16/17. Juni als

Vorlesung 16/17.06.2006 Das Berichtswesen in Unternehmen
Was verstehen Sie unter einem Berichtswesen im Unternehmen ?
Unter dem Begriff betriebliches Berichtswesen (auch Reporting), versteht man die
Einrichtungen, Mittel und Maßnahmen eines Unternehmens zur Erarbeitung, Weiterleitung,
Verarbeitung und Speicherung von Informationen über den Betrieb und seine Umwelt in Form
von Berichten.
Bericht
Der Bericht selber, lässt sich definieren als eine übergeordnete Zielsetzung,zu einem
Unterrichtungszweck, zusammen gefasste Information.
Früher verstand man unter Berichten Auswertungen in gedruckter Form auf Papier. Heutzutage
können Berichte in Papier und elektronischer Form erstellt und genutzt werden mit vielen
Einsatzmöglichkeiten.
Berichtssystem
Ein Berichtssystem beschreibt die dem Betrieb angepasste Struktur aller Berichte. Um die
Berichte als solche kenntlich zu machen, ist ein Corporate Design anzuwenden um zu
verdeutlichen, worum es sich handelt.
Zweck
Berichte unterstützen auf allen Ebenen eines Unternehmens die strategische und operative
Unternehmensführung; vom Top- Management bis zu den operativen Einheiten.
Berichte unterstützen die Zusammenarbeit mit Kunden und Geschäftspartnern, indem sie die
wirtschaftlichen Grundlagen der Zusammenarbeit transparent machen.
Begriffe des Berichtswesens
Objekte, Merkmale und Wertgrößen
Als Objekte des Berichtswesen lassen sich bezeichnen:
• Kunden des Unternehmens in der Einzelbetrachtung als auch zusammengefasst nach
Gruppen oder Märkten
• Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens einzeln betrachtet und
zusammengefasst nach marktspezifischen Gemeinsamkeiten
• das Unternehmen selbst mit seiner organisatorischen Untergliederung in Bereiche und
Einheiten
• die zeitliche Sicht mit Einheiten wie Jahr, Monat, Kalenderwoche, oder Stichtag
Das Berichtswesen ordnet den Objekten Wertgrößen zu und zeigt sie in einer angemessenen
Darstellung. (Chart, Tabelle….)
Diese Wertgrößen können sein:
• Umsatzkosten
• Herstellkosten
• Verweildauer
• Arztkontakt pro Patient
Dipl. Kff. Ines Manegold
Vorlesung 17/18.06.2006 Das Berichtswesen in Unternehmen
Durch diese Zuordnung können Aussagen entstehen, wie z. B. Umsatz pro Patient, Kosten pro
Patient o.ä.
Anforderungen an das Berichtswesen
Wahrheit und Klarheit
Das Berichtswesen muss auf den Grundsätzen der Wahrheit und Klarheit basieren um das
Unternehmen nicht fehlzuleiten.
Die Berichte müssen begrifflich klar und inhaltlich korrekt sein.
Sie müssen in ihrem Detaillierungsgrad, ihrem Inhalt und ihrer
Aufbereitung dem jeweiligen Nutzerkreis und Verwendungszweck angemessen sein.
Sicherheit
Im Unternehmen muss ein Berechtigungskonzept Rechte und Sperrungen von Benutzergruppen
vorsehen:
• Auf funktionaler Ebene: Bestimmte Funktionen und Bildschirmfenster können benutzt
oder nicht benutzt werden. Änderungen können nur durch bestimmte Benutzer erfolgen.
• Auf Datenebene: Bestimmte Informationen können nur von bestimmten Benutzergruppen
gesehen oder geändert werden.
Die Sicherheit vertraulicher Daten muss auch in den Berichtssystemen gewährleistet sein!
Dabei muss das System den gesetzlichen Bestimmungen genügen, in dem Das
Bundesdatenschutzgesetz Beachtung findet und die Bestimmungen zur ordnungsgemäßen
Datenverarbeitung Anwendung finden.
Verbindliches Design
Dem Berichtswesen sollte eine einheitliche, verbindliche Nomenklatur zu Grunde liegen:
Gleiche Begriffe sind gleich zu nennen und zu kennzeichnen auch wenn sie in unterschiedlichen
Zusammenhängen auftauchen. Das Design der Berichte soll nach Möglichkeit ein einheitliches
Erscheinungsbild geben und sich mit dem Unternehmen identifizieren. Ein einheitliches Glossar
festzulegen ist eine organisatorische Aufgabe beim Aufbau des Berichtswesen und sollte von
einem Beauftragten gepflegt werden.
Organisation
Um ein optimales Management eines Unternehmens zu erreichen, sind informative Berichte
zweckmäßige Notwendigkeit. Die Berichtsempfänger sollten den zeitlichen Ausweis von
Berichtsgrößen in geeigneten zeitlichen Abständen festlegen:
• täglich
• wöchentlich
• monatlich
• vierteljährlich
• jährlich
• nach eigenem Ermessen
Bei der Informationserstellung sind folgenden Fragen grundlegend wichtig, die sich der Autor
des Berichts stellen muss:
• Wozu soll berichtet werden?
• Was soll berichtet werden?
• Wie soll berichtet werden?
• Wann soll berichtet werden?
• Wer soll berichten?
Dipl. Kff. Ines Manegold
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• Für wen wird der Bericht erstellt?
Es empfiehlt sich, das Berichtswesen in die Unternehmensorganisation fest mit einzubinden. Das
Berichtswesen sollte als eigene Abteilung im Unternehmen etabliert werden. Das Berichtswesen
sowie das Controlling sollten in das Unternehmen integriert werden. Das Berichtswesen sollte in
bestimmte Bereiche fest eingebunden werden.
Die Daten aus allen Unternehmensbereichen sollen im Berichtswesen aggregiert werden, so dass
eine Gesamtansicht des Unternehmens und der Organisatorischen Einheiten dargestellt werden
kann. Bei umfangreichen Informationen aus verschiedensten Bereichen, wie im Krankenhaus, ist
eine vernetzte EDV- Lösung ein sinnvolles Instrumentarium. (SAP
Berichtsarten
Das Berichtswesen sollte einen festen Katalog von Standardberichten mit fester Struktur
vorsehen, die zu festen Zeitpunkten abgerufen und einem festen Verteilerkreis zugänglich
gemacht werden können. Berichte müssen so konfiguriert werden, dass das Unternehmen zu
Beginn des Berichtswesens, frei in der Auswahl der Werte und Merkmale ist.
Standardbericht
Der Standardbericht basiert auf dem einmalig ermittelten Informationsbedarf des Adressaten. Er
weist meist eine umfassende allgemeine Darstellung der Berichtsgrößen aus. Dabei muss der
Berichtsempfänger die für ihn relevanten Daten selbst erkennen. Erstellung und Verteilung der
Berichte erfolgen zu genauen Zeitpunkten.
Vorteil: Einheitliche, immer wiederkehrende Aufmachung zur Information
Nachteil: Überangebot von Berichten (Zahlenfriedhof)
Abweichungsbericht
Der Abweichungsbericht beinhaltet die Darstellung von Sachverhalten, die individuelle
Entscheidungen erfordern. Die Erstellung beruht meist auf der Überschreitung bestimmter
Toleranzgrenzen im Unternehmen. Die Gestaltung ist abhängig von der auslösenden Situation.
Vorteil: Vermeidung von Informationsüberladung, Betonung wichtiger Information, schnelle
Reaktion möglich
Nachteil: Gefahr einer Überselektion
Bedarfsbericht
Der Bedarfsbericht ist ein fallweise angeforderter Bericht, der zur ergänzenden Analyse eines
Sachverhaltes herangezogen wird. Er erfordert keine Bindung an einen regelmäßigen
Erstellungs- und Auswertungsrhythmus.
Vorteil: Beschränkung auf tatsächlich nachgefragte Informationen; auch schlechtstrukturierte
Probleme können berücksichtigt werden
Nachteil: Aufwendige Berichtserstellung durch ständig neu zu strukturierende
Informationsvielfalt
Individuelle Berichte
Generell sollte jeder befugte Anwender die Möglichkeit haben, sich Berichte selbst zusammen
zustellen, um aktuelle Fragestellungen beantworten zu können. Der Anwender sollte:
• Objekte, Merkmale und Werte im Rahmen der sinnvollen Kombination frei
zusammenstellen können,
• Verdichtungen und Gruppierungen frei wählen können, Verfeinerungen problemlos
erstellen können (drill down).
Dipl. Kff. Ines Manegold
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Berichtsgestaltung
Generelle Gestaltungshinweise für die Berichterstellung:
• Beschränken Sie sich auf die wesentlichen Informationen
• Verdichten Sie die Einzelinformationen
• Stellen Sie die Informationen in geeigneter Form dar
Achten Sie bei der Erstellung auf:
• die Abstimmung der Informationsmenge auf den Empfänger
• einen formalen einheitlichen Aufbau
• eine Relativierung von Berichtsgrößen durch Vergleichsgrößen
• die Anzeige von periodischen- und kumulierten Werten
• eine Trennung von Übersichts- und Detaildarstellungen
• Hervorhebung außergewöhnlicher Sachverhalte
• eine Verwendung geeigneter graphischer Darstellungen
Berichtswesen im KH
Speziell im Krankenhaus gibt es eine Vielfalt von unterschiedlichen Berichten:
Kostenbericht:
Personalkosten mit:
• Ist- Kosten
• Durchschnittliche Vollkräfte und
• VK/Case.Mix-Punkt
Sachkosten:
• Ist- Kosten
• Kostenbudget
• Restbudget
Erlössummen:
• DRG-Bereich
• Sonstige Entgelte
• Ausländische Patienten
Leistungsbericht:
DRG-Bereich:
• Effetkivgewichte
• Fallzahl
• Casemix-Index (CMI)
Sonstige Berichte:
• Durchschnittliche Verweildauer über alle Fälle
• Anzahl Fehler-DRG
• Anzahl Pre- MDC (Ausnahmefälle mit hohem Ressourcenverbrauch)
• Anzahl der Fälle mit Begehungen durch den medizinischen Dienst der
Krankenkassen
Neben den Berichten werden durch das Berichtswesen auch Kennzahlen erstellt:
Kennzahlen:
•
•
•
•
Anzahl der zur Abrechnung freigegebenen stationären Fälle
Anzahl Fälle, die nicht zur Abrechnung freigegeben wurden
Anzahl Fälle mit Überschreitung der oberen Grenzverweildauer
Anzahl Fälle mit externer Verlegung bei Unterschreitung der mittleren Verweildauer
Dipl. Kff. Ines Manegold
Vorlesung 17/18.06.2006 Das Berichtswesen in Unternehmen
• Anzahl "normale" Fälle (Inlier)
• Anzahl Fälle mit Unterschreitung der unteren Grenzverweildauer
In einem Krankenhaus werden Ziele gesetzt und mit den Leistungsträgern vereinbart; die
Zielerreichung wird laufend beobachtet, um bei Bedarf eine Gegensteuerung einzuleiten. Das
Berichtswesen liefert den Entscheidungsträgern die erforderlichen Informationen und stellt
gegebenenfalls Abweichungen und deren Ursachen dar. Auf der Basis dieser Informationen
steuern die Abteilungs- und Bereichsleiter ihren Organisationsbereich.
Dipl. Kff. Ines Manegold