1. Einführung 2. Ändern oder Anlegen einer

1. Einführung
Unter orgaMAX können Sie eigene Zahlungsbedingungen anlegen und diese auf Wunsch bestimmten Kunden
zuordnen oder in einzelnen Vorgängen auswählen. Auch Skonto-Vergabe und Mahnwesen werden vom
Bereich der Zahlungsbedingungen“ gesteuert.
2. Ändern oder Anlegen einer Zahlungsbedingung
Öffnen Sie den Bereich „Stammdaten -> Zahlungsbedingungen“. Sie sehen folgendes Fenster:
(die Ansicht kann abweichen, je nachdem, ob dort schon Änderungen vorgenommen wurden).
Ganz oben finden Sie die Auswahl der verschiedenen Zahlungsarten:
Arbeiten Sie bespielsweise mit dem Lastschriftverfahren und möchten dort Änderungen vornehmen, so klicken
Sie auf die entsprechende Karteikarte. Wir schauen uns im speziellen die erste Variante „Debitorisch(„auf
Rechnung“) an.
Links oben sehen Sie die Auswahl der einzelnen Zahlungsbedingungen, rechts daneben den
„Namen der Zahlungsbedingung / -art“. Diese Bezeichnung ist für Ihre Kunden unsichtbar, dient aber nachher
zur Auswahl der Zahlungsbedingung in einem Vorgang oder direkt beim Kunden.
Der Text, der letztendlich auf Angebot, Auftrag oder Rechnung steht, sehen Sie unten.
Hier können Sie den Text frei verändern. Über „Variable einfügen…“ können Sie weitere Informationen, wie
beispielsweise die Kundennummer oder den Skonto-Betrag darstellen. Holen Sie eine Variable dazu, so wird
diese später vom Programm automatisch gefüllt.
Eine Besonderheit gibt es beim Erstellen von Schlussrechnungen.
Um die verbleibende Restforderung (also die Gesamtsumme minus der Summe aller gezahlten
Abschlagsrechnungen darzustellen), fügen Sie einfach die Variable „<RESTFORDERUNG>“ ein.
Diese Variable steht Ihnen nicht direkt in der Auswahl unter „Variable einfügen…“ zur Verfügung und muss
manuell eingetragen werden. Über die Variablen „Betrag Netto“ oder „Betrag Brutto“ würde an dieser Stelle
nicht die restliche Forderung, sondern die Gesamtsumme des Auftrags dargestellt.
3. Skonto auf Rechnung darstellen
Als Beispiel möchte ich auf der Rechnung „Skonto in Höhe von (+ den Skonto-Betrag) bis zum (Skonto-Datum)“
darstellen. Die Notwendigen Eingaben für das Skonto tragen Sie oben ein:
Über die Variablen „Skonto Betrag“, „Skonto bis Datum“ und den entsprechenden Text würde nun der Text auf
Rechnungen so aussehen: „Skonto in Höhe von <SKONTO BETRAG> bis zum <SKONTO DATUM>“
4. Festlegen der Standard-Zahlungsbedingung
Unter „Stammdaten -> Meine Firma -> Einstellungen -> Grundeinstellungen“ können Sie die StandardZahlungsbedingung festlegen:
Wollen Sie bei einem bestimmten Kunden eine abweichende Zahlungsbedingung hinterlegen, so öffnen Sie
den Kunden und klicken Sie unter den Reiter „Konditionen“. Dort können Sie die „StandardZahlungskondition“ auswählen, die nur für diesen Kunden gelten soll:
5. Festlegen der Mahnstufen
Das Mahnwesen in orgaMAX orientiert sich immer an dem Zahlungsziel, den Tagen der einzelnen Mahnstufen
und natürlich dem Rechnungsdatum.
Hinweis: Alle Änderungen, die Sie bezüglich der Mahnstufen in den Zahlungsbedingungen vornehmen, gelten
erst für die Rechnungen, die ab diesem Zeitpunkt geschrieben werden.
Schauen wir uns die Zahlungsbedingung „14 Tage ./. 2% Skonto, 30 Tage netto“ einmal genauer an.
Als Bespiel schreibe ich nun eine Rechnung am 1.01.2011. Das Zahlungsziel ist auf 30 Tage eingestellt,
dementsprechend wäre Zahlung bis zum 31.01.2011 (1.01.2011 + 30 Tage Zahlungsziel fällig).
Die erste Mahnstufe (die Zahlungserinnerung) wäre nach weiteren 7 Tagen erreicht.
Die Zahlungserinnerung würde also nach 30 Tagen Zahlungsziel + 7 Tagen für die Mahnstufe 1,
also insgesamt 37 Tage nach dem Rechnungsdatum fällig.
Die zweite Mahnstufe (sprich 1. Mahnung) wäre nach 44 Tagen nach Rechnungserstellung (30 Tage
Zahlungsziel + 14 Tage für Mahnstufe 2) fällig.
Falls Sie eine neue Zahlungserinnerung erstellen, orientieren Sie sich bei den Mahnstufen am besten nach
denen, der bereits vordefinierten.
6. Texte der Mahnstufen ändern
Die Texte, die Ihr Kunde im Fall einer Mahnung auf dem Ausdruck sieht, können Sie auf der rechten Seite unter
„Textbausteine der einzelnen Mahnstufen“ einrichten.
Hinweis: Alle Änderungen, die Sie bezüglich der Mahntexte vornehmen, gelten erst für die Rechnungen, die ab
diesem Zeitpunkt geschrieben werden. Um die Mahntexte für bereits generierte Mahnungen anzupassen,
können Sie im Bereich „Finanzen -> Mahnungen“ die Mahnungen über einen Rechtsklick einzeln bearbeiten.