Was kann ein Business Intelligence System
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Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? Grundsätzliche Zusammenhänge: Der Begriff Business Intelligence wird im deutschen mit Geschäftsanalytik übersetzt. Abgekürzt mit den Buchstaben BI. Ziel ist die Gewinnung von konkreten Informationen eines Unternehmens mit Blick auf die gegenwärtigen und zukünftigen Ziele. Im Wesentlichen versteht man unter Business Intelligence die Automatisierung des Berichtswesens. Die Unternehmensdaten einer Business Software (Fakturierung, Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft etc.) werden genutzt, um unter unterschiedlicher Betrachtungsweise die Situation in einem Betrieb zu durchleuchten und Erkenntnisse aus der Bewertung abzuleiten. Die eigentliche Analyse erfolgt nicht in der Business Software selbst, sondern in einem sogenannten Data Warehouse, in einer eigenen Datenbasis. Das Data Warehouse vereinigt alle erforderlichen Daten und stellt Konstellationen zur Verfügung, die im höchsten Maße individuell je nach Anforderung ausgerichtet sein können. Mit dieser Voraussetzung stellt sich nicht mehr die Frage, ob die Business Software eine bestimmte Auswertung liefern kann oder nicht. Die individuelle Anforderung wird demnach im Data Warehouse definiert. Die Gründe für den Einsatz von Business Intelligence sind vielfältig: Freie Gestaltung von Analysen, Auswertungen und Listen Alle Daten aus einem Datenpool Einbeziehung von Fremddaten Auswertung über mehrere Business Systeme Datenbank und serverübergreifende Analysen und Auswertungen Aggregation für Konzernberichte Ungeeignete Strukturierung des Business Systems Permanente Änderung der Daten im Business System Entlastung des Business Systems etc. etc. … Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? 2 Der wichtigste Aspekt ist wohl die Tatsache, dass der Anwender selbst in die Prozesse der Auswertungsanforderungen eingreifen kann, denn der Nutzer kennt seine Anforderungen selbst am besten. Die Einbeziehung des Anwenders in die Einrichtung seiner Auswertungen ist vor allen Dingen in Anbetracht der Prozess - Weiterentwicklung von enormem Vorteil. Noch vor wenigen Jahren wurden die Auswertungsanforderungen nahezu ausschließlich durch das betreuende Softwareunternehmen für den Anwender (Kunden) durchgeführt. Demzufolge landete auch jede kleine Änderung bzw. Weiterentwicklung abermals bei der Softwarebetreuung. Dieser aufwendige Prozess kann jetzt mittels Business Intelligence der Vergangenheit angehören. Für den Aufbau eines Data Warehouses ist es im ersten Schritt notwendig, die gewünschten Daten entweder mit dem Data Warehouse zu verbinden, oder direkt und damit physikalisch in das Data Warehouse zu überführen. Diese Voraussetzung ist insbesondere für die Daten der Winline von Mesonic vorkonfiguriert und mit wenigen Handgriffen eingerichtet. Damit besteht die sofortige Möglichkeit, mit den ersten Berichten beginnen zu können. Als Frontend Werkzeug eignet sich im einfachsten Fall das Produkt MS-EXCEL von Microsoft. Die Auswertungen können von einfachen Umsatzzahlen in den letzten Tagen, Wochen oder Monaten bis hin zu komplizierten serverübergreifenden bzw. konsolidierten Analysen über unterschiedliche Standorte reichen. Vielfach werden auch Kundenverhalten, Trendanalysen und Planzahlen in die Auswertungen einbezogen. Das smcReport Data Warehouse verfügt über eine XML- Universum-Schnittstelle, die keine Kundenwünsche offen lässt. Insoweit können beliebige Tabellen bzw. Datenbestände zu einem Universum zusammengeführt werden, damit auch die ausgefallensten Anforderungen abgedeckt werden können. Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? 3 Welche Bereiche können mit dem smcReport Data Warehouse abgedeckt werden? Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? 4 Für viele Bereiche der IT wurde eine eigene Software entwickelt. So gibt es Software für die Planung, Kalkulation, Konsolidierung usw. usw. Allerdings hat auch jede Standardsoftware nur die Auswertungen, die von der Entwicklung für nötig befunden wurden. Wir kennen das alle: Es werden eine Vielzahl von Auswertungen angeboten, doch die 100%tig Richtige ist nur selten dabei. Mit dem Business Intelligence System können alle aufgeführten Teilbereiche vollständig und höchst individuell nach den Anforderungen des Anwenders entwickelt und gestaltet werden. Gelegentlich werden auch Konstellationen gefordert, die von der Tabellenstruktur des ERP Systems nicht angeboten werden. In diesem Fall werden die Sichten im Data Warehouse so konfiguriert, dass auch die ausgefallensten Wünsche erfüllt werden können. Selbst mit identischen Tabellen können unterschiedliche Forderungen aufgestellt werden. Um beispielsweise einen Jahresvergleich über mehrere Jahre durchführen zu können, gibt es 2 oder mehrere Lösungsansätze. 1. Lösungsansatz: Die Jahreswerte werden einfach nebeneinander gestellt. In der horizontalen Darstellung werden die Jahreszeiträume angezeigt. In den zur Verfügung gestellten Feldern gibt es nur ein Betragsfeld. Über die Jahresselektion wird der Wert des Jahres zugeordnet. Alle Wirtschaftsjahre stehen nur in einem Saldofeld zur Verfügung Nachteil: Abweichungen zwischen den Jahren sind nicht zu definieren. Bei dieser Konstellation spricht man von UNION zwischen den Jahrestabellenwerten. Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? 5 2. Lösungsansatz: Die Jahreswerte werden in eigenen Feldern zur Verfügung gestellt. Damit kann jeder Wert frei positioniert und Abweichungen zwischen allen Werten angebracht werden. Jedes Jahr hat sein eigenes Saldenfeld und kann separat ausgewertet, verglichen und positioniert werden. Vorteil: Abweichungsinformationen können in allen Bereichen positioniert werden. Durch eine simple Formel wird die Abweichung errechnet. Bei dieser Konstellation spricht man vom JOINEN zwischen den Jahrestabellenwerten. An diesem Beispiel ist unschwer zu erkennen, wie flexibel ein Data Warehouse System sein muss, damit auch wirklich jeder Schwierigkeitsgrad bewältigt werden kann. Ein ERP System ist in der Regel mit derartigen Betrachtungen völlig überfordert. Je nach Anforderung werden unterschiedliche Berichtsgeneratoren genutzt – auch Frontend genannt. Welches Frontend für welches Aufgabengebiet genutzt werden kann, wird auf den folgenden Seiten mittels div. Musterauswertungen deutlich. Die Grundlage für alle Auswertungen ist das smcReport Data Warehouse. Mit dieser Basis gibt es nahezu keinerlei Grenzen, egal in welchem Einsatzgebiet. Insoweit ist jegliche Auswertungsvariante möglich. Sobald ein Wert in Ihrer Datenbank auftaucht, steht dieser zur Weiterverarbeitung unmittelbar im Frontend zur Verfügung. Der Auswertungsfantasie sind damit keine Grenzen gesetzt. Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? 6 Frontend MS-Excel: Seite 8 – 14 Als einfacher und effektiver Einstieg in das Business Intelligence System eignet sich vor allem MS-Excel. Es besticht durch seine einfache Handhabung und dem geringen Aufwand, auch komplexe Sachverhalte in einer Auswertung abzubilden. Zu den Vorteilen zählt unter anderem auch, das MS-Excel einen hohen Bekanntheitsgrad hat und in fast jedem Betrieb zu finden ist. MS-Excel erlaubt es, jegliche Auswertungen in Eigenregie zu erstellen und jeder Zeit zu erweitern ohne vorher das betreuende Softwarehaus zu Rate zu ziehen. Selbstverständlich sind auch andere Produkte aus der Office-Familie mit dem smcReport Data Warehouse kompatibel. Dazu gehört nicht zuletzt auch das Produkt MS-Word, welches Serienbriefe mit Informationen aus dem Data Warehouse kombinieren kann. Frontend Crystal Reports: Seite 15 – 16 Werden die Sachverhalte komplexer oder wird eine interaktivere Lösung als MS-Excel erwartet, bietet sich das Frontend Crystal Reports aus dem Hause SAP an. Mit diesem Berichtsgenerator lässt sich ähnlich leicht wie mit MS-Excel arbeiten, bietet darüber hinaus aber noch einige technische Raffinessen und ist noch freier in der Gestaltung anspruchsvoller Auswertungen. Hervorzuheben ist auch die Einrichtung von Subformularen oder die Mouse-Over-Funktion, mit der bestimmte Werte oder Datensätze durch markieren mittels Mouse-Cursors - in einem sogenannten Tooltip sichtbar gemacht werden können, ohne unnötigen Platz auf der Auswertung zu verschwenden. Frontend Xcelsius: Seite 17 – 18 Der wahrscheinlich interaktivste Berichtsgenerator ist Xcelsius. Bei dieser Art der Berichtserstellung verhalten sich die Auswertungen wie Programme. Von Vorteil ist hierbei, diese Auswertungen basieren auf Excel-Listen, über dessen Werte sich ganze Dashboards (= interaktive Auswertungen, die durch Schalter bzw. Reglern Ihre Werte oder Ihr Aussehen verändern) entwickeln lassen. Durch eine Online-Anbindung sind Xcelsius-Auswertungen auch von jedem Ort aus zu erreichen. Frontend smcCustomizing: Seite 19 – 21 smcCustomizing ist ein Berichtsgenerator, der hierarchische Berichte ähnlich einer Gewinn und Verlustrechnung auf der Basis von Konten und Betriebskennzahlen in beeindruckender Geschwindigkeit generiert. Der Benutzer kann beliebige Auswertungen mittels Betriebskennzahlen konfigurieren. Zudem sind beliebige Zwischensummen, Spalten für die Summierung, Abweichung bzw. prozentueller Darstellung, ebenfalls frei definierbar. Durch die beliebige Anzahl von Spalten sowie die Erstellung von Planungsquellen und Hochrechnungen ist dieses Tool universal einsetzbar und bietet darüber hinaus durch seine individuelle Fremdwährung und die integrierte Drill-Down-Funktion höchste Flexibilität. Frontend smcOLAP: Seite 22 Das smcOLAP ist in dem Teilprodukt smcReport implementiert und gehört demzufolge zum Lieferumfang für diesen Toolbereich. Mit smcOLAP lassen sich ad hoc Auswertungen, Cubes und Analysen in kürzester Zeit erstellen. Dabei stehen alle Felder des Data Warehouses zur Verfügung. Durch die Drag und Drop Funktionalität lassen sich Berichte schnell und problemlos aufbauen. Verschiedenste Chart- oder Säulengrafiken stehen dem Anwender per Mausklick zur Auswahl. Eine individuelle Printanpassung rundet dieses nützliche Werkzeug ab. Die abgebildeten Werte sind durch die Anbindung an das smcReport Data Warehouse online und damit immer up to date. Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? 7 MS – Excel Basis dieser Auswertung: Belege aus der Fakturierung Buchungen aus der FIBU Die folgende Darstellung soll die Bereiche Aufträge, Lieferscheine und Fakturen separat auswerten und insoweit Vergleiche schaffen. Unterschiedliche Sortierungen und Selektionskriterien lassen die Auswertung nach unterschiedlichen Regeln analysieren. Forderung: Der Anspruch dieser Auswertung bestand darin, die Debitorenbuchungen im Zusammenhang mit den dazugehörigen Rechnungsbelegen abzubilden. Problem: Ein Vergleich des Fibu- und Belegjournals ist nur durch den manuellen Vergleich zweier Ausdrucke möglich. Lösung: Das nach den Forderungen gestrickte Universum macht es möglich, die Werte der benötigten Felder in eine Excel-Liste zu ziehen und nach gewünschtem Kriterium auszuwerten. Vorteil: Durch die Filterung von Mandanten und Wirtschaftsjahr ist die Auswertung höchst individuell einsetzbar. Die Summierung nach dem jeweiligen Kunden macht diese Auswertung noch übersichtlicher und informativer. Pro Debitorenkonto erfolgt eine Absummierung. Zudem erfolgt eine Gesamtwertsummierung über die Debitoren. Die Abrechnung kann selbstverständlich auch über die Kreditoren erfolgen. Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? 8 MS – Excel Basis dieser Auswertung: Übersicht über alle Belege aus der Fakturierung Die folgende Auswertung soll eine Übersicht über alle gelaufenen Belege in Ihrem Betrieb geben. Dabei werden Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen gesondert betrachtet. Eine Selektion nach bereits gedruckten oder noch nicht gedruckten Belegen ist auch möglich. Forderung: Auflistung aller Belege aus der Fakturierung, sowie die Summierung der einzelnen Belegstufen. Problem: Eine aufgeteilte Auflistung aller Belege ist nur begrenzt und ohne Grafiken möglich. Lösung: Durch die Umsetzung aller Zahlen Ihrer Datenbank in verschiedene Sichten kann nun jede Art von Auswertung erstellt werden. Vorteil: Die gesplittete Darstellung verschafft den sofortigen Überblick über die jeweilige Belegstufe. Das Tortendiagramm gibt darüber hinaus noch an, wer zu dem Stammkundenkreis gehört. Die individuelle Filterung nach dem Druckstatus der Rechnung kann präzisere Informationen über den erwarteten Umsatz und somit auch auf die Planung geben. Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? 9 MS – Excel Basis dieser Auswertung: Belegübersicht mit Fokus auf Kunden Eine weitere Übersicht über alle Belege Ihres Betriebs. Durch die Fokussierung auf bestimmte Kunden können Sie direkt erkennen, für welchen Kunden Sie welchen Umsatz zu erwarten haben. Durch eine Selektion der Periode lässt sich hierdurch auch der gewünschte Zeitraum festlegen. Belegübersicht (Aufträge/Lieferscheine/Rechnungen) - damit wird der zukünftige Umsatz ermittelt - Selektion nach: Periode, Kostenstelle, Kundengruppe Forderung: Gegenüberstellung aller gelaufenen Belege eines Kunden mit Signalisierung, ob dieser Kunde das erwünschte Umsatzziel für eine bestimmte oder alle Perioden erreicht hat. Problem: Der zukünftige Umsatz soll ermittelt werden aus Auftrag, Lieferung und Rechnung in Summe. Lösung: Durch die Umsetzung bestimmter Felder Ihrer Datenbank in eine spezielle Sicht, kann eine komprimierte Art der Auswertung erstellt werden. Vorteil: Durch die Signalisierung der Ampelfarben wird auf einem Blick erkannt, ob der Kunde das Umsatzziel erreicht, obendrein wird durch die Grafik sichtbar, in welcher Belegstufe der Kunde wie viel Umsatz einbringt. Durch die Filterung der Kundengruppe kann blitzschnell zwischen verschiedenen Arten von Kunden gewechselt und selektiert werden. Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? 10 MS – Excel Basis dieser Auswertung: Gesamtkostenvergleich Dieser Gesamtkostenvergleich stellt die erwirtschafteten Erlöse, aufgeteilt nach Kostenstellengruppen und Kostenstellen, gegenüber. Die Kosten als auch die Erlöse sind gruppenseitig konfiguriert. Mit dieser Maßnahme lassen sich sowohl die Erlöse, als auch die Kosten auf- bzw. zuklappen und damit komprimiert darstellen. Gesamtkostenvergleich mit Gegenüberstellung der erwirtschafteten Erlöse, aufgeteilt nach Kostenstellengruppen und Kostenstellen Selektion beliebig nach allen Feldern des Universums Forderung: Vergleich der Erlöse und Aufwendungen verschiedener Niederlassungen, gefiltert nach allen oder bestimmten Perioden eines Wirtschaftsjahres. Problem: Alle Niederlassungen arbeiten mit eigenständigen Servern und Datenbanken. Lösung: Das smcReport Data Warehouse greift auf alle Datenbanken unterschiedlicher Server. Das Data Warehouse hält alle Datenbankverbindungen. Vorteil: Der User erhält durch die automatisierte Beschaffung der Daten immer den aktuellen Stand. Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? 11 MS – Excel Basis dieser Auswertung: Anlagenübersicht mit Gruppen Gruppiert nach Gruppen bietet diese Auswertung die ideale Übersicht für die Anlagen eines Betriebes. Alle relevanten Werte wie Anschaffungswert oder Buchwert stehen in dieser Auswertung zur Verfügung. Eine übersichtlich gestaltete Grafik gibt in Kürze einen Eindruck über die Anschaffungswerte der jeweiligen Gruppen. Anlagenauswertung nach Gruppen- und Kostenstellen. Grafik mit Bezug auf den Anschaffungswert pro Gruppe. Selektion und Sortierung über alle relevanten Felder. Forderung: Übersicht über alle Anlagegüter mit bestimmten Filtermöglichkeiten wie Kostenstelle, Gruppennummer, sowie Summierung aller Anlagegüter. Problem: Anlagenbuchhaltung der Wirtschaftssoftware bietet die geforderten Wünsche nur in mehreren Auswertungen. Lösung: Durch das Anlagenuniversum des smcReport Data Warehouses stehen Ihnen jegliche Datensätze aus den relevanten Datenbanken zur Verfügung. Vorteil: Schnelle und minimalistische Auswertung, die dennoch einen kompletten Überblick über Ihre Anlagegüter abbildet. Eine anschauliche Grafik stellt die Verteilung der Anschaffungswerte pro Gruppe visuell dar. Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? 12 MS – Excel Basis dieser Auswertung: Vertreterstatistik Eine schnelle und immer aktuelle Information über die Umsätze der Vertreter ist oftmals sehr bedeutsam. Noch wichtiger ist die automatisierte Aktualisierung so eines Berichts. Für das smcReport Data Warehouse, in Verbindung mit dem Frontend MS-Excel, stellt dieser Umstand kein Problem dar. Die übersichtliche Aufteilung verspricht einen sofortigen Einblick in die Umsätze mit Bezug auf die Vertreter. Vertreter Umsätze und Selektion nach allen Feldern der ausgewählten Sicht Forderung: Übersicht über alle Vertreter und deren momentanen Umsätze mit grafischer Darstellung. Problem: Grafische Darstellung der Umsätze nur sehr unübersichtlich möglich. Lösung: Jegliche Arten von Diagrammen sind mit MS-Excel möglich. Vorteil: Durch die einfache Handhabung von MS-Excel und den passenden Sichten auf alle relevanten Daten des smcReport Data Warehouses, sind der individuellen Darstellung keine Grenzen gesetzt. Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? 13 MS – Excel Basis dieser Auswertung: OP-Liste Diese Auswertung vereinfacht durch die Gegenüberstellung von Rechnung und Zahlung die Übersicht über alle „Offenen Posten“ enorm. Auf einen Blick werden die Höhe des „Offenen Posten“ sowie die Zahlung und die Differenz erkannt. Forderung: Einfache Darstellung der aktuellen offenen Posten, Zahlungen und Differenz bezogen auf eine Rechnungsnummer. Zudem die Darstellung in grafischer Form. Problem: Mit gewöhnlicher Finanzbuchhaltungssoftware nicht möglich. Lösung: Durch die OP Sicht des FIBU-Universums werden alle Felder aus dem OP Bereich für die Auswertung bereitgestellt. Vorteil: Die Grafik unterstützt den Buchhalter nicht nur durch die farbigen Markierungen, sondern durch eine farbliche Unterteilung der Stapelsäule wird ersichtlich, wie viel von einer Rechnung bereits bezahlt wurde. Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? 14 MS – Excel Basis dieser Auswertung: Liquiditätsanalyse mit Steuerelement In diesem Bericht steuert der Anwender über ein Datenblatt die Auswertung. Der Bericht setzt sich aus 3 unterschiedlichen Bereichen zusammen: Offenen Posten, Zahlungsmittelkonten bzw. Anlagekonten und Lieferscheine, die noch nicht fakturiert wurden. Mit einem Parameter wird der Startzeitpunkt der Liquiditätsanalyse gesetzt. Steuerelemente Hier selektiert der User ganz nach seinen Wünschen und Bedürfnissen z.B. nach den Kontonummern, dem Mandanten, dem Wirtschaftsjahr oder den Debitoren bzw. Kreditoren. Zudem ist eine Definition nach einem bestimmten Stichtag/monat möglich. Die ausgewählten Werte und Definitionen werden in eine zweite Tabelle automatisch. übergeben. Darstellungselemente Hier wird das zweite Sheet einer ExcelDatei angezeigt. Je nach Definition der Steuerelemente, verändern sich die Werte und die Grafik. Ob nun ein Konto oder alle Konten angezeigt werden, bestimmt einzig und allein der User Forderung: Liquiditätsanalyse mit verschiedensten Selektionsmöglichkeiten. Problem: Solche variablen Auswahlkriterien sind mit einer Finanzbuchhaltungssoftware nicht möglich. Lösung: Die Verbindung zwischen einer Pivot Table und einem Excel Sheet bietet diese Möglichkeit. Vorteil: Eine Auswertung liefert alle Informationen, egal welches Konto (Sachkonto, Debitor oder Kreditor) in die Auswertung mit einbezogen werden muss. Mit dieser Technik lassen sich auch Felder hinzufügen, die nicht als Quellinformation zur Verfügung stehen. Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? 15 Crystal Reports Basis dieser Auswertung: Anlagenübersicht Ein schneller Überblick über alle Anlagen eines Betriebs sind oftmals nicht gegeben. Meistens sind die geforderten Werte auch nicht vorhanden und man muss sich durch verschiedene Anlagenverzeichnisse arbeiten, um eine umfassende Übersicht zu bekommen. Diese Auswertung beinhaltet alle wichtigen Zahlen und stellt diese höchst informativ dar. Forderung: Übersicht über alle Anlagengüter mit Restnutzungsdauer und Buchwert. Problem: Die Auswertungen der Anlagenbuchhaltungsprogramme liefern nicht die geforderten Werte. Lösung: Durch das Anlagenuniversum stehen alle Werte zur Verfügung. Vorteil: Durch die farbliche Hervorhebung der nahezu abgeschriebenen Anlagegüter wird sofort klar, welche Abschreibungen bald nicht mehr zur Verfügung stehen. Zusätzlich ist die Summierung der Gruppen mit dem Anfangs- und Endbuchwert sehr hilfreich bei der Planung. Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? 16 Crystal Reports Basis dieser Auswertung: Lohn- und Gehaltsübersicht Der Überblick über die Löhne der Arbeitnehmer spielt eine große Rolle bei der Planung und Führung eines Betriebs. Von Vorteil ist es dann auch, wenn eine Auswertung wirklich alle wichtigen Zahlen zur Verfügung stellt. Perfekt ist diese Auswertung aber erst dann, wenn die Arbeitnehmer nach den jeweiligen Kostenstellen gegliedert werden und auch eine Summierung den Kostenstellen gewährleistet ist. Abgerundet durch eine Grafik spielt diese Analyse klar seine Vorteile aus. Forderung: Übersicht über alle Lohnzahlungen aller Niederlassungen. Problem: Eine individuelle Lohnauswertung kann nicht durch das Lohnprogramm abgedeckt werden. Lösung: Das Lohnuniversum bietet alle Werte für jede denkbare Konstellation. Vorteil: Crystal Reports ermöglicht ein Drill-Down (Zusammenklappen von Spalten) wodurch dieser Bericht vielseitig komprimiert werden kann, sodass nur noch die Summierung der Kostenstellen zu sehen sind. Auch der Drill-Down der Monate ist sehr nützlich. Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? 17 Xcelsius Basis dieser Auswertung: Artikelübersicht Diese Auswertung ist in höchstem Maße interaktiv. Die Artikel werden in Gruppen zusammengefasst und können grafisch zusammengefasst werden. Sofort baut sich dazu der passende Chart mit den jeweiligen Werten auf. Durch diverse Reiter können auch andere Werte als Basis Verwendung finden, so zum Beispiel auch verkaufte Mengen oder Stapelsäulen, die sich auf die Quartale beziehen. Jede selektierte Auswahl steht selbstverständlich auch zum Druck bereit. Forderung: Alle Artikel sollen in einer möglichst kompakten Auswertung zur Verfügung stehen. Desweiteren soll auch zwischen dem Umsatz in Euro und der umgesetzten Menge selektiert werden können. Problem: Alle Forderungen die Auswertungen auf einer Seite darzustellen ist nahezu unmöglich. Lösung: Das FAKT - Universum stellt für alle Arten Sichten für die Auswertungen bereit. Vorteil: Durch die einfache Handhabung und interaktive Veränderung der Darstellung durch Mausklicks, kann diese Übersicht auch von Leihen bedient werden. Durch wenige Klicks werden Quartalszahlen, aber auch andere Auswertungen sichtbar und können durch eine implementierte Druckersteuerung auch sofort gedruckt werden. Damit ist eine übersichtliche Auswertung auf engstem Raum möglich. Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? 18 Xcelsius Basis dieser Auswertung: Liquiditätsanalyse „Was wäre, wenn?“ Diese Frage spielt in der Planung die wahrscheinlich wichtigste Rolle. Umso besser, wenn die Planung durch eine Auswertung übernommen wird, die diese Frage durch bloßes Verschieben von Reglern beantwortet. Zukünftig können damit wichtige Entscheidungen bezüglich der Liquidität beziehungsweise der Positionierung einer Unternehmung innerhalb von Minuten ermittelt werden. Durch das Verschieben der Regler … … verändert sich analog jede Grafik. Forderung: Liquiditätsanalyse mit einer „was wäre, wenn?“ Analyse. Problem: Die Berechnung von „was wäre, wenn?“ Analysen sind mit anderen Werkzeugen sehr zeit- und arbeitsaufwendig. Lösung: Durch das Bewegen diverser Reglern kann eine „was wäre, wenn?“ Analyse leicht erstellt werden. Vorteil: Durch diese einfach gestaltete Umsetzung einer Liquiditätsanalyse kann eine „was wäre, wenn?“ Analyse innerhalb weniger Sekunden durchgeführt werden. Das integrierte Tachometer zeigt dabei an, ob sich der Anwender auch in einem vorher definierten Rahmen befindet. Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? 19 smcCustomizing Basis dieser Auswertung: Datev Bilanz mit einem 2 Jahres-Vergleich Es werden 2 beliebige Datenquellen verglichen. Die Spalten sind auf den geforderten Monat und dem Bereich des beginnenden Wirtschaftsjahrs, bis zu dem geforderten Monat ausgerichtet. Alle im Data Warehouse eingebundenen Datenbestände können monatsseitig mit dieser Auswertung verglichen werden. Die Ausgabe kann in einer eigenen Druckansicht, Excel, PDF oder HTML erfolgen. Forderung: Bilanzerstellung anhand der Datev BKZ-Struktur mit Mehrjahresvergleich. Problem: Mit der Buchhaltungssoftware ist eine Auswertung nach der Datev-BKZ-Struktur nicht möglich. Lösung: smcCustomizing liefert diese Auswertung standardmäßig. Vorteil: Durch den hierarchischen Aufbau der Auswertung, lassen sich sofort untergeordnete Bilanzkonten komprimieren und verschaffen einen kompakten Überblick über die summierten Komponenten. Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? 20 smcCustomizing Basis dieser Auswertung: GuV mit Planungsjahr Planungen sind für jede Unternehmung unerlässlich, umso besser, wenn diese Planungen in einer flexiblen GuV mit den tatsächlichen Erlösen und Aufwendungen verglichen und koordiniert werden können. Dabei spielt es keine Rolle, ob ganze Jahre oder einzelne Perioden verglichen werden sollen. Die Abweichung wird nicht nur als Betrag sondern auch als prozentuale Abweichung abgebildet. Forderung: Erstellen einer GuV mit Einbinden eines Planungsjahrs. Problem: Das Einbinden eines Planungsjahrs ist mit der Buchhaltungssoftware nicht immer so flexibel möglich. Lösung: smcReport bietet benutzerdefinierte Tabellen für das Eintragen von geplanten Werten. Vorteil: Der Bezug auf das Planungsjahr macht auf einen Blick deutlich, ob und in welchem Maße die Erlöse und Aufwendungen abweichen. Eine Darstellung in Prozent vereinfacht den Überblick. .enorm. Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? 21 smcCustomizing Basis dieser Auswertung: Liquiditätsanalyse Im Hinblick auf die Einhaltung der Zahlungsfähigkeit einer Unternehmung, gibt diese Auswertung alle nötigen Informationen. Jedes Konto kann durch den Drill-Down übersichtlich angezeigt werden und gibt damit über unterschiedliche Zeiträume eine Einsicht auf die Liquidität. Forderung: Liquiditätsanalyse mit kumulierten Werten. Problem: Beliebige kumulierte Werte können nicht auf einer Auswertung mit der Liquidität verglichen werden. Lösung: smcCustomizing liefert eine solche Liquiditätsanalyse mit dem Standard. Vorteil: Übersichtliche Markierung der wichtigsten Zeilen zeigt sofort übersichtlich die Einzelpositionen. Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? 22 smcCustomizing Basis dieser Auswertung: FIBU / KORE Vergleich Ein Vergleich der gelaufenen Buchungen mit der Kostenrechnung ist ein wichtiges Werkzeug zur Analyse eines Unternehmens. Sie sehen auf einen Blick, in welchem Bereich sich die Abweichung ergibt und darüber hinaus noch in welcher Höhe diese ausfällt. Übersichtlich gestaffelt nach der BKZ-Struktur ist diese Auswertung unverzichtbar. Forderung: Vergleich der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung. Problem: Ein Vergleich ist oftmals sehr schwer, da die Zahlen aus unterschiedlichen Applikationen kommen. Lösung: smcCustomizing bezieht sich auf die geforderten Daten aus dem Data Warehouse, ohne viel Vorarbeit durchführen zu müssen. Vorteil: Der unkomplizierte Aufbau dieser Auswertung zeigt sofort die Diskrepanz der FIBU und der KORE auf. Durch das integrierte Drill-Down ist man sofort über die Summierung der jeweiligen Applikation informiert. Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? 23 smcCustomizing Basis dieser Auswertung: Monats-/Halbjahres- und Jahresbericht Auf einen Blick alle Zahlen eines bestimmten Monats, oder bis zu diesem bestimmten Monat und über das ganze Jahr mit Budgetierung und Hochrechnung gilt für das Frontend smcCustomizing als ad hoc Auswertung und ist mit wenig Einrichtung zu realisieren. Eine derartige Auswertung über ein anderes Frontend zu generieren, ist nur mit erhöhtem Aufwand möglich. Gewählt werden lediglich der Mandant und der gewünschte Zeitraum und schon ist der Anwender über alle Zahlen informiert. Forderung: Komplexer Monats-/Halb- und Jahresbericht inklusive einer Budgetierung und Hochrechnung. Problem: Alle diese Werte auf eine ausdruckbare DIN-A4 Seite zu bringen, das ist mit herkömmlichen Auswertungstools nur sehr aufwendig möglich. Lösung: smcCustomizing bietet diesen Bericht an, lediglich ist die Auswahl des Mandanten und des Zeitraums gefordert. Der Rest wird automatisch durch das smcCustomizing erledigt. Vorteil: Der Bericht ist als GuV nach individuellen BKZ Kennzeichen aufgebaut. Eine absolute und prozentuale Abweichung ist in diesem Bericht ebenfalls implementiert und erleichtert die Übersicht enorm. Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? 24 smcOLAP Basis dieser Auswertung: KORE-Übersicht Eine schnelle Übersicht zum Beispiel über die Kostenrechnung in Form eines sogenannten Cubes ist mit wenigen Klicks erstellt. Darüber hinaus kann nach jedem Feld der Datenbank gefiltert und ausgewertet werden. Wenn dann noch eine kleine Grafik die gewonnenen Erkenntnisse anzeigt, steht einer genauen Analyse nichts mehr im Wege. Via Drag-and-Drop definieren Sie selbst die Werte, die in Ihrem Cube zu sehen sein sollen. Die Felder bzw. Werte selbst, stammen aus dem smcData Warehouse. Forderung: Kostenrechnungsübersicht in Form eines Cubes, selektiert nach den Kostenartengruppen, Kostenarten und Kostenstellen. Problem: Oftmals kann mit einem OLAP-Tool nicht nach allen Feldern selektiert, gefiltert oder ausgewertet werden. Lösung: smcOLAP kann mittels Data Warehouse mit allen Werten einer Datenbank arbeiten. Vorteil: Durch die einfache Handhabung werden selbst komplizierte Cubes innerhalb weniger Minuten erstellt und können insbesondere zur Analyse beitragen. Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? 25 Dieses Schaubild stellt den Aufbau des smcReport Data Warehouse (smcDWH) dar. Daten der Winline, Fremddatenbanken oder anderen Datenquellen werden vom smcDWH in eine DWH Datenbank kopiert oder angebunden und je nach Anforderung in vorgesehene Universen aufgeteilt. So stehen für die Winline für alle Bereiche vorkonfigurierte Universen zur Auswahl. Die Universen sind nach den klassischen Bereichen FAKT, FIBU, KORE, ANBU etc. aufgeteilt. Die jeweiligen Sichten (auch Views genannt) eines Universums erhalten dabei immer eine größere Anzahl von Tabellen, die zu einer sinnvollen Sicht auf die Daten zusammengefasst sind. So werden zum Beispiel bei der Statistik insgesamt 12 Tabellen zu einer sinnvollen Sicht zusammengeführt. Das gilt auch für alle anderen Bereiche. Unterschiedliche Frontends (Excel, Crystal etc.) greifen auf die Sichten zu und lassen dem Anwender ungeahnte Konstellationen kreieren. Das DWH sorgt dafür, dass die Daten bzw. Auswertungen immer „up to date“ sind. Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? 26 Zugriffsmechanismen Der Standardzugriff eines Berichts bedeutet die direkte Auswahl der Felder mit dem Frontend auf die vorgegebenen oder selbst erstellten Views und Tables aus dem smcData Warehouses. Möglich ist auch ein Zugriff auf die Views und Tables über ein Steuerelement. Dieses erlaubt dem User eigene Berechnungen anzusetzen und die Darstellung nach Belieben auszurichten. Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? 27 Eine weitere Variante ist die Verwaltung der Rohdaten in einer eigenen Excel Tabelle. Das ermöglicht dem User, eigene Felder den Rohdaten hinzuzufügen und in die Auswertung einzubeziehen. Denkbar ist hier ein Bezugsdatum, welches z.B. den Zeitraum steuert. Der View Designer des kostenlosen SQL Management Studios erlaubt es dem Anwender selbst Views zu erstellen. Aus diesen Views lassen sich auch im smcData Warehouse selbstverständlich Tabellen generieren, auf die der User ebenfalls Zugriff hat. Bei den DWH-Tabellen kann es sich um Datenstände aus der Vergangenheit handeln. Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? 28 Query von MS-Excel kann als Feldfilter oder View Designer fungieren. Der Anwender erhält damit direkt Zugriff auf die erstellte View und kann damit alle Views bzw. Felder aus dem DWH zu eigenen sinnvollen Kombinationen miteinander verbinden. MS-Excel speichert die einmal eingestellte Verbindung für weitere beliebige Berichte. Der automatisch im Hintergrund erstellte SQL Code kann darüber hinaus auch direkt im SQL Server mittels SQL Management Studios weiter verarbeitet und als benutzerdefinierte View in das DWH hinterlegt werden. Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? 29 Die Business Software Mittelstand eG 11 13 5 Partner Standorte Schulungsstandorte über 200 über 3000 Experten Kunden SMC Software GmbH Schleißheimer Straße 435g 80935 München Business Software Mittelstand eG Dahlienstrasse 33a 80935 München Tel.: 089 – 316059 0 Fax: 089 – 316059 18 Tel.: 0800 – 2020209 (gebührenfrei in Deutschland) Fax: 089 – 316059 18 [email protected] www.smcsoft.de Was kann ein Business Intelligence System heute leisten? www.mybsm.eu
