Zusammenfassung_Skript_Lorenz 21.07.2014

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Zusammenfassung Projektmanagement
Kapitel 1: Grundlagen Projektmanagement
Ein Projekt ist eine zielorientierte (Aufgaben, Termine, Ressourcen/Kosten), zeitlich
begrenzte, komplexe, dynamische, interdisziplinäre, abteilungsübergreifende Aufgabe,
und bildet während der Projektdauer ein eigenes soziales System.
Prozess, (Routine-)Einzelaufgaben: wiederholt, eher sequentieller Ablauf, definierte
Ausgangslage und Ergebnisse und spezifizierte Maßnahmen, unbedeutende Unsicherheiten in
der Zielerreichung.
Projekte: einmalig, paralleler und sequentieller Ablauf, definierte Ausgangslage, spezifiziertes
Ergebnis aber noch offene Maßnahmen, wesentliche Unsicherheiten in der Zielerreichung
Programm: paralleler und sequentieller Ablauf, Vernetzung von Aufgaben und
Einzelprojekten, Ergebnis in Form von Zielvorstellung kategorisiert, offene Maßnahmen und
Einzelprojekte, hohe Unsicherheit in der Zielerreichung
Projektmanagement ist (DIN69901) die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisationen,
-techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projekts und die Gesamtheit aller dispositiver
Handlungen und Entscheidungen im Projekt
Projekte werden gegliedert nach: Projektinhalt, Stellung Kunde bzw. Auftraggeber, Grad der
Wiederholung, beteiligte Organisationseinheiten oder Schwierigkeitsgrad
Eine Projektwürdigkeitsprüfung beurteilt die benötigte Intensität der ProjektmanagementMethodik (Routine-, Standard- oder Großprojekte)
Projektmanagement-Aufgaben: Planung, Organisation / Kommunikation, Teamführung,
Controlling
Phasen im Projektmanagement-Ablauf: Projektstartphase, Ausführungs- und Koordinations/Änderungsphasen (wiederholt), Projektabschlussphase
Ziggi
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Zusammenfassung Projektmanagement
Kapitel 2: Projektstart
Ausgangssituation: unklare Projektziele, keine Zusammengehörigkeitsgefühl und
Identifikation mit dem Projekt, unklare Rollenerwartungen
Ideenfindung/-bewertung: bewertbare Ideen / Aufgabenstellungen formulieren, anschließend
bewerten (z.B. Wirtschaftlichkeitsrechnung, Netzwertanalyse, Projektwürdigkeitsprüfung)
und über Umsetzung entscheiden
Projektvorbereitung: grobe Planung, Projektstart vorbereiten. Projektmanagement festlegen,
Projektauftrag entwerfen, Projektleiter ernennen, Projektteam zusammenstellen
Projektstart: gleichen Wissensstand und ganzheitliche Projektsicht herstellen, Pläne vorstellen
und ev. überarbeiten. Vorbereitung der Projektstartsitzung: Kick-Off-Meeting, ProjektstartBesprechung oder Projektstart-Workshop
Projektdefinition/-auftrag: enthält alle wesentlichen Elemente der Projektplanung,
-organisation und -kommunikation, verbindliche Vereinbarung zwischen Auftraggeber und
Projektleiter über Ziele, Umfang und Rahmenbedingungen, ist Informationsgrundlage für
später dazukommende am Projekt beteiligte Personen.
Inhalt: Ausgangssituation/Problemstellung, Ziele, kritische Erfolgsfaktoren, Termine,
Kosten/Ressourcen, Projektorganisation, ev. Kommunikationsregeln, Unterschriften
Auftraggeber/Projektleiter
Projektumfeldanalyse: Erfassung aller Einflussfaktoren auf das Projekt und ev. Problemfelder
Gruppierung nach sachlichen und sozialen Einflussgrößen, Bewertung des Umfeldes und
Analyse einzelner Einflussgrößen, Ableitung von Strategien und Maßnahmen
Ziggi
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Zusammenfassung Projektmanagement
Kapitel 3: Projektplanung
Drei Zielgrößen eines Projekts: Leistungen (Quantität, Qualität), Termine, Ressourcen/Kosten
Planung des Projektmanagements: Projektorganisation, -informationssystem, -marketing,
Beschaffungs- und Qualitätsmanagement
Aufgabenplanung: Darstellung als PSP, Erfassung und Strukturierung durch Sammlung oder
Zerlegung, Gliederung in plan- und kontrollierbare Arbeitspakete, Spezifikation der
Arbeitspakete, übersichtliche Darstellung (grafisch oder tabellarisch)
Anforderungen an den PSP: Vollständigkeit, Plan- und Kontrollierbarkeit (sinnvolle
Detaillierung), Übersichtlichkeit und Akzeptanz
Gliederungslogiken: nach Merkmalen des Projekts/Aufgabe (Ablauf, Fachkompetenz,
Aufgabenverteilung, Zielgruppen) oder des Objekts/Arbeitsgegenstand (Funktion, Material,
Lage/Ort)
Phasenorientiertes Projektmanagement: ermöglicht durch Gliederung nach Phasen,
Vorteile: Schaffung abgegrenzter, überschaubarer Teile, Zielorientierung (Definition von Ziel
und Ergebnis für jede Phase), Flexibilität
Arbeitspaketbeschreibung: dienen der Erfassung und Klarstellung von Detailaufgaben,
Leistungszuordnung im Team, Schnittstellen- und Kostenplanung
Objektstrukturplan (OSP): Listung von Objekten, Gliederung der Teile, Baugruppen und
Subsysteme des Objektsystems
Ablauf- und Terminplanung: wichtige Ereignisse im Projektablauf festhalten, Aufgaben und
Termine auflisten und (grafisch) übersichtlich darstellen, Dauer für jede Aufgabe abschätzen,
Abhängigkeiten zwischen Aufgaben sowie ev. Fixtermine definieren
Planungsmethoden: tabellarisch: Terminliste
grafisch: zeitfixierter (ohne Abhängigkeiten) oder vernetzter (mit Abhängigkeiten und
kritischen Wegen) Balkenplan, Netzplan (mit Abhängigkeiten und kritischen Wegen)
Anordnungsbeziehungen für grafische Methoden: EA (Ende-Anfang), AA, EE, AE
Ziggi
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Zusammenfassung Projektmanagement
Erfassung / Schätzung der Dauer von Arbeitspaketen: bereits vorgegebene Dauer, Schätzung
aus Erfahrungen oder durch Vergleich mit ähnlichen Projekten, mit Mengengerüsten,
rechnerischen Methoden oder Schätzung des Aufwandes (daraus die Dauer ableiten)
Vorgangsliste: Zerlegung von Arbeitspaketen in Vorgänge, die ohne Unterbrechung
durchgeführt werden, (näherungsweise) konstanten Ressourceneinsatz je Zeiteinheit
aufweisen und eine proportionale Leistungs-Dauer-Beziehung aufweisen
Anordnungsbeziehungen: legen Abhängigkeiten zwischen Vorgängen fest, eine detaillierte
Ablaufstruktur wird ermittelt nach der Nachfolgermethode (Vorwärtsplanung) oder der
Vorgängermethode (Rückwärtsplanung)
Vorgangsdauer: vorgegeben, aus Erfahrungen geschätzt, mit Mengengerüst ermittelt oder
über die Schätzung des Aufwands:
D = Einsatzmittelaufwand / (Anzahl Einsatzmittel * Verfügbarkeit)
Schätzung des Aufwands über Vergleichsmethode (Schätzung), Parametermethode
(Algorithmus, COCOMO oder Function-Point-Methode) oder Kennzahlenmethode
(Richtwerte)
Berechnung Vorgangsknotennetz:
Vorwärtsrechnung: FAZst=0, FEZi = FAZi + Di, FAZj = max(FEZi aller Vorläufer)
Rückwärtsrechnung: FEZen=SEZen, SAZj = SEZj - Dj, SEZk = min(SAZj aller Nachfolger)
SAZ ≥ FAZ, SEZ ≥ FEZ, SAZ - FAZ = SEZ - FEZ = GP (Gesamtpuffer)
FP (freie Pufferzeit) ist die Differenz zwischen den kleinsten FAZ sämtlicher Nachfolger und
dem eigenen FEZ (nur für Vorgänge vor Sammelknoten!)
GP = 0  kritischer, GP ≈ 0  subkritischer, GP < 0  überkritischer Vorgang
Projektkalender: Überführung von Vorgangszeitpunkten in Kalenderdaten unter
Berücksichtigung des Projekt-Starttermins (Kalenderdatum), Feiertage/Arbeitswoche und
Fixterminen
Netzplanoptimierung: Verkürzung der Projektdauer mittels kapazitiver, technologischer oder
organisatorischer Maßnahmen. Dadurch werden Kosten erhöht, man muss kostenoptimale
Vorgangsdauern finden.
Ford Fulkerson-Algorithmus: nur am kritischen Weg Maßnahmen setzen, nur dort wo die
Kostenkurve den geringsten Anstieg hat, und nur so weit setzen bis der nächste subkritische
Weg kritisch wird.
Ziggi
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Zusammenfassung Projektmanagement
Ressourcenplanung: Ressourcen sind einmalig und wiederholt verwendbare Einsatzmittel
Arbeitspaketbezogene Planung: Kapazitätsbedarf unter Berücksichtigung von Schranken
(Einsatzmittel-, Zeit- und Kostenschranken) und mit PSP als Basis ermitteln, Einsatz der
Ressourcen optimieren, Ressourcen zu Arbeitspaketen zuordnen, Werte des Bedarfs
zusammenstellen und mit der Verfügbarkeit abgleichen
Einsatzmittelbedarf = A(k,i) / (D(i)*h) .... k = Einsatzmittel, i = Vorgang
Kostenplanung: grobe Kostenschätzung oder detaillierte Kostenermittlung
Gesamtkosten bestehen aus Projekt- und Projektmanagementkosten
Arbeitspaketbezogene Planung: wieder PSP als Basis nehmen, Kostenarten und
Verrechnungssätze für Ressourcen definieren, Kosten zu Arbeitspaketen zuordnen, alle
Kosten zusammenfassen und den Kostenanfall über die Projektdauer verteilen (für
Finanzplanung)
Projektkalkulation: Ermittlung von arbeitspaketbezogenen Kosten sowie Finanzierungskosten,
Festlegung des Gemeinkostenzuschlages, Risiko- und Gewinnaufschlages, Summenbildung
Finanzmittelplanung: Ressourcen- und Kostenplanung  Berechnung/Darstellung des
Kostenverlaufs und der Einzahlungsströme in Bezug auf die zeitliche Entwicklung, sich damit
ergebende Über- und Unterdeckungen bewerten und nötige Maßnahmen ableiten
Risikoanalyse: Projektplanung liegt vor, kritische Erfolgsfaktoren sind bekannt,
Projektumfeldanalyse wurde erstellt.
Globale Bewertung der Risikohöhe des gesamten Projekts, Ermittlung und Reihung der
Einzelrisiken, Erarbeitung von Maßnahmen und Auswahl von Begegnungsstrategien
Integration/Optimierung des Projektplans: endgültige Fixierung des Plans unter
Berücksichtigung von allen Zeit- und Ressourcenaspekten, festgelegte Maßnahmen endgültig
in den Plan integrieren
Maßnahmen zur Plananpassung: Kapazitäts-, Technologie- und organisatorische Maßnahmen
Ziggi
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Zusammenfassung Projektmanagement
Kapitel 4: Projektorganisation
Aufbau einer sinnvollen Organisationsform, Schaffung von Klarheit über Aufgaben und
Erwartungen an alle Beteiligten, Definition und Zuweisung von Rollen und Aufgaben,
Darstellung in einem Organigramm
Rollen: eine Rolle ist keine spezifische Person sondern die Summe der personenunabhängigen
Erwartungen an den oder die Inhaber der Rolle. Es gibt Individual-, Gruppen, und
Stammorganisationsrollen
Rollenbeschreibung Projektleiter: Sicherstellung der ordnungsgemäßen Abwicklung des
Projektauftrages, Förderung der Weiterentwicklung Teams, Zusammensetzung des Teams,
Erarbeitung von Projektplänen und Etablierung einer Projektorganisation, Teamführung,
Steuerung des Projektes Berücksichtigung der Risiken, Sicherstellung der Dokumentation,
Evaluierung der Projektziele, Eintreten für Projekt und Team, Entscheidungen im Rahmen der
Projektziele, Unterschriften, usw.
Eingliederung des Projektes in die bestehende Organisation:
Einfluss-Projektorganisation: Projektleiter verfolgt Projektverlauf (ohne Weisungsbefugnis)
und berät seinen Vorgesetzten. Gesamtverantwortung liegt beim Vorgesetzen
Autonome Projektorganisation: Alle Kompetenzen werden an Projektleiter übertragen, alle
Beteiligten werden Projektleiter unterstellt
Matrix-Projektorganisation: Kompetenz- und Verantwortungssystem von Stamm- und
Projektorganisation werden miteinander kombiniert
Pool-Organisation: Poolmanager wählen qualifizierte Teammitglieder aus und stellen diese
fürs Projekt zur Verfügung
Anforderungen an einen Projektleiter: Erfahrungen in Projektarbeit, Kenntnis von
Projektmanagement-Instrumenten, fachliche Kenntnisse, Kommunikations-, Führungs- und
Anpassungsfähigkeit (Belastbarkeit)
Ziggi
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Zusammenfassung Projektmanagement
Kapitel 5: Teamarbeit und Führung
Teamentwicklung: um Informationsverteilung durch direkte vernetzte Kommunikation zu
beschleunigen, mehr Ideen in der Gruppe zu produzieren und Gruppenentscheidungen zu
fördern
Phasen: Forming (Teammitglieder ernennen, „Abtasten“ zwischen Teammitgliedern, hoher
Orientierungsbedarf), Storming (Konfliktphase, Aufruhr gegen Führenden, Herstellung einer
Rangordnung, Cliquenbildung), Norming (Gruppenzusammenhalt entwickelt sich,
gegenseitige Akzeptanz entsteht, individuelle Ziele werden Projektzielen unterstellt),
Performing (Energie für Aufgabenerfüllung verfügbar, tragfähige Vertrauensbasis),
Adjourning (Auflösung des Teams, Wechsel an ursprüngliche Positionen)
Konflikte: 50% der Führungsarbeit ist Konfliktarbeit (Erkennung von Konfliktpotentialen und
Bearbeitung auftretender Konflikte)
Konfliktlösungsstrategien: Flucht, Kampf, Delegation, Kompromiss oder Konsens
Kapitel 6: Kommunikation in Projekten
Projekt-Informationssystem: übersichtlicher Zugang zu allen Projektinformationen
Art, Häufigkeit, Adressate und Ablagesystem für die Kommunikation muss vereinbart werden
Berichtswesen: stellt innerhalb der Projektkommunikation die schriftliche Rückmeldung des
Projektgeschehens an die Beteiligten, d.h. den aktuellen Stand, Prognosen zukünftiger
Entwicklungen und Erfassung des Projektablaufs in Form von Protokollen,
Fortschrittsberichten, Präsentationsunterlagen und einem Abschlussbericht
Dokumentation: übersichtlicher Zugriff auf alle Projektdokumente und Nachvollziehbarkeit
des Projektablaufes mittels Projekthandbuch, -tagebuch, Pflichtenhefte,....
Vereinbarung von geeigneten Ablagesystemen und einem Ablageort
Ziggi
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Zusammenfassung Projektmanagement
Kapitel 7: Projektcontrolling
Aufgaben des Controllings: Formulierung von messbaren und verfolgbaren Zielen und
Erfolgskriterien, Unterstützung bei der Kontrolle und Steuerung der Projektabwicklung,
Abstimmung und Überwachung der Pläne, Festlegung von Controllingprozess-, -stichtagen
und -intrumenten, Soll/Ist-Vergleich, Erkennen von Abweichungen, Entwicklung von
Steuerungsmaßnahme / neuen Plänen, Erstellung von Berichten und Sicherstellung der
Dokumentation
Termincontrolling: Herstellung einer linearen Beziehung zwischen Leistung und
verbrauchter Zeit auf Ebene der Vorgänge im Netzplan oder vernetzten Balkenplan (keine
proportionale Beziehung auf Arbeitspaketebene!)
Liegt ein Arbeitspaket am kritischen Weg, hohe Kosten verursacht, lange dauert oder ein
hohes Risiko besitzt sollte der Leistungsfortschritt überwacht werden
Techniken: 50%-100% (begonnen-beendet), direkte Schätzung (oder der Restdauer),
Messungen, Indikatoren, Meilensteine (mit % versehen)
Erfassung des Ist-Zustandes: vom Arbeitspaketverantwortlichen rückgemeldet, vom
Projektleiter erhoben oder ins Informationssystem eingetragen
Erfassung von Leistungsfortschritt, Termine, Ressourcen, Kosten, Umfeldbeziehungen,
Teamarbeit
Methoden der Leistungsfortschrittserfassung: Messung, 0%-50%-100%-Methode,
Meilensteine, Schätzung der Restleistung
Methoden der Ressourcen- / Kostenerfassung:
zu erfassende Ressourcen: interne und externe Stunden für Personal, Maschinen, usw.
zu erfassende Kosten: Ist-, Obligo- und Restkosten
Erfassung mittels: Stunden- und Reiseabrechnungen, Eingangs- und Zwischenabrechnungen,
Bestellungen / Lieferscheine
Ist-Erfassung der Qualität der Teamarbeit: mittels Fragebogen / Checklisten
Ziggi
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Zusammenfassung Projektmanagement
Soll/Ist-Vergleich:
stichtagsbezogenes Vorgehen: Ist-Daten in entsprechende Darstellungsform bringen,
Plandaten mit aktuellem Leistungsfortschritt je Arbeitspaket in Bezug setzen  Soll-Daten
die so erhaltenen Soll-Daten mit Ist-Daten vergleichen  Abweichungen zum Stichtag
projektendebezogenes Vorgehen: Ist-Daten in entsprechende Darstellungsform bringen,
Hochrechnung vom Stichtag bis zum Endtermin (von Arbeitspaket oder Projekt) durchführen,
Addition von Ist-Daten und Hochrechnung  Erwartungswert zum Projektende
den so erhaltenen Erwartungswert mit dem Planwert vergleichen  Abweichungen zum
Projektende
Soll/Ist-Vergleich der Termine:
stichtagsbezogen: Solldauer (=Plandauer * Leistungsfortschritt in %) mit Istdauer vergleichen
projektendebezogen: Plandauer mit hochgerechneter Dauer(Istdauer + Restdauer) vergleichen
Ergebnisse in Terminliste, vernetztem Balkenplan, Meilensteintrendanalyse oder Netzplan
darstellen
Soll/Ist-Vergleich der Ressourcen/Kosten:
stichtagsbezogen:
Planwert * Leistungsfortschritt = Sollwert (zum Stichtag) = Fertigstellungswert
Erwartungsrechnung:
zusätzlich zur Stichtagsrechnung müssen Restwerte je Arbeitspaket erhoben und
berücksichtigt werden. Bei Erwartungsrechnung für Kosten müssen Obligo-Kosten
(reservierte, aber noch nicht verrechnete Kosten) berücksichtigt werden.
Istwerte + Restwerte mit Planwerten vergleichen
Abweichungs-, Ursachen- und Konsequenzanalyse:
Ergebnisse (errechnete Abweichungen) des Soll/Ist-Vergleichs auf Ursachen und
Konsequenzen untersuchen und ggf. Steuerungsmaßnahmen / Planänderungen festlegen
(korrektive Maßnahmen: Ist an Soll angleichen / Planänderungen: Soll an Ist angleichen)
Integrierte Betrachtung von Leistung, Zeit und Kosten (Cost/Schedule Control System):
Leistung in Kosten ausdrücken und diese zeitorientiert erfassen
Plankosten: BCWS = Budgeted Cost for Work Scheduled
Sollkosten: BCWP = Budgeted Cost for Work Performed
Istkosten: ACWP = Actual Cost for Work Performed
Prognosemethoden für Abweichungen am Projektende:
lineare (alle Abweichungen vergrößern sich proportional mit Projektdauer) oder additive
(Abweichungen stammen aus Einzelfall, keine weiteren Änderungen) Prognose
Ziggi
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Zusammenfassung Projektmanagement
Kapitel 8: Projektabschluss
Abschluss durch Zielerreichung oder Projektabbruch (ohne oder mit Neustart)
Anschließende Erfolgsbewertung, inhaltlicher Abschluss, Reflexion der Erfahrungen mit
Beteiligten, Sicherstellung von erworbenem Know-How
Durchführung einer Projektabschlusssitzung, Erledigung von Restaufgaben, Erstellung
Abschlussbericht
Abschlussereignisse: Projektübergabe (Provisional Acceptance Certificate) oder
Projektevaluierung (Final Acceptance Certificate)
Ziggi
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