auch weniger als 6 Pflichtfelder ausgefüllt werden müssen. Die Felder
Institution, Bereich und Sammlung sind in der Standardversion von imdas pro als Pflichtfelder
definiert, wobei diese Felder bei der Neuerfassung bereits Standardeinträge enthalten. Bei der
Verwendung benutzerdefinierter Maskenköpfe können diese drei Felder jedoch ausgeblendet
A-20
imdas pro Benutzerhandbuch
3 Maskenaufbau
werden. Näheres dazu finden Sie im Kapitel 14 „Benutzerdefinierte Erfassungsmasken“ ab
Seite A-179.
3.4 Detailbereich (Bereichsspezifischer Maskenteil)
Dieser Maskenteil ist je nach Bereich bzw. Sachgebiet unterschiedlich gestaltet. Das hat den
Vorteil, dass man nur diese Felder in der Maske sieht, die für den im Feld Bereich
eingestellten Bereich des Objekttypen bzw. der Sammlung relevant sind.
Abbildung 20: Bereichsspezifischer Maskenteil
Selbstverständlich ist es durch die spezifische Konfiguration des Maskenexplorers auch
möglich, Masken unterschiedlicher Bereiche miteinander zu kombinieren und so auch Daten
zu erfassen, die per definitionem nicht zum gewählten Bereich gehören, jedoch durchaus
miterfasst werden sollen. Näheres zum Thema Maskenexplorer finden Sie in Kapitel 13.2.1
„Die Verwendung des Maskenexplorers“ ab Seite A-136.
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A-21
4 Grundsätzliches zur
Datenerfassung
Bevor Ihnen die folgenden Kapitel eine genaue, detailreiche Beschreibung der einzelnen
Funktionen, Möglichkeiten und Erfassungsmasken geben, lassen Sie mich Grundsätzliches
zum Arbeiten mit imdas pro zusammenfassen. Geübte imdas-Anwender können dieses
Kapitel entweder überspringen oder aber zur Auffrischung selbstverständlich lesen.
Wenn Sie einen Blick auf verschiedene Erfassungsmasken werfen, werden Sie rasch
feststellen, dass die Masken sich in Erscheinungsbild und Handhabung weitgehend gleichen.
Um das Arbeiten mit imdas pro so einfach wie möglich zu halten – was auf Grund der
Komplexität der Materie „Kultur“ nicht immer einfach zu bewerkstelligen ist – wurden für
gleiche Funktionen und Anforderungen durchgängig gleiche Buttons, Funktionen und
Bezeichnungen verwendet. Sie werden sich daher bereits nach einer kurzen Einübungszeit
sehr gut zurecht finden und wissen, welchen Schritt das System als nächstes von Ihnen
erwartet, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Eine Erklärung der wichtigsten Begriffe ist in Kapitel 2 „Begriffsdefinitionen und Erklärungen“
ab Seite A-5 enthalten.
Prinzipieller Maskenaufbau und die einzelnen
3 „Maskenaufbau“ ab Seite A-17 beschrieben.
Maskenteile
wurden
in
Kapitel
Eine Auflistung der Buttons mit einer dazugehörigen Beschreibung derselben finden Sie in
Kapitel 5 „Bedeutung der Buttons“ ab Seite A-31.
Die folgenden Ausführungen beziehen sich auf die tatsächliche Datenerfassung und
Datenverwaltung und sollen Ihnen helfen, möglichst rasch mit dem Workflow von imdas pro
vertraut zu werden.
Sie werden schon nach kurzer Zeit feststellen, dass das Arbeiten mit imdas pro zur Routine
wird. Im Wesentlichen lassen sich die wichtigsten Arbeitschritte, bei denen Sie imdas pro
unterstützt, zusammenfassen in Neuerfassen, Datenänderung, Suchen, Drucken und
Auswerten. Die Schritte, die Sie in Bezug auf diese Funktionen durchführen müssen, sind in
allen Erfassungsmasken gleich und werden in den folgenden Kapiteln beschrieben.
4.1 Neuerfassung
Um Daten neu in imdas pro zu erfassen, sind drei Arbeitsschritte auszuführen.
1. Klicken Sie den Button „Neuen Datensatz eingeben“
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
.
A-23
4 Grundsätzliches zur Datenerfassung
2. Erfassen Sie die Daten in den Eingabefeldern.
3. Klicken Sie den Button „Änderungen speichern“
.
Wollen Sie die Neuerfassung abbrechen und den Datensatz nicht speichern, so klicken Sie
den Button „Änderungen verwerfen“
.
Bitte beachten Sie, dass Sie Daten explizit abspeichern müssen, um die Daten in die
imdas pro Datenbank aufzunehmen. Wollen Sie einen Datensatz bzw. eine Erfassungsmaske
verlassen, ohne den Button
zu klicken, erhalten Sie folgende Mitteilung am Bildschirm.
Abbildung 21: Änderungen speichern?
Durch einen Klick auf den Button
werden die Daten in die imdas pro Datenbank
bewirkt, dass die erfassten Daten nicht
übernommen. Ein Klick auf den Button
gespeichert werden und man den Eingabemodus verlässt. Hingegen bewirkt ein Klick auf den
, dass die erfassten Daten nicht abgespeichert werden, man jedoch im
Button
Eingabemodus bleibt.
4.2 Datenänderung
Wollen Sie bereits erfasste Daten ändern oder Ergänzungen zu bestehenden Datensätzen
machen, unterscheiden sich die durchzuführenden Schritte nur unwesentlich von jenen
Schritten, die bei der Neuerfassung zu tätigen sind.
1. Klicken Sie entweder den Button „Recherche“
oder den Button „Query by
example ausführen“
oder machen Sie einen Doppelklick in der Objektliste auf den
gewünschten Datensatz, um den Datensatz, den Sie bearbeiten wollen, zu laden.
2. Führen Sie die gewünschten Datenänderungen bzw. Ergänzungen durch.
3. Klicken Sie den Button „Änderungen speichern“
verwerfen“
oder den Button „Änderungen
.
4.3 Daten suchen
Haben Sie Daten in Ihrer Datenbank erfasst, so ist es wichtig, dass Sie diese Daten zu einem
späteren Zeitpunkt wieder finden. Einerseits weil Sie vielleicht Änderungen vornehmen wollen,
andererseits weil Sie die Daten für Ausstellungen, Leihverkehr oder etwaige Auswertungen
benötigen. Führen Sie für die Funktion „Daten suchen“ folgende Schritte aus:
A-24
imdas pro Benutzerhandbuch
4 Grundsätzliches zur Datenerfassung
1. Klicken Sie entweder den Button „Recherche“
example ausführen“
oder den Button „Query by
.
2. Erfassen Sie die Suchkriterien.
3. Um die Suche zu starten, klicken Sie den Button „Suche ausführen“
.
Näheres zum Thema Suchen und Recherche finden Sie in Kapitel 15 „Recherche“ ab Seite A199.
4.4 Daten löschen
Wollen Sie Daten wieder aus Ihrer imdas pro Datenbank entfernen, so müssen Sie die Daten
löschen:
1. Klicken Sie entweder den Button „Recherche“
oder den Button „Query by
example ausführen“
oder machen Sie einen Doppelklick in der Objektliste auf den
gewünschten Datensatz, um den Datensatz, den Sie löschen wollen, zu laden.
2. Klicken Sie den Button „Datensatz löschen“
.
3. Beantworten Sie die Sicherheitsabfragen:
Abbildung 22: Löschen – Sicherheitsabfrage 1
Abbildung 23: Löschen – Sicherheitsabfrage 2
Erst wenn Sie die Sicherheitsanfrage 2 durch einen Klick auf
beantwortet haben,
wird das Löschen durchgeführt und der Datensatz wird nachhaltig aus Ihrer Datenbank
entfernt. Das Löschen eines Datensatzes kann durch einen Klick auf
gemacht werden.
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NICHT rückgängig
A-25
4 Grundsätzliches zur Datenerfassung
Bitte beachten Sie, dass es beim Löschen in den Stammdaten und Thesaurusdaten keine
Sicherheitsabfragen gibt. Stammdaten und Thesaurusdaten können jedoch nur dann gelöscht
werden, wenn es zu diesem Datensatz keine verknüpften Daten gibt. Das bedeutet, dass Sie
beispielsweise einen Institutionsdatensatz nur löschen können, wenn es keine Sammlungen,
keine Personen oder andere Stammdaten aber auch kein Objekt gibt, dass mit diesem
Institutionsdatensatz verknüpft ist. Es kann also nicht vorkommen, dass es Objektdaten gibt,
die keiner Institution zugeteilt wurden. Dadurch wird gewährleistet, dass Sie einmal erfasste
Daten immer wieder finden und nicht irrtümlich gelöscht werden können.
Sie können über den Button
Datensätze löschen.
in de Objektliste auch direkt in der Objektliste markierte
4.5 Daten drucken
Selbstverständlich ist es möglich, die Daten, die Sie in imdas pro erfasst haben, auch wieder
zu Papier zu bringen. Dies erfolgt mit dem Button
Sie im Kapitel 18 „Druckgenerator“ ab Seite A-233.
. Näheres zum Thema „Drucken“ finden
4.6 Rechtschreibprüfung in imdas pro
In Zukunft können Sie in frei beschreibbaren Textfeldern von imdas pro Tippfehler vermeiden.
Verwenden Sie dazu einfach die in imdas pro integrierte Rechtschreibprüfung.
imdas pro verwendet dazu die Rechtschreibprüfung von Microsoft Office 2000, 2002 oder
2003. Dh. Sie müssen eines dieser Office Pakete installiert haben, um die
Rechtschreibprüfung in imdas pro verwenden zu können.
Wie führen Sie nun konkret die Rechtschreibprüfung durch?
Klicken Sie mit der Maus in das Feld, in dem Sie die Rechtschreibprüfung durchführen
möchten. Um den gesamten Feldinhalt zu prüfen, positionieren Sie den Cursor ganz links vor
dem ersten Zeichen. imdas pro startet mit der Rechtschreibprüfung immer ab der
Cursorposition. Klicken Sie anschließend auf den Button
links in der Funktionsleiste oder
wählen Sie unter dem Menü Objekt den Punkt Rechtschreibprüfung.
imdas pro führt nun die Rechtschreibprüfung in diesem Feld durch. Wenn ein Fehler gefunden
wurde, wird der Begriff im Feld markiert und Sie erhalten ein Kontextmenü, in dem die
möglichen Schreibweisen angezeigt werden.
Abbildung 24: Rechtschreibprüfung in imdas pro
Sie haben nun folgende Möglichkeiten:
1. Weiter prüfen: Die Auswahl dieses Menüpunktes hat zu Folge, dass keine Korrektur
durchgeführt wird. Die Prüfung an sich wird aber fortgesetzt.
A-26
imdas pro Benutzerhandbuch
4 Grundsätzliches zur Datenerfassung
2. Abbrechen: Sie brechen die Rechtschreibprüfung in diesem Feld ab und gelangen
wieder zur Objektbearbeitung.
3. Sie wählen einen Begriff der eingeblendeten Liste. Die Prüfung im restlichen Feld wird
fortgesetzt.
Wenn das gesamte Feld durchsucht wurde, erscheint folgendes Fenster am Bildschirm:
Abbildung 25: Rechtschreibprüfung abgeschlossen.
Wollen Sie die Rechtschreibprüfung in einem Feld durchführen, das durch einen Doppelklick
nach eben diesem Doppelklick auch
vergrößert werden kann, steht Ihnen der Button
direkt im vergrößerten Feld zur Verfügung. Es bleibt Ihnen überlassen, ob Sie den Button
direkt in der Felddarstellung oder den in der Funktionsleiste verwenden. Die Funktionen
unterscheiden sich nicht.
4.7 Objektbearbeitung im Offline-Modus
Mit dem Offline-Modus ist es auf einfache Art möglich neue Objekte ohne Anbindung an die
Server Datenbank zu erfassen. Der Unterschied zur bereits vorhandenen Funktion
Import/Export ist, dass diese Art der Synchronisierung wesentlich schneller abläuft.
Vor jeder Synchronisation sollten Sie aus Sicherheitsgründen eine Sicherung anzulegen, um
bei einem eventuellen Fehlschlag den Inhalt der Datenbank wiederherstellen zu können!
Um in den Offline-Modus gehen zu können, gehen Sie folgendermaßen vor:
1) Starten Sie imdas pro und melden Sie sich an der Serverdatenbank an.
2) Klicken Sie auf das Menü Datei Æ Datenmanagement und den Unterpunkt
„Offline verfügbar machen“. Es öffnet sich die Maske:
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A-27
4 Grundsätzliches zur Datenerfassung
Abbildung 26: Offline - Modus
3) Wenn Sie den Offline Modus zum ersten Mal verwenden, müssen Sie im
Bereich „Stammdaten / Thesauri“ die Option alle Daten abgleichen wählen.
Durch diese Option werden alle Stammdaten, Thesauri und Personendaten in
die lokale Offline Datenbank übernommen.
4) Sie können zusätzlich zu den Stammdaten auch noch Objektdaten in die
Offline Datenbank exportieren. Objekte, die Sie in der Offline Datenbank
benötigen, sollten Sie zuvor in einer Objektauswahl zusammenfassen.
5) Wenn Sie die Option "Objekte der lokalen Datenbank löschen" aktivieren,
werden alle Objekte, die zB von einem früheren Offline-Modus stammen,
wieder gelöscht.
6) Im Bereich „Offline Datenbank“ machen Sie in den Feldern „Datenbank“,
„Benutzer“ und „Kennwort“ Angaben der lokalen Offline-Datenbank. Um den
Offline-Modus nutzen zu können, müssen Sie die Möglichkeit haben, dass Sie
gleichzeitig Zugriff zur Serverdatenbank (zB Oracle, SQL-Server) und zur
lokalen Datenbank (SQL-Base) haben. Dh. beispielsweise der Laptop, auf den
Sie die Daten überspielen wollen, muss mit dem lokalen Netzwerk verbunden
sein.
7) Wenn Sie nun auf den Button "veränderte Daten abgleichen" klicken, wird die
Synchronisation durchgeführt.
Was geschieht nun bei diesem Synchronisationsvorgang?
Alle bereits in der lokalen Datenbank vorhandenen Datensätze und Stammdaten werden
gelöscht und durch die Stammdaten und die Objektauswahl der Serverdatenbank ersetzt. Je
A-28
imdas pro Benutzerhandbuch
4 Grundsätzliches zur Datenerfassung
nach Anzahl der Stammdateneinträge und ausgewählten Objekte kann die Synchronisation
einige Zeit in Anspruch nehmen.
Nachdem die Synchronisation abgeschlossen wurde, können Sie imdas pro beenden und den
Laptop vom Netzwerk trennen.
Was wird synchronisiert?
1) Sämtliche Stammdaten, Thesauri und Personendaten
2) Sämtliche Masken, die auf der Serverdatenbank vorhanden waren.
4.7.1 Arbeiten im Offline Modus:
Starten Sie nun imdas pro mit der lokalen SQL-Base Datenbank auf dem Rechner, den Sie im
Offline-Modus betreiben wollen.
Wenn Sie zum ersten Mal im Offline-Modus arbeiten, müssen Sie noch die Benutzerrechte für
die einzelnen Benutzer vergeben.
Im Offline-Modus können Sie nur neu erfasste Objekte ändern. Exportierte Datensätze werden
mit dem Status
in der Objektbearbeitung bzw.
in der Objektliste
gekennzeichnet. Die Stammdaten und Thesauri sind für die Eingabe in der Offline-Datenbank
gesperrt.
Wenn Sie mit der Bearbeitung im Offline-Modus fertig sind, wollen Sie Daten sicherlich auch
wieder in die Serverdatenbank einspielen.
4.7.2 Daten in die Serverdatenbank einspielen
Starten Sie imdas pro mit der lokalen Datenbank.
Wenn Sie die neu erfassten Objekte in die Serverdatenbank importieren wollen, öffnen Sie das
Menü Datei Æ Datenmanagement und den Unterpunkt "Offline Daten importieren". Es öffnet
sich diese Maske:
Abbildung 27: Importieren der Offline-Daten
Geben Sie hier die Verbindungsdaten zur Serverdatenbank ein. Wenn Sie nur die neu
erfassten Datensätze in den Server zurückspielen wollen, danach aber weiterhin neue Daten
offline erfassen möchten, können Sie die Option "Im Offline-Modus bleiben" wählen. Durch
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A-29
4 Grundsätzliches zur Datenerfassung
diese Option werden zuerst die neu erfassten Objekte auf den Server zurückgespielt, und
anschließend die Stammdaten und Thesauri aktualisiert.
4.7.3 Hinweise zum Offline Betrieb
Bitte beachten Sie folgende Hinweise, die für den Offline-Betrieb eines Teils der Datenbank
notwendig sind:
A-30
•
Im Offline Betrieb können keine
Thesaurusbegriffe erfasst werden.
•
Alle in die Serverdatenbank importierten Offline-Datensätze werden als Objektauswahl
gespeichert. Der Objektauswahlname besteht aus dem Benutzernamen, dem Datum
und der Uhrzeit des Imports und wird im Aufgabenbereich unter dem Punkt
„Importierte Offline-Daten“ angezeigt.
•
Die Offline-Datenbank muss immer eine Einzelplatzdatenbank von imdas pro sein.
•
Sie können die Menüpunkte "Offline verfügbar machen" und "Offline Daten
importieren" nur dann ausführen, wenn Ihnen das Benutzerrecht OFFLINE-MODUS
zugeordnet wurde.
neuen
Stammdaten,
Personendaten
und
imdas pro Benutzerhandbuch
5 Bedeutung der Buttons
In der folgenden Tabelle werden die Funktionen aller in imdas pro verwendeten Buttons
beschrieben.
5.1 Allgemeine Buttons
Button
Erklärung
Hilfe: Mit diesem Button können Sie die detaillierte Online Hilfe von imdas pro
aufrufen. Nach einem Klick auf diesen Button verändert sich der Mauszeiger als
Zeichen dafür, auf jenes Element zu klicken, zu dem Sie die Hilfeinformation
aufrufen wollen.
Fenster schließen
Objektbearbeitung:
Sie
gelangen
mit
diesem
Objektbearbeitungsmaske bzw. in die Detaildatenerfassung.
Button
zur
Thesaurusbearbeitung: Hiermit gelangen Sie in die Thesaurusbearbeitung von
imdas pro.
Personenverwaltung: Mit diesem Button in der Funktionsleiste gelangen Sie zur
Personenstammdatenverwaltung
von
imdas pro.
In
der
Objektbearbeitungsmaske gelangen Sie in die Personenerfassungsmaske für ein
Objekt.
Ereignisverwaltung: Mit diesem Button gelangen Sie zu den Stammdaten
„Ereignisse“.
Einführung in imdas pro: Sie können mit diesem Button die Hilfe zur Einführung
in imdas pro öffnen.
Rechtschreibprüfung in imdas pro: In frei beschreibbaren Textfeldern kann
hiermit eine Rechtschreibprüfung durchgeführt werden.
imdas-Media
Komponente:
Medienkomponente.
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Mit
diesem
Button
öffnen
Sie
die
A-31
5 Bedeutung der Buttons
Button
Erklärung
Aufgabenbereich: Hiermit öffnen Sie Ihren persönlichen Aufgabenbereich.
Fenster schließen: Durch diesen Button wird die aktuelle Maske geschlossen.
Änderungen speichern: Speichern des aktuellen Datensatzes.
Daten übernehmen: Die ausgewählten Daten des aktuellen Fensters werden in
das übergeordnete Fenster übernommen. Gleichzeitig wird das aktuelle Fenster
geschlossen.
Änderungen verwerfen: Alle Änderungen vor dem letzten Speichern werden
rückgängig gemacht. Durch Drücken dieses Buttons kann die Funktion “Query by
Example” abgebrochen und die Funktion “Kopieren” rückgängig gemacht werden.
Datensatz löschen: Löschen des aktuellen Datensatzes oder Löschen der
Einträge in einer Suchmaske.
Neuen Datensatz eingeben: Es wird
Neuerfassung eines Datensatzes angezeigt.
eine
leere
Eingabemaske
zur
Historie der Objektänderungen. Werden Änderungen an den Daten eines
Objektes vorgenommen, so werden das Datum, der Name der Maske und der
Benutzername protokolliert. Diese Daten können über diesem Button eingesehen
werden.
Detailinformationen: Aus Platzgründen können nicht ständig alle Informationen,
die zu einem Datensatz vorhanden sind, angezeigt werden. Über diesen Button
können Detailinformationen zu jenen Datenfeldern angezeigt werden, neben
welchen dieses Symbol dargestellt ist. Sie können diese Informationen sowohl
bei den Standardmasken als auch bei benutzerdefinierten Masken anzeigen.
Historieninformationen: Über diesen Button kann man sich zu bestimmten
Datenfeldern Historieninformationen (Veränderungen des Datenfeldinhaltes)
anzeigen lassen.
Drucken: Mit dieser Funktion können Registrierbelege, Objektlisten, Masken und
Objektinformationen ausgedruckt werden.
Objekt bearbeiten (Eingabefeld bearbeiten): Durch Anklicken dieses Buttons
öffnet sich eine Maske, in der die Daten des ausgewählten Objektes bzw. des
ausgewählten Eingabefeldes geändert bzw. bearbeitet werden können.
Direkthilfe: Wenn Sie auf diesen Button klicken, ändert sich der Mauszeiger zu
einem Pfeil mit Fragezeichen. Nun können Sie den Mauszeiger auf die Stelle in
der Maske positionieren, über die Sie eine Hilfe benötigen. Drücken Sie
anschließend die linke Maustaste.
Kopieren eines Datensatzes (Es werden nur die Daten von geöffneten Masken
kopiert).
Fremdobjekte: Nach einem Klick auf diesen Button öffnet sich die Maske
Objektbeziehungen mit dem Karteireiter Fremdobjekte im Vordergrund. Dieser
Button ist nur dann sichtbar, wenn man unter Optionen -> Karteireiter Masken
den Punkt „Button Fremdobjekte anzeigen“ aktiviert hat.
A-32
imdas pro Benutzerhandbuch
5 Bedeutung der Buttons
Button
Erklärung
Stammdaten: Es öffnet sich das Menü zur Stammdatenerfassung.
Google Earth öffnen: Durch Klicken auf diesen Button öffnet sich Google Earth
mit den entsprechenden Orts- bzw. Adressangaben, sofern der Rechner mit dem
Internet verbunden ist.
5.2 Buttons für die Recherche
Button
Erklärung
Query by Example: Nach dem Anklicken dieses Buttons wechselt das
Erscheinungsbild des Buttons zu einem Rufzeichen. Danach wird eine leere
Eingabemaske angezeigt. In die einzelnen Felder können Suchbegriffe
eingegeben werden. Die Eingabe kann auf folgende Arten durchgeführt werden:
•
Suchen nach einem ganzen Ausdruck: Der Ausdruck wird eingegeben,
gesucht wird nach genau diesem Ausdruck.
•
Suche mit „Stellvertreterzeichen“: Bestimmte Teile des Ausdrucks
werden durch „%“ ersetzt, gesucht wird nach Datensätzen, die an der
Stelle „%“ beliebige Zeichen haben.
Stellvertreterzeichen für einen Buchstaben ist der Unterstrich „_“. Auf
diese Weise können zB die verschiedenen Schreibformen des Namens
“Meier“ gefunden werden: „Me_er“ findet dann „Meier“ und „Meyer“.
Query by Example ausführen: Hier gibt es 2 Möglichkeiten:
•
Wenn Suchbegriffe in die Suchmaske eingegeben wurden, dann wird
nach diesen Suchbegriffen gesucht.
•
Erfolgte keine Eingabe, dann werden alle Datensätze angezeigt.
Recherche: Suche nach bestehenden Datensätzen mittels “Einfacher Suche”,
“Thesaurussuche”, “Volltextrecherche”, „SQL-Modus“ oder “Expertensuche”.
Öffnen der entsprechenden Recherchemaske.
5.3 Buttons für die Navigation
Button
Erklärung
Erstes Objekt anzeigen. Dieser Button ist deaktiviert, wenn es nur einen
Datensatz gibt oder bereits der erste Datensatz angezeigt wird.
Voriges Objekt anzeigen. Diese Funktion ist deaktiviert, wenn es nur einen
Datensatz gibt oder bereits der erste Datensatz angezeigt wird.
Nächstes Objekt anzeigen. Dieser Button ist deaktiviert, wenn es nur einen
Datensatz gibt oder bereits der letzte Datensatz angezeigt wird.
Letztes Objekt anzeigen. Diese Funktion ist deaktiviert, wenn es nur einen
Datensatz gibt oder bereits der letzte Datensatz angezeigt wird.
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A-33
5 Bedeutung der Buttons
5.4 Buttons zum Öffnen der Detailmasken
Button
Erklärung
Personen zum Objekt: Hier können Personen wie Voreigentümer, Überbringer,
Übernehmer, Hersteller eines Objektes in einer tabellarischen Erfassungsmaske
eingegeben werden. Die verschiedenen Personenarten sind unter Stammdaten
„Personen/Körperschaften“ -> „Rolle/Funktionen von Personen“ einzugeben.
Zusätzlich kann man zu jeder Person noch eine Notiz eingeben.
Datumsangaben zum Objekt: Hier können verschiedene Datumsangaben, das
Datumsformat und eine Notiz zum Objekt eingegeben werden. Weitere
Datumstypen sind unter Stammdaten „Datum /Datierung“ -> „Datumstypen“
einzugeben.
Orte zum Objekt: Mit diesem Button gelangen Sie zur Erfassungsmaske für
verschiede Orte, die zu einem Objekt erfasst werden sollen. Hier erfolgt die
Eingabe des Ortstyps wie Fundort, Herstellungsort und einer Notiz. Weitere
Ortstypen sind unter Stammdaten „Ortstypen“ einzugeben.
Werte zum Objekt wie zB: Kaufpreis: Verschiedene Wertarten sind unter
Stammdaten „Objektwerte und Objektmaße“ einzugeben. Weitere Währungen
sind unter Stammdaten „Einheiten und Währungen“ einzugeben.
Weitere Objektnummern: Mit diesem Button können weitere Objektnummern
eingegeben werden, zB: alte Inventarnummern. Weitere Objektnummernarten
können unter Stammdaten „Objektdaten“ -> „Objektnummernarten“ eingegeben
werden.
Ereignisse: Aufzählung der lokalen, regionalen oder internationalen Ereignisse,
die in Beziehung zum Objekt stehen. Weitere Ereignisse, sowie
Detailinformationen dazu können unter Stammdaten „Ereignisse“ eingetragen
werden.
Objektbeziehungen: Wenn ein Objekt zu anderen Objekten in Beziehung steht
oder Teil eines Gesamtobjektes ist, kann mit diesem Button die Art der
Beziehung und der Name der in Beziehung stehenden Objekte eingetragen
werden. Weitere Objektbeziehungen können unter Stammdaten „Objektdaten“ ->
„Objektbeziehungen“ eingegeben werden.
Maße zum Objekt: Eingabe von Höhe, Breite, Durchmesser usw. Weitere
Maßarten sind unter Stammdaten „Objektwerte und Objektmaße“ einzugeben.
Zusätzliche Einheiten sind unter Stammdaten „Einheiten und Währungen“
einzugeben.
Beschriftungen auf dem Objekt: Mit diesem Button können die Beschriftung
und die Sprache der Beschriftung eines Objektes eingegeben werden.
Farben: Mit diesem Button können die Farben des Objektes bezogen auf den
Objektteil eingegeben werden. Weitere Farben und Farbtypen sind unter
Stammdaten „Analysen/Konstanten“ -> „Farben“ bzw. „Farbtypen“ einzugeben.
A-34
imdas pro Benutzerhandbuch
5 Bedeutung der Buttons
5.5 Buttons für Medienobjekte
Button
Erklärung
Bilder zum Objekt anzeigen: Mit diesem Button können Sie sich die Bilder, die
zu einem Objekt erfasst wurden, anzeigen lassen. Siehe dazu auch Kapitel 2.2
„Leuchtpult“.
Ton: Tondaten zu einem Objekt können über diesen Button abgerufen werden.
Film: Mit diesem Button können Sie sich die Filme, die zu einem Objekt erfasst
wurden, anzeigen lassen.
Dokumente: Sie können sich die Dokumente, die zu einem Objekt erfasst
wurden, anzeigen lassen.
Alte Karteikarten: Durch Anklicken dieses Buttons werden eingescannte, alte
Karteikarten am Bildschirm angezeigt.
Akten: Daten über Akten, die zum Objekt vorhanden sind, werden angezeigt.
Bild zur Bearbeitung öffnen: Das Bild wird mit dem unter Stammdaten
eingestellten Programm (zB: Paintbrush) zur weiteren Bearbeitung geöffnet.
Bildgröße bestmöglich anpassen: Wenn zu einem Objekt ein Bild vorhanden
ist, und dieser Button angeklickt wird, dann wird das Bild so am Bildschirm
angezeigt, dass es die Bildschirmfläche bestmöglich ausnützt.
Originalgröße: Das Bild wird in Originalgröße am Bildschirm dargestellt. Wenn
das Bild zu groß für eine Bildschirmseite ist, klicken Sie auf den Button „Bildgröße
bestmöglich anpassen“.
5.6 Buttons für Thesauri
Button
Erklärung
Thesaurus-Stammdaten bearbeiten: Es können neue Thesauri hinzugefügt
oder bereits vorhandene Thesauri umbenannt werden. Gelöscht können nur
allerdings nur solche Thesauri werden, die vom Benutzer selbst hinzugefügt
worden sind.
Kategorie-Stammdaten bearbeiten: Zu einer Kategorie können Kürzel und
Notizen hinzugefügt werden. Es können neue Kategorien hinzugefügt, oder
bereits vorhandene umbenannt werden. Auch hier können nur solche Kategorien
gelöscht werden, die vom Benutzer selbst hinzugefügt worden sind.
Verweistypen bearbeiten: In dieser Maske werden die Thesaurusverweise (zB
Synonym, alte Bezeichnung,...) eingegeben.
Zuordnung der Thesaurusfelder: Jedem Thesaurusfeld können ein oder
mehrere Thesauri bzw. Kategorien zugeordnet werden.
Begriffe bearbeiten: In diesem Fenster können Informationen zu einem
Thesaurusbegriff eingeben werden, etwa Notizen, Begriffsverweise oder URLs.
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A-35
5 Bedeutung der Buttons
Button
Erklärung
Koordinaten eingeben: In dieser Maske können ein Koordinatensystem
ausgewählt und Koordinaten eingegeben werden.
Begriffsinformation anzeigen: Über diesen Button können Detailinformationen
angezeigt werden.
Sortiernummern ordnen: Thesauri können entweder alphabetisch oder nach
Vorgabe des Anwenders auch nach Nummern geordnet werden. Durch einen
Klick auf diesen Button werden alle Sortiernummern auf 10er Schritte erweitert.
Thesaurus: Über diesen Button kann man direkt in den Thesaurus jener
Datenfelder einsteigen, neben welchen dieses Symbol dargestellt ist.
Thesaurusbegriffe
hierarchisch oder
Thesaurusbegriffes
Buttons oder durch
werden.
anzeigen: In diesem Fenster werden Thesauri entweder
alphabetisch dargestellt. Nach der Auswahl eines
kann dieser durch Anklicken des Daten übernehmen
„Drag & Drop“ in die übergeordnete Maske übernommen
Thesaurus
Datierung:
Hier
können
Thesaurusbegriffen eingegeben werden.
die
Datierungsangaben
zu
URL öffnen: Durch Anklicken dieses Buttons wird die URL, die zu einem
Thesaurusbegriff abgespeichert wurde, mit dem Standard Web Browser
angezeigt.
Google Earth öffnen: Handelt es sich bei dem Thesaurusbegriff um eine
Ortsangabe, so kann dieser durch Klicken auf den Button direkt in Google Earth
angezeigt werden, sofern der Rechner mit dem Internet verbunden ist.
5.7 Buttons der Objektliste
Button
Erklärung
Recherche: Suche nach bestehenden Datensätzen mittels “Einfacher Suche”,
“Thesaurussuche”, “Volltextrecherche”, „SQL-Modus“ oder “Expertensuche”.
Felderauswahl: Mit diesem Button wählen Sie die Felder aus, die nach einer
Recherche in der Objektliste angezeigt werden sollen.
Sortierung: Hiermit legen Sie fest, nach welchem Feld die Objektliste nach einer
Recherche sortiert werden soll.
Objekt bearbeiten: Nach dem Anklicken dieses Buttons gelangen Sie in die
Objektbearbeitungsmaske.
Export: Mit diesem Button gelangen Sie zum Fenster „Datenexport“. Dieser
Button ist nur dann sichtbar, wenn man das entsprechende Recht und Lizenz
zum OPAC Export erhalten hat. Durch einen Klick auf diesen Button wird nach
der Anmeldung bei der Z39.50 Datenbank das aktuelle, alle markierten oder alle
Datensätze in den OPAC exportiert.
A-36
imdas pro Benutzerhandbuch
5 Bedeutung der Buttons
Button
Erklärung
Objektauswahl speichern: Hiermit können das aktuelle, alle markierten oder
alle Objekte der Objektliste zu einer bereits bestehenden oder neuen
Objektauswahl zusammengefasst werden.
Aus Objektauswahl entfernen: Mit diesem Button können das aktuelle, alle
markierten oder alle Objekte der Objektliste aus einer bestehenden
Objektauswahl entfernt werden
Objektauswahl laden: Eine gespeicherte Objektauswahl wird in die Objektliste
geladen.
Markierte Objekte löschen: Mit diesem Button können Sie markierte Objekte
aus der Objektliste löschen.
Recherche anhalten: Hiermit können Sie den laufenden Recherchevorgang
anhalten.
GIS: Mit diesem Button können Sie das GIS-Modul öffnen. Bitte entnehmen Sie
die Beschreibung und Hinweise zum GIS-Modul dem entsprechenden Handbuch,
dass Sie bei Erwerb der imdas-GIS Lizenz erhalten.
Markierte Objekte bearbeiten: Mit diesem Button können Sie markierte Objekte
zur gemeinsamen Bearbeitung öffnen.
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A-37
6 Erste Inbetriebnahme
6.1 Anmeldefenster
Nach dem Start von imdas pro oder nach dem Anklicken von Anmelden im Menü Datei erhält
man das folgende Anmeldefenster:
Abbildung 28: Anmeldefenster
Hier ist der Datenbankname, der Benutzer und das Kennwort einzutragen. Die Eingabe ist
durch Drücken der Eingabetaste oder durch Klicken auf den OK-Button zu bestätigen. Nach
der erstmaligen Installation (Einzelplatzversion) lauten der Datenbankname IMDAS, der
Benutzer SYSADM und das Kennwort ebenfalls SYSADM. Als Benutzer SYSADM haben Sie
in imdas pro Systemadministrator-Rechte, dh. Sie haben Zugriff auf alle Sammlungen und
Einstellungen unter imdas pro.
Bitte ändern Sie das Kennwort nach dem ersten Einstieg sofort, um zu verhindern, dass
unbefugte Einstellungen an imdas pro ändern können (siehe Seite A-67: „Benutzerrechte
vergeben“).
Legen Sie bitte auch sofort zumindest einen imdas pro Benutzer an, mit dem Sie in weiterer
Folge arbeiten, um von Anfang an die richtige Rechtezuteilung und Historienverfolgung mit
einbezogen zu haben. Wie Sie Benutzer anlegen und Rechte zuteilen, finden Sie in Kapitel 8
„Benutzerverwaltung“ ab Seite A-65.
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A-39
7 Grundeinstellungen und
allgemeine Funktionen
Bevor Sie mit der Erfassung von Objekten beginnen können, sind einige Grundeinstellungen
unter imdas pro vorzunehmen. Zudem finden Sie in imdas pro allgemein hilfreiche und
nützliche Funktionen, die Sie unabhängig von der Objekterfassung nutzen können.
7.1 Farbeinstellung der Masken
Die Hintergrundfarben der Masken, der „Objektbearbeitung“ und der „Pflichtfelder“ können
vom Anwender eingestellt werden. Klicken Sie auf das Menü Ansicht Æ Farbeinstellung.
Abbildung 29: Farbeinstellung der Masken und Pflichtfelder
Wenn die Option Keine Farbe ausgewählt wird, wir die Vergabe von Farben abgeschaltet.
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A-41
7 Grundeinstellungen und allgemeine Funktionen
Wenn die Option Farbe ausgewählt wird, werden die Farbpaletten aktiviert. Sie können die
Farben für die einzelnen Objekttypen unterschiedlich definieren. In den Farbpaletten gibt es
eine voreingestellte Auswahl von Farben. Durch einen Klick auf die gewünschte Farbe wird
diese als Hintergrundfarbe für den gewählten Bereich verwendet.
Durch einen Klick auf den Button
ursprünglichen Farben zurückgestellt.
werden alle Farben der Farbpalette wieder auf die
Um eigene Farben zu definieren, klicken Sie auf den Button
neben der Farbpalette.
Abbildung 30: Eigene Farben definieren
Durch Aktivieren der Option „Farben in der Objektliste verwenden“ werden die
Objektdatensätze auch in der Objektliste mit den entsprechenden Farben hinterlegt. Dies
erhöht die Übersichtlichkeit und erleichtert das Navigieren und Zurechtfinden auch in einem
sehr heterogenen Datenbestand mit unterschiedlichsten Objekttypen. Durch die Darstellung
der Farben auch in der Objektliste werden auch (hierarchische) Beziehungen zwischen
Objekten sehr gut visualisiert.
7.2 Institutionsdaten
Zuerst müssen Sie im Menü Stammdaten den Punkt Institutionen, Sammlungen und
Standorte aufrufen. In der Maske Institutionsstammdaten – Liste sind der Name der
Institution (Institutionsname) und eine Abkürzung des Institutionsnamens (Abkürzung)
einzugeben.
Diese
Abkürzung
kann
später
als
Teil
einer
automatischen
Inventarnummernvergabe verwendet werden.
A-42
imdas pro Benutzerhandbuch
7 Grundeinstellungen und allgemeine Funktionen
Abbildung 31: Institutionsstammdaten - Liste
Die Eingabe eines
folgendermaßen:
neuen
Institutionsdatensatzes
in
der
Listendarstellung
erfolgt
Klicken Sie auf den Button zum Eingeben neuer Datensätze (
). Der Cursor springt in eine
leere Eingabezeile. Sie müssen sowohl das Feld „Institutionsname“ als auch das Feld
„Abkürzung“ ausfüllen, bevor Sie den Datensatz durch einen Klick auf den Button
speichern können.
Zum Löschen von Museen klicken Sie nach dem Markieren der entsprechenden Zeile auf den
Button
. Das Löschen einer Institution ist nicht möglich, wenn zu dieser Institution schon
Daten oder Objekte erfasst wurden.
Ein Schließen der Maske ist über den Button
möglich.
Die Erfassung der Institutionsdaten in dieser Liste dient einer raschen, ergonomischen
Erfassung der wichtigsten Daten.
Für die Erfassung weiterer Details zu einer Institution steht Ihnen die Erfassungsmaske
„Institutionsdetails“ zu Verfügung. Die Erfassung der Daten in dieser Maske kann auch zu
einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Für das Arbeiten mit imdas pro genügen (vorerst) die
Daten Institutionsname und Abkürzung.
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A-43
7 Grundeinstellungen und allgemeine Funktionen
Abbildung 32: Institutionsstammdaten
Um einen neuen Datensatz aufzunehmen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Klicken Sie auf den Button zum Eingeben neuer Datensätze (
). Alle Eingabefelder mit
blauer Beschriftung müssen ausgefüllt sein, damit dieser Datensatz gespeichert werden kann.
Nachdem Sie zumindest einen Institutionsnamen und eine Abkürzung eingegeben haben,
können Sie den Datensatz durch einen Klick auf den Button
auf den Button
speichern. Durch einen Klick
können Sie den Erfassungsvorgang abbrechen.
Zum Löschen des aktuell angezeigten Museumsdatensatzes klicken Sie auf den Button
.
Das Löschen der Institution ist nicht möglich, wenn zu dieser Institution schon Daten oder
Objekte erfasst wurden.
Ein Schließen der Maske ist über den Button
möglich.
Wenn Sie mehrere Museen erfassen wollen, dann wiederholen Sie die vorangegangenen
Schritte.
Sobald Sie mehrere Museen erfasst haben, können Sie mit den Navigationsbuttons (
) zwischen den einzelnen Museen wechseln.
7.3 Sammlungen
Nach der Erfassung der Museumsstammdaten müssen den Museen Sammlungen zugeordnet
werden. Wechseln Sie dazu auf den Karteireiter Sammlungen:
A-44
imdas pro Benutzerhandbuch
7 Grundeinstellungen und allgemeine Funktionen
Abbildung 33: Sammlungsdetails
Wenn Sie mehrere Museen erfasst haben, können Sie mit den Buttons (
)
zwischen den einzelnen Museen wechseln. Die Sammlungsliste im unteren Bereich der Maske
enthält immer die zur angezeigten Institution (Anzeige des Institutionsnamens und der
Abkürzung) gehörenden Sammlungen.
Zur Eingabe von neuen Sammlungen auf den Button zum Eingeben neuer Datensätze (
)
klicken, der sich unter dem Eingabefeld Institution befindet, und mit der Dateneingabe
beginnen.
In die Spalte Sammlung ist der Name der Sammlung einzugeben (wobei das Wort
„Sammlung“ nicht im Namen enthalten sein muss).
Die Abkürzung kann bei der automatischen Inventarnummernvergabe verwendet werden.
Die Auswahl in der Spalte Bereich bestimmt bei der Erfassung von Objekten das Aussehen
der Masken. Dh., wenn der Bereich Kultur ausgewählt wurde, dann werden bei der späteren
Erfassung von Objekten Masken der anderen Bereiche (zB Natur, Kunst, Botanik, Zoologie,
Paläontologie) entweder ausgeblendet oder deaktiviert.
Unter Sammlungstyp wird festgelegt, ob es sich bei dieser Sammlung um eine reelle
Sammlung (was meistens der Fall sein wird) oder eine virtuelle Sammlung (bei der die Objekte
nicht selbst im Besitz der Institution sind) handelt.
Unter Notiz können Hinweise bzw. nähere Erklärungen zur Sammlung eingegeben werden.
Damit die neuen Sammlungen gespeichert werden können, müssen alle Spalten
ausgenommen Notiz ausgefüllt werden.
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A-45
7 Grundeinstellungen und allgemeine Funktionen
Um die Sammlungsdatensätze zu speichern, klicken Sie den Button
Erfassungsvorgang abzubrechen, klicken Sie den Button
. Um den
. Um einen Sammlungsdatensatz
zu löschen, klicken Sie den Button
, nachdem Sie die entsprechende Zeile markiert
haben. Ein Sammlungsdatensatz kann nur gelöscht werden, wenn noch keine Objekte zu
dieser Sammlung erfasst wurden.
Mit dem Button
können Sie einzelne Zeilen der Sammlungsliste kopieren. Sie müssen in
weiterer Folge nur jene Datenfelder ändern, die sich unterscheiden. Diese Funktion dient der
ergonomischen Datenerfassung, um gleiche Daten nicht mehrfach eintippen zu müssen.
7.4 Standorte
Als letzter wichtiger Schritt, um die Institutionsdaten zu vervollständigen, ist die Festlegung der
Standorte.
Zur Standortmaske gelangen Sie, indem Sie in der Institutionsstammdatenmaske auf den
Karteireiter Standorte klicken.
Abbildung 34: Standortverwaltung
Bitte
beachten
Sie
bei
der
Festlegung
Ihrer
Standorte,
dass
bei
der
Standortstammdatenverwaltung nicht die einzelnen, exakten Standorte verwaltet werden,
sondern die Struktur, die durch hierarchische Möglichkeiten der Standortvergabe definiert wird.
In der Spalte Standortbezeichnung sollen nur Elemente eingegeben werden, welche die
Struktur der Standorte widerspiegeln.
A-46
imdas pro Benutzerhandbuch
7 Grundeinstellungen und allgemeine Funktionen
Dh., Sie geben hier nur die Einteilung Ihrer Standorte von der größten zur kleinsten Einheit an.
Wenn Ihre Objekte auf mehrere Häuser verteilt sind, beginnen Sie mit der größten Einheit
Haus, dann zB Stock, Raum, … bis zur kleinsten Einheit Kasten, Regal, …
Die Zuordnung von Nummern zB für Raum 21- und damit die exakte Festlegung des
Standortes eines Objektes - wird erst später bei der Erfassung des Objektes selbst
vorgenommen.
Die Abkürzung neben der Standortbezeichnung wird bei der Objekterfassung im Standortfeld
angezeigt. Dh., wenn sich Ihr Objekt im Haus 1, Stock 2, Zimmer 23, Kasten 7 befindet, sehen
Sie in der Objektbearbeitungsmaske das Kürzel Ha 1 St 2 Zi 23 Ka 7.
In der Spalte Notiz können Sie noch Bemerkungen und Erklärungen zu Ihrer getroffenen
Standorteinteilung hinterlegen.
7.5 Mitarbeiter
Unter dem Karteireiter Mitarbeiter können Sie die Mitarbeiter der Institution sowie die Rolle,
die sie in der Institution spielen, festlegen.
Mitarbeiter können erst dann in dieser Maske erfasst werden, wenn sie als Personen unter
den Personenstammdaten erfasst sind.
Abbildung 35: Institutionsmitarbeiter
Die Eintragungen in diesen Karteireitern können auch zu einem späteren Zeitpunkt
vorgenommen werden und beeinflussen die Erfassung von Objekten nicht.
Schließen Sie daher jetzt diese Maske über
folgenden Kapiteln.
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und folgen Sie den Hinweisen in den
A-47
7 Grundeinstellungen und allgemeine Funktionen
7.6 Optionen
Unter Optionen können Sie imdas pro an die Gepflogenheiten Ihrer Institution individuell
anpassen. Die Maske Optionen kann auf Wunsch in der Benutzerverwaltung für einzelne
Anwender gesperrt werden, um eine Konsistenz der Datenerfassung zu erreichen.
Die Maske Optionen besteht aus mehreren Karteireitern, unter denen thematisch
zusammengehörende Einstellungen zusammengefasst sind.
Zur Maske Optionen gelangen Sie, indem Sie im Menü Datei auf Optionen klicken. Durch
einen Klick auf die einzelnen Karteireiter können Sie entsprechende Daten erfassen.
7.6.1 Allgemein
Hier können Sie allgemeine Einstellungen zum Erscheinungsbild von imdas pro vornehmen.
Abbildung 36: Optionen - Allgemein
Unter Optionen können Sie festlegen, ob imdas pro nach dem Start sofort die
Objektbearbeitungsmaske des Museumsobjektes anzeigen soll (bei aktiviertem
Kontrollkästchen). Die Objektliste wird bei aktivierter Option ebenfalls mit allen
Museumsobjekten geladen. Bei inaktiver Option wird lediglich der Aufgabenbereich mit leerer
Objektliste geöffnet.
Wenn Sie mit einer Einzelplatzversion von imdas pro arbeiten, wird zugleich mit dem Start von
imdas pro der SQLBase Server gestartet. Mit dem 2. Kontrollkästchen legen Sie fest, ob
dieser nach Beendigung von imdas pro automatisch beendet werden soll.
Mit der 3. Option legen Sie fest, ob Masken, die nicht zu Ihrem ausgewählten Bereich
gehören, ausgeblendet bzw. deaktiviert werden sollen. Bitte beachten Sie, dass durch die
individuellen Einstellungen im Maskenexplorer von dieser Einstellung unabhängige
A-48
imdas pro Benutzerhandbuch
7 Grundeinstellungen und allgemeine Funktionen
Festlegungen getroffen werden können. Dies ermöglicht, dass beliebige Masken – auch aus
anderen kulturellen Bereichen – kombiniert und für verschiedenste Objekttypen verwendet
werden können.
Mit der Option „Beim Wechseln des Objekttyps alle Objekte laden“ bestimmen Sie, ob Sie bei
der Auswahl eines anderen Objekttypen im Maskenexplorer gleich alle Objekte des Typs
laden wollen. Dies kann vor allem bei großen Datenbeständen relativ zeitaufwändig sein, so
dass es unter Umständen besser ist, eine leere Maske zu erhalten, wenn man Daten erfassen
oder eine explizite Recherche nach bestimmten Datensätzen durchzuführen will.
Unter Anzeige legen Sie fest, ob die Thesaurus & Stammdatenänderungen angezeigt werden.
Wenn Sie wissen wollen, wer zuletzt die Eintragungen in den Stammdatenlisten und Thesauri
geändert hat und wann dies geschehen ist, müssen Sie das entsprechende Kontrollkästchen
aktivieren.
Wenn Sie die Funktionsleiste (am linken Bildschirmrand) und/oder die Statusleiste (am
unteren Bildschirmrand) dargestellt haben wollen, klicken Sie auf die dazugehörigen
Kontrollkästchen.
Unter Thesaurus können Sie festlegen, ob Sie Thesaurusbegriffe in der hierarchischen
Ansicht des Thesaurusexplorers mit einem Doppelklick in das jeweilige Thesaurusfeld der
Objektbearbeitungsmaske übernehmen möchten.
Zusätzlich ist es möglich durch Aktivieren des Kontrollkästchens „Spalte ungültig in
Thesaurusbearbeitung anzeigen“ Thesaurusbegriffe in der Thesaurusbearbeitung als
ungültig/veraltet zu markieren.
7.6.2 Nummernvergabe
In diesem Karteireiter definieren Sie die Kriterien für die Vergabe der Eingangsnummer und
Inventarnummer.
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A-49
7 Grundeinstellungen und allgemeine Funktionen
Abbildung 37: Optionen - Nummernvergabe
Im Punkt Eingangsnummer können Sie festlegen:
Händische Vergabe: Die Vergabe der Eingangsnummern wird manuell erfolgen.
Bei automatischer Vergabe der Eingangsnummern bestehen 2 Möglichkeiten:
1. Laufende Nummer/Akt. Jahr: Die laufende Nummer und das aktuelle Jahr getrennt
durch einen Schrägstrich werden automatisch erzeugt. Die Nummerierung beginnt
jedes Jahr wieder bei 1 - zB 1/2006.
2. Laufende Nummer: Hier wird eine fortlaufende Nummer unabhängig von der
Jahreszahl vergeben. Im Bereich Museumsobjekt kann man den Startwert für
Neuerfassung und Altbestand vorgeben (Stammdaten -> Institutionen, Sammlungen,
Standorte). In allen anderen Bereichen wird mit der Nummerierung bei 1 begonnen.
Die Zählung der Nummerierung bei automatischer Vergabe beginnt für jeden Bereich
(Konvolut, Museumsobjekt,...) bei 1.
Automatische Eingangsnummernkontrolle: Die Kontrolle der Eingangsnummern auf
Eindeutigkeit kann man wahlweise aktivieren oder deaktivieren. Deaktivieren wird man dann,
wenn es durch eine Altdatenerfassung notwendig sein sollte, dass doppelte
Eingangsnummern vorhanden sind.
Im Punkt Eingangsdatum können Sie festlegen, ob die Vergabe des Eingangsdatums
manuell oder automatisch erfolgt werden soll.
Im Punkt Inventarnummernkontrolle können Sie festlegen ob die Kontrolle auf Eindeutigkeit
der Inventarnummern auf Wunsch pro Sammlung, pro Institution oder über die ganze
Datenbank hinweg (=Institutionsübergreifend) erfolgen soll.
Unter dem Punkt Inventarnummernvergabe wird die Art der Inventarnummer festgelegt.
Unterstützte Formate sind: Händische Vergabe oder Automatische Vergabe entweder mit
A-50
imdas pro Benutzerhandbuch
7 Grundeinstellungen und allgemeine Funktionen
Institutionskürzel und laufender Nummer, Sammlungskürzel und laufender Nummer oder
aktuelles Jahr und laufender Nummer. Es wird das Institutions- bzw. Sammlungskürzel
verwendet, dass unter 7 „Grundeinstellungen“ eingegeben wurde.
Zusätzlich kann man die laufende Nummer mit vorangestellten Nullen auffüllen lassen. Das
Auffüllen mit führenden Nullen ist nicht für die richtige Sortierung der Inventarnummern
notwendig.
7.6.3 Recherche
In diesem Karteireiter können Sie allgemeine Einstellungen zu den Recherchemöglichkeiten
definieren.
Abbildung 38: Optionen - Recherche
Wenn das Kontrollkästchen Volltextrecherchen-Datenbank automatisch aktualisieren
aktiviert ist, wird nach jedem Speicher- oder Löschvorgang die Volltextrecherchen-Datenbank
aktualisiert. Dies kann je nach Menge der zu einem Objekt eingegebenen Daten einige Zeit in
Anspruch nehmen. Daher wird empfohlen, diese Funktion während der Datenerfassung zu
deaktivieren und die Volltextrecherchendatenbank in regelmäßigen Abständen manuell zu
starten. Die entsprechende Funktion finden Sie unter Datei – Datenbankadministration –
Datenbankoptimierung.
Ist das Kontrollkästchen Sortierung Personen/Orte der Objektliste automatisch
aktualisieren aktiviert, wird das Sortieren in der Objektliste nach einer der folgenden
Personen (Urheber, Hersteller, Herausgeber, Bezugsperson, Übernehmer, Rechteinhaber)
und/oder nach einer der folgenden Orte (Herstellungsort, Verwendungsort, Standort,
Bezugsort) erfolgen.
Bei aktiviertem Kontrollkästchen Anzahl der gefundenen Objekte automatisch ermitteln
wird bei jeder Recherche die Anzahl der gefundenen Objekte im Titelfeld angezeigt.
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A-51
7 Grundeinstellungen und allgemeine Funktionen
Die Suche über die optimierte Thesaurussuchtabelle ausführen beschleunigt das Arbeiten
mit imdas pro, setzt aber voraus, dass in regelmäßigen Abständen entweder die
Datenbankoptimierung oder aber die Suchthesaurusoptimierung unter dem Menü Thesaurus
ausgeführt wird.
Buttonleiste und Maskenexplorer nicht aktualisieren: Wenn diese Option aktiviert ist,
werden die Detailbuttons in der Maske Objektbearbeitung nicht aktualisiert (hell hinterlegt),
wenn sich in der jeweiligen Detailmaske Daten befinden. Diese Einstellung erhöht die
Geschwindigkeit
beim
Blättern
zwischen
einzelnen
Datensätzen,
falls
die
Netzwerkgeschwindigkeit sehr niedrig sein sollte.
Maximale Anzahl von Thesaurusbegriffen anzeigen (nur Oracle): Bei sehr großen
Thesauri (> 50.000 Begriffe oder mehr), kann man die Geschwindigkeit für den Aufbau von
Listen erhöhen, wenn man die maximale Anzahl von Thesaurusbegriffen, die in den jeweiligen
Listen angezeigt werden, begrenzt.
Suche nach Personen zum Objekt: Seit Version 2.0 von imdas pro ist es möglich zu jeder
Person einen Anzeigenamen (zB den Künstlernamen) anzugeben. Mit dieser Option kann man
nun einstellen, ob man bei einer Suche nach Personen den Anzeigenamen oder Nachname
bzw. Vorname suchen möchte.
7.6.4 Standardeintragungen
In diesen Karteikarten werden die Standardeintragungen für Objektmaße, Objektwerte und
Einheiten festgelegt. Bei einem Aufruf der Funktionen Maße, Werte usw. werden diese
Eintragungen als Vorgabe eingesetzt, um den Eingabeaufwand zu reduzieren.
Abbildung 39: Optionen - Standardeintragungen
7.6.5 Spracheinstellung
In dieser Maske wird es in zukünftigen Versionen möglich sein, die Sprache zu wechseln.
A-52
imdas pro Benutzerhandbuch
7 Grundeinstellungen und allgemeine Funktionen
7.6.6 Weitere
Hier können Sie zusätzliche Verknüpfungseinstellungen vornehmen.
Abbildung 40: Optionen - Weitere
Verknüpfung der Herstellerdaten: Es ist möglich, die Daten für das Feld Hersteller entweder
aus dem Thesaurus (wie bisher) oder aber aus den Personenstammdaten zu verwenden.
Verknüpfung der Künstlerdaten: Wie beim Hersteller ist es auch bei den Künstlerdaten
möglich, entweder auf die Thesaurusdaten (wie bisher) oder aber auf die
Personenstammdaten zurückzugreifen.
Objektstatus: Bislang wurde der Objektstatus von imdas pro fix vorgegeben. Folgende
Objektstati wurden vergeben: Registriert, Inventarisiert, Deakzessiert oder Mat. zum Objekt.
Wenn die Option auf händische Vergabe umgeschaltet wird, kann man die Objektstati selbst
vergeben und die Liste der Objektstati nach eigenen Vorgaben erweitern.
Objektbezeichnung (Museumsobjekt): Wurde Objektbezeichnung (Museumsobjekt) als
Thesaurusfeld ausgewählt, dann kann im Thesaurus nach bereits vorhandenen
Objektbezeichnungen gesucht werden.
Löschen von Objekten mit Objektbeziehungen: Über diese Option können Sie verhindern,
dass Objekte gelöscht werden, zu denen Objektbeziehungen – wie Materialien zum Objekt –
in der Datenbank festgelegt werden. Dadurch soll verhindert werden, dass zB Materialien zum
Objekt in der Datenbank bestehen, denen kein Objektdatensatz zugeordnet ist.
Objektbezeichnungsfeld als: Wahlweise können Sie einstellen, ob das Feld
„Objektbezeichnung“ in Ihrer Datenbank als Pflichtfeld geführt wird und damit ausgefüllt
werden muss,
7.7 Allgemeine Funktionen
Unter „allgemeinen Funktionen“ verstehe ich jene Funktionen, die Ihnen in imdas pro neben
den zahlreichen Funktionen und Möglichkeiten zur Objekterfassung zur Verfügung stehen.
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A-53
7 Grundeinstellungen und allgemeine Funktionen
7.7.1 Integration des hauseigenen Logos in die
Objekterfassungsmaske
Abbildung 41: Buttonleiste mit Logo
Sie können das JOANNEUM RESEARCH Firmenlogo am rechten Rand der Buttonleiste der
Objekterfassungsmaske durch Ihr Institutionslogo ersetzen, indem Sie folgendermaßen
vorgehen:
Klicken Sie in der imdas pro Objektbearbeitungsmaske mit der rechten Maustaste auf das
Logo. Es öffnet sich ein Dateiauswahlfenster, in dem Sie die gewünschte Logo-Datei
auswählen.
Die Größe des Logos ist aus Platzgründen mit 160 x 70 Pixel vorgegeben. Sollte das Logo
größer sein, wird der restliche Teil abgeschnitten. Das Logo ist nur ab einer
Bildschirmauflösung von zumindest 1024 x 768 Punkten sichtbar.
7.7.2 Nachrichten versenden
Sie haben die Möglichkeit an andere, aktuell angemeldete imdas-Benutzer Ihrer imdas pro
Datenbank Nachrichten zu senden.
Wenn Sie das Menü „Hilfe“ öffnen, finden Sie den Untermenüpunkt „aktuelle Benutzer“.
Abbildung 42: Hilfe-Menü
Es öffnet sich ein Fenster, das alle aktuell angemeldeten imdas pro Benutzer anzeigt.
A-54
imdas pro Benutzerhandbuch
7 Grundeinstellungen und allgemeine Funktionen
Abbildung 43: Aktuelle Benutzer
Um den Vorgang des Nachrichtensendens zu starten, haben Sie zwei Möglichkeiten:
1. Markieren Sie nun die Zeile, die den Namen jenes Benutzers enthält, den Sie
benachrichtigen wollen, indem Sie durch einen Klick auf die linke Maustaste die
entsprechend Zeile auswählen. Klicken Sie nun – der Mauszeiger muss sich über der
markierten Zeile befinden – die rechte Maustaste und wählen Sie den Eintrag
„Nachricht an markierte Anwender schicken“.
2. Bewegen Sie die Maus über den gewünschten Anwender und klicken Sie die rechte
Maustaste. Wählen Sie den Eintrag „Nachricht an markierte Anwender schicken“.
In jedem Fall öffnet sich folgendes Fenster:
Abbildung 44: Nachricht schicken
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A-55
7 Grundeinstellungen und allgemeine Funktionen
Durch einen Klick auf den Button
können Sie die Nachricht auf Rechtschreibfehler prüfen.
Stellen Sie sich hierzu an die Stelle, ab der der Text geprüft werden soll, und klicken Sie den
Button. Wollen Sie den gesamten Text prüfen, muss sich der Cursor vor dem ersten Zeichen
der Nachricht befinden. Findet das Programm einen Fehler, erscheint folgender Hinweis auf
Ihrem Bildschirm:
Abbildung 45: Rechtschreibprüfung
Kann Ihnen imdas pro einen Vorschlag machen, so erscheint dieser fett im Pop-up-Fenster.
Durch einen Klick auf den richtigen Begriff, wird dieser in Ihre Nachricht übernommen und die
Prüfung wird fortgesetzt. Wollen Sie keinen Vorschlag übernehmen, klicken Sie auf „Weiter
prüfen …“ oder „Abbrechen …“.
Wollen Sie die Nachricht versenden, klicken Sie bitte den Button
danach beim ausgewählten Benutzer am Bildschirm.
. Die Nachricht erscheint
Abbildung 46: Nachricht erhalten
Durch einen Klick auf
können Sie das Nachrichtenfenster schließen. Bitte
bedenken Sie, dass imdas pro die Nachrichten nicht speichert. Sie sollten also die Nachricht
lesen, bevor Sie den Erhalt mit OK quittieren.
Der Absender der Nachricht erhält keine Nachricht, dass Sie eine Nachricht gelesen haben.
7.7.3 AKL – Autoren und Künstler Lexikon
Das AKL – das Autoren und Künstler Lexikon – des Saur-Verlages kann mittels eigener
Schnittstelle in die imdas pro Datenbank integriert werden. Voraussetzung ist allerdings, dass
Sie die Rechte an diesem umfangreichen Werk direkt beim Verlag erworben haben.
A-56
imdas pro Benutzerhandbuch
7 Grundeinstellungen und allgemeine Funktionen
Es wäre allerdings wesentlich zu einfach, den gesamten Bestand an Daten, die im AKL
enthalten sind, einfach so in imdas pro zu importieren. Fehlende Herausforderung auf der
einen Seite, aber vor allem die mit einem Gesamtimport verbundene Geschwindigkeitseinbuße
auf der anderen Seite, hatten die Umsetzung des folgenden Arbeitprozesses zur Folge. Ich
möchte Ihnen schrittweise die Integration des AKL und das Verwenden der Daten des AKL in
imdas pro erläutern.
Welche Datensätze werden vom AKL nach imdas pro in die Objekterfassung integriert?
Es werden jene Datensätze nach imdas pro in die Personenverwaltung übernommen, die Sie
explizit zum Übernehmen kennzeichnen. Den gesamten Bestand voll zu integrieren würde den
Nutzen des AKL schmälern und keinen Gewinn für imdas pro bringen.
Um das AKL verwenden zu können, müssen Sie neben den Rechten an den Daten auch
innerhalb von imdas pro mit den entsprechenden Rechten ausgestattet sein. Diese Rechte
sind AKL Import bzw. AKL Recherche. Zumindest eines dieser Rechte müssen Sie erhalten
haben, damit Sie mit dem Button
können.
in der Personenstammdatenverwaltung arbeiten
Um die AKL-Daten in Ihre Objekterfassung und damit in Ihre Personenverwaltung integrieren
zu können, müssen Sie unter dem Menüpunkt Optionen im Karteireiter Recherche das
Kontrollkästchen
aktivieren, in dem Sie es mit der Maus anklicken. Es
erscheint ein kleines Häkchen im Feld. Ist dieses Kontrollkästchen inaktiv, so ist der Button
nicht sichtbar.
7.7.3.1 AKL-Import
Wenn Sie das AKL das erste Mal mit imdas pro nutzen wollen, müssen Sie den gesamten
Datenbestand des AKL einmalig in imdas pro importieren. Diese Importtabelle beeinflusst Ihr
Arbeiten mit der Objektdatenbank nicht. Sie müssen den gesamten Import kein zweites Mal
durchlaufen lassen, da imdas pro Ihnen zum Einspielen diverser Änderungen im AKL (neue
Daten, fehlerhafte Daten, Löschen von Daten) geeignete Updateroutinen, die
selbstverständlich weniger zeitintensiv als ein Gesamtimport sind, bietet.
Der Import wird durch den Button
in
der
Buttonzeile
finden.
Durch
gestartet, den Sie in der Maske „Personenstammdaten“
einen
Klick
auf
öffnet
sich
das
Menü
, aus dem Sie für den Import die Zeile „AKL importieren“ auswählen.
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A-57
7 Grundeinstellungen und allgemeine Funktionen
Es öffnet sich der Importdialog:
Abbildung 47: AKL-Importdialog
Wählen Sie bitte nach einem Klick auf den Button
aus dem darauf folgenden
Dateiauswahldialog, die Importdatei des AKL und übernehmen Sie den Dateinamen in das
Feld Importdateiname oder geben Sie Pfad und Dateinamen händisch in das Feld ein.
Legen Sie bitte noch fest, ob Sie nur einen Teil des AKL, den gesamten AKL importieren oder
ob Sie einen ORACLE Gesamtimport durchführen wollen und starten Sie den Import mit dem
Button
. Bitte haben Sie danach etwas Geduld, der Import des gesamten AKL kann
einige Zeit dauern.
Worin liegen die Unterschiede in den drei Importmöglichkeiten?
1. Teilimport: Wenn nur ein Teil des AKL importiert werden soll, kann man diese Option
anklicken. Dabei werden bereits vorhandene Datensätze aktualisiert, und neue
Datensätze ergänzt. Diese Option ist bei großen Datenmengen die langsamste
Variante (bei einem Testlauf dauert diese Option 12 Stunden für die gesamte AKLDatei. Diese Option setzt keine speziellen Datenbankrechte voraus, und kann von
jedem imdas pro Benutzer mit dem Recht "AKL Import" durchgeführt werden. Also
auch von "Nicht"-Administratoren.
2. Gesamtimport: In diesem Fall werden alle Einträge inklusive Indices in der Tabelle
gelöscht und danach alle Daten importiert. Nach dem Import werden die Indices
aufgebaut und die Tabelle optimiert. Dauer ca. 9 Stunden. Diese Option steht nur den
imdas pro Administratoren zur Verfügung, weil zum Löschen und Anlegen von Indices
zusätzliche Datenbank Rechte notwendig sind. Diese Option ist für alle Anwender, die
nicht imdas Administrator sind, deaktiviert.
Die Option 1) und 2) funktionieren ebenfalls für die lokale Datenbank.
3. Oracle Gesamtimport: Diese Option setzt zusätzlich zu den imdas
Administratorrechten noch den SQL Loader von Oracle voraus. Dieser SQL Loader ist
A-58
imdas pro Benutzerhandbuch
7 Grundeinstellungen und allgemeine Funktionen
normalerweise bei der Standardinstallation eines Oracle Clients mit installiert. Falls
das nicht der Fall sein sollte, ist diese Option deaktiviert.
Die Dauer des Imports mit dieser Option konnte auf 45 Minuten reduziert werden. Falls
schnellere Rechner als unten angegeben verwendet werden, kann sich die
Geschwindigkeit noch erhöhen.
Nach dem Import werden die Indices neu aufgebaut und die Tabelle optimiert. Dieser
Vorgang nimmt zusätzlich ca. 10 Minuten in Anspruch.
Unter welchen Systemvoraussetzungen wurde getestet?
Sämtliche angegebenen Zeiten wurden mit folgender Konfiguration erreicht:
Client: Laptop, Pentium 1.4 GHz Centrino, 512 MB RAM
Server: Pentium 4, 1.6 GHz, 512 MB RAM
Netzwerk: 100 MBit
Datenbank: Oracle 9i (9.2) Achtung: Der gesamte Import plus die Indices belegen in der
Datenbank mind. 1 GB an Tablespace!
Welche Bedeutung haben die Felder?
Importdateiname: Hier wird die HIDA Importdatei ausgewählt.
Unter dem Feld Importdateiname befindet sich die Fortschrittanzeige, die bei laufendem
Import die bereits abgearbeitete Datenmenge in % anzeigt.
Startzeit: Zeit bei dem der Import gestartet wurde.
Akt. Zeit: Aktuelle Uhrzeit, bzw. Zeit bei dem der Import beendet wurde.
Datensatz: Anzahl der Personen die schon in die Datenbank importiert wurden.
Gesamtdauer: Ist die geschätzte bzw. hochgerechnete Dauer des gesamten Imports.
TNS Datenbankname: Wenn die Option Oracle Gesamtimport gewählt wurde, wird zum Import
ein von Oracle zur Verfügung gestelltes Programm verwendet. Dieses Programm greift nicht
auf die SQL.INI Datei von imdas pro zurück, sondern verwendet die TNSMANES.ORA Datei
von Oracle. Falls der Datenbankname in der TNSNAMES.ORA Datei ein anderer sein sollte,
als in der SQL.INI Datei, so kann man diesen vor dem Import in dem Feld TNS
Datenbankname eintragen.
Kann man den Import auch frühzeitig abbrechen?
Während des Imports wird anstelle des Schließen Buttons ein Abbrechen Button eingeblendet.
Der Import kann jederzeit durch einen Klick auf diesen Button beendet werden. Auch wenn der
Import abgebrochen wird, werden die Indices neu aufgebaut und die Tabelle optimiert, so dass
der Anwender auch in diesem bis zum Zeitpunkt des Abbruches importierten Teil des AKL
nach Personen suchen kann. Die Optimierung der Tabelle bzw. der Aufbau der Indices kann
nicht "kontrolliert" unterbrochen werden. Sollte der Aufbau der Indices vom Benutzer (zB durch
den Task Manager) beendet werden, ist ein Neuimport der Daten notwendig.
7.7.3.2 Recherche im AKL
Wie bereits erwähnt, muss für die Verwendung des AKL bei der Personenauswahl das
aktiviert sein. Weiters muss Ihnen in der
Kontrollkästchen
Benutzerverwaltung das Recht AKL Recherche zugeteilt worden sein.
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7 Grundeinstellungen und allgemeine Funktionen
Sie starten die Suche im AKL über den Button
in der Personenstammdatenverwaltung
. Durch einen Klick auf „AKL Personenauswahl“ öffnet
und das Untermenü
sich folgende Suchmaske, mit der Sie im Datenbestand des von Ihnen importierten AKL
suchen können.
Abbildung 48: AKL Recherche
Direkt nach dem Einstieg in diese Maske sind noch keine Einträge in der Liste. Um die Suche
auszuführen, beginnen Sie, im Feld „Suche nach“ Ihre Suchkriterien einzugeben.
Standardmäßig sucht imdas pro in allen AKL Feldern. Wollen Sie ein bestimmtes Feld
durchsuchen, wählen Sie dieses bitte aus der entsprechenden Listbox aus. Den eigentlichen
Suchbegriff geben Sie bitte in das Eingabefeld neben der Listbox ein. Sobald Sie zumindest
ein Zeichen getippt haben beginnt imdas pro mit der Suche. Je mehr Zeichen Sie eingeben,
umso exakter wird Ihr Suchergebnis ausfallen. Die Ergebnisliste wird während des Tippens
immer weiter eingeschränkt. Wenn Sie kein Zeichen mehr eingeben, führt imdas pro die
Suche zu Ende aus und die Liste wird angezeigt. Den Status des Suchvorganges sehen Sie
am Feld „Status“, das folgende Ausprägungen haben kann:
A-60
1.
: imdas pro wartet darauf, dass Sie die Suche durch
Eingeben des Suchbegriffes starten und die Ergebnisliste durch Ihre Eingabe
einschränken. imdas pro nimmt von einer Anzeige aller Datensätze beim Aufruf der
Maske Abstand, um nicht ungewollt in einen zeitaufwendigen Suchprozess
hineinzugeraten.
2.
: Sie geben aktuell Zeichen ein, um Ihr Ergebnis
einzuschränken oder haben Ihre Eingabe bereits beendet und imdas pro sucht im
AKL.
3.
: Sie haben durch einen Klick auf den Button
die
Suche abgebrochen. Die bis zum Zeitpunkt des Abbruches gefundenen Datensätze
werden in der Liste angezeigt.
imdas pro Benutzerhandbuch
7 Grundeinstellungen und allgemeine Funktionen
: imdas pro hat die Suche ausgeführt, das Ergebnis wird
4.
in der Liste angezeigt.
In der Titelzeile der Maske sehen Sie, wie viele Datensätze Ihren Kriterien entsprechen:
7.7.3.3 Personenübernahme nach imdas pro
Wie bereits erwähnt werden jene Datensätze übernommen, die sie explizit zum Übernehmen
kennzeichnen. Dies geschieht, indem Sie die Zeile des zu übernehmenden Datensatzes durch
einen Klick in die erste Spalte markieren. Selbstverständlich können Sie in einem Arbeitsgang
auch mehrere Datensätze markieren, die dann der Reihe nach in imdas pro integriert werden.
Abbildung 49: Markieren zum Übernehmen
Nach dem Markieren klicken Sie den Button
, um den Übernahmevorgang zu
starten. Im Zuge des Vorganges wird der Datensatz analysiert und die Daten nach imdas pro
übernommen. Fehlende Thesaurusbegriffe (zB Orte) werden unter Berücksichtigung bereits
vorhandener Begriffe in den Thesaurus integriert. Ist ein Begriff mehrfach bereits in Ihrer
Thesaurusverwaltung vorhanden, so erhalten Sie ein Auswahlfenster, um den richtigen
Thesaurusbegriff auszuwählen.
Nach erfolgter Integration, werden die übernommen Datensätze mit grüner Farbe hinterlegt,
sodass Sie sofort sehen, welche Daten des AKL Sie bereits in imdas pro integriert haben.
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A-61
7 Grundeinstellungen und allgemeine Funktionen
Abbildung 50: Übernommene Datensätze
Was geschieht, wenn man einen Datensatz mehrfach übernimmt?
Wenn Sie eine Person übernehmen wollen, die Sie bereits zu einem früheren Zeitpunkt einmal
übernommen haben, erkennt dies imdas pro an der AKL-ID und überschreibt die Daten in
imdas pro mit jenen aus dem AKL. Die AKL-ID ist ein Schlüsselfeld des AKL, das mit nach
imdas pro übernommen wird.
Was geschieht, wenn die Person oder ein ähnlicher Eintrag in imdas pro gefunden wurde, der
allerdings nicht aus dem AKL übernommen wurde?
Dies kann dann geschehen, wenn Sie eine Person bereits erfasst haben, bevor Sie den AKL
erworben haben und so mit imdas pro koppeln. In diesem Fall erscheint ein Hinweisfenster am
Bildschirm:
Abbildung 51: Datensatz aus AKL bereits in imdas pro vorhanden
Nach Bestätigung der Meldung werden die in Frage kommenden Einträge von imdas pro in
der Personenliste von imdas pro, die im Hintergrund vorhanden ist, angezeigt. Aktivieren Sie
nun diese Personenliste ohne die AKL-Maske zu schließen, indem Sie in die Maske
klicken.
Sie sehen nun zwei weitere Buttons neben dem Button
:
1. AKL Datensatz in sel. Person übernehmen
: Wenn der gewünschte Datensatz in
Ihrer AKL Maske einem aufgelisteten Personendatensatz aus imdas pro entspricht, so
markieren Sie den Datensatz in der Personenliste und klicken Sie diesen Button. Der
A-62
imdas pro Benutzerhandbuch
7 Grundeinstellungen und allgemeine Funktionen
Datensatz wird in der Personenverwaltung überschrieben. Der Datensatz im AKL wird
grün gekennzeichnet.
: Wenn Sie keinen passenden Eintrag in der
2. AKL Datensatz neu anlegen
Personenliste identifizieren können, den Datensatz aber dennoch aufnehmen wollen,
klicken Sie diesen Button, um den AKL Datensatz neu in die Personenverwaltung von
imdas pro zu übernehmen. Der Datensatz wird im AKL grün gekennzeichnet.
7.7.3.4 Verwendung des AKL bei der Objekterfassung
Wenn Sie bei einem Objekt eine Person angeben, die noch nicht in Ihrer Personenverwaltung
von imdas pro enthalten ist und Sie die Option
erhalten Sie im Zuge des Speichervorganges folgendes Fenster:
aktiviert haben,
Abbildung 52: Suche in AKL?
Wenn Sie den Button
klicken, wird die Suche auf den AKL ausgeweitet. Es öffnet
sich die AKL Maske, wobei die Suche mit den von Ihnen angegebenen Personendaten bereits
durchgeführt wird und das Ergebnis in der Liste dargestellt wird.
Abbildung 53: AKL Suche bei Objekterfassung
Sie sehen nun, dass der Button
nun aktiv ist. Klicken Sie diesen Button, um den
Datensatz zu übernehmen. Sowohl das AKL Recherchefenster als auch die Personenliste
werden geschlossen.
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A-63
7 Grundeinstellungen und allgemeine Funktionen
7.7.3.5 Buttons der AKL Maske
Button
Erklärung
Import einer AKL Löschdatei: Mit diesem Button können Sie eine AKL
Löschdatei importieren. Eine AKL Löschdatei enthält aus dem AKL zu
löschende Personen. Alle in imdas pro verwendeten Personen aus der AKL
Löschdatei werden mit der Kennung "del." im Notizfeld gekennzeichnet, und
können zB über eine QBE Recherche gefunden werden. Sie sollten
anschließend die neu zu verwendende AKL-ID bei diesen Personen eintragen
und die Personen mit dem AKL aktualisieren Button
aktualisieren lassen.
imdas Personenstammdaten mit AKL aktualisieren: Diesen Button sollten
Sie nach einem AKL-Update klicken, damit alle Personen aus den imdas pro
Stammdaten mit dem AKL abgeglichen werden, oder wenn Sie händisch eine
AKL-ID in den imdas pro Personenstammdaten eingetragen haben.
Hilfe zum Arbeiten mit AKL: Hiermit gelangen Sie direkt zur Hilfe betreffend
das Arbeiten mit dem AKL.
Suche abbrechen: Sie können mit diesem Button den Suchvorgang im AKL
abbrechen.
Personen einfügen: Mit diesem Button können Sie im AKL enthaltene Daten in
die Personenverwaltung von imdas pro integrieren, indem die Daten zur Person
übertragen werden.
Person übernehmen: Hiermit können Sie im Zuge der Personenerfassung zu
Objekten Daten aus dem AKL in die Personenverwaltung übernehmen und
gleichzeitig als Person zu einem Objekt speichern.
A-64
imdas pro Benutzerhandbuch
8 Benutzerverwaltung
Nachdem Sie alle Institutionsstammdaten (Sammlungen, Standorte) erfasst haben, können
Sie die Rechte für die einzelnen Mitarbeiter vergeben (Es ist natürlich auch später weiterhin
möglich Sammlungen hinzuzufügen oder zu entfernen).
In die Benutzerverwaltung gelangen Sie, indem Sie im Menü Datei auf Benutzerverwaltung
klicken.
Abbildung 54: Benutzerverwaltung
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A-65
8 Benutzerverwaltung
8.1 Anlegen von neuen Benutzern
Das Anlegen von neuen Benutzern ist allein dem Systemadministrator (Benutzer SYSADM)
vorbehalten. Wenn Sie die Listbox Benutzer öffnen, sehen Sie alle zurzeit unter imdas pro
angelegten Benutzer.
Abbildung 55: Listbox - angelegte Benutzer
Ein neuer Benutzer wird durch einen Klick auf den Button
erscheint folgende Erfassungsmaske:
eingelegt. Es
Abbildung 56: Neuer Benutzer
Geben Sie hier einen Benutzernamen (max. 8 Zeichen lokale Datenbank oder max. 30
Zeichen unter Oracle) und ein Kennwort ein. Das Kennwort ist zur Kontrolle ein zweites Mal
einzugeben, um Eingabefehler zu vermeiden. Aus Sicherheitsgründen wird die Angabe des
Passwortes sowohl bei der Erfassung als auch bei der späteren Verwendung beim Einstieg in
imdas pro verschlüsselt dargestellt. Nach einem Klick auf den Button
wird der
neue Benutzer in der Datenbank angelegt. Dies wird unten am Bildschirm in der so genannten
Statuszeile dokumentiert
Bitte beachten Sie, dass Sie in der Einzelplatzversion im Benutzernamen keine Umlaute
verwenden dürfen.
Zur Kontrolle, ob der Benutzer erfolgreich angelegt wurde, öffnen Sie nochmals die Listbox
Benutzer (siehe Abbildung 55: Listbox - angelegte Benutzer“). Hier sollte nun auch der neue
Benutzer aufscheinen. Im nächsten Schritt müssen Sie dem Benutzer noch Rechte zuteilen,
bevor der Benutzer mit dieser Kennung in imdas pro arbeiten kann.
In der Listbox Benutzername werden alle Personen, die in den Institutionsstammdaten als
Institutionsmitarbeiter (Siehe 7.5: „Mitarbeiter“) eingetragen wurden, angezeigt. Wenn Sie dem
Benutzer einen Mitarbeiternamen zuordnen, wird dieser Name beim nächsten Anmelden in die
Titelleiste eingeblendet.
Nach jedem Anlegen von Benutzern bzw. Ändern der Rechte ist der Button
zuklicken.
A-66
imdas pro Benutzerhandbuch
8 Benutzerverwaltung
8.2 Benutzerrechte vergeben
Um die Funktionen in imdas pro nutzen zu können und somit die Datenerfassung und
Bearbeitung durchführen zu können, ist es erforderlich, die einzelnen imdas pro Benutzer mit
den entsprechenden Rechten auf Funktionen und Erfassungsmasken auszustatten.
Funktionen und Masken, deren Rechte ein Benutzer nicht besitzt, werden entweder in lichtem
Grau angezeigt oder komplett ausgeblendet.
Beachten Sie daher, dass Sie nach dem Anlegen eines neuen Benutzers die entsprechenden
Rechte erst vergeben müssen. Das Anlegen eines Benutzers allein bedingt noch keine
Rechtezuteilung.
Um die Rechte zuteilen zu können, wählen Sie aus der Listbox Benutzer den Benutzernamen
aus, den Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie auf das Auswahlfeld Rechte (
Maske sollte dann folgendes Aussehen haben:
). Die
Abbildung 57: Benutzerverwaltung - Rechtevergabe
In der rechten Liste sehen Sie alle möglichen Rechte, die Sie dem Benutzer zuteilen können,
in der linken Tabelle alle bereits zugeteilten Rechte. Durch einen Doppelklick auf das jeweilige
Recht in der rechten Tabelle wird dieses in die linke Tabelle übertragen, und somit dem
ausgewählten Benutzer zugewiesen. Sie können auch mehrere Rechte markieren und mit
dem grünen Pfeilbutton (
) dem Benutzer zuweisen. Der Button
weist dem Benutzer
alle Rechte zu, und mit den Buttons (
,
) werden einzelne bzw. alle Rechte entfernt. Eine
Erklärung der Benutzerrechte finden Sie im Anhang sowie in der Online Hilfe.
Eine elegantere Lösung in der Vergabe der Rechte besteht darin, einzelne Rechte zu Gruppen
zusammenzufassen und diese den Benutzern zuzuweisen.
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A-67
8 Benutzerverwaltung
Speziell sei auf das Recht auf einzelne Sammlungen hingewiesen. Wenn Sie eine neue
Sammlung zu einer Institution definiert haben, so müssen Sie all jenen Benutzern auch explizit
die Rechte auf die Sammlung geben, die mit den Objekten der Sammlung arbeiten sollen.
ACHTUNG: Die Benutzerrechte des Systemadministrators können nicht gelöscht werden. Dh.,
Sie können den Systemadministrator durch das Löschen all seiner Rechte nicht von imdas pro
aussperren. Ebenso ist es nicht möglich, den Benutzer SYSADM zu löschen.
8.3 Gruppenrechte
Häufig benötigte Kombinationen von Rechten können in dieser Maske zu einer Gruppe
zusammengefasst werden, um die Vergabe der Rechte beim Anlegen von neuen Benutzern
zu beschleunigen.
Abbildung 58: Benutzerverwaltung - Gruppenverwaltung
Das Anlegen von neuen Gruppen erfolgt ähnlich wie das Anlegen von neuen Benutzern. Mit
dem Button „Neue Gruppe…“ wird der Name einer neuen Gruppe vergeben. Danach wird der
Gruppename aus der Listbox ausgewählt, und die einzelnen Rechte werden dieser Gruppe
zugeteilt.
Beispiel: Sie legen eine neue Gruppe Besucher an, die nur Einsicht in Ihre Objekte nehmen
darf, aber keine Änderungen oder Ausdrucke. Ordnen Sie nun dieser Gruppe jeweils nur
Leserechte und das Recht der Recherche in den jeweiligen Masken zu. Speichern Sie
anschließend diese Gruppe.
Wenn nun ein neuer Besucher imdas pro benutzen will, legen Sie dazu einen neuen Benutzer
und Kennwort an, geben ihm die Gruppenrechte „Besucher“. Hierzu wählen Sie die
A-68
imdas pro Benutzerhandbuch
8 Benutzerverwaltung
, wählen die entsprechende Gruppe „Besucher“ und gehen Sie so
Auswahlbox
vor, wie unter Benutzerrechte beschrieben. Zusätzlich müssen Sie dem Benutzer noch die
Rechte auf die Sammlungen geben, in denen er suchen darf (durch einen Klick auf das
Auswahlfeld
).
8.4 Kennwort ändern
Jetzt ist ein guter Zeitpunkt das Kennwort des Systemadministrators (SYSADM) zu ändern. Es
kann immer nur für den aktuell angemeldeten Benutzer geändert werden.
Wählen Sie in der Maske „Benutzerverwaltung“ den Karteireiter „Kennwort ändern“.
Abbildung 59: Benutzerverwaltung - Kennwort ändern
Sie müssen in dieser Maske zuerst Ihr altes Kennwort, und anschließend ein neues Kennwort
eingeben.
Aus Sicherheitsgründen werden sowohl das alte als auch das neue Kennwort verschlüsselt
angezeigt. Bitte bewahren Sie das Kennwort des Benutzers SYSADM besonders
sorgfältig auf.
Sollte ein Benutzer sein Kennwort vergessen haben, so ist dieser Benutzer vom SYSADM zu
löschen und wieder neu anzulegen, wobei ein Kennwort und die Rechte neuerlich zu vergeben
sind.
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A-69
9 Stammdaten
Bei der Erstellung des Programms wurde besonders darauf geachtet, größtmögliche
Flexibilität in der Datenerfassung und Datenhaltung zu erreichen. Dies bedeutet, dass
objektunabhängige Daten (sog. „Stammdaten“) einer eigenen Verwaltung unterliegen.
Dadurch kann die Datenerfassung an die Erfordernisse unterschiedlichster Institutionen
angepasst werden.
Worin liegt der Sinn einer eigenen Stammdatenerfassung?
Werden bestimmte objektunabhängige Daten getrennt von den Objektdaten verwaltet, so
bedeutet dies, dass diese Daten nur einmal eingegeben werden müssen. Bei der
Dokumentation von Objekten werden nur Verknüpfungen mit diesen Stammdaten hergestellt.
Die Auswahl der Stammdaten bei der Objekterfassung erfolgt über Listboxen. Eine eigene
Stammdatenerfassung bringt weiter den Vorteil einer konsistenten Schreibweise der
Stammdaten und damit auch die Möglichkeit statistische Auswertungen (zB wie viele Objekte
befinden sich beim Restaurateur?) durchzuführen.
Wann ist der richtige Zeitpunkt, um die Stammdaten zu erfassen?
Hierzu sei angemerkt, dass es den „richtigen“ Zeitpunkt für die Stammdatenerfassung
eigentlich nicht gibt. Ob Sie die Stammdaten gleich zu Beginn der Arbeiten mit imdas pro
festlegen und erfassen oder erst bei Bedarf im Laufe der Objekterfassung, das obliegt Ihrer
eigenen Entscheidung.
Vor der Objekterfassung müssen Sie lediglich die Institutionsstammdaten und
Sammlungsstammdaten erfassen, um tatsächlich Objektdaten erfassen zu können. Die
restlichen Daten können Sie, abhängig von Ihrer Rechtevergabe, auch im laufenden Betrieb
der Objekterfassung ergänzen. Ich möchte jedoch an dieser Stelle darauf hinweisen, dass die
Erfahrung in vielen Institutionen, die imdas pro verwenden, gezeigt hat, dass es sich lohnt,
bereits zu Beginn einen Grundstock an Stammdaten festgelegt und erfasst zu haben. Dies ist
einerseits vom ergonomischen Gesichtspunkt aus sinnvoll, andererseits hebt es auch die
Motivation der erfassenden Mitarbeiter, wenn man bereits auf erfasste Daten zurückgreifen
kann. Es scheint daher nicht nur sinnvoll, sondern auch sehr wichtig, dass man sich innerhalb
einer Institution bereits am Anfang Gedanken über die Stammdatenstruktur macht und diese,
soweit wie möglich, auch festlegt und durchführt.
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A-71
9 Stammdaten
Allgemein gilt, dass grau geschriebene Einträge in den Stammdaten entweder durch die
Benutzerverwaltung von imdas pro gesperrt sind, oder dass es sich dabei um fix vorgegebene
Werte von imdas pro handelt.
Zu den Stammdaten gelangen Sie, indem Sie in der Menüzeile das Menü Stammdaten
aufklappen. Sie erhalten danach eine Liste aller in imdas pro integrierten Stammdaten. Durch
einen Klick auf den von Ihnen gewünschten Stammdatenpunkt gelangen Sie in die jeweilige
Erfassungsmaske.
Abbildung 60: Menü – Stammdaten
Um die Liste der Stammdaten so übersichtlich wie möglich zu halten, wurden
themenverwandte Stammdaten in weiteren Untermenüs zusammengefasst. Finden Sie neben
einem Menüpunkt das Zeichen ►, so öffnet sich, wenn Sie die Maus über den
entsprechenden Eintrag bewegen, ein weiteres Untermenü mit zusammengehörenden
Stammdaten.
Auf eine detaillierte Beschreibung und graphische Darstellung aller Stammdaten wird hier
verzicht, da sie die Übersichtlichkeit und Verwendbarkeit des vor Ihnen liegenden Handbuches
gefährden würde. Ich beschränke mich auf eine grundsätzliche Beschreibung der
verschiedenen Stammdaten- und Maskentypen, sowie auf eine tabellenartige Aufzählung der
in imdas pro enthaltenen Stammdaten im Anhang.
Bitte beachten Sie, dass Sie in imdas pro auch die Möglichkeit haben, im Rahmen der
benutzerdefinierten Masken und Felder eigene Stammdatentabellen zu definieren (siehe dazu
Kapitel 13).
A-72
imdas pro Benutzerhandbuch
9 Stammdaten
9.1 Maskentypen zur Stammdatenerfassung
Grundsätzlich kann man zwei Arten von Stammdatenerfassungsmasken unterscheiden:
1. Listenerfassung
2. Einzelerfassung
9.1.1 Listenerfassung
Unter Listenerfassung versteht man Erfassungsmasken, bei denen die Daten in einer Liste
nacheinander erfasst werden. In der Regel sind das einfache Stammdaten, deren Tabellen
nicht viele Datenfelder pro Datensatz umfassen.
Ein Beispiel für die Listenerfassung von Stammdaten sind die Stammdaten „Eingangsarten“.
Abbildung 61: Listenerfassung – Eingangarten
Es sei erwähnt, dass bei der Listenerfassung die ersten fünf Datensätze erfasst werden
können, ohne den Button
zu drücken. Stellen Sie sich hierzu in die nächste freie
Datenzeile und beginnen Sie mit der Erfassung. Erst ab dem sechsten Datensatz müssen Sie
über den Button
in den Erfassungsmodus wechseln.
Zudem können Sie bei dieser Art der Stammdatenerfassungsmasken mehrere Zeilen bzw.
Datensätze erfassen, löschen oder bearbeiten, ohne zwischen den einzelnen Datensätzen die
Einträge mit
zu speichern. Um dem Sprichwort „Ausnahmen bestätigen die Regel“
genüge zu tun, gibt es auch hier Ausnahmen, was die Möglichkeit der Listenerfassung betrifft.
So können beispielsweise Institutionsstammdaten und Personenstammdaten in Listen
dargestellt und erfasst werden, aber die Möglichkeit der Mehrfacherfassung ohne zu
Speichern bzw. die Neuerfassung ohne
gibt es hier nicht, da es sich dabei um komplexe
Stammdaten mit weiteren Verknüpfungen handelt.
Das Löschen von Datensätzen erfolgt in der Listenerfassung so, dass Sie sich mit dem Cursor
in die zu löschende Zeile stellen und diese durch einen Klick auf
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zum Löschen markieren.
A-73
9 Stammdaten
Das explizite Löschen erfolgt erst, wenn Sie den Vorgang mit
abschließen. Ein Löschen
ist nur dann möglich, wenn es keine verknüpften Daten zu diesem Eintrag gibt.
9.1.2 Einzelerfassung
Von Einzelerfassung sprechen wir, wenn die Datensätze einzeln erfasst werden müssen. In
diesem Fall muss die Neuerfassung immer mit
gestartet und mit
oder
beendet
werden. Dies betrifft Stammdaten mit vielen und komplexen Eingabefeldern pro Datensatz
bzw. Stammdaten mit Verknüpfungen zu anderen Stammdaten, wie sie bei
Institutionsstammdaten, Personenstammdaten und Ereignissen vorkommen.
Als Beispiele für diese Art der Stammdatenerfassung seien die Institutionsstammdaten und
Personenstammdaten genannt.
Abbildung 62: Institutionsstammdaten
Um komplexe Stammdaten auch übersichtlich darstellen zu können, steht für diese neben der
Einzelerfassung auch die Listenerfassung zur Verfügung, wobei in der Listenerfassung nur ein
Teil der möglichen Datenfelder erfasst werden kann. Um die Daten bei der Objektverwaltung
verwenden zu können, genügt es, die in der Listendarstellung angebotenen Felder zu
erfassen. Auf diese Weise haben Sie rasch die nötigen Stammdaten erfasst und können Sie
sehr schnell mit der Objekterfassung beginnen. Die Erfassung weiterer Details zu einem
Datensatz können Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt durchführen.
Bei der jeweiligen Listendarstellung der komplexen Stammdaten können Sie mit einem
Doppelklick auf eine Zeile zur Sammlungserfassung bei den Institutionsstammdaten bzw. zur
Detailerfassung bei den Personenstammdaten gelangen.
Um bei der Listendarstellung der komplexen Stammdaten
Detailinformationen zu gelangen, bestehen mehrere Möglichkeiten:
A-74
zur
Erfassung
der
imdas pro Benutzerhandbuch
9 Stammdaten
1. Doppelklick auf die entsprechende Datensatzzeile (zB bei Personenstammdaten)
2. Wahl des entsprechenden Detailkarteireiters (zB Institutionsstammdaten, Ereignisse,
Personenstammdaten)
.
3. Klick auf den Button
9.2 Maskeneigenschaften und allgemeine Funktionen
Es gibt eine Reihe von Maskeneigenschaften und Funktionen, die für alle Stammdaten bzw.
Stammdatenerfassungsmasken gelten.
9.2.1 Maskenvergrößerung
Stammdatenmasken, bei denen Sie einen weinroten Rand sehen, lassen sich durch Stellen
des Mauszeigers auf den Rand der Maske und durch das entsprechende Ziehen entweder
verkleinern oder vergrößern. imdas pro merkt sich die letzte Einstellung in Bezug auf die
Größe auch, wenn Sie imdas pro geschlossen haben.
9.2.2 Ersetzen von doppelten Einträgen
Bei Stammdatenmasken mit einer blauen Umrandung können doppelt erfasste Einträge mittels
Drag&Drop ersetzt werden. Halten Sie dazu die linke Maustaste über den zu ersetzenden
Begriff gedrückt und ziehen Sie nun den Begriff über den Originalbegriff, lassen die linke
Maustaste wieder los. Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage, ob Sie diesen Vorgang tatsächlich
durchführen wollen, da diese Änderung nicht mehr rückgängig zu machen ist. Die
Aktualisierung der Objektdaten, bei denen Sie den zu ersetzenden Begriff bereits verwendet
haben, übernimmt selbstverständlich imdas pro für Sie.
9.2.3 Sortiermöglichkeit
Sie haben die Möglichkeit, die Liste der Stammdaten nach verschiedenen Kriterien zu
sortieren. Prinzipiell kann die Liste nach allen Datenfeldern, die in der Listenerfassung erfasst
werden können, sortiert werden.
Abbildung 63: Stammdaten – Sortierung
Die Sortierung erfolgt sofort, nachdem Sie den entsprechenden Radiobutton aktiviert haben.
Im Allgemeinen finden Sie in dieser Zeile jene Datenfelder, die Sie auch erfassen können, und
das Feld „Benutzer“, das vom System ausgefüllt wird.
9.2.4 Änderungsanzeige
imdas pro führt für wesentliche Datenänderungen, die vorgenommen werden, eine
Änderungshistorie mit. Auf Änderungshistorien hat der Benutzer keine Einflussmöglichkeiten.
Auch bei den Stammdaten werden die Änderungen mitprotokolliert, wobei die Anzeige der
Änderungen standardmäßig deaktiviert ist. Erst durch die richtige Rechtevergabe und
Einstellung unter Optionen können die Spalten „Datum“ und „Benutzer“ angezeigt werden. Das
Feld „Datum“ gibt den Tag an, an dem eine Änderung vorgenommen wurde, das Feld
„Benutzer“ gibt an, wer die Änderung durchgeführt hat.
Wie können Sie sich diese Spalten anzeigen lassen?
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A-75
9 Stammdaten
Wenn Ihnen in der Benutzerverwaltung das Recht „OPTIONEN“ erteilt wurde, so können Sie
die Optionsmaske unter dem Menü Datei öffnen. Im Karteireiter „Allgemein“ finden Sie einen
Abschnitt „Anzeige“ und darunter eine Zeile „Thesaurus- & Stammdatenänderungen
anzeigen“. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktiviert haben, werden die Spalten „Datum“ und
„Benutzer“ beim nächsten Einstieg in die Stammdaten angezeigt.
Abbildung 64: Stammdatenänderungen anzeigen
9.2.5 Import/Export
Stammdaten, die in imdas pro erfasst wurden, können in eine Datei exportiert werden. Für den
Export der Stammdaten steht der Button
zur Verfügung.
Sie können Stammdatentabellen, die Sie exportiert haben, auch wieder importieren. Dies
erfolgt über den Button
.
9.2.6 Drucken
Über den Button
können Sie eine Liste der Stammdaten drucken. Die Auswahl des
Druckers erfolgt durch die Druckereinrichtung im Menü Datei und Untermenü Drucken.
9.3 Spezielle Stammdaten
In den folgenden Kapiteln (Kapitel 9.3.1 „Programmverknüpfungen“ und Kapitel 10
Personenstammdaten) finden Sie Erklärungen zu einigen speziellen Stammdaten, die für das
Funktionieren von imdas pro von Bedeutung sind. Gleichzeitig enthalten sie beispielhaft
Erklärungen zur Stammdatenerfassung.
9.3.1 Programmverknüpfungen
Um Bilder, Filme, Töne usw. abspielen bzw. betrachten zu können, ist im Menü
Programmverknüpfungen anzugeben, mit welchem Programm die einzelnen Medien (Dateien)
zu öffnen sind, und in welchem Verzeichnis sich das Programm befindet. Dadurch habe Sie
als imdas-Benutzer die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, welche Programme Sie zur
Medienbetrachtung und Medienbearbeitung verwenden wollen.
Bilder (Bitmap-Dateien) beispielsweise werden mit dem Programm Paint Brush (pbrush.exe)
geöffnet, welches sich im Verzeichnis C:\WINDOWS befindet.
Zum Menü Programmverknüpfungen gelangen Sie, indem Sie im Menü Stammdaten auf
Programmverknüpfungen klicken.
A-76
imdas pro Benutzerhandbuch
9 Stammdaten
Abbildung 65: Programmverknüpfungen
Bevor Sie neue Programmverknüpfungen hinzufügen können, müssen Sie die
entsprechenden Dateitypen, die mit dem Programm geöffnet werden sollen und das
Programm an sich erfasst haben.
Um neue Programmverknüpfungen hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf den Button
, um in der sich öffnenden Erfassungsmaske die
Dateitypen zu erfassen. Nach einem Klick auf
erfassen Sie den Dateityp
(Bezeichnung für die Datei ein (zB: Bitmap für bmp Dateien)), die Extension (Suffix)
der Datei (zB: bmp, jpg, mpg usw.) und eventuell eine Notiz. Kehren Sie nach dem
Speichern (Klick auf
) in die Maske Programmverknüpfungen zurück (Klick auf
).
2. Klicken Sie danach den Button
, um den Namen und das Verzeichnis des
Programms zum Abspielen der Medien zu erfassen. Bitte beachten Sie, dass der
vollständige Pfad des Programms einzugeben ist (zB C:\WINDOWS\PBRUSH.EXE).
Falls der Pfad oder der Programmname nicht bekannt ist, kann durch einen
Doppelklick ins Eingabefeld „Programmdatei“ nach dem Programm gesucht werden.
Kehren
Sie
nach
dem
Speichern
Programmverknüpfungen zurück (Klick auf
(Klick
auf
)
in
die
Maske
).
3. In die Maske „Programmverknüpfungen“ klicken Sie auf
und wählen dann aus
den Listboxen Dateien vom Typ und werden bearbeitet mit dem Programm den
Dateityp und das Programm aus. Speichern Sie Ihre Eingabe mit
4. Wiederholen Sie die Schritte so
Programmverknüpfungen erfasst haben.
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lange,
bis
Sie
.
alle
gewünschten
A-77
9 Stammdaten
9.3.2 Objektbeziehungsarten
Sie haben in imdas pro auch die Möglichkeit, Beziehungen zwischen Objekten nicht nur
herzustellen, sondern ganz individuell zu benennen und damit speziell zu definieren. Dies
erfolgt unter dem Stammdatenmenüpunkt Objektdaten -> Objektbeziehungen.
Abbildung 66: Stammdaten - Objektbeziehungsarten
Worauf hat die Definition von „Beziehungen“ und deren „Gegenbeziehungen“ Auswirkung?
Wenn Sie bei der Objekterfassung in der Detailmaske „Objektbeziehungen“ (Button
) unter
dem Karteireiter „Bestandteile“ eine Verknüpfung zwischen Objekten definieren, so erfolgt die
Auswahl in der Listbox aus jenen Einträgen, die Sie unter „Bezeichnung der Beziehung“
eingegeben haben. Wenn Sie die Objektdetailansicht des dort definierten Beziehungsobjektes
öffnen, sehen Sie bei diesem Objekt unter
im Karteireiter „Zugehörigkeit“ das
„ursprüngliche“ Objekte, bei dem Sie den Bestandteil definiert haben. In der Regel bezeichnet
man aber die Beziehung zwischen Objekten je nach dem aus der Sicht welchen Objektes man
die Beziehung betrachtet unterschiedlich. Und genau diesem Umstand wird durch die
Definition „Beziehung – Gegenbeziehung“ Rechnung getragen.
Sie wollen ein Beispiel für Objektbeziehungen? Hier ist es:
Angenommen Sie erfassen ein Service als Datensatz und verknüpfen eine einzelne Tasse
daraus zum Service. Aus Sicht des Services ist die Tasse ein Teil des Services. Wenn Sie bei
der Tasse nun in die Objektbeziehungen schauen, gehört die Tasse zum Service. Damit diese
Art der Beziehung zB bei Ausdrucken richtig wiedergegeben wird, können Sie nun als
Beziehung: Teil von und als Gegenbeziehung gehört zu vermerken.
A-78
imdas pro Benutzerhandbuch
10 Personenstammdaten
Nachdem Sie nun im Kapitel 7 „Grundeinstellungen“ die Erfassung der Institutionsstammdaten
und die Benutzerverwaltung sowie in Kapitel 9 „Stammdaten“ die prinzipielle Handhabung von
Stammdaten kennen gelernt haben, wollen wir uns in diesem Kapitel einem
Stammdatenpunkt, nämlich der Personenerfassung, im Detail annehmen. Gerade die richtige
Personenerfassung und Personenverwaltung und damit verbunden die entsprechende
Verwendung (sowohl in der Objekterfassung als auch in der Recherche) spielt in der Welt der
kulturellen Vernetzung eine immer wichtigere Rolle. Dies findet beispielsweise international
Niederschlag in bereits erstellten Personennormdateien. Der Abgleich von Personendaten,
auch international, ist in den letzten Jahren immer wichtiger geworden, da Institutionen
untereinander häufiger Daten austauschen als in den vergangenen Jahrzehnten. Um bereits
bei der eigenen Erfassung auf internationale Gepflogenheiten und Standards Rücksicht
nehmen zu können, wurde in imdas pro eine sehr umfangreiche, an internationale Standards
angeglichene Personenerfassung integriert, die Ihnen auf den folgenden Seiten im Detail
näher gebracht wird.
Ein großer Vorteil der Verwendung einer eigenen Personenverwaltung ist der, dass man die
Daten von häufig verwendeten Personen in die Personenstammdaten nur einmal eintragen
muss, die Daten aber beliebig oft verwenden kann. Dies führt dazu, dass gleiche Personen im
gesamten Datenbestand auch tatsächlich gleich heißen, was wiederum enorme Erleichterung
in der Recherche bringt.
Um in die Personenstammdaten zu gelangen, wählen Sie im Menü Stammdaten den Punkt
Personen/Körperschaften.
Die
Erfassung
der
Personenstammdaten
erfolgt
im
Einzelerfassungsmodus, wenngleich die erste Maske, die geöffnet ist, eine Listendarstellung
aller Personen/Körperschaften ist.
10.1 Liste der Personen/Körperschaften
Diese Maske enthält einer Überblicksdarstellung aller erfassten Personen und Körperschaften
auf der einen Seite, auf der anderen Seite kann man mit Hilfe dieser Maske einfach und vor
allem rasch eine große Anzahl von Personen in die Datenbank aufnehmen.
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A-79
10 Personenstammdaten
Abbildung 67: Stammdaten - Personenliste
Neben den üblichen Erfassungsfunktionen (Neu, Löschen, Suchen, Drucken) finden Sie hier in
der Buttonzeile den Button
, um zusätzlich zu den Daten Name, Vorname, Anzeigename
und Notiz weitere Details wie etwa Rolle/Funktion der Person oder Adressdaten zu erfassen.
Zu den Personendetails gelangen Sie auch, wenn Sie mit der linken Maustaste einen
Doppelklick auf die gewünschte Zeile machen. Es öffnet sich in beiden Fällen eine
Detailmaske, die im folgenden Kapitel vorgestellt wird.
Sie finden in dieser Darstellung drei Karteireiter, wobei im Karteireiter Personen nur die
Personen, in Körperschaften nur die Körperschaften und in Alle sowohl Personen als auch
Körperschaften angezeigt werden.
Durch die Auswahl eines Rollentyps in der Listbox Typ kann noch eine weitere Differenzierung
der Personen/Körperschaften nach einzelnen Rollen wie zB nach Überbringer, Voreigentümer
usw. vorgenommen werden.
10.2 Detailerfassung der Personenstammdaten
Wie bereits erwähnt, dient diese Erfassungsmaske einer detaillierten Erfassung relevanter
Personendaten, wobei in diesem Fall sowohl Personen als auch Körperschaften gemeint sind.
Eine Erfassung dieser Detaildaten muss nicht am Beginn des Arbeitens mit imdas pro
erfolgen, sondern kann zu einem beliebig späteren Zeitpunkt durchgeführt werden.
A-80
imdas pro Benutzerhandbuch
10 Personenstammdaten
Abbildung 68: Stammdaten - Personendetails
Das absolute Minimum, das bei den Personenstammdaten einzugeben ist, ist der Nachname
(einer Person) oder der Name (einer Körperschaft). Die Unterscheidung, ob die Daten zu einer
Person oder Körperschaft gehören, wird durch das Geschlecht festgelegt. Dabei steht M für
männlich, W für weiblich und J für juristische Person (= Körperschaft). Je nach Einstellung
unter Geschlecht werden einige Karteireiter deaktiviert bzw. aktiviert.
Eintragungen unter Funktion der Person werden in der Personenliste in der Listbox Typ als
Auswahlkriterium verwendet.
Sie sehen in dieser Erfassungsmaske eine Reihe von Karteireitern, über die weitere Details zu
einem Stammsatz erfasst werden können, beginnend bei den Adressdaten über Beruf bis hin
zu Ereignissen, die in Zusammenhang mit diesem Datensatz von Interesse sind.
Weiters finden Sie in den einzelnen Karteireitern eine Reihe von Listboxen, die über die
Stammdatenerfassung des jeweiligen Erfassungsfeldes gefüllt und damit verwaltet werden
können. Diese werden für die Felder Funktion der Person, Art des Personennamens,
Nationalität, Rechtsformen, Beruf, Stand, Titel, Auszeichnung, Konfession, Datumstyp,
Ortstyp und Ereignisse angeboten.
In die Stammdatenerfassung dieser Daten gelangen Sie durch einen Klick auf den Button
und anschließender Auswahl des entsprechenden Menüs.
Der Zeitpunkt, wann Sie die Personendaten erfassen, ob zu Beginn des Arbeitens mit
imdas pro oder während der eigentlichen Datenerfassung, bleibt Ihnen überlassen. Sie können
die Erfassung dieser Daten zu jedem beliebigen Zeitpunkt durchführen. Die Erfahrung vieler
imdas pro Benutzer hat allerdings gezeigt, dass es sich aus ergonomischen Gründen lohnt,
wenigstens die Daten Name, Vorname möglichst vieler Personen zu Beginn zu erfassen, um
bereits auf erfasste Daten zurückgreifen zu können.
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-81
10 Personenstammdaten
10.3 Bereichsabhängige Personenanzeige
Eine spezielle Funktion in Zusammenhang mit Personen und ihren Rollen, die sie bei
verschiedenen Objekten spielen (können), ist die bereichsabhängige Personenanzeige. Über
diesen Stammdatenauswahlpunkt können Sie einstellen, welche Rollen im Feld „Personen“
bei der Objektbearbeitung angezeigt werden können. Diese Einstellung können Sie
bereichspezifisch vornehmen. Das bedeutet, dass abhängig vom musealen Bereich (Natur,
Kunst, Kultur, Technik, Botanik…) unterschiedliche Personenrollen angezeigt werden können,
da in den unterschiedlichen Bereichen jeweils andere Rollen von Bedeutung sind. So kann
beispielsweise im Bereich der Botanik der Sammler interessant sein, wo hingegen im Bereich
der Technik der Erfinder von Interesse ist. Um diesem Umstand Rechnung zu tragen, stellen
Sie unter dem Menüpunkt Bereichsabhängige Personenanzeige ein, welche Personen welcher
Rollen angezeigt werden sollen. Sie können auch mehrere Rollen für einen Bereich angeben,
dann werden die Personen inklusive Rollenabkürzung – so fern diese bei den Stammdaten
Rollen definiert wurde – durch Beistrich getrennt im Feld Personen angezeigt.
Abbildung 69: Bereichsabhängige Personenanzeige
Bitte beachten Sie, dass dieses Feld nur in den Standardköpfen der Bereiche Kunst und Kultur
sichtbar ist. Im Bereich Natur erscheint an dieser Stelle das Feld „Taxon“.
10.4 Schnittstelle zu MS Outlook
Ein Klick auf den Button
ermöglicht Ihnen die Synchronisation Ihrer MS OutlookKontaktdaten mit den in imdas pro verwalteten Personenstammdaten über eine geeignete
Schnittstelle zu MS Outlook, die direkt in imdas pro integriert ist.
Mit dieser Schnittstelle können Sie direkt Daten Ihres MS Outlook Kontaktordners in die
imdas pro Personenstammdatenverwaltung übernehmen. Übernommen werden alle Daten,
die sowohl in imdas pro als auch in MS Outlook verwendet werden können.
Welche Schritte sind nun für die Synchronisation auszuführen?
A-82
imdas pro Benutzerhandbuch
10 Personenstammdaten
Klicken Sie den Button
, und folgendes Fenster wird geöffnet:
Abbildung 70: MS Outlook Schnittstelle
Wenn Sie die Synchronisation das erste Mal starten, enthält dieses Fenster noch keine Daten.
Klicken Sie bitte daher den Button
, um Ihre Kontaktordnerstruktur von
MS Outlook zu laden. Nun wird MS Outlook im Hintergrund gestartet und die Ordnerstruktur
wird im linken Fensterbereich angezeigt. Der Aufbau der Ordnerstruktur kann etwas längere
Zeit in Anspruch nehmen, da online auf den Exchangeserver von MS Outlook zugegriffen
werden muss, um die Ordnerstruktur mit den entsprechenden Kontakten zu ermitteln.
Klicken Sie nun mit der linken Maustaste auf jenen Kontaktordner, der die zu
synchronisierenden Daten enthält, um die einzelnen Kontakte im rechten Fensterbereich zu
sehen. [###???]Durch einen Klick auf den Button
legen Sie den Outlook
Standardkontaktordner fest, aus dem Sie die Personendaten übernehmen wollen. Wenn Sie
diese Schnittstelle das nächste Mal verwenden –also den Button
klicken, bildet imdas pro
nicht mehr die Gesamtstruktur nach, sondern lädt vorrangig den von Ihnen festgelegten
Kontaktordner. Dies spart Ihnen unter Umständen einige Zeit; vor allem dann, wenn Ihr
Gesamtkontaktordner in MS Outlook sehr viele Daten enthält. Das Fenster der MS Outlook
Schnittstelle hat nun folgendes Aussehen:
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-83
10 Personenstammdaten
Abbildung 71: MS Outlook Schnittstelle - geladene Kontakte
Markieren Sie nun im rechten Fensterbereich jene Kontaktdaten, die Sie nach imdas pro
übernehmen wollen. Nutzen Sie die <STRG>-Taste, um mehrere Zeilen zu markieren und
nach imdas pro zu übernehmen. Sie starten die Übernahme der Daten durch einen Klick auf
den Button
. Bitte bestätigen Sie das folgende Fenster mit <Ja>, um den
Übernahmevorgang durchzuführen.
Abbildung 72: MS Outlook Schnittstelle – Zugriffsbestätigung
Das Erscheinen dieses Fensters kann von imdas pro aus nicht gesteuert werden; es handelt
sich um ein allgemeines Sicherheitsfenster von MS Outlook, das in Verbindung mit der
imdas pro Schnittstelle ruhigen Gewissens bestätigt werden kann.
Nach Beendigung der Übernahme kehren Sie automatisch zu Ansicht der Abbildung 71:
MS Outlook Schnittstelle - geladene Kontakte zurück. Schließen Sie dieses Fenster, um
wieder zur imdas pro Personenverwatung zurückzukehren.
Sie werden nun feststellen, dass einige der angezeigten Datensätze mit dem Symbol
gekennzeichnet sind. Dies sind jene Datensätze, die mit Ihren MS Outlook Kontakten
synchronisiert worden sind. Sie können diese Datensätze in imdas pro verwenden, als ob sie
direkt mit imdas pro erfasst worden sind.
Bitte beachten Sie, dass bei einer neuerlichen Übernahme aus MS Outlook in imdas pro
eventuell geänderte Daten durch die Einträge in MS Outlook überschrieben werden.
A-84
imdas pro Benutzerhandbuch
11 Thesaurusbearbeitung
Einer der letzten Schritte vor der Erfassung von Objekten ist der Aufbau von Thesauri. Der
bequemste und schnellste Weg zu einem Thesaurus zu kommen ist der Import. Auf der
imdas pro CD werden im Verzeichnis „Thesaurus“ 3 Thesauri mitgeliefert:
1. Ein Ortsthesaurus von Österreich – groß
2. Ein Ortsthesaurus von Österreich - klein
3. Ein allgemeiner Standardthesaurus
Sie können diese Thesauri importieren oder selbst Thesauri erstellen. Selbstverständlich
können Sie auch andere hierarchisch strukturierte Thesauri importieren und diese dann in
weiterer Folge Ihren eigenen Bedürfnissen anpassen.
Zur Thesaurusbearbeitung gelangen Sie, indem Sie auf den Menüpunkt Thesaurus und
anschließend auf den Untermenüpunkt Thesaurusbearbeitung klicken oder durch einen Klick
auf den
Button.
Was sind Thesauri und wofür verwendet man sie?
Unter einem Thesaurus versteht man Begriffslisten, die themenverwandte Begriffe
zusammenfassen. Diese Listen können, müssen aber nicht, hierarchisch geordnet sein. Man
verwendet Thesauri, um für die Beschlagwortung bzw. wissenschaftliche Bestimmung
bestimmter Dokumentationskriterien – wie beispielsweise Systematik oder Fundort –
einheitliche Begriffe zu verwenden. Dies erleichtert die Erfassung, da man aus bereits
erfassten, definierten Begriffen auswählen kann, und vor allem erleichtert es anschließende
Recherchen und Abfragen im Datenbestand. Es wird durch die Verwendung von Thesauri
nicht nur Wissenschaftern sondern auch einer breiten Öffentlichkeit möglich, in einem
Datenbestand zu recherchieren und sich zurecht zu finden und nicht in einer Unzahl von
gefunden Objekten mühsam weitersuchen zu müssen.
11.1 Thesaurus: Bedeutung der Buttons
Die folgende Tabelle enthält einen Überblick über die Buttons, die in Zusammenhang mit
Thesauri und deren Verwendung in imdas pro vorkommen.
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A-85
11 Thesaurusbearbeitung
Button
Erklärung
Thesaurus-Stammdaten bearbeiten
Es können neue Thesauri hinzugefügt oder bereits vorhandene Thesauri
umbenannt werden. Es können nur solche Thesauri gelöscht werden, die vom
aktuellen Benutzer hinzugefügt worden sind und die keine Einträge enthalten.
Kategorie-Stammdaten bearbeiten
Zu einer Kategorie können Kürzel und Notizen hinzugefügt werden, bzw. können
neue Kategorien angelegt werden. Es können neue Kategorien hinzugefügt, oder
bereits vorhandene Thesauri umbenannt werden. Es können nur solche
Kategorien gelöscht werden, die vom Benutzer hinzugefügt worden sind.
Verweistypen bearbeiten
In dieser Maske werden
Bezeichnung,...) eingegeben.
die
Thesaurusverweise
(zB
Synonym,
alte
Zuordnung der Thesaurusfelder
Jedem Thesaurusfeld können eine oder mehrere Thesauri bzw. Kategorien
zugeordnet werden.
Begriffe bearbeiten
In diesem Fenster werden die Thesaurusbegriffe in einer Tabelle angezeigt. Man
kann diese Tabelle verwenden, um nach falsch geschriebenen
Thesaurusbegriffen zu suchen und diese zu korrigieren. Danach ist der Begriff für
alle Beschlagwortungen korrigiert.
Koordinaten eingeben
In dieser Maske können ein Koordinatensystem und die Koordinaten eines Ortes
aus einem Ortsthesaurus eingegeben werden.
Begriffsinformation anzeigen
Informationen über den aktuell ausgewählten Thesaurusbegriff werden
angezeigt. Diesen Befehl können Sie auch durch einen rechten Mausklick über
dem jeweiligen Begriff und der Auswahl des Punktes Begriffsinformation
erhalten.
Sortiernummern ordnen
Thesauri können entweder alphabetisch oder nach Vorgabe des Anwenders nach
Nummern geordnet werden. Durch einen Klick auf diesen Button werden die
Abstände zwischen den Sortiernummern auf 10er Schritte erweitert.
Thesaurusbegriffe anzeigen
In diesem Fenster werden Thesauri entweder hierarchisch oder alphabetisch
dargestellt. Nach der Auswahl eines Thesaurusbegriffes kann dieser durch
Anklicken des Buttons
oder durch „Drag & Drop“ in die übergeordnete
Maske übernommen werden.
A-86
imdas pro Benutzerhandbuch
11 Thesaurusbearbeitung
Button
Erklärung
Thesaurus Datierung
Datierungsangaben zu Thesaurusbegriffen eingeben.
Direkthilfe
Wenn Sie auf diesen Button klicken, ändert sich der Mauszeiger zu einem Pfeil
mit Fragezeichen. Nun können Sie den Mauszeiger auf die Stelle in der Maske
positionieren, zu der Sie Hilfe benötigen. Drücken Sie anschließend die linke
Maustaste und die entsprechende Information erscheint. Durch nochmaliges
Drücken der Maustaste wird die Information wieder ausgeblendet.
URL
Hiermit wird der bei Ihnen als Standardbrowser definierte Internetbrowser mit der
markierten URL geöffnet.
Konfiguration
externer
Thesauri:
Thesaurusbegriffsauswahlfenster (Button
Sie
finden
diesen
Button
im
).
11.2 Thesaurusimport
Die rascheste Art einen Thesaurus in imdas pro zu integrieren ist der Thesaurusimport von
bereits existierenden Thesauri.
Um einen Thesaurus zu importieren gehen Sie wie folgt vor:
1. Wählen Sie in der Listbox Thesaurus einen Thesaurus und in der Listbox Kategorie
eine Kategorie für den Import aus (zB: Thesaurus: Orte; Kategorie: Standard).
Das Thesaurusfenster sollte dann folgendes Aussehen haben:
Abbildung 73: Thesaurus - Importthesaurus auswählen
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Standard, und wählen Sie im aufgehenden
Popup-Menü den Punkt Thesaurus importieren... aus. Sie erhalten folgendes Fenster:
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11 Thesaurusbearbeitung
Abbildung 74: Thesaurus - Importdatei auswählen
Geben Sie unter Dateiname den Namen der Thesaurusimportdatei ein, und wählen
Sie unter Typ der Importdatei den entsprechenden Dateityp aus. Erst nachdem ein
Dateiname angegeben wurde, wird der Start Button aktiviert, und man kann mit dem
Import beginnen. Nachdem der Import abgeschlossen wurde, ist unter dem Menü
Extras der Punkt Suchthesaurus aktualisieren auszuführen. Nähere Informationen
über den Thesaurusimport/Export und über den Aufbau und die verschiedenen Typen
von Importdateien finden Sie in der Online Hilfe.
Wenn Sie – wie in der Abbildung angegeben – die Option „Ascii – Datei mit / ohne
Steuerzeile“ gewählt haben, besteht die Möglichkeit, Thesauri aus Open Office –
Dokumenten zu importieren.
11.3 Thesaurusaufbau
Eine weitere Möglichkeit, zu einem Thesaurus zu kommen, ist die manuelle Eingabe.
A-88
imdas pro Benutzerhandbuch
11 Thesaurusbearbeitung
Abbildung 75: Thesaurus - Thesaurusaufbau und Bearbeitung
Wählen Sie in der Listbox Thesaurus einen Thesaurus aus, den Sie bearbeiten möchten (zB:
Kultur) und wechseln Sie in der Listbox Kategorie auf <Alle Kategorien>. Jetzt sollte der
Explorer das Aussehen von „Abbildung 75: Thesaurus - Thesaurusaufbau und Bearbeitung“
haben.
Um einen Thesaurus für eine bestimmte Kategorie anzulegen, klicken Sie auf die Kategorie
(zB Standard (Das Wort Standard wird dadurch andersfarbig markiert)) und danach auf den
Button
. Jetzt können Sie den neuen Begriff in die Liste Unterbegriffe eingeben. Für
jeden neuen Begriff derselben Thesaurusebene ist wieder der Button
anzuklicken. Um in
eine tiefere Ebene zu wechseln, ist der entsprechende Oberbegriff durch einen Klick in der
Explorerdarstellung zu markieren. Dadurch werden im rechten Maskenteil alle Unterbegriffe
des markierten Oberbegriffes angezeigt. Die Erfassung der Unterbegriffe erfolgt analog zur
Erfassung des Oberbegriffes.
Durch Aktivieren der Spalte „Ungültig“ können Sie zB veraltete Thesaurusbegriffe, die bei der
Neuerfassung von Objekten nicht mehr verwendet werden sollen, als ungültig markieren.
Ungültige Thesaurusbegriffe werden in der hierarchischen Darstellung grau markiert und in
den Kombiboxen und Listen nicht zur Auswahl angeboten. Ungültige Thesaurusbegriffe
können jedoch weiterhin recherchiert werden. Die Spalte „Ungültig“ kann unter Datei ->
Optionen Karteireiter Allgemein ein- oder ausgeblendet werden.
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11 Thesaurusbearbeitung
11.4 Verschieben/Ersetzen von Thesaurusbegriffen
innerhalb eines Thesaurus
Im Laufe des Thesaurusaufbaus werden Sie immer wieder feststellen, dass gewählte
Strukturen und Schachtelungen von Begriffen nicht immer Ziel führend sind. Es wird daher
notwendig sein, dass Sie durch geeignetes Verschieben und Ersetzen von Begriffen den
Thesaurus neu ordnen. Diese Funktionen können in imdas pro mit wenigen Mausklicks
erledigt werden.
Selbstverständlich ist es möglich, Thesaurusbegriffe auch dann noch zu verschieben, wenn
Sie die Begriffe bereits zur Beschlagwortung bei der Objekterfassung verwendet haben.
imdas pro übernimmt in diesen Fällen die richtige Zuordnung für Sie, sodass Sie keine
händischen Neuzuordnungen durchführen müssen.
Bevor Sie mit dem Verschieben oder Ersetzen von Thesaurusbegriffen beginnen können,
müssen Sie sowohl die Start- als auch die Zielebene des Thesaurus öffnen. Als Startebene
bezeichnen wir jene Ebene, in der sich der zu verschiebende bzw. zu ersetzende Begriff
befindet, als Zielebene bezeichnen wir jene Ebene, in die der Thesaurusbegriff verschoben
werden soll. Dazu klicken Sie solange auf die jeweiligen Pluszeichen neben den
übergeordneten Thesaurusbegriffen, bis der gewünschte Thesaurusbegriff erscheint.
Zeigen Sie nun mit der Maus auf den zu verschiebenden oder ersetzenden Thesaurusbegriff,
klicken Sie auf diesen und halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Es erscheint ein kleines
Rechteck unter dem Mauspfeil. Ziehen Sie nun dieses Rechteck über den Thesaurusbegriff,
zu dem der ausgewählte Thesaurusbegriff verschoben bzw. durch den der Begriff ersetzt
werden soll, und lassen Sie danach die Maustaste wieder los.
Abbildung 76: Thesaurus - Begriff verschieben/ersetzen
Zur Kontrolle erscheint anschließend ein Fenster („Abbildung 76: Thesaurus - Begriff
verschieben/ersetzen“), in dem sowohl das Start- als auch das Zielverzeichnis noch einmal
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imdas pro Benutzerhandbuch
11 Thesaurusbearbeitung
angeführt sind. Das Verschieben oder Ersetzen ist durch Anklicken des Buttons
zu bestätigen, oder mit dem Button
zu verwerfen.
Bitte beachten Sie, dass beim Verschieben eines Begriffes zu einem anderen, der zu
verschiebende Begriff als Unterbegriff des Zielbegriffes eingefügt wird.
Wenn der zu verschiebende Thesaurusbegriff noch Unterbegriffe enthält, werden auch alle
Unterbegriffe mit verschoben.
Wenn der zu ersetzenden Thesaurusbegriff noch Unterbegriffe enthält, sollten zuerst alle
Unterbegriffe verschoben oder gelöscht werden.
11.5 Verschieben/Ersetzen von Thesaurusbegriffen
zwischen Thesauren
Es kann auch notwendig sein, dass nicht Begriffe innerhalb eines Thesaurus verschoben
werden müssen, sondern auch zwischen zwei Thesauri Verschiebungen oder Ersetzungen
von Nöten sind. Auch hier übernimmt imdas pro für Sie alle internen Verschiebungen von
Links, falls Begriffe bereits zur Beschlagwortung herangezogen wurden, sodass Sie lediglich
die richtige Struktur der Thesauri aufbauen müssen.
Folgende Schritte müssen Sie durchführen:
Klicken Sie mit der linken Maustaste im Thesaurusexplorer auf den Thesaurusbegriff, den Sie
verschieben oder ersetzen möchten. Der Thesaurusbegriff wird andersfarbig unterlegt.
1. Drücken Sie anschließend die rechte Maustaste über diesem Begriff und wählen Sie
im erscheinenden Menü den Punkt Verschieben oder Ersetzen aus.
2. Es öffnet sich nun ein neues Fenster mit einer Liste von Thesauri.
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11 Thesaurusbearbeitung
Abbildung 77: Thesaurus - Begriff verschieben / ersetzen zwischen Thesauri
Durch Doppelklicken auf den gewünschten Thesaurus und anschließendes Klicken auf
die Pluszeichen neben den jeweiligen Thesaurusbegriffen, ist die Zielebene
auszuwählen. Durch Anklicken des Buttons
öffnet sich ein Fenster, in
dem noch einmal die Start- und Zielebene angeführt sind.
3. Nachdem Sie die Eingabe mit
Thesaurusbegriffe verschoben bzw. ersetzt.
bestätigt haben, werden die
11.6 Thesaurus Datierung
Es ist zusätzlich möglich, Begriffe eines Thesaurus zu datieren. Dh., einem Begriff wird eine
Zeitangabe hinzugefügt.
Wann ist diese Funktion von Interesse?
Denken Sie beispielsweise an einen Zeitthesaurus, der die verschiedenen Zeitperioden in
Form der Stilperioden enthält. Um nun alle Objekte innerhalb eines Zeitraumes wie zB 80er
Jahre des 20. Jahrhunderts zu finden, ist es erforderlich, dem Datenbanksystem mitzuteilen,
welchen Datumszeitraum dieser Begriff umfasst. Sie können nach Erfassen einer Datierung zu
den 80er Jahren sowohl nach „80er Jahre“ als auch nach „1985“ suchen, und Sie werden alle
entsprechenden Objekte aufgelistet bekommen. Jene, die mit „1985“ beschlagwortet sind,
aber auch jene, die mit „80er Jahre“ beschlagwortet sind.
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imdas pro Benutzerhandbuch
11 Thesaurusbearbeitung
In die Maske Thesaurus Datierung gelangen Sie, indem Sie die Maske
Thesaurusbearbeitung öffnen. Danach einen Thesaurusbegriff im Thesaurusexplorer oder
in der Tabelle Unterbegriffe markieren und auf den Button
klicken.
Erlaubte Eingaben in die Datierungsfelder (Datierung von:, Datierung bis:):
Tag:
Werte von 1 bis 31 (es findet keine Kontrolle auf Schaltjahre statt); Werte größer 31
werden auf 31 zurückgesetzt, ohne am Monat oder Jahr etwas zu ändern.
Monat: Werte von 1 bis 12; Werte größer 12 werden auf 12 zurückgesetzt ohne an der
Jahreszahl etwas zu ändern.
Jahr:
10-stellige Eingabe (0 bis 9 999 999 999), um auch erdgeschichtliche Datierungen zu
ermöglichen.
Alle eventuell eingegebenen Vorzeichen werden entfernt.
Abbildung 78: Thesaurus – Datierung
11.7 Polyhierarchischer Thesaurus
Was ist ein „Polyhierarchischer Thesaurus“?
Zum Unterschied zum „monohierarchischen Thesaurus“ kann ein und derselbe Begriff beim
polyhierarchischen Thesaurus mehreren Oberbegriffen zugeordnet sein.
Ein Beispiel für einen typisch monohierarchischen Thesaurus ist der Ortsthesaurus: Ein Ort
kann immer einer Gemeinde, eine Gemeinde einem Bezirk, ein Bezirk einem Bundesland und
ein Bundesland einem Staat zugeordnet werden.
Nicht immer lässt sich nun aber ein Thesaurusbegriff genau einem Oberbegriff zuordnen.
Beispiel sei hier die Holzart „Mahagoni“. Man könnte diese Holzart unter dem Oberbegriff
„Hartholz“ aber auch unter „Tropenholz“ einordnen wollen. Dieser Zusammenhang lässt sich
nun mit einem monohierarchischen Thesaurus nur bedingt abbilden. Man könnte zwar 2
Thesaurusäste „Tropenholz -> Mahagoni“ und „Hartholz -> Mahagoni“ anlegen, müsste aber
dann bei der Zuordnung von Thesaurusbegriffen jeweils beide Begriffe angeben. Durch die
Verwendung eines polyhierarchischen Thesaurus kann man dieses Problem elegant lösen.
Dies bedeutet, dass Sie bei der Verwendung des Begriffes „Mahagoni“ den Begriff zu einem
Objekt nur einmal auswählen müssen. imdas pro übernimmt die Verwaltung der Polyhierarchie
im Hintergrund für Sie.
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11 Thesaurusbearbeitung
Um nun in imdas pro polyhierarchische Thesauri verwenden zu können, müssen diese
prinzipielle Funktion unter Datei – Optionen im Karteireiter „Recherche“ aktivieren, indem Sie
aktivieren.
das Kontrollkästchen
11.7.1 Aufbau eines polyhierarchischen Thesaurus
Der einfachste und schnellste Weg, einen polyhierarchischen Thesaurus aufzubauen bzw. in
imdas pro zu integrieren, ist – wie auch bei monohierarchischen – der Import. Informationen
zum Import eines Thesaurus finden Sie im Kapitel „Thesaurusimport“ dieses Handbuches.
Selbstverständlich können Sie einen polyhierarchischen Thesaurus auch „händisch“ aufbauen
bzw. einen bereits bestehenden Thesaurus auch nachträglich zu einem polyhierarchischen
Thesaurus machen. Gehen Sie hierzu wie im Folgenden beschrieben vor.
1. Öffnen Sie im Menü Thesaurus die Thesaurusbearbeitung.
2. Wählen Sie den zu bearbeitenden Thesaurus aus bzw. erfassen Sie den neuen
polyhierarchischen Thesaurus im ersten Schritt als monohierarchisch mit allen Oberund Unterbegriffen.
3. Markieren Sie nun jenen Unterbegriff, der mehreren Oberbegriffen zugeordnet werden
soll und ziehen Sie den Begriff mittels Drag&Drop über jenen Oberbegriff, bei dem der
Begriff zusätzlich eingefügt werden soll.
Beispiel: Nehmen wir an, Sie haben bereits einen Holzthesaurus mit den Begriffen
Holz - Obstbäume - Apfel - Kronprinz Rudolf. Sie möchten nun den Thesaurusbegriff
Apfel als Unterbegriff unter Hartholz mit aufnehmen. Legen Sie dazu den
Thesaurusbegriff Hartholz an. Und ziehen Sie anschließend den Begriff Apfel mittels
Drag&Drop über den Begriff Hartholz.
Abbildung 79: Aufbau eines polyhierarchischen Thesaurus
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imdas pro Benutzerhandbuch
11 Thesaurusbearbeitung
4. Es erscheint nun folgendes Fenster:
Abbildung 80: Polyhierarchischer Thesaurus - Begriffszuordnung
Wählen Sie die Option
und klicken Sie
.
5. Nachdem Sie auf OK geklickt haben, wird – in unserm Beispiel - der Begriff Apfel dem
zusätzlichen Oberbegriff Hartholz zugeordnet. Sie sehen diese Zuordnung durch
einen blauen Pfeil und blauer Schrift. Verfahren Sie auf dieselbe Weise mit weiteren
Thesaurusbegriffen. Nachdem Sie die Zuordnungen von weiteren Thesaurusbegriffen
beendet haben, müssen Sie noch den Suchthesaurus aktualisieren.
Der Thesaurusbaum sieht nun folgendermaßen aus:
Abbildung 81: Polyhierarchischer Thesaurus - Thesaurusbaum
Begriffe in blauer Schrift und einem Pfeil nach rechts zeigen an, dass dieser
Thesaurusbegriff von einer anderen Stelle hierher verlinkt wurde. Sie können zum
verlinkten Begriff springen, indem Sie den Begriff im Thesaurusexplorer
markieren und mit der rechten Maustaste die Funktion „Gehe zu“ wählen.
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11 Thesaurusbearbeitung
Begriffe in violetter Schrift und einem Pfeil nach links zeigen, dass der Begriff
einen weiteren Oberbegriff hat. In diesem Beispiel hat der markierte Begriff Apfel
den zusätzlichen Oberbegriff Hartholz. Sie können zum Begriff Hartholz springen,
indem Sie diesen Begriff markieren und im Kontextmenü auf „Gehe zu“ klicken.
11.7.2 Verwendung eines polyhierarchischen Thesaurus
Worin liegt nun der Vorteil eines polyhierarchischen Thesaurus?
Der Vorteil des polyhierarchischen Thesaurus ergibt sich bei der Baumsuche in der
Expertensuche oder Thesaurussuche. Angenommen Sie haben ein Objekt nun mit Apfel
beschlagwortet. Nun können Sie bei einer Baumsuche sowohl nach "Hartholz" als auch nach
"Obstbäume" suchen. Bei beiden Recherchen werden Sie die Objekte, die Sie mit Apfel
beschlagwortet haben finden.
11.7.3 Löschen von Thesaurusverknüpfungen
Falls Sie Thesaurusverknüpfungen (blaue Schrift, Pfeil nach rechts) löschen möchten,
markieren Sie den Thesaurusbegriff und wählen Sie im Kontextmenü den Punkt löschen.
Bitte beachten Sie, dass beim Löschen eines Thesaurusbegriffes selbst, auch alle
Verknüpfungen zu ALLEN Oberbegriffen gelöscht werden. Mit dem Löschen eines Begriffes
geht daher auch eine eventuell vorhandene polyhierarchische Struktur verloren.
11.8 Thesaurusbegriffe erfassen bzw. bearbeiten
Sie können Begriffe einerseits importieren, andererseits manuell erfassen. Die Erfassung der
Begriffe kann losgelöst von der Objekterfassung erfolgen. Dies erfolgt über die folgende
Erfassungsmaske, zu der Sie gelangen, wenn Sie in der Thesaurusbearbeitung den Button
klicken.
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imdas pro Benutzerhandbuch
11 Thesaurusbearbeitung
Abbildung 82: Thesaurus - Begriffserfassung
Über diese Maske werden nicht nur neue Begriffe erfasst, sondern auch bestehende Begriffe
bearbeitet. So können nicht nur die Begriffe an sich verändert werden, sondern zusätzliche
Informationen wie Begriffdetails, Verweise und URLs zum Begriff erfasst werden. In der
Karteikarte URLs wird nach dem Drücken des Buttons
die eingegebene Internetseite mit
dem unter Windows installierten Standard Web Browser angezeigt.
Wenn Sie einen Begriff bearbeiten wollen, markieren Sie in der Thesaurusbearbeitungsmaske
(„Abbildung 75: Thesaurus - Thesaurusaufbau und Bearbeitung“) den Begriff mit der linken
Maustaste. Der Begriff wird andersfarbig unterlegt. Drücken Sie anschließend die rechte
Maustaste und wählen Sie die Funktion Begriff bearbeiten.
Bitte beachten Sie, dass unverbundene Thesaurusbegriffe durch Anwendung der
Datenbankoptimierungsfunktion „Thesauri aufräumen“ bzw. „Thesaurusaktualisierung“
gelöscht werden.
11.8.1 Begriffsnotizen vs. Thesaurusbegriffsnotizen
Wenn Sie mit der Thesaurusbearbeitung vertraut sind, werden Sie feststellen, dass es im
Zusammenhang mit Begriffen und Thesaurusbegriffen zwei Felder mit der Bezeichnung
„Notiz“ gibt. Diese Felder werden nicht nur an unterschiedlichen Stellen erfasst, sondern
haben auch unterschiedliche Bedeutung. Beide Felder werden in Informationsfenster
(Button
) zu einem Thesaurusbegriff angezeigt.
11.8.1.1 Begriffsnotiz
Unter Begriffsnotiz verstehen wir eine Notiz, die sich auf den Begriff an sich bezieht. Diese
Notiz wird in der Begriffserfassung (Button
) erfasst und besteht unabhängig davon, ob ein
Begriff bereits einem Thesaurus zugeordnet ist.
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11 Thesaurusbearbeitung
11.8.1.2 Thesaurusbegriffsnotiz
Unter Thesaurusbegriffsnotiz verstehen wir eine Notiz, die zu einem Begriff unter
Berücksichtigung des gewählten Thesaurus erfasst wird. Als Beispiel möchte ich hier den Ort
„St. Johann“ anführen. „St. Johann“ ist ein weit verbreiteter Ortsname. Der Name an sich wird
in der Begriffsliste nur einmal vorkommen. Kann aber natürlich in unterschiedlichen Thesauren
vorkommen. Wenn man nun eine kurze Ortsbeschreibung zu „St. Johann“ hinterlegen möchte,
wäre es falsch, wenn man das direkt bei „St. Johann“ als Begriffsnotiz erfasst, da diese Notiz
dann in allen, unterschiedlichen Thesauri angezeigt würde. Wenn Sie also zu den
verschiedenen Orten „St. Johann“ Notizen erfassen wollen, muss dies als
„Thesaurusbegriffsnotiz“ erfolgen. Die Erfassung dieser Notizen erfolgt in der
Thesaurusbearbeitung mit der rechten Maustaste direkt über dem Begriff unter „Begriff
bearbeiten“.
11.9 Stammdaten - Thesauri
Themenverwandte Begriffe werden in einem Thesaurus zusammengefasst. Welche Thesauri
in Ihrer Datenbank existieren, bleibt Ihnen überlassen. Bevor Sie einen Thesaurus durch
Begriffe zum Leben erwecken können, müssen Sie die Stammdaten zu einem Thesaurus
erfassen.
Zum Menü Stammdaten - Thesauri gelangen Sie auf zwei Wegen:
1. Klicken Sie im Menü Thesaurus auf Thesaurusbearbeitung. Danach klicken Sie auf
den Button Thesaurus-Stammdaten bearbeiten (
).
2. Wählen Sie im Menü Thesaurus den Untermenüpunkt Thesauri.
In der Maske Stammdaten – Thesauri können Sie neue Thesaurusnamen, Kürzel und Notizen
eingeben. Durch die Bereichszuordnung legen Sie fest, in welchem Bereich (Kunst, Kultur...)
Sie diesen Thesaurus verwenden wollen. Der Thesaurusname muss eindeutig sein.
Abbildung 83: Stammdaten - Thesaurus
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imdas pro Benutzerhandbuch
11 Thesaurusbearbeitung
11.10 Stammdaten - Kategorien
Um innerhalb eines Thesaurus „Ordnung“ halten zu können, unterteilt man die Begriffe eines
Thesaurus weiter in verschiedene Kategorien. Kategorien können als Wurzel der
Thesaurusbegriffe gesehen werden. Sie stehen am Anfang der Hierarchie und werden wie
Stammdaten verwaltet.
Die Maske der Kategoriestammdaten können Sie auf zwei Arten öffnen:
1. Klicken Sie im Menü Thesaurus auf Thesaurusbearbeitung. Danach klicken Sie auf
den Button Kategorie-Stammdaten bearbeiten (
).
2. Wählen Sie im Menü Thesaurus den Untermenüpunkt Kategorien.
Abbildung 84: Stammdaten - Kategorien
Mit Hilfe dieser Maske fügen Sie neue Kategorien hinzu. Das Löschen von Kategorien ist nur
möglich, wenn diese nicht verwendet werden bzw. nicht einer von imdas pro fix vorgegebenen
Kategorie entsprechen. Der Kategoriename muss eindeutig sein.
11.11 Zuordnung der Thesaurusfelder
Diese Maske dient dazu, um bei der Eingabe von Thesaurusbegriffen in Thesaurusfelder (in
der Listbox bzw. im Thesaurusexplorer) eine Vorauswahl der angezeigten Begriffe zu
erreichen, um nur jene Begriffe zur Auswahl zu haben, die thematisch in das entsprechende
Eingabefeld bei der Objekterfassung passen.
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A-99
11 Thesaurusbearbeitung
Abbildung 85: Thesaurus - Feldzuordnung
In diese Maske gelangen Sie auf zwei Arten:
1. Wählen Sie im Menü Thesaurus auf Zuordnung der Thesaurusfelder.
2. Klicken Sie im Menü Thesaurus auf Thesaurusbearbeitung. Danach klicken Sie auf
den Button Zuordnung der Thesaurusfelder (
).
Wenn Sie zB dem Thesaurusfeld Datierung (in der Maske Katalogisierung) die
Thesauruskategorie Datierung zuordnen möchten, klicken Sie zuerst in der Liste
Feldbezeichnung auf Datierung und anschließend in der Liste Zugeordnete Kategorien auf
Datierung. Anschließend müssen Sie Ihre Einstellung durch einen Klick auf den Button
sichern.
Sind zu einer Feldbezeichnung keine Kategorien oder Thesauri angeklickt, dann werden bei
der Objekterfassung im entsprechenden Feld alle Thesauri und Kategorien angezeigt. Werden
zB der Thesaurus Kultur und die Kategorie Standard angeklickt, dann werden im
Thesaurusfeld alle Einträge des Thesaurus Kultur (mit allen Kategorien) und alle Kategorien
Standard (von allen Thesauri) angezeigt. Durch die Zuordnung von Thesauri zu einzelnen
Feldern wird das Arbeiten mit Thesauri wesentlich erleichtert.
11.12 Eingabe von Thesaurusbegriffen in der
Objekterfassung
Beim Versuch direkt in ein Thesaurus-Eingabefeld eine Eingabe zu machen, öffnet sich die
dazugehörige Detailmaske. Thesaurusfelder sind dadurch gekennzeichnet, dass rechts neben
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imdas pro Benutzerhandbuch
11 Thesaurusbearbeitung
zu finden ist. Die Eingabe von Thesaurusbegriffen soll im
dem Eingabefeld der Button
Folgenden an Hand des Materialfeldes erklärt werden.
Das Erfassungsfeld „Material“ hat in der Objekterfassung folgendes Aussehen:
Abbildung 86: Materialfeld
Durch den Versuch direkt ins Feld eine Eingabe zu machen bzw. durch Klick des Buttons
öffnet sich diese Detailmaske:
Abbildung 87: Thesaurusbegriffserfassung
11.12.1 Eingabe von existierenden Thesaurusbegriffen
Um existierende Thesaurusbegriffe hinzuzufügen bestehen 2 Möglichkeiten:
1. Sie drücken den Button
. Wählen Sie aus der Listbox der Spalte ‚Material’ den
gewünschten Begriff. Die Auswahl wird beschleunigt, indem man die
Anfangsbuchstaben (ab 3 Buchstaben) des Thesaurusbegriffes eintippt, bis der
gewünschte Begriff angezeigt wird. Klicken Sie abschließend auf den Button
.
2. Klicken Sie auf den Thesaurusbegriffe anzeigen Button
. Es öffnet sich das in
„Abbildung 88: Thesaurus – Begriffsauswahl“ dargestellte Fenster. Klicken Sie so
lange auf die Plus Zeichen neben den übergeordneten Ebenen des Thesaurus, bis die
Ebene oder der Begriff angezeigt wird, die/den Sie einfügen möchten. Klicken Sie nun
einmal auf diesen Begriff oder diese Ebene, bis er andersfarbig unterlegt wird. Danach
drücken und halten Sie die linke Maustaste, bis unter dem Mauszeiger ein kleines
Rechteck erscheint. Ziehen Sie dieses Rechteck in eine freie Zeile, in die Spalte der
Detailmaske, und lassen Sie die Maustaste wieder los (Drag & Drop). Der
Thesaurusbegriff wird automatisch eingefügt. Wenn Sie den gewünschten
Thesaurusbegriff nicht im Thesaurusexplorer finden können, klicken Sie auf das
Kontrollkästchen alle Thesauri anzeigen.
Achtung: Wenn Sie keine freie Zeile gewählt haben, wird der Thesaurusbegriff, der davor in
dieser Zeile stand, überschrieben.
Sie können den Begriff auch übernehmen, indem Sie nach dem Markieren den Button
drücken oder eine Doppelklick auf den gewünschten Begriff machen. In diesem
Fall wird der Begriff in jedem Fall neu eingefügt und kein bestehender überschrieben.
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A-101
11 Thesaurusbearbeitung
Abbildung 88: Thesaurus – Begriffsauswahl
Sollten Sie den gewünschten Begriff nicht finden, so können Sie den Begriff auch an dieser
Stelle, sofern Sie die Berechtigung haben, neu erfassen, indem Sie den Button
klicken. In
der sich öffnenden Maske können Sie den Thesaurus und die Kategorie auswählen, in die der
Begriff eingeordnet werden soll.
11.12.2 Einfügen von neuen Thesaurusbegriffen
Zum Einfügen von neuen Thesaurusbegriffen drücken Sie den Button
. Stellen Sie den
Cursor in die Spalte ‚Material’. Schreiben Sie den neuen Thesaurusbegriff hinein. Danach
klicken Sie auf den Button
.
Wenn der Thesaurusbegriff noch nicht im Thesaurus enthalten ist, erhalten Sie eine
Sicherheitsabfrage und die Möglichkeit den Thesaurusbegriff vorübergehend einem Thesaurus
und einer Kategorie zuzuordnen. Eine hierarchische Einordnung können Sie später in der
Maske Thesaurusbearbeitung vornehmen.
A-102
imdas pro Benutzerhandbuch
11 Thesaurusbearbeitung
Abbildung 89: Thesaurus - neuen Begriff hinzufügen
Wenn Sie einen Begriff eingegeben haben, der bereits in einem oder mehreren Thesauri
vorkommt, so erhalten Sie ein Auswahlfenster, in dem Sie einen Begriff wählen können. Wenn
der Begriff tatsächlich neu hinzugefügt werden soll, wählen Sie keinen der aufgelistet Begriffe
aus.
11.13 Verwendung externer Thesauri
Unter Verwendung externer Thesauri ist es möglich, Thesauri über das Internet via Web
Services in imdas pro einzubinden. Dadurch ist es nicht mehr unbedingt erforderlich, selbst
Thesauri zu erstellen oder ganze Thesauri zu importieren.
Bitte beachten Sie jedoch, dass für die Nutzung dieser Funktion eine ständige
Internetverbindung notwendig ist.
Um das Web Service für die Verwendung externer Thesauri nutzen zu können, müssen Sie
unter „? / imdas pro – Systeminformation“ die Option „Externe Thesauri verwenden“ mit der
rechten Maustaste auf „ja“ setzen.
Abbildung 90: imdas pro – Systemonformation
Nach der Umstellung auf „ja“ erhalten Sie eine Maske zur Konfiguration externer Thesauri, in
der alle verfügbaren Thesauri angezeigt werden. Durch einen Klick auf das Optionskästchen
wählen Sie die Thesauri aus.
Verwenden Sie die Funktion „Zuordnung zu Thesaurusfeldern“, um die Felder zu spezifizieren,
bei denen Sie externe Thesauri verwenden wollen. Die Nutzung der Thesauri bzw die Auswahl
der Begriffe erfolgt gleich wie bei der Verwendung interner Thesauri. Sie erkennen externe
Thesauri daran, dass sie in grüner Schrift angezeigt werden.
Thesaurusbegriffe externer Thesauri können in der Thesaurusbearbeitung nicht verändert
werden.
Die Konfiguration externer Thesauri kann selbstverständlich zu einem späteren verändert
werden, indem Sie den Button
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im Begriffsauswahlfenster anklicken.
A-103
12 Adressverwaltung mit
imdas pro
Über die Adressverwaltung können Sie sehr speziell benötigte Personendaten erfassen, um
zum Beispiel eigene Adressdateien zu verwalten.
Die Verwendung der Adress- bzw individuellen Personenverwaltung rückt die Person an sich
in den Mittelpunkt und ermöglicht die allgemeinen Objektfunktionen auch auf Personen zu
übertragen. So können neben eigenen Personentypen Recherchen, Personenauswahlen und
ähnliches angelegt werden, die immer von der Person ausgehen.
Nachdem Sie in der imdas pro – Systeminformation die Adressverwaltung aktiviert haben,
werden im Aufgabenbereich die Einträge „Personentypen laden, Recherche Personen,
Personenauswahl laden sichtbar, die Ihnen ermöglichen, sich gezielt im Personenpool –
unabhängig von Objektdatensätzen - zu bewegen.
Unter „Einstellungen“ im Aufgabenbereich können Sie festlegen, welche Personentypen direkt
durch einen Link im Aufgabenbereich geladen werden können.
Die Einstellungen für die Personenliste – wie angezeigt Spalten, Bilder mit anzeigen – führen
Sie in gewohnter Weise mit dem Button
durch.
Es gelten für Personen alle Funktionen, wie sie auch für Objekte gelten. Neben der
Möglichkeit der Personenlistenkonfiguration können Sie auch Masken zur gemeinsamen
Bearbeitung, die Galerieansicht und den Druck und Export der Daten auf Personendaten
übertragen und nutzen.
Es ist jedoch erforderlich, dass Sie sich eigene Personenmasken erstellen. Dies erfolgt unter
den benutzerdefinierten Masken, wobei Sie nun beim Anlegen einer neuen benutzerdefinierten
Maske die Option „neue Personenmaske anlegen“ wählen. Auch für die Adress- bzw flexible
Personenverwaltung müssen Sie pro Personentyp, der individuell erfasst werden soll, einen
eigenen Maskenkopf erstellen. Masken zur Detailerfassung können individuell von Ihnen
erstellt und pro Personentyp verwendet werden.
Näheres zum Erstellen von eigenen Masken finden Sie im Kapitel 14 Benutzerdefinierte
Erfassungsmasken ab Seite A-179.
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A-105
12 Adressverwaltung mit imdas pro
Als spezielle Funktion der Adressverwaltung möchte ich an dieser Stelle die „Schnittstelle zu
MS Outlook“ erwähnen. Wofür Sie diese Schnittstelle nutzen sollten?
Über diese Schnittstelle können Sie Ihre Daten im MS Outlook sehr einfach mit den Daten in
imdas pro ergänzen. Lassen Sie mich hier etwas näher darauf eingehen.
12.1 Schnittstelle zu MS Outlook
Um diese Schnittstelle nutzen zu können, müssen Sie in Ihrer benutzerdefinierten Maske für
die Adressverwaltung das Feld „mit Outlook synchronisieren (Outlook)“ inkludieren.
Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
1. Wählen Sie aus den „Alle möglichen Felder“ das Feld „mit Outlook synchronisieren
(Outlook)“ und klicken Sie den Button
.
2. Nachdem Sie Ihre benutzerdefinierte Maske einmal gespeichert haben, erscheint in
der Spalte
in der Zeile des Feldes das Symbol
. Klicken Sie bitte darauf.
3. Im oberen Teil der Konfigurationsmaske erscheint folgende Tabelle:
In dieser Tabelle legen Sie nun fest, welche Felder aus imdas pro nach Oulook
übernommen werden und in welchen Feldern die Einträge abgelegt werden sollen.
4. Stellen Sie sich mit dem Mauszeiger in eine Zeile der Spalte „imdas Feldname“ und
öffnen Sie die Listbox. Wählen Sie nun aus der Feldauswahl das gewünschte
imdas pro Feld aus.
5. Stellen Sie sich danach in die Spalte „Outlook Feldname“, öffnen Sie die Listboy und
wählen Sie das entsprechende Feld Ihres Outlookkontaktordners.
6. Gestalten und speichern Sie Ihre benutzerdefinierte Maske wie gewohnt ab.
Sie erhalten danach das Optionsfeld
auf Ihrer Maske. Es werden
nur jene Personendaten mit Outlook synchronisiert, bei denen das Optionsfeld aktiviert ist.
Ein Klick der rechten Maustaste über dem Symbol
öffnet das Kontextmenü
. Die Auswahl der Funktion „Kontakte Ordner festlegen“ bewirkt,
dass imdas pro ein Fenster öffnet, und die in Outlook enthaltenen Kontaktordner anzeigt.
Den Kontaktordner, den Sie von imdas pro aus synchronisieren wollen, legen Sie fest, indem
Sie den Mauszeiger über die Ordnerbezeichnung führen, die linke Maustaste klicken und
danach den Button
grüner Schrift dargestellt.
A-106
klicken. Der als Kontaktordner festgelegte Ordner wird in
imdas pro Benutzerhandbuch
12 Adressverwaltung mit imdas pro
Klicken Sie bitte daher den Button
MS Outlook erneut zu laden.
, um Ihre Kontaktordnerstruktur von
Der Aufbau der Ordnerstruktur kann etwas längere Zeit in Anspruch nehmen, da online auf
den Exchangeserver von MS Outlook zugegriffen werden muss, um die Ordnerstruktur mit den
entsprechenden Kontakten zu ermitteln.
Jedes Mal wenn Sie nun in dieser Maske den Button
Personendatensatz in Outlook.
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klicken, synchronisiert imdas pro den
A-107
13 Objekterfassung
Nun nachdem alle Vorbereitungen abgeschlossen wurden, kann mit der eigentlichen Arbeit der Erfassung von Objekten - begonnen werden.
Sie haben bei der Erfassung der Objektdaten mehrere Möglichkeiten, Ihren Workflow
abzubilden. Auf der einen Seite ist eine große Anzahl von Erfassungsmasken standardmäßig
in imdas pro integriert, die Sie sofort für Ihre Erfassung verwenden können, auf der anderen
Seite können Sie imdas pro vollkommen individuell, Ihren eigenen Bedürfnissen und
Wünschen entsprechend, anpassen.
Die folgenden Kapitel enthalten Beschreibungen der Erfassungsmasken und der integrierten
Funktionen, aber vor allem sollen sie das prinzipielle Arbeiten und Erstellen sowie das
Abbilden Ihrer Wünsche erläutern. Sie sollen in der Lage sein - anfangs mit Hilfe des
Handbuches danach aber auch ohne Handbuch, Ihre eigenen Erfassungsmasken zu erstellen
und Arbeitsabläufe zu definieren.
Um mit der Objekterfassung beginnen zu können, müssen Sie die Objektbearbeitungsmaske
öffnen. Dies kann auf verschiedenen Arten erfolgen:
1. Wenn Sie in imdas pro einsteigen, öffnet sich automatisch die Objektliste mit Ihrem
persönlichen Arbeitsbereich. Näheres dazu finden Sie im Kapitel 13.1.
2. Klicken Sie den Button
und wählen Sie den gewünschten Objekttyp aus. Es
öffnet sich direkt die Objekterfassungsmaske des gewählten Objekttyps.
13.1 Objektliste
Die Objektliste gibt Ihnen einen raschen Überblick über Ihren Datenbestand bzw. über
ausgewählte (recherchierte) Objekte. Zudem bildet sie in den meisten Fällen das Portal zu
anderen Funktionen und Erfassungsmasken.
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A-109
13 Objekterfassung
Abbildung 91: Objektliste
Im Wesentlichen kann man die Objektliste in zwei große Bereiche teilen. Im linken
Fensterbereich sehen Sie eine Liste jener Objekte, die Sie als Suchergebnis einer Recherche
erhalten. Im rechten Bereich sehen Sie Ihren persönlichen Aufgabenbereich, über den Sie die
häufigsten Funktionen und Möglichkeiten auf einen Blick sehen und über einfache Mausklicks
aufrufen können.
Selbstverständlich können Sie sich auch nur einen Teil der Maskenteile anzeigen lassen. Was
man dazu tun muss?
Stellen Sie sich mit der Maus exakt auf die Trennlinie zwischen den beiden Bereichen. Sie
sehen dann, dass sich der Mauszeiger in eine Art Doppelpfeil verändert. Ziehen Sie die Maus
mit gedrückter linker Maustaste nach links oder rechts, je nach dem, welchen Maskenteil Sie
vergrößern wollen. Auf diese Weise können Sie den Aufgabenbereich völlig ausblenden und
so die Darstellung der Objektliste aus früheren imdas pro Versionen wählen. Wenn Sie die
Darstellung nur eines Bildschirmbereiches gewählt haben und Sie aber wieder beide oder den
anderen Bereich sehen wollen, bewegen Sie die Maus über den entsprechenden
Bildschirmrand bis sich der Zeiger wieder in den Doppelpfeil verändert hat und ziehen Sie die
Maus mit gedrückter linker Maustaste in die Mittel des Bildschirms bis die Bereiche die
gewünschte Größe erreicht haben. Wenn Sie die Objektübersicht eingeblendet haben wollen,
dh., Sie sehen nur den Aufgabenbereich, bewegen Sie die Maus an den rechten
Bildschirmrand, wenn Sie den Aufgabenbereich wieder angezeigt haben wollen, fahren Sie mit
der Maus an den linken Bildschirmrand.
13.1.1 Der Aufgabenbereich
Der Aufgabenbereich im rechten Fenster der Objektliste beinhaltet wichtige und hilfreiche
Funktionen und Tipps, die Ihnen das Arbeiten mit imdas pro wesentlich erleichtern sollen. Der
Aufgabenbereich soll Ihnen vor allem helfen, sich rasch und zielstrebig in Ihrem Datenpool zu
bewegen und zurecht zu finden, um rasch zu den gewünschten Objektlisten und
Suchergebnissen zu kommen.
A-110
imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
Von den ersten Schritten über die Recherche, gespeicherten Recherchen, Objektauswahl
laden, Standortverwaltung bis hin zum imdas-Media Import können Sie diese Funktionen über
einen einfachen Mausklick auf die entsprechenden Links aufrufen. Um diese Liste
übersichtlich zu halten, können Sie jene Funktionsbereiche, die Sie nicht benötigen auf die
klicken. Sie können eine
Überschriftenanzeige reduzieren, indem Sie auf das Zeichen
Rubrik wieder öffnen, indem Sie auf klicken.
Persönliche Einstellungen des Aufgabenbereiches sind benutzerabhängig. Jeder Benutzer
kann sich also den Aufgabenbereich nach eigenen Bedürfnissen zusammenstellen.
13.1.1.1 Erste Schritte
Die Rubrik „erste Schritte“ ist ein Leitfaden, mit Hilfe dessen Sie sehr rasch Erfolgserlebnisse
im Bereich Objekterfassung haben. Vor allem, wenn Sie noch kein so geübter imdasAnwender sind, wird Ihnen die Aufzählung sinnvoller Erfassungsschritte eine große Hilfe sein.
Wenn Sie mit der Erfassung gerade beginnen, ist es das Einfachste, die dort angegebenen
Schritte zu verfolgen, um alle wesentlichen Informationen in einem Arbeitsschritt zu erfassen.
Sie werden feststellen, dass die eigentliche Erfassung der Objektdaten in weiterer Folge sehr
erleichtert wird.
Abbildung 92: Aufgabenbereich - Erste Schritte
Klicken Sie die Links der Funktionen (blauer Text) an und Sie werden feststellen, dass die
entsprechende Erfassungsmaske von imdas pro sofort geöffnet wird. Sie können Ihre
Eingaben direkt von der Objektliste aus durchführen, ohne über das Menü die entsprechenden
Untermenüpunkte aufrufen zu müssen.
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A-111
13 Objekterfassung
Welche Symbole finden Sie in dieser Rubrik?
Sie finden dieses Symbol in Ihrer Liste bei jenen Schritten, die erforderlich sind
und von Ihnen noch nicht durchgeführt wurden. Die Erfassung von Objektdaten
ohne Eingaben in diesen Erfassungsmasken ist nicht möglich, daher empfehlen
wir Ihnen, diese Schritte gleich zu Beginn des Arbeitens mit imdas pro
durchzuführen.
Wurden von Ihnen Eingaben durchgeführt, so verwandelt sich das Symbol
in
dieses. Sie sehen somit sofort, wo bereits Eingaben getätigt wurden und wo nicht.
Schritte mit diesem Symbol sind „optionale Eingaben“. Dies bedeutet, dass
Eingaben in diesen Masken nicht vor der Objekterfassung durchgeführt werden
müssen, sondern auch im Laufe der Objekterfassung gemacht werden können.
Wir empfehlen dennoch, einen Teil dieser Daten bereits zu Beginn zu erfassen, da
die Erfahrung gezeigt hat, dass die Motivation dadurch ungemein gefördert wird,
da bereits aus bestehenden Daten ausgewählt werden kann. Die Tatsache, dass
die Erfassungsmöglichkeit zum Teil auch an die Benutzerrechte gekoppelt ist,
macht es zudem sinnvoller, gewisse Stammdaten, die nicht jeder Benutzer ändern
können soll, vor Beginn der eigentlichen Datenerfassung ins System einzugeben.
13.1.1.2 Administration / Prüfungen
In diesem Abschnitt stehen Ihnen Links zur Verfügung, mit denen Sie rasch administrative
Prüfungen durchführen können, ohne auf Einzeldatensätze zugreifen zu müssen.
Mit „Pfadangaben prüfen“ lassen sich so genannte „broken links“ zu Bilddateien finden, um
feststellen zu können, welche elektronischen Dateien imdas pro nicht (mehr) finden kann, weil
Sie zum Beispiel in ein anderes Verzeichnis Ihres Filesystems verschoben wurden.
13.1.1.3 Objekttypen laden
Über die Rubrik „Objekttypen laden“ können Sie sich mit einem Klick auf den entsprechenden
Objekttypenlink alle Objekte des gewählten Objekttypen in der Objektliste anzeigen lassen,
ohne eine explizite Recherche nach dem Feld Objekttyp durchzuführen. Dies ermöglicht eine
rasche, effiziente, ergonomische Suche und Anzeige nach den Objekten eines Objekttypen.
Abbildung 93: Aufgabenbereich – Objekttypen laden
A-112
imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
13.1.1.4 Recherche
Die nächste Rubrik des Aufgabenbereiches ist die „Recherche“.
Abbildung 94: Aufgabenbereich – Recherche
Durch einen Klick auf den Recherche-Link gelangen Sie in der Recherchemaske direkt zum
entsprechenden Karteireiter.
13.1.1.5 Gespeicherte Recherchen
Hier erhalten Sie einen Überblick über die gespeicherten Recherchen. Sie können sich alle
(öffentlichen) Recherchen anzeigen lassen, indem Sie – wie in der Abbildung – auf „Alle
Recherchen“ klicken. Wenn Sie im Modus „Alle Recherchen“ sind, werden Sie feststellen,
dass sich der Link in „Eigene Recherchen“ verwandelt hat. Sie können auf diese Weise immer
zwischen ihren und den öffentlichen Recherchen wechseln.
Durch einen Klick auf den Link der Recherche – hier „Objektbezeichnung - (Thesaurus)“ – wird
die Recherche ausgeführt und die entsprechende Ergebnisliste in der Objektliste angezeigt.
Um die Recherche zu bearbeiten, klicken Sie auf „Recherche öffnen“.
Die Reihung der Recherchen erfolgt chronologisch mit absteigendem Datums- bzw.
Zeitstempel.
Abbildung 95: Aufgabenbereich – gespeicherte Recherche
13.1.1.6 Objektauswahl laden
Durch einen Klick auf den Link einer Objektauswahl – hier beispielsweise GIS_SYSADM –
werden die Objektdatensätze, die unter dieser Objektauswahl zusammengefasst wurden, in
der Objektliste angezeigt. Sie sehen auf einen Blick, wie viele Objekte in der Objektauswahl
gespeichert sind (hier bei GIS_SYSADM 21 Objekte).
Auch hier können Sie durch den entsprechenden Klick auf „Alle Objektauswahlen“ bzw.
„Eigene Objektauswahlen“ zwischen Ihren und den öffentlichen Objektzusammenfassungen
wechseln.
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A-113
13 Objekterfassung
Die Reihung der Objektauswahlen erfolgt chronologisch mit absteigendem Datums- bzw.
Zeitstempel.
Abbildung 96: Aufgabenbereich - Objektauswahl laden
13.1.1.7 Standortverwaltung
Der Standortverwaltung kommt in imdas pro große Bedeutung zu. Ich möchte daher an dieser
Stelle auf das entsprechende Kapitel 13.2.7.1 „Standorterfassung“ dieses Handbuches
verweisen.
Was die Links im Bereich des Aufgabenbereiches betrifft, sei gesagt, dass dies nur ein Teil der
gesamten Standortverwaltung ist und sich auf die Tatsache bezieht, dass auch Personen, die
mit imdas pro arbeiten, als Standort angesehen werden können.
Diesem Umstand kommt große Bedeutung zu, wenn sich ein Objekt direkt bei einer Person
befindet. Wann kann das vorkommen? Denken Sie zum Beispiel an ein Gemälde eines
Museums, das zu Repräsentationszwecken im Büro des Museumsleiters hängt. Wird dieses
Gemälde nun von einem anderen Mitarbeiter zu Dokumentationszwecken entnommen, so
muss diese Standortänderung dem System bekannt gegeben werden. Um allerdings
sicherstellen zu können, dass das Gemälde nun bei einem anderen Mitarbeiter ist, muss
dieser bestätigen, dass er das Gemälde tatsächlich hat. Nur so kann eine lückenlose,
fehlerlose Standortverwaltung im System gespeichert sein.
Über diese Rubrik im Aufgabenbereich kann eine Bestätigung oder Ablehnung des
Standortwechsels rasch durchgeführt werden, ohne zu den entsprechenden
Objektdatensätzen wechseln zu müssen. Sie müssen lediglich den Datensatz in der
Objektliste markieren und die gewünschte Operation auswählen.
Abbildung 97: Aufgabenbereich – Standortverwaltung
Bitte beachten Sie, dass man, um Standortänderungen erfassen zu können, das
Benutzerrrecht auf das Ändern von Daten haben muss.
A-114
imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
13.1.1.8 imdas-Media Import
Wenn Sie Bilder mit der imdas-Media Komponente importieren, so werden in diesem
Aufgabenbereich die entsprechend generierten Objektauswahlen angezeigt.
Abbildung 98: Aufgabenbereich - IMDAS-Media Import
13.1.1.9 imdas-Web Liste
Jene Objektauswahlen, bei denen Sie die Option
aktiviert haben, werden
hier angezeigt, um einen guten Überblick darüber zu erhalten, was Sie für die Präsentation
über das Intranet vorgesehen haben.
13.1.1.10 Importierte Offline-Daten
Nach dem Import von offline erfassten Datensätzen werden unter dem Punkt „Importierte
Offline-Daten“ die Datensätze dieses Imports als Objektauswahl zusammengefasst. Dadurch
können alle Datensätze eines Imports mit einem Mausklick in die Objektliste geladen werden.
Ebenso werden die Daten, die über die Datenimportfunktion (Excel) importiert wurden hier
angezeigt. Der Name der Objektauswahl setzt sich aus dem Benutzernamen, dem Datum und
der Uhrzeit des Imports zusammen.
13.1.1.11 Eigene Konfiguration
Um sich den Aufgabenbereich speziell konfigurieren zu können, klicken Sie auf den Button
rechts oben im Aufgabenbereich. Es öffnet sich folgende Maske:
Abbildung 99: Aufgabenbereichkonfiguration
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A-115
13 Objekterfassung
Durch einfaches Anklicken – also aktivieren und deaktivieren – können Sie sich einzelne
Bereiche des Aufgabenbereiches anzeigen lassen oder nicht. Diese Einstellungen werden für
jeden Anwender individuell gespeichert.
13.1.2 Objektübersicht
Der linke Teil des Fensters beinhaltet die Liste der Objekte, die als Ergebnis einer Recherche
angezeigt wird. Wenn Sie bereits Recherchen oder Objektauswahlen gespeichert haben, sind
diese in den entsprechenden Rubriken des Aufgabenbereiches sichtbar. Durch einfaches
Klicken auf eine Link, wird die Recherche ausgeführt bzw. die Objektauswahl geladen und die
Objektübersicht automatisch aktualisiert.
Wenn Sie eine Recherche ausführen wollen, die Sie nicht gespeichert haben, klicken Sie auf
den Button
A-116
und gehen Sie wie in Kapitel 14 beschrieben vor.
imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
Abbildung 100: Objektliste - Objektübersicht
Bevor ich auf die – ich nenne sie Objektfunktionen – eingehe, möchte ich Ihnen die Funktionen
und Möglichkeiten der Objektliste an sich – also Feldauswahl, Sortierung u.ä. – näher bringen.
Objektfunktionen sind Funktionen, die sich nicht auf die Liste an sich sondern auf die
tatsächlichen Objekte beziehen.
Welche Funktionen und Möglichkeiten bietet Ihnen die Objektliste?
13.1.2.1 Buttonleiste der Objektliste
Sie finden am oberen Rand der Objektliste eine Buttonleiste. Hinter den Buttons versteckt sich
eine Reihe von Funktionen.
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13 Objekterfassung
Abbildung 101: Objektliste – Buttonleiste
Eine kurze Beschreibung der einzelnen Buttons finden Sie im Kapitel 5.7 „Buttons der
Objektliste“ auf Seite A-36f.
Zudem sehen Sie in der Buttonleiste, wie viele Datensätze die Recherche bzw. Objektauswahl
insgesamt enthält und wie viele Datensätze zur Anzeige in der Liste geladen sind. Aus
Performancegründen lädt imdas pro nur jene Datensätze, die in der Maske tatsächlich
angezeigt werden können. Erst durch Betätigen des Scrollbalkens werden weitere Datensätze
geladen und angezeigt.
In den folgenden Kapiteln erhalten Sie einen genauen Einblick in die Verwendung und
Funktionsweise der Buttonfunktionen, sofern die Funktionen nicht in eigenen Detailkapiteln dies betrifft vor allem die Funktionen Recherche
des Handbuches erklärt werden.
und Drucken
- an anderen Stellen
13.1.2.2 Feldauswahl
Mit der Funktionen Feldauswahl legen Sie fest, welche Datenfelder in der Objektliste
angezeigt werden sollen. Aus platztechnischen Gründen ist es nicht möglich, alle Felder der
Objektbearbeitung anzuzeigen. Um dem Benutzer jedoch größtmögliche Flexibilität zu geben,
kann sich jeder Benutzer selbst festlegen, welche Felder für welchen Objekttyp angezeigt
werden sollen. Es können maximal 15 Felder in der Liste angezeigt werden.
Abbildung 102: Feldauswahl
Wie bereits erwähnt, können für die einzelnen Objekttypen unterschiedliche Erfassungsfelder
angezeigt werden, um zu vermeiden, dass Felder, die in einem Objekttyp nicht verwendet
werden, als leere Spalten dargestellt werden. Sie können nun auch eine bestimmte
Feldauswahl einer einzelnen Recherche oder Objektauswahl zuordnen. Es ist somit möglich,
die Objektliste so aussagekräftig und übersichtlich wie möglich zu erhalten. Die Auswahl des
der Feldauswahl, die Sie vornehmen wollen, erfolgt über die Listbox „Feldauswahl“. Die
A-118
imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
Zuordnung bestimmter Felder unabhängig vom Objekttyp jedoch abhängig von der Recherche
bzw. Objektauswahl, die Sie durchführen bzw. aufrufen wollen, ist dann nicht nur sinnvoll
sondern äußerst hilfreich, wenn Sie Ausstellungen konzipieren, die objekttypeübergreifend
Informationen zeigen sollen. Auf diese Art und Weise ist es für Sie rasch, effizient und
einheitlich möglich, Daten und Informationen für die Ausstellung in imdas pro zu verwalten.
Abbildung 103: Listbox - Feldauswahl
Sie definieren eine neue Feldauswahl, indem Sie den Button
klicken. Geben Sie im sich
öffnenden Dialogfenster den Namen der Feldauswahl an und beenden Sie den Vorgang mit
.
In der rechten Feldliste „Mögliche Anzeigefelder“ finden Sie die Liste aller für den Objekttyp
möglichen Datenfelder. Durch einen Doppelklick auf die Feldbezeichnung bzw. durch
Markieren (einfacher Klick) und Klick auf den grünen Pfeil
verschieben Sie das
gewünschte Feld in die Feldliste „ausgewählte Anzeigefelder“. Sie können sich innerhalb der
Feldliste effizienter bewegen, indem Sie den ersten Buchstaben der gewünschten
Feldbezeichnung eingeben. Dadurch springt der Anzeigebereich zum ersten Feld mit dem
gewünschten Anfangsbuchstaben.
Haben Sie ein Feld irrtümlich ausgewählt oder wünschen Sie es aus einem anderen Grund
nicht mehr angezeigt zu bekommen, so können Sie das Feld durch einen Doppelklick in der
Feldliste „ausgewählte Anzeigefelder“ oder durch Markieren und einen Klick auf den roten
einfachen Pfeil
wieder entfernen. Ein Klick auf den Doppelpfeil
aus der Liste der ausgewählten Anzeigefelder.
entfernt alle Felder
Sie können aber nicht nur die Felder an sich sondern auch die Anzeigereihenfolge verändern,
nach oben bzw. mit
indem Sie ein Feld mit dem blauen Pfeil
nach unten verschieben.
Über die Funktion
können Sie festlegen, wie viele Spalten –
beginnend von links – immer angezeigt werden, auch wenn Sie die Ansicht mit dem unteren
Scrollbalken verschieben. Sie verändern die Anzahl, indem Sie durch einen Klick auf
entsprechende Zahl auswählen.
die
Um einen schnelleren Überblick über die Objekte zu erhalten, kann man bereits in der
Objektliste ein erstes Vorschaubild – ein so genanntes Thumbnail –einblenden. Diese
Funktion kann man wahlweise ein- oder ausschalten. Die Steuerung dieser Funktion erfolgt
über die Funktion
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.
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13 Objekterfassung
Ihre Auswahl wird nur dann wirksam, wenn Sie die Auswahl mit
erneut eine Recherche durchführen.
bestätigen und
können Sie die Einstellungen, die Sie für die Objektauswahl treffen,
Mit dem Button
auf alle Benutzer der Datenbank übertragen, wenn Sie Administratorrechte in der Datenbank
haben.
13.1.2.3 Sortierung der Objektliste
Um die Objekte in der Objektliste immer nach den gleichen Kriterien und damit in der gleichen
Reihenfolge darstellen zu können, ist es notwendig, die Sortierkriterien festzulegen. Die
Sortierung der Objekte in der Objektliste kann auf zwei Arten erfolgen.
13.1.2.3.1 Sortierung durch einen Doppelklick auf die Spaltenbezeichnung
Machen Sie einen Doppelklick auf die Spalte der Objektliste, nach der die angezeigten
Objekte sortiert werden sollen. Sie erhalten das folgende Fenster:
Abbildung 104: Sortierung der Objektliste durch Doppelklick
Wählen Sie die gewünschte Option und bestätigen Sie mit
. Die Funktion wird
dadurch sofort ausgeführt. Die Einstellung dieser Sortierfestlegung wird nicht gespeichert, dh.,
sie müssen nach jeder erfolgten Recherche durchgeführt werden. Eine Möglichkeit die
Objektliste immer nach den gleichen Kriterien zu sortieren, ist die
13.1.2.3.2 Sortierung durch einen Klick auf
Es erscheint das folgende Festlegungsfenster:
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imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
Abbildung 105: Sortierung durch
Sie legen das Sortierkriterium fest, indem Sie das gewünschte Datenfeld durch einen
einfachen Klick mit der linken Maustaste markieren. Legen Sie weiters fest, ob aufsteigend
oder absteigend sortiert werden soll, und bestätigen Sie Ihre Angaben mit
.
13.1.2.4 Datenexport aus der Objektliste
Durch einen Klick auf den Button
können die Einträge aller (selektierten) Objekte der
Objektliste in eine ASCII – Datei exportiert werden.
Sie erreichen die Funktion „Datenexport“ auch über das Menü Datei und Untermenü
Datenexport. Ein Datenexport ist nur bei geöffneter Objektliste und nach erfolgter Recherche
möglich.
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A-121
13 Objekterfassung
13.1.2.4.1 Exportdatei
Abbildung 106: Objektliste - Datenexportdatei
Im Karteireiter „Exportdatei“ wird der Name der Exportdatei festgelegt. Als Verzeichnis wird
das aktuelle Verzeichnis, in dem imdas pro installiert wurde, empfohlen. Bei der
Standardinstallation wird der Name: C:\Programme\Imdas-Pro\liste.txt vorgeschlagen.
Diese Einstellungen unter „Optionen“ beziehen sich auf die Objektliste. Für die Verwendung
der Daten in einem Serienbrief bzw. Export in ein Tabellenkalkulationsprogramm sollten Sie
das Kontrollkästchen "Exportdatei mit Steuerzeile erstellen" aktivieren.
Import in ein Tabellenkalkulationsprogramm
Klicken Sie im Tabellenkalkulationsprogramm (zB Excel) auf Datei öffnen. Wählen Sie als
Dateityp die Textdateien und den Dateinamen Ihrer Exportdatei aus.
Im folgenden Text - Assistent - Fenster wählen Sie die Optionen: (Getrennt; Import beginnt bei
Zeile 1; Dateiursprung: Windows (ANSI))
Dann auf <Weiter> klicken und im nächsten Fenster als Trennzeichen das Tabstop und das
Semikolon (Strichpunkt) festlegen. Alle anderen Punkte sollten deaktiviert sein.
Auf <Weiter> klicken, und im letzten der Assistent - Fenster das "Datenformat der Spalten" auf
Standard einstellen, und auf <Ende> klicken.
Import in ein Textverarbeitungsprogramm
Öffnen Sie das Textverarbeitungsprogramm (zB Word).
Wählen Sie den Menüpunkt: Extras -> Seriendruck
Befolgen Sie die Bedienungshinweise des Textverarbeitungsprogramms.
A-122
imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
13.1.2.4.2 XML-Export
Abbildung 107: Objektliste – XML-Export
Mit dieser Funktion können Datensätze aus der Objektliste im XML - Format und die
dazugehörenden Bilder exportiert werden. Diese XML-Datei und die Bilder können für eine
spätere Internetpräsentation verwendet werden.
Für den Export wählen Sie einen Dateinamen für die XML - Exportdatei aus. Sie sollten dazu
ein leeres Verzeichnis auswählen, da in dasselbe Verzeichnis auch alle Bilder der exportierten
Objekte kopiert werden.
Danach können Sie unter Optionen alle Datensätze oder die markierten Datensätze der
Objektliste exportieren.
Mit aktiviertem Kontrollkästchen
Bilder auf einen FTP-Server geladen werden.
können die XML-Datei und die
regelt das Löschen von XML-Dateien und
Das Kontrollkästchen
Bildern von der lokalen Festplatte, nachdem sie auf den FTP-Server übertragen worden sind.
Die Felder FTP-Server, User und Kennwort sind dann beschreibbar, wenn das
Kontrollkästchen „Dateien via FTP uploaden“ aktiviert ist. Der Wert des Feldes Port beträgt
normalerweise 21.
•
Im Feld INI-Datei steht der Dateiname für die XML - Konfigurationsdatei. Diese Datei
hat standardmäßig den Namen XML.INI und befindet sich im Verzeichnis von
imdas pro. Für spezielle Anforderungen kann man durch eine geänderte
Konfigurationsdatei das Format des XML - Exports an die jeweiligen Bedürfnisse
anpassen.
13.1.2.5 Objektauswahl
Unter Objektauswahl versteht man das abgespeicherte Ergebnis einer Recherche – also
nichts anderes als eine abgespeicherte Objektliste. Näheres zur Definition finden Sie in
Kaptitel 2.7.3 „Objektauswahl“ auf Seite A-15.
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A-123
13 Objekterfassung
Gesteuert wird eine Objektauswahl immer über die Objektliste.
13.1.2.5.1 Objekte zur Objektauswahl hinzufügen
Mit dieser Funktion können Sie Objekte der Objektliste entweder zu einer neuen
Objektauswahl zusammenfassen oder zu einer bestehenden Objektauswahl hinzufügen.
Abbildung 108: Zu Objektauswahl hinzufügen
Über die Listbox „Objektauswahl – Name“ wählen Sie eine bereits bestehende Objektauswahl
aus, wenn Sie Objekte hinzufügen wollen. Wollen Sie eine neue Objektauswahl erstellen, so
tippen Sie den gewünschten Namen in das Feld ein. Das Datenfeld „letzte Änderung“ wird
vom System automatisch aktualisiert.
Über das Kontrollkästchen
Darstellung im Intranet freigeben.
können Sie Objektzusammenstellungen für die
bewirkt, dass Ihre Objektauswahl allen imdas pro
Das aktivierte Kontrollkästchen
Benutzern, die auf diese Datenbank zugreifen können, zur Verfügung steht. Ist das
Kontrollkästchen inaktiv, so kann nur der Ersteller selbst mit der Objektauswahl arbeiten. Die
Angaben unter „Objekte“
beziehen sich auf die in der Objektliste
dargestellten Objekte. Durch einen Klick auf
geänderte Auswahl gespeichert und das Fenster geschlossen.
wird die neue oder
Wenn Sie Objekte aus einer Objektauswahl entfernen möchten, arbeiten Sie mit dieser
Funktion:
A-124
imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
Objekte aus der Objektauswahl entfernen
.
Abbildung 109: Aus Objektauswahl entfernen
Wählen Sie in der Listbox „Objektauswahl – Name“ die Objektauswahl, aus der Objekte
entfernt werden sollen. Unter „Objekte“ geben Sie die gewünschten Objektlistenoptionen ein
und bestätigen Sie Ihre Angaben mit
.
13.1.2.5.2 Objektauswahl laden
Eine bestehende Objektauswahl laden Sie über folgendes Fenster:
Abbildung 110: Objektauswahl laden
Im Feld „Objektauswahl – Name“ ist die Liste aller ladbaren (eigene und öffentliche)
Objektauswahlen dargestellt. Klicken Sie die gewünschte Objektauswahl an und bestätigen
Sie Ihre Wahl mit
.
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A-125
13 Objekterfassung
Die Anzahl der angezeigten Objekte ist abhängig von der Rechtevergabe in der
Benutzerverwaltung. Dh., das Ergebnis einer Objektauswahl ist davon abhängig, auf welche
Sammlungen Sie Zugriff haben.
13.1.2.6 Markierte Objekte gemeinsam bearbeiten
Mit dieser Funktion wurde dem Wunsch vieler imdas pro Benutzer Rechnung getragen und die
Funktion „Suchen und Ersetzen“ über Datensätze hinweg unabhängig von den Stammdatenund Thesaurusänderungen umgesetzt.
Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie sich über den Menüpunkt
Benutzerdefinierte Masken eine Maske erstellen, die zur gemeinsamen Bearbeitung von
Datensätzen geeignet ist. Das genaue Vorgehen zum Erstellen benutzerdefinierter Masken
wird in Kapitel 14 „Benutzerdefinierte Erfassungsmasken“ ab Seite A-179 exakt beschrieben.
Sie finden dort anhand einer Beispielerstellung eine detaillierte Beschreibung der Funktionen
und Möglichkeiten, die Ihnen imdas pro bietet, um die Masken exakt an Ihre Bedürfnisse
anzupassen.
Um eine Maske für die gemeinsame Bearbeitung in der Objektliste erstellen zu können,
aktivieren Sie im Maskenexplorer das Kontrollkästchen
darunter
das
Kontrollkästchen
und
sowie
das
Kontrollkästchen
. Der Maskenexplorer muss folgendes Aussehen haben:
Abbildung 111: Benutzerdefinierte Masken - Optionsblock "Explorer"
Sobald Sie die Maske fertig gestellt haben, können Sie diese Maske über den Button
bzw. über die Links unter „Masken in der Objektliste öffnen“ im Aufgabenbereich in der
Objektliste anzeigen lassen.
Ich möchte Ihnen nun Schritt für Schritt erklären, wie Sie diese Funktion verwenden und
nutzen können, nachdem Sie sich eine benutzerdefinierte Maske für die Bearbeitung in der
Objektliste erstellt haben.
1. Lassen Sie sich in der Objektliste jene Objekte anzeigen, die gemeinsam bearbeitet
werden soll (zB führen Sie eine entsprechende Recherche durch oder laden Sie eine
Objektauswahl).
2. Markieren Sie die Objekte in der Objektliste.
A-126
imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
. Sie sehen nun in der Liste
3. Klicken Sie den Button
stehenden Bearbeitungsmasken.
alle zur Verfügung
Sie können die Maske auch auswählen, indem Sie im Aufgabenbereich unter „Masken
in Objektdetails öffnen“ die gewünscht Maske anklicken.
4. Wählen Sie jene aus, die Sie für die markierten Objekte verwenden wollen.
5. Die Ansicht im „Objektlistenbereich“ verändert sich und es wird die gewählte Maske in
einem eigenen Karteireiter angezeigt.
Die dargestellte Maske ist zweigeteilt. Das Aussehen des oberen Teiles entspricht
jenem, wie Sie es unter „benutzerdefinierte Masken“ definiert haben. Der untere Teil
ist eine tabellarische Ansicht der Felder pro markierten Datensatz.
Es empfiehlt sich, auch in diese Art der benutzerdefinierten Masken die
Inventarnummer oder Objektbezeichnung zu inkludieren, um die einzelnen Datensätze
auch in der tabellarischen Darstellung differenzieren zu können.
6. Ändern Sie nun im oberen Teil der Maske alle notwendigen Einträge.
7. Stellen Sie sich mit der Maus auf die Spaltenbezeichnung des zu ändernden
Datenfeldes der Tabelle und klicken Sie die rechte Maustaste.
Es öffnet sich folgendes Funktionsfenster:
Abbildung 112: Spaltenänderungen
8. Wählen Sie die Option
.
9. Die Änderungen werden durchgeführt. Bitte beachten Sie, dass alle bereits
vorhandenen Einträge im zu ändernden Feld durch den neuen Wert
überschrieben/ersetzt werden.
13.1.2.7 Datenexport in EXCEL-Dateien
Um Daten für statistische Auswertungen oder geeignete Präsentationen verwenden zu
können, ist es immer wieder notwendig, die Daten in externen Programmen wie
Tabellenkalkulationsprogrammen – wie etwa EXCEL – zu bearbeiten. Um Ihnen mühsames
Kopieren und Einfügen oder sogar Neueintippen zu ersparen, wurde in imdas pro eine
Funktion integriert, mit der Sie einfach und rasch die gewünschten Informationen exportieren
können. Hierzu gehen Sie bitte wie folgt vor:
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13 Objekterfassung
1. Erstellen Sie sich zu Beginn eine benutzerdefinierte Maske, die genau jene
Datenfelder enthält, die Sie später exportieren wollen. Beachten Sie bitte in diesem
Zusammenhang, dass Sie eine Maske erstellen, die Sie für die Bearbeitung in der
Objektliste zulassen. Eine genaue Beschreibung zu diesem Vorgang finden Sie im
Kapitel „Markierte Objekte gemeinsam bearbeiten“. Der Maskenexplorer der
benutzerdefinierten Maske muss so aussehen:
Abbildung 113: Benutzerdefinierte Maske - EXCEL-Export
2. Markieren Sie nun die zu exportierenden Datensätze in der Objektliste und wählen Sie
nun über den Button
oder über den entsprechenden Link unter „Masken in der
Objektliste öffnen“ die Maske aus. Sie werden sehen, dass diese Maske nun im
Aufgabenbereich angezeigt wird. Im oberen Teil der Maske sehen Sie die Einzelfelder,
im unteren Teil der Maske werden die Felder, die Sie bei der Erstellung der Maske
ausgewählt haben, in Tabellenform dargestellt.
3. Die in der Objektliste markierten Datensätze werden nun im unteren tabellarischen
Teil der Maske angezeigt. Markieren Sie die Datensätze, die Sie exportieren wollen.
4. Stellen Sie sich mit dem Cursor in diese Tabelle und klicken Sie die rechte Maustaste.
5. Wählen Sie nun die Funktion „Markierte Datensätze nach EXCEL exportieren“.
Abbildung 114: Markierte Datensätze nach EXCEL exportieren
imdas pro öffnet nun eine EXCEL-Datei mit den markierten Datensätzen. Die
Spaltenüberschriften Ihrer selbst definierten Maske werden als Spaltenüberschriften in EXCEL
in die erste Zeile der Datei übernommen.
Wenn Sie die Open Office Suite verwenden, so ist der Punkt „Markierte Datensätze nach
Open Office Calc exportiere“ aktiv, und kann für den Export verwendet werden.
A-128
imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
Wollen Sie die Daten auch wieder nach imdas pro importieren, so verwenden Sie bitte einfach
die Funktion „Markierte Datensätze zum Wiederimport nach EXCEL exportieren“. In diesem
Fall wird eine interne Identifikationsnummer mitexportiert, die eine Zuordnung zu bestehenden
Datensätzen in imdas pro ermöglicht. Sie fragen sich nun, wann denn diese Funktion
interessant sein kann?
Stellen Sie sich vor, Sie wollen Ergänzungen zu Datensätzen machen, die beispielsweise in
einen Depot sind, in dem keine Verbindung zu Ihrer imdas pro Datenbank besteht. Wenn Sie
nun Daten in einer EXCEL-Datei dazuerfassen bzw. bestehende Einträge in einzelnen
Datenfeldern ändern, so wollen Sie in weiterer Folge vermutlich nicht neue Datensätze
anlegen, sondern diese Änderungen auch in Ihrer imdas pro Datenbank bei den
entsprechenden Datensätzen eintragen. Exportieren Sie dazu die Daten über die Funktion
„Markierte Datensätze zum Wiederimport nach EXCEL exportieren“, und imdas pro übernimmt
beim Import, der im folgenden Kapitel beschrieben wird, das Update vorhandener Datensätze.
Selbstverständlich können Sie in diesem Schritt auch neue Datensätze aufnehmen, indem Sie
die Spalte „Identifikationsnummer“ leer lassen. Bitte beachten Sie, dass Sie die Einträge in
dieser Spalte nicht verändern dürfen. Denn wenn imdas pro beim erneuten Import keinen
passenden Datensatz findet, kann der Datensatz nicht verändert werden.
13.1.2.8 Datenimport nach imdas pro aus EXCEL-Dateien
Eine einfache und rasche Möglichkeit Daten ohne zusätzlichen Programmieraufwand zu
importieren, stellt die Funktion „Datenimport nach IMDAS“ dar.
Abbildung 115: Datenimport nach IMDAS
Sie können über diese Funktion neue Datensätze importieren aber auch bestehende Daten
verändern. Der Import aus einer EXCEL-Datei basiert auf einer benutzerdefinierten Maske
sowie einer exakt auf diese Maske abgestimmten EXCEL-Datei.
1. Erstellen Sie sich eine benutzerdefinierte Maske, die exakt jene Datenfelder enthält, die
Sie importieren möchten. Eine genaue Beschreibung zu diesem Vorgang finden Sie im
Kapitel „Markierte Objekte gemeinsam bearbeiten“. Folgende Optionen müssen im
Maskenexplorer der benutzerdefinierten Maske aktiviert sein:
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A-129
13 Objekterfassung
Abbildung 116: Benutzerdefinierte Maske - EXCEL-Import
2. Bereiten Sie die EXCEL-Importdatei vor. Die EXCEL-Importdatei muss exakt die
Spalten enthalten, die im unteren Teil Ihrer benutzerdefinierten Maske in der Tabelle
dargestellt sind. Die erste Zeile der EXCEL-Datei muss den Spaltenbezeichnungen
Ihrer Importmaske entsprechen.
Wie erstellen Sie sich am einfachsten eine passende EXCEL-Tabelle?
Öffnen Sie Ihre Importmaske im Aufgabenbereich, stellen Sie sich in die Tabelle des
unteren Teils der Maske und klicken Sie die rechte Maustaste. Wählen Sie nun die
Funktion „Markierte Datensätze nach EXCEL exportieren“. imdas pro öffnet nun
EXCEL und erstellt eine Tabelle mit den Tabellenspalten Ihrer Importmaske.
Wollen Sie nicht nur neue Datensätze aufnehmen sondern auch bestehende
Datensätze ändern, so wählen Sie nicht die Funktion „Markierte Datensätze nach
EXCEL exportieren“ sondern „Markierte Datensätze zum Wiederimport nach EXCEL
exportieren“, wie es im Kapitel „Datenexport in EXCEL-Dateien“ beschrieben wurde.
3. Erfassen Sie nun in der EXCEL-Datei die Daten, die Sie importieren wollen.
4. Um den Importvorgang nun tatsächlich durchzuführen, wählen Sie in der im
Aufgabenbereich ausgewählten Importmaske mit der rechten Maustaste die Funktion
„Datenimport nach IMDAS …“. Es öffnet sich nun folgendes Fenster:
Abbildung 117: Datenimport aus EXCEL-Datei
Um die Daten aus Ihrer EXCEL-Datei zu importieren, muss die Datei geöffnet und die
entsprechende EXCEL-Tabelle im Vordergrund – also in EXCEL aktiv – sein. Wählen
Sie nun in diesem Fenster die Option „aus einer geöffneten EXCEL Tabelle“. Klicken
A-130
imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
. imdas pro startet nun den Import. Beachten Sie bitte die
Sie den Button
angezeigten Hinweise und Tipps zum Import, um einen erfolgreichen Import zu
garantieren.
imdas pro fordert Sie nun auf, den Namen für eine Objektauswahl einzugeben, in der
alle importieren Daten zur späteren Kontrolle zusammengefasst werden. Die
Objektauswahl wird in weiterer Folge in Ihrem Aufgabenbereich angezeigt.
5. Nach Fertigstellung des Imports erhalten Sie eine entsprechende Meldung, ob der
Import erfolgreich war oder nicht bzw. wie viele Objekte erfolgreich importiert werden
konnten und wie viele nicht, am Bildschirm. Gleichzeitig werden die Datensätze in der
Importmaske im Aufgabenbereich angezeigt.
Abbildung 118: Tabelle im Aufgabenbereich nach Datenimport
Bei Datensätzen, die nicht importiert werden konnten, finden Sie am Anfang jeder Zeile ein
weißes X (
), Datensätze, die importiert werden konnten, sind mit
gekennzeichnet.
Hier sehen Sie das Fenster, das nach Beendigung des Imports aus einer EXCEL-Tabelle
angezeigt wird. Am unteren Rand finden Sie eine Meldung, die angibt, dass 3 Datensätze
erfolgreich und zwei nicht importiert werden könnten.
Abbildung 119: Import aus EXCEL durchgeführt
Über den Button
können Sie sich eine EXCEL-Tabelle erstellen lassen, die die nicht
importierten Datensätze enthält. Zusätzlich schreibt imdas pro in der EXCEL-Tabelle zu jeder
Spalte, warum der Datensatz nicht importiert werden konnte.
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A-131
13 Objekterfassung
Hier sehen Sie ein Beispiel einer Fehlerdatei in EXCEL:
Abbildung 120: Import-Fehlerdatei
Am kleinen roten Dreieck in Zelle C2 (Eingangsdatum; Möbel) können Sie erkennen, dass
auch in dieser Spalte ein fehlerhafter Eintrag steht und der der Zeile entsprechende Datensatz
nicht importiert werden konnte. Wenn Sie sich mit dem Cursor Ihrer Maus über dieses kleine
rote Dreieck bewegen, geht der gelbe Tooltipp auf, der Ihnen anzeigt, worin der Fehler
besteht.
Im Importfenster finden Sie noch zusätzliche Optionen bzw. Buttons, die ich an dieser Stelle
erläutern möchte.
Aus folgenden „Dateien“ können Sie Daten nach imdas pro über diese einfache Importfunktion
importieren:
Zwischenablage: Sie können Daten aus der Zwischenablage nach imdas pro importieren. Dh.
wenn Sie einige Zeilen in Excel oder der Text-Datei markieren und mit <STRG><C> kopieren,
können Sie diese nach imdas pro importieren. Das Format mit Überschriftenzeile muss jedoch
eingehalten werden.
Einer geöffneten Excel - Tabelle: imdas pro importiert hier die Daten aus der aktuellen Excel
Tabelle, dh. von der Tabelle die im Vordergrund ist. Excel darf hierbei nur einmal geöffnet
sein. Sie dürfen Excel während des Imports nicht bedienen. Wie Sie sicherlich bemerkt haben,
erläutert das Kapitel, das Sie gerade lesen, den Import aus einer geöffneten EXCEL-Tabelle
schrittweise im Detail.
Einer Datei: Hier können Sie Daten aus einer Text Datei importieren. Die einzelnen Felder
müssen mit Tabulator Zeichen getrennt sein.
Einer Datei nach Excel: Diese Funktion importiert Daten aus einer Text-Datei, HiDA-Datei
oder THS-Datei nach Excel, wobei Sonderzeichen ersetzt werden können. Diese Funktion
importiert keine Daten nach imdas pro. Sie können diese Funktion dazu verwenden, um
Sonderzeichen zu ersetzen und sich das Ergebnis anschließend in Excel anzusehen. Die so
erzeugte EXCEL-Datei kann dann sehr einfach über die Funktion „Import einer geöffneten
EXCEL-Tabelle“ importiert werden.
Stammdaten automatisch ergänzen: Wenn Sie diese Option aktivieren, werden nicht
vorhandene Stammdaten und Personendaten in imdas pro ergänzt. Wenn diese Option nicht
angeklickt ist, werden Datensätze nicht importiert, wenn der Stammdateneintrag nicht
vorhanden ist.
Thesauri automatisch ergänzen: Wenn diese Option aktiviert ist,
Thesaurusbegriffe unter "freie Begriffe" in der Thesaurusbearbeitung ergänzt.
werden
neue
Datensatz mit Schlüssel ergänzen: Wenn Sie diese Option wählen, können Sie bereits in
der Datenbank vorhandene Datensätze ergänzen lassen. Sie müssen dazu ein Schlüsselfeld
auf Ihrer benutzerdefinierten Maske anlegen. Durch dieses eindeutige Schlüsselfeld ermittelt
A-132
imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
imdas pro den Datensatz, bei dem die Daten zu ergänzen sind. Die benutzerdefinierte Maske
darf für diese Funktion nur ein Schlüsselfeld besitzen.
Nur neue Datensätze einfügen: Sie können diese Option verwenden, um große
Datenmengen aus einer Excel Tabelle in Etappen zu importieren, bzw. den Import
abzubrechen und an dieser Stelle wieder fortzusetzen. Um diese Funktion verwenden zu
können, muss das erste Datenfeld in Excel und auf der benutzerdefinierten Maske das Feld
IMDAS ID sein. Während des Imports trägt imdas pro bei erfolgreich importierten Datensätzen
in Excel den Wert der IMDAS ID ein. Bei einem neuerlichen Import werden dann die
Datensätze die bereits eine eingetragene IMDAS ID haben nicht mehr berücksichtigt.
Sie finden im Importfenster auch den Button „Sonderzeichen“ (
): Falls in den zu
importierenden Daten Sonderzeichen falsch dargestellt werden (zB Umlaute aus dBase oder
Access werden falsch exportiert) kann man imdas pro so konfigurieren, dass bestimmte
Zeichen durch andere ersetzt werden.
13.1.2.9 Galerieansicht
Sie haben auch die Möglichkeit, sich alle Bilder zu in der Objektliste markierten Objekten in
einer Galerieansicht anzeigen zu lassen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
1. Stellen Sie sich unter „imdas pro – Systeminformation“ ein, dass Sie die
Galerieansicht zulassen wollen. Dazu wählen Sie bitte unter dem Menüpunkt „?“ den
Untermenüpunkt „imdas pro – Systeminformation“, stellen Sie den Cursor in die Zeile
mit „Objektliste Galerieansicht“, klicken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie die
Option „Ja“. In der Zeile “Galerie Anzahl Bilder/Objekt“ legen Sie fest, wie viele Bilder
pro Objekt in der Galerie angezeigt werden sollen. Standardmäßig (unter Angabe von
„0“ werden alle Bilder zu einem Objekt angezeigt.
Wenn Sie das Dialogfenster wieder geschlossen haben, werden Sie einen weiteren
Karteireiter „Galerie“in der Objektliste entdecken.
2. Markieren Sie nun jene Objekte, von denen Sie die Bilder gemeinsam in einer Galerie
sehen wollen.
3. Klicken Sie auf den Karteireiter „Galerie“.
Abbildung 121: Galerieansicht markierter Objekte
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A-133
13 Objekterfassung
Wollen Sie zur Detailansicht einers Datensatzes, machen Sie einen Doppelklick auf das Bild.
Der Tooltipp, den Sie erhalten, wenn Sie den Mauszeiger über ein Bild stellen, enthält
Informationen über das Objekt.
Abbildung 122: Tooltipp in Galerieansicht
Mit der rechten Maustaste über den Bildern in der Galerieansicht können Sie die Galerie
drucken bzw. nach Word exportieren.
Abbildung 123: Rechte Maustaste in Galerieansicht
13.1.2.10 Objektfunktionen
Sie haben nun bereits eine Menge über Funktionen, Buttons und Möglichkeiten von imdas pro
erfahren. Eine der wichtigsten Masken bzw. Darstellung für das Arbeiten mit Objekten in
imdas pro ist die Darstellung der Objekte in der Objektliste und die damit verbundenen
Objektfunktionen. Als Objektfunktionen werden jene Funktionen bezeichnet, die direkt mit den
Objektdaten bzw. deren Veränderung und Verwendung in Zusammenhang stehen.
Beim Arbeiten mit der Objektliste sind das im Wesentlichen Funktionen, die Sie über den Klick
der rechten Maustaste bzw. über einen Doppelklick direkt bei einem Objekt erreichen.
13.1.2.10.1 Doppelklick über einem Objektdatensatz
Die Funktion des Doppelklicks in der Objektliste bewirkt zwei Folgeprozesse, je nachdem wo
in der Datensatzzeile Sie sich befinden.
Wenn Sie unter „Feldauswahl“ ausgewählt haben, dass auch ein Bild in der Objektliste
angezeigt werden soll, hat ein Doppelklick in der Bildspalte zur Folge, dass sich das MediaModul mit einer genaueren Darstellung des Bildes öffnet.
Ein
Doppelklick
in
jeder
anderen
Spalte
bewirkt
Detailobjektbearbeitungsmaske, zur Bearbeitung des Datensatzes.
die
Öffnung
der
13.1.2.10.2 Klick der rechten Maustaste über einem Objektdatensatz
Mit einem Klick der rechten Maustaste über der Objektliste erhalten Sie folgendes
Kontextmenü:
A-134
imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
Abbildung 124: Objektliste - Kontextmenü rechte Maustaste
Durch einen Klick auf „markiertes Objekt bearbeiten“ gelangen Sie in die Detailmaske zur
Objektbearbeitung. Mit „Drucken der Objektliste“ wird die Objektliste ausgedruckt. Mit
„Recherche“ gelangen Sie in die Recherchemaske. Wenn Sie unter Datei -> Optionen das
Kontrollkästchen „Volltextrecherchendatenbank automatisch aktualisieren“ deaktiviert haben,
können Sie mit dem Punkt „Volltextrecherchendatenbank aktualisieren“ markierte Objekte der
Objektliste in die Volltextrecherchendatenbank aufnehmen.
Mit der Funktion „Markierte Objekte in die Zwischenablage kopieren“ werden die markierten
Zeilen Ihrer Objektliste Spaltenweise (durch TAB getrennt) in die Zwischenablage kopiert und
können mit der Funktion <STRG><V> in anderen Programmen eingefügt werden.
Mit der Funktion „Markierte Objekte senden an …“ können Sie die ausgewählten Objektdaten
an ein externes Programm senden – beispielsweise MS EXCEL – und dort weiterverwenden.
Durch die Wahl von „Markierte Objekte an Multimedia Komponente schicken…“ öffnet sich das
IMDAS Media Modul mit den zu den Objekten gehörenden Bildern.
Mit den Funktionen „Markierte Datensätze in EXCEL anzeigen“ bzw. „Markierte Datensätze in
Word anzeigen“ erstellen Sie in EXCEL bzw. Word der Objektliste entsprechende Tabellen,
um beispielsweise die Daten weiter zu bearbeiten und zu verwenden oder aber um eine
Ausgangsdatei für eventuelle Datenimporte aus EXCEL-Dateien vorzunehmen.
13.1.2.10.3 Verwendung der Symbole
und
In imdas pro verwalten Sie nicht nur Objekte mit ihren Daten sondern auch Beziehungen und
Hierarchien der Objekte zu- und untereinander. Diese Beziehungen können bereits in der
Objektliste dargestellt werden. Das Symbol
zeigt an, dass es Beziehungen zu anderen
Objekten gibt. In diesem Zusammenhang wird es auch als Objektbeziehung bezeichnet, wenn
Sie beispielsweise ein digitales Bild oder eine Film- oder Tonsequenz als Zusatzinformation zu
einem Objekt erfasst haben. Durch einen Klick mit der linken Maustaste auf
öffnen Sie die
nächste Beziehungs- bzw. Hierarchieebene eines Datensatzes. Das Symbol ändert sich zu .
Durch einen Klick auf wird die Anzeige der Beziehungen wieder reduziert.
13.2 Objekterfassung im Detail
Wenn Sie imdas pro Version 3.0 das erste Mal bzw. als Update auf eine frühere Version
installieren, erhalten Sie voreingestellt eine Reihe von Erfassungsmasken, wie Sie sie auch
schon von Version 2.5 kennen.
Streng genommen sollte die Erfassung von Objekten in 3 Schritten erfolgen:
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A-135
13 Objekterfassung
•
Registrierung: Dabei wird das Objekt vom Museum im Eingangsbuch mit einer
Eingangsnummer erfasst und mit einem Namen (Objektbezeichnung) versehen.
•
Wenn das Objekt in den Besitz des Museums übergeht, wird in der Inventarisierung
die Inventarnummer des Objekts festgelegt.
•
Durch die Katalogisierung wird das Objekt wissenschaftlich erfasst und näher
bestimmt.
imdas pro berücksichtigt diese Schritte durch die einzelnen Masken Registrierung –
Eingangsbuch, Inventarisierung und Katalogisierung/Beschreibung.
Da jedoch in vielen Museen (vor allem in kleineren) diese Schritte durch eine einzige Person
erledigt werden, und daher diese Vorgänge nicht so genau zu trennen sind, wurde eine Maske
Gesamtansicht hinzugefügt, in der alle Felder von der Registrierung bis hin zur
Katalogisierung zusammengefasst sind.
Details zum prinzipiellen Maskenaufbau finden Sie im Kapitel 3 „Maskenaufbau“ auf Seite A17 ff. In den folgenden Kapiteln möchte ich Ihnen näher bringen, welche Funktionen Ihnen zur
Verfügung stehen und wie Sie damit arbeiten können, um die Datenerfassung effizient
durchzuführen.
13.2.1 Die Verwendung des Maskenexplorers
Auf der linken Seite der Erfassungsmaske befindet sich der Maskenexplorer, der eine
Auflistung der zu verwendenden Masken für die Objekterfassung einerseits und häufig
benötige Ausdrucke andererseits enthält.
Was beinhaltet der Maskenexplorer und wie können Sie diese Inhalte steuern?
A-136
imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
Abbildung 125: Maskenexplorer
13.2.1.1 Objekttypen
Unter Objekttyp versteht man eine grundsätzliche, erste Klassifizierung der Objekte einer
Institution. Als Standardobjekttypen existieren in imdas pro die Objekttypen „Konvolut“,
„Museumsobjekt“, „Medienobjekt“, „Bibliographisches Objekt“ und „Archivalie“. Über die
Stammdaten „Objektdaten/Objekttypen“ können Sie eigene, weitere Klassifizierungen
definieren, um Ihren Bestand individuell klassifizieren und dokumentieren zu können.
Die Erfassung von Objekten mit unterschiedlichem Objekttyp erfolgt über den Button
Durch einen Klick auf
öffnet sich folgendes Auswahlmenü, das
Standardobjekttypen als auch die individuell hinzugefügten Objekttypen enthält:
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sowohl
.
die
A-137
13 Objekterfassung
Abbildung 126: Menü – Objekttypen
Zur Auswahl bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile des gewünschten Objekttypen und
klicken Sie die linke Mauszeile. Die Maskenexplorerstruktur ändert sich entsprechend den
Einstellungen und Benutzerrechten.
Der aktuelle Objekttyp eines Objektes wird im Feld
der ersten Zeile des Maskenexplorers dargestellt.
in
Abhängig vom Objekttyp jenes Objektes, das Sie bearbeiten wollen, stehen Ihnen
verschiedenen Masken zur Verfügung. Welche Masken Sie verwenden können, hängt nicht
nur von den Einstellungen im Maskenexplorer ab, sondern von den Benutzerrechten, die
Ihnen über die Benutzerverwaltung zugeteilt wurden.
eine
Im Modus „Betrachten“ können Sie über das Feld
Einschränkung der Objekte auf den gewählten Objekttyp durchführen. Dies entspricht einer
raschen, effizienten Suche nach den Objekten eines Objekttyps.
13.2.1.2 Ausdrucke
Häufig benötigte Ausdrucke können direkt in den Maskenexplorer eingeblendet werden.
Dadurch können Sie diese Ausdrucke mit einem Mausklick oder über eine selbst definierte
Tastenkombination aufrufen. Der Ausdruck des aktuellen Datensatzes wird im
Vorschaufenster angezeigt. Sie können hier sowohl die Ausdrucke des Druckgenerators als
auch vom Layout-Modul auswählen. Damit Sie diese Ausdrucke sehen können, muss Ihnen
das Benutzerrecht Drucken zugewiesen worden sein.
13.2.1.3 Änderung der Maskenexplorerstruktur
Unter dem Feld
.
Durch
einen
Button
Maskenexplorerkonfigurationsmaske.
Klick
auf
finden Sie im Maskenexplorer den
den
Button
öffnet
sich
die
Sie können den Maskenexplorer auch öffnen, indem Sie im Menü Ansicht den
Untermenüpunkt „Konfiguration Explorer“ auswählen.
A-138
imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
Abbildung 127: Ansicht - Konfiguration Explorer
Abbildung 128: Maskenexplorer – Konfiguration
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A-139
13 Objekterfassung
In der aufgeklappten Liste finden Sie alle in imdas pro inkludierten Masken, die Ihnen zur
Auswahl stehen, sowohl die standardmäßig in imdas pro integrierten als auch die von Ihnen
erstellten, benutzerdefinierten Masken. Durch einen Klick auf das Kontrollkästchen neben dem
Maskennamen wird sie ausgewählt und steht in weiterer Folge für den gewählten Objekttyp
zur Verfügung. Um die Übersichtlichkeit auch bei der Verwendung von vielen verschiedenen
Masken zu gewährleisten, werden sie zu inhaltlichen Gruppen zusammengefasst. Diese
Inhaltsgruppen sind: Maskenkopf, Objektbearbeitung, Detailinformationen, Objektbeziehungen
und Geschäftsprozesse.
Wenn Sie während der Maskenexplorerkonfiguration das Kontrollkästchen
aktivieren (durch einen Klick auf das Kästchen), wird im Informationsbereich die
entsprechende Maske angezeigt, sobald Sie auf den Namen der Maske klicken. Auf diese
Weise sehen Sie bereits bei der Konfiguration, welche Informationen in der Maske vorhanden
sind, was Ihnen die Auswahl wesentlich erleichtert. Ist das Kontrollkästchen deaktiviert, dann
sehen Sie die Masken erst bei der Objekterfassung.
Wie können Sie die Reihenfolge der Masken im Maskenexplorer verändern?
Markieren Sie zuerst den Maskennamen der Maske, die Sie verschieben wollen. Klicken Sie
die linke Maustaste und halten Sie diese gedrückt. Sie werden feststellen, dass sich der
Mauszeiger in ein Rechteck verändert. Ziehen Sie nun dieses Rechteck an jene Stelle im
Maskenexplorer, an der Sie die Maske eingefügt haben wollen, und lassen Sie die Maustaste
wieder los.
Wenn Sie die Maske an einer Stelle einfügen wollen, an der das Einfügen nicht funktioniert, so
verändert sich der Mauszeiger in einen durchgestrichenen Kreis (Verbotsschild). Wenn Sie
über einer verbotenen Stelle den Mauszeiger auslassen, so wird kein Verschieben
durchgeführt. Die Maske bleibt an der Stelle, an der sie war.
Durch einen Klick auf den Button
schließt sich das Konfigurationsfenster und Sie
sehen den entsprechend angepassten Maskenexplorer.
Wie sieht ein effizienter Weg aus, Masken für die Benutzer einer imdas pro Datenbank
zusammen zu stellen?
1. Stellen Sie – als Administrator – das Maximum an Masken ein, das in Ihrer Institution
vorkommen kann.
2. Stellen Sie in der Benutzerverwaltung pro Benutzer ein, welche Masken welcher
Benutzer verwenden darf.
Sie werden feststellen, dass jene Masken, die ein Benutzer nicht verwenden darf, die aber zur
prinzipiellen Verwendung in Ihrer Institution ausgewählt wurden, im Maskenexplorer nicht
sichtbar sind. Dadurch erhält jeder Benutzer einen Maskenexplorer mit exakt jenen
Erfassungsmasken, die er tatsächlich verwenden soll.
In Zusammenhang mit dem Maskenexplorer seien noch jene Funktionen erläutert, die Ihnen
zur Verfügung stehen, wenn Sie – mit der Maus im Maskenexplorer stehend – die rechte
Maustaste drücken.
A-140
imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
13.2.1.4 Alle Masken aktivieren
Abbildung 129: Maskenexplorer - rechte Maustaste 1
Wenn Sie unter „Optionen“ die Funktion „Masken, die nicht zum ausgewählten Bereich
gehören, ausblenden“ aktiviert haben, können Sie über einen Klick auf die Zeile „alle Masken
aktivieren“ die unter Optionen gewählte Option abschalten, sollten Sie doch auch die anderen
Masken benötigen.
Wenn Sie diese Funktion aufgerufen haben und wenn Sie erneut die rechte Maustaste über
dem Maskenexplorer klicken, so hat sich das sich öffnende Menü so verändert:
Abbildung 130: Maskenexplorer - rechte Maustaste 2
Sie können auf diese Weise immer zwischen den Optionen „Einblenden der Masken eines
Bereiches“ und „Ausblenden der Masken eines Bereiches“ wechseln, ohne die
Bearbeitungsmaske schließen zu müssen.
13.2.1.5 Explorer und Buttons aktualisieren
Die zweite Funktion diese Menüs Explorer und Buttons nicht aktualisieren erlaubt Ihnen, bei
großen Datenmengen selbst auf die Geschwindigkeit von imdas pro einzuwirken. Wenn Sie
die Funktion „Explorer und Buttons nicht aktualisieren“ anklicken, werden die Detailmasken
unter Detailinformation, Objektbeziehungen und Geschäftsprozesse während des Arbeitens
nicht ständig aktualisiert, was Auswirkungen auf die Anzeigegeschwindigkeit der Daten in
imdas pro hat. Nach Wahl der Funktion verändert sich das Menü folgendermaßen:
Abbildung 131: Maskenexplorer - rechte Maustaste 3
Sie können also über die Funktion „Explorer und Buttons nicht aktualisieren“ und „Explorer und
Buttons aktualisieren“ zwischen ständigem Aktualisieren und auf Wunsch aktualisieren
wechseln.
13.2.1.6 Definition von Shortcuts
Um die Maskenauswahl im Maskenexplorer mausunabhängig durchführen zu können, können
Sie sich Tastenkürzel - so genannte Shortcuts – definieren, über die Sie einzelne Masken
ansprechen können.
Öffnen Sie die Objektbearbeitung (Menü Objekt Untermenü Objekttypen öffnen) und klicken
Sie über dem Maskenexplorer die rechte Maustaste. Wählen Sie nun den Punkt „Shortcuts für
Masken einstellen“.
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A-141
13 Objekterfassung
Abbildung 132: Auswahlmenü - Shortcuts
Es öffnet sich nun eine Maske, in der alle zurzeit im Maskenexplorer aufgelisteten Masken
angezeigt werden.
Abbildung 133: Shortcuts für den Maskenexplorer
Sie können nun durch Auswahl einer Zahl (0-9) in der Spalte Alt- eine Tastenkombination für
die entsprechenden Masken festlegen. Der Aufruf der Maske erfolgt dann durch die
Tastenkombination Alt- und der ausgewählten Ziffer (zB Alt-1).
Sie können pro Objekttyp eigene Tastenkombinationen festlegen. Die Einstellungen werden
für jeden Anwender individuell gespeichert.
13.2.1.7 Maskenauswahl über den Maskenexplorer
Der Detailbereich der Maske ändert sich, nachdem Sie die gewünschte Zeile im
Maskenexplorer durch einen Klick mit der linken Maustaste aktiviert haben. Die entsprechende
Zeile wird mit einem färbigen Balken markiert, sodass Sie auch im Explorer rasch feststellen
können, welche Erfassungsmaske aktiv ist. Die gewünschte Maske wird in Form eines
Karteireiters im Detailbereich der Maske dargestellt.
Wie oben erwähnt, wird durch die inhaltliche Zusammenfassung verschiedener Masken eine
grobe Strukturierung der Informationen vorgenommen. Was bedeuten nun die Angaben in
Klammern sowie das Symbol
bzw.
bei einigen Masken?
zeigt Ihnen, dass zum aktuell gewählten Objekt in dieser Erfassungsmaske
Das Symbol
noch keine Detailinformationen erfasst wurden. Sobald ein Datensatz in der Detailmaske
erfasst wurde, ändert sich das Symbol zu
erfasst wurden und wo noch Daten fehlen.
A-142
. Auf diese Art sehen Sie sofort, wo bereits Daten
imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
Die Zahlen in Klammern – wie bei
- gibt die Anzahl der
Datensätze in der entsprechenden Detailmaske an. In diesem Beispiel bedeutet es, dass ein
Bilddatensatz zum Objekt erfasst wurde.
13.2.2 Verwendung der Erfassungsmasken
Auf eine Auflistung aller vorhandenen, vordefinierten Erfassungsmasken und Erfassungsfelder
verzichte ich, da durch den hohen Konfigurationsgrad von imdas pro 3.5 das Erscheinungsbild
der verwendeten Masken von Institution zu Institution stark variieren wird. Das folgende
Kapitel soll Ihnen einen Überblick über die Funktionen und Möglichkeiten innerhalb der
Masken geben. Durch Einheitlichkeit und Verwendung der gleichen Symbole und Namen in
allen Masken und Erfassungsschritten wird Ihnen ein rasches Arbeiten und leichtes
Zurechtfinden innerhalb des Programms ermöglicht.
Allerdings gibt es Ausnahmen. Es handelt sich hierbei um die Masken „Systematik für den
Naturhistorischen Bereich“, „Datierung“, „Materialien zum Objekt“ und „Standortverwaltung“.
Letztere vor allem deshalb, weil eine lückenlose Erfassung und Verwaltung der
Standortänderungen in Bezug auf Auffindbarkeit und letztlich auf die Verwendung (für
Ausstellungen, im Rahmen des Leihverkehrs, für Restaurierung) der Objekte unerlässlich ist.
Wie bereits oben erwähnt wurden die Erfassungsmasken zu inhaltlichen Gruppen
zusammengefasst, um die Erfassung und das Auffinden der Daten zu erleichtern. Die
Gruppierungen sind:
1. Maskenkopf: Das ist jener Maskenteil, der während der gesamten Erfassung eines
Objektes immer sichtbar bleibt und sich nicht verändert. Sie können für
unterschiedliche Objekttypen selbstverständlich unterschiedliche Maskenköpfe
definieren. Im Maskenkopf sollten jene Daten enthalten sein, die ein eindeutiges
Identifizieren des Objektes möglich machen. Dadurch wird vermieden, dass man
irrtümlich Änderungen bei einem falschen Objektdatensatz macht. Pro Objekttyp kann
es nur einen Maskenkopf geben; daher steht Ihnen bei der Objektbearbeitung im
Maskenexplorer kein Maskenkopf zu Auswahl. Die Datenfelder werden direkt im
oberen Teil der Maske angezeigt.
2. Objektbearbeitung: Die Masken der Objektbearbeitung enthalten
Informationen beispielsweise über Registrierung oder Inventarisierung.
allgemeine
3. Detailinformationen: Wissenschaftliche Daten, die über eine allgemeine Beschreibung
und Katalogisierung des Objektes hinausgehen, werden unter den Masken der
Detailinformationen zusammengefasst.
4. Objektbeziehungen: Die Objektbeziehungen geben Ihnen Auskunft über die
Zusammenhänge zwischen Objekten.
5. Geschäftsprozesse: Daten der Administration – wie Versicherungen, Schätzungen u.ä.
– werden hier zusammengefasst.
Wie Sie die Masken über den Maskenexplorer auswählen bzw. ansprechen können, wird in
Kapitel 13.2.1.7 „Maskenauswahl über den Maskenexplorer“ im Detail erläutert.
In den Kapiteln 2 „Begriffsdefinitionen und Erklärungen“ und 3 „Maskenaufbau“ werden
allgemein gültige, in imdas pro verwendete Begriffe, Funktionen und Buttons erklärt. Im
Folgenden möchte ich einerseits die unterschiedlichen Maskentypen von imdas pro und
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A-143
13 Objekterfassung
andererseits die Buttons erläutern, die Ihnen beim Arbeiten mit imdas pro immer wieder
unterkommen und deren Funktionen für ein effizientes Erfassen unerlässlich sind.
13.2.2.1 Maskentypen
Bei der Objekterfassung mit imdas pro unterscheiden wir im Wesentlichen zwei Maskentypen:
Allgemeine Erfassungsmasken und Detailmasken.
13.2.2.1.1 Allgemeine Erfassungsmasken
In den allgemeinen Erfassungsmasken – wie etwa Masken der Registrierung oder
Inventarisierung – werden jene Datenfelder direkt dargestellt und ausgefüllt, die bei der
Objekterfassung immer wieder, übergreifend vorkommen. Auch wenn Sie sich selbst Masken
zusammenstellen, sollten Sie beachten, dass zu viele Datenfelder pro Erfassungsmaske diese
unübersichtlich machen. Felder, die Sie zum täglichen Arbeiten benötigen, sollten Sie nicht in
Detailmasken verstecken, sondern in den allgemeinen Erfassungsmasken zugreifbar machen.
Zusatzinformationen können über die Detailmasken erfasst werden.
Sie steuern diese Erfassungsmasken mit den Buttonleisten, die sich am oberen Rand der
Masken befinden und wie sie in vorderen Kapiteln beschrieben sind.
13.2.2.1.2 Detailmasken
Detailmasken sind Erfassungsmasken, über die jene Informationen erfasst werden, die Sie
nicht zum ständigen Arbeiten benötigen. Sie sprechen diese Masken einerseits über die
Buttons in der Buttonleiste (zB Personen zum Objekt, Farben, Werte, Maße,…) oder über die
Buttons, die Sie neben verschiedenen Datenfeldern sehen (zB Personenerfassung neben
Voreigentümer, Thesaurusbutton bei Material,…) an.
Nach Betätigen eines Buttons öffnet sich jeweils eine eigene, meist kleinere, tabellarische
Erfassungsmaske, die ebenfalls wieder über eine eigene Buttonleiste verfügt. Die Steuerung
der Erfassung in den Detailmasken erfolgt über diese Buttonleisten.
Sie können die Detailmasken auch nach der jeweiligen Datenerfassung geöffnet – also
sichtbar – lassen, wenn Sie beispielsweise diese Informationen bei weiteren Objekten
erfassen wollen. Der Inhalt dieser Masken wird beim Blättern in der Haupterfassungsmaske,
von der aus Sie in die Detailmaske gelangt sind, angepasst, so dass Sie immer die
Informationen zum aktuellen Objekt sehen.
Bitte beachten Sie, dass ein Speichern in den Detailmasken immer auch ein Speichern der
Daten in der Hauptmaske zur Folge hat. Wenn Sie Daten in der Detailmaske erfasst oder
geändert haben, können Sie diese Maske erst nach einem Speicher- oder Rückgängigvorgang
schließen. Ein Speichern in der Hauptmaske bewirkt auch das Speichern in den geöffneten
Detailmasken. Ein Rückgängigmachen der Hauptmaske bewirkt einen Rückgängigvorgang in
allen geöffneten Detailmasken. Der Rückgängigvorgang bezieht sich jedoch immer nur auf
noch nicht gespeicherte Informationen.
13.2.3 Buttons in den Erfassungsmasken
Im Kapitel 5 „Bedeutung der Buttons“ finden Sie Erklärungen zu allgemeinen Buttons und
Funktionen, die sich auf das Arbeiten mit imdas pro beziehen. Die folgenden Beschreibungen
enthalten jene Buttons, die sich auf einzelne Erfassungsfelder beziehen. Neben den einfachen
Erfassungsfeldern gibt es in imdas pro auch Erfassungsfelder, die mit speziellen Funktionen
versehen sind, die einerseits die Erfassung andererseits aber auch das Finden und
A-144
imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
Nachverfolgen von Änderungen erleichtern. Diese Funktionen sind hinter Buttons versteckt,
die Sie meist rechts neben den Erfassungsfeldern finden. In einigen Ausnahmefällen – vor
allem in Detailerfassungsmasken finden Sie diese Buttons allerdings in der Buttonzeile der
Maske. In den folgenden Kapiteln finden Sie die entsprechenden Hinweise und
Beschreibungen.
13.2.3.1 Thesaurusbegriff anzeigen
Bei Datenfeldern, neben welchen Sie den Button
finden, werden die Inhalte aus definierten
Thesauren angezeigt. Über diese Funktion können Sie Thesaurusbegriffe direkt in den
Wortlisten wählen und in das entsprechende Erfassungsfeld übernehmen. Durch die
Übernahme der Thesaurusbegriffe direkt aus der Maske werden die richtige Schreibweise und
die Wahl aus dem richtigen Thesaurus, vor allem beim Vorkommen gleicher Begriffe in
verschiedenen Thesauri, gewährleistet. Dies hat dort große Bedeutung, wo mehrere Personen
am Datenbestand arbeiten, und es hat besonders Auswirkungen auf eine effiziente Suche im
Datenbestand.
Abbildung 134: Thesaurusbegriffsauswahl - hierarchisch
Die folgenden Buttons stehen Ihnen in der Thesaurusbegriffsauswahlmaske zur Verfügung:
Button
Erklärung
Begriff übernehmen: Mit diesem Button können Sie einen markierten
Thesaurusbegriff in das Erfassungsfeld, von dem aus Sie die Thesaurusmaske
geöffnet haben, übernehmen. Der Begriff wird automatisch in das Erfassungsfeld
geschrieben.
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-145
13 Objekterfassung
Begriff suchen: Hiermit gelangen Sie in den Suchmodus
Thesaurusbegriffsmaske. Durch Angabe eines Suchbegriffes können Sie im
der Thesaurusbegriffe suchen. Sie erhalten danach eine Liste
Suchergebnisse im unteren Teil der Maske. Sie können einen Begriff aus
Suchergebnis auswählen und mit dem Button
der
Pool
der
dem
den Begriff übernehmen.
Begriff hinzufügen: Hat Ihre Suche kein Suchergebnis geliefert, so können Sie
über diesen Button einen neuen Begriff in den Thesaurus aufnehmen, ohne die
Erfassungsmaske verlassen zu müssen.
Wenn Sie dem Erfassungsfeld, von dem aus Sie in die Thesaurusbegriffsauswahlmaske
gelangt sind, über den Menüpunkt Thesaurus – Thesauruszuordnung (siehe dazu Kapitel
11.11 „Zuordnung der Thesaurusfelder“ auf Seite A-99) spezielle Thesauri zugeordnet haben,
aus denen die Begriffe ausgewählt werden sollen, so erhalten Sie in der
Begriffsauswahlmaske standardmäßig jene Thesauri, die Sie zugeordnet haben. Über das
ist es möglich diese Zuordnung zu umgehen und die
Kontrollkästchen
Begriffe aller Thesauri anzeigen zu lassen. Dies ist dann erforderlich, wenn der von Ihnen
gewünschte Begriff nicht in den ursprünglich zugeordneten zu finden ist.
In dieser Auswahlmaske stehen Ihnen 4 Karteireiter zur Verfügung:
1. Hierarchische Begriffsauswahl
2. Alphabetische Begriffsauswahl
3. Auswahl der freien Begriffe
4. Auswahl über Thesaurusverweise
Die verschiedenen Karteireiter entsprechen unterschiedlichen Darstellungen der Begriffe, die
in den Thesauri enthaltenen sind. Über welchen der Karteireiter Sie den Begriff auswählen
bleibt Ihnen überlassen, alle Auswahlmöglichkeiten führen zum selben Ziel, wobei die
Übernahme eines Begriffes in die Erfassungsmaske stets auf die gleiche Art gemacht werden
kann.
Wie können Sie feststellen, wie ein Begriff hierarchisch in einen Thesaurus eingeordnet ist?
In der hierarchischen Darstellung wird ein Begriff immer in Baumdarstellung gezeigt und
ausgewählt, so dass Sie jederzeit die hierarchische Einordnung der Begriffe ablesen können.
In den Darstellungsformen „alphabetisch“, „ freie Begriffe“ und „Thesaurusverweise“ werden
die Begriffe in Listenform dargestellt, so dass in der Maske die Hierarchie nicht sichtbar ist.
Wenn Sie jedoch den Mauszeiger ca. 3 Sekunden unbewegt über einen Begriff stehen lassen,
so geht ein Tooltipp auf, in dem der Thesaurus und die Hierarchie des Begriffes angezeigt
werden.
Noch einfacher abzulesen ist die Hierarchie allerdings in der Statuszeile. Wenn Sie sich die
Statuszeile anzeigen lassen (Einstellung erfolgt unter dem Menüpunkt Datei -> Optionen;
Karteireiter „Allgemein“), so erfolgt die Anzeige der Begriffshierarchie links unten am
Bildschirm.
1. Hierarchische Begriffsauswahl
In der hierarchischen Darstellung der Thesauri und Begriffe erfolgt die Auswahl einen Begriffes
über seine Lage im Thesaurus. Diese Auswahlmöglichkeit empfiehlt sich dann, wenn diese
hierarchische Lage des Begriffes bekannt ist. Über das Symbol
öffnen Sie stets darunter
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imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
liegende Ebenen, um die Begriffe angezeigt zu bekommen. Über das Symbol schließen Sie
einzelne Ebenen wieder. Öffnen Sie die jeweiligen Unterebenen solange, bis Sie den Begriff,
den Sie auswählen möchten, angezeigt bekommen und übernehmen Sie den Begriff in das
Erfassungsfeld.
2. Alphabetische Begriffsauswahl
In diesem Karteireiter erhalten Sie eine alphabetische Liste aller Thesaurusbegriffe. Wenn Sie
den Karteireiter durch einen Klick aktivieren, öffnet sich eine leere Auswahlmaske. Gleichzeitig
steht Ihnen das Feld
als leeres
Eingabefeld zu Verfügung. Erst wenn Sie in dieses Feld entweder das Zeichen % (für die
Anzeige von Begriffen mit beliebigem Anfangsbuchstaben) oder einen oder mehrere andere
Zeichen eingegeben haben, führt imdas pro die Suche nach den Begriffen unter
Berücksichtigung Ihrer Eingaben durch. Das bedeutet, dass durch die Angabe von % alle
Begriffe der Thesauri angezeigt werden, da % ein allgemeiner Platzhalter für beliebige
Zeichenfolgen ist. Durch die Eingabe von „ab“ beispielsweise erfolgt eine Suche und Anzeige
jener Begriffe, die mit der Zeichenfolge „ab“ beginnen. Auf diese Weise lässt sich vor allem bei
sehr großen Thesauri die Anzeige- und damit die Auswahlzeit für Begriffe auf ein
erforderliches und erträgliches Maß reduzieren.
Abbildung 135: Thesaurusbegriffsauswahl - alphabetisch
3. Auswahl der freien Begriffe
Begriffe, die noch keinem speziellen Thesaurus zugeordnet wurden, werden im Thesaurus
„freie Begriffe“ abgelegt. Über diesen Karteireiter können Sie speziell in diesem Thesaurus
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A-147
13 Objekterfassung
nach Begriffen suchen. Wenn Sie den Karteireiter durch einen Klick aktivieren, öffnet sich eine
leere
Auswahlmaske.
Gleichzeitig
steht
Ihnen
das
Feld
als leeres Eingabefeld zu Verfügung.
Erst wenn Sie in dieses Feld entweder das Zeichen % (für die Anzeige von Begriffen mit
beliebigem Anfangsbuchstaben) oder einen oder mehrere andere Zeichen eingegeben haben,
führt imdas pro die Suche nach den Begriffen unter Berücksichtigung Ihrer Eingaben durch.
Das bedeutet, dass durch die Angabe von % alle Begriffe der Thesauri angezeigt werden, da
% ein allgemeiner Platzhalter für beliebige Zeichenfolgen ist. Durch die Eingabe von „Z“
beispielsweise erfolgt eine Suche und Anzeige jener Begriffe, die mit der Zeichenfolge „Z“
beginnen. Auf diese Weise lässt sich vor allem bei sehr großen Thesauri die Anzeige- und
damit die Auswahlzeit für Begriffe auf ein erforderliches und erträgliches Maß reduzieren.
Abbildung 136: Thesaurusbegriffsauswahl – freie Begriffe
4. Auswahl über Thesaurusverweise
Zu Thesaurusbegriffen hinterlegte Verweise können Sie über Aktivierung dieses Karteireiters
auswählen. Wenn Sie den Karteireiter durch einen Klick aktivieren, öffnet sich eine leere
Auswahlmaske.
Gleichzeitig
steht
Ihnen
das
Feld
als leeres Eingabefeld zu
Verfügung. Erst wenn Sie in dieses Feld entweder das Zeichen % (für die Anzeige von
Begriffen mit beliebigem Anfangsbuchstaben) oder einen oder mehrere andere Zeichen
eingegeben haben, führt imdas pro die Suche nach den Begriffen unter Berücksichtigung Ihrer
Eingaben durch. Das bedeutet, dass durch die Angabe von % alle enthaltenen Verweise
angezeigt werden, da % ein allgemeiner Platzhalter für beliebige Zeichenfolgen ist. Durch die
Eingabe von „F“ beispielsweise erfolgt eine Suche und Anzeige jener Verweise, die mit der
Zeichenfolge „F“ beginnen. Auf diese Weise lässt sich vor allem bei sehr großen Thesauri die
Anzeige- und damit die Auswahlzeit für Begriffe auf ein erforderliches und erträgliches Maß
reduzieren.
A-148
imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
Abbildung 137: Thesaurusbegriffsauswahl über Thesaurusverweise
Wie können Sie nun einen Begriff aus einem Auswahlkarteireiter in das Eingabefeld der
„Hauptmaske“ übernehmen?
Es stehen Ihnen drei Möglichkeiten der Begriffsübernahme zur Verfügung:
1. Markieren Sie den gewünschten Begriff und klicken Sie den Button
. Der Begriff wird
in das Eingabefeld übernommen. Die Auswahlmaske bleibt offen, um weitere Begriffe zu
übernehmen.
2. Durch einen Doppelklick auf den gewünschten Begriff wird dieser in das Eingabefeld
übernommen. Die Auswahlmaske bleibt offen, um weitere Begriffe zu übernehmen.
3. Markieren Sie den gewünschten Begriff. Bewegen Sie den Mauszeiger über den
markieren Begriff und klicken Sie die linke Maustaste. Halten Sie diese gedrückt und
ziehen Sie den Begriff über das Eingabefeld. Während dieses Vorganges verändert sich
der Mauszeiger in ein Rechteck. Wenn das Rechteck im Eingabefeld ist, lassen Sie die
Maustaste wieder los und der Begriff wird in das Eingabefeld geschrieben.
13.2.3.2 Daten bearbeiten
,
Können zu einem Eingabefeld Mehrfacheintragungen (zB mehrere Standorteintragungen)
bzw. zusätzliche Details oder Spezialisierungen (zB Datierungsangaben) erfasst werden, so
finden Sie neben diesem Feld den Button
. Hinter diesem Button verbergen sich demnach
immer weitere Erfassungsmasken, über die spezielle Informationen zu dem Eingabefeld
erfasst werden können.
Handelt es sich bei dem Datenfeld um eine Personenfeld, so verwenden Sie den Button
um Mehrfacheintragungen in diesem Personenfeld vorzunehmen.
,
13.2.3.3 Datenfeldhistorie
Neben der allgemeinen Objekthistorie, die Sie über den Button
aufrufen können, kann
auch zu einzelnen Datenfeldern die Historie der Datenfeldänderung mitprotokolliert werden.
Die Eintragungen in die Historie erfolgen automatisch durch imdas pro. Über den Button
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-149
13 Objekterfassung
können die Historienmasken geöffnet werden. Die Daten der Historie können nicht verändert
werden. Wenn man die Berechtigung zum Löschen von Daten hat, können Einträge aus der
Historie gelöscht werden. Dies wird man vor allem dann tun, wenn sich die Eintragungen in
diesen Masken beispielsweise auf Grund von Rechtschreibfehlern unnötig erhöht haben und
die Historieneintragungen keinen dokumentarischen Wert an sich haben.
13.2.3.4 Mehrfachthesaurusfelder
Neben den einfachen Thesaurusfeldern, wie etwa dem Feld Objektbezeichnung, in die immer
nur ein Begriff als aktueller Begriff erfasst werden kann, gibt es in imdas pro auch
„Mehrfachthesaurusfelder“. Diese Felder charakterisieren sich dadurch, dass es parallel
mehrere gültige Einträge in diesem Feld geben kann. Als Beispiel möchte ich hier das
Datenfeld „Material“
nennen, das ein
Mehrfachthesaurusfeld sehr anschaulich beschreibt, da ein Objekt immer auch aus mehreren
Materialien bestehen kann. Es ist daher erforderlich, alle bei einem Objekt vorkommenden
Materialien in das Feld einzutragen. Die Verwendung unterschiedlicher Thesaurusbuttons (
und
) für die beiden unterschiedlichen Feldtypen macht es einfach möglich, die einzelnen
Datenfelder auseinander zu halten.
für ein Mehrfachthesaurusfeld drücken, öffnet sich eine
Wenn Sie nun den Button
Detailmaske, die meist Tabellencharakter hat. Jede Zeile dieser Maske steht für einen eignen
Eintrag bzw. für einen eigenen Begriff, den Sie dem Objekt zuordnen wollen.
Abbildung 138: Detailmaske des Mehrfachthesaurusfeldes "Material"
Nach der Erfassung der einzelnen Begriffe in der Detailmaske, werden die gewählten Einträge
durch Beistrich getrennt im entsprechenden Datenfeld der Hauptmaske entsprechend der von
Ihnen in der Detailmaske angegebenen Reihung angezeigt.
13.2.3.5 Personeninformation anzeigen
Neben Personenfeldern – wie etwa dem Feld „Voreigentümer“ finden Sie neben dem Button
, zur Datenbearbeitung, auch den Button
, um sich die Detailinformationen zu den
Personeneinträgen anzeigen zu lassen, ohne in die Personenstammdatenverwaltung
wechseln zu müssen. Durch einen Klick auf den Button
Informationsfenster:
A-150
öffnet sich folgendes
imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
Abbildung 139: Personeninformationen anzeigen
Wurden in einem Personenfeld mehrere Personen erfasst, weil es beispielsweise mehrere
Voreigentümer zu einem Objekt gibt, so werden diese im Personenfeld der Erfassungsmaske
durch Beistrich getrennt angezeigt. In Personeninformationsanzeige können Sie über die
Buttons
und
die einzelnen Einträge durchblättern.
13.2.3.6 Sortiernummer vorgeben
Die richtige Sortierung der Inventarnummern bei einer beliebigen BuchstabenZahlenkombination wird von imdas pro automatisch durchgeführt. Dh., Inventarnummern wie
A1, A2, A3 ... A10 werden richtig ohne Vergabe von führenden Nullen geordnet. Die einzige
Ausnahme bilden römische Ziffern (zB LXVII. MCXI usw.). Damit diese Inventarnummern
richtig sortiert werden können, ist es notwendig eine weitere Nummer in imdas pro
vorzugeben, nach der imdas pro sortieren kann. Diese Nummer wird in imdas pro
Sortiernummer genannt.
Durch einen Klick auf den Button
gelangen Sie in folgende Maske:
Abbildung 140: Sortiernummer vorgeben
Durch einen Klick auf das Kontrollkästchen „Händische Vergabe der Sortiernummer“ wird das
Feld Sortiernummer zum Beschreiben frei geschaltet, und man kann die Sortiernummer
händisch ändern, zB die römischen Ziffern in arabische ändern.
Falls Sie von der händischen Vergabe der Sortiernummern Gebrauch machen, dürfen Sie
unter Datenbankadministration -> Datenbankoptimierung die Funktion „Sortierreihenfolge für
Inventarnummer aufbauen“ nicht aktivieren, da sonst Ihre Eingaben überschrieben werden.
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A-151
13 Objekterfassung
13.2.3.7 Dateinamen auswählen
Bei Medienobjekten aber auch bei der Erfassung von Materialien zum Objekt finden Sie ein
Datenfeld „Dateiname“. In imdas pro wird nicht beispielsweise das Bild an sich sondern der
Pfad zu einer elektronischen Version des Bildes gespeichert. Im Feld Dateiname geben Sie
imdas pro bekannt, wo diese Datei zu finden ist (den Pfad) und wie die Datei heißt. Sie haben
nun zwei Möglichkeiten, den Dateinamen in das System einzugeben:
1. Schreiben Sie den Pfad und den Dateinamen in exakter Schreibweise direkt ins Feld
2. Wählen Sie den Button
Wenn Sie den Button
gedrückt haben, öffnet sich ein Dateiauswahlfenster, wie Sie es auch
aus andern Anwendungen kennen. Wählen Sie Datei aus und übernehmen Sie die Datei mit
einem Doppelklick oder dem Button
das Feld „Dateiname“ übernommen.
. Der volle Dateiname inklusive Pfad wird in
Eine dritte Art den Dateinamen in das Feld „Dateiname“ zu übernehmen ist die, dass Sie im
Windows-Explorer die Datei markieren und den so aktivierten Dateinamen mit gedrückter
linker Maustaste über das Feld Dateinamen ziehen. Durch Loslassen der linken Maustaste
wird der Dateiname in das Feld übernommen.
13.2.3.8 Pfadangaben prüfen
Im Zusammenhang mit der Erfassung von Dateinamen sei auch der Button
erläutert. Wie
oben erwähnt, speichert imdas pro nicht die Datei an sich in der Datenbank, sondern verknüpft
die Objektinformation mit den elektronischen Dateien über den vollständigen Dateinamen. Für
imdas pro ist es unerheblich, in welchem Verzeichnis oder auf welchem Rechner die Datei
liegt, solange die Verbindung zwischen imdas pro und dem Speichermedium aktiv ist.
Was passiert aber nun, wenn die elektronischen Bilder – also die Dateien – plötzlich unter
einem anderen Pfad (beispielsweise durch einen Rechnerwechsel) abgelegt werden?
Die Datenbank imdas pro kann in weiterer Folge die Dateien nicht mehr finden und die Bilder
können in imdas pro nicht angezeigt werden.
Eine „händische“ Überprüfung der Pfandangaben bei allen Objekten kann sehr lange dauern.
Daher übernimmt imdas pro für Sie diese Aufgabe.
A-152
imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
Abbildung 141: Pfadangabe prüfen
Geben Sie unter "Objektauswahl - Name" einen neuen Namen ein, oder wählen Sie einen
schon bereits bestehenden Namen aus der Liste aus. Zusätzlich können Sie noch einen
Kommentar angeben, bzw. festlegen, ob diese Objektauswahl nur für Sie oder alle anderen
Benutzer zu sehen ist.
Um zu prüfen, ob es ungültige Pfadangaben gibt, klicken Sie einfach auf den Button
„Pfadangaben prüfen“. Sie sehen dann am unteren Ende der Maske die Angabe „xx Dateien
von yy/zz nicht gefunden“. Der Wert „xx“ steht dabei für die Anzahl der nicht gefundenen
Dateien. Der Wert „yy“ stellt die aktuelle Position in der Suche dar. Der Wert „zz“ zeigt die
Gesamtanzahl aller Medienobjekte an.
Um das Suchergebnis einzuschränken, können Sie in das Feld „Suchen nach“ vorgeben, in
welchen Pfad (C:\, D:\bilder usw.), bzw. nach welcher Endung (.jpg, .bmp, .doc usw.) gesucht
werden soll. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, dann werden alle Pfadangaben kontrolliert.
Nach erfolgreicher Suche stehen Ihnen 2 Möglichkeiten für die Korrektur der Pfade offen.
•
Entweder Sie ändern die Pfade manuell in der Tabelle. Dabei ist zu beachten, dass
vor dem Speichern überprüft wird, ob die Datei, auf die der geänderte Pfad verweist,
auch existiert. Existiert diese Datei nicht, dann wird dieser Pfad auch nicht
gespeichert. Diese Methode ist dann vorteilhaft, wenn es sich nur um wenige Dateien
handelt.
Wenn viele Pfadangaben zugleich geändert werden müssen, dann können Sie die beiden
Felder „Ersetzen von“ und „Ersetzen durch“ verwenden. Hierbei geben Sie in beiden Feldern
nur den Teil des Pfades ein, der geändert werden muss.
Hinweis:
Sämtliche Pfadangaben werden nur dann geändert, falls der geänderte Pfad auf eine
existierende Datei verweist. E ist also nicht möglich, zuerst die Pfadangaben in imdas pro zu
ändern, und erst anschließend die Dateien zu verschieben.
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A-153
13 Objekterfassung
13.2.3.9 Medientyp wechseln
Diesen Button finden Sie in der Maske Medienobjekt. Der Wechsel des Medientyps bedeutet
ja immer auch, eine neue Zuordnung der Informationen zu einem anderen Typ vorzunehmen.
Damit verbunden ist auch, dass andere Erfassungsfelder zur Verfügung stehen und
möglicherweise bereits erfasste Daten nicht mehr zugänglich sind, weil sie beim neuen
Medientyp nicht erfassbar sind. Die Zuordnung zu einem neuen Medientyp stellt daher eine
sehr sensible Funktion dar, die nicht einfach durch die Auswahl des neuen Typs aus einer
Auswahlliste zu erledigen sein soll. Die Betätigung eines eigenen Buttons stellt eine sehr
bewusste Handlung dar und Irrtümer in diesem Bereich kann man so minimieren.
Wenn Sie den Button
gedrückt haben, werden alle Karteireiter der Maske
Medienobjekt aktiv. Durch einen Klick auf den Karteireiter des gewünschten Typs wird dieser
aktiv. Erst nach dem Vorgang „Speichern“ wird der Wechsel des Medientyps auch in der
Datenbank vollzogen.
13.2.3.10 Typ wechseln (Bibliographische Objekte)
Diesen Button finden Sie in der Maske Bibliographisches Objekt. Der Wechsel des Typs
bedeutet immer auch, eine neue Zuordnung der Informationen zu einem anderen Literaturtyp
vorzunehmen. Damit verbunden ist auch, dass andere Erfassungsfelder zur Verfügung stehen
und möglicherweise bereits erfasste Daten nicht mehr zugänglich sind, weil sie beim neuen
Typ nicht erfassbar sind. Die Zuordnung zu einem Typ stellt daher eine sehr sensible Funktion
dar, die nicht einfach durch die Auswahl des neuen Typs aus einer Auswahlliste zu erledigen
sein soll. Die Betätigung eines eigenen Buttons stellt eine sehr bewusste Handlung dar und
Irrtümer in diesem Bereich kann man so minimieren.
Wenn Sie den Button
gedrückt haben, werden alle Karteireiter der Maske
Bibliographisches Objekt aktiv. Durch einen Klick auf den Karteireiter des gewünschten Typs
wird dieser aktiv. Erst nach dem Vorgang „Speichern“ wird der Wechsel des Typs auch in der
Datenbank vollzogen.
13.2.3.11 Datensatz kopieren (Bibliographische Objekte)
Mit einem Klick auf den Button
können Sie die Daten, die Sie in der Erfassungsmaske für
Bibliographische Objekte erfasst haben, zu den Literaturhinweisen eines Objektes kopieren.
13.2.3.12 Datensatz einfügen (Bibliographische Objekte)
Daten, die Sie zuvor in der Maske Bibliographisches Objekt mit dem Button
kopiert
haben, können Sie, nach der Selektion eines anderen Objektes, dort durch einen Klick auf den
Button
wieder einfügen.
13.2.3.13 Kopieren von Literaturhinweisen und Leihvertragsdaten
Durch einen Klick auf den Button
werden die aktuell in der Maske Literaturhinweise bzw.
Leihverkehr in die Zwischenablage kopiert.
A-154
imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
Sobald Sie Daten mit dem Button
kopiert haben, wird der Button
können sie bei einem anderen Objekt einfügen.
aktiviert und Sie
13.2.3.14 Einfügen von Literaturhinweisen und Leihvertragsdaten
Um Daten der Maske Literaturhinweise bzw. Leihverkehr, die Sie zuvor mit dem Button
in
die Zwischenablage kopiert haben, bei einem anderen Objekt einfügen zu können, müssen
Sie dieses „neue“ Objekt in einem ersten Schritt suchen und die entsprechende Maske
(entweder Literaturhinweise oder Leihverkehr) aktivieren. Klicken Sie nun den Button
. Die
Daten werden aus der Zwischenablage in die Maske eingefügt und Sie befinden sich im
Änderungsmodus des Programms. Um das Einfügen auch in der Datenbank durchzuführen,
müssen Sie den Button
klicken.
Bitte beachten Sie, dass nur jene Daten der Maske „Literaturhinweise“ kopiert werden, die
oberhalb der Trennungslinie zwischen den Feldern „Serie“ und „Seite“ liegt.
13.2.4 Buttons in den Detailerfassungsmasken
Neben den oben erläuterten Buttons in den Erfassungsmasken gibt es auch in den
Detailerfassungsmasken spezielle Buttons. Im Allgemeinen finden Sie die Buttons der
Detailerfassungsmasken – nicht wie bei den allgemeinen Erfassungsmasken – neben den
Eingabefeldern sondern in der Buttonzeile. Die Funktion, die sich hinter den Buttons versteckt,
bezieht sich beim Ausführen immer auf die Zeile, die markiert ist bzw. in der sich der Cursor
befindet.
Die Buttonleisten in den Detailerfassungsmasken sind – dem imdas pro Konzept der
einheitlichen Benutzeroberfläche und Funktionen entsprechend – weitgehend gleich.
„Weitgehend“ bedeutet in diesem Zusammenhang, dass einzelne Buttons unter Umständen
ausgeblendet sind, da sie in der speziellen Detailerfassungsmaske keine Bedeutung haben.
So wird beispielsweise der Button „Thesaurusbegriffe anzeigen“
nur in jenen
Detailerfassungsmasken angezeigt, wo die Auswahl eines Thesaurusbegriffes auch möglich
ist. Als Beispiel sei hier die Detailerfassungsmaske „Material“ angeführt.
Die folgende Graphik zeigt zwei unterschiedliche Buttonleisten:
Abbildung 142: Buttonleisten in Detailerfassungsmasken
Die längere Buttonleiste kommt in jenen Detailerfassungsmasken vor, in denen Personen zu
einem Objektdatensatz erfasst werden; die kürzere Leiste bei Thesaurusfeldern –
beispielsweise Material.
13.2.4.1 Datensatz kopieren
In allen Detailerfassungsmasken kommt der Button
vor. Er dient dazu, einen Datensatz –
entspricht in den tabellarischen Erfassungsmasken einer Zeile – zu kopieren. Die Verwendung
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-155
13 Objekterfassung
dieses Buttons empfiehlt sich überall dort, wo sich einzelne Datensätze nur in Kleinigkeiten
unterscheiden.
Mit dieser Funktion ist es können Sie ganze Datensätze kopieren. Es kann aber auch
notwendig uns sinnvoll sein, einzelne Datenfeldinhalte von einem Datensatz zu anderen
Datensätzen zu kopieren – wie beispielsweise lange Beschreibungstexte, die man nicht
wiederholt tippen möchte. Selbstverständlich steht es Ihnen frei, auch die Funktion CopyPaste von Windowsanwendung zu verwenden, wenn Sie ein einzelnes Datenfeld kopieren
möchten. Was aber, wenn von einem Datensatz mehrere – aber nicht alle – Datenfelder
kopiert werden sollen? Um auch diese Bedürfnisse abdecken zu können, steht Ihnen die
Funktion „Datenfeldinhalte kopieren“ zur Verfügung.
13.2.4.2 Datenfeldinhalte kopieren
Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur für Datenfelder zu Verfügung steht, die in
benutzerdefinierten Masken vorkommen. Um beispielsweise Felder aus den Standardmasken
kopieren zu können, müssen Sie sich eine Maske erstellen, die diese Felder enthält. Es ist
nicht notwendig, dass Sie Datenfelder innerhalb derselben Maske von einem Datensatz zum
anderen kopieren. Dies bedeutet folgenden: Wenn Sie eine benutzerdefinierte Maske „Maske
eins“ erstellt haben, die beispielsweise das Datenfeld „Beschreibung“ enthält, und diese
Maske zum Kopieren des Datenfeldes gewählt haben, und Sie haben auch eine zweite Maske
„Maske zwei“ erstellt, die ebenfalls das Feld „Beschreibung“ enthält, können Sie das
Beschreibungsfeld der Maske „Maske eins“ auch in das Beschreibungsfeld der Maske „Maske
zwei“ kopieren.
Um einzelne Datenfeldinhalte zu kopieren, gehen Sie wie folgt vor:
1. Festlegen eines Datensatzes, dessen Datenfelder kopiert werden sollen: Suchen Sie
sich den entsprechenden Datensatz über die Recherche und aktivieren Sie im
Maskenexplorer
eine
benutzerdefinierte
Maske.
Durch
Drücken
der
Tastenkombination <SHIFT><F2> wird der Datensatz als „Ausgangsdatensatz“
markiert. Als Hinweis, dass ein Datensatz als Vorlage markiert wurde, erscheint im
Maskenexplorer der Hinweis „Datenfeldinhalte kopiert“.
Abbildung 143: Datenfelder kopieren
2. Sie können nun entweder einen neuen Datensatz anlegen oder die Datenfelder zu
bestehenden Datensätzen kopieren. Aktivieren Sie erneut eine benutzerdefinierte
Maske, die jene Datenfelder enthält, die Sie einfügen wollen, über den
Maskenexplorer.
3. Stellen Sie den Cursor in das zu kopierenden bzw. zu befüllende Datenfeld und
drücken Sie die Tastenkombination <STRG><E>. Der Inhalt des markierten
Datensatzes wird in das Feld geschrieben. Wenn Sie weitere Datenfelder befüllen
wollen, wiederholen Sie diesen Schritt für alle gewünschten Datenfelder.
Durch Drücken der Tastenkombination <STRG><F4> wird die Funktion „Datenfelder kopieren“
inaktiviert.
A-156
imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
Wenn Sie den zu kopierenden Datensatz verändern und die Änderungen als Kopiervorlage
benötigen, müssen Sie den Datensatz durch <SHIFT><F2> erneut markieren.
Um zum zu kopierenden Datensatz zu gelangen, klicken Sie einfach auf den Eintrag
„Datenfeldinhalte kopieren“ im Maskenexplorer.
Bitte beachten Sie, dass das Einfügen von Feldinhalten über diese Funktion ohne Rückfragen
geschieht. Bereits erfasste Datenfeldinhalte in den betroffenen Datenfeldern werden
überschrieben. Mit dem Button
können Sie den Kopiervorgang abbrechen und alle
Änderungen, die Sie seit dem letzten Speichern vorgenommen haben, werden verworfen.
13.2.4.3 Thesaurusbegriffe anzeigen
Über den Button
können Sie für die aktive Datenzeile in einer Detailerfassungsmaske
einen Thesaurusbegriff auswählen und übernehmen. Die Beschreibung der Funktionalität, die
hinter diesem Button verborgen ist, finden Sie in Kapitel 13.2.3.1 „Thesaurusbegriff anzeigen
“ ab Seite A-145ff.
13.2.4.4 Thesaurusbegriffsinformation anzeigen
In einem Thesauruserfassungsfeld wird immer der verknüpfte Begriff an sich und – aus
Platzgründen – nicht die gesamte Hierarchie des Begriffes angezeigt. Um sich diese
Informationen jedoch möglichst rasch und ohne viel Klickaufwand dennoch anzeigen lassen zu
können, wurde der Button
folgendes Informationsfenster:
eingeführt. Durch einen Klick auf den Button erscheint
Abbildung 144: Thesaurusbegriffsinformationen anzeigen
13.2.4.5 Standardeinträge einfügen
Wie im Kapitel 7.6.4 „Standardeintragungen“ auf Seite A-52 beschrieben, können Sie für
Objektwerte, Objektmaße und Einheiten/Währungen Standardeinträge definieren. Dies ist dort
sinnvoll, wo Sie immer wieder die gleichen Daten erfassen. Wenn Sie beispielsweise
Objektmaße immer in cm messen und meistens Breite, Länge und Höhe angeben, empfiehlt
es sich, diese Daten als Standardeinträge zu definieren, und diese Daten durch einen Klick auf
automatisch in den entsprechenden Erfassungsfeldern eintragen zu lassen. Sie müssen
in weiterer Folge dann nur noch die tatsächlichen Messwerte eingeben. Wenn Sie bei einem
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-157
13 Objekterfassung
Objekt zum Beispiel die Länge nicht messen, so lassen Sie dieses Feld in der Detailmaske
leer. imdas pro speichert leere Zeilen nicht, sodass bei den einzelnen Objekten in weiterer
Folge nur jene Daten vorhanden sind, die Sie tatsächlich eingeben.
13.2.4.6 Personeninformation anzeigen in Detailmasken
Wollen Sie sich in einer Personendetailmaske die Personeninformationen zu einer speziellen
Datenzeile anzeigen lassen, ohne in die Personenstammdatenverwaltung zu wechseln,
genügt es, den Button
zu klicken. Es erscheint ein ähnliches Fenster wie bei der Funktion
„Thesaurusbegriffsinformation
anzeigen“,
wobei
hier
die
Informationen
der
Personenstammdatenverwaltung der aktiven Zeile angezeigt werden.
13.2.4.7 Alle Personen anzeigen
Über dieses Kontrollkästchen können Sie in den Personendetailmasken, in denen Sie die
Person über eine entsprechende Listbox auswählen, die Auswahlliste einschränken. Als
Beispiels „Überbringer“ erklären. Wenn Sie in der Detailmaske „Überbringer“ Personen
erfassen wollen, so müssen Sie die Auswahl der Personen über die Listbox im Feld
„Überbringer“ vornehmen. Wenn Sie nun in Ihrer Personenverwaltung bereits sehr viele
Personendaten erfasst haben, kann diese Liste unter Umständen sehr lang sein. Um die
Auswahl einzuschränken und die Eingabe zu beschleunigen, kann über diese Funktion die
Liste der angezeigten Personen speziell auf den Personentyp – in unserem Fall auf
„Überbringer“ – eingeschränkt werden. Deaktivieren Sie hierzu das Kästchen „Personen
anzeigen“
. Wenn Sie nun die Listbox öffnen, so werden nur jene
Personendaten angezeigt, die entweder bereits bei einem anderen Objekt Überbringer waren
oder die Sie in der Personenverwaltung speziell als „Überbringer“ (Vergabe der Rolle
„Überbringer“) gekennzeichnet wurden.
13.2.5 Spezielle Datenfelder und ihre Funktionen
Neben den oben beschriebenen Buttons gibt es in imdas pro eine Reihe von Datenfeldern, die
mit speziellen Funktionen ausgestattet sind. Diese werden im folgenden Kapitel beschrieben.
13.2.5.1 Felder mit veränderbaren Datentypen
Als Datentyp eines Feldes bezeichnet man den Typ der erfassbaren Zeichen eines Feldes.
Wir unterscheiden im Wesentlichen Zahlen, Texte, Datum. In Felder mit Datentyp „Zahlen“
können lediglich numerische Zeichen eingegeben werden. Beim Datentyp „Text“
alphanumerische Zeichen, beim Datentyp „Datum“ muss ein exaktes Datum eingegeben
werden.
Sie werden aber im Laufe der Objekterfassung manchmal vor dem Problem stehen, dass eine
genaue Festlegung auf einen Datentyp schwer möglich ist. So kann es durchaus vorkommen,
dass man ein Datum nicht exakt, sondern nur als ungefähre Datumsangabe feststellen und
damit erfassen kann. Um auch solche Unschärfen erfassen zu können, ist es in einigen Fällen
erforderlich, dass Sie – als Benutzer des Systems – festlegen, welchen Datentyp ein Feld
haben soll. Dies trifft beispielsweise beim Feld „Eingangsdatum“ zu.
Im Feld „Eingangsdatum“ wird jenes Datum eingetragen, an dem ein Objekt ins Museum
gelangt. Vor allem bei Altbestandsobjekten ist eine exakte Datumsangabe nur in seltenen
A-158
imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
Fällen möglich. Es muss daher machbar sein, ein Datum als Zirka - Angabe zu erfassen. Dies
erreichen Sie, indem Sie das Kontrollkästchen „Text“ aktivieren. Nach Aktivierung des
Kästchens können Sie in das Feld „Eingabedatum“ beliebigen Text erfassen. Ist das Kästchen
inaktiv, muss das Eingangsdatum als exaktes Datum erfasst werden.
Es können aber nur einige in IMDAS fix angebotenen Felder im Typ verändert werden. Sollte
es trotzdem erforderlich sein, kann ein entsprechendes benutzerdefiniertes Feld angelegt
werden.
13.2.5.2 Felder mit Folgefunktionen
Sie werden beim Arbeiten mit imdas pro auch mit Feldern zu tun haben, deren Inhalt definierte
Auswirkungen auf andere Felder hat. Hierzu gehört beispielsweise das Feld „inventarisieren“.
Über das Kontrollkästchen „inventarisieren“ wird gesteuert, ob ein Objekt tatsächlich eine
Inventarnummer bekommt. Dh., ob das Objekt tatsächlich in das Inventar des Museums
übergeht. Bei der Erfassung von Leihgaben beispielsweise kann es von Nöten sein, dass
keine Inventarnummer vergeben wird, wohl aber die wissenschaftlichen und
dokumentarischen Informationen zum Objekt erfasst und gespeichert werden sollen.
Ist nun das Kontrollkästchen „inventarisieren“ aktiviert, so bedeutet das, das imdas pro bei der
automatischen Vergabe von Inventarnummern beim nächsten Speichern eine Inventarnummer
– entsprechend den Einstellungen unter Optionen – zuweist. Ist das Kontrollkästchen inaktiv,
so wird keine Inventarnummer vergeben. Die Funktion dieses Feldes hat nur bei der
automatischen Vergabe der Inventarnummer Bedeutung, da bei händischer Vergabe jederzeit
eine Inventarnummer vergeben werden kann.
13.2.5.3 Felder mit vordefinierten Einstellungen
Als „Feld mit vordefinierter Einstellung“ sind Felder zu verstehen, deren Inhalte über den
Menüpunkt Optionen gesteuert werden können. Hierzu gehören zum Beispiel die Felder
Eingangsnummer, Eingangsdatum, Inventarnummer, Status, Hersteller, Künstler,
Objektbezeichnung.
Wahlweise
können
Eingangsnummer,
Eingangsdatum
und
Inventarnummer händisch oder automatisch vergeben werden. Die Daten für die Felder
Hersteller,
Künstler
oder
Objektbezeichnung
können
wahlweise
aus
den
Personenstammdaten bzw. als Freitext oder aus einem Thesaurus erfasst werden.
Das Feld „Status“ beispielsweise gibt darüber Auskunft, in welchem Bearbeitungsstatus das
Objekt bzw. die Erfassung der Daten ist. Sie können dieses Feld als automatisch ausgefülltes
Feld verwenden, aber auch eigene Workflow - Stati definieren. Dies kann unter dem
Menüpunkt Optionen – Weitere vorgenommen werden. Ist das Feld „Status“ auf automatisch
gestellt, so verwendet imdas pro standardmäßig die Stati „registriert“, „inventarisiert“ und
„deakzessioniert“. Sobald Sie einen Datensatz erfassen, erhält dieser den Status registriert.
Erst durch die Vergabe einer Inventarnummer – sowohl händisch als auch automatisch –
ändert sich der Status auf „inventarisiert“. Wird ein Objekt aus dem Bestand des Museums
ausgeschieden, erhält der Datensatz den Status „deakzessioniert“.
Bei der händischen Führung des Feldes „Status“ können in den Stammdaten eigene Stati
definiert und in weiterer Folge in der Listbox „Status“ ausgewählt werden. Dadurch ist es
möglich, beliebige Workflow-Stati zu definieren und in imdas pro zu integrieren.
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A-159
13 Objekterfassung
13.2.5.4 Felder mit Vorauswahl
Als weiterer Feldtyp, der in imdas pro vorkommt, sind noch jene Felder zu nennen, deren
Inhalt durch die Erfassung in anderen Feldern beeinflusst wird. Dies bedeutet, dass der Inhalt
von bestimmten Feldern von anderen Feldinhalten abhängig ist.
Hier seien als Beispiele die Felder „In Buch“ und „In Zeitschrift“ angeführt. So können Sie im
Feld „in Buch“ nur eine Auswahl aus bereits erfassten bibliographischen Objekten vom Typ
„Buch“ vornehmen. Und das nur dann, wenn Sie nicht bereits im Feld „in Zeitschrift“ aus den
bibliographischen Objekten vom Typ „Zeitschrift“ eine Auswahl getroffen haben.
Auch die Feldkombination Kartenwerk, Kartenname, Kartennummer und Maßstab gehören zu
den Feldern mit Vorauswahl, da bereits in Laufe der Stammdatenverwaltung eine Zuordnung
von Maßstab zu Kartennummer, weiter zu Kartenname und Kartenwerk erfolgt.
13.2.5.5 Vergrößerbare Textfelder
Textfelder – wie die Felder Notiz, Zitat, Bemerkung, Vorbehalt, Beschreibung,
Kurzbeschreibung u.ä., in die beliebig langer Text eingegeben werden kann, können durch
einen Doppelklick mit der linken Maustaste direkt ins entsprechende Datenfeld vergrößert
werden.
13.2.5.6 Das Feld „Teile“
Über die Detailmaske Objektbeziehungen (Button
) können Sie zu einem Datensatz die
Bestandteile, also die Anzahl der als „dazugehörig“ verknüpften Datensätze, eintragen. Dies
führen Sie durch, indem Sie in der Detailmaske Objektbeziehungen im Karteireiter
„Bestandteile“ die entsprechenden Objekte verknüpfen.
Diese Verknüpfung der Objekte hat zur Folge, dass einerseits die gewählten Objekte, wie der
Name schon sagt, als Bestandteile des einen Objektes definiert sind und andererseits bei den
Teilobjekten des verknüpften Objektes im Karteireiter „Zugehörigkeit“ eingetragen werden.
Um Ihnen nun mühsames Mitzählen der Teile zu ersparen, haben wir für Sie das Feld „Teile“
eingeführt, in dem Sie sich automatisch die Anzahl der Teile berechnen lassen können. Wie
das funktioniert? Sehr einfach!
Bewegen Sie den Mauszeiger über den Button
(Sie erhalten einen Tooltipp) und klicken
Sie die rechte Maustaste. Klicken Sie nun auf das geöffnete Drop-Down Menü
. Die Berechnung der Anzahl der Teile erfolgt automatisch und die
entsprechende Zahl wird im Feld „Teile“ eingetragen. Speichern Sie nun den Datensatz und
Sie werden auch in Zukunft immer sofort sehen, wie viele Teile zum entsprechenden Objekte
gehören. Wenn Sie zusätzliche Teile eines Objektes definieren, sprich verknüpfen, so müssen
Sie die Anzahl auf diese Art wieder neu berechnen. Aus ergonomischen Gründen haben wir
von einer automatischen Berechnung der Teile abgesehen.
13.2.6 Personen zu Objekten
Eine große Rolle in Zusammenhang mit der Aufarbeitung historisch, kulturell bedeutender
Daten und Informationen spielen die Personen, die in Beziehung zu einem Objekt stehen.
Lassen Sie mich daher die Erfassung von Personen zu einem Objekt im Detail ausführen.
A-160
imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
Ich gehe davon aus, dass Sie mit der grundsätzlichen Erfassung der Personeninformationen in
imdas pro vertraut sind, und die Erfassung der Personenstammdaten kein (großes) Problem
mehr
darstellt.
Informationen
zu
den
Personenstammdaten
finden
Sie
in
Kapitel 10 „Personenstammdaten“ ab Seite A-79.
Die Erfassung von Personen zu einem Objekt kann auf zwei Möglichkeiten durchgeführt
werden:
1. Erfassung von Personen in fix vorgegebenen Personenfeldern (wie zB Voreigentümer,
Überbringer, u.ä.)
2. Erfassung sowohl von Personen als auch deren Beziehung zum Objekt über die
Personendetailmaske
.
13.2.6.1 Erfassung in fix vorgegebenen Personenfeldern
Neben
den
fix
vorgegebenen
Personenfeldern
–
wie
etwas
das
Feld
- finden Sie den Button
.
Dieser Button zeigt Ihnen an, dass Sie die Erfassung nicht direkt in diesem Feld machen
können, sondern dass die eigentliche Erfassung in einer Detailmaske erfolgen muss. Diese
Detailmaske erreichen Sie auf zwei Arten:
1. Beginnen Sie mit der Eingabe im Feld. Es öffnet sich automatisch die Detailmaske
zum Feld. Führen Sie Personenerfassung hier durch.
2. Klicken Sie den Button
zum Feld.
neben dem Personenfeld. Es öffnet sich die Detailmaske
Abbildung 145: Personenerfassung zum Objekt
Beginnen Sie nun – wie gewohnt – mit der Datenerfassung, indem Sie den Button
klicken.
Sie können nun aus der offerierten Listbox die gewünschte Person auswählen. Durch Eingabe
der ersten Zeichen des Nachnamens der Person, kann man in der Liste automatisch zu den
passenden Möglichkeiten springen.
Bitte beachten Sie, dass in dieser Maske die genormte Schreibweise „Nachname, Vorname“
als Suchkriterium in der Liste gilt. Wenn Sie daher nicht die gesamte genormte Namensform
eingeben, versucht imdas pro eine Person zu finden, für das angegebene Kriterium passt. Die
Suche nach einer geeigneten Person erfolgt in den Feldern Name, Vorname (Einzelfelder in
der Personenstammdatenverwaltung werden für die Anzeige zusammengesetzt) und unter
den „weiteren Personennamen“, die Sie in der Personenstammdatenverwaltung für eine
Person angeben können.
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A-161
13 Objekterfassung
Was bedeutet das?
Ich habe in der Stammdatenverwaltung zur oben ausgewählten Person „Hofer, Hermann“
unter weiteren Namen auch die Namensvariante „Hoferl“ erfasst. Tippe ich nun in der
Detailpersonenmaske in der Spalte „Voreigentümer“ den Begriff „Hoferl“ und verlasse ich das
Feld, so findet imdas pro die Person als „Hofer, Hermann“ und zeigt automatisch den Eintrag
„Nachname, Vorname“ in der Spalte „Voreigentümer“ an.
Sie sind sich sicher, dass es die Person gibt, imdas pro findet den Eintrag aber nicht?
Es kann zwei Ursachen dafür geben:
1. Klicken Sie die Option
an, um die Suche auf alle Personen
auszuweiten. Ist das Optionsfeld deaktiviert, so sucht imdas pro in erster Linie unter
jenen Personen, die unter den Stammdaten im Feld „Rolle/Funktion“ den durch die
Feldbezeichnung vorgegebenen Eintrag haben. Ein Eintrag im Feld „Rolle/Funktion“
bei einer Person erfolgt durch die explizite Angabe einer Rolle unter den Stammdaten
oder durch das erstmalige Auswählen der Person in einem Feld mit fix vorgegebenem
Personentyp.
2. Sie müssen die exakte Schreibweise kennen, damit imdas pro die Person findet, wenn
Sie die Auswahl nicht über die Listbox machen.
Sie wissen nur den Anzeigenamen einer Person?
Stellen Sie sich bitte in die Spalte „Anzeigename“ und wählen Sie eine Person aus der Liste
aus bzw. geben Sie den Namen der Person ein. Auch die Suche im Feld „Anzeigename“ wird
neben dem Feld „Anzeigename“ der Stammdatenverwaltung auch im Feld „weitere
Personennamen“ durchgeführt. Wenn Sie also mein obiges Beispiel „Hoferl“ in der Spalte
„Anzeigename“ eingeben, so wird imdas pro die richtige Person auswählen, da „Hoferl“ unter
„weitere Personennamen“ als gültige Namensvariante eingetragen ist.
Wenn Sie Ihre Angabe abgespeichert haben. Werden die Daten im vordefinierten Feld der
Objekterfassung angezeigt. Über die Spalte „Reihung“ können Sie die Reihenfolge festlegen,
in der die Personen in unserem Fall im Feld „Voreigentümer“ angezeigt werden sollen. Weiters
können Sie einzelne Zeilen über die Spalte „Anzeige“ verstecken, so dass dieser Eintrag nicht
im vordefinierten Feld angezeigt wird.
13.2.6.2 Erfassung über die Personendetailmaske
In
die
Personendetailmaske
gelangen
Objekterfassungsmaske den Button
Sie,
indem
Sie
in
der
Buttonleiste
der
klicken.
Abbildung 146: Personendetailmaske
A-162
imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
Die Erfassung bzw. Auswahl der Personen in dieser Maske erfolgt wie unter
13.2.6.1 „Erfassung in fix vorgegebenen Personenfeldern“ beschrieben. Der einzige
Unterschied bzw. eine Erweiterung gegenüber den fix vorgegebenen Personenfeldern ist,
dass Sie unter „Rolle/Funktion“ eine beliebige Auswahl aus der Stammdatenliste treffen
können. Damit können Sie Personen zu einem Objekt so verknüpfen, dass es über die
Vordefinitionen von imdas pro hinausgeht.
Wenn Sie Ihre Angabe abgespeichert haben. Werden die Daten im vordefinierten Feld der
Objekterfassung angezeigt. Über die Spalte „Reihung“ können Sie die Reihenfolge festlegen,
in der die Personen in unserem Fall im Feld „Voreigentümer“ angezeigt werden sollen. Weiters
können Sie einzelne Zeilen über die Spalte „Anzeige“ verstecken, so dass dieser Eintrag nicht
im vordefinierten Feld angezeigt wird.
Wenn Sie in der Spalte „Künstler J/N“ für einzelne Datensätze festlegen, dass die Person als
Künstler zu behandeln ist, wird diese Person in weiterer Folge auch im Feld Künstler
angeführt.
13.2.7 Spezielle Erfassungsmasken im Detail
Wie ich bereits erwähnt habe, möchte ich von einer exakten Beschreibung und Aufzählung
aller standardmäßig zur Verfügung stehenden Erfassungsmasken und Feldern Abstand
nehmen. Da es aber einige sehr spezielle Erfassungsmasken mit spezifischen Funktionen
gibt, möchte ich diese hier an dieser Stelle etwas genauer unter die Lupe nehmen.
13.2.7.1 Standorterfassung
Eine wichtige Rolle in der exakten und detaillierten Datenerfassung kommt der Verwaltung der
Standorte eines Objektes zu. Über eine exakte Verwaltung und Erfassung der verschiedenen
Standorte eines Objektes, lässt sich der Weg eines Objektes nicht nur gut dokumentieren
sondern vor allem auch nachvollziehen. Eine exakte Nachverfolgung ist nur dann möglich,
wenn die Standortverwaltung und Erfassung lückenlos durchgeführt wird.
Die Eingabe des Standortes erfolgt in 2 Schritten:
13.2.7.1.1 Eingabe der Standortstammdaten:
Als erster Schritt ist die Eingabe der Struktur Ihrer Standorte notwendig. Klicken Sie im Menü
Stammdaten auf Institution, Sammlungen, Standorte. Wählen Sie die entsprechende
Institution aus der Liste aus, und klicken Sie auf den Karteireiter „Standorte“. Tragen Sie nun
hier unter „Standortbezeichnung“ die „hierarchische“ Struktur Ihrer Standorte ein. Danach
Speichern Sie die Eingaben.
Beispiel: Haus, Raum, Stock, Zimmer, Kasten, Lade,....
Zusätzlich können Sie für jeden dieser Einträge noch eine Abkürzung vergeben, die im
bereichsübergreifenden Maskenteil angezeigt werden soll. Wird keine Abkürzung vergeben,
dann wird der gesamte Wortlaut des Standortes im bereichsübergreifenden Maskenteil
angezeigt.
Die Einträge im Karteireiter „Standorte“ werden für jede Institution extra verwaltet, so dass
man bei einer weiteren Institution eine gänzlich andere Standorthierarchie aufbauen kann.
Eine Zuordnung von Nummern zB Raum 24 erfolgt dann direkt bei der Eingabe der einzelnen
Objekte (s.u.).
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13 Objekterfassung
13.2.7.1.2 Eingabe des Standortes des Objektes
Durch einen Klick auf den Button
neben dem Feld „Standort“ in der Objektbearbeitung
öffnet sich die Standorterfassungsmaske.
Abbildung 147: Standorterfassung
Neben den bekannten Buttons
,
und
,
,
,
,
und
finden Sie noch die Buttons
in der Buttonleiste.
Durch Klicken auf die Buttons
können Sie die Reihenfolge der Einträge in der
Standorttabelle verändern. Sie definieren auf diese Weise die genaue Hierarchie der
Standorte und ihrer Zusatzangaben. Entsprechend dieser Reihenfolge erfolgt die Anzeige des
Standortes im Feld „Standort“ in der Objektbearbeitung.
Durch einen Klick auf den Button
können Sie alle Standortveränderungen mit Angabe des
Anwendernamens, des Datums und weiterer Informationen verfolgen.
Standortzuordnung
Mit der Funktion des Buttons
können Sie einfach und effizient mehrere Objekte
demselben Standort zuordnen. Dies ist dann von großem Vorteil, wenn beispielsweise
mehrere Objekte einer Sonderausstellung zugeordnet werden sollen. Über diese Funktion
müssen Sie nicht jedes Objekt einzeln aufrufen und den Standort ändern, sondern können
durch einen Arbeitsschritt den Standort mehrerer Objekte ändern. Nach einem Klick auf den
Button werden Sie aufgefordert jene Objektauswahl zu laden, die alle gewünschten Objekte
enthält.
A-164
imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
Abbildung 148: Standortzuordnung
Sie können über diese Funktion nicht nur Objekte dem Standort des aktuellen Objektes
zuordnen, sondern Objekten auch wieder ihren Dauerstandorten zuordnen. Dies werden Sie
dann durchführen, wenn zum Beispiel mehrere Objekte von einer Ausstellung zurück in Ihre
Institution kommen und diese wieder zu ihren Dauerstandorten gebracht wurden. Wählen Sie
also eine der Aktionen „Zurücksetzen auf Dauerstandort“ und „Aktuellen Standort
übernehmen“ sowie die geeignete Objektauswahl und klicken Sie auf den Button
.
Bitte
beachten
Sie
danach
die
Systemmeldungen,
Sicherheitsabfragen, die auf dem Bildschirm erscheinen. Mit
Zuordnungsmaske und gelangen wieder in die Standorterfassung.
Hinweise
bzw.
schließen Sie die
Die eigentliche Standorterfassung
Ein Standort eines Objektes muss nicht notwendigerweise ein tatsächlicher, physischer
Standort sein, sondern als Standort kann auch eine Person angegeben werden.
Wann wird eine Person zum Standort?
Eine Person wird dann zum Standort, wenn die Person beispielsweise ein Objekt entnommen
hat, um es an ihrem Arbeitsplatz einer genauen Untersuchung zu unterziehen.
Im Feld „Entnommen von“ kann nun angegeben werden, wer das Objekt entnommen hat. Dies
muss nicht unbedingt dieselbe Person sein, die als Standort erfasst wird. Wenn beispielsweise
ein Kollege der Person das Objekt holt und zu ihr bringt, wird der holende Kollege unter
„Entnommen von“ eingetragen, um nachvollziehen zu können, wer tatsächlich das Objekt
geholt hat.
Wenn Sie zusätzlich den Grund für eine Entnahme erfassen wollen, tragen Sie das in das Feld
„Entnommen für“ ein.
Falls ein Objekt gerade verliehen ist, wird in Feld „Leihverkehr“ die Leihvertragsnummer und
die Zeitspanne (Verliehen von, Verliehen bis) eingeblendet. Dadurch ist es nicht notwendig für
jede Leihe den Standort zu ändern. Voraussetzung ist, dass in der Leihverkehrsmaske die
entsprechenden Datenfelder (Verliehen von, Verliehen bis) ausgefüllt sind.
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13 Objekterfassung
Für die genaue Spezifikation des Standortes wählen Sie nun in der Spalte „Standort“ die
„Hierarchie“ Ihres Standortes aus (zB Raum, Zimmer, Schrank,... ) und geben in die Spalte
„Zusatzangaben“ nun die Raumnummer, Bezeichnung des Kasten usw. ein. Um nicht jede
mögliche Person als Standort zu erfassen, empfehle ich Ihnen, einen Standort „Person“ in der
Stammdatenverwaltung aufzunehmen. Wann immer nun eine Person Standort ist, wählen Sie
diesen Eintrag „Person“ in der Spalte „Standort“ als Hierarchiestufe aus. Der Vollständigkeit
halber können Sie unter Zusatzangaben den Namen der Person erfassen.
Bitte beachten Sie, dass die Buttons in der Buttonzeile sich immer auf eine Zeile der darunter
eine neue Hierarchiestufe
dargestellten Tabelle beziehen. Das heißt, dass mit dem Button
zu einem Standort erfasst wird und nicht ein neuer Standort an sich. Ebenso bezieht sich der
Button
auf eine Zeile der Tabelle also des Standortes und nicht auf den gesamten
Standort. Um nun einen komplett neuen Standort zu erfassen, überschreiben Sie einfach die
Einträge, die in der Tabelle stehen. Der Standort wird automatisch in die Standorthistorie
übernommen.
Mit dem Kontrollkästchen „Dauerstandort“ legen Sie fest, ob der gerade eingegebene
Standort, der Standort ist, an dem sich das Objekt normalerweise befindet. Falls das Objekt zB
für eine Ausstellung den Standort wechselt, können Sie diese Änderung durch die Funktion
Standort zuordnen automatisch ändern lassen. Nach der Rückgabe des Objektes setzen Sie
dann einfach den aktuellen Standort wieder auf den Dauerstandort zurück.
Mit dem Button
wird der Dauerstandort des Objektes gelöscht. Neue
Dauerstandorte können nur in der Maske „Standort“ eingegeben werden. Eine Änderung des
Dauerstandortes in der Standorthistorie ist nicht möglich.
13.2.7.1.3 Standorthistorie
Wenn Sie den Standort eines Objektes verändern, werden diese Änderungen in der
Standorthistorie mitprotokolliert. Diese Protokollierung erfolgt automatisch. Wenn Ihnen in der
Benutzerverwaltung das Recht „Standorthistorie“ zugeteilt wurde, ist der Button
Sie können die Maske öffnen.
aktiv und
Abbildung 149: Standorthistorie
Um einen Standort, der bereits einmal als Standort für ein Objekt definiert wurde, wieder zum
aktuellen Standort zu machen, markieren Sie die Zeile und klicken Sie den Button
.
In der Standorthistorie finden Sie auch eine Spalte „Kop“. Zeilen, deren Kop-Kontrollkästchen
inaktiv ist, können nicht in die Standorttabelle übernommen werden.
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imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
13.2.7.1.4 Eine Person als Standort
Ein Standort eines Objektes muss nicht notwendigerweise ein tatsächlicher, physischer
Standort sein, sondern als Standort kann auch eine Person angegeben werden.
Wann wird eine Person zum Standort?
Eine Person wird dann zum Standort, wenn die Person beispielsweise ein Objekt entnommen
hat, um es an ihrem Arbeitsplatz einer genauen Untersuchung zu unterziehen.
Um mehrere Objekte einer Person zuzuordnen, müssen Sie folgende Schritte durchführen:
1. Öffnen Sie die Objektliste und laden Sie alle Objekte, die Sie einer Person zuordnen
möchten. Sie können dazu zB auch eine gespeicherte Objektauswahl verwenden.
2. Klicken Sie nun im Aufgabenbereich unter Standortverwaltung auf den Punkt
Standorte einer Person zuordnen.
Abbildung 150: Standort einer Person zuordnen
3. Wählen Sie in der Maske "Status zu bestätigen zuordnen" die Person aus, der Sie die
Objekte der Objektliste zuordnen möchten. Zusätzlich können Sie noch auswählen, ob
Sie den aktuellen, die markierten oder alle Datensätze der Objeltiste dieser Person
zuordnen möchten. Klicken Sie auf den OK-Button.
4. Sie erhalten anschließend ein Bestätigungsfenster, dass die Standortveränderung
durchgeführt wurde.
Wie können Sie den Erhalt von Objekten bestätigen oder ablehnen, wenn Sie als „Standort“
gewählt wurden?
Wenn Ihnen Objekte zugeordnet wurden, erhalten Sie nach dem Einstieg in imdas pro, oder
wenn Sie den Aufgabenbereich öffnen, das folgende Hinweisfenster:
Abbildung 151: Hinweis auf Standortzuordnung
Sie können nun im Aufgabenbereich kontrollieren, welche Objekte Ihnen zugewiesen wurden,
indem Sie auf den Punkt „Meine Standorte zu bestätigen“ klicken. Es werden nun alle Objekte,
die Sie noch bestätigen oder ablehnen möchten, in der Objektliste angezeigt.
Abbildung 152: Meine Standorte bestätigen
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13 Objekterfassung
Markieren Sie alle Objekte, die Sie übernehmen möchten, und klicken Sie im Aufgabenbereich
auf den Punkt „Meine zugewiesenen Standorte bestätigen“.
Abbildung 153: Standort bestätigen
Sie können Standorte auch ablehnen, wenn Sie Objekte nicht erhalten haben sollten.
Markieren Sie dazu ebenfalls die Objekte in der Objektliste und klicken Sie anschließend im
Aufgabenbereich auf den Punkt „Meine zugewiesenen Standorte ablehnen“.
Sie können auf einfache Weise kontrollieren, wie viele Objekte Sie bestätigt oder abgelehnt
haben, indem Sie auf die entsprechenden Punkte im Aufgabenbereich klicken.
Ebenso können Sie kontrollieren, wie viele Objekte insgesamt bestätigt, abgelehnt oder noch
zu bestätigen sind, indem Sie die Punkte "Alle Standorte zu bestätigen" usw. anklicken.
Die Punkte "Standort einer Person zuordnen", "Alle Standorte zu bestätigen", "Alle Standorte
bestätigt" und "Alle Standorte abgelehnt" sind nur dann aktiviert, wenn Sie das Benutzerrecht
„Standorthistorie“ besitzen.
Falls der Punkt „Standortverwaltung“ nicht im Aufgabenbereich angeführt ist, können Sie
diesen über Einstellungen aktivieren.
Wie können Sie nun bestimmte Voreinstellungen für Personen als Standort definieren?
Um die Funktion „Personen als Standort“ verwenden zu können, müssen Sie einige
Grundeinstellungen vornehmen:
1. Alle Personen, denen Sie Objekte
Personenstammdaten erfasst werden.
zuweisen
wollen,
müssen
unter
den
2. Sie müssen diese Personen als Museumsmitarbeiter kennzeichnen, indem Sie in den
Institutionsstammdaten die Personen dem Museum zuordnen. Die Rolle/Funktion, die
Sie dabei verwenden ist egal. Dh., Sie können als Rolle sowohl Mitarbeiter, Direktor
oder jede andere Rolle verwenden.
3. Zuletzt müssen Sie in der Benutzerverwaltung dem IMDAS Benutzer noch einen
Benutzernamen zuordnen.
Abbildung 154: Benutzernamen zuweisen
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imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
Die Funktion „Personen als Standort“ können Sie nur für die Personen verwenden, die auch
einen imdas pro Zugang haben, damit diese Personen den Erhalt der Objekte auch bestätigen
können.
13.2.7.2 Systematik
Die Systematik Maske ist nur wählbar, wenn Sie eine Sammlung aus den Bereichen Botanik,
Zoologie, Mineralogie oder Paläontologie auswählen. Wählbar ist die Systematikmaske auch
in allen neu angelegten Sammlungen, die dem Bereich Natur zugeordnet sind.
Wenn Sie auf den Button
neben „Taxon“ klicken, öffnet sich die Systematikmaske.
Abbildung 155: Maske Systematik
Damit die Daten ordnungsgemäß in der Systematikmaske angezeigt werden, müssen
folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Die Systematik muss im Thesaurus gleich nach der jeweiligen Kategorie mit der Klasse
beginnen. Im Thesaurus dürfen keine Ebenen ausgelassen werden. Nicht verwendete Ebenen
(zB Unterklasse) werden durch ein Minuszeichen gekennzeichnet. Es darf also nicht nach
Klasse die Familie in der nachfolgenden Unterebene angeführt werden.
Folgende Reihenfolge muss beim Thesaurusaufbau eingehalten werden:
Klasse → Unterklasse → Ordnung → Unterordnung → Familie → Unterfamilie → Gattung →
Untergattung → Artgruppe → Art → Unterart → Hybride/Varietät.
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13 Objekterfassung
13.2.7.2.1 Autor/Jahr:
Autor/Jahr wird in den Begriffsverweisen in der Thesaurusmaske eingetragen. Diese Maske
erreicht man durch einen Klick auf den Button
bzw. über Thesaurusbearbeitung -> danach
den gewünschten Begriff markieren -> rechte Maustaste -> Begriff Bearbeiten anklicken.
Der Verweis selbst muss Autor lauten, damit er dann in der Systematikmaske angezeigt wird.
Es wird jeweils nur ein Autor der niedrigsten eingegebenen Ebene angezeigt.
13.2.7.2.2 Thesaurusimport
Nach einem Thesaurusimport (siehe 11.2: „Thesaurusimport“) sind die Funktionen „Thesaurus
aktualisieren“ und „Suchthesaurus aktualisieren“ im Menü Datenbankadministration
auszuführen. Diese Funktion kann in Abhängigkeit der Größe des importieren Thesaurus
einige Zeit in Anspruch nehmen. Wird diese Funktion nicht ausgeführt, dann wird die
Systematik nicht oder nicht richtig in der Maske angezeigt.
13.2.7.2.3 Funktion „Neu“
Mit der Funktion „Neu“
kann eine Systematik direkt in der Maske Systematik
aufgebaut werden. Es können einerseits bereits erfasste Begriffe verwendet aber auch neue
Begriffe in den Thesaurus aufgenommen werden. Die Neuaufnahme eines Begriffes in der
Systematikmaske bedeutet immer auch die richtige Einordnung im Systematikthesaurus.
Wie gehen Sie nun bei einer Neuaufnahme bzw. dem Neuaufbau einer Systematik vor?
1. Die erste Ebene „Klasse“ muss bereits im Thesaurus vorhanden sein. Dies ist das
einzige Feld in der Maske Systematik, in dem kein neuer Begriff erfasst werden kann,
da imdas pro eine Wurzel des Systematikbaumes benötigt, um alle folgenden
Eingaben richtig zuordnen zu können.
2. Erfassen Sie nun die Begriffe der einzelnen Ebenen, in dem Sie entweder einen
bestehenden Begriff aus der Liste auswählen oder durch Tippen einen neuen Begriff
erfassen. Bitte beachten Sie, dass Sie immer nur eine Ebene der Systematik leer
lassen können. Das Leerlassen mehrerer Ebenen hintereinander lässt imdas pro nicht
zu. Sie erhalten aber entsprechende Hinweise am Bildschirm.
3. Wenn Sie einen neuen Begriff erfasst und den Button
gedrückt haben, versucht
imdas pro den Begriff zuerst in der Begriffstabelle zu finden. Wenn imdas pro den
Begriff nicht finden kann, fragt imdas pro, ob es auch in den Verweisen suchen soll.
Antworten Sie hier bitte mit „Ja“, da sonst der Erfassungsvorgang abgebrochen wird.
Wenn der Begriff auch unter den Verweisen nicht gefunden wurde, werden Sie
aufgefordert, das Speichern zu bestätigen.
13.2.7.2.4 Erklärung der Eingabefelder
Bitte lassen Sie mich auch in diesem Fall die Regel „keine Aufzählung einzelner Datenfelder“
brechen. Die Erläuterung der Eingabefelder in der Systematikmaske erscheint mir deshalb
wichtig, da an die Eingabefelder spezielle Funktionen gekoppelt sind.
A-170
imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
Feld
Bemerkung
Systematik
Thesaurus für Systematik enthält die Hierarchieebenen: “Klasse“,
„Unterklasse“, „Ordnung“, „Unterordnung“, „Familie“, „Unterfamilie“,
„Gattung“, „Untergattung“, „Artgruppe“, „Art“, „Unterart“, „Hybride/
Varietät“. Die Reihenfolge ist zwingend vorgegeben! „Autor, Jahr“
werden als "Verweise: Autor" dem Thesaurus zugefügt. Angezeigt
wird "Autor, Jahr" der niedrigsten Hierarchieebene. Eingabe nach
wissenschaftlicher Syntax.
Offene Nomenklatur
Erlaubt provisorische Einstufung von Lebewesen oder Fossilien,
deren systematische Stellung noch unsicher ist, durch bestimmte
Zeichen. Die Zeichen gelten als Bestandteil des Namens. Der Begriff
aus dem Feld "Offene Nomenklatur" wird zwischen dem vorletzten
und letzen Begriff der Systematik eingefügt.
Unbestimmtheit
Unsicherheit bezüglich einer genauen Bestimmung. Der Begriff aus
dem Feld "Unbestimmtheit" wird dem letzten Begriff der Systematik
nachgestellt.
Taxon
Genaue systematische Bestimmung des vorhandenen Objektes. Kein
Eingabefeld: Es wird automatisch aus den Feldern: Systematik,
Offene Nomenklatur und Unbestimmtheit berechnet. Wenn Sie den
Button
kicken, erfolgt eine Neuberechnung, ist zB wichtig, wenn
im Systematikthesaurus Umstellungen (durch verschieben) erfolgten.
In der Datenbankadministration kann die Neuberechnung aller
Datensätze (bei größeren Umstellungen) durchgeführt werden.
13.2.7.3 Materialien zum Objekt
Unter Material zum Objekt ist zusätzliches Informationsmaterial zu einem Objekt (zB Fotos des
Objektes) zu verstehen. Materialien zum Objekt dienen einer genaueren Beschreibung des
Objektes oder beispielsweise seines Zustandes. Wichtig ist, dass das Foto elektronisch
vorliegt. Das Foto wird nicht als solches dokumentiert, sondern der Pfad der Datei wird als
Link zum Objekt verknüpft. Die Erfassung dieser Verknüpfung erfolgt in den
Erfassungsmasken
„Materialien
zum
Objekt“
unter
der
Maskenexplorerrubrik
„Objektbeziehungen“.
Diese Zusatzmaterialien können direkt von imdas pro aufgerufen und damit betrachtet oder
bearbeitet werden. Ein Wechsel in eine andere Anwendung wird von imdas pro automatisch
durchgeführt und die entsprechende Datei geöffnet. Welche Anwendung gestartet wird, hängt
von der Extension (der Datei-Erweiterung) ab. imdas pro ist jedoch an keine spezielle
Anwendung zur Bearbeitung der Dateien gebunden. Je nach Institutionsstandard und
Möglichkeit, richtet sich imdas pro nach Ihren Vorgaben.
Die Zuordnung zwischen Medientyp und zu verwendende Anwendung erfolgt unter den
Stammdaten Menüpunkt Weitere Stammdaten -> Programmverknüpfungen. Hier geben Sie
zuerst an, welche Dateitypen welche Programmendungen haben (unter Dateitypen), In
weiterer Folge legen Sie unter „Programme“ fest, welche Programme von imdas pro aus
aufrufbar sein sollen. In der Maske „Programmverknüpfungen“ geben Sie schlussendlich an,
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A-171
13 Objekterfassung
welche Dateitypen (Filme, Bilder, …) mit welchem Programm (aus Programmverknüpfungen)
geöffnet werden sollen.
In imdas pro können verschiedene Typen von „Materialien zum Objekt“ erfasst und
unterschieden werden. Diese sind Bild, Ton, Film, Akte, Dokumente und alte Karteikarten. Für
jeden Typ steht eine eigene Erfassungsmaske zur Verfügung, die Sie bei Bedarf im
Maskenexplorer auswählen können.
Neben den einzelnen Erfassungsmasken für die Medientypen finden Sie auch eine Maske
„Alle Medien“.
13.2.7.3.1 Alle Medien
In dieser Karteikarte wird eine Liste aller zu einem Objekt verfügbaren Materialien angezeigt
(Bilder, Tondokumente, Filme, Dokumente, Alte Karteikarten und Akten).
Abbildung 156: Materialien zum Objekt - alle Medien
Sie können bereits in diese Maske sehr rasch Dateien zu einem Objekt verlinken, indem Sie
über den Button
die Daten Medientyp (Auswahl des entsprechenden Typs über die
angebotene Listbox), Bezeichnung, Dateiname (Doppelklick im Feld öffnet das
Dateiauswahlfenster), Sort (Reihenfolge der Einträge; vor allem bei Einträgen des gleichen
Typs von Bedeutung, da die Nummer 1 in der Objektliste angezeigt wird) und Notiz erfassen.
Sobald Sie einen Datensatz erfasst haben, erscheint im Maskenexplorer in Klammern sowohl
in der Zeile „Alle Medien“ als auch in der Zeile des entsprechenden Medientyps die
Gesamtanzahl bzw. die Anzahl der Datensätze des entsprechenden Typs, die bereits zu
diesem Objekt erfasst wurden. Sobald Sie einen Datensatz eines Typs erfasst haben, ändert
sich das Symbol
(keine Informationen erfasst) zum Symbol
(Informationen erfasst),
sodass Sie auf den ersten Blick sehen, in welcher Erfassungsmaske sich Daten befinden.
Weiters wird in der Buttonleiste
weiß hinterlegt.
A-172
der entsprechende Button des Typs
imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
13.2.7.3.2 Detailinformation zu „Materialien zum Objekt“
Für jeden Medientyp existiert eine eigene Detailinformationsmaske. Die wichtigsten Daten, die
jeweils erfasst werden müssen, sind die Bezeichnung sowie der Dateiname der Datei.
Beispielhaft sei hier der Karteireiter für den Typ „Bild“ dargestellt.
Abbildung 157: Materialien zum Objekt – Bild
Alle Materialien zum Objekt, die bei den Museumsobjekten erfasst wurden, werden auch in
den Medienobjekten angezeigt. Diese Objekte erhalten „MO XXXXX“ als Eingangsnummer
und den Status „Mat. zum Objekt“. Wobei XXXXX eine fünfstellige fortlaufende Nummer ist.
Die Institution, der Bereich und die Sammlung dieser Medienobjekte entsprechen den der
jeweiligen Museumsobjekten, zu diesen die Materialien zum Objekt erfasst wurden.
Zusätzliche Daten, wie etwa mehrere Bilder zu einem Datensatz der Materialien zum Objekt,
können unter der Erfassungsmaske „Medienobjekt“ (Auswahl im Maskenexplorer) erfasst
werden.
13.2.7.4 Datierung
Gerade die Datierung eines Objektes stellt immer wieder große Probleme dar. Es ist häufig
nicht möglich, ein Objekt exakt, dh., mit einem exakten Datum, zu datieren. In diesen Fällen
muss es möglich sein, die Datumsangaben so exakt wie möglich aber auch so ungenau
anzugeben, dass die Objekte bei einer Recherche dennoch gefunden werden.
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A-173
13 Objekterfassung
Abbildung 158: Datierung
Zur Maske Datierung gelangen Sie, indem Sie Button
Datierung klicken.
links neben dem Eingabefeld
In diese Maske können verschiedene Arten von Datierungen (zB: Archäologische,
Geologische, relativ historische Datierung) eingetragen werden. Im Thesaurus selbst besteht
die Möglichkeit zu jedem Thesaurusbegriff eine Datierung zu vergeben.
Unter Entstehungszeit besteht die Möglichkeit Datierungsangaben als Text einzugeben, zB
ca. 1945, 19 Jhd. usw. Damit diese Objekte ebenfalls bei einer Recherche gefunden werden
können, sollten auch diese Eingaben unter Datierung von: und Datierung bis: näher
spezifiziert werden (zB ca. 1900 = 1.1.1890 bis 31.12.1910).
Folgende Möglichkeiten der Eingabe bestehen:
1) Sie wählen für die Datierung die jeweiligen Thesaurusbegriffe aus (zB Barock,
Jugendstil ...). Falls Sie in der Thesaurusbearbeitung Datierungen für die
jeweiligen Thesaurusbegriffe vergeben haben, können Sie durch einen Klick auf
den Datierung aktualisieren Button ( ) die Datumsangaben automatisch in die
Felder Datierung von: und Datierung bis: eintragen lassen. Bei dieser Funktion
werden von allen Datierungsbegriffen aus den Eingabefeldern Datierung:,
Archäologisch:, Geologisch: und Relativ Historisch: das kleinste Beginn- und
das größte Enddatum ermittelt und in die Felder Datierung von: und Datierung
bis: eingesetzt.
2) Sie möchten die Datierung von: und Datierung bis: selbst ergänzen. Dabei ist
zu beachten, dass:
•
A-174
wenn Sie nur eine Jahreszahl in die Datierung von: Felder eintragen,
der Tag und das Monat beim Sichern automatisch auf 1.1. gesetzt
werden, und die Felder von Datierung bis: mit 31.12. und der unter
Datierung von: eingegebenen Jahreszahl ausgefüllt werden.
imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
•
wenn Sie nur Monat und Datum in die Datierung von: Felder eingeben,
der Tag auf 1 und der Tag des Datierung bis: Feldes auf 31 gesetzt
werden.
Erlaubte Eingaben in Datierung von:, Datierung bis:
Tag:
Werte von 1 bis 31 (es findet keine Kontrolle auf Schaltjahre statt); Werte größer 31
werden auf 31 zurückgesetzt, ohne am Monat oder Jahr etwas zu ändern.
Monat: Werte von 1 bis 12; Werte größer 12 werden auf 12 zurückgesetzt ohne an der
Jahreszahl etwas zu ändern.
Jahr:
10-stellige Eingabe (0 bis 9 999 999 999) um auch erdgeschichtliche Datierungen zu
ermöglichen
Alle eventuell eingegebenen Vorzeichen werden entfernt.
Suchmöglichkeiten in der Recherche:
Mit dem Suchfeld Datierung wird nur nach dem jeweiligen Thesaurusbegriff (zB Barock)
selbst gesucht, dh. nach dem Inhalt des Feldes Datierung.
Mit dem Suchfeld Datierung von werden alle Objekte gefunden, deren Datumsangaben nach
dem eingegebenen Suchterm liegen.
Mit dem Suchfeld Datierung bis werden alle Objekte gefunden, deren Datumsangaben vor
dem eingegebenen Suchterm liegen.
13.2.7.5 Literaturhinweise
Zu einer vollständigen Dokumentation eines Objektes gehört auch, Literatur über und auch
Literatur zu diesem Objekt (wenn möglich) lückenlos zu erfassen. Dies bedarf nicht nur
umfangreicher Recherchearbeiten sondern auch völlige Konsequenz in Bezug auf die
Erfassung dieser Informationen. Um diese Dokumentationen nicht nur erfassen zu können,
sondern auch mit dem richtigen Objekt verbinden zu können, stehen Ihnen die Maske
Literaturhinweise aber auch die Erfassungsmasken der bibliographischen Objekte zur
Verfügung.
Was ist der Unterschied zwischen Literaturhinweisen und bibliographischen Objekten?
Literaturhinweise sind – ähnlich wie Materialien zum Objekt – Zusatzinformationen zu einem
Objekt. Hier bleibt weiterhin das Objekt der hauptsächliche dokumentierte Gegenstand und die
Literaturinformationen können als zusätzliche beschreibende und dokumentarische
Information gesehen werden. Sie beschreiben also das Objekt an sich näher.
Bei bibliographischen Objekten ist das literarische Werk an sich – ähnlich wie Medienobjekte –
das zu beschreibende Objekt. Die erfassten Informationen beziehen sich also tatsächlich auf
beispielsweise das Buch und nicht auf ein Objekt, das möglicherweise in diesem Buch
beschrieben wird. Sie könnten in diesem Fall zum Beispiel eigene Literaturhinweise zum Buch
erfassen. Wenn beispielsweise in einem Artikel einer Zeitschrift über ein Buch geschrieben
wird, kann dieser Artikel als Literaturhinweis beim bibliographischen Objekt „Buch“ erfasst
werden und bildet somit nähere Information zum Buch an sich.
Eine Beschreibung der Erfassungsmaske „bibliographische Objekte“ finden Sie in Anhang B
(B.6 „Bibliographische Objekte“).
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A-175
13 Objekterfassung
Die folgenden Ausführungen beziehen sich auf die Erfassung der Literaturhinweise zu einem
Objekt. Es stehen Ihnen zwei Maskendarstellung zu Erfassung zur Verfügung. Einerseits die
Listendarstellung, in der Sie in tabellarischer Form die wichtigsten Daten rasch erfassen
können, andererseits die Detailmaske zu den Literaturhinweisen, in die Sie weiterführende
Informationen erfassen können.
Abbildung 159: Literaturhinweise – tabellarisch
Abbildung 160: Literaturhinweise - Detail
Mit den Buttons
und
können Literaturhinweise zu anderen Objekten bzw. in
Bibliographische Objekte kopieren werden (vgl. dazu Kapitel 13.2.3.13 „Kopieren von
Literaturhinweisen und Leihvertragsdaten
Literaturhinweisen und Leihvertragsdaten
“ und Kapitel 13.2.3.14 „Einfügen von
“).
Bemerkenswert sind in dieser Maske die Felder „In Buch“ und „In Zeitschrift“, die unter die in
imdas pro vorkommenden Felder mit Vorauswahl fallen (vgl. dazu 13.2.5.4 „Felder mit
Vorauswahl“). So können Sie im Feld „in Buch“ entweder eine Auswahl aus bereits erfassten
bibliographischen Objekten vom Typ „Buch“ vornehmen oder den Buchtitel per Hand
eingeben. Diese Feld ausfüllen können Sie nur dann, wenn Sie nicht bereits im Feld „in
Zeitschrift“ aus den bibliographischen Objekten vom Typ „Zeitschrift“ eine Auswahl getroffen
haben, oder dort per Hand einen Eintrag erstellten.
A-176
imdas pro Benutzerhandbuch
13 Objekterfassung
13.2.7.6 Sacherschließung
Wie bereits häufig erwähnt, kommt der thesaurusgestützten Datenerfassung in imdas pro sehr
große Bedeutung zu. Sie finden in imdas pro zahlreiche Thesaurusdatenfelder, die nur mit
Begriffen aus Thesauri gefüllt werden können. Die Maske Sacherschließung dient nun
einerseits dazu, alle Thesaurusfelder bzw. deren Inhalte zu einem Objekt darzustellen,
andererseits können über diese Maske noch zusätzliche, nicht an spezielle Eingabefelder
gebundene Thesaurusbegriffe zur Beschlagwortung des Objektes vergeben werden.
Abbildung 161: Sacherschließung
Wollen Sie Thesaurusbegriffe erfassen, die nicht an spezielle Eingabefelder gebunden sind,
so klicken Sie den Button
aus.
und wählen Sie in der Spalte Begriff den Thesaurusbegriff
Sie können an dieser Stelle aber auch fixe Thesaurusfelder mit Daten füllen, indem Sie in der
Listbox „Feldbezeichnung“ das gewünschte Datenfeld und in der Spalte Begriff den
Thesaurusbegriff auswählen.
Die Spalte Thesaurus/Kategorie dient der Anzeige des Thesaurus’ und der Kategorie, aus der
Sie den Begriff entnommen haben.
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A-177
14 Benutzerdefinierte
Erfassungsmasken
Ab imdas pro Version 2.5 ist es möglich benutzerdefinierte Masken für alle Objekttypen
(Konvolut, Museumsobjekt, Medienobjekt, Bibliographisches Objekt, Archivalie und selbst
Definierte) für die Objektbearbeitung zusammenzustellen.
Vorteile und Funktionalität:
Der Anwender kann ohne Programmieraufwand häufig benutzte oder fehlende Eingabefelder
auf einer oder mehreren Masken selbst gruppieren und erstellen.
Auf jede Maske können individuell Benutzerrechte vergeben werden. So können zB einer
Aushilfskraft 2 Masken zugeteilt werden, in einer mit Schreibberechtigung zur Datenerfassung
und in der anderen mit nur einem Leserecht (zB für Kontrollzwecke). Dadurch ist es zB indirekt
möglich, die Rechteverwaltung bis auf die Feldebene zu verfeinern.
Alle Daten, die in benutzerdefinierten Masken erfasst werden, werden wie gewohnt auch in die
bereits bestehenden Masken und Buttons von imdas pro übernommen. Dh. an der gewohnten
Arbeitsweise der bereits vorhandenen Masken und der benutzerdefinierten Masken ändert
sich nichts! Es ist kein Umkopieren von Daten notwendig, um die benutzerdefinierten Masken
verwenden zu können.
Zum Erstellen benutzerdefinierter Masken muss Ihnen das Recht „Benutzerdefinierte Maske
Konfiguration“ in der Benutzerverwaltung zugewiesen worden sein:
Wie gelangen Sie in den Editor „Benutzerdefinierte Masken“?
Um eine Benutzerdefinierte Maske zu erstellen, öffnen Sie die Objektliste oder
Objektbearbeitung. Unter dem Menüpunkt Ansicht finden Sie die Untermenüpunkte
Benutzerdefinierte Masken, Benutzerdefinierte Stammdaten, Benutzerdefinierte Felder und
Benutzerdefinierte Thesaurusfelder.
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A-179
14 Benutzerdefinierte Erfassungsmasken
Abbildung 162: Menü - Ansicht
Sie finden auch unter dem Menüpunkt Stammdaten den Untermenüpunkt Benutzerdefiniert ….
Wenn Sie mit der Maus über diesen Untermenüpunkt fahren, öffnet sich ein weiteres
Untermenü, das die Einträge Benutzerdefinierte Masken, Benutzerdefinierte Stammdaten,
Benutzerdefinierte Felder und Benutzerdefinierte Thesaurusfelder enthält.
Was bedeuten nun diese drei Untermenüpunkte?
Wie oben erwähnt können Sie in imdas pro nicht nur bestehende Felder zu Gruppen in
eigenen Masken – den benutzerdefinierten Masken – zusammenfassen, sondern – sollte
Ihnen ein Feld fehlen, dieses auch als benutzerdefiniertes Feld erstellen. Genügt es Ihnen
nicht, dass man in ein benutzerdefiniertes Feld Text, Zahlen oder Datumsangaben machen
kann, sondern wollen Sie vielmehr die Eingaben in ein benutzerdefiniertes Feld durch
vorgegebene Listen – also Stammdaten oder Thesauri – steuern, so können Sie zusätzlich
noch eigene Stammdaten erstellen.
14.1 Benutzerdefinierte Felder
Um eigene Datenfelder zu erstellen, wählen Sie diesen Untermenüpunkt unter dem
Menüpunkt Ansicht.
A-180
imdas pro Benutzerhandbuch
14 Benutzerdefinierte Erfassungsmasken
Abbildung 163: Benutzerdefinierte Felder
Die Handhabung der Erfassung, Änderung, und anderer Standardfunktionen entspricht jener,
wie ich sie in den vorderen Kapiteln für die Erfassung von Stammdaten beschrieben habe.
Im Feld „Feldformat“ legen Sie für die benutzerdefinierten Felder fest, welche Eingaben erlaubt
sind. Mögliche Werte sind:
Abbildung 164: Benutzerdefinierte Felder - möglich Werte
Feldformat
Bedeutung
Datum
Wenn Sie das Format eines Feldes mit „Datum“ festlegen, so sind nur
gültige Datumseingaben möglich. imdas pro prüft bei der Eingabe, ob
der Wert, den Sie eingeben, ein gültiges Datum sein kann. Wenn
nicht, werden Sie zur neuerlichen Eingabe in diesem Feld
aufgefordert.
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A-181
14 Benutzerdefinierte Erfassungsmasken
Feldformat
Bedeutung
E-Mail
Wenn Sie ein Feld mit dem Format „E-Mail“ definieren, so können die
Einträge, die Sie in diesem Feld in benutzerdefinierten Masken
erfassen, direkt ins Feld „Empfänger“ Ihres Standard-E-MailProgrammes übernommen werden.
Wenn Sie diese Felder in den benutzerdefinierten Masken verwenden,
erscheint neben dem Eingabefeld der Button
. Wenn Sie diesen
anklicken, öffnet sich Ihr Standard-E-Mail-Programm.
Formatiertes
Memofeld
In diesen Feldern können Sie nicht nur lange Texte speichern,
sondern Sie können diesen Text formatieren, zB fett, unterstrichen,
kursiv, Schriftgröße, Schriftart usw. Zusätzlich können Sie Bilder
speichern. Der Inhalt dieses Feldes kann als RTF- oder Text Datei
exportiert und importiert werden. Sie können einen Text in Word
markieren und in das formatierte Memofeld von imdas pro kopieren
und umgekehrt. Im folgenden Bild sehen Sie ein Beispiel eines
formatierten Textfeldes:
Der Inhalt dieses Textfeldes kann wie auch bei Memofeldern über
QBE oder eine der anderen Recherchen gesucht werden. Ebenso
kann dieses Feld Teil eines Ausdruckes (IMDAS-Layout) sein.
Zusätzlich steht die spezielle Druckfunktion Datei nach Word drucken
zur Verfügung.
Gedacht ist diese Funktion u.a. zum Speichern von formatierten
Texten für Objektbeschriftungen in Ausstellungen, Katalogtexte also
immer dort, wo es beim Ausdruck auch auf das Layout bzw. die
Schriftart ankommt.
Homepage
Einträge eines benutzerdefinierten Feldes vom Typ „Homepage“
in Ihrer
können durch einen Klick auf den Button
benutzerdefinierten Maske direkt in Ihrem standardmäßig
eingestellten Internet-Browser als URL übernommen werden. Ist Ihr
Rechner online mit dem Internet verbunden, so wird diese URL
automatisch geöffnet.
A-182
imdas pro Benutzerhandbuch
14 Benutzerdefinierte Erfassungsmasken
Feldformat
Bedeutung
Memo
In ein Feld vom Typ Memo können beliebig viele Zeichen erfasst
werden.
Nummer
In Nummernfelder können nur numerische Zeichen – also Zahlen
erfasst werden. imdas pro prüft im Laufe der Dateneingabe, ob das
Zeichen eine gültige Zahl ist. Wenn die Prüfung fehlschlägt, werden
Sie zur neuerlichen Eingabe aufgefordert.
Optionsfeld
Felder vom Format Optionsfeld werden bei der Verwendung in den
benutzerdefinierten Masken automatisch als Kontrollkästchen
dargestellt.
Stammdaten
Wenn Sie ein Feld mit dem Format Stammdaten festlegen, können die
Benutzer der benutzerdefinierten Masken, in diesem Feld nur
vordefinierte Einträge auswählen. Die Erfassung der eigentlichen
Stammdaten für dieses Feld erfolgt unter „Benutzerdefinierte
Stammdaten“.
Text
In diese Felder kann beliebiger Text eingegeben werden (maximal
jedoch 240 Zeichen).
Zeit
Ähnlich wie beim Feldtyp „Datum“ erfolgt eine automatische Prüfung,
ob der eingegebene Wert ein gültiger Zeitwert ist. Schlägt die Prüfung
fehl, so werden Sie zur neuerlichen Eingabe aufgefordert. Bitte
beachten Sie, dass hier nicht die Eingabe einer Uhrzeit sondern die
Eingabe einer Dauer gemeint ist. Geben Sie zB die Belichtungszeit im
Format Minuten:Sekunden (3:20) ein.
Zusammengesetztes Zusammengesetzte Felder fassen den Inhalt mehrerer Felder in
Feld
einem Feld zusammen, wobei zwischen den einzelnen Feldinhalten
wahlweise
Trennzeichen
vorgegeben
werden
können.
Zusammengesetzte Felder können in benutzerdefinierten Masken
verwendet werden, um Feldinhalte auf Eindeutigkeit zu überprüfen
oder
die
Verknüpfung
von
Objekten
zu
erleichtern.
Zusammengesetzte Felder werden in den Masken mit dem Symbol
gekennzeichnet.
Lassen Sie mich an dieser Stelle dem Thema „Zusammengesetzte Felder“ ein eigenes kurzes
Kapitel widmen, um die Verwendung dieser Feldart deutlich zu machen.
14.1.1 Zusammengesetzte Felder
Zusammengesetzte Felder werden gleich wie benutzerdefinierte Felder angelegt. Klicken Sie
dazu auf das Menü Stammdaten Unterpunkt Benutzerdefiniert... und Benutzerdefinierte
Felder.
Legen Sie nun ein neues Feld an und wählen Sie unter Feldformat „Zusammengesetztes
Feld“.
Anwendungsbeispiel für ein zusammengesetztes Feld:
Angenommen es soll die Kombination der Felder Sammlungskürzel und Eingangsnummer
eindeutig sein. Diese Kontrolle auf Eindeutigkeit steht in imdas pro unter Datei -> Optionen
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A-183
14 Benutzerdefinierte Erfassungsmasken
nicht zur Verfügung. Legen Sie nun dazu ein zusammengesetztes Feld mit zB dem Namen
Kürzel/Eing.Nr. an. Öffnen Sie die Maske "benutzerdefinierte Masken" und klicken Sie auf
"Felder aktualisieren". Erzeugen Sie nun eine benutzerdefinierte Maske auf der Sie die 3
Felder Eing.Nr., Sammlungskürzel und Ihr neu angelegtes Feld Kürzel/Eing.Nr. platzieren.
Klicken Sie nun in der Tabelle links (Ausgewählte Felder) in die Spalte mit dem
). Anschließend klicken Sie in die Spalte Format. Es öffnet sich im
Schlüsselsymbol (
oberen rechten Teil der Maske eine kleine Tabelle, in der Sie festlegen können, welche Felder
mit welchen Trennzeichen verknüpft werden sollen.
Im Beispiel ist der Inhalt des Feldes Sammlungskürzel getrennt durch einen Schrägstrich mit
dem Feld Eingangsnummer verbunden.
Abbildung 165: Erstellung zusammengesetzter benutzerdefinierter Felder
Der Inhalt von zusammengesetzten Feldern kann auch für Recherchen, Ausdrucke usw.
verwendet werden. Wenn das zusammengesetzte Feld nicht auf der Maske sichtbar sein soll,
kann man es mit dem Symbol (
) in der Spalte
verstecken.
Bitte beachten Sie, dass als Auswahl für zusammengesetzte Felder nur die Felder zur
Verfügung stehen, die auf der aktuellen Maske ausgewählt wurden.
Selbstverständlich können Sie auch nachträglich zusammengesetzte Felder für bereits
erfasste Datensätze verwenden. Um den Inhalt von zusammengesetzten Feldern zu
aktualisieren, können Sie eine benutzerdefinierte Maske erstellen (mit den Optionen:
Objektbeziehung (Tabelle) und "In Objektliste zeigen" sowie "Inhalt übernehmen"). Suchen Sie
nun alle Datensätze, die Sie aktualisieren möchten und laden Sie diese in die
benutzerdefinierte Maske über den Punkt "Masken der Objektliste öffnen" im
Aufgabenbereich. Danach markieren Sie die Datensätze und wählen Sie im Kontextmenü den
Punkt Feld xxx neu berechnen:
Abbildung 166: Aktualisierung zusammengesetzter Felder
14.2 Benutzerdefinierte Stammdaten
Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld unter dem Menüpunkt Benutzerdefinierte Felder mit
dem Feldtyp „Stammdaten“ versehen haben, müssen Sie dieser neuen Stammdatentabelle
auch Werte – also Daten – zuordnen, damit den Benutzern auswählbare Daten zur Verfügung
stehen.
A-184
imdas pro Benutzerhandbuch
14 Benutzerdefinierte Erfassungsmasken
Abbildung 167: Benutzerdefinierte Stammdaten
In der Listbox „Feld“ finden Sie all jene Stammdaten, die Sie unter „Benutzerdefinierte Felder“
mit dem Feldtyp „Stammdaten“ definiert haben. Durch die Auswahl des Feldes in der Listbox
legen Sie fest, welche Stammdaten Sie aktuell erfassen wollen. Die Datenerfassung für diese
Stammdaten erfolgt mit den gewohnten Funktionen, wie Sie sie bereits von der vorne
beschriebenen Stammdatenerfassung in Tabellenform kennen.
Der Button
ermöglicht es Ihnen, die Einträge in den Tabellen der benutzerdefinierten
Stammdaten rasch zu verwalten. Ein Klicken auf diesen Button hat zur Folge, dass doppelt
erfasste Einträge in einem Schritt vereinheitlicht werden.
14.3 Benutzerdefinierte Thesaurusfelder
Diese Funktion, die Sie unter „Stammdaten – benutzerdefinierte Thesaurusfelder“ finden,
ermöglicht Ihnen, auch für selbst definierte Felder vorgefertigte Thesauri und damit geführte
Datenerfassung zu ermöglichen.
Abbildung 168: Benutzerdefiniertes Thesaurusfeld
14.4 Benutzerdefinierte Masken
Ich möchte Ihnen in diesem Kapitel das Herzstück dieser Funktion – nämlich die Erstellung der
Erfassungsmasken nach Ihren speziellen Wünschen und Erfordernissen – näher bringen.
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A-185
14 Benutzerdefinierte Erfassungsmasken
Wenn Sie im Menü Ansicht den Untermenüpunkt Benutzerdefinierte Masken wählen, gelangen
Sie in den Maskenerstellungseditor. Dieser Editor dient dazu, Felder auszuwählen, mit
speziellen Funktionen zu versehen und die Maske auch optisch ansprechend und
ergonomisch zu gestalten.
Abbildung 169: Benutzerdefinierte Masken – Editor
Es stehen Ihnen in diesem Editor eine Reihe verschiedener Buttons zur Verfügung. Ich
möchte Ihnen in der folgenden Tabelle einen Überblick über die dahinter liegenden Funktionen
geben.
Button
Erklärung
Neue Maske erstellen: Mit diesem Button können Sie eine neue
benutzerdefinierte Maske anlegen. Bevor Sie die Felder für eine Maske
auswählen und anordnen können, müssen Sie diese über diesen Button anlegen.
Maske löschen: Hiermit können Sie eine benutzerdefinierte Maske löschen.
Gelöscht wird die Maske, deren Name im Feld „Maskenname“ zu sehen ist.
Ausgewählte Maske kopieren: Mit diesem Button können Sie die im Feld
Maskenname ausgewählte Maske kopieren. Dies ist dann empfehlenswert, wenn
Sie eine ähnliche Maske erstellen wollen.
Ausgewählte Maske umbenennen: Durch Anklickens dieses Buttons können
Sie die ausgewählte Maske umbenennen.
Reihenfolge der benutzerdefinierten Masken festlegen: Mit dieser Funktion
können Sie die Reihenfolge der Masken im Explorerbaum festlegen.
A-186
imdas pro Benutzerhandbuch
14 Benutzerdefinierte Erfassungsmasken
Button
Erklärung
Ausgewählte Maske exportieren: Mit diesem Button können Sie die
ausgewählte Maske exportieren, um die Maske für eine andere imdas pro
Anwendung - also eine andere Datenbank – zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie
sich mit dem Mauszeiger über dem Button befinden, und die rechte Maustaste
klicken, können Sie alle benutzerdefinierten Masken, die Sie erstellt haben
exportieren. Das Exportieren von Masken ist dann wichtig für Sie, wenn Sie zum
Beispiel auf vom Server getrennten Rechnern – etwa im Depot – Daten auch in
den benutzerdefinierten Masken erfassen wollen, diese aber auf dem System des
getrennten Rechners nicht noch einmal erstellen wollen.
Ausgewählte Maske importieren: Mit diesem Button können Sie Masken, die
über den „Ausgewählte Maske exportieren“ Button als Datei exportiert wurden, in
ein imdas pro System importieren.
Felder aktualisieren: Wenn Sie über die Menüpunkte Benutzerdefinierte Felder
und benutzerdefinierte Stammdaten Felder und Stammdaten erstellt haben,
müssen Sie die Liste der Felder unter dem Menüpunkt Benutzerdefinierte
Masken aktualisieren, um auch die neu erstellen Felder auswählen zu können.
Die Aktualisierung der Liste muss händisch durchgeführt werden, da eine
automatische Aktualisierung zur Laufzeit beträchtliche Einbußen in Bezug auf
Systemgeschwindigkeit hat.
Hilfetexte erfassen: Sie können für die benutzerdefinierten Masken spezielle
Hilfetexte zu den ausgewählten Feldern erfassen, um den Anwendern das
Arbeiten mit den Masken und Feldern noch weiter zu erleichtern. Sie können die
Hilfetexte ansehen, indem Sie im Betrieb der Maske mit Hilfe des Buttons
auf das Maskenelement klicken.
Sie können sich Hilfetexte auch direkt in der benutzerdefinierten Maske
einblenden lassen, indem Sie das Feld „Hilfetext“ aus der Liste der „möglichen
Felder“ in der benutzerdefinierten Maske mit anzeigen. Wenn es zu dem Feld, in
dem sich der Cursor befindet, einen Hilfetext gibt, wird dieser automatisch im
Feld „Hilfetext“ angezeigt. So können Sie zum Beispiel von Ihnen gewünschte
Arbeitsabläufe zu den einzelnen Feldern beschreiben.
Maske verschieben: Sie können mit diesem Button die Maske am Bildschirm so
verschieben, das das linke, obere Eck der Maske an der Position 0,0 liegt.
Wechsel Kopf-Detailbereich: Sie können mit diesem Button bei der Erstellung
benutzerdefinierter Masken zwischen Kopf und Detailbereich in der
Objektbearbeitung wechseln, ohne den Erstellungseditor schließen zu müssen,
den entsprechenden Teil aktivieren zu müssen und wieder den Erstellungseditor
öffnen zu müssen.
Mögliche Felder ausblenden: Wenn Sie ein Feld aus der Liste der möglichen
Felder ausgewählt haben, können Sie dieses innerhalb der benutzerdefinierten
Masken mit speziellen Funktionen ausstatten. Aus Platzgründen ist es unmöglich,
diese Tabelle ständig offen zu halten. Um die gesamte Tabelle mit allen
Möglichkeiten zu sehen, müssen Sie die Liste der möglichen Felder mit diesem
Button ausblenden.
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A-187
14 Benutzerdefinierte Erfassungsmasken
Button
Erklärung
Mögliche Felder einblenden: Wenn Sie die Liste der möglichen Felder mit dem
ausgeblendet haben, können Sie die Liste mit diesem Button wieder
Button
einblenden.
Feld nach oben verschieben: Sie können mit diesem Button das aktuelle Feld
der Liste der ausgewählten Felder nach oben schieben und so die automatische
Anzeigenreihenfolge verändern. Wenn Sie die Felder in der Vorschau händisch
verschieben, so hat dieser Button keine Auswirkung.
Feld nach unten verschieben: Sie können mit diesem Button das aktuelle Feld
in der Liste der ausgewählten Felder nach unten schieben und so die
automatische Anzeigenreihenfolge verändern. Wenn Sie die Felder in der
Vorschau händisch verschieben, so hat dieser Button keine Auswirkung.
Feld auswählen: Sie können mit diesem Button das aktuelle Feld der Liste der
möglichen Felder zur Liste der ausgewählten Felder verschieben und so für die
benutzerdefinierte Maske aktivieren.
Feld entfernen: Sie können mit diesem Button das aktuelle Feld der
ausgewählten Felder aus dieser Liste entfernen, so dass es in Zukunft in der
aktuellen benutzerdefinierten Maske nicht mehr vorkommt.
Felder anordnen: Die Felder der Liste ausgewählte Felder können über diesen
Button automatisch auf der Maske angeordnet werden.
Originalgröße: Sie können mit diesem Button die Felder der benutzerdefinierten
Maske wieder auf Originalgröße bringen. Die Reihenfolge der Felder bleibt
unverändert.
Vorschau: Nach der Auswahl der gewünschten Felder können Sie mit diesem
Button eine Vorschau der benutzerdefinierten Maske erhalten. Dazu ist es
notwendig, im Explorerbaum eine benutzerdefinierte Maske ausgewählt zu
haben.
14.4.1 Anlegen einer benutzerdefinierten Maske
Klicken Sie auf den Button
, dann öffnet sich das Contextmenü:
Abbildung 170: Contextmenü - Neue benutzerdefinierte Maske
Um bei der Vorauswahl der möglichen Datenfelder die richtige Einschränkung treffen zu
können, ist es notwendig, dass Sie angeben, ob Sie eine Maske für die Objektverwaltung oder
für die neue Funktion der Adress- und Personenverwaltung erstellen wollen. Bewegen Sie den
A-188
imdas pro Benutzerhandbuch
14 Benutzerdefinierte Erfassungsmasken
Mauszeiger über die gewünschte Option und klicken Sie die linke Maustaste, um Ihre Auswahl
zu treffen.
14.4.1.1 Erstellen einer Objektverwaltungsmaske
In der folgenden Beschreibung gehe ich davon aus, dass Sie die Option „Neue Objektmaske
anlegen“ gewählt haben. Die Beschreibung für die Option „Neue Personenmaske anlegen“
finden Sie in Kapitel 14.4.1.2 Erstellen einer Personenverwaltungsmaske ab Seite A-191.
Es öffnet sich die Maske „Neuer Maskenname“ Geben Sie in das Feld „Maskenname“ einen
neuen und eindeutigen Namen Ihrer Wahl ein. Danach wählen Sie den Objekttyp, in dem die
neue benutzerdefinierte Maske erstellt werden soll.
Abbildung 171: Anlegen einer neuen benutzerdefinierten Maske
Wenn Sie eine Maske für einen anderen Objekttyp erstellen wollen, müssen Sie in der Listbox
„Welcher Medientyp soll verwendet werden:“ den entsprechenden Medientyp spezifizieren.
Zusätzlich spezifizieren Sie in dieser Maske, in welchem Teil des Maskenexplorers die Maske
zur Verfügung stehen soll. Diese Spezifikation kommt einer Maskentypauswahl gleich, wobei
Ihnen in der Listbox „Maskenexplorer“ folgende Auswahlkriterien zur Verfügung stehen:
Auswahlkriterium
Beschreibung
Maskenkopf
Diese Art von Maske wird nur im Maskenkopf angezeigt. Pro
Objekttyp kann man einen Maskenkopf auswählen.
Objektbearbeitung
Diese Maske wird im Detailbereich der Objektbearbeitung
angezeigt.
Sie
können
beliebig
viele
Masken
der
Objektbearbeitung pro Objekttyp auswählen.
Wenn Sie das Kontrollkästchen "optionale Maske" aktivieren,
können Sie bei der Datenerfassung entscheiden, ob diese Maske
für diesen Datensatz aktiviert oder deaktiviert sein soll. Nähere
Informationen
finden
Sie
unter
14.4.1.5
„Option
.“
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A-189
14 Benutzerdefinierte Erfassungsmasken
Objektbeziehungen
Dieser Maskentyp kann dazu verwendet werden, um verknüpfte
Objekte zu erfassen oder anzeigen zu lassen. So können Sie zB
im Objekttyp Konvolut eine Maske vom Maskentyp
Objektbeziehungen verwenden, um alle Museumsobjekte, die
zum Konvolut gehören, einzublenden, oder Museumsobjekte
gleich beim Konvolut neu zu erfassen.
Objektbeziehungen
(Tabelle)
Diese Maske entspricht dem Maskentyp Objektbeziehungen. Der
Unterscheid ist, dass diese Maske im unteren Teil eine
Übersichttabelle hat, in der alle verknüpften Objekte angezeigt
werden. Zusätzlich bietet diese Maske die Möglichkeit des
"Suchens und Ersetzens", Import von Medien über das Media Modul und Datensätze können vervielfältigt werden. Dazu sind
die jeweiligen Kontrollkästchen im Menü Maskenexplorer
anzuklicken.
In der Maske vom Typ Objektbeziehungen (Tabelle) werden nur
verknüpfte Datensätze angezeigt, die vom gewählten Objekttyp
sind. Es können zusätzliche Objekttypen angezeigt werden, in
dem Sie auf den Button
klicken und in der Tabelle "Auswahl
Objekttypen" weitere Objekttypen auswählen.
Die Richtung der Verknüpfung legt das Symbol fest.
Objektmanagement
•
: Verknüpfung um
eine Ebene nach oben (z.B. vom Museumsobjekt zum
Konvolut)
•
: Beziehung von
Objekten untereinander. z.B. von mehreren Teilen eines
Kaffeeservices
•
: Verknüpfung von
Objekten nach unten. z.B. Medienobjekte zum
Museumsobjekt
Mit dem Maskentyp Objektmanagement (Ausstellungen) und
Objektmanagement (Leihverkehr) können Sie Ausstellungen und
Leihverkehrsdaten auf flexible Weise verwalten. Nähere
Informationen finden Sie im Kapitel 14.4.1.2 „Erstellen einer
Personenverwaltungsmaske
Das folgende Kapitel widmet sich nun der zweiten Option „Neue
Personenmaske anlegen“. Neue Personenmasken können Sie
verwenden, um die in imdas pro integrierte Adressverwaltung zu
nutzen.
Ähnlich wie für die Erstellung einer Objektverwaltungsmaske
öffnet sich auch hier ein Dialog zur Maskendefinition, wobei Sie
auch hier wieder zwischen Kopf und Detailbereich unterscheiden
A-190
imdas pro Benutzerhandbuch
14 Benutzerdefinierte Erfassungsmasken
können. Die Auswahl und Manipulation der Datenfelder ist
analog zur Erstellung einer Objektverwaltungsmaske.
Objektmanagement“ ab Seite A-191.
Für die Masken des Objektmanagements stehen die Funktionen
Inhalt übernehmen und automatsiche Nummerierung zur
Verfügung.
Ausstellungen
Mit dieser Auswahl können Sie Masken für Ausstellungen unter
der Rubrik „Geschäftsprozesse“ anlegen.
Leihverkehr
Mit
dieser
Auswahl
können
Sie
Masken
für
Leihverkehrsvorgänge unter der Rubrik „Geschäftsprozesse“
anlegen.
Restaurierung
Mit
dieser
Auswahl
können
Sie
Masken
für
Restaurierungsvorgänge unter der Rubrik „Geschäftsprozesse“
anlegen.
Web-Masken
Sie finden unter den benutzerdefinierten Masken auch einige
Masken, deren Name mit „Web-„ beginnt. Diese Masken können
Sie verwenden, um das Web-Modul, das als Zusatzmodul zu
imdas pro erworben werden kann, zu konfigurieren.
14.4.1.2 Erstellen einer Personenverwaltungsmaske
Das folgende Kapitel widmet sich nun der zweiten Option „Neue Personenmaske anlegen“.
Neue Personenmasken können Sie verwenden, um die in imdas pro integrierte
Adressverwaltung zu nutzen.
Ähnlich wie für die Erstellung einer Objektverwaltungsmaske öffnet sich auch hier ein Dialog
zur Maskendefinition, wobei Sie auch hier wieder zwischen Kopf und Detailbereich
unterscheiden können. Die Auswahl und Manipulation der Datenfelder ist analog zur
Erstellung einer Objektverwaltungsmaske.
14.4.1.3 Objektmanagement
Mit Hilfe der benutzerdefinierten Masken des Objektmanagements können Sie z.B.
Ausstellungen und Leihverkehrsdaten flexibel verwalten.
Was bedeutet das nun genau?
Zum täglichen Leben eines Museumskurators gehört neben dem Sammeln, Bewahren und
Dokumentieren auch die Weitergabe des Wissens bzw der Erkenntnisse an die Öffentlichkeit.
So ist die Durchführung von Ausstellungen oder das Verleihen von Objekten eine wichtige
Aufgabe, die sich natürlich auch in einem umfassenden Inventarisierungsprogramm
widerspiegeln muss. Die Erfahrung hat gezeigt, dass der Ansatz, immer vom Objekt an sich
auszugehen, zwar durchaus Ziel führend jedoch mitunter etwas unpraktisch sein kann. Da
gerade bei der Durchführung von Ausstellungen meist mehrere Objekte betroffen sind, ist es
wichtig, einheitliche Ausstellungsdaten in einem Schritt auf die betroffenen Objekte zu
übertragen.
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-191
14 Benutzerdefinierte Erfassungsmasken
Man nähert sich also im Rahmen des Objektmanagements über den Datensatz „Ausstellung“
den Objekten, die von der Ausstellung betroffen sind; man definiert demnach „zu einer
Ausstellung gehören folgende Objekte“ und nicht „das Objekt gehört zu folgenden
Ausstellungen“. Ich möchte jedoch darauf hinweisen, dass selbstverständlich auch bei der
Verwendung der Funktion „Objektmanagement“ auch der Ansatz „das Objekt gehört zur
Ausstellung“ über imdas pro abgefragt werden kann.
Lassen Sie mich die exakte Funktionsweise an Hand eines Beispiels zu „Ausstellungen“
erläutern.
Beispiel: "Ausstellungen"
1. Legen Sie unter Stammdaten -> Objektdaten -> Objekttypen einen neuen Objekttyp
"Ausstellungen" an.
2. Erstellen Sie nun einen benutzerdefinierten Maskenkopf mit dem Namen "Ausstellungen
Kopf" und fügen Sie dort Felder wie Ausstellungstitel, Dauer, usw. ein, um allgemeine
Ausstellungsdaten zu verwalten.
3. Für weitere Detaildaten zur Ausstellung können Sie z.B. eine Maske vom Typ
Objektbearbeitung erstellen, auf der Sie dann Felder wie Beschreibung, verantwortliche
Personen usw. anlegen können.
Die beiden nun erstellten Masken enthalten die Grundinformationen zu einer Ausstellung. Die
Datenerfassung unterscheidet sich nicht von jener, wie Sie sie von de Objekterfassung
kennen.
In
der
folgenden
Abbildung
sehen
Sie
ein
Beispiel
für
eine
Ausstellungsplanungserfassungsmaske, um die Grunddaten einer Ausstellung zu erfassen.
Abbildung 172: Beispielmaske für Ausstellungsplanung
Wenn Sie die Grunddaten erfolgreich abgespeichert haben, können Sie sehr rasch und
einfach Objekte dieser Ausstellung zuordnen. Um den entsprechenden Eintrag bei den
Objekten an sich kümmert sich imdas pro.
Wie ordnen Sie nun einer Ausstellung die Objekte zu?
4. Um nun Museumsobjekte zu dieser Ausstellung hinzuzufügen, müssen Sie nun eine Maske
vom Maskentyp "Objektmanagement (Ausstellungen)" anlegen. Gehen Sie vor, wie unter
Kapitel 14.4.1 ff beschrieben, wobei Sie nun in der Listbox im Bereich „Maskenexplorer“
den Eintrag „Objektmanagement (Ausstellungen)“ auswählen. Da bei einer Ausstellung
meist unterschiedliche Objekttypen – also neben Museumsobjekten vielleicht auch Bilder
oder Bücher – gezeigt werden, ist es wichtig, alle Objekttypen anzugeben, die die
Ausstellung umfassen kann. Einen Objekttypen wählen Sie wie beschrieben über die
A-192
imdas pro Benutzerhandbuch
14 Benutzerdefinierte Erfassungsmasken
Listbox „Welcher Objekttyp soll angezeigt werden?“ aus, alle weiteren können Sie über den
Button „Objekttypen …“ spezifizieren.
5. Wählen Sie nun für diese Maske die gewünschten Felder aus, z.B. Objektbezeichnung,
Inventarnummer, usw wie unter Kapitel 14.4.1.6 beschrieben. Zusätzlich können Sie
Felder, die nur die Ausstellung betreffen und direkt beim Objektdatensatz gespeichert
werden sollen, auswählen. Ein Beispiel heirfür wäre das Feld Katalogtext (Ausstellung). Bei
benutzerdefinierten Feldern haben Sie die Möglichkeit auszuwählen, ob der Feldinhalt beim
Objektdatensatz oder bei der Ausstellung direkt gespeichert werden soll.
Im Beispiel unten stammen die Felder Inv.Nr. und Objektbezeichnung direkt vom
Museumsobjekt. Das Feld Katalogtext wird zum Museumsobjekt in der Maske
Ausstellungen unter Geschäftsprozesse gespeichert. Dadurch ist es möglich, dass
Museumsobjekte pro Ausstellung einen eigenen Katalogtext haben können. Felder, die pro
Ausstellung unter Geschäftsprozess zu einem Objektdatensatz gespeichert werden, sind
mit dem Symbol
gekennzeichnet.
Abbildung 173: Ausstellungsplanung - Objektzuordnung
6. Um Objekte einer Ausstellung zuzuordnen, fassen Sie alle Objekte, die betroffen sind, in
einer Objektauswahl zusammen.
7. Öffnen Sie die gewünschte Ausstellung, und wählen Sie die Maske unter
Objektmanagement aus. Wenn Sie den Mauszeiger über die Tabelle im unteren Bereich
stellen und die rechte Maustaste klicken, erhalten Sie ein Contextmenü, das auch den
Eintrag "Objektauswahl einfügen" enthält. Wählen Sie bitte diesen Eintrag aus, und wählen
Sie im erschienen Dialogfeld die gewünschte Objektauswahl. Es werden nun alle Objekte
dieser Objektauswahl der aktuellen Ausstellung zugeordnet. Gleichzeitig erfolgt der Eintrag
des Ausstellungsdatensatzes bei jedem Objekt der Objektauswahl.
Sie können nun zu jedem Objekt spezifische Ausstellungsdaten erfassen, wie beispielsweise
den Katalogtext in unserem Beispiel. Wählen Sie das Objekt, für das Sie den Katalogtext
erfassen wollen, entweder mit einem Doppelklick auf die gewünschte Zeile oder Auswahl des
Objektes mit den blauen Pfeiltasten in der Tabelle aus; dadurch wird der Datensatz im oberen
Bereich der Maske in den Einzelfeldern angezeigt. Stellen Sie sich in das Feld „Katalogtext“ im
oberen Bereich der Maske und erfassen Sie den gewünschten Text für dieses Objekt. Das
Speichern des Datensatzes bewirkt, dass der Inhalt des Feldes beim Objekt gespeichert wird.
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A-193
14 Benutzerdefinierte Erfassungsmasken
14.4.1.4 Option
Lassen Sie mich die Option
etwas genauer erklären, da mit der
Aktivierung dieser Option ein bestimmtes Erscheinungsbild und damit auch bestimmte
Funktionen in einer benutzerdefinierten Maske verbunden sind.
Wenn Sie die Option wählen, so wird die benutzerdefinierte Maske, die Sie erstellen, in zwei
Teile geteilt. Im oberen Teil werden alle Felder, die Sie ausgewählt haben, entsprechend Ihrer
Positionierung und Größe in der Maske für die Datenerfassung angezeigt. Im unteren Teil der
Maske werden alle gewählten Felder noch einmal in Tabellenform dargestellt. Über dieser
Tabelle erscheint automatisch ein Feld Anzahl und der Button
.
Abbildung 174: Benutzerdefinierte Masken – Vervielfältigungsfunktion
Das Feld Anzahl gibt an, wie oft die Daten des oberen Bereiches der Maske vervielfältigt
werden sollen, wenn Sie den Button
klicken. Nach dem Klick auf
werden die Daten entsprechend der Anzahl zum aktuellen Datensatz kopiert.
speichern Sie Ihre Angaben und gelangen zurück in den Feldeditor, in dem Sie
Mit
die gewünschten Felder von der Liste der möglichen Felder in die Liste der ausgewählten
Felder verschieben.
14.4.1.5 Option
Was sind optionale Masken?
Optionale Masken sind Masken, die als benutzerdefinierte Masken erstellt werden und
abhängig von bestimmten Einträgen in einzelnen Datenfeldern befüllt werden können.
Um Ihnen die Bedeutung etwas anschaulicher darzustellen, sei folgendes Beispiel angeführt:
A-194
imdas pro Benutzerhandbuch
14 Benutzerdefinierte Erfassungsmasken
Um Objekte vom Objekttyp „Keramik“ erfassen zu können, haben Sie sich dazu eine
benutzerdefinierte Maske "Keramik" erstellt. Nur einige Objekte dieses Objekttyps weisen nun
Stempelungen auf, die Sie in einer eigenen Maske "Stempel" eintragen möchten. Diese Maske
Stempel soll eben nur dann aktiv sein, wenn das Objekt tatsächlich eine Stempelung aufweist.
In allen anderen Fällen soll diese Maske inaktiv also nicht auswählbar sein. Für diesen Zweck
können Sie nun die optionalen Masken verwenden.
Wie legen Sie sich nun optionale benutzerdefinierte Masken an?
Legen Sie – wie oben beschrieben - eine neue benutzerdefinierte Maske an.
Wichtig ist dabei, dass Sie unter Maskenexplorer den Eintrag „Objektbearbeitung“ wählen und
das Kontrollkästchen „optionale Maske“ aktivieren.
Speichern Sie die Maske und wählen Sie wie unter „Auswahl der Datenfelder“ beschrieben,
die gewünschten Felder aus.
Um die optionalen Masken aktivieren zu können, müssen Sie noch in Ihrer benutzerdefinierten
Maske „Keramik“ das benutzerdefinierte Feld "optionale Masken" als zusätzliches Feld
hinzufügen. Dadurch können Sie nun über dieses Feld Ihre benutzerdefinierten optionalen
Masken aktivieren und deaktivieren.
Ordnen Sie nun im Maskenexplorer die Maske Keramik und Stempel dem Objekttyp Keramik
zu. Wenn Sie diese Einstellungen gespeichert haben, wird die Maske Stempel im
Maskenexplorer deaktiviert sein.
Sie wollen nun diese optionale Maske verwenden – also aktivieren?
Wählen Sie hierzu im Feld „optionale Masken“ die Maske „Stempel“ und speichern Sie die
Änderungen.
Abbildung 175: Aktivieren der optionalen Maske
Sie können nun in weiterer Folge exakt für dieses Objekt die Maske Stempel verwenden.
Sie wollen eine optionale Maske wieder deaktivieren?
Um eine optionale Maske wieder zu deaktivieren, entfernen Sie einfach den Maskennamen
aus dem Feld optionale Masken und speichern Sie den Datensatz.
Wenn Sie eine optionale Maske, in der Sie schon Daten eingetragen haben, deaktivieren,
bleiben die Daten erhalten; Sie können die Daten nur vorübergehend nicht sehen. Wenn Sie
die Maske wieder aktivieren, erscheinen die Daten wieder.
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A-195
14 Benutzerdefinierte Erfassungsmasken
Optionale Masken sind im Maskenexplorer durch eine kursive Schrift und durch das Plus
Symbol gekennzeichnet.
Abbildung 176: Kennzeichnung der optionalen Masken
14.4.1.6 Auswahl der Datenfelder
Verwenden Sie zur Auswahl der Datenfelder, die in der benutzerdefinierten Maske angezeigt
werden sollen, die Buttons
und
. Markieren Sie im linken Teil der Maske „Alle
möglichen Felder“ jenes Datenfeld, das Sie verwenden wollen und schieben Sie es mit dem
in den Bereich „Ausgewählte Felder“. Wenn Sie ein Feld irrtümlich ausgewählt
Button
haben, markieren Sie es im Bereich “Ausgewählte Felder“; die entsprechende Zeile wird mit
gekennzeichnet. Lassen Sie sich bitte nicht dadurch irritieren, dass die Zeile weiterhin
angezeigt wird. Es beim nächsten Speichern wird das Feld auch aus der Anzeige gelöscht.
Informationen zu den einzelnen Feldtypen: der Typ der Felder ist durch die Farbe erkennbar
Rot:
alle Stammdatenfelder und Personenstammdaten
Blau:
alle Thesaurusfelder (sowohl Ortsthesaurusfelder als auch allgemeine
Thesaurusfelder wie Material, Technik usw.)
Grün:
alle Felder, die normalerweise über Detailbuttons in der Buttonleiste
zu erreichen sind.
Leerstelle:
Platzhalter zur besseren optischen Gestaltung der Masken
Linie:
Platzhalter zur besseren optischen Gestaltung der Masken
Schwarz:
Alle sonstigen Text-, Memo- und Zahlenfelder
Wenn Sie die gewünschten Felder ausgewählt haben, können Sie über den Button
eine automatische Vorschau der Maske erstellen, die Sie in weiterer Folge durch Ziehen und
Verschieben der Felder noch weiter verändern können. Um die neu erstelle Maske zu sehen,
in der rechten oberen Ecke das Fenster „Konfiguration“ verkleinert
muss über den Button
werden. Wenn Sie ein Feld verschieben wollen, bewegen Sie den Cursor über das Feld. Das
Feld erhält einen schwarzen Rahmen und der Mauszeiger verändert sich in ein Kreuz. Halten
Sie nun die linke Maustaste gedrückt und bewegen Sie den Mauszeiger an die Stelle, an der
Sie das Feld positionieren wollen. Um ein Feld in der Größe zu verändern, bewegen Sie
wiederum den Cursor über das Feld. Wenn der schwarze Rahmen erschienen ist, bewegen
Sie den Mauszeiger auf den Rahmen bis sich der Mauszeiger erneut verändert (in einen
Doppelpfeil). Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Feld in die
gewünschte Größe.
Bitte beachten Sie, dass Sie, wenn Sie das Kontrollkästchen
aktiviert haben, die Felder weder verschieben noch in der Größe verändern können.
A-196
imdas pro Benutzerhandbuch
14 Benutzerdefinierte Erfassungsmasken
14.4.2 Feldfunktionen
Über den Button
können Sie die Liste der möglichen Felder ausblenden und die gesamte
Funktionstabelle für benutzerdefinierte Masken einblenden.
Im Folgenden möchte ich Ihnen die nun sichtbar gewordnen Spalten erläutern.
Abbildung 177: Funktionen - benutzerdefinierte Felder
In den Spalten Feldname und Feldtyp finden Sie die Bezeichnung und den Feldtyp wie sie aus
der Liste mögliche Felder übernommen wurden. Diese Daten sind nicht veränderbar.
Spalte
Erklärung
Pflichtfeld: Sie können sich im Rahmen der benutzerdefinierten Masken eigene
Pflichtfelder erstellen. Sie können zwischen den Optionen kein Pflichtfeld
(normales Eingabefeld,
), Pflichtfeld (
erlaubt, Inhalt wird aber angezeigt;
Feld werden nicht gespeichert
dargestellt;
), gesperrtes Feld (keine Eingabe
), Anzeigefeld (die Eingaben in diesem
) und verstecktes Feld (Feld wird nicht
)wählen.
Objektbeziehungsfeld: Wenn das Feld ein Objektbeziehungsfeld ist
(Kettensymbol), so kann hier der Beziehungstyp eingetragen werden. Um diese
Funktion zu aktivieren, müssen Sie bereits bei der Auswahl aus der Liste der
möglichen Felder über einen Klick auf die rechte Maustaste in der Spalte Feldtyp
eine Verknüpfungsmethode angeben. In weiterer Folge kann in der Spalte
Objektbeziehungsfeld der Tabelle ausgewählte Felder der Beziehungstyp
verändert werden. Klicken Sie hierzu die rechte Maustaste über der Spalte
in der Zeile des gewünschten Feldes und wählen Sie den Beziehungstyp.
Schlüsselfeld: Über diese Spalte können Sie eigenen Schlüsselfelder, die zur
Überprüfung der Eindeutigkeit von Datensätzen herangezogen werden sollen,
einführen.
Edit
Editierbarkeit: Über diese Spalte geben Sie an, ob es sich um ein Einfachfeld
(nur eine Eingabe möglich) oder ein Mehrfachfeld handelt.
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A-197
14 Benutzerdefinierte Erfassungsmasken
Spalte
Erklärung
Historienfeld: Hiermit können Sie definieren, ob zu einem Feld eine Historie
mitgespeichert werden soll.
Feldposition: Über diese Spalten geben Sie die x- und y-Position des Feldes an,
an der das Feld in der Maske dargestellt werden soll. Durch das Anordnen und
Verschieben werden die Werte in diesen Spalten automatisch verändert, so dass
Sie hier immer die aktuelle Position ablesen können.
Feldgröße: Über diese Spalten geben Sie die Länge und Höhe des Feldes an.
Bei Größenveränderungen direkt in der Maske werden die Werte in diesen
Spalten automatisch angepasst, so dass Sie hier immer die aktuelle Größe
ablesen können.
Erlaubte Länge: Über diese Spalten geben Sie die Anzahl der erlaubten Zeichen
in der Spalte an. Dabei kann die Zeichenanzahl nicht über die in imdas pro
festgelegte Anzahl hinaus vergrößert werden.
Format:
Über diese Spalte können Sie Berechnungsformeln und
Abhängigkeitskriterien für ein Feld eingeben. Eine detaillierte Beschreibung der
allgemeinen Funktion „Regular Expression“ würde den Rahmen des Handbuches
sprengen.
Informationen
dazu
finden
zB
im
Internet
unter
http://de.wikipedia.org/wiki/Regular_Expression oder http://www.regexlib.com/.
Vorgabewert: Über diese Spalte können Sie für Felder wie Länge oder Breite die
Standardeinheit definieren, die in der benutzerdefinierten Maske angezeigt
werden soll. Wenn Sie für einzelne Datensätze die Einheit des Feldes verändern
wollen, ohne die benutzerdefinierte Maske zu verändern, so klicken Sie im Laufe
der Datenerfassung in der benutzerdefinierten Maske mit der rechten Maustaste
auf das Einheitensymbol und wählen Sie aus dem Popupmenü die gewünschte
Einheit aus. Diese veränderte Einheit gilt nur für den aktuellen Datensatz und
verändert in keiner Weise die benutzerdefinierte Maske an sich.
A-198
imdas pro Benutzerhandbuch
15 Recherche
Die Suche in einmal erfassten Daten sowohl im Rahmen der Datenerfassung aber vor allem
auch im Bereich der Datenverwertung und Weiterverwendung, beispielsweise für
Ausstellungen, ist ein sehr wichtiger Teil der elektronischen Inventarisierung und
Dokumentation. Gerade im Bereich der Datenrecherche stellen elektronische
Verwaltungsmedien eine enorme Erleichterung für den Anwender dar.
Recherche in imdas pro heißt nicht einfach „Suche nach einem Objekt“, sondern bietet Ihnen
eine Vielzahl von unterschiedlichen Möglichkeiten, wie Sie zu Informationen über reine
Objektinformationen hinaus gelangen. Trotz unterschiedlicher Recherchemodi verwenden Sie
in imdas pro zur Datenrecherche immer die gleiche Eingabemaske, was große Vorteile in
Bezug auf Vertrautheit mit der Funktionalität und Handhabung aber auch in Bezug auf
Auswertung des Rechercheergebnisses bringt.
Nach einem Klick auf den Button
öffnet sich die Recherchemaske, deren Funktionen und
Möglichkeiten auf den folgenden Seiten erklärt werden.
Abbildung 178: Recherche
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-199
15 Recherche
Die Recherchemaske besteht aus verschiedenen Teilen:
: Anzeige des Recherchemodus, den Sie
1. Titelzeile
durch Anklicken des entsprechenden Karteireiters gewählt haben.
2. Objekttypenexplorer: Die Recherche in imdas pro kann in mehreren, beliebig
kombinierbaren Objekttypen erfolgen. Im Objekttypenexplorer sehen Sie alle in Ihrer
Datenbank erfassten Objekttypen; neben den Standardtypen (Museumsobjekt,
Konvolut, Bibliographisches Objekt, Medienobjekt, Archivalie) finden Sie in dieser Liste
auch die von Ihnen frei definierten Objekttypen. Durch Anklicken der ObjekttypenKontrollkästchen können Sie die Suche in den Objekttypen aktivieren und
deaktivieren. Wenn ein Objekttyp aktiviert ist, dann heißt das, dass die Suche nach
Objekten dieses Typs erfolgt. Beim Einstieg in die Recherchemaske ist kein Objekttyp
aktiviert; wenn Sie eine Suche ohne Einschränkung auf einen oder mehrere
Objekttypen starten, erfolgt die Recherche über alle Objekttypen.
3. Button: In der Recherchemaske stehen Ihnen einige Buttons zur Verfügung, die Ihnen
die Recherche bzw. deren Definition erleichtern. Näheres dazu im folgenden Kapitel.
4. Recherchemodus: Sie finden in der Recherchemaske fünf Karteireiter (Einfache
Suche, Volltextrecherche, Thesaurussuche, Expertensuche und SQL-Modus), die den
einzelnen Recherchemodi von imdas pro entsprechen. Auf den folgenden Seiten
liefere ich Ihnen dazu Details.
15.1 Recherchebuttons
Button
Erklärung
Trefferanzeige: Wenn Sie eine Recherche durch die Eingabe der
Suchkriterien definiert haben, kann es sein, dass Sie eine sehr lange Liste als
Ergebnis erhalten. Die Anzeige und auch das Durchblättern einer langen
Liste, die vielleicht nicht Ihrem gewünschten Ergebnis entspricht, auf der
Suche nach einem speziellen Objekt kann mitunter zeitraubend und für den
Anwender zermürbend sein. Ich empfehle Ihnen aus diesem Grund, vor der
tatsächlichen Suche über den Button
den Button
zu klicken,
um einen Überblick über die Anzahl der gefunden Objekte zu erhalten. Sie
können dann selbst entscheiden, ob das Suchergebnis für Sie ausreicht, oder
ob Sie eventuell weitere Kriterien eingeben, um das Suchergebnis weiter
einzuschränken.
Recherche starten: Um die Recherche durchzuführen und die Ergebnisliste
in der Objektliste dargestellt zu erhalten, klicken Sie den Button
.
Recherche abbrechen: Dieser Button schließt die Recherchemaske und Sie
gelangen in die Maske zurück, in der Sie den Button
eventuell definierte Recherche wird nicht ausgeführt.
A-200
geklickt haben. Eine
imdas pro Benutzerhandbuch
15 Recherche
Button
Erklärung
Feldauswahl: Sie können über diesen Button jene Felder auswählen, die Sie
in der Objektliste, in der auch Ihr Rechercheergebnis angezeigt wird,
dargestellt haben möchten. Näheres dazu finden Sie in Kapitel 13.1.2.2
„Feldauswahl
“.
Sortierung: Sie können hier einstellen, wie das Rechercheergebnis in der
Objektliste sortiert werden soll. Näheres dazu finden Sie in Kapitel 13.1.2.3.2
„Sortierung durch einen Klick auf
“.
Suchbedingung löschen: Wenn Sie Suchbedingungen erfasst – also eine
Recherche definiert – haben, speichert imdas pro diese Recherche, so dass
Sie beim nächsten Öffnen der Recherchemaske eine vorausgefüllte Maske
sehen. Wenn Sie nun eine neue, völlig unterschiedliche Recherche starten
die Suchbedingungen löschen
wollen, können Sie mit dem Button
und so eine leere Recherchemaske erzeugen.
Im Karteireiter „Expertensuche“ können Sie mit diesem Button jene Zeile
löschen, in der sich der Cursor befindet.
Alle Suchbedingung löschen: Dieser Button steht Ihnen im Karteireiter
Expertensuche zu Verfügung. Sie können mit diesem Button alle
Suchbedingungen löschen und so eine leere Recherchemaske
„Expertensuche“ erzeugen.
Recherche laden: Mit diesem Button können Sie gespeicherte Recherchen
laden. Näheres dazu in Kapitel 15.2 „Speichern/Laden von Recherchen“.
Recherche speichern: Hiermit können Sie definierte Recherchen speichern.
Näheres dazu in Kapitel 15.2 „Speichern/Laden von Recherchen“.
Suchfelder: Mit diesem Button können festlegen, welche Datenfelder in der
Liste der Suchfelder aufscheinen sollen, und so für die Auswertung und
Recherche zur Verfügung stehen. Näheres dazu im Kapitel 15.3 „Button
„Suchfelder““.
Recherchepool wechseln: Mit diesem Button können Sie zwischen Suche in
der Personenverwaltung und Suche in der Objektverwaltung wechseln. Durch
Klicken des Buttons ändern sich die Einstellungen unter den zu durch
suchenden Typen – also von Objekttypen zu Personentypen. Damit einher
gehend stehen Ihnen unterschiedliche Felder zur Auswahl.
15.2 Speichern/Laden von Recherchen
15.2.1 Speichern von Recherchen:
Um definierte Suchbedingungen als Recherche zu speichern, klicken Sie in der
Recherchemaske auf den Button
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. Es öffnet sich folgende Maske:
A-201
15 Recherche
Abbildung 179: Recherche speichern
Unter Recherchename ist ein beliebiger Name einzugeben, oder ein bereits für eine
gespeicherte Recherche vergebener Name auszuwählen. Wird ein bereits vergebener
Recherchename ausgewählt, dann wird diese Recherche durch die aktuelle Recherche
ersetzt. Wird eine bereits gespeicherte Recherche ausgewählt, dann wird unter Letzte
Änderung das Datum angezeigt, zu dem diese Recherche gespeichert wurde.
Über das Kontrollkästchen
können Sie steuern, ob diese Recherche nur Ihnen
oder auch den anderen Benutzern Ihrer Datenbank zur Verfügung steht. Ist das
Kontrollkästchen aktiviert, so bedeutet das, dass auch andere Ihre Recherchen verwenden
können.
15.2.2 Laden von Recherchen:
Wollen Sie die mit
gespeicherten Recherchen wieder laden, um Sie beispielsweise
auszuführen, klicken Sie in der Recherchemaske auf den Button
folgende Maske:
A-202
. Es öffnet sich
imdas pro Benutzerhandbuch
15 Recherche
Abbildung 180: Recherche laden
Sie finden im Bereich Recherchename alle eigenen und alle als Öffentlich markierten
gespeicherten Recherchen. Klicken Sie den Namen in diesem Bereich mit der linken
Maustaste an, um sie zu markieren. Danach können Sie in dieser Maske weitere Details, wie
etwa den Kommentar oder das Datum der letzten Änderung, sehen.
Wenn Sie das Kontrollkästchen
aktivieren, wird die Anzeige im
Bereich „Recherchenamen“ auf Ihre eigenen Recherchen eingeschränkt. Öffentliche
Recherchen sind nicht sichtbar.
Es stehen Ihnen die folgenden Buttons zu Verfügung:
Button
Erklärung
Recherche löschen: Wenn Sie eine gespeicherte Recherche markiert haben,
die Sie selbst gespeichert haben, wird dieser Button aktiviert; dies bedeutet,
dass Sie nur eigene Recherchen löschen können. Wenn Sie die markierte
Recherche tatsächliche löschen wollen, klicken Sie den Button
beantworten Sie die darauf folgende Sicherheitsabfrage mit „OK“.
und
Ausnahme: Der Systemadministrator (SYSADM) darf jede Recherche
löschen.
Recherche ausführen: Wenn Sie eine gespeicherte Recherche ausführen
wollen, klicken Sie diesen Button. Danach werden sowohl die Maske
„Recherche laden“ als auch die Maske „Recherche“ geschlossen und das
Rechercheergebnis in der Objektliste angezeigt.
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A-203
15 Recherche
Button
Erklärung
bewirkt nicht
Recherche anzeigen: Ein Klick auf den Button
gleichzeitig auch das Ausführen der Recherche. Es werden lediglich die unter
dieser Recherche gespeicherten Suchbedingungen in der Recherchemaske
angezeigt. Erst durch einen Klick auf den Button
in der Maske
in der Recherchemaske wird
„Recherche laden“ oder auf den Button
die Recherche tatsächlich ausgeführt. Um die Recherche über den Button
in der Recherchemaske ausführen zu können, müssen Sie die
Maske „Recherche laden“ schließen (Button
).
15.3 Button „Suchfelder“
Um die Liste der zu recherchierenden Felder übersichtlicher zu halten, können Sie die Liste
der Suchfelder für die Karteireiter „Einfache Suche“ und „Expertensuche“ einschränken, indem
Sie über den Button
die Liste aller suchbaren Felder öffnen und dort die
entsprechenden Felder aktivieren oder deaktivieren.
Sie aktivieren bzw. deaktivieren ein Suchfeld, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen
neben der Feldbezeichnung anklicken.
Um auch die von Ihnen definierten Objektauswahlen in die Suche integrieren zu können,
wählen Sie bitte auch den Listeneintrag „Objektauswahl (Text)“ als suchbares Feld aus. Wenn
Sie in weiterer Folge bei der Definition Ihrer Recherche im Feld „Suchfeld“ Objektauswahl
angeben, können Sie innerhalb einer Objektauswahl nach bestimmten Kriterien suchen. Zu
diesem Zeck verknüpfen Sie die Zeile mit dem Suchfeld „Objektauswahl“ mit dem logischen
Operanden „und“.
Beachten Sie bitte den Hinweis, dass Felder, die in roter Schrift dargestellt sind, nicht
deaktiviert werden können, weil sie in einer oder mehreren gespeicherten Recherchen
vorkommen.
Felder in der Spalte
Spalte
beeinflussen die Feldauswahl bei der Objektverwaltung, Felder in der
betreffen die Personenverwaltung.
Eine Änderung des Aktivzustandes wird im Feld „geändert von“ mitgespeichert. Erst durch
einen Klick auf
A-204
werden die Änderungen wirksam.
imdas pro Benutzerhandbuch
15 Recherche
Abbildung 181: Suchfelder definieren
15.4 Anzeige des Suchergebnisses
Wenn Sie eine Suche durch Klicken auf den Button
ausführen, wird as Ergebnis in
können
der Objektliste angezeigt. Über die Listbox
Sie bei jeder Recherche auswählen, welche Felder in der Objektliste angezeigt werden. Wenn
Sie den Eintrag <automatische Auswahl> wählen, werden jene Spalten angezeigt, die als
Feldauswahl für den entsprechenden Objekttyp gewählt wurden.
15.5 Begriffsdefinitionen
Bevor ich Ihnen die einzelnen Recherchemodi erläutere, möchte ich an dieser Stelle Begriffe
definieren, die in den einzelnen Karteireitern und folgenden Beschreibungen immer wieder
vorkommen.
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-205
15 Recherche
15.5.1 Suchfelder
In dieser Listbox werden die Suchfelder, in denen nach dem Suchterm gesucht werden soll,
aus einer vorgegebenen Liste ausgewählt (siehe Kapitel: 15.11 „Suchergebnisse verbessern“).
durchführen (vgl. dazu
Eine Einschränkung dieser Liste können Sie über den Button
Kapitel 15.3 „Button „Suchfelder““).
15.5.2 Suchterm
Als Suchterm wird der Begriff bezeichnet, nach dem gesucht werden soll.
Durch einen Doppelklick in das Eingabefeld „Suchterm“ erhält man eine Liste aller möglichen
Suchbegriffe für das ausgewählte Suchfeld.
Abbildung 182: Mögliche Werte des Suchfeldes
Wenn Sie im Feld „Suchterm“ in der Recherchemaske noch keine Eingabe für einen
Suchbegriff gemacht haben, so erhalten Sie in der Maske „Mögliche Werte des Suchfeldes“
eine vollständige Liste aller möglichen Werte. Eine Einschränkung der Liste können Sie
erreichen, indem Sie beginnen, den gewünschten Begriff im Feld „Suchterm“ dieser Maske zu
schreiben. Wenn Sie Ihre Eingabe für kurze Zeit (ungefähr 1 Sekunde) unterbrechen, werden
Sie feststellen, dass sich die Liste unter „Suchbegriff“ entsprechend Ihren Angaben anpasst.
In der folgenden Maske wurde die Liste der Möglichkeiten durch die Eingabe von „spiel“ immer
weiter eingeschränkt.
Sie können zur Begriffslisteneinschränkung auch den Platzhalter „%“ verwenden, der für
beliebige Zeichen steht. So ist beispielsweise auch die Eingabe „%mpf“ zulässig, um eine
Liste jener Suchbegriffe zu erhalten, die die Zeichenfolge „mpf“ enthalten.
Wollen Sie nach einer durchgeführten Einschränkung dieser Liste wieder alle möglichen
Begriffe angezeigt bekommen, so löschen Sie Ihre Eingabe und tippen Sie das Zeichen „%“ in
das Eingabefeld „Suchterm“.
A-206
imdas pro Benutzerhandbuch
15 Recherche
Abbildung 183: Suchbegriffsliste mit Einschränkung "spiel"
Wie können Sie den Begriff aus der Maske „Mögliche Werte des Suchfeldes“ in die
Recherchemaske übernehmen?
Hierzu haben Sie zwei Möglichkeiten:
1. Markieren Sie den gewünschten Suchbegriff durch einen Klick mit der linken
Maustaste in die entsprechende Zeile und klicken Sie auf den Button
.
2. Machen Sie einen Doppelklick mit der linken Maustaste direkt in die Zeile des
gewünschten Begriffes.
In beiden Fällen wird die Maske „Mögliche Werte des Suchfeldes“ geschlossen und der Begriff
in die Recherchemaske übernommen.
Wenn Sie keinen speziellen Begriff in der Liste der Suchbegriffe markiert haben und den
Button
klicken, wird der erste Begriff der dargestellten möglichen Suchbegriffe in die
Recherchemaske übernommen.
15.5.3 Trunkierung
Der Begriff „Trunkierung“ bedeutet Abschneiden. So werden bei Aktivierung des
Kontrollkästchens auch Wörter gesucht, die den Suchbegriff am Beginn enthalten. Das
Aktivieren des Kästchens „Trunkierung“ bewirkt dasselbe wie die Angabe des Zeichens „%“
nach dem Suchbegriff.
zB: Bei einer Eingabe von Haus wird auch Hausbau, hausieren, Hausmeister usw. gesucht.
NICHT gefunden werden Wörter wie Hochhaus, Häuser, Behausung usw.
Siehe auch Kapitel 15.11 “Suchergebnisse verbessern“.
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A-207
15 Recherche
15.5.4 Verknüpfungen
Sie können, um Ihr Suchergebnis einzuschränken, auch verschiedene Suchbedingungen
miteinander verknüpfen.
Es stehen Ihnen mehrere Verknüpfungsmethoden zur Verfügung:
1. UND: Diese Verknüpfung bedeutet, dass alle Kriterien zugleich erfüllt sein müssen.
Auch wenn nur eines von mehreren Suchkriterien nicht erfüllt ist, ist das Suchergebnis
leer.
Beispiel: Um nach allen Sesseln aus Holz der Firma Thonet zu suchen, ist folgende
Eingabe zu machen:
Suchfeld: Objektname Suchterm: Sessel
UND
Suchfeld: Material
Suchterm: Holz
UND
Suchfeld: Hersteller
Suchterm: Thonet
2. UND NICHT: Die Verknüpfung „UND NICHT“ heißt, dass jene Bedingung, die mit
„UND NICHT“ dazu verknüpft wird, nicht erfüllt sein darf.
Beispiel: Um nach allen Sesseln zu suchen, die nicht aus Holz bestehen, ist folgende
Eingabe zu machen:
Suchfeld: Objektname Suchterm: Sessel
UND NICHT
Suchfeld: Material
Suchterm: Holz
3. ODER: Eine Recherche liefert bei einer ODER-Verknüpfung alle Objekte als Ergebnis,
die mindestens eines der gewählten Kriterien erfüllt.
Beispiel: Um nach allen Sesseln und Tischen einer Sammlung zu suchen, ist folgende
Eingabe zu machen:
Suchfeld: Objektname Suchterm: Sessel
ODER Suchfeld: Objektname Suchterm: Tisch
Werden keine Verknüpfungen ausgewählt, dann werden die Sucheingaben mit UND verknüpft.
15.6 Einfache Suche
Die einfachste und rascheste Art, Suchkriterien zu definieren und so die Liste der Objekte
einzuschränken, erfolgt im Karteireiter „Einfache Suche“.
A-208
imdas pro Benutzerhandbuch
15 Recherche
Abbildung 184: Einfache Suche
Die zuletzt eingegebenen Suchkriterien werden beim nächsten Aufruf der einfachen Suche als
Vorschlag in der Recherchemaske angezeigt. Sie können diese Vorschläge selbstverständlich
jederzeit überschreiben.
Als Besonderheit wird hier in Zusammenhang mit der „Einfachen Suche“ den Button
näher erläutert.
15.6.1 Objektverknüpfungen
Es ist in imdas pro nicht nur möglich den ausgewählten Objekttypen an sich als Suchkriterium
zu definieren, sondern eine unter den Objekttypen definierte Hierarchie ebenfalls in die
Kriterien zu integrieren.
Die folgende Abbildung zeigt die möglichen Ausprägungen dieser Objekttypenverknüpfung:
Abbildung 185: Objektverknüpfungen
Eine mögliche und leicht verständliche Objekttypenhierarchie ist beispielsweise die Beziehung
Objekt <-> Konvolut. Diese Beziehung aus Sicht des Objektes lautet: Das Objekt ist Teil des
Konvoluts; also ist das Konvolut eine Hierarchiestufe über dem Objekt.
Wir gehen nun von der Annahme aus, dass Sie in Ihrem Datenbestand mehrere Objekte
haben, deren Objektbezeichnung das Wort „Untertasse“ enthalten; weiters enthält Ihr
Datenbestand ein Konvolut mit der Objektbezeichnung „Service“. Eine Untertasse des
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-209
15 Recherche
Bestandes mit der Objektbezeichnung „Untertasse 10 cm“ wurde in der Beziehungsmaske
(
) als Teil des Konvoluts „Service“ definiert.
Wenn Sie nun in der Recherchemaske das Kontrollkästchen „Museumsobjekt“ aktivieren, im
Feld „Suchfelder“ das Feld „Objektbezeichnung“ auswählen und im Feld Suchterm den Begriff
„Untertasse%“, so wird Ihnen imdas pro, wenn Sie die Option
gewählt habe, alle
Museumsobjekte als Ergebnis liefern, deren Objektbezeichnung „Untertasse“ enthält.
Wenn Sie nun statt
die Option
wählen, so lässt sich die Suche folgendermaßen
übersetzen: Suche jene Objekte, deren über die Funktion
als „Teil von“ verknüpfte
Unterobjekte die Objektbezeichnung „Untertasse“ haben. Diese Suche wird also genau das
Konvolut „Service“ als Ergebnis bringen, in dem oben erwähnte „Untertasse 10 cm“ als Teil
von spezifiziert worden ist. Die Option
und
bedeuten, dass die Objektbezeichnung
„Untertasse“ zwei bzw. drei Hierarchieebene unter dem zu suchenden Objekt vorkommen
müssen. Wenn zB bei unserer „Untertasse 10 cm“ noch ein „Teil von“ mit der
Objektbezeichnung „Untertasse 5 cm“ spezifiziert wurde, würde das Ergebnis der Suche mit
„Untertasse 5“ und der Option
auch wieder unser Konvolut „Service“ als Ergebnis liefern.
Die Optionen
,
und
liefern jeweils die Objekte der darunter liegenden
Hierarchiestufen als Ergebnis. Für unser Beispiel heißt das folgendes: Wenn Sie das
Kontrollkästchen für den Objekttyp „Konvolut“ aktivieren und als Objektbezeichnung „Service“
angeben; und wenn Sie weiters die Option
wählen, so wird Ihnen als Ergebnis unsere
„Untertasse 10 cm“ geliefert werden. Haben Sie die Option
„Untertasse 5 cm“ als Suchergebnis.
gewählt, so erhalten Sie die
15.7 Volltextrecherche
Unter Volltextrecherche versteht man die Suche nach einem Suchbegriff über alle Datenfelder
hinweg. Das bedeutet, Sie müssen nicht wissen, in welches Datenfeld der gewünschte
Suchbegriff erfasst wurde, um das Suchergebnis entsprechend einschränken zu können. Da
über alle Datenfelder hinweg gesucht wird, wird das Suchergebnis dieses Recherchemodus’
am umfangreichsten ausfallen und mitunter kann die Suche daher auch zeitaufwendig sein.
Um diese Suche richtig durchführen zu können, ist es notwendig, dass in regelmäßigen
Abständen die Volltextrecherchendatenbank aktualisiert wird.
Die Aktualisierung kann auf verschiedene Arten erfolgen:
1. Aktivieren Sie unter dem Menüpunkt Datei - Optionen im Karteireiter Recherche
das Kontrollkästchen
dazu Kapitel 7.6.3 „Recherche“ ab Seite A-51.
(siehe
2. Markieren Sie in der Objektliste jene Objekte, die Sie in die
Volltextrecherchedatenbank aufnehmen wollen. Bewegen Sie den Mauszeiger
über eine markierte Zeile und drücken Sie die rechte Maustaste. Im aufgehenden
Popup-Menü wählen Sie den Punkt
A-210
.
imdas pro Benutzerhandbuch
15 Recherche
3. Aktivieren
Sie
unter
Datenbankoptimierung
dem
Menüpunkt
das
Datenbankadministration
/
Kontrollkästchen
und führen Sie die Optimierung aus.
Abbildung 186:Volltextrecherche
Durch einen Doppelklick im Feld „Suchterm“ erhalten Sie eine Liste aller Einträge der
Volltextrecherchendatenbank.
15.8 Thesaurussuche
Unter Thesaurussuche versteht man die Suche nach Objekten, bei deren Beschreibung der
angegebene Thesaurusbegriff zur Beschlagwortung, also näheren Beschreibung, verwendet
wurde.
Abbildung 187: Thesaurussuche
Standardmäßig erfolgt bei der Thesaurussuche die Suche immer nach jenen Objekten, bei
denen direkt der angegebene Begriff zur Beschlagwortung herangezogen wurde. Durch die
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-211
15 Recherche
Aktivierung und Deaktivierung der folgenden Kontrollkästchen kann die Suche jedoch noch
detaillierter spezifiziert werden.
: Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird auch nach jenen Objekten
gesucht, bei denen einer der Unterbegriffe des angegebenen Begriffes für die
Beschlagwortung verwendet wurde.
: Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird nach Objekten
gesucht, bei denen der angegebene Begriff im Thesaurus unter den Begriffsverweisen
(Synonymen) gespeichert wurde.
: Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, dann wird zwischen
Groß- und Kleinbuchstaben unterschieden. Dh., bei der Suche wird die von Ihnen gewählte
Schreibweise mitberücksichtigt. Eine Suche zB: nach "Haus“ und "HAUS“ liefert
unterschiedliche Suchergebnisse.
Auch in der Thesaurussuchmaske finden Sie neben dem Feld „Suchterm“ den Button
, um
direkt in den Thesauri nach gültigen Begriffen zu suchen. Details dazu finden Sie im Kapitel
13.2.3.1 „Thesaurusbegriff anzeigen
“ ab Seite A-145.
15.9 Expertensuche
Mit der Expertensuche ist eine noch detailliertere Spezifikation Ihrer Recherche möglich. So
können Sie zB nach allen Eingabefeldern zu suchen, die leer sind. Wählen Sie dazu in der
Spalte Suchfeld die Feldbezeichnung aus nach der gesucht werden soll (zB Inventarnummer)
und setzen Sie in der Spalte den Operator auf IS NULL.
Abbildung 188: Expertensuche
Auch in der Expertensuche können Sie über die Spalte „Und/Oder“ mehrere Suchkriterien
miteinander verbinden und so Ihr Suchergebnis weiter einschränken als bei der Eingabe nur
einer Suchbedingung, also einer Zeile.
Zusätzliche wird hier, ebenso wie in der „Einfachen Suche“, die Suche entsprechend einer
erfassten Objektverknüpfung über den Button
A-212
in der Spalte
ausgeführt. Die
imdas pro Benutzerhandbuch
15 Recherche
Bedeutung dieser Eingabe wird im Kapitel 15.6.1 „Objektverknüpfungen“ ab Seite A-209
erläutert.
Es stehen Ihnen auch bei der Expertensuche – ähnlich wie bei der Thesaurussuche die
Kontrollkästchen Groß/Kleinschreibung, Baumsuche und Synonymsuche zur Verfügung. Die
Kontrollkästchen Baumsuche und Synonymsuche haben allerdings nur dann Auswirkung auf
Ihre Suche und Ihr Suchergebnis, wenn Sie über „Suchfeld“ ein Thesaurusfeld in Ihre Suche
eingebunden haben. Die Angaben in diesen Kontrollkästchen beziehen sich immer auf die
Zeile, in der Sie die Kästchen aktiviert bzw. deaktiviert haben. Standardmäßig sind sie
deaktiviert.
15.9.1 Erklärung der Operatoren
Den Operatoren kommt bei dieser Suche große Bedeutung zu, da über die Operatoren
angegeben wird, wie in den gewählten Suchfeldern nach dem Suchterm gesucht wird. Sie
finden daher in der folgenden Tabelle eine detaillierte Beschreibung Ihrer Bedeutung und
Auswirkung auf Ihre Suche.
Operator
Erklärung
=
Gleich: Hier wird exakt nach dem jeweiligen Begriff der unter Suchterm
eingegeben wurde gesucht. Trunkierung ist nicht erlaubt. Eingegebene
Platzhalter (%, _ ) werden als Zeichen gesucht.
!=
Ungleich: Es wird nach Begriffen gesucht die ungleich dem eingegebenen
Begriff sind. Trunkierung ist nicht erlaubt.
> >= < <=
Sucht nach Begriffen die größer „>“, größer gleich „>=“, kleiner „<“ und
kleiner gleich „<=“ zum eingegebenen Suchterm sind. Diese Operatoren
können nicht nur für reine Zahlenfelder (zB Stück) verwendet werden,
sondern auch für Textfelder und Datumsfelder. Bei Textfeldern erfolgt der
Vergleich Zeichen für Zeichen.
LIKE
Diese Suche verhält sich so wie die Suche mit dem Operator Gleich.
Jedoch ist in diesem Fall die Trunkierung (%, _) erlaubt. Mit LIKE kann nur
in Textfeldern gesucht werden.
NOT LIKE
Es werden alle Objekte gefunden, die den angegebenen Begriff nicht
enthalten. Trunkierung ist erlaubt. Suche nur in Textfeldern.
IS NULL
Sucht nach Objekten bei denen in einfachen Eingabefeldern (zB Stück,
Objektbezeichnung, Eingangsart ...) keine Einträge gemacht wurden. Leere
Mehrfachfelder wie Personen, Voreigentümer, Beschriftungen usw. können
nicht gesucht werden. Das Feld Suchterm bleibt leer. Ein eventueller
Eintrag in die Spalte Suchterm wird ignoriert.
IS NOT NULL
Sucht nach allen Objekten bei denen das ausgewählte Feld nicht leer ist.
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A-213
15 Recherche
Operator
Erklärung
IN
Mit diesem Operator können Sie eine Liste von Begriffen angeben, nach
denen gesucht werden soll. Z.B:
Suchfeld: Stück
Operator: IN
Suchterm: 1,2,3,4
Diese Suche sucht nach allen Objekten, die im Feld Stück 1 oder 2 oder 3
oder 4 eingetragen haben. Für Textfelder geben Sie einfach folgendes ein:
Suchfeld: Eingangsart
Operator: IN
Suchterm: Kauf, Leihgabe, Schenkung
Es kann auch nach Datumsfeldern gesucht werden, in dem Sie als
Suchterm zB 5.9.2000 eingeben.
Wichtig ist, dass Sie als Trennzeichen das Komma verwenden, und
zwischen den einzelnen Begriffen KEINE Leerzeichen einfügen. Ebenso ist
das Verwenden von Platzhalterzeichen/Trunkierungszeichen nicht erlaubt,
bzw. wenn Sie ein % Zeichen in die Liste einfügen, wird nach dem Zeichen
im Feld gesucht und nicht trunkiert. Die Suche mit dem Operator IN verhält
sich so, als ob Sie eine ODER Suche ohne Trunkierung durchführen
würden:
Suchfeld: Stück
Operator: IN
Suchterm: 1,2,3
entspricht:
Suchfeld: Stück
Operator: =
Suchterm: 1
ODER
Suchfeld: Stück
Operator: =
Suchterm: 2
ODER
Suchfeld: Stück
Operator: =
Suchterm: 3
Verwendung für alle Felderarten (Datum, Nummer, Text) mit Ausnahme der
Memofelder.
A-214
imdas pro Benutzerhandbuch
15 Recherche
Operator
Erklärung
NOT IN
Funktioniert genau so wie IN (s.o.), wobei alle Objekte gefunden werden,
die die Begriffe in der Bedingung NICHT enthalten.
Verwendung für alle Felderarten (Datum, Nummer, Text) mit Ausnahme der
Memofelder.
BETWEEN
Suchfeld: Eingangsdatum
Operator: BETWEEN
Suchterm: 1.1.1990,1.1.2000
Findet alle Objekte deren Eingangsdatum zwischen 1.1.1990 und 1.1.2000
liegen, wobei das angegebene Beginndatum und Enddatum NICHT mit
gefunden werden.
Verwendung für alle Felderarten (Datum, Nummer, Text) mit Ausnahme der
Memofelder
Suchfeld: Objektbezeichnung
Operator BETWEEN
Suchterm: A,D
Findet alle Objekte die mit B oder C beginnen. Platzhalterzeichen (%, _ )
werden als Zeichen gesucht und nicht als Trunkierungszeichen verwendet.
Hinweis: Es ist nur erlaubt 2 Begriffe zu verwenden (Start und Endwert). Als
Trennzeichen dient wieder das Komma, wobei wiederum kein Leerzeichen
nach dem Komma eingefügt werden darf. Wird doch ein Leerzeichen
eingefügt, so wird dieses in die Suchbedingung mit eingebaut (dh. das
Leerzeichen wird mitgesucht).
Die Suche mit dem Operator BETWEEN kann durch eine Größer-/KleinerSuche ersetzt werden:
Suchfeld: Stück
Operator: BETWEEN
Suchterm: 1,4
entspricht:
Suchfeld: Stück
Operator: >
Suchterm: 1
UND
Suchfeld: Stück
Operator: <
Suchterm: 4
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A-215
15 Recherche
15.10 SQL-Modus
In dieses Eingabefenster kann die WHERE - Bedingung für ein SQL-Statement eingegeben
werden. Die Suche in diesem Fenster setzt detaillierte SQL-Kenntnisse voraus; eine
detaillierte Beschreibung und Erläuterung der Datenbankabfragesprache SQL würde aber den
Rahmen des Handbuches sprengen und zudem am Ziel dieses Handbuches, Ihnen einen
raschen und einfachen Umgang mit imdas pro zu ermöglichen, vorbei gehen.
15.11 Suchergebnisse verbessern
Was können Sie tun, wenn die Anzahl der Suchergebnisse zu groß ist?
•
Wenn Sie eine Suche im Recherchemodus „Volltextsuche“ durchgeführt haben, und
das Suchergebnis zu groß ist, wechseln Sie von der Volltextrecherche zur Einfachen
Suche. In der Volltextrecherche wird in allen Eingabefeldern nach den Suchbegriffen
gesucht, daher ist das Ergebnis einer Volltextrecherche meist wesentlich
umfangreicher und dementsprechend ungenauer.
•
Machen Sie mehrere Sucheingaben, die Sie mit "UND“ oder "UND NICHT“
verknüpfen. Je mehr Suchbegriffe Sie eingeben, desto genauer und kleiner wird das
Suchergebnis sein. Die Verknüpfung mit „UND“ bzw. „UND NICHT“ bedeutet, dass
alle Suchkriterien erfüllt sein müssen. Sie erreichen dadurch eine Einschränkung,
wohingegen eine Verknüpfung mit „ODER“ eine Ausweitung des Suchergebnisses mit
sich bringt, da entweder die eine oder die andere Bedingung erfüllt sein kann.
Beispiel: Die Volltextrecherche nach Sessel liefert zu viele Einträge. Wählen Sie die Einfache
Suche. Geben Sie als Objektbezeichnung Sessel, als Material Holz und als Hersteller Thonet
ein und verknüpfen Sie diese Suchterme mit UND. Danach werden alle Sessel aus Holz vom
Hersteller Thonet gefunden.
Was können Sie tun, wenn keine Suchbegriffe gefunden wurden?
•
Kontrollieren Sie, ob das Kontrollkästchen "Groß-/Kleinschreibung“ (siehe 15.8
„Thesaurussuche“) deaktiviert ist.
•
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Trunkierung“ (siehe 15.5.3 „Trunkierung“), um
auch Wörter zu finden, die den Suchbegriff am Beginn enthalten.
•
Kontrollieren Sie, ob sich die Verknüpfungen (UND, UND NICHT) nicht widersprechen.
Die Suche nach zB
UND
Suchfeld Objektbezeichnung
Suchterm Sessel
Suchfeld Objektbezeichnung
Suchterm Tisch
wird keine Ergebnisse liefern, da ein Möbelstück normalerweise nicht zugleich ein
Tisch UND ein Sessel sein kann.
•
Wechseln Sie zur Volltextrecherche, wenn Sie nicht sicher sind, in welchem
Eingabefeld Ihre Suche stattfinden soll.
Wie können Sie die Dauer einer Suche verkleinern?
A-216
•
Verwenden Sie bei der Suche keine Linkstrunkierung (zB: %haus).
•
Versuchen Sie durch Verfeinern Ihrer Suchbedingungen, das Suchergebnis zu
verkleinern.
imdas pro Benutzerhandbuch
15 Recherche
15.12 Spezielle Funktionen als Hilfe bei der
Recherche
15.12.1 Funktion „Heute“
Diese Funktion steht Ihnen in den Karteireitern „Einfache Suche“ und „Expertensuche“ zu
Verfügung.
In Datumsfeldern können Sie die Funktion "Heute" verwenden, um Termine zB für den
Leihverkehr zu kontrollieren. Wenn Sie alle Objekte finden möchten, die im Feld „Verliehen
bis“ ein Datum kleiner Heute haben und das Feld „Zurück am“ noch leer ist, können Sie das
mit folgender Expertensuche durchführen:
Abbildung 189: Funktion "Heute"
Anstelle des Wortes „Heute“ setzt imdas pro nun immer das aktuelle Datum ein. Speichern Sie
nun diese Recherche und verwenden Sie sie dazu, um mit einem Mausklick zB im
Aufgabenbereich stets die noch überfälligen Objekte zu ermitteln, ohne das aktuelle Datum
per Hand eintragen zu müssen.
Abbildung 190: Recherche "Heute" im Aufgabenbereich
15.12.2 Verwendung von „Objektauswahl“
Sie können bei der „Einfachen Suche“ und der „Expertensuche“ als Suchfeld auch das „fiktive“
Suchfeld „Objektauswahl“ verwenden. „Fiktiv“ deshalb, weil dieses Feld als echtes Feld in der
imdas pro Anwendung ja nicht existiert. Sie fragen sich nun, warum Sie dieses Feld eigentlich
verwenden sollten?
Wenn Sie sich eine Objektauswahl beispielsweise für eine Ausstellung zusammengestellt
haben, kann es doch vorkommen, dass Sie innerhalb dieser Ausstellungsobjekte nach ganz
bestimmten Objekten zB nach allen „Tassen“ suchen möchten. Um dies auch tatsächlich
durchführen zu können, wählen Sie also einfach im Feld „Suchterm“ in den
Recherchekarteireitern das Suchfeld „Objektauswahl“ aus. Jetzt können Sie den Namen der
Objektauswahl unter „Suchterm“ eingeben, sodass beim Ausführen der Recherche die Suche
automatisch auf die Objekte der Objektauswahl eingeschränkt ist. Selbstverständlich können
Sie auch für dieses „fiktive“ Feld die Doppelklick-Funktion im Feld „Suchterm“ verwenden, um
aus einer Liste aller von Ihnen erstellen Objektauswahlen die gewünschte auszuwählen.
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A-217
16 Objektauswahl
Es wird auf die Funktion der Objektauswahl etwas spezieller und detaillierter eingegangen, da
in imdas pro viele Funktionen auf der Festlegung einer Objektauswahl aufbauen. Überall dort,
wo Funktionen auf ein Bündel von Objekten angewandt werden soll, verlangt imdas pro von
Ihnen, dass Sie diese Objekte zuerst in einer Objektauswahl zusammenfassen. Dies ist
notwendig, um die Objekte für eine Funktion auszuwählen und so identifizieren zu können.
Was ist eine Objektauswahl?
Ich möchte an dieser Stelle meine Definition des Kapitels 2.7.3 „Objektauswahl“ wiederholen:
Unter Objektauswahl versteht man das abgespeicherte Ergebnis einer Recherche. Das heißt,
die Objekte, die als Ergebnis einer Recherche ermittelt wurden, werden als kleine
„Untermenge“ des Datenbestandes zusammengefasst und diese Liste unter einem eigenen
Namen abgespeichert.
16.1 Funktionen der Objektauswahl
Mit der Funktion Objektauswahl laden und Objektauswahl speichern können Sie beliebige
Objekte zu einer Objektauswahl zusammenfassen. Wenn Sie zB eine Ausstellung planen,
können Sie alle Objekte dieser Ausstellung mit mehreren Recherchen zu einer Objektauswahl
zusammenfassen, und diese danach weiter bearbeiten (zB Listen ausdrucken...)
Sie finden die detaillierte Beschreibung dieser Funktionen in Kapitel 13.1.2.5 „Objektauswahl“
auf Seite A-123ff.
16.2 Standorte zuordnen
Diese Funktion dient dazu um Objekte, die zB für eine Ausstellung den Standort wechseln,
diesen neuen Standort automatisch zuweisen zu lassen. Das Zuordnen von Standorten basiert
immer auf einer Objektauswahl. Dh., vor einer Zuordnung von Standorten sind die Objekte an
Hand von einer oder mehreren Recherchen zu einer Objektauswahl zusammenzufassen.
Folgende zwei Arten der Standortzuordnung sind möglich:
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A-219
16 Objektauswahl
16.2.1 Zuordnen des aktuellen Standortes
Funktion:
Der Standort beim aktuell geöffneten Objekt wird für alle Objekte der Objektauswahl
übernommen.
Vorgehensweise:
1) Fassen Sie alle Objekte, denen ein neuer Standort zugewiesen werden soll, in einer
Objektauswahl zusammen.
2) Geben Sie bei einem Objekt den neuen Standort (siehe dazu Kapitel 13.2.7.1.2
„Eingabe des Standortes des Objektes“ - Die eigentliche Standorterfassung ab
Seite A-165) ein, und speichern Sie diesen.
3) Klicken Sie anschließend in der Maske „Standort“ auf den
Button.
4) Wählen Sie in der Liste „Objektauswahl Name“ die Objektauswahl aus, bei der der
Standort der Objekte geändert werden soll.
5) Wählen Sie unter „Folgende Aktion ausführen“ den Punkt „Aktuellen Standort
übernehmen“ aus, und klicken Sie auf den Button „Zuordnen“.
6) Nach einer Sicherheitsabfrage werden die Standorte aller Objekte der jeweiligen
Objektauswahl geändert.
Hinweise:
Beim automatischen Zuordnen von Standorten, wird die Standortänderung in der
Standorthistorie vermerkt. Ein Abbrechen der Funktion Zuordnung von Standorten ist jederzeit
möglich, schon geänderte Standorte bleiben jedoch erhalten. Ein Rückgängig machen der
Standortänderung ist nicht möglich. Wurde beim aktuell geöffneten Objekt kein Standort
eingegeben, dann werden bei der Zuordnung von Standorten auch alle Standorte der
ausgewählten Objekte gelöscht.
16.2.2 Zuordnen des Dauerstandortes
Funktion:
Nach einer Ausstellung kann man den Objekten in der Objektauswahl wieder den
Dauerstandort (= ständigen Standort) zuweisen. Damit das Zuweisen des Dauerstandortes
möglich ist, muss man in der Maske Standort (siehe Die eigentliche Standorterfassung) einen
Dauerstandort festlegen. Der Standort von Objekten, die keinen Dauerstand zugewiesen
bekommen haben, bleibt unverändert.
Vorgehensweise:
1) Legen Sie bei den jeweiligen Objekten einen Dauerstandort fest.
2) Fassen Sie alle Objekte, denen der Dauerstandort zugewiesen werden soll, in
einer Objektauswahl zusammen.
3) Öffnen Sie bei einem beliebigen Objekt die Standortmaske. Da der
Dauerstandort für jedes Objekt individuell festgelegt werden kann, muss es
sich dabei nicht um ein Objekt aus der Objektauswahl handeln.
4) Klicken Sie anschließend in der Maske „Standort“ auf den
A-220
Button.
imdas pro Benutzerhandbuch
16 Objektauswahl
5) Wählen Sie in der Liste „Objektauswahl Name“ die Objektauswahl aus, bei der
der Standort der Objekte auf den Dauerstandort geändert werden soll.
6) Wählen Sie unter „Folgende Aktion ausführen“ den Punkt „Zurücksetzen auf
Dauerstandort“ aus, und klicken Sie auf den Button „Zuordnen“.
7) Sie erhalten nun eine Abfrage, bei der die Anzahl der Objekte, die auf den
Dauerstandort zurückgesetzt werden können, und die Anzahl der Objekte, bei
denen der Standort nicht geändert werden kann, angezeigt wird.
8) Klicken Sie auf OK, um die Änderung durchzuführen, oder auf Abbrechen, um
keine Änderung durchzuführen.
Hinweise:
Nur bei den Objekten, die in der Maske Standort auch einen Dauerstandort zugewiesen
bekommen haben, wird der Standort auf den Dauerstandort verändert. Alle anderen Objekte
bleiben unverändert. Diese Funktion kann jederzeit durch einen Klick auf den Abbrechen
Button gestoppt werden. Bereits zugewiesene Standorte bleiben jedoch erhalten. Wird diese
Funktion mehrmals aufgerufen, dann erfolgen auch mehrfache Einträge in der
Standorthistorie.
16.3 Leihvertrag zuordnen
Diese Funktion erleichtert es, eine Leihe mehreren Objekten zuzuordnen. Alle Aktionen, die
Sie in dieser Maske durchführen können, basieren immer auf einer zuvor erstellten
Objektauswahl.
Um in die Maske „Leihvertrag zuordnen“ zu gelangen, müssen Sie in die Maske Leihverkehr
(siehe Kapitel B.11.1 „Leihverkehr“) wechseln und auf den Button „Leihvertrag zuordnen“
klicken. Dieser Button ist nur dann aktiviert, wenn im aktuellen Leihvertrag die
Leihvertragsnummer ausgefüllt und gespeichert wurde und Ihnen in der Benutzerverwaltung
das Recht „Leihvertrag zuordnen“ erteilt wurde.
Folgende Schritte sind dazu notwendig:
Füllen Sie eine Leihverkehrsmaske für ein Objekt aus. Dabei ist es wichtig, dass Sie eine
eindeutige Leihvertragsnummer vergeben. Alle weiteren Schritte beziehen sich im
Folgenden auf diese Leihvertragsnummer.
Erstellen Sie mit Hilfe der Objektauswahl eine Liste aller Objekte, die ebenfalls zur selben
Leihe gehören sollen.
Klicken Sie nun auf den Button
“.
Es öffnet sich nun eine Maske „Leihvertrag zuordnen“.
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A-221
16 Objektauswahl
Abbildung 191: Leihvertrag zuordnen
Hier können Sie nun die Felder, die aus der Maske Leihverkehr übernommen werden sollen,
an- bzw. wegklicken (Folgende Felder übernehmen).
Wählen Sie nun die Objektauswahl aus, die Sie für diese Leihe zusammengestellt haben, und
klicken Sie auf den Button
Objektauswahl zu ändern.
, um die Leihvertragsdaten der Objekte der
Sie sehen nun eine Anzeige, in der der aktuelle Stand der Zuordnung angezeigt wird.
Wenn die Zuordnung abgeschlossen ist, erhalten Sie die Meldung: „Zuordnung Leihverkehr
abgeschlossen!“.
Hinweise:
Sie können die Zuordnung des Leihverkehrs jederzeit durch einen Klick auf den Button
„Abbrechen“ beenden. Bereits durchgeführte Zuordnungen bleiben jedoch erhalten.
Durch das An- bzw. Wegklicken von Feldern können Sie festlegen, welche Feldinhalte für alle
Objekte der Objektauswahl übernommen werden sollen. Die nicht ausgewählten Felder
können bei Bedarf für jedes Objekt individuell ergänzt werden.
Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie zumindest die Leihvertragsnummer und ein
beliebiges weiteres Feld in der Maske Leihverkehr ausfüllen und aus der Liste „Folgende
Felder übernehmen“ auswählen.
Sie können diese Funktion auch mehrmals hintereinander ausführen lassen. Dabei wird an
Hand der Leihvertragsnummer entschieden, ob ein bereits vorhandener Leihvertrag
aktualisiert werden muss, oder ob ein neuer Leihvertrag angelegt wird.
Falls Sie ein Feld aus der Maske Leihverkehr unter „Folgende Felder übernehmen“
auswählen, in dem kein Eintrag steht, dann wird bei allen Objekten zu dieser Leihe dieses
Feld gelöscht. Auf diese Weise lassen sich einzelne Feldinhalte in der Leihverkehrsmaske bei
allen Objekten der jeweiligen Objektauswahl wieder löschen. Wird der Inhalt eines der
ausgewählten Felder geändert, ändert sich ebenfalls der Inhalt der anderen Objekte dieser
Objektauswahl.
A-222
imdas pro Benutzerhandbuch
16 Objektauswahl
Löschen:
Sie können auch mehrere Leihverträge zugleich löschen, falls Sie diese zB aus Versehen den
falschen Objekten zugeordnet haben sollten. Gehen Sie hierbei nach den gleichen Schritten
wie oben vor, und klicken Sie zum Schluss auf den Löschen Button. Bevor die Leihverträge
gelöscht werden, erhalten Sie noch eine Sicherheitsabfrage.
Bitte beachten Sie, dass das Löschen von Leihverträgen nicht mehr rückgängig gemacht
werden kann!
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A-223
17 Media - Modul
Mit dem Media - Modul können Sie elektronische Bilddateien einfach und effizient verwalten.
Sie können mit wenigen Schritten Objektdaten und Bilddaten zueinander in Beziehung setzen
und so sehr rasch die erforderlichen Links zwischen Objekt und Bild erstellen, ohne in die
Detailansicht jedes Objektes zu wechseln. Bilddateien, die noch keinen entsprechenden
Datensatz in imdas pro haben, sprich noch nicht in imdas pro erfasst wurden, können direkt
vom Media - Modul nach imdas pro integriert werden.
Als weiteres Detail lässt sich direkt aus imdas pro heraus eine Digitalkamera ansprechen und
so Bilder „online“ in imdas pro integrieren.
Wie gelangen Sie zum Media - Modul?
Sie haben drei Möglichkeiten, zum Media - Modul zu gelangen:
1. Klicken Sie in der Funktionsleiste von imdas pro auf den Button
.
2. Wählen Sie den Menüpunkt Module und den Untermenüpunkt IMDAS-Media
Komponente öffnen.
3. Wenn Sie sich direkt bei einem Objektdatensatz befinden, und in der Buttonzeile den
Button
klicken, öffnet sich das Media – Modul. Es werden die Bilddateien, die
zum aktuellen Objektdatensatz verknüpft wurden, im Media – Modul angezeigt.
Bitte beachten Sie, dass Sie für das Funktionieren des Meida - Moduls das Betriebssystem
Windows 2000, XP oder höher benötigen.
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A-225
17 Media - Modul
17.1 Erscheinungsbild und Menüfunktionen
Nachdem Sie das Media - Modul gestartet haben, öffnet sich folgende Maske:
Abbildung 192: Bildschirm - IMDAS-Media
Die Bildschirmmaske teilt sich vier Bereiche:
1. Menüzeile und Buttonleiste
2. Ordnernavigationszeile
3. Bildanzeigefenster
4. Serverinformationsbereich
17.1.1 Menüzeile und Buttonleiste
Über die Menüzeile und Buttonleiste können Sie alle Funktionen des Media - Moduls aufrufen.
Abbildung 193: Menüzeile - Media - Modul
Die folgende Tabelle enthält eine Auflistung und Beschreibung der IMDAS-Media Menüpunkte
und Untermenüpunkte:
Menüpunkt
Untermenüpunkt
Beschreibung
Schließen
Schießen des Media - Moduls
Optionen
Markiert alle Elemente in der
Thumbnailvorschau.
Datei
Einstellungen
A-226
imdas pro Benutzerhandbuch
17 Media - Modul
Menüpunkt
Untermenüpunkt
Beschreibung
Dateitypen
Alle ausgewählten Elemente der
Thumbnailvorschau
werden
ausgeschnitten
und
in
die
Zwischenablage kopiert.
Hilfe
Öffnet die Online-Hilfe
Media – Modul.
Info
Gibt Information über das Media Modul.
?
zum
Informationen und Beschreibung zur Buttonzeile des Media - Moduls finden Sie in Kapitel 17.2
„IMDAS-Media: Bedeutung der Buttons“ ab Seite A-230.
Abbildung 194: Buttonleiste - IMDAS-Media
17.1.1.1 Einstellungen – Optionen
Nach Auswahl des Untermenüpunktes „Optionen“ erhalten Sie folgendes Dialogfenster:
Abbildung 195: Einstellungen – Optionen
Im Karteireiter „Remote Capture“ legen Sie jene Einstellungen fest, die benötigt werden, um
einen digitalen Fotoapparat direkt von imdas pro aus über die Tastatur anzusprechen. Hierzu
müssen Sie im Feld „Remote Capture Software“ jene Software festlegen, die von Ihrem
digitalen Fotoapparat gefordert wird. Im Feld „Ordner, in dem Bidler der Kamera abgelegt
werden:“ legen Sie den Pfad des Verzeichnisses fest, in den die Fotos nach Auslösen der
Kamera auf Ihrem Rechner abgelegt werden sollen. Das Mddia – Modul verschiebt in weiterer
Folge die Fotos automatisch in das von Ihnen unter „Ordner, in den die Bilder verschoben
werden:“, damit die Bilder in weiterer Folge mit dem Media – Modul verwaltet werden können.
Wenn Sie Bilder auch im Offline-Modus von imdas pro verwenden wollen, müssen Sie unter
„Offline-Ordner“ den Ordner festgelegen, wo die Bilder hin exportiert werden sollen.
Der einzige Verweis auf eine Multimedia Datei in der imdas pro Datenbank ist ihr Pfad. Wird
dieser außerhalb der Kontrolle des Systems verändert (zB mittels Dateibrowser) kann auf die
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-227
17 Media - Modul
referenzierte Datei nicht mehr zugegriffen werden. Um das zu verhindern, kann das Media Modul den Dateizugriff unter einem anderen Benutzer ausführen. Somit genügt es den
Benutzern im Unternehmen nur Lesezugriff auf die zentralen Verzeichnisse zu geben, und
dem speziellen Benutzer für das Media - Modul vollen Zugriff zu gewähren. Diese
Einstellungen können im Karteireiter „Sicherheit“ vorgenommen werden.
Im Karteireiter „Serverpfade“ legen Sie jene Serververzeichnisse fest, auf die ein imdas pro
Benutzer vom Media – Modul aus zugreifen kann. Die Pfade, die Sie hier festlegen, werden im
Serverinformationsbereich des Media – Moduls angezeigt.
17.1.1.2 Einstellungen – Dateitypen
Nach Auswahl des Untermenüpunkten „Dateitypen“ erhalten Sie eine Eingabemaske, in der
Sie festlegen, welche Bildtypen in der Medienkomponente angezeigt werden. Machen Sie
keine Angaben, werden alle Dateien, die sich im Verzeichnis befinden, aufgelistet.
Abbildung 196: Dateitypen im Media – Modul
Die Erfassung erfolgt, indem Sie den Cursor in die nächste Eingabezeile stellen
(gekennzeichnet durch den kleinen Pfeil) und die Dateityp-Endung erfassen. Durch Klicken auf
werden die Eingaben in die Datenbank übernommen.
17.1.2 Ordnernavigationszeile
Über die Ordnernavigationszeile wählen Sie jenes Verzeichnis aus, in dem sich die
Bilddateien, die mit imdas pro verwaltet werden sollen, abgespeichert sind.
Abbildung 197: Ordnernavigationszeile
Beim ersten Einstieg in das Media - Modul wird hier das imdas-pro Installationsverzeichnis
angezeigt. Durch Klicken auf das Listboxsymbol können Sie die Verzeichnisse wechseln. Die
Button rechts neben der Verzecihniszeile dienen der Navigation zwischen gewählten
Verzechnissen.
A-228
imdas pro Benutzerhandbuch
17 Media - Modul
17.1.3 Bildanzeigefenster
Nach Auswahl eines Verzeichnisses in der Ordnernavigationszeile
Bildanzeigefenster alle Dateien und Unterverzeichnisse angezeigt.
werden
im
Abbildung 198: Bildanzeigefenster - Dateien und Unterverzeichnisse
Dieser Teil umfasst den größten Teil des Bildschirmes. Er zeigt Ihnen eine Thumbnailvorschau
oder eine Liste aller Multimediadateien des entsprechenden Verzeichnisses.
17.1.4 Serverinformationsbereich
Wie bereits oben erwähnt, werden in diesem Bereich die Server aufgelistet, auf die ein
Benutzer mit Hilfe des Media - Moduls zugreifen kann.
Abbildung 199: Serverinformationsbereich
Wozu benötigt man denn eigentlich Serverinformation in Verbindung mit dem Media - Modul?
Wenn Sie Ihre digitalen Bilddaten zum Beispiel auf einem Serververzeichnis in ein anderes
verschieben wollen, ist es erforderlich, dass die Bilddaten dorthin verschoben werden. Um
sicherzustellen, dass auch die entsprechenden Pfade in imdas pro bei Verschiebungen von
Dateien zwischen Verzeichnissen aktualisiert werden, markieren Sie die zu verschiebenden
Dateien im Bildanzeigefenster, halten die Dateien durch Klick der linken Maustaste fest und
ziehen den Cursor nun über jenes Verzeichnis im Serverinformationsbereich, in das die Daten
verschoben werden sollen. Das Media – Modul verschiebt nun einerseits die Dateien in das
entsprechende Verzeichnis, andererseits werden die Objektdatensätze im Hintergrund in der
Datenbank auch aktualisiert, so dass in imdas pro wieder der aktuelle Pfad gespeichert wird.
Nur über ein Verschieben von Dateien über das Media – Modul kann sichergestellt werden,
dass so genannte „broken links“ – ungültige Pfadangaben - in imdas pro vermieden werden.
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A-229
17 Media - Modul
17.2 IMDAS-Media: Bedeutung der Buttons
Das Media – Modul beinhaltet die folgende Buttonzeile:
Abbildung 200: Buttonleiste - IMDAS-Media
Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über die im Media - Modul verwendeten
Buttons.
Button
Erklärung
Schließen: Media – Modul schließen.
Markierte Bilder exportieren: Mit diesem Button können Sie Bilder aus dem
Media - Modul exportieren, um die Bilddateien zB zur Erstellung eines Kataloges
oder einer Homepage zu verwenden. Sie werden aufgefordert, das Verzeichnis,
in das exportiert werden soll, und die gewünschte Bildauflösung anzugeben.
Markierte Bilder in IMDAS zeigen: Mit diesem Button können Sie die
Datensätze zu den im Media - Modul markierten Bilddaten in imdas pro anzeigen.
imdas pro führt eine automatische Suche nach jenen Medienobjekten durch, zu
denen die markierten Bilddateien verknüpft wurden.
Markierte Bilder in IMDAS verknüpfen: Hiermit können Sie für die im Media Modul markierten Multimedia Dateien direkt in imdas pro Datensätze anlegen
lassen. Diese Datensätze werden in eigenen Objektauswahlen zusammengefasst
und im Aufgabenbereich von imdas pro unter „IMDAS Media Import“ angezeigt.
Eigenschaften anzeigen: Sie erhalten das Eigenschaften-Dialog-Fenster zu
einer markierten Bilddatei.
Remote Capture: Wenn Sie eine digitale Kamera an Ihren Rechner
angeschlossen haben, die die direkte Steuerung über einen Rechner erlaubt, so
können Sie über diesen Button direkt ein Foto machen und dieses im MediaModul verwalten.
Listenansicht: Über diesen Button können Sie zwischen Listenansicht und
Anzeige von Thumbnail-Bildern im Bildanzeigefenster wechseln.
17.3 Funktionen des IMDAS-Media Moduls
Die folgenden Kapitel beschreiben die Funktionen des Media - Moduls im Detail.
17.3.1 Import von Multimedia Dateien
Zum Importieren von Multimedia Daten nach imdas pro Media - Moduls gehen Sie wie folgt
vor:
1. Importieren von einem Verzeichnis:
a. Wählen Sie im der Ordnernavigationszeile den Ordner, in dem sich die
Dateien befinden. Die Bilder werden im Bildanzeigefenster angezeigt.
b. Markieren Sie die Bilder, die Sie in imdas pro verwalten wollen.
A-230
imdas pro Benutzerhandbuch
17 Media - Modul
c.
Klicken Sie den Button
.
d. Sie werden nun aufgefordert, eine Objektauswahl zu definieren, in der die
markierten Bilder zusammengefasst werden. Die Objektauswahl wird im
Aufgabenbereich von imdas pro unter „IMDAS Media-Import“ angezeigt. Bitte
vergessen Sie nicht, auch die Sammlung, in die die Bilder integriert werden
sollen, zu spezifizieren; andernfalls können die Bilder nicht importiert werden.
17.3.2 Import direkt von der Kamera
Zur Aufnahme von Bildern wird eine externe Anwendung aufgerufen, die Bilder nach dem
Aufnehmen in einen vordefinierten lokalen Ordner speichert.
Dieser Aufnahmeprozess kann auch von imdas pro aus angestoßen werden, um Einzelbilder direkt mit dem in
imdas pro geöffneten Datensatz zu verknüpfen (Sie finden den entsprechenden Button direkt bei der Erfassung der
Materialien zum Objekt). Vor dem Verknüpfen mit einem Datensatz in imdas pro müssen Sie das Bild jedoch noch auf
einen zentralen Ordner ablegen.
17.3.3 Browsen von verwalteten Multimedia Dateien
Das Media - Modul bietet die Möglichkeit, alle Multimedia Dateien die von imdas pro verwaltet
werden, ähnlich wie in einem Dateibrowser durchzublättern. Aus Effizienzgründen können
nicht alle Dateien eines Ordners angezeigt werden. Darum wird dem Benutzer unter der
Thumbnailvorschau die Möglichkeit zum Blättern gegeben. Die maximale Anzahl an Dateien,
die pro Seite angezeigt werden, kann direkt im Media – Modul geändert werden.
Während des Browsens durch die Ordnerstruktur können sowohl Multimedia Dateien in der
Thumbnailvorschau als auch Ordner umbenannt, gelöscht, verschoben oder eingefügt werden.
Stellen
Sie
dazu
den
Cursor
über
das
entsprechende
Verzeichnis
im
Serverinformationsbereich und klicken Sie die rechte Maustaste. Es werden dann die
entsprechenden Pfade in der imdas pro Datenbank aktualisiert.
17.3.4 Verwalten von Multimedia Dateien
Mit dem Media - Modul wird die Verwendung von Bildern signifikant beschleunigt. Neben dem
Originalbild werden weitere Versionen gespeichert, die für jeden Verwendungszweck optimiert
angezeigt werden.
Standardmäßig werden folgende Versionen angeboten:
•
Komprimiertes Bild (Jpg) in Originalgröße: Diese Version liegt im selben Verzeichnis
wie das Original.
•
Screengröße: 1280 Pixel auf der längeren Seite, die kürzere Seite wird proportional
skaliert. Jpg Format. Abgelegt im Unterordner „ImdasMediaFiles“.
•
Thumbnail: 200 Pixel auf der längeren Seite, die kürzere Seite wird proportional
skaliert. Jpg Format. Abgelegt im Unterordner „ImdasMediaFiles“.
Diese Bildeigenschaften können individuell angepasst werden.
17.3.5 Effizientes Bereitstellen von Bildern
Die vom Media - Modul verwalteten speziellen Versionen der Bilder werden von imdas pro bei
Bedarf angefordert. Somit kann imdas pro für jeden Verwendungszweck ein Bild in passender
Größe und in optimalem Bildformat anzeigen.
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A-231
17 Media - Modul
Der gewählte Ansatz ist sehr flexibel und robust. Wurden zB bereits errechnete Versionen von
einem Bild (zB Thumbnail) gelöscht, wird es beim nächsten Mal, wenn es benötigt wird, erneut
erstellt.
17.3.6 Multimediadateien ohne zentralen Server bereitstellen
Die IMDAS-Media Komponente bietet die Möglichkeit, eine Kopie von Multimedia Dateien, die
auf einem zentralen Server liegen, lokal abzuspeichern. Diese können dann ohne
Netzwerkverbindung angesprochen werden. Es ist dabei nicht notwendig, die referenzierten
Pfade in der imdas pro Datenbank zu ändern. Diese neuen Pfade werden vom Media - Modul
neu berechnet, wenn eine Anfrage von imdas pro gestellt wird. Diese Option wird als „Offline
Modus“ bezeichnet. Es ist auch nicht nötig, im Media - Modul den Menüpunkt Datei - Offline
arbeiten zu aktivieren. Das Media - Modul erkennt selbstständig, dass es keine Verbindung
zum zentralen Server hat und verwendet die lokale Kopie der Multimedia Datei.
Um Dateien in den Offline Modus mit zunehmen, müssen diese zuerst in imdas pro
ausgewählt werden, damit sie anschließend vom Media - Modul lokal bereitgestellt werden.
Um Speicherplatz zu sparen wird für Bilder eine komprimierte Version in Bildschirmauflösung
verwendet.
A-232
imdas pro Benutzerhandbuch
18 Druckgenerator
Die folgende Beschreibung der Ausdruckmöglichkeiten beziehen sich nicht auf das Layout Modul sondern auf die bereits in älteren imdas pro Versionen vorhandenen
Druckmöglichkeiten. Auch bei Verwendung des Layout - Moduls, das Sie als Zusatz zu
imdas pro erwerben können, bleiben die Funktionen und Möglichkeiten des integrierten
Druckgenerators selbstverständlich erhalten.
In der Maske Objektbearbeitung und Objektliste können Sie durch Anklicken des Drucken
Buttons
Registrierbelege und Objektinformationen ausdrucken. In der Liste Formular
sind alle Formulare aufgelistet, die zur Zeit in dieser Maske ausgedruckt werden können.
Abbildung 201: Drucken/Exportieren
Sie können über diese Auswahlmaske für Ausdrucke einerseits das Layout - Modul
ansprechen andererseits aber auch die IMDAS-Standardausdrucke verwalten und gestalten.
Über den Button
bzw.
können Sie die Rubriken IMDAS-Layout Ausdrucke und IMDASStandardausdrucke, je nach dem womit Sie arbeiten, ein- bzw. ausblenden. Um einen
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A-233
18 Druckgenerator
speziellen Ausdruck zu wählen, bewegen Sie die Maus über die Ausdruckszeile und markieren
Sie den Ausdruck durch einen Klick auf die linke Maustaste.
Die Liste der Ausdrucke variiert, je nach dem ob Sie sich in der Objektliste oder bei einem
einzelnen Objektdatensatz befinden. Ausdrucke, die eine Liste von Objekten erfordern, stehen
Ihnen in der Objektbearbeitung nicht mehr zum Ausdruck zur Verfügung. Umgekehrt entfallen
in der Objektliste jene Ausdrucke, die sich ganz speziell auf ein Objekt beziehen.
Es stehen Ihnen zwei Ausdrucksoptionen zu Verfügung:
1.
: Durch Aktivieren des Kontrollkästchens erhalten Sie eine
Druckvorschau am Bildschirm.
2.
: Durch Anklicken des Kontrollkästchens werden die Inhalte des
ausgewählten Formulars in eine ASCII Datei exportiert und können beispielsweise in
Serienbriefen, Tabellenkalkulationen und ähnlichem weiter verwendet werden. Das
Kontrollkästchen mit Druckvorschau ist in diesem Fall deaktiviert.
Neben der Einstellung, ob Sie den Ausdruck in eine Datei umleiten wollen bzw. eine
Druckvorschau erhalten wollen, können Sie auch Einstellungen vornehmen, die sich auf die
Anzahl der gedruckten Datensätze beziehen.
Abbildung 202: zu druckende Datensätze
Je nach aktueller Maske sind verschiedene Möglichkeiten aktiviert:
•
Aktueller Datensatz: Das heißt, es wird nur der aktuell am Bildschirm angezeigte
Datensatz bzw. der Datensatz, in dessen Zeile in der Objektliste sich der Cursor
befindet, gedruckt. Dieser Punkt kann in allen Masken aktiviert werden.
•
Markierte Datensätze: Es werden alle markierten Datensätze der Objektliste
ausgedruckt. Dieser Punkt ist nur dann aktiv, wenn Sie das Fenster
Drucken/Exportieren über die Objektliste geöffnet haben.
•
Alle Datensätze: Bei geöffneter Objektliste werden alle gefundenen Datensätze
gedruckt.
In der Leihverkehrsmaske werden alle Leihverkehrsdaten mit der gleichen
Leihvertragsnummer ausgedruckt, unabhängig von den in der Objektliste angezeigten
Objekten.
A-234
imdas pro Benutzerhandbuch
18 Druckgenerator
Folgende Buttons stehen Ihnen in dieser Maske zur Verfügung:
Button
Erklärung
Drucken:
Dieser
Button
ist
nur
sichtbar,
wenn
das
Kontrollkästchen
aktiviert ist. Durch Betätigen des Buttons wird der
Druckvorgang des markierten Ausdruckes unter Berücksichtigung der aktuellen
Einstellungen gestartet. Vor dem eigentlichen Ausdruck erfolgt die Druckanzeige
am Bildschirm. Erst durch neuerliches Betätigen des Buttons
tatsächliche Ausdruck.
Export:
Dieser
Button
ist
dann
sichtbar,
wenn
das
erfolgt der
Kontrollkästchen
aktiviert ist. Die Betätigung des Buttons hat zur Folge,
dass Sie zur Pfad- und Dateinamenangabe für die Exportdatei aufgefordert
werden. Danach erfolgt der direkte Export in die angegebene Datei.
Einstellungen: Hiermit gelangen Sie zu den Druckeinstellungen
Standardausdrucke. Näheres dazu finden Sie im folgenden Kapitel.
für
IMDAS-Layout: Mit diesem Button gelangen Sie direkt in das Layout - Modul.
Die funktionelle Beschreibung sowie Erklärungen zur Handhabung finden Sie im
Handbuch Layout - Modul.
18.1 Druckeinstellungen
Mit dieser Funktion können Sie weitere Formulare zusammenstellen oder bereits vorhandene
Formulare ändern und diese so Ihren speziellen, hausinternen Erfordernisse anpassen.
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A-235
18 Druckgenerator
Abbildung 203: Druckeinstellungen - Ausdrucke
Über diese Maske können Sie bestehende Formulare in Bezug auf Layout und
auszudruckende Datenfelder anpassen, sowie neue Ausdrucke definieren.
Wie erstellen Sie einen neuen Ausdruck bzw. ändern Sie das Layout eines bestehenden?
1. Wählen Sie einen bestehenden Formularnamen aus der Liste Formularname aus,
einen neuen Formularnamen ein. Alle
oder geben Sie mit dem Button
Einträge in dieser Liste Formularname stehen Ihnen in der Druckmaske zum
Ausdrucken zu Verfügung.
2. Wählen Sie unter Art/Layout des Formulars einen Typ für das Formular aus.
Unterschied Objektliste ↔ Objektinformation:
Bei Objektinformation wird für jedes Objekt eine neue Seite ausgedruckt, bei der
Objektliste wird ein Seitenvorschub erst dann durchgeführt, wenn das nächste Objekt
nicht mehr auf der Seite gedruckt werden kann.
3. In der Liste Auswahl Felder werden dann alle Eingabefelder, die zu diesem Layout
ausgedruckt werden können, angezeigt. Wählen Sie alle Felder aus, die Sie auf dem
Ausdruck sehen wollen.
Sie finden in der Liste „Auswahl Felder“ zusätzlich blaue und braune Zeilen. Datenfelder, die in
einer dieser Farben dargestellt sind, haben spezielle Funktionen bzw. Möglichkeiten des
Ausdrucks. Bei der Auswahl dieser Felder öffnet sich auf der rechten Seite dieser Maske noch
ein zusätzliches Optionsfeld, in dem Sie für diese farbig dargestellten Felder noch weitere
Kriterien festlegen können.
Durch einen Klick mit der rechten Maustaste in diese Liste erhalten Sie ein Menü mit dem Sie
alle oder keine Felder auswählen können.
A-236
imdas pro Benutzerhandbuch
18 Druckgenerator
Abbildung 204: Einträge auswählen
Druck der Personendaten
Durch Auswahl des blau hinterlegten Feldes zB PersonenÆRolle können Personen zum
Objekt nach Rolle/Funktion differenziert gedruckt bzw. exportiert werden.
Abbildung 205: Druckeinstellungen – Personendruck
Dazu ist zusätzlich in der Tabelle Rolle/Funktion der Person die gewünschte(n) Rolle(n)
auszuwählen. Die Tabelle Rolle/Funktion der Person wird nur dann sichtbar, wenn das
Kästchen neben Personen -> Rolle angeklickt ist.
Beim Export werden die einzelnen Funktionen/Rollen jeweils als eigenes Feld exportiert. In
Excel wird dann für jede Rolle/Funktion eine eigene Spalte angelegt. Bei einem Word
Serienbrief kann man direkt auf die jeweilige Rolle/Funktion zugreifen.
Druck der Thesaurusfelder
Einige Thesaurusfelder sind blau/braun hinterlegt. Bei diesen Feldern besteht die Möglichkeit,
die ausgewählte Hierarchie, die Verweise bzw. Verweisnotizen beim Export/Ausdruck mit
auszugeben. Wird in der Tabelle Thesaurusebene keine Ebene ausgewählt, dann wird die
letzte Ebene (der im Datensatz enthaltene Thesaurusbegriff) ausgedruckt/exportiert. Die
Tabelle Thesaurusfelder wird nur dann angezeigt, wenn in der Tabelle ein blau geschriebenes
Feld ausgewählt wurde, und das Feld für den Ausdruck ausgewählt wurde (Haken ist gesetzt).
Bei Thesaurusverweisen in brauner Schrift werden die Verweise der Hierarchieebenen
ausgegeben, die beim jeweiligen Thesaurusbegriff ausgewählt wurden. Dh. beispielsweise,
dass Sie durch Auswahl der blau und braun hinterlegten Felder zB Fundort/Herkunft und
Fundort/HerkunftÆVerweise festlegen, dass die ausgewählte Hierarchie und die Verweise
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A-237
18 Druckgenerator
bzw. Verweisnotizen gedruckt bzw. exportiert werden. Die Angabe der zu druckenden
Hierarchieebenen bewirkt in diesen Fällen, dass auch die Verweise zu diesen Ebenen
gedruckt bzw. exportiert werden.
Neben dem Karteireiter „Ausdrucke“ finden Sie hier auch den Karteireiter „Trennzeichen“ .
Abbildung 206: Druckeinstellungen - Trennzeichen
In dieser Maske können Sie die Trennzeichen für den Export bzw. Druck festlegen. Die
Trennzeichen können auch aus mehreren Zeichen zusammengesetzt werden (zB: ### oder ->
usw.). Das Tabulatorzeichen wird durch Eingabe des Wortes TAB ausgewählt. Die
ausgewählten Trennzeichen gelten nur für Ihren Arbeitsplatz. Dh., bei einer Netzwerkversion
kann jeder Benutzer seine eigenen Trennzeichen anlegen. Die Trennzeichen gelten
unabhängig vom Layout des Ausdruckes (zB Objektliste, Registrierbeleg, usw.).
Sie haben folgende Möglichkeiten:
•
Trennzeichen zwischen Thesaurusebenen:
Damit legen Sie fest, welches Trennzeichen Sie zwischen Thesaurusebenen
angezeigt haben möchten. Standard ist hier das /-Zeichen. Wenn nur eine
Thesaurusebene ausgewählt wurde, wird das Trennzeichen nicht angezeigt. Diese
Einstellung gilt sowohl für den Druck als auch für den Export.
•
Trennzeichen zwischen Mehrfacheintragungen:
Dieses Trennzeichen wird immer dann eingefügt, wenn es bei einem Eingabefeld mehrere
Eingaben gibt. zB: mehrere Thesaurusbegriffe im Feld Material, mehrere Datumsangaben,
mehrere Personen usw. Vorgabewert ist hier der Strichpunkt. Dieses Trennzeichen wird
sowohl im Druck als auch im Export verwendet.
•
A-238
Trennzeichen zwischen Feldern:
imdas pro Benutzerhandbuch
18 Druckgenerator
Dieses Trennzeichen wird für die Abgrenzung der Inhalte von einem Eingabefeld zum
nächsten
verwendet
(zB:
Trennung
zwischen
Objektbezeichnung
und
Inventarnummer). Vorgabewert ist hier das Tabulatorzeichen (TAB). Dieses Zeichen
wird nur für den Export verwendet. Dh., beim Export werden eventuelle
Tabulatorzeichen und Zeilenumbrüche, die Sie in Eingabefeldern verwendet haben,
durch Leerzeichen ersetzt, um eine fehlerfreie Datenübernahme in ein
Tabellenkalkulationsprogramm zu ermöglichen.
•
Trennzeichen zwischen Detailfeldern:
Wenn eine Eingabe mehrteilig ist, zB Funktion der Person und Personenname
(Restaurator Hermann Maier), dann wird dieses Trennzeichen zur eindeutigen
Trennung der Funktion der Person und des Personennamens verwendet. Weitere
Beispiele sind: Datumsangaben (Datumstyp, Datum), Maße (Objektteil, Maßart, Wert
und Einheit) usw. Dieses Trennzeichen wird sowohl im Druck als auch im Export
verwendet.
Trennzeichen dienen hauptsächlich dazu, um bei einem Datenexport in ein anderes
Programm, die einzelnen Daten wieder trennen und zuordnen zu können. Daher sollten die
Trennzeichen so gewählt werden, dass sie nicht in den Eingabefeldern auftauchen, damit
Feldinhalte nicht als Trennzeichen interpretiert werden.
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A-239
19 Datenbankadministration
Von Zeit zu Zeit ist es nicht nur sinnvoll sondern sogar erforderlich, die Datenbank internen
logischen Überprüfungen und eventuellen internen Umordnungen zu unterziehen, um die
Geschwindigkeit der Datenbank und damit des Programms zu erhöhen. Viele
Datenbanktransaktionen – also Veränderungen in der Datenbank – bewirken, dass die
Zugriffsgeschwindigkeit auf eine Datenbank leidet. Dies hat selbstverständlich auch
Auswirkungen auf die Geschwindigkeit einer Datenbankanwendung wie sie imdas pro ist.
Unter Datenbankadministration sind die beiden wichtigen Funktionen Sicherung/Prüfung und
Datenbankoptimierung zu verstehen. Beide Funktionen erreichen Sie über das Menü Datei
und
den
Untermenüpunkt
Datenbankadministration.
In
der
Funktionsmaske
Datenbankadministration steht Ihnen für die beiden Funktionen jeweils ein Karteireiter zu
Verfügung.
Die Maske Datenbankadministration besteht aus drei Karteikarten.
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A-241
19 Datenbankadministration
19.1 Sicherung/Prüfung
Abbildung 207: Datenbankadministration - Datenbanksicherung
Unter Angabe des Laufwerks und Verzeichnisses, in das die Datenbank gesichert werden soll,
erfolgt die eigentliche Sicherung nach einem Klick auf den Button
der Sicherung ist maßgeblich von der Größe der Datenbank abhängig.
. Die Dauer
Diese Funktion erstellt eine ASCII-Datei, in welche die Struktur und der Inhalt der imdas pro
Datenbank gesichert wird. Zum Wiederherstellen der ursprünglichen Datenbank ist eine leere
Datenbank und ein Zusatzprogramm vom jeweiligen Datenbankhersteller notwendig. Das
Wiederherstellen
der
Datenbank
auf
diese
Weise
erfordert
grundlegende
Datenbankkenntnisse.
Zum Sichern der lokalen Einzelplatzdatenbank empfehle ich Ihnen daher, die Datei
IMDAS.DBS und eventuell vorhandene log – Dateien zu sichern. Sie finden diese Dateien bei
der Standardinstallation im Verzeichnis <C:\Programme\Imdas-Pro\Database\imdas>. Wenn
Sie imdas pro in ein anderes Verzeichnis installiert haben, finden Sie diese Dateien im
entsprechenden Installationsverzeichnis.
Zum
Sichern
der
Serverdatenbank
sollten
die
Sicherungsprogramme
Sicherungsstrategien des jeweiligen Datenbankherstellers verwendet werden.
und
Weiters stehen Ihnen in diesem Karteireiter die folgenden vier Buttons zur Verfügung, um die
Datenbank bzw. Tabellen, sowie die Geschwindigkeit Ihrer Datenbank zu prüfen und so
Rückschlüsse auf eventuelle Optimierungsaktivitäten zu ziehen.
A-242
imdas pro Benutzerhandbuch
19 Datenbankadministration
Die Funktionen, die hinter den Buttons versteckt sind, prüfen die Integrität, dh., das
einwandfreie Funktionieren, der lokalen Datenbank. Sie sind hauptsächlich dafür gedacht,
einen eventuellen Support rascher abwickeln zu können.
Button
Erklärung
Tabellen prüfen: Mit diesem Button können sie
Datenbanktabellen mit einem Konfigurationsfile überprüfen.
alle
imdas pro
Datenbank prüfen: Hiermit wird die lokale Datenbank auf Inkonsistenzen
überprüft.
Tabellen auslesen: Mit diesem Button können Sie ein Konfigurationsfile über
ihre aktuellen imdas pro Datenbanktabellen erstellen.
Geschwindigkeit: Mit dieser Funktion können sie die Netzwerkgeschwindigkeit
zu Ihrem Datenbankserver testen und so eventuelle „Flaschenhälse“ im Netzwerk
lokalisieren.
19.2 Datenbankoptimierung
Abbildung 208: Datenbankadministration - Datenbankoptimierung
Die Datenbankoptimierung kann verschiedene Schritte beinhalten.
Sortierreihenfolge für Inventarnummern aufbauen: Damit die Inventarnummern richtig
sortiert werden, muss diese Funktion nach jedem Datenbankimport oder nach dem Update auf
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A-243
19 Datenbankadministration
Version 3.5 aufgerufen werden. Mit dieser Funktion werden auch die Eingangsnummern richtig
sortiert.
Personenbeziehungen aktualisieren: Alle Funktion von Personen, die bei der Erfassung von
Objekten Personen zugeordnet wurden (zB Überbringer, Voreigentümer, Finder ...), werden in
den Personenstammdaten unter Funktion der Person vermerkt. Diese Funktion erleichtert die
Erfassung von Personen, da man die Personen einfach nach Rolle/Funktion der Person
herausfiltern kann.
Mit dem Kontrollkästchen Nicht benutzte Thesaurusbegriffe löschen, werden alle Begriffe
aus der Datenbank entfernt, die nicht im Thesaurusexplorer verwendet werden. Am Thesaurus
selbst werden keine Änderungen vorgenommen. Es werden nur jene Begriffe aus der
Begriffstabelle (siehe 11.1 „Thesaurus: Bedeutung der Buttons“) entfernt, die zurzeit nicht
benutzt werden.
Sortierung Personen/Orte ist nach jedem Datenbankimport oder von Zeit zu Zeit
auszuführen falls Sie unter Optionen -> Karteireiter Recherche (siehe 7.6.3: „Recherche“) die
Option „Sortierung Personen/Orte der Objektliste automatisch aktualisieren“ nicht aktiviert
haben.
Thesauri aufräumen alle Begriffe und Begriffsverweise werden in imdas pro in eine eigene
Tabelle gelegt. Beim Löschen oder Ändern von Thesauri bleiben diese Begriffe in der
Datenbank erhalten (zB falsche Schreibweisen). Durch das Aufräumen der Thesauri werden
falsche Schreibweisen entfernt, und so die Geschwindigkeit der Datenbank gesteigert. Am
Aufbau der Thesauri selbst wird keine Änderung vorgenommen. Begriffe, die keinem
Thesaurus zugeordnet wurden, aber als Begriffe erfasst wurden, werden gelöscht.
Thesaurus aktualisieren ist nach jedem Thesaurusimport bzw. dem Verschieben von
Thesauri empfohlen, um eine korrekte hierarchische Suche durchführen zu können.
Suchthesaurus optimieren bedeutet, dass die für die schnelle Thesaurussuche verwendete
Tabelle neu aufgebaut wird. Diese Funktion ist immer dann auszuführen, wenn neue
Thesaurusbegriffe eingegeben worden sind (daher auch nach einem Thesaurusimport).
Volltextrecherche aktualisieren: Wenn diese Funktion aktiviert wird, werden alle Objekte, die
noch nicht in der Volltextrecherchendatenbank enthalten sind oder die seit der letzten
Aktualisierung verändert wurden, neu in die Volltextrecherchendatenbank aufgenommen.
Taxon aktualisieren: Diese Funktion wird nur dann benötigt, wenn man im Bereich Natur,
Botanik, Zoologie oder Paläontologie einen Systematik Begriff eingegeben hat und nach der
Erfassung von Objekten, den Begriff im Systematikthesaurus verschiebt oder ändert.
Standortrecherche aktualisieren: Nach Änderungen an den Standortstammdaten ist diese
Funktion auszuführen.
Objektbezeichnung (Thesaurus) aktualisieren wenn unter Optionen (siehe 7.6.6: „Weitere“)
Objektbezeichnung (Museumsobjekt) als Thesaurusfeld ausgewählt wurde, kann mit dieser
Funktion im Thesaurus nach bereits vorhandenen Objektbezeichnungen gesucht werden und
dieses in das neue Feld Objektbezeichnung (Thesaurus) einzutragen.
Datenbank optimieren bedeutet, dass die Indizes der Datenbank neu aufgebaut werden, und
somit die Datenbank schneller wird. Diese Funktion sollte in regelmäßigen Abständen
aufgerufen werden, um die Datenbankgeschwindigkeit zu steigern.
A-244
imdas pro Benutzerhandbuch
20 Datenbankverwaltung
Das Datenbankkonzept von imdas pro sieht vor, dass jeder Benutzer von imdas pro auch ein
Datenbankbenutzer ist. Wenn nun mehrere imdas pro Datenbanken auf einem Server
verwaltet werden sollen, dann kann pro Server ein Benutzername nur einmal vergeben
werden. D.h. wenn ein Benutzer Zugang zu mehreren Datenbanken erhalten soll, so muss er
pro Datenbank einen anderen Benutzernamen erhalten.
Weiters gibt es beim Backup von Server Datenbanken (MS SQL Server und Oracle) den
Mehraufwand, dass alle imdas pro Benutzer gesichert werden müssen.
Um diese „Schwachstellen“ bei der Verwendung als Mehrplatzsystem zu beseitigen, wurde
eine neues Datenbankkonzept in imdas pro integriert. Das neue Datenbankkonzept findet nun
mit einem einzigen Datenbankbenutzer das Auslangen. Die einzelnen Benutzer von imdas pro
werden nun innerhalb der Datenbank verwaltet.
Bitte beachten Sie, dass, wie bei jedem Datenbankupdate VOR dieser Änderung eine
Sicherung der Datenbank durchgeführt werden sollte.
Es besteht selbstverständlich kein Zwang, dieses neue Konzept zu verwenden; wenn Sie es
allerdings verwenden wollen, muss es explizit aktiviert werden. Die folgende Beschreibung gilt
nicht für die Nutzung als Einzelplatzversion!
Wie erfolgt nun die Aktivierung des neuen Konzeptes?
1. Stellen Sie bitte als ersten Schritt sicher, dass Sie die neueste Version der imdas pro
Datenbank verwenden.
2. Machen Sie die folgenden Eintragungen in der Datei imdaspro.ini, die sich im
imdas pro Installationsverzeichnis befindet.
Nach der Zeile [SETTINGS] sind folgende 2 Zeilen einzutragen:
SingleUserMode=1
SingleUserAdmin=1
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A-245
20 Datenbankverwaltung
Abbildung 209: Eintrag in imdaspro.ini
Speichern Sie die Datei.
3. Konfiguration der Datenbank
Starten Sie nun imdas pro erneut. Das Anmeldefenster hat sich nun wie in der
folgenden Abbildung angezeigt verändert:
Abbildung 210: Konfigurationsanmeldung – Datenbankverwaltung
Geben Sie als Datenbank, Benutzer und Kennwort der Datenbank des imdas pro
Administrators ein (normalerweise ist das der Benutzer SYSADM). Klicken Sie
anschließend auf den Konfig-Button. Diese Eintragungen werden verschlüsselt in der
IMDASPRO.INI Datei gespeichert.
Sollte die Anmeldemaske anstatt des Konfig-Buttons einen OK-Button haben, sollten
Sie die Einstellungen in der IMDASPRO.INI Datei kontrollieren.
Sie sollten nur eine Datenbank zur Konfiguration aller Datenbankverbindungen
verwenden. D.h. in diesem Beispiel wird nur die Datenbank IMDAS mit den Benutzer
SYSADM zur Speicherung der Datenbankverbindungen verwendet.
4. Nach erfolgter Anmeldung müssen die erforderlichen Eintragungen in der Datenbank
vorgenommen werden. Sie erhalten die folgende Maske:
Abbildung 211: Datenbankverwaltung - Eintragen der Datenbanken
Tragen Sie in die Spalte „Appl. Name“ den Begriff ein, den der Anwender als
Datenbank bei der imdas pro Anmeldung eingeben soll. Tragen Sie in die Spalte
„Ziel DB“ den Datenbanknamen ein, den Sie bisher in imdas pro verwendet haben.
Unter Benutzer und Password den Benutzer und das Kennwort ein, mit dem sich
IMDAS-Pro
im
Hintergrund
an
der
Datenbank
anmelden
soll.
Im Beispiel sind zwei IMDAS-Pro Datenbanken in der selben Server-Datenbank
IMDAS enthalten. Speichern Sie anschließend die Daten.
A-246
imdas pro Benutzerhandbuch
20 Datenbankverwaltung
5. Um nun wieder mit imdas pro arbeiten zu können, müssen Sie in der Datei
imdaspro.ini die Zeile „SingleUserAdmin=1“ wieder auf „SingleuserAdmin=0“ setzen.
Wenn Sie imdas pro nun wieder starten, wird wieder der Button „OK“ im
Anmeldefenster erscheinen.
6. In der Benutzerverwaltung können Sie nun imdas pro Benutzer anlegen und den
Benutzern die entsprechenden imdas pro Rechte zuweisen.
7. Kopieren Sie nun die Dateien imdaspro.ini und sql.ini auf jeden einzelnen Arbeitsplatz,
damit alle Benutzer Zugriff auf die Datenbanken haben.
20.1 Umstieg auf den neuen Datenbankmodus
Sie stellen sich nun vermutlich die Frage, warum Sie auf die neue Datenbankverwaltung
umsteigen sollen. Lassen Sie mich dazu einige Erläuterungen anbringen.
Mit der neuen Datenbankverwaltung ist es möglich, dass ein Benutzer in mehrere ORACLE
Datenbanken einsteigen kann, ohne in jeder Datenbank einen eigenen Usernamen und
Passwort verwalten zu müssen. In der ORACLE Datenbank wird nur ein einziger „echter „
Datenbankbenutzer angelegt, dem mehrere imdas pro Benutzer zugeordnet werden. Durch
die Angabe der gewünschten Datenbank im imdas pro Anmeldefenster wird der Benutzer zur
richtigen Datenbank „durchgereicht“. Die Rechteverwaltung an sich erfolgt so, wie Sie sie in
imdas pro vorgenommen haben.
Der Vorteil der neuen Benutzerverwaltung liegt darin, dass durch die Verwaltung eines
einzelnen ORACLE Datenbankbenutzers bei Sicherungen und Backups nur ein einzelner
Datenbankbenutzer beachtet werden muss.
Was müssen Sie nun beim Umstieg auf die neue Datenbankverwaltung beachten?
Wie bei jedem Datenbankupdate sollten Sie auch VOR dieser Änderung eine Sicherung der
Datenbank durchführen!
Wenn Sie auf die vereinfachte Datenbankverwaltung umsteigen wollen, müssen Sie zuerst die
Einträge in der Datei IMDASPRO.INI ergänzen und die Datenbanken über die
Datenbankkonfiguration eintragen, wie es oben beschrieben ist.
Starten Sie nun imdas pro und melden Sie sich als Benutzer mit dem Benutzerrecht
"Benutzerverwaltung" an. Also z.B. mit dem bisherigen imdas pro Administrator Namen
(SYSADM).
Unter Oracle ist es wichtig, dass dieser Benutzer das Oracle Datenbankrecht DBA besitzt.
Öffnen Sie nun die Benutzerverwaltung. Wenn es noch I imdas pro Benutzer geben sollte, die
nach dem alten Schema angelegt wurden, erhalten Sie folgendes Fenster:
Abbildung 212: Anzeige "alter" Datenbankbenutzer
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A-247
20 Datenbankverwaltung
Wenn Sie nun auf Ja klicken, werden Sie für jeden einzelnen Benutzer aufgefordert ein neues
Kennwort einzugeben. Dieser Schritt ist notwendig, weil sich die Kennwortverwaltung im
vereinfachten Datenbankmodus verändert hat.
Abbildung 213: Kennwort ändern
Sobald Sie das neue Kennwort eingegeben haben, wird der aktuelle Benutzer für den neuen
Datenbankmodus vorbereitet. Für jeden weiteren Benutzer müssen Sie nun diesen Vorgang
wiederholen.
Wenn Sie auf Abbrechen klicken, wird der Vorgang abgebrochen. Sie können die noch
ausstehenden Benutzer jederzeit wieder umwandeln, indem Sie die Benutzerverwaltung
erneut starten.
20.2 Zurückwechseln zur alten
Datenbankverwaltung
Wenn Sie wieder zurück zur alten Datenbankverwaltung wechseln möchten, dann löschen Sie
zuerst alle Benutzer aus der Benutzerverwaltung. Machen Sie die Einstellungen in der Datei
IMDASPRO.INI wieder rückgängig. Steigen Sie nun als imdas pro Administrator in die
Datenbank ein, und legen Sie alle Benutzer wieder neu an. Eine weitere Möglichkeit ist, ein
Backup zurückzuspielen.
A-248
imdas pro Benutzerhandbuch
21 Zusammenführen von
Datenbanken
Zur Daten Import und Export Funktion gelangen Sie indem Sie im Menü Datei den
Untermenüpunkt Import/Export und anschließend entweder Datenexport oder Datenimport
auswählen.
21.1 Zweck dieser Import-/Export-Funktion
Zweck dieser Import-/Export-Funktion ist, Daten, die auf einem PC oder Laptop erfasst
wurden, der nicht mit der Hauptdatenbank (Server) in Verbindung steht, in diesen
einzuspielen.
Als Import-Datenbank wird in den folgenden Ausführungen jene Datenbank bezeichnet, in die
Daten importiert werden sollen. Die Export-Datenbank ist die Datenbank, die zuerst exportiert
und dann importiert wird.
Vor jedem Import ist aus Sicherheitsgründen eine Sicherung der Import-Datenbank anzulegen,
um bei einem eventuellen Fehlschlag, den Inhalt der Datenbank wiederherstellen zu können.
21.2 Grundsätzliches zum Export – Import
Die Daten, die Sie von einer Datenbank in eine andere Datenbank übernehmen, werden in der
Import-Datenbank genau so eingespielt, wie sie in der Export-Datenbank vorhanden gewesen
sind. Das bedeutet:
1)
Wenn in beiden Datenbanken die Hierarchien der Thesauri nicht übereinstimmen (zB:
der Ortsthesaurus Deutschland beginnt in der einen Datenbank mit dem Kontinent Europa und
in der anderen direkt mit Deutschland), dann werden nach einen Import beide Thesauri in der
Datenbank zu finden sein. Daher ist es wichtig, die Stammdaten und Thesauri auf jedem PC
auf den gleichen Stand zu bringen. Stammdaten- und Thesaurusänderungen sollten nur auf
einem PC vorgenommen werden, so dass beim Überspielen der Datenbank von einem PC auf
einen anderen die Struktur der Thesauri und Stammdaten nicht unnötig aufgeblasen wird.
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A-249
21 Zusammenführen von Datenbanken
2)
Sie sollten in einer ausgespielten Datenbank in einem Objektdatensatz keine
Rechtschreibfehler korrigieren, denn beim Import in die Ausgangsdatenbank wird versucht
diesen Satz als neuen Datensatz anzulegen. Sollten Sie in der einen Datenbank an einem
Objekt einen Rechtschreibfehler korrigieren und diesen Datensatz wieder in die
Ausgangsdatenbank zurückspielen, dann wird dieser Datensatz als neuer Datensatz
eingefügt.
3)
Es werden nur neue Datensätze in die Datenbank eingefügt. Wenn Sie zB bei einem
Objekt eine Notiz hinzugefügt haben und dieses Objekt in der zweiten Datenbank schon
vorhanden ist, dann wird dieser Datensatz in der zweiten Datenbank nicht aktualisiert.
21.3 Voraussetzungen für den Import
1) Bei einem Thesaurus - Export muss zuvor die Funktion Suchthesaurus aktualisieren
durchgeführt worden sein, wenn Sie Thesauri importiert oder Teilthesauri verschoben haben.
2) Die Eingabe in den Feldern Objektname, Eingangsnummer und Inventarnummer (falls
schon vergeben) muss eindeutig sein, damit das Objekt importiert werden kann. Dh., die
Kombination aus Objektname und Eingangsnummer darf nicht identisch sein, sonst wird das
Objekt nicht importiert.
21.4 Datenexport
Abbildung 214: Datenexport
Beim Export haben Sie die Wahl, ob Sie Stammdaten, Thesauri, Institutionsdaten,
Personendaten oder Objekte exportieren wollen. Wenn Sie auf Objekte klicken, werden alle
anderen Datentypen mit aktiviert. Das ist notwendig, weil beim Import eventuell auch die
Thesauri, Stammdaten usw. ergänzt werden müssen. Wenn diese Daten nicht mit exportiert
werden würden, dann wäre ein Import bei zB fehlenden Thesaurusdaten nicht möglich.
Dasselbe gilt auch für Personendaten, Museen und Ereignisse. Nur Thesauri und Stammdaten
können für sich allein exportiert werden. Sie sollten die Stammdaten, Institutionsdaten und
Thesaurusdaten zB auf den Laptop exportieren, um auf die gleichen Daten Zugriff zu haben.
A-250
imdas pro Benutzerhandbuch
21 Zusammenführen von Datenbanken
Nach der Auswahl der Datentypen ist noch der Name der Exportdatei anzugeben, in der die
Daten exportiert werden sollen. Erst nach Auswahl der Exportdatei und der Datentypen kann
der Export gestartet werden. Beim Export wird neben der ASCII - Datei mit der Endung „*.TXT“
(zB EXPORT.TXT) auch eine Konfigurationsdatei mit der Endung „*.CFG“ (zB EXPORT.CFG)
erzeugt. Diese beiden Dateien sind für den späteren Import unbedingt notwendig.
Sie können den Export jederzeit abbrechen, wobei die Exportdatei jedoch gelöscht wird. Es
ist nicht möglich, den Export nach einem Abbruch wieder dort fortzusetzen, wo er
unterbrochen wurde. Der Export ist immer in einem Durchgang auszuführen. Während des
Exports wird zur Information angezeigt, welche Daten gerade exportiert werden.
21.5 Datenimport
Abbildung 215: Datenimport
Zum Datenimport ist der Name der Importdatei (ASCII – Datei: „*.TXT“) anzugeben. Im
selben Verzeichnis wie die ASCII – Datei muss sich auch die Konfigurationsdatei („*.CFG“)
befinden. Nach der Auswahl der Importdatei wird durch einen Klick auf den Button Import
starten der Datenimport durchgeführt.
Sie können den Import in Notfällen abbrechen. Bei einem neuerlichen Importversuch werden
die Daten, die noch nicht importiert wurden, eingefügt. Aus Sicherheitsgründen sollten Sie den
Import jedoch nicht abbrechen, da unter Umständen Daten verloren gehen können. Am
unteren Teil der Maske sehen Sie eine Fortschrittsanzeige, die Ihnen den Stand des Imports
anzeigt.
Mit der Option
werden alle Daten in der Importdatenbank gelöscht.
Dh., wenn von der Importdatenbank keine Sicherung angelegt wurde, dann sind die Daten
unwiederbringlich verloren.
Die Vorteile dieser Funktion sind einerseits, dass nach dem Import keine anderen Daten (zB
Testdaten) in der Importdatenbank vorhanden sind und andererseits, dass der Import rascher
durchgeführt werden kann, da in eine leere Datenbank importiert wird und so viele der
erforderlichen Prüfroutinen schneller oder nicht ausgeführt werden müssen..
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A-251
21 Zusammenführen von Datenbanken
Bitte beachten Sie, dass folgende Daten nicht importiert werden:
Es werden keine Benutzer angelegt. Dh., die Anzahl und Rechte der Benutzer, die in der
Importdatenbank vorhanden waren, bleiben gleich. Es werden keine neuen Benutzer angelegt,
oder gelöscht.
Änderungen werden nur in den Historiemasken mit übernommen. Alle anderen
Benutzereintragungen (Stammdaten, Thesauri, Personen usw.) werden mit dem Importdatum
und dem Benutzernamen, der importiert hat, versehen.
A-252
imdas pro Benutzerhandbuch
22 Liste der Benutzerrechte
Recht LESEN: Hier haben Sie das Recht die Inhalte der jeweiligen Maske anzusehen. Sie
können jedoch keine neuen Inhalte hinzufügen. Der Speichern Button ist deaktiviert.
Recht ÄNDERN: Sie können Korrekturen an bereits vorhandenen Datensätzen vornehmen,
jedoch keine neuen Datensätze hinzufügen.
Recht NEU: Sie können neue Datensätze anlegen. Der Datensatz kann so lange verändert
werden, solange kein anderer Benutzer den Datensatz verändert hat. Von anderen benutzern
erfasste Datensätze können jedoch nicht geändert werden.
Um Daten in den Detailmasken (Werte, Maße, ..) ändern zu können, benötigt man die Rechte
„Neu“ und „Ändern“. Wenn man in der Objektbearbeitung zwar das Recht „Neu“ hat, die
Objektbearbeitung allerdings gesperrt, so sind auch die Detailmasken gesperrt.
Recht LÖSCHEN: Sie können Datensätze löschen. Sie müssen zu dem Recht LÖSCHEN
auch das Recht ÄNDERN vergeben, damit die neuen Datensätze auch gespeichert werden
können.
Wurde keines dieser Rechte vergeben, ist die jeweilige Maske nicht sichtbar, bzw. der Button
oder Menüeintrag deaktiviert. Wenn das Recht Ändern, Neu oder Löschen vergeben wurde, ist
damit auch zugleich das Recht Lesen zugeteilt. Rechte, welche die Unterpunkte lesen,
löschen, neu und ändern nicht aufweisen, können nur aktiviert oder deaktiviert werden. In der
folgenden Tabelle werden alle Rechte zusammengefasst, mit der Erklärung welche Maske von
welchem Recht betroffen ist.
Bitte beachten Sie, dass nach Neuanlage einer Sammlung die Benutzer, die mit der
Sammlung arbeiten sollen, auch die Rechte für diese Sammlung erhalten müssen.
Standardmäßig hat nur jener Benutzer Rechte auf eine Sammlung, der die Sammlung im
System unter Stammdaten angelegt hat.
Recht
Maske
AKL ImportAKL
Recht AKL Daten in die Datenbank zu importieren. Für
einen zügigen Import sollte diese Funktion durch den
Benutzer SYSADM ausgeführt werden.
AKL Recherche
Mit diesem Recht können Benutzer Personen im AKL
suchen bzw. in die Personenstammdaten übernehmen.
ARCHIVALIE
Archivalie
AUSTELLUNGEN
Museumsobjekt / Ausstellungen
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
Hinweis
A-253
22 Liste der Benutzerrechte
Recht
Maske
Hinweis
BENUTZERDEFINIERTE
MASKEN KONFIGURATION
Alle Bereiche / Benutzerdefiniert
Recht zum Erstellen
oder Ändern von
benutzerdefinierten
Masken. (siehe auch
Rechtevergabe
für
benutzerdefinierte
Masken)
BENUTZERVERWALTUNG
Datei -> Benutzerverwaltung
BIBLIOGRAPHISCHES OBJEKT
Alle
Masken
des
bibliographischen Objektes
Button PERSONEN
Betrifft nur der Button Personen
zum Objekt
Button WERTE
Betrifft nur den Button Werte zu
Objekt
Diese Einstellung gilt
für
alle
Bereiche
(Museumsobjekt,
Archivalie ...). Durch
diese Einstellung wird
der
Button
deaktiviert.
Diese Einstellung gilt
für
alle
Bereiche
(Museumsobjekt,
Archivalie ...). Durch
diese Einstellung wird
der
Button
deaktiviert.
DATENBANKADMINISTRATION
Datei
Datenbankadministration
DEAKZESSION
Museumsobjekt / Deakzession
DETAILFELDER
Alle Masken hinter folgenden
Buttons:
DRUCKEN
Drucken Button
EREIGNISSE
Maske Ereignisse
ERHALTUNG
Maske Erhaltung
ERHALTUNG Numismatik
Maske Erhaltung Numismatik
Diese Maske ist nur
dann aktiv, wenn
Objekte im Bereich
Numismatik erfasst
wurden.
EXPORT
Exportfunktion
Sowohl Stammdaten
als auch Thesaurus
A-254
->
Gilt für alle Masken.
imdas pro Benutzerhandbuch
22 Liste der Benutzerrechte
Recht
Maske
FUNDORT
Museumsobjekt / Fundortmaske
GIS aktualisieren
GIS Modul
Mit diesem Recht
können
Anwender
Koordinaten
in
imdas pro
abgleichen, die im
GIS - Modul geändert
wurden.
GIS Recherche
GIS Modul
Mit diesem Recht
können
Anwender
das
GIS - Modul
verwenden.
IMPORT
Importfunktion
Sowohl Stammdaten
als auch Thesaurus
INVENTARSIERUNG
Inventarisierungsmaske
INVENTUR
Maske Inventur
KATALOGISIERUNG
Maske
Katalogisierung,
Gesamtansicht
und
Sacherschließung
KONVOLUT
Bereich Konvolut
LEIHVERKEHR
Maske Leihverkehr
LITERATURHINWEISE
Maske Literaturhinweise
MATERIALIEN ZUM OBJEKT
Maske Materialien zum Objekt
MEDIENOBJEKTE
Bereich Medienobjekte
MUSEUM
Institutionsstammdatenmaske
NUMISMATIK
Maske Numismatik
OBJEKTLISTE LÖSCHEN
Recht zum löschen von Objekten direkt in der Objektliste
OFFLINE-MODUS
Import und Export von Offline
Daten.
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
Hinweis
Unabhängig
vom
Bereich
(Museumsobjekte,
Archivalien,...)
Diese Maske ist nur
dann aktiv, wenn
man
das
Modul
Numismatik erworben
hat.
Sie benötigen dieses
Benutzerrecht, wenn
Sie Daten aus der
Serverdatenbank im
Offline-Modus
exportieren
oder
A-255
22 Liste der Benutzerrechte
Recht
Maske
Hinweis
importieren möchten.
OPAC EXPORT
Möglichkeit Daten in den Z39.50 OPAC zu exportieren.
Diese Option ist nur dann möglich, wenn das Z39.50
Modul erworben wurde.
OPAC KONFIGURATION
Konfiguration des Z39.50 OPACs. Diese Option ist nur
dann möglich, wenn das Z39.50 Modul erworben wurde.
OPAC REQUEST
Benutzeranfragen an den OPAC bearbeiten. Diese
Option ist nur dann möglich, wenn das Z39.50 Modul
erworben wurde.
OPTIONEN
Maske Datei -> Optionen
PERSONEN
Personenstammdatenmaske
PFADANGABEN ÄNDERN
Maske Pfadangaben überprüfen
PUBLIKUM
Recht
das
Feld
Publikum zu ändern
RECHERCHE
Recherchemaske
REGISTRIERUNG
Maske Registrierung
Sammlung: xxxx: yyyyyy
Dieser Eintrag steht für die Sammlungen, die Sie unter
Stammdaten -> Institutionen, Sammlungen,Standorte
angelegt haben. Nach „Sammlung:“ steht das
Institutionskürzel (xxxx:) und die Sammlung (yyyyyy:).
Sie müssen jedem Benutzer zumindest eine
Sammlung zuweisen, damit Objekte erfasst werden
können.
Sammlung: xxxx: yyyyyy (lesen)
Dieser Eintrag steht für die Sammlungen, die Sie unter
Stammdaten -> Institutionen, Sammlungen,Standorte
angelegt haben. Nach „Sammlung:“ steht das
Institutionskürzel (xxxx:) und die Sammlung (yyyyyy:)
und der Zusatz (lesen). Wenn Sie diese Einträge
auswählen, dann erhält der jeweilige Benutzer auf diese
Sammlung ein „nur Leserecht“. Sie können diese
Funktion dazu benutzen, um einem Anwender zusätzlich
ein Leserecht auf weitere Sammlungen zu geben.
SCHÄTZUNGEN
Maske Schätzungen
STAMMDATEN
Alle Stammdatenmasken
STANDORTHISTORIE
Maske Standorthistorie
A-256
Und auch die QBE
Suche
ist
damit
sperrbar
Mit Ausnahme der
Personen
und
Institutionsstammdat
en
imdas pro Benutzerhandbuch
22 Liste der Benutzerrechte
Recht
Maske
Hinweis
THESAURUSBEARBEITUNG
Maske Thesaurusbearbeitung
Zusätzlich noch die
Masken Kategorien
und
Thesauri
anlegen.
THESAURUSZUORDNUNG
Maske
Zuordnung
Thesaurusfelder
VERPACKUNG
Maske Verpackung
VERSICHERUNGEN
Maske Versicherung
WISS. DOKUMENTATION
Maske
wissenschaftliche
Dokumentation
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
der
A-257
23 Installation von
imdas pro
23.1 Hard- und Softwarevoraussetzungen
Die folgende Hard- und Software wird für die Verwendung von imdas pro empfohlen:
Prozessor:
INTEL Pentium 4 ≥ 2.0 GHz oder vergleichbarer Prozessor
Arbeitsspeicher:
≥ 512 MB - Arbeitsspeicher
Festplatte:
≥ Festplatte 100 GB (silent)
Betriebssystem:
Windows 2000 Service Pack 3, XP oder Vista
Laufwerk
CD-ROM
Netzanbindung
LAN on Board (10/100 MBit/s)
Anschlüsse
USB 2.0
Bildschirm
Min. 17"
Datenbankversion Oracle ab Version 8.1.7 oder Microsoft SQL Server 2000
für
Netzwerkversion
23.2 Tutorial
Auf der imdas pro CD befindet sich ein Inventarisierungstutorial, das Informationen rund um
das Inventarisieren bietet. Sie erfahren hier Grundlegendes über die Dokumentation von
Sammlungen und die Einsatzmöglichkeiten von EDV-Inventarisierungsprogrammen.
Sie können das Tutorial starten, indem Sie die imdas pro CD einlegen und im Startmenü auf
den Button „Tutorial starten“ klicken.
Unter „Hilfe zum Tutorial“ erhalten Sie Informationen über die Systemvoraussetzungen.
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-259
23 Installation von imdas pro
23.3 Thesauri
Im Verzeichnis Thesaurus auf der imdas pro CD sind 2 Thesauri (ein Österreich Ortsthesaurus und ein allgemeiner Thesaurus) enthalten, die bei Bedarf nach imdas pro
importiert werden können. Man kann diese Thesauri auch mit Excel oder einem anderen
Programm (Notepad, Word) öffnen, bearbeiten und erst danach importieren.
23.4 Setup-Programm
Bevor Sie mit der Installation von imdas pro beginnen, wird empfohlen, alle anderen
Anwendungen unter Windows zu schließen bzw. alle geöffneten Dateien zu sichern.
Sobald Sie die imdas pro CD in das CD-Laufwerk eingelegt haben, wird das Setup-Programm
automatisch gestartet.
Problem: Setupprogramm startet nicht automatisch
Wenn das Setupprogramm nicht automatisch startet, ist die Autostart-Funktion auf Ihrem
Rechner deaktiviert.
Wie gehen Sie in diesem Fall vor?
1. Öffnen des Windows-Explorers
2. Wechseln auf CD-ROM Laufwerk
3. Starten des Programms „setup.exe“
Die imdas pro Installation erfolgt fenstergeführt; dh., Sie werden Schritt für Schritt durch die
Installation geführt, wobei Hinweise, Tipps, Abfragen und ähnliches in eigenen Dialogfenstern
dargestellt werden. Lesen Sie sich diese Hinweise bitte immer durch und bestätigen Sie diese
mit „Ja“ oder „Nein“. Das Setupprogramm schlägt Ihnen an einigen Stellen
benutzerspezifische Angaben – wie etwa Installationsverzeichnis oder Programmgruppe – vor.
Diese Angaben können Sie beibehalten oder Ihren eigenen Wünschen bzw. eventuellen
technisch administrativen Vorgaben anpassen. Bestätigen Sie die Fortsetzung immer mir
„Weiter“.
Bitte beachten Sie, dass auf beim Erwerb einer Netzwerkversion von imdas pro eine Anleitung
zum Installieren auf der Server-CD, die Sie bei der Lieferung erhalten haben, entweder im
Verzeichnis Oracle (beim Betrieb einer ORACLE-Datenbank) oder im Verzeichnis SQLServer
(beim Betrieb einer SQLServer-Datenbank) vorhanden ist.
Als erstes Fenster erscheint:
A-260
imdas pro Benutzerhandbuch
23 Installation von imdas pro
Abbildung 216: Start - Setup
Geben Sie in diesem Fenster an, welche der Aktionen „Programm ändern“ (wenn Sie das
Programm oder ein Update installieren wollen), „Programm reparieren“ (wenn imdas pro nicht
ordnungsgemäß installiert wurde und daher nicht richtig funktioniert) oder „Programm
entfernen“ (wenn Sie imdas pro deinstallieren wollen) Sie ausführen wollen.
Das nächste Fenster bei der Option „Programm ändern“ erscheint:
Abbildung 217: Auswahlfenster
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-261
23 Installation von imdas pro
Klicken Sie auf den Button der Aktion, die Sie ausführen wollen. Für die Installation von
imdas pro drücken Sie den Button
. Bestätigen Sie das folgende Fenster mit
; Sie gelangen zum Lizenzvertrag.
Abbildung 218: Lizenzvertrag
Der Inhalt des Lizenzvertrages ist auch im Kapitel 24 „Lizenzvertrag“ nachzulesen. WICHTIG:
Sie müssen dem Lizenzvertrag zustimmen, damit das Programm installiert werden kann.
Wenn Sie dem Lizenzvertrag zustimmen, drücken Sie "Ja".
Optionen für imdas pro
Abbildung 219: Setup Optionen für imdas pro
•
A-262
Installieren der imdas pro Programmdateien
imdas pro Benutzerhandbuch
23 Installation von imdas pro
Hier wird das Programm imdas pro ohne lokale Datenbank installiert.
•
Setup:Installieren der lokalen imdas pro Datenbank
Zusätzlich zum Programm imdas pro wird eine lokale Datenbank mitgeliefert.
Falls Sie imdas pro nicht zum ersten Mal als Einzelplatzversion installieren, sollten Sie
diese Option deaktivieren, da ansonsten Ihre eingegebenen Daten verloren gehen.
Wenn das Setup Programm bei der Installation feststellen sollte, dass die imdas pro
Datenbank bereits auf Ihrem Computer existiert, dann erhalten Sie eine
Sicherheitsfrage.
Durch einen Klick auf den Button „Ja“ wird die installierte Datenbank mit allen
eingegebenen Daten unwiederbringlich gelöscht. Bei einem Klick auf den Button
„Nein“ wird die Installation der Datenbank übersprungen.
•
Installation der Schriftarten für den Bereich Numismatik
Wenn Sie im Numismatik Modul numismatische Schriftzeichen benötigen, dann sollten
Sie diese Schriftarten mit installieren.
•
Installation IMDAS-GIS
Installation des GIS-Moduls. Dies setzt voraus, dass Sie die Lizenz für das GIS-Modul
und damit einen Dongle erworben und erhalten haben.
•
Installation von GIS Beispielkarten
Installiert Beispielkarten für das GIS - Modul
•
Installation IMDAS-Media
•
Installation IMDAS-Layout
Programmverzeichnis auswählen
Abbildung 220: Setup Programmverzeichnis auswählen
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-263
23 Installation von imdas pro
öffnet folgendes Fenster, um den Installationspfad
Ein Klick auf den Button
anzugeben:
Abbildung 221: Setup Installationsverzeichnis wechseln
Auswahl der Programmgruppe
Abbildung 222: Auswahl der Programmgruppe
Wenn Sie die Option „lokale Datenbank installieren“ aktiviert haben, erhalten Sie die
Möglichkeit, das Verzeichnis der Datenbank zu verändern.
A-264
imdas pro Benutzerhandbuch
23 Installation von imdas pro
Abbildung 223: Datenbankverzeichnis ändern
Falls die Datenbank im ausgewählten Verzeichnis bereits existiert, erhalten sie eine Frage, ob
die Datenbank überschrieben werden soll.
ACHTUNG: Wurde ein anderes Verzeichnis für die Datenbank gewählt, als das
vorgeschlagene Verzeichnis, dann muss die Datei sql.ini aktualisiert werden (siehe dazu
Kapitel 23.5 Sql.ini – Datei aktualisieren).
Im folgenden Fenster werden Ihnen verschiedene Optionen für die Datenbankinstallation
angeboten:
Abbildung 224: Datenbankoptionen
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-265
23 Installation von imdas pro
Keine Datenbank installieren
Wenn Sie diesen Punkt auswählen, wird keine Datenbank installiert. Diesen Punkt müssen Sie
auswählen, wenn Sie bereits eine imdas pro Datenbank installiert haben.
Eine leere, lokale Datenbank installieren
Dieser Punkt installiert eine leere Datenbank mit den unbedingt notwendigen Grunddaten, die
von imdas pro benötigt werden. Wählen Sie diesen Punkt, wenn Sie mit imdas pro schon
vertraut sind, und mit der Echtdatenerfassung neu beginnen möchten.
Eine lokale Testdatenbank installieren
Wählen Sie diesen Punkt, wenn imdas pro für Sie neu ist, und Sie imdas pro noch nicht auf
Ihrem PC installiert haben. In dieser Datenbank befinden sich einige Testobjekte mit Bildern,
an Hand derer Sie sehen können, wie Objekte in imdas pro eingegeben werden.
Mehrplatzversion von imdas pro
Wählen Sie diesen Punkt, wenn Sie eine Netzwerkversion von imdas pro besitzen.
Wenn Sie bereits einen Dongle erhalten haben und diesen bereits an Ihrem Computer
angesteckt haben, erhalten Sie folgende Meldung:
Abbildung 225: Dongleabfrage
Nach der Bestätigung erscheint das Hinweisfenster, welche Komponenten von imdas pro
installiert werden:
Abbildung 226: Komponenten
A-266
imdas pro Benutzerhandbuch
23 Installation von imdas pro
in diesem Fenster erfolgt die eigentliche Installation von
Nach einem Klick auf
imdas pro.
Falls Sie unter Windows XP installieren, enthalten Sie den Hinweis, dass der Dongletreiber nur
für Windows 2000 zertifiziert ist. Sie können ihn aber ohne Probleme auch unter Windows XP
verwenden.
Bei der Installation von imdas pro unter Windows 98Se wird eine Visual Basic 6.0 Runtime
Datei installiert. Klicken Sie im folgenden Fenster auf Start, um die Installation zu starten.
Diese Datei ist für das Funktionieren von imdas pro unbedingt notwendig.
Abbildung 227: Installation - Visual Basic 6.0 Runtime
Sobald das Setup der Visual Basic Runtime Dateien abgeschlossen ist, erhalten Sie diese
Maske:
Abbildung 228: Installation Visual Basic 6.0 Runtime beendet
Klicken Sie auf den OK-Button, um die Installation fortzusetzen.
Wenn Sie das GIS - Modul erworben haben, müssen Sie unter Windows 98se und Windows
NT 4.0 die Komponente Microsoft .Net, die für das Funktionieren des GIS - Modul unbedingt
erforderlich ist, installieren. Sie erhalten folgendes Fenster:
Abbildung 229: Installation - Microsoft .Net
Klicken Sie auf den Ja Button, um die Installation fortzusetzen. Klicken Sie im nächsten
Fenster auf "I agree" und anschließend auf den Install Button.
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-267
23 Installation von imdas pro
Abbildung 230: License Agreement - Microsoft .Net
Die Installation der Microsoft .Net 1.1 Komponente kann etwas Zeit in Anspruch nehmen.
Nachdem die Installation abgeschlossen wurde, erhalten Sie folgendes Fenster:
Abbildung 231: Installation Microsoft .Net beendet
Klicken Sie auf den OK-Button, um die Installation fortzusetzen.
Unter Windows 98se und Windows NT 4.0 erhalten Sie anschließend das folgende Fenster:
Abbildung 232: Installation Microsoft .Net unter Windows 98se und Windows NT 4.0
Klicken Sie hier auf "Nein" um das Setupprogramm fortzusetzen. Ein Reboot ist in diesem Fall
nach dem Beenden des Setups von imdas pro erforderlich.
Wenn Sie das GIS - Modul installieren, wird auch die Microsoft XML Komponente installiert.
Sie erhalten dabei folgende Masken:
A-268
imdas pro Benutzerhandbuch
23 Installation von imdas pro
Abbildung 233: Installation Microsoft XML Komponente
Klicken Sie auf Next und stimmen Sie im darauf folgenden Fenster dem Lizenzvertrag zu;
klicken Sie zweimal auf Weiter.
Abbildung 234: XML Komponente - jetzt installieren
Klicken Sie auf Jetzt installieren. Die Installation wird durchgeführt.
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-269
23 Installation von imdas pro
Abbildung 235: Installation XML Komponente abgeschlossen
Die Installation des Microsoft XML Parsers ist abgeschlossen.
Zum Abschluss der Installation von imdas pro erhalten Sie folgendes Fenster:
Abbildung 236: Installation beendet
23.5 Sql.ini – Datei aktualisieren
ACHTUNG: Dieser Schritt ist nur dann auszuführen, wenn die imdas pro Datenbank der
Einzelplatzversion nicht im vorgeschlagenen Verzeichnis installiert wurde.
A-270
imdas pro Benutzerhandbuch
23 Installation von imdas pro
Die Datei Sql.ini befindet sich im selben Verzeichnis, in dem auch die imdas pro
Programmdateien abgelegt wurden (Standardmäßig in: C:\Programme\Imdas-Pro). Öffnen Sie
diese Datei mit einem Texteditor (zB Microsoft Editor) und suchen Sie nach:
dbdir=C:\Programme\imdas pro\Database. Hinter dem Gleichheitszeichen ist der Pfad, in
dem die lokale Datenbank kopiert wurde, einzugeben.
Abbildung 237: Sql-ini Datei
23.6 Eingabe der Registrierungsnummer
Nachdem Sie imdas pro installiert haben und das erste Mal gestartet haben
(Start/Programme/imdas pro), ist die Eingabe einer Registrierungsnummer notwendig. Sie
finden diese Registrierungsnummer zusammen in der Lieferung von CD und Handbuch.
Geben Sie unter Name der Institution den Namen Ihrer Institution ein.
Die Registrierungsnummer ist 2-teilig. Geben Sie den ersten Teil in das linke und den zweiten
Teil in das rechte Feld unter Registrierungsnummer ein. Klicken Sie anschließend auf OK.
Anschließend gelangen Sie in imdas pro.
Ein Arbeiten mit imdas pro ohne gültige Registrierungsnummer ist nicht möglich.
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-271
23 Installation von imdas pro
Abbildung 238: Registrierungsmaske
23.7 Durchführen eines Online-Updates
Sie haben in imdas pro auch die Möglichkeit, sich online direkt über das Internet die neueste
Version von imdas pro lokal auf Ihr System zu laden, wenn Sie die entsprechende
Berechtigung erworben haben.
Ein Online Update kann nur durch den Systemadministrator durchgeführt werden.
Wie müssen Sie nun bei Vorliegen der Berechtigung vorgehen:
1. Öffnen Sie den Menüpunkt „?“
2. Klicken Sie auf den Untermenüpunkt Online Update
Abbildung 239: Menü - Online Update
Wenn Ihr Rechner nicht online mit dem Internet verbunden ist, so erscheint folgende
Fehlermeldung:
A-272
imdas pro Benutzerhandbuch
23 Installation von imdas pro
Abbildung 240: Online Update kann nicht durchgeführt werden
Stellen Sie bitte sicher, dass Ihr Rechner online ist, und führen Sie die Schritte 1 und 2 noch
einmal durch.
Wenn kein Update erforderlich ist, weil Sie die neueste Version von imdas pro bereits
installiert haben, erscheint folgendes Fenster:
Abbildung 241: Kein Update erforderlich
Wenn eine neuere imdas pro Version vorhanden ist, so erhalten Sie folgendes Fenster:
Abbildung 242: Update erforderlich
Neben dem Button
finden Sie in diesem Dialogfenster auch den Button
. Wenn
Sie diesen Button anklicken, erhalten Sie eine Tabelle jener im technischen Forum
gemeldeten Fehler, die bereits behoben sind.
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-273
23 Installation von imdas pro
Abbildung 243: Fehler behoben
Um den Download-Vorgang zu starten, klicken Sie nun auf den Button
.
Abbildung 244: Online Update - Dateien download
Es werden nun alle erforderlichen Dateien auf Ihren Rechner kopiert. Am Statusbalken können
Sie erkennen, wie weit der Download-Vorgang fortgeschritten ist.
Wenn alle Dateien auf Ihren Rechner kopiert wurden und imdas pro zum Update bereit ist,
erhalten Sie folgendes Dialogfenster:
Abbildung 245: Online Update durchführen?
Wenn Sie die Installation des Updates durchführen wollen, klicken Sie den Button
der Installationsvorgang startet.
A-274
, und
imdas pro Benutzerhandbuch
23 Installation von imdas pro
Abbildung 246: Installation Online Update läuft
Es werden nun alle Dateien, die zuvor mit dem Download auf Ihren Rechner kopiert wurden, in
das richtige Verzeichnis verschoben, imdas pro automatisch beendet und wieder gestartet, um
das Update auch wirksam werden zu lassen. Lassen Sie sich bitte nicht von den automatisch
durchgeführten Schritten irritieren; wenn die Installation positiv erledigt werden konnte, werden
Sie automatisch wieder dorthin gelangen, wo Sie das Online Update gestartet haben.
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-275
24 Lizenzvertrag
WICHTIG - BITTE SORGFÄLTIG LESEN:
ALLGEMEINE SOFTWARE-LIZENZBEDINGUNGEN
1. GEGENSTAND DES VERTRAGES
Gegenstand des Vertrages sind die dem Liefervertrag zugrunde
liegenden Computerprogramme und die Bedienungsanleitung, im folgenden
Lizenzprogramme genannt.
2. NUTZUNGSRECHTE
2.1. JOANNEUM RESEARCH gewährt für die Dauer des Liefervertrages dem
Auftraggeber das nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht zur
Nutzung der dem Liefervertrag zugrunde liegenden Lizenzprogramme
ausschließlich
auf
der
dem
Liefervertrag
zugrunde
liegenden
Computeranlage. Soll ein Nutzungsrecht für eine andere Computeranlage
erteilt werden, so ist ein gesonderter Lizenzvertrag zwischen
JOANNEUM RESEARCH und dem Auftraggeber abzuschließen.
2.2. Die Lizenzprogramme dürfen in keinem Fall weder ganz, noch
auszugsweise vervielfältigt werden, soweit nichts anderes schriftlich
vereinbart
ist.
Der
Auftraggeber
erhält
mit
Abschluss
des
Liefervertrages nur Eigentum an den körperlichen Datenträgern, auf
denen die Lizenzprogramme aufgezeichnet sind. Ein Erwerb von Rechten
an den Lizenzprogrammen selbst ist damit nicht verbunden. JOANNEUM
RESEARCH
behält
sich
insbesondere
alle
Veröffentlichungs-,
Vervielfältigungs-,
Bearbeitungsund
Verwertungsrechte
an
den
Lizenzprogrammen vor. Es ist dem Auftraggeber untersagt,
a) die Lizenzprogramme und das dazugehörige schriftliche Material an
einen Dritten zu übergeben oder einem Dritten sonst wie zugänglich zu
machen,
b) die Lizenzprogramme von einem Computer auf einen anderen Computer
zu übertragen,
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-277
24 Lizenzvertrag
c) ohne vorherige schriftliche Einwilligung von JOANNEUM RESEARCH die
Lizenzprogramme abzuändern, zu übersetzen, zurückzuentwickeln, zu
entcompilieren oder zu entassemblieren,
d) von den Lizenzprogrammen Kopien oder abgeleitete Werke zu
erstellen oder das schriftliche Material zu vervielfältigen, oder von
diesem abgeleitete Werke zu erstellen.
Der Auftraggeber verpflichtet sich ausdrücklich, seine Mitarbeiter in
diese Verpflichtungen einzubinden.
3. URHEBERRECHTE
Die Urheberrechte und alle sonstigen Rechte an den Lizenzprogrammen
liegen ausschließlich bei JOANNEUM RESEARCH. Die Lizenzprogramme
sowie die Dokumentation stellen geistiges Eigentum und geschäftliches
Know-how von JOANNEUM RESEARCH dar und sind streng vertraulich zu
behandeln. Die Lizenzprogramme dürfen weder ganz noch teilweise
Dritten, auch nicht vorübergehend, überlassen oder zugänglich gemacht
werden, soweit nicht vorher die ausdrückliche schriftliche Zustimmung
von JOANNEUM RESEARCH vorliegt. Sie dürfen nicht in Zusammenhang mit
anderen Computeranlagen und Geräten eingesetzt werden.
4. GEWÄHRLEISTUNG
4.1. JOANNEUM RESEARCH macht darauf aufmerksam, dass es nach dem
Stand der Technik nicht möglich ist, Computersoftware so zu
erstellen, dass sie in allen Anwendungen und Kombinationen fehlerfrei
arbeitet. Vertragsgegenstand ist eine Software, die in diesem Sinne
nach bestem Wissen und Gewissen hergestellt und getestet worden ist.
In diesem Rahmen gewährleistet JOANNEUM RESEARCH, dass die
übergebenen
Lizenzprogramme
bei
vertragsgemäßer
Nutzung
keine
wesentlichen reproduzierbaren Abweichungen (Fehler) von der, zur Zeit
der
Lieferung
gültigen,
Lieferbeschreibung
aufweisen.
JOANNEUM
RESEARCH
übernimmt
jedoch
keine
Gewähr
dafür,
dass
die
Lizenzprogramme mit anderen vom Auftraggeber ausgewählten Programmen
zusammenarbeiten. Des Weiteren übernimmt JOANNEUM RESEARCH keine
Gewähr für die ständige Verfügbarkeit der Lizenzprogramme.
4.2. Die Gewährleistung beschränkt sich auf umgehende und kostenlose
Fehlerbehebung. Fehler im Sinne des Liefervertrages sind wesentliche
Abweichungen des Produktes von der Beschreibung im zugehörigen
Manual.
4.3. Fehler und Funktionsmängel sind der JOANNEUM RESEARCH direkt in
schriftlicher Form und mit genauer Information über die Umstände
ihres Auftretens zu melden. Dabei ist eine komplette Dokumentation
über
Ablauf
und
Fehlerergebnis
vorzulegen.
Verabsäumt
der
Auftraggeber dieses, verliert er sämtliche Gewährleistungsansprüche.
A-278
imdas pro Benutzerhandbuch
24 Lizenzvertrag
4.4. Die Gewährleistung entfällt, wenn das gelieferte System nicht
vorschriftsmäßig,
zweckentfremdend
oder
von
nicht
genügend
eingewiesenem Bedienungs- bzw. Wartungspersonal betrieben wird.
4.5. Für Programme und Parameter, die durch den Auftraggeber bzw.
durch Dritte nachträglich verändert werden, entfällt jegliche
Gewährleistung durch die JOANNEUM RESEARCH.
4.6. Die Gewährleistung erlischt 6 Monate nach der Übernahme des
Vertragsgegenstandes.
5. HAFTUNG
5.1. JOANNEUM RESEARCH übernimmt keine Haftung für Fehler, Störungen
oder Schäden, die auf unsachgemäße Anwendung und Bedienung des
Lizenzprogrammes, anormale Betriebsbedingungen sowie "höhere Gewalt"
zurückzuführen sind.
5.2. JOANNEUM RESEARCH haftet nicht für den Verlust von Daten, reine
Vermögensschäden, mittelbare Schäden, Folgeschäden (zB entgangener
Gewinn, Schäden aus Betriebsunterbrechungen und Produktionsausfällen,
etc.) oder für Ansprüche Dritter, sowie für Verzögerungen, die durch
den Einsatz oder den Testbetrieb der Lizenzprogramme oder anhand von
Störungen derselben entstehen können. Eine Haftung von JOANNEUM
RESEARCH
ist
ausgeschlossen,
sofern
der
Auftraggeber
die
Lizenzprogramme verändert bzw. Änderungen am Gesamtsystem vornimmt.
5.3. Ein allfälliger Schadenersatz
Drittel der Lizenzgebühr beschränkt.
ist
der
Höhe
nach
mit
einem
6. ALLGEMEINE VERTRAGSBEDINGUNGEN
6.1. Änderungen oder Ergänzungen des vorliegenden Vertrages bedürfen
zu ihrer Rechtsgültigkeit der Schriftform. Dies gilt auch für das
Abgehen von der hiermit vereinbarten Schriftform.
6.2. Sollten Teile des vorliegenden Vertrages ungültig sein, berührt
dies nicht die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen.
6.3. Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss des UNKaufrechtsübereinkommens. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle aus
diesem
Vertrag
entstehenden
Streitigkeiten
ist
das
sachlich
zuständige Gericht in Graz.
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-279
25 Index
A
Abbildungsverzeichnis ...................... A-287
Adressverwaltung.............................. A-105
Allgemeine Erfassungsmasken......... A-144
Ändern des Maskenexplorers ........... A-138
Änderungen......................................... A-75
Änderungen speichern ........................ A-32
Änderungen verwerfen ........................ A-32
Anlegen einer benutzerdefinierten Maske
....................................................... A-188
Anmeldefenster ................................... A-39
Anmeldefenster ................................... A-39
Anmelden ............................................ A-39
Archivalien......................................... A-306
Art ...................................................... A-169
Artgruppe........................................... A-169
Auch nach Synonymen suchen......... A-212
Aufbau des Benutzerhandbuches ......... A-3
Aufgabenbereich ..................... A-32, A-110
Aus Objektauswahl entfernen ........... A-125
Ausstellungshinweise ........................ A-311
Auswahl Felder.................................. A-236
Autor/Jahr.......................................... A-170
B
Baumsuche ....................................... A-212
Bedeutung der Buttons ........ Siehe Buttons
Begriff hinzufügen ............................. A-146
Begriff suchen ................................... A-146
Begriff übernehmen........................... A-145
Begriffe .............................................. A-205
Begriffe bearbeiten .............................. A-35
Begriffsdefinition.................................... A-5
Begriffsverweise ................................ A-212
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
Benutzer...............................................A-39
Benutzerdefinierte Erfassungsmasken A-13
Benutzerdefinierte Erfassungsmasken....A179
Benutzerdefinierte Felder ..................A-180
Benutzerdefinierte Masken ................A-185
Benutzerdefinierte Stammdaten ........A-184
Benutzerdefiniertes Thesaurusfeld....A-185
Benutzerrechte
Liste ......................................................A-253
Benutzerverwaltung .............................A-65
Anlegen von Benutzern...........................A-66
Benutzerrechte vergeben.............. A-39, A-67
Gruppenrechte ........................................A-68
Kennwort ändern.....................................A-69
Bereich............................................... A-45
Bereichsabhängige Personenanzeige.A-82
Beschriftung...................................... A-34
Bewegen zwischen Datenfeldern ........A-13
Bewegen zwischen Erfassungsmasken ..A14
Bibliographische Objekte ...................A-303
Bild zur Bearbeitung öffnen .................A-35
Bildanzeige ........................................A-229
Bilder.........................................A-12, A-35
Bilder exportieren...............................A-230
Bildgröße bestmöglich anpassen ........A-35
Browsen .............................................A-231
Button.................................................A-155
Buttonleiste ........................................A-226
Buttons.................................................A-31
Allgemeine Buttons .................................A-31
Detailmasken ..........................................A-34
Medienobjekte.........................................A-35
Navigation ...............................................A-33
Objektliste ...............................................A-36
Recherche...............................................A-33
Thesauri ..................................................A-35
281
25 Index
Buttons der Erfassungsmasken ........A-144
D
Dateinamen auswählen .....................A-152
Daten bearbeiten ...............................A-149
Daten kopieren ...........A-154, A-155, A-156
Daten übernehmen..............................A-32
Datenänderung....................................A-24
Datenbank optimieren.....................A-244
Datenbank prüfen ..............................A-243
Datenbank sichern.............................A-242
Datenbankadministration...................A-241
Datenbankname ..................................A-39
Datenbankoptimierung ......................A-243
Datenbanksicherung..........................A-242
Datenbankverwaltung........................A-245
Datenexport ........................... A-121, A-250
Datenfeldhistorie................................A-149
Datenfeldinhalte kopieren..................A-156
Datenimport .......................................A-251
Datensatz löschen ...............................A-32
Datierung ...........................................A-173
Datumsangaben.................................A-34
Deakzession ......................................A-311
Detailinformation................................A-307
Detailinformationen.................... A-32, A-36
Detailmasken.....................................A-144
Druckeinstellungen ............................A-235
Drucken ...............................................A-26
Drucken ...............................................A-32
Drucken ...............................................A-76
Drucken .............................................A-235
Druckgenerator..................................A-233
Druckvorschau...................................A-234
E
Editierbarkeit......................................A-197
Eigenschaften anzeigen ....................A-230
Einen Datensatz nach vor gehen ........A-33
Einen Datensatz zurück gehen ...........A-33
Einführung in imdas pro.......................A-31
Eingabe der Registrierungsnummer..A-271
Eingabefeld.................................... A-6, A-7
Eingabefelder ....................................A-170
Eingangsbuch....................................A-299
Einzelerfassung ...................................A-74
Entwicklung von imdas pro.................... A-1
282
Ereignisse ........................................... A-34
Ereignisverwaltung.............................. A-31
Erfassungsmasken ........................... A-143
Erhaltung........................................... A-309
Erklärung der Operatoren ................. A-213
Erklärungen........................................... A-5
erlaubte Länge .................................. A-198
Erste Inbetriebnahme.......................... A-39
erste Schritte ..................................... A-111
Expertensuche .................................. A-212
Export................................................. A-36
Export.................................................. A-76
Export................................................ A-235
Export................................................ A-249
Exportdatei ........................................ A-234
Externe Thesauri............................... A-103
F
Familie............................................... A-169
Farben................................................. A-41
Farben ................................................ A-34
Feld auswählen................................. A-188
Feld entfernen ................................... A-188
Feld nach oben ................................. A-188
Feld nach unten ................................ A-188
Feldauswahl ...........................A-118, A-201
Felder aktualisieren........................... A-187
Felder anordnen................................ A-188
Felder mit Folgefunktionen ............... A-159
Felder mit veränderbaren Datentypen)... A158
Felder mit Vorauswahl ...................... A-160
Felder mit vordefinierten Einstellungen .. A159
Felderauswahl..................................... A-36
Feldfunktionen .................................. A-197
Feldgröße.......................................... A-198
Feldposition....................................... A-198
Fenster schließen ......................A-31, A-32
Film ..................................................... A-35
Format............................................... A-198
Fremdobjekte .................................... A-32
Funktion Neu..................................... A-170
Funktionen ........................................ A-230
G
Galerieansicht ................................... A-133
imdas pro Benutzerhandbuch
25 Index
Gattung.............................................. A-169
Gesamtansicht .................................. A-302
Geschäftsprozesse............................ A-308
Geschwindigkeit ................................ A-243
GIS ......................................................A-37
Groß-/Kleinschreibung beachten ...... A-212
Grundeinstellungen ............................. A-41
Grundsätzliches zur Datenerfassung .. A-23
H
Handbuch .............................................. A-3
Hardwarevoraussetzungen ............... A-259
Hilfe ..................................................... A-31
Hilfe zum Arbeiten mit AKL ................. A-64
Hilfetexte erfassen............................. A-187
Historie ................................................ A-32
Historiefeld ........................................ A-198
Historienfeld ............................ A-10, A-166
Historieninformationen ........................ A-32
Hybride/Varietät................................. A-169
I
ICOM ..................................................... A-1
IMDAS Personenstammdaten mit AKL
aktualisieren..................................... A-64
IMDAS-Layout ................................... A-235
IMDAS-Media
Buttons ................................................. A-230
IMDAS-Media Komponente ................ A-31
IMDAS-Standardausdrucke .............. A-233
Import ............... A-76, A-230, A-249, A-250
Import direkt von der Kamera............ A-231
Import einer AKL Löschdatei............... A-64
In IMDAS verknüpfen ........................ A-230
In IMDAS zeigen ............................... A-230
Inhalt der imdas pro CD-ROM............... A-3
Install imdas pro True Type fonts...... A-263
Installation ......... Siehe Setup, Siehe Setup
Institutionsdaten .................................. A-42
Inventarisierung................................. A-300
Inventarisierungstutorial ........................ A-3
Inventur ............................................. A-311
K
Karteikarte ............................................. A-5
Karteireiter..................................... A-5, A-6
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
Katalogisierung ..................................A-301
Kategorie-Stammdaten bearbeiten......A-35
keine Suchbegriffe gefunden ........ A-216
Kennwort..............................................A-39
Kennwort ändern .................................A-69
Klasse ................................................A-169
Kontrollkästchen ..................................A-11
Konzept..................................................A-2
Koordinaten eingeben..........................A-36
Kopieren...............................................A-32
Körperschaften ....................................A-79
L
Laden von Recherchen......................A-202
Layout ändern....................................A-236
Leihverkehr ........................................A-308
Leihverkehrsdaten einfügen ..............A-309
Leihverkehrsdaten kopieren ..............A-309
Leihvertrag ............................. A-154, A-155
Leihvertrag zu weiteren Objekten zuordnen
.......................................................A-309
Leihvertrag zuordnen.........................A-221
Leuchtpult ............................................A-12
Listbox..................................................A-11
Listenansicht......................................A-230
Listenerfassung ...................................A-73
Literaturhinweise........ A-154, A-155, A-175
Lizenzvertrag .....................................A-277
lokale Datenbank ...............................A-263
Löschen ...............................................A-25
Löschen .............................................A-203
M
Markierte Objekte löschen ............... A-37
Maske exportieren .............................A-187
Maske importieren .............................A-187
Maske kopieren .................................A-186
Maske löschen...................................A-186
Maske umbenennen ..........................A-186
Maske verschieben............................A-187
Maskenaufbau .....................................A-17
Buttonleiste .............................................A-20
Detailbereich ...........................................A-21
Maskenexplorer ......................................A-19
Maskenkopf.............................................A-20
Maskeneigenschaften..........................A-75
Maskenexplorer ....................... A-19, A-136
283
25 Index
Maskentypen .......................................A-73
Maskenvergrößerung ..........................A-75
Maße....................................................A-34
Materialien zum ObjektA-15, A-171, A-173,
Siehe Medien
Media - Modul....................................A-225
Medien...............................................A-171
Alle Medien .......................................... A-172
Medienobjekt .......................................A-15
Medienobjekte ...................................A-304
Medientyp wechseln ..........................A-154
Mehrfachfeld.......................................... A-7
Mehrfachthesaurusfelder...................A-150
Menü..................................................A-226
Menüzeile ................................ A-14, A-226
Mitarbeiter.................................. A-47, A-66
mitgelieferte
Thesauri ................................................... A-3
Mögliche Felder ausblenden .............A-187
Mögliche Felder einblenden ..............A-188
N
Neue Maske erstellen........................A-186
Neuen Datensatz eingeben.................A-32
neuer Ausdruck .................................A-236
Neuerfassung ......................................A-23
Numismatik........................................A-312
O
Objekt bearbeiten ...................... A-32, A-36
Objektauswahl ............. A-15, A-123, A-219
Objektauswahl laden............. A-37, A-125
Objektauswahl speichern .................A-37
Objektbearbeitung ...............................A-31
Objektbeziehungen..............................A-34
Objektbeziehungsfeld ........................A-197
Objekte bearbeiten ............................A-37
Objekterfassung ................................A-109
Objekterfassung im Detail .................A-135
Objektfunktionen................................A-134
Objektliste..........................................A-109
Objekttypen .......................................A-137
Objektübersicht..................................A-116
Objektverknüpfungen ........................A-209
Offene Nomenklatur ..........................A-171
Online-Update ...................................A-272
Operator
284
BETWEEN ............................................A-215
IN A-214
IS NOT NULL........................................A-213
IS NULL ................................................A-213
LIKE ......................................................A-213
NOT IN..................................................A-215
NOT LIKE..............................................A-213
Optionen.............................................. A-48
Allgemein ................................................A-48
Nummernvergabe ...................................A-49
Recherche...............................................A-51
Standardeintragungen ............................A-52
Ordnernavigationszeile ..................... A-228
Ordnung ............................................ A-169
Originalgröße ...........................A-35, A-188
Orte..................................................... A-34
P
Personen............................................ A-34
Personen zu Objekten ...................... A-160
Personenanzeige ...................A-150, A-158
Personenbeziehungen aktualisieren .. A244
Personendaten.................................. A-237
Personendatensätze einfügen ............ A-64
Personendatensätze übernehmen...... A-64
Personenstammdaten................A-79, A-80
Personenverwaltung ........................... A-31
Pfadangaben prüfen ......................... A-152
Pflichtfeld....................................A-7, A-197
Programmverknüpfungen ................... A-76
Q
QBE..................................................... A-15
Query by Example .............................. A-15
Query by Example ausführen ............. A-33
R
Recherche........................................... A-24
Recherche........................................... A-15
Recherche........................................... A-33
Recherche........................................... A-36
Recherche......................................... A-199
Recherche
Suchfelder.............................................A-206
Recherche
Suchterm ..............................................A-206
imdas pro Benutzerhandbuch
25 Index
Recherche
Suchterm .............................................. A-206
Recherche
Einfache Suche .................................... A-208
Recherche abbrechen ....................... A-200
Recherche anhalten .......................... A-37
Recherche anzeigen ......................... A-204
Recherche ausführen ........................ A-203
Recherche laden ............................... A-201
Recherche speichern ........................ A-201
Recherche starten ............................. A-200
Recherchebutton ............................... A-200
Recherchepool wechseln .................. A-201
Rechtschreibprüfung in imdas pro ...... A-31
Registrierung ..................................... A-299
Registrierungsnummer ...................... A-271
Regular Expression ........................... A-198
Remote Capture ................................ A-230
rückgängig........................................... A-32
S
Sacherschließung.............................. A-177
Sachgebiet ........................................ A-312
Sammlungen ....................................... A-44
Sammlungstyp................................... A-45
Schätzungen ..................................... A-310
Schlüsselfeld ..................................... A-197
Schnittstelle zu MS Outlook .... A-82, A-106
Seriendruck ....................................... A-122
Setup ......................................... A-4, A-259
Installieren der imdas pro Programmdateien
......................................................... A-262
Installieren der lokalen imdas pro Datenbank
......................................................... A-263
Lizenzvertrag........................................ A-277
Optionen für imdas pro......................... A-262
Programmgruppe ................................. A-264
Programmverzeichnis auswählen......... A-263
Setupprogramm.................................... A-260
Sql.ini – Datei aktualisieren .................. A-270
Sichern ................................................ A-32
Softwarevoraussetzungen................. A-259
Sonderzeichenfelder ......................... A-312
Sortiernummern ordnen ................... A-36
Sortierreihenfolge für Inventarnummern
aufbauen.......................................A-243
Sortierung.......................A-36, A-75, A-201
Speichern ............................................ A-32
Speichern von Recherchen............... A-201
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
spezielle Datenfelder .........................A-158
Spezielle Erfassungsmasken.............A-163
Spezielle Sammlungsbereiche ..........A-306
Sprache................................................A-52
SQL-Modus........................................A-216
Stammdaten .............................A-33, A-71
Stammdaten Kategorien ......................A-99
Stammdaten Thesauri .........................A-98
Stammdatenfeld...................................A-10
Standardeinträge ...............................A-157
Standorte .............................................A-46
Standorte zuordnen ...........................A-219
Standorterfassung .............................A-163
Standortrecherche aktualisieren... A-244
Standortzuordnung ............................A-164
Suchbedingung löschen ....................A-201
Suche abbrechen.................................A-64
Suchen.................................................A-24
Suchen und Ersetzen ........................A-126
Suchergebnisse verbessern ..............A-216
Suchfelder.............................. A-201, A-204
Suchthesaurus optimieren ............ A-244
Synonym ............................................A-212
Systematik ............................. A-169, A-171
T
Tabellen auslesen..............................A-243
Tabellen prüfen..................................A-243
Taxon .................................................A-171
Taxon aktualisieren ........................ A-244
Thesaurus ............................................A-36
Buttons....................................................A-85
Drag&Drop ..............................................A-90
Einfügen von neuen Thesaurusbegriffen ....A102
Eingabe von existierenden
Thesaurusbegriffen ...........................A-101
Eingabe von Thesaurusbegriffen ..........A-100
Thesaurusaufbau ....................................A-88
Thesaurusbearbeitung ............................A-85
Thesaurusbegriff erfassen bzw. bearbeiten A96
Thesaurusimport .....................................A-87
Zuordnung der Thesaurusfelder..............A-99
Thesaurus aktualisieren................. A-244
Thesaurus Datierung ...........................A-92
Thesaurusaufbau.................................A-88
Thesaurusbearbeitung.........................A-31
285
25 Index
Thesaurusbegriff anzeigen... A-145, A-157,
A-212
Thesaurusbegriffe..............................A-157
Thesaurusbegriffe anzeigen...... A-36, A-86
Thesaurusdaten.................................A-237
Thesaurusfeld........................................ A-9
Thesaurusimport................................A-170
Thesaurus-Stammdaten bearbeiten....A-35
Thesaurussuche ................................A-211
Timecode...........................................A-305
Ton.......................................................A-35
Tooltipp................................................A-12
Trefferanzeige ...................................A-200
Trennzeichen.....................................A-238
Trunkierung .......................................A-207
Tutorial...............................................A-259
Verpackung ....................................... A-311
Verschieben von Thesaurusbegriffen A-90,
A-91
Versicherung ..................................... A-310
Volltextrecherche .............................. A-210
Volltextrecherche aktualisieren..... A-244
Volltextrecherchendatenbank aktualisieren
....................................................... A-135
Voraussetzungen für den Import ...... A-250
Vorgabewert...................................... A-198
Vorschau ........................................... A-188
U
Wechsel Kopf-Detailbereich.............. A-187
Weitere Objektnummern ..................... A-34
Werte .................................................. A-34
Unbestimmtheit..................................A-171
Unterart..............................................A-169
Unterfamilie .......................................A-169
Untergattung......................................A-169
Unterklasse........................................A-169
Unterordnung.....................................A-169
V
vergrößerbare Textfelder...................A-160
Verknüpfung ......................................A-208
AND...................................................... A-208
ODER................................................... A-208
286
OR ........................................................A-208
UND ......................................................A-208
UND NICHT ..........................................A-208
W
Z
Zu Objektauswahl hinzufügen........... A-124
Zugaben ................................................ A-3
Zum letzten Datensatz gehen ............. A-33
Zuordnen des aktuellen Standortes.. A-220
Zuordnen des Dauerstandortes ........ A-220
Zurück zum ersten Datensatz ............. A-33
Zusammenführen von Datenbanken A-249
Zweck dieser Import-/Export-Funktion.... A249
imdas pro Benutzerhandbuch
26 Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Karteikarte ..........................................................................................................................A-6
Abbildung 2: Eingabefeld ........................................................................................................................A-6
Abbildung 3: Mehrfachfeld "Material" ......................................................................................................A-7
Abbildung 4: Pflichtfeld............................................................................................................................A-8
Abbildung 5: Thesaurusbegriffsauswahl................................................................................................A-10
Abbildung 6: Stammdatenfeld ...............................................................................................................A-10
Abbildung 7: Historienfeld .....................................................................................................................A-10
Abbildung 8: Historienmaske.................................................................................................................A-11
Abbildung 9: Listbox ..............................................................................................................................A-11
Abbildung 10: Kontrollkästchen .............................................................................................................A-12
Abbildung 11: Medienmodul mit Bildübersicht.......................................................................................A-12
Abbildung 12: Fenster - Bild betrachten ................................................................................................A-13
Abbildung 13: Menüzeile mit offenem Recherchemenü ........................................................................A-14
Abbildung 14: Namenszeile der Maske "Institutionsstammdaten".........................................................A-17
Abbildung 15: Buttonzeile der Maske "Institutionsstammdaten“............................................................A-17
Abbildung 16: Funktionsleiste ...............................................................................................................A-18
Abbildung 17: Maskenexplorer der Objektbearbeitung..........................................................................A-19
Abbildung 18: Buttonleiste.....................................................................................................................A-20
Abbildung 19: Maskenkopf – Standard (Kultur) .....................................................................................A-20
Abbildung 20: Bereichsspezifischer Maskenteil ....................................................................................A-21
Abbildung 21: Änderungen speichern? .................................................................................................A-24
Abbildung 22: Löschen – Sicherheitsabfrage 1 .....................................................................................A-25
Abbildung 23: Löschen – Sicherheitsabfrage 2 .....................................................................................A-25
Abbildung 24: Rechtschreibprüfung in imdas pro ..................................................................................A-26
Abbildung 25: Rechtschreibprüfung abgeschlossen..............................................................................A-27
Abbildung 26: Offline - Modus ...............................................................................................................A-28
Abbildung 27: Importieren der Offline-Daten .........................................................................................A-29
Abbildung 28: Anmeldefenster ..............................................................................................................A-39
Abbildung 29: Farbeinstellung der Masken und Pflichtfelder.................................................................A-41
Abbildung 30: Eigene Farben definieren ...............................................................................................A-42
Abbildung 31: Institutionsstammdaten - Liste ........................................................................................A-43
Abbildung 32: Institutionsstammdaten...................................................................................................A-44
Abbildung 33: Sammlungsdetails ..........................................................................................................A-45
Abbildung 34: Standortverwaltung.........................................................................................................A-46
Abbildung 35: Institutionsmitarbeiter .....................................................................................................A-47
Abbildung 36: Optionen - Allgemein ......................................................................................................A-48
Abbildung 37: Optionen - Nummernvergabe .........................................................................................A-50
Abbildung 38: Optionen - Recherche ....................................................................................................A-51
Abbildung 39: Optionen - Standardeintragungen ..................................................................................A-52
Abbildung 40: Optionen - Weitere .........................................................................................................A-53
Abbildung 41: Buttonleiste mit Logo ......................................................................................................A-54
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-287
26 Abbildungsverzeichnis
Abbildung 42: Hilfe-Menü ......................................................................................................................A-54
Abbildung 43: Aktuelle Benutzer ...........................................................................................................A-55
Abbildung 44: Nachricht schicken .........................................................................................................A-55
Abbildung 45: Rechtschreibprüfung ......................................................................................................A-56
Abbildung 46: Nachricht erhalten ..........................................................................................................A-56
Abbildung 47: AKL-Importdialog............................................................................................................A-58
Abbildung 48: AKL Recherche ..............................................................................................................A-60
Abbildung 49: Markieren zum Übernehmen ..........................................................................................A-61
Abbildung 50: Übernommene Datensätze.............................................................................................A-62
Abbildung 51: Datensatz aus AKL bereits in imdas pro vorhanden.......................................................A-62
Abbildung 52: Suche in AKL?................................................................................................................A-63
Abbildung 53: AKL Suche bei Objekterfassung.....................................................................................A-63
Abbildung 54: Benutzerverwaltung........................................................................................................A-65
Abbildung 55: Listbox - angelegte Benutzer..........................................................................................A-66
Abbildung 56: Neuer Benutzer ..............................................................................................................A-66
Abbildung 57: Benutzerverwaltung - Rechtevergabe ............................................................................A-67
Abbildung 58: Benutzerverwaltung - Gruppenverwaltung .....................................................................A-68
Abbildung 59: Benutzerverwaltung - Kennwort ändern .........................................................................A-69
Abbildung 60: Menü – Stammdaten ......................................................................................................A-72
Abbildung 61: Listenerfassung – Eingangarten.....................................................................................A-73
Abbildung 62: Institutionsstammdaten...................................................................................................A-74
Abbildung 63: Stammdaten – Sortierung...............................................................................................A-75
Abbildung 64: Stammdatenänderungen anzeigen ................................................................................A-76
Abbildung 65: Programmverknüpfungen ...............................................................................................A-77
Abbildung 66: Stammdaten - Objektbeziehungsarten ...........................................................................A-78
Abbildung 67: Stammdaten - Personenliste ..........................................................................................A-80
Abbildung 68: Stammdaten - Personendetails ......................................................................................A-81
Abbildung 69: Bereichsabhängige Personenanzeige ............................................................................A-82
Abbildung 70: MS Outlook Schnittstelle ................................................................................................A-83
Abbildung 71: MS Outlook Schnittstelle - geladene Kontakte ...............................................................A-84
Abbildung 72: MS Outlook Schnittstelle – Zugriffsbestätigung ..............................................................A-84
Abbildung 73: Thesaurus - Importthesaurus auswählen .......................................................................A-87
Abbildung 74: Thesaurus - Importdatei auswählen ...............................................................................A-88
Abbildung 75: Thesaurus - Thesaurusaufbau und Bearbeitung ............................................................A-89
Abbildung 76: Thesaurus - Begriff verschieben/ersetzen ......................................................................A-90
Abbildung 77: Thesaurus - Begriff verschieben / ersetzen zwischen Thesauri .....................................A-92
Abbildung 78: Thesaurus – Datierung ...................................................................................................A-93
Abbildung 79: Aufbau eines polyhierarchischen Thesaurus..................................................................A-94
Abbildung 80: Polyhierarchischer Thesaurus - Begriffszuordnung ........................................................A-95
Abbildung 81: Polyhierarchischer Thesaurus - Thesaurusbaum ...........................................................A-95
Abbildung 82: Thesaurus - Begriffserfassung .......................................................................................A-97
Abbildung 83: Stammdaten - Thesaurus ...............................................................................................A-98
Abbildung 84: Stammdaten - Kategorien...............................................................................................A-99
Abbildung 85: Thesaurus - Feldzuordnung .........................................................................................A-100
Abbildung 86: Materialfeld...................................................................................................................A-101
Abbildung 87: Thesaurusbegriffserfassung .........................................................................................A-101
Abbildung 88: Thesaurus – Begriffsauswahl .......................................................................................A-102
Abbildung 89: Thesaurus - neuen Begriff hinzufügen..........................................................................A-103
Abbildung 90: imdas pro – Systemonformation ...................................................................................A-103
Abbildung 91: Objektliste.....................................................................................................................A-110
Abbildung 92: Aufgabenbereich - Erste Schritte..................................................................................A-111
Abbildung 93: Aufgabenbereich – Objekttypen laden..........................................................................A-112
Abbildung 94: Aufgabenbereich – Recherche .....................................................................................A-113
Abbildung 95: Aufgabenbereich – gespeicherte Recherche................................................................A-113
A-288
imdas pro Benutzerhandbuch
26 Abbildungsverzeichnis
Abbildung 96: Aufgabenbereich - Objektauswahl laden ......................................................................A-114
Abbildung 97: Aufgabenbereich – Standortverwaltung........................................................................A-114
Abbildung 98: Aufgabenbereich - IMDAS-Media Import......................................................................A-115
Abbildung 99: Aufgabenbereichkonfiguration......................................................................................A-115
Abbildung 100: Objektliste - Objektübersicht.......................................................................................A-117
Abbildung 101: Objektliste – Buttonleiste ............................................................................................A-118
Abbildung 102: Feldauswahl ...............................................................................................................A-118
Abbildung 103: Listbox - Feldauswahl.................................................................................................A-119
Abbildung 104: Sortierung der Objektliste durch Doppelklick ..............................................................A-120
Abbildung 105: Sortierung durch
.................................................................................................A-121
Abbildung 106: Objektliste - Datenexportdatei ....................................................................................A-122
Abbildung 107: Objektliste – XML-Export............................................................................................A-123
Abbildung 108: Zu Objektauswahl hinzufügen ....................................................................................A-124
Abbildung 109: Aus Objektauswahl entfernen.....................................................................................A-125
Abbildung 110: Objektauswahl laden ..................................................................................................A-125
Abbildung 111: Benutzerdefinierte Masken - Optionsblock "Explorer" ................................................A-126
Abbildung 112: Spaltenänderungen ....................................................................................................A-127
Abbildung 113: Benutzerdefinierte Maske - EXCEL-Export ................................................................A-128
Abbildung 114: Markierte Datensätze nach EXCEL exportieren .........................................................A-128
Abbildung 115: Datenimport nach IMDAS...........................................................................................A-129
Abbildung 116: Benutzerdefinierte Maske - EXCEL-Import.................................................................A-130
Abbildung 117: Datenimport aus EXCEL-Datei ...................................................................................A-130
Abbildung 118: Tabelle im Aufgabenbereich nach Datenimport..........................................................A-131
Abbildung 119: Import aus EXCEL durchgeführt.................................................................................A-131
Abbildung 120: Import-Fehlerdatei ......................................................................................................A-132
Abbildung 121: Galerieansicht markierter Objekte ..............................................................................A-133
Abbildung 122: Tooltipp in Galerieansicht ...........................................................................................A-134
Abbildung 123: Rechte Maustaste in Galerieansicht ...........................................................................A-134
Abbildung 124: Objektliste - Kontextmenü rechte Maustaste ..............................................................A-135
Abbildung 125: Maskenexplorer ..........................................................................................................A-137
Abbildung 126: Menü – Objekttypen ...................................................................................................A-138
Abbildung 127: Ansicht - Konfiguration Explorer .................................................................................A-139
Abbildung 128: Maskenexplorer – Konfiguration .................................................................................A-139
Abbildung 129: Maskenexplorer - rechte Maustaste 1 ........................................................................A-141
Abbildung 130: Maskenexplorer - rechte Maustaste 2 ........................................................................A-141
Abbildung 131: Maskenexplorer - rechte Maustaste 3 ........................................................................A-141
Abbildung 132: Auswahlmenü - Shortcuts...........................................................................................A-142
Abbildung 133: Shortcuts für den Maskenexplorer..............................................................................A-142
Abbildung 134: Thesaurusbegriffsauswahl - hierarchisch ...................................................................A-145
Abbildung 135: Thesaurusbegriffsauswahl - alphabetisch ..................................................................A-147
Abbildung 136: Thesaurusbegriffsauswahl – freie Begriffe .................................................................A-148
Abbildung 137: Thesaurusbegriffsauswahl über Thesaurusverweise..................................................A-149
Abbildung 138: Detailmaske des Mehrfachthesaurusfeldes "Material"................................................A-150
Abbildung 139: Personeninformationen anzeigen ...............................................................................A-151
Abbildung 140: Sortiernummer vorgeben............................................................................................A-151
Abbildung 141: Pfadangabe prüfen .....................................................................................................A-153
Abbildung 142: Buttonleisten in Detailerfassungsmasken...................................................................A-155
Abbildung 143: Datenfelder kopieren ..................................................................................................A-156
Abbildung 144: Thesaurusbegriffsinformationen anzeigen..................................................................A-157
Abbildung 145: Personenerfassung zum Objekt .................................................................................A-161
Abbildung 146: Personendetailmaske .................................................................................................A-162
Abbildung 147: Standorterfassung ......................................................................................................A-164
Abbildung 148: Standortzuordnung .....................................................................................................A-165
Abbildung 149: Standorthistorie ..........................................................................................................A-166
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-289
26 Abbildungsverzeichnis
Abbildung 150: Standort einer Person zuordnen.................................................................................A-167
Abbildung 151: Hinweis auf Standortzuordnung .................................................................................A-167
Abbildung 152: Meine Standorte bestätigen........................................................................................A-167
Abbildung 153: Standort bestätigen ....................................................................................................A-168
Abbildung 154: Benutzernamen zuweisen ..........................................................................................A-168
Abbildung 155: Maske Systematik ......................................................................................................A-169
Abbildung 156: Materialien zum Objekt - alle Medien .........................................................................A-172
Abbildung 157: Materialien zum Objekt – Bild .....................................................................................A-173
Abbildung 158: Datierung....................................................................................................................A-174
Abbildung 159: Literaturhinweise – tabellarisch ..................................................................................A-176
Abbildung 160: Literaturhinweise - Detail ............................................................................................A-176
Abbildung 161: Sacherschließung.......................................................................................................A-177
Abbildung 162: Menü - Ansicht ...........................................................................................................A-180
Abbildung 163: Benutzerdefinierte Felder ...........................................................................................A-181
Abbildung 164: Benutzerdefinierte Felder - möglich Werte .................................................................A-181
Abbildung 165: Erstellung zusammengesetzter benutzerdefinierter Felder ........................................A-184
Abbildung 166: Aktualisierung zusammengesetzter Felder.................................................................A-184
Abbildung 167: Benutzerdefinierte Stammdaten .................................................................................A-185
Abbildung 168: Benutzerdefiniertes Thesaurusfeld .............................................................................A-185
Abbildung 169: Benutzerdefinierte Masken – Editor............................................................................A-186
Abbildung 170: Contextmenü - Neue benutzerdefinierte Maske .........................................................A-188
Abbildung 171: Anlegen einer neuen benutzerdefinierten Maske .......................................................A-189
Abbildung 172: Beispielmaske für Ausstellungsplanung .....................................................................A-192
Abbildung 173: Ausstellungsplanung - Objektzuordnung ....................................................................A-193
Abbildung 174: Benutzerdefinierte Masken – Vervielfältigungsfunktion ..............................................A-194
Abbildung 175: Aktivieren der optionalen Maske.................................................................................A-195
Abbildung 176: Kennzeichnung der optionalen Masken......................................................................A-196
Abbildung 177: Funktionen - benutzerdefinierte Felder.......................................................................A-197
Abbildung 178: Recherche ..................................................................................................................A-199
Abbildung 179: Recherche speichern..................................................................................................A-202
Abbildung 180: Recherche laden ........................................................................................................A-203
Abbildung 181: Suchfelder definieren..................................................................................................A-205
Abbildung 182: Mögliche Werte des Suchfeldes .................................................................................A-206
Abbildung 183: Suchbegriffsliste mit Einschränkung "spiel" ................................................................A-207
Abbildung 184: Einfache Suche ..........................................................................................................A-209
Abbildung 185: Objektverknüpfungen .................................................................................................A-209
Abbildung 186:Volltextrecherche.........................................................................................................A-211
Abbildung 187: Thesaurussuche .........................................................................................................A-211
Abbildung 188: Expertensuche ...........................................................................................................A-212
Abbildung 189: Funktion "Heute".........................................................................................................A-217
Abbildung 190: Recherche "Heute" im Aufgabenbereich ....................................................................A-217
Abbildung 191: Leihvertrag zuordnen..................................................................................................A-222
Abbildung 192: Bildschirm - IMDAS-Media .........................................................................................A-226
Abbildung 193: Menüzeile - Media - Modul .........................................................................................A-226
Abbildung 194: Buttonleiste - IMDAS-Media .......................................................................................A-227
Abbildung 195: Einstellungen – Optionen ...........................................................................................A-227
Abbildung 196: Dateitypen im Media – Modul .....................................................................................A-228
Abbildung 197: Ordnernavigationszeile...............................................................................................A-228
Abbildung 198: Bildanzeigefenster - Dateien und Unterverzeichnisse ................................................A-229
Abbildung 199: Serverinformationsbereich..........................................................................................A-229
Abbildung 200: Buttonleiste - IMDAS-Media .......................................................................................A-230
Abbildung 201: Drucken/Exportieren...................................................................................................A-233
Abbildung 202: zu druckende Datensätze...........................................................................................A-234
Abbildung 203: Druckeinstellungen - Ausdrucke .................................................................................A-236
A-290
imdas pro Benutzerhandbuch
26 Abbildungsverzeichnis
Abbildung 204: Einträge auswählen ....................................................................................................A-237
Abbildung 205: Druckeinstellungen – Personendruck .........................................................................A-237
Abbildung 206: Druckeinstellungen - Trennzeichen ............................................................................A-238
Abbildung 207: Datenbankadministration - Datenbanksicherung ........................................................A-242
Abbildung 208: Datenbankadministration - Datenbankoptimierung.....................................................A-243
Abbildung 209: Eintrag in imdaspro.ini ...............................................................................................A-246
Abbildung 210: Konfigurationsanmeldung – Datenbankverwaltung ....................................................A-246
Abbildung 211: Datenbankverwaltung - Eintragen der Datenbanken ..................................................A-246
Abbildung 212: Anzeige "alter" Datenbankbenutzer............................................................................A-247
Abbildung 213: Kennwort ändern ........................................................................................................A-248
Abbildung 214: Datenexport ................................................................................................................A-250
Abbildung 215: Datenimport ................................................................................................................A-251
Abbildung 216: Start - Setup ...............................................................................................................A-261
Abbildung 217: Auswahlfenster ...........................................................................................................A-261
Abbildung 218: Lizenzvertrag ..............................................................................................................A-262
Abbildung 219: Setup Optionen für imdas pro.....................................................................................A-262
Abbildung 220: Setup Programmverzeichnis auswählen ....................................................................A-263
Abbildung 221: Setup Installationsverzeichnis wechseln ....................................................................A-264
Abbildung 222: Auswahl der Programmgruppe...................................................................................A-264
Abbildung 223: Datenbankverzeichnis ändern ....................................................................................A-265
Abbildung 224: Datenbankoptionen ....................................................................................................A-265
Abbildung 225: Dongleabfrage ............................................................................................................A-266
Abbildung 226: Komponenten .............................................................................................................A-266
Abbildung 227: Installation - Visual Basic 6.0 Runtime .......................................................................A-267
Abbildung 228: Installation Visual Basic 6.0 Runtime beendet............................................................A-267
Abbildung 229: Installation - Microsoft .Net .........................................................................................A-267
Abbildung 230: License Agreement - Microsoft .Net ...........................................................................A-268
Abbildung 231: Installation Microsoft .Net beendet .............................................................................A-268
Abbildung 232: Installation Microsoft .Net unter Windows 98se und Windows NT 4.0........................A-268
Abbildung 233: Installation Microsoft XML Komponente .....................................................................A-269
Abbildung 234: XML Komponente - jetzt installieren ...........................................................................A-269
Abbildung 235: Installation XML Komponente abgeschlossen............................................................A-270
Abbildung 236: Installation beendet ....................................................................................................A-270
Abbildung 237: Sql-ini Datei ................................................................................................................A-271
Abbildung 238: Registrierungsmaske..................................................................................................A-272
Abbildung 239: Menü - Online Update ................................................................................................A-272
Abbildung 240: Online Update kann nicht durchgeführt werden .........................................................A-273
Abbildung 241: Kein Update erforderlich.............................................................................................A-273
Abbildung 242: Update erforderlich .....................................................................................................A-273
Abbildung 243: Fehler behoben ..........................................................................................................A-274
Abbildung 244: Online Update - Dateien download.............................................................................A-274
Abbildung 245: Online Update durchführen? ......................................................................................A-274
Abbildung 246: Installation Online Update läuft...................................................................................A-275
Abbildung 238: Registrierung - Standard ............................................................................................A-300
Abbildung 239: Registrierung - erweitert .............................................................................................A-300
Abbildung 240: Inventarisierung ..........................................................................................................A-301
Abbildung 241: Katalogisierung - Natur...............................................................................................A-301
Abbildung 242: Gesamtansicht – Standard .........................................................................................A-302
Abbildung 243: Gesamtansicht - Botanik ............................................................................................A-302
Abbildung 244: Fundort .......................................................................................................................A-303
Abbildung 245: Bibliographisches Objekt ............................................................................................A-304
Abbildung 246: Medienobjekt ..............................................................................................................A-305
Abbildung 247: Archivalien..................................................................................................................A-306
Abbildung 248: Spezielle Sammlungsbereiche - Natur .......................................................................A-306
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-291
26 Abbildungsverzeichnis
Abbildung 249: Spezielle Sammlungsbereiche - Kunst .......................................................................A-307
Abbildung 250: Spezielle Sammlungsbereiche - Kultur.......................................................................A-307
Abbildung 251: Spezielle Sammlungsbereiche - Archäologie .............................................................A-307
Abbildung 252: Wissenschaftliche Dokumentation..............................................................................A-308
Abbildung 253: Leihverkehr.................................................................................................................A-309
Abbildung 254: Erhaltung / Präparation...............................................................................................A-310
Abbildung 255: Schätzungen ..............................................................................................................A-310
Abbildung 256: Versicherungen ..........................................................................................................A-310
Abbildung 257: Verpackungen ............................................................................................................A-311
Abbildung 258: Ausstellungen .............................................................................................................A-311
Abbildung 259: Inventur ......................................................................................................................A-311
Abbildung 260: Deakzession ...............................................................................................................A-312
Abbildung 261: Sonderzeichen ...........................................................................................................A-313
A-292
imdas pro Benutzerhandbuch
Anhang A Stammdatenverzeichnis
In der folgenden Tabelle finden Sie alle in imdas pro enthaltenen Stammdaten. Bitte beachten
Sie, dass die benutzerdefinierten Stammdaten, die Sie sich selbst definieren, in dieser
Aufzählung fehlen.
Menüpunkt
Sammlungsbereich
Institution, Sammlungen,
Standorte
Personen/Körperschaften
Bereichsabhängige
Personenanzeige
Ereignisse
Bibliographische Objekte /
Archiv
1. Untermenüpunkt
2. Untermenüpunkt
Erfassungsart
Listenerfassung
Institution
Sammlung
Standort
Personen/Körperschaften
Auszeichnungen
Berufe
Konfessionen
Nationalitäten
Rechtsformen
Rollen/Funktionen von
Personen
Personennamensarten
Stände
Titel
Versicherungen
Einzelerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Einzelerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Archivalieneinheit
Aufbewahrungsarten
Bestände
Gattung
Ausreifung
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
A-293
Anhang A - Stammdatenverzeichnis
Menüpunkt
Medienobjekte
Objektdaten
Erhaltung / Präparation
A-294
1. Untermenüpunkt
Schriftart
Graphische Beschreibung
Sprachen
Titelarten bibliographischer
Objekte
Verfasser
Verlage
Aufzeichnungssystem
Austauschformat
Bildauflösungen
Medientypen
Medium
Perspektiven
Sampling Rate
Verwendung
Inventar
Echtheit
Bereiche
Eingangsarten
Objektstatus
Objektbeziehungen
Objekterhaltungszustände
Objektnamensarten
Objektnummernarten
Objektwerte und
Objektmaße
Objektteil
Perspektiven
Sprachen
Präparationsgrund
Präparationsmethode
verwendete Medien
2. Untermenüpunkt
Erfassungsart
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Anbringungsart
Anbringungsort
Authentizität
Art der Bezeichnung
Bezug
Bildorganisation
Drucktechnik
Druckverfahren
Druckzustand
Farbmaterial
Format
Formtyp
Material Druckplatte
Montage
Notation
Originalität
Rahmenformat außen
Rahmenformat innen
Zustandsmerkmal
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
imdas pro Benutzerhandbuch
Anhang A - Stammdatenverzeichnis
Menüpunkt
Analysen / Konstanten
Datum / Datierung
Mineralogie
Katalogisierung /
Beschreibung
Systematik
Fundort
1. Untermenüpunkt
verwendete Substanzen
Projekte
Analysemethoden
chemische Formeln
Farben / Farbcodes
Farbtypen
verwendete Medien
verwendete Substanzen
Datierungsmethoden
Datumstypen
Datumsformate
Tageszeiten
Ausbildung Material
Datierungsqualität
Eigenschaft Mineral
Funktion / Eigenschaft
Mineral
Mineralformeln
Bestimmungs- /
Datierungsqualität
Echtheit
Eingangsarten
Fundlokalität
Geschlecht
Bestimmungs- /
Datierungsqualität
Biologisches Alter
Geschlecht
offene Nomenklatur
Typus
Unbestimmtheit
Fundort allgemein
Fundort Archäol./Min./Pal.
Fundort Botanik
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
2. Untermenüpunkt
Erfassungsart
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Bezugssystem (Höhe)
Eingangsarten
Fundlokalität
Funktion der Flurnummer
Genauigkeit (Höhe)
Koordinatensysteme
Koordinatengenauigkeit
Teilort / Bezirk
alte Lithostr.
Bezeichnung
Datierungsmethoden
Eingangsarten
Fundlokalität
Grabung
Biogeographie
Biotop
Botanischer Standort
Eingangsarten
Fundlokalität
Geologischer Standort
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
A-295
Anhang A - Stammdatenverzeichnis
Menüpunkt
1. Untermenüpunkt
Fundort Zoologie
Karten
Numismatik
A-296
Sachgebiet
Gegenstand / Funktion
Amt
Ära
Ausstellungsort
Beizeichen Avers
Beizeichen Revers
Dokumentart (Patente)
Druckerei
Emittent
Erhaltungsgrad
Erwerbsart
Ethnos
Entstehungsland
Entstehungsort
Fundart
Fundbeschreibung
Geographischer Bereich
Klasse / Grad
Material
Motiv Avers
Motiv Revers
Münzstand
Nominale
Ort
Person
Raum
Siegel (Patent)
Staat
Stich
Technik
2. Untermenüpunkt
Erfassungsart
Klimazone
Kontinent / Ozean
Landschaft / Meer
Naturraum
Substrat Standort
Biogeographie
Biotop
Eingangsarten
Fangmethode
Fundlokalität
Funktion Parasitismus
Klimazone
Kontinent / Ozean
Landschaft / Meer
Naturraum
Parasitismus
Tiergesellschaft
Kartenwerk / Karten
Maßstab
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Einzelerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
imdas pro Benutzerhandbuch
Anhang A - Stammdatenverzeichnis
Menüpunkt
Weitere Stammdaten …
Benutzerdefiniert …
1. Untermenüpunkt
2. Untermenüpunkt
Erfassungsart
Territorium
Thema
Überprägung
Unterschrift
Ursprungsland
Währung
Wertbezeichnung
Wertpapiertyp
Zitat
Zuordnung
Sonderzeichen
Schriftart (Font)
Art der Literatur
Art der Wiss.
Dokumentation
Ausstellungsarten
Behältnisse
Einheiten und Währungen
Ortstypen
Programmverknüpfungen
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Verweistypen
Benutzerdefinierte Masken
Benutzerdefinierte
Stammdaten
Benutzerdefinierte Felder
Listenerfassung
Listenerfassung
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
Listenerfassung
A-297
Anhang B - Vordefinierte
Erfassungsmasken
Auf den folgenden Seiten sehen Sie Abbildungen der in imdas pro 3.5 vordefinierten
Erfassungsmasken.
Bitte beachten Sie, dass in den folgenden Kapiteln nur jene Standarderfassungsmasken
beschrieben sind, die nicht bereits in den vorderen Kapiteln behandelt wurden. Weiters sind
gleichartige Masken, wie etwas die Masken der Gesamtansichten, nicht einzeln aufgeführt, da
sich lediglich die in den Masken enthaltenen Daten von einander unterscheiden, nicht aber
deren Funktionalität und Handhabung.
B.1
Registrierung - Eingangsbuch
Unter Registrierung ist die Aufnahme eines Objektes in den Bestand des Museums zu
verstehen, unabhängig davon, ob ein Objekt (in eine Sammlung) inventarisiert wird.
Es existieren zwei Registrierungsmasken, wobei die Maske „Registrierung erweitert“
wesentlich mehr Datenfelder enthält. Die Entscheidung, mit welcher der beiden Sie arbeiten,
liegt bei Ihnen und Ihren Anforderungen.
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-299
Anhang B - Vordefinierte Erfassungsmasken
Abbildung 247: Registrierung - Standard
Abbildung 248: Registrierung - erweitert
B.2
Inventarisierung
Ein Objekt erhält eine Inventarnummer und wird inventarisiert.
A-300
imdas pro Benutzerhandbuch
Anhang B - Vordefinierte Erfassungsmasken
Abbildung 249: Inventarisierung
B.3
Katalogisierung/Beschreibung
Die formale und inhaltliche Bestandserschließung erfolgt durch die Katalogisierung, die im
wesentlichen Dokumentationsarbeiten umfasst. Sie ist unterteilt in die Bereiche „Natur“,
„Kunst“ und „Kultur“, wobei für jeden Bereich eine eigene Erfassungsmaske zur Verfügung
steht. Als Beispiel sei hier die Maske „Natur“ dargestellt.
Abbildung 250: Katalogisierung - Natur
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-301
Anhang B - Vordefinierte Erfassungsmasken
B.4
Gesamtansicht
In der Maske Gesamtansicht sind die wichtigsten Eingabefelder der Registrierung,
Katalogisierung und Inventarisierung in einer Maske zusammengefasst.
Es gibt Gesamtansichtsmasken für verschiedene Bereiche. An dieser Stelle seien als
Beispiele die Maske „Gesamtansicht – Standard“ und „Gesamtansicht – Botanik“ dargestellt.
Abbildung 251: Gesamtansicht – Standard
Abbildung 252: Gesamtansicht - Botanik
A-302
imdas pro Benutzerhandbuch
Anhang B - Vordefinierte Erfassungsmasken
B.5
Fundort
In der Maske Fundort unter Objektbearbeitung können Sie Fundortdaten getrennt nach den
Bereichen Allgemein, Archäologie, Botanik, Mineralogie und Paläontologie sowie Zoologie
erfassen. Für jeden Bereich steht ein eigener Karteireiter zur Verfügung.
Abbildung 253: Fundort
B.6
Bibliographische Objekte
Mit der Maske Bibliographisches Objekt kann beispielsweise die Handbibliothek Ihrer
Institution erfasst werden. Objekte, die in dieser Maske erfasst wurden, scheinen in der Liste
„in Buch“ bzw. „in Zeitschrift“ in der Maske Literaturhinweise auf.
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-303
Anhang B - Vordefinierte Erfassungsmasken
Abbildung 254: Bibliographisches Objekt
Im Karteireiter Seite 2 besteht die Möglichkeit Stichwörter aus dem Titel, 1. Zusatz und/oder 2.
Zusatz automatisch in die Stichworttabelle aufzunehmen. Sie müssen dazu lediglich auf den
jeweiligen Button
(
,
,
)
klicken. Nicht übernommen werden so genannte Stoppwörter wie: der, die, das, und, ist...
Die einzelnen Einträge in der Stichworttabelle können händisch ergänzt oder gelöscht werden.
B.7
Medienobjekte
Wollen Sie Bilder, Töne, Filme oder Dokumente als Objekte an sich, dh., nicht als
Zusatzinformation zu anderen Objekten, erfassen, so verwenden Sie hierzu die
Erfassungsmaske für Medienobjekte.
A-304
imdas pro Benutzerhandbuch
Anhang B - Vordefinierte Erfassungsmasken
Abbildung 255: Medienobjekt
Im Karteireiter Bild können mehrere Bilder zu einem Medienobjekt erfasst werden, in dem man
auf den Button
rechts neben dem Feld Dateiname klickt.
Es gibt noch einen zusätzlichen Karteireiter Sonstige. Hier kann man den Medientyp frei
definieren (in den Stammdaten) und Anmerkungen dazu machen. Wurde unter Sonstige ein
Medientyp gewählt, der als Karteireiter bereits vorhanden ist, so wird nach dem Sichern der
entsprechende Karteireiter in den Vordergrund gebracht.
In der Detailmaske Personen zum Objekt kann man unter Medienobjekten zusätzlich noch
eine Perspektive, Timecode Anfang und Timecode Ende jener Personen erfassen, die im Film
dargestellt werden.
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-305
Anhang B - Vordefinierte Erfassungsmasken
B.8
Archivalien
Die Erfassungsmaske Archivalien dient dazu, Archivalien als Objekte zu erfassen.
Abbildung 256: Archivalien
B.9
Spezielle Sammlungsbereiche
Die Masken Registrierung, Inventarisierung, Katalogisierung und deren Zusammenfassung in
Gesamtansichten decken jene Informationen ab, die unabhängig vom kulturellen Bereich
(Kunst, Kultur, Natur oder Archäologie) gleich erfasst und verwaltet werden können. Darüber
hinaus gehende bereichsspezifische Informationen können in den Masken der speziellen
Sammlungsbereiche erfasst werden. Bitte beachten Sie, dass Sie selbstverständlich beliebige
benutzerdefinierte Masken erstellen können, um weitergehende Dokumentationen
vorzunehmen.
Abbildung 257: Spezielle Sammlungsbereiche - Natur
A-306
imdas pro Benutzerhandbuch
Anhang B - Vordefinierte Erfassungsmasken
Abbildung 258: Spezielle Sammlungsbereiche - Kunst
Abbildung 259: Spezielle Sammlungsbereiche - Kultur
Abbildung 260: Spezielle Sammlungsbereiche - Archäologie
B.10 Detailinformation
Im Bereich Detailinformation finden Sie Masken, die die Erfassung weiterer Details zulassen.
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-307
Anhang B - Vordefinierte Erfassungsmasken
B.10.1
Wissenschaftliche Dokumentation
Abbildung 261: Wissenschaftliche Dokumentation
B.11 Geschäftsprozesse
Den Bereich Geschäftsprozesse finden Sie auch im Maskenexplorer. Über diese Masken
können Daten erfasst werden, die für spezielle Abteilungen bzw. Sammlungsbereiche eines
Museums erforderlich sind. Diese Geschäftsprozesse befassen sich vor allem mit allgemein
anfallenden Daten, wie Leihverkehr, Erhaltung/Präparation, Schätzungen, Versicherungen,
Verpackung, Ausstellungshinweise und Inventur.
B.11.1
Leihverkehr
Informationen, welche die Verleihungen bzw. Entlehnungen eines Objektes betreffen, können
über diese Funktion in imdas pro verwaltet werden.
A-308
imdas pro Benutzerhandbuch
Anhang B - Vordefinierte Erfassungsmasken
Abbildung 262: Leihverkehr
Folgende Buttons finden Sie in dieser Erfassungsmaske:
Button
Erklärung
Leihvertrag zu weiteren Objekten zuordnen: Mit diesem Button können Sie die
aktuellen Leihvertragsdaten mehreren Objekten zugleich zuordnen. Definieren
Sie sich hierzu in einem ersten Schritt eine Objektauswahl mit jenen Objekten,
denen Sie die Daten zuordnen wollen. Nach einem Klick auf den Button
öffnet sich eine Maske zur Auswahl der Objektauswahl und der Datenfelder, die
Sie tatsächlich übernehmen wollen. Wenn Sie Ihre Angaben vollständig gemacht
, um die Daten tatsächlich zu zuordnen.
haben, klicken Sie auf
Mit dem Button
Sie können auch mehrere Leihverträge zugleich
löschen, falls Sie diese zB aus Versehen den falschen Objekten zugeordnet
haben sollten. Gehen Sie hierbei nach den gleichen Schritten wie oben vor, und
klicken Sie zum Schluss auf den Löschen Button. Bevor die Leihverträge
gelöscht werden erhalten Sie noch eine Sicherheitsabfrage.
Inhalt der Leihverkehrsmaske kopieren: Mit diesem Button können Sie die
Daten des aktuellen Leihvertrages kopieren und bei einem anderen Objekt
wieder einfügen.
Inhalt der Leihverkehrsmaske einfügen: Wenn Sie bei einem Objekt mit dem
Button
Daten kopiert haben, können Sie diese Daten bei einem anderen
Objekt mit dem Button
B.11.2
einfügen.
Erhaltung / Präparation
Wird ein Objekt in den Bestand eines Museums aufgenommen, muss der Erhaltungsvorgang
(Restaurierung, Konservierung,...) dokumentiert werden. Über diese Maske werden die bei der
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-309
Anhang B - Vordefinierte Erfassungsmasken
Erhaltung anfallenden Daten (zB: Ausstellungsbedingungen, Lagerbedingungen, erforderliche
Maßnahmen,...) verwaltet.
Abbildung 263: Erhaltung / Präparation
Sie können über den Button
können Sie Materialien zum Objekt erfassen, die sich speziell
auf die Erhaltung beziehen. Beispielsweise Fotos vor und nach der Restaurierung. Diese
Daten erhalten eine spezielle Kennung, sodass Sie auch unter „Materialien zum Objekt“
ersehen können, welche Daten bei einem Erhaltungsdatensatz erfasst wurden.
B.11.3
Schätzungen
Abbildung 264: Schätzungen
B.11.4
Versicherung
Abbildung 265: Versicherungen
A-310
imdas pro Benutzerhandbuch
Anhang B - Vordefinierte Erfassungsmasken
B.11.5
Verpackung
Abbildung 266: Verpackungen
B.11.6
Ausstellungen
Abbildung 267: Ausstellungen
B.11.7
Inventur
Abbildung 268: Inventur
Der Eintrag im Feld „Soll“ wird aus dem Feld „Stückzahl“ im Maskenkopf übernommen.
B.11.8
Deakzession
Werden zu einem Objekt Deakzessionsdaten erfasst, so erhält es den Status
„deakzessioniert“. „Deakzessioniert“ bedeutet, dass sich das Objekt nicht mehr im Inventar
des Museums befindet. Die wissenschaftlichen Daten bleiben jedoch in imdas pro verfügbar.
© 2008 JOANNEUM RESEARCH
A-311
Anhang B - Vordefinierte Erfassungsmasken
Abbildung 269: Deakzession
B.11.9
Numismatik
Die Erfassungsmasken des Bereiches Numismatik erweitert imdas pro um Erfassungsmasken,
die für den speziellen Einsatz in Münzarchiven ausgelegt sind.
Die Erfassung der numismatischen Objekte ist abhängig vom Sachgebiet, dem die Objekte
zugeordnet werden können. Als Sachgebiet wurde definiert:
Münzen, Papiergeld, Wertpapiere, Stempel-MK und Stempel-Privat, Orden,
Siegel, Signetten/Stempelmarken, Behältnisse, Patente, Naturalgeld,
Medaillen und Modell und Gewichte/Waagen.
Die Auswahl des Sachgebietes bestimmt das Aussehen der Hauptmaske und der
Detailmasken (Karteireiter). Abhängig vom Sachgebiet können unterschiedliche Informationen
in unterschiedlichen Erfassungsfeldern eingegeben und auf diese Weise archiviert werden.
Erst nach Auswahl eines Sachgebietes werden bei der Neuaufnahme eines Datensatzes
(entspricht der Neuinventarisation) sowohl Hauptmaske als auch Detailmasken aufgebaut; dh.,
die zur Verfügung stehenden Datenfelder werden erst nach Auswahl des Sachgebietes
sichtbar.
Als spezielle Funktion möchte ich in Zusammenhang mit der Erfassung der numismatischen
Objekte die Sonderzeichenfunktion erwähnen, die Ihnen erlaubt, in spezielle Felder der
Numismatik Sonderzeichen zu erfassen.
Felder, die durch den Button
gekennzeichnet sind, beinhalten diese Funktion
“Sonderzeichen” . Durch Anklicken des Buttons gelangt man in die folgende Auswahlmaske:
A-312
imdas pro Benutzerhandbuch
Anhang B - Vordefinierte Erfassungsmasken
Abbildung 270: Sonderzeichen
Die Auswahl der Schriftart in der Listbox stellt das zugehörige Eingabefeld automatisch auf
diese Schriftart um und zeigt die dafür verfügbaren Sonderzeichen an.
Nach Auswahl eines Zeichens (positionieren auf eine Zeile) wird das Zeichen mit
zugehörige Eingabefeld (zB Av-Bild) eingefügt. Mit
in das
wird die Auswahlmaske geschlossen.
Durch einen Doppelklick auf eine Zeile, die das zu übernehmende Zeichen enthält, kann das
Zeichen direkt übernommen werden, hierbei ist jedoch zu beachten, dass die Maske
automatisch geschlossen wird.
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A-313