Wer hat welche Aufgaben und wer trägt die
Werbung
Praxisorganisation pyr 381 Co ig N Juli–August 2012 • 7–8 Q ui by N ht ot for Pu bli cat ion te ss e n c e ot n fo r Wer hat welche Aufgaben und wer trägt die Verantwortung? Heike Rubehn Die befreundeten Zahnärztinnen Agathe Groß und Vera Klein können heute bei wunderbarem Sommerwetter auf der Terrasse ihres Lieblingsitalieners den Tag ausklingen lassen. Ein kleiner Prosecco steht vor jeder und sie blättern zufrieden in der Speisekarte. „Wie war dein Arbeitstag“, fragt Vera Klein ihre Freundin. Also, der Tag begann damit, dass meine wichtigste Behandlungsassistenz anrief und mitteilte, dass sie die ganze Woche krankgeschrieben ist. Ich bekam leichte Panik, da eine große OP und eine Präparation auf dem Tageszettel standen. Meine Praxismanagerin bat uns alle für eine kurze Besprechung an die Rezeption. Wir sahen gemeinsam den Tagesplan durch. Ich wurde gefragt, was mir bei den Behandlungen heute besonders wichtig ist und worauf geachtet werden muss. Meine Aussagen notierte sie neben den Namen der jeweiligen Patienten. Sie hatte schon in den Stellenbeschreibungen der Mitarbeiter nachgesehen, wer die Vertretung der kranken Kollegin übernimmt. Auf dem Verantwortungsplan war ersichtlich, ob eine große Aufgabe in dieser Woche anliegt, die dringend erledigt werden muss. Dabei fiel auf, dass diese Woche die Materialbestellung durchgeführt werden muss. Quintessenz Team-Journal 42 (2012) 381–384 Abb. 1 Verantwortlichkeiten und die Aufgabenverteilung können von vornherein festgelegt werden. (© Thomas Siepmann / PIXELIO) Da wir auf dem Verantwortungsplan und auch in der Stellenbeschreibung eine Vertretung für die kranke Mitarbeiterin aufgeführt haben, kann diese Aufgabe nun reibungslos übernommen werden. Die Behandlungen und Abläufe liefen hervorragend. Mir ist heute bewusst geworden, dass mein Team auch in schwierigen Situationen wirklich zusammenhält und ich mich auf alle verlassen kann. Vorhin habe ich alle noch mal in mein Büro gebeten und mich dafür bedankt, dass der Tag so wunderbar gelaufen ist – trotz der Mehrarbeit für jede Einzelne von ihnen. „Das hört sich gut an“, sagt Vera Klein. „Auch ich denke, dass ich mich auch auf mein Team verlassen kann. Nur wenn bei mir mal eine Mitarbeiterin wegen Krankheit ausfällt, ist nicht immer so ganz klar, wer sie denn nun vertritt. Jede Mitarbeiterin übernimmt so nach Gefühl die Aufgaben der kranken Kollegin. Für die Vertretung einer Behandlungsassistenz funktioniert das so einigermaßen, doch wenn meine Verwaltungskraft ausfällt, bleibt deren Arbeit liegen.“ „Ja genau, das ist das Problem“, entgegnet Agathe Groß. „Ich bin Praxisorganisation Q ui by N ht Juli–August 2012 rig • 7–8 py No Co t fo rP ub lica ti te Vorschlag,on „Ja, das ist ein guter ss e n c e …und mich gefragt, ob ich evtl. zusätzlichen Wünsche habe: Persönliche Einstellung (Anforderungen), Dann hat sie mich noch gefragt, welche Anlagen ich den Stellen­ beschreibungen anfügen möch­ te: Verantwortungspläne, Arbeitszeiten, Praxisregeln, Spielregeln. Wir haben zusätzlich einen Verantwortungsplan entwickelt, der im Mitarbeiterraum für alle einsehbar am „Schwarzen Brett“ aushängt. Auf dem stehen die durchzuführenden Hauptaufgaben, welche Mitarbeiterin wofür zuständig ist und ihre Vertretung“ (Tab. 1). „Ich bin begeistert. Was für eine Super-Organisation“, lobt Vera ihre Freundin Agathe. „Durch die eindeutige Zuordnung der Hauptaufgaben kann nichts vergessen werden. Das würde ich gerne auch in meiner Praxis einführen. Da muss man sich mal die Zeit dafür nehmen. Da fällt mir noch ein, dass einige Aufgaben terminiert durchgeführt werden müssen. Vielleicht kann dafür eine zusätzliche Liste angefertigt werden. Sozusagen als Anlage zum Verantwortungsplan“ (Tab. 2). fo r Die sogenannten „Basics“ Name der Stelleninhaberin, Erforderliche Qualifikation, Einordnung (Unterstellung/ weisungsberechtigt), Vertretung (Stellvertretung ist/ ist Vertretung für), Ziel der Stelle, Hauptaufgaben, Sonstige Aufgaben, Befugnisse, Anforderungen Einzelaufträge oder Sonderaufgaben, Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, Informationspflichten gegenüber Stelleninhabern/Praxisleitung, Mitarbeit in bestimmten Gremien, Personalverantwortung/Auszubildende, Aufgaben im Qualitätsmanagement. n nicht der Meinung, dass alle im Team auch überall einsetzbar sein müssen, doch jede Mitarbeiterin sollte von einer dafür bestimmten Kollegin so gut wie möglich vertreten werden können. Wird dies frühzeitig in die Wege geleitet, entsteht im Notfall keine Unruhe. Alle anfallenden Arbeiten werden ohne neue Anweisungen trotzdem erledigt, und es bleibt möglichst wenig Arbeit liegen. In der heutigen Zeit kann nicht jeder alles können, die Zahnmedizin hat sich weiterentwickelt und durch die vielen Spezialisierungen wird sehr viel von jeder einzelnen Mitarbeiterin verlangt. Jede soll zudem auf ihrem Gebiet optimal fortgebildet und einsatzfähig sein. Meine Praxismanagerin hat daher bei uns vor einiger Zeit Stellenbeschreibungen eingeführt. Auf der kann jede Mitarbeiterin sehen, was ihre Aufgaben sind, wer sie vertritt und wen sie vertritt. Sie hat mir vorab aufgezeigt, was in eine Stellenbeschreibung sinnvollerweise aufgenommen werden müsste. ot 382 das werde ich mit meinen Mitarbeiterinnen besprechen und für uns weiterentwickeln. Ich gebe dir mal eine fertige Stellenbeschreibung zur Ansicht, wenn du magst“, bietet Agathe Ihrer Freundin Vera an. „Prima“, bedankt sich diese, „dann habe ich mal wieder eben schnell vor dem Abendessen eine innovative Idee von dir für meine Praxis erhalten“. Mit der Freude über Ihren guten Mitarbeitereinsatz auf der einen Seite und der Vorfreude über die neue Mitarbeitereinsatzgestaltung auf der anderen Seite bestellen beide nun das Essen. Sicherlich sind solche Pläne und Stellenbeschreibungen in kleineren Praxen nicht unbedingt nötig, da sich die Aufgabenverteilung von allein ergibt. In größeren Praxen können sie allerdings eine wertvolle Orientierungshilfe sein. Sie geben nicht nur den Mitarbeitern eine klare Struktur, auch die Praxisleitung hat dadurch einen genauen Überblick über die Einsatzbereiche der Mitarbeiter. Für die Neueinführung von Stellenbeschreibungen in einer Praxis sollten alle Mitarbeiterinnen ca. zwei Wochen lang alle die von ihnen durchgeführten Aufgaben stichwortartig notieren. Dabei fällt manchmal auf, dass einige Mitarbeiterinnen sehr viele Aufgaben haben und andere eher wenig. Durch die Stellenbeschreibungen kann dann ein Ausgleich geschaffen werden. Während der Erstellung wird vielleicht leichte Unruhe im Team entstehen, doch die späteren Vorteile gleichen das wieder aus. Die Mitarbeiterinnen fühlen sich im Ergebnis wertgeschätzt und Quintessenz Team-Journal 42 (2012) 381–384 Praxisorganisation pyr 383 Co ig N Juli–August 2012 • 7–8 n Tab. 1 Beispiel eines Verantwortungsplanes für die Praxis. fo r Verantwortungsplan gültig ab: Aufgabe in der Praxis Verantwortliche(r) Name Stellvertreter (in) Name Bemerkung Rezeption/Terminvergabe Verwaltung/Abrechnung Postbearbeitung Patientenberatung Sprechzimmer 1 Sprechzimmer 2 Sprechzimmer 3 Recall Röntgenkontrollbuch/ Konstanzprüfungen Hygienebeauftragte Materialwesen Geräteverwaltung Dekorationsbeauftragte etc. Tab. 2 Beispiel Terminierungsplan als Anlage zum Veranwortungsplan. Aufgabe Wann Material bestellen In der Mitte des Monats Bohrerbestand überprüfen Am Anfang der Woche Kartons wegbringen Jeden Freitag Recall durchführen Am Beginn des Monats Konstanzaufnahmen Pausenraum säubern Röntgenraum reinigen Röntgenlösung wechseln Mitarbeiterbelehrungen etc. Quintessenz Team-Journal 42 (2012) 381–384 Wer/Vertretung ot Q ui by N ht ot for Pu bli cat ion te ss e n c e Praxisorganisation Q ui by N ht Juli–August 2012 rig • 7–8 py No Co t fo rP ub lica tio n te ss e n c e fo r Bemerkung: Die Handlung und die handelnden Personen dieses Artikels sind frei erfunden. Jede Ähnlichkeit mit Personen oder Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens ist nicht beabsichtigt und wäre rein zufällig. n haben Klarheit über ihre Aufgaben. Missverständnisse werden vermieden, Aussagen wie „Ich dachte, das macht die Kollegin“ wird es nicht mehr geben. Stellenbeschreibungen sind sehr hilfreich, wenn eine neue Mitarbeiterin eingestellt werden muss. Sie können als Grundlage für die Anzeigengestaltung dienen, für das Führen der Vorstellungsgespräche und für die spätere Einarbeitung. Auch bei der Erstellung von Zeugnissen und für eine Mitarbeiterbeurteilung sind die Grunddaten aus den Stellenbeschreibungen nützlich. ot 384 Ein Muster einer Stellenbeschreibung kann gerne kostenfrei bei mir angefordert werden. QJ Autorin Korrespondenzadresse Heike Rubehn (ZMF, ZMV, QB/TÜV) Unterstützt mehrere Zahnarztpraxen als freie Mitarbeiterin in den Bereichen der Abrechnungsgestaltung, der Praxisverwaltung und des Qualitätsmanagements. Sie verfügt über langjährige Seminarerfahrung in diesen Bereichen. Heike Rubehn Haderslebener Str. 16 25335 Elmshorn Tel.:04121/898942 Mobil:01713413555 www.heike-rubehn.de [email protected] Quintessenz Team-Journal 42 (2012) 381–384