Projektmanagementprozessgruppen
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Projektmanagement Vorlesung an der FSU Jena Sommersemester 2011 Manfred Roux - [email protected] 1 Organisatorisches & Persönliches ALLGEMEINES 2 Argumente für Projektmanagement 1. PROJEKTMANAGEMENT: WARUM? 4 Was ist ein Projekt? • „Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation.“ DIN 69901 DES DEUTSCHEN INSTITUTS FÜR NORMUNG E.V. • „Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Unternehmen, das unternommen wird, um ein einmaliges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu erzeugen.“ PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE DES PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE • „ein zeit- und kostenbeschränktes Vorhaben zur Realisierung einer Menge definierter Ergebnisse entsprechend vereinbarter Qualitätsstandards und Anforderungen (Erfüllung der Projektziele) …“ IPMA COMPETENCE BASELINE DER INTERNATIONAL PROJECT MANAGEMENT ASSOCIATION • „sachlich und zeitlich begrenzte Aufgabe, die interdisziplinär angegangen wird.“ BLAZEK, 1991 PROJECT MANAGEMENT I - 5 Was ist gemeinsam? • Zeitliche Befristung: Projekte sind zeitlich begrenzt. • Zielvorgabe: Für Projekte existieren bestimmte Zielvorgaben • Neuartigkeit: Projekte umfassen neuartige Aufgaben • Risiko: Der Grad der Ungewißheit, der mit einem Projekt verbunden ist, ist höher als der einer Routinetätigkeit. • Komplexität: Ein Projekt besteht aus einer Mehrzahl von Einzelaufgaben. PROJECT MANAGEMENT I - 6 Was sind typische Projekte? Bau eines Bürokomplexes Entwicklung eines neuen Produkts Entwicklung eines Softwareprogramms Unternehmensweite Umstellung auf Linux Unternehmensweiter Roll-Out einer neuen Version von Windows • Durchführung einer Tagung/eines Jubiläums • … • • • • • PROJECT MANAGEMENT I - 7 Was ist Projektmanagement? • „Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten“. DIN-Norm (DIN 69901-5:2009-01) • “Projektmanagement ist die Anwendung von Wissen, Fertigkeiten, Werkzeugen und Methoden auf Projektvorgänge, um die Projektanforderungen zu erfüllen.“ Project Management Institute (PMI) • „Das Projekt führen, koordinieren, steuern und kontrollieren.“ Gesellschaft für Informatik PROJECT MANAGEMENT I - 8 Projekte in den Medien PROJECT MANAGEMENT I - 9 Welchen Bezug gibt es zur IT? • IT Projekte sind häufig nicht erfolgreich • Studien der Standish Group (CHAOS Studie) zeigen auf – Eine Minderheit der Projekte führten zum Erfolg – Etwa 1/3 der Projekte wurden abgebrochen – Der Rest überschritt Kostenrahmen, erfüllte die Anforderungen nicht, führte zu Unzufriedenheit PROJECT MANAGEMENT I - 10 IT Projekt: MediaMarkt / Saturn Online Shop Media Markt kann's nicht online Überschrift in der FAZ vom 27. Februar 2011 Media Markt hat immer noch keinen Online-Shop. … Der Online-Handel ist für die erfolgsverwöhnte Media-Saturn-Holding … eine Folge von Niederlagen. ... Berater wurden geheuert und wieder gefeuert, Manager ausgewechselt - mit einem einzigen Erfolg: Der Start in Deutschland verschiebt sich immer weiter…. "Lieber einfach und schnell als kompliziert und vielleicht nie„ PROJEKTMANAGEMENT I - 11 Erfolgsfaktoren des IT-Projektmanagements Was schadet – – – – – Unklare Ziele, unklare Anforderungen Fehlende Management-Unterstützung Mangelnde Projektmanagementmethodik und –technik Ressourcenmangel Mangelnde Qualifikation, Flexibilität, Engagement Was hilft – Einbeziehung der Anwender/Nutzer – Standardisierte Software-Infrastruktur – Angemessenes Vorgehensmodell einschließlich Qualitätssicherung für den gesamten Software-Life-Cycle – Projektumfang - mit der Projektgröße sinkt die Termintreue PROJEKTMANAGEMENT I - 12 IT Projekte in der Verwaltung Ref.: P. Mertens, „Schwierigkeiten mit IT-Projekten der öffentlichen Verwaltung“ in Informatik Spektrum 32, 1 2009 Projekt FISCUS Ziel Vereinheitlichung der IT-Systeme der Steuerverwaltung Nürnberger U-Bahn Fahrerlose 3. U-Bahn Linie, die alte Gleis & Signale mitbenutzt TollCollect Mautsystem für deutsche Autobahnen Probleme Elektronische Gesundheitskarte PROJECT MANAGEMENT I - 13 Veränderte Anforderungen Stakeholder nicht engagiert Projektverantwortung dezentral Resultate Gescheitert 500 Mio € Schaden Komplexität unterschätzt Komplexe Organisation des Auftragnehmers Eröffnung mit 2 Jahren Verspätung Konflikte zwischen Stakeholdern Unklarheit über Lösungsweg Technische Komplexität Starke Verspätung Entgangene Maut Rechtsstreit Größtes IT-Projekt Europas Spezifikationsänderungen Konflikte zwischen Stakeholdern Mehr als 3 Jahre Verspätung Nicht voll einsetzbar AM BEISPIEL : IBM 14 IBM‘s Hardware Problem ... 1992 Slow time to market PROJECT MANAGEMENT I - 15 High development cost Was waren die Probleme? (in den frühen 1990ern) • Konflikte in der Geschäftsverantwortung beteiligter Organisationen • Stakeholder kaum oder spät involviert • Entwicklung nicht am Markt orientiert • Fehlende Kriterien zu Priorisierung der Entwicklung • Schwache Beziehung zu Markt- und Kundenanforderungen • Nicht einhaltbare Projektzusagen • Mangelnde Disziplin beim vorzeitigen Beendigen von Fehlentwicklungen PROJECT MANAGEMENT I - 16 Einführung Formaler Entscheidungspunkte PROJECT MANAGEMENT I - 17 Definitionen & Terminologie 2. PROJEKTMANAGEMENT – GRUNDLAGEN 20 Definitionen • • • • • • • Projekt Teil-/Unterprojekt Projektmanagement Programm Programmmanagement Portfolio Portfoliomanagement PROJEKTMANAGEMENT I - 21 Definition : Projekt … ist ein Mittel zur Organisation von Aktivitäten, die innerhalb der Betriebsgrenzen einer Organisation nicht durchgeführt werden können. • • • • • Interdisziplinär Eingeschränkt durch begrenzte Einsatzmittel Einmalig Zeitlich begrenzt Geplant, durchgeführt, gesteuert PROJECT MANAGEMENT I - 22 Definition : Teilprojekt • Projekte werden häufig in einfacher steuerbare Komponenten oder Teilprojekte aufgeteilt, die auch als Projekt bezeichnet und gemanagt werden können. • Teilprojekte, die z.B. eine bestimmte Phase im Projekt-Lebenszyklus abdecken • Teilprojekt, die bestimmte Anforderungen an Fähigkeiten des ausführenden Personals stellen • Teilprojekte, die spezialisierte Technologie erfordern PROJECT MANAGEMENT I - 23 Definition: Projektmanagement • Projektmanagement ist die Anwendung von Wissen, Fertigkeiten, Werkzeugen und Methoden auf Projektvorgänge, um die Projektanforderungen zu erfüllen. • Identifizieren von Anforderungen • Formulieren klarer, erreichbarer Ziele • Ausgleichen konkurrierender Bedürfnisse von Qualität, Inhalt und Umfang, Zeit und Kosten • Anpassen der Spezifikationen, Pläne, Herangehensweisen an unterschiedliche Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder PROJECT MANAGEMENT I - 24 Definition : Stakeholder • Stakeholder eines Projektes sind Personen oder Organisationen, die ein Interesse am Projekt haben oder von ihm in irgendeiner Weise betroffen sind. – – – – – – – Projektleiter Kunden / Benutzer Projektmitarbeiter Trägerorganisation Sponsor Einflussnehmer Lieferanten PROJEKTMANAGEMENT I - 25 Weitere Definitionen • Ein Programm ist eine Gruppe verwandter Projekte • Das Programmmanagement ist das koordinierte Management einer Gruppe verwandter Projekte, um die strategischen Ziele und Leistungen des Programms zu erreichen PROJECT MANAGEMENT I - 26 Weitere Definitionen • Portfolio ist eine Sammlung von Projekten, Programmen und anderer Aktivitäten, die in Gruppen zusammengefasst, dem Erreichen strategischer Unternehmensziele dienen. • Portfoliomanagement dient der Wertmaximierung eines Portfolios durch sorgfältige Untersuchung und Priorisierung von Programmen und Projekten. PROJEKTMANAGEMENT I - 27 Projektlebenszyklus PROJECT MANAGEMENT I - 28 Projektlebenszyklus PROJECT MANAGEMENT I - 29 Projektlebenszyklus bestimmt • Welche Arbeiten sind in welcher Phase auszuführen • Was wird erzeugt und wie wird Fortschritt überprüft und genehmigt • Welche Personen sind an welchen Phasen beteiligt • Wie werden die Phasen gesteuert & genehmigt • Die Phasen sind häufig sequentiell • Kosten- und Personalausstattung variieren über die Zeit • Grad der Unsicherheit und Risiko sind anfänglich am höchsten, nehmen normalerweise ab • Einflussmöglichkeiten der Stakeholder sind anfänglich hoch, nehmen aber ab PROJECT MANAGEMENT I - 30 Projektmanagementprozesse • Ein Prozess besteht aus einer Folge von Tätigkeiten, die schrittweise ausgeführt werden, um ein Ziel zu erreichen • Projektmanagementprozesse beschreiben, organisieren die Arbeitsschritte in einem Projekt • Prozesse eines Projekts können zu Projektmanagementprozessgruppen zusammengefasst werden PROJECT MANAGEMENT I - 31 Der Prozesszyklus Do Plan Check Act PROJECT MANAGEMENT I - 32 Projektmanagementprozessgruppen PROJECT MANAGEMENT I - 33 Wechselwirkung von Prozessgruppen PROJECT MANAGEMENT I - 34 Definition: Projektmanager • Verantwortlich für: – Planung und Organisation der Arbeitsschritte – Management der täglichen Aktivitäten im Projekt – Identifikation und Beteiligung aller Stakeholder – Auslieferung des fertigen Produkts an den Kunden • Projektmanager = Zentrale Anlaufstelle innerhalb des Projektteams PROJECT MANAGEMENT I - 35 Konkurrierende Anforderungen • Das “Magische Dreieck” oder der “Triple Constraint” • Projektinhalt und -umfang (Scope) • Zeit (Time/Schedule) • Kosten (Budget/Cost) PROJECT MANAGEMENT I - 36 Triple Constraint Scope Effektivität Produktivität Quality Budget Time Projektgrösse PROJECT MANAGEMENT I - 37 Welchen Wert hat ein Projektmanager? • Der Projektmanager stellt sicher, dass das Projekt – Anforderungsgerecht – Termingerecht – Innerhalb des vereinbarten Kostenrahmens abgeschlossen wird, d.h. erfolgreich ist PROJECT MANAGEMENT I - 38 Anforderungen an Projektmanager • Technische Kompetenz – Entscheidungsfähigkeit • Kenntnis der Projektumgebung • Politische Sensibilität - Umfeld • Problemorientierung - Problemlösung • Zielorientierung – Fokus auf Resultate • Selbstsicherheit – Fähigkeit Fehler zuzugeben PROJEKTMANAGEMENT I - 39 Anforderungen an Projektmanager Zwischenmenschliche Fähigkeiten • Effektive Kommunikation • Einfluss auf die Organisation – „Dinge zum Laufen bringen“ • Führung – Vision & Strategie • Mitarbeitermotivation • Verhandlung & Konfliktmanagement • Problemlösung – Problemdefinition, Analyse von Alternativen, Entscheidungsfindung PROJEKTMANAGEMENT I - 40 Was nehmen Sie mit? • Sie kennen die grundlegenden Definitionen des Projektmanagements • Sie können den Lebenszyklus eines Projekts beschreiben • Sie können die Rolle und die Verantwortung eines Projektmanagers beschreiben • Sie wissen, welche Eigenschaften ein guter Projektmanager mitbringen muss PROJEKTMANAGEMENT I - 42 Wo kommen Projekte her? 3. PROJEKTAUSWAHL 43 Projektdefinition und -auswahl • Wo kommen Projekte her? – Definition und Auswahl als Teil eines strategischen Planungszyklus • Projektmanagementorganisation sind häufig NICHT an der Projektdefinition/-auswahl beteiligt PROJECT MANAGEMENT I - 44 Verantwortung für Projektauswahl • Verantwortung liegt beim höheren Management • Organisiert als “Steering Committee”, “Investment Review Board”, o.Ä. – Verantwortlich für Umsetzung der Unternehmensvision und -ziele – Interdisziplinäre Zusammensetzung, z.B. Entwicklung, Vertrieb, Marketing, Finanz PROJECT MANAGEMENT I - 45 Auswahlmodelle • Nicht-numerische Modelle – Die „Heilige Kuh“ • „W12“ – Notwendig • Um weiter operationsfähig zu bleiben (Renovierung) • Um weiter wettbewerbsfähig zu bleiben – Erweiterung einer bestehenden Produktlinie • Release N+1, „midlife kicker“ – Relativer Wert eines Investments • Einschätzung der relativen „Wertigkeit“ einer Sammlung von Projekten PROJEKTMANAGEMENT I - 46 Auswahlmodelle • Numerische Modelle : Profitabilität – Pay-Back Periode oder Amortisationszeit – Renditebetrachtung – Discounted Cash Flow Verfahren –… • Numerische Modelle : Scoring – z.B. Entscheidungstabelle PROJEKTMANAGEMENT I - 47 Bewertung der Investitionskandidaten • Kosten/Nutzen Betrachtung – Bewertung des Beitrag zu Unternehmenszielen • Verbesserung der strategischen Positionierung • Verbesserung der Effizienz/Produktivität • Notwendig um weiterhin “in business” zu bleiben • Kosten-/Größenbetrachtung – Passt der Aufwand zur Organisationsgrösse? Oder werden zuviele Ressourcen gebunden? • Weitere Aspekte – – – – Aufwand Komplexität Interne Widerstände … PROJECT MANAGEMENT I - 48 Mögliche nächste Schritte • Bereitstellung begrenzter Mittel für eine Machbarkeitsstudie – Beherrschbarkeit der Technologie – Sind Kosten/Nutzen Daten realistisch – Grobe Abschätzung von Aufwand und Kosten – Risikobetrachtung und Betrachtung von Alternativen • Ziel : Go-Ahead für das Projekt PROJECT MANAGEMENT I - 49 Was nehmen Sie mit? • Projekte orientieren sich typischerweise an Unternehmensprioritäten • Sie können unterschiedliche Verfahren zur Projektauswahl und –bewertung beispielhaft benennen PROJEKTMANAGEMENT I - 50 Wie werden Projekte gestarted? Welches sind die Iniitierungsprozesse? 4. DEFINITION & START DES PROJEKTS 51 Projektmanagementprozessgruppen PROJECT MANAGEMENT I - 52 Ziele der Initiierungsprozesse • Definition des Projektauftrags – spezifisch und messbar • Definition der vorläufigen Projektleistungsbeschreibung PROJECT MANAGEMENT I - 53 Die Initiierungsprozessgruppe • Entwickeln des Projektauftrags (Project Charter) – Formale Autorisierung des Projekts – Beinhaltet Benennung des Projektmanagers • Erstellen der vorläufigen Projektleistungsbeschreibung (Preliminary Scope Statement) – Vorläufige Beschreibung von Projektinhalt und –umfang – Grundlagen • Für interne Projekte: Betriebliche Anforderungen • Für externe Projekte: Leistungsbeschreibung des Kunden – Sollte strategischen Plan der Organisation unterstützen PROJECT MANAGEMENT I - 54 Inhalte des Projektauftrags • Anforderungen von Sponsor, Kunden, Stakeholdern • Projektbeschreibung auf hoher Ebene • Grund für die Notwendigkeit des Projekts • Nennung des Projektleiters und seiner Befugnisse • Einfluss der Stakeholder • Annahmen im Hinblick auf Organisation & externe Faktoren • Zusammenfassendes Budget PROJECT MANAGEMENT I - 55 Inhalt der Projektleistungsbeschreibung (Project Definition Document) • Beschreibung des Projekts aus Sicht der ausführenden Organisation/des Projektleiters • Beschreibt den Gesamtrahmen des Projekts • Beschreibt Randbedingungen, Organisation, Stakeholder, … • Fasst die grundlegenden Charakteristika des Projekt in einem Dokument zusammen • Stellt die Grundlage für die weitere Planungsund Definitionsphase dar PROJECT MANAGEMENT I - 56 Projektinhalts- und Umfangsbeschreibung 1/2 • • • • • • • Projekt- und Produktziele Produkt- oder Dienstleistungsanforderungen Produktabnahmekriterien Projektgrenzen Projektanforderungen und Liefergegenstände Projektbeschränkungen Projektannahmen PROJEKTMANAGEMENT I - 57 Projektinhalts- und Umfangsbeschreibung 2/2 Anfängliche Projektorganisation Anfänglich definierte Risiken Terminmeilensteine Anfänglicher Projektstrukturplan Grobschätzung der Kosten Anforderungen an das Konfigurationsmanagement • Anforderungen an die Genehmigung • • • • • • PROJEKTMANAGEMENT I - 58 Was nehmen Sie mit? • Sie können die Prozesse der Initiierungsprozessgruppe benennen • Sie verstehen die Ziele dieser Prozesse • Sie können Projektauftrag von Projektleistungsbeschreibung unterscheiden PROJEKTMANAGEMENT I - 60 Wie werden Projektorganisationen aufgesetzt? 5. PROJEKTORGANISATION 61 Projektmanagementprozessgruppen PROJECT MANAGEMENT I - 62 Formen der Projektorganisation Stab-Projektorganisation Matrix-Projektorganisation Reine Projektorganisation http://www.enzyklopaedie-der-wirtschaftsinformatik.de/wi-enzyklopaedie PROJECT MANAGEMENT I - 63 Einfluss der Organisationsstruktur PROJEKTMANAGEMENT I - 64 Projekttyp und Organisationsform Kriterien Bedeutung für das Unternehmen Projektumfang Unsicherheit der Zielerreichung Technologie Zeitdruck Projektdauer Komplexität Bedürfnis nach zentraler Steuerung Projektleiterpersönlichkeit PROJECT MANAGEMENT I - 65 Stab-PO gering gering gering Standard gering kurz gering Matrix-PO groß groß groß komplex mittel mittel mittel Reine PO sehr groß sehr groß sehr groß neu hoch lang hoch mittel groß sehr groß wenig relevant qualifizierte PL professionelle PL Projektmanagement in der Matrix • Matrixorganisationen sind komplex und herausfordernd für Projektmanager und Linienmanager • Autorität & Verantwortlichkeiten • Kommunikation innerhalb des Projektteams und mit anderen Gruppen PROJECT MANAGEMENT I - 66 Wir kann eine Matrixorganisation funktionieren? • Formaler Projektauftrag – Project Charter • Gute Arbeitsbeziehung zwischen Projektleiter und Linienmanager • Führungskompetenz des Projektleiters • Umgang mit einer “Zwei-Boss” Situation für das Projektteam PROJECT MANAGEMENT I - 67 Was nehmen Sie mit? • Sie können die verschiedenen Organisationsformen beschreiben • Sie kennen die relativen Vor- und Nachteile der verschiedenen Organisationsformen PROJEKTMANAGEMENT I - 68 Was passiert während der Planungsphase? 6. PLANUNGSPROZESSE 69 Projektmanagementprozessgruppen PROJECT MANAGEMENT I - 70 Planungsaktivitäten • • • • • • • • • Entwickeln ein Projektmananagementplans Definieren und Verfeinern von Projektumfang und Projektkosten Festlegung des zeitlichen Ablaufs von Aktivitäten Abschätzung von Personal- und Zeitbedarf für alle Aktivitäten Definition der Projektrisiken und Planung wie mit ihnen umgegangen wird Definition von Qualitätstandards Identifikation und Dokumentation von Verantwortlichkeiten Festlegung von Informations- und Dokumentationbedarf der Stakeholder Festlegung von Beschaffungsmassnahmen: was wird zu welchem Zeitpunkt eingekauft PROJECT MANAGEMENT I - 71 Die Planungsprozessgruppe 1/3 • Integrationsmanagement Entwickeln des Projektmanagementplans • Inhalts- und Umfangsmanagement Planung des Inhalts und Umfangs Definition des Inhalts und Umfangs Erstellen eines Projektstrukturplans (WBS) • Terminmanagement Definition der Vorgänge Festlegung der Vorgangsfolgen Einsatzmittelbedarfsschätzung Schätzung der Vorgangsdauer Entwicklung des Terminplans PROJECT MANAGEMENT I - 72 Die Planungsprozessgruppe 2/3 • Kostenmanagement – Kostenschätzung – Kostenplanung • Qualitätsmanagement – Qualitätsplanung • Personalmanagement – Personalbedarfsplanung • Kommunikationsmanagement – Kommunikationsplanung PROJECT MANAGEMENT I - 73 Die Planungsprozessgruppe 2/2 • Risikomanagement – – – – Risikomanagementplanung Risikoidentifikation Risikoanalyse Risikobewätigungsplanung • Beschaffungsmanagement – Planung von Einkäufen und Beschaffungen – Planung des Vertragswesens PROJEKTMANAGEMENT I - 74 Was nehmen Sie mit? • Sie kennen die Elemente der Planungsprozessgruppe PROJEKTMANAGEMENT I - 75 Wie stellt man ein Team zusammen und motiviert es? 7. TEAMORGANISATION 76 Projektmanagementprozessgruppen PROJECT MANAGEMENT I - 77 Was ist ein Team? • Zusammenschluss von mehreren Personen zur Lösung einer bestimmten Aufgabe oder zur Erreichung eines bestimmten Zieles PROJEKTMANAGEMENT I - 78 Was ist ein Team? • • • • • • Alle Mitglieder stehen miteinander im Kontakt Zielorientiert Kooperatives interagieren Kollektive Verantwortung Ausgeprägter Gemeinschaftsgeist (team spirit) Gruppenkohäsion PROJEKTMANAGEMENT I - 79 Ein typisches Projektteam Sponsor Lieferanten Kunden Projektmanager Leute aus fremder Organisation PROJEKTMANAGEMENT I - 80 Leute aus eigener Organisation Teamentwicklung • Dient der Verbesserung von • Kooperationsbereitschaft • Teamgeist („Team Spirit“) • Zur Steigerung der Arbeitseffizienz des Teams PROJECT MANAGEMENT I - 81 Wie entwickelt sich ein Team nach B. Tuckman • Orientierungsphase - forming – Abwartend, reserviert • Konfrontationsphase - storming – Konflikt und Eskalation. Ausloten von Grenzen • Kooperationsphase - norming – Abstimmung über Prozesse & Kommunikation • Wachstumsphase - performing – High-Performance Team PROJEKTMANAGEMENT I - 82 Teamentwicklung im Sport „Ich muss als Trainer der Mannschaft klarmachen, was ich von ihr erwarte. Jeder Spieler muss sich in persönlichen Gesprächen verpflichten, was er von nun an beisteuern will und sich auch daran messen lassen.“ Der Psychologe Ulrich Kuhl über peinliche Trainer und egoistische Spieler, FAZ vom 27. Februar 2011 PROJEKTMANAGEMENT I - 83 Team Charta • Mission Statement: Was soll erreicht werden? • Beschreibt Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams • Definiert Regeln der Zusammenarbeit im Team – Respekt, Offenheit, Pünktlichkeit, … • Definiert Regeln & Richtlinien, nach denen gearbeitet wird – Besprechungen, Diskussionen, Zusagen, … PROJEKTMANAGEMENT I - 84 Was behindert Teams • Mangelnde Glaubwürdigkeit des Team Leaders • Unklare oder wechselnde Ziele und Prioritäten • Unklarheit über Rollen und Verantwortlichkeiten • Fehlender “Buy-In” der Teammitglieder • Fehlende Anerkennung • Mangelnde Unterstützung durch Management • … Adapted from Managing the Project Team, Vijay Verma, 1997 PROJEKTMANAGEMENT I - 85 Was nehmen Sie mit? • Sie verstehen was ein Team und was „Teamentwicklung“ ist • Sie kennen die Bedeutung der „Team Charta“ PROJEKTMANAGEMENT I - 86 Was wird wie häufig an wen kommuniziert? 8. KOMMUNIKATIONSMANAGEMENT PROJECT MANAGEMENT I - 87 Was ist Kommunikationsmanagement? • Das Management der Prozesse, mit denen Projektinformationen generiert, erfasst, verteilt, gespeichert, verwendet… werden • Erfordert einen Planungsprozess, in dem – Kommunikationsbedürnisse der unterschiedlichen Stakeholder erfasst werden – Geeigneten Methoden geplant werden, um diese Bedürfnisse zu befriedigen PROJEKTMANAGEMENT I - 88 Kommunikationsfluß in Projekten Sponsor PM PM Anderes Projekt Selber Sponsor PM Teilprojekt ProjektTeam Teilprojekt Team PROJEKTMANAGEMENT I - 89 Der Kommunikationsplan • Wer kommuniziert mit wem, was, wie häufig, in welcher Form – Statusmeetings – Fortschrittsberichte – Finanzielle Parameter – Besprechungen mit dem Lenkungsausschuss, dem Sponsor, anderen Stakeholdern –… PROJEKTMANAGEMENT I - 90 Der Kommunikationsplan • Wer muß informiert werden? – Sponsor – Entscheider – Beteiligte Parteien – Andere Stakeholder (z.B. Functional Manager) • Wie muß informiert werden? – Analyse der Kommunikationsbedürfnisse PROJEKTMANAGEMENT I - 91 Kommunikationsstrategie Wie wird kommuniziert • • • • • Weitergabe von Informationen zeitnah Persönlich besser als schriftlich Einfach & klar „Keine Überraschungen“ Bei anstehenden Entscheidungen – Optionen aufzeigen, an Entscheidung beteiligen PROJEKTMANAGEMENT I - 92 Was nehmen Sie mit? • Sie kennen die Bedeutung und den Wert geplanter Kommunikation • Sie verstehen was, wem und wie kommuniziert werden muss PROJEKTMANAGEMENT I - 93 Wie kommt der Projektumfang zustande 9. ANFORDERUNGEN ERFASSEN UND VALIDIEREN 94 Projektmanagementprozessgruppen PROJECT MANAGEMENT I - 95 Der Projekt-Basis-Plan Project Baseline • Drei Projekt-Basis-Pläne – Inhaltsplan (Scope) – Terminplan (Schedule) – Kostenplan (Budget) • Basispläne ändern sich nur gelegentlich – Als Antwort auf eine genehmigte Inhaltsänderung PROJECT MANAGEMENT I - 96 Definitionen Betriebliche Notwendigkeiten Spezifikationen PROJEKTMANAGEMENT I - 97 Anforderungen Basisplan Ausschlüsse „Exclusions“ Liefergegenstand Betriebliche Notwendigkeiten - Wünsche • Erfassen durch: – Lektüre alle Projekt-relevanten Informationen • Projektvorschlag • Projektleistungsbeschreibung (SOW) – Befragung des Sponsors oder des Kunden • Priorisierung durch Analyse der Ergebnisse PROJEKTMANAGEMENT I - 98 Anforderungen • Leiten sich ab aus betrieblichen Notwendigkeiten • Müssen klar und präzise definiert sein • Drei Optionen: – Werden alle implementiert – Werden teilweise implementiert – Werden gar nicht implementiert PROJEKTMANAGEMENT I - 99 Umgang mit Ausschliessungen • Dokumentation, welche Bedürfnisse / Anforderungen nicht realisiert werden – „was ist drin, was ist nicht drin“ • Schriftliche Zustimmung des Sponsors einholen • „Was ist drin“ = Basis für Spezifikation PROJEKTMANAGEMENT I - 100 Anforderungen Identifizieren & Validieren • In der Start-Phase des Projekts • Übernahme eines laufenden Projekts • Bei Bedarf • Anforderung adressiert ursprüngliche Ziele des Projekts? • Kosten in der ursprünglichen Abschätzung beinhaltet? PROJEKTMANAGEMENT I - 101 Was nehmen Sie mit? • Sie kennen drei Projektbasispläne • Sie wissen, wie ein Basisplan zustande kommt • Sie wissen, warum Anforderungsanalyse und Validierung wichtig sind • Sie wissen, was „scope creep“ ist und warum der zu vermeiden ist PROJEKTMANAGEMENT I - 102 Wie managen wir Inhalt und Umfang eines Projekts? 9. ENTWICKELN EINES PROJEKTSTRUKTURPLANS (PSP) Project Management I 103 Projektmanagementprozessgruppens PROJECT MANAGEMENT I - 104 Projektstrukturplan (PSP) Work Breakdown Structure (WBS) • Entsteht als Teil der Projektplanung • Vollständige hierarchische Anordnung aller Teilaufgaben eines Projekts. • Beschreibt gesamten Projektumfang und – inhalt • Basis für Ablauf- und Terminplanung PROJEKTMANAGEMENT I - 105 Projektstrukturplan PROJEKTMANAGEMENT I - 106 Formate PROJECT MANAGEMENT I - 107 PSP entsteht während der Planungsphase • Projektteam versteht Inhalt & Umfang – Kann Liefergegenstände identifizeren • Sponsor/Kunde bestätigt Lieferumfang • Änderungen am Inhalt & Umfang bedingen Änderungen am Projektstrukturplan • „Living Document“ PROJEKTMANAGEMENT I - 108 Arbeitspakete Work Packages • Unterste Ebene des PSP • Erlaubt – Kostenabschätzung – Terminplanung – Überwachung von Terminen – Überwachung von Kosten • Empfehlung für Granularität: Aufwand nicht grösser als zwei Personenwochen PROJEKTMANAGEMENT I - 109 Beziehungen zum Strukturplan PROJECT MANAGEMENT I - 110 Projektstrukturplanverzeichnis (WBS Dictionary) • Detaillierte Beschreibung der Komponenten / Arbeitspakete des PSP – Leistungsbeschreibung – Zuständige Organisation – Meilensteine – Qualitätsanforderungen – Kostenabschätzung –… PROJEKTMANAGEMENT I - 111 Was nehmen Sie mit? • Sie wissen, was der Projektstrukturplan/Work Breakdown Structure (PSP oder WBS) ist und welche Bedeutung er hat • Sie wissen, was Arbeitspakete/Work Packages und das Projektstrukturplaverzeichnis/WBS Dictionnary sind PROJEKTMANAGEMENT I - 112 Projekte beinhalten Risiken. Diese müssen bewältigt werden. 10. RISKIKOMANAGEMENT Projektmanagementprozessgruppen Definition: Projektrisiko • Ein unsicheres Ereignis oder eine Bedingung, dessen/deren Eintreten eine positive oder negative Auswirkung auf mindestens ein Projektziel hat • Charakterisiert durch drei Komponenten – Ereignis – Wahrscheinlichkeit des Auftretens – Auswirkungen PROJEKTMANAGEMENT I - 115 Warum Risikomanagement? • Versuch, das Auftreten von Problemen zu vermeiden, oder deren Auswirkungen zu minimieren – Absicherung des Projekterfolgs – Ausnutzen positiver Ereignisse – Schadensbegrenzung negativer Ereignisse – Keine Überraschungen - No Surprises! – Vermeidung von Krisenmanagement PROJEKTMANAGEMENT I - 116 Risikomanagement in Projekten Beinhaltet • Risikomanagementplanung • Risikoidentifikation • Qualitative Risikoanalyse • Quantitative Risikoanalyse • Risikobewältigungsplanung • Risikoüberwachung und - steuerung Risikomanagementplan • Wie wird Risikomanagement für das Projekt strukturiert und durchgeführt • Beschreibt – Methodologie – Rollen und Verantwortlichkeiten – Budgetierung – Zeitliche Planung – Risikokategorien – Definition der Risikowahrscheinlichkeit und -auswirkung Beispiel: Risikokategorien • Technisch – Anforderungen, Technologie, Komplexität, … • Extern – Auftragnehmer, Lieferanten, Markt, Kunde, … • Organisationsorientiert – Priorisierung, Abhängigkeiten, Finanzierung, … • Projektmanagement – Schätzung, Planung, Steuerung, … PROJEKTMANAGEMENT I - 119 Risikoidentifikation • Welche Risiken beinhaltet das Projekt – Quelle und Auswirkungen – Kategorisierung nach Risikomanagementplan • Technisch, Extern, Organisation, Projektmanagement – Ergebnis wird im Risikoregister dokumentiert • Risikoidentifikation als iterativer Prozess – Neue Risiken manifestieren sich u.U. (mit Sicherheit) im Projektverlauf Risikoidentifikation: Methoden & Werkzeuge • Dokumentationsüberprüfung • Informationssammlung – Befragungen, Brainstorming, DELPHI-Methode, … • Analysen von Checklisten – Frühere Projekte, historische Daten, … • Annahmenanalyse • Diagrammmethoden – Ursache-Wirkung, Prozessablauf, … PROJEKTMANAGEMENT I - 121 Risikoregister • Liste identifizierter Risiken • Grundursache von Risiken • Liste der möglichen Bewältigungsmassnahmen • Aktualisierte Risikokategorien PROJEKTMANAGEMENT I - 122 Qualitative Risikoanalyse Dient der Priorisierung identifizierter Risiken • Eintrittswahrscheinlichkeit des Ereignisses • Auswirkungen auf Projektziele – Kosten/Termin/Inhalt & Umfang/Qualität • Eintrittswahrscheinlichkeit & Auswirkung bestimmen Priorität • Welche Risiken müssen bewältigt (mitigated) werden? PROJEKTMANAGEMENT I - 123 Beispiel: Risikoauswirkung PROJEKTMANAGEMENT I - 124 Beispiel: Risikowahrscheinlichkeit PROJEKTMANAGEMENT I - 125 Priorisierung von Risiken • Welche Risiken müssen vorrangig bewältigt werden? – U.U. Aufteilung nach Auswirkungen auf Kosten, Zeit, Inhalt & Umfang, Qualität – Welches Risikoniveau ist die Organisation bereit zu tragen? • Was sind die „Top 10“ Risiken, die bewältigt werden müssen? – Gehören auf die Agenda jedes Status Meetings PROJEKTMANAGEMENT I - 126 Quantitative Risikoanalyse • Zuweisung einer numerischen Einstufung • Ziel z.B.: – Wie wahrscheinlich werden Projektziele erreicht? – Was sind realistische und erreichbare Projektziele – Wie muss im Angesicht von Unsicherheit optimal entschieden werden? • Methodik z.B.: – Monte-Carlo-Simulation – Entscheidungsbaumanalyse PROJEKTMANAGEMENT I - 127 Monte-Carlo-Simulation : Beispiel PROJEKTMANAGEMENT I - 128 Entscheidungsbaum: Beispiel Zu Herstellung eines Produkts muss entweder eine existierende Fabrik für 50 Mio erweitert oder eine neue Fabrik für 120 Mio gebaut werden. Mit einer neuen Fabrik kann mehr produziert werden, so dass bei hoher Nachfrage (65% Wahrscheinlichkeit) 200 Mio Umsatz generiert werden kann. Für die erweiterte Fabrik kann nur 120 Mio generiert werden. Bei niedriger Nachfrage (35% Wahrscheinlichkeit) generiert die neue Fabrik immer noch 90 Mio Umsatz gegenüber 60 Mio für die erweiterte Fabrik. Soll eine neue Fabrik gebaut, oder die bestehende erweitert werden? PROJEKTMANAGEMENT I - 130 Risikobewältigungsplanung • Entwicklung von Optionen und Bestimmen von Massnahmen zur – Erreichung der Projektziele – Reduzierung von Bedrohungen • Zuweisung von Verantwortung („Wer ist verantwortlich?“) • Budgetierung der erforderlichen Mittel • Festlegung der Bewältigungsstrategie PROJEKTMANAGEMENT I - 132 Risikobewältigungsplanung: Strategien • Negative Risiken / Bedrohungen – Vermeidung – Übertragung – Minderung • Positive Risiken / Chancen – Ausnutzung – Teilung – Verbesserung • Für beide – Akzeptanz inkl. Contingency Planung PROJEKTMANAGEMENT I - 133 Risikobewältigungsplanung Das Risikoregister Beschreibung der identifizierten Risiken Risikoeigner und Verantwortlichkeiten Ergebnisse der Risikoanalysen (qualitativ/quantitativ) Vereinbarte Bewältigungsstrategie Massnahmen deren Umsetzung Symptome/Warnsignale des Eintretens (Trigger) Budget- und Terminplanvorgänge zur Umsetzung der Massnahmen • Sicherheitsreserven (Zeit/Kosten) • … • • • • • • • PROJEKTMANAGEMENT I - 134 Risikoüberwachung & -steuerung • Kontinuierliche Teil des Risikomanagements – Verfolgen von identifizierten Risiken – Neueinstufung von Risiken – Identifizieren von neuen Risiken • Methoden – Messung der technischen Leistung – Abweichungs- und Trendanalyse – Analyse von Reserven – Status Meetings PROJEKTMANAGEMENT I - 135 Verantwortung des Projektmanagers • Stellt sicher, dass Risikomanagement durchgeführt wird • Beteiligt Projektteam und Stakeholder • Entwickelt Risikomanagementstrategien • Sorgt für kontinuierliche Risikoüberwachung und –steuerung (z.B. in Status Meetings) • Kommuniziert mit den Stakeholdern PROJEKTMANAGEMENT I - 136 Was nehmen Sie mit? • Sie können ein Risiko charakterisieren • Sie verstehen die Bedeutung des Risikomanagements im Projektmanagement PROJEKTMANAGEMENT I - 137