Handbuch MELBA 2.2

SOFTWAREHANDBUCH MELBA
Einführung und Installation
1
Was leistet die MELBA Software?
Allgemeine Informationen
6
8
HARD- UND SOFTWAREVORAUSSETZUNGEN _______________ 11
2.1
2.2
3
6
DIE MELBA-SOFTWARE ___________________________________ 6
1.1
1.2
2
INHALTSVERZEICHNIS
Allgemeine Voraussetzungen
Wichtige Hinweise vor der Installation
11
12
INSTALLATION DER MELBA-SOFTWARE ____________________ 13
MELBA nutzen
14
4
ARBEITSSCHRITTE IM ÜBERBLICK _________________________ 14
5
PROGRAMM STARTEN ___________________________________ 15
6
ERHEBUNGSBOGEN ERSTELLEN __________________________ 15
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
6.9
Erhebungsbogen ‘Fähigkeiten’ und ‘Anforderungen’
Erhebungsbogen ‘Neu anlegen’
Erhebungsbogen ‘Speichern’ und/oder ‘Buchen’
Erhebungsbogen ‘Öffnen’
Erhebungsbogen ‘Verarbeiten zu’
Bestandteile des Erhebungsbogens
Hilfen zur Bearbeitung (Einschätzungshilfen)
Bogenanhänge des Erhebungsbogens
Spaltenköpfe ergänzen
15
15
18
19
19
20
20
21
23
1
INHALTSVERZEICHNIS
7
PROFILBOGEN ERSTELLEN ______________________________ 24
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
7.7
7.8
8
24
24
24
25
26
26
27
27
Profilvergleich
Profilvergleich erstellen
Einbeziehung von SL-Bögen in den ‘Vergleich’
Profilverlauf
Profilverlauf erstellen
Einbeziehung von SL-Bögen in den ‘Verlauf’
Die Bogenanhänge der Funktionen ‘Vergleich’ und ‘Verlauf’
28
29
32
33
33
34
35
BOGEN VERWALTEN ____________________________________ 36
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
9.7
9.8
2
Profilbogen ‘Fähigkeiten’ und ‘Anforderungen’
Profilbogen ‘Neu anlegen’
Profilbogen ‘Speichern’ und/oder ‘Buchen’
Profilbogen ‘Verarbeiten zu’
Profilbogen ‘Öffnen’
Bestandteile des Profilbogens
Hilfen zur Bearbeitung (Einschätzungshilfen)
Bogenanhänge des Profilbogens
VERARBEITUNG DER PROFILE ____________________________ 28
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
8.6
8.7
9
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
Bogen ‘Öffnen’
Bogen ‘Suchen’
Bögen ‘Sortieren’ und ‘Filtern’
Bogen ‘Drucken’
Bogen 'Löschen'
Bogen ‘Anonymisieren’
Bogen für Zweitbearbeiter freigeben
Anpassen der Ansicht von MELBA
36
37
38
41
43
43
43
44
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
INHALTSVERZEICHNIS
10 DATENAUSTAUSCH _____________________________________ 46
10.1 Bogen und Anhänge im Grafikformat
10.2 Export und Import innerhalb von MELBA-Anwendungen
10.3 Export in andere Anwendungen
MELBA-Administrator
46
46
48
49
11 EINRICHTEN VON BEARBEITERN UND GRUPPEN ____________ 49
11.1
11.2
11.3
11.4
11.5
Benutzer anlegen
Benutzer löschen
Benutzergruppe einrichten
Benutzergruppe löschen
Lizenzen
49
51
51
52
52
12 EINSTELLUNGEN ________________________________________ 53
12.1
12.2
12.3
12.4
Kriterien einrichten
Tätigkeitsbereiche anlegen
Stammdatenblatt verändern
Spaltenkopf-Spezifikation für Erhebungsbögen festlegen
53
55
55
57
13 DATENBANKEN _________________________________________ 58
13.1 Datenbank aktualisieren
13.2 Datenbank sichern
13.3 Datenbank wiederherstellen
58
58
59
3
INHALTSVERZEICHNIS
Weitere Informationen
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
60
14 MODULE _______________________________________________ 60
14.1 MELBA SL
14.2 MELBA in verschiedenen Sprachen
14.3 Interface für Datenaustausch
60
60
60
15 MENÜPUNKTE IM ÜBERBLICK _____________________________ 62
15.1 Hauptmenüzeile
15.2 Standard-Symbolleiste
62
66
16 MENÜPUNKTE DES ADMINISTRATOR-TOOLS________________ 67
17 TASTENKOMBINATIONEN ________________________________ 68
17.1 Menüspezifische Tastenkombinationen
17.2 Allgemeine Tastenkombinationen
68
69
18 GLOSSAR ______________________________________________ 70
19 INFORMATION __________________________________________ 73
19.1 Autoren
19.2 Support
4
73
73
5
EINFÜHRUNG UND INSTALLATION
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
EINFÜHRUNG UND INSTALLATION
1 DIE MELBA-SOFTWARE
Die Software MELBA unterstützt das Dokumentations- und Profilvergleichsverfahren MELBA. Die aktuelle Version wurde der 6. neu
überarbeiteten Auflage der Papierversion angeglichen.
Kenntnisse des MELBAVerfahrens sind Voraussetzung zur Nutzung der
Software
Grundkenntnisse des MELBA-Verfahrens ab der Version 1997 sind
zum Verständnis des Handbuchs und zur Nutzung der Software zwingend erforderlich. Die Schulung im MELBA-Verfahren, z.B. durch ein
MELBA-Einführungsseminar, wird empfohlen.
Zur Anwendung der Software bieten wir darüber hinaus Softwareschulungen an. Weiterführende Informationen finden Sie unter
www.miro-gmbh.de.
1.1
WAS LEISTET DIE MELBA SOFTWARE?
Mehrplatzversion
Einzelplatzversion
Mit Hilfe der Software MELBA können mehrere Anwender, z.B. im
Rahmen eines lokalen Netzwerkes (LAN), Personen- und Arbeitsplatzdaten in einer standardisierten Form dokumentieren und die
Daten computergestützt miteinander vergleichen. Das Programm ist
natürlich auch als Einzelplatzversion erhältlich.
zusätzliche Informationen zu
den Profilen dokumentierbar
Über Profildaten und Bemerkungen hinaus können weitere personenbzw. arbeitsplatzbezogene Daten in Stammdatenblättern erfasst und
verwaltet werden.
individuelles Ablagesystem
Über das Administrator-Tool können eigene Ordnungskriterien für die
Ablage der Formularbögen definiert werden.
6
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
EINFÜHRUNG UND INSTALLATION
Die Software von MELBA erlaubt den Import von Daten aus älteren
Versionen der MELBA-Software. Auch der Export bestimmter
MELBA-Daten in andere Anwendungsprogramme (z.B. Excel) ist
möglich. Die ausgegebenen Daten können in alle Anwendungen eingelesen werden, die das csv-Format importieren können.
Import /Exportfunktion
Es können optional Erhebungs- und Dokumentationsbögen angelegt
werden, die dann mit den zugehörigen Profilen verknüpft sind und
auch gleichzeitig zu den verknüpften Profilen in verschiedenen Fenstern angezeigt werden können.
Erhebungsbögen optional
verwendbar
Es gibt die Möglichkeit, Profile sowie sämtliche andere Formularbögen als Grafik in andere Anwendungsprogramme zu kopieren.
Formularbögen als Grafik
exportierbar
Die MELBA-Software verfügt über mehrere Datenschutz-Funktionen.
Sie verschlüsselt automatisch alle Informationen, die für die Identifikation von Datensätzen (Personen und Tätigkeiten) notwendig sind. Sie
hält ein Berechtigungssystem vor, das den Zugang zu den Daten reguliert. Die Zugangsregeln unterstützen eine klare Zuständigkeit eines
verantwortlichen Bearbeiters. Zur Sicherstellung des Datenschutzes
ist es unabdingbar, die gesetzlichen Bestimmungen im Rahmen eines
Gesamtkonzeptes zu beachten.
Datenschutz
Berechtigungssystem
Anonymisierung
Eingegebene Profile können zu verschiedenen Arten von Vergleichen
herangezogen werden. Ebenso ist die Dokumentation von Entwicklungen durch die Darstellung von Verläufen über mehrere Zeitpunkte
(max. 3) möglich.
Erstellung von Vergleichen
und Verläufen
Mit Hilfe der Software ist nicht nur eine Dokumentation des aktuellen
Zustandes (‘Ist-Profil’) möglich, sondern auch die Erstellung von
fiktiven/erwünschten Profilen, z.B. als Ergebnis von Personalentwicklungsmaßnahmen. ‘Plan-Profile’ können für Fähigkeits- wie auch für
Anforderungsprofile erstellt werden.
‘Ist-’ und ‘Plan-Profile’
Neben dem deutschen Sprachmodul sind für die Software MELBA
weitere Sprachen erhältlich; welche Sprachen aktuell zu beziehen
sind, entnehmen Sie bitte der Homepage (www.miro-gmbh.de).
Zusatzmodule:
weitere Sprachen
7
EINFÜHRUNG UND INSTALLATION
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
Melba SL
l
Die Software kann um die Zusatzmodule MELBA SL Anforderungen
und MELBA SL Fähigkeiten ergänzt werden. Vergleiche und Verlaufsdarstellungen zwischen Profilen aus MELBA Standard und
MELBA SL sind möglich.
Interface-Modul
Um die Verknüpfung der MELBA-Software mit elektronischen
Klientenverwaltungsprogrammen zu ermöglichen, bieten wir ein spezielles Interface-Modul an.
1.2
ALLGEMEINE INFORMATIONEN
Die MELBA-Software beinhaltet verschiedene Programmteile:
die Datenbank, das Administrator-Tool und die MELBA-Anwendung.
Software-Lizenzen
Erweiterung der Lizenzen
über Miro GmbH
Die MELBA Software wird mit einer Lizenzdatei vertrieben. Die Anzahl
der maximal möglichen Benutzer und erworbene Zusatzmodule werden über die Lizenz freigeschaltet.
Lizenzerweiterungen erhalten Sie über:
Miro GmbH
Gießener Str. 9, 35423 Lich
Tel.: +49 (0)6404/65 06 35
[email protected]
www.miro-gmbh.de
Datenbank
Die Datenbank SQL Server von Microsoft ist Teil des Softwarepaketes und muss installiert werden. In Abhängigkeit von Ihrem Betriebssystem können Sie eine bereits vorhandene MSDE 2000 oder den
mitgelieferten SQL Server 2005 Express verwenden.
Administrator-Tool
Hier werden Datenbankinformationen verwaltet und generelle Einstellungen für die MELBA-Anwendung vorgenommen. Bevor Sie mit der
8
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
EINFÜHRUNG UND INSTALLATION
Software arbeiten können, müssen hier Benutzer, evtl. Benutzergruppen, Ordnungskriterien für die Ablage etc. angelegt werden.
MELBA-Anwendungsbereich
Die Bildschirmdarstellungen im MELBA Anwendungsbereich entsprechen der Papierversion von MELBA und bieten Ihnen umfangreiche
und komfortable Funktionen zum vielfältigen Einsatz des Dokumentationsinstrumentes. Alle eingegebenen Daten werden in der Datenbank
gespeichert.
Als Einzelplatzversion sind alle Programmteile auf einem Rechner installiert.
In der Mehrplatzversion sind Datenbank und Administrator-Tool auf
einem Rechner, dem Server, gespeichert. Die MELBA-Anwendung
befindet sich auf verschiedenen Rechnern, den sogenannten Clients.
Die Abbildungen auf der nächsten Seite verdeutlichen diese Struktur.
9
EINFÜHRUNG UND INSTALLATION
alle Programmteile werden
auf einem Rechner installiert.
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
Einzelplatzinstallation
Einzelrechner
SQL
Datenbank
bei der Mehrplatzinstallation
sind die Programmteile auf
verschiedene Rechner verteilt.
MELBA
Anwendung
Administrator
Tool
Mehrplatzinstallation
Server
SQL
Datenbank
10
Administrator
Tool
Client
ver
MELBA
Client
ver
MELBA
Client
ver
MELBA
Anwendung
Anwendung
Anwendung
Client
ver
MELBA
Client
ver
MELBA
Anwendung
Anwendung
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
EINFÜHRUNG UND INSTALLATION
2 HARD- UND SOFTWAREVORAUSSETZUNGEN
2.1
ALLGEMEINE VORAUSSETZUNGEN
Die Software MELBA setzt Ressourcen voraus, die für die Verwendung der Betriebssysteme Microsoft Windows XP bzw. Windows Vista/Windows 7 von Microsoft empfohlen werden. In allen Fällen muss
mindestens der Microsoft Internet Explorer in der Version 5.5 installiert sein. In der Praxis hat sich gezeigt, dass folgendes Umfeld sinnvoll ist und die tägliche Arbeit vereinfacht:
Systemvoraussetzungen
allgemein
CD-ROM-Laufwerk
VGA-Grafikkarte oder Karte mit höherer Auflösung (SVGA für 256
Farben empfohlen), Grafikauflösung 1024x768, High Color
PC mit Pentium Prozessor ab 333 MHz
Windows kompatibler Drucker
Einzelplatz
CPU: ≥ 333 MHz
128 MB RAM oder mehr
Betriebssystem mind. Windows XP inkl. SP 3, Windows 7
Microsoft Internet Explorer ab Version 5.5
Festplattenspeicher mind. 128 MB
Einzelplatz
Mehrplatz (Netzwerk Client)
CPU: ≥ 333 MHz
128 MB RAM oder mehr
Betriebssystem mind. Windows XP inkl. SP 3, Windows 7
Festplattenspeicher mind. 96 MB
Netzwerk Client
11
EINFÜHRUNG UND INSTALLATION
SQL-Server
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
Server
CPU: ≥ 333 MHz
128 MB RAM oder mehr
Betriebssystem Windows XP inkl. SP 3 oder Windows 7
Microsoft Internet Explorer ab Version 5.5
konfigurierter Netzverbund auf der Basis eines Microsoft NTNetzwerks oder eines Peer-to-Peer Netzes
Für eine Mehrplatzinstallation ab 30 Personen wird der Microsoft SQL
Server1 empfohlen. Die Mindestvoraussetzungen hierzu sind:
CPU: ≥ 500 MHz
RAM: mind. 256 MB
Betriebssysteme: ab Windows XP Prof. inkl. SP 3
2.2
BetriebssystemUpdates einspielen
WICHTIGE HINWEISE VOR DER INSTALLATION
Folgende Voraussetzungen müssen vor der Installation von MELBA
und des SQL Server 2005 Express erfüllt sein:
Erforderliche Betriebssysteme - Updates
Windows XP inkl. SP3
Windows Vista
Windows 7
Datenbank sichern
bzw. wiederherstellen
Um bereits vorhandene Daten in der neuen Version nutzen zu können, wählen Sie die Funktionen ‘Datenbank sichern’ bzw. ‘wiederherstellen’ im Administrator-Tool.
SQL-Server nutzen
Um die Software MELBA anzuwenden, benötigen Sie in Ihrem Netzwerk oder auf dem Einzelplatzrechner einen Microsoft SQL-Server
2005 Express. Sie ist eine kleinere Version eines SQL Servers, die für
max. 30 Personen in einem Netzwerk gedacht ist.
1
12
Genaue Angaben zu den Systemvoraussetzungen für den Microsoft SQL Server 2005 Express können bei der Microsoft Deutschland GmbH bezogen werden.
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
EINFÜHRUNG UND INSTALLATION
3 INSTALLATION DER MELBA-SOFTWARE
Die ausführliche Beschreibung der Installation erfolgt im gesonderten
Handbuch ‘Vorbereitung und Installation - Melba Software’ sowie in
den jeweiligen Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Installation, die Sie
mit der Software erhalten haben.
Diese Beschreibungen befinden sich darüber hinaus auch auf der
Installations-CD.
Dort finden Sie ebenso die Beschreibung und Anleitung für ein Upgrade auf die aktuelle Melba Software Version.
.
13
MELBA NUTZEN
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
MELBA NUTZEN
4 ARBEITSSCHRITTE IM ÜBERBLICK
Das Programm MELBA unterstützt unterschiedliche Einstiege in die
Arbeit mit MELBA.
Profile auf der Grundlage von
Erhebungsbögen erstellen
So können Sie idealerweise mit dem Erstellen eines Erhebungsbogens beginnen, ihn speichern und auf dieser Datengrundlage einen
Profilbogen mit alphabetischer Darstellung der Merkmale öffnen. Dieser Bogen kann gespeichert oder gebucht werden. Möchten Sie das
Profil in seiner Systematischen Darstellung ansehen - die Merkmale
sind den Merkmalgruppen zugeordnet - muss das Profil gebucht werden.
Vergleiche und
Verläufe durchführen
Im nächsten Schritt können Sie auf der Basis verschiedener 'Systematischer Profile' weitere Verarbeitungsschritte durchführen (Profilvergleich, Profilverlauf). Die Ergebnisse lassen sich anschließend als
Vergleichs- bzw. Verlaufsbögen ausgeben.
Erster
Arbeitsschritt
Idealer Beginn
Erhebungsbogen anlegen
Speichern

Optionaler Beginn
‘Profilbogen Alphabetisch’ anlegen
‘Profilbogen Systematisch’

Zweiter
Arbeitsschritt
14
Profilvergleich oder
Profilverlauf
Speichern
Buchen
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
MELBA NUTZEN
5 PROGRAMM STARTEN
Zunächst öffnen Sie als Benutzer das MELBA Programm und geben
Ihr Passwort ein. Wählen Sie anschließend ‘Anmelden’. Nun öffnet
sich das Programm MELBA. Das Passwort muss der Administrator im
Administrator-Tool mitsamt Ihren Benutzerrechten zuvor eingeben.
Möchte ein anderer Benutzer am selben Arbeitsplatz MELBA nutzen,
müssen Sie zuvor das Programm schließen. Danach kann sich der
andere Benutzer mit Name und dem zugehörigen Passwort
anmelden.
Benutzername und
Passwort eingeben
6 ERHEBUNGSBOGEN ERSTELLEN
6.1
ERHEBUNGSBOGEN ‘FÄHIGKEITEN’ UND
‘ANFORDERUNGEN’
Um Ihre verschiedenen Informationen für eine Profilerstellung festzuhalten und zu sortieren, ist es sinnvoll, einen Erhebungsbogen anzulegen.
Erhebungsbogen zu
Beginn erstellen ist
sinnvoll
Auf dem Bogen können Sie in den verschiedenen Spalten, die für Ergänzungen editierbar sind, Ihre Einschätzungen eintragen.
Auf dem Erhebungsbogen ist die Eingabe von Zahlen, Buchstaben
und Sonderzeichen möglich. Profilwertspannen wie z.B. ‘2-3’ oder ‘>3’
werden vom Programm angenommen (Eingabelänge max. 3 Zeichen
pro Eingabefeld in der Tabelle).
6.2
Erhebungsbögen
lassen auch die Eingabe von
Sonderzeichen zu
ERHEBUNGSBOGEN ‘NEU ANLEGEN’
Um einen Erhebungsbogen zu erstellen, wählen Sie unter dem Menüpunkt ‘Datei’ die Funktion ‘Neu anlegen’ bzw. klicken Sie auf das
Symbol in der Symbolleiste ‘Neu anlegen’. Der Assistent zur Erstel-
Datei ‘Neu anlegen’
Erhebungsbogen
Fähigkeiten/Anforderungen
15
MELBA NUTZEN
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
lung öffnet sich und führt Sie Schritt für Schritt durch die Anlage des
Erhebungsbogens.
geben Sie an, welche Art von
Bogen Sie anlegen möchten
Im Dialogfenster des Assistenten geben Sie an, welchen Bogentyp
Sie anlegen möchten. Hier entscheiden Sie zwischen einem Erhebungs- oder Profilbogen, zwischen Fähigkeiten oder Anforderungen
und - im Fall des Profilbogens - zwischen ‘IST-’ oder ‘PLAN-Profil’.
Falls Sie das Modul
MELBA SL freigeschaltet haben, können Sie
dies ebenfalls hier anwählen. Bestätigen Sie
Ihre Anlage mit ‘Weiter’.
Liste bereits angelegter
Personennamen oder
Tätigkeiten wird angezeigt
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie schon
angelegte
Personennamen oder Tätigkeiten
einsehen können. In der
Netzwerkversion sehen
Sie hier außerdem die
Personennamen
und
Tätigkeiten, die andere
Benutzer angelegt haben.
Am unteren Rand des Fensters können Sie durch das Setzen eines
Häkchens angeben, ob Sie eine neue Person oder Tätigkeit anlegen
möchten.
16
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
MELBA NUTZEN
Bestätigen Sie dies, so werden
Sie aufgefordert, die neuen
Daten einzugeben. Mit Klick auf
‘Weiter’ werden Sie auf die
nächste Seite geführt.
Hier können Sie das Aktenzeichen (optional) und die Kriterien
zur Ablage des Bogens (zwingend notwendig) eingeben. Die
Vergabe eines Kriteriums ist
ausreichend.
Das
Kriterium
‘Ablage’ ist als Standardeinstellung im Administrator-Tool
bereits angelegt.
mindestens ein
Ablagekriterium muss angegeben werden
Im letzten Feld des Anlageassistenten können Sie zusätzliche Informationen zur Person
oder Tätigkeit eingeben. Diese
erscheinen im Bogen später unter dem Anhang ‘Zusatz’. Möchten Sie in diesem Feld Absätze
einfügen, tun Sie dies bitte mit
der Tastenkombination ‘Strg +
ENTER’, da Sie sonst den Assistenten beenden.
Absätze in Bemerkungsfelder
einfügen: ‘Strg + ENTER‘
17
MELBA NUTZEN
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
Mit Klick auf ‘Fertig stellen’ öffnet
sich der Erhebungsbogen.
In den Spaltenköpfen des Erhebungsbogens finden Sie Angaben zu den verschiedenen
möglichen Informationsquellen
für Fähigkeits- oder Anforderungsprofile.
Für den aktuellen Erhebungsbogen können Sie Ergänzungen in
den Spaltenköpfen vornehmen:
Hierzu klicken Sie auf einen beliebigen Spaltenkopf und fügen
Erläuterungen zur Spaltenbezeichnung hinzu. Diese Ergänzungen beziehen sich dann ausschließlich auf den gerade geöffneten Bogen.
Ergänzungen der Spaltenköpfe für den aktuellen
Erhebungsbogen
6.3
ERHEBUNGSBOGEN ‘SPEICHERN’ UND/ODER ‘BUCHEN’
Erhebungsbogen
‘Speichern’ und ‘Buchen’
Erhebungsbögen lassen sich in der Datenbank speichern, indem Sie
auf ‘Datei’, ‘Speichern’ oder auf das Symbol in der Menüleiste mit
dem Diskettensymbol
klicken. Gespeicherte Bögen können wieder geöffnet und weiter bearbeitet und verändert werden.
gebuchte Bögen lassen sich
nicht mehr verändern!
Gebuchte Bögen können nicht mehr verändert werden. Um einen Bogen zu buchen, klicken Sie auf das ‘Buchen’-Symbol
in der Menüleiste oder wählen über den Menüpunkt ‘Datei’ die Funktion ‘Buchen’.
18
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
6.4
MELBA NUTZEN
ERHEBUNGSBOGEN ‘ÖFFNEN’
Siehe Kapitel 9.1, ‘Bogen verwalten’, ‘Bogen öffnen’.
6.5
ERHEBUNGSBOGEN ‘VERARBEITEN ZU’
Auf der Basis eines Erhebungsbogens können Sie über den Menüpunkt ‘Verarbeiten zu’, ‘Profilbogen’ einen oder mehrere Profilbögen
erstellen. Diese Profilbögen sind mit dem Erhebungsbogen verknüpft,
die Eingaben des Erhebungsbogens in der linken Spalte, im Zusatz
und auf dem Stammdatenblatt werden automatisch ins Profil übernommen.
Profile auf Grundlage eines
Erhebungsbogens sind mit
diesem verknüpft
Bei Neuanlage eines Profilbogens
auf der Grundlage eines Erhebungsbogens wird gleichzeitig ein
separates Fenster erzeugt, das
alle Informationen des Erhebungsbogens anzeigt. Mit Hilfe der
Reiter ‘Bogen’ und ‘Merkmale’ in
der linken unteren Ecke des Fensters können Sie zwischen den
Spalten des Bogens wechseln.
gleichzeitige Anzeige von
Erhebungsbogen und Profil
Mit Hilfe der Maus können Sie das
Fenster über den Bildschirm bewegen und in der Größe verändern. Über das Symbol
in der Menüleiste können Sie dieses Fenster immer wieder aufrufen.
Mit Klick auf das ‘Doppelpfeil’-Symbol
in der Menüleiste können
Sie bei geöffnetem Erhebungsbogen die jeweils verknüpften Profile
bzw. bei geöffneten Profilen den zugrunde gelegten Erhebungsbogen
aufrufen.
Wechsel zwischen den
verknüpften Bögen über
‘Doppelpfeil‘-Symbol
19
MELBA NUTZEN
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
6.6
BESTANDTEILE DES ERHEBUNGSBOGENS
Ein Erhebungsbogen ermöglicht Ihnen das Eintragen der Informationen aus den verschiedenen Quellen zu einer Person bzw. einer Tätigkeit. In den Bemerkungsfeldern lassen sich wichtige Informationen
zu den Werten festhalten. Über das Druckmenü können Sie diese
durch Anwählen des Punktes ‘Bemerkungsbogen’ separat ausdrucken. Innerhalb der Bemerkungsfelder ist über die Bildlaufleiste auch
ein Blättern im Text möglich. Sobald Sie einen Erhebungsbogen gebucht haben, ist ein Blättern in den Bemerkungsfeldern nicht mehr
möglich. Der Bemerkungstext wird jedoch im Ausdruck und bei der
Funktion ‘Verarbeiten zu‘ (siehe Kap. 6.5) vollständig aufgeführt.
lange Bemerkungstexte
werden auf separatem
Bemerkungsbogen
ausgedruckt
In der linken Spalte des Erhebungsbogens finden Sie die Informationen zur Person bzw. Tätigkeit, das aktuelle Datum, den Namen des
Bearbeiters, ggf. die Zertifizierungsnummer und ein großes Bemerkungsfeld. Hierhinein können Sie allgemeine Bemerkungen zu der
Dokumentation schreiben, welche ebenfalls ausgedruckt werden. Die
Eingabemöglichkeit reicht über das sichtbare Feld hinaus, es erscheint dann eine Bildlaufleiste, die das Blättern erlaubt. Bemerkungen über das Feld hinaus werden beim Ausdruck auf einem separaten Bemerkungsbogen ausgegeben.
6.7
Einschätzungshilfen:
Definitionen, Fragenkatalog,
Leitsätze und
Beurteilungshilfen
HILFEN ZUR BEARBEITUNG (EINSCHÄTZUNGSHILFEN)
Die MELBA-Software enthält wie die Papierversion alle unterstützenden Informationen zur Einschätzung der Merkmale: Definition, Fragenkatalog, Leitsätze und Beurteilungshilfen.
Wenn Sie einen Erhebungsbogen geöffnet haben, können Sie durch
Klicken auf das jeweilige MELBA-Merkmal ein Fenster mit den Einschätzungshilfen öffnen. Hier haben Sie die Möglichkeit, über die Reiter die Definitionen und Einschätzungshilfen anzuwählen. Das Fenster
bleibt offen und zeigt die Hilfen für das jeweils angeklickte Merkmal
an. Sie schließen das Fenster durch Anklicken des Kreuzes an der
20
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
MELBA NUTZEN
rechten oberen Ecke. In der Größe können Sie es durch Schieben mit
der Maus verändern.
6.8
BOGENANHÄNGE DES ERHEBUNGSBOGENS
Jeder Erhebungsbogen hat feste Anhänge, den ‘Zusatz’ und das
‘Stammdatenblatt’. Sie dienen dem Speichern von zusätzlichen Informationen über die Tätigkeit bzw. die
Person. Anzuwählen sind die Anhänge über Reiter am linken unteren
Bildrand.
Zusatz und
Stammdatenblatt
Zusatz
Dieser Anhang beinhaltet in der
‘Kennkarte’ Informationen zur Bogen-Klasse (Erhebung oder Profil)
und Bogen-Art (Anforderung oder
Fähigkeit), zum Verfahren (MELBA
oder MELBA SL) sowie dem Status
des Bogens (gespeichert oder gebucht).
Darüber hinaus gibt Ihnen ein Zähler an, der wievielte Bogen zu dieser Person/Tätigkeit von Ihnen gerade bearbeitet wird sowie das Datum der Erstbearbeitung dieses Bogens. Dieses können Sie nachträglich an dieser Stelle verändern, solange der Bogen nicht gebucht ist.
Der Zusatz hat am rechten Rand
einen weiteren Reiter mit der Bezeichnung ‘Ablage’. Diese beinhaltet
die Zuordnung des Erhebungsbogens zu den Ablage-Kriterien. Es ist
möglich, in diesem Menü die Zuordnung zu den Kriterien jederzeit zu
verändern.
Kennkarte
Eingabedatum verändern
Ablage
21
MELBA NUTZEN
‘Zusätzliche Informationen’
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
Ein weiteres Feld ‘zusätzliche Informationen’ ermöglicht die Aufnahme
von weiteren Informationen. Hier finden Sie die zusätzlichen Informationen wieder, die Sie bei der Anlage des Bogens eingegeben haben.
Stammdatenblatt
Informationen zur Person/
Tätigkeit finden Sie auf dem
Stammdatenblatt
Im Stammdatenblatt finden Sie im linken oberen Bereich Informationen zur Identifikation der betreffenden Person bzw. der dokumentierten Tätigkeit.
Foto der Person einlesen
Fotogröße 35mm x 55mm
Bei der Bogenart Fähigkeiten können Sie im Stammdatenblatt im
rechten oberen Bereich ein Foto der Person einlesen. Das Foto muss
im Bitmap-Format (*.bmp) gespeichert sein, sollte in etwa 35 mm x 55
mm groß sein (Passbildgröße) und eine Dateigröße von 200 KB nicht
überschreiten. Das Foto wird an die vorgesehene Größe angepasst
und kann sonst sehr verzerrt aussehen.
Im rechten oberen Bereich befindet
sich ein schwarzer Rahmen, in den
das Bild eingelesen wird. Doppelklicken Sie auf das Feld, dann öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie
von einem beliebigen vorhandenen
Datenspeicher das Bild auswählen
können.
der Eingabebereich muss im
Administrator-Tool
eingerichtet werden
22
In den Feldern des Stammdatenblattes können Eingaben gemacht werden. Die Anzahl und Bezeichnungen der Eingabefelder müssen zuvor im Administrator-Tool fest-
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
MELBA NUTZEN
gelegt werden (siehe Kap. 12.3). Wird dieser Bereich nicht über das
Administrator-Tool eingerichtet, werden keine Eingabefelder angezeigt.
6.9
SPALTENKÖPFE ERGÄNZEN
Um die Dokumentation auf den Erhebungsbögen an Ihre Bedürfnisse
anzupassen, können Sie die Bezeichnungen in den Spaltenköpfen
ergänzen.
Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:
1. Sie führen einen Doppelklick
auf einen Spaltenkopf aus und
es öffnet sich eine Dialogbox,
in der Sie die Ergänzungen
eintragen können. Hier können
Sie die Spaltenbezeichnung
für den aktuellen Erhebungsbogen verändern.
Ergänzung der aktuellen
Spaltenbezeichnungen
2. Möchten Sie die Spaltenbezeichnung für alle Erhebungsbögen verändern, müssen
Sie diese Einstellung im
MELBA-Administrator
vornehmen (siehe Kap. 12.4).
generelle Ergänzung der
Spaltenbezeichnungen
23
MELBA NUTZEN
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
7 PROFILBOGEN ERSTELLEN
7.1
PROFILBOGEN ‘FÄHIGKEITEN’ UND ‘ANFORDERUNGEN’
‘Alphabetischen
Profilbogen’ erstellen
Profile können entweder über den Menüpunkt ‘Datei’, ‘Neu anlegen’
erstellt werden oder, wenn Sie zuvor einen Erhebungsbogen angelegt
haben, über das Menü ‘Verarbeiten zu’, ‘Profilbogen’. Geöffnet wird
immer automatisch ein Bogen, in dem die Merkmale in alphabetischer
Reihenfolge aufgelistet sind. Dieser ‘Alphabetische Profilbogen’ ist nur
ein Zwischenprodukt. Er dient zur Beurteilung der einzelnen Merkmale und hilft, Beurteilungsfehler zu vermindern. Er wird vom Programm
gelöscht, sobald Sie einen Bogen buchen.
‘Systematischen
Profilbogen’ erstellen
Wenn das Profil vollständig ausgefüllt und gebucht ist, erscheinen die
Merkmale in ihren Merkmalsgruppen. Dieses Profil nennt sich dann
‘Systematischer Profilbogen’.
7.2
Profil direkt - ohne Erhebungsbogen - erstellen
PROFILBOGEN ‘NEU ANLEGEN’
Sie können den Schritt ‘Erhebungsbogen erstellen’ (siehe Kap. 6)
überspringen und direkt mit der Erstellung eines ‘Alphabetischen Profils’ beginnen. Hierzu wählen Sie unter ‘Datei’, ‘Neu anlegen’ den
Punkt ‘Profilbogen’. Über den Assistenten können Sie den Bogentyp
bestimmen.
7.3
PROFILBOGEN ‘SPEICHERN’ UND/ODER ‘BUCHEN’
Ein Profilbogen wird zunächst über die Funktion ‘Speichern’ oder die
Schaltfläche mit dem Diskettensymbol
in der Menüleiste gespeichert. Dies ermöglicht Ihnen, den Bogen weiter zu bearbeiten oder zu
verändern.
Ist die Dokumentation abgeschlossen und haben Sie als Benutzer
entschieden, dass nichts mehr an diesem Bogen verändert werden
soll, kann er gebucht werden. Es können nur Bögen gebucht werden,
24
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
wenn zu jedem Merkmal eine Beurteilung abgegeben wurde. Die Angabe von ‘n.b.’ (‘nicht beurteilt’) in der grauen Eingabespalte gilt als
Beurteilung. Fehlt die Beurteilung eines Merkmals, bekommen Sie
eine entsprechende Fehlermeldung, die darauf hinweist. Ergänzen
Sie die Profilwerte, dann lässt sich das entsprechende Profil buchen.
MELBA NUTZEN
nur vollständig ausgefüllte
Profile können gebucht
werden
Sie können einen Bogen buchen, in dem Sie ‘Datei’, ‘Buchen’ anwählen, oder das Symbol
in der Menüleiste anklicken.
Erst das Buchen ermöglicht die Ansicht der Systematischen Darstellung und die Weiterverarbeitung des Bogens z.B. zu Vergleichen oder
Verläufen.
nur gebuchte Bögen können
weiter verarbeitet werden
Das Buchen eines Bogens löscht den gespeicherten ‘Alphabetischen
Bogen.
7.4
PROFILBOGEN ‘VERARBEITEN ZU’
Auf der Basis eines ‘Systematischen Profilbogens’ können weitere
Bögen zu einer Person oder Tätigkeit angelegt werden. Um die
Stammdaten einer Person nicht für jeden Bogen neu eingeben zu
müssen, können Erhebungs- und Profilbögen über den Menüpunkt
‘Verarbeiten zu’, ‘Neu anlegen mit Vorlage’ oder durch Klick auf die
entsprechende Schaltfläche
in der Symbolleiste geöffnet werden.
Sie können dann zwischen der Neuanlage eines Erhebungsbogens
oder eines ‘Alphabetischen Profilbogens’ wählen.
Neuanlage eines Bogens auf
der Grundlage eines
bestehenden Bogens
spart Arbeit
Für die neuen Bögen werden Name, Bearbeiter, Stammdaten (inklusive Foto) und Zusatzinformationen übernommen. Die übernommenen Informationen können auf dem neu angelegten Bogen natürlich
verändert werden. So kann beispielsweise ein aktuelles Foto eingelesen werden, oder andere Daten, die sich in der Zwischenzeit verändert haben, angepasst werden.
Stammdaten werden
übernommen
Aktualisierung der
Stammdaten möglich
Über ‘Neu anlegen mit Vorlage’ legen Sie mehrere Bögen zu einer
Person oder Tätigkeit an, z.B. auch dann, wenn sich der Name einer
Person durch Heirat ändert. Die Bögen werden zu einer Person/Tätigkeit gerechnet und im Zähler der Bögen mitgezählt. Das ist
25
MELBA NUTZEN
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
wichtig, wenn Sie diese Bögen für einen gemeinsamen Verlauf weiterverarbeiten möchten.
7.5
PROFILBOGEN ‘ÖFFNEN’
Siehe ‘Bogen verwalten’, ‘Bogen öffnen’.
7.6
BESTANDTEILE DES PROFILBOGENS
Auf der linken Seite finden Sie ein Feld mit der Information zur Tätigkeit bzw. zu dem Namen der Person, dem Bearbeiter, der Zertifizierungsnummer und ein großes Bemerkungsfeld. Darunter werden Angaben zum Arbeitsplatz sowie zur Grundlage Ihrer Profilwerteinschätzung gemacht.
die rechte Maustaste fügt
direkt ein ‘n.b.’ ein
26
Ein Profilbogen wird Ihnen zunächst mit einer alphabetischen Sortierung der Merkmale angezeigt. Außerdem gibt es neben den Spaltenköpfen mit der Beschriftung für die Profilwerte 1 bis 5 eine graue Spalte für die Information ‘n.b.’ für ‘nicht beurteilt’. Wenn Sie diese Information eingeben möchten, brauchen Sie nur mit der rechten Maustaste in das Feld zu klicken. Der Text ‘n.b.’ wird automatisch dort eingefügt. Die einzelnen Profilwerte wählen Sie per Mausklick aus.
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
7.7
MELBA NUTZEN
HILFEN ZUR BEARBEITUNG (EINSCHÄTZUNGSHILFEN)
Ebenso stehen für die Profilbögen die schon genannten Definitionen
und Einschätzungshilfen zur Verfügung. Durch einen Klick auf das
entsprechende Merkmal öffnet sich ein Fenster, in dem Sie durch
Anwählen der Reiter zwischen ‘Definition’, ‘Fragenkatalog’ ‚Leitsätzen’
und ‘Beurteilungshilfen’ wählen können. Ein Klick auf das ‘X’ schließt
dieses Fenster.
7.8
BOGENANHÄNGE DES PROFILBOGENS
Die Profilbögen haben wie alle Formularbögen in MELBA als Bogenanhänge den ‘Zusatz’ mit der ‘Kennkarte’ und der ‘Ablage’ sowie das
‘Stammdatenblatt’ mit der Möglichkeit, bei den Fähigkeiten ein Foto
einzulesen. Diese Bogenanhänge sind ebenso aufgebaut wie die Anhänge der Erhebungsbögen. Da sie schon im vorigen Kapitel beschrieben wurden, sei an dieser Stelle darauf verwiesen (siehe
Kap. 6.8).
Bogenanhänge von
Erhebungs- und Profilbögen
sind gleich aufgebaut
27
MELBA NUTZEN
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
8 VERARBEITUNG DER PROFILE
8.1
PROFILVERGLEICH
Arten von möglichen Vergleichen
Unter dem Menüpunkt ‘Verarbeiten zu’ finden Sie die Funktion ‘Vergleichsbogen’. Über diese Funktion lassen sich verschiedene Profile
miteinander vergleichen. Folgende Vergleiche in jeweils einer Vergleichsprozedur sind möglich:
Einfach- und Mehrfachvergleiche in allen
Kombinationen möglich
ein oder mehrere Fähigkeitsprofile mit einem oder mehreren
Anforderungsprofilen
zwei oder mehrere Anforderungsprofile
zwei oder mehrere Fähigkeitsprofile
Vergleich nur mit
gebuchten Bögen
möglich
Dabei spielt es keine Rolle, um welchen Bogentyp es sich bei den
verwendeten Profilen handelt: es können sowohl ‘Ist-Profile’ mit ‘PlanProfilen’ als auch ‘MELBA-Profile’ mit ‘MELBA SL-Profilen’ untereinander verglichen werden. Für den Vergleich können jedoch nur
‘Systematische Bögen’, d.h. gebuchte Bögen genutzt werden.
Ergebnistabelle gibt ersten
Überblick
Für jede Vergleichsprozedur werden die Ergebnisse der Einzelvergleiche als Tabelle in einem ‘Resultat-Fenster’ angezeigt.
28
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
8.2
MELBA NUTZEN
PROFILVERGLEICH ERSTELLEN
Zunächst wählen Sie im
Menü ‘Verarbeiten zu’ den
Punkt ‘Vergleichsbogen’.
Es öffnet sich ein Fenster,
in dem Sie zunächst im
Eingabefeld oben links
einstellen können, ob Sie
als
ersten
Profilbogen
ein
Fähigkeitsoder
Anforderungsprofil wählen
möchten.
im Menü ‘Verarbeiten zu’
finden Sie den Profilvergleich
Beachten Sie bei der Auswahl der Profile die Reihenfolge: Aufgrund
der Vergleichslogik ist es für den Vergleich von Fähigkeiten mit Anforderungen nötig, zunächst das oder die Fähigkeitsprofile anzuwählen
und erst im Anschluss die Anforderungsprofile. Starten Sie mit einem
oder mehrere Anforderungsprofilen, dann können Sie im zweiten
Schritt nur noch andere Anforderungsprofile oder ein Fähigkeits‘PLAN-Profil’ auswählen.
beim Vergleich von
Fähigkeiten mit
Anforderungen zunächst
das Fähigkeitsprofil wählen
Bei einem geöffneten ‘Systematischen Profil’ (gebuchter Bogen) ist
dieser Bogen im Fenster ‘Vergleichsbogen erstellen’ automatisch
markiert.
automatische Markierung des
aktuell geöffneten Bogens
Sie sehen alle Fähigkeits- bzw. Anforderungsprofile (je nach
Auswahl), die Sie bereits angelegt haben oder an denen Sie
Zweitbearbeiterrechte haben.
Ist das Modul MELBA SL freigeschaltet, werden ebenfalls die Profilbögen angezeigt, die Sie mit MELBA SL angelegt haben. Bei einem
Vergleich zwischen einem ‘MELBA-’ und einem ‘MELBA SL-Profil’
werden die differenzierten Profilwerte wieder zu den Profilwerten 1 (a,
b und c) und 2 (d und e) zusammengefasst. Auf dem Vergleichsbogen
sind die ursprünglichen Bewertungen zusätzlich am Rand aufgeführt.
Vergleich mit Profilen aus
MELBA und MELBA SL
möglich
29
MELBA NUTZEN
das Anklicken der Zähler
ermöglicht die Auswahl von
älteren Bögen
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
Sie wählen entweder einen bzw. mehrere Fähigkeits- oder Anforderungsprofile aus. Mehrere Profile können Sie durch gleichzeitiges
Drücken der STRG-Taste und Auswahl mit der Maus auswählen.
Ihnen werden immer die aktuellsten Bögen zu einer Tätigkeit bzw.
Person angezeigt. Durch Anklicken der Zahlen in der Spalte ‘Zähler’
öffnet sich ein Menüfenster, in dem Sie einen älteren Bogen für einen
Vergleich auswählen können.
Klicken Sie ‘Weiter’, um im zweiten Schritt die Bögen, die Sie
miteinander vergleichen möchten, auszuwählen. Im zweiten Dialog
können Sie jetzt zwischen ‘Ist-’ und ‘Plan-Profilen’ wählen.
Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, öffnet sich ein ‘ResultatFenster’, in dem die Ergebnisse der Vergleiche angezeigt werden.
das Resultatfenster gibt einen
ersten Überblick über die
Anzahl und Richtung der
Abweichungen
Im ‘Resultat-Fenster’ sehen
Sie die Summe der nicht beurteilten Merkmale (n.b.), die
Anzahl von Merkmalen, für
die eine Überforderung bzw.
eine Unterforderung errechnet wurde und die Gesamtanzahl der Abweichungen.
Diese Anzeige gilt für Vergleiche von Fähigkeits- mit
Anforderungsprofilen.
unterschiedliche Darstellung
beim Vergleich von Anforderungen bzw. Fähigkeiten
untereinander
Bei Vergleichen von Anforderungsprofilen und Fähigkeitsprofilen untereinander
wird im ‘Resultat-Fenster’
anstelle von Unter- und
Überforderungen angezeigt,
bei wie vielen Merkmalen die
Einschätzung im ersten Bogen höher bzw. niedriger
ausfiel als im zweiten Bogen.
30
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
MELBA NUTZEN
Das wird im ‘Resultat-Fenster’ als ‘Anzahl F1>F2’ bzw. ‘Anzahl
F2>F1’ ausgegeben (beim Vergleich von Anforderungen entsprechend A1>A2 und A2>A1). Das >-Zeichen bedeutet hier, dass das
Merkmal des erstgenannten Profils höher beurteilt wurde als das
zweitgenannte.
Um die Menge der Daten übersichtlich zu halten, sind nicht automatisch alle Bögen, die Sie über einen Vergleich erstellen, gespeichert.
Im 'Resultat-Fenster' haben
Sie nun die Möglichkeit, die
Bögen, die Sie erhalten
möchten, direkt zu speichern.
Dies erfolgt über den Button
mit dem Diskettensymbol unten rechts im Resultatfenster.
Gespeicherte
Vergleiche
werden Ihnen dann grün angezeigt.
Um einen Vergleich zu öffnen, müssen Sie ihn durch einfaches Anklicken markieren und dann die ‘Öffnen’-Schaltfläche klicken oder einen
Doppelklick ausführen. Der Vergleichsbogen öffnet sich hinter dem
‘Resultat-Fenster’, das Sie nun minimieren können. Schließen Sie das
‘Resultat-Fenster’, ohne die Vergleiche gespeichert zu haben, werden
alle Vergleichsresultate gelöscht. Speichern ist natürlich nach Öffnen
des Bogens in gewohnter Weise möglich.
nicht gespeicherte
Vergleiche werden
automatisch gelöscht
Im ‘Resultat-Fenster’ ist über die entsprechende Schaltfläche der
Ausdruck des Fensters möglich.
Sortieren können Sie die Resultate durch Klicken auf einen Spaltenkopf. Innerhalb der Spalte werden die Informationen alphabetisch sortiert; die zugehörigen Spalten folgen der Neuordnung.
Sortierung der Vergleiche im
Resultatfenster möglich
Nach Öffnen eines Vergleichs erhalten Sie einen Bogen, auf dem die
wichtigsten Informationen zu den genutzten Profilbögen zu finden
sind. Weitere Informationen finden Sie unter dem Reiter ‘Zusatz’.
31
MELBA NUTZEN
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
Die Darstellung des Profilvergleichs entspricht der
Papierversion von MELBA.
Am rechten Rand finden
Sie jedoch zusätzlich die
ursprünglichen Beurteilungen aus den ausgewählten
Profilen.
8.3
SL-Stufe ’a’ wird im Vergleich
dem Profilwert ’1’ zugeordnet
EINBEZIEHUNG VON SL-BÖGEN IN DEN ‘VERGLEICH’
Werden
im
Profilvergleich
ein
MELBA-Bogen
und
ein
MELBA SL-Bogen bzw. zwei SL-Bögen miteinander verglichen, so
wird die SL-Stufe ’a’ zum Profilwert ’1’ gezählt.
Bei einem Vergleich von zwei SL-Bögen erfolgt die Differenzbildung
über die den SL-Stufen zugeordneten Profilwerte. Also ergibt ’D’-’C’
eine Differenz von ’2’-’1’=’1’, ’E’-’D’ ergibt eine Differenz von ’2’-’2’=’0’
und ’3’-’B’ ergibt eine Differenz von ’3’-’1’=’2’.
reine SL-Differenzen werden
mit einem ’s’ gekennzeichnet
32
Reine SL-Differenzen werden auf dem Vergleichsbogen allerdings gesondert
gekennzeichnet:
Anstelle
eines ’x’ erscheint ein ’s’.
Dies gilt für alle Differenzen,
die nur aus Buchstaben gebildet werden, z.B. ’D’-’A’
oder ’B’-’E’. Die Kennzeichnung der jeweiligen Differenz von ’1’ erfolgt mit einem ’s’.
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
MELBA NUTZEN
Aus der Randspalte am rechten Rand des Vergleichsbogens ist dann
direkt ersichtlich, welche Ursprungswerte der abgebildeten Differenz
zugrunde liegen.
8.4
PROFILVERLAUF
Das Programm bietet Ihnen die Möglichkeit, Veränderungen von Profilen über einen zeitlichen Verlauf darzustellen. Die Verlaufsfunktion
wird nur von Bögen, die zu einer Person oder einer Tätigkeit angelegt
wurden, genutzt. Der Zähler zeigt Ihnen die zeitliche Abfolge der gebuchten Bögen an, hieraus können Sie mindestens zwei, maximal
drei Bögen auswählen.
8.5
Verlauf zeigt Veränderungen
einer Tätigkeit oder einer
Person über die Zeit und kann
entsprechend nur von Profilen
einer Person oder einer
Tätigkeit erstellt werden
PROFILVERLAUF ERSTELLEN
Der Menüpunkt ‘Verarbeiten zu’ enthält die Funktion ‘Verlaufsbogen’.
Dieser Menüpunkt ermöglicht die Erstellung von Profilverläufen. Auch
für den Verlauf - wie für den Vergleich - werden nur ‘Systematische
Profile’ genutzt. Für einen Verlauf können nur Bögen des gleichen
Verfahrens (MELBA Standard oder MELBA SL) genutzt werden.
Haben Sie von einer Person oder
Tätigkeit Profile zu unterschiedlichen Zeitpunkten erstellt, können
Sie maximal drei dieser Profile auf
einem Profilbogen darstellen. Wählen Sie zunächst ‘Verarbeiten zu’,
‘Verlaufsbogen’ und dann im Dialogfenster zwei oder drei zueinander gehörende Profilbögen
aus.
33
MELBA NUTZEN
Darstellung von maximal drei
Profilen als Verlaufsbalken
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
Der resultierende Verlaufsbogen zeigt die Werte der Profile in den
dreigeteilten Zellen als Balkendiagramm an: im oberen
Drittel wird der Profilwert
des chronologisch ersten
Bogens dargestellt, mittig
des zweiten und unten des
dritten Bogens. So erhalten
Sie alle zugehörenden Werte und können die Entwicklung auf einen Blick
sehen.
Der Bogen wird nicht automatisch gespeichert, beim Schließen werden Sie nach Ihrem Speicherwunsch gefragt. Sie können den Bogen
natürlich auch über das Menü speichern bzw. buchen.
8.6
EINBEZIEHUNG VON SL-BÖGEN IN DEN ‘VERLAUF’
Die Darstellung des zeitlichen Verlaufs eines Profils ist nur möglich,
wenn Sie für den Verlauf Bögen desselben Verfahrens, also MELBA
Standard bzw. MELBA SL auswählen.
Verwenden Sie nur MELBA
Standard-Bögen, so wird
der resultierende Verlauf in
einem Standardverlaufsbogen dargestellt.
Werden ausschließlich SLBögen für den Verlauf verwendet, ist dieser auf einem SL-Bogen dargestellt.
34
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
8.7
MELBA NUTZEN
DIE BOGENANHÄNGE DER FUNKTIONEN
‘VERGLEICH’ UND ‘VERLAUF’
Wenn Sie Vergleiche
oder Verläufe erstellt
haben, erhalten Sie im
Ausgabefenster
des
Profilvergleichs bzw.
-verlaufs den Anhang
‘Zusatz’. Dieser Anhang beinhaltet die
Kennkarte mit Informationen zum durchgeführten Vergleich bzw.
Verlauf.
Darüber hinaus erhalten Sie über diese Funktion Zugang zu Informationen über die in der Funktion verwendeten Profilbögen.
Für jeden der Bögen
können Sie über den
Reiter ‘1. Ablage’,
‘2.
Ablage’
oder
‘3. Ablage’ (letztere
nur beim Verlauf)
die Stammdaten und
auch den ursprünglichen Profilbogen einsehen (Schaltfläche
’Bogen Öffnen’).
Ursprungsbögen können
über den Anhang eingesehen werden
35
MELBA NUTZEN
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
9 BOGEN VERWALTEN
9.1
Bögen öffnen über den
‘Öffnen-Dialog‘
BOGEN ‘ÖFFNEN’
Vorhandene Bögen öffnen Sie unter ‘Datei’,
‘Öffnen’. Es öffnet sich
ein zweigeteiltes Fenster, der ‘Öffnen-Dialog’.
Auf der linken Seite
sehen Sie eine DateiStrukturierung, die Ihnen eine Übersicht über
die gespeicherten und
gebuchten Erhebungs-,
Profil-, Vergleichs- und Verlaufsbögen gibt. Auf der rechten Seite ist
eine Liste der links ausgewählten Bögen zu sehen.
Die rechte Liste beinhaltet alle zur Identifikation des gewünschten
Profils nötigen Informationen. Dies sind u.a. für Anforderungsprofile
der Name des Bearbeiters, das Aktenzeichen, die Firma, die Tätigkeit,
das Erstellungsdatum sowie der Tätigkeitsbereich und die Ablagekriterien, für Fähigkeitsprofile der Vor- und Zuname, das Geburtsdatum
sowie Geburtsname und für Vergleiche die Informationen zu beiden
verglichenen Bögen. Haben
Sie den gewünschten Bogen
gefunden, lässt er sich durch
Doppelklick öffnen.
Bogen öffnen über
‘Zuletzt geöffnete Dateien’
Eine weitere Möglichkeit, einen
vor kurzer Zeit erstellten Bogen
zu öffnen, finden Sie unter dem
Menüpunkt ‘Datei’, ‘Zuletzt ge-
36
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
MELBA NUTZEN
öffnete Dateien’. Sie finden eine Liste mit den Dateien in der Reihenfolge, wie Sie diese genutzt haben. Ein Klick öffnet den gewünschten
Bogen.
Zugehörigen Erhebungsbogen ansehen
Haben Sie einen Profilbogen in Bearbeitung, der auf Grundlage eines
Erhebungsbogens erstellt wurde, öffnet sich der dazugehörige Erhebungsbogen durch Klicken auf das Doppelpfeil-Symbol
in der Menüleiste. Auch in der umgekehrten Richtung werden die dazugehörigen Bögen geöffnet. Gibt es für einen Erhebungsbogen mehrere Profilbögen zur Auswahl, besteht die Auswahlmöglichkeit durch ein entsprechendes Dialogfenster.
9.2
das Doppelpfeil-Symbol
öffnet zusammengehörige
Bögen
BOGEN ‘SUCHEN’
Eine weitere Möglichkeit zum Öffnen eines bestimmten Bogens besteht in der Funktion ‘Suchen’. Diese Funktion ist über die Menüzeile
‘Bearbeiten’, ‘Suche Bogen’ oder über das Fernglas-Symbol
in
der Menüleiste anzuwählen.
freie Suche nach Bögen
In dem nun geöffneten Dialog kann
nach maximal drei verschiedenen
Kriterien gesucht werden. Es kann
hier ein Name, ein Geburtsdatum,
eine Zahl o.ä. eingetragen werden.
Die Funktion ’Suche Bogen’ zeigt
Ihnen als Ergebnis der Abfrage die
Treffer aus allen Bögen von allen
Bearbeitern an. Wenn Sie z.B. nicht
wissen, ob ein anderer Bearbeiter zu
einer Person oder Tätigkeit bereits
einen Bogen angelegt hat, können
Sie dies hier herausfinden.
Suche von Bögen benutzerunabhängig über die gesamte
Datenbank
37
MELBA NUTZEN
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
In der Anzeige werden von Ihnen selbst angelegte Bögen mit schwarzer Schrift, Bögen, für die Sie Leserechte haben, mit grüner Schrift
und Bögen, für die Sie keine Rechte haben, mit roter Schrift angezeigt. Letztere können Sie nicht öffnen.
9.3
Klick auf die Spaltenköpfe
sortiert die gesamte Liste
Schaltfläche 'Sortieren'
BÖGEN ‘SORTIEREN’ UND ‘FILTERN’
Um Bögen sortieren
oder filtern zu können,
öffnen Sie über 'Datei',
'Öffnen' den ‘ÖffnenDialog’. Wenn Sie im
rechten Fenster auf einen Spaltenkopf klicken, wird die gesamte
Liste nach diesem Kriterium sortiert. Klicken
Sie erneut, kehrt sich
die Sortierung um. Zur besseren Übersicht können Sie auch Spalten
verschieben, um sie in eine für Sie sinnvolle Reihenfolge zu bringen.
Dazu führen Sie den Mauszeiger auf den entsprechenden Spaltenkopf, drücken die linke Maustaste, halten diese gedrückt und ziehen
so die Spalte nach links oder rechts an die gewünschte Position.
Eine weitere Möglichkeit der Sortierung bietet Ihnen das Programm
über die Schaltfläche ‘Sortieren’ im unteren Teil des ‘Öffnen-Dialogs’.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie bis zu acht Kriterien als Sortierschlüssel bestimmen können.
Sortierung nach
Sortierschlüssel,
temporär oder als
feste Einstellung
38
Bei der Sortierung kann zwischen drei verschiedenen Einstellungen
unterschieden werden. Möchten Sie die Sortierung nur für die aktuelle
Sitzung wählen, aktivieren Sie ‘temporär’. Soll die Sortierung überdauernd aktiviert sein, wählen Sie ‘benutzerdefiniert’; die Wahl ‘Voreinstellung’ greift auf die Standardeinstellung der vorliegenden Version MELBA zurück.
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
MELBA NUTZEN
Klicken Sie auf die Schaltfläche ‘alle löschen’, werden alle Einstellungen zurückgestellt.
Menü Rechte-Maus-Klick im ‘Öffnen-Dialog’
Eine andere Möglichkeit, Ihre Bögen innerhalb des ‘Öffnen-Dialogs’ zu sortieren, bietet das Menü, das durch Klicken auf die
rechte Maustaste geöffnet wird (dabei den
Mauszeiger in dem rechten Feld des
‘Öffnen-Dialogs’ halten, in dem auch die
Bögen angezeigt werden). Hier können Sie
nach verschiedenen Kriterien sortieren.
zusätzliche Sortierfunktionen
über Rechte-Mausklick im
’Öffnen-Dialog’
verschiedene
Filtermöglichkeiten
Auswahlbasierender Filter:
Filtert Bögen anhand eines Auswahlkriteriums. Dazu klickt man in einer das Auswahlkriterium enthaltenden Zelle innerhalb der rechten
Spalte des ‘Öffnen-Dialogs’ auf ‘Auswahlbasierender Filter’. Man erhält eine Filterung anhand dieses Kriteriums.
Auswahlausschließender Filter:
ermöglicht die Auswahl eines
Filterkriteriums durch
Markieren
Auch hier ist die Auswahl das Kriterium für den Filter, jedoch werden
alle Bögen angezeigt, die das Kriterium nicht enthalten.
Filter nach: ...
Dies ist eine Möglichkeit, ein Kriterium für die Auswahl von Bögen
selbst einzugeben. Dieses Kriterium sollte als Text in der Spalte, in
der Sie auf die rechte Maustaste klicken, vorhanden sein. Klicken Sie
z.B. in der Spalte ‘Vornamen’ auf die rechte Maustaste und schreiben
in das Feld ‘Meier’, bekommen Sie keinen Bogen angezeigt. Wählen
Sie jedoch ‘Susanne’, bekommen Sie alle Bögen mit dem Vornamen
‘Susanne’ angezeigt. Zur Aktivierung der Funktion schreiben Sie den
Namen in das Feld und bestätigen mit der ‘Return-Taste’.
ermöglicht die Eingabe eines
Filterkriteriums
39
MELBA NUTZEN
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
Filter/Sortierung entfernen
Filtersortierung kann wieder
entfernt werden
Um eine Filterung zu entfernen, können Sie die Funktion RechterMaus-Klick, ‘Filter/Sortierung entfernen’ benutzen. Oder Sie klicken im
‘Öffnen-Dialog’ auf die Schaltfläche ‘Alle anzeigen’.
Auf- und absteigende Sortierung
es kann
alphabetisch/numerisch
sortiert werden
Diese Sortierung entspricht dem Klick auf die Spaltenköpfe im rechten
Fenster des ‘Öffnen-Dialogs’. So können Sie nach Wahl der Spalte
angeben, nach welchem Kriterium sortiert werden soll.
Bögen filtern
Im unteren Teil des ‘Öffnen-Dialogs’ können Sie die Anzeige der vorhandenen Bögen nach den Ablage-Kriterien filtern. Wählen Sie ein
Filterung nach
Ordnungskriterien, Verfahren,
Status und Ist/Plan
40
Kriterium aus, werden Ihnen nur die Bögen angezeigt, bei denen das
entsprechende Kriterium zugewiesen ist. Die darunter liegende Zeile
ermöglicht das Filtern nach dem Status (gespeichert oder gebucht),
der Art des Verfahrens (MELBA oder MELBA SL) und der Differenzierung zwischen ‘Ist-‘ und ‘Plan-Bögen‘. Es können mehrere Filterkriterien gleichzeitig angewendet werden.
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
MELBA NUTZEN
Neben verschiedenen Sortier- und Filterfunktionen stellt der ‘ÖffnenDialog’ noch weitere Funktionen über das Menü, welches durch Klicken auf die rechte Maustaste geöffnet wird, zur Verfügung:
weitere Funktionen im
‘Öffnen-Dialog‘ über Menü
Rechte-Maus-Klick
Bearbeiter anzeigen
Hierüber erhalten Sie Informationen zum aktuellen Bearbeiter des
Bogens. Außerdem wird Ihnen eine Übersicht der insgesamt vorhandenen Bögen zu der Person bzw. der Tätigkeit angezeigt.
Freigeben
Sie haben die Möglichkeit, einzelne Bögen für andere Bearbeiter freizugeben. Damit können diese ‘Zweitbearbeiter’ den gewählten Bogen
ansehen und mit ihm weiterarbeiten.
Bogen löschen
Mit dieser Funktion können Sie einzelne ‘Alphabetische Bögen’ löschen, falls Sie vom Administrator die Rechte für das Löschen von
Bögen zugewiesen bekommen haben. Zum Löschen von ‘Systematischen Bögen' benötigen sie Systemadministrator-Rechte (werden
ebenfalls über den Administrator vergeben).
9.4
BOGEN ‘DRUCKEN’
Möchten Sie einen Bogen
drucken, wählen Sie entweder
‘Datei’, ‘Drucken’ oder die
Schaltfläche mit dem Druckersymbol
in der Menüzeile.
Es öffnet sich eine Dialogbox,
in der Sie angeben können, ob
Sie nur den Bogen oder auch
Anhänge ausdrucken möchten.
im Druckmenü können die
Bogenanhänge einzeln zum
Ausdrucken angewählt
werden
41
MELBA NUTZEN
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
Über das Häkchen links unten entscheiden Sie über die Darstellung
einer Vorschau auf das Druckergebnis.
Wählen Sie im ‘Druck-Dialog’ die Schaltfläche ‘Drucken’, öffnet sich
ein Vorschaufenster, in dem Sie den gewünschten Inhalt zum Druck
auswählen können. Klicken Sie auf die Lupe, wird Ihnen die Darstellung des Bogens in verschiedenen Größen angeboten.
Durch einen Klick auf das Symbol ‘Drucken’ wird das Druckmenü geöffnet, in dem Sie den Drucker auswählen und wiederum ‘Drucken’
aktivieren. Jetzt wird der Ausdruck gestartet.
Drucken von Definitionen und Fragenkatalog
Ausdruck auch für einzelne
Merkmale möglich
42
Über ‘Datei’, ‘Drucken’,
‘Texte zu Merkmalen’ lassen sich auch die Definitionen und der Fragenkatalog
ausdrucken. Hierbei können
Sie angeben, zu welchem
Verfahren (MELBA/MELBA
SL), zu Anforderungen oder
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
MELBA NUTZEN
Fähigkeiten und zu welchen Merkmalen Sie die Texte ausdrucken
möchten.
9.5
BOGEN 'LÖSCHEN'
Bögen können Sie nur löschen, wenn Sie entsprechende Benutzerrechte haben. Diese werden vom Administrator bei der Einrichtung
der Benutzer im Administrator-Tool festgelegt (s. Kap. 11.1, S. 50).
9.6
BOGEN ‘ANONYMISIEREN’
Falls Sie einen Bogen unter Beachtung des Datenschutzes an eine
weitere Person geben möchten, ist das Anonymisieren nötig. Hierzu
klicken Sie auf ‘Bearbeiten’, ‘Anonymisieren’ oder das entsprechende
Symbol
in der Menüzeile. Der aktuelle Bogen wird Ihnen ohne
Namen angezeigt, in dieser Darstellung können Sie ihn ausdrucken.
Auch die Stammdaten (inklusive eines Fotos) werden dabei anonymisiert.
Weitergabe eines Bogens ohne
Namen und persönliche Daten
über den Menüpunkt
‘Anonymisieren’
Ein weiterer Klick auf das ‘Anonymisieren’-Symbol hebt die Funktion
wieder auf. Schließen Sie den Bogen und öffnen ihn erneut, ist die
Anonymisierung ebenfalls aufgehoben, da diese Veränderung nicht
gespeichert wird.
9.7
BOGEN FÜR ZWEITBEARBEITER FREIGEBEN
Ist ein Bogen geöffnet, kann über ‘Extras’, ‘Benutzerrechte’, ‘Dokument freigeben’ die Freigabe an andere Bearbeiter vorgenommen
werden.
Die nun geöffnete Dialogbox gibt Ihnen eine Übersicht über die angelegten Benutzer, die Sie durch Wahl zum Zweitbearbeiter des aktiven
Bogens bestimmen können. Dieser kann den Bogen ansehen und
drucken. Außerdem ist eine Weiterverarbeitung des gebuchten Bogens möglich.
43
MELBA NUTZEN
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
Im ‘Öffnen-Dialog’ werden Bögen anderer Bearbeiter, für die Sie Leserechte haben, mit grüner Schrift angezeigt. So können Sie die Herkunft unterscheiden.
auch über den ‘Öffnen-Dialog’
ist die Freigabe von einzelnen
Bögen möglich
Über den ‘Öffnen-Dialog’ und die Wahl der rechten Maustaste ist
ebenfalls die Möglichkeit der speziellen Freigabe von einzelnen Bögen für weitere Bearbeiter vorgesehen.
9.8
ANPASSEN DER ANSICHT VON MELBA
Über den Menüpunkt ‘Extras’, ‘Anpassen’ lassen sich die Bildschirmdarstellungen von MELBA und einige Funktionen den persönlichen
Bedürfnissen des Benutzers anpassen. Die möglichen Anpassungen
finden Sie durch Anwählen der drei Reiter ‘Symbolleisten’, ‘Befehle’
und ‘Optionen’.
Symbolleisten
Über diesen Reiter sehen Sie die aktiven Symbolleisten und können
vorhandene ausblenden bzw. neue hinzufügen. Hierzu klicken Sie
‘Neu’ an und wählen eine Überschrift.
Befehle
Dieser Dialog zeigt Ihnen die in MELBA verfügbaren Befehle und
die dazugehörigen Beschreibungen der Funktionen. Von hier können
Sie Schaltflächen, die
Sie zusätzlich in der
Symbolleiste
nutzen
möchten, dorthin ziehen.
44
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
MELBA NUTZEN
Sie wählen einen Menüpunkt auf der linken Seite an und sehen
die dazugehörigen Symbole auf der rechten Seite. Halten Sie die linke
Maustaste gedrückt und ziehen so das gewünschte Symbol auf die
Symbolleiste, bis Sie ein schwarzes großes ‘I’ sehen. Dort lassen Sie
die Maustaste los und haben nun der Leiste eine Schaltfläche hinzugefügt.
Schaltflächen
hinzufügen
Wählen Sie nun
die
Schaltfläche
‘Tastatur’ im Fenster Befehle. In diesem Fenster können Sie einzelnen
Funktionen beliebige selbst gewählte Tastenkombinationen zuweisen.
Optionen
Wechseln Sie zum
Dialog ‘Optionen’.
Diese
Dialogbox
ermöglicht die Anpassung von einzelnen Funktionen
an Ihre persönlichen Bedürfnisse.
Hier lässt sich z.B.
die Größe der Symbole oder die Art
der Menüanimation
verändern.
45
MELBA NUTZEN
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
10
DATENAUSTAUSCH
10.1 BOGEN UND ANHÄNGE IM GRAFIKFORMAT
Möchten Sie einen Bogen oder einen Anhang in ein anderes Programm einfügen, kopieren Sie den aktuellen Bogen über die Funktion
‘Bearbeiten’, ‘Bogen als Grafik kopieren’. Öffnen Sie nun eine andere
Anwendung, z.B. Microsoft Word. Mit der Funktion ‘Einfügen’ (oder
Strg+V) können Sie so den gewünschten Bogen in andere Programme einfügen.
Eingabetexte innerhalb von MELBA können über die Tastenkürzel
‘Ausschneiden’ (Strg-X), ‘Kopieren’ (Strg-C) und ‘Einfügen’ (Strg-V)
kopiert und verschoben werden. Auch Texte, die in anderen Programmen erstellt wurden, werden über diese Austauschfunktionen in
MELBA nutzbar.
10.2 EXPORT UND IMPORT INNERHALB VON MELBAANWENDUNGEN
Export
Export von einzelnen Bögen
Möchten Sie einen gebuchten Bogen exportieren, muss er zuvor im
Fenster aktiv sein. Nun wählen Sie: ‘Datei’, ‘Export’, ‘Export
MELBA 2.x’ aus.
Es öffnet sich das nebenstehende Fenster. Hier wird ein
Passwort für den gesicherten
Zugang abgefragt. Wählen
Sie für sich ein beliebiges
Passwort und wiederholen
die Eingabe eine Zeile darunter.
Bestätigen Sie mit ‚OK’.
46
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
MELBA NUTZEN
Wählen Sie im ‘Export-Fenster’ das Verzeichnis, in das Sie den Bogen speichern möchten und bestätigen mit Klick auf ‘Speichern’.
Auf diese Art und Weise können Sie gebuchte ‘Systematische Profile’
(Anforderungs- oder Fähigkeitsprofile) einzeln exportieren, um mit ihnen an anderen Rechnern weiter zu arbeiten (siehe Kap. 10.3).
Import
Bögen, die Sie in der Vorgänger-Software MELBA gespeichert haben,
können über die Importfunktion in die aktuelle Software MELBA
übernommen werden.
Sie wählen den Menüpunkt ‘Datei’, ‘Importieren’, ‘Import MELBA 1.X’.
Es öffnet sich ein Dialog, in dem sie angeben können, von welchem
Bearbeiter Sie die Bögen importieren möchten, Mehrfachauswahl ist
natürlich möglich. Es werden zunächst alle Fähigkeitsprofile des ausgewählten Bearbeiters importiert, dann alle Anforderungsprofile.
Besonders wichtig für den Import ist die Angabe der Adress-Nummer,
hierzu werden Sie auch in einem Dialog aufgefordert. Wählen Sie für
Profile einer Person oder einer Tätigkeit die gleiche Adress-Nummer,
so ist sichergestellt, dass MELBA die Profile als zueinander gehörig
behandelt. Die Adress-Nummern lassen sich durch Doppelklick in das
entsprechende Feld (erste Spalte) bearbeiten.
beim Import zu beachten:
Adress-Nr. angeben
Bögen aus der aktuellen Version sowie aus Version 2.0 sowie 2.1, die
zuvor mit der Funktion ‘Export MELBA 2.x’ exportiert wurden, können
über die Import-Funktion ebenfalls eingelesen werden. Sie wählen
den Menüpunkt ‘Datei’, ‘Importieren’, ‘Import MELBA 2.x’. Es öffnet
sich ein Fenster, in dem Sie die gesuchte Datei anwählen und öffnen
können. Beim Öffnen der Importe aus MELBA 2.x werden Sie nach
dem entsprechenden Passwort für diese Datei gefragt. So ist der Import für unbefugte Personen ausgeschlossen und Ihre exportierten
Bögen sind gesichert.
importieren von
MELBA-Bögen aus
MELBA 2.x
47
MELBA NUTZEN
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
10.3 EXPORT IN ANDERE ANWENDUNGEN
Export aller Fähigkeits- oder
Anforderungsprofile im
.csv-Format für den Gebrauch
in anderen Anwendungen
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Die Funktion ‘Exportieren’, ‘Datei’ bezeichnet die Möglichkeit, sämtliche vorhandene Anforderungs- bzw. Fähigkeitsprofile in einer
.csv-Datei zu speichern. Diese können z.B. von Excel oder Access
eingelesen und weiter verarbeitet werden. Bei Wahl des Menüpunktes
öffnet sich ein Dialog, der Ihnen das Speichern in einem von Ihnen
gewählten Ordner ermöglicht. Hierfür muss kein Passwort angegeben
werden.
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
MELBA-ADMINISTRATOR
MELBA-ADMINISTRATOR
11
EINRICHTEN VON BEARBEITERN UND
GRUPPEN
Um mit der Software MELBA zu arbeiten, müssen zunächst vom
Administrator im MELBA-Administrator die nötigen Voreinstellungen
vorgenommen werden. Dies gilt sowohl für die Mehrplatz- als auch für
die Einzelplatzversion.
Nachdem Sie das Administrator-Tool geöffnet haben, legen Sie zunächst mindestens einen Benutzer an.
Benutzer anlegen
11.1 BENUTZER ANLEGEN
Hierzu markieren Sie die Zeile
‘Benutzer’ und wählen im Menü
‘Bearbeiten’, ‘Benutzer hinzufügen’ (oder klicken mit der rechten Maustaste).
Es öffnet sich eine Dialogbox
mit der Überschrift ‘Benutzer
hinzufügen’. Tragen Sie dort
den Namen des Benutzers ein.
Der Name des Benutzers wird in identischer Schreibweise auf dessen
MELBA-Bögen als Bearbeiter erscheinen.
der Name wird in die
Bögen übernommen
Tragen Sie ferner ein Benutzer-Passwort ein, mit dem sich der Benutzer in der Anwendung anmelden kann und bestätigen Sie es.
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MELBA-ADMINISTRATOR
Zertifizierungsnummer
einlesen
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
Klicken Sie auf die drei Punkte neben ‘Zertifizierung’, um hier - sofern
vorhanden - die personenbezogene Zertifizierungsnummer des Benutzers als *.mzd-Datei einzulesen. Markieren Sie die gewünschte
Datei und klicken Sie dann auf ‘Öffnen’. Die Zertifizierungsnummer
erscheint nun in der Anwendung auf allen nach dem Einlesen der Datei angelegten Bögen des Benutzers. Das Einlesen hat keine Auswirkungen auf bereits angelegte Bögen.
Weitere Informationen
www.miro-gmbh.de.
zur
Zertifizierung
finden
Sie
unter
Benutzer-Rechte vergeben
Durch Auswahl der Häkchen können Sie beim Anlegen der Benutzer
entscheiden, welche Rechte der jeweilige Benutzer haben soll.
Die Berechtigung zum Löschen bedeutet, dass dieser Benutzer selbst
angelegte Bögen, die nicht gebucht wurden, löschen darf.
Systemadministrator-Rechte
Systemadministrator-Rechte erlauben dem Benutzer den Zugang zum
Administrator-Tool und damit die Möglichkeit, Einstellungen für Benutzer vorzunehmen. Der Administrator hat Löschberechtigung über
gebuchte Bögen.
Rechte anzeigen lassen
Wenn Sie in der linken Spalte im Administrator-Tool ‘Benutzer’ markieren, sehen Sie im
rechten Fenster alle
eingerichteten Benutzer mit den dazugehörigen Rechten. Die
vergebenen
Rechte
können jederzeit über
das Administrator-Tool
verändert werden.
max. Anzahl der Benutzer
Die aktuell maximale Anzahl von Benutzern der Software ist durch die
‘Lizenzierungsdatei’ festgelegt. Sie kann durch den Erwerb weiterer
Lizenzen jederzeit erhöht werden.
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SOFTWAREHANDBUCH MELBA
MELBA-ADMINISTRATOR
11.2 BENUTZER LÖSCHEN
Der MELBA-Administrator kann einen Benutzer ganz aus dem System nehmen. Hierzu wird auf der linken Bildschirmseite ein Benutzer
markiert und über ‘Bearbeiten’, ‘Benutzer löschen’ (oder über die
rechte Maustaste) die Option ‘Benutzer löschen’ aufgerufen.
Im folgenden Dialog können
Sie die von dem gelöschten
Benutzer angelegten Bögen
einem anderen Benutzer übergeben, damit sie nicht verloren
gehen.
Ein einmal gelöschter Benutzername kann nicht wieder vergeben
werden.
11.3 BENUTZERGRUPPE EINRICHTEN
Möchten Sie mehreren Nutzern die
gleichen Rechte zur Bearbeitung
von Bögen zuweisen, können Sie
hierzu Benutzergruppen anlegen.
Zuweisung von Rechten
durch Anlegen
einer Benutzergruppe
Wählen Sie die Schaltfläche ‘Benutzergruppe’ und über ‘Bearbeiten’ den entsprechenden Menüpunkt (oder auf das Symbol ‘Benutzergruppe’ mit der rechten
Maustaste klicken).
Die Gruppe erhält einen Namen und kann jederzeit verändert oder
gelöscht werden. Benutzer können Mitglieder mehrerer Benutzergruppen sein. Sind schon Gruppen vorhanden, kann im Dialog
‘Eigenschaften von Gruppe’ für den jeweiligen Benutzer die Zugehörigkeit zu einer oder mehreren Gruppen angewählt werden. Ein Doppelklick auf das Symbol mit dem Gruppen-Namen öffnet eine Dialog-
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MELBA-ADMINISTRATOR
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
box, in der Sie Benutzer zur Gruppe hinzufügen oder entfernen können.
Innerhalb einer Benutzergruppe haben alle Benutzer Zweitbearbeiterrechte an den Bögen der anderen Gruppenmitglieder.
Zweitbearbeiterrechte bedeuten, dass Sie die Möglichkeit haben, die
Bögen anderer Gruppenmitglieder einzusehen und zu bearbeiten.
Ebenso haben die anderen Gruppenmitglieder diese Rechte an Ihren
Bögen.
11.4 BENUTZERGRUPPE LÖSCHEN
Benutzergruppen können Sie
wieder löschen
Über die Schaltfläche ‘Benutzergruppe’ und den Menüpunkt
‘Bearbeiten’, ‘Benutzergruppe löschen’ können Sie eine komplette
Benutzergruppe entfernen. Alternativ klicken Sie mit der rechten
Maustaste auf die entsprechende Gruppe.
11.5 LIZENZEN
einlesen von neuen Lizenzen
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Ebenfalls über ‘Extras’ lassen sich neue Lizenzen einlesen, die Sie
zuvor bei der Miro GmbH erworben haben. Bei einer Aufstockung der
Benutzerzahl ist zunächst das Einlesen der entsprechenden Lizenzdatei nötig, um die weiteren Benutzer im MELBA-Administrator anzulegen.
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
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MELBA-ADMINISTRATOR
EINSTELLUNGEN
Die folgenden Funktionen unterstützen das Wiederauffinden und
Strukturieren der erstellten Bögen. Sie ermöglichen darüber hinaus
die Veränderung der verwendeten Bögen entsprechend den Bedürfnissen der Organisation. Diese Veränderung wird im MELBAAdministrator vorgenommen und wirkt sich in der MELBA-Anwendung
auf die Bögen aller Benutzer aus.
12.1 KRITERIEN EINRICHTEN
Fähigkeits- und Anforderungsprofile werden in MELBA nach einem
Filtersystem gespeichert, das hier ‘Kriterien’ genannt wird. Sie geben
die Struktur der Ablage aller Bögen vor und können der internen
Struktur verschiedener Bereiche und Ebenen einer Organisation angepasst werden.
mindestens ein Kriterium
muss definiert sein, sonst
können keine Profile
angelegt werden
Die Wahl mindestens eines Kriteriums für die Ablage der Fähigkeitsund Anforderungsprofile ist Voraussetzung für das Anlegen von
Erhebungs- und Profilbögen. Standardmäßig gibt es eine vorhandene
Filter-Einstellung, damit Sie ohne weitere Eingaben Profile anlegen
können. Sie finden als Voreinstellung das Ablage-Kriterium 1, ‘Ablage’.
Voreinstellung für
Kriterium 1: ‘Ablage’
Es gibt drei Filterebenen, auf denen Sie Ablage-Kriterien festlegen
können: K1, K2 und K3. Diese drei Ebenen sind nicht hierarchisch organisiert, sondern lassen die Bildung von Schnittmengen zu. Die Kriterien werden vom Administrator zentral eingerichtet und dienen dem
gesamten Netzwerk als einheitliche Ordnungsstruktur. Mit Hilfe der
Kriterien kann ein Benutzer nach bestimmten Bögen suchen oder die
Ansicht der Bögen sortieren oder filtern.
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MELBA-ADMINISTRATOR
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
Ein Beispiel:
Der Administrator kann im Feld K1 die Ordnungskriterien ‘Abteilung A’, ‘Abteilung B’ etc. eintragen. Bearbeiter können diese Kriterien
bei Suchanfragen verwenden, um sich z.B. auf diese Weise alle Bögen anzeigen zu lassen, bei denen sie Erst- oder Zweitbearbeiter sind
und die aus ‘Abteilung A’ stammen.
Beispiel:
K1: Arbeitsagentur X,
Berufsgenossenschaft Y
K2: Fortbildung,Umschulung
K3: Büro,Call-Center,
Tischlerei
Entsprechendes gilt auch für die weiteren Kriterien. In K2 kann etwa
‘Maßnahme xY’, ‘Maßnahme wZ’ etc. und in K3 z.B. ‘Eingangsdiagnostik’, ‘Abschlussuntersuchung’ etc. stehen. Wenn vom Bearbeiter
die entsprechenden Kriterien ausgewählt werden, so kann er sich
zum Beispiel nur jene Bögen anzeigen lassen, die zur ‘Abschlussuntersuchung’ der ‘Maßnahme xY’ in ‘Abteilung A’ gehören. Als Anzeige
wird die Schnittmenge aus den drei Filtern gebildet.
Der Administrator kann aber auch eine ganz andere Systematik wählen und K1 mit ‘Arbeitsagentur X’, ‘Berufsgenossenschaft Y’ etc., K2
mit ‘Fortbildung’, ‘Umschulung’ etc. und K3 mit ‘Büro’, ‘Call-Center’
und ‘Tischlerei’ belegen. So können Sie sich alle Bögen einer Umschulung der Bürokaufleute anzeigen lassen, die von der Arbeitsagentur bezahlt werden. Die Namen der Benutzer können Sie separat
suchen lassen und müssen diese nicht als Kriterium eingeben.
Vorgehen:
Um ein Kriterium festzulegen, markieren Sie ‘Einstellungen’, wählen
die Schaltfläche ‘Kriterien’, anschließend in der Menüzeile ‘Bearbeiten’ und dann ‘AblageKriterien anlegen’ an.
Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie mit Klick auf
‘Neuer Eintrag’ ein Kriterium
auf Filterebene 1, 2 oder 3
festlegen. Unter ‘Ausprägung’ können Sie abschließend das Kriterium eintragen.
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SOFTWAREHANDBUCH MELBA
MELBA-ADMINISTRATOR
12.2 TÄTIGKEITSBEREICHE ANLEGEN
Für das Anlegen von Anforderungsprofilen benötigen Sie zunächst die
Eingabe von Tätigkeitsbereichen. Auch hier gibt es eine Voreinstellung ‘Tätigkeit’.
Voreinstellung ‘Tätigkeit’ für
die Anlage von
Anforderungsprofilen
Die Zuordnung eines Tätigkeitsbereiches dient als weiteres Kriterium
für Such- und Sortierabfragen. Die Zuordnung zu einem Tätigkeitsbereich wird im Bogenanhang Stammdatenblatt von Anforderungsbögen
angezeigt und kann dort nachträglich verändert werden. Die Bezeichnung einzelner Tätigkeitsbereiche ist frei wählbar. Hierfür steht eine
Ebene zur Verfügung. Die Bezeichnungen sollten jeweils so gewählt
werden, dass eindeutige Zuordnungen möglich sind.
Um Tätigkeitsbereiche anzulegen, klicken Sie das kleine
Kreuz neben dem Symbol
‘Einstellungen’ an, danach das
Kreuz neben der Schaltfläche
‘Kriterien’ und doppelt auf das
Symbol ‘Tätigkeitsbereich anlegen’. Es öffnet sich das
Fenster, in dem Sie die Standardeinstellung verändern und
weitere Tätigkeiten anlegen
können.
Tätigkeitsbereiche anlegen
12.3 STAMMDATENBLATT VERÄNDERN
Über ‘Stammdatenfelder anlegen’, ‘Bearbeiten’ und Doppelklick auf
die Schaltfläche von ‘Stammdatenfelder Person’ oder ‘Stammdatenfelder Tätigkeit’ können Sie Art und Anzahl der Eingabefelder für die
Stammdatenblätter definieren. Diese Einstellungen gelten für alle Benutzer der Software.
n
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MELBA-ADMINISTRATOR
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
Es öffnet sich eine Dialogbox, in
der Sie die Stammdatenfelder anlegen, wie z.B. Schulabschluss,
Zusatzqualifikation oder Besonderheiten der Tätigkeit.
Wie viele Felder Sie anlegen, steht
Ihnen frei. Die Anlage von maximal
20 Feldern ist möglich.
Beim Schließen des Fensters werden Ihre Änderungen automatisch
übernommen.
Stammdatenfelder können für
verschiedene Sprachen
eingegeben werden
Falls Sie mit verschiedenen Sprachen gleichzeitig arbeiten, können
Sie die Stammdatenfelder zusätzlich in der jeweiligen Sprache eingeben. Die Reiter in diesem Menüpunkt ermöglichen den Wechsel zwischen den Sprachen. Welche Sprachen aktuell verfügbar sind, entnehmen Sie bitte www.miro-gmbh.de.
Die Felder im linken
oberen Bereich des
Stammdatenblattes
können nicht verändert werden. Im
rechten oberen Bereich kann der Bearbeiter im Stammdatenblatt von Fähigkeitsbögen ein
Foto
einbinden
(siehe Kap. 6.8).
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SOFTWAREHANDBUCH MELBA
MELBA-ADMINISTRATOR
12.4 SPALTENKOPF-SPEZIFIKATION FÜR ERHEBUNGSBÖGEN
FESTLEGEN
Mit Anklicken der Funktion ‘Spaltenköpfe’ können, getrennt für Fähigkeiten und Anforderungen, die Spaltenköpfe in den Erhebungsbögen
ergänzt werden.
Spaltenköpfe in den
Erhebungsbögen ergänzen
Über ‘Bearbeiten’, ‘Fähigkeiten’ oder
‘Anforderungen’ öffnet sich die entsprechende Dialogbox. Sie können nun z.B.
die Überschrift ‘Befragung’ durch den
Namen der befragten Person bzw. deren Funktion spezifizieren.
Die Änderungen werden automatisch
übernommen, sobald Sie das Fenster
schließen. Diese Ergänzung wirkt sich
dann auf die neu angelegten Erhebungsbögen aller Benutzer der
Software aus.
Änderungen, die Sie hingegen als Bearbeiter in der MELBAAnwendung direkt auf den Erhebungsbögen vornehmen, wirken sich
nur auf den gerade geöffneten Bogen aus (siehe Kap. 6.9).
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MELBA-ADMINISTRATOR
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
13
DATENBANKEN
13.1 DATENBANK AKTUALISIEREN
Datenbank aktualisieren bei
Updates von MELBA
Wenn Sie eine neue Software-Version aufspielen, muss über den
MELBA-Administrator Ihre Datenbank aktualisiert werden. Ein Doppelklick öffnet ein Dialogfenster, in dem Sie den aktuell verfügbaren
Softwarestand angezeigt bekommen. Bei zukünftigen Updates des
Programms MELBA können Sie hier erkennen, ob Ihre Datenbank
über den neuesten Stand verfügt und sie über diesen Punkt aktualisieren.
13.2 DATENBANK SICHERN
Dieser Menüpunkt bietet die
Möglichkeit, Ihren Datenbankstand zu sichern. Nach Doppelklick auf ‘Datenbank sichern’ öffnet sich ein Fenster, in dem Sie
Ihr Passwort und Login für die
Datenbank eingeben.
Bei der standardmäßigen
Installation des SQL Servers
2005 Express von der Installations-CD über SQL-Login
steht bei Login ‘sa’. Das
Passwort lautet ‘Melba22!’.
Nach Klick auf ‘OK’ wählen
Sie über die drei Punkte neben ‘Pfad/Dateiname’ den
Ordner in Ihrer Rechnerstruktur, in dem Sie die Sicherung speichern möchten.
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SOFTWAREHANDBUCH MELBA
MELBA-ADMINISTRATOR
Unter ‘Datei’ können Sie der
Datenbanksicherung
einen
Namen geben.
Bestätigen Sie Ihre Datenbanksicherung.
Der untenstehende Dialog
zeigt Ihnen an, dass Sie Ihre
Sicherung erfolgreich durchgeführt haben.
13.3 DATENBANK WIEDERHERSTELLEN
Durch einen Doppelklick
auf den Menüpunkt ‘Datenbank wiederherstellen’
öffnen Sie die nebenstehende Dialogbox. Hier
können Sie den Namen
der gesicherten Datenbank und den Pfad zur
Datei angeben bzw. danach suchen (Symbol mit
den drei Pünktchen).
Mit dieser Funktion können Sie z.B. bei Neuinstallation Ihre Datenbanksicherung zurückspielen.
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WEITERE INFORMATIONEN
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
WEITERE INFORMATIONEN
14
MODULE
14.1 MELBA SL
MELBA SL wird über Lizenz
freigeschaltet
Das Modul SL für Anforderungen und Fähigkeiten können Sie über
die Miro GmbH beziehen. Über eine neue Lizenz, die Sie über das
Administrator-Tool einlesen, erfolgt die Freischaltung des Moduls in
Ihrer Software.
14.2 MELBA IN VERSCHIEDENEN SPRACHEN
Sprachmodule greifen
auf dieselbe
Datenbank zu
Aktuell ist neben dem deutschen das niederländische Sprachmodul
erhältlich. Sofern Sie die Module freigeschaltet haben, ist durch Anwahl des Menüpunktes ‘Extras’, ‘Sprache’ eine Auswahl der verschiedenen Sprachmodule möglich. Sie können so mit unterschiedlichen
Sprachversionen auf dieselbe Datenbank zugreifen. Nach der Auswahl einer anderen Sprache schließt sich das Programm MELBA. Bei
erneutem Aufruf wird die zuletzt gewählte Sprache geladen.
parallel mehrere Sprachen
nutzen
Sie haben so die Möglichkeit, die Software MELBA mehrsprachig zu
nutzen. Jeder Benutzer kann individuell entscheiden, in welcher Sprache er arbeiten möchte - die Sprachwahl hat keine Auswirkungen auf
die Datenbank. Profile können in jeder Sprache dargestellt werden,
unabhängig in welcher Sprache sie erstellt wurden. Einzig die freien
Textfelder werden nicht ‘übersetzt‘.
14.3 INTERFACE FÜR DATENAUSTAUSCH
Schnittstelle zu Klientenverwaltungsprogrammen
60
Die MELBA Software bietet ein Interface zum Datenaustausch mit
anderen Anwendungen wie z.B. Klientenverwaltungsprogrammen an.
Über dieses Interface können bestimmte Personendaten in MELBA
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
WEITERE INFORMATIONEN
transferiert und die MELBA Software aus anderen Anwendungen heraus geöffnet werden. Es werden folgende Formate unterstützt: ASCII
und XML.
Bitte informieren Sie sich über aktuelle Informationen und neue Module sowie Updates für die Software auf unseren Internetseiten.
61
WEITERE INFORMATIONEN
15
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
MENÜPUNKTE IM ÜBERBLICK
Diese Übersicht folgt der Anordnung der Menüpunkte und Schaltflächen in der Ansicht des
MELBA Programms.
Zunächst wird die Hauptmenüzeile beschrieben, anschließend die Schaltflächen der StandardSymbolleiste.
15.1 HAUPTMENÜZEILE
‘
'Datei'
Neu anlegen
Ein neuer Erhebungs- oder Profilbogen für Anforderungen oder Fähigkeiten kann hier angelegt werden.
Öffnen
Vorhandene Bögen, gespeichert oder gebucht, können von hier aus
geöffnet werden. Filtern und Sortieren sowie Freigeben und Löschen
von einzelnen Bögen ist ebenfalls möglich.
Speichern
Bögen werden gespeichert.
Buchen
Bögen werden gebucht. Sie können nicht mehr verändert werden.
Drucken
Druckt den aktuellen Bogen mit Bogenanhängen sowie die Texte aus
Merkmalsdefinitionen und Fragenkatalog.
Importieren
Import MELBA 1.x: Ermöglicht den Import einer MELBA 1.xDatenbank.
Import MELBA 2.x: Ermöglicht den Import von MELBA 2.x-Bögen.
Exportieren
Datei: Ermöglicht den Export bzw. das Speichern der gesamten Anforderungs- oder Fähigkeitsprofile als csv-Datei.
Export MELBA 2.x: Ermöglicht den Export eines einzelnen Anforderungs- bzw. Fähigkeitsprofils unter Nutzung eines Passworts. (Ist nur
aktiv, wenn ein exportierbarer Bogen geöffnet ist. Exportieren können
Sie ausschließlich gebuchte Anforderungs- oder Fähigkeitsprofile.).
Löschen
Löscht den aktuellen Bogen (das Löschen von gebuchten Bögen erfordert Systemadministrationsrechte in MELBA).
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SOFTWAREHANDBUCH MELBA
WEITERE INFORMATIONEN
‘Datei’
Zuletzt geöffnete
Dateien
Zeigt die Bögen in der Reihenfolge an, wie sie zuletzt geöffnet auf dem
Bildschirm angezeigt wurden. Anklicken öffnet sie.
Schließen
Schließt den aktuellen Bogen.
Beenden
Beendet die MELBA Anwendung.
‘Verarbeiten zu’
Neu anlegen mit
Vorlage
Ist nur aktiv, wenn ein ‘Systematischer Bogen’ geöffnet ist.
Erhebungsbogen: Öffnet einen Erhebungsbogen mit Übernahme der
Stammdaten des aktuellen Bogens
‘Profilbogen Alphabetisch’: Öffnet einen alphabetisch sortierten Profilbogen
ebenfalls mit Übernahme der Stammdaten
Profilbogen
Ist nur aktiv, wenn ein Erhebungsbogen geöffnet ist.
Legt einen zum Erhebungsbogen gehörigen neuen ‘Alphabetischen Profilbogen’ an. Auf diese Weise angelegte Bögen werden einander zugeordnet,
mit dem Doppelpfeil-Icon in der Menüleiste können Sie zwischen diesen
beiden Bögen hin- und herschalten.
Vergleichsbogen
Bietet ein Dialogfenster an, in dem Bögen für Profilvergleiche ausgewählt
werden können. Es wird immer nur der aktuelle Bogen zu einer Person
bzw. Tätigkeit angezeigt. Klick auf den Zähler ermöglicht auch das Öffnen
älterer Bögen.
Verlaufsbogen
Bietet ein Dialogfenster zur Auswahl von maximal drei Profilen zur Darstellung eines Verlaufs an. Angeboten werden alle Profile zu einer Person bzw.
Tätigkeit.
‘Bearbeiten’
Bogen als Grafik
kopieren
Ermöglicht das Kopieren des gesamten aktiven Bogens und der Anhänge
als Grafik in ein beliebiges anderes Programm.
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WEITERE INFORMATIONEN
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
‘Bearbeiten’
Einfügen
Fügt einen kopierten Text aus einem anderen Programm in ein Eingabefeld
ein. Auch eingegebener Text innerhalb von MELBA kann kopiert (‘Strg+C’)
und an anderer Stelle wieder eingefügt (‘Strg+V’) werden.
Suche Bogen
Öffnet ein Dialogfenster, in dem drei verschiedene Suchkriterien eingegeben werden können, die einen Bogen definieren. Bsp.: Meier, Susanne,
5.6.1950, Fleischerei o.ä.
Anonymisieren
Kopiert einen vorhandenen Bogen und setzt anstelle des Namens und der
Informationen im Stammdatenblatt das Wort ‘Anonym’ ein.
‘Extras’
Plausibilitätsprüfung
Zurzeit noch nicht verfügbar.
Potentialanalyse
Zurzeit noch nicht verfügbar.
Benutzerrechte
Ausdrucken: Druckt Informationen zu den Zweitbearbeitern. Hier können
Sie sich anzeigen lassen, welche Zweitbearbeiter Ihre Bögen einsehen
können. Es wird angezeigt, ob die Zweitbearbeiterrechte aufgrund einer
Einzelfreigabe oder Zugehörigkeit zu einer Benutzergruppe entstanden
sind.
Dokument freigeben: Hier könnnen Sie einzelne Bögen für Zweitbearbeiter
freigeben.
Sprache
Über verfügbare Sprachmodule informieren Sie sich bitte unter www.mirogmbh.de.
Anpassen
Das Dialogfenster ‘Anpassen’ ermöglicht die Veränderung der MELBA Programm-Oberfläche, die Eingabe von Tastenkürzeln und Anpassung der
Symbolleiste an persönliche Bedürfnisse bei der Nutzung.
Symbolleisten: Zeigt aktive Menüzeilen an.
Befehle: Zeigt Menüpunkte und zugehörige Funktionen an, ermöglicht Anpassung der Symbolleiste und Erstellung von Tastaturkürzeln.
Optionen: Ermöglicht Anpassung einzelner Darstellungsvarianten.
Zusatzmodule
Diesen Menüpunkt benötigen Sie bei Zukauf neuer Module.
64
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
WEITERE INFORMATIONEN
‘Ansicht’
Vollbild
Das aktuelle Profil wird an die Größe Ihres Bildschirms angepasst.
Größer
Vergrößert die Darstellung um jeweils 25%.
Kleiner
Verkleinert die Darstellung um jeweils 25%.
Zoom
Bietet die direkte Wahl eines Zoomfaktors an. Reicht von 250% bis 50%.
‘Fenster’
Untereinander
Ordnet geöffnete Profile untereinander an.
Nebeneinander
Ordnet geöffnete Profile nebeneinander an.
Überlappend
Ordnet geöffnete Profile hintereinander an.
Symbole anordnen Ordnet die Symbole von minimierten Bögen am unteren Bildschirmrand an.
Auflistung
Übersicht der aktuell geöffneten Bögen.
‘Hilfe (?)’
MELBA im Web
Sie können sich im Internet zu www.miro-gmbh.de einwählen.
Info zu MELBA
Grundsätzliche Informationen zum Programm MELBA. Rechtliche Hinweise
zur Nutzung.
65
WEITERE INFORMATIONEN
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
15.2 STANDARD-SYMBOLLEISTE
Die unten aufgeführten Funktionen benennen von links nach rechts die Schaltflächen der Standardsymbolleisten.
Auto
Datei Neu
Erstellt einen neuen Erhebungs- oder Profilbogen.
Datei Öffnen
Öffnet einen vorhandenen Bogen, bietet Filter- und Sortierfunktionen.
Über Menü Rechte-Maus-Klick sind weitere Funktionen zur Filterung,
Rechtevergabe und Löschfunktion vorhanden.
Neu anlegen mit
Vorlage
Legt zu einem aktiven, gebuchten Bogen einen Erhebungsbogen oder
ein ‘Alphabetisches Profil’ an.
Speichern
Speichert den aktiven Bogen.
Drucken
Druckt den aktiven Bogen und seine Anhänge sowie Texte zu
Definitionen und Fragenkatalog.
Buchen
Bucht den aktuellen Bogen, gebuchte Bögen sind unveränderbar.
Anonymisieren
Anonymisiert den aktuellen Bogen.
Suchen
Öffnet das ‘Suchen-Dialogfenster’.
Doppelpfeil
Wechsel zwischen zugehörigen Erhebungs- zu Profilbogen (dazu muss
das Profil auf Grundlage des Erhebungsbogens mit ‘Verarbeiten zu /
Profilbogen’ angelegt worden sein).
Information zum
Erhebungsbogen
Öffnet ein Informationsfenster zum Erhebungsbogen.
Zoomfaktor
Ansicht
vergrößern
Vergrößert die dargestellte Schrift, der Ausschnitt wird kleiner.
Ansicht
verkleinern
Verkleinert die dargestellte Schrift, der Ausschnitt wird größer.
Ansicht an Bildschirm anpassen
66
Ermöglicht die Auswahl des Vergrößerungsfaktors.
Passt den Bogen an den Bildschirm an.
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
16
WEITERE INFORMATIONEN
MENÜPUNKTE DES ADMINISTRATOR-TOOLS
Die in der Menüleiste aktiven Menüpunkte sind abhängig von den
Funktionen, die auf der linken Seite angewählt werden. Verfügbar
sind insgesamt drei Menüpunkte: ‘Datei’, ‘Bearbeiten’ und ‘Extras’.
Der Menüpunkt ‘Bearbeiten’ entfällt, wenn Sie die Punkte ‘Einstellungen’ oder ‘Datenbank’ ff. angewählt haben.
die Darstellung der Menüpunkte ist kontextabhängig
Datei
Unter ‘Datei’ haben Sie unter der Funktion ‘Verbindung’ die Möglichkeit, einen Server auszuwählen, eine Datenbank zuzuweisen oder
eine neue Datenbank zu erstellen.
‘Beenden’ schließt das Administrator-Tool.
Bearbeiten
Der Menüpunkt ‘Bearbeiten’ ist kontextabhängig und zeigt Ihnen bei
Aktivierung von ‘Benutzer’ das Menü ‘Benutzer hinzufügen’. Haben
Sie ‘Benutzergruppe’ angewählt, wird Ihnen ‘Benutzergruppe anlegen’ gezeigt.
‘Bearbeiten’ ist aktiv bei:
Benutzer, Benutzergruppen,
Kriterien, Stammdatenfelder,
Spaltenköpfe
Wählen Sie durch einen Doppelklick ‘Einstellungen’ und dann ‘Kriterien’, wird der Menüpunkt ‘Bearbeiten’ wieder angezeigt und ermöglicht die Wahl von ‘Ablage-Kriterien’ oder ‘Tätigkeitsbereiche anlegen’. Auch bei Aktivierung der Funktion ‘Stammdatenfelder anlegen’
können Sie über ‘Bearbeiten’ zwischen ‘Stammdatenfelder Person’
und ‘Stammdatenfelder Tätigkeit’ auswählen. Wählen Sie ‘Spaltenköpfe’, ist über ‘Bearbeiten’ die Auswahl von ‘Fähigkeit’ oder ‘Anforderung’ möglich.
Extras
Unter dem Menüpunkt ‘Extras’ finden Sie die Funktionen ‘Regeldatei’
und ‘Lizenzen’.
67
WEITERE INFORMATIONEN
17
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
TASTENKOMBINATIONEN
17.1 MENÜSPEZIFISCHE TASTENKOMBINATIONEN
Im Programm MELBA gibt es Tastenkombinationen, die den gewünschten Menüpunkt öffnen. Ist
z.B. der Punkt ‘Datei’ geöffnet, können Sie mit den jeweils unterstrichenen Buchstaben der gewünschten Funktionen alle weiteren Aktionen durchführen. Die Funktion der Buchstaben ist
menüspezifisch und funktioniert nur innerhalb des aktiven Menüpunktes. Der Buchstabe ruft keine Aktivität eines anderen Menüpunktes hervor.
In Kombination mit der ‘Alt’-Taste und dem entsprechenden Buchstaben öffnen Sie den gewünschten Menüpunkt.
Die folgenden Kombinationen geben die Tastenkürzel für das Öffnen der Menüzeile wieder. Jeweils darunter befinden sich die Tasten für die entsprechenden Funktionen.
Alt + D
‘Datei’ öffnen
N
Ö
S
U
D
Z
C
B
Alt + V
‘Verarbeiten zu’ öffnen
V
P
G
L
Alt + B
Alt + E
68
Neu anlegen mit Vorlage
Profilbogen
Vergleichsbogen
Verlaufsbogen
‘Bearbeiten’ öffnen
‘Extras’ öffnen
B
S
Alt + A
Neu anlegen
Öffnen
Speichern
Buchen
Drucken
Zuletzt geöffnete Dateien
Schließen
Beenden
Benutzerrechte
Sprache
‘Ansicht’ öffnen
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
Alt + F
WEITERE INFORMATIONEN
‘Fenster’ öffnen
R
N
L
S
Untereinander
Nebeneinander
Überlappend
Symbole anordnen
17.2 ALLGEMEINE TASTENKOMBINATIONEN
Darüber hinaus gibt es Funktionen, die ohne Öffnen der Menüpunkte ausgeführt werden können.
Diese werden durch unterschiedliche Tastenkombinationen aufgerufen. Die folgende Auflistung
entspricht der Reihenfolge der Unterpunkte innerhalb des Menüpunktes ‘Datei’.
STRG+N
Bogen neu anlegen
STRG+O
Bogen öffnen
STRG+S
Speichern
STRG+U
Buchen
STRG+D
Drucken
STRG+L
Löschen
Alt+C
Schließen
Alt+Q
Beenden
STRG + F3
Vergleichsbogen erstellen
STRG + F4
Verlaufsbogen erstellen
ALT + STRG + C
Bogen als Grafik kopieren
STRG + V
Einfügen
STRG + F
Suche Bogen
STRG + A
Anonymisieren
F11
Vollbild
F9
Größer Zoomen
F10
Kleiner Zoomen
F1
MELBA Hilfe aufrufen
69
WEITERE INFORMATIONEN
18
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
GLOSSAR
Ablage
So wird eine weitere Seite des Bogenanhangs ‘Zusatz’ bezeichnet. Sie wird über
einen Reiter am rechten oberen Seitenrand angewählt. In der Ablage können
Kriterienzuordnungen verändert und Bemerkungen eingegeben werden.
Administrator
Berechtigter Anwender der Software MELBA und des Administrator-Tools. Seine
Aufgabe ist die Strukturierung und Einrichtung der Benutzer und sonstigen Einstellungen.
Administrator-Tool MELBA Administrator: Teil des Programms MELBA mit Verwaltungstools.
Neu anlegen mit
Vorlage
Erstellt einen neuen Erhebungsbogen oder ‘Alphabetischen Profilbogen’, der die
Stammdaten und sonstigen Informationen des aktuellen ‘Systematischen Bogens’
übernimmt. Der Bogen gehört zum vorherigen und erhält eine fortlaufende Nummer im ‘Zähler’.
Anonymisieren
Es wird eine Kopie eines ‘Systematischen Profils’ erzeugt und ohne Namen und
Stammdaten dargestellt. Anstatt dieser Informationen wird ‘Anonym’ angezeigt.
Bearbeiter
Siehe ‘Benutzer’.
Benutzer
Berechtigter Anwender der Software MELBA. Der Benutzer unterscheidet sich
vom Zweitbearbeiter dadurch, dass sein Name auf dem Formular ausgegeben
wird und sein Zugriff auf das aktive Formular unbeschränkt ist. Synonym wird in
diesem Handbuch auch die Bezeichnung ‘Bearbeiter’ verwandt.
Beurteilung
Dies sind Beurteilungshilfen zu den 5 Profilwerten, die Ihnen die Einschätzung
erleichtern sollen.
Bogen
Darunter fallen alle Erhebungs- und Profilbögen sowie Vergleichs- und Verlaufsbögen.
Bogenart
Siehe Formularart
Bogenklasse
Siehe Formularklasse
70
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
WEITERE INFORMATIONEN
Buchen
Ein Bogen wird so fixiert, dass keine Veränderung mehr möglich ist. Die
einzige Ausnahme besteht in der Änderung der Kriterienzuordnung.
Definition
Dies sind die Definitionen der 29 MELBA-Merkmale und Grundlage für die Arbeit mit diesem Verfahren.
Einschätzungshilfen
So bezeichnet wird ein Hilfe-Fenster, das bei einem Klick auf eines der Merkmale geöffnet wird. Es beinhaltet die Definitionen, den Fragenkatalog und Beurteilungshilfen zu den 29 Merkmalen.
Erhebungsbogen
Bogen ohne Profilwert-Skala. Sieht die Dokumentation von Informationen aus
unterschiedlichen Daten-Quellen vor. Das Eingabeformat ermöglicht ‘von-bis’Werte.
Formularart
Hier wird angegeben, ob es sich um ein Anforderungs- oder Fähigkeitsprofil
handelt. Bei Vergleichen oder Verläufen werden die genutzten Arten angegeben.
Formularklasse
Unterscheidungsmerkmal von Profilbögen. Unterschieden wird in:
Erhebungsbogen
Profilbogen Alphabetisch
Profilbogen Systematisch
Vergleichsbogen
Verlaufsbogen
Fragenkatalog
Zu jedem Merkmal gibt es spezielle Fragen, die eine Einschätzung der Profilwerte zu den Merkmalen erleichtern sollen. Im Fenster ‘Einschätzungshilfen’
findet sich dieser Katalog neben den Definitionen, Leitsätzen und weiteren Beurteilungshilfen.
Leitsätze
Einschätzungshilfe, beschreibt merkmalsunabhängig die Kriterien zur Zuordnung zu den einzelnen Profilwertstufen.
MELBA SL-Variante ‘SL’ steht für ‘Stark Leistungsgewandelt’. Es handelt sich um die 8-stufige
Variante der Profilbögen.
Modus
Unterscheidet zwischen ‘Ist-‘ und ‘Plan-Profil‘.
Profilbogen
Alphabetisch
Profilbogen, auf dem die MELBA-Merkmale alphabetisch sortiert sind.
71
WEITERE INFORMATIONEN
SOFTWAREHANDBUCH MELBA
Profilbogen
Systematisch
Profilbogen, dessen Merkmale den Merkmalsgruppen zugeordnet sind. Dieser
Bogen wird durch ‘Buchen’ eines ‘Alphabetischen Profilbogens’ erzeugt.
Stammdatenblatt
Bogen-Anhang für verschiedene personen- bzw. arbeitsplatzbezogene Informationen. Es werden mehrere Felder angeboten, die vom Administrator für alle Bearbeiter einheitlich strukturiert werden können. Stammdatenblätter zu Fähigkeitsbögen
können ein Foto aufnehmen.
Status
Unterschieden wird zwischen ‘Gespeichert’ und ‘Gebucht’.
Tätigkeitsbereiche
Für die Dokumentation von Anforderungsprofilen muss der zugehörige Tätigkeitsbereich angegeben werden. Die verschiedenen Tätigkeiten werden vom Administrator im Administrator-Tool vor der Bearbeitung der Profile eingegeben.
Verfahren
Dies beschreibt, ob zu einem Profil die MELBA Standard-Variante genutzt wurde
oder MELBA SL.
Vergleichsbogen
Dieser Bogen dokumentiert die Unterschiede von zwei verschiedenen Profilen.
Verlaufsbogen
Der Verlaufsbogen zeigt den Verlauf der Profilwerte über maximal drei Zeitpunkte
einer Person bzw. einer Tätigkeit an.
Zähler
Gibt die Anzahl der zu einer Person oder Tätigkeit erstellten Bögen an und nummeriert diese fortlaufend.
Zertifizierung
Dies ist eine Abfolge von Zahlen und Buchstaben, die Aufschluss über die Qualifizierung des Bearbeiters gibt.
Zusatz
Bogen-Anhang für verschiedene Informationen. Der Anhang enthält: Informationen
zur Person, zum Bearbeiter sowie zur Datenverarbeitung. Beim Zusatz für Vergleichs- oder Verlaufsbögen finden Sie Informationen über die zugrunde liegenden
Profilbögen.
Zweitbearbeiter
Berechtigter Anwender der Software MELBA. Der Zweitbearbeiter hat speziell definierte Zugriffs- und Bearbeitungsrechte auf Formulare von anderen
Benutzern. Diese Rechte wurden ihm durch Zuordnung zu einer Benutzergruppe durch den Administrator oder Freigabe von einzelnen Bögen durch
andere Benutzer gegeben.
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SOFTWAREHANDBUCH MELBA
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WEITERE INFORMATIONEN
INFORMATION
19.1 AUTOREN
Diese Software wurde von der Miro GmbH in Zusammenarbeit mit der Firma IT-Services Fritz
Wiebel & Partner entwickelt.
Basis der Software ist das Verfahren MELBA. Die langjährigen Erfahrungen und Erkenntnisse,
die in Forschung und Lehre sowie durch Kontakte zur Praxis der Anwender erworben wurden,
sind in die Entwicklung der Software MELBA eingeflossen.
Die Software wird fortlaufend weiter entwickelt und mit neuen Modulen anwenderfreundlich und in
Orientierung an die Praxis erweitert.
Darum freuen wir uns über Hinweise und Kommentare zur Software, die wir in die nächste
Version mit einfließen lassen können.
Mails bitte an: [email protected].
19.2 SUPPORT
Falls Sie Fragen zum Support haben, wenden Sie sich bitte an:
Tel: +49 (0)271/3 13 29-0
[email protected]
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