Obskure Access-Erbschaften und die Spreadsheet-Falle

NR. 14/2013
Wie sich Altanwendungen durch moderne ERP-Systeme ersetzen lassen
Obskure Access-Erbschaften
und die Spreadsheet-Falle
In vielen Unternehmen existieren sonderbare IT-Relikte. Angesichts zunehmender Regulierung und immer schärferer Richtlinien für das Risikomanagement geraten Altanwendungen
verschärft in den Fokus. In fast allen Wirtschaftsunternehmen
wächst der Druck, die Altanwendungen abzulösen. Auf
der Prioritätenliste stehen auch Microsoft Excel und Access.
Microsoft Access-Anwendungen und ExcelSpreadsheets mit Makros sind in zahlreichen
Unternehmen im Einsatz. Solche Anwendungen wurden nicht selten von einzelnen Mitarbeitern erstellt und weiterentwickelt. Solch
eine Verlockung war angesichts vorhandener
Office-Lizenzen und fehlender Funktionalität
der bestehenden Systeme groß. Vielfach entstanden so über die Jahre hinweg umfangreiche Anwendungen – zu Beginn noch als Hilfsmittel deklariert und somit außerhalb der
Kontrolle der IT-Abteilungen, dann aber zunehmend als unternehmenskritische Applikation im Einsatz.
Abgesehen davon, dass diese Anwendungen
nicht mehr zeitgemäß sind und durch den geringen Automatisierungsgrad Ressourcen
verschlingen, bergen sie auch nicht unerhebliche Risiken:
Keine Nachvollziehbarkeit bei Datenänderungen: Es erfolgt keine Protokollierung,
und es fehlt die Revisionssicherheit.
Fehlendes Berechtigungskonzept: Hierdurch wird zum Beispiel das Vier-AugenPrinzip missachtet.
Problematischer Zugriff bei verteilten Lokationen und mehreren Nutzern: In Zeiten
von Web- und Mobil-Anwendungen ist dies
nicht mehr zeitgemäß und ineffizient.
Unzureichende Datensicherheit: Was gleichermaßen für die Integrität, die Konsistenz und die Vertraulichkeit der Daten gilt.
Keine Release-Festigkeit: Es mangelt beispielsweise an der Aufwärtskompatibilität
beim Wechsel des Betriebssystems beziehungsweise der Office-Version.
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Fehlende oder schlechte Dokumentation:
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fließt mit dem Entwickler ab; die
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Geschäftslogik ist in einer Black Box versteckt und etwa für externe Prüfer nicht
transparent.
Mangelnde Skalierung: Die Anwendung
wächst nicht mit den Anforderungen des
Geschäfts, etwa bei höheren Zugriffen und
Mengengerüsten.
Ablösung von Altanwendung muss sorgfältig durchgeplant werden
Was sollte bei einer Ablösung bedacht werden? Der erste Schritt ist immer eine Analyse
der Anforderungen und des Funktionsumfangs. Sie zeigt auf, welche Komponenten
unter Umständen in zwischenzeitlich etablierten ERP- oder BI-Applikationen vorhanden
sind und welche durch neue Individualentwicklungen substituiert werden müssen. Bei
Individualentwicklungen empfiehlt sich ein
pragmatischer und nutzerrorientierter Ansatz: Eine Ausrichtung auf das Look and Feel
von Microsoft Windows führt dank gewohnter
Oberflächen und Bedienung zu größerer Anwenderakzeptanz der Applikation und garantiert eine intuitive Nutzbarkeit. .NET-basierte
Applikationen bieten zudem eine optimale
Verbindung zu Microsoft Office, sodass Nutzer beispielsweise weiterhin Auswertungen
per Excel verwenden können.
Sind weitergehende Compliance-Anforderungen zu erfüllen, bietet sich der Einsatz von Microsofts Sharepoint an. Bereits 2008 wurde Sharepoint durch eine internationale Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hinsichtlich der
digitalen Aufbewahrung von Buchhaltungen,
Buchungsbelegen und Rechnungen nach
GDPdU, GoBS und AO geprüft. Die Archivierung von Dokumenten, die Indizierung am
Dokument, die Suche nach Dokumenten mittels unterschiedlicher Indizierungskriterien
sowie die Wiederlesbarmachung archivierter
Dokumente wurden dabei zertifiziert.
Viele Entscheider und IT-Verantwortliche zucken reflexartig zusammen, wenn von Ablösung und Individualentwicklung die Rede ist.
Routine haben die wenigsten Verantwortlichen mit dieser Aufgabe, und entsprechend
groß ist die Verunsicherung. Ein spezialisierter Partner verfügt allerdings über das benötigte Know-how, er kennt die verschiedenen,
auch aktuellen Methoden und Architekturen
oder hilfreiche Tools. Ein Beispiel dafür ist
der SQL Server Migration Assistant (SSMA),
der Daten aus einer Access-Datenbank in eine Microsoft-SQL-Datenbank überführt. Alternativ können mit diesem kostenlosen Tool
die Daten auf SQL Azure migriert werden – eine besonders schnell umsetzbare Speicherung in der Cloud.
Dienstleister setzt Ablöseprojekt meist
schneller und effizienter um
Das reduziert zwar die Komplexität der unternehmenseigenen IT und erlaubt bei Bedarf eine komfortable Skalierung, ist aber auch mit
sicherheitsrelevanten und rechtlichen Risiken verbunden. Der Fachmann berücksichtigt
also auch aktuelle Trends, zukünftige Entwicklungen und Rahmenbedingungen, um eine für das jeweilige Unternehmen richtige
Alte Excel- oder Access-Anwendungen wurden oft von Mitarbeitern ohne Dokumentation erstellt. Für
nachfolgende Kollegen sind deren Funktionsweise nicht immer nachvollziehbar Bild: Franck Boston / Fotolia.com
und ressourcenschonende Strategie zu konzipieren. Das Unternehmen verfügt zwar
eventuell selbst über das nötige Know-how,
bindet seine Ressourcen aber im Tagesgeschäft. Der Dienstleister wird daher ein Ablösungsprojekt in der Regel wesentlich
schneller und effizienter umsetzen können.
Wichtig sind hierbei in jedem Fall ein methodisches Vorgehen und eine durchgängige Dokumentation.
Eine durchdachte Migration und Ablösung
sind aber noch nicht alles. Es gilt auch, Optimierungspotenziale zu heben und Risiken zu
minimieren – beispielsweise durch die Reduktion manueller Prozesse beziehungsweise Medienbrüche und die Vermeidung von
Redundanzen und mit ihnen verbundenen Inkonsistenzen. Redundanzen entstehen,
wenn Stammdaten wie Adressen und Kundendaten oder auch Berechtigungen getrennt pro Applikation gepflegt werden – so
in der Regel auch bei Excel-Lösungen mit Makros oder Access-Datenbankanwendungen.
Dieser Struktur entspringen die genannten
Risiken bei der Integrität, Konsistenz und Vertraulichkeit der Daten. Über einen serviceorientierten Ansatz und beispielsweise den Einsatz von Web-Services wird ein Fachmann
diese Risiken bei einer Neuimplementierung
vermeiden können. Wichtige Lösungsbausteine sind Single-Sign-on-Funktionen, eine
automatische Versionierung und Protokollie-
rung, die Implementierung bestehender Rollen- und Berechtigungskonzepte und der direkte Zugriff auf Stammdaten aus den etablierten Unternehmenssystemen via Web-Service. Gleichzeitig lässt sich so eine skalierbare und stabile Architektur realisieren, die sowohl die Richtlinien der IT beachtet, als auch
den Anforderungen der zunehmend agilen
Arbeitswelt Rechnung trägt. Die Zeiten obsoleter, selbstgestrickter Access-Anwendungen
und Excel-Makros sind dann vorbei.
■ Dr. Michael Bark
Geschäftsführer der Evodion Information
Technologies GmbH, Hamburg