Der Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank am

Zwischen Bedarfsanalyse und Systementscheidung:
Der Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank am
Beispiel eines Designbüros
Abschlussarbeit des Fortbildungslehrgangs
„Wissenschaftliche/r Dokumentar/in“
am Institut für Information und Dokumentation in Potsdam
Lehrgebiet:
Entwurf von Informationssystemen
Kurs:
C/2004
Teilnehmerin:
Andrea Böhm
Datum:
28. Februar 2005
Inhaltsverzeichnis
0
Abstract ....................................................................................................... 1
1
Einleitung .................................................................................................... 2
2
Das Projekt 'Softwareauswahl für eine Bilddatenbank' ............................... 3
2.1
Das Büro ecke:design.............................................................................. 3
2.2
Ziel des Projektes .................................................................................... 4
3
Methode und Vorgehensweise.................................................................... 5
3.1
Das Vorgehensmodell ............................................................................. 5
3.2
Beurteilungskriterien für die Marktanalyse............................................... 7
4
4.1
4.2
5
5.1
5.2
6
Analyse ....................................................................................................... 8
Situationsanalyse .................................................................................... 8
4.1.1
Beschreibung ................................................................................ 8
4.1.2
Bewertung................................................................................... 10
Grobkonzept .......................................................................................... 11
4.2.1
Funktionale und technische Anforderungen................................ 11
4.2.2
Anforderungen an die Ergonomie ............................................... 13
4.2.3
Die Entscheidung für Standardsoftware...................................... 15
Marktanalyse............................................................................................. 18
Beschaffung externen Wissens ............................................................. 18
5.1.1
Berater / Dienstleister ................................................................. 18
5.1.2
Kostenpflichtige Studien ............................................................. 19
5.1.3
Messen ....................................................................................... 20
Eigenrecherche ..................................................................................... 21
5.2.1
Fachzeitschriften: Tests und Produktvergleiche.......................... 21
5.2.2
Herstellerunabhängige Internetseiten ......................................... 22
5.2.3
Herstellersites ............................................................................. 25
Auswahl..................................................................................................... 26
6.1
Grobauswahl ......................................................................................... 26
6.2
Feinauswahl .......................................................................................... 29
7
Zusammenfassung und Bewertung........................................................... 31
8
Literatur ..................................................................................................... 32
Anhang ............................................................................................................. 33
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
0
Abstract
Im Rahmen einer sechswöchigen Projektarbeit in einem Designbüro werden die
Phasen des Auswahlvorgangs für die Standardsoftware einer Bilddatenbank
untersucht. Basierend auf einem vorher festgelegten Vorgehensmodell erfolgt
nach einer Situationsanalyse und der Erstellung eines Grobkonzeptes eine
Marktanalyse und eine anschließende Auswahl.
1
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
1
Einleitung
Wer die Wahl hat, hat die Qual
(Deutsches Sprichwort)
Wie kommt man effizient und systematisch zu einer neuen Software? Diese
Frage stellt sich immer dann, wenn die vorhandene Software neuen Aufgaben
nicht mehr gewachsen ist. Neben der grundsätzlichen Frage, ob man sich für
eine individuelle Systementwicklung oder eine Standardsoftware entscheidet,
sieht man sich vor das Problem gestellt, an relevante Informationen zu gelangen und diese auch angemessen bewerten zu können.
Im Rahmen eines Praktikums im Designbüro ecke:design konnte ich den Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank begleiten. Dazu gehörte in
einer ersten Phase das Erstellen einer Situationsanalyse und eines Grobkonzepts für die Anforderungen. In einer weiteren Phase folgte eine Marktanalyse
und ein anschließender Test der favorisierten Programme.
Im Verlauf dieses Prozesses stellte sich zweierlei heraus: zum einen, dass der
Markt für Softwareprodukte im Bereich Bilddatenbanken unübersichtlich ist.
Zum anderen zeigte sich, dass es die ideale Software nicht gibt, dass also eine
Bewertung und Abwägung der Rechercheergebnisse unabdingbar ist.
Aus diesen Erfahrungen heraus entwickelte sich das Thema dieser Abschlussarbeit. Ziel ist es, eine systematische Vorgehensweise für die Auswahl einer
Software zu beschreiben und dabei auftretende Probleme und mögliche Lösungen darzustellen.
Der Aufbau der Arbeit folgt den Phasen der Vorgehensweise. Nach einer Beschreibung des Projektes in Kapitel 2 werden in Kapitel 3 die hier verwendeten
Methoden diskutiert. In Kapitel 4 wird die Situation und der Bedarf analysiert
sowie ein Grobkonzept aufgestellt. Die anschließende Marktanalyse ist in Kapitel 5 beschrieben, gefolgt von einer Darstellung der Auswahlphase in Kapitel 6.
Abschließend sind die Ergebnisse in Kapitel 7 zusammengefasst und beurteilt.
2
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
2
2.1
Das Projekt 'Softwareauswahl für eine Bilddatenbank'
Das Büro ecke:design
Das 1988 von den Ostberliner Designern Albrecht und Beate Ecke gegründete
Studio zählt mittlerweile zu den renommierten Designbüros in Deutschland. Die
Betätigungsfelder sind breit gefächert und reichen vom Public Design (Gestaltung für den öffentlichen Raum), Informationsdesign, Produktdesign bis hin zu
Innen-, Messe- und Ausstellungsarchitektur.
Besonders im Bereich des Public Designs hat sich das Büro einen Namen gemacht und hier fast alle wichtigen Designauszeichnungen Deutschlands erhalten. So rangiert ecke:design in dieser Sparte unter den zehn größten deutschen
Designbüros.
Das Team arbeitet interdisziplinär und setzt sich zusammen aus Produktdesignern1, Grafikern, Ausstellungsarchitekten und Mediengestaltern. Diese Zusammenarbeit ermöglicht die Umsetzung vielschichtiger und komplexer Projekte.
Beispielhaft seien einige realisierte Arbeiten genannt:
-
Entwicklung des Ladenkonzeptes und der Kommunikationsgrafik für
StreetOne,
-
eine Ausstellungskonzeption für die BUGA 2000 in Potsdam,
-
das touristische Orientierungssystem "Info-Fritz" in Potsdam,
-
das Leitsystem der BVG in Berlin,
-
eine Raumkonzeption für die SPD-Zentrale in Berlin,
-
verschiedene Printmedien und der Internetauftritt der Stiftung Denkmal der
ermordeten Juden in Europa,
-
diverse Außenleuchten- und Außenmöbelsysteme für den öffentlichen Bereich.
1
Aus Gründen einer besseren Lesbarkeit wurde im Folgenden die männliche Genus-Endung gewählt, gemeint sind jedoch selbstverständlich beide Geschlechter.
3
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
2.2
Ziel des Projektes
Im Büro ecke:design wird bei nahezu jedem Projekt mit Bildmaterial in den unterschiedlichsten Formen gearbeitet, sei es als Grafiken für Broschüren, Layouts für Beschilderungen oder Fotografien für Ausstellungstafeln. So hat sich im
Laufe der Zeit eine Fülle von Bildmaterial angesammelt, die es effizient zu verwalten gilt.
Besonders der Bestand auf offline-Medien wie CD und DVD ist stark angewachsen. Das bisher zur Archivierung dieses großen Bestandes genutzte Programm CatFinder (ShadeTree Programming) kann zwar über eine verknüpfbare
Suche den Inhalt einer CD anzeigen, es lässt jedoch weder eine visuelle Suche
noch eine nach Schlagworten und Kategorien zu. Unter Umständen ist man
also gezwungen, mehrere CDs einzulegen, bevor die gesuchte Datei gefunden
ist. Dies und die Tatsache, dass CatFinder keine Ausgabemöglichkeit für die
Bilddateien anbietet (beispielsweise einen sogenannten Kontaktbogen, also
eine Zusammenstellung mehrerer Voransichten auf einem DIN A4-Blatt), führten zu der Erkenntnis, dass eine professionelle Katalogisierung und Verwaltung
nötig geworden war.
So unternahm man vor wenigen Jahren einen ersten Versuch mit der Bilddatenbank Cumulus (Canto). Der Test dieser zunächst als Einzelplatzversion eingesetzten Software zeigte jedoch schon bald, dass die Handhabung dieser Anwendung als nicht benutzerfreundlich empfunden wurde. In der Folge hatte man
die Einführung einer solchen Software zunächst „auf Eis“ gelegt.
In einem zweiten Anlauf wurde das Vorhaben in dieser Projektarbeit nun wieder
aufgegriffen.
4
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
3
3.1
Methode und Vorgehensweise
Das Vorgehensmodell
Die ersten Überlegungen zu einer angemessenen Vorgehensweise orientierten
sich an einem bewährten und weit verbreiteten Vorgehensmodell für die Systementwicklung bzw. Einführung von Standardsoftware2:
Abb. 1: Vorgehensmodell der Systementwicklung nach Stahlknecht / Hasenkamp
Neben einer zeitlichen Einteilung des Vorgehens in die Phasen Vorphase, Analyse, Entwurf, Realisierung und Einführung wird hier auch unterschieden zwischen Eigenentwicklung und Fremdbezug. Bei unserem Projekt stand jedoch
schon zu einem frühen Zeitpunkt fest, dass eine Eigenentwicklung nicht weiter
2
Stahlknecht, Peter / Hasenkamp, Ulrich: Einführung in die Wirtschaftsinformatik, Berlin u.a. 2002,
S. 221
5
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
in Betracht gezogen wird. Deshalb musste die Vorgehensweise für den Fremdbezug noch einmal genauer unter die Lupe genommen werden, da in diesem
Modell der Schritt „Auswahl und Anschaffung von Standardsoftware“ nicht weiter differenziert wird. Speziellere Vorgehensmodelle für diese Auswahlphase
werden z.B. bei Norbert Gronau3 diskutiert. Das dort angeführte Modell von
Lang 4 bildete letztendlich die Grundlage für die hier gewählte Vorgehensweise:
Abb. 2: Vorgehensmodell nach Lang
Aus diesem gesamten Ablauf werden im Weiteren die Phasen Situationsanalyse, Grobkonzept, Marktanalyse, Grobauswahl und Feinauswahl näher betrachtet.
Als Mittel für die Beschreibung des Ist-Zustandes in der Phase der Situationsanalyse wurde das informelle Gespräch mit den Mitarbeitern gewählt.
3
Gronau, Norbert: Industrielle Standardsoftware – Auswahl und Einführung, München, Wien
2001, S. 93-101
4
Lang, G.: Auswahl von Standard-Applikations-Software – Organisation und Instrumentarien,
Berlin u.a. 1989, S. 5, nach Gronau, Norbert: Industrielle Standardsoftware, S. 94
6
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
3.2
Beurteilungskriterien für die Marktanalyse
An dieser Stelle sei noch kurz auf Beurteilungskriterien für die unterschiedlichen
Informationsquellen während der Marktanalyse eingegangen. So sollten etwa
Testberichte in Fachzeitschriften Objektivität und Neutralität in der Beschreibung aufweisen und Kritik an einem Produkt darstellen und begründen. Dies ist
besonders hier wichtig, da diese Informationsquelle der Einstiegsrecherche
diente.
Die Herstellersites und die allgemeinen Plattformen im Internet wurden in Anlehnung an die Kriterien von LOTSE5 (Library Online Tour and Self-Paced Education) geprüft.
Wesentliche Aspekte hier waren:
-
die Seriosität des Herstellers (Wird transparent gemacht, wer die Website
betreibt? Gibt es ein Impressum bzw. ein „Über uns“?)
-
die formale Gestaltung der Site (Lenken Animationen vom Inhalt ab? Ist der
Inhalt übersichtlich gestaltet? Finde ich mich gut zurecht auf der Site?)
-
die Aktualität (Wann wurde sie erstellt? Wann aktualisiert?).
5
LOTSE: Universitäts- und Landesbibliothek Münster: Bewerten von Internetquellen,
<http://lotse.uni-muenster.de/physik/literatur_suchen/suchmaschinen/internetquellen_bewertende.php> geladen am 20.02.2005
7
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
4
Analyse
4.1
Situationsanalyse
Die Situationsanalyse gliedert sich in die beiden Teile Beschreibung und Bewertung.
Bei der Beschreibung wird zunächst auf die Struktur und die technische Ausstattung des Büros eingegangen, anschließend auf die Arbeitsabläufe. Die Bewertung fasst die Ergebnisse zusammen.
4.1.1 Beschreibung
Struktur und technische Ausstattung:
In seinen beiden Niederlassungen in Berlin-Moabit und Potsdam beschäftigt
ecke:design durchschnittlich 18 fest angestellte bzw. freie Mitarbeiter, sowie in
wechselnder Zusammensetzung Praktikanten und Studenten der verschiedenen Designrichtungen.
Wie in den meisten Design- und Grafikbüros üblich sind die Arbeitsplätze mit
Macintosh-Rechnern von Apple ausgestattet und laufen auf dem Betriebssystem Mac OS X. Auf den Laufwerken eines zentralen Servers werden die Materialien von aktuellen Projekten abgelegt. Auf diese lässt sich prinzipiell von jedem Arbeitsplatz aus zugreifen.
Je nach Projekt und Aufgabe wird mit den unterschiedlichsten Konstruktionsund Layout-Programmen gearbeitet:
-
Photoshop (Bildbearbeitung)
-
Indesign (Konstruktion)
-
VectorWorks (technisches Zeichnen, Innenraumplanung)
-
FormZ (technisches Zeichnen, Konstruktion und 3D- Modellierung)
-
Freehand / Illustrator (Entwurf, Zeichnen, Illustration)
-
QuarkXpress (Layout)
8
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
Einige dieser Programme sind auf den einzelnen Rechnern in unterschiedlichen
Versionen installiert.
Außer mit diesen speziellen Programmen wird noch mit folgender, der allgemeinen Büroarbeit und Projektverwaltung dienenden Software gearbeitet:
-
MS Office (Kalkulation, Zeitpläne, Projektsteuerung)
-
Acrobat (allgemeine Präsentation)
-
Filemaker - officewarp (Adressverwaltung, Zeiterfassung, Brief- und Mailverkehr, Angebots- und Rechnungserstellung, Projektsteuerung)
Für ein Projekt entstehen auf diese Weise Dateien in den unterschiedlichsten
Formaten. Dazu kommen fast immer noch Bilddateien, die von der digitalen
Kamera auf die Festplatte gespeichert werden. Aufgrund der Größe dieses Datenvolumens werden seit einiger Zeit Dateien (insbesondere Bild- und Layoutdateien) auf CDs und DVDs gespeichert. Die Größe dieses ausgelagerten Bestandes liegt bei etwa 10.000 Dateien, der jährliche Zuwachs bei ca. 2.000 Dateien.
Über diesen Bestand wurde bisher mit der Anwendung CatFinder recherchiert.
Wie schon in Kapitel 2.2 erläutert, lässt CatFinder jedoch weder eine visuelle
Recherche (bzw. eine Schlagwortsuche) noch eine Ausgabe als Kontaktbogen
zu. Ein vor wenigen Jahren unternommener Versuch, die Software Cumulus 5.5
zur Katalogisierung und Archivierung einzusetzen, scheiterte an der geringen
Benutzerfreundlichkeit.
Arbeitsabläufe:
Wie schon in Kapitel 2.1 angerissen, arbeiten bei ecke:design Grafiker, Produktdesigner, Ausstellungsarchitekten und Mediengestalter. Die Hierarchien
sind flach gehalten, das bedeutet, dass die meisten Mitarbeiter ihre eigenen
Projekte bearbeiten. Oft werden dabei Studenten oder Praktikanten mit eingebunden. Während die angestellten Mitarbeiter über einen festen Arbeitsplatz
verfügen, wechseln die Studenten den Platz des öfteren. Das hängt u.a. damit
zusammen, dass nicht jeder Rechner mit denselben Programmen ausgestattet
ist. Studenten und Praktikanten arbeiten bei ecke:design im Schnitt etwa 6 Wochen bis 3 Monate.
9
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
Da jeder Mitarbeiter seinen eigenen Bildbestand verwaltet, wird er auch selber
katalogisieren, recherchieren und Kontaktbögen erstellen. Es wird also nicht ein
einzelner Mitarbeiter sein, der sozusagen zentral für alle Kollegen diese Aufgabe übernimmt.
Während des gesamten Verlaufs eines Projektes werden sogenannte Kontaktbögen für die unterschiedlichsten Zwecke benötigt. So dienen diese Bögen als
Kommunikationsmittel mit Auftraggebern, als Vor-Sichtungsmöglichkeit für Ausstellungskonzeptionen, als eigene Projektübersicht für den jeweiligen Mitarbeiter und nicht zuletzt auch als bürointerne Besprechungsgrundlage.
Auch nach Abschluss eines Projektes erweisen sie sich als hilfreich für eine
rasche Übersicht bei der Zusammenstellung eigener Broschüren.
4.1.2 Bewertung
Zusammenfassend lässt sich Folgendes feststellen:
-
Die benötigte Bilddatenbank muss ein hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit
aufweisen. Da jeder Mitarbeiter und auch jeder zeitlich befristet dort arbeitende Student damit umgehen soll, muss eine Bedienbarkeit auch ohne lange und intensive Einarbeitungszeit möglich sein.
-
Eine visuelle Recherche ist gefordert.
-
Es muss die Möglichkeit bestehen, zügig eine Auswahl von Voransichten zu
einem Kontaktbogen zusammenzustellen.
-
Aufgrund der Heterogenität der Dateiformate muss die Software in der Lage
sein, alle vorkommenden Formate erkennen und katalogisieren zu können.
-
Ebenso müssen auch IPTC6- und EXIF7-Daten ausgelesen werden können.
-
Die Bilddatenbank muss ein Volumen von geschätzten 100.000 Dateien
aufnehmen können.
-
Da die Rechner durchweg unter dem Betriebssystem Mac OS X laufen,
muss die gesuchte Software dafür geeignet sein.
6
International Press Telecommunications Council – ein Standard zur Speicherung von Textinformationen in Bilddateien
7
Exchangeable Image File – ein Standard, in dem Digitalkameras ihre Daten speichern
10
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
4.2
Grobkonzept
Die Ergebnisse der Situationsanalyse flossen nun in ein Grobkonzept ein.
Dieses setzt sich zusammen aus den funktionalen bzw. technischen Anforderungen, den Anforderungen an die Ergonomie und aus der Vorgabe, dass es
sich um Standardsoftware handeln soll.
4.2.1 Funktionale und technische Anforderungen
Da diese Anforderungen die Grundlage für die spätere Grobauswahl bildet, sollten sie nicht zu detailliert gestaltet sein. Die Untergliederung der Auswahlphase
in zwei Schritte (Grob- und Feinauswahl) hat ja den Zweck, aus der Fülle der
Softwareprodukte zunächst eine Vorfilterung vorzunehmen und erst dann einige
wenige Anwendungen genauer zu untersuchen und zu vergleichen.
So macht es wenig Sinn, an dieser Stelle z.B. genau zu beschreiben, wie viel
Pixel groß die Voransicht sein muss. Bei Softwareprodukten, die eine gewisse
Verbreitung gefunden haben, kann man davon ausgehen, dass solche grundlegenden Fragestellungen im Interesse des Kunden gelöst wurden8.
Eine Konzentration auf wesentliche Kriterien ist deshalb wichtig.
Trotzdem ist es sinnvoll, eine Vergabe von Prioritäten vorzunehmen9. Nicht nur
die Muss-Anforderungen sind eine wichtige Orientierung, sondern auch die
nicht erforderlichen. Somit können in der Phase der Auswahl bereits im Vorfeld
einige Produkte herausgefiltert werden.
8
Gronau, Norbert: Industrielle Standardsoftware – Auswahl und Einführung, München, Wien
2001, S. 112
9
Verwaltungs-Berufsgenossenschaft: Software-Kauf und Pflichtenheft. Leitfaden und Arbeitshilfen
für Kauf, Entwicklung und Beurteilung von Software,
<http://www.vbg.de/imperia/md/content/produkte/spschriften/s02114.pdf> geladen am 16.01.2005
11
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
MUSS-Anforderungen:
Betriebssystem
Mac OS X
Netzwerk
Geplant: vorerst eine Einzelplatz-Lösung, später
aber erweiterbar auf eine Client-Server-Lösung;
Umfang
Die Bilddatenbank muss mind. 100.000 Bilddateien
verwalten können;
Geforderte Unterstütztung folgender Dateiformate:
BMP, GIF, TIFF, JPEG,
Weitere unterstützte
Formate:
PDF, DOC, INDD, FH, EPS;
Konvertierung:
PDF, XML;
PNG, PICT, PSD, TGA;
Exportformate
IPTC / EXIF
Diese Daten müssen ausgelesen werden;
„Kontaktbogen“
Eine Auswahl verschiedener Thumbnail-Ansichten
und auswählbaren Metadaten muss druckbar sein;
Suche
Die Suchfunktion muss folgende Möglichkeiten bieten:
Suche in einzelnen Feldern,
in allen Feldern,
in mehreren Datenbanken,
Suchanfrage speichern,
Suche über ein Suchergebnis;
SOLL-Anforderungen:
Metadaten (IPTC /
EXIF)
Performance
Die Metadaten sollen aus der Originaldatei in die
Datenbank übernommen werden (Mapping);
Die Bilddateien sollen möglichst schnell importiert,
katalogisiert und gedruckt werden;
12
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
KANN-Anforderungen:
Web
Ein Web-Publishing kann (später) möglich sein.
Dazu zählt:
-
Darstellung einer Bilderkollektion auf der eigenen Website inklusive dazugehöriger Metadaten;
-
Recherchemöglichkeit des Kunden im Datenbestand;
-
Online-Versand von Dateien an den Druck;
NICHT erforderlich:
Bildbearbeitung
Eine Bildbearbeitung findet in anderen Programmen wie z.B. Photoshop statt;
Thesaurus
Ein mitgelieferter Thesaurus ist nicht erforderlich,
da er nicht genau auf Bedürfnisse zugeschnitten
sein kann;
Kundenbetreuung/
Buchhaltung
Ein Komplex „Buchhaltung“ für den kommerziellen
Vertrieb ist nicht notwendig;
4.2.2 Anforderungen an die Ergonomie
Für die Benutzungsfreundlichkeit einer Software werden in der Norm ISO 9241
(„Ergonomische Anforderungen für Bürotätigkeiten mit Bildschirmgeräten“) eine
Reihe von Gestaltungsanforderungen und Empfehlungen aufgeführt.
Besonders aufschlussreich sind hier:
-
ISO 9541-3 („Anforderungen an visuelle Anzeigen“),
-
ISO 9541-10 („Grundsätze der Dialoggestaltung“),
-
ISO 9541-12 („Informationsdarstellung“),
-
ISO 9541-14 („Dialogführung mittels Menüs“);
Daraus lassen sich folgende Kriterien ableiten:
-
Aufgabenangemessenheit
Ein Dialog ist angemessen, wenn er die Arbeitsaufgabe des Nutzers unter13
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
stützt. „Die Software soll der Aufgabe angepasst werden und nicht umgekehrt.“10
Konkret formuliert kann das bedeuten:
-
Werden die Informationen angezeigt, die im Zusammenhang mit dem Erledigen der Arbeit nötig sind?
-
-
Wird die Anzeige nicht benötigter Informationen vermieden?
-
Werden häufig vorkommende Werte voreingestellt (Defaults)?
Selbstbeschreibungsfähigkeit
Diese ist dann gegeben, wenn die einzelnen Schritte innerhalb einer Dialogführung unmittelbar verständlich sind bzw. wenn an jeder Stelle des Dialoges klar ist, welche Handlungen wie ausgeführt werden:
-
Leiten die Dialoginformationen den Nutzer bis ans Ziel?
-
Sind die verwendeten Symbole und Beschriftungen von Schaltflächen
u.ä. der fachüblichen Terminologie entnommen?
-
Sind Hilfefunktionen gegeben?
Erwartungskonformität
Wesentlich hier ist, dass der Dialog allgemeinen Konventionen entspricht
und gemäß den Erwartungen des Nutzers reagiert. Ähnliche Funktionen sollen ähnliche Abläufe haben und die Gestaltung soll einheitlich sein:
-
Weist der Dialog eine einheitliches, vertrautes Vokabular auf?
-
Erfolgt auf Handlungen des Nutzers eine unmittelbare, angemessene
Rückmeldung?
-
Lernförderlichkeit
Dies ist dann der Fall, wenn der Nutzer beim Erlernen dieser Anwendung
Unterstützung und Anleitung erhält:
-
Steht dem Nutzer geeignete Unterstützung bereit, sich mit der Anwendung vertraut zu machen?
10
Gronau, Norbert: Industrielle Standardsoftware – Auswahl und Einführung, München, Wien
2001, S. 113
14
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
-
Fördern die Rückmeldungen das konzeptionelle Verständnis für die
Anwendung?
-
Steuerbarkeit
Der Nutzer muss in der Lage sein, die Geschwindigkeit und den Ablauf des
Dialoges zu bestimmen:
-
Ist eine Eingabe über verschiedene Eingabearten möglich (z.B. Maus
oder Tastatur?)
-
Lässt sich eine Aufgabe jederzeit unterbrechen und später wieder aufnehmen?
-
Ist die Reihenfolge der Arbeitsschritte wählbar?
Fehlertoleranz
Ein Dialog ist fehlertolerant, wenn trotz fehlerhafter Eingabe das Ergebnis
mit keinem oder minimalem Aufwand korrigiert werden kann:
-
Ist bei einer fehlerhaften Eingabe eine Erläuterung bei der Beseitigung
des Fehlers behilflich?
-
Sind die zur Beseitigung des Fehlers erforderlichen Schritte minimal
gehalten?
-
Individualisierbarkeit
Der Nutzer muss die Möglichkeit haben, die Darstellung von Informationen
gemäß seinen individuellen Fähigkeiten und Bedürfnissen zu ändern:
-
Kann der Nutzer zwischen unterschiedlichen Dialogformen wählen?
-
Gibt es die Möglichkeit, Buttons, Dateien usw. individuell zu benennen?
4.2.3 Die Entscheidung für Standardsoftware
Ein Katalogisierungs- und Archivierungssystem für Bilddateien ist mittlerweile
eine weit verbreitete Anwendung, sowohl für den privaten als auch für den professionellen Einsatz. Demgemäss finden sich viele konkurrierende Standardsoftwareprodukte dieser Sparte auf dem Markt.
15
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
Die Vorteile einer Standardsoftware liegen auf der Hand11:
-
Die Entwicklungskosten für die Software verteilen sich auf viele Anwender,
daher liegen die Preise für eine Standardsoftware fast immer deutlich unter
den Kosten einer individuell entwickelten Anwendung.
-
Die Zeitspanne zwischen Planung und Einführung ist geringer, da keine
Entwicklungszeit und Testphasen zu berücksichtigen sind.
-
Häufig ist die Standardsoftware komfortabler in der Anwendung und die einzelnen Funktionen sind durch mehrfache Verbesserungsdurchläufe (Programmversionen) ausgereifter.
Demgegenüber stehen jedoch auch einige Nachteile, die es abzuwägen gilt:
-
Die Funktionalität ist oft universeller, da mit der Software ein breiter Markt
erreicht werden soll. Unter Umständen können spezielle Anforderungen
nicht abgedeckt werden.
-
Die Software ist häufig mit mehr Funktionen ausgestattet als benötigt. Die
Auswirkungen können sich z.B. in einem großen Speicherbedarf oder langen Antwortzeiten zeigen.
-
Eine proprietäre Software bindet an den Hersteller.
Generell lässt sich Standardsoftware an betriebliche Erfordernisse anpassen.
Diese Fähigkeit wird mit Customizing bezeichnet. Dabei werden grundsätzlich
drei Arten unterschieden:
-
Die Konfigurierung (Anpassung durch Einstellung der Parameter)
-
Die Komponentenmodellierung (eine individuelle Zusammenstellung einzelner benötigter Komponenten bzw. Module)
-
Die Individualprogrammierung (die Anpassung erfolgt durch individuelle
Programmierung)
Somit lässt sich auch eine für den breiten Markt entwickelte Software an die
unternehmenseigenen Bedürfnisse anpassen. Zu beachten ist jedoch, dass je
nach gewählter Lösung die Kosten hoch sein können.
11
Gronau, Norbert: Industrielle Standardsoftware – Auswahl und Einführung, München, Wien
2001, S. 17/18
16
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
Bei der Entscheidung für eine Standardsoftware überwogen die Vorteile deutlich. Schon im Vorfeld zeigte sich, dass eine individuelle Entwicklung den anvisierten finanziellen Rahmen gesprengt hätte. Ebenso wäre sie auch zu personalintensiv geworden.
Die Alternative dazu, eine eigene Entwicklung auf Basis einer Open SourceSoftware wie z.B. Typo3 wäre mit wesentlich geringeren Kosten verbunden gewesen. Dagegen sprach jedoch ein zu hoher Zeitaufwand und, dass der Fokus
bei dieser Content management-Software eher auf der Erstellung von Internetund Intranetpräsentationen liegt. Diese nehmen bei den ermittelten Anforderungen jedoch nur eine untergeordnete Rolle ein. Ebenso wäre auch hier eine
Testphase nötig geworden. Und letztlich hätte man nicht wie bei einer Standardsoftware üblich über eine Garantie und einen Servicevertrag verfügt.
Nachdem nun dieses Grobkonzept vollständig vorlag, wurde es in einer Besprechungsrunde allen Mitarbeitern des Büros vorgestellt und von ihnen genehmigt.
17
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
5
Marktanalyse
5.1
Beschaffung externen Wissens
Auf externes Wissen zurückgreifen zu können bietet den Vorteil, rasch einen
breiten und fundierten Marktüberblick über relevante Softwareprodukte zu
bekommen. Es erfordert zudem einen geringeren Eigeneinsatz an Personal, im
äußersten Fall können sämtliche Phasen eines Auswahlprozesses einer externen Unternehmensberatung übertragen werden.
Zu bedenken ist aber, dass diese Dienstleistung relativ kostenintensiv ist und
sich häufig nur bei größeren und komplexen Systemeinführungen rechnet. Eine
entsprechende Kosten-Nutzen Abwägung ist angeraten.
5.1.1 Berater / Dienstleister
Eine ganze Reihe von Consultingfirmen bzw. Unternehmensberatungen bieten
Hilfe bei der Anschaffung neuer Software an. Aus der Fülle der Anbieter seien
die beiden hochschulnahen Einrichtungen FIR12 (Forschungsinstitut für Rationalisierung) in Aachen und AIP-Institut GmbH13 in Hagen erwähnt, da sie eine gewisse Sonderstellung gegenüber den Beratungsfirmen aus der freien Wirtschaft
einnehmen.
AIP, das 1992 gegründete An- Institut der FernUniversität Hagen, bietet in seinem weit gefächerten Dienstleistungsspektrum u.a. auch Systemberatung an.
Das heißt, es führt für den Kunden eine Unternehmensanalyse durch, erstellt
ein Konzept und gibt aufgrund seiner breiten Marktübersicht eine Softwareempfehlung. Darüber hinaus leistet es auch Hilfestellung für die Vertragsprüfung
und –gestaltung und begleitet ebenso die letzte Phase, die Softwareeinführung.
Somit unterstützt AIP den gesamten Prozess einer Software-Findung.
Das 1953 konstituierte FIR an der RWTH Aachen leistet etwas anderes. Im
Rahmen industrieller Auftragsforschung bietet es beispielsweise Unternehmen
individuelle Lösungen zur Betriebsorganisation an. Daneben aber entwickelt es,
12
13
<http://www.fir.rwth-aachen.de/index.html> geladen am 20.02.2005
<http://www.aip-institut.de/index.html geladen> geladen am 20.02.2005
18
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
seinem gemeinnützigen Auftrag folgend, in verschiedenen Projekten Methoden
und Konzepte, die die Unternehmen bei den unterschiedlichsten betrieblichen
Anforderungen unterstützen. Besonders erwähnenswert ist hier das Projekt
BAPSY (Bewertung und Auswahl von Standard PPS-/ERP-Systemen14). Die
Datenbank dieses Tools basiert auf einem Erfassungskatalog, in dem die Anbieter der Software über 2.000 Merkmale zu dem jeweiligen System eingetragen haben (die Merkmale wurden anhand des Aachener PPS-Modells strukturiert). Alle drei Monate werden darüber hinaus Anbieterbefragungen durchgeführt, um das Angebot auf einem aktuellen Stand zu halten.
Dieses Tool wurde weiter professionalisiert so dass im Jahr 2000 ein Spin-Off15
des FIR gegründet wurde mit dem Ziel, basierend auf BAPSY eine internetbasierte Auswahlplattform anzubieten. Dieser IT-Matchmaker der Trovarit AG ist
ein Werkzeug, das den gesamten Auswahlprozess (Anforderungsdefinition,
Marktanalyse, Ausschreibung, Endauswahl) unterstützt. Diesem Prinzip folgen,
wenn auch in weit abgespeckter Version, einige andere herstellerunabhängige
Internetplattformen16.
Fazit: Da dieses rechnergestützte Auswahlverfahren lediglich auf die Sparte der
PPS-/ERP-Systeme (bei Trovarit AG erweitert um den Bereich CRMLösungen17) ausgerichtet ist, kann es hier im konkreten Fall für die Suche nach
einer geeigneten Bilddatenbank nicht angewendet werden. Zudem belaufen
sich die Kosten bei der Trovarit AG für ein sog. Komplett-Paket zur Zeit auf etwa 1.000 € (Stand: Februar 2005).
5.1.2 Kostenpflichtige Studien
Die Trovarit AG bietet neben dem IT-Matchmaker auch branchenspezifische
Marktstudien18 an. Diese Dienstleistung findet sich auch bei anderen Consultingfirmen, so z.B. bei NewMediaSales.com19. In einer Studie aus dem Bereich
Media Asset Management etwa werden 29 relevante Anbieter von Bilddatenbanken nach 70 Kriterien evaluiert und die Einsatzmöglichkeiten dieser Soft-
14
PPS= Produktionsplanung und –steuerung, ERP= Enterprice Resource Planning
als Concit AG gegründet, 2001 in Trovarit AG umbenannt
16
vgl. Kapitel 5.2.2
17
CRM= Customer Relationship Management
18
Marktspiegel und -studien "Business Software"
19
<http://www.newmediasales.com/> geladen am 20.02.2005
15
19
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
ware in mittelständischen und großen Firmen gegenübergestellt. Die Kosten
dieser Studie liegen, je nach Ausgabeformat als Print oder PDF zwischen 400
und 1.500 € (Stand: Februar 2005).
Der ISIS Firmen Report, von der Nomina GmbH20 veröffentlicht, gibt ebenfalls
einen breiten Marktüberblick. Gegliedert nach Produktsparten wird die Software
kurz beschrieben und der jeweilige Anbieter angeführt. Eine tiefergehende Bewertung des Leistungsumfangs oder Einsatzgebietes der einzelnen Software
findet allerdings nicht statt. Die Kosten dieses Reports mit einem Umfang von
10.000 gelisteten Softwareprodukten und 7.000 IT-Unternehmen liegen zwischen 150 und 200 € (Stand: Februar 2005).
Fazit: Marktstudien bieten einen guten Überblick über alle relevanten Softwareprodukte mit Angaben zum Produkt und seinem Anbieter. Studien sind herstellerunabhängig und lassen daher einen kritischen Vergleich zu.
Doch auch hier gilt abzuwägen, ob die Kosten den Nutzen rechtfertigen. In unserem Fall wurden Studien nicht herangezogen.
5.1.3 Messen
Eine weitere Möglichkeit Informationen zu sammeln bieten Fachmessen. Alle
wichtigen Hersteller sind dort vertreten, man kann sich die Software vorführen
lassen, ausprobieren und gezielte Fragen stellen. Ein Messebesuch ist besonders dann sinnvoll, wenn schon ein grober Überblick vorhanden ist.
Die größte Messe für den IT-Bereich schlechthin ist die CeBIT21 in Hannover.
Einer ihrer vielen Ausstellungsschwerpunkte liegt in dem Bereich Dokumentenmanagement. Daneben empfiehlt sich die SYSTEMS22 in München. Ihr
Spektrum umfasst die Bereiche IT, Medien und Kommunikation. Die DMS23 in
Essen hat sich auf die Gebiete Informations-, Content- und Dokumentenmanagement spezialisiert. Und die Photokina24 in Köln deckt die Sparte der Bildkommunikation ab (die Aufnahme, Speicherung, Bearbeitung, Übertragung und
Wiedergabe von Bildern).
20
<http://www.nomina.de/specials/index_lr_tux.htm> geladen am 20.02.2005
<http://www.cebit.de/homepage_d?x=1> geladen am 20.02.2005
22
<http://www.systems-world.de/id/6465> geladen am 20.02.2005
23
<http://www.dmsexpo.de/> geladen am 20.02.2005
24
<http://www.photokina.de/> geladen am 20.02.2005
21
20
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
Als letztes sei die MacExpo25 in Köln erwähnt. Als einzige Fachveranstaltung
rund um die Apple-Computerwelt bietet sie u.a. ein Forum für Software, die auf
der Macintosh-Plattform laufen.
Da jedoch die Messetermine zeitlich außerhalb meines Praktikum lagen, entfiel
diese Möglichkeit.
5.2
Eigenrecherche
Im Gegensatz zur Beschaffung externen Wissens ist die Eigenrecherche aufwändiger. Je nach Umfang der Aufgabe und je nach Vorwissen kann es sich als
sehr zeitintensiv erweisen. Es erfordert eine gründliche Auseinandersetzung
und Bewertung der zusammengetragenen Informationen.
Erschwerend kommt das Fehlen eindeutiger Begrifflichkeiten hinzu. So ist in
manchen Fachzeitschriften von „Mediendatenbanken“ oder „Bilddatenbanken“
die Rede. Bei einigen Herstellern dagegen wird dieselbe Art von Software als
„Media Asset Management“ (MAM) oder als „Digital Media Management“
(DMM) bezeichnet.
Auch die unterschiedliche Struktur von Internetseiten (sowohl die der Hersteller
als auch der herstellerunabhängigen Plattformen) erschwert einen direkten Vergleich. Das führt zu einem zeitaufwändigen Zusammentragen der einzelnen
Informationen.
5.2.1 Fachzeitschriften: Tests und Produktvergleiche
Als sehr hilfreich haben sich herstellerneutrale Testberichte erwiesen. In renommierten Fachzeitschriften wie z.B. der c't finden sich solche Vergleiche
mehrerer Softwareprodukte mit einer kritischen Gegenüberstellung und Bewertung.
Es ist darauf zu achten, dass diese Testberichte so aktuell wie möglich sind.
Denn es kann durchaus passieren, dass für ein Produkt mittlerweile schon eine
neue Version auf dem Markt erschienen ist, bei der die im Test aufgeführten
Mängel beseitigt sind (umgekehrt kann es aber auch vorkommen, dass sich
einige Funktionen gegenüber der Vorgängerversion verschlechtert haben!).
25
<http://www.mac-expo.de/> geladen am 20.02.2005
21
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
Wichtig ist ebenfalls, dass die getestete Software dem geforderten professionellen Niveau entspricht .
Besonders aufschlussreich war ein solcher Test aus der c’t26, bei dem sechs
Bilddatenbanken miteinander verglichen wurden (vier von ihnen sind für das
Betriebssystem Mac OS geeignet). Die in verschiedene Kategorien eingeteilten
Funktionen wurden mit einem einfachen Bewertungssystem „benotet“. Die
Ergebnisse wurden abschließend in einer Bewertung zusammengefasst.
Ebenso informativ sind Berichte27 über einzelne Produkte, beispielsweise, wenn
zu einem Produkt eine neue Version auf den Markt kommt.
Solche Tests und Berichte waren nicht nur hilfreich, um gezielt Details über die
favorisierten Softwareprodukte für die folgende Vorauswahl zu ermitteln. Auch
als Einstiegsrecherche dienten sie einer ersten Orientierung, um überhaupt eine
Übersicht über gängige Funktionen einer Bilddatenbank zu erhalten.
5.2.2 Herstellerunabhängige Internetseiten
Für allgemeine Hintergrundinformationen zu dem Thema Bilddatenbanken und
zu einzelnen Herstellern war die Seite von ART & SCIENCE28 sehr informativ.
Der Fachjournalist Roland Dreyer hat hier u.a. Informationen zu den Themen
Archivierung, Bildbearbeitung und –speicherung sowie Media Asset Management zusammengetragen. In der Rubrik „MAM-Portraits“ finden sich einige Firmenportraits von Anbietern, die bei der Phase der Auswahl hilfreich sein können.
Wie schon in Kapitel 5.1.1 erläutert, finden sich im Internet auch herstellerneutrale Plattformen, die einen recherchierbaren Pool an Software der verschiedenen Sparten anbieten.
So beispielsweise die Internetseite Contentmanager.de29, ein Informationsportal
rund um die Thematik von Content-Systemen30. Neben verschiedenen Fachfo-
26
Trinkwalder, Andrea: Sortiermaschinen. Professionelle Mediendatenbanken für Windows und
Mac OS, in: c’t, magazin für computer technik 9, 19.04.2004, S. 156 f.
27
Trinkwalder, Andrea: Nachgereift. Aktualisiertes Cumulus 6, finale Version von Portfolio 7, in:
c’t, magazin für computer technik 19, 03.09.2004, S 94
28
<http://www.contentmanagement.de/> geladen am 20.02.2005
29
<http://www.contentmanager.de/> geladen am 20.02.2005
30
Software zur Verwaltung des Inhalts einer Website oder auch von anderen Informationsangeboten
22
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
ren und Artikeln über die unterschiedlichsten Aspekte der Software findet sich
hier auch ein sog. Produktfinder. Über die drei Schritte „Kategorie auswählen“,
„Kriterien bestimmen“ und „Ergebnis anzeigen“ lässt sich in dem Pool gezielt
recherchieren. Ist die Suche schon auf einige wenige Produkte eingegrenzt,
lassen sich diese über den sog. Produktvergleich gegenüberstellen. Auch hier
wird in drei Schritten vorgegangen: „Kategorie wählen“, „Produkte auswählen“
und „ Kriterienauswahl“. Im Ergebnis werden, gegliedert nach den Kriterien, die
Produkte direkt miteinander verglichen.
Die Auswahl ankreuzbarer Kriterien ist hier allerdings bei weitem nicht so differenziert möglich wie bei den in Kapitel 5.1.1 erwähnten Tools BAPSY und ITMatchmaker. Kritisch zu betrachten ist auch die Tatsache, dass die Herstellerangaben offenbar auf Freiwilligkeit basieren. Das hat zum einen zur Folge, dass
ein solcher Pool nicht umfassend wiedergeben kann, was sich in der jeweiligen
Softwaresparte zur Zeit tatsächlich auf dem Markt befindet. Zum anderen zeigt
sich, dass Produkte, zu denen die Hersteller keine kompletten Angaben gemacht haben, auch nicht über den Produktfinder recherchierbar sind. Während
in der Rubrik „Produkte und Anbieter“ in der Sparte „Media Asset Management“
die Anzahl der hier vorliegenden Produkte mit 49 angegeben wird, sind es in
der Rubrik „Produktfinder“ nur noch 15. Damit ist der Produktfinder abhängig
von der Vollständigkeit der Herstellerangaben.
Als heikel kann auch die Tatsache angesehen werden, dass der Betreiber dieser Internetseite eine IT-Consultingfirma31 ist. Diese bietet den Herstellern drei
verschiedene Eintragsmöglichkeiten an: neben dem kostenlosen Basiseintrag
gibt es auch die kostenpflichtigen Standard- und Premiumeinträge. Letztere
werden dann bei einer Recherche offenbar besonders hervorgehoben gelistet.
Dies läuft aber einer Neutralität der Angaben zuwider. Insofern ist anzunehmen,
dass diese Plattform eher zum Zwecke der Werbung und der Selbstdarstellung
der Hersteller dient.
Eine weitere Plattform stellt die Internetseite SoftGuide32 dar. Sie ist nach einem
ähnlichen Prinzip konzipiert. Auch hier lässt sich über einen Pool an Softwareprodukten recherchieren. Die Hersteller haben ebenfalls die Wahl zwischen ei-
31
32
F&P GmbH - FEiG & PARTNER
<http://www.softguide.de/index.htm> geladen am 20.02.2005
23
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
nem kostenlosen Grundeintrag und einem kostenpflichtigen Volleintrag. Allerdings werden letztere offenbar nicht gesondert hervorgehoben.
Der Pool umfasst 9.400 Produkte und 5.800 Anbieterprofile (Stand: Februar
2005). Da der Betreiber dieser Internetseite33um größtmögliche Aktualität bemüht ist, kontaktiert er selbst in regelmäßigen Abständen die Hersteller und fordert sie zu einer Aktualisierung ihrer Einträge auf.
Die Recherchemöglichkeiten sind jedoch nicht so komfortabel wie bei Contentmanager.de: neben der Angabe eines Suchbegriffs lässt sich lediglich das Betriebssystem, die Länderregion und die Rubrik (z.B. Archivierung, DMS / Büroorganisation / Controllingsoftware) auswählen. Schon die Formulierung eines
treffenden Suchbegriffes bereitet angesichts des Fehlens eindeutiger Begrifflichkeiten Schwierigkeiten. Auch lassen sich keine weiteren Kategorien vorauswählen (z.B. eine Preiskategorie).
Daneben kann man sich zwar eine komplette Auflistung aller Produkte und Hersteller anzeigen lassen („Software A-Z“ bzw. „Firmen A-Z“). Da hier keine Filterfunktion vorhanden ist, lässt sich dies für eine Einstiegsrecherche jedoch kaum
verwenden.
Bei der Anzeige der Ergebnisse vermisst man die Angabe des Herstellernamens. Möchte man weitere Informationen zu dem Hersteller, so erfolgt eine
Kontaktaufnahme über ein Kontaktformular, das, ausgefüllt vom Suchenden,
von SoftGuide an den Hersteller weitergeleitet wird.
Abgesehen von der Tatsache, dass es unangenehm sein kann, eigene Informationen an eine unbekannte Firma weiterzugeben, mangelt es dieser Vorgehensweise an Transparenz. Der Suchende wird in eine Kontaktaufnahme mit
einem Hersteller gezwungen, die zu diesem Zeitpunkt u. U. noch gar nicht erwünscht ist (möglicherweise ist dies aber auf der von SoftGuide im Internet angebotenen kostenpflichtigen CD-ROM anders gelöst).
Des weiteren sei noch die Internetseite des BAK34 (Berliner Arbeitskreis Information) genannt. Das BAK ist eine Fachgemeinschaft für Information Professionals und hat sich u.a. zum Ziel gesetzt, die Fachkommunikation zu fördern.
33
34
SoftGuide GmbH & Co. KG
<http://bak-information.ub.tu-berlin.de/> geladen am 20.02.2005
24
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
Dazu zählt auch die Auflistung von Software für die unterschiedlichsten
Einsatzbereiche.
Als gemeinnützige Einrichtung kann man hier eine Neutralität in der Darstellung
der Software und ihrer Anbieter voraussetzen. Allerdings fand die letzte Aktualisierung im August 2003 statt. Damit ist die Information dieser Seite nicht
verwertbar, da die Softwareentwicklung heutzutage rasant fortschreitet Zudem
handelt es sich darüber hinaus um Systeme für den Verwaltungsbereich, und
somit traf es nicht exakt die Art von Software, die für ecke:design infrage gekommen wäre.
5.2.3 Herstellersites
Die Recherche auf den Seiten der Hersteller ist nur dann effektiv, wenn schon
ein grober Überblick über den Markt gewonnen ist. Technischen Daten zu der
Software, Angaben zu einzelnen Komponenten und zum Preis sind hier zu finden, ebenso in vielen Fällen eine kostenlose Demoversion und das Benutzerhandbuch.
Aus der Anzahl der Releases einer Software, also die Anzahl der Versionen, die
sie schon durchlaufen hat, kann man nicht unbedingt einen Rückschluss auf
den Grad der Ausgereiftheit ziehen. Ausschlaggebend ist vielmehr, ob der Hersteller am Markt etabliert ist.
Überprüft werden sollte auch, ob Referenzen angegeben werden. Dies geschieht in der Regel nur dann, wenn der Hersteller sicher sein kann, dass der
angegebene Kunde die Software nicht oder kaum bemängeln wird.
Sind die Angaben, die sich auf den Herstellersites finden, nicht erschöpfend,
empfiehlt sich eine direkte Anfrage beim Hersteller. Am besten erfolgt die Anfrage schriftlich, da dies zu einer klareren Antwort als bei einer mündlichen
Auskunft nötigt.
Als eine nicht zu unterschätzende Informationsquelle erwies sich abschließend
eine formlose Befragung von Kollegen anderer Büros, die in der gleichen Branche tätig sind. Ihre Erfahrungen mit der einen oder anderen Software lassen
sich in keinem Testbericht und schon gar nicht auf den Herstellerseiten finden.
Zu beachten ist dabei allerdings, dass der Einsatzzweck vergleichbar sein muss
um verwertbare Rückschlüsse ziehen zu können.
25
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
Analog dazu wäre auch das Kontaktieren der von den Herstellern aufgeführten
Referenzen denkbar gewesen.
6
6.1
Auswahl
Grobauswahl
In dieser ersten Auswahlphase ging es darum, eine Vorfilterung vorzunehmen,
also definitiv nicht infrage kommende Software zu identifizieren und auszusondern. Das gestaltete sich trotz des Grobkonzeptes und der Ergebnisse der
Marktanalyse als nicht ganz einfach. Die Anwendungen unterschieden sich
nicht nur in dem Leistungsumfang der konkreten Funktionen, sondern auch in
der Konzeption an sich. Dabei traten Unterschiede der folgenden Art auf:
Anpassungsmöglichkeiten (Customizing)
Einige Softwareprodukte lassen sich durch eine Konfigurierung an eine bestehende IT-Struktur anpassen, andere über eine Komponentenmodellierung. Das
heißt, dass eine solche Anwendung aus verschiedenen Modulen besteht, die
sich individuell zusammenstellen bzw. nachrüsten lassen. Meistens sind diese
untergliedert in ein Grundmodul, also der eigentlichen Bilddatenbank, und in
Erweiterungsmodule. Ein typisches Erweiterungsmodul dient z.B. der Internetpräsentation.
Betriebssystem
Die meisten Anwendungen laufen entweder auf dem Betriebssystem Windows
oder Mac OS oder sie sind für beide kompatibel, dass heißt, sie sind plattformübergreifend. Einige wenige laufen unter Unix oder Linux.
Netzwerkstruktur
Hier lassen sich grundsätzlich Einzelplatz- und Client-Serverlösungen unterscheiden. Bei einer Einzelplatzlösung liegt die Software auf dem jeweiligen Arbeitsplatzrechner. Ein vernetztes Arbeiten, d.h. ein zeitgleiches Zugreifen verschiedener Mitarbeiter auf die Datenbank ist so nicht möglich. Genau das bietet
eine Client-Server-Lösung: hier liegt die eigentliche Datenbank auf einem zentralen Serverrechner, während von den einzelnen Arbeitsplätzen aus darauf zugegriffen werden kann. Bei einigen Softwareprodukten ist es darüber hinaus
26
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
sogar möglich, von räumlich getrennten Arbeitsplätzen aus darauf zuzugreifen.
In diesem Fall handelt es sich um einen browserbasierten Internetclient.
Zielgruppe
Wie es schon die Varianten bei der Netzwerkstruktur erahnen lassen, werden
damit unterschiedliche Zielgruppen anvisiert. Während die „einfachsten“ Lösungen, also z.B. eine Einzelplatzsoftware sich eher an kleine Unternehmen oder
sogar an Privatkunden richten, orientiert sich ein Client-Server-Systeme mit einer zentralen (oder verteilten) Datenbank an große Unternehmen mit mehreren
Niederlassungen.
Auch im Hinblick auf Spezifikationen lassen sich Unterschiede feststellen. So
sind z.B. einige Produkte auf die Erfordernisse einer kommerziellen Bildagentur
zugeschnitten, während andere versuchen, den Bedürfnissen eines Privatkunden zu entsprechen.
Konkret untersucht wurden folgende Produkte, die alle die Muss-Kriterien (Kapitel 4.2) der Anforderungen erfüllen:
-
AjarisPro 3 (TRIADEM)
-
livenet3.media (FUP AG)
-
FileMaker Pro 7 (FileMaker, Inc.)
-
Mediamaid 2 (END IF)
-
Mediamaid 2 Open (END IF)
-
iView 2.6 (Application Systems Heidelberg)
-
Portfolio 7 (Extensis)
-
Cumulus 6.0.3 (Canto)
Dabei sind die nachstehenden Anwendungen ausgeschlossen worden:
AjarisPro 3
Eine modular aufgebaute Software, bei der neben dem Grundmodul AjarisPro
noch die Module AjarisWeb und AjarisPlayer angeboten werden. Es handelt
sich hier um eine sehr umfangreiche Software, die sich an kommerzielle Bildagenturen richtet. Der mitgelieferte Thesaurus ist für die Bedürfnisse eines Designbüros ungeeignet. Die umfangreichen Funktionen erfordern eine längere
27
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
Einarbeitungszeit, Bereiche wie e-Commerce und eine buchhalterische Kundenverwaltung werden nicht benötigt.
Livenet3.media
Diese Software ist zwar nicht modular aufgebaut, weist aber ebenfalls eine
browserbasierte Client-Serverarchitektur auf. Der Leistungsumfang ist etwas
geringer, aber auch hier lässt sich dezentral auf die Datenbank zugreifen. Da
livenet3.media auf PHP basiert, ist ein Webserver mit PHP-Unterstützung zwingend erforderlich. Der Customizing- und Administrationsaufwand dieser Lösung
wird als zu groß eingeschätzt.
FileMaker Pro 7
Da ecke:design für die allgemeine Büroverwaltung FileMaker 6 verwendet, wurde überlegt, bei einem Wechsel zur Version 7 die integrierte Vorlage „Fotokatalog“ zu nutzen. Dabei handelt es sich um eine voreingerichtete, aber anpassbare Bilddatenbank. Die Suchfunktionen und die Ausgabeoptionen waren hier allerdings unbefriedigend.
Mediamaid 2 bzw. Mediamaid 2 Open
Eine Bilddatenbank, deren Leistungsumfang deutlich geringer ist und sich auch
an Privatkunden orientiert. Neben den Standardfunktionen wird hier lediglich
eine Anbindung von Personen- und Adressdaten an die jeweilige Bilddatei geboten. Diese Software liegt seit ihrer Einführung 2001 jedoch erst in einer
2. Version vor. Darüber hinaus ist sie nur als Einzelplatzlösung erhältlich. Das
zweite Produkt, Mediamaid 2 Open, wird in FileMaker Pro 4 bzw. 5 eingebunden. Die Verknüpfung beider Anwendungen „erweitert“ zwar die eine Anwendung um die Funktionen der jeweils anderen. Jedoch ist auch hier eine ClientServerarchitektur nicht erreichbar. Außerdem erfolgte noch keine Anpassung an
die aktuelle FileMaker-Version 7, was daran zweifeln lässt, dass diese Software
kontinuierlich weiterentwickelt wird.
28
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
6.2
Feinauswahl
Eingehender untersucht wurde nun folgende Software:
-
Cumulus Single User 6.0.3 (Canto GmbH)
-
iView 2.5 (Application Systems Heidelberg)
-
Portfolio 7 (Extensis)
Von diesen Programmen wurde eine Testversion heruntergeladen und diese
mithilfe des Handbuchs eingehender betrachtet. Für ein testweises Katalogisieren wurde eine Erschliessungssystematik erarbeitet (siehe Anhang).
Cumulus Single User 6.0.3
Obwohl die Vorgängerversion im Vorfeld seitens ecke:designs als unbefriedigend betrachtet wurde, ist diese neue Version trotzdem untersucht worden. Das
hat zwei Gründe: zum einen dient Cumulus im Bereich Funktionsumfang als
Maßstab, an dem sich die anderen Produkte messen lassen. Zum anderen war
zu ergründen, welche Neuerungen und Verbesserungen diese Version bietet,
ob also z.B. die Kritikpunkte nach wie vor berechtigt waren oder ausgeräumt
werden konnten.
Cumulus ist eine Bilddatenbank, die neben einer Einzelplatzlösung („Single
User“) eine Reihe von Client-Servervarianten anbietet. Diese Varianten können
kundenspezifisch zugeschnitten werden, so dass sowohl kleine als auch große
Unternehmen mit komplexer Infrastruktur (mehreren Niederlassungen) Cumulus
einsetzen können.
Cumulus ist eine der umfangreichsten Lösungen, die es im Bereich Bilddatenbanken gibt. Es werden alle notwendigen Bildformate unterstützt, die Datenbank skaliert auch bei großen Anzahlen von gespeicherten Bildern und die
Oberfläche und der Funktionsumfang spiegeln die große Erfahrung wider, die
der Hersteller Canto in 15 Jahren gesammelt hat.
Der große Funktionsumfang erschwert die Einarbeitung, allerdings könnten viele Einstellungen von einem Administrator vorgenommen werden, während der
Nutzer nur einige Standardfunktionen nutzen muss.
29
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
Mit dem Web Publisher-Modul lässt sich sowohl eine e-Commerce-Applikation
erstellen als auch eigene Publikationen ins Internet stellen.
Portfolio 7
Ebenfalls langjährige Erfahrung besitzt die 1993 gegründete Firma Extensis mit
ihrem Produkt Portfolio. Portfolio 7 – die aktuelle Version – kann in den Punkten
Funktionsumfang und Operabilität mit Cumulus konkurrieren. Allerdings ist die
Version 7 im Gegensatz zur Vorgängerversion nur in englischer Sprache verfügbar.
iView 2.5
Ursprünglich als Shareware gestartet, hat sich iView in den letzten Jahren zu
einer kommerziellen Softwarelösung für den Bereich Mediendatenbanken entwickelt.
Die Stärke von iView ist seine benutzerfreundliche Oberfläche. Auch ohne lange Einarbeitungszeit findet man sich intuitiv und schnell zurecht. In allen wichtigen Funktionen steht iView den beiden vorangegangenen Anwendungen nicht
nach. Allerdings sind die individuellen Einstellmöglichkeiten hier nicht so vielfältig.
Der große Nachteil dieser Software ist allerdings, dass es nur eine Einzelplatzvariante gibt. Eine Client-Serverversion ist laut Aussage des Herstellers in der
Entwicklung. Durch diese Einschränkung ergeben sich Probleme im gemeinsamen Arbeiten mit mehreren Benutzern an einem Bildbestand.
Eine Präsentation der Software durch die jeweiligen Anbieter wurde nicht realisiert. Stattdessen wurden am Ende der Projektarbeit diese drei Bilddatenbanken einem Teil der Mitarbeiter intern präsentiert und die Eindrücke im Anschluss diskutiert. Eine an dieser Stelle übliche Gewichtung der Kriterien fand
nicht mehr statt35.
35
Stahlknecht, Peter / Hasenkamp, Ulrich: Einführung in die Wirtschaftsinformatik, Berlin u.a.
2002, S. 309
30
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
7
Zusammenfassung und Bewertung
Ein sorgfältig durchgeführter Auswahlprozess für eine Standardsoftware ist ein
zeitintensiver Vorgang. Dabei müssen auf der Grundlage einer Erhebung des
Ist-Zustandes Kriterien ermittelt werden, anhand derer eine spätere Systementscheidung auch tatsächlich getroffen werden kann.
Genauso wesentlich ist ein gründliches Vorgehen bei der Marktanalyse. Diese
gestaltete sich angesichts der vielfältigen, aber teilweise unübersichtlichen Informationsquellen als aufwändig. Doch gerade deswegen ist es um so wichtiger, die gefundenen Informationen angemessen bewerten zu können.
In der letzten Phase der Auswahl dagegen wurde deutlich, dass eine abschliessende Gewichtung der Anforderungskriterien unabdingbar ist. Ohne sie ist eine
Endauswahl letztlich nicht möglich, da alle in der Feinauswahl untersuchten
Anwendungen die Muss-Kriterien erfüllen.
Im Rahmen dieser Projektarbeit wurden Anforderungskriterien unter technischen und funktionalen Gesichtspunkten bestimmt. In einem weiteren Schritt
wäre es nun erforderlich, einen anvisierten Kostenrahmen festzulegen, innerhalb dessen sich die Anschaffung und Systemeinführung bewegen sollen.
31
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
8
Literatur
Gronau, Norbert: Industrielle Standardsoftware – Auswahl und Einführung,
München, Wien 2001
Krallmann, Hermann / Frank, Helmut / Gronau, Norbert: Systemanalyse im Unternehmen. Vorgehensmodelle, Modellierungsverfahren und Gestaltungsoptionen, München, Wien 2002
Stahlknecht, Peter / Hasenkamp, Ulrich: Einführung in die Wirtschaftsinformatik,
Berlin u.a. 2002
Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (Hg): Software-Kauf und Pflichtenheft. Leitfaden und Arbeitshilfen für Kauf, Entwicklung und Beurteilung von Software,
2003
Trinkwalder, Andrea: Sortiermaschinen. Professionelle Mediendatenbanken für
Windows und Mac OS, in: c’t, magazin für computer technik 9
Trinkwalder, Andrea: Nachgereift. Aktualisiertes Cumulus 6, finale Version von
Portfolio 7, in: c’t, magazin für computer technik 19
ISO 9241-3 („Anforderungen an visuelle Anzeigen“)
ISO 9241-10 („Grundsätze der Dialoggestaltung“)
ISO 9241-12 („Informationsdarstellung“)
ISO 9241-14 („Dialogführung mittels Menüs“)
Internetquellen:
LOTSE: Universitäts- und Landesbibliothek Münster: Bewerten von Internet
quellen, <http://lotse.uni-muenstermuenster.de/physik/literatur_suchen
/suchmaschinen/internetquellen_bewerten-de.php>
Contentmanager.de: <http://www.contentmanager.de/>
32
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
Anhang
Entwurf einer Erschliessungssystematik
Kategoriegruppen:
(in iView: abgebildet über Container bzw. Sets,
in Cumulus: abgebildet über Kategorien)
1. Produktdesign
a. Bad
b. Leuchten
c.
Bügelhersteller
d. Verpackung
2. Ausstellungsdesign
a. Museum
b. Messe
c.
Wanderausstellung
d. Ausstellungsgrafik
3. Leitsysteme
a. Wegweiser
b. Infotafeln
c.
Orientierungssystem
4. Innenarchitektur
a. Interior
b. Shopgestaltung
c.
Informationsräume
5. Architektur
a. Architekturwettbewerb
b. Fassadengestaltung
6. Publicdesign
a. Strassenmöbel
i. Sitzmöbel
ii. Fahrradständer
iii. Abfallbehälter
iv. Poller
b. Strassenleuchten
c.
Pflastersteinsystem
d. Spielgeräte
e. Zaunsysteme
f.
Haltestellenbeschilderung
33
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
7. Grafikdesign
a. Corporate Identity / Geschäftspapiere
b. Ausstellungskataloge / Bücher
c.
Plakate / Flyer
8. Kommunikationsdesign
a. Multimedia
b. Aussenwerbung
Schlagwörter (Mehrfachnennung):
Medium (selbstdefiniertes Feld):
Text
Grafik
Illustration
Fotografie
Multimedia
Animation
Film
Ton
Papier
Folienschnitt
Druck
Druck Siebdruck
Druck Offset
Druck Digital
Kopieren
Materialien (selbstdefiniertes Feld):
Holz
Aluminium
Edelstahl
Kunststoff
Glas
Ton / Keramik
Stein
Beton
Textil
Phasen (selbstdefiniertes Feld):
Akquise
34
Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank
Wettbewerb
Entwurf
Ausführung
Referenz
Auftraggeber / (selbstdefiniertes Feld):
Preußisch Grün
Stadt Cottbus
BVG usw.
Institution (selbstdefiniertes Feld):
Verein
Verband
Museum
Verlag
Hochschule
Verwaltung
Stadt
Entwicklungsträger
Messeveranstalter
Immobilien / Makler
Forschung
35