Outsourcing der Performance- Analyse: Untersuchung aus Sicht

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GIPS Tag 2013
Outsourcing der PerformanceAnalyse: Untersuchung aus Sicht
einer KAG
Michaela Krahwinkel
Frankfurt am Main
12. März 2013
Copyright: Computerwoche
Übersicht
1
Motivation
2 Verfahrensbeschreibung Outsourcing
3
Fazit
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6
18
1
Motivation
2 Verfahrensbeschreibung Outsourcing
3 Fazit
GIPS Tag 2013
Michaela Krahwinkel 12.03.2013
Wie bleiben wir für Anleger und Gesellschafter
profitabel?
● Bestmögliche Preis- und
Leistungskombination
● bei gleichzeitiger Erfüllung
der notwendigen Leistungsund Qualitätsanforderung
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Michaela Krahwinkel 12.03.2013
Welche Möglichkeiten gibt es, um dem Kosten- und
Veränderungsdruck standzuhalten?
● Eigenbetrieb optimieren
Kosten
● Managed Services auf Basis von Service
Level Agreements, die Leistungsbreite
und –tiefe steuern
● Shared Services, Konsolidierung und
Zentralisierung von Dienstleistungsprozessen
innerhalb des Unternehmens
● Outsourcing an externen Dienstleister
?
Gewinn
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Motivation
2 Verfahrensbeschreibung Outsourcing
3 Fazit
GIPS Tag 2013
Vor dem potentiellen Outsourcing sind
übergeordnete Fragen zu beantworten
Michaela Krahwinkel 12.03.2013
● Gibt es Implikationen durch Outsourcing auf die
− Rolle der Performance-Analyse
− strategische Positionierung des Unternehmens
− Wettbewerbsfähigkeit und Zukunftssicherung
− vor- und nachgelagerten Wertschöpfungsstufen
● Welche Chancen oder Risiken entstehen
− bei Unterlassen
− bei Rückführung
− durch die Delegation von Prozessen an Externe
● Was ist Best Practice am Markt
● Wie passt ein möglicher Sourcingpartner zum Unternehmen
− strategisch
− durch sein Geschäftsmodell
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Michaela Krahwinkel 12.03.2013
Outsourcing hat Vor- und Nachteile
Vorteile
Nachteile
 Verlust an Unabhängigkeit,
Abhängigkeit von Dritten
 Kostenreduktion
 Vertragsbindung
− anforderungsabhängige
versus
 Gefahr der Lieferverzögerung
− fixe Kosten
 Datenschutzprobleme
 Verlust Know How
 Verminderte Flexibilität und
Individualität hinsichtlich
− Inhalt und
− zeitlicher Verfügbarkeit
 Koordinationskosten für Überwachung und Anforderungsmanagement
 Qualitätssteigerung
Outsourcing
 Fokussierung auf
Kernkompetenzen
 Geringere Innovationskosten
 Auslagerung von
Produktionsrisiken
 Wegfall von Soft- und
Hardware
 Transparenz der IT-Kosten
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Michaela Krahwinkel 12.03.2013
Der Ausschreibungsumfang wird unternehmensindividuell festgelegt
Beispiel
in scope
 Performance-Messung
out of scope
 Fixed Income
Attributionsanalyse
 Controlling
− Portfolioanalyse
− Kommentierung und
− Kommunikation der
Ergebnisse
 GIPS Composites
 GIPS Struktur, Regelwerk
 Return-Attributionsanalyse
 Peergroupanalyse
 Steuerung Outsourcer
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Michaela Krahwinkel 12.03.2013
Straffe und verbindliche Zeitplanung ist unabdingbar
Beispiel
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Michaela Krahwinkel 12.03.2013
Nach Festlegung des Ausschreibungsumfangs
wird der Ausschreibungsprozess festgelegt
Marktanalyse
Short-List
Due Diligence*
Teilnehmer
Teilnehmer
1.Phase
Qualität entscheidend
Long-List
Versand RfP
2. Phase
Preis entscheidend
Entscheidung
Weiterverfolgung
Outsourcing ja/nein
1
* Überprüfung aller Annahmen und Voraussetzungen und Identifikation aller relevanten Risiken
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Phase 1
Denkbares Szenario
Marktanalyse
Request for
Proposal
 Rahmenbedingungen
festlegen
 Leistungsbeschreibung
nach
 Ausschreibungsumfang
− Themen
 Marktanalyse
 Anbieterauswahl
− Haupt- und
UnterKategorien
Bewertungsverfahren
Businesscase
Workshops
 Struktur
erstellen
 Erhebung
IST-Kosten
 Angebotspräsentation
 Inhalte RfP
übernehmen
 Vergleich mit
Angeboten
der Anbieter
 Detailfragen
 Gewichte
festlegen
 Bewertungsmaßstäbe
definieren
 Bewertung
Angebote
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Michaela Krahwinkel 12.03.2013
Marktanalyse - Kriterien zur Anbieterauswahl
Unternehmen
 Strategie
(Hauptsitz, Gesellschafterstruktur,
Strategie in
Deutschland,
Kernkompetenz,
Zielkonflikte)
 Positionierung
(Kunden, Marktabdeckung, Arten
Zusammenarbeit)
 Finanzen
(Stabilität,
Ertragsquellen)
Leistung
 Leistungsbreite
(Performanceanalyse, GIPS,
Risikoanalyse,
Reporting)
 Leistungstiefe
(Methoden-Vielfalt
und -flexibilität,
Innovationskraft,
Individualisierung)
Infrastruktur
 Service
(Ansprechpartner,
Lieferzeiten, Ort der
Leistungserstellung,
Sprache,
Internationalität)
 Mitarbeiter
(MA-Kapazitäten,
-Kontinuität, -Knowhow, kultureller Fit)
 Prozesse (Systeme,
Datenquellen,
Prozesse, Qualitätssicherung, Schnittstellenmanagement,
Einflussmöglichkeit,
Individualisierung,
Geheimhaltung)
Kosten
 Kosten
(für Standard, für
Individualisierung,
Preisstabilität)
 Implementierung
(Kosten
Gesellschaft,
Projektdauer,
Ressourcenintensität)
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Request for Proposal: Leistungsbeschreibung
am Beispiel Returnattribution Aktien und Renten
Verantwortlichkeiten von Auftraggeber und Sourcingpartner
Steuerung
Aufträge
 Bedarfserhebung
 Auftragserteilung
 Auswahl
Analysemodell
 Pflege
Auftragsdatenbank
Datenmanagement,
-akquisition
 Lieferung
Fondsdaten
 Datenimport
Auftraggeber
Sourcingpartner
 Datenkontrolle
Produktion /
Kalkulation
 Parametrisierung
Analysen
Reporting /
Distribution
 Standard
Reporting
 Ergebnis
 Optional:
 Kalkulation
SchnittLieferung
der
stelle
 DatenMarktdaten
Analysen
konsistenz
 Sonder Erläutereporting
 Korrekrung
turen
 Ad-HocAnalysen
Reporting
 Change
Requests


Datenkontrolle /
Kohärenzchecks
 Distribution
Portfolioanalyse
 Portfolioanalyse
 Kommentierung
 Kommunikation
 Individuelle
Auswertungen
 Steuerung
Outsourcer
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Michaela Krahwinkel 12.03.2013
Zur Beurteilung der Anbieter ist ein Bewertungsverfahren
notwendig
● Das Bewertungsverfahren
− wird vor der Ausschreibung festgelegt
− berücksichtigt KO-Kriterien und Bewertungsmaßstäbe
−
(nicht erfüllt; ansatzweise; weitgehend; voll erfüllt) und
erfolgt systematisch und ist dokumentiert
● Die Bewertung erfolgt in zwei Phasen
Bewertungsmodell
Phase 1
 Leistung/Qualität
Phase 2
60%
 Leistung/Qualität
15%
 Recht/Organisation/
Infrastruktur
20%
 Recht/Organisation/
Infrastruktur
15%
 Preis
10%
 Preis
50%
 Risiko
10%
 Risiko
20%
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Michaela Krahwinkel 12.03.2013
Phase 2: Due Diligence
6.
Anbieter- und
Referenzkundenbesuche
Bereitstellen
1. Vertragsentwürfe gem.
RfP und Verhandlung
Prozess/SchnittstellenWorkshops
2.
Due Diligence
5.
Proof of Concept:
Analysen
Dokumentensichtung
4.
Workshop LizenzThematik
3.
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Michaela Krahwinkel 12.03.2013
Ein Ausschreibungsvorgehen mit Vertragsverhandlungen
ist aufwändig, hat sich aber inhaltlich bewährt
Das Vertragsteam besteht aus Verhandlungsführer und Mitarbeitern der
beteiligten Fachabteilungen*
● Rahmenvertrag
● Projektvertrag
● Leistungsschein,
− inkl. Preisverhandlung und
− bei Personalübergang ein
Betriebsüberleitungsvertrag
Das Ergebnis der Verhandlungen sind unterschriftsreife Verträge
* Performance-Analyse, Personal, Recht und Finanzcontrolling
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3 Fazit
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Michaela Krahwinkel 12.03.2013
Fazit:
● Die Untersuchung ist für Unternehmen und Sourcingpartner kostenintensiv
und muss daher sehr gut geplant und bewertet werden
● Die Untersuchung verunsichert Mitarbeiter - ein Kommunikationskonzept ist
erforderlich
● Eine Entscheidung wird auf Basis des Business Case getroffen, sie ist
unternehmensindividuell
● Union Investment hat durch die Untersuchung folgende Erkenntnisse:
− Die individuelle, sehr spezialisierte Leistung ist am Markt verfügbar
− Es gibt Spezial- und Universalanbieter für die In-scope-Prozesse
− Die eigene Leistung konnte mit der Leistung der Anbieter verglichen
werden, dies gilt auch für den Preis
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