Lessons learned aufbauen und nutzbar machen

9. ZfU-Projektmanagement Summit 2013:
Next Generation Project Management
Round Table:
Nach dem Projekt ist vor dem Projekt
Lessons learned aufbauen und nutzbar machen
Thomas Schmitt
Partner HLP entwicklungspartner, [email protected]
Ralf Plitzkat
Leiter Qualitätsmanagement, DB ProjektBau GmbH, Berlin, [email protected]
HLP entwicklungspartner GbR . Voltastraße 31 . D-60486 Frankfurt . [email protected]
Telefon: 0049(69)43 00 820-00 . Telefax: 0049(69)43 00 820-10 . www.hlp-entwicklungspartner.de
ZfU PM Summit
Lessons learned
Lessons Learned und Projektmanagement
Zur Situation
 Valides Versprechen – dennoch LL kaum genutzt
 Weniger Kosten
 Weniger Aufwand
 Weniger Überraschungen
 Stabilere Prognosen
 Intensivere Teamarbeit
 Bessere Zielerreichung
 Typisches Vorgehen: Modell schnell erfasst  direkter Umsetzungsversuch  Komplexer als
angenommen  diffuse Effekte  LL ad acta
 Stimmen der Kunden:
 „Selten, dass LL in Unternehmen/Projekten gelebt wird!“
 „Gut, aber keine Zeit“
 „Wir haben das nicht gelernt“
 „Wir tun uns mit Ingenieur-Themen leichter“
 …
 Gewisse Revitalisierung von LL
 Kostendruck zwingt zur besseren Nutzung der eigenen Ressourcen
 Agile PM-Methoden
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ZfU PM Summit
Lessons learned
Woran liegt es, dass Lessons Learned in Projekten so mühsam ist?
 Die Umsetzung des LL-Ansatzes wird unterschätzt:
 Idee und mögliches Vorgehen sind zunächst recht naheliegend
 Für die Anwendung bedarf es spezifischer Kompetenzen (die ggf. aufzubauen sind)
Organisationale Kompetenzen
Individuelle Kompetenzen
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Management: Wertschätzung für LL und Anreize
(Abkehr von Einzelincentives)
Arbeitsweise: Selbstverständnis für Einsatz von LL
Kommunikationskultur: Vertrautheit in der
Ansprache der „Metaebene“
Prozesse: LL in Leistungs-, PM-Prozessen
LL - Kompetenz Center / LL-Coaches: Methodischeund Moderationskompetenzen und
Weiterentwicklung
…
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
Reflektionsfähigkeit
Kommunikationsfähigkeit
Fähigkeit zur Auseinandersetzung,
Kritikfähigkeit
Fähigkeit, die „Metaebene“ anzusprechen
Fähigkeit zur Nutzung der Erkenntnisse,
Fähigkeit von anderen etwas an- und
aufzunehmen
Fähigkeit in und mit Teams den Erfolg zu suchen
…
 Wenn diese Fähigkeiten wenig ausgeprägt sind, ist der Einsatz von LL kein Selbstläufer
 Für den Aufbau von LL-Expertise wird erhebliche Anschubleistung und Change-Mgmt benötigt
 Die erforderlichen Fähigkeiten können auch wieder verlernt werden …
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ZfU PM Summit
Lessons learned
Anregungen für LL-Praxis /1
 LL nutzen und verfügbar machen über die Dauer des Projektes
Projektteam
Projekt
Lessons
Learnt von
früheren
Projekten
LL-Sessions
LL-Sessions
Dringende
Anfragen
Schnelle
Antworten
Lessons
Learnt für
spätere
Projekte
Knowledge Community der PL/des PM
 Kein Start des Projektes
bzw. einer Phase ohne
die LL / Erfahrungen
anderer Projekte
einbezogen zu haben
 Am Ende jeder Phase:
LL-Session
 LL-Community aufbauen
Leitung
Engineer.
Betrieb
FI/Contr.
Projekt
Projekt
Projekt
Projekt
Projektteam
Pool LL-Coaches/
LL-Master
LL-Coaches/LL-Master
 Moderieren LL-Workshops
 Bauen Knowledge Community
mit LL auf
 Sorgen für Austausch zwischen
Projekt und Knowledge
Community
 Sind Mitglieder des
Projektteams
 Sind der Ltg des Org-Bereichs
zugeordnet
 Vernetzt mit PE/OE
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ZfU PM Summit
Lessons learned
Anregungen für LL-Praxis /2
 Mögliches Beobachtungsradar
• Themenfelder vorher
erruieren und
verdichten
• TN bewerten und
geben Beispiele
 Nicht nur kritische Bewertungen vertiefen
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

Was haben wir gut gemacht, was wir vergessen hätten,
wenn wir nicht darüber gesprochen hätten?
Was haben wir gelernt?
Was sollten wir beim nächsten Mal anders machen?
Was beschäftigt uns noch?
Blick nur auf die Verbesserung
blockiert die Erkenntnis, was
bereits gut gemeistert wurde
 Tip: Vielfältige methodische Anregungen für LL-Formate (Retrospektiven bei Scrum):
www. plans-for-retrospectives.com
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ZfU PM Summit
Lessons learned
Erfolgsfaktoren für LL
 Bewusstsein und Verständigung darüber, dass Aufbau LL-Kultur im Unternehmen ein längerer
(Transformations-) Prozess ist Management Commitment
 LL-Aufbau ist kein Selbstläufer  Für kontinuierlichen Anschub sorgen (extern oder intern)
 Investment in LL-Coaches
 Mit sichtbaren Piloten / Projekten starten  Gesamtprojekt für LL-Aufbau
 Für schnellen Rückfluss der LL in die Projekte sorgen  technische Unterstützung sinnvoll
(Wikis …)
 LL ernst nehmen  Management muss sich auch für die Lösung grundsätzlicher Themen
einsetzen
 Auftraggeber und Projektleiter als Promotoren
 …
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ZfU PM Summit
Lessons learned
und überhaupt …
Wahnsinn ist, immer wieder das Gleiche zu tun und
andere Ergebnisse zu erwarten.
Albert Einstein
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