Kreatives Inputmanagement für Ihr ECM.

„Fax2eForms“ – komplexe Formulare
elegant automatisieren
Während es bereits zahlreiche Capturing-Plattformen zum
Scannen und Indizieren gibt, schafft es kaum ein Anbieter
beispielsweise mehrseitige Formularsätze mit einer großen
Zahl von Feldern korrekt zu verarbeiten.
Noch komplexer werden die Prozesse, wenn auch Faxe
verarbeitet werden sollen. Hier gibt es oft nur schwer lösbare
Herausforderungen wie Doppelsendungen, fehlerhafte
Übertragungen, fehlende Seiten, Streifen, Verkleinerungen,
Schiefeinzüge, Berücksichtigung von FAX-ID-Zeilen oder
Stauchungen.
Wir bieten eine Plattform, die auch komplexere Formular­
verarbeitung über alle Medien hinweg unterstützt und ihre
Tauglichkeit auch für diese Herausforderungen bereits
mehrfach bewiesen hat.
Sonderfälle, Fehlersituationen und Ausnahmen
richtig behandeln: Sie gehören zur Regel dazu!
Immer wieder hören wir von ECM-Projekten, in denen
die Kosten und die Projekte „aus dem Ruder laufen“,
wenn eine Abteilungslösung auf das ganze Unternehmen
ausgeweitet werden soll. Der Grund: Die Sonderfälle und
Ausnahmen, insbesondere im Inputmanagement, wurden
nicht berücksichtigt. Eine umfassende Analyse mit kreativen
Lösungen für die Behandlung von Ausnahmen und Sonder­
fällen sowie die Berücksichtigung von Eskalations- und
Feedbackmöglichkeiten wurde nicht durchgeführt.
So werden häufig schon am Anfang wertvolle Nutzen­
potentiale verschenkt.
Case Management & BPM enabled Capture
Komplexe Erfassungsprozesse mit mehreren zeitlich
entkoppelten Schritten, die von unterschiedlichen Personen
an verschiedenen Orten durchgeführt werden, erfordern
besondere Werkzeuge zur Automation und Überwachung.
Dazu ist es notwendig, dass Capturing-Werkzeuge mit einer
zentralen Prozessplattform kombiniert betrieben werden.
Die sichere Integration und Backoffice-Connectivity mit Ihrer
ERP-, HR-, CRM- oder SCM-Plattform ist dabei für uns eine
wichtige Voraussetzung.
Empowerment statt Abhängigkeit!
Unabhängig und flexibel – das wollen unsere Kunden sein.
Daher unterstützt unsere Inputmanagement-Plattform
gleichzeitig verschiedene ECM-Systeme und kann Dokumente
parallel in mehrere Repositories überführen. Das erlaubt
Ihnen dann auch schrittweise Migrationen. In Bezug auf die
tägliche Anwendung setzen wir ebenfalls auf Empowerment:
Nach initialem Pilotprojekt und Know-how-Transfer sollen Sie
die Fortentwicklung und weitere Ausgestaltung in Eigenregie
betreiben können. Sie werden erstaunt sein, wie viele weitere
Anwendungen Sie entdecken werden.
Input und Output verbinden: Vorher planen und
bestehendes Wissen geschickt nutzen
Closed-Loop Media Conversion heißt das bei Electric Paper.
Wir verfolgen einen ganzheitlichen Ansatz, in dem neben
Papier auch elektronische Formulare verarbeitet werden.
Egal ob PDF oder HTML und ausfüllbar mit den kostenlosen
Tools von Adobe oder beliebigen Web-Browsern. Ob online
mit permanenter Verbindung ins Internet/Intranet oder
offline, z.B. mit mobilen Geräten, die nicht notwendiger­
weise eine ständige Verbindung zum Netz aufrecht erhalten
müssen. Mit einer solchen Plattform bleiben Sie in jedem Fall
flexibel und können schrittweise modernisieren und Aktuali­
sierungen implementieren, so wie diese von Ihren Kunden
akzeptiert werden. Medien-Konvertierung wandelt Faxe in
eForms, übernimmt Inhalte aus über 300 Dateiformaten,
reduziert die Farbtiefe und Dateigrößen und erzeugt unter
Nutzung vorhandener Daten personalisierte eForms und
Benachrichtigungen. Auch Output-Management-Plattformen
können einbezogen werden.
Nutzen Sie unsere Erfahrungen aus
über 1.000 Projekten!
Wer schon viel gesehen hat, wird ganz intuitiv Fehler vermeiden und Probleme schon erkennen, bevor sie ent­stehen.
Wer also auf die Erfahrungen eines Spezialisten setzt, kann
sich Vorteile sichern: Hochwertigere Projekt­gespräche
und umfassendere Analysen, die diesen Erfahrungsschatz
widerspiegeln. Das Ergebnis sind Lösungsvorschläge, die
State-of-the-­Art sind.
Übrigens: So ganz nebenbei sparen Sie auch noch Geld und
erhalten zufriedenere Kunden, zufriedenere Mitarbeiter
und bessere Abläufe.
Änderungen und Irrtümer vorbehalten. Stand 10/2012
Die Electric Paper Informationssysteme GmbH ist Teil der Electric Paper Firmengruppe mit 67 Mitarbeitern und Standorten
in Lüneburg, Zürich, London und Budapest. Sie konzentriert sich auf Lösungen zur medienübergreifenden automatischen
Datenerfassung im Sinne eines Enterprise Input Management. Dabei setzt die Electric Paper Informationssysteme GmbH auf
„Best-of-Breed“ Lösungen zahlreicher Drittanbieter, unter anderen von HP Autonomy.
Electric Paper Informationssysteme GmbH
Konrad-Zuse-Allee 15, 21337 Lüneburg, Deutschland
Telefon: +49 4131 96916 0, Telefax: +49 4131 96916 60
www.electricpaper.de
Electric Paper Schweiz GmbH
Sagenriet 1, 8853 Lachen, Schweiz
Telefon: +41 55 410 70 75, Telefax: +41 55 410 70 77
www.electricpaper.ch
Kreatives Inputmanagement für Ihr ECM.
ECM-Lösungen gibt es viele – scannen, erkennen und indizieren können diese ebenfalls.
Warum also kreatives Inputmanagement als Erweiterung für Ihr ECM? Ganz einfach:
Erst mit Input-Management wird Ihr ECM komplett.
Viele ECM-Anwender beginnen die Einführung in einzelnen Fachabteilungen mit einer Konzentration
auf bestehendes Beleggut. Bei der Ausweitung auf die ganze Organisation kommt es dann häufig zu
Problemen. Unter anderem, weil die Vielfältigkeit und Komplexität unterschiedlicher Eingangs
quellen, Belegarten, Interaktionsformen mit Kunden und Lieferanten sowie Compliance-Ansprüche
anfangs vernachlässigt wurden. Auch die Optimierungspotentiale durch die Kombination von elektronischen
und papierhaften Formularen, Input und Output zu ganzen Kreisläufen, werden nicht genutzt. Häufig stellen sich
offerierte Szenarien später im Praxisbetrieb als unpraktisch oder umständlich heraus. Dies führt zu Anwendungsinseln, teilweise sogar zu mehreren parallel betriebenen ECM-Lösungen und holprigen Migrationspfaden.
Die Einführung einer zentralen Inputmanagement-Plattform, die flexibel Daten aus allen Quellen erfasst, auf­
bereitet und an verschiedene Zielplattformen weitergibt, schafft neuen Spielraum und ermöglicht den effizienten
weiteren Ausbau der ECM-Infrastruktur. Erweitern Sie daher Ihr ECM um eine Inputmanagement-Plattform, wie
Electric Paper sie liefert.
Inputmanagement ist mehr als Capture –
Alle Medien in einem System
Buzzwords oder echter Nutzen?
Mobile Capture, BPM enabled Capture, eReply ...
Dokumente sind das verbindende Glied zwischen Menschen
und Prozessen, zwischen Kunden und Lieferanten, zwischen
Leistungsnachfragern und Leistungsgebern. Formulare –
seien sie strukturiert oder halbstrukturiert (Rechnungen,
Lieferscheine etc.) – werden zu Datenträgern, die
Prozessabläufe initiieren oder begleiten. Daher ist es wichtig,
eine zentrale Input-Plattform zu haben, in der Daten aus
allen Teilen der Organisation zu beliebigen Zeitpunkten im
Arbeitsfluss zugeführt und aufgearbeitet werden können.
Was zunächst nach Buzzword-Salat aussieht kann –
wenn es richtig gemacht wird – tatsächlich erhebliche
Einsparpotentiale und großen Nutzen entfalten.
Arbeitsabläufe können damit nicht nur standardisiert,
sondern auch enorm beschleunigt werden. Die Zahl der
Anbieter, die das wirklich vermitteln und zu ganzheitlichen
Lösungen verbinden können, ist allerdings begrenzt.
Ein Grund mehr, mit Electric Paper auf einen echten
Inputmangement-Spezialisten zu setzen!
Distributed Capture: Erfassen am Datenursprung
Formulare, halb- und unstrukturierte Dokumente,
Stapel und Streams
Fax-Server, eMail-Systeme, Multifunktionsgeräte und
Netzwerkscanner müssen ebenso einbezogen werden wie
elektronische Formulare, Informationen oder „digitally
born documents“, die von Mobilgeräten eingebracht
werden. Inputmanagement als „Auffahrtsrampe“ für Ihr
Prozessworkflow- oder Archivsystem muss in verteilten
Organisationen auch webbasiertes Scanning unterstützen.
Um kreativ mit den Eingangsmedien und Inhalten umzu­
gehen, wird eine leistungsstarke Plattform gebraucht, die
beliebige Eingangsquellen systematisch abrufen und die
empfangenen Dokumente sortiert und richtig gebündelt
weitergeben kann.
Kreatives Inputmanagement mit Electric Paper: Wir machen Ihr Papier intelligent.
Eine Plattform für alle Medien: für distributed, mobile & BPM enabled Capture.
(distributed) INPUT
Formate
Medien
Elektronisch
·eMail
·eMail + Anlagen
·Fax-Server
·eForm-PDF
·eForm-HTML
Scanning
·Desktop Scanning
·Production Scanning
·Netzwerk-Scanner
Verteiltes Scanning
·MFP-Devices/Kopierer
·Webbased Scanning
·Directory Polling
Bilddokumente
·XML + Bild
·PDF, PDF/A
·TIFF (div. Varianten)
·BMP, JPEG, PNG, DCX
Office-Formate
·TXT, DOC, XLS, PPT
Anlieferung
·als Stapel
·als Input-Stream
(z.B. Fax, eMail)
(centralized) PROCESSING
Bereitstellung
Anlieferung
·eMail html/Text
·eMail + Attachments
·FTP/SFTP Polling
·SMS-Text
·Directory Polling
via API
·SOAP Call
·HTTP/S Put
·REST
·Custom Code Import API
Media
·Fax-Server
·Web-Server
·Mail-Server
Mobile Capture
·iPhone, iPad
·Tablet PC, Windows 8
·Android Devices
·digitaler Stift
Klassifikation
Anreicherung, QS, Verifikation
Extraktion
Automatisch
·nach Form-Template und
Geometrie
·durch Logo-Erkennung
·durch Schlüsselworte/Anker
·durch Barcode-Typen, Inhalte
·durch Farbtiefe, Dateigröße
·durch Format, Orientierung
Maschinelle Lesung
·OmniFont OCR & Volltext
·OCR OCR MICR Fonts
·ICR segmentiert
·ICR nichtsegmentiert
·OMR Ankreuzfelder
·Barcode: 14 Typen
·2D Barcode: 7 Typen
Text-Matching
·Volltext-Analyse und Muster suche mit DB Lookup
·statistisches Muster abgleichsverfahren mit
Referenzdokumenten
Erweiterte Extraktion
·Analog-Skalenstrahl
·OMR Umkringelungen
·OMR Haken, Schwärzungen,
Streichungen
·Zonale Bildaufbereitung
·Dynamische Bildauf bereitung
·Logo-Erkennung
·Bildausschnitt-Erzeugung
·Zonale Schwärzung
Separation
·nach Anzahl erwarteter
Seiten je Einheit
·nach Formularen und
Anlagen zum Vorgang
·durch Patchcode, Barcode oder Doc ID
(optimized) OUTPUT
Lookups
·Fuzzy DB Lookup
·DB Lookup SQL
·Scripted Lookup
·SOAP Calls
Sichten auf Belegstrom
·Stapel-Management
·Bild-Management
·nach Belegarten
·Prozentuale Sichtung QS
Plausi-Checks
·Muss-/Kann-Felder
·Wertebereiche
·DB-Listen
·Dictionaries
·Skip&Fill
·Rechen-Felder
·Reguläre Ausdrücke
Ausnahme-Behandlung
·Aussonderung/Eskalation
·Rückweisung erneuter Durchlauf
·Re-Scan
·Zuweisung Belegart
·Notizen und Post-It-Marker
Verifikationsmodi für Fomulare
·Any-Time-QS-Stapel-Einsicht
·Allways-Review oder prozentualer Review von Seiten
·Massenkorrektur für ICR Einzelzeichen
·High-Speed Feldkorrektur
·Seitenbasierte Korrektur
·Multi-Page und Key From Image Modus
SERVER PLATTFORM
Benutzer-Interaktion
Exporte
Bereitstellung von
·Prozess- und Strukturdaten
·Indexmerkmalen und Feldinhalten
·Volltext-Inhalten
·Bild- und Formulardateien
·Freie Benennung von Verzeichnissen und Dateien
·PDF/A, PDF, TIF
sowie Originaldateien (Input)
Media-Conversion
·Farbtiefenreduktion
·Kompression und
Größenveränderungen
·Einbettung von Daten und
Bildern in eForms
ECM-Connect Agents für
·alle namhaften ECM-Systeme und SharePoint
Media-Conversion &
eReply-Antworten
Monitoring, UI Services, Alerts, Reporting, Connect Agents, API, Custom Scripts
BackOffice Connectivity
BPM Connectivity
ECM Connectivity
ERP, CRM, SCM, HR-System auf Basis Oracle,
MS-SQL-Server, PostGres o. ä.
Ad-Hoc, Structured, Dynamic Workflow,
Case Mgt Plattform (z. B. Liquid Office)
Sharepoint, OpenText, SAP, d.velop, Optimal Systems, Saperion,
EASY, IBM, FileNet, SER, HyLand, DocuWare, Windream,
ELO, Habel, Documentum, etc.