Create!archive®

Create!archive
Überblick
Create!form International’s Create!archive Software ersetzt
die manuellen Prozesse Drucken, Sortieren, Ablegen und
Wiederfinden von Geschäftsdokumenten mit einer
innovativen, digitalen Archivierungstechnologie. Damit kann
Ihr Unternehmen alle Ausdrucke von Ihren Unternehmensanwendungen in einem einfach anzuwendenden PDF-Format
archivieren, ohne die kostbare Zeit ihrer Mitarbeiter und ITRessourcen, zu beanspruchen. Die Create!archive Software
automatisiert diesen Ablauf für Sie! Eine exakte Kopie des
erstellten Dokumentes wird in ein PDF-Format konvertiert,
gespeichert, indiziert und verfügbar für die Suche und das
Wiederauffinden innerhalb ihres Netzwerkes oder Internet
Browsers.
Ein großer Vorteil für Sie: Die Create!archive Lösung kann
ohne Änderung ihrer exisitieren Anwendungen eingeführt
werden. Dokumente werden automatisch mit den in
Create!form erstelllten elektronischen Formularen
zusammengestellt und dann als PDF-Dateien generiert. PDF
ist ein universal akzeptiertes Format für die elektronische
Speicherung von Dokumenten. PDF generiert kleine Dateien
(5-10 Kb pro Seite). Dies reduziert den Speicherplatz auf
ihrer Festplatte und resultiert in minimalen Netzwerkverkehr
für das Wiederauffinden von Dokumenten. Zum Beispiel
können auf 50 Gb Plattenplatz etwa 5 Millionen Seiten
archiviert werden.
Wie es funktioniert
Create!archive beinhaltet sowohl die Katalogisierung und
Indizierung ihrer Dokumente, wie auch das Erstellen des
Endanwenderbildschirms für die Suche und das
Wiederauffinden. Der Archivierungsadministrator identifiziert
die Daten die als Index verwendet werden und den
entsprechenden Server zur Speicherung. Create!archive
erledigt dann den Rest für Sie, inklusive Verwaltung der
Benutzer, die Erstellung von Webseiten für die Suchanfrage
und Anzeige des Suchergebnisses, basierend auf den
ausgewählten, indizierten Feldern.
Create!archive besteht aus den folgenden Komponenten:
1. Create!archive server bestehend aus:
• Create!archive - Das administrative Tool für die
Konfiguration aller Archivierungsoptionen und einem
“Fenster” zur Überwachung der Serverprozesse. Das Tool
wird auch eingesetzt für das Wiederauffinden von
Dokumenten aus dem Archivierungsverzeichnis, zum
Extrahieren von Indizes aus den PDF Daten und zur
Aktualisierung der Indexdatenbank.
2. Create!archive port - Über diesen Port werden die von
Create!form® Server oder Create!form® Server für JDE®
OneWorld® generierten Dateien ausgegeben.
3. Create!archive web agent - Ein optionales Modul das die
Funktionalität von Create!archive dahin gehend erweitert,
dass Internet Anwender Dokumente über das Web suchen
und finden können.
Zuerst werden die kundenspezifischen elektronischen
Formulare über Create!form erstellt. Während des
Designprozesses werden Archivierungsvariablen den
entsprechenden Datenfeldern aus der Druckausgabe
zugeordnet. Diese Variablen stellen dann die Indexfelder dar,
die in der Archivierungsindex-Datenbank gespeichert werden.
Nach Fertigstellung der Formulare werden diese auf den
entsprechenden e-form Server geladen. Eine Druckausgabe,
die dann an diesen e-form Server gesendet wird, wird mit
dem entsprechenden Formular über Create!form Server
zusammengestellt. Die erstellte PDF-Datei enthält dann
bereits die entsprechenden Archivierungsvariablen.
Die PDF-Datei wird in ein “Überwachungsverzeichnis”
gestellt, welches in regelmäßigen Intervallen von
Create!archive Server überprüft wird. Die Intervalle werden
durch den Administrator geplant und festgelegt. Die
Archivierungsvariablen im PDF-Dokument werden dann zu
Indexinformationen, die in der Datenbank hinzugefügt werden.
Dem PDF-Dokument wird ein eindeutiger Name zugeordnet
und es wird in das entsprechende Verzeichnis zur
Archivierung verschoben. Der eindeutige Name wird
zusammen mit den Archivierungsinformationen ebenfalls in
der Datenbank gespeichert.
Der Index wird in einer Standard ODBC-Datenbank verwaltet
und die PDF-Dateien können in jedem beliebigen Verzeichnis
über Create!archive gespeichert werden. Sie können jeden
Server in ihrem Netzwerk hierzu verwenden.
Der nächste Schritt besteht darin eine kundenspezifische
Anwenderschnittstelle zu designen, worüber die
gespeicherten Dokumente gesucht und angezeigt werden.
Dies kann für einen Windows Client für ihr Intranet oder optional über Internetzugriff erfolgen.
Für die Intranet Suche verwenden Sie den Create!archive
SDD Edition, um die Search Design Documents (SDD’s) zu
erstellen. Hier legen Sie fest, welche Suchfelder verfügbar
Wie es funktioniert
IBM OS/400
Windows
UNIX
Spool File with Header
• Create!archive SDD Editor - Das Design-Tool zur Erstellung
und Editierung von Search Design Documents (SDD’s).
Diese Dokumkente werden dann von der Create!archive
Suche verwendet.
• Create!archive Suche - Der Windows Suchagent, der die
Benutzerschnittstelle darstellt für die Suche und das
Wiederauffinden von archivierten Dokumenten.
Produktinformation
®
Print Application
Network User
Search
Request
Print Processor
CfServer
Results
NT E-forms
Server
Search
Request
Archive
Remote User
Create!form server
Results
Send Document
to Archive Store
Read header for
form project and
archive details
Port Processor
CpArchive
Perform merge
Add archive fields
Produktinformation
sind, welche editierbar sind und welche angezeigt werden.
SDD kann auch so konfiguriert werden, das die Suchkriterien
pro Benutzer limitiert werden. Die Create!archive SDD Edition erstellt dann einen Bildschirm, auf dem die Suchkriterien
erfasst und die Ergebnisse angezeigt werden.
Für den Internetzugriff, kann ein Client für die Websuche
über das Zusatzmodul Create!archive Web Agent erstellt
werden. Diese Modul erweitert die Funktionalität von
Create!archive durch die automatische Generierung von
Such- und Ergebnismasken für das Internet.
Der Client für die Websuche wird verwendet, um die
Suchanforderungen vom Browser zu verarbeiten. Die Suchund Ergebnisseiten können in jede existierende HTML oder
ASP Seite eingefügt werden. Die Suche oder die Ergebnisse
werden dann auf dieser Seite angezeigt.
Funktionen
• Arbeitet mit Ihren exisitieren Druckausgaben - keine
Anpassungen an die derzeitigen Druckausgaben
notwendig.
• Automatische Indizierung und Speicherung von
Dokumenten ohne manuellen Eingriff.
• Einfacher, web- oder netzwerkbasierender Zugriff auf die
archivierten Dokumente.
anderen Kopien elektronisch.
• Verwendet existierende Formulare, die mit Create!form
erstellt wurden. Ein Redesign der Formulare ist nicht
notwendig.
printers supported
• Windows NT 4.0/2000
oder höher
• Die Ergebnisse der Websuche werden in einem
komfortablen Tabellenformat dargestellt.
• Datenbanken
• Unterstützt die Integration mit anderen Standardarchivierungsprodukten wie z.B. IMR Alchemy.
• Unterstützt das Hardcopy Scannen via HP Digital Sender.
• Support für die J.D. Edwards OneWorld Suchschnittstelle
über Suchparameter auf der Befehlszeile.
• Das Archiv kann jederzeit strukturiert und restruktiert
werden, um eine gleichmäßige Verteilung über die
Verzeichnisstruktur zu erhalten und/oder um bestimmte
PDF-Dateien in definierten Verzeichnissen zusammen zu
fassen, zur einfachen Identifizierung von redundanten
Daten.
• Jederzeit Neuaufbau der Indexdatenbank, zur Wahrung
der Integrität zwischen Index Datenbank und den
gespeicherten PDF-Dateien.
Integration mit anderen Create!form
Produkten
• Dokumente & Formulare werden exakt so archiviert, wie
sie ausgedruckt wurden.
Create!archive arbeitet mit den Create!form
Ausgabemodulen zusammen, um Ihnen die Flexibilität zu
geben, automatisch ihre Dokumente an Drucker, Fax, Email,
das Internet oder ins Archiv zu verteilen.
• Dokumentensicherheit und Benutzerzugriffe für
Benutzergruppen oder einzelne Benutzer über die Windows NT Sicherheitseinstellungen.
• Integration mit ODBC Datenbanken inklusive SQL und
Oracle.
• Such- und Ergebnisseiten können in eine bestehende
Webseite integriert werden, um das Erscheinungsbild
beizubehalten.
• Benutzerfreundliche Schnittstellen ermöglichen ein
schnelles Wiederauffinden der Dokumente.
• Suchen der Dokumente über die unterschiedlichsten,
benutzerdefinierten Felder über das Intranet oder Internet.
• Mehrfache Kopien sind nicht länger notwendig - Drucken
Sie nur die Kopien, die sie benötigen und speichern Sie die
Create!archive server
• Generierte Dokumente an unterschiedlichsten Standorten
werden in einem zentralen Speicher gesichert.
• Erstellt kleine, intelligente Dateien (5Kb-10Kb, 50Gb
beinhalten etwa 5 Millionen Seiten).
• Einfacher Setup von Indexinformationen und
Speicherverzeichnissen.
Systemanforderungen
• Mit Create!stream können Sie Druckausgaben
automatisch kopieren, aufteilen und diese dann an die
entsprechenden Ausgabemodule verteilen.
• Drucken Sie in eine beliebige Druckerwarteschlange mit
Create!print. Sie können hierzu jeden Postscript Level 2
Drucker oder Windows kompatiblen Drucker nutzen.
Drucken Sie auf Barcode-, Etiketten- und thermischen
Druckern mit dem AnyPort Tool.
• Mailen Sie Dokumente an eine Email Adresse aus einer
externen Datenbank oder an eine in der Druckausgabe
enthaltenen Email Adresse mit Create!email.
- MS SQL Server 7.0
und höher
- Oracle® 7 und höher
- SpyVision® 6 und
höher
- Alchemy® 7.0 und
höher
Create!archive port
• Create!form server 2.0
oder höher oder
Create!form server for
JDE OneWorld
Version 2.0 oder
höher
• Adobe® Acrobat
Distiller® 4.05 und
höher (Create!form für
JDE OneWorld
benötigt nur den
Adobe Acrobat
Reader® 4.05 und
höher)
Create!archive
web agent
• Windows NT Server
Version 4.0 und höher
• Internet Information
Server 4.0
• Faxen Sie Dokumente an eine Faxnummer aus einer
externen Datenbank oder an eine in der Druckausgabe
enthaltene Faxnummer mit Create!fax.
e-forms@work
Ihr Create!form International Vertragshändler
www.createform.com
The Americas
Tel: 1 800 221 5882, +1 818 992 4028 • Fax: +1 818 992 6290
Email: [email protected]
Asia Pacific
Tel: +61 3 9824 6888 • Fax: +61 3 9824 6866
Email: [email protected]
EMEA
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Am Glockenturm 6
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