2 Herausforderungen für den Personalbereich

2 Herausforderungen für den Personalbereich
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Herausforderungen für den Personalbereich
2.1 Der Personalbereich als Business-Partner
Die Personalabteilungen in den Unternehmen müssen in verschiedenen Phasen der Unternehmensentwicklung ganz unterschiedliche Herausforderungen bewältigen. So kommt es in einer Phase des
Wachstums darauf an, die richtigen Mitarbeiter in ausreichender
Zahl schnell rekrutieren zu können, bei Unternehmensübernahmen steht die Integration der Mitarbeiter sowie die kulturelle Integration im Mittelpunkt. In einer Phase des wirtschaftlichen
Abschwungs leistet die Personalorganisation einen hohen Wertbeitrag, indem sie die geschaffenen Flexibilitätsreserven aktiviert und
auf diese Weise die Stammbelegschaft schützt. Beispiele für eine
Flexibilitätsreserve sind unter anderem das Element der Zeitarbeit,
Kurzarbeitergeld, flexible Arbeitszeitkonten oder die Verlagerung
von Aufgaben an externe Dienstleister.
Ob der Personalbereich dabei als Business-Partner angesehen wird,
der in hohem Maße aktiv die Veränderungen mitgestaltet oder ob
er als Verwalter der Entscheidungen der Unternehmensführung
angesehen wird, hat er dabei zu einem großen Teil selbst in der
Hand. (Das zeigt auch Kapitel 3, in welchem der Zusammenhang
zwischen der Wahrnehmung des Personalbereiches als BusinessPartner aus der Management-Perspektive und dem Anteil externer
Dienstleistungen anhand einer Fremdwahrnehmungsanalyse dargestellt wird.)
Wichtige Kriterien, die eine HR-Organisation als strategischen
Partner oder Business-Partner ausmachen, betreffen die HR-Strategie, die HR-Organisation sowie die Effizienz der Prozesse.
HR als strategischer Partner
In der Literatur existiert der Begriff des Personalverantwortlichen
als Strategic Partner schon lange: Er wurde stark von Dave Ulrich
geprägt und bereits seit Ende der 1990er Jahre diskutiert. Auch
andere Begriffe wie Business-Partner beschäftigen sich mit der
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Frage, in welchem Maße die Personalverantwortlichen in den
Unternehmen die geschäftliche Entwicklung des Unternehmens
aktiv prägen, an strategischen Entscheidungen beteiligt sind und
auf Augenhöhe mit der Geschäftsleitung beziehungsweise dem
Vorstand agieren.
Die Definition des amerikanischen Forschers Lawler beschreibt
die Rolle der Personalabteilung als Strategic Partner beispielsweise in der Form, dass das Personalwesen an der Formulierung
der Unternehmensstrategie beteiligt ist und auf dieser Basis die
Personalstrategie sowie deren Umsetzung an die Unternehmensstrategie anpasst.
Wesentliche Kriterien für die Eigenschaft des Personalbereichs als
strategischer Partner sind unter anderem:
앫 eine hohe Dienstleistungs- und Kundenorientierung,
앫 ein hoher Anteil konzeptioneller und strategischer Personalaufgaben,
앫 Umsetzung einer Personalstrategie, welche die geschäftlichen
Ziele des Unternehmens unterstützt,
앫 Aufbau einer effizienten HR-Organisation.
HR-Strategie
Ob ein Personalbereich als Business-Partner wahrgenommen
wird, hängt in hohem Maße davon ab, wie umfassend und
durchgängig die Personalstrategie gestaltet ist (HR-Strategie),
wie nachhaltig die Personalverantwortlichen diese umsetzen und
wie die Erfolge der Maßnahmen intern vermarktet werden. Auch
wenn eine Personalstrategie viele verschiedene Dimensionen von
der Mitarbeiterrekrutierung bis zur Führungskräfteentwicklung
enthält, lassen sich vier Lebenszyklus-Phasen im Unternehmen
identifizieren, die innerhalb der Strategiedimensionen zu einer
unterschiedlichen Gewichtung des Bedarfs führen. Phasen der
Unternehmensentwicklung und Prioritäten für die Personalorganisation (siehe auch Kapitel 4) sind:
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앫 Starkes Wachstum: Mitarbeiterrekrutierung in großer Zahl
앫 Wachstum in Experten-Funktionen: Hohe Qualifizierungs- und
Profilierungsanforderungen
앫 Übernahmen von Unternehmen oder Unternehmensteilen:
Mitarbeiter-Integration und Unternehmenskultur
앫 Restrukturierung/Mitarbeiterabbau:
Interne
scheibe, Outplacement-Beratung und Transfer
Job-Dreh-
Wie in anderen Bereichsstrategien spielt inzwischen die Eigenleistungsquote auch in der Personalstrategie eine wachsende Rolle.
Denn die spezifischen Anforderungen, die in den genannten
Unternehmensentwicklungsphasen an den Personalbereich
gestellt werden, erfordern eine Skalierbarkeit der Leistungen, die
aus eigener Kraft kaum bewältigt werden kann. Gleichzeitig gilt
es, die Personalverwaltungskosten zu reduzieren.
Hier spielen auf HR-Prozesse spezialisierte Dienstleister ihre
große Stärke aus, da sie in Bezug auf die Skalierbarkeit deutlich
mehr Ressourcenflexibilität aufweisen und ihren Kunden damit
eine hohe Flexibilität ermöglichen, die in der eigenen Organisation nur bedingt realisierbar wäre.
Wie wichtig eine Flexibilitätsreserve für die Unternehmen ist, hat
die Finanz- und Wirtschaftskrise in 2008 und 2009 deutlich
gezeigt.
HR-Organisation
In den vier Phasen der Unternehmensentwicklung »Starkes
Wachstum«, »Wachstum in Experten-Funktionen«, »Übernahmen von Unternehmen oder Unternehmensteilen« sowie »Mitarbeiterabbau« kommt der Personalorganisation (HR-Organisation) als Umsetzungsorgan der Personalstrategie eine zentrale
Bedeutung zu. Hier gilt es, in der Balance zwischen Eigenleistung
und externen Dienstleistungen den für das eigene Unternehmen
richtigen Mix zu finden und kontinuierlich weiter zu entwickeln.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen will einen neuen Standort in
Deutschland aufbauen. Die Personalorganisation hat mit der
Rekrutierung einen externen Partner beauftragt, der das Bewerbermanagement abwickelt, weil die internen Ressourcen mit der
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hohen Zahl der zu bearbeitenden Bewerbungen in dem gegebenen Zeitraum bis zum Anlauf der Produktion überfordert wären.
Ohne diesen externen Partner bestünde die Gefahr, dass der Personalbereich aufgrund der personellen Überlastung in der
Wachstumsphase zu einer Wachstumsbremse wird.
Für die Personalverantwortlichen kommt es daher darauf an, zu
analysieren:
앫 Welche Aufgaben in der Personalarbeit sind besonders wertschöpfend für das Unternehmen?
앫 Welche Leistungen sollten nur intern erbracht werden?
앫 Welche Leistungen können zeitweise (Projektgeschäft) oder
dauerhaft (Managed Service, HR Business Process
Outsourcing) durch externe Dienstleister schneller und skalierbarer bei mindestens gleicher Qualität erbracht werden?
Für die HR-Organisation bedeutet eine Reduzierung der eigenen
Leistungstiefe die Notwendigkeit, zusätzliche Steuerungskompetenz aufzubauen. Denn anders als in einer hierarchisch orientierten und durch Mitarbeiterführung geprägten Organisation
kommt es bei der Steuerung von externen Dienstleistern stärker
auf Kompetenzen wie Berichtsanalyse, SLA-Management und
Vertragsverhandlungen an.
In der Praxis zeigt sich, dass Unternehmen, die sich im Rahmen
ihrer Personalstrategie aktiv mit dem Thema Business Process
Outsourcing auseinander setzen, viele der Kriterien erfüllen, die
an einen Business-Partner gerichtet werden.
BPO-Fähigkeit entwickeln
Da für die zunehmenden Aufgaben in den meisten Fällen keine
zusätzlichen Mitarbeiter für den Personalbereich eingestellt werden
können, gehen die Zusatzaufgaben in der Praxis oft zu Lasten der
strategischen Personalarbeit bei den Personalverantwortlichen und
den Personalreferenten. In Folge dieser hohen Belastungen mit
administrativen Aufgaben gerät das Handeln immer mehr zur
Reaktion, obwohl sich die Verwaltungsaufgaben mit einem guten
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Reportingmechanismus auch mit deutlich reduziertem zeitlichen
Aufwand steuern lassen.
Abb. 1: Entwicklung der Zeitbudgets für strategische Personalaufgaben
Für die strategischen Personalaufgaben mit hoher Wertschöpfung
für den Unternehmenserfolg bleibt in vielen Unternehmen zu
wenig Zeit.
Ein Personalverantwortlicher, der sich als Business-Partner definiert, wird in dieser Situation ein klares Ziel formulieren: Entlastung schaffen von den Verwaltungstätigkeiten und Freiraum
gewinnen für die strategischen Aufgaben durch Auslagerung von
Teilen der Personaladministration sowie der Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen externen Dienstleister. Werden beispielsweise
vier oder fünf Personalsachbearbeiter durch den Dienstleister übernommen, kann durch die Einsparung beim BPO fast kostenneutral
eine Stelle für einen Personalreferenten geschaffen werden. Der
Unterschied für das Unternehmen ist substanziell. Denn es sind
gerade die strategischen Aufgaben, die einen hohen Wertbeitrag für
den Unternehmenserfolg leisten.
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Ein Praxisbeispiel:
Bei einem Unternehmen gehen in Folge der Finanz- und Wirtschaftskrise die Aufträge zurück. Ab diesem Zeitpunkt müssen viele
Aufgaben parallel bearbeitet werden. Viele Unternehmen haben in
dieser Situation mit einem Bündel von Maßnahmen reagiert:
앫 Reduzierung der Produktion
앫 Abbau von Überstunden
앫 Beantragung von Kurzarbeitergeld
앫 Freistellung der Zeitarbeitskräfte
Die Frage, wie schnell ein Unternehmen die geeigneten Maßnahmen umsetzen kann, hängt dabei unter anderem davon ab, ob
bereits Erfahrungswerte bzgl. Themen wie »Beantragung von Kurzarbeitergeld« im Hause vorhanden sind. Ist das nicht der Fall, müssen zunächst die gesetzlichen Anforderungen und Formalitäten
analysiert werden, damit der Antrag auch erfolgreich gestellt werden kann. In einem solchen Fall kann die Zusammenarbeit mit
einem HR-BPO-Partner bei der Umsetzung wichtige Zeit einsparen helfen, denn der HR-BPO-Partner sollte über entsprechende
Kompetenzen im Hause verfügen, so dass die Beantragung ohne
Verzögerung durchgeführt werden kann. Diese gewonnene Zeit
können die Personalverantwortlichen für die Kommunikation mit
der Geschäftsführung sowie den betroffenen Mitarbeitern nutzen,
und damit das Vertrauen und die Motivation der Belegschaft auf
einem höheren Niveau stabilisieren.
Aber auch in Zeiten des Unternehmenswachstums gewinnt der
Personalbereich durch Verlagerung von Verwaltungsprozessen
Freiraum für die strategischen Aufgaben. Beispiel Personalbeschaffung: Angesichts des strukturellen Fach- und Führungskräftemangels in Deutschland ist die Rekrutierung zu einem Dauerthema
geworden. Zukünftig dürfte die Rekrutierung von Nachwuchs- und
Führungskräften, genau wie die Entwicklung und Bindung dieser
Leistungsträger, jedoch noch stärker in den Fokus der Unternehmens- und Standortstrategien rücken. Dass sich die Rekrutierungs21