Microsoft Referenz pentahotels ERP - IT
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Microsoft Dynamics NAV vormals Microsoft Business Solutions–Navision Kundenreferenz Thema: Enterprise Resource Planning Intelligente Anpassungen senken den Aufwand für Reporting und Konsolidierung Überblick Land: Deutschland Branche: Gastgewerbe Mitarbeiter: circa 1000 Unternehmen Die pentahotels Germany GmbH unterhält bundesweit sechs Häuser, weitere kommen bis Sommer 2008 hinzu. Je nach Saison beschäftigt die Hotelkette 800 bis 1000 Mitarbeiter. Der Jahresumsatz liegt bei 250 Millionen Euro. Ausgangssituation Um die kaufmännischen Aufgaben zu übernehmen, benötigte pentahotels eine integrierte Unternehmenssoftware. Lösung pentahotels wählte Microsoft Dynamics NAV. Ausschlaggebend waren der Funktionsumfang in den kaufmännischen Bereichen, das flexible Berichtswesen und die Fähigkeit, internationale Konzerne zu konsolidieren. Nutzen Seit Einführung hat sich der Aufwand für das Reporting von einer Woche auf eine halbe Stunde reduziert. Zudem profitiert pentahotels von einer automatisierten Konzernkonsolidierung und einem transparenten Blick auf die Unternehmenszahlen. „Dank der gestiegenen Datenqualität lässt sich das Unternehmen besser steuern, und wir können schneller reagieren. Dadurch bleibt mehr Zeit für die Analyse.“ Daniel Sedlmayer, Vice President Finance Europe bei der pentahotels Germany GmbH Als die Hotelkette pentahotels 2005 zum zweiten Mal gegründet wurde, gab es für das Management alle Hände voll zu tun: Die ersten Immobilien mussten gemanagt, die Finanzierung gesichert und das Reporting für den Investor aufgebaut werden. Zudem galt es, an der weiteren Wachstumsstrategie zu feilen. Wenigstens den operativen Betrieb konnte die Geschäftsführung für eine Weile auslagern. Um das Zepter selbst in die Hand zu nehmen, fehlte allerdings die passende Unternehmenslösung. Die Anforderungen waren hoch, denn die neue Software sollte nicht nur den kaufmännischen Part perfekt beherrschen, sondern auch Spezialitäten wie Reporting und Konzernkonsolidierung im internationalen Umfeld abdecken. Die junge Hotelkette wurde fündig: Heute erleichtern transparente Zahlen die Unternehmenssteuerung und ein automatisiertes Reporting die Konzernkonsolidierung. „Früher haben wir eine Woche für das Reporting benötigt. Heute dauert es lediglich eine halbe Stunde.“ Daniel Sedlmayer, Vice President Finance Europe bei der pentahotels Germany GmbH Kenner der Hotelszene werden sich vielleicht erinnern: In den Achtzigerjahren gründeten fünf Fluglinien unter dem Namen „penta“ – griechisch fünf – eine gemeinsame Hotelkette. Die Häuser wurden Jahre später von der US-Hotelkette Ramada übernommen. Der Name verschwand für lange Zeit vom Markt. Erst 2005 feierte pentahotels Auferstehung. Inzwischen gibt es acht deutsche Häuser und ein englisches Haus, die zum Teil aus den Beständen der Ramada- und der Marriott-Gruppe stammen. Für die Zukunft hat sich die neue Hotelkette viel vorgenommen. „Wir werden bis zum Herbst 2008 weitere Hotels eröffnen“, unterstreicht Daniel Sedlmayer, Vice President Finance Europe bei der pentahotels Germany GmbH. Doch Wachstum allein ist nicht alles. pentahotels setzen auf Design, Ambiente und neue Ideen, um den Hotelgästen mehr zu bieten als ein Dach über dem Kopf. „Uns geht es dabei um drei Dinge: Atmosphäre, Qualität und den Nutzwert für die Gäste“, stellt Sedlmayer klar. Die Zusammenlegung von Bar und Rezeption ist ebenso ein Markenzeichen der Hotelkette wie das Kaminzimmer und die Bibliothek als Aufenthaltsbereiche. Statt einer überteuerten Minibar finden die Gäste „Maxibars“ in den Fluren – zu moderaten Preisen. „Wir wollen bewusst Alternativen zum Abend auf dem Zimmer bieten“, ergänzt Sedlmayer. Unternehmenssoftware gesucht Im ersten Jahr nach der Gründung widmete sich die Geschäftsführung der pentahotels zunächst dem Asset-Management, der Finanzierung und der strategischen Ausrichtung der Häuser. Mit dem operativen Geschäft wurde während der Startphase die Marriott-Gruppe beauftragt. Ab 2006 holte man dann Schritt für Schritt einzelne Arbeitsbereiche ins Haus. Allerdings fehlte für einige Aufgaben die passende Software. „Wir arbeiteten anfangs mit einer Spezialsoftware von Sun Systems, die jedoch einseitig auf das Immobilienmanagement und die Konzernkonsolidierung ausgerichtet war“, erklärt Sedlmayer. Zentrale Bereiche wie Buchhaltung, Warenwirtschaft oder Marketing fehlten hingegen. Die pentahotels Germany GmbH ist zentral ausgerichtet, wobei die Firmenstruktur aus einer Vielzahl international verschachtelter Gesellschaften besteht. Wegen der komplexen Organisation entschied sich das Unternehmen für eine zweistufige IT-Infrastruktur: Während bei Restaurants und Rezeptionen eine Speziallösung zum Einsatz kommt, sollte eine integrierte Unternehmenssoftware im Hintergrund die Zahlen zusammenführen. „Die neue Software musste nicht nur den kaufmännischen Part beherrschen, sondern auch die komplizierte Konzernstruktur konsolidieren“, unterstreicht Vice President Sedlmayer. Mit einer klassischen Hotelsoftware ließ sich das nicht umsetzen. Stattdessen suchte man nach einem ERPSystem, das in allen Bereichen gleich gut ist. In der letzten Runde setzte sich Microsoft Dynamics NAV gegen Lösungen von SAP, Oracle und Sun Systems durch. „Mit Dynamics NAV können wir das kaufmännische Tagesgeschäft erledigen und die Konzernkonsolidierung durchführen. Entscheidend war für uns jedoch die Qualifikation des Partners“, begründet Sedlmayer die Entscheidung. Der Microsoft-Partner Comsol Unternehmenslösungen AG habe viel Erfahrung aus internationalen Projekten sowie ein exzellentes Fachwissen in puncto internationale Rechnungslegung und Controlling eingebracht. Automatisierung des Reportings Bei der Implementierung, die im August 2006 startete, lag der Schwerpunkt vor allem auf der Konzeption. So galt es zum Beispiel, für bestehende und künftige Häuser ein Abrechnungssystem zu entwickeln, das dem Management Einblick in Kosten- und Ertragslage der verschiedenen Standorte verschafft. Während die einzelnen Hotels im Rechnungswesen als Foto: pentahotels Germany GmbH Ästhetik, Qualität und Nutzwert sind die entscheidenden Aspekte im Konzept der pentahotels Technik im Überblick Microsoft Dynamics NAV Derzeit sind zwölf Arbeitsplätze in der Frankfurter Zentrale mit Microsoft Dynamics NAV ausgerüstet. Schnittstellen bestehen zu den Speziallösungen für Restaurant und Rezeption. Außerdem nutzt pentahotels das Zusatzmodul „Personalverwaltung“ vom Microsoft-Partner haveldata GmbH. Wegen des hohen Datenvolumens läuft Microsoft Dynamics NAV in einem externen Rechenzentrum auf 32 geclusterten Servern von Hewlett-Packard. Gespiegelte RAID-Festplattensysteme und Bandlaufwerke sorgen für die notwendige Sicherheit. Microsoft Office 2003 Professional Die pentahotels Germany GmbH arbeitet mit Microsoft Excel, um Daten aus Microsoft Dynamics NAV für spontane Berichte und statistische oder grafische Analysen auszuwerten. Hierfür nutzt das Unternehmen zusätzlich das Analysetool Jet Reports. Microsoft SQL Server 2005 Microsoft SQL Server 2005 fungiert als Datenbank für Microsoft Dynamics NAV und die Speziallösungen, die in der Hotelgruppe eingesetzt werden. Ein Aspekt, der das Zusammenspiel zwischen den Anwendungen entscheidend erleichtert. eigene Mandanten angelegt sind, werden sie im Bereich der Kosten- und Leistungsrechnung mithilfe von Dimensionen voneinander getrennt. „Da wir Einkauf, Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung zentral erledigen, brauchten wir die einzelnen Hotels nicht an Dynamics NAV anzuschließen. Stattdessen erhalten die Hotelmanager die Geschäftsberichte zu ihren Häusern regelmäßig als Excel-Datei. In umgekehrter Richtung werden die Bestellungen der verschiedenen Standorte übermittelt“, erläutert Sedlmayer. Besonderheit: Mastermandant Zusätzliche Anpassungen waren bei der internationalen Konzernkonsolidierung erforderlich. Hier schaffte das Projektteam eine direkte Anbindung an die Devisenkursinformationen der Europäischen Zentralbank, sodass die manuelle Umrechnung der Zahlen entfiel. Darüber hinaus sichern Prüfroutinen den Konsolidierungsprozess ab. „Wir haben eine Reihe aussagekräftiger Fehlermeldungen eingefügt, die unsere Mitarbeiter bei der Problemanalyse unterstützen. Fehlt beispielsweise eine Ver- knüpfung, ist das sofort zu erkennen“, erklärt Sedlmayer. Außerdem lassen sich, dank einer weiteren Anpassung, auch Planbilanzen konsolidieren. Dabei werden die in den Konten hinterlegten Budgets zusammengeführt. Eine echte Besonderheit ist der Mastermandant, der für die Pflege des amerikanischen Kontenrahmens, der Kostenrechnung und der unternehmensweit einheitlichen Debitoren- und Kreditorenkonten eingerichtet wurde. „Der Mastermandant wird automatisch mit allen anderen Mandanten synchronisiert. Richten wir hier neue Konten ein, stehen sie automatisch allen Mandanten zur Verfügung. Das spart Zeit und gewährleistet einheitliche Strukturen“, betont Vice President Sedlmayer. Im operativen Bereich lag der Projektschwerpunkt bei den Schnittstellen zu den Restaurantkassen und der Rezeption. „Beide Systeme übernehmen neben der Kassenfunktion lediglich die Datenerfassung für Dynamics NAV. Wirklich wichtige Vorgänge wie Auswertungen oder Zahlungseinzüge steuert die Unternehmenssoftware“, berichtet Sedlmayer. Weitere Informationen Microsoft-Partner Comsol Unternehmenslösungen AG Hauptstraße 221 65760 Eschborn bei Frankfurt am Main Tel.: 06173 9375-0 Fax: 06173 9375-122 E-Mail: [email protected] www.comsol.ag Geschäftskundenbetreuung Microsoft Deutschland GmbH Konrad-Zuse-Straße 1 85716 Unterschleißheim Tel.: 0180 5 672330* Fax: 0180 5 229554* E-Mail: [email protected] *0,14 Euro/Min., deutschlandweit ©2008 Microsoft Corporation. All rights reserved. Qualitätssprung im Berichtswesen Seit Oktober 2006 arbeitet die pentahotels Germany GmbH mit Microsoft Dynamics NAV. Allerdings sind noch nicht alle Häuser als Mandanten eingerichtet. Bis Sommer 2008 sollen die letzten Lücken geschlossen sein. Der große Vorteil der neuen ITStruktur liegt für Vice President Sedlmayer vor allem in der Konzernkonsolidierung und dem Berichtswesen: „Früher haben wir eine Woche für das Reporting benötigt. Heute dauert es lediglich eine halbe Stunde.“ Dabei könne man die Berichte flexibel anpassen – sowohl inhaltlich als auch mit Blick auf die Formatierung. „Ein paar Mausklicks genügen, um etwa eine Spalte mit prozentualen Angaben zu ergänzen. Da manuelle Eingriffe via Excel nicht mehr erforderlich sind, sinkt die Gefahr von Eingabefehlern“, unterstreicht Sedlmayer. Hinzu kommt der hohe Automatisierungsgrad der Rechnungslegung. Mussten die Mitarbeiter früher Wechselkurse manuell erfassen und die Differenzen einzeln ausbuchen, erledigt das Microsoft Dynamics NAV heute automatisch. „Dadurch sinken der Aufwand für Betriebsprüfungen und langfristig auch die Prüfungskosten“, resümiert der Vice President zufrieden. Mindestens ebenso wichtig ist für ihn die Transparenz der neuen Rechnungslegung. Mussten Reports bislang mühsam manuell zusammengestellt werden, liefert Microsoft Dynamics NAV jetzt per Knopfdruck entscheidungsrelevante Zahlen. „Wenn notwendig, können wir Kosten und Erträge bis auf die Ebene einzelner Gäste verfolgen. Dank der gestiegenen Datenqualität lässt sich das Unternehmen besser steuern, und wir können schneller reagieren. Dadurch bleibt mehr Zeit für die Analyse“, erklärt Daniel Sedlmayer. Auch wenn das Projekt noch nicht vollständig abgeschlossen ist, plant er bereits den Systemausbau: Beispielsweise sollen die Berichte, die den Hotelmanagern derzeit noch per E-Mail zugehen, künftig in einem Webportal zum Herunterladen bereitgestellt werden. Weitere Kundenreferenzen finden Sie unter: www.microsoft.com/germany/ kundenreferenzen Software und Services 5000-901-24 YU 05/08 g Microsoft Dynamics NAV g Microsoft SQL Server 2005 g Microsoft Exchange Server 2003 g Microsoft Office 2003 Professional g Microsoft Windows Server 2003 g Windows XP Professional g Microsoft Office Project 2003 Partner g Comsol Unternehmenslösungen AG
