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Pressemitteilung
Projektmanagement
Was will der Kunde? - In vier Schritten zum Projekterfolg
Hartnäckig und mit Spürsinn – so
klären Projektmanager die „Anforderungen“
Die Auftragseingänge sollten künftig automatisch im Computersystem bearbeitet werden: Mit diesem Ziel setzte der mittelständische Großhändler ein Softwareprojekt auf. Es sollte
eiligst, besser heute als morgen gestartet werden. Doch der
Projektleiter schien auf der Bremse zu stehen. Er diskutierte
über den Begriff „automatisch“, ein Wort, dehnbar wie Kaugummi. Ist mit „automatisch“ gemeint, dass kein Mitarbeiter
mehr die Bestellabwicklung prüfen wird? Oder soll „Kollege
Computer“ nur Routinetätigkeiten übernehmen, damit die Vertriebsmitarbeiter mehr Zeit für die Kundenberatung haben? So
genau wusste dies niemand bei dem Großhändler; weder die
Vertriebsmitarbeiter noch die Buchhaltung konnte dieses Wort
präzisieren. Am Ende lud der Projektmanager die Abteilungen
zum Workshop ein. Einen Tag lang diskutierte er mit ihnen, was
jeder unter dem Schlagwort „automatische Auftragsabwicklung“
genau verstand. „Wenn wir dies jetzt nicht sauber definieren,
müssen wir später die Software für viel Geld umändern“, rechtfertigte er die anstrengende Diskussion.
Ob Maschinenbau, Produktentwicklung oder Softwarelösungen,
bei kaum einem Projekt liefert der Auftraggeber eine schlüssige,
glasklare Aufstellung zu dem, was er von dem Projekt erwartet.
Die sogenannten „Anforderungen“ – der Katalog mit den Auftragsdetails – bleiben vage und lückenhaft. Manche Auftraggeber setzen stillschweigend voraus, dass der Projektleiter ihren
Bedarf kennt oder ihnen die Wünsche von den Augen abliest.
Bei anderen Auftraggebern streiten sich Fachabteilungen über
ihre Erwartungen an das Projekt. Sie verabschieden ungenau
formulierte oder in sich widersprüchliche Eckpunkte. Den
schwarzen Peter schieben sie damit dem Projektmanager zu.
Ihn schicken sie mit unstimmigen Anforderungen aufs Glatteis.
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Projektmanagement
Fachleute empfehlen Projektmanagern dringend, bei der Klärung von Anforderungen hartnäckig zu bleiben und methodisch
vorzugehen. Erfahrene Projekt-Profis ringen mit dem Kunden
notfalls über Wochen um ein präzises Bild des Auftrags. Wissenschaftliche Studien belegen: Die Zeit, die Projektmanager in
das Anforderungsmanagement investieren, zahlt sich hinterher
aus. „Sorgfältig geklärte Anforderungen reduzieren die gesamte
Projektlaufzeit und senken die Kosten etwa von Projektlebenszyklen“, bestätigt Egon Hren, Senior Berater bei der Unternehmensberatung „next level consulting“.
Einige Unternehmen setzen spezialisierte Anforderungsmanager (engl. Requirements Engineer) ein, die die Anforderungen
so vollständig wie möglich zusammentragen, exakt formulieren
und mit ihren Auftraggebern abstimmen. „Vielfach muss aber
noch der Projektmanager selbst diese Aufgaben übernehmen“,
weiß Egon Hren. Er empfiehlt dafür ein bewährtes Vier-PunkteProgramm:
Erster Schritt – Die Anforderungen ermitteln
Die Angaben in Anforderungsdokumenten, die von Kunden geliefert werden, bieten selten ausreichend Informationen. ProfiProjektmanager nehmen die Angaben nur als Anlass für weitere
Ermittlungen. Sie erfragen beispielsweise Zahlen, Leistungsdaten, Erwartungen an den Funktionsumfang, Wünsche zu Design
und Abläufen oder auch zu den strategischen Zielen, die der
Kunde mit dem Projekt verfolgt. Aus diesen Mosaiksteinen setzen sie ein zunächst noch grobes Gesamtbild zusammen.
Viele Projektmanager bevorzugen bei diesen Ermittlungen Einzelgespräche („Interviews“). Sie arbeiten mit den Abteilungen
des Kunden und weiteren Interessengruppen standardisierte
Fragebögen durch. Neben diesen Interviews veranstalten sie
Workshops, auf denen sie gemeinsam mit dem Kunden die Anforderungen erarbeiten. Beim Workshop sitzen alle Beteiligten
am runden Tisch, sie können sich untereinander zu den Anforderungen abstimmen. „Workshops geben einen guten Einblick
in die Interessenlage des Auftraggebers“, erklärt Egon Hren.
Man erhalte wertvolle Hinweise über die Hintergründe von Anforderungen. Darüber hinaus werten Projekt-Profis eigene
Feldbeobachtungen aus und ziehen daraus Rückschlüsse auf
die Anforderungen. „Beispielsweise kann man bei einem Business-Software-Projekt Arbeitsabläufe bei seinem Kunden beobachten und daraus Aufgaben und Ziele für das Projekt ableiten“, sagt er.
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Projektmanagement
Zweiter Schritt: Das Dokumentieren der Anforderungen
In der Ermittlungsphase hat der Projektmanager Hinweise gewonnen, jetzt muss er diese Informationen in eine strukturierte
und verständliche Form bringen. Er präzisiert die Anforderungen, formuliert sie in einer neutralen Sprache und unterlegt sie
mit Daten und Zielwerten. Beispiel: Eine Computeranwendung
soll „barrierefrei“ sein. Was bedeutet diese Anforderung genau
für die Programmierer und Designer der Software? Welche
Schriftgrößen sind erlaubt, wie komplex dürfen Bedienmenüs
sein? Wenn nötig werden sprachlich formulierte Anforderungen
mit grafischen Modellen ergänzt.
Beim Dokumentieren der Anforderungen versuchen Profis jedes
Missverständnis zu vermeiden. Zentrale Begriffe der Anforderungen werden in einem Glossar erklärt; so können sich Auftraggeber und Projektteam das gleiche Bild von einem Sachverhalt machen. „Viele Projektmanager gliedern die Angaben
nach Priorität“, erklärt Egon Hren, „sie schlüsseln auf, welche
Pflicht-Anforderungen ihr Projekt unbedingt erfüllen muss, welche nötigen Anforderungen es möglichst berücksichtigen sollte
und welche wünschenswerten Punkte es zudem berücksichtigen kann.“
Dritter Schritt: Die Anforderungen prüfen und abstimmen
„Kritisches Mitdenken“, dies empfehlen Fachleute für das Anforderungsmanagement häufig. Profis prüfen den Katalog intensiv hinsichtlich der Verständlichkeit und der inneren Logik.
Ergeben die Anforderungen ein stimmiges Gesamtbild? Passen
sie zum Ziel des Projekts? Widersprüche bei den Anforderungen müssen konsequent ausgeräumt werden. Manchmal
kommt es beim Abstimmen der Anforderungen mit den Fachabteilungen zu Konflikten. Diese Konflikte muss man analysieren
und lösen. Anderenfalls sind die Anforderungsdokumente nicht
konsistent, und das Projekt steht auf einer brüchigen Basis.
Vierter Schritt: Die Anforderungen verwalten
Manche Projekte arbeiten mit hunderten von Anforderungen.
Schnell geht dabei die Übersicht verloren. Deshalb sollten Projektmanager die Anforderungen systematisch verwalten und
dafür auch spezielle IT-Tools nutzen. Profis halten Punkt für
Punkt fest, um welche Art von Anforderung es sich handelt, aus
welchem Fachbereich sie stammen, wer im Projektteam diese
Anforderung in welchen technischen Modulen umsetzt und welche Abhängigkeiten sich zu anderen Modulen und Dokumenten
ergeben.
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Projektmanagement
„Dieses genaue Nachhalten und Dokumentieren ist später sehr
hilfreich“, erklärt Egon Hren. So kann der Projektmanager bei
Streitfällen dem Auftraggeber nachweisen, wie er jede Anforderung erhoben und bearbeitet hat. Die Dokumentation erleichtert
außerdem spätere Änderungen. Viele Auftraggeber verändern
im Laufe des Projekts die zu Anfang erhobenen Anforderungen.
Dann müssen Projektmanager diese Änderungswünsche
schnell einarbeiten. „Wer in solchen Fällen die Übersicht über
die Anforderungen hat und weiß, wer im Team sie bearbeitet –
der ist klar im Vorteil“, sagt Egon Hren.
Über next level consulting:
next level consulting bietet Beratungsdienstleistungen für Projekt- und Prozessmanagement, Change
Management sowie für die Entwicklung von projekt- und prozessorientierten Organisationen. Mit über
einhundert Experten ist next level consulting für Unternehmen verschiedener Branchen tätig, vorwiegend
aus IT und Telekommunikation, Maschinen- und Anlagenbau, Industrie sowie Pharma, Mobility und Logistik, Banken und Versicherungen. Darüber hinaus führt das im Jahr 2000 in Wien gegründete Unternehmen
Beratungsprojekte auf dem Gesundheitssektor, in der öffentlichen Verwaltung sowie bei NGOs durch. Die
Unternehmensberatung unterhält Büros in Österreich, Deutschland, Schweiz, Kroatien, Slowakei und
Südafrika.
Weitere Informationen zu next level im Internet unter www.nextlevelconsulting.eu
Rückfragen für Redaktionen:
Raphaela Bel, Tel.: 0228/ 289260, [email protected]
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