Outsourcing der Performance- Analyse: Untersuchung aus Sicht
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GIPS Tag 2013 Outsourcing der PerformanceAnalyse: Untersuchung aus Sicht einer KAG Michaela Krahwinkel Frankfurt am Main 12. März 2013 Copyright: Computerwoche Übersicht 1 Motivation 2 Verfahrensbeschreibung Outsourcing 3 Fazit 3 6 18 1 Motivation 2 Verfahrensbeschreibung Outsourcing 3 Fazit GIPS Tag 2013 Michaela Krahwinkel 12.03.2013 Wie bleiben wir für Anleger und Gesellschafter profitabel? ● Bestmögliche Preis- und Leistungskombination ● bei gleichzeitiger Erfüllung der notwendigen Leistungsund Qualitätsanforderung GIPS Tag 2013 Michaela Krahwinkel 12.03.2013 Welche Möglichkeiten gibt es, um dem Kosten- und Veränderungsdruck standzuhalten? ● Eigenbetrieb optimieren Kosten ● Managed Services auf Basis von Service Level Agreements, die Leistungsbreite und –tiefe steuern ● Shared Services, Konsolidierung und Zentralisierung von Dienstleistungsprozessen innerhalb des Unternehmens ● Outsourcing an externen Dienstleister ? Gewinn 1 Motivation 2 Verfahrensbeschreibung Outsourcing 3 Fazit GIPS Tag 2013 Vor dem potentiellen Outsourcing sind übergeordnete Fragen zu beantworten Michaela Krahwinkel 12.03.2013 ● Gibt es Implikationen durch Outsourcing auf die − Rolle der Performance-Analyse − strategische Positionierung des Unternehmens − Wettbewerbsfähigkeit und Zukunftssicherung − vor- und nachgelagerten Wertschöpfungsstufen ● Welche Chancen oder Risiken entstehen − bei Unterlassen − bei Rückführung − durch die Delegation von Prozessen an Externe ● Was ist Best Practice am Markt ● Wie passt ein möglicher Sourcingpartner zum Unternehmen − strategisch − durch sein Geschäftsmodell GIPS Tag 2013 Michaela Krahwinkel 12.03.2013 Outsourcing hat Vor- und Nachteile Vorteile Nachteile Verlust an Unabhängigkeit, Abhängigkeit von Dritten Kostenreduktion Vertragsbindung − anforderungsabhängige versus Gefahr der Lieferverzögerung − fixe Kosten Datenschutzprobleme Verlust Know How Verminderte Flexibilität und Individualität hinsichtlich − Inhalt und − zeitlicher Verfügbarkeit Koordinationskosten für Überwachung und Anforderungsmanagement Qualitätssteigerung Outsourcing Fokussierung auf Kernkompetenzen Geringere Innovationskosten Auslagerung von Produktionsrisiken Wegfall von Soft- und Hardware Transparenz der IT-Kosten GIPS Tag 2013 Michaela Krahwinkel 12.03.2013 Der Ausschreibungsumfang wird unternehmensindividuell festgelegt Beispiel in scope Performance-Messung out of scope Fixed Income Attributionsanalyse Controlling − Portfolioanalyse − Kommentierung und − Kommunikation der Ergebnisse GIPS Composites GIPS Struktur, Regelwerk Return-Attributionsanalyse Peergroupanalyse Steuerung Outsourcer GIPS Tag 2013 Michaela Krahwinkel 12.03.2013 Straffe und verbindliche Zeitplanung ist unabdingbar Beispiel GIPS Tag 2013 Michaela Krahwinkel 12.03.2013 Nach Festlegung des Ausschreibungsumfangs wird der Ausschreibungsprozess festgelegt Marktanalyse Short-List Due Diligence* Teilnehmer Teilnehmer 1.Phase Qualität entscheidend Long-List Versand RfP 2. Phase Preis entscheidend Entscheidung Weiterverfolgung Outsourcing ja/nein 1 * Überprüfung aller Annahmen und Voraussetzungen und Identifikation aller relevanten Risiken GIPS Tag 2013 Michaela Krahwinkel 12.03.2013 Phase 1 Denkbares Szenario Marktanalyse Request for Proposal Rahmenbedingungen festlegen Leistungsbeschreibung nach Ausschreibungsumfang − Themen Marktanalyse Anbieterauswahl − Haupt- und UnterKategorien Bewertungsverfahren Businesscase Workshops Struktur erstellen Erhebung IST-Kosten Angebotspräsentation Inhalte RfP übernehmen Vergleich mit Angeboten der Anbieter Detailfragen Gewichte festlegen Bewertungsmaßstäbe definieren Bewertung Angebote GIPS Tag 2013 Michaela Krahwinkel 12.03.2013 Marktanalyse - Kriterien zur Anbieterauswahl Unternehmen Strategie (Hauptsitz, Gesellschafterstruktur, Strategie in Deutschland, Kernkompetenz, Zielkonflikte) Positionierung (Kunden, Marktabdeckung, Arten Zusammenarbeit) Finanzen (Stabilität, Ertragsquellen) Leistung Leistungsbreite (Performanceanalyse, GIPS, Risikoanalyse, Reporting) Leistungstiefe (Methoden-Vielfalt und -flexibilität, Innovationskraft, Individualisierung) Infrastruktur Service (Ansprechpartner, Lieferzeiten, Ort der Leistungserstellung, Sprache, Internationalität) Mitarbeiter (MA-Kapazitäten, -Kontinuität, -Knowhow, kultureller Fit) Prozesse (Systeme, Datenquellen, Prozesse, Qualitätssicherung, Schnittstellenmanagement, Einflussmöglichkeit, Individualisierung, Geheimhaltung) Kosten Kosten (für Standard, für Individualisierung, Preisstabilität) Implementierung (Kosten Gesellschaft, Projektdauer, Ressourcenintensität) GIPS Tag 2013 Michaela Krahwinkel 12.03.2013 Request for Proposal: Leistungsbeschreibung am Beispiel Returnattribution Aktien und Renten Verantwortlichkeiten von Auftraggeber und Sourcingpartner Steuerung Aufträge Bedarfserhebung Auftragserteilung Auswahl Analysemodell Pflege Auftragsdatenbank Datenmanagement, -akquisition Lieferung Fondsdaten Datenimport Auftraggeber Sourcingpartner Datenkontrolle Produktion / Kalkulation Parametrisierung Analysen Reporting / Distribution Standard Reporting Ergebnis Optional: Kalkulation SchnittLieferung der stelle DatenMarktdaten Analysen konsistenz Sonder Erläutereporting Korrekrung turen Ad-HocAnalysen Reporting Change Requests Datenkontrolle / Kohärenzchecks Distribution Portfolioanalyse Portfolioanalyse Kommentierung Kommunikation Individuelle Auswertungen Steuerung Outsourcer GIPS Tag 2013 Michaela Krahwinkel 12.03.2013 Zur Beurteilung der Anbieter ist ein Bewertungsverfahren notwendig ● Das Bewertungsverfahren − wird vor der Ausschreibung festgelegt − berücksichtigt KO-Kriterien und Bewertungsmaßstäbe − (nicht erfüllt; ansatzweise; weitgehend; voll erfüllt) und erfolgt systematisch und ist dokumentiert ● Die Bewertung erfolgt in zwei Phasen Bewertungsmodell Phase 1 Leistung/Qualität Phase 2 60% Leistung/Qualität 15% Recht/Organisation/ Infrastruktur 20% Recht/Organisation/ Infrastruktur 15% Preis 10% Preis 50% Risiko 10% Risiko 20% GIPS Tag 2013 Michaela Krahwinkel 12.03.2013 Phase 2: Due Diligence 6. Anbieter- und Referenzkundenbesuche Bereitstellen 1. Vertragsentwürfe gem. RfP und Verhandlung Prozess/SchnittstellenWorkshops 2. Due Diligence 5. Proof of Concept: Analysen Dokumentensichtung 4. Workshop LizenzThematik 3. GIPS Tag 2013 Michaela Krahwinkel 12.03.2013 Ein Ausschreibungsvorgehen mit Vertragsverhandlungen ist aufwändig, hat sich aber inhaltlich bewährt Das Vertragsteam besteht aus Verhandlungsführer und Mitarbeitern der beteiligten Fachabteilungen* ● Rahmenvertrag ● Projektvertrag ● Leistungsschein, − inkl. Preisverhandlung und − bei Personalübergang ein Betriebsüberleitungsvertrag Das Ergebnis der Verhandlungen sind unterschriftsreife Verträge * Performance-Analyse, Personal, Recht und Finanzcontrolling 1 Motivation 2 Verfahrensbeschreibung Outsourcing 3 Fazit GIPS Tag 2013 Michaela Krahwinkel 12.03.2013 Fazit: ● Die Untersuchung ist für Unternehmen und Sourcingpartner kostenintensiv und muss daher sehr gut geplant und bewertet werden ● Die Untersuchung verunsichert Mitarbeiter - ein Kommunikationskonzept ist erforderlich ● Eine Entscheidung wird auf Basis des Business Case getroffen, sie ist unternehmensindividuell ● Union Investment hat durch die Untersuchung folgende Erkenntnisse: − Die individuelle, sehr spezialisierte Leistung ist am Markt verfügbar − Es gibt Spezial- und Universalanbieter für die In-scope-Prozesse − Die eigene Leistung konnte mit der Leistung der Anbieter verglichen werden, dies gilt auch für den Preis
