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INHALT MEWIS NT – DAS INFORMATIONSPORTAL FÜR KIRCHLICHE AUFGABEN 2 IMPORT KOMMUNALER VERFAHREN 3 KOMMUNALE SICHT 3 KIRCHLICHE SICHT 4 BEZIRKE 5 PRESBYTERWAHL / KIRCHENWAHL / ÄLTESTENWAHL 6 KIRCHENBUCH 7 REGIONALTEIL 9 PARALLELSTRUKTUR / EIGENERFASSUNG KOMMUNALER PERSONEN 10 SUCHE / ERWEITERTE SUCHE – INDIVIDUELLE LISTEN 11 STANDARDLISTEN / EXPORT 11 KIRCHGELD 12 SPENDENVERWALTUNG / FUNDRAISING 13 TECHNOLOGIE UND DIE VORZÜGE 14 DIENSTLEISTUNG DER KIGST 15 VORTEILE UND NUTZEN VON MEWIS NT 16 Funktionsumfang MEWIS NT © KIGST GmbH Stand 04/2005 Seite 1 MEWIS NT – Das Informationsportal für kirchliche Aufgaben MEWIS NT ist eine moderne, rein Internet basierte Anwendung, die in Echtzeit Onlinezugriff auf alle kirchlichen Meldewesendaten bietet. MEWIS NT unterstützt alle klassischen Aufgaben des Kirchlichen Meldewesens und ermöglicht Auswertungen über alle Datenbereiche. Ad-hoc-Analysen, Listen und Statistiken lassen sich je nach Bedarf einfach und schnell erstellen. Themenübergreifende Auswertungen sind unbegrenzt, denn sämtliche Daten können miteinander verbunden werden. MEWIS NT ermöglicht es, dass alle kirchlichen Meldewesendaten Standort unabhängig und rund um die Uhr verfügbar sind. Ein rollenbasierter Zugriffsschutz garantiert, dass nur diejenigen Zugang zu den Daten haben, die dazu auch berechtigt sind. MEWIS NT schafft ein Informationsportal für Führungskräfte und Mitarbeiter in kirchlichen Körperschaften. Es unterstützt alle Anforderungen des administrativen, qualitativen und strategischen Finanz- und Meldewesenmanagements. Aufgaben werden dezentralisiert und können interaktiv von den Mitarbeitern und Führungskräften erledigt werden. Das Mitarbeitermanagement von MEWIS NT bündelt alle Daten des kirchlichen Meldewesens in einer zentralen Datenbank mit rollenbasiertem Zugriff auf Funktionen und Informationen. Insellösungen individuell entwickelter Dateien und ungesicherter Daten gehören damit der Vergangenheit an. MEWIS NT schafft Meldeweseninformationen aus einem Guss: Das gewährleistet Aktualität, Effizienz und Transparenz. Außerdem besitzt MEWIS NT eine hohe Integrationsfähigkeit. Rollenbasiert und aufgabenorientiert können neben allen Mitarbeitern des kirchlichen Meldewesens weitere Mitarbeiter in das System eingebunden werden, die für ihren Aufgabenbereich Informationen aus MEWIS NT benötigen. MEWIS NT bildet alle kommunal gelieferten Daten ab und bietet die Möglichkeit, die für das kirchliche Leben erforderlichen Informationen aktuell zu erfassen und auszuwerten. Seite 2 Funktionsumfang MEWIS NT © KIGST GmbH Stand 04/2005 Import kommunaler Verfahren In MEWIS NT werden die kommunal gelieferten Meldewesendaten, auf die die Kirche einen gesetzlichen Anspruch hat, in Form von Bestandssätzen oder Änderungssätzen sowohl für die Kirchenmitglieder als auch für die Nichtkirchen-mitglieder aktuell verarbeitet und in der Datenbank online zur Verfügung gestellt. Die Aktualität der Daten ist von dem Rhythmus der Datenlieferanten abhängig. Beim Datenimport erfolgen Plausibilisierungen, die die Datenqualität sicher stellen. MEWIS NT bietet eine umfassende Transparenz über die verarbeiteten Daten auf jeder Strukturebene einer Landeskirche. Kommunale Sicht Es werden alle personenrelevanten Daten, die kommunal geliefert werden, unverändert gespeichert und angezeigt. Bei Abweichungen gegenüber der beim Einwohnermeldeamt gespeicherten Daten besteht somit jederzeit der Nachweis, wie die Daten original angeliefert wurden. Neben den Personendaten werden alle den Wohnungsstatus entsprechenden Informationen angezeigt. Von den Kommunalbehörden werden an die Kirchen auch Daten von Personen übermittelt, zu deren Daten eine Sperre vermerkt ist. In diesen Fällen werden Informationen dieser Personen mit der gebotenen Vorsicht behandelt. Funktionsumfang MEWIS NT © KIGST GmbH Stand 04/2005 Seite 3 Kirchliche Sicht Neben der kommunalen Sicht gibt es in MEWIS NT die kirchliche Sicht, d.h. es werden alle personenrelevanten Daten kirchlichen Strukturen zugeordnet. Zur kirchlichen Sicht gehört auch die Anzeige der Daten zur Familie, dabei spielt die Konfession keine Rolle. Zur Person können ausführliche Daten erfasst werden, z. B. Amtshandlungen, Aktivitäten bis hin zur Erreichbarkeit. Die Festlegung des Aktivitätenschlüssels ist auf den unterschiedlichen Ebenen der Landeskirchen möglich. Es können feste und freie Schlüssel verwendet werden. Sofern Gemeindemitglieder eine Zugehörigkeit zu einer anderen Gemeinde beantragt haben, ist dies durch eine abweichende Zuordnung unter Angabe eines Datums möglich und wird bei allen Auswertungen und Statistiken jeweils entsprechend berücksichtigt. Wie im Kommunalbereich gibt es auch in der Kirche Sperren aus kirchlicher Sicht. Diese Information kann zur Person gespeichert werden und wird mit der gebotenen Vorsicht in MEWIS NT behandelt. Für Personen aus der Gemeinde können aus den Daten, die kommunal geliefert und kirchlich erfasst werden, Urkunden, Bescheinigungen etc. erstellt und im Dialog ausgedruckt werden. Seite 4 Funktionsumfang MEWIS NT © KIGST GmbH Stand 04/2005 Bezirke In MEWIS NT sind die kommunalen Strukturen erfasst und die kirchlichen Zuordnungen bis hin zum Pfarrbezirk abgebildet. Darüber hinaus bietet MEWIS NT die Möglichkeit, Bezirke für besondere Aufgaben anzulegen und zu verwalten, z. B. ganze Straßen oder einzelne Häuser zu einer Einheit zusammen zu fassen. Funktionsumfang MEWIS NT © KIGST GmbH Stand 04/2005 Seite 5 Presbyterwahl / Kirchenwahl / Ältestenwahl Anforderungen aus Wahlordnungen an das Kirchliche Meldewesen, wie z.B. die Presbyterwahl nach Rheinischem Recht, sind Bestandteil von MEWIS NT. Das Modul WAHLEN bietet die Möglichkeit des Anlegens von Wahlbezirken. Hier gibt es sehr komfortable Lösungen, z. B. die direkte Zuordnung von Pfarrbezirken zu Wahlbezirken, ansonsten können Strassen bis hin zu Hausnummern und Buchstaben zugeordnet und somit Wahlbezirke angelegt werden. Selbstverständlich können Adressen von Kirchengemeinden und von Wahllokalen erfasst werden sowie Wahlorte, Wahltermine etc. Die in der Wahlordnung festgelegten Voraussetzungen für die wahlberechtigten Personen werden umgesetzt und stichtagbezogen als Wahlverzeichnis erstellt. Das Wahlverzeichnis bleibt unveränderbar erhalten und dient u.a. als Grundlage für Einsprüche zum Wahlverfahren. Das Modul WAHLEN stellt alle Daten für die Einladung zur Wahl als Datei für den Druck der Stimmkarten zur Verfügung. Im Bereich der Auswertungen lassen sich Statistiken bezüglich der Wahlbeteiligung erstellen. Seite 6 Funktionsumfang MEWIS NT © KIGST GmbH Stand 04/2005 Kirchenbuch MEWIS NT beinhaltet ein Kirchenbuchmodul. Jahrgangsbezogen können Taufbücher, Konfirmationsbücher, Traubücher, Bestattungsbücher, ein Aufnahmebuch und Verzeichnisse der Aus-Übertritte angelegt und eröffnet werden. Die Daten, die aus den Kirchenbüchern für statistische Zwecke (kirchliches Leben in Zahlen – Tabelle II) benötigt werden, stellt MEWIS NT zur Verfügung. Funktionsumfang MEWIS NT © KIGST GmbH Stand 04/2005 Seite 7 Bei Eintragungen von Amtshandlungen kann auf Daten des Gemeindegliederbestandes, z. B. Familienname, Vorname, Geburtsdatum, Adresse zugegriffen und diese ins Kirchenbuch übernommen werden. Die erfassten Amtshandlungsdaten in den Kirchenbüchern werden automatisch den Personen in Form eines kirchlichen Lebenslaufes im Gemeindegliederbestand zugeordnet. Für die Sachbearbeitung von Kirchenbüchern erstellt MEWIS NT notwendige Meldungen an Wohnsitzgemeinden, Einwohnermeldeämter und an die Taufgemeinde. Seite 8 Funktionsumfang MEWIS NT © KIGST GmbH Stand 04/2005 Regionalteil Der Regionalteil in MEWIS NT ist äußerst komplex und kann wie alle Module in MEWIS NT im Dialog genutzt werden. Besonders hervorzuheben ist, dass Änderungen an den regionalen Strukturen auch sofort in den Personendaten wirksam werden. Der Regionalteil enthält eine kommunale Sicht und eine kirchliche Sicht. Für die kommunale Sicht stehen sämtliche Kommunen ( AGS ), Straßen, Ortsteile und die kirchlichen Regionalobjekte zur Verfügung. Unter dem Begriff „Kommune AGS“ kann man neben der Kommunalgemeinde auch das Bundesland, den Regierungsbezirk als Suchkriterium benutzen. MEWIS NT hat die Daten bundesweit gespeichert. MEWIS NT bietet die Möglichkeit staatlich-kirchlicher Zuordnungen auf allen Ebenen von Ortsteilen über Strassen bis hin zu Hausnummern. Ein ausgeprägtes Plausibilitätsverfahren zeigt fehlende oder fehlerhafte Zuordnungen an, so dass sicher gestellt ist, dass auch alle Personen erkannt werden. Für die kirchliche Sicht stehen folgende Strukturen zur Verfügung: Landeskirche, kirchliche Regionalobjekte, Kommunalgemeinden und Strassen. Besonders interessant in der heutigen Zeit ist die Funktion von Massenzuordnungen. Hierüber können Strukturveränderungen, Zusammenlegung von Kirchenkreisen, Kirchengemeinden etc. maschinell in einem Arbeitsablauf abgebildet werden. Funktionsumfang MEWIS NT © KIGST GmbH Stand 04/2005 Seite 9 Parallelstruktur / Eigenerfassung kommunaler Personen Die von der Kommune gelieferten Daten zu einer Person stimmen nicht immer mit der kirchlichen Sicht überein. Darüber hinaus kann es auch passieren, dass aus kirchlicher Sicht bekannt ist, dass ein Kirchenmitglied bereits in der Gemeinde wohnt, aber nicht von der Kommune übermittelt wurde. Es gibt auch noch kommunale Datenlieferanten, die keine maschinell verarbeitbare Dateien zur Verfügung stellen, sondern Listen. In der Parallelstruktur besteht die Möglichkeit, kommunale Werte zu verändern. Mit der Eigenerfassung kommunaler Personen ist der Anwender in der Lage, die Daten so zu erfassen als wären sie kommunal geliefert. Sollten Daten, die in der Parallelstruktur und in der Eigenerfassung erfasst wurden, nachträglich kommunal geliefert werden, ersetzen sie die Eigenerfassung. Bei Auswertungen und Statistiken wird sowohl die Parallelstruktur als auch die Eigenerfassung erkannt und berücksichtigt. Darüber hinaus lässt MEWIS NT zu, dass Adressen erfasst werden können, z. B. Adressen von Personen, die aktiv am Gemeindeleben teilnehmen ( Jugendarbeit, Kirchenchor etc. ) mit dem Ziel, diese Personen einzuladen, anzuschreiben etc. Seite 10 Funktionsumfang MEWIS NT © KIGST GmbH Stand 04/2005 Suche / Erweiterte Suche – Individuelle Listen Sämtliche Daten, kommunal oder kirchlich geliefert und erfasst, sind durch einfache Suchund Sortierfunktionen auswertbar. Zu den vielfältigen Möglichkeiten gehört die Anzeige der ausgewählten Ergebnismenge, Ad-hoc-Abfragen bei speziellen Anforderungen bis hin zu periodisch wiederkehrenden Berichten. Somit bietet MEWIS NT dem Anwender auf allen Strukturebenen die Möglichkeit, Informationen, die für das kirchliche Leben benötigt werden, aufzubereiten, auszudrucken und die Daten zur Weiterverarbeitung an MS-Office Anwendungen auf Knopfdruck zu übergeben. Standardlisten / Export Über die Onlinesuche hinaus ist es möglich, Listen in Form von PDF- Dateien zu erzeugen oder die Ergebnismenge als CSV- Datei zu exportieren. Neben der Auswahl von Daten für Zielgruppen etc. bietet MEWIS NT auch diverse vorbereitete Listen für den Bereich Amtshandlungen, Gemeindearbeit und Statistiken an. Im Allgemeinen enthalten diese Listen nur Personen der betreuten Konfessionen, aktive Kirchenmitglieder und – falls vorhanden – die erfassten Werte aus der Parallelstruktur der Personen sowie Personen mit dem Wohnstatus H für Hauptwohnung oder A für alleinige Wohnung. Vor Erstellung einer Liste besteht die Möglichkeit, dieser Liste einen individuellen Namen zu geben, um sie später wieder aufrufen zu können. Funktionsumfang MEWIS NT © KIGST GmbH Stand 04/2005 Seite 11 Kirchgeld In einigen Landeskirchen wird neben der Kirchensteuer ein zusätzliches Kirchgeld erhoben. Wir haben in MEWIS NT für zwei Landeskirchen die Grundlagen für die Erhebung des Kirchgeldes realisiert. Die Gemeindeglieder werden entsprechend individueller Kriterien der Kirchengemeinden selektiert. Daraus kann eine Exportdatei erstellt werden, über die die Kirchgeldpflichtigen über die Höhe des Kirchgeldes und ggfl. auch über den Zweck informiert werden. Es wird eine Soll-Liste erstellt, in der die Kirchgeldeingänge eingepflegt werden können. Stichtag bezogen können säumige Zahler ermittelt werden. Die säumigen Zahler können selektiert und über einen Erinnerungsbrief angemahnt werden. Die Zahlungseingänge werden über eine Schnittstelle an das jeweilige HKR -Verfahren weiter geleitet. Selbstverständlich ist der Druck von Zuwendungsbescheinigungen realisiert und auch Statistiken zum Jahresende können erstellt werden. Seite 12 Funktionsumfang MEWIS NT © KIGST GmbH Stand 04/2005 Spendenverwaltung / Fundraising MEWIS NT bietet für die Thematik Spendenverwaltung bis auf wenige Informationen, z. B. Spenderprofil, fast alle Voraussetzungen in der Datenkonzeption, um innerhalb von MEWIS NT ein Modul Spendenverwaltung zu integrieren. Die Realisierung läuft z. Zt. Funktionsumfang MEWIS NT © KIGST GmbH Stand 04/2005 Seite 13 Technologie und die Vorzüge MEWIS NT ist eine reine INTERNET- Anwendung. Aber was heißt das für den Benutzer? Das INTERNET ist zu einer unendlichen und unverzichtbaren Informationsquelle für Jedermann geworden. Weit über die Hälfte aller Bundesbürger in allen Altersgruppen sind mit der Nutzung des INTERNETS vertraut und haben die Vorzüge erkannt. Sie können zu jeder Zeit, von jedem Ort aus Informationen abfragen und aufbereiten; also Daten selektieren, sortieren und zu Informationen aufbereiten sind die anerkannten Stärken des INTERNETS und genau das sind die Kernaufgaben des kirchlichen Meldewesens. Daten in verschiedenen Strukturen - kommunale Strukturen, kirchliche Strukturen – selektieren, sortieren und zu Informationen zusammenstellen, die dann in Form von Masken und Berichten verwendet werden. Und all dies kann man ohne EDV-Kenntnisse. Jeder, der mit dem INTERNET umgehen kann und intuitive Oberflächen kennt, kann mit MEWIS NT arbeiten. Die Versorgung der Anwendung mit den Grunddaten, also den Gemeindemitgliedern, den kommunalen und kirchlichen Strukturen und den Regionaldaten geschieht aktuell zentral in einem einheitlichen Datenpool und somit ist für den Kunden auch kein technischer Administrator erforderlich. Herkömmliche EDV-Verfahren für das Meldewesen gehen noch von ganz anderen Voraussetzungen aus. Um einen ähnlichen Anwendungsdialog wie mit dem INTERNET zu erreichen, braucht man Client/Server-Technologie vor Ort mit dem damit verbundenen technischen Aufwand. Dezentrale Datenhaltung mit Schnittstellenproblemen und zeitlichen sowie qualitativen Einbußen, Installationen der vielen Clients vor Ort mit Versionsmanagement und der Fehleranfälligkeit, technische Komplexität beim Server, die qualifiziertes Personal erfordert. Für Anwendungen wie das kirchliche Meldewesen, die keine aufwendigen Rechenoperationen verlangen und eine große Zahl von Nutzern flexibel mit Daten versorgen muss, ist das INTERNET die ideal geeignete Technologie. Die komplette Datenhaltung und Verarbeitung aller Module von MEWIS NT findet in einer modernen SQL Datenbank statt und bietet damit größt mögliche Flexibilität. Unterstützung der Datenbanksysteme ¾ ORACLE ¾ Microsoft SQL-Server 2000 ¾ IBM DB2 ¾ MySQL Unterstützung von Windows und Linux Unterstützung moderner Browser ¾ Microsoft InternetExplorer ab 6.0 ¾ Netscape Navigator ab6 ¾ Mozilla ab 1.4 Seite 14 Funktionsumfang MEWIS NT © KIGST GmbH Stand 04/2005 Dienstleistung der KIGST Beratung Organisationsunterstützung bei der Einführung von MEWIS NT ¾ als autonome Lösung vor Ort ¾ als Dienstleistungsangebot der KIGST Migration Schulung Hotline Funktionsumfang MEWIS NT © KIGST GmbH Stand 04/2005 Seite 15 Vorteile und Nutzen von MEWIS NT ¾ Da sich MEWIS NT nur noch auf einem Server befindet anstatt auf Tausenden von PC`s verteilt zu sein, bedeutet dies drastisch niedrigere Kosten für die Softwareinstallation und Wartung sowie für Schulung und Verwaltung. ¾ MEWIS NT hat Analysefunktionen direkt in die Anwendung integriert, so dass die an Geschäftsprozessen beteiligten Personen einer Landeskirche einen Einblick in Echtzeit gewinnen und auf zukunftorientierte Analysen zugreifen können. ¾ Das Arbeiten in Echtzeit steigert erheblich die Produktivität und ermöglicht beträchtliche Kosteneinsparungen. ¾ Mit MEWIS NT kann die Landeskirche in Echtzeit arbeiten. Die Visibilität wird für Mitarbeiter im Meldewesen in der Landeskirche verbessert und die Arbeitsqualität gesteigert Seite 16 Funktionsumfang MEWIS NT © KIGST GmbH Stand 04/2005
