Der Unternehmer im Mittelpunkt
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KAUFMÄNNISCHE SOFTWARE Der Unternehmer im Mittelpunkt EFFIZIENZ DURCH REPRODUZIERTE ABLÄUFE Kaufmännische Software für das Handwerk findet man heute kostenfrei oder doch sehr kostengünstig im weiten Angebot des WWW. Große Verlage und ihre Angebote werden sogar mit Vorschusslorbeeren von der ZDF-Sendung »WISO« bedacht und als praxisorientiert positiv bewertet. Die Herausforderungen für die Elektrohandwerksunternehmen sind jedoch mit anderen Handwerksbranchen nicht vergleichbar. existenzielle Auswirkungen auf das Unternehmen haben. AUF EINEN BLICK DIE ARBEITSABLÄUFE IM ELEKTROHANDWERK führen zu spezifischen Anforderungen an die einzusetzende Branchensoftware, was den Einsatz von Standardprodukten unmöglich macht DIE OPTIMIERUNG VON PROZESSEN steht bei der Auswahl der Softwarelösung im Mittelpunkt und fordert vor allem vom Handwerksunternehmer eine strukturierte Vorgehensweise D ie Unternehmensführung gestaltet sich im Elektrohandwerk durch die hohen technischen Anforderungen an die Mitarbeiter beim Kunden sowie im kaufmännischen Bereich deutlich schwieriger als in den anderen Branchen. Es gibt verschiedene Bereiche im Arbeitsalltag eines Elektrohandwerkers, die wesentliche komplexere Anforderungen mit sich bringen. Im Folgenden werden drei von diesen branchenspezifischen Problemzonen beschrieben. Nicht verrechnete Regiearbeiten Oftmals kennen die Mitarbeiter eines Elektrohandwerksbetriebes nicht die Angebotsbasis eines jeweiligen Projektes oder aber der Kunde hat das Angebot überhaupt nicht verstanden. In beiden Fällen können hervorragende Vorkalkulationen platzen oder sogar Aufmaßerfassung im Elektrohandwerk Das notwendige und aktuell verfluchte »verdeckte Aufmaß«, lässt den Unternehmer durch fehlende Information zu den Projekten oft vom Akteur zum Spielball zwischen Planer/Projektant und Kunden werden (Bild 1). Fragen Sie einmal Ihre Kollegen aus den Branchen Heizung-Sanitär, Dachdecker, Fliesenleger oder Maler, ob die Aufmaßerfassung in deren Betriebsalltag ebenfalls ein solches Problem darstellt. LINKS Weitere Informationen zu den Softwareangeboten unter www.ziemer.de 8 Vergleichbarkeit der Preise Immer häufiger führen Preisvergleiche des Kunden im Internet dazu, dass Abrechnungen trotz 100 %-igem Einsatz des Elektrounternehmers im Kleinstbetrieb als zu teuer erscheinen. Es sammeln sich also viele Anforderungen im Unternehmen, um Kunden nachhaltig zu begeistern und Gewinne zu erwirtschaften. Dazu reicht der Einsatz einer kaufmännischen Software heute definitiv nicht mehr aus. Vielmehr erfordert es ein standardisiertes Projektmanagement, kundenverständliche Angebotserstellungen, Festpreisabrechnungen zum Kunden, um nur einige Punkte zu nennen. Dies alles darf jedoch nur mit dem gleichen Verwaltungsaufwand wie bei den bereits genannten Handwerksbranchen auf der Baustelle geschehen. Dies ist die Aufgabe einer modernen und nachhaltigen kaufmännischen Softwarelösung im Elektrohandwerk. Dabei reicht es nicht aus, dass man die Software bedienen kann. Die sichere Bedienung der Branchensoftware ist lediglich die Voraussetzung, um die notwendigen Maßnahmen umzusetzen. Spezifische Anforderungen des Elektrohandwerks Bild 1: Bereits beim Aufmaß wird der Unterschied zwischen den komplexen Anforderungen im Elektrohandwerk und anderen Gewerken deutlich Der Einsatz einer Branchensoftware im Elektrohandwerk stellt daher besondere Anforderungen: • Softwarelösung muss speziell für die Elektrobranche entwickelt worden sein • der Elektohandwerker kann sich auf eine Software stützen, die aufgrund ihrer praxisnahen Entwicklung die Arbeitsabläufe im Elektrohandwerk kennt Sonderheft Software KAUFMÄNNISCHE SOFTWARE Bild 2: Eine kaufmännische Software muss aktuelle Daten und deren Auswertung liefern, um eine zuverlässige Grundlage für Entscheidungen zu sein • eine identische Oberflächen- und Maskengestaltung und eine selbsterklärende Bedienung sorgt für eine intuitive Führung durch die verschiedenen Programmteile • der Elektrohandwerksunternehmer kann klar definierte Arbeitsabläufe an seine Mitarbeiter delegieren und die notwendige Überwachung wird durch die Software sichergestellt • klar festgelegte Arbeitsabläufe werden durch festgelegte Kennzahlen kontrolliert und eine Wechselwirkung der Prozesse innerhalb der verantwortlichen Mitarbeiter ist immer sichergestellt. Daraus leiten sind wichtige Anforderungen an die Software aus dem Arbeitsalltag im Elektrohandwerk ab, die eine Selbstverständlichkeit geworden sind und vorausgesetzt werden: • B2B-Schnittstellen – OCI (Online-Shop) • UGL und FTP-UGL (zum Im- und Export von Preisanfragen, Materialbestellungen, Lieferscheinen, Rechnungen) sowie GAEB • Kupferberechnung • Teilaufmaß • Angebotserstellung • Mindeststundenverrechnungssatz • Terminplaner • Forderungsverwaltung • Mahnverfahren • Eingangsrechnungen • Materiallieferungen im Lieferverzug • offene Aufträge • Wartungsaufträge usw. Mobile Aufmaß- und Zeiterfassungen sind weitere Leistungsmerkmale einer Softwarelösung, die genauso selbstverständlich vom Elektrohandwerker verlangt werden. Praxis muss der Maßstab sein Eine kaufmännische Software hat den höchsten Nutzen, wenn diese in einem Konzept mit klar strukturierten Abläufen in das Unternehmen integriert sind. Das Unterneh- SOFTWARE FÜR DAS ELEKTROHANDWERK SCC-Control, SCC-CAD, SCC-CALC, SCC-QM Die Kaufmännische Software SCC-Control bietet für jede Unternehmensgröße eine passende Lösung im kaufmännischen Bereich, welche die oben angeführten Punkte beinhaltet. SCC-Control unterstützt den Unternehmer in seinen alltäglichen Herausforderungen in der Administration, Betriebsführung, Kalkulation bis hin zum Qualitätsmanagement. Bereits in der kleinsten Version, der SCCBusiness Software, gehören die alltäglich be- www.elektro.net nötigten Funktionen wie die Stammdatenverwaltung (Kunden, Lieferanten, Artikel, Leistungen, Kalkulationsgrunddaten), das Angebots-, Bestellwesen, Rechnungserstellung, Schnittstellen zum Datenaustausch bzw. Datenimport (Datanorm, UGL, UGL-FTP, OCI, SCC-CALC, CAD, KfE, etc.) bis hin um Forderung- und Mahnwesen zum Standardlieferumfang. men muss in der Einführung von standardisierten Abläufen unterstützt und die Umsetzung innerhalb der Mitarbeiter laufend überprüft werden. So lassen sich Durchlaufzeiten von Aufträgen verbessern, Erfolgsfaktoren ermitteln und umsetzen. Darüber hinaus werden die Prozessanalyse und Nahtstellen optimiert, Kennzahlen überwacht usw. (Bild 2) Dies erfordert klare Aufgabenbereiche, eindeutige Tätigkeitsbeschreibungen, Festlegung der Kennzahlen und Sicherstellung der Wechselwirkung zwischen den Prozessen innerhalb des Unternehmens, um nur einige Punkte zu nennen. Im Grunde ist es sehr einfach: Es wird gemeinsam ein »Hamburger« produziert, wobei der Mitarbeiter beim zweiten »Hamburger« immer noch weiß, was seine Aufgaben sind und mit welchem Werkzeug er diese zu erledigen hat. Der Unternehmer sollte wissen, warum produziere ich »Hamburger« und wozu? Wenn Sie diese zwei Fragen für sich klar beantworten können, ist die Umsetzung nur mit einem guten Werkzeug (kaufmännische Software) und mit dem notwendigen Wissen verbundener Prozesse zu definieren, um die Umsetzung im Alltag ständig sicherstellen zu können. Das ist die Kunst und erfordert sehr viel von Ihrem Softwarepartner. Er sollte wissen, wie die Bereitstellung einer Softwarelösung optimiert auf das Elektrohandwerk erfolgt. Fachliches Wissen der Elektrobranche ist natürlich ebenso von Vorteil wie die Kenntnis von Abläufen im Unternehmen. Diese gilt es mit Ihren Mitarbeitern im Unternehmen festzulegen und umzusetzen. Wenn dies bezahlbar und mit einem Break Even in kurzer Zeit erfolgt, werden die oben genannten Ziele gewinnbringend erreicht. Denn am Ende zählt nur ein Ergebnis und das ist Ihr Gewinn! Somit stellen Sie an Softwarepartner zwei Anforderungen: 1. Produkt (kaufmännische Software) wurde spezialisiert auf ihren Arbeitsalltag hin entwickelt 2. Die Beratungskompetenz in der nachhaltigen Umsetzung mit ihren Mitarbeitern ist beim Softwarepartner vorhanden. AUTOR Horst Schönfelder Geschäftsführer der Ziemer GmbH Elektrotechnik & Softwareentwicklung, Bad Reichenhall 9